Что такое полный список реквизитов документов

При подготовке и оформлении документов используют реквизиты, определения которых приведены в ГОСТ Р 7.0.8

01 — герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования);

02 — эмблема;

03 — товарный знак (знак обслуживания);

04 — код формы документа;

05 — наименование организации — автора документа;

06 — наименование структурного подразделения — автора документа;

07 — наименование должности лица — автора документа;

08 — справочные данные об организации;

09 — наименование вида документа;

10 — дата документа;

11 — регистрационный номер документа;

12 — ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;

13 — место составления (издания) документа;

14 — гриф ограничения доступа к документу;

15 — адресат;

16 — гриф утверждения документа;

17 — заголовок к тексту;

18 — текст документа;

19 — отметка о приложении;

20 — гриф согласования документа;

21 — виза;

22 — подпись;

23 — отметка об электронной подписи;

24 — печать;

25 — отметка об исполнителе;

26 — отметка о заверении копии;

27 — отметка о поступлении документа;

28 — резолюция;

29 — отметка о контроле;

30 — отметка о направлении документа в дело.

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО

ФЕДЕРАЛЬНОЕ БЮДЖЕТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ «ВСЕРОССИЙСКИЙ НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ИНСТИТУТ ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ И АРХИВНОГО ДЕЛА»

МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ПРИМЕНЕНИЮ ГОСТ Р 7.0.97-2016 «СИСТЕМА СТАНДАРТОВ ПО ИНФОРМАЦИИ, БИБЛИОТЕЧНОМУ И ИЗДАТЕЛЬСКОМУ ДЕЛУ. ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ»

Методические рекомендации разъясняют положения стандарта ГОСТ Р 7.0.97-2016, содержат методику их практического использования органами государственной власти, органами местного самоуправления, организациями при реализации процессов документационного обеспечения управления, в том числе в работе по созданию электронных документов, а также при разработке и внедрении систем электронного документооборота.

Методические рекомендации предназначены для применения органами государственной власти и государственными организациями, а также организациями различных организационно-правовых форм и форм собственности. Методические рекомендации могут использоваться также в процессе обучения студентов по соответствующим дисциплинам.

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее — Методические рекомендации) разработаны в целях определения:

— порядка применения положений ГОСТ Р 7.0.97-2016 (далее — Стандарт);

— последовательности действий по организации его применения.

1.2. Методические рекомендации разработаны в соответствии с Федеральным законом от 29 июня 2015 г. N 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации» <1>, а также в соответствии с законодательными и иными нормативными правовыми актами в сфере информации и делопроизводства.

<1> Федеральный закон от 29 июня 2015 г. N 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации 2015 N 27, ст. 3953; 2016, N 15, ст. 2066; N 27, ст. 4229).

1.3. Методические рекомендации будут способствовать применению положений Стандарта в организациях различных организационно-правовых форм.

1.4. Положения Методических рекомендаций распространяются на документы на бумажном и электронном носителях.

1.5. Федеральным законом от 29 июня 2015 г. N 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации» <2> установлен принцип добровольности применения стандартов.

<2> Пункт 1 статьи 26 Федерального закона от 29 июня 2015 г. N 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации 2015 N 27, ст. 3953; 2016, N 15, ст. 2066; N 27, ст. 4229).

Применение Стандарта предполагает:

— приведение локальных нормативных актов организации, устанавливающих правила оформления документов, в соответствие со Стандартом (инструкция по делопроизводству, стандарт организации, правила работы с документами в СЭД);

— разработку бланков и электронных шаблонов документов в соответствии с положениями Стандарта.

1.6. В соответствии со структурой Стандарта, а также в связи с необходимостью определения порядка его применения, Методические рекомендации имеют следующие разделы:

1. Общие положения;

2. Термины и определения;

3. Общие требования к созданию документов;

4. Оформление реквизитов документов;

5. Подготовка текстов документов;

6. Бланки документов;

7. Особенности подготовки электронных документов.

2. ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ

Бланк документа <3> — лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа;

<3> Пункт 48 ГОСТа Р 7.0.8-2013 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. — М.: Стандартинформ, 2014.

Документ <4> — официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот федерального органа исполнительной власти;

<4> Подпункт 4 пункта 2 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477) (Собрание законодательства Российской Федерации 2009, N 25, ст. 3060; 2011, N 37, ст. 5263; 2016, N 18, ст. 2641).

Документирование <5> — фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

<5> Там же.

Копия документа <6> — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

<6> Там же.

Национальный стандарт <7> — документ по стандартизации, который разработан участником или участниками работ по стандартизации, по результатам экспертизы в техническом комитете по стандартизации или проектном техническом комитете по стандартизации утвержден федеральным органом исполнительной власти в сфере стандартизации и в котором для всеобщего применения устанавливаются общие характеристики объекта стандартизации, а также правила и общие принципы в отношении объекта стандартизации;

<7> Пункт 5 статьи 2 Федерального закона от 29 июня 2015 г. N 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации 2015 N 27, ст. 3953; 2016, N 15, ст. 2066; N 27, ст. 4229).

Оформление документа <8> — проставление на документе необходимых реквизитов;

<8> Пункт 52 ГОСТа Р 7.0.8.-2013 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. — М.: Стандартинформ, 2014.

Подписание (документа) <9> — выражение ответственности за содержание документа посредством заверения его собственноручной подписью должностного или физического лица;

<9> Пункт 57, там же.

Подпись <10> — реквизит, содержащий собственноручную роспись должностного или физического лица;

<10> Пункт 58, там же.

Регистрационный номер документа (регистрационный индекс документа) <11> — цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации;

<11> Пункт 85, там же.

Реквизит документа <12> — элемент документа, необходимый для его оформления и организации работы с ним;

<12> Пункт 4 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477) (Собрание законодательства Российской Федерации 2009, N 25, ст. 3060; 2011, N 37, ст. 5263; 2016, N 18, ст. 2641).

Электронная подпись <13> — информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;

<13> Пункт 1 статьи 2 Федерального закона от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ «Об электронной подписи» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 15, ст. 2036; 2011, N 27, ст. 3880; 2012, N 29, ст. 3988; 2013, NN 14, ст. 1668, N 27, ст. 3463, N 27, ст. 3477; 2014, N 11, ст. 1098, N 26 (ч. I), ст. 3390; 2016, N 1 (ч. I), ст. 65, N 26 (ч. I), ст. 3889).

Электронный документ <14> — документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

<14> Подпункт 11.1 статьи 2 Федерального закона от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31, ст. 3448; 2010, N 31, ст. 4196; 2011, N 15, ст. 2038, N 30, ст. 4600; 2012, N 31, ст. 4328; 2013, N 14, ст. 1658, N 23, ст. 2870, N 27, ст. 3479, N 52, ст. 6961, 6963; 2014, N 19, ст. 2302, N 30, ст. 4223, N 30, ст. 4243, N 48, ст. 6645; 2015, N 1, ст. 84, N 27, ст. 3979, N 29, ст. 4389, N 29, ст. 4390; 2016, N 26, ст. 3877, N 28, ст. 4558, N 52, ст. 7491, N 52, ст. 7491; 2017, N 18, ст. 2664, N 24, ст. 3478, N 25, ст. 3596, N 27, ст. 3953, N 31, ст. 4825, 4827, N 48, ст. 7051; 2018, N 1, ст. 66; N 18, ст. 2572; N 27, ст. 3956; N 30, ст. 4546).

Иные понятия используются в Методических рекомендациях в значении, соответствующем ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» <15>.

<15> ГОСТ Р 7.0.8-2013 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. — М.: Стандартинформ, 2014.

3. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К СОЗДАНИЮ ДОКУМЕНТОВ

3.1. Документы могут создаваться на бумажном носителе и в электронной форме с соблюдением установленных правил оформления документов.

3.2. Допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем печатании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.

При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.

Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

При оформлении документа, занимающего несколько листов, на бланке оформляется только первый лист.

3.3. Для изготовления документов используются свободно распространяемые шрифты по выбору организации, входящие в стандартный пакет офисного программного обеспечения.

Размер шрифта — N 12 — 14.

При составлении таблиц допускается использование шрифтов меньших размеров (до N 10, 11).

В Инструкции по делопроизводству рекомендуется установить единую гарнитуру шрифта для всех организационно-распорядительных документов.

3.4 Таблицы и графики могут располагаться на листе бумаги с использованием альбомной ориентации страницы.

3.5. Абзацный отступ текста документа — 1,25 см.

Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.

3.6. Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов могут отделяться дополнительным интервалом.

Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5 см.

Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 12 см.

Строки реквизитов выравниваются по левой границе зоны расположения реквизита или центрируются относительно самой длинной строки.

3.7. Реквизиты «подпись» и/или «гриф согласования» должны помещаться на одной странице с текстом документа. Не допускается перенос этих реквизитов документа на отдельный лист <16>.

<16> Исключением является Лист согласования, оформляемый при наличии более 4-х грифов согласования.

3.8. Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа) и печатается через 1 — 1,5 межстрочных интервала.

Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала.

Интервал между буквами в словах — обычный.

Интервал между словами — один пробел.

3.9. Локальными нормативными актами организации может быть предусмотрено выделение отдельных реквизитов, а также фрагментов текста полужирным шрифтом.

При оформлении документов не рекомендуется использовать начертание шрифта «курсив» и подчеркивание текста.

3.10. Нормативные акты организации, а также иные многостраничные документы могут оформляться с титульным листом (Приложение N 1).

На титульном листе документа номер страницы не указывается, но учитывается при общей нумерации страниц.

3.11. Документы, как электронные, так и на бумажном носителе, могут создаваться с использованием программного обеспечения — текстовых, табличных редакторов, систем электронного документооборота (далее — СЭД), обеспечивающих создание, просмотр и редактирование документов — с соблюдением положений Стандарта.

В организации могут использоваться электронные копии документов, получаемые в результате оцифровки (например, сканирования) документов на бумажном носителе. Электронная копия документа должна быть читаемой, не содержать перевернутых изображений страниц, не нарушать нумерацию страниц.

Для электронных копий документов рекомендуется использовать формат PDF.

4. ОФОРМЛЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

Организационно-распорядительные документы должны иметь установленный состав реквизитов и правила их оформления.

Электронные документы должны быть оформлены по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением реквизита «Государственный герб Российской Федерации» <17>.

<17> Пункт 38 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 (Собрание законодательства Российской Федерации 2009, N 25, ст. 3060; 2011, N 37, ст. 5263; 2016, N 18, ст. 2641).

Состав и оформление реквизитов устанавливаются Стандартом. Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и разновидностью.

Стандарт устанавливает следующий состав реквизитов организационно-распорядительных документов:

01 — герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования);

02 — эмблема;

03 — товарный знак (знак обслуживания);

04 — код формы документа;

05 — наименование организации — автора документа;

06 — наименование структурного подразделения — автора документа;

07 — наименование должности лица — автора документа;

08 — справочные данные об организации;

09 — наименование вида документа;

10 — дата документа;

11 — регистрационный номер документа;

12 — ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;

13 — место составления (издания) документа;

14 — гриф ограничения доступа к документу;

15 — адресат;

16 — гриф утверждения документа;

17 — заголовок к тексту;

18 — текст документа;

19 — отметка о приложении;

20 — гриф согласования документа;

21 — виза;

22 — подпись;

23 — отметка об электронной подписи;

24 — печать;

25 — отметка об исполнителе;

26 — отметка о заверении копии;

27 — отметка о поступлении документа;

28 — резолюция;

29 — отметка о контроле;

30 — отметка о направлении документа в дело.

4.1. Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)

Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования) воспроизводится на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» <18>, законодательными и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, уставами и нормативными правовыми актами представительных органов муниципальных образований.

<18> Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, ст. 5021; 2002, N 28, ст. 2780; 2003, N 27, ст. 2696; 2009, N 46, ст. 5417; 2010, N 1, ст. 1; 2013, N 30, ст. 4022; 2014, N 11, ст. 1088).

Изображение герба (Государственного герба Российской Федерации, герба субъекта Российской Федерации, герба (геральдического знака) муниципального образования) помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа <19>.

<19> Полужирным шрифтом в тексте Методических рекомендаций выделяются извлечения из Стандарта.

Вариант изображения Государственного герба Российской Федерации определяется видом документа и статусом издающего его органа в соответствии со ст. 3 Федерального конституционного закона от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» <20>.

<20> Статья 3 Федерального конституционного закона от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, ст. 5021; 2002, N 28, ст. 2780; 2003, N 27, ст. 2696; 2009, N 46, ст. 5417; 2010, N 1, ст. 1; 2013, N 30, ст. 4022; 2014, N 11, ст. 1088).

Гербы субъектов Российской Федерации устанавливаются их законами.

Гербы (геральдические знаки) муниципальных образований утверждаются уставами соответствующих муниципальных образований или правовыми актами (решениями, постановлениями) представительных органов муниципальных образований. В уставах или постановлениях (решениях) представительных органов муниципальных образований (советов, собраний) оговаривается состав видов документов с воспроизведением герба (геральдического знака) и вариант воспроизведения (одноцветный или многоцветный).

4.2. Эмблема

Эмблема, разработанная и утвержденная в установленном порядке, размещается в соответствии с нормативными правовыми актами на бланках и электронных шаблонах документов:

— федеральных органов государственной власти;

— территориальных органов федеральных органов государственной власти;

— государственных и негосударственных организаций.

Изображение эмблемы помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа. В бланках с угловым расположением реквизитов изображение эмблемы помещается посередине верхнего поля зоны, занятой реквизитами бланка.

4.3. Товарный знак (знак обслуживания)

Товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированный в установленном порядке <21>, воспроизводится на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Изображение товарного знака (знака обслуживания) помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа на расстоянии 10 мм от верхнего края листа или слева на уровне наименования организации — автора документа (допускается захватывать часть левого поля).

<21> Статья 1503 четвертой части Гражданского кодекса Российской Федерации от 18 декабря 2006 г. N 230-ФЗ.

Изображение товарного знака (знака обслуживания) регистрируется в порядке, установленном нормативными правовыми актами Российской Федерации. Товарный знак изображается (воспроизводится) на документах в соответствии со свидетельством на товарный знак (знак обслуживания). Товарный знак может быть размещен на документации, связанной с введением товаров в гражданский оборот <22> — письмах, накладных и др.

<22> Статья 1484 четвертой части Гражданского кодекса Российской Федерации от 18 декабря 2006 г. N 230-ФЗ.

Наряду с товарным знаком (знаком обслуживания), на бланках документов может указываться коммерческое обозначение юридического лица. Коммерческое обозначение не является фирменным наименованием и не подлежит обязательному включению в учредительные документы и единый государственный реестр юридических лиц <23>.

<23> Статья 1538 четвертой части Гражданского кодекса Российской Федерации от 18 декабря 2006 г. N 230-ФЗ.

4.4. Код формы документа

Код формы документа проставляется на унифицированных формах документов в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) или локальным классификатором, располагается в правом верхнем углу рабочего поля документа, состоит из слов «Форма по…» (наименование классификатора) и цифрового кода.

Например:

Допустимо оформлять реквизит следующим образом:

Если код формы документа устанавливается классификатором организации, указывается его название.

4.5. Наименование организации — автора документа

Наименование организации — автора документа включается в бланк документа в соответствии с наименованием юридического лица, закрепленным в его учредительных документах (уставе или положении).

Под наименованием организации в скобках указывается сокращенное наименование организации, если оно предусмотрено уставом (положением).

Над наименованием организации — автора документа указывается полное или сокращенное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

Например:

Наименование филиала, территориально обособленного подразделения, представительства указывается, если оно является автором документа, и располагается ниже наименования организации.

Наименование организации включает:

— название организационно-правовой формы (федеральное бюджетное учреждение, акционерное общество, общество с ограниченной ответственностью и др.);

— собственное наименование организации (Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела).

Включение в наименование юридического лица официального наименования «Российская Федерация» или «Россия», а также слов, производных от этого наименования, допускается в случаях, предусмотренных законом, указами Президента Российской Федерации или постановлениями Правительства Российской Федерации, либо на основании разрешения, выданного в порядке, установленном Правительством Российской Федерации <24>.

<24> Пункт 1 статьи 54 части первой Гражданского кодекса Российской Федерации от 30 ноября 2004 г. N 51-ФЗ.

Официальный источник электронного документа содержит неточность: Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая) N 51-ФЗ был принят 30.11.94.

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык республик в составе Российской Федерации, печатают на двух или более языках: государственном и национальном(ых). Наименование организации на государственном языке республики в составе Российской Федерации рекомендуется располагать ниже или справа от наименования на русском языке <25>.

<25> Эта рекомендация впервые включена в ГОСТ Р 6.30-2003 в развитие статей 16 и 17 Федерального закона от 25 октября 1991 г. N 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» (Ведомости СНД и ВС РСФСР, 12, 1991, N 50, ст. 1740; Собрание законодательства Российской Федерации, 1998, N 31, ст. 3804; 2002, N 50, ст. 4926; 2013, N 27, ст. 3477; 2014, N 11, ст. 1094).

