Требования к оформлению реквизитов документов
При составлении
документа особое значение имеет
оформление всех его реквизитов. Реквизиты
– это обязательные признаки, установленные
законом или распорядительными положениями
для отдельных видов документов. Именно
реквизиты обеспечивают фактологическую
достоверность и узнаваемость официальных
бумаг.
Состав реквизитов
документов, принятый в Российской
Федерации, определен ГОСТом 6.30–2003
«Унифицированные системы документации.
Унифицированная система
организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению
документов». (Полный перечень реквизитов
организационно-распорядительных
документов приведен в Приложении).
Требования к
оформлению реквизитов, изложенные в
ГОСТе, распространяются на все типы
документов. Однако ни один документ не
оформляется полным набором реквизитов.
Их состав зависит от назначения документа.
Совокупность
реквизитов документа называют формуляром.
Унификация языка деловых бумаг
Унификация
– приведение чего-либо
к единой системе, форме, к единообразию.
Суть унификации служебных документов
сводится к сокращению видов документов,
приведению к единообразию их форм,
структуры, языковых конструкций и
операций по обработке, учету и хранению.
Сведение документационного потока к
единым формам и стандартам предполагает
также единообразное размещение реквизитов
на бланках документа, сокращение их
форматов, а также обеспечение сопоставимости
информации во взаимосвязанных документах
и применение трафаретных текстов.
Стандартизация
официальных бумаг заключается в
установлении в государственном масштабе
оптимальных правил и требований по
разработке и оформлению документов.
Эти правила принимаются в установленном
порядке для всеобщего и многократного
применения в делопроизводстве. Результаты
разработки при этом оформляются в виде
межгосударственных (ГОСТ), государственных
(ГОСТ Р), отраслевых (ОСТ) стандартов, а
также стандартов предприятий и учреждений
(СТП). Особенность унификации
языка служебных документов состоит в
формировании системы стандартных
языковых моделей, отражающих типовые
ситуации делового общения. При этом
«под моделью понимают и логическую и
синтаксическую конструкцию (конструкцию
предложения), охватывающую максимальное
количество управленческих ситуаций».
Наиболее значимым
с точки зрения типизации ситуаций
общения является фактор цели, поскольку
именно цель совершения речевого действия
обусловливает тип и стиль создаваемого
документа.
При всем многообразии
письменного делового общения его
инициатор решает, как правило, типовые
задачи:
-
информирование
адресата; -
привлечение
внимания к проблеме; -
побуждение
к действию (решению проблемы, участию
в каком-либо деле, совершению каких-либо
действий); -
придание
юридического статуса какому-либо
событию (документирование заключаемых
отношений, сделок, совершаемых финансовых
операций и т. д.); -
инициирование и
поддержание деловых отношений; -
решение конфликтных
ситуаций (выражение несогласия,
претензий).
Решение
тех или иных задач делового общения
реализуется в речевых действиях, ключевым
словом которых является так называемый
глагол-действие: просим,
предлагаем, направляем, прилагаем,
рекомендуем, сообщаем, гарантируем и
т. д.
Языковая модель,
выражающая то или иное речевое действие,
состоит, как правило, из двух частей –
мотивации действия и собственно речевого
действия. Например:
В порядке оказания
помощи (мотивация) прошу (речевое
действие) Вас …
Согласно Вашей
заявке (мотивация) высылаем (речевое
действие) …
В целях обмена
опытом (мотивация) направляю (речевое
действие) в Ваш адрес …
Цель, которую
ставит перед собой инициатор делового
общения, определяет не только выбор
языковых моделей, но, прежде всего,
тематический и функциональный тип
деловой бумаги.
Таким образом, все
смысловые аспекты документа реализуются
в виде устойчивых логических форм –
моделей. В результате процесс составления
официальной бумаги сводится к соединению
в определенной логической последовательности
стандартных языковых моделей. Например,
подтверждение получения чего-либо может
быть представлено следующими языковыми
моделями:
Подтверждаем
получение Вашего заказа.
С благодарностью
подтверждаем получение Вашего заказа.
С
благодарностью подтверждаем получение
Вашего заказа и приступаем к его
выполнению.
С
благодарностью подтверждаем получение
Вашего заказа и приступаем к его
выполнению на условиях заключенного
ранее договора.
Приведение языковых
и текстовых средств служебных документов
к единому образцу, т. е. стандартизация
и унификация деловой письменной речи,
оправдано соображениями удобства,
экономией времени при составлении
текстов деловых писем, их обработке.
