Что такое реквизит электронного документа

Что такое Электронная подпись? 

Что такое Сертификат ключа?

Сертификат представляет собой документ, связывающий данные для проверки подписи с определенным лицом, подтверждает идентичность этого лица и заверяется электронной подписью Удостоверяющего центра.

 

Что такое Удостоверяющий центр?

Список аккредитованных Удостоверяющих Центров можно скачать на сайте Минкомсвязи. или посмотреть на сайте Госуслуг.

Сколько времени занимает выпуск сертификата ЭП?

Обычно не более 1 рабочего дня с момента оплаты услуг Удостоверяющего центра.

  Может ли один человек быть владельцем нескольких ЭП?

Одно физическое или юридическое лицо может иметь неограниченное количество ЭП. 

Как проверить подлинность сертификата ЭП?

Проверка подлинности сертификата электронной подписи может быть осуществлена, например, на портале Госуслуг.

При проверке сертификата проверяется его действительность и квалифицированность.

Портал Госуслуг в соответствии с Федеральным законом №63- ФЗ «Об электронной подписи» и с приказом ФСБ РФ, который определяет структуру квалифицированного сертификата, проверяет все поля сертификата, их наполнение и соответствие данным правилам. 

Как работает электронная подпись? 

С помощью ЭП информация не шифруется и остается доступной любому имеющему к ней доступ пользователю.

Для определения идентичности автора и подтверждения подлинности документа используется «хэш-функция».

На первом этапе формирования документа с помощью электронной подписи строится специальная хэш-функция, которая идентифицирует содержание документа.

На втором этапе автор документа шифрует содержание хэш-функции своим персональным закрытым ключом. При этом зашифрованная им хэш-функция помещается в сам документ, сохраняется и передается вместе с ним. Размер хэш-функции весьма незначителен, поэтому не происходит ощутимого увеличения размера документа.

При получении документа, адресат может убедиться в его подлинности. Для этого получатель строит собственный вариант хэш-функции полученного документа.

Далее расшифровывается хэш-функция, содержащаяся в документе, и происходит сравнение этих двух хэш-функций. Их совпадения является гарантией подлинности документа и его авторства. 

Как долго можно хранить подписанные электронные документы? 

Хранить подписанные электронные документы можно неограниченное количество времени.

Проблематика этого вопроса в том, что по истечению срока действия сертификата ключа подписи необходимо иметь доказательную базу, что в момент подписи сертификат был действителен и имел соответствующий 63-ФЗ статус: квалифицированный или нет.

Нормативно этот вопрос в нашей стране пока не регулируется. Для создания подобной доказательной базы могут использоваться различные методы.

Например, при прохождении документа через средства аттестованного Оператора электронного документооборота действительность подписи под документом проверяется, а сам факт прохождения и его дата фиксируются специальным документом с подписью Оператора. 

Какие правила безопасности нужно соблюдать при использовании электронной подписи? 

Правила безопасности, в целом, общие для всех видов электронной идентификации: 

• Хранить сертификат и закрытый ключ необходимо в месте, исключающем доступ посторонних (защищенный носитель, компьютер под паролем и т.д.);
• Использовать программное обеспечение, защищающее компьютер от несанкционированного доступа;
• Не передавать ключевой носитель и/или доступ к компьютеру посторонним лицам;
• Немедленно информировать удостоверяющий центр о факте компрометации ключа ЭП.

Можно ли проверить полномочия лица, подписавшего документ от имени организации электронной подписью?

Да, это возможно. Необходимо лишь посмотреть доступный всем пользователям сертификат владельца ЭП.

При получении ключей электронной подписи на сотрудника организации руководитель подтверждает должность и полномочия сотрудника (включая право подписи определенных категорий документов).

На основании этих данных в сертификате открытого ключа ЭП указывается должность и полномочия владельца электронной подписи. 

Что делать, если сотрудник, на которого был оформлен сертификат электронной подписи, уволился? 

В таком случае необходимо предоставить заявление на отзыв сертификата ключа подписи в Удостоверяющий центр, а также оформить заявку на получение нового сертификата. 

  Можно ли незаметно подделать текст электронного документа, который подписан ЭП? 