В связи с утратой силы ГОСТ Р 6.30-2003, следует руководствоваться принятым взамен ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Если документ подготавливается совместно двумя и более организациями, то наименования организаций следует печатать на чистом листе бумаги. При систематической подготовке совместных документов для них может изготавливаться бланк. Наименования организаций располагают на одном уровне.

4.6. Наименование структурного подразделения — автора документа <26>

<26> Реквизит впервые введен Стандартом.

Наименование структурного подразделения — автора документа (в том числе филиала, отделения, представительства, коллегиального, совещательного или иного органа) используется в бланках писем и бланках конкретных видов документов соответствующих подразделений (органов) в соответствии с локальными нормативными актами и указывается под наименованием организации.

Решение об использовании бланков структурных подразделений (о делегировании структурному подразделению права самостоятельно вести переписку с организациями на собственном бланке или издавать распорядительные документы) принимает руководитель организации или иное уполномоченное им лицо.

4.7. Наименование должности лица — автора документа <27>

<27> Реквизит впервые введен Стандартом.

Наименование должности лица — автора документа используется в бланках писем и распорядительных документов и располагается под наименованием организации.

Наименование должности лица — автора документа указывается в соответствии с наименованием, приведенным в распорядительном документе о назначении на должность.

Наименование должности лица — автора документа размещается также на бланках распорядительных документов (распоряжений, приказов), издаваемых руководителями субъектов Российской Федерации и главами муниципальных образований (бланки распоряжений губернаторов, глав городов, районов и др.).

Реквизит применяют также в бланках писем и распорядительных документов руководителей самостоятельных структурных подразделений организаций, если руководитель структурного подразделения наделен таким правом.

4.8. Справочные данные об организации

Справочные данные об организации указываются в бланках писем и включают сведения, необходимые для осуществления информационного обмена:

почтовый адрес организации (дополнительно может указываться адрес места нахождения юридического лица, если он не совпадает с почтовым адресом);

номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес.

Для всех организаций, кроме органов государственной власти и органов местного самоуправления, также указывается:

код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), основной государственный регистрационный номер организации (ОГРН);

идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на налоговый учет (ИНН/КПП).

Почтовый адрес указывается в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи <28>.

<28> Пункт 22 Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234 (Зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 26 декабря 2014 г. N 35442) с изменениями, внесенными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 13 февраля 2018 г. N 61 «О внесении изменений в приказ Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2014 N 234 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 28 марта 2018 г. N 50545).

Номер телефона (факса) указывается группами цифр через тире. Код города заключается в скобки: (495) 421-11-65.

Перечень данных, включенных в реквизит, не является исчерпывающим. При оформлении этого реквизита также могут указываться дополнительные сведения (о лицензиях, патентах и др.).

4.9. Наименование вида документа

Наименование вида документа указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем.

Виды организационно-правовых и распорядительных документов, издаваемых организацией, устанавливаются в законодательных и иных нормативных правовых актах, в уставе организации (положении об организации), иных локальных нормативных актах.

Вид документа располагается под реквизитами автора документа (наименованием организации, наименованием структурного подразделения, наименованием должности) и печатается прописными буквами.

Наименование вида документа допускается писать слитно или вразрядку.

Например:

4.10. Дата документа

Дата документа соответствует дате подписания (утверждения) документа (приказ, распоряжение, письмо) или дате события, зафиксированного в документе (протокол).

Дата акта может являться:

— датой события, если акт фиксирует одномоментно совершаемое действие (например, передачу материальных ценностей);

— датой подписания документа, если событие было растянуто во времени (например, проверка), а текст акта был принят на заключительном заседании комиссии. В этом случае период проверки указывается в тексте акта.

Рекомендуется документам, изданным двумя или более организациями, присваивать одну (единую) дату.

В случае проставления даты каждой из сторон, подписавших документ, датой документа является дата последнего подписания.

Дата документа записывается в последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух способов:

арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2016;

словесно-цифровым способом, например: 5 июня 2016 г.

Дата подписания или утверждения документа проставляется работниками службы делопроизводства, которые регистрируют документы, при условии, что регистрация документа и, соответственно, датирование осуществляются в день подписания (утверждения) документа или на следующий рабочий день, если документ был подписан в конце рабочего дня.

Место проставления даты на документе зависит от используемого бланка и вида документа. Дата может проставляться на специально отведенном для нее месте.

Например, на бланке письма:

на бланке приказа:

В актах, протоколах, справках место даты определяется разметкой заголовочной части документа. При угловом расположении дата проставляется от левого поля.

Например:

В докладных, служебных, объяснительных записках возможно проставление даты ниже реквизита «подпись».

4.11. Регистрационный номер документа

Регистрационный номер документа — цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который, по усмотрению организации, может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица и др.)

На документе, составленном совместно двумя и более организациями, проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждой из организаций. Регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания авторов в заголовочной части документа.

Регистрационный номер проставляется на документе после его подписания (утверждения).

4.12. Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа

Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа включает его исходящий регистрационный номер и соответствующую дату поступившего документа, на который дается ответ.

Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа помещается на бланке ответного письма. Не рекомендуется включать ее в текст документа.

4.13. Место составления (издания) документа

Место составления (издания) документа указывается во всех документах, кроме деловых (служебных) писем, а также докладных, служебных записок и других внутренних информационно-справочных документов.

Место составления (издания) документа не указывается в том случае, если в наименовании организации присутствует указание на место ее нахождения.

Место составления (издания) документа указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением.

Если указание места составления (издания) документа содержит несколько слов, допускается обозначать его шрифтами размеров N 11 или N 10 и размещать в две строки.

Например:

При указании в качестве места составления (издания) документа городов федерального значения (Москва, Санкт-Петербург, Севастополь) слово «город» в сокращенном написании («г.») не указывается <29>.

<29> Статья 65 Конституции Российской Федерации.

Сокращение «г.» не указывается также для городов, в названии которых содержится слово «город»: Белгород, Калининград, Новгород.

4.14. Гриф ограничения доступа к документу

Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Виды используемых в организации грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и быть закреплены в локальных нормативных актах организации.

Состав сведений ограниченного распространения определен в Указе Президента Российской Федерации от 06 марта 1997 г. N 188 <30>. К ним относятся:

<30> Указ Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. N 188 «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 10, ст. 1127; 2005, N 39, ст. 3925; 2015, N 29, ст. 4473).

— сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (персональные данные), за исключением сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации в установленных федеральными законами случаях;

— сведения, составляющие тайну следствия и судопроизводства;

— служебные сведения, доступ к которым ограничен органами государственной власти в соответствии с Гражданским кодексом и федеральными законами (служебная тайна);

— сведения, связанные с профессиональной деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Конституцией Российской Федерации и федеральными законами (врачебная, нотариальная, адвокатская тайна, тайна переписки, телефонных переговоров, почтовых отправлений, телеграфных или иных сообщений и т.д.);

— сведения, связанные с коммерческой деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Гражданским кодексом и федеральными законами (коммерческая тайна);

— сведения о сущности изобретения, полезной модели или промышленного образца до официальной публикации информации о них.

Нормативными правовыми актами Российской Федерации определен порядок использования грифа «Коммерческая тайна» <31> и пометки «Для служебного пользования» <32>. Для документов, содержащих другие виды конфиденциальной информации, форма грифа определяется обладателем информации <33>.

<31> Пункт 4 статьи 6 Федерального закона от 29 июля 2004 г. N 98-ФЗ «О коммерческой тайне» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 32, ст. 3283; 2006, N 6, 636; N 52, ст. 5497; 2007, N 31, ст. 4011; 2011, N 29, ст. 4291; 2014, N 11, ст. 1100; 2018, N 17, ст. 2435).

<32> Пункт 1.4 Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. N 1233 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 30, ст. 3165; 2012, N 31, ст. 4368; 2016, N 9, ст. 1263; 2016, N 13, ст. 1833).

<33> Обладатель информации — лицо, самостоятельно создавшее информацию либо получившее на основании закона или договора право разрешать или ограничивать доступ к информации, определяемой по каким-либо признакам (Пункт 5 статьи 2 Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31, ст. 3448; 2010, N 31, ст. 4196; 2011, N 15, ст. 2038, N 30, ст. 4600; 2012, N 31, ст. 4328; 2013, N 14, ст. 1658, N 23, ст. 2870, N 27, ст. 3479, N 52, ст. 6961, 6963; 2014, N 19, ст. 2302, N 30, ст. 4223, N 30, ст. 4243, N 48, ст. 6645; 2015, N 1, ст. 84, N 27, ст. 3979, N 29, ст. 4389, N 29, ст. 4390; 2016, N 26, ст. 3877, N 28, ст. 4558, N 52, ст. 7491, N 52, ст. 7491; 2017, N 18, ст. 2664, N 24, ст. 3478, N 25, ст. 3596, N 27, ст. 3953, N 31, ст. 4825, 4827, N 48, ст. 7051; 2018, N 1, ст. 66; N 18, ст. 2572; N 27, ст. 3956; N 30, ст. 4546).

В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» или др.), которая может дополняться номером экземпляра документа, подписью и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Например:

В документах, содержащих сведения, составляющие коммерческую тайну, в соответствии с Федеральным законом от 29 июля 2004 г. N 98-ФЗ «О коммерческой тайне» наряду с грифом указывается полное наименование юридического лица и место его нахождения.

Например:

При получении входящего документа с грифом ограничения доступа рекомендуется проставлять на документе гриф ограничения доступа, принятый в организации. Если на лицевой стороне листа недостаточно места, рекомендуется проставлять его на обороте правого верхнего угла документа.

4.15. Адресат

Адресат используется при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок и др.). Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение организации, должностное или физическое лицо.

Реквизит «адресат» проставляется в правой верхней части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка).

При наличии грифа ограничения доступа к документу «адресат» размещается под ним.

В соответствии с рекомендацией Стандарта строки реквизита печатаются через 1 интервал. Возможно отделение составных частей реквизита дополнительным интервалом.

Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки.

Например:

или

При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, фамилия, инициалы должностного лица, указываются в дательном падеже.

Например:

При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже.

Например:

или

При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите «адресат» наименование организации указывается в именительном падеже, ниже — наименование структурного подразделения.

Например:

При адресовании письма руководителю структурного подразделения наименование организации указывается в именительном падеже, ниже — в дательном падеже — наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилия, инициалы.

Например:

При адресовании письма специалисту указывается в именительном падеже наименование организации, ниже — наименование структурного подразделения, затем в дательном падеже наименование должности специалиста и — ниже — фамилия, инициалы.

Например:

При рассылке документа группе организаций одного типа или в структурные подразделения одной организации адресат указывается обобщенно.

Например:

Список рассылки составляется исполнителем.

При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом «адресат» в скобках указывается: «(по списку)».

В одном документе не должно быть более четырех адресатов.

Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается.

В реквизите «адресат» допускается употреблять обозначение «г-ну» (господину) или «г-же» (госпоже).

Например:

В реквизите «адресат» инициалы всегда ставятся после фамилии.

В состав реквизита «адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234 <34>.

<34> Пункт 22 Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234 (Зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 26 декабря 2014 г. N 35442) с изменениями, внесенными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 13 февраля 2018 г. N 61 28.03.2018 «О внесении изменений в приказ Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2014 N 234 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 28 марта 2018 г. N 50545).

Например:

Почтовый адрес может не указываться в документах, направляемых в высшие органы власти, вышестоящие организации, подведомственные организации, а также постоянным корреспондентам (за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами).

При адресовании документа физическому лицу указываются: фамилия, инициалы, почтовый адрес.

Например:

Названия административно-территориальных единиц (города, района, поселка, улицы и т.д.) указываются в соответствии с официальными наименованиями, размещенными в соответствующих справочниках.

При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес.

Например:

4.16. Гриф утверждения документа

Гриф утверждения проставляется на документе в случае его утверждения должностным лицом, распорядительным документом (постановлением, решением, приказом, распоряжением) или решением коллегиального органа.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Например:

При утверждении документа распорядительным документом гриф утверждения включает слово УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), согласованное с наименованием вида утверждаемого документа.

Например:

Гриф утверждения включает также наименование распорядительного документа в творительном падеже, его дату и номер.

Например:

При утверждении документа коллегиальным органом, решения которого фиксируются в протоколе, в грифе утверждения указывается наименование органа, решением которого утвержден документ, дата и номер протокола (в скобках).

Например:

Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа.

При наличии двух или нескольких грифов утверждения они могут располагаться справа и слева от наименования вида документа, размещаемого по центру.

Строки реквизита выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки.

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, приведен в приложении N 2.

4.17. Заголовок к тексту

Заголовок к тексту — краткое содержание документа.

Заголовок к тексту формулируется с предлогом «О» («Об») и отвечает на вопрос «о чем?»:

приказ (о чем?) о премировании работников организации;

приказ (о чем?) об утверждении Инструкции по делопроизводству;

письмо (о чем?) о предоставлении информации

Заголовок должен состоять из одной фразы.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка от границы левого поля. В указах, постановлениях, решениях, приказах и других документах с продольным расположением реквизитов заголовок к тексту оформляется над текстом посередине рабочего поля документа и центрируется.

Заголовки, состоящие из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал. В конце заголовка точка не ставится.

Заголовки не заключаются в кавычки и не подчеркиваются. Возможно их выделение полужирным шрифтом.

В условиях применения СЭД заголовок к тексту (краткое содержание документа) составляется для всех документов и вносится в поле регистрационно-учетной формы регистрируемого документа.

Заголовок к тексту может не составляться, если текст документа не превышает 4 — 5 строк.

4.18. Текст документа

О составлении текста документа см. раздел 5.

4.19. Отметка о приложении

Отметка о приложении содержит сведения о документе (документах), прилагаемом к основному документу (в сопроводительных письмах, претензиях, актах, справках и других информационно-справочных документах) или о том, что документ является приложением к основному документу (в документах — приложениях к распорядительным документам, положениям, правилам, инструкциям, договорам, планам, отчетам и др. документам).

В сопроводительных письмах и других информационно-справочных документах отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля следующим образом:

— если приложение названо в тексте:

— если приложение не названо в тексте, или приложений несколько:

— если приложения сброшюрованы:

— если документ, являющийся приложением, имеет приложение самостоятельной нумерацией страниц:

— если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.):

При этом на вкладыше конверта, в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов, объем документов в листах.

Отметка о приложении, занимающая несколько строк, печатается через один межстрочный интервал.

Если с одним сопроводительным письмом пересылается большое количество приложений, может быть составлена опись приложений с перечислением наименований всех документов-приложений с указанием количества листов и экземпляров каждого из них, а в отметке о приложении дается ссылка на опись приложений:

В распорядительных документах (постановлениях, решениях, приказах, распоряжениях), договорах, положениях, правилах, инструкциях и других документах отметка о приложении оформляется следующим образом:

— в тексте документа в конце пункта, в котором упоминается документ-приложение, в скобках указывается: (приложение 1) или (приложение N 1).

На первом листе документа-приложения в правом верхнем углу указывается:

Если приложением к распорядительному документу является нормативный правовой акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении. Приложение является неотъемлемой частью утверждающего его распорядительного документа.

Если затем документ затем издается типографским способом вместе с приказом, он сохраняет отметку о приложении.

Если документ издается отдельно от утвердившего его приказа, проставляется гриф утверждения.

Например:

4.20. Гриф согласования документа

Гриф согласования документов проставляется на документах, согласованных органами власти, организациями, должностными лицами. Гриф согласования в зависимости от вида документа может проставляться:

— на первом листе документа (если документ имеет титульный лист — на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю;

— на последнем листе документа под текстом;

— на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.

Грифом согласования документа оформляется:

— внешнее согласование документа — с органами власти, организациями, должностными лицами сторонних организаций;

— внутреннее согласование с коллегиальными органами организации — автора документа.

Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, которым согласован документ (включая наименование организации) в именительном падеже, его собственноручной подписи, инициалов, фамилии, даты согласования.

Например:

Если согласование осуществляется совещательным органом, в грифе согласования указываются сведения об органе, согласовавшем документ, дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании. Если согласование осуществляется документом, указываются: вид документа, организация — автор документа, дата и номер документа.

Наименование согласующего органа или документа указывается в творительном падеже.

Например:

Если в документе два грифа согласования, то они располагаются на одном уровне, при большем количестве их размещают двумя вертикальными рядами. На документе может быть расположено не более четырех грифов согласования. Большее число грифов согласования оформляется на отдельном листе согласования, прилагаемом к документу.

Если грифы согласования оформляются на отдельном листе согласования, на документе в том месте, где должны проставляться грифы согласования, проставляется отметка:

«Лист согласования прилагается».

4.21. Виза

Виза свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица (работника) с содержанием проекта документа. Визой оформляется внутреннее согласование документа с работниками организации — автора документа. Виза включает должность лица, визирующего документ, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования.

Например:

Виза может быть напечатана или полностью написана визирующим от руки.

Виза оформляется следующим образом:

— если замечаний нет:

— при наличии замечаний:

Если специалист полностью не согласен с проектом, виза оформляется так:

Замечания прилагаются к документу на отдельном листе.

