Что такое реквизиты сопроводительных документов

5.1 Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования) воспроизводится на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации», законодательными и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации и нормативными актами органов местного самоуправления.

Изображение герба (Государственного герба Российской Федерации, герба субъекта Российской Федерации, герба (геральдического знака) муниципального образования) помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

5.2 Эмблема организации, разработанная и утвержденная в установленном порядке, размещается в соответствии с нормативными правовыми актами на бланках: документов федеральных органов государственной власти (за исключением случаев, предусматривающих использование изображения Государственного герба Российской Федерации), территориальных органов федеральных органов государственной власти, государственных и негосударственных организаций. Изображение эмблемы помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

5.3 Товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированный в установленном законодательством порядке, воспроизводится на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Изображение товарного знака (знака обслуживания) помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа или слева на уровне наименования организации — автора документа (допускается захватывать часть левого поля).

Наряду с товарным знаком (знаком обслуживания) на бланках документов может указываться коммерческое обозначение юридического лица.

5.4 Код формы документа проставляется на унифицированных формах документов в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) или локальным классификатором, располагается в правом верхнем углу рабочего поля документа, состоит из слов «Форма по» (наименование классификатора) и цифрового кода.

Пример

5.5 Наименование организации — автора документа на бланке документа должно соответствовать наименованию юридического лица, закрепленному в его учредительных документах (уставе или положении). Под наименованием организации в скобках указывается сокращенное наименование организации, если оно предусмотрено уставом (положением).

Над наименованием организации — автора документа указывается полное или сокращенное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

5.6 Наименование структурного подразделения — автора документа (в том числе филиала, отделения, представительства, коллегиального, совещательного или иного органа) используется в бланках писем и бланках конкретных видов документов соответствующих подразделений (органов) в соответствии с локальными нормативными актами и указывается под наименованием организации.

5.7 Наименование должности лица — автора документа используется в бланках должностных лиц и располагается под наименованием организации или наименованием территории (края, области, автономной области и др.), если документ издает руководитель органа власти субъекта Российской Федерации, муниципального образования. Наименование должности лица — автора документа указывается в соответствии с наименованием, приведенным в распорядительном документе о назначении на должность.

5.8 Справочные данные об организации указываются в бланках писем и включают: почтовый адрес организации (дополнительно может указываться адрес места нахождения юридического лица, если он не совпадает с почтовым адресом); номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес.

В состав справочных данных, за исключением бланков документов органов государственной власти, органов местного самоуправления, включаются: код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), основной государственный регистрационный номер организации (ОГРН) и идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на налоговый учет (ИНН/КПП).

5.9 Наименование вида документа указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем, располагается под реквизитами автора документа (наименованием организации, наименованием структурного подразделения, наименованием должности) (см. рис. В.6).

5.10 Дата документа соответствует дате подписания (утверждения) документа или дате события, зафиксированного в документе. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дата документа записывается в последовательности — день месяца, месяц, год — одним из двух способов:

арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2016;

словесно-цифровым способом, например: 5 июня 2016 г.

5.11 Регистрационный номер документа — цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который, по усмотрению организации, может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица и др.).

На документе, составленном совместно двумя и более организациями, проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждой из организаций. Регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания авторов в заголовочной части или преамбуле документа.

5.12 Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа включает регистрационный номер и дату входящего инициативного документа, на который дается ответ.

5.13 Место составления (издания) документа указывается во всех документах, кроме деловых (служебных) писем, а также докладных, служебных записок и других внутренних информационно-справочных документов.

Место составления (издания) документа не указывается в том случае, если в наименовании организации присутствует указание на место ее нахождения. Место составления (издания) документа указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением.

5.14 Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Виды используемых в организации грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и должны быть закреплены в локальных нормативных актах. В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» или др.), которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Пример

5.15 Адресат используется при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок и др.).

Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение организации, должностное или физическое лицо.

Реквизит «адресат» проставляется в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка). Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации указывается в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, фамилию, инициалы должностного лица.

Пример

При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже.

Пример

При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите «адресат» указывается в именительном падеже наименование организации, ниже — наименование структурного подразделения.

Пример

При адресовании письма руководителю структурного подразделения указывается в именительном падеже наименование организации, ниже — в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилию, инициалы.

