Что такое реквизиты что они характеризуют - Контакты компаний и предприятий

Что такое реквизиты — их назначение и виды (реквизиты документа, банковской карты, организации)

Здравствуйте, уважаемые читатели блога KtoNaNovenkogo.ru. В повседневной жизни и в рабочей деятельности мы часто сталкиваемся с необходимостью указания реквизитов. О том, что это такое, в общих чертах знают все.

В этой статье мы разберем данный вопрос немного подробней. Определим, что такое реквизиты, для чего их нужно указывать в документах, и какие их виды бывают.

Реквизиты – это…

Слово это имеет несколько значений. Суть термина понятна из его перевода с латинского (requisitum), что означает «требуемое», «необходимое». Т.е. реквизит – это то, без чего нельзя обойтись.

Толкование термина зависит от сферы, в которой он применяется.

Например, бутафорский реквизит – это вещи, предметы, без которых нельзя представить обстановку, в которой развертывается театральное или иное зрелищное представление.

Бутафорский реквизит может быть реальным предметом или искусно изготовленным муляжом (бутафорский пистолет, шпага и т.д.).

Совсем иное толкование термина – в деловой сфере. Здесь под реквизитом понимают совокупность сведений, позволяющих идентифицировать какой-либо объект.

Например, такой документ, как паспорт гражданина, идентифицируется посредством номера, серии, даты и места его выдачи, т.е. его реквизитами.

Вывод: реквизиты – это данные, позволяющие идентифицировать какой-либо документ или юридическое лицо.

Реквизиты в делопроизводстве – это элементы оформления документа. Отсутствие какого-либо реквизита в документе может повлечь его недействительность.

Реквизиты документов в делопроизводстве

В 2017 году в действие введен ГОСТ (что это такое?) Р 7.0.97-2016 (на смену ГОСТ 6.30-2003). Этот государственный стандарт прописывает, что является реквизитами для организационно-распорядительной документации в РФ.

Пояснение: к организационной документации относятся документы, фиксирующие решения организационных вопросов при управлении государством, субъектами РФ (что это такое?), предприятиями (что это?) и организациями (независимо от формы собственности).

Общий перечень реквизитов документов и их классификационные коды – на скрине ниже:

Если говорить проще, то документ должен состоять из 3 блоков:

Сведения о составителе документа;
Тело документа (наименование, например, счет-фактура, приказ и т.д. + текст документа);
Сведения о дальнейшей судьбе документа (например, вынесение резолюции, направление документа получателю, направление документа в работу, в архив).

Прочитать о том, как должны быть прописаны и указаны все вышеперечисленные реквизиты, можно из официального источника по этой ссылке.

Основными реквизитами, идентифицирующими документ, являются:

наименование;
дата и место составления;
регистрационный номер.

Именно эти реквизиты являются уникальными для каждого конкретного документа.

Поэтому при необходимости нет нужды прилагать копию документа, достаточно указать ссылку на него. Например: «Квартира принадлежит Иванову В.В. на основании свидетельства о собственности серия …, номер …, выданный … 30.08. 2015 г.».

Реквизиты организации

В нашей стране сотни тысяч организаций. Каждая из них представляет либо юридическое лицо, либо ИП. Юр.лица РФ зарегистрированы в едином государственном реестре юридических лиц (ЕГРЮЛ), а ИП – в едином государственном реестре ИП (ЕГРИП).

Для идентификации юр.лиц и ИП были созданы специальные классификаторы, коды которых им и присваиваются.

Таким образом, у каждой организации – определенный перечень реквизитов. В совокупности они уникальны.

Перечень реквизитов организации:

полное наименование с указанием правовой формы, например, общество с ограниченной ответственностью «Алые паруса». Наименование должно быть прописано именно в таком виде, в каком оно зафиксировано в учредительных документах;
сокращенное наименование (обычно это относится к правовой форме, иногда – к названию фирмы). Например, ООО «Алые паруса»;
юридический адрес – адрес, где зарегистрирована компания, согласно учредительным документам;
фактический адрес – адрес, где фирма располагается по факту на момент составления документа;
ФИО руководителя компании (не обязательный);
ИНН (идентификационный номер налогоплательщика), присваивается организации при постановке на учет в ИФНС (инспекции федеральной налоговой службы);
КПП (код причины постановки на учет), может быть не уникальным, только связка «КПП + ИНН» является идентифицирующей;
ОГРН (основной государственный номер), под этим номером юр.лицо вносится в ЕГРЮЛ;
ОКВЭД (общероссийский классификатор видов экономической деятельности), номер присваивается исходя из видов деятельности, указанных в учредительных документах;
ОКПО (общероссийский классификатор предприятий и организаций), присваивается в органами статистики в зависимости от рода деятельности юр.лица;
ОКАТО (общероссийский классификатор административно-территориального деления);
банковские реквизиты (подробней о них – в следующем разделе статьи).

Таким образом, если известны все реквизиты какой-либо компании, то, можно считать, что об этой организации известно все: от даты ее регистрации и местонахождения до экономического состояния на текущий момент времени.

Банковские реквизиты

Банк – это организация (юридическое лицо), занимающееся финансово-кредитными операциями. Ключевое слово здесь (в контексте этой статьи) – «организация».

Следовательно, банковские реквизиты – это сведения, позволяющие идентифицировать конкретный банк.

Перечень реквизитов банка соответствует перечню любой организации в РФ. Особенностью такого перечня банковских компаний является наличие дополнительных сведений:

корреспондентский счет (необходим для взаиморасчетов между банками);
БИК – банковский идентификационный код, присваивается Центральным Банком РФ.