Нет. Это невозможно, так как в случае любой несанкционированной модификации проверка ЭП покажет, что документ был изменен. 

Что делать, если закрытый ключ ЭП утерян или оказался в руках неуполномоченного лица?

Это называется компрометацией ключа электронной подписи.

Первой задачей в такой ситуации является скорейшее уведомление Удостоверяющего центра о произошедшем для вывода скомпрометированного ключа из действия в системе.

С этого момента подпись теряет юридическую силу. После чего можно приступать к решению вопроса о получении нового сертификата ключа подписи.

Забыли пароль ЭП. Как восстановить ключ ЭП?

Если ключи хранились на сертифицированных носителях, то необходимо посмотреть в документации, прилагаемой к этим носителям о возможности разблокировки.

В остальных случаях необходимо получать новые в Удостоверяющем центре.

Для целей настоящего Федерального закона используются следующие основные понятия:

электронный документ — документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;

электронная цифровая подпись — реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе;

владелец сертификата ключа подписи — физическое лицо, на имя которого удостоверяющим центром выдан сертификат ключа подписи и которое владеет соответствующим закрытым ключом электронной цифровой подписи, позволяющим с помощью средств электронной цифровой подписи создавать свою электронную цифровую подпись в электронных документах (подписывать электронные документы);

средства электронной цифровой подписи — аппаратные и (или) программные средства, обеспечивающие реализацию хотя бы одной из следующих функций — создание электронной цифровой подписи в электронном документе с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи, подтверждение с использованием открытого ключа электронной цифровой подписи подлинности электронной цифровой подписи в электронном документе, создание закрытых и открытых ключей электронных цифровых подписей;

сертификат средств электронной цифровой подписи — документ на бумажном носителе, выданный в соответствии с правилами системы сертификации для подтверждения соответствия средств электронной цифровой подписи установленным требованиям;

закрытый ключ электронной цифровой подписи — уникальная последовательность символов, известная владельцу сертификата ключа подписи и предназначенная для создания в электронных документах электронной цифровой подписи с использованием средств электронной цифровой подписи;

открытый ключ электронной цифровой подписи — уникальная последовательность символов, соответствующая закрытому ключу электронной цифровой подписи, доступная любому пользователю информационной системы и предназначенная для подтверждения с использованием средств электронной цифровой подписи подлинности электронной цифровой подписи в электронном документе;

сертификат ключа подписи — документ на бумажном носителе или электронный документ с электронной цифровой подписью уполномоченного лица удостоверяющего центра, которые включают в себя открытый ключ электронной цифровой подписи и которые выдаются удостоверяющим центром участнику информационной системы для подтверждения подлинности электронной цифровой подписи и идентификации владельца сертификата ключа подписи;

подтверждение подлинности электронной цифровой подписи в электронном документе — положительный результат проверки соответствующим сертифицированным средством электронной цифровой подписи с использованием сертификата ключа подписи принадлежности электронной цифровой подписи в электронном документе владельцу сертификата ключа подписи и отсутствия искажений в подписанном данной электронной цифровой подписью электронном документе;

пользователь сертификата ключа подписи — физическое лицо, использующее полученные в удостоверяющем центре сведения о сертификате ключа подписи для проверки принадлежности электронной цифровой подписи владельцу сертификата ключа подписи;

информационная система общего пользования — информационная система, которая открыта для использования всеми физическими и юридическими лицами и в услугах которой этим лицам не может быть отказано;

корпоративная информационная система — информационная система, участниками которой может быть ограниченный круг лиц, определенный ее владельцем или соглашением участников этой информационной системы.

Разберёмся, в чем различия бумажного варианта документа, его отсканированной версии и документа, изначально созданного в электронной форме, затем сравним требования к ним и определим сферы применения.

Документ бумажный, электронный образ и электронный документ

Федеральный закон от 29.12.1994 № 77-ФЗ (редакция от 03.07.2016) «Об обязательном экземпляре документов» определяет документ как «Материальный носитель с зафиксированной на нём в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения».

Разделение документов на бумажные и электронные — не более чем разграничение по виду носителя, форме документирования и представления информации.

Понятие электронного документа закреплено Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ (редакция от 18.03.2019) «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» и звучит так:

«Электронный документ — документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах».