Пример

Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина.

Пример

При рассылке документа группе организаций одного типа или в структурные подразделения одной организации адресат указывается обобщенно.

Пример

При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом «Адресат» в скобках указывается: «(по списку)».

Пример

В одном документе не должно быть более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется список (лист, указатель) рассылки документа, на каждом документе указывается один адресат или адресат оформляется обобщенно.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234.

Пример

Почтовый адрес может не указываться в документах, направляемых в высшие органы власти, вышестоящие организации, подведомственные организации и постоянным корреспондентам (за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами).

При адресовании документа физическому лицу указываются: фамилия, инициалы, почтовый адрес.

Пример

При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса).

Пример

5.16 Гриф утверждения проставляется на документе в случае его утверждения должностным лицом, распорядительным документом (постановлением, решением, приказом, распоряжением) или решением коллегиального органа.

Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Пример

При утверждении документа распорядительным документом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), согласованного с наименованием вида утверждаемого документа, наименования распорядительного документа в творительном падеже, его даты, номера.

Пример

При утверждении документа коллегиальным органом, решения которого фиксируются в протоколе, в грифе утверждения указываются наименование органа, решением которого утвержден документ, дата и номер протокола (в скобках).

Пример

5.17 Заголовок к тексту — краткое содержание документа. Заголовок к тексту формулируется с предлогом «О» («Об») и отвечает на вопрос «о чем?»):

приказ (о чем?) о создании аттестационной комиссии;

приказ (о чем?) об утверждении штатного расписания;

письмо (о чем?) о предоставлении информации.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка слева, от границы левого поля. В указах, постановлениях, решениях, приказах, издаваемых органами власти, заголовок к тексту может оформляться над текстом посередине рабочего поля документа и центруется относительно самой длинной строки.

Заголовок к тексту может не составляться, если текст документа не превышает 4 — 5 строк.

5.18. Текст документа составляется на русском языке как государственном языке Российской Федерации. В органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных учреждениях республик наряду с государственным языком Российской Федерации могут употребляться государственные языки республик. В деятельности государственных органов, организаций, предприятий и учреждений Российской Федерации используются государственный язык Российской Федерации, государственные языки республик и иные языки народов Российской Федерации.

(в ред. Изменения N 1, утв. Приказом Росстандарта от 14.05.2018 N 244-ст)

(см. текст в предыдущей редакции)

В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты:

— наименование вида документа, наименование организации — автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту;

— наименование организации или должностного лица, утвердившего документ, дата утверждения документа.

Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.

В приказах текст излагается от первого лица единственного числа («приказываю»).

В документах коллегиальных и совещательных органов текст излагается от третьего лица единственного числа («коллегия… постановляет», «собрание… решило»).

Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание ситуаций, анализ фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции…», «в состав управления входят…», «комиссия провела проверку…»).

В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

В деловых (служебных) письмах используются формы изложения:

— от первого лица множественного числа («просим направить…», «представляем на рассмотрение…»);

— от третьего лица единственного числа («министерство не возражает…», «общество считает возможным…»);

— от первого лица единственного числа («считаю необходимым…», «предлагаю рассмотреть…»), если письмо оформлено на должностном бланке.

В текстах документов употребляются только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.

При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии.

В деловых (служебных) письмах могут использоваться:

— вступительное обращение:

Уважаемый господин Председатель!

Уважаемый господин Губернатор!

Уважаемый господин Прохоров!

Уважаемая госпожа Захарова!

Уважаемый Николай Петрович!

Уважаемая Ольга Николаевна!

Уважаемые господа!

В обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.

— заключительная этикетная фраза:

С уважением, …

(Измененная редакция, Изм. N 1).

5.19 Отметка о приложении содержит сведения о документе (документах), прилагаемом к основному документу (в сопроводительных письмах, претензиях, актах, справках и других информационно-справочных документах) или о том, что документ является приложением к основному документу (в документах — приложениях к распорядительным документам, положениям, правилам, инструкциям, договорам, планам, отчетам и др. документам).

В сопроводительных письмах и других информационно-справочных документах отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля следующим образом:

— если приложение названо в тексте:

— если приложение не названо в тексте или если приложений несколько, указывают названия документов-приложений, количество листов и экземпляров каждого приложения:

— если приложение (приложения) сброшюровано:

— если документ, являющийся приложением, имеет приложения с самостоятельной нумерацией страниц:

— если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.):

При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов.

