Главная / Услуги / Что такое реквизиты документа? Объясняем с примерами
Что такое реквизиты документа? Объясняем с примерами
Реквизиты документа — это его обязательные элементы, без которых он является неполным или некорректно оформленным. Любой официальный документ — это определенная совокупность информационных элементов, данных и сведений. Порядок и правила составления бумаг такого рода определяется на законодательном уровне.
Что такое реквизиты и зачем они нужны в документе
Мы уже определили, что такое реквизиты документа — это элементы визуального оформления деловой и официальной документации, которые утверждены на государственном, региональном, местном уровнях либо регламентированы локально (на уровне организации, предприятия).
Эти элементы наделяют документацию юридической силой. И если при составлении официальной бумаги допущена ошибка либо важный элемент отсутствует вовсе, то, скорее всего, ее признают ничтожной.
Делаем вывод, что реквизит — это обязательный элемент оформления деловой бумаги. Чиновники разработали специальный стандарт — ГОСТ Р 7.0.97-2016. Этот нормативно-правовой акт систематизирует и устанавливает правила применения реквизитов. Стандарт вступил в силу с 01.07.2018.
Применение правил ГОСТа не является обязательным, то есть носит рекомендательный характер.
Виды реквизитов деловой документации
Элементы оформления представляют собой некие информационные структуры или блоки, которые детально характеризуют назначение документа и позволяют определить следующую информацию:
- Кто является составителем официальной бумаги: наименование, адрес (фактический, юридический, ИНН, КПП, ОГРН и прочее).
- К какому виду отнести конкретную бумагу: счет, платежное поручение, приказ, распоряжение, уведомление, инструкция, план мероприятий и прочее.
- Кто утвердил, согласовал и подписал ее: реквизиты позволяют получить сведения об органе, должности или объекте, являющемся инициатором распоряжения.
Все реквизиты разделим на две группы: постоянные и переменные:
- К постоянным следует относить те элементы, которые используются для типовых бланков и формуляров. Фирменный бланк организации — утвержденная унифицированная форма конкретного предприятия.
- Переменные элементы — это те сведения, которые указываются на типовом бланке и позволяют идентифицировать его содержание.
Другой вид группировки разделяет состав реквизитов документов на основные и дополнительные сведения:
- Основные — это те данные, которые определяют юридический статус бумаги. Без основных элементов она утрачивает юридическую силу и признается ничтожной.
- Дополнительные — это информация, которая детализирует основные. Указывать такие данные не обязательно, бумага не потеряет своего статуса. Но они позволяют конкретизировать ситуацию.
Ключевые элементы первички
Первичкой, или первичной документацией, называют особый тип финансовых бумаг, которые обязательны в бухгалтерском учете. Ключевое назначение первички — это фактическое подтверждение совершенной хозяйственной операции и(или) факта хозяйственной деятельности экономического субъекта.
Это:
- Наименование бланка или унифицированной формы.
- Дата составления.
- Наименование субъекта, который составил первичку.
- Содержание операции, оформляемой первичкой.
- Единица, в которой следует выражать хозяйственную операцию (натуральные или денежные величины).
- Должности, Ф.И.О. лиц, которые уполномочены на совершение данных операций, ответственных за оформление.
- Подписи ответственных, уполномоченных лиц.
При отсутствии обязательной информации в первичке бумага признается недействительной.
Примеры реквизитов
Как мы отметили выше, с 01.07.2018 вступил в силу новый национальный стандарт, который установил ключевые требования и правила к составлению деловой документации. Пункт 4 этого ГОСТа устанавливает действующие реквизиты документов (с примерами), и их коды:
Пункт 5 ГОСТа Р 7.0.97-2016 регламентирует правила оформления реквизитов документации, причем чиновники предусмотрели наглядные примеры оформления деловых бумаг.
Несмотря на то, что применение этого ГОСТа, как и прочих национальных стандартов делопроизводства РФ, является добровольным, но всё же стоит к нему обращаться. Правильно расположенные и корректно прописанные реквизиты улучшают деловую репутацию компании.