Таким образом, документ в электронном виде и изначально электронный документ — не одно и то же. В первом случае документ создается как бумажный и преобразуется в электронный документ, получается электронный образ документа. Во втором — изначально создаётся в форме электронного документа.

В электронном документообороте используются как образы документов, так и электронные документы. Но если для электронных образов в большинстве случаев можно использовать любой вид электронной подписи, то для электронных документов зачастую нужна усиленная квалифицированная электронная подпись.

Бумажные и электронные документы юридически равнозначны, если иное не установлено законом или договором. Исключения касаются только отдельных видов документов, к которым предъявляются повышенные требования к безопасности данных и условиям хранения.

Требования к документам в электронном виде

Требования к документам в электронном виде делятся на три категории и соблюдаются в порядке приоритетности:

1. Общие требования. Не отличаются от требований к документам в бумажном виде и в основном касаются формы и содержания.
2. Требования, предъявляемые к конкретному виду документов в электронном виде, в том числе электронным документам. Ключевые в этой категории — требования к электронной подписи. Именно она и соблюдение условий её применения делают документ юридически значимым.
3. Особые требования к конкретным документам в электронном виде, предъявляемые исходя из их назначения, условий создания, обработки, передачи и хранения. Эти требования всегда индивидуальны по отношению к категориям или видам документов. Они отражены в специальных нормативных актах или инструкциях.

Для каждого документа в электронном виде свои требования. Поэтому, когда вы собираетесь создать или передать документ, обращайтесь к требованиям, установленным конкретно для него.

Виды и применение электронных документов

Рассмотрим самые распространённые документы в практике документооборота компаний и индивидуальных предпринимателей.

Договоры, контракты, соглашения

Часть 2 статьи 434 ГК РФ разрешает заключение письменных договоров путём обмена электронными документами, в том числе с использованием сторонами сделки электронной почты. Обязательное требование — возможность достоверно установить, что документ, например экземпляр договора, исходит от стороны сделки.

Выполнить условие легко: договоритесь с контрагентом о заключении договора таким способом, составьте и подпишите договор с использованием электронной подписи. Аналогичным способом можно обмениваться протоколами разногласий и дополнительными соглашениями, вносить изменения в договоры и направлять претензии.

Первичные учётные документы

Требования к ним изложены в статье 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (редакция от 28.11.2018) «О бухгалтерском учёте». Специальные требования к счетам-фактурам — в статье 169 НК РФ.

Первичные документы могут быть бумажными или электронными, электронный первичный документ обязательно должен быть подписан электронной подписью. Но если законом или договором предусмотрено представление первичного документа в бумажном виде, он должен быть представлен именно на бумаге. Если бумажного документа нет, придётся его создать — распечатать соответствующий электронный документ. Это условие пока препятствует полному переходу на электронный документооборот: многие компании вынуждены дублировать документы полностью либо частично. Для обмена электронными счетами-фактурами и УПД, например, необходимо, обращаться к услугам оператора электронного документооборота. Также вести документооборот через оператора ЭДО целесообразно при больших объёмах документооборота — налаженная система сбережёт ваше время.

Выполнение всех требований к первичным учётным документам — это фактически выполнение требований ФНС. Упрощает задачу применение обязательных или рекомендованных налоговым органом форматов — формализованных электронных документов. Обязательные форматы утверждены для счёта-фактуры и универсального передаточного документа, в том числе корректировочных (Приказы ФНС № ММВ-7-15/155@, № ММВ-7-15/155@ и № ММВ-7-15/189@). Рекомендованные форматы есть для акта приёмки работ и документа о передаче товаров (Приказы ФНС № ММВ-7-10/552@ и № ММВ-7-10/551@) — можно применять их или разработать свой формат.

Отчётность

Всю налоговую и бухгалтерскую отчётность можно представлять в электронной форме. Обязательное условие для сдачи электронной отчетности — подписание документов усиленной квалифицированной электронной подписью. Передавать отчётность в электронном виде можно через оператора ЭДО или через официальный сайт ФНС.