В распорядительных документах (постановлениях, решениях, приказах, распоряжениях), договорах, положениях, правилах, инструкциях и других документах отметка о приложении оформляется следующим образом:

— в тексте документа при первом упоминании документа-приложения в скобках указывается: … (приложение) или … (приложение 1); перед номером приложения допускается ставить знак номера: … (приложение N 2);

— на первом листе документа-приложения в правом верхнем углу указывается:

Пример

Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

Если приложением к распорядительному документу является нормативный правовой акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение.

Пример

5.20 Гриф согласования документа проставляется на документах, согласованных органами власти, организациями, должностными лицами. Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:

— на первом листе документа (если документ имеет титульный лист — на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю);

— на последнем листе документа под текстом;

— на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.

Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, которым согласован документ (включая наименование организации), его собственноручной подписи, инициалов, фамилии, даты согласования.

Пример

Если согласование осуществляется коллегиальным органом, в грифе согласования указывают сведения об органе, согласовавшем документ, дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании. Если согласование осуществляется письмом, указывают: вид документа, организацию — автора документа, дату и номер письма.

Пример 1

Пример 2

5.21 Виза свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица (работника) с содержанием проекта документа. Визой оформляется внутреннее согласование документа. Виза включает должность лица, визирующего документ, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования.

Пример

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Пример

В организациях, применяющих системы электронного документооборота, согласование может проводиться в электронной форме согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1.

В документах, подлинники которых хранятся в организации, визы проставляют на последнем листе документа под подписью, на обороте последнего листа подлинника документа или на листе согласования (визирования), прилагаемом к документу.

В исходящих документах визы проставляются на экземплярах документов, помещаемых в дело.

По усмотрению организации может применяться полистное визирование документа и его приложений.

5.22 Подпись включает: наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия).

Пример

Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование организации. Допускается центровать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

Пример

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается.

Пример

При подписании документа несколькими должностными лицами, занимающими разное положение, их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей.

Пример

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.

Пример

В документах, составленных комиссией, в подписи указывается статус лица в составе комиссии.

Пример

При подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с приказом (распоряжением).

Пример

или

При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии уже подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. Не допускается ставить косую черту, надпись «за» перед наименованием должности лица в подписи, если документ подписывает иное должностное лицо.

5.23 Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:

а) место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;

б) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;

в) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

г) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации включает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение герба, эмблемы органа власти (организации), товарного знака (знака обслуживания) организации в соответствии с действующим законодательством.

Пример

5.24 Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Документы заверяют печатью организации. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» («Место печати»).

5.25 Отметка об исполнителе включает фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его телефона. Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя.

Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля или, при отсутствии места, на оборотной стороне внизу слева.

Пример

Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера.

5.26 Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).

Пример

Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N … за … год») и заверяется печатью организации.

Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

5.27 Отметка о поступлении документа служит для подтверждения факта поступления документа в организацию и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления в часах и минутах и способа доставки документа.

Отметка о поступлении документа может проставляться с помощью штампа.

5.28 Резолюция содержит указание по исполнению документа. Резолюция оформляется на свободном месте рабочего поля документа, на бланке резолюции или вносится непосредственно в систему электронного документооборота.

Резолюция включает: фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу, при необходимости — срок исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции.

Пример

5.29 Отметка о контроле свидетельствует о постановке документа на контроль, проставляется штампом «Контроль» на верхнем поле документа.

5.30 Отметка о направлении документа в дело определяет место хранения документа после завершения работы с ним и включает: слова «В дело», индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должности лица, оформившего отметку, подписи, даты.

Пример

Отметка о направлении документа в дело может дополняться краткими сведениями о характере исполнения документа.

Помимо основного документа внешнеторговой сделки, которым выступает внешнеторговый контракт, контрагенты должны обеспечивать наличие ряда сопроводительных документов, требуемых для реализации сделки, а также требуемых при проведении таможенного и иных видов государственного контроля.

На основе сопроводительных документов, в частности, заполняется таможенная декларация. Законодательством предусмотрена обязанность декларанта указывать в графе 44 декларации на товары (далее – ДТ) сведения о документах, на основании которых декларация заполнена.

