Что такое гриф конфиденциальности реквизиты

Гриф коммерческая тайна — это особая отметка на содержащем секретные коммерческие сведения документе. Из нашего материала вы узнаете о его составе и видах, а также о том, какие документы не могут его содержать в силу требований закона.

Что такое гриф «Коммерческая тайна» и кто его вправе устанавливать

Гриф «Коммерческая тайна» («КТ») — это специальный знак:

• наносимый на содержащие секретную коммерческую информацию документы;
• помогающий выделить «секретный» документ из общего информационного потока.

В соответствии с подп. 5 п. 1 ст. 10 закона «О коммерческой тайне» от 29.07.2004 № 98-ФЗ указанный гриф является одним из элементов комплекса минимально необходимых мер по охране конфиденциальной информации, включающем помимо нанесения спецзнака:

1. Разработку списка сведений, составляющих коммерческую тайну.

2. Обеспечение ограничения доступа к секретным сведениям путем:

• установления алгоритмов обращения с секретными данными;
• обеспечения контроля над соблюдением установленного порядка.

3. Организацию учета лиц:

• которые получили доступ к секретной информации;
• которым засекреченная коммерческая информация была предоставлена или передана.

4. Регулирование отношений по использованию секретных коммерческих сведений:

• работниками — на основании трудовых договоров;
• контрагентами — на основании договоров ГПХ (гражданско-правового характера).

Выполнение всех вышеуказанных мер вместе с нанесением грифа «КТ» является достаточным для того, чтобы признать установленным в компании режим коммерческой тайны (специальный режим работы с коммерческой информацией), позволяющий ее обладателю:

• увеличить доходы;
• избежать неоправданных расходов;
• сохранить положение на рынке товаров (работ, услуг);
• получить иную коммерческую выгоду.

Поставить на документ гриф «КТ» вправе только ее законный обладатель — юрлицо или ИП, правомерно контролирующее коммерческую информацию.

Состав и виды грифа «Коммерческая тайна»

Законом определен минимальный состав этого спецзнака — реквизиты обладателя секретной коммерческой информации, содержащие:

• полное наименование фирмы и адрес ее местонахождения — для юрлиц;
• Ф. И. О. физлица и место его жительства — для ИП.

Кроме минимально закрепленных на законодательном уровне реквизитов грифа «КТ» в него могут включаться и иные данные. К примеру:

• дата установления и снятия режима коммерческой тайны;
• количество экземпляров содержащего секретную информацию документа;
• иные реквизиты на усмотрение обладателя информации.

Способ нанесения грифа «КТ» в законе 98-ФЗ не определен и устанавливается обладателем секретной информации. В зависимости от типа носителя секретной информации гриф «КТ» может быть проставлен в виде:

• специального штампа;
• рукописной отметки;
• спецнаклейки;
• иных спецотметок.

Кроме того, содержащий секретные сведения документ может быть напечатан на специальном бланке, в число обязательных реквизитов которого включен гриф «КТ».

Образец грифа коммерческой тайны вы можете увидеть на нашем сайте.

Все реквизиты грифа «КТ», а также избранный компанией способ нанесения грифа «КТ» необходимо закрепить в приказе или ином внутрифирменном локальном акте (Положении о режиме коммерческой тайны, Инструкции о порядке работы с секретными коммерческими сведениями и т. п.).

О разнообразных способах, применяемых налогоплательщиками в своей деятельности, читайте на нашем сайте:

• «Какие существуют способы распределения затрат в 1С:УПП?»;

• «Способ списания стоимости пропорционально объему продукции».

Нюансы проставления грифа на электронных документах

Современный документооборот во многом состоит из электронных вариантов документов. В законе 98-ФЗ отсутствуют специальные указания о способах нанесения грифа «КТ» на такие документы. В этой ситуации действует общее для всех засекреченных сведений правило (подп. 5 п. 1 ст. 10 закона 98-ФЗ) — гриф «КТ» наносится на носитель секретной информации, в качестве которого может выступать:

• жесткий диск;
• лазерный диск;
• дискета;
• флеш-карта;
• фото- или видеопленка;
• иные виды носителей электронных документов.