Наименее трудоемким
способом составления официального
письма является использование типовых
текстов и текстов-трафаретов, применимых
для передачи однотипной повторяющейся
информации.
Типовой текст –
это текст-стереотип, используемый в
качестве примера или основы для создания
нового документа. Способ создания
документов по образцу-стереотипу
называется типизацией документов. Он
используется для построения текстов
аналогичного содержания, соответствующих
аналогичным ситуациям делового общения
на производстве, в торговле, в
государственных учреждениях и т. д.
Трафаретизация –
способ фиксации информации в виде текста
с пробелами, предназначенными для
заполнения их переменной информацией,
которая зависит от конкретной ситуации.
Примеры трафаретных бланков текстов –
бланки справок отделов кадров,
командировочных удостоверений и др. В
деловой переписке также используются
трафаретные тексты, например, в
письмах-приглашениях, письмах-заявках
и т. д. Трафаретным способом оформляются
тексты договоров, соглашений, контрактов.
Применение трафаретных бланков
существенно сокращает время, затрачиваемое
на составление документов. Кроме того,
трафаретный способ составления документов
сводит к нулю возможность нескольких
толкований текста.
Процесс создания
трафаретных писем – это выделение для
группы однородных писем постоянных
частей текста или реквизитов и определение
объемов пробелов для вписывания
меняющихся сведений.
При
составлении текстов-трафаретов важно
помнить следующую закономерность
порядка слов в русском языке: постоянная
информация всегда предшествует переменной
(поэтому трафаретный текст не может
начинаться с пробела); постоянная
информация всегда располагается до
сказуемого, которое является организующим
членом предложения.
Следует отметить,
что многообразие современных деловых
отношений, увеличение количества
нестандартных ситуаций, отражающихся
в деловой переписке, уменьшает возможность
использования трафаретных текстов как
способа делового общения.
Языковые формулы
официальных документов. Особенность
языка и стиля официальных бумаг –
использование устойчивых (шаблонных,
стандартизированных) языковых оборотов,
позволяющих с высокой степенью точности
отражать регулярно повторяющиеся
ситуации делового общения. За многолетнюю
практику деловой переписки были
выработаны языковые формулы, позволяющие
ясно и лаконично излагать мотивы, причины
и цели официального послания; формулировать
просьбу, предупреждение, распоряжение,
отказ, заверение и т. д. Соединение в
определенной последовательности
языковых формул, отражающих смысловые
аспекты сообщения, позволяет моделировать
текст документа, его структуру; упрощает
процедуру создания официальной бумаги.
К
стандартным аспектам языка деловой
письменной речи относится унификация
сокращений, широко
используемых в деловых письмах.
Сокращаются слова, словосочетания,
характеризующиеся высокой частотностью
употребления, а также термины, названия
организаций, известные правовые акты,
своды законов, номенклатурные знаки
самого различного свойства, текстовые
обозначения и т. д.
Сокращения,
используемые в текстах документов,
подчиняются определенным правилам:
Сокращения должны
быть единообразны на протяжении всего
документа. Недопустимо сокращать одно
и то же слово (словосочетание) по-разному
или писать его в одном месте полностью,
а в другом сокращенно.
Нельзя сокращать
слово, если оно является единственным
членом предложения.
Не
допускается сокращение, если оно может
повлечь за собой инотолкование,
двусмысленность в восприятии фразы.
Сокращение
слова до одной буквы не допускается,
кроме случаев традиционных текстовых
сокращений типа: г. (год), г. (господин),
л. (лист, листы), с. (село), р. (река), п.
(пункт) и др. Правила и стандарты сокращений
приведены в ГОСТ 7.12–77 (СТСЭВ2012–79).
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
ПОУРОЧНЫЙ
ПЛАН
|
|
|
1.1. |
0304000 «Вычислительная техника и |
|
1.2. |
2 |
|
1.3. |
Профессиональный |
|
1.4. |
Официально-деловой |
|
1.5. |
Групповая, |
|
1.6. |
— знать — знать |
|
1.7. |
— умение — умение -навыки |
|
2. |
|
|
2.1. |
— умение — умение — |
|
2.2. |
— умение — умение |
|
3. Описание результата занятия |
|
|
3.1. |
-знать — уметь |
|
3.2. |
— знание — |
|
4. Фаза планирования |
|
|
4.1. |
Жанпеисова Сабитова |
|
4.2. |
интерактивная поурочный |
|
4.3. |
— игра — — работа |
|
4.4. |
— — |
|
5. |
|
|
5.1. |
— выполнение — |
|
6. |
|
|
6.1. |
— знание — умение |
Преподаватель: Сыздыкова М.О.