Документы для подачи в суд

Любые процессуальные документы можно подавать в суд в электронном виде, в том числе в форме электронного документа. Для электронной подачи документов в арбитражные суды используется сервис «Мой арбитр», в суды общей юрисдикции — личный кабинет пользователя в разделе «Подача процессуальных документов в электронном виде» официального сайта суда на портале ГАС «Правосудие». Электронный образ документа можно заверить простой электронной подписью, электронный документ подписывается только усиленной квалифицированной электронной подписью.

Обращения в государственные органы

Большинство ведомств уже поддерживают онлайн-обмен документами и обращениями через сайты и личные кабинеты пользователей. Чтобы обратиться в государственный орган через интернет или направить электронный документ, зайдите на официальный сайт нужного ведомства, найдите раздел для обращений или направления отчётности в электронном виде и воспользуйтесь указанной информацией.

Юридическая значимость электронной переписки

Несколько иначе, чем электронные документы, подписанные ЭП надлежащего вида, выглядит обмен письмами или сообщениями посредством электронной почты, мессенджеров или СМС-сообщений. В этих случаях, как правило, не используется привычная электронная подпись. Что тогда служит средством идентификации — интересный вопрос, прежде всего, с позиции судебной практики.

Электронную переписку, где не используется усиленная электронная подпись, можно приравнять к обороту документов с применением простой электронной подписи. В данном случае это не противоречит правилам и нормам. Но необходимость идентификации отправителя и получателя в случае спора обязательно возникнет.

В процессе идентификации отправителей и получателей писем и сообщений, возможно, потребуется определить:

• кто составил документ;
• кто, в какое время и откуда его направил;
• кто, в какое время и где получил;
• применялся ли полученный документ, какой юридический характер и значимые последствия он имел.

Дать ответы на эти вопросы и подтвердить их доказательствами бывает непросто.

Если адреса электронной почты указаны в договоре с контрагентом и при этом чётко определён порядок обмена документами, проблем обычно не возникает. Идентифицировать СМС-отправления можно посредством сотового оператора. Сообщения в чатах и мессенджерах — через техподдержку соответствующей платформы. Но проблемы могут возникнуть, если придется оспаривать факт личного отправления. Ведь не исключено, что доступ к логину, паролю, устройству и сим-карте может получить третье лицо.

В 2016 году арбитражный суд Санкт-Петербурга и Ленинградской области рассматривал дело №А56-95953/2015, где фигурировали СМС-уведомления. Истец судился со Сбербанком относительно несанкционированного вывода со счёта истца денежных средств на сумму более 6 миллионов рублей. Для операций использовались платёжные поручения, подготовленные в информационной системе банка и подписанные сгенерированными одноразовыми кодами (паролями), которые направлялись на телефон истца и при вводе в подтверждение операции означали подписание документа простой ЭП. Суд отказал в удовлетворении исковых требований, сославшись на то, что истец, хотя, возможно, и не был причастен к операциям, не обеспечил недоступность средств идентификации.

Изложенная позиция суда наглядно показывает, что фактически к электронной переписке, где используются средства идентификации, отличные от электронной подписи, применяются аналогичные с ЭП требования. Получение и ввод кода из СМС для подтверждения действий — аналог использования простой электронной подписи.

Подведём итог

Любые документы можно передавать в электронном виде, к тому же практически все они в таком виде создаются изначально, но важно соблюдать требования. Главное в передаче документов в электронном виде или электронных документов — проверить, выполнены ли технические требования и требования к виду электронной подписи. Не стоит забывать также о правильности формы и содержания документа.

Второй момент — целесообразность перехода на ЭДО, станет ли документооборот проще, быстрее, надёжнее и экономичнее. Ради передачи нескольких документов в год нет смысла тратиться на организацию электронного документооборота. Но если объём документооборота большой, расходы на печать и доставку бумажных документов превышают потенциальные затраты на электронный документооборот, выгоднее перейти на ЭДО. Использование системы электронного документооборота поможет существенно сэкономить и упростить работу.

Эта статья была полезной?