Для примера – реквизиты ПАО Сбербанк (взяты с официального сайта Сбербанка):

Региональные отделения Сбербанка имеют иные номера корреспондентских счетов.

Как пример всего вышесказанного – реквизиты реально существующей компании (взяты в свободном доступе в интернете):

Практически каждая организация имеет свой банковский счет (расчетный счет, их может быть несколько). Поэтому при указании реквизитов юридического лица указываются и его банковские данные, т.е.:

номер расчетного счета;
наименование банка, где открыт этот счет, его номер (если это подразделение банка) и город;
БИК банка;
кор.счет банка.

Реквизиты карты

Реквизиты банковской карты:

Кроме этой информации, к реквизитам банковской карты относится номер расчетного счета, к которой «привязана» конкретная карта. Номер этого счета зафиксирован в документе, который выдается клиенту банка при активации его карты. Эта информация нужна для перевода денежных средств на карту от юридических лиц.

Клиент Сбербанка может узнать расчетный счет своей банковской карты в личном кабинете на сайте «Сбербанк онлайн». Посмотрите на скрине, где искать номер:

Надеюсь, что информация, представленная в этой статье, была вам полезна.

Источник

Главная / Услуги / Что такое реквизиты документа? Объясняем с примерами

Что такое реквизиты документа? Объясняем с примерами

Реквизиты документа — это его обязательные элементы, без которых он является неполным или некорректно оформленным. Любой официальный документ — это определенная совокупность информационных элементов, данных и сведений. Порядок и правила составления бумаг такого рода определяется на законодательном уровне.

Что такое реквизиты и зачем они нужны в документе

Мы уже определили, что такое реквизиты документа — это элементы визуального оформления деловой и официальной документации, которые утверждены на государственном, региональном, местном уровнях либо регламентированы локально (на уровне организации, предприятия).

Эти элементы наделяют документацию юридической силой. И если при составлении официальной бумаги допущена ошибка либо важный элемент отсутствует вовсе, то, скорее всего, ее признают ничтожной.

Делаем вывод, что реквизит — это обязательный элемент оформления деловой бумаги. Чиновники разработали специальный стандарт — ГОСТ Р 7.0.97-2016. Этот нормативно-правовой акт систематизирует и устанавливает правила применения реквизитов. Стандарт вступил в силу с 01.07.2018.

Применение правил ГОСТа не является обязательным, то есть носит рекомендательный характер.

Виды реквизитов деловой документации

Элементы оформления представляют собой некие информационные структуры или блоки, которые детально характеризуют назначение документа и позволяют определить следующую информацию:

Кто является составителем официальной бумаги: наименование, адрес (фактический, юридический, ИНН, КПП, ОГРН и прочее).
К какому виду отнести конкретную бумагу: счет, платежное поручение, приказ, распоряжение, уведомление, инструкция, план мероприятий и прочее.
Кто утвердил, согласовал и подписал ее: реквизиты позволяют получить сведения об органе, должности или объекте, являющемся инициатором распоряжения.

Все реквизиты разделим на две группы: постоянные и переменные:

К постоянным следует относить те элементы, которые используются для типовых бланков и формуляров. Фирменный бланк организации — утвержденная унифицированная форма конкретного предприятия.
Переменные элементы — это те сведения, которые указываются на типовом бланке и позволяют идентифицировать его содержание.

Другой вид группировки разделяет состав реквизитов документов на основные и дополнительные сведения:

Основные — это те данные, которые определяют юридический статус бумаги. Без основных элементов она утрачивает юридическую силу и признается ничтожной.
Дополнительные — это информация, которая детализирует основные. Указывать такие данные не обязательно, бумага не потеряет своего статуса. Но они позволяют конкретизировать ситуацию.

Ключевые элементы первички

Первичкой, или первичной документацией, называют особый тип финансовых бумаг, которые обязательны в бухгалтерском учете. Ключевое назначение первички — это фактическое подтверждение совершенной хозяйственной операции и(или) факта хозяйственной деятельности экономического субъекта.

Это:

Наименование бланка или унифицированной формы.
Дата составления.
Наименование субъекта, который составил первичку.
Содержание операции, оформляемой первичкой.
Единица, в которой следует выражать хозяйственную операцию (натуральные или денежные величины).
Должности, Ф.И.О. лиц, которые уполномочены на совершение данных операций, ответственных за оформление.
Подписи ответственных, уполномоченных лиц.

При отсутствии обязательной информации в первичке бумага признается недействительной.

Примеры реквизитов

Как мы отметили выше, с 01.07.2018 вступил в силу новый национальный стандарт, который установил ключевые требования и правила к составлению деловой документации. Пункт 4 этого ГОСТа устанавливает действующие реквизиты документов (с примерами), и их коды:

Пункт 5 ГОСТа Р 7.0.97-2016 регламентирует правила оформления реквизитов документации, причем чиновники предусмотрели наглядные примеры оформления деловых бумаг.

Несмотря на то, что применение этого ГОСТа, как и прочих национальных стандартов делопроизводства РФ, является добровольным, но всё же стоит к нему обращаться. Правильно расположенные и корректно прописанные реквизиты улучшают деловую репутацию компании.

Рассмотрим те элементы, которые используются при составлении писем, распоряжений, первичных учетных и иных формуляров обычными коммерческими организациями.