Сопроводительные документы зачастую являются предметом запросов таможенных органов при проведении таможенного контроля в форме проверки документов и сведений. Проверка документов и сведений может быть начата как до выпуска товара в соответствии с ст. 325 ТК ЕАЭС, так и после выпуска товаров в соответствии со ст. 326 ТК ЕАЭС, что обязывает участников ВЭД обеспечивать возможность представления документ даже после их выпуска под таможенную процедуру. Вследствие этого п.2 ст. 320 ТК ЕАЭС установлен срок хранения документов, необходимых для проведения таможенного контроля, в течение 5 лет с момента выпуска, независимо от того, были ли данные документы представлены в ходе таможенного декларирования или нет.

Исключением, позволяющим не представлять таможенным органам документы, является возможность в соответствии с п. 2 ст. 80 ТК ЕАЭС получения таможенными органами сведений о документах из информационных систем таможенных органов, а также из информационных систем государственных органов (организаций) государств-членов в рамках информационного взаимодействия таможенных органов и государственных органов (организаций) государств-членов.

Специалисты ООО «ЦПО групп» подготовили краткий обзор документации, наличие которой является необходимым условием для успешной реализации внешнеторговой сделки. Классификация документов подготовлена с учетом классификатора, закрепленного в Решении Комиссии Таможенного союза от 20.09.2010 № 378 «О классификаторах, используемых для заполнения таможенных документов».

Проконсультироваться по вопросам ВЭД

1. Документы, подтверждающие соблюдение запретов и ограничений, мер защиты внутреннего рынка

Спасибо! Ваше сообщение получено

В порядке, установленном ст. 46 Договора о ЕАЭС, а также положениями Протокола о мерах нетарифного регулирования в отношении третьих стран, являющегося Приложением 7 к Договору о ЕАЭС, в торговле государств-членов ЕАЭС с третьими странами применяется единая система нетарифного регулирования, включающая в себя меры административного регулирования ВЭД, выражающиеся в установлении запретов и ограничений на перемещение продукции, разрешительный порядок (лицензирование, квотирование).

К документам, подтверждающим соблюдение запретов и ограничений, в частности, относят:

Наличие данных документов является необходимым условием выпуска. Как правило, информацию о разрешительных документах таможенные органы могут получить путем взаимодействия с другими федеральными органами исполнительной власти (ФОИВ) через систему межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ).

Обращаем внимание, что несоблюдение действующих в ЕАЭС и РФ запретов и ограничений является административным нарушением, предусматривающим значительные штрафы для юридических лиц в соответствии со ст. 16.3 КоАП РФ: от 50 тысяч до 300 тысяч рублей с конфискацией товаров, явившихся предметами административного правонарушения, или без таковой либо конфискацию предметов административного правонарушения.

2. Транспортные (перевозочные документы)

– документы, используемые в ходе оказания услуг по перевозке товара, фактически подтверждающие наличие договора перевозки между перевозчиком и отправителем, получателем.

Формы документов, применяемых при транспортировке грузов, зависят от видов транспорта. В международной практике разработан ряд международных соглашений, закрепляющих основные требования и правила применения отдельных видов транспортных документов.

К транспортным документам, в частности, относят:

• коносамент (код 02011) – применяется при морских, речных перевозках, регламентируется Международной конвенцией об унификации некоторых правил о коносаменте 1924 года в редакции Протокола от 23.02.1968 и Протокола от 21.12.1979;
• авианакладная (код 02017) – применяется при воздушных грузовых перевозках, регулируется Стандартами ИАТА по заполнению авианакладной Резолюция 600А Авианакладная (Air Waybill – AWB);
• транспортная накладная CMR (код 02015) – применяется при транспортировке грузов автотранспортом, регламентируется положениями Конвенцией о договоре международной перевозки грузов автомобильным транспортом;
• железнодорожная накладная (код 02013) – применяется при перевозке грузов в железнодорожном сообщении, регулируется отдельными соглашениями, в частности — Соглашением о международном железнодорожном грузовом сообщении.

3. Документы, подтверждающие совершение сделки с товарами, или иные документы, подтверждающие право собственности.