Подключиться

Чтобы подключиться к электронному документообороту, заполните заявку вручную или загрузите сертификат ЭП

Электронный документооборот — это обмен документами через интернет. Организовать его можно по-разному. Например, договориться с контрагентом и обмениваться документами через email. Этот вариант прост в исполнении, но у него есть минусы:

• файлы  могут быть перехвачены сторонними лицами или утеряны;
• сам документооборот не защищен от мошенничества;
• счета-фактуры, переданные таким образом, не будут признаны госорганами.

Второй способ — обмен документами через систему ЭДО, например Контур.Диадок. В этом случае процесс схож с отправкой письма по той же электронной почте, только документы будут юридически значимыми. Схема такова:

• пользователь переходит в раздел «Документы» и нажимает «+ Новый документ»;
• загружает документы с компьютера или создает в редакторе;
• нажимает «Подписать и отправить».

После этого Диадок проверяет, действует ли сертификат электронной подписи, о которой поговорим ниже, и соответствует ли документ формату. Этот процесс занимает секунду — затем файл уходит получателю. Пользователь же видит его в исходящих.

В результате такого обмена у пользователя ЭДО и его контрагента остается документ с подписью обеих сторон. Так можно проводить и закрывать сделки, заключать договоры, согласовывать акты выполненных работ или услуг. Причем каждая операция требует всего пару кликов, а доставка занимает считаные секунды. 

Технология электронного документооборота позволяет не только отправлять и получать документы. В системе ЭДО можно:

• хранить их в единой базе;
• находить нужные файлы и выгружать их на компьютер;
• видеть текущий статус каждого документа: подписан ли он, проходит согласование или вовсе отклонен;
• ограничивать доступ работников к информации;
• работать с электронной документацией с любого устройства.

Основное назначение электронного документооборота — упростить жизнь сотрудникам компании и ее руководителям. Ведь ЭДО позволяет забыть о кипах бумаг на столах, бесконечном поиске в архиве, регулярных потерях и порче актов и накладных. Главное — автоматизация.

Внедрение ЭДО — это прямая помощь бизнесу, потому что онлайн-документооборот:

• сокращает издержки на бумагу, канцелярские принадлежности, печать, доставку;
• ускоряет рабочие процессы: согласование, подписание, получение закрывающих документов;
• снижает влияние человеческого фактора, что сводит число ошибок к минимуму.

О том, что такое электронный документооборот и зачем он бизнесу, подробно рассказано в видео от Контур.Эльбы.

Рассмотрим несколько основных понятий электронного документооборота подробнее.

Кажется, что в обмене электронными документами в сервисе ЭДО задействованы только сами компании, которым нужно подписать накладную или акт. Но это не так. На самом деле в этом процессе участвуют четыре стороны:

• Участники ЭДО. Это сами пользователи системы ЭДО, которые и ведут документооборот. В сервисе они работают с документами, визируют их электронной подписью, отправляют и получают файлы.
• Оператор ЭДО. Это коммерческая организация, которая разрабатывает и обеспечивает работу системы ЭДО, гарантирует безопасную передачу данных и юридическую значимость счетов-фактур. К операторам законодательно установлены серьезные требования, а ФНС и Минцифры контролируют их деятельность. Оператор системы ЭДО Диадок — СКБ Контур.
• Удостоверяющий центр. Это организация, которая имеет право выпускать сертификаты электронной подписи. Например, получить подпись можно в УЦ Контура. Он аккредитован Минцифры и входит в сеть доверенных центров ФНС, ПФР, ФСС и Росстата.
• Государственные органы. Они выдают аккредитации операторам ЭДО, курируют их работу, разрабатывают законодательные нормы для онлайн-документооборота.

Понятие системы электронного документооборота шире, чем выглядит на первый взгляд. Но все, что нужно пользователю Диадока — получить электронную подпись, подключиться к сервису и начать обмен юридически значимыми документами. Решение остальных вопросов оператор берет на себя.

Одним из базовых понятий в ЭДО является электронный документ. По своей юридической значимости он ничем не отличается от бумажного, но существует в виде файла на компьютере или в системе ЭДО. 

Среди особенностей электронных документов:

• Сразу создаются в таком виде на компьютере или сервисе ЭДО. То есть обычный скан бумажного счета не будет считаться электронным документом, его нельзя представить в госорганы или суд.
• Имеют персональную метку — электронную подпись.
• Передаются мгновенно на любые расстояния.