Реквизит	Где располагается	Как оформляется
Герб (Гербы Российской Федерации, субъекта, муниципального образования РФ)	по середине верхнего поля, над реквизитами организации, на расстоянии 10 мм от верхнего листа	Бланки с Государственным гербом РФ изготавливают только полиграфические предприятия
Эмблема организации	аналогично гербу	Разрабатывается и утверждается распорядительным документом
Товарный знак	в верхнем поле по середине или слева на уровне наименования организации	Товарный знак должен быть зарегистрирован в установленном порядке, а его использование прописано в уставе организации
Наименование организации	в верхнем поле по середине или слева	Должно соответствовать наименованию, отраженному в уставе
Справочные данные об организации	под наименованием компании	Текст включает: почтовый адрес, номер телефона, факса, электронной почты, адрес сайта, коды ОКПО, ОГРН, ИНН, КПП
Наименование вида документа	под реквизитами автора (наименования организации)	не указывается при составлении служебных и деловых писем
Дата	в поле под наименованием вида, при его отсутствии – под справочными данными организации	Записывается в последовательности: дата, месяц, год должна соответствовать дате подписания, допускается оформление: арабскими цифрами с разделением точками: 01.01.2020 словесно-цифровым способом: 1 января 2020 г.
Регистрационный номер	на одном уровне с датой	Цифровой или буквенно-цифровой идентификатор. Порядок его формирования устанавливается в соответствии с внутренней системой классификации
Место составления	в поле под датой и номером	Должен содержать сведения о территориально-административной единице указывается во всех документах кроме служебных и деловых писем
Гриф ограничения доступа	в правом верхнем углу первого листа	Проставляется в соответствии с локально-нормативными документами. Может содержать, например, отметки: “Коммерческая тайна” “Для служебного пользования” “Конфиденциально”
Адресат (получатель)	в верхней правой части или справа под реквизитами бланка	Используется при составлении служебных или деловых писем, докладных, служебных записок и т.п. и включает: наименование организации, должность и ФИО должностного лица
Текст документа	располагается под всеми вышеперечисленными элементами	Составляется на русском языке
Подпись	под текстом	Включает наименование должности подписанта, саму подпись и ФИО подписанта: Директор Иванов Иванов И.И.
Печать	рядом с подписью	Не затрагивая подпись должностного лица, в месте, обозначенном “МП”

Об авторе статьи

Наталья Евдокимова

Бухгалтер-эксперт, опыт практической работы — более 15 лет.

Автор статей в интернет-СМИ по бухгалтерии, налогам, кадровым вопросам.

Последние публикации автора

Законы все время меняются, но мы стараемся поддерживать статью в актуальном состоянии. Если вы увидите неактуальную информацию, пишите в комментарии — это поможет редакции быстрее обновить статью.

Подписывайтесь на нас в социальных сетях, чтобы не пропустить важное:

Популярные материалы:

04.09.2019

03.09.2019

02.09.2019

Источник

Каждый документ
состоит из элементов, которые называются
реквизитами. Реквизит
– это элемент оформления официального
документа. Различные документы состоят
из разного набора реквизитов. Число
реквизитов, составляющих документы,
определяется их видом, назначением и
др. факторами. Состав реквизитов отдельных
видов документов, выдаваемых органами
госвласти и госуправления (например,
паспорта, трудовой книжки, диплома,
свидетельства о рождении), установлен
в законодательных и нормативных актах.

Как уже ранее
говорилось, набор реквизитов официального
письменного документа, расположенных
в определенной последовательности
называется формуляром
документа.
Формуляром-образцом установлено 32
реквизита. Данный состав реквизитов
закреплен в СТБ 6.38-2004.

1 – Государственный
Герб РБ;

2 – эмблема
организации или товарный знак;

3 – код орг-ции по
ОКОГУ или ОКЮЛП;

4 – код док-та по
ОКУД;

5 – наим. вышестоящей
орг-ции;

6 – наим. орг-ции;

7 – наим. структ.
подразделения;

8 – почтовый адрес
отправителя;

9 – коммуникационные
(телеграфный адрес, номера тел., факса,
телетайпа, телекса, е-майл) и коммерческие
данные (№ счета, наим. банка);

10 – название вида
документа;

11 – дата;

12 – регистрационный
индекс;

13 – ссылка на
регистрационный индекс и дату входящего
док-та;

14 – место составления
или издания док-та;

15 – гриф ограничения
доступа к док-ту;

16 – адресат;

17 – гриф утверждения;

18 – резолюция;

19 – заголовок к
тексту;

20 – отметка о
контроле;

21 – текст;

22 – отметка о
наличии приложения;

23 – подпись;

24 – гриф приложения;

25 — гриф согласования;

26 – визы;

27 – печать;

28 – фамилия
исполнителя и № его тел.;

29 – отметка о
заверении копии;

30 – отметка об
исполнении документа и направлении его
в дело;

31 – отметка о
поступлении (регистрационный штамп
входящих документов);

32 – отметка о
переносе данных на машинный носитель;

Реквизиты
характеризуют документ. Целевое
назначение реквизитов неоднозначно.
Некоторые реквизиты несут информацию
о документе, являясь его обязательными
атрибутами (подпись, дата, номер).
Некоторые реквизиты характеризуют
явления, описанные в документе.

Реквизиты,
характеризующие сам документ, место,
которое занимает документ в пространстве
и времени. Так реквизиты наименование
организации, адресат, резолюция, гриф
утверждения, коммуникационные и
коммерческие данные, почтовый адрес
указывают на положение документа в
пространстве, его географическое
положение, иерархическое положение,
указывают путь, который документ уже
прошел или который ему предстоит пройти.

Положение документа
во времени характеризуется такими
реквизитами как дата. Он показывает в
какой момент создан документ. Датой
сопровождаются и другие реквизиты, т.е.
они датируются: гриф утверждения,
согласования, визы, отметка об исполнении
направлении в дело, резолюция, отметка
о поступлении. Дата является одним из
основных реквизитов, поскольку она
придает документу юридическую силу.