Необходимо отметить, что проставление на носителе информации грифа «КТ» не является достаточной мерой для сохранности секретной информации, содержащейся в электронном документе. Для соблюдения режима конфиденциальности после распечатки документа гриф «КТ» необходимо также разместить в электронном образе документа:

• на специально выделенном поле;
• в колонтитулах;
• с помощью нанесения специального штрихкода и т. п.

Кроме того, во избежание утечки содержащейся в электронных документах информации необходимо предпринять дополнительные меры:

• использовать специальное программное обеспечение;
• использовать электронные подписи;
• регламентировать порядок получения и использования паролей для входа в систему, содержащую секретную коммерческую информацию.

Когда и для чего юрлицо применяет квалифицированную электронную подпись, см. материал «Какая ЭЦП подходит для использования юридическим лицом?».

Порядок работы с секретным грифом

Помимо реквизитов грифа «КТ» и способа его нанесения на носители секретной коммерческой информации во внутрифирменных локальных актах должны найти отражение алгоритмы работы с такими сведениями:

• кем, когда и в каком порядке устанавливается и снимается гриф «КТ»;
• схема доступа к носителям секретной информации с грифом «КТ»;
• описание прав и обязанностей устанавливающих и снимающих гриф «КТ» должностных лиц;
• перечень контрольных мероприятий и ответственных за их осуществление лиц в сфере работы с грифом «КТ»;
• иные аспекты (порядок шифрования паролей, получение электронных подписей и т. п.).

Обязанности лиц по проставлению и снятию грифа «КТ», а также иные важные нюансы по данному вопросу необходимо прописать в должностных инструкциях или внутрифирменных локальных актах.

Скачивайте образцы должностных инструкций на нашем портале:

• «Должностная инструкция программиста — образец (2016)»;
• «Должностная инструкция маркетолога — образец (2016)».

Свойства, состав и объем информации, подпадающей под гриф «Коммерческая тайна»

Информация, относимая хозяйствующим субъектом к разряду секретных коммерческих сведений, в законе 98-ФЗ в виде отдельного списка не представлена. П. 2 ст. 3 этого закона в данном вопросе дает лишь ориентиры хозяйствующему субъекту, перечислив примерные группы таких сведений:

• информация любого характера (экономическая, техническая и другая);
• результаты интеллектуальных разработок в научно-технической сфере;
• описание методов осуществления профессиональной деятельности.

Засекречиваемые сведения коммерческого свойства из указанных групп объединяют общие свойства, они:

• обладают коммерческой ценностью (определенной степенью пригодности информации для принятия решений);
• не доступны третьим лицам на законном основании;
• охраняются обладателем в режиме коммерческой тайны.

Объем засекречиваемых коммерческих сведений определяется ее обладателем исходя из:

• специфики работы компании;
• масштабов ее деятельности;
• особенностей организационной структуры;
• иных организационно-технологических особенностей деятельности хозяйствующего субъекта.

Конкретнее о видах секретной коммерческой информации см. в следующем разделе.

Что включает перечень засекреченных коммерческих сведений

Перечень сведений под грифом «Коммерческая тайна» устанавливается в компании отдельным локальным актом и в разных фирмах может иметь различный объем и состав, но в целом секретную коммерческую информацию можно разделить на следующие группы:

• организационно-деловая информация — клиентские базы, содержание коммерческой переписки и деловых переговоров, условия заключенных контрактов;
• сведения производственного характера — чертежи, конструкторские документы, производственные планы, описание техпроцессов, технологические карты, данные о способах производства;
• сведения интеллектуально-технического свойства — идеи, открытия, ноу-хау, разработки новых методов производства, планы внедрения новых технологий и видов продукции;
• финансово-экономические данные — алгоритмы ценообразования, показатели деятельности компании (размер прибыли, платежеспособность и т. п.), характер банковских операций.

Засекретить абсолютно всю информацию коммерческого характера хозяйствующий субъект не вправе. Законом 98-ФЗ обозначены группы сведений, доступных для всех заинтересованных лиц, — они не могут содержать отметку о конфиденциальности в силу требований закона.