Если замечание имеет небольшой объем, его можно изложить на проекте документа следующим образом:

В документах, подлинники которых хранятся в организации, визы проставляют:

— на последнем листе документа под подписью;

— на обороте последнего листа подлинника документа;

— на листе согласования (визирования), прилагаемом к документу.

В исходящих документах (например, в деловых письмах) в зависимости от того, необходимо ли направлять подлинник письма по почте или достаточно направить письмо по факсимильной связи или по электронной почте (в виде электронной копии), визы проставляются:

— на копии письма (визовом экземпляре), если подлинник отправляется адресату по почте;

— на обороте последнего листа подлинника, если письмо отправляется адресату по факсу или электронной почте (в этом случае подлинник остается в организации и помещается в дело).

Лист согласования (визирования) оформляется, если согласующих лиц больше 5 — 6.

Лист согласования (визирования) прикрепляется к документу и вместе с ним подшивается в дело.

Например:

По усмотрению организации может применяться полистное визирование документа и его приложений — с проставлением визы на обороте каждого листа документа.

В организациях, применяющих СЭД, согласование может проводиться в электронной форме. При передаче документов на бумажном носителе, согласованных в СЭД, в структурное подразделение, ответственное за архив, сведения о согласовании распечатываются на листе согласования.

К лицам, визирующим проекты документов, как правило, относятся:

— руководители структурных подразделений, ответственные за подготовку проекта документа;

— руководители структурных подразделений, интересы которых затрагивает проект документа;

— заместитель руководителя организации, курирующего структурное подразделение, ответственное за подготовку проекта документа;

— руководитель юридического подразделения (если этого требует вид документа и его содержание);

— руководитель службы делопроизводства.

Лица, не согласные с предложением, изложенным в документе, не имеют права отказываться от визирования.

4.22. Подпись

Подпись включает: наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия).

Например:

Если документ оформлен на бланке организации, в наименовании должности наименование организации не указывается.

Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование организации:

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается:

При подписании документа несколькими должностными лицами, занимающими разное положение, их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей:

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне:

В документах, составленных комиссией, в подписи указывается статус лица в составе комиссии:

Документ может быть подписан только тем лицом, должность и фамилия которого указана на документе.

Подписание документа другим лицом с проставлением косой черты или надписи «за» недопустимо.

При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии уже подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. Если работник организации приказом назначен исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется следующим образом:

или

При оформлении подписи наименование должности начинается от левого поля, а последняя буква фамилии оказывается на границе правого поля.

При наличии нескольких подписей по границе правого поля располагается самая длинная фамилия, а остальные выравниваются по инициалам.

Допускается центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

При наименовании должности, занимающем несколько строк, расшифровка подписи печатается на уровне нижней строки.

4.23. Отметка об электронной подписи <35>

<35> Реквизит впервые введен Стандартом.

Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью.

Отметка об электронной подписи включает:

фразу «Документ подписан электронной подписью»;

номер сертификата ключа электронной подписи;

фамилию, имя, отчество владельца сертификата;

срок действия сертификата ключа электронной подписи.

Отметка об электронной подписи может включать изображение эмблемы, товарного знака (знака обслуживания) организации в соответствии с действующим законодательством.

Отметка об электронной подписи, как правило, оформляется для документов, подписанных усиленной электронной подписью.

При внутреннем обмене документами и при обмене с организациями партнерами, если это предусмотрено соглашением между сторонами, организации могут использовать усиленные неквалифицированные и простые электронные подписи.

Отметка об электронной подписи располагается на традиционном месте собственноручной подписи: между наименованием должности подписывающего лица и расшифровкой подписи. Если электронный документ оформляется на бланке должностного лица, указания на наименование должности лица, подписывающего документ, не требуется.

4.24. Печать

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Документы заверяют печатью организации. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» («Место печати»).

Например:

Примерный перечень документов, на которые ставится печать организации, приведен в приложении N 3.

4.25. Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе оформляется на нижнем поле лицевой стороны последнего листа документа от границы левого поля или, при отсутствии места, — на оборотной стороне внизу слева.

Отметка об исполнителе включает фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его телефона.

Например:

Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя.

Например:

Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера.

4.26. Отметка о заверении копии

Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» (отметка об электронной подписи) и включает: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего, его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).

Например —

Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии заверяется печатью организации (при ее наличии), а также (при необходимости) дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N… за… год»).

Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

Копии электронных документов, созданные на бумажном носителе, заверяются в установленном порядке.

Электронные копии документов на бумажном носителе заверяются электронной подписью, в порядке, установленном нормативными правовыми актами Российской Федерации.

4.27. Отметка о поступлении документа

Отметка о поступлении документа служит для подтверждения факта поступления документа в организацию и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления и способа доставки документа.

Отметка о поступлении документа может проставляться с помощью штампа.

При отсутствии места для проставления отметки о поступлении на лицевой стороне поступившего документа отметка ставится на оборотной стороне листа.

4.28. Резолюция

Резолюция содержит указания по исполнению документа. Резолюция оформляется на свободном месте рабочего поля документа, на бланке резолюции или вносится непосредственно в систему электронного документооборота.

Резолюция включает: фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу, срок исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции.

Например:

Срок исполнения поручения не указывается, если он назван в тексте поступившего документа и руководитель не считает необходимым изменить его.

При указании нескольких исполнителей фамилия ответственного исполнителя указывается первой, или подчеркивается.

Например:

Если указания по исполнению содержатся в тексте документа, то резолюция содержит указание на исполнителя, подпись лица, вынесшего резолюцию и дату резолюции.

Для резолюции может быть предусмотрен специальный бланк формата A5 или A6.

В резолюцию, оформленную на отдельном бланке, также могут включаться сведения о должности ее автора.

Резолюция прикрепляется к документу и вместе с ним подшивается в дело.

Оформление резолюции в СЭД должно соответствовать указанным требованиям.

Резолюция, оформленная в СЭД для документа на бумажном носителе, со сроком хранения временным (более 10 лет) или постоянным, при направлении документа в дело распечатывается и помещается в дело вместе с документом.

4.29. Отметка о контроле

Отметка о контроле свидетельствует о постановке документа на контроль, проставляется штампом «Контроль» на верхнем поле документа.

При постановке на контроль документа в СЭД в регистрационно-учетную форму заносятся сведения об этом.

Настройка СЭД производится таким образом, чтобы сотрудник, осуществляющий контроль, и исполнитель могли получать автоматические уведомления о приближении контрольных сроков.

4.30. Отметка о направлении документа в дело

Отметка о направлении документа в дело определяет место хранения документа после завершения работы с ним. Отметка также свидетельствует об исполнении документа и снятии его с контроля.

Отметка включает: слова «В дело», индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должность лица, оформившего отметку, подпись, дату.

Например:

Отметка о направлении документа в дело может дополняться краткими сведениями о характере исполнения документа, например: «Направлен ответ (дата), (N)», «Проведена консультация по телефону (дата)», «Учтено при разработке проекта» и др. Сведения указываются в начале отметки.

Например:

При использовании СЭД отметку допускается не ставить, при этом следует учитывать необходимость формирования в СЭД сведений о результате и времени исполнения документа, о том к какому делу относится документ, где хранится дело, кто ответственен за завершение его исполнения и помещение в дело.

5. ПОДГОТОВКА ТЕКСТОВ ДОКУМЕНТОВ

Текст документа составляется на русском языке как государственном языке Российской Федерации.

В органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных учреждениях республик Российской Федерации наряду с государственным языком Российской Федерации могут употребляться государственные языки республик. В деятельности государственных органов, организаций, предприятий и учреждений Российской Федерации используются государственный язык Российской Федерации, государственные языки республик и иные языки народов Российской Федерации <36>.

<36> Пункт 2 статьи 3 Федерального закона от 25 октября 1991 г. N 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» (Ведомости СНД и ВС РСФСР, 12, 1991, N 50, ст. 1740; Собрание законодательства Российской Федерации, 1998, N 31, ст. 3804; 2002, N 50, ст. 4926; 2013, N 27, ст. 3477; 2014, N 11, ст. 1094).

5.1. Русский язык в обязательном порядке используется:

— в переписке между государственными органами, организациями, предприятиями, учреждениями субъектов Российской Федерации с адресатами в Российской Федерации;

— в переписке с предприятиями, организациями, не находящимися в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенными на территории других субъектов Российской Федерации;

— при оформлении документов, удостоверяющих личность гражданина Российской Федерации, записей актов гражданского состояния, трудовых книжек, а также документов об образовании и др.

Русский язык и язык республики в составе Российской Федерации одновременно применяются:

— в делопроизводстве судебных и правоохранительных органов;

— в сферах промышленности, связи, транспорта и энергетики на всей территории Российской Федерации;

— в сфере обслуживания и коммерческой деятельности <37>.

<37> Там же, статья 22.

5.2. В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указывается наименование вида документа и заголовок к тексту, а также их реквизиты:

— наименование организации — автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту;

— наименование организации или должностного лица, утвердившего документ, дата утверждения документа.

Например:

При ссылке на законодательные и иные нормативные правовые акты указывается официальный источник их опубликования (Собрание законодательства Российской Федерации, Бюллетень ведомственных нормативных актов, информационный портал http://www.pravo.gov.ru, издания субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления).

Например:

5.3. Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Выделение более четырех уровней рубрикации текста не рекомендуется.

Разделы и подразделы могут иметь заголовки. Заголовки разделов пишутся с прописной буквы. Допускается написание заголовков разделов прописными буквами. Подзаголовки пишутся с прописной буквы строчными. Заголовки разделов допускается выделять полужирным шрифтом.

В текстах документов употребляются только общепринятые термины, а также аббревиатуры и графические сокращения.

При употреблении термина или аббревиатуры, которые могут быть непонятны читателю, они расшифровываются при первом употреблении. Если таких лексических единиц в тексте мало (до 4-х), расшифровки можно давать в подстраничных сносках. Если их больше, рекомендуется составить раздел «Термины и определения» и «Перечень сокращений».

При употреблении в тексте фамилий и инициалов инициалы указываются после фамилии.

5.4. Текст документа может излагаться в виде таблицы, анкеты или грамматически связного текста.

Анкета — текст документа, характеризующего один объект по набору признаков и построенный в виде вопросов и ответов <38>.

<38> Управление документами. Термины и определения. Словарь. — М., 2013, с. 13.

Таблица — текст документа, имеющий упрощенную логико-синтаксическую структуру и пространственную организацию и позволяющий сопоставить предметы, явления, процессы по определенному набору признаков <39>.

<39> Там же, с. 82.

Грамматически связный текст <40> — текст документа, сохраняющий логико-синтаксическую структуру и пространственную организацию естественного языка.

<40> Там же, с. 25.

В тексте анкеты может содержаться как словесная, так и цифровая информация. При построении анкеты вопросы выражаются существительными в именительном падеже, например: «фамилия», «имя», «отчество»; или словосочетаниями, опорным словом в которых является существительное, например: «структурное подразделение», «последнее место работы», «результат выполнения плана», «причина отсутствия».

Вопросы анкеты и ответы на них грамматически согласовываются.

Табличные тексты применяются в таких документах, как структура и штатная численность, штатное расписание, план работы, техническое задание, некоторые виды отчетов, перечни и др.

Например:

Таблицы имеют два уровня членения текста: вертикальный — графы и горизонтальный — строки. Обобщенные наименования признаков в таблице составляют заголовки и подзаголовки граф, а наименования объектов — заголовки и подзаголовки строк таблицы, расположенные в крайней левой графе.

Например:

Заголовки граф и строк пишутся с прописной буквы. Подзаголовки — со строчной. Подзаголовки граф и строк грамматически согласуются с заголовками.

5.5. Построение грамматически связного текста зависит от вида документа.

Текст распорядительных документов излагается от 1 лица ед. числа: «приказываю» или (в решениях коллегиальных органов): от 3 лица единственного числа: «коллегия постановляет», «ученый совет решил». Текст распоряжения распорядительной формулы не имеет.

В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

Текст распорядительного документа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части дается обоснование распорядительных действий. В качестве обоснования действий может выступать:

нормативный правовой акт вышестоящего органа или распорядительный документ, ранее изданный организацией;

формулировка целей и задач, стоящих перед организацией, описание фактов или событий, послуживших причиной издания приказа.

Например:

Констатирующей части может не быть, если предписываемые действия не нуждаются в обосновании.

Распорядительная словесная формула: «приказываю» печатается прописными буквами (ПРИКАЗЫВАЮ) без разрядки с новой строки от абзаца или строчными буквами вразрядку (приказываю) в продолжение преамбулы, с выделением полужирным шрифтом или без выделения, с проставлением двоеточия.

Слово «постановляет» пишется в продолжение преамбулы вразрядку.

Текст распоряжения распорядительной словесной формулы не имеет.

Распорядительная часть состоит из пунктов, в которых излагаются управленческие решения.

Если решение является организационным («утвердить», «создать»), в пункте распорядительной части приказа формулируется само решение без указания исполнителей и сроков исполнения. Организационные решения вступают в силу с даты подписания и регистрации приказа.

Если пункт формулирует поручение, в нем указывается:

— поручение;

— исполнитель (исполнители);

— срок исполнения поручения.

Если проект распорядительного документа отменяет полностью или частично ранее изданные документы, то в предпоследнем пункте проекта распорядительного документа необходимо их указать.

Например:

В последнем пункте распорядительного документа указывается наименование должности лица, ответственного за его исполнение, с указанием фамилии и инициалов.

Например:

Пример оформления распорядительных документов дан в приложениях N 4 и N 5.

5.6. К организационным документам относятся локальные нормативные акты организации, устанавливающие права, обязанности, порядок функционирования структурных подразделений или последовательность осуществления каких-либо действий (операций).

В локальных нормативных актах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция, регламент) текст формулируется от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции…», «в состав управления входят…»).

Текст организационных документов всегда делится на пункты (подпункты) в соответствии с объектом регламентации.

В положении о структурном подразделении:

— общие положения;

— структура (если подразделение имеет структуру);

— задачи;

— функции;

— права;

— ответственность;

— взаимоотношения.

В должностной инструкции:

— общие положения;

— функции;

— должностные обязанности;

— права;

— ответственность;

— взаимоотношения.

Разделы всегда имеют заголовки, напечатанные с прописной буквы.

В тексте документов, регламентирующих какой-либо процесс, должны четко прослеживаться причинно-следственные связи между нормами, правилами, требованиями.

В тексте таких документов преобладают определенные типы модальных значений, передаваемые определенными выражениями:

— дозволение («разрешается», «может», «имеет право», «вправе», «рекомендуется» и др.);

— обязывание («должны», «обязаны», «необходимо», «следует»);

— запрет («запрещается», «не разрешается», «не допускается», «не следует»).

Образец оформления Положения о структурном подразделении представлен в приложении N 6.

5.7. Протоколы оформляются на специальном бланке протокола или на стандартном листе бумаги.

В практике управления организациями приняты полные и краткие протоколы.

Полный протокол содержит повестку дня, указание присутствующих, запись всех выступлений на заседании, вопросы, выступления лиц, принявших участие в обсуждении, и принятые решения.

Краткий протокол включает тему выступления, фамилии выступивших (может быть краткая запись выступления), принятые решения.

Решение о форме протокола принимает руководитель (возможно предварительное обсуждение этого вопроса с партнерами).

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части указываются: фамилии председателя (председательствующего) и секретаря заседания; должности и фамилии участников и приглашенных лиц; повестка дня.

Если участников заседания более 15 человек, в протоколе указывается общее число участников, а список присутствующих с указанием должностей и фамилий является приложением к протоколу. В этом случае включается следующая формулировка:

Лица, которых пригласили на заседание в качестве экспертов или заинтересованных лиц, перечисляются после слова «Приглашенные:» с указанием их должностей и места работы, если они являются представителями других организаций.

В повестке дня заседания указываются вопрос или вопросы, обсуждаемые на заседании. Должность и фамилия докладчика могут не указываться.

Если вопросов несколько, они нумеруются арабскими цифрами и располагаются в порядке обсуждения.

Вопросы повестки дня строятся по формуле «о чем?».

Словосочетание «повестка дня» рекомендуется писать прописными буквами и располагать по центру. Вопросы повестки дня (если их несколько) следует помечать арабскими цифрами.

Например:

Текст основной части протокола состоит из отдельных разделов по числу вопросов повестки дня, каждый из которых строится по схеме:

1. СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ: (если оформляется полный протокол)

РЕШИЛИ: (или ПОСТАНОВИЛИ:)

После слова «СЛУШАЛИ»: в именительном падеже указывается фамилия докладчика и излагается тема доклада. Если имеется текст доклада, после фамилии докладчика делается отметка: «Текст доклада прилагается».

В разделе «ВЫСТУПИЛИ»: последовательно указывают фамилии лиц, принявших участие в обсуждении доклада, и высказанные ими мнения. Фамилии выступивших и содержание их выступлений записываются в форме 3 лица единственного или множественного числа: «считает», «предлагает» или «считают», «предлагают».

При необходимости в этом же разделе протокола фиксируются вопросы, заданные докладчику, и его ответы.