Целевое назначение
документа характеризуется такими
реквизитами как, вид документа, заголовок
к тексту, резолюция, текст, коды по ОКУД
и ОКГУ и ОКЮЛП.

Реквизиты отметка
о заверении копии, подпись, гриф
утверждения, печать удостоверяют
подлинность документа.

Реквизиты могут
сообщать о документа и некоторые сведения
о документе. Отметка о наличии приложения
свидетельствует о том, что данный
документ или не обладает всей необходимой
полнотой информации и должен быть изучен
вместе с другими прилагаемыми к нему
документами.

Наличие реквизита
«текст» свидетельствует о том, что речь
идет о совершенно конкретном документе,
который является средством передачи и
сохранения информации.

2. Реквизиты,
используемые при оформлении ОРД, бывают
постоянными, переменными и взаимоисключающими
(взаимозаменяющими).

К постоянным
можно отнести такие реквизиты, которые
постоянно присутствуют на документе в
неизменном значении и которые,
следовательно, можно заранее нанести
на бланк организации. Это такие реквизиты,
как:

Государственный
Герб РБ (если организация имеет право
изображать герб на своем бланке), эмблема
организации или товарный знак (если
есть),

наим. орг-ции,

коммуникационные
(телеграфный адрес, номера тел., факса,
телетайпа, телекса, е-майл) и коммерческие
данные (№ счета, наим. банка),

код орг-ции по ОКГУ
и ОКЮЛП,

код док-та по ОКУД.

При изменении
данных реквизитов изготавливаются
новые бланки.

Т.о. можно сказать,
что постоянные реквизиты – это реквизиты,
наносимые при изготовлении унифицированной
формы документа или бланка.

К переменным
относятся реквизиты, которые зависят
от конкретных обстоятельств. Например,
реквизит «дата» зависит от того, когда
создается документ, реквизит «текст»
— от того, о чем будет сказано в документе,
т.е. содержания вопроса, освещаемого в
документе. Другими словами, переменные
реквизиты – это реквизиты, наносимые
при составлении документа.

Т.о., значение
переменных реквизитов всегда будет
разным, в зависимости от обстоятельств
подготовки и вида документа, но неизменным
остаются место их расположения на
документе и правила их оформления.

Взаимоисключающие
(взаимозаменяемые) реквизиты
– это реквизиты, для которых отводится
одна и та же площадь на формуляр-образце.
Они не встречаются в одном и том же
документе. К таким реквизитам относятся:

почтовый адрес
отправителя и название вида документа;

адресат и гриф
утверждения;

ссылка на дату и
№ входящего документа и место составления
или издания документа.

Реквизиты также
можно разделить на обязательные и
дополнительные.

Обязательные
реквизиты обеспечивают юридическую
силу документа и они присутствуют всегда
на любом виде ОРД. К ним относятся:

наим. орг-ции;

дата;

индекс доку-та;

заголовок к тексту;

текст;

подпись;

печать.

Дополнительные
реквизиты могут быть не на всех видах
документов (например, эмблема, отметка
о контроле). Дополнительные реквизиты
могут характеризовать этапы обработки
документа (например, отметка о поступлении,
резолюция, фамилия исполнителя и № его
телефона, отметка об исполнении документа
и направлении его в дело). Отсутствие
дополнительного реквизита на документе
не может повлиять на юридическую силу
документа.

3.Формуляр-образец
предусматривает два варианта оформления
реквизитов:

угловой и продольный.

При угловом
варианте
заголовочная часть бланка документа
располагается в левом верхнем углу
листа формата А4 или А5. При этом бланковые
надписи не должны выходить за пределы
72 мм по горизонтали.

При продольном
варианте
заголовочная часть бланка продлевается
до границы правого поля.

Существуют два
способа оформления реквизитов: флаговый
и центрованный.

При флаговом
способе
расположения реквизитов начало реквизита
расположено всегда от левой границы
зоны расположения реквизита. Граница
левого поля в данном случае выступает
в качестве древка, а строки бланковых
надписей составляют как бы полотнище
флага (отсюда и название способа
расположения реквизитов).

При центрованном
способе
расположения реквизитов начало и конец
каждой строки реквизита равноудалены
от границ зоны расположения реквизитов.
Они центируются, в результате чего
оказываются равноудаленными от условной
вертикальной оси, которая делит бланковые
надписи на две равные половины.

Продольный вариант
расположения реквизитов используется
для распорядительных документов, а
угловой для организационных. Для бланка
для писем используется как продольный
так и угловой варианты расположения
реквизитов.

При изготовлении
бланка наиболее приемлемым является
центрованный способ расположения
реквизитов, а при подготовке документов
не на бланке целесообразнее печатать
реквизиты флаговым способом.

5 Дайте определение
понятия «бланк». Охарактеризуйте виды
бланков, состав реквизитов, назначение.
Охарактеризуйте порядок изготовления,
использования и учета бланков с
изображением Государственного герба
Республики Беларусь

Бланк документа
– стандартный лист бумаги с воспроизведенной
на нем постоянной информацией, и местом,
отведенным для переменной. Использование
бланков снижает затраты на изготовление
документа, уменьшает количество ошибок
при его составлении и оформлении,
позволяет добиться унификации форм
документов. Кроме того, использование
бланков облегчает восприятие документа,
улучшает его внешний вид.