Рассмотрим те элементы, которые используются при составлении писем, распоряжений, первичных учетных и иных формуляров обычными коммерческими организациями.
| Реквизит | Где располагается | Как оформляется |
|---|---|---|
| Герб (Гербы Российской Федерации, субъекта, муниципального образования РФ) | по середине верхнего поля, над реквизитами организации, на расстоянии 10 мм от верхнего листа | Бланки с Государственным гербом РФ изготавливают только полиграфические предприятия |
| Эмблема организации | аналогично гербу | Разрабатывается и утверждается распорядительным документом |
| Товарный знак | в верхнем поле по середине или слева на уровне наименования организации | Товарный знак должен быть зарегистрирован в установленном порядке, а его использование прописано в уставе организации |
| Наименование организации | в верхнем поле по середине или слева | Должно соответствовать наименованию, отраженному в уставе |
| Справочные данные об организации | под наименованием компании | Текст включает: почтовый адрес, номер телефона, факса, электронной почты, адрес сайта, коды ОКПО, ОГРН, ИНН, КПП |
| Наименование вида документа | под реквизитами автора (наименования организации) | не указывается при составлении служебных и деловых писем |
| Дата | в поле под наименованием вида, при его отсутствии – под справочными данными организации | Записывается в последовательности: дата, месяц, год
должна соответствовать дате подписания, допускается оформление: арабскими цифрами с разделением точками: 01.01.2020 словесно-цифровым способом: 1 января 2020 г. |
| Регистрационный номер | на одном уровне с датой | Цифровой или буквенно-цифровой идентификатор. Порядок его формирования устанавливается в соответствии с внутренней системой классификации |
| Место составления | в поле под датой и номером | Должен содержать сведения о территориально-административной единице
указывается во всех документах кроме служебных и деловых писем |
| Гриф ограничения доступа | в правом верхнем углу первого листа | Проставляется в соответствии с локально-нормативными документами. Может содержать, например, отметки:
“Коммерческая тайна” “Для служебного пользования” “Конфиденциально” |
| Адресат (получатель) | в верхней правой части или справа под реквизитами бланка | Используется при составлении служебных или деловых писем, докладных, служебных записок и т.п. и включает:
наименование организации, должность и ФИО должностного лица |
| Текст документа | располагается под всеми вышеперечисленными элементами | Составляется на русском языке |
| Подпись | под текстом | Включает наименование должности подписанта, саму подпись и ФИО подписанта:
Директор Иванов Иванов И.И. |
| Печать | рядом с подписью | Не затрагивая подпись должностного лица, в месте, обозначенном “МП” |
Об авторе статьи
- Наталья Евдокимова
- Бухгалтер-эксперт, опыт практической работы — более 15 лет.
Автор статей в интернет-СМИ по бухгалтерии, налогам, кадровым вопросам.
Последние публикации автора
Законы все время меняются, но мы стараемся поддерживать статью в актуальном состоянии. Если вы увидите неактуальную информацию, пишите в комментарии — это поможет редакции быстрее обновить статью.
Подписывайтесь на нас в социальных сетях, чтобы не пропустить важное: 
Популярные материалы:
04.09.2019
03.09.2019
02.09.2019
РЕКВИЗИТ ДОКУМЕНТА
- РЕКВИЗИТ ДОКУМЕНТА
- (лат. requisitum — требуемое, необходимое) — обязательные данные, установленные законом или положениями для документов; отсутствие в документе хотя бы одного из реквизитов лишает его держателя возможности использовать документ для предназначенной цели. Различают постоянный и переменный реквизиты документа. Постоянный реквизит документа фиксируется на бланке в процессе его изготовления; переменный реквизит документа фиксируется на бланке в процессе его заполнения.
Профессиональное образование. Словарь. Ключевые понятия, термины, актуальная лексика. — М.: НМЦ СПО.
.
1999.
Смотреть что такое «РЕКВИЗИТ ДОКУМЕНТА» в других словарях:
-
Реквизит документа — обязательный элемент оформления документа;… Источник: Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76) …Реквизит документа: элемент … Официальная терминология
-
реквизит документа — Обязательный для данного класса документов справочный атрибут. [ГОСТ Р 52292 2004] реквизит документа Обязательный элемент оформления официального документа. [ГОСТ Р 51141 98] Тематики делопроизводство и архивное делоэлектронный обмен информацией … Справочник технического переводчика
-
реквизит документа — 3.1.1 реквизит документа: Элемент оформления документа, содержащий о нем сведения. Примечание Как правило, реквизит состоит из атрибутов (составной реквизит). Источник: ГОСТ 2.104 2006: Единая система конструкторской документации. Основные… … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации
-
РЕКВИЗИТ ДОКУМЕНТА — 1) согласно ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – обязательный элемент оформления официального документа; 2) согласно ГОСТ 2.104–2006 ЕСКД «Основные надписи» – элемент оформления документа, содержащий о нем… … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях
-
реквизит документа — делопр. обязательный информационный элемент (автор, дата и т.п.), присущий тому или иному виду письменного документа … Краткий словарь терминов из области делопроизводства
-
РЕКВИЗИТ — [лат. requisitum требуемое, необходимое] 1) театр. совокупность предметов (подлинных или бутафорских), используемых в театральном представлении, на киносъемках; 2) реквизиты обязательные данные, установленные законом или положениями для… … Словарь иностранных слов русского языка
-
РЕКВИЗИТ — РЕКВИЗИТ, реквизита, муж. (от лат. requisitum потребность). 1. Совокупность настоящих, не бутафорских предметов, необходимых для театральной постановки (театр.). 2. Совокупность формальных элементов в составе сделки или документа, отсутствие… … Толковый словарь Ушакова
-
реквизит — РЕКВИЗИТ1, а, м Совокупность предметов (подлинных или имитирующих подлинные), используемых актерами во время представления или во время киносъемки. Средневековый театр использовал разнообразный реквизит: подлинные и искусственные деревья, плоды,… … Толковый словарь русских существительных
-
реквизит — а; м. [от лат. requisitum необходимое] 1. Театр., кино. Совокупность вещей (подлинных или бутафорских), необходимых актёру по ходу представления или киносъёмки. Театральный р. Подготовить р. для спектакля. 2. мн.: реквизиты, ов. Юрид. Формальные… … Энциклопедический словарь
-
Реквизит — Эта статья предлагается к удалению. Пояснение причин и соответствующее обсуждение вы можете найти на странице Википедия:К удалению/9 ноября 2012. Пока процесс обсуждения … Википедия
Что такое реквизиты — их назначение и виды (реквизиты документа, банковской карты, организации)
Здравствуйте, уважаемые читатели блога KtoNaNovenkogo.ru. В повседневной жизни и в рабочей деятельности мы часто сталкиваемся с необходимостью указания реквизитов. О том, что это такое, в общих чертах знают все.
В этой статье мы разберем данный вопрос немного подробней. Определим, что такое реквизиты, для чего их нужно указывать в документах, и какие их виды бывают.
Реквизиты – это…
Слово это имеет несколько значений. Суть термина понятна из его перевода с латинского (requisitum), что означает «требуемое», «необходимое». Т.е. реквизит – это то, без чего нельзя обойтись.
Толкование термина зависит от сферы, в которой он применяется.
Например, бутафорский реквизит – это вещи, предметы, без которых нельзя представить обстановку, в которой развертывается театральное или иное зрелищное представление.
Бутафорский реквизит может быть реальным предметом или искусно изготовленным муляжом (бутафорский пистолет, шпага и т.д.).
Совсем иное толкование термина – в деловой сфере. Здесь под реквизитом понимают совокупность сведений, позволяющих идентифицировать какой-либо объект.
Например, такой документ, как паспорт гражданина, идентифицируется посредством номера, серии, даты и места его выдачи, т.е. его реквизитами.
Вывод: реквизиты – это данные, позволяющие идентифицировать какой-либо документ или юридическое лицо.
Реквизиты в делопроизводстве – это элементы оформления документа. Отсутствие какого-либо реквизита в документе может повлечь его недействительность.
Реквизиты документов в делопроизводстве
В 2017 году в действие введен ГОСТ (что это такое?) Р 7.0.97-2016 (на смену ГОСТ 6.30-2003). Этот государственный стандарт прописывает, что является реквизитами для организационно-распорядительной документации в РФ.
Пояснение: к организационной документации относятся документы, фиксирующие решения организационных вопросов при управлении государством, субъектами РФ (что это такое?), предприятиями (что это?) и организациями (независимо от формы собственности).
Общий перечень реквизитов документов и их классификационные коды – на скрине ниже:
Если говорить проще, то документ должен состоять из 3 блоков:
- Сведения о составителе документа;
- Тело документа (наименование, например, счет-фактура, приказ и т.д. + текст документа);
- Сведения о дальнейшей судьбе документа (например, вынесение резолюции, направление документа получателю, направление документа в работу, в архив).
Прочитать о том, как должны быть прописаны и указаны все вышеперечисленные реквизиты, можно из официального источника по этой ссылке.
Основными реквизитами, идентифицирующими документ, являются:
- наименование;
- дата и место составления;
- регистрационный номер.
Именно эти реквизиты являются уникальными для каждого конкретного документа.
Поэтому при необходимости нет нужды прилагать копию документа, достаточно указать ссылку на него. Например: «Квартира принадлежит Иванову В.В. на основании свидетельства о собственности серия …, номер …, выданный … 30.08. 2015 г.».
Реквизиты организации
В нашей стране сотни тысяч организаций. Каждая из них представляет либо юридическое лицо, либо ИП. Юр.лица РФ зарегистрированы в едином государственном реестре юридических лиц (ЕГРЮЛ), а ИП – в едином государственном реестре ИП (ЕГРИП).
Для идентификации юр.лиц и ИП были созданы специальные классификаторы, коды которых им и присваиваются.