В разделе «РЕШИЛИ»: («ПОСТАНОВИЛИ») записывается принятое решение.

Принятые решения формулируются в неопределенной форме глагола: «доработать…», «одобрить…», «проинформировать…».

По одному вопросу может быть принято несколько решений, в этом случае они нумеруются арабскими цифрами.

При необходимости наряду с решением указываются результаты голосования: количество голосов, поданных «за», «против», «воздержавшихся», а также, если голосование было тайным, — количество выданных бюллетеней.

Если один из участников заседания не согласен с решением, он может представить особое мнение по принятому решению. Оно излагается на отдельном листе и присоединяется к протоколу. В этом случае в протоколе после записи соответствующего решения делается запись: «Особое мнение Петрова А.П. прилагается».

Пример оформления протокола дан в приложении N 7.

5.8. При составлении деловых (служебных) писем рекомендуется учитывать следующие правила:

— письмо должно быть посвящено одному вопросу. Два вопроса и более могут рассматриваться, если они отражают стороны одного общего вопроса и по ним будет приниматься одно решение;

— письмо не должно быть большим по объему (большинство писем — до одной страницы текста и лишь в исключительных случаях, требующих детального описания и анализа, письмо может содержать до пяти страниц текста).

В деловых письмах используются формы изложения:

— от первого лица множественного числа («просим направить…», «представляем на рассмотрение…»);

— от третьего лица единственного числа («министерство не возражает…», «общество считает возможным…»);

— от первого лица единственного числа («считаю необходимым…», «предлагаю рассмотреть…»), если письмо оформлено на бланке должностного лица.

В деловых письмах может использоваться — вступительное обращение:

Уважаемый господин Председатель!

Уважаемый господин Губернатор!

Уважаемый господин Прохоров!

Уважаемая госпожа Захарова!

Уважаемый Николай Петрович!

Уважаемая Ольга Николаевна!

Уважаемые господа!

В обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.

В письме может использоваться также заключительная этикетная фраза:

Вступительное обращение располагается над текстом письма посередине и завершается восклицательным знаком. Заключительная этикетная фраза размещается от левого поля и завершается запятой.

Текст письма может состоять:

— из одной части, если основное содержание письма (просьба, сообщение напоминание и др.) не требует обоснования;

Например:

— из двух частей: обоснование и заключение, — представленных в виде одного простого предложения.

Например:

— из трех частей: вступление, обоснование, заключение.

Например:

Во вступлении формулируется тема письма, объясняющая причины его написания. Вступление может содержать: ссылку на документ или его отдельные пункты, послужившие юридическим основанием или поводом для письма; констатацию факта, события, сложившейся ситуации.

Основное содержание письма составляют описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства.

Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний.

При составлении деловых писем рекомендуется использовать клише (слова и формулировки, часто употребляемые для выражения определенного смысла).

Например, некоторые клише — обоснования:

По содержанию и назначению письма могут подразделяться на: письма-просьбы, письма-запросы, письма-ответы, письма-извещения, гарантийные, информационные, рекламные, коммерческие, письма-приглашения и др.

Каждый вид письма имеет определенную формулировку основной мысли:

— письмо-просьба (запрос) — просим, прошу (на должностном бланке);

— письмо-сообщение — сообщаем (сообщаю);

— сопроводительное письмо — направляем, представляем, высылаем;

— письмо-предложение — предлагаем;

— письмо-приглашение — приглашаем;

— письмо-напоминание — напоминаем;

— претензия — выражаем, предъявляем, заявляем претензию;

— письмо-требование — требуем, просим (в деловой переписке слово «просим», обращенное к лицу, нарушившему условия договора, по обязательности выполнения равно слову «требуем»).

Текст письма должен быть написан деловым стилем, который обладает совокупностью признаков, характеризующих его с точки зрения отбора лексических средств языка, построения словосочетаний, предложений и текстов в целом.

К основным стилевым чертам деловой речи относятся:

нейтральный тон изложения;

точность и ясность изложения;

лаконичность и краткость текста.

5.9. Текст акта, подтверждающего действие или событие (например, передачу от одного лица другому материальных ценностей), составляется людьми, осуществляющими этот процесс.

Если созданию акта предшествовала, например, проверка, то он составляется несколькими лицами (комиссией).

Текст акта может состоять из двух частей: вводной и основной (констатирующей).

Во вводной части акта указывается распорядительный документ, на основании которого акт создается, его номер и дата. Если такого документа не было, первая часть опускается. Во вводной части называются составители акта (если акт составлялся комиссией — председатель и члены комиссии).

При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей, фамилии и инициалы. Первым указывается председатель комиссии. В необходимых случаях допускается указывать наименование организации (места работы), сведения о документах, удостоверяющих личность, полномочия лиц, участвовавших в составлении акта, и их адреса.

Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова «Основание», «Председатель», «Члены комиссии», «Присутствовали» пишутся с прописной буквы от абзаца.

В основной части акта излагаются установленные факты, а также выводы и заключения. Текст акта заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта.

Например:

Составлен в 2-х экземплярах:

1-й экземпляр — бухгалтерия,

2-й экземпляр — коммерческий отдел.

Пример составления акта представлен в приложении N 8.

5.10. Для подготовки документов, составленных по однотипным, повторяющимся ситуациям (приказы по личному составу, договоры о передаче документов на государственное хранение, акты об уничтожении документов), рекомендуется разрабатывать шаблоны с трафаретным текстом.

6. БЛАНКИ ДОКУМЕНТОВ

Для изготовления бланков документов используется бумага форматов A4 (210 x 297 мм), A5 (148 x 210 мм); для изготовления бланков резолюций используется бумага форматов A5 (148 x 210 мм), A6 (105 x 148).

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Фон электронных шаблонов документов должен быть белого цвета.

Каждый лист документа, оформленный на бланке или без него, должен иметь поля не менее:

20 мм — левое;

10 мм — правое;

20 мм — верхнее;

20 мм — нижнее.

6.1. Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения и документы с отметкой ЭПК должны иметь левое поле не менее 30 мм. Все листы одного документа должны иметь одинаковые размеры полей.

Указание размеры полей документов и размеры полей для каждого отдельного вида документа устанавливаются локальным нормативным правовым актом организации (инструкцией по делопроизводству).

Организации используют бланки документов, изготовленные на бумажном носителе (бланки документов федеральных органов государственной власти с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются полиграфическими <41>) и/или электронные шаблоны бланков.

<41> Постановление Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. N 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, N 2, ст. 123; 2001 N 24, ст. 2461; 2006, N 52, ст. 5587).

Бланки на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков должны быть идентичны по составу реквизитов (за исключением использования Государственного герба Российской Федерации), порядку их расположения, гарнитурам шрифта.

6.2. Бланки документов на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков изготавливаются на основании макетов бланков, утверждаемых руководителем организации.

Электронные шаблоны бланков документов должны быть защищены от несанкционированных изменений.

Бланки документов оформляются в соответствии с Приложением Б к Стандарту. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром, указанные размеры ориентировочных границ зон представляют информацию о допустимых минимальных размерах зон. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

В зависимости от расположения реквизитов устанавливается два варианта бланков — угловой и продольный.

6.3. Устанавливаются следующие виды бланков документов организации:

— общий бланк;

— бланк письма;

— бланк конкретного вида документа.

Локальными нормативными актами организации могут устанавливаться: бланк письма структурного подразделения, бланк письма должностного лица и др.).

Состав реквизитов бланков определяется локальными нормативными актами организации.

Общий бланк используется для изготовления любых видов документов, кроме делового (служебного) письма, и включает следующие реквизиты:

01 — герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования);

или 02 — эмблема или 03 — товарный знак (знак обслуживания), а также

05 — наименование организации — автора документа;

13 — место составления (издания) документа.

Проставляются также ограничительные отметки для реквизитов:

10 — дата документа;

11 — регистрационный номер документа (см. приложение N 9).

Бланк письма включает реквизиты:

01 — герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования);

или 02 — эмблема или 03 — товарный знак (знак обслуживания);

05 — наименование организации — автора документа;

08 — справочные данные об организации.

Включаются также ограничительные отметки для реквизитов:

10 — дата документа;

11 — регистрационный номер документа;

12 — ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;

15 — адресат;

17 — заголовок к тексту.

Бланк письма структурного подразделения дополнительно может также включать реквизит 06 — наименование структурного подразделения — автора письма;

бланк письма должностного лица — реквизит 07 — наименование должности лица — автора документа; (приложения N 10 и N 11).

Бланк конкретного вида документа (кроме письма) в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных правовых актов включает реквизиты:

01 — герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования);

или (02 — эмблема или 03 — товарный знак (знак обслуживания);

05 — наименование организации — автора документа;

09 — наименование вида документа;

13 — место составления (издания) документа и, при необходимости, в зависимости от вида документа, — ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов:

10 — дата документа;

11 — регистрационный номер документа;

16 — гриф утверждения документа;

17 — заголовок к тексту (приложение N 12).

Бланк конкретного вида документа структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06 — наименование структурного подразделения, бланк должностного лица — реквизит 07 — наименование должности лица — автора документа.

Для обеспечения учета бланков проставляются типографским способом или специальным нумератором учетные порядковые номера. Эти номера допускается проставлять на правом, левом и нижнем полях, а также на другой свободной площади бланка с тем условием, чтобы на них впоследствии не накладывались текст документа и другие оформляющие реквизиты.

6.12. В органах власти и организациях республик Российской Федерации, использующих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык (государственные языки) республик, используются бланки документов на русском языке и государственном языке (государственных языках) республик:

— угловые (реквизиты бланка располагаются на одном уровне: на русском языке — слева, на языке (языках) республики — справа);

— продольные (реквизиты бланка на русском языке располагаются сверху, языке (языках) республики — ниже).

Например:

Для переписки с иностранными корреспондентами используются бланки на двух языках — русском и иностранном языке.

Пример бланка для переписки с иностранными корреспондентами:

При переписке с иностранными корреспондентами, адрес в реквизите «справочные данные об организации» оформляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи Российской Федерации <42>, реквизит «адресат» оформляется в соответствии с правилами оформления почтовых адресов той страны, в которую он направляется.

<42> Пункт 22 Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234 (Зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 26 декабря 2014 г. N 35442) с изменениями, внесенными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 13 февраля 2018 г. N 61 «О внесении изменений в приказ Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 28 марта 2018 г. N 50545).

7. ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

7.1. Организации могут создавать документы, создание, хранение и использование которых осуществляется в форме электронных документов. Состав таких документов может устанавливаться Перечнем документов, создание, хранение и использование которых осуществляются исключительно в форме электронных документов, утверждаемым руководителем организации <43>.

<43> Пункт 39 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477) (Собрание законодательства Российской Федерации 2009, N 25, ст. 3060; 2011, N 37, ст. 5263; 2016, N 18, ст. 2641).

7.2. Электронные документы должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление <44>.

<44> Пункт 5 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477) (Собрание законодательства Российской Федерации 2009, N 25, ст. 3060; 2011, N 37, ст. 5263; 2016, N 18, ст. 2641).

Реквизиты электронных документов оформляются в соответствии с требованиями Стандарта.

Электронные документы могут создаваться с использованием электронных шаблонов. Альбом электронных шаблонов утверждается руководителем организации.

7.3. При подготовке, согласовании и доработке электронных документов могут использоваться текстовые и табличные редакторы, поддерживающие функции создания примечаний к документу и отслеживания изменений в нем.

При передаче документа на подписание (утверждение) все примечания и записи об изменениях из электронного документа удаляются.

При передаче электронного документа на подпись и его регистрации рекомендуется использовать формат электронных документов PDF.

7.4. Электронные документы подписываются электронной подписью. Условия признания электронных документов, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью, устанавливаются Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ «Об электронной подписи» <45>.

<45> Статья 6 Федерального закона от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ «Об электронной подписи» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 15, ст. 2036; 2011, N 27, ст. 3880; 2012, N 29, ст. 3988; 2013, N 14, ст. 1668, N 27, ст. 3463, N 27, ст. 3477; 2014, N 11, ст. 1098, N 26, ст. 3390; 2016, N 1, ст. 65, N 26, ст. 3889).

7.5 Реквизиты электронного документа, выступающие в качестве графических элементов <46> (дата документа, регистрационный номер документа, и др. — по усмотрению организации), должны воспроизводиться на документе с выполнением следующих требований:

<46> Данные, которые вносятся в шаблон при составлении электронного документа, а также в подготовленный электронный документ при его подписании и регистрации.

— графические элементы должны располагаться на месте соответствующих реквизитов документа, указанных в Стандарте;

— графические элементы должны быть видимыми и читаемыми при отображении (воспроизведении) электронного документа;

— графические элементы не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

— изображение графических элементов не должно перекрывать элементы текста документа и другие реквизиты.

Графические элементы реквизитов, предполагающих собственноручную подпись (гриф согласования документа, гриф утверждения документа, отметка о заверении копии), оформляются с использованием отметки об электронной подписи.

7.6. Для организации процесса визирования электронных документов в регистрационно-учетной форме СЭД должны быть предусмотрены поля, содержащие сведения о должности лица, визирующего документ, его фамилии и инициалах, дате визы, результате рассмотрения (согласовано, согласовано с замечаниями, не согласовано), а также поле для внесения замечаний по электронному документу.

Для внесения резолюции в регистрационно-учетную форму СЭД должны быть предусмотрены поля резолюции, включающие поля для внесения сведений о фамилии, инициалах исполнителя (исполнителей), поручении по документу, сроке исполнения, должности, фамилии и инициалах лица, вынесшего резолюцию, дате резолюции. Дополнительно могут включаться поля, содержащие сведения о должности исполнителя.

7.7. Организации, осуществляющие совместную деятельность в какой-либо области, для обеспечения качественного обмена информацией могут регулировать формат, порядок обмена электронными документами и т.д. посредством заключения соглашений между сторонами.

ПРИЛОЖЕНИЯ

Приложение N 1
к п. 3.9.

Росархив

Федеральное бюджетное учреждение «Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела»

(ВНИИДАД)

ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

Образец титульного листа документа

Приложение N 2
к п. 4.16.

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, ПОДЛЕЖАЩИХ УТВЕРЖДЕНИЮ

1. АКТЫ (проверок и ревизий; приема законченных строительством объектов, оборудования; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т.д.).

2. ЗАДАНИЯ (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ; технические и т.д.).

3. ИНСТРУКЦИИ (правила) (должностные; по делопроизводству; технике безопасности; внутреннего трудового распорядка и т.д.).

4. МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ, МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ.

5. НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ОРГАНИЗАЦИИ

6. НОРМЫ И НОРМАТИВЫ (расхода сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования; численности работников и т.д.).

7. ОПИСИ дел (постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу).

8. ОТЧЕТЫ (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и т.д.).

9. ПЕРЕЧНИ (должностей работников с ненормированным рабочим днем; предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и других организаций, с указанием сроков хранения материалов и т.д.).

10. ПЛАНЫ (производственные; строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ; внедрения новой техники; распределения продукции по установленной номенклатуре; доходов по жилищно-коммунальному ремонту; работы коллегии, научно-технического совета, ученого совета и т.д.).

11. ПОЛОЖЕНИЯ (об организации; о структурном подразделении; о премировании и т.д.).

12. ПРАВИЛА

13. ПРОГРАММЫ (проведения работ и мероприятий; командировок и т.д.).

14. РЕГЛАМЕНТЫ (в т.ч. регламенты бизнес-процессов).

15. СМЕТЫ (расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений, сооружений; использования средств фонда предприятия; на подготовку и освоение производства новых изделий; на капитальное строительство и т.д.).

16. СТАНДАРТЫ (государственные, национальные, организации, отраслевые).

17. СТРУКТУРА И ШТАТНАЯ ЧИСЛЕННОСТЬ.

18. УНИФИЦИРОВАННЫЕ ФОРМЫ ДОКУМЕНТОВ

19. УСТАВЫ.

20. ШТАТНЫЕ РАСПИСАНИЯ и изменения к ним.

Приложение N 3
к п. 4.24

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, НА КОТОРЫЕ СТАВИТСЯ ПЕЧАТЬ ОРГАНИЗАЦИИ

1. АКТЫ (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; списания; экспертизы и т.д.).

2. АРХИВНЫЕ СПРАВКИ.

3. Документы налоговой отчетности.

4. ЗАКЛЮЧЕНИЯ И ОТЗЫВЫ на авторефераты.

5. ЗАЯВЛЕНИЯ (на аккредитив; об отказе от акцепта и т.д.).

6. ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ЛИСТЫ.

7. НОРМЫ расхода.

8. ОБРАЗЦЫ оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.

9. ПИСЬМА гарантийные (на выполнение работ, услуг).

10. Поручения (бюджетные, банковские, пенсионные; платежные, инкассовые в банк на получение инвалюты со счетов, перевод валюты).

11. ПРЕДСТАВЛЕНИЯ и ходатайства (о награждении орденами и медалями; премиями и т.д.).

12. РЕЕСТРЫ (чеков, поручений, представляемых в банк).

13. СМЕТЫ расходов (на содержание аппарата управления; на калькуляцию к договору и т.д.).

14. СОГЛАШЕНИЯ.