Требования к
разработке, использованию и хранению
бланков документов сформулированы в
следующих нормативных актах:

СТБ 6.38-2004
«Унифицированные формы документации.
Система организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению
документов»;

«Инструкции по
делопроизводству в государственных
органах и организациях Республики
Беларусь»;

Указ Президента
Республики Беларусь от 28.06.2000 № 357 «Об
упорядочении изготовления и использования
бланков документов с изображением
Государственного герба республики
Беларусь»;

Постановление
Совета Министров республики Беларусь
от 31.07.2000 № 1172 «Об утверждении положения
о порядке изготовления и использования
бланков документов с изображением
Государственного герба республики
Беларусь и внесении изменений в
постановление Кабинета Министров
Республики Беларусь от 7.08.1995 № 424».

Общие требования
к бланкам сформулированы в СТБ 6.38-2004.
Стандарт устанавливает единые правила
подготовки ОРД, а также бланков,
применяемых при их оформлении.

Бланки документов
изготавливаются на формате А4 (210х297 мм)
и А5 (148х210 мм). Изготовление последних
рекомендуется в целях экономии бумаги.
Они используются при подготовке небольших
по объему документов, например,
сопроводительных писем.

Бланк должен иметь
поля: левое – 30 мм, правое – 8-10 мм, верхнее
и нижнее – 20 мм, при этом нанесение полей
или их ограничительных отметок на бланк
необязательно.

СТБ 6.38-2004 установлены
следующие виды бланков ОРД: бланк
для писем
и общий бланк.
Первый бланк используется исключительно
для оформления писем независимо от их
вида. Поэтому нет необходимости указывать
на нем название вида документа. На бланке
для писем
вместо реквизита «Название вида
документа» располагают реквизиты
«почтовый адрес отправителя» и
«коммерческие и коммуникационные
данные», а вместо реквизита «место
составления или издания документа»
располагают реквизит «ссылка на дату
и номер входящего документа». На общих
бланках оформляются распорядительные
документы организации (распоряжения,
приказы, постановления), а так же
организационные (положения, инструкции)
и справочно-информационные (акты,
протоколы, справки, докладные записки
и т.д.). Допускается изготовление на
основе общего бланка специальных бланков
для конкретного вида документа, например,
бланк для приказов, бланк для протоколов.
Согласно Примерной инструкции по
делопроизводству изготовление специальных
бланков по видам докуметов считается
целесообразным, если таких документов
в организации создается более 200 в год.

При изготовлении
бланка для писем используются реквизиты:

Государственный
герб Республики Беларусь
эмблема или
товарный знак (знак обслуживания) для
организаций негосударственной формы
собственности;
код организации
по ОКОГУ (ОКРБ 004-2001 «Органы государственной
власти и управления» для органов
госвласти и управления) и ОКЮЛ (ОКРБ
018-2003 «Юридические лица и предприниматели»);
наименование
вышестоящей организации;
полное и сокращенное
наименование организации;
наименование
структурного подразделения;
почтовый адрес
отправителя;
коммуникационные
и коммерческие данные;
ограничительные
отметки реквизитов «Дата», «Регистрационный
индекс», «Ссылка на регистрационный
индекс и дату входящего документа» и
«отметка о контроле».

Могут также
наноситься ограничительные отметки
для размещения реквизитов «заголовок
к тексту» и «адресат». Указание на бланке
этих реквизитов и отметок целесообразно
в том, случае, если оформление документов
в организации осуществляется с помощью
пишущей машинки. Использование
компьютерной техники делает их нанесение
на бланк излишним.

На общем бланке
указывают:

Государственный
герб Республики Беларусь
эмблема или
товарный знак (знак обслуживания) для
организаций негосударственной формы
собственности;
код организации
по ОКОГУ (ОКРБ 004-2001 «Органы государственной
власти и управления» для органов
госвласти и управления) и ОКЮЛ (ОКРБ
018-2003 «Юридические лица и предприниматели»);
наименование
вышестоящей организации;
полное и сокращенное
наименование организации;

наименование
структурного подразделения;
место составления
или издания документа;
ограничительные
отметки и линии для реквизитов «код
документа по ОКУД», «дата», «регистрационный
индекс», «отметка о контроле».

Возможно нанесение
на общий бланк ограничительных отметок
для реквизитов «Заголовок к тексту»,
«адресат» или «гриф утверждения». На
общем бланке предусмотрено свободное
место для реквизита «Название вида
документа».

2. Бланки документов
могут быть отпечатаны в типографии, а
при использовании ПК бланк может быть
введен в память компьютера и автоматически
выводиться при распечатке документа.
Однако каким бы способом бланк не
изготавливался он должен быть отпечатан
на белой бумаге.

Для изготовления
бланков учреждений типографским способом
необходимо составить макет (чертеж)
бланка, который строится на основе
конструкционной сетки. Чертеж следует
выполнять тушью в масштабе 1:1 в строгом
соответствии с размерами, указанными
в СТБ 6.38-2004, и он должен точно представлять
будущий бланк документа. На чертеже
должны быть проставлены:

формат бланка;
размеры полей;
площади каждого
реквизита.

На бланк в
соответствии с установленными размерами
и правилами оформления реквизитов
наносят постоянные реквизиты, отмечают
в виде уголков или линий места расположения
некоторых переменных реквизитов, которые
должны быть в верхней (заголовочной)
части документа, а также реквизитов,
наносимых в нижней части бланка.

К чертежу прилагается
пояснительная записка, в которой
указываются сорт и цвет бумаги, цвет
типографской краски, название шрифта,
размеры кеглей (для набора реквизитов),
перечень реквизитов, исполняемы
типографским способом.