___________________________
Содержание и
организация взаимодействия преподавателя и студентов
|
№ |
Основные этапы |
Виды и последовательность |
Деятельность |
Совместная |
Деятельность |
||||
|
индивидуальная |
групповая |
межгрупповая |
консультация |
инструктирование |
контроль |
||||
|
1. |
Этап |
Тема и цель |
Х |
Х |
Х |
||||
|
2. |
Этап выполнения |
Подготовка |
Х |
Х |
|||||
|
Подготовка |
Х |
Х |
|||||||
|
Технологический работа на |
Х Х |
Х |
Х Х |
Х Х Х |
|||||
|
3. |
Этап оценки и |
Оценка работы по Определить |
Х |
Х |
Урок № _______ Официально-деловой
стиль. Реквизиты деловых бумаг.
Цели урока:
1. Систематизация
сведений о стилях речи, когда и для чего он используется, какие языковые
средства отбираются для достижения цели; познакомить учащихся с особенностями
официально-делового стиля, сферой его применения, лексикой;
2. Расширение словарного
запаса и оценивание богатства русского языка; воспитание любви и уважения к
русскому языку; привить интерес к будущей профессии;
3. Выработать
навык составления отдельных документов официально-делового стиля.
Тип:
практический
Вид:
урок-практикум
Наглядные
пособия:
поурочный текст
Раздаточный
материал:
образцы и реквизиты деловых бумаг.
Ход урока:
I.
Организационный
момент. Сообщение целей урока.
II.
Проверка
домашнего задания.
2.1 Деловой
комплимент. Примеры.
·
Ваш
внутренний потенциал готов свернуть любые горы! Вы молодцы, так держать!
·
Ваша
деловая хватка меня просто потрясает! Таких как вы один, на миллион!
·
Если
бы меня спросили, знаю ли я смелого, отважного, целеустремлённого человека, я
бы сказал что знаю, и это есть вы!
·
Ваш
деловой вид заслуживает большого уважения и всяческих похвал!
·
Мы
бесконечно рады тому, что имеем честь, быть с вами знакомы! Вы человек дела и
слова!
·
Презентабельный
вид, умный пронзающий взгляд, блестящая походка… Да, вашему деловому виду можно
только позавидовать!
·
Я
глубоко ценю Вас как своего подписчика.
·
Меня
радует, что Вы проявляете активный интерес к этой информации.
·
Я
ценю Вас и Ваше время.
·
Вы
представляетесь мне человеком интересующимся и разносторонним.
2.2 Словарная работа.
III.
Объяснение
новой темы.
3.1
Актуализация знаний.
В
повседневной жизни нам очень часто приходится сталкиваться с необходимостью
составления деловых бумаг разного рода. Приходится писать различные заявления,
справки, объявления, объяснительные записки. Подобные документы должны быть
составлены грамотно, чётко, коротко и ясно, с соблюдением определённых
стандартов. Для этого используется официально-деловой стиль. Поэт С. Наровчатов
писал: «Чем сложнее становилось человеческое общество, тем сложнее и богаче
становился язык». Л.Щерба писал, что язык законов требует прежде всего точности
и невозможности каких-л. кривотолков.
3.2 Особенности
официально-делового стиля речи.
Официально-деловой
стиль речи- это стиль различных документов: от государственных актов до деловой
переписки. Основное назначение документов-информировать о фактах.
1.1 По степени
стандартизации официально-деловые бумаги бывают трёх типов:
- Строго
стандартизированные, которые без определённой стандартной формы теряют
юридическую ценность: паспорт, диплом… - Стереотипные
(трафаретные): бланки - Не
имеющие устойчивых стандартных форм: протоколы, отчёты.
3.4 Лексические
особенности официально-делового стиля речи.
-
Разговорный стиль Деловой стиль.
|
Разговорный |
Деловой |
|
Живёт |
Проживает |
|
Человек |
Лицо |
|
Принять |
Зачислить |
|
Дать |
Предоставить |
- Употребление
слов в их прямых значениях.