В данную категорию входят документы, представляющие собой правовое основание совершения сделки между контрагентами. Базовым документом является внешнеторговый контракт (код 03011), а также документы, вносящие изменения или дополнения во внешнеторговый контракт (код 03012) – дополнительные соглашения к контракту, спецификации.

Заключение внешнеторгового договора не требуется по российскому законодательству, однако его наличие является необходимым условием при контроле со стороны таможенных и иных государственных органов. Вместе с тем, доказать наличие факта сделки и обоснованности совершения трансграничных хозяйственных операций при условии, что договор не составлен, помогут первичные документы: накладные, акты выполненных работ или оказанных услуг, отчеты исполнителей, передаточные акты, счета на оплату, а также счетов фактур, технических заданий, заявок и др.).

Вместе с тем, таможенное законодательство допускает осуществление таможенного декларирования в случае отсутствия отдельных документов, подтверждающих сведения, заявленные в декларации, в форме предварительного таможенного декларирования (ст. 114 ТК ЕАЭС). При экспорте товаров из ЕАЭС в случае, если поставщиком выступает участник ВЭД государства-члена ЕАЭС. Допускается также применение неполного таможенного декларирования при условии, что неизвестны сведения о получателе, стране назначения, о транспортных средствах. Неполное декларирование и порядок его применения определяются ст. 115 ТК ЕАЭС.

К данной категории также можно отнести иные документы, подтверждающие право собственности, в случае, если сделка являлась односторонней (к примеру, дарение, выдача иностранным лицом доверенности, отказ покупателя от заказанного товара до момента его получения и т.д.).

Данный раздел также включает в себя документы, на основании которых перешло право пользования объектом интеллектуальной собственности, к примеру – лицензионный договор, договор на использование товарного знака, договор франчайзинга и т.п.), которым присвоен код 03021.

Обращаем особое внимание участников ВЭД, что в данный раздел также подпадают документы, подтверждающие соблюдение требования в области валютного регулирования и валютного контроля. Инструкцией Банка России № 181-И установлено, что экспортные контракты на сумму 6 млн руб. и более, импортные контракты или кредитные договоры на сумму 3 млн руб. и более подлежат постановке на учет в уполномоченном банке (далее — банк УК). По итогам постановки контракта на учет ему присваивается уникальный номер контракта (УНК), заменивший собой ранее применяемый паспорт сделки. Под кодом 03031 в ДТ подлежит указание сведений об УНК.
Обращаем внимание участников ВЭД, что за нарушение срока постановки на учет контракта более чем на 90 дней после окончания срока, установленного Инструкцией Банка России от 16.08.2017 № 181-И, организация и должностное лицо могут быть привлечены к административной ответственности по ч. 6.3-1 ст. 15.25 КоАП РФ (штраф для организации — от 40 до 50 тыс. руб., для должностных лиц — от 4 до 5 тыс. руб.).

4. Коммерческие документы и документы, подтверждающие заявленную таможенную стоимость.

В данный раздел включаются учредительные документы компании-импортера, счет-фактура (инвойс) к договору (код 04021), банковские документы по договору поставки, отгрузочные (упаковочные) листы (код 04131), а также счет-фактура и банковские документы по следующим категориям договоров:

• Договор по перевозке, погрузке, разгрузке или перегрузке товаров;
• Договор о стоимости тары, упаковки, упаковочных материалов и работ по упаковке;
• Договор страхования.

Учитывая, что таможенная стоимость определяется, как правило, по цене сделки с ввозимыми товарами, а также зависит от базиса поставки Инкотермс, представление вышеуказанных документов обеспечивает должное подтверждение достоверности заявленной таможенной стоимости.

Обращаем внимание участников ВЭД, что в расчет таможенной стоимости ввозимых на территорию ЕАЭС товаров не включаются суммы перевозки, страхования, совершения грузовых операций, имевших место на территории ЕАЭС.

5. Документы о происхождении товаров.

Подтверждение страны происхождения товара является крайне важным обстоятельством, учитывая санкции, введенные в 2014 г. в качестве контрмеры на ограничения для России со стороны ряда государств Европейского союза, а также США. Более того, подтверждение страны происхождения необходимо для представления тарифных преференций в порядке, установленном ст. 36 Договора о ЕАЭС.