На каких документах гриф «Коммерческая тайна» проставлять нельзя

В соответствии со ст. 5 закона 98-ФЗ недопустимо ограничивать доступ к сведениям (см. таблицу ниже):

Общедоступные коммерческие сведения
Группа	Состав
О компании — обладателе коммерческих сведений	информация из учредительных документов юрлица; сведения из документов, подтверждающих факт внесения записей в госреестры о юрлицах и ИП; данные из разрешительных документов, предоставляющих право на осуществление предпринимательской деятельности; перечень лиц, имеющих право действовать от имени юрлица без доверенности; данные о численности и составе работников компании, условиях труда, производственном травматизме и профзаболеваемости, правилах расчета зарплаты, свободных рабочих местах
О нарушениях компании — обладателя сведений	данные о величине долгов работодателя по выплате своим работникам зарплаты и иным социальным обязательствам; сведения о допущенных хозяйствующим субъектом нарушений законодательства РФ и фактах наказания за них
Информация, связанная с безопасностью производства и граждан	Сведения: о безопасности пищевых продуктов; радиационной и эпидемиологической обстановке; загрязнении окружающей среды; состоянии противопожарной безопасности; иных факторах, оказывающих негативное воздействие на безопасность населения в целом, безопасность каждого гражданина, функционирование производственных объектов
Приватизационная информация	Информация об условиях конкурсов по приватизации объектов государственной или муниципальной собственности
Финансово-имущественные данные ГУПов, МУПов	Данные: о составе имущества ГУПов и МУПов; использовании ими бюджетных средств
Сведения о деятельности НКО (некоммерческих организаций)	Информация: о размере и составе имущества; размере и структуре доходов и расходов; численности сотрудников и их зарплатах; использовании безвозмездного труда граждан в деятельности НКО

Итоги

Гриф «Коммерческая тайна» проставляется на носителях коммерческой информации ограниченного доступа и необходим для выделения «секретного» документа из общего информационного потока.

Порядок работы с грифом устанавливается на предприятии во внутреннем локальном акте и должен содержать: реквизиты грифа, порядок его установки и снятия, обязанности должностных лиц, ответственных за установку и снятие грифа и иные важные аспекты.

Первый
и основной элемент защиты документированной
информации, позволяющий обеспечить
относительно надежную безопасность
тайны фирмы, это своевременное установление
грифа
конфиденциальности сведений или
грифа ограничения доступа.

Информация
и документы, отнесенные к коммерческой
(предпринимательской) тайне, имеют
несколько уровней грифа ограниченного
доступа, соответствующих различным
степеням конфиденциальности информации:

• первый,
  массовый уровень – грифы «Конфиденциально»
  (К), «Конфиденциальная информация»
  (КИ);

• второй
  уровень (достаточно редкий) – грифы
  «Строго конфиденциально» (СК), «Строго
  конфиденциальная информация» (СКИ),
  «Конфиденциально. Особый контроль»
  (К.ОК).

На
документах, содержащих сведения,
отнесенные к служебной тайне, ставится
гриф «Для служебного пользования»
(ДСП).

Гриф располагается
на первом и титульном листах документа,
а также на обложке дела (тома) в правом
верхнем углу. На электронных документах
гриф проставляется на всех листах.

Ниже
грифа или ниже адресата могут обозначатся
ограничительные приметы: «Лично»,
«Только в руки», «Только по адресу»,
«Лично в руки» и др. При регистрации
конфиденциального документа к его
номеру добавляется сокращенное
обозначение грифа конфиденциальности:
№ 56к, 67ск, 87дсп.

Гриф конфиденциальности
присваивается документу:

• исполнителем
  при подготовке к составлению проекта
  документа или руководителем структурного
  подразделения при согласовании и
  подписании;

• работником
  службы КД при первичной обработке
  поступающих документов, если
  конфиденциальный для организации
  документ не имеет грифа ограничения
  доступа.