15. СПРАВКИ (лимитные; о выплате страховых сумм; об использовании бюджетных ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейся зарплате и т.д.).

16. СПЕЦИФИКАЦИИ (изделий, продукции и т.д.).

17. ТИТУЛЬНЫЕ СПИСКИ.

18. УДОСТОВЕРЕНИЯ.

19. УСТАВЫ организаций.

Приложение N 4
к п. 5.5

ОБ ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТ ПО ПРОГРАММЕ «ЭКОЛОГИЯ РОССИИ»

В связи с необходимостью реализации программы «Экология России» приказываю:

1. Руководителю Управления экологии 02.10.2018 представить календарный план мероприятий по выполнению программы;

2. Руководителю Финансового управления 10.10.2018 представить смету затрат по выполнению программы.

3. ….

4. Контроль исполнения приказа оставляю за собой.

Образец оформления приказа

Приложение N 5
к п. 5.5

О ПОДГОТОВКЕ К ПРАЗДНОВАНИЮ 70-Й ГОДОВЩИНЫ ПОБЕДЫ В ВЕЛИКОЙ ОТЕЧЕСТВЕННОЙ ВОЙНЕ

В связи с приближением празднования 70-й годовщины Победы в Великой Отечественной Войне:

1. Руководителю Департамента протокола (Орлову А.А.) 10.04.2015 представить план праздничных мероприятий.

2. Руководителям структурных подразделений 12.04.2015 представить списки работников, выделенных для подготовки к празднованию.

3. …………

4. Контроль за исполнением распоряжения возложить на руководителя Секретариата (Синичкину В.И.).

Образец оформления распоряжения

Приложение N 6
к п. 5.6.

1. Общие положения

1.1. Служба документационного обеспечения управления (далее — служба ДОУ) является самостоятельным структурным подразделением организации, осуществляющим организацию работы с документами.

1.2. Служба ДОУ создается и ликвидируется приказом руководителя организации.

1.3. Службу ДОУ возглавляет заведующий службой, назначаемый на должность и освобождаемый от должности приказом руководителя организации.

1.2. Служба ДОУ в своей деятельности руководствуется законодательством Российской Федерации в сфере информации, документации, государственными стандартами на документы, нормативными и методическим документами Росархива по вопросам организации работы с документами и архивного хранения, законодательством о труде и охране труда Российской Федерации, уставом организации, инструкцией по документационному обеспечению деятельности организации, приказами и распоряжениями руководителя организации, настоящим положением.

В электронном документе нумерация пунктов соответствует официальному источнику.

…

Образец оформления положения о структурном подразделении

Приложение N 7
к п. 5.7.

Председатель — Петров А.А.

Секретарь — Максимова М.М.

Присутствовали: 15 человек (список прилагается)

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. О мерах по реализации программы «………».

Доклад заместителя директора Копейкина И.П.

1. СЛУШАЛИ:

Копейкина И.П. — текст доклада прилагается.

ВЫСТУПИЛИ:

Шацкий Э.Я. — краткая запись выступления.

Кучкин И.С. — краткая запись выступления.

РЕШИЛИ:

1.1. Одобрить План работы по реализации программы.

1.2. Руководителю Финансового управления подготовить и Смету расходов по реализации программы.

Образец оформления протокола

Приложение N 8
к п. 5.9

Основание: приказ руководителя от 21.01.2017 N 25 «О проведении проверки организации хранения документов организации».

Акт составлен комиссией:

Председатель комиссии — Иванов А.А..;

Секретарь комиссии — Птичкина О.П.;

Члены комиссии: Арбузов О.Н., Бочаров Н.А., Мулерман Э.А.

С 15.02.2017 по 02.03.2017 комиссией проводилась проверка организации хранения документов организации.

1. Выводы:

1.1. Порядок хранения документов в организации в целом соответствует правилам, установленным локальными правовыми актами.

1.2……………………………………….

2. Замечания:

2.1……..

2.2………..

Образец оформления акта

Приложение N 9
к п. 6.3

Росархив

ФЕДЕРАЛЬНОЕ БЮДЖЕТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ «ВСЕРОССИЙСКИЙ НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ИНСТИТУТ ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ И АРХИВНОГО ДЕЛА»

(ВНИИДАД)

Москва

Образец общего бланка организации

Приложение N 10
к п. 6.3

Образец углового бланка письма организации

Приложение N 11
к п. 6.3

Образец продольного бланка письма организации

Приложение N 12
к п. 6.3.

Росархив

ФЕДЕРАЛЬНОЕ БЮДЖЕТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ «ВСЕРОССИЙСКИЙ НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ИНСТИТУТ ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ И АРХИВНОГО ДЕЛА»

(ВНИИДАД)

ПРИКАЗ

Москва

Образец оформления бланка приказа

45

Реквизиты и структура документа

В
нормативных актах, регулирующих процессы
создания документа, особое внимание
уделяется его структуре и пространственному
расположению отдельных частей текста,
в связи с чем вводится понятие реквизита.

Реквизит
—
это обязательный, законченный, содержащий
полную информацию по своей локальной
теме информационный элемент текста
документа, установленный законом или
положениями для деловых документов
(например, реквизиты «автор документа»,
«дата» и т.д.).

Реквизиты
в их совокупности служат опознавательными
элементами документа, они определяют
правоотношения автора документа с
субъектами и объектами деятельности
предприятия, без них документ не может
быть основанием для учета и не имеет
юридической силы. Отсутствие хотя бы
одного из реквизитов лишает его владельца
возможности использовать документ по
назначению.

В
делопроизводстве существуют единые
требования и правила оформления
реквизитов документов, которые установлены
государственными нормативными актами
— ЕГСД, ГСДОУ, Типовой инструкцией по
делопроизводству в федеральных органах
исполнительной власти, ГОСТом Р 6.30-
2003, вводящими единообразие в оформление
документов, что является неотъемлемым
условием автоматизации работы с ними
и осуществления эффективного управления
производством.

По
способу оформления реквизиты делятся
на графические
(герб,
печать, эмблема) и текстовые.

Текстовые
реквизиты в свою очередь подразделяются
в зависимости от состава информации на
простые,
состоящие
из одного-двух слов или цифр (дата,
наименование вида документа и др.), и
сложные,
включающие
несколько достаточно самостоятельных
частей (гриф утверждения, резолюция и
др.).

Кроме
того, выделяются постоянные и переменные
реквизиты документа.

Постоянные
реквизиты —
это символы и индексы, наносимые на
бланки и формы типографским или другим
способом (герб, автор документа, справочные
данные об организации и др.).

Переменные
реквизиты вносятся
в документ в процессе его подготовки и
оформления (текст документа, регистрационный
номер документа, дата, подпись и т.д.).

Оформление
документа представляет собой проставление
необходимых реквизитов, т.е. их написание
и расположение. Деловой документ
оформляют в соответствии с
формуляром-образцом.

Формуляр
—
это набор реквизитов официального
письменного документа, расположенных
в определенной последовательности.
Расположение реквизитов на формуляре
может быть угловым
(все
основные реквизиты располагаются в
левой стороне листа) и продольным
(реквизиты
располагаются по центру листа).

Всего
ГОСТом Р 6.30-2003 установлено 30 реквизитов:

01
— Государственный герб РФ,

02
— герб субъекта РФ,

03
— эмблема организации или товарный знак
(знак обслуживания),

04
— код организации,

05
— основной государственный регистрационный
номер (ОГРН) юридического лица,

06
— идентификационный номер налогоплательщика/код
причины постановки на учет (ИНН/КПП),

07
— код формы документа,

08
— наименование организации,

09
— справочные данные об организации,

10
— наименование вида документа,

11
— дата документа,

12
-регистрационный номер документа,

13
— ссылка на регистрационный номер и дату
документа,

14
— место составления или издания документа,

15
– адресат;

16
— гриф утверждения документа,

17
— резолюция,

18
— заголовок к тексту,

19
— отметка о контроле,

20
— текст документа,

21
— отметка о наличии приложения,

22
— подпись,

23
— гриф согласования документа,

24
— визы согласования документа,

25
— оттиск печати,

26
— отметка о заверении копии,

27
— отметка об исполнителе,

28
— отметка об исполнении документа и
направлении его в дело,

29
— отметка о поступлении документа в
организацию,

30
— идентификатор электронной копии
документа (так как некоторые из реквизитов
являются взаимоисключающими, что зависит
от вида документа, то на конкретном
документе их будет не 30, а гораздо
меньше).

Образец
оформления основных реквизитов документа
приведен в приложении. Рассмотрим более
подробно реквизиты, использование и
оформление которых вызывают наибольшее
число вопросов и затруднений.

Реквизит
01 — Государственный герб РФ,

Реквизит
01
помещается на бланках документов
государственных органов и учреждений,
определенных Федеральным конституционным
законом от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О
Государственном гербе Российской
Федерации». В этом Законе указаны органы,
имеющие право на нанесение герба на
документы, — администрация, законодательные
органы власти, прокуратура, органы
правительства, федеральные округа.

Изображение
Государственного герба РФ может
помещаться и на бланках министерств,
ведомств, организаций, учреждений и
предприятий республиканского и местного
подчинения.

Изображение
герба при продольном расположении
реквизитов будет находиться в центре
верхнего поля, а при угловом расположении
реквизитов — в левой части верхнего поля
над серединой строки с наименованием
автора документа; диаметр герба не
должен превышать 20 мм.
На бланке может быть изображен или
Государственный герб РФ, или герб
субъекта РФ, но не оба герба одновременно
(они взаимоисключаемы).

Бланки
с Государственным гербом в соответствии
с постановлением Правительства РФ №
1268 изготавливаются только типографическим
способом на полиграфических предприятиях,
имеющих соответствующую лицензию, и
являются документами строгой отчетности.

Реквизит
02 — Герб субъекта Российской Федерации

Герб
субъекта Российской Федерации помещают
на бланках документов в соответствии
с правовыми актами субъектов Российской
Федерации.

Порядок
использования на бланках документов
изображения герба субъекта Российской
Федерации определяется нормативными
актами органов государственной власти
республик, автономных областей, городов
Москвы и Санкт-Петербурга, автономных
округов.

Герб
субъекта РФ — главный символ субъекта
РФ, выполненный в соответствии с правилами
геральдики и выражающий его историческое
и административное значение. На рисунке
приведен герб Москвы как субъекта
Российской Федерации.

Гербы
городов, автономных округов, районов
Российской Федерации размещаются на
бланках документов органов представительной
и исполнительной власти муниципальных
образований в соответствии с порядком
использования гербов, установленным
нормативными актами соответствующих
территориальных единиц.

На
рисунке приведен герб города
Каменск-Шахтинский Ростовской области.

Реквизит
03 — Эмблема организации или товарный
знак (знак обслуживания)

Эмблема
и товарный знак — символы, признаки,
изобразительные обозначения, придающие
эстетический вид бланку, дающие
представления об адресанте, помогающие
потребителю отличить товар или услугу
производителя (исполнителя).

Как
правило, эмблема представляет собой
графически оформленные начальные буквы
названия организации либо рисунок,
которые отражают главное направление
деятельности организации.

Эмблему
организации или товарный знак (знак
обслуживания) помещают на бланках
организации в соответствии с уставом
(положением об организации).

Эмблему
не воспроизводят на бланке, если на нем
помещен Государственный герб Российской
Федерации или герб субъекта Российской
Федерации.

При
продольном расположении реквизитов
эмблему
и товарный знак располагают на верхнем
поле бланка над серединой наименования
организации — автора документа. Возможно
расположение эмблемы и товарного знака
на одном уровне с названием организации
(реквизит 06), слева.

При
угловом расположении реквизитов эмблему
и товарный знак располагают
на левом поле бланка.

В
обоих случаях она центрируется по
отношению к реквизиту «наименование
организации», при этом ее размеры не
должны превышать ширину площади,
занимаемой на бланке реквизитом
«наименование организации». Эмблема
облегчает поиск документа, улучшает
эстетический вид бланка, но не заменяет
наименования организации.

Товарный
знак действителен, если он зарегистрирован
в соответствии с требованиями Закона
РФ от 23 сентября 1992 г. «О товарных
знаках обслуживания и наименования
мест происхождения товаров».

Реквизит
04 — Код организации

Код
организации проставляют по Общероссийскому
классификатору предприятий и организаций
(ОКПО). Для
органов государственной власти и
управления код проставляется по
Общероссийскому классификатору органов
государственной власти и управления
(ОКОГУ).

Реквизит
служит для ускорения передачи
документированной информации по каналам
электронной связи и сокращения количества
возможных ошибок, возникающих при
передаче данных и сложно воспринимаемых
названий организаций. Код является
элементом электронной идентификации
документа.

Реквизит
05 — Основной государственный регистрационный
номер (ОГРН) юридического лица

Основной
государственный регистрационный номер
(ОГРН) юридического лица проставляют в
соответствии с документами, выдаваемыми
налоговыми органами.

Реквизит
06 — Идентификационный номер налогоплательщика
/ код причины постановки на учет (ИНН/КПП).

Идентификационный
номер налогоплательщика / код причины
постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют
в соответствии с документами, выдаваемыми
налоговыми органами.

Реквизит
07 — Код формы документа

Код
формы документа проставляется по
Общероссийскому классификатору
управленческой документации (ОКУД).

Код
формы документа по ОКУД проставляется
на бланках документов, входящих в состав
какой-либо УСД. На бланке с угловым
размещением постоянных реквизитов код
располагается непосредственно после
реквизита 06 (ИНН/КПП); на бланке с
продольным расположением постоянных
реквизитов — правее наименования
документа.

ОКУД
предназначен для обеспечения учета и
систематизации унифицированных
межотраслевых, межведомственных форм
документов, разрабатываемых ведущими
министерствами и ведомствами, с целью
сокращения количества применяемых форм
документов, исключения из обращения
неунифи-цированных форм и дублирования
информации.

Код
унифицированной формы документа состоит
из семи знаков и контрольного числа
(КЧ). Унифицированная система ОРД имеет
код 0200000. Например, код унифицированной
формы Устава организации имеет обозначение
02112312, где 02 — класс форм документов (в
данном случае УСОРД), 11 — подкласс форм
(документация по созданию организации),
231 — регистрационный номер (Устав), 2 —
контрольное число.

Реквизит
08 — наименование организации.

Наименование
организации, являющейся автором
документа, должно соответствовать
наименованию, закрепленному в ее
учредительных документах.

Выделяется
несколько вариантов оформления этого
реквизита.

1.
Над наименованием организации-автора
может указываться вышестоящая организация,
которой та непосредственно подчиняется.
Для государственных предприятий это
наименование министерства или ведомства,
а для коммерческих — консорциум или
промышленная группа.

Например:
Федеральное агентство образования
Костромской государственный педагогический
университет Институт филологии, массовой
информации и психологии.

2.
Сокращенное наименование организации
приводят в тех случаях, когда оно
закреплено в учредительных документах
организации. Сокращенное наименование
помещают ниже полного (в скобках).

Например:
Федеральная архивная служба России
Всероссийский научно-исследовательский
институт документоведения и архивного
дела (ВНИИДАД)

3.
Наименование организации на иностранном
языке воспроизводится в тех случаях,
когда оно закреплено в учредительных
документах организации.
Наименование на иностранном языке
располагают ниже наименования на русском
языке. На практике — в таких случаях чаще
всего используется продольный бланк с
указанием наименования организации на
двух языках на одном уровне. Наименования
организаций субъектов РФ, имеющих наряду
с русским языком в качестве государственного
национальный язык, указываются на двух
языках — русском и национальном.

4.
Наименование филиала, территориального
отделения, представительства, структурного
подразделения организации указывают
в том случае, если они являются авторами
документа, и располагают это наименование
ниже наименования организации.

Например:
Сибирско-Уральская нефтегазовая компания
«Сибур» Департамент делопроизводства

5.
В соответствии со ст. 54 Гражданского
кодекса РФ юридическое лицо, являющееся
коммерческой организацией, должно иметь
фирменное наименование, при этом в
наименовании могут использоваться
сокращения типа ЗАО (закрытое акционерное
общество), ООО (общество с ограниченной
ответственностью) и т.п. За исключением
этих сокращений, другие типы наименований
предприятий пишутся полностью.

6.
Использование в названиях организаций
наименования «Россия», «Российская
Федерация» и образованных на их основе
слов и словосочетаний осуществляется
в соответствии с постановлением
Правительства РФ от 7 декабря 1996 г. №
1463 «Об использовании в названиях
организаций наименований «Россия»,
«Российская Федерация»».

7.
Автором
документа может быть должностное лицо,
представляющее организацию.

8.
На внутренних документах в качестве
автора указывается наименование
структурного подразделения, где он был
подготовлен.

Данный
реквизит печатается прописными буквами
и располагается в левом углу при угловом
расположении реквизитов, вверху по
центру — при продольном расположении
реквизитов.

Реквизит
09 — справочные данные об организации.