В Диадоке можно передавать любые виды электронных документов. Они бывают формализованные, частично формализованные и неформализованные.

Передавать онлайн по закону нельзя лишь короткий перечень документов:

• приказ об увольнении;
• акт о несчастных случаях на производстве;
• журнал инструктажей по охране труда;
• переводной и простой вексель.

Зато все чаще документы становятся обязательными для оформления в электронном виде. В нем уже сдается часть бухгалтерской и налоговой отчетности, декларации по НДС и другие отчеты. Документацией в цифровом виде обмениваются участники государственных торгов, а также компании, работающие с маркированными и прослеживаемыми товарами.

Документ всегда можно идентифицировать по реквизитам: сведениям об адресанте и адресате, названию, дате, подписи. Это «опознание» подтверждает: информация, которая содержится в документе, правдива. Значит, документ может использоваться в качестве доказательства сделки или другой договоренности между сторонами, в том числе для контролирующих госорганов и в суде.

У электронного документа тоже есть реквизиты, а юридическую силу он получает только после подписания. В технологии работы системы электронного документооборота применяются электронные подписи (ЭП). Они подтверждают, что документы юридически значимы, а сделки — законны.

Поэтому при переходе компании на онлайн-документооборот руководителю и тем сотрудникам, которые будут подписывать документы, необходимо получить сертификат электронной подписи. Какие функции выполняет ЭП:

• визирует документ;
• позволяет проверить авторство подписи;
• гарантирует, что после подписания документ не изменялся.

Достоверность самой подписи подтверждает оператор ЭДО, который отвечает за информационные технологии электронного документооборота. 
Виды ЭП обозначены в № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Квалифицированная электронная подпись — КЭП 

Эта самая защищенная ЭП. Она сразу равнозначна собственноручной подписи: контрагент примет подписанный ею документ без дополнительных соглашений. Ей можно заверять любые документы, в том числе для налоговой, торговых онлайн-площадок, судов. Технология КЭП контролируется ФСБ, а получить подпись можно только в аккредитованном Минцифры удостоверяющем центре — например  УЦ Контура.  

Неквалифицированная электронная подпись — НЭП

Для создания НЭП так же, как и для КЭП, используются криптографические алгоритмы. Однако защита у этой подписи ниже, поскольку ее выпускают все удостоверяющие центры, даже неаккредитованные. Поэтому для признания ее силы контрагенты подписывают особое соглашение.

Простая электронная подпись — ПЭП

Эта ЭП подтверждает лишь тот факт, что оставлена конкретным человеком. ПЭП — это СМС-коды от банков и связки «логин-пароль» в личных кабинетах различных сервисов. Документы, подписанные ПЭП, не принимаются госорганами. Но вести дела с партнерами и клиентами с ней можно — если предварительно договориться об этом.

Технологии управления электронным документооборотом позволяют завизировать той или иной электронной подписью файлы любых форматов. В Диадоке в основном используется КЭП, она визуализирована: на документе проставляется синий штамп, в котором заключены сведения об операторе и сертификате электронной подписи.

В зависимости от назначения системы электронного документооборота бывает:

• Внутренний ЭДО. Это обмен документами внутри компании между сотрудниками и руководителями. 
• Внешний ЭДО. Это обмен документами с контрагентами или с государством.

Виды онлайн-документооборота также делят в соответствии со сферой применения. Для бухгалтерских документов — бухгалтерский ЭДО, для кадровых — кадровый. Существуют складской, технологический электронный документооборот и другие.

Посмотрите видео, чтобы узнать, как происходит отправка электронных документов в Диадоке.

Познакомиться ближе и разобраться в компьютерных технологиях электронного документооборота и работе сервиса поможет бесплатный онлайн-курс от Диадока. Также полезная информация есть:

• в справочной Диадока;
• в руководстве пользователя.

С вопросами в любое время можно обратиться и в Центр поддержки, ссылка на который находится внизу страницы. 

В настоящее время работодатели активно внедряют кадровый электронный документооборот (сокращенно – КЭДО). К сожалению, при этом уже сформировались некоторые негативные тенденции. В первую очередь они связаны с формальным подходом к его внедрению.