При изготовлении
бланков следует применять типографские
шрифты размером от 6 до 16 кегля литературной,
обыкновенной и газетной гарнитуры.
Допустимо выделять наименование
учреждения рисованным шрифтом размером
от 6 до 24 кегля. Следует учитывать, что
в пределах одного бланка применяемые
шрифты не должны значительно различаться
по размерам.

При изготовлении
бланков типографским способом или с
помощью ПК реквизиты всегда оформляются
центрованным способом.

3. СТБ 6.38-2004 определяет
общие требования, предъявляемые к
оформлению бланков документов. В целях
упорядочения изготовления и использования
бланков документов с изображением
Государственного герба РБ был издан
Указ Президента от 28.06.2000 № 357 (далее
Указ Президента).

Указом Президента
право помещать
изображение Государственного герба на
бланках документов предоставлено только
государственным органам и иным
государственным организациям. В
соответствии с Положением о Государственном
гербе Республики Беларусь, утвержденном
Указом Президента РБ от 7.06.1995 № 213,
воспроизведение
Государственного герба на бланка
документов является обязательным для
этих организаций. При
этом изображение Государственного
Герба РБ должно помещаться государственными
органами и другими государственными
организациями как на бланках для писем,
так и на общих бланках, а также на бланках
конкретного вида документа.

Указом Президента
утверждены образцы гербовых бланков:

— для всех видов
ОРД на белорусском и русском языках с
продольным расположением реквизитов;

— для писем на
белорусском и русском языках с продольным
расположением реквизитов.

Все гербовые
бланки в соответствии с утвержденным
образцами оформляются на белорусском
и русском языках.

Угловой вариант
при этом не допустим. Указ
Президента требует обеспечить
неукоснительное соблюдение актов
законодательства РБ, регламентирующих
порядок составления и оформления ОРД.

Указ Президента
запрещает руководителям и другим
должностным лицам государственных
органов и иных государственных организаций
изготовление и использование должностных
бланков с изображением Государственного
герба РБ, т.к. СТБ 6.38-2004 не предусмотрен
такой реквизит как «Указание должности
лица, издающего документ».

Право помещать
изображение Государственного герба РБ
на бланках документов иных организаций,
кроме названных выше, а также должностных
бланках документов руководителей,
других должностных лиц государственных
органов и иных организаций может быть
предоставлено Президентом РБ или в
установленном им порядке. В настоящее
время порядок не установлен.

Организациям
государственной формы собственности,
не использующие
в качестве реквизита бланка изображение
Государственного герба при изготовлении
бланка документов руководствуются
требованиями 6.38-2004. При
этом бланки для писем должны изготавливаться
обязательно на двух языках
(соответствующее решение было принято
Конституционным судом РБ в апреле 2000
г). Общие бланки и специальные бланки
для конкретных видов документов
допускается изготавливать на одном из
государственных языков. Реквизиты всех
видов бланков можно располагать как
угловым, так и продольным способом.
Однако следует помнить, что СТБ 6.38-2004
рекомендует располагать реквизиты
бланка, оформленного на двух языках
продольным способом.

Во исполнение
Указа Президента постановлением Совета
Министров от 31.07.2000 № 1172 утверждено
Положение о
порядке изготовления и использования
бланков документов с изображением
Государственного герба РБ.

В соответствии с
данным Положением
бланки, имеющие в качестве реквизита
Государственный герб РБ должны
изготавливать исключительно типографским
способом.
Использование ксерокопий таких бланков
при создании документов не допускается.

Гербовые бланки
подлежат обязательному учету.
С этой целью на бланках проставляются
типографским способом или нумератором
учетные порядковые номера. Эти номера
допускается проставлять на левом нижнем
поле лицевой стороны или на оборотной
стороне бланка. Наиболее рациональным
представляется способ расположения
порядковых номеров на обороте, т.к. это
позволяет использовать свободное место
на лицевой стороне для проставления
различных служебных отметок
(регистрационного штампа входящих
документов, отметки об исполнении
документа и направлении его в дело).

Учет гербовых
бланков при их поступлении в организацию
ведется раздельно по видам в
учетно-регистрационной форме
(карточке или журнале) по следующим
реквизитам:

наименование
гербового бланка (общий, бланка для
писем, бланк для конкретного вида
документа);

дата поступления,
дата, индекс сопроводительного документа,
организация-поставщик бланков (указывается
дата и номер письма полиграфического
предприятия, изготовившего бланки, его
наименование);

количество
поступивших экземпляров, серия и номера
гербовых бланков, наименование
структурного подразделения государственного
органа (организации), инициалы, фамилия
должностного лица-получателя гербовых
бланков, расписка в получении, отметки
об уничтожении.

Лицо, персонально
ответственное за учет, использование
и хранение гербовых бланков документов
назначается приказом (распоряжением)
руководителя. Оно выдает гербовые бланки
непосредственно структурным подразделениям
(исполнителям).

Лицо, ответственное
за учет, использование и хранение
гербовых бланков, ведет еще одну
регистрационную форму (журнал или
карточку) по выдаче этих бланков
непосредственным исполнителям. В
ней фиксируется:

наименование вида
выданных бланков (общий, бланк для писем,
бланк для конкретного вида документа);

получатель бланков
(наименование структурного подразделения
или исполнителя);

должность, фамилия
или инициалы получившего бланки;

количество
экземпляров;

дата получения;

расписка в получении;

номера и серии
полученных бланков;

отметка об
уничтожении.

В организации с
небольшим объемом документооборота
допускается вести одну регистрационную
форму на получение и выдачу гербовых
бланков.

Регистрируя
исходящие документы, подготовленные
на гербовых бланках, в соответствующей
регистрационной форме целесообразно
ввести графу «Серия и номер бланка».