Этот
реквизит указывается только в служебных
письмах. Сюда включается следующая
информация:

—
почтовый
и телеграфный адрес;

—
номера
телефонов, факсов, телексов;

—
номер
счета в банке (в соответствии с правилами,
установленными Банком России);

—
адрес
электронной почты;

—
номер
расчетного счета;

—
банковский идентификационный код (БИК);

—
корреспондентский счет;

—
другие
сведения (номер лицензии на ту или иную
деятельность, сведения об отгрузочных
реквизитах и т.д.).

Номер
счета в банке указывается в соответствии
с правилами, установленными Центральным
банком России. При этом указываются
наименование кредитной организации;
номер расчетного счета; банковский
идентификационный код (БИК); корреспондентский
счет (кор. счет); номер участника расчетов
по межфилиальным оборотам (МФО).
Последовательность
написания адреса в документах должна
соответствовать Правилам оказания
услуг почтовой связи, утвержденным
постановлением Правительства РФ от 15
апреля 2004 г. № 221.

На
почтовых отправлениях адрес корреспондента
пишется в определенной последовательности:

—
адрес (фамилия, имя, отчество для
физических лиц);

—
название улицы, номера дома и квартиры;

—
название населенного пункта (город,
поселок и т.п.);

—
название
области, края, автономного округа
(области), республики;

—
страна (для международных почтовых
отправлений);

—
почтовый индекс.

В
таком же порядке оформляется адрес
отправителя.

При
оформлении справочных данных об
организации необходимо учитывать
следующие особенности:

1)
используются общепринятые сокращения,
например: оф.,
просп., тел., расч. сч., корр. сч. и
др.;

2)
в конце строки отсутствуют знаки
препинания;

1. между
   частями двойного номера дома ставится
   знак «/», например: ул.
   Ильинка, д. 90/2;

2. литера
   пишется слитно с номером дома, например:
   Пушкинский
   пер., д. 7а;

3. в
   номерах телефонов дефисом (или пробелом)
   отделяют справа налево по две цифры,
   например: Тел.:
   3-45-12, 29-02-10, 123-45-12 (или
   3
   4512, 29 02 10, 123 4512);

4. банковские
   реквизиты необходимо указывать только
   в письмах, содержащих сведения о
   товарно-денежных отношениях, например
   в гарантийных письмах.

Реквизит
располагается в верхнем левом углу под
реквизитом «наименование организации»
при угловом варианте бланка или по
центру на верхнем поле документа при
продольном варианте, например:

ул. Профсоюзная, д. 68/1 г. Москва, 101000 Тел.:(495)124-32-13 Факс: (495)124-32-18

Банковские реквизиты Получатель: ИНН 6168066933 ЗАО «Энергокабель» Р/с 1467791 в ФКБ «Феникс» г. Москва, МФО 046015724 к/с 700161423 ОКПО 45580102

Отгрузочные реквизиты Код предприятия — 5193 Для вагонов: ст. Гилевская СЮКД код станции — 510609 Для контейнеров: ст. Мытищи код станции — 512345

Реквизит
10 «Наименование вида документа» —
один из реквизитов, обязательных для
всех видов документов, кроме служебного
ПИСЬМА.

Данный
реквизит дает первое общее представление
о документе нею назначении. Указание
на вид документа определяет степень
обязательности выполнения его требований,
устанавливает набор необходимых
реквизитов и структуру текста.

Наименование
вида документа, составленного или
изданного организацией, регламентируется
уставом (положением) организации и
должно соответствовать видам документов,
предусмотренным ОКУД
(класс
0200000).

Вид
документа определяется его содержанием
и назначением.

К
реквизиту 10 может быть указан код формы
документа по Общероссийскому классификатору
управленческих документов (ОКУД), если
данная форма входит в состав какой-либо
унифицированной системы документации.

Располагается
этот реквизит после реквизита «Наименование
организации» и печатается прописными
буквами от границы левого поля при
угловом расположении постоянных
реквизитов на бланке. При продольном
расположении реквизитов на бланке этот
реквизит центрируют относительно
наименования организации, например:

АДМИНИСТРАЦИЯ
НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ

СПРАВКА

Реквизит
11 — дата документа.

Дата
документа — один из основных реквизитов
документа, придающих ему юридическую
силу.

Датой
документа считается:

—
дата подписания (для приказов, писем,
факсов, справок);

—
дата утверждения (для планов, отчетов,
правил, инструкций);

—
дата события, которое в нем зафиксировано
(для протоколов, актов).

Способ
написания даты зависит от характера
документа:

1.
В нормативных документах, определяющих
права граждан и организаций, а также
содержащих сведения финансового
характера, используется словесно-цифровой
способ оформления даты (29
апреля 2005 г.);

2.
В
остальных
случаях — цифровой в такой последовательности:
день, месяц, год (29.04.2005).

Допускается
оформление даты и в иной последовательности:
год, месяц, день месяца (2005.01.05).
Данный
способ используется в основном в
международной переписке.
Кроме
того, такой способ оформления дат находит
применение в больших архивах, в целях
удобства поиска документов.

При
оформлении реквизита необходимо обратить
внимание на следующие детали:

1. начиная
   с 2000 г. обозначение года оформляется
   четырьмя цифрами (неправильно: 29.04.05);

2. при
   цифровом способе оформления даты буквы
   не используются (неправильно:
   29.04.2005г.);

3. при
   обозначении определенного промежутка
   времени, указываемого в годах, приводится
   двойное «г» (точка между буквами не
   ставится), например: 1997-2005гг.;

4. при
   оформлении даты не используются римские
   цифры (ими обозначаются кварталы,
   названия конференций, крупных общественных
   мероприятий и т.д.);

5. при
   употреблении порядковых числительных,
   как правило, к цифре добавляются падежные
   окончания:

а)
однобуквенные, если последней букве
числительного предшествует гласная
(4-й,
7-м, 6-я);

б)
двухбуквенные, если последней букве
числительного предшествует согласная
(4-го,
7-му, 20-ми);

1. праздничные
   даты, оформляемые словесным способом,
   пишутся с прописной буквы (Восьмое
   марта, Первое мая).

Дата
документа проставляется должностным
лицом, подписывающим или утверждающим
документ. При подготовке проекта
документа указывается только обозначение
месяца и года.

Реквизит
12 — регистрационный номер документа.

Регистрационный
номер документа
(индекс) — это его условное цифровое
(иногда буквенно-цифровое) обозначение.
Индекс проставляется на документах (и
их копиях), кроме приложений. Для него
отведено место в бланке документа рядом
с датой.
Реквизит
состоит из трафаретной части «№ ____
«,

При
регистрации каждой группы документов
должны применяться единые способы
присвоения номеров. Система индексации
закрепляется в инструкции по
делопроизводству. Пересмотр условных
обозначений разрешается только в начале
года.

Для
внутренних документов (постановлений,
распоряжений, приказов, протоколов) —
это также порядковый номер с начала
года (с января по декабрь). Лишь в учебных
заведениях нумерация внутренних
документов может вестись по учебным
годам.

В
небольшой организации индексом документа
служит его порядковый номер, устанавливаемый
с начала года. Порядковый номер
определяется и для внутренних документов
(приказов, протоколов и др.).

Приказы
по личному составу и основной деятельности
имеют отдельную нумерацию в пределах
своей группы.

Поступающие
в организацию документы, отправляемые
документы, внутренние документы
регистрируются отдельно.

Номера
коммерческих контрактов имеют двойную
нумерацию, например №
17/21, где
17 — порядковый номер документа в одной
фирме, 21 — порядковый номер этого документа
в фирме-контрагенте.

Регистрационный
номер документа в письмах состоит из
индекса структурного подразделения,
подготовившего документ, номера дела
по номенклатуре, в которое подшивается
письмо, и порядкового номера самого
письма (например, №
ВС-10-18, где
ВС — индекс структурного подразделения,
10 — номер дела по номенклатуре, в который
подшита копия отправляемого документа,
18 — порядковый номер отправляемого
документа по журналу регистрации
документов). Не следует упрощать
нумерацию, ограничиваясь, например,
лишь номером структурного подразделения,
где этот документ готовился. Такие
упрощения чреваты невыявлением
противозаконных документов или же
потерей наиболее важных или ценных
документов.

Реквизит
«регистрационный номер документа»
юридически значим, так как служит
свидетельством того, что документ прошел
все стадии обработки, что подтверждает
официальный характер документа и его
законность. Этот реквизит обеспечивает
оперативный справочно-информационный
поиск документа, его сохранность и
качественный контроль исполнения.

Реквизит
13 — ссылка на регистрационный номер и
дату документа.

Ссылка
используется только в тех видах
документов, которые являются ответами
на запрос (письмо, докладная записка,
заключение и др.). Сведения в реквизит
переносятся с поступившего документа.
Реквизит состоит из трафаретной части.
«На № __ от » __ «, которая заполняется
регистрационным номером и датой
поступившего документа.

Этот
реквизит помогает сотрудникам службы
ДОУ организации, получившей письмо,
подобрать копию инициативного документа,
на который прислан ответ, с тем, чтобы
приложить его к полученному ответу и
затем все документы представить
ответственному лицу. В этом случае он
будет иметь возможность получить полную
информацию о содержании переписки и
использовать ее в целях принятия более
эффективных решений.

Реквизит
оформляется ниже даты и регистрационного
номера документа и выглядит следующим
образом: на
№09-97/101 от 25.03.2005.

Реквизит
14 — место составления или издания
документа.

Указанный
реквизит используется в большинстве
документов. Отступление от общего
правила характерно для писем (в письме
эта информация содержится в реквизите
«справочные данные об организации»),
телеграмм и других документов, относящихся
к переписке.

Место
составления или издания документа
указывают в том случае, если затруднено
его определение по реквизитам «Наименование
организации» и «Справочные данные
об организации». Место составления
или издания указывают с учетом принятого
административно-территориального
деления
(например,
г.
Прокопьевск Кемеровской обл., пос.
Уланово Костромской обл.) и
включает только общепринятые сокращения
(при обозначении Москвы и Санкт-Петербурга
не ставится сокращенное обозначение
слова «город» — г.). Сами названия городов
сокращаться не должны (неправильно — С.
-Петербургу.,
и оно включает только общепринятые
сокращения.

На
внутренних документах место составления
обычно не указывается.

Этот
реквизит располагается на следующей
строке после даты и регистрационного
номера документа.

В
документе, автором которого является
филиал организации, указывается место
нахождения филиала.

Реквизит
15 — адресат.

Этот
реквизит указывается на исходящих
документах и служит средством контроля
за правильностью указания адресата на
упаковке. В качестве адресата могут
выступать организации, их структурные
подразделения или отдельные должностные
лица.

Максимальный
набор этого реквизита предполагает
наличие следующих информационных
элементов:

—
наименование учреждения, организации;

—
наименование структурного подразделения;

—
указание должности получателя;

—
инициалы и фамилия (современный
делопроизводственный этикет все больше
склоняется к уважительному написанию
имени, когда инициалы предшествуют
фамилии; это правило закреплено в
современных нормативных документах);

—
почтовый адрес в последовательности,
установленной Правилами оказания услуг
почтовой связи, а при отправлении
документа за рубеж — Международными
почтовыми правилами (почтовый адрес не
принято указывать при адресовании
документа постоянному корреспонденту).

Каждая
из указанных составных частей адресата
размещается с новой строки от одного и
того же установленного положения
табулятора. Данный реквизит печатается
после 32 печатных знаков от границы
левого поля в правовой верхней части
листа документа, в пределах ограничительных
знаков углов
и
на 5-6 межстрочных интервалов от линии
верхнего поля бланка.

Расстояние
между строками — 1,5 междустрочного
интервала. Длина максимальной строки
не должна превышать 9-10 см и ограничивается
правой границей текстового поля. Знаки
препинания между строками — точки и
запятые — не ставятся. Допускается
центрировать каждую строку реквизита
«адресат» по отношению к самой длинной
строке, например:

Директору

ЗАО
«Элит»

Н.А.Топорову

Состав
реквизита «адресат» меняется в зависимости
от характера адресата и вида составляемого
документа.

1.
Документ может быть адресован на имя
организации или структурного подразделения,
при этом наименования организации и
структурного подразделения указывают
в именительном падеже:

ЗАО
«Россталь»

Коммерческий
отдел

2.
Для внутренних документов указывается
лишь название структурного подразделения
или должность руководителя, которому
подается документ. В этом случае название
организации или структурного подразделения
входит в название должности:

Директору
школы Старшему экономисту

Т.М.Сухановой П.Н.Фролову

3.
При адресовании документов лицам,
имеющим звания (военным или ученым), эти
звания указываются перед фамилией:

Уральский
государственный

технический
университет

Гуманитарный
факультет

Зав.
кафедрой русского языка

проф.
А.Д. Стриженову

4.
Если документ отправляют в несколько
однородных организаций или в несколько
структурных подразделений одной
организации, то их следует указывать
обобщенно:

Директорам
предприятий Администрации районов

г.
Санкт-Петербурга или Ленинградской
области

5.
Реквизит «адресат» может иметь в своем
составе и почтовый адрес, если документ
адресуется в организацию, при этом
указывают ее наименование, а затем
почтовый адрес. Полный почтовый адрес
указывается в случае его направления
разовому корреспонденту:

ЗАО
«Комета»

ул.
Пушкинская, д. 70

Санкт-Петербург,
344007

6.
Если
документ направляют физическому лицу,
вначале указывают инициалы и фамилию
адресата, затем почтовый адрес, например:

Антонову
В.Я.

ул.
Кирова, д. 6, кв. 10,

г.
Липки, Киреевский р-н,

Тульская
обл., 301264

7.
Должность получателя и его фамилию
следует указывать только в том случае,
если точно известно, кто занимается
вопросом, о котором идет речь в письме,
например:

Департамент
образования

Энской
области

Отдел
кадров

Главному
специалисту

Г.В.
Сидорову

На
одном документе рекомендуется помещать
не более четырех адресатов (слово «копия»
перед вторым, третьим, четвертым
адресатами не указывают). Если адресатов
больше, то составляется список на
рассылку и на каждом документе указывается
только один конкретный адрес.

При
направлении писем зарубежным адресатам
данный реквизит включает имя и фамилию
адресата; должность адресата, наименование
организации, номер дома, название улицы
и населенного пункта, почтовый код
(индекс), название страны. Если письмо
направляется в США, то после названия
города дается название штата. При
адресовании писем в Великобританию
может быть указано название графства.
Составные части реквизита излагаются
в последовательности, соответствующей
традициям страны назначения.

В
соответствии с международными стандартами
составные части реквизита выравниваются
по его левой границе. Количество строк
данного реквизита должно быть не больше
шести, а количество знаков в строке не
больше 30. Если в строке более 30 знаков,
следует использовать шрифт меньшего
размера. Прописными буквами рекомендуется
писать название местности, учреждения,
осуществляющего доставку, и страну
назначения.

Если
документ адресуется организации, то
сначала указывается ее название, затем
почтовый адрес, например:

The
Municipal Court of Seattle

600
Third Avenue /MS

SEATTLE,
WASHINGTON 98104

USA

Если
письмо адресуется должностному лицу,
сначала указываются его инициалы,
фамилия, затем — должность, название
фирмы, почтовый адрес:

Mr.
Andrew Widmar, chairman,

Coke
and Son Ltd

LONDON
SWK 48 С

ENGLAND

Если
письмо адресуется частному лицу, сначала
указываются его имя и фамилия, затем
почтовый адрес, например:

Mr.
Luis Serrano Correcher

34
Call Alcala 6a pi.

(Servicio
de prenca)

MADRID
28071

ESPANA

Реквизит
16 — гриф утверждения документа.

После
подписания некоторых видов документов
(как положения, планы, уставы, перечни,
штатные расписания, должностные
инструкции и др.) требуется их утверждение,
после чего они приобретают юридическую
силу. Необходимость утверждения таких
документов обычно предусмотрена в
нормативных актах (примерный перечень
документов, подлежащих утверждению,
приведен в ГСДОУ).

Утверждение
санкционирует содержание документа
или распространяет его действие на
определенный круг лиц и организаций.
Каждая организация с учетом своей
специфики должна разработать индивидуальный
перечень документов, подлежащих
утверждению.

Документ
утверждается двумя способами, имеющими
одинаковую юридическую силу:

1. должностным
   лицом или вышестоящим руководителем,
   в компетенцию которых входит решение
   вопросов, изложенных в утверждаемых
   документах;

2. распорядительным
   документом (постановлением, решением,
   приказом и т.д.).

В
связи с этим выделяют два варианта
оформления грифа утверждения.

1.
При утверждении документа должностным
лицом указываются глагол «УТВЕРЖДАТЬ»
в 1-м лице ед. ч.,
должность
лица, утверждающего документ, его
подпись, расшифровка подписи, дата
утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Директор
фабрики «Заря»

Подпись
И.И.
Смелов

03.06.2005

Допускается
в реквизите «гриф утверждения документа»
центрировать элементы относительно
самой длинной строки.

При
утверждении документа несколькими
должностными лицами их подписи располагают
на одном уровне.