Чаще всего компании начинают организацию КЭДО с выбора поставщика (оператора) информационной системы. В то время как первоначально нужно освоить правовые основы такого способа взаимодействия с работником.

В рамках КЭДО электронный документ нужен для реализации трудовых прав и обязанностей работника и работодателя в качестве сторон трудового договора. Это происходит через документы, которые создают в рамках электронного документооборота, а не только благодаря оформлению хозяйственных операций. Например, как в информационных системах, которые применяют для ведения бухгалтерского учета.

В статье мы рассмотрим «электронный документ» как базовое понятие электронного документооборота (кратко – ЭДО), выделим его отличительные признаки от иных документов в электронном виде и дадим определение электронному документу в трудовых отношениях с учетом судебной практики по внедрению и ведению ЭДО в компании.

 

Понятие электронного документа: закон

Документ – это материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать. Он предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения (ст. 1 Федерального закона от 29.12.1994 № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов»).

Электронный документ – это документированная информация, которая представлена в электронной форме: то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также – для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах (ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»).

Подобное понятие электронного документа устанавливал и ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (раздел 3). По нему, электронный документ – это документ, информация которого представлена в электронной форме (п. 10). При этом документированная информация – это структурированная информация, которая зафиксирована на носителе (п. 11).

Таким образом, разделение документов на бумажные и электронные — это разграничение документированной информации по виду носителя, форме документирования и представления информации.

Исходя из указанных норм закона, понятие «электронный документ» имеет достаточно широкое толкование. Законодатель сформулировал его исключительно через способ создания и возможность использования посредством электронно-вычислительной техники.

При этом, исходя из терминов, которые установлены в нормативных актах, можно выделить важные признаки электронного документа:

• информация документируется в электронной форме;

• она может передаваться по информационно-телекоммуникационным сетям;

• она вправе обрабатываться в информационных системах.

Важно! Не используйте определение «электронный документ» при внедрении ЭДО. Не все электронные документы создают правовые последствия. Так, скан-копия бумажного документа формально попадет под это понятие. Однако, она не наделена юридической силой. Источником установления и реализации прав и обязанностей может быть только сам бумажный документ, а не его копия.

Требования к электронным образам документов: судебная практика

Верховный Суд Российской Федерации ввел такое понятие как «документ в электронном виде», который в свою очередь может быть электронным образом документа или электронным документом (ПП ВС РФ от 26.12.2017 № 57 «О некоторых вопросах применения законодательства, регулирующего использование документов в электронном виде в деятельности судов общей юрисдикции и арбитражных судов, далее – ПП ВС РФ № 57).

Верховный Суд Российской Федерации при определении понятия «электронный документ» уходит от его исключительно технической составляющей, которую использует законодатель. Он рассматривает электронный документ не только с точки зрения способа создания (его электронной формы), но и вводит обязательный реквизит, который должен в нем содержаться, – электронную подпись.

Исходя из терминов, которые сформулировал Верховный Суд Российской Федерации, признаками электронного документа являются:

• электронная форма создания,

• отсутствие предварительного создания на бумажном носителе;

• подписание электронной подписи в установленном законом порядке.

Совет При внедрении ЭДО используйте терминологию, которая установлена ВС РФ. Его подход связан с юридической силой документа (способностью порождать правовые последствия) и его юридической значимостью (возможностью служить доказательством совершения действий определенным лицом, а также – воли и инициативы на совершение указанных в нем действий).

 

Обратите внимание! Электронная подпись как реквизит документа позволяет идентифицировать человека, его подписавшего. По своей правовой природе она служит выражением воли лица, который создал электронный документ: на установление, изменение или прекращение прав и обязанностей. Форматы электронных документов устанавливают с учетом требований ФНС России.

Разделение документов в электронном виде свидетельствует о необходимости различать образ документа (иначе говоря, его копию) от непосредственно электронного документа. В том числе это важно для различной организации взаимодействия между работником и работодателем с использованием, как электронных документов, так и их скан-копий. Следовательно, электронный образ документа не равнозначен электронному документу. Отличия мы указали в сравнительной таблице.