Изменение или
снятие грифа конфиденциальности
документа производится при изменении
степени конфиденциальности и ценности
содержащихся в нем сведений.

8.3. Работа исполнителей с конфиденциальными документами

Разрешение
на доступ к конфиденциальным сведениям
(документам, делам, базам данных и др.)
всегда является строго персонифицированным
(индивидуальным) и дается руководителем:

• в
  письменном виде в виде резолюций на
  документе;

• приказом,
  утверждающим схему именного или
  должностного доступа к конкретным
  группам информации;

• списком-разрешением
  на обложке дела;

• и
  т.п.

Особенность
информационного обслуживания потребителей
конфиденциальной информацией состоит
в том, что не потребитель определяет,
какая информация ему нужна и какой
информацией он может пользоваться, а
полномочный руководитель. Причем, тайна
организации делится на несколько частей,
известным разным сотрудникам. Это,
во-первых, снижает ценность информации,
во-вторых, тайну организации в целом
может знать только крайне ограниченный
круг должностных лиц, и разглашение
отдельных ее части не наносит серьезного
ущерба делам организации.

При
организации доступа сотрудников к
конфиденциальным массивам электронных
документов, банкам данных, необходимо
помнить о его многоступенчатом характере:

• доступ
  к персональному компьютеру, серверу
  или рабочей станции;

• доступ
  к машинным носителям информации, ,
  хранящимся вне ЭВМ;

• непосредственный
  доступ к конфиденциальным базам данных
  и файлам.

Система
защиты такой информации обычно включает
коды, пароли, ключевые слова, шифры,
специальные программные продукты,
аппаратные средства и др.

Перемещение
конфиденциальных документов между
руководителями или между руководителями
и исполнителями выполняется только
через службу КД. Выдача документов
исполнителям для работы осуществляется
под роспись в традиционной учетной
карточке или бумажном экземпляре
электронной учетной карточки. Электронные
документы передаются в копии в базы
данных компьютера (рабочей станции)
исполнителя с предварительным внесением
исполнителем в электронную учетную
карточку документа, находящуюся в
компьютере службы КД, своей электронной
подписи.

При
возврате исполнителем конфиденциального
документа в службу КД или прекращении
работы с конфиденциальными электронными
базами данных работниками службы КД
проверяются соответствие документа
учетной форме и его комплектность
(перелистывание и пересчитывание) и
проверка сохранности или искажения
конфиденциальной информации банков
данных или несанкционированного
сохранения копии электронного документа.

В
случае отсутствия конфиденциального
документа, дела или носителя информации
у сотрудника, которому они были выданы,
или которым был разрешен доступ к
электронным конфиденциальным документам,
составляется акт и немедленно докладывается
об утрате первому руководителю для
принятия решения.

Следовательно,
процесс исполнения, дальнейшего движения
и использования изданных конфиденциальных
документов более сложен в технологическом
отношении, чем аналогичный процесс
обработки открытых документов, и требует
четкого выполнения всех утвержденных
стадий, этапов и процедур.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

Эффективность работы любой организации зависит от того,
насколько рационально и четко в ней выстроены основные бизнес-процессы, в том
числе в области документационного обеспечения. Но успех организации не может
быть стабильным, если в ней отсутствует система защиты конфиденциальной
информации. Одним из основных элементов этой системы является конфиденциальное
делопроизводство. Как и в общем делопроизводстве, все этапы работы с
документами ограниченного доступа должны быть регламентированы и имеют свои особенности.

В данной статье речь пойдет об основном документе, в
котором определены требования, предъявляемые ко всем стадиям прохождения документа
с грифом конфиденциальности — от момента его создания до списания в дело или
уничтожения. Этот документ — Инструкция по конфиденциальному делопроизводству.
Качественная подготовка и внедрение Инструкции по конфиденциальному делопроизводству
способны максимально минимизировать риски разглашения и утраты конфиденциальной
информации.

Несомненно, не менее важную роль при работе с документами
с грифами конфиденциальности играют и Положение о коммерческой тайне, и
Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну, и иных конфиденциальных
сведений. Но в данной статье мы будем отталкиваться от того, что информация уже
отнесена к сведениям ограниченного доступа.