2.
При
утверждении документа постановлением,
решением, приказом, протоколом и т.д.
гриф утверждения состоит из слова
«УТВЕРЖДЕН» («УТВЕРЖДЕНА», «УТВЕРЖДЕНЫ»
или «УТВЕРЖДЕНО» в зависимости от вида
документа, т.е.: инструкция
— утверждена, правила — утверждены,
порядок — утвержден, штатное расписание
— утверждено и
т.д.), наименования утверждающего
документа в творительном падеже, его
даты и номера, например:

Порядок подготовки и оформления документов

ГЛАВГОСЭКСПЕРТИЗА РОССИИ

ПОРЯДОК
подготовки и оформления документов

Москва

1999

Содержание

1. Область применения

Порядок подготовки и
оформления документов разработан в соответствии с ГОСТ
Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система
организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению
документов».

Настоящий порядок
распространяется на организационно-распорядительные документы, предусмотренные
Унифицированной системой организационно-распорядительной документации (УСОРД)
(далее документы) — постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы,
акты, письма и др., которые фиксируют решения административных и
организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия,
обеспечения и регулирования деятельности:

— федеральных органов
государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской
Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие наряду с русским
языком в качестве государственного национальный язык, органов местного
самоуправления;

— предприятий, организаций и их объединений
независимо от организационно-правовой формы и вида деятельности.

2. Состав реквизитов документов

При подготовке и оформлении
служебных документов используются следующие
реквизиты ( приложение 1):

2.1.

01 — Государственный герб
Российской Федерации;

02 — герб субъекта
Российской Федерации;

03 — эмблема организации или
товарный знак (знак обслуживания);

04 — код организации;

05 — код формы документа;

06 — наименование
организации;

07 — справочные данные об
организации;

08 — наименование вида
документа;

09 — дата документа;

10 — регистрационный номер
документа;

11 — ссылка на
регистрационный номер и дату документа;

12 — место составления или
издания документа;

13 — гриф ограничения
доступа к документу;

14 — адресат;

15 — гриф утверждения
документа;

16 — резолюция;

17 — заголовок к тексту;

18 — отметка о контроле;

19 — текст документа;

20 — отметка о наличии
приложения;

21 — подпись;

22 — гриф согласования
документа;

23 — визы согласования
документа;

24 — печать;

25 — отметка о заверении
копии;

26 — отметка об исполнителе;

27 — отметка об исполнении
документа и направлении его в дело;

28 — отметка о поступлении
документа в организацию;

29 — отметка для
автоматического поиска документа.

2.2.
Для изготовления бланков документов используют следующие реквизиты 01, 02, 03,
04, 05, 06, 07, 08, а также отметки для расположения реквизитов 09, 10, 11, 12,
14, 17, 18, 19. Возможно использование реквизита 19 при применении трафаретных
текстов документов

2.3.
При оформлении документов используют следующие реквизиты 09, 10, 11, 13, 14,
15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27, 28, 29.

Документ должен иметь
следующие обязательные реквизиты:
наименование автора документа (наличие бланка организации), название вида
документа (кроме писем), заголовок к тексту, дату, регистрационный номер,
текст, визы, подпись, отметку об исполнении документа и направлении его в дело.

В процессе подготовки и
оформления служебных документов состав реквизитов может быть дополнен другими
реквизитами.

Дополнительными реквизитами документа являются гриф утверждения (для заключений
обязательно), адресат (для писем обязательно), отметка о заверении копии, печать,
гриф внешнего согласования, отметка о наличии приложения, индекс предприятия
связи (почтовый и телеграфный адрес, номер абонентского телеграфа, номер
телефона), место составления или издания, фамилия исполнителя и номер его
телефона (для писем обязательно), ссылка на индекс и дату входящего документа.

3. Требования к оформлению реквизитов документов

3.1.
Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в
соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации.

3.2.
Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в
соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

3.3.
Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках
организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Эмблему не
воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской
Федерации или герб субъекта Российской Федерации.

3.4.
Код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций
(ОКПО).

3.5.
Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору
управленческой документации (ОКУД).

3.6.
Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать
наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Над наименованием
организации указывают сокращенное, а при его отсутствии — полное наименование
вышестоящей организации.

Наименования организаций
субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве
государственного национальный язык, печатают на двух языках — русском и
национальном.

Сокращенное наименование
организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных
документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже
полного.

Наименование на иностранном
языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе (положении об
организации). Наименование на иностранном языке располагают ниже наименования
на русском языке.

Наименование филиала,
территориального отделения, представительства, структурного подразделения
организации указывают в том случае, если оно является автором документа, и
располагают ниже наименования организации.

Автором документа может быть
должностное лицо, представляющее организацию.

3.7.
Справочные данные об организации включают почтовый адрес, номера телефонов и
другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в
банке, адресов электронной почты и др.).

3.8.
Наименование вида документа, составленного или изданного организацией,
регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать
видам документов, предусмотренным УСОРД.

В письмах наименование вида
документа не указывается.

3.9.
Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола —
дата заседания (принятия решения), для акта — дата события. Если авторами
документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее
поздняя дата подписания.

Дату документа проставляет
должностное лицо, подписывающее документ, непосредственно при подписании. При
подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года, а
число проставляется непосредственно при подписании.

Дату документа оформляют
тремя парами цифр в следующей последовательности: день месяца, месяц, год.
Например, дату 4 июля 1999 года следует оформлять: 04.07.99, дату 1 января 2000
года — 01.01.2000.

При подготовке нормативных и
финансовых документов допускается словесно-цифровой способ оформления даты (без
кавычек), например 4 июля 2000 года.

3.10.
Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который
можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел,
информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрационный номер
документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из
регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых
через косую черту в порядке указания авторов в документе.

3.11.
Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер
и дату документа, на который дается ответ.

Ссылка в тексте на
какой-либо документ должна включать наименование, дату и регистрационный номер
документа, а также наименование организации, например:

…постановлением Правительства Российской Федерации от 01.01.99 №124
предусмотрено… ,
при этом сначала указывается дата, затем номер.

При подготовке ответа
конкретному адресату на конкретное обращение обязательна ссылка на
регистрационный (исходящий) номер и дату документа адресата (проставляется в
левом верхнем углу перед заголовком к тексту).

3.12. Место составления или
издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по
реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации».
Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального
деления, и оно включает только общепринятые сокращения.

3.13.
Гриф ограничения доступа к документу (секретно, для служебного пользования,
конфиденциально и др.) проставляют без кавычек на первом листе документа, и его
можно дополнять данными, предусмотренными законодательством об информации,
отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации.

3.14.
В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения,
должностные или физические лица. Наименование организации и ее структурного
подразделения указывают в именительном
падеже, например:

Верховный Суд Российской Федерации

Хозяйственное
управление

Должность лица, которому
адресован документ, указывают в
дательном падеже, например:

Заместителю Министра экономики Российской Федерации

Коссову В.В.

или

Генеральная прокуратура

Российской Федерации

Старшему помощнику генерального прокурора
Российской Федерации

Мельникову
А.Т.

Если документ отправляют в
несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений
одной организации, то их следует указывать обобщенно в именительном падеже, например:

Территориальные органы государственной
вневедомственной экспертизы субъектов Российской Федерации

Полный почтовый адрес указывается
при направлении документа разовым корреспондентам в соответствии с Почтовыми
правилами, при этом сначала указывается наименование организации, затем
почтовый адрес, например:

АО «Пермгражданпроект»

614099, г. Пермь, ул. Т. Хасана,
д.7а

Адрес не проставляется на
документах, направляемых в вышестоящие органы и постоянным корреспондентам. В
этом случае применяются конверты с заранее оформленными адресами.

При направлении документа
физическому лицу указывают почтовый адрес, затем фамилию и инициалы получателя.
Например:

460002, г. Оренбург, ул. Постникова, д.32а

Ушакову Н.М.

Документ не должен содержать
более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим и четвертым
адресатами не указывают, например:

Минэкономики России

Минфин России

Минюст России

Минтруд России

При направлении документа
более чем в четыре адреса составляется список рассылки документа, например:

Министерства и ведомства

Российской Федерации

(по списку)

3.15. Документ утверждаются
должностным лицом (должностными лицами) или издаваемым документом.

Гриф утверждения располагают
в верхнем правом углу документа. Гриф утверждения документа должен состоять из
слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек и двоеточий), оформленного прописными буквами,
наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов,
фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Начальник

Главгосэкспертизы России

личная подпись Ю.Б. Жуковский

04.08.99

При утверждении документа
двумя должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

Например:

УТВЕРЖДАЮ	УТВЕРЖДАЮ
Начальник Главгосэкспертизы России	Глава Администрации Вологодской области

При утверждении документа
приказом или протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (баз
кавычек и двоеточий), оформленного прописными буквами, наименования
утверждающего документа в именительном
падеже, его даты и номера.

Например:

УТВЕРЖДЕНО

Приказ Главгосэкспертизы России

от 01.03.99 №6.

3.16.
Резолюция — реквизит документа, оформляемый соответствующим должностным лицом и
содержащий принятое решение по данному документу.

Резолюция включает фамилии
исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату, например:

Зайцевой А.В.

Егоровой Е.М.

Прошу подготовить проект ответа.

Срок исполнения — 15.12.99.

личная подпись

01.12.99

Резолюция оформляется на
бланке формата А6 (10,4 мм ´ 14,5 мм) или оформляется от
руки на подлиннике документа на свободном от текста месте.

3.17.
3аголовок к тексту документа — краткое изложение содержания документа. Он
должен быть максимально кратким, точно передавать смысл текста.

Заголовок оформляется от
левого поля и начинается с предлога «О» или «Об».

Заголовок должен
грамматически согласовываться с названием документа.

Например: приказ (о чем?)

Об архиве Главгосэкспертизы России

или:         письмо (о чем?)

О проведении экспертизы проектно-

сметной документации

При этом краткое содержание
может быть дополнено информацией, конкретизирующей наименование вида документа,
входящий номер и дату, например:

О Порядке проведения государственной

экспертизы градостроительной и проектной

документации в Российской Федерации

Поручение Госстроя России от 02.03.99

№ПП-377

Заголовок не составляется к
тексту документов, оформленных на бланках формата А5.

3.18.
Отметка о контроле — это отметка о контроле за исполнением документа, которую
обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль».

3.19.
Текст документа составляют на русском или национальном языке в соответствии с
законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации о
государственных языках.

Тексты пишут только на
русском языке при направлении их:

— в федеральные органы
государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской
Федерации;

— на предприятия, в
организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта
Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов
Российской Федерации.

Текст документа должен
содержать достоверную и аргументированную информацию.

Подготавливаемые служебные
документы должны быть краткими, обоснованными, конкретными и логически
последовательными. Текст должен излагаться простым и ясным языком, быть
тщательно отредактирован. Содержание текста должно быть увязано с ранее
изданными по данному вопросу документами.

В тексте документа,
подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных
документов, указывают их реквизиты, наименование документа, наименование
организации-автора документа, дату документа, регистрационный номер документа,
заголовок к тексту.

Тексты документов оформляют
в виде связного текста, анкеты, таблицы или соединения этих форм (например,
договор на выполнение экспертных работ).

Если текст содержит
несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы,
пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В письмах необходимо
использовать следующие формы изложения:

¨ от первого лица
множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);

¨ от первого лица
единственного числа («считаю необходимым», прошу командировать»);

¨ от третьего лица
единственного числа («Главгосэкспертиза России не возражает»,
«Главгосэкспертиза России считает возможным»).

В распорядительных документах (приказ, распоряжение
и т.п.), а также в документах, адресованных вышестоящей организации, изложение
должно идти от первого лица единственного числа «приказываю», «предлагаю»,
«прошу».

3.20.
Если документ имеет приложения, названные в тексте, то отметка о них
оформляется от левого поля по следующей форме:

Приложение: на
10 л. в 3 экз.

Если документ имеет
приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество
листов и количество экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют,
например:

Приложение:       1. Заключение
Главгосэкспертизы России от 01.01.99

№24-5-1/10-22 на 30 л. в 1 экз.

2.
Проектно-сметная документация — 4 книги.

Если приложения
сброшюрованы, то количество листов не указывают. Если приложение направляется
не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим
образом:

Приложение: на
3 л. в 1 экз. в первый адрес.

Если к документу прилагается
другой документ, также имеющий приложение, отметку о его наличии оформляют
следующим образом:

Приложение:       письмо
Администрации Воронежской области

от 18.02.99 №2-1/8 и приложение к нему,

всего на 30 л.

В приложении к документу на
первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение» с указанием
наименования документа, его регистрационного номера и даты, например:

Приложение 1

к приказу Главгосэкспертизы

России
от 03.07.99 №11.

3.21.
В состав реквизита «Подпись» входят
наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ
оформлен не на бланке документа, и сокращенное — на документе, оформленном на
бланке), личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

Начальник

Главгосэкспертизы России                    личная подпись             Ю.Б. Жуковский

Начальник                                                личная
подпись             Ю.Б. Жуковский

При оформлении документа на
бланке должностного лица, должность этого лица в подписи не указывается. Например,
при оформлении письма на бланке Председателя Госстроя России подпись
оформляется так:

                                                                     личная
подпись             А.Ш. Шамузафаров

При подписании документа (не
на бланке) несколькими должностными лицами организации их подписи располагаются
одна над другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности,
например:

Начальник

Главгосэкспертизы России                    личная
подпись             Ю.Б. Жуковский

Главный бухгалтер                                 личная
подпись             Т.И. Политова

При подписании документа на
бланке организации наименование организации не указывается.

Например:

Начальник                                                личная
подпись             Ю.Б. Жуковский

Главный бухгалтер                                            личная
подпись             Т.И. Политова

При подписании
документа несколькими лицами равных должностей подписи располагают на одном
уровне.

Заместитель Председателя Государственного комитета Российской Федерации по строительству и жилищно-коммунальному комплексу	Заместитель Министра экономики Российской Федерации
личная		личная
подпись	Н.В. Зацаринский	подпись	В.В. Коссов

В документах, составленных
комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности
в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель
комиссии                              личная
подпись                    Ю.Б. Жуковский

Ответственный секретарь

комиссии                                                        личная
подпись                    И.В. Савин

Документ может быть подписан
исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности
и фамилии. При этом не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам»,
или косую черту перед наименованием должности. Необходимо указывать фактическую
должность лица, подписавшего документ и его фамилию.

3.22.
Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек и
двоеточий), оформленного прописными буквами, должности лица, с которым
согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи,
расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Заместитель директора

Государственного архива

Российской Федерации

личная

подпись                      И.Ю. Горбунов

23.02.99

Если согласование
осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют по
следующей форме:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Госстроя России

от 20.02.99 №АШ-3297/24

Гриф согласования может
располагаться на отдельном листе согласования, в этом случае в документе перед
подписью делается отметка «Лист согласования прилагается». Лист согласования
оформляется следующим образом:

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ
проекта постановления Правительства Российской Федерации

СОГЛАСОВАНО Заместитель Министра здравоохранения Российской Федерации	СОГЛАСОВАНО Заместитель Министра природных ресурсов Российской Федерации
личная		личная
подпись	В.А. Солодкий	подпись	Н.П. Пинчук
14.08.99		14.08.99

и т.д.

3.23.
Внутреннее согласование документа оформляют визой, которая включает подпись
визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату, при необходимости
— должность визирующего.

Визы проставляются на
последнем листе подлинника распорядительного документа, на копии отправляемого
документа (письма). Возможно оформление виз распорядительного документа на
отдельном листе.

При наличии замечаний к
документу визу оформляют следующим образом: Замечания прилагаются.

Личная подпись              В.Н. Шульц

12.08.99

3.24.
Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах,
предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц,
фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами.

Документы заверяют печатью
организации.

3.25.
При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись»
проставляют заверительную надпись «Верно», должность лица, заверившего копию,
личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату заверения,
например:

Начальник

Главгосэкспертизы России      Личная подпись                                 Ю.Б. Жуковский

Верно

Начальник сектора кадров           Л.А. Лебедева

Допускается копию документа
заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

3.26.
Отметка об исполнителе включает фамилию исполнителя документа и номер его
телефона.

Отметку об исполнителе
располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом
нижнем углу, например:

Станкевич

925-80-43                          или

Станкевич Владимир Иосифович

925-80-43

3.27.
Отметка об исполнении документа делается в левом нижнем углу документа и
включает краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ,
свидетельствующий об исполнении, или, при наличии такого документа, ссылку на
его дату и номер, отметку «В дело», номер дела, в котором будет хранится документ,
дату, подпись исполнителя документа, например:

Исполнено. Письмо
Главгосэкспертизы

России от 12.07.99 №24-1-9/250 в адрес

Минэкономики за подписью Жуковского.

Дело 24-1-9.

15.07.99.         личная подпись         И.В. Савин

3.28.
Отметка о поступлении документа в организацию содержит порядковый номер и дату
поступления документа (при необходимости — часы и минуты).

Допускается отметку о
поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

3.29.
Отметка для автоматического поиска документа может включать имя файла, код
оператора, а также другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Примеры оформления
реквизитов документов приводятся в приложении 2.

4. Требования к бланкам документов и оформлению документов

4.1.
Документы изготавливают на бланках.