Отличия электронного образа документа от электронного документа

Электронный документ	Электронный образ документа
Форма
Изначально создается в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе	Переводится в электронную форму с помощью средств сканирования документа
Способ подписания
Подписывается электронной подписью	Может быть предъявлено требование по заверению электронных образов электронной подписью
Субъект и значение электронной подписи
Электронная подпись идентифицирует лицо, создающее электронный документ, и выражает волю подписанта на установление, изменение или прекращение прав и обязанностей	Электронная подпись идентифицирует лицо, создавшее электронный образ, но не содержит воли лица именно на установление, изменение или прекращение прав и обязанностей, а служит средством только подлинности (тождественности) электронного образа документа и оригинала документа
Юридическая сила
Электронный документ, подписанный электронной подписью в установленном законом порядке, равнозначен документу на бумажном носителе	Электронный образ не заменяет собой оригинал документа, даже в случае заверения этого документа электронной подписью
Подписанты
Электронный документ можно от имени работодателя подписывать только тем лицом, которое наделено полномочиями на издание соответствующих видов документов	Лицо, создающее электронный образ документа, должно быть уполномочено на заверение электронных образов (копий) документов, но может не иметь обладать полномочиями по созданию оригиналов документов

Понятие и суть электронных документов: ТК РФ

Понятие «электронный документ» также закреплено в Трудовом кодексе (ст. 22.1) с учетом применения в области трудовых отношений.

«Электронный документооборот в сфере трудовых отношений» – создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником (или лицом, поступающим на работу) документов, связанных с работой, и оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе. Исключение – некоторые случаи в статьях 22.1, 22.2 и 22.3 Трудового кодекса (ст. 22.1 ТК РФ).

Оформить электронный документ можно на бумажном носителе и (или) – ознакомить с ними работника (лица, поступающего на работу) в письменной форме, в том числе под роспись (за исключением документов ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ).

Следовательно, термин «электронный документ» как вид документа в трудовых отношениях имеет следующие признаки:

• должен быть связан с работой;

• создается, подписывается, используется и храниться в электронном виде;

• не требует предварительного дублирования на бумажном носителе;

• имеет специальный субъектный состав лиц, создающих, подписывающих, использующих или хранящих документы (работник, работодатель или лицо, поступающее на работу).

Определение Трудового кодекса «электронный документ в рамках трудовых отношений» в целом соответствует подходу Верховного Суда Российской Федерации. Оно также позволяет разделить документы в электронном виде на электронный документы и электронные образы документов.

Когда использовать простую электронную подпись в электронном документообороте, и что делать, если ваши сотрудники против ЭДО, узнайте на нашем сайте.

Использование электронных документов: локальные акты компании

Закрепите на уровне локального нормативного акта, который регулирует кадровый электронный документооборот или электронное взаимодействие в вашей компании, определение терминов:

• «документы в электронном виде» (отнесите к ним электронные документы и электронные образы документов);

• «электронный документ» исходя из определения, предложенного ВС РФ (документ, который создан в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе и подписан электронной подписью в порядке, установленном законодательством Российской Федерации);

• «электронный образ документа», «электронная копия документа» исходя из определения, предложенного ВС РФ (копия документа, которая изготовлена на бумажном носителе, переведена в электронную форму с помощью средств сканирования и заверена электронной подписью в порядке, установленном законодательством Российской Федерации);

• «кадровый электронный документ» или «электронный документ в трудовых отношениях» (документ, который связан с работой, создан, используется и хранится работником, работодателем (или лицом, поступающим на работу) в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе и подписан электронной подписью в порядке, установленном законодательством Российской Федерации).

Таким образом вы достигнете:

• исключения конфликтных ситуаций в связи с различным толкованием определений электронного документа, которое встречается в законодательстве и судебной практике;

• разграничения юридической силы электронных документов (официальных документов) и электронных образов документов (электронных копий, скан-копий) в связи с их различной юридической значимостью;

• упорядочивания электронного взаимодействия с дистанционным сотрудником и электронного взаимодействия со стационарным работником без внедрения электронного документооборота.

Сделать это можно самостоятельно либо – обратиться за помощью к профессионалам.

Материал подготовила Людмила Лучкина, руководитель направления судебной практики, партнер компании «Митрофанова и Партнеры»