В целом Инструкция по конфиденциальному делопроизводству
имеет разделы, аналогичные инструкции по общему делопроизводству, но в ней
находят свое отражение особенности работы с конфиденциальными документами.

Обычно Инструкция по конфиденциальному делопроизводству
состоит из следующих разделов:

I. Общие положения

II. Подготовка и оформление документов с грифами
конфиденциальности

III. Учет и регистрация документов с грифами конфиденциальности

IV. Передача и отправка документов с грифами конфиденциальности

V. Копирование (тиражирование) документов с грифами
конфиденциальности

VI. Группировка документов с грифами конфиденциальности в
дела

VII. Хранение документов с грифами конфиденциальности

VIII. Уничтожение документов с грифами конфиденциальности

IX. Контроль за состоянием конфиденциального делопроизводства

Отдельным разделом в Инструкцию по конфиденциальному
делопроизводству также может быть включен пункт о работе с машинными носителями
с грифами конфиденциальности, определяющий порядок их учета, записи, хранения,
передачи и уничтожения.

Далее остановимся подробнее на содержании каждого из
разделов Инструкции.

I. Общие положения

Раздел «Общие положения» включает в себя:

1.  
Определение сферы действия инструкции (на какие документы и
бизнес-процессы распространяется), назначение инструкции (цель создания и
утверждения документа).

2.  
Наименование законодательных актов, локальных нормативных актов
вышестоящей организации, непосредственно организации, на основании которых
разработана данная инструкция.

3.  
Ссылки на локальные нормативные акты, которыми определено, какие
документы имеют гриф конфиденциальности:

«В ООО «Луч» к документам с грифами
конфиденциальности относятся документы и машинные носители, содержащие
информацию, включенную в Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну ООО
«Луч», и иных конфиденциальных сведений (утвержден приказом ООО
«Луч» от 02.03.2013 № 25)».

4.  
Термины и определения, используемые в инструкции.

5.  
Определение перечня основных участников процесса работы с конфиденциальными
документами, распределение зон ответственности:

●   кто
осуществляет ведение конфиденциального делопроизводства;

●   кто
осуществляет контроль ведения конфиденциального делопроизводства;

6.  
Ответственность за нарушение установленных норм:

«Ответственность за соблюдение требований данной
инструкции возлагается на руководство ООО «Луч», руководителей
структурных подразделений и иных работников, допущенных к работе со сведениями,
составляющими коммерческую тайну, и иными конфиденциальными сведениями».

II. Подготовка и оформление документов с грифами конфиденциальности

В данном разделе Инструкции детально прописываются все
особенности оформления документа с грифами конфиденциальности, с обязательным
приведением примеров оформления и расположения специальных отметок, которые не
проставляют на документах общего делопроизводства.

Прежде всего, это оформление грифа конфиденциальности.

Гриф конфиденциальности оформляется без кавычек в правом
верхнем углу первой страницы документа (для исходящего письма — над реквизитом
«адресат»).

Гриф может проставляться с помощью соответствующего штампа,
машинописным или рукописным способом.

Оформление грифов конфиденциальности на документе
производится следующим образом:

●   Гриф
«Коммерческая тайна»: состоит из наименования грифа «Коммерческая тайна»,
полного наименования организации и ее местонахождения, номера экземпляра
документа.

Коммерческая тайна

ООО «Луч»

ул. Правды, д. 51,
Москва, 123456

Экз. №

Ведение конфиденциального делопроизводства осуществляется
централизованно. Обязанность по ведению конфиденциального делопроизводства
может быть возложена как на подразделение делопроизводства (назначение
ответственного работника или нескольких работников отдела), так и на
специальное подразделение в структуре службы безопасности организации. В обоих
случаях при назначении ответственным за конфиденциальное делопроизводство
отдельного работника/работников необходимо издание приказа, в котором
указывается персонально, кто из работников отвечает за ведение
конфиденциального делопроизводства. Указанные функции должны быть четко
прописаны в должностных инструкциях работников, как и ответственность за их
неисполнение

●   Гриф
«Конфиденциально» состоит из наименования грифа «Конфиденциально», полного
наименования организации и ее местонахождения, номера экземпляра документа.