Быть
игрушкой в чьих-нибудь руках. Деревянное выражение лица. Работа шла как по
маслу. Закружилась с делами. Он пускает пыль в лицо.
- Некоторым
видам документам присуще использование слов в переносном значении и
этикетной лексики.
Белый дом,
Елисеевский дворец, Его Величество, Ваше Превосходительство.
- Отсутствие
эмоционально-окрашенной лексики
26
января 2016г. по слесаря-разгильдяя Ахметова С.А. система парового отопления
вышла из строя. Приказываю объявить Ахметову строгий выговор.
Заявление. Дайте мне, пожалуйста, отпуск с 22 февраля по 1 марта. Я очень
устал, плохо сплю по ночам, пропал аппетит, поэтому хочу отдохнуть и показаться
врачу. Подпись Стасов Сергей.
- Использование
специальной терминологии, аббревиатур и сложносокращённых слов: РК,
УОН, КСК, спецодежда…
IV.
Закрепление.
4.1
Редактирование.
Найдите и исправьте ошибки в оформлении документов.
*
Доверенность
Я,
Зотова В. А., доверяю моему мужу, Зотову С. П., получить мою зарплату за
декабрь месяц. В связи с тем, что я нездорова и нахожусь в больнице.
20
мая 2000
года В.
А. Зотова
*
Доверенность
Пусть
Воронину Сергею отдадут мою зарплату. Он, как будто, человек честный и,
надеюсь, денег моих не растратит.
20 июня
2015г. Омарова
О.М.
* Автобиография
Я,
Искакова Алия Тлешовна, родилась в 1964г.в Астане. Мой папа, Искаков Т.С.,
инженер, моя мама, Искакова С.Н., домохозяйка.
4.2 Составление
справки.
Справка
Дана_______________________________________________
в том, что
он(а) действительно является учеником (ученицей) ____
класса_________________________________________ .
Справка
выдана для предъявления в спортивную школу.
2..01.2015г.
Директор
V.
Р.Р.
Чтение и пересказ текста «Правила профессиональной безопасности на рабочих
местах».
VII.
Обобщение.
Домашнее задание.
Официально-деловой стиль. Составить справку с места проживания
Официально-деловой стиль речи — это разновидность русского литературного языка, которая используется в оформлении документов с использованием стандартных выражений.
Выясним, что такое официально-деловой стиль речи в русском языке, если определим его сферу и цель употребления, характерные признаки, языковые средства и жанры. Приведем примеры текстов, написанных в официально-деловом стиле.
Что такое официально-деловой стиль речи?
Официально-деловой стиль является одной из разновидностей книжных стилей русского языка. Он принадлежит сфере деловых отношений между государствами, учреждениями и гражданами. В официально-деловом стиле речи оформляется международная, государственная и служебная документация. Этот стиль используется в переписке учреждений с гражданами и граждан с учреждениями.
Вот какое определение о том, что такое официально-деловой стиль речи приводит Википедия.
Определение
Официа́льно-делово́й стиль — функциональный стиль речи, средство письменного общения в сфере деловых отношений: в сфере правовых отношений и управления. Эта сфера охватывает международные отношения, юриспруденцию, экономику, военную отрасль, сферу рекламы, общение в официальных учреждениях, правительственную деятельность. Подстили: законодательный (используется в сфере управления государством, проявляется волюнтивность функции); административно-канцелярский (ведение личных деловых бумаг, документов учреждения, подчёркивает характер административных отношений — кредиты, авансы); дипломатический подстиль (на международном уровне, отношения между правительством и дипломатами).
Исследуемая разновидность литературного языка используется преимущественно в письменной форме. Основная цель этого стиля — информация.
Задача официально-делового стиля
Проинформировать, дать чёткие указания, инструктировать, узаконить отношения между государством и гражданами.
Понаблюдаем, как реализуется эта задача в инструкции по охране труда.
Работник должен:
- соблюдать требования по охране труда, Правила внутреннего трудового распорядка государственного учреждения;
- использовать и правильно применять средства индивидуальной и коллективной защиты;
- немедленно сообщать руководителю работ о любой ситуации, угрожающей жизни и здоровью работающих и окружающих, нарушении правил по охране труда, аварии, несчастном случае.