Уничтожаются
бланки с изображением Государственного
герба РБ по акту с отметкой в журнале
(карточке).

Для этого приказом
руководителя назначается комиссия,
которая не реже одного раза в год
осуществляет проверку наличия,
использования и хранения бланков, о чем
делается отметка в учетно-регистрационной
форме после последней записи.

Если документ,
оформленный на гербовом бланке,
предназначен для рассылки, он может
тиражироваться средствами оперативной
полиграфии. При этом каждая копия
рассылаемого документа заверяется
печатью. Указатель рассылки хранится
в деле вместе с подлинником документа
или копией рассылаемого письма.

Бланки документов
с изображением Государственного герба
РБ должны храниться в организациях и
надежно запираемых и опечатываемых
шкафах (сейфах).

Источник

Основу любого документа составляет документная информация, то есть информация, содержащаяся в документе. Документ создается именно ради закрепления, передачи и сохранения этой информации во времени и пространстве. Для характеристики документной информации, а также самого документа как целостного информационного объекта используются различные информационные элементы — реквизиты и показатели.

Смотрите также:

Оформление реквизитов документа

Целевое назначение этих информационных элементов не одинаково. Показатели, как правило, содержат информацию, характеризующую явления, в подтверждение которых составлен документ. Чаще всего они встречаются в плановой и отчетной документации. Реквизиты, как правило, содержат сведения о самом документе, являясь его обязательными атрибутами.

Для документоведения, объектом которого является документ как единое целое, и делопроизводства, как практической составляющей документоведения, важны в основном те информационные элементы, которые характеризуют сам документ, его целевое назначение и являются координатами документа в пространстве и во времени. Такими информационными элементами являются реквизиты.

Согласно Государственному стандарту Республики Беларусь СТБ 2059-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»¹ (далее — СТБ 2059-2013) реквизит документа — это элемент оформления официального документа.

Реквизиты характеризуют документ с разных сторон. Например, применяемые при оформлении организационно-распорядительной документации реквизиты «Наименование вышестоящей организации», «Наименование организации», «Наименование структурного подразделения», «Адресат», «Резолюция», «Гриф утверждения», «Коммуникационные и коммерческие данные», «Почтовый адрес отправителя» показывают положение документа в пространстве как географическом, так и иерархическом, указывают путь, который он уже прошел, и тот, который ему предстоит пройти.

Реквизит «Наименование вышестоящей организации» указывает, в какой сфере деятельности (отрасли) создан документ. Реквизит «Регистрационный индекс» кроме свидетельства о том, что документ включен в документную систему организации и имеет официальный характер, в ряде случаев указывает дело, в котором он будет подшит после того, как аппаратом управления по нему будет принято соответствующее решение. К этой же группе следует отнести графически оформляемые реквизиты — «Государственный герб Республики Беларусь» и «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)», которые иллюстрируют документ, характеризуя организацию, из которой он исходит.

Реквизиты «Название вида документа», «Заголовок к тексту», «Резолюция», «Код организации», «Код документа» и некоторые другие указывают целевое назначение документа, раскрывают его содержание. Например, реквизит «Название вида документа» дает общее представление о документе, его целевой функции, юридическом значении и характере изложения информации².

Положение документа во времени определяется его датой. Реквизит «Дата документа» показывает, в какой момент создан документ. Датами сопровождаются некоторые другие самостоятельные реквизиты — «Гриф согласования», «Гриф утверждения», «Подпись», «Виза», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» и др.

Реквизиты «Отметка о заверении копии», «Подпись», «Печать», «Гриф утверждения» удостоверяют подлинность документа.

Реквизиты могут сообщать о документе и некоторые другие сведения. Например, реквизит «Отметка о наличии приложения» свидетельствует о том, что данный отдельно взятый документ еще не обладает всей необходимой полнотой информации и должен быть рассмотрен вместе с прилагаемыми к нему другими документами, или же о том, что данный документ (например, сопроводительное письмо) не имеет самостоятельного информационного значения и лишь информирует о пересылке другого документа.

Все реквизиты делятся на постоянные и переменные. Постоянный реквизит — это реквизит, который наносится при изготовлении унифицированной формы документа или бланка документа. Переменный реквизит — это реквизит, наносимый при составлении конкретного документа. Например, постоянными реквизитами на бланке для писем являются: «Государственный герб Республики Беларусь», «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)», «Код организации» (ОКОГУ или ОКЮЛП), «Наименование вышестоящей организации», «Наименование организации», «Наименование структурного подразделения», «Почтовый адрес отправителя», «Коммуникационные и коммерческие данные».

Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях³ (далее — Инструкция по делопроизводству) и государственным стандартом Республики Беларусь СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»⁴ установлен состав реквизитов, которые следует включать в состав бланка полностью или в виде частей, содержащих постоянную информацию. Например, реквизит «Наименование организации» печатается на бланке полностью (с указанием организационно-правовой формы), а реквизит «Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа» — только частично (На № _____ ад ____ ).

При оформлении документов большое внимание уделяется реквизитам, придающим им юридическую силу. Назначение этой группы реквизитов — закрепить в юридически значимой форме и довести до адресатов и всех участников управления, которые будут работать с документами, предписание о совершении управленческих действий, подтверждение факта, имеющего юридическое значение, удостоверение происхождения документа. К этой группе реквизитов относятся: наименование организации и (или) структурного подразделения — автора документа, свидетельствующее о принадлежности документа определенному органу управления, организации; регистрационный индекс документа, который служит одним из подтверждений того, что документ носит законный, официальный характер; дата документа; подпись (подписи) уполномоченного должностного лица (лиц). Специальные правила могут предусматривать наличие в определенных видах документов других юридически значимых реквизитов, характерных только для данного вида. Для этого в инструкциях и иных нормативных актах по организации делопроизводства делаются оговорки о дополнительном установлении для определенных видов документов обязательных реквизитов, например: «Печать», «Гриф утверждения», «Отметка о заверении копии»⁵.