Традиционно, в качестве документа, подтверждающего страну происхождения товара, применяются декларации о происхождении товара или сертификаты о происхождении товара. В Российской Федерации данные документы выдаются Торгово-промышленной палатой.

Обращаем внимание участников ВЭД, что сертификаты о происхождении товара бывают нескольких видов:

• Сертификат о происхождении товаров формы СТ-1 выдается в соответствии с Соглашением Правительств государств-участников стран СНГ от 20 ноября 2009 года «О Правилах определения страны происхождения товаров в Содружестве Независимых Государств»;
• Сертификат о происхождении товара формы СТ-2 выдается на товары, произведенные и вывозимые из Российской Федерации в Республику Сербия;
• Сертификат о происхождении товаров формы А оформляется на товары, подпадающие под действие тарифных преференций (для наименее развитых, развивающихся стран по перечням, уставленным Решением Комиссии Таможенного союза от 27 ноября 2009 года № 130;
• Сертификаты о происхождении товаров общей формы.

В зависимости от специфики товара, участник ВЭД также может подтвердить характеристики товаров и классификацию товара по ТН ВЭД ЕАЭС, к примеру, посредством представления предварительного решения о классификации товаров в соответствии с ТН ВЭД ЕАЭС (код 05013), решения о классификации товаров, перемещаемых через таможенную границу Евразийского экономического союза в несобранном или разобранном виде, в том числе в некомплектном или незавершенном виде (код 05012).

Специалисты ООО «ЦПО групп» также рекомендуют обращать внимание на особенности различных таможенных процедур. В частности, применение отдельных видов таможенных процедур, требует получения дополнительных документов, к примеру:

• Документ об условиях переработки товаров – применяется при помещении товаров под одну из следующих процедур: переработка на таможенной территории; переработка вне таможенной территории; переработка для внутреннего потребления;
• Документ, устанавливающий стандартные нормы выхода продуктов переработки – также применяется при помещении товаров под таможенные процедуры переработки и фиксирует количество и (или) процентное содержание продуктов переработки, образовавшихся в результате совершения операций по переработке товаров (согласно ст. 169 ТК ЕАЭС);
• Документ, свидетельствующий о включении лица в Реестр владельцев свободных складов – применяется при помещении товаров под таможенную процедуру свободного склада в целях соблюдения условий процедуры, оговоренных в п. 3 ст. 212 ТК ЕАЭС, в частности, подтверждения размещения и нахождения товаров на территории свободного склада в течение срока его функционирования, а также использования товара декларантом – владельцем свободного склада.

Обращаем также внимание, что перечень документов, представляемых в таможенные органы, зависит от специфики перемещаемого товара.

Для возможности идентификации товара в ходе таможенного контроля, декларант также может предоставить различные схемы, каталоги, чертежи, сведения технической документации. Графически материалы, в зависимости от своей категории, указываются в гр. 44 ДТ под кодами 09020 – 09023.

Все вышеуказанные документы являются минимально необходимыми для обеспечения реализации внешнеторговой сделки с минимальными рисками. Специалисты ООО «ЦПО групп» также рекомендуют фиксировать в договоре перечень документов, которые поставщику надлежит направить покупателю, а также сроки и способы направления данных документов.

Мы также рекомендуем разделять обязанность поставщика по представлению документов, на два этапа:

• Документы, направляемые до отгрузки и до осуществления таможенных процедур в стране продавца – как правило представляют в форме копий посредством электронной почты для контроля со стороны покупателя;
• Документы, направляемые одновременно с поставкой – должны включать в себя оригиналы документов, необходимых для обеспечения таможенного декларирования и выпуска товаров в стране назначения.

Мы также обращаем внимание, что при подаче таможенной декларации декларанту надлежит должным образом подтвердить свои полномочия. В частности, в гр. 44 ДТ указываются сведения о документе, удостоверяющем личность (код 11001), договоре с таможенным представителем (код 11002). Данные, указанные в вышеуказанных документах, должны коррелировать со сведениями, отражаемыми в гр. 54 ДТ.

Специалисты ООО «ЦПО групп» готовы оказать вам комплексные услуги по сопровождению подготовки и реализации внешнеторговой сделки, включая подготовку внешнеторгового контракта, всех необходимых сопроводительных документов в соответствии с международной практикой и особенностями сделки.