ГОСТ
Р 6.30-97 установлено два основных формата бланков документов -А4 и А5,
допускается использование бланков форматов А3 и А6 по ГОСТ 9327.

Бланки документов должны
иметь поля не менее, мм

20 — левое;

10 — правое;

20 — верхнее;

10 — нижнее.

4.2.
Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых
тонов.

Бланки документов
допускается изготавливать с помощью средств вычислительной техники
непосредственно при изготовлении конкретного документа. Исключение составляют
бланки организаций с изображением Государственного герба Российской Федерации
или гербов субъектов Российской Федерации, порядок изготовления которых
приведен в разделе 6 настоящего Порядка.

4.3.
Бланки документов проектируют в соответствии с приложением 1.
Сплошными линиями обозначены фиксированные границы зон расположения реквизитов,
пунктиром – переменные. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее
реквизитов

4.4.
Устанавливают два варианта расположения реквизитов на бланках — угловой и
продольный в соответствии с приложением
3.

4.5.
Реквизиты 01, 02, 03 располагают над серединой реквизита 06. Реквизит 06
допускается располагать на уровне реквизита 03.

Реквизиты 06, 07, 08, 12,
ограничительные отметки для реквизитов 09, 10, 11 в пределах границ зон
расположения реквизитов размещают одним из способов:

— центрованным (начало и
конец каждой строки реквизита равно удалены от границ зоны расположения
реквизитов);

— флаговым (каждая строка
реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

4.6.
Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают
следующие виды бланков документов:

— общий бланк;

— бланк письма;

— бланк конкретного вида
документа, кроме письма.

Общий бланк используют для
изготовления любых видов документов, кроме письма.

Бланки структурного
подразделения организации или должностного лица проектируют в том случае, если
руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписи.

4.7.
Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает
реквизиты 01, 02, 03, 06.

Бланк письма в зависимости
от учредительных документов организации включает реквизиты 01,02,03,04,06,07 и,
при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения
реквизитов 09, 10, 11, 12, 17, 18.

4.8.
На бланках субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в
качестве государственного национальный язык, реквизиты 06,07,12 печатают на
двух языках русском и национальном, на одном уровне продольного бланка.

5. Правила изготовления документов с помощью печатающих устройств,
включая средства электронно-вычислительной техники

5.1.
Документы изготавливаются с помощью печатающих устройств. Даты и
регистрационные номера также оформляются с помощью печатающих устройств

Отдельные внутренние
документы, авторами которых являются должностные лица, могут писаться от руки
(заявление, объяснительная записка)

5.2.
При наборе текста документа должны выдерживаться следующие поля, не менее

левое — 20 мм;

правое — 10 мм;

верхнее — 20 мм;

нижнее — 10 мм.

5.3.
Документы изготавливаются на пишущей машинке или при помощи печатающих
устройств средств вычислительной техники.

5.4.
При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующие
страницы должны быть пронумерованы.

Номера страниц проставляют
арабскими цифрами посередине верхнего поля листа.

5.5.
Допускается печать документов с использованием оборотной стороны листа
(заключения, обобщения, договора на выполнение экспертных работ и т.п.).

5.6.
Если направляется совместное письмо организации с какой-либо другой организацией,
то в этом случае оно оформляется без бланка.

5.7.
При составлении документов на средствах электронно-вычислительной технике (ЭВТ)
рекомендуется использовать редакторская оболочка « WORD »,
позволяющая автоматизировать процесс изготовления документов. В ГОСТе не нашло
отражение положение о том, какими видами шрифтов следует пользоваться при
изготовлении документов при помощи печатающих устройств средств ЭВТ, поэтому
основное требование к шрифтам заключается в том, чтобы они были хорошо
читаемыми.

В то же время, в целях
обеспечения унификации и соблюдения единого порядка подготовки и оформления
документов, создаваемых в организации при наборе текста заключений
рекомендуется пользоваться шрифтом « Times New Roman » с
размером букв «14» (данный документ
оформлен с использованием этих рекомендаций).

При использовании локальных
заключений в качестве составляющего материала при подготовке сводного
заключения, специалистам организации необходимо откорректировать шрифт, размер
букв, поля и межстрочные интервалы, обеспечить единую нумерацию, установить
единообразие разбивки текста на разделы, подразделы, пункты и т.п.

Реквизиты документа отделяют
друг от друга 2-4 межстрочными интервалами.

Набор реквизита «Текст»
рекомендуется осуществлять на пишущих машинах через 1,5 интервала
(соответствует 1 интервалу в печатающих устройствах ЭВТ).

Реквизиты документа (кроме
текста), состоящие из нескольких строк, набирают также через 1 межстрочный
интервал на пишущих машинах, (1 интервал в печатающих устройствах ЭВТ). Составные
части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения документа», «Отметка о наличии
приложения», «Гриф согласования» отделяют друг от друга 1,5-2 межстрочными
интервалами, например:

СОГЛАСОВАНО

(2 межстрочных интервала)

Начальник юридического

отдела                                                    (1
межстрочный интервал)

(2 межстрочных интервала)

Инициалы, фамилия

Инициалы и фамилия в реквизите «Подпись»
оформляются на уровне последней строки наименования должности, например:

Начальник

Главгосэкспертизы России _______________________________Ю.Б. Жуковский

Наименование вида документа
оформляется прописными буквами, например:

ПРИКАЗ

6. Требования к учету, использованию и хранению бланков с
воспроизведением государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов
Российской Федерации

6.1.
Бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской
Федерации и гербов субъектов Российской Федерации (далее — гербовые бланки)
подлежат учету.

6.2.
Гербовые бланки хранят в надежно запираемых и опечатываемых шкафах.

6.3.
Уничтожение гербовых бланков осуществляют по акту с отметкой в
регистрационно-учетной форме.

6.4.
Контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков
возлагают на подразделение организации, ответственное за делопроизводство
организации (управление делами, канцелярия, общий отдел). Лица, персонально
ответственные за учет, использование и хранение бланков, назначаются
распорядительным документом руководителя организации.

6.5.
Регистрационно-учетные формы включают в номенклатуру дел организации.

6.6.
Проверку наличия, использования и хранения гербовых бланков проводят не реже
раза в год комиссией, назначаемой распорядительным документом руководителя
организации. О проведенных проверках делают отметки в учетно-регистрационных
формах после последней записи. В случае обнаружения нарушений при изготовлении,
учета, хранении и использовании гербовых бланков комиссия проводит служебной
расследование, результаты которого оформляют актом и доводят до сведения руководителя
организации.

6.7.
Допускается тиражирование средствами оперативной полиграфии организации
документов на гербовом бланке, предназначенных для рассылки, при условии
заверения каждой копии документа печатью организации.

Приложение
1

к Порядку подготовки

и оформления документов

СХЕМЫ
расположения реквизитов документов

Схема расположения реквизитов и границы

их зон на формате А4 (210 ´ 297 мм) продольного бланка

Схема расположения реквизитов и границы

их зон на формате А4 (210 ´ 297 мм) углового бланка

Приложение
2

к Порядку подготовки

и
оформления документов

ОБРАЗЦЫ
оформления служебных документов

	Образец 1
	ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО СТРОИТЕЛЬСТВУ И ЖИЛИЩНО- КОММУНАЛЬНОМУ КОМПЛЕКСУ	Правительство Российской Федерации
	ПРЕДСЕДАТЕЛЬ
	117987, ГСП-1, Москва, ул. Строителей, 8, корп. 2
	28.08.99	№	АШ-2781/24
	На № НА-П5-26215 от 07.08.99

О представлении проекта

постановления Правительства

Российской Федерации

В соответствии с поручением Правительства Российской
Федерации от 07.08.99 № НА-П5-26215 Госстрой России представляет проект
постановления Правительства Российской Федерации «О порядке проведения
комплексной государственной экспертизы градостроительной, предпроектной и
проектной документации в Российской Федерации», разработанный Госстроем России
и Минэкономики России и согласованный Минздравом России (Солодкий В.А.), МПР
России (Пинчук Н.П.), Минтрудом России (Киселев С.Г.), МЧС России (Локтионов
Н.И.).

Приложения:         1. Проект постановления Правительства
Российской

Федерации на
10 л. в 1 экз.;

2.
Пояснительная записка к проекту постановления

Правительства
Российской Федерации на 2 л. в 1 экз.;

3. Справка о согласовании
постановления Правительства

Российской
Федерации на 6 л. в 1 экз.

А.Ш. Шамузафаров

Савин

924-34-02

	Образец 2
ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО СТРОИТЕЛЬСТВУ И ЖИЛИЩНО- КОММУНАЛЬНОМУ КОМПЛЕКСУ	Министерство финансов Российской Федерации
ПЕРВЫЙ ЗАМЕСТИТЕЛЬ ПРЕДСЕДАТЕЛЯ
117987, ГСП-1, Москва, ул. Строителей, 8, корп. 2
01.07.99	№	СК-2183/24
На № ________________________

О финансировании строительства

Московского метрополитена в 1999 году

Поручение Правительства Российской

Федерации от 25.05.99 №СС-П10-02143

В соответствии с поручением
Правительства Российской Федерации Госстрой России рассмотрел вопрос финансирования
развития Московского метрополитена из средств федерального бюджета в 1999 году
и сообщает.

Межведомственной комиссией
Госстроя России совместно с Минэкономики России и Минфином России в феврале
1998 года была определена технологически обоснованная потребность в средствах
из федерального бюджета на строительство метрополитена в Москве в 1999 году в
объеме 2389,0 млн. рублей.

Решением Правительства
Российской Федерации (протокол от 19.10.98 № ВГ-П10-6пр) Госстрою России было
поручено совместно с Минэкономики России, Минфином России и Правительством
Москвы рассмотреть вопрос максимального сокращения объемов государственного
финансирования строительства новых линий метрополитенов на 1999 год. В
результате рассмотрения изыскана возможность сокращения объемов государственных
капитальных вложений на строительство Московского метрополитена в 1999 году до
1716,0 млн.рублей или на 39,2 процента.

Учитывая необходимость
развития метрополитена в Москве, а также в целях обеспечения безопасности
подземных выработок и сохранности выполненных конструкций в условиях
ограниченности государственных бюджетных ассигнований, предусмотренных в 1999
году на строительство новых линий метрополитенов, Госстрой России считал бы
целесообразным рассмотреть дополнительно вопрос о возможности увеличения
государственных инвестиций на строительство Московского метрополитена в 1999
году с учетом исполнения федерального бюджета за I квартал 1999 г.

С.И. Круглик

Кельчевский

924-73-21

	Образец 3
ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО СТРОИТЕЛЬСТВУ И ЖИЛИЩНО- КОММУНАЛЬНОМУ КОМПЛЕКСУ	Управляющему делами Президента Российской Федерации
ЗАМЕСТИТЕЛЬ ПРЕДСЕДАТЕЛЯ	Бородину П.П.
117987, ГСП-1, Москва, ул. Строителей, 8, корп. 2
05.07.99	№	АТ-2244/24
На №	УДИ-2088 от 01.07.99

О разработке ТЭО реконструкции

здания МИД

На Ваше обращение Госстрой
России сообщает.

В соответствии с
установленным порядком рабочая документация на строительство и реконструкцию объектов
должна разрабатываться на основании утвержденных ТЭО (проектов).

Однако, учитывая сжатые
сроки реконструкции служебного здания, МИД и то, что Министерство финансов
Российской Федерации выделило лимиты на проведение проектно-конструкторских и
других подготовительных работ, Госстрой России считает возможным разрешить, в
виде исключения, выполнение работ по первому пусковому комплексу реконструкции
здания (левое крыло) по рабочим чертежам и сметам на отдельные виды работ до
утверждения ТЭО на весь объем реконструкции.

В целях повышения качества
проектной документации сокращения сроков ее разработки и исключения бросовых
работ и затрат, проектной организации необходимо предварительно согласовать с
Главгосэкспертизой России основные принципиальные решения по первому пусковому
комплексу, в связи с чем заказчику целесообразно заключить с Главгосэкспертизой
России договор на экспертное сопровождение разработки ТЭО реконструкции здания
МИД.

Н.В. Зацаринский

Росляков

923-19-76

	Образец 4
ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО СТРОИТЕЛЬСТВУ И ЖИЛИЩНО- КОММУНАЛЬНОМУ КОМПЛЕКСУ	Министерства и ведомства Российской Федерации (по списку)
ГОССТРОЙ РОССИИ
117987, ГСП-1, Москва, ул. Строителей, 8, корп. 2
11.02.99	№	НЗ-439/25
На №

В соответствии с поручением
Правительства Российской Федерации (от 18.11.98 № ВГ-10-33398) Госстрой России
уточнил с учетом требований вновь принятых федеральных законов Порядок проведения
государственной экспертизы градостроительной и проектной документации в
Российской Федерации и направляет его на согласование.

О результатах просьба
сообщить Госстрою России в возможно короткий срок.

Приложение:          на
8 л.

Заместитель Председателя                                                  Н.В. Зацаринский

Савин

924-34-02

	Образец 5
ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО СТРОИТЕЛЬСТВУ И ЖИЛИЩНО-КОММУНАЛЬНОМУ КОМПЛЕКСУ	368600, Республика Дагестан, г. Дербент, ул. Шахбазова, д.60
ГЛАВГОСЭКСПЕРТИЗА РОССИИ	Омарову О.Р.
117987, ГСП-1, Москва, ул. Строителей, 8, корп. 2
27.08.99	№	КОЛ-6
На №

О строительстве высоковольтной

линии электропередачи (ВЛ)

Главгосэкспертиза России по поручению
руководства Госстроя России рассмотрела направленное Вами заявление жителей
совхоза «Ленинский» и сообщает.

В соответствии с
действующими Правилами устройства электроустановок (ПУЭ) при прохождении по
населенной местности расстояния по горизонтали от крайних проводов
высоковольтных воздушных линий электропередачи (ВЛ) при наибольшем их
отклонении до ближайших выступающих частей зданий и сооружений должны быть не
менее: 2 м для ВЛ до 20 кВ, 4 м для ВЛ 35-110 кВ и 6 м для ВЛ 220 кВ.

Никаких других ограничений
для прохождения указанных ВЛ по территориям городов и поселков нет.

Для ВЛ 330 кВ в целях защиты
населения от воздействия электрического поля, создаваемого воздушной линией
электропередачи, санитарными правилами и нормами СанПиН
2.2.1/2.1.1.567-96 установлена санитарно-защитная зона с расстоянием 20 м
от проекции на землю крайних фазных проводов в направлении, перпендикулярном к
ВЛ.

При меньшем расстоянии до
жилых домов сооружение ВЛ 330 кВ недопустимо.

Первый заместитель
начальника                                                  Ш.М.
Гордезиани

Шестериков

(095)923-50-25

Образец 6

ГОСУДАРСТВЕННОЙ
КОМИТЕТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПО
СТРОИТЕЛЬСТВУ И ЖИЛИЩНО-КОММУНАЛЬНОМУ КОМПЛЕКСУ

ГЛАВГОСЭКСПЕРТИЗА
РОССИИ

УТВЕРЖДАЮ Первый заместитель начальника Главгосэкспертизы России Ш.М. Гордезиани 20.09.90

ЗАКЛЮЧЕНИЕ № 24-2-1/30-27-11

по
технико-экономическому обоснованию строительства ПС 200 кВ с заходами ВЛ 220 кВ
для внешнего электроснабжения второй очереди строительства Южной водопроводной
системы города Москвы и Московской области

1. Разработчик — институт «Энергосетьпроект», Москва

2. Заказчик — АООТ «Мособлжилкомхоз».

3. Подрядная строительная организация — АООТ «Спецсетьстрой»

4. Основание для проектирования:

— письмо ОАО «Мосэнерго» от 07.04.98
№34-12/53-1606 «О внешнем электроснабжении II очереди строительства Южной
водопроводной системы»,

— письмо ГСПИ Минатома
России от 30 10 96 №1226,

— заключение
Главгосэкспертизы России по ТЭР «Внешнее электроснабжение второй очереди
строительства Южной водопроводной системы города Москвы и Московской области.

5. Основные данные и принятые технические решения.

5.1.
Хозяйственная необходимость и
целесообразность строительства

………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………

5.2. Основные технологические
решения.

………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………

5.3. Организация эксплуатации.

………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………

5.4.
Основные строительные решения

………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………

5.5 .
Генеральный план, транспорт, инженерные
сети

………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………

5.6. Охрана окружающей среды

………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………

5.7. Организация строительства

………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………

6. Основные технико-экономические показатели.

………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………

7. Результаты экспертизы.

………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………

8. Замечания и предложения.

………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………

ВЫВОДЫ

………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………

Начальник
Отдела тяжелой индустрии                                   Е.И.
Мурашов

Главный
специалист                                                                    В.Г.
Шестериков

Приложение
3

к Порядку подготовки

и оформления документов

ОБРАЗЦЫ
бланков некоторых видов служебных документов

Образец
углового бланка письма организации

Образец
продольного бланка письма организации

Образец
продольного бланка письма должностного лица

Образец
бланка конкретного вида документа организации