Следует отметить, что информационные элементы, характеризующие документ, могут содержаться не только в формуляре документа. Они могут быть отражены также на обложках дел, в которые формируются документы в делопроизводстве после их исполнения, в регистрационных формах, информационно-поисковых системах.

Например, Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях⁶ (далее — Инструкция по делопроизводству) установлено, что документы в электронном виде должны иметь все реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением изображения Государственного герба Республики Беларусь, а также оттисков печатей и штампов, а их расположение и оформление в формуляре документа в электронном виде должно соответствовать требованиям, установленным для расположения и оформления аналогичных документов на бумажном носителе⁷.

В то же время Инструкция по делопроизводству устанавливает, что во входящих и внутренних документах информация, содержащаяся в реквизитах «Резолюция», «Отметка о контроле», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», «Отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов)», иных служебных отметках, при работе с документами в электронном виде в формуляр не вносится и отражается в регистрационных формах (регистрационно-контрольной карточке или журнале) на бумажном носителе либо в массиве регистрационно-учетных данных, учет и управление которыми осуществляется с помощью автоматизированной системы⁸.

Для обозначения информационных элементов, характеризующих документ в электронном виде, в последнее время широко применяется новый термин — «метаданные».

Согласно СТБ 2059-2013 метаданные — это данные, описывающие контекст, содержание, структуру документов и управление документами в течение времени. При этом в стандарте сделана оговорка, что в качестве метаданных может выступать совокупность реквизитов, закрепленных в формуляре документа, а также информационно-поисковых системах, содержащих сведения о документе.

Аналогичные белорусским определения понятий «реквизит» и «метаданные» закреплены в терминологическом стандарте Российской Федерации⁹. Синонимичность обоих понятий в понимании российских документоведов вытекает из определения электронного документа, включенного в Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477 (с изм. и доп. от 26.04.2016 № 356): электронный документ — часть информационной системы (СЭД), состоящая из файла или нескольких файлов, а также реквизитов документа (метаданных), занесенных в регистрационно-учетную форму (карточку документа).

Таким образом, понятие «метаданные» синонимично понятию «реквизиты документа», однако не привязано строго к формуляру документа. Также стоит отметить, что понятие «метаданные» может применяться по отношению к описанию не только документов в электронном виде, но и документов, полученных иными способами документирования. Вместе с тем в нормативной среде и в практической деятельности понятие «метаданные» используется, прежде всего, для обозначения тех реквизитов документа в электронном виде, которые в его формуляре отсутствуют и, соответственно, не являются элементами его оформления.

В то же время состав метаданных, характеризующих как сам документ, так и особенности его бытования в пространстве и времени, может быть шире состава реквизитов. Например, в случае документов в электронном виде они могут представлять собой сохраняемые в информационной системе, в том числе в СЭД, сведения о:

дате и времени отправки и/или получения электронного сообщения, с которым пересылается документ в электронном виде;
об электронном адресе отправителя/получателя;
о теме электронного сообщения, с которым пересылался документ в электронном виде;
о фактах обращения пользователя (пользователей) к документу в электронном виде;
о внесенных в документ в электронном виде изменениях/дополнениях и др.

Указанные сведения составляют метаданные, но не являются реквизитами документа. Это определяется особенностью отправки документов в электронном виде, которая состоит в том, что официальный документ пересылается по каналам электронной почты в виде прикрепления к электронному сообщению, а само электронное сообщение выполняет функцию «конверта» (аналогично почтовым конвертам, в которых пересылаются традиционные бумажные документы)¹⁰.

¹ Утвержден и введен в действие с 01.09.2013 постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 29.03.2013 № 18.

² Вид документа — это классификационное понятие, употребляемое для обозначения группы документов одного наименования (например, протоколы — один вид, приказы — другой вид, акты — третий). Разновидность документа конкретизирует вид (разновидность — разные виды), уточняет характер деятельности, документируемой данным видом. Например: акт экспертизы, акт приема, акт инвентаризации.

³ Утверждена постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4.

⁴ Утвержден постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 26.10.2016 № 83.

⁵ Более подробно о юридически значимых реквизитах см.: А.Рыбаков. Терминология в сфере делопроизводства и архивного дела: понятие «юридическая сила документа». Юридически значимые реквизиты // Архивы и делопроизводство, 2016. — № 6. — С. 58 — 65.

⁶ Утверждена постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4.

⁷ П. 220 Инструкции по делопроизводству.

⁸ П. 229 Инструкции по делопроизводству. Следует отметить, что согласно изменениям, внесенным постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 30.12.2015 № 225 в п. 139.7 п. 139 Инструкции по делопроизводству вместо понятия «массив регистрационно-учетных данных» применяется понятие «РКК в автоматизированной системе ДОУ».

⁹ Национальный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.8-2013. «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» / Утвержден и введен в действие Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17.10.2013 № 1185-ст. — Пункты 36, 79.

¹⁰ Более подробно об управлении сообщениями электронной почты см.: Методические рекомендации по использованию электронной почты в деятельности организаций Республики Беларусь / авт.-разраб.: А.Н. Сукач, А.Е. Рыбаков. — Минск: БелНИИДАД, 2010. — 72 с.

Источник