Таким образом, у каждой организации – определенный перечень реквизитов. В совокупности они уникальны.
Перечень реквизитов организации:
- полное наименование с указанием правовой формы, например, общество с ограниченной ответственностью «Алые паруса». Наименование должно быть прописано именно в таком виде, в каком оно зафиксировано в учредительных документах;
- сокращенное наименование (обычно это относится к правовой форме, иногда – к названию фирмы). Например, ООО «Алые паруса»;
- юридический адрес – адрес, где зарегистрирована компания, согласно учредительным документам;
- фактический адрес – адрес, где фирма располагается по факту на момент составления документа;
- ФИО руководителя компании (не обязательный);
- ИНН (идентификационный номер налогоплательщика), присваивается организации при постановке на учет в ИФНС (инспекции федеральной налоговой службы);
- КПП (код причины постановки на учет), может быть не уникальным, только связка «КПП + ИНН» является идентифицирующей;
- ОГРН (основной государственный номер), под этим номером юр.лицо вносится в ЕГРЮЛ;
- ОКВЭД (общероссийский классификатор видов экономической деятельности), номер присваивается исходя из видов деятельности, указанных в учредительных документах;
- ОКПО (общероссийский классификатор предприятий и организаций), присваивается в органами статистики в зависимости от рода деятельности юр.лица;
- ОКАТО (общероссийский классификатор административно-территориального деления);
- банковские реквизиты (подробней о них – в следующем разделе статьи).
Таким образом, если известны все реквизиты какой-либо компании, то, можно считать, что об этой организации известно все: от даты ее регистрации и местонахождения до экономического состояния на текущий момент времени.
Банковские реквизиты
Банк – это организация (юридическое лицо), занимающееся финансово-кредитными операциями. Ключевое слово здесь (в контексте этой статьи) – «организация».
Следовательно, банковские реквизиты – это сведения, позволяющие идентифицировать конкретный банк.
Перечень реквизитов банка соответствует перечню любой организации в РФ. Особенностью такого перечня банковских компаний является наличие дополнительных сведений:
- корреспондентский счет (необходим для взаиморасчетов между банками);
- БИК – банковский идентификационный код, присваивается Центральным Банком РФ.
Для примера – реквизиты ПАО Сбербанк (взяты с официального сайта Сбербанка):
Региональные отделения Сбербанка имеют иные номера корреспондентских счетов.
Как пример всего вышесказанного – реквизиты реально существующей компании (взяты в свободном доступе в интернете):
Практически каждая организация имеет свой банковский счет (расчетный счет, их может быть несколько). Поэтому при указании реквизитов юридического лица указываются и его банковские данные, т.е.:
- номер расчетного счета;
- наименование банка, где открыт этот счет, его номер (если это подразделение банка) и город;
- БИК банка;
- кор.счет банка.
Реквизиты карты
Реквизиты банковской карты:
Кроме этой информации, к реквизитам банковской карты относится номер расчетного счета, к которой «привязана» конкретная карта. Номер этого счета зафиксирован в документе, который выдается клиенту банка при активации его карты. Эта информация нужна для перевода денежных средств на карту от юридических лиц.
Клиент Сбербанка может узнать расчетный счет своей банковской карты в личном кабинете на сайте «Сбербанк онлайн». Посмотрите на скрине, где искать номер:
Надеюсь, что информация, представленная в этой статье, была вам полезна.
Понятие о документе
Терминология, используемая при работе с документами закреплена в ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Термины «документированная информация» и «документ» в ГОСТе рассматриваются так:
документ: Зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
документированная информация: Структурированная информация, зафиксированная на носителе.
Реквизит — «обязательный элемент оформления официального документа» («дата», «подпись», «печать», «текст документа» и др.).
Документ создается в результате документирования — записи информации на различных носителях по установленным правилам.
Носитель — это материальный объект, который используется для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.
Управленческая документация подразделяется на отдельные системы. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.
Понятие «документ» используется во всех сферах общественной деятельности. Почти каждая отрасль знания дает свое толкование этого термина. К сожалению, до настоящего времени среди специалистов в области документоведения, библиотековедения, информатики и др. сфер нет единства в понимании понятия «документ», не смотря на наличие ряда законодательных и официальных определений. В зависимости от того какая отрасль знания дает это определение, преобладает какой-то один аспект (правовой, управленческий, исторический) и само понятие «документ» определяют различным образом, хотя информационная его сущность очевидна. Эволюция понятия «документ», которое дает документоведение:
- документ — материальный объект,
- документ — носитель информации,
- документ — документированная информация.
Таким образом, в последнее время происходит перенос смысловой нагрузки в определении «документа» с материальной составляющей на информационную.
Официальное толкование данного термина дает ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термина и определения».