Обычная форма реализации официально-делового стиля — это монолог. Рассмотрим специфичные признаки, стилевые черты, отличающие его от других книжных стилей речи.
| Сфера использования | Законодательство, делопроизводство |
| Основная цель речи | Сообщение, констатация факта, установление административно-правовых отношений |
| Характерные черты стиля | Точность, стандартизованность, отсутствие средств выразительности |
| Жанры | Законодательные документы (конституция, указ, кодекс), деловые бумаги (приказ, протокол, договор, справка и т.п.) |
| Языковые средства | Официальная и канцелярская лексика, фразеология, использование аббревиатур; преобладание существительных над глаголами, стандартные обороты, страдательные конструкции, неопределённо-личные и безличные предложения |
| Типы речи | Рассуждение |
Стилевые черты
При составлении любого документа неприемлема двусмысленность или неясность формулировок. Официально-деловой стиль требует предельной ясности выражений и их точности, которая исключает разное толкование текста. Беспристрастное, непредвзятое изложение исключает личностное отношение составителя документа. С этих позиций язык документов имеет специфичные стилевые черты:
- чёткость
- строгость
- бесстрастность
- клиширование
Жанры официально-делового стиля
Деловые отношение на международном и государственном уровне, между гражданами и учреждениями реализуются в виде следующих жанров документации:
- закон
- указ
- устав
- приказ
- инструкция
- договор
- протокол
- соглашение
- доверенность
- расписка
- справка
- деловое письмо
и т. д.
Многие из документов имеют обязательную форму со стандартным расположением текста.
Пример официально-делового стиля речи
Доверенность
Я, Гришина Анна Петровна, проживающая по адресу г. Калининград, ул. Полевая, д.15, кв.4, доверяю своему мужу, Гришину Алексею Сергеевичу, получить в кассе морского порта причитающуюся мне заработную плату за октябрь, ноябрь, декабрь 2021 года.
При получении заработной платы расписаться и выполнить действия, связанные с данным поручением.
| Дата 20.10.2021 г. | А. П. Гришина |
| (подпись) |
Языковые средства официально-делового стиля
В официально-деловом стиле используется предварительный отбор языковых средств.
Язык документов базируется на употреблении нейтральной лексики с преимущественным использованием слов в прямом значении. Отметим, что экспрессивные слова обычно не используются в тексте.
Официально-деловой стиль сформировался в течение длительного времени и приобрел устойчивость и некоторую консервативность. В текстах документов широко используются стандартные обороты речи — клише.
Определение
Клише — это готовые обороты, стандартные выражения, речевые стереотипы, которые не применяются в живой речи.
Клише является органичной составляющей языковых средств официально-делового стиля речи. Приведем примеры стандартных выражений, востребованных в нём:
- квалифицированная помощь;
- встреча на высшем уровне;
- гарантия высокого качества;
- максимальный эффект;
- комплекс услуг;
- ведущий производитель;
- всестороннее содействие;
- значительные результаты и пр.
Несмотря на довольно обширное многообразие жанров официально-делового стиля, для документов характерны следующие отличительные общие признаки в использовании языковых средств:
- терминология (административная, юридическая, дипломатическая);
- канцелярская лексика и фразеология;
- сложносокращенные слова и аббревиатуры;
- отглагольные существительных (исполнение, постановление, содержание);
- слова со значением долженствования (нужно, необходимо, обязан, должен, следует и пр.);
- отыменные предлоги (в связи с, в соответствии с, по причине, на основании, за счёт) и составные союзы (в связи с тем, в силу того, ввиду того что);
- устойчивые сочетания (таким образом что…, на том основании, что…, с тем условием, что…, по той причине… и пр.).
В построении предложений в текстах официально-делового стиля отметим
- прямой порядок слов;
- безличные и неопределенно-личные предложения;
- номинативные предложения с перечислением;
- преимущество сложных предложений;
- повествовательный тип речи.
Пример официально-делового стиля
Д О Г О В О Р
На условиях правил добровольного страхования от несчастных случаев и болезней на время поездки за границу стороны заключили настоящий договор на основании заявления страхователя о нижеследующем:
1. объектом страхования является имущественные интересы застрахованного лица, связанные с причинением вреда жизни или здоровью застрахованного лица в период пребывания за границей.
2. Выгодоприобретатель — медицинское учреждение, оказавшее медицинскую помощь (услуги, работы, товары) застрахованному лицу, или лицо, которое произвело оплату медицинской или иной помощи (услуг, работ, товаров), оказанной застрахованному лицу в связи с наступлением страхового случая в соответствии с заключенным договором страхования.