Конфиденциально

ООО «Луч»

ул. Правды, д. 51,
Москва, 123456

Экз. №_

На оборотной стороне последнего листа каждого экземпляра
документа в левом нижнем углу указывается учетный номер документа по журналу
учета проектов документов с грифами конфиденциальности, количество отпечатанных
экземпляров, количество листов в каждом экземпляре, адресатов каждого
экземпляра, фамилия исполнителя, его номер телефона и дата подготовки
документа.

Уч. №_

Отп. 2 экз. на 1
л. каждый

Экз. № 1 — в адрес

Экз. № 2 — в дело

А.Б. Сонин

(499) 123-23-23

07.06.2013

Если документ рассылается четырем и более адресатам,
оформляется список рассылки документа, и в таком случае на обороте документа
указывается:

Экз. № 1-10 — в
адрес по списку рассылки

Экз. № 11 — в дело

Для многостраничных документов с грифами конфиденциальности
с целью их идентификации рекомендуется в нижнем левом углу каждой страницы
документа проставлять учетный номер по журналу учета проектов документов с
грифами конфиденциальности.

Учетный номер можно оформлять в колонтитуле на лицевой или
оборотной стороне каждой страницы документа, шрифтом № 6 или 8, например: уч.
№_.

Также, если к конфиденциальному документу прилагаются другие
документы с грифами конфиденциальности, отметка о наличии приложения должна
содержать полное наименование документа, учетный номер по журналу учета
проектов документов с грифами конфиденциальности, наименование грифов конфиденциальности,
номер экземпляра, количество листов, например:

Приложение: Бюджет
движения денежных средств,

уч. № 123/КТ,
коммерческая тайна,

экз. № 1, на 4 л.

При оформлении сопроводительного письма, которое по своему
содержанию служит только для сопровождения конфиденциального документа, на письме
проставляется гриф конфиденциальности, соответствующий высшему грифу
приложения. Ниже грифа проставляется отметка «(Без приложения — неконфиденциально)».

Коммерческая тайна

ООО «Луч»

ул. Правды, д. 51,
Москва, 123456

Экз. №_

(Без приложения —
неконфиденциально)

Подготовленный проект документа, содержащий конфиденциальную
информацию, подлежит учету в журнале учета проектов документов с грифами
конфиденциальности.

Журнал учета проектов документов с грифом конфиденциальности

11/КТ, где 11 — порядковый номер по журналу, КТ-указание
на гриф конфиденциальности «Коммерческая тайна».

Визирование документов с грифами конфиденциальности
происходит под четким контролем исполнителя. Целесообразно на подобных
документах получать визу подразделения, ответственного за конфиденциальное
делопроизводство (на предмет контроля соответствия содержания документа
проставленному на нем грифу, а также соответствия оформления документа
установленным в организации нормам), или нескольких подразделений в случае
распределения этих функций по нескольким подразделениям (например, службы
безопасности и отдела делопроизводства).

III. Учет и регистрация документов с грифами конфиденциальности

Учет документов с грифами конфиденциальности осуществляется
в специальных журналах:

●   для входящего
документа: 123-КТ или 453-К;

●   исходящего
документа: 14-12-03/1526-КТ или 12-04-ШФ/12-К;

●   внутреннего
документа: 123/СЗ-КТ или 14-12-52/56-СЗ-К.

В любом случае правила номерообразования для каждой группы
документов необходимо прописать в Инструкции по конфиденциальному
делопроизводству.

В регистрационной базе документов общего делопроизводства в
этом случае делается отметка о регистрации документа с грифом
конфиденциальности, информация о документе в базу не заносится.

Передача документов с грифами конфиденциальности после их
учета внутри организации производится только под роспись в журналах
регистрации.

Журнал регистрации входящих документов с грифами конфиденциальности

Журнал регистрации исходящих документов с грифами конфиденциальности

Журнал регистрации внутренних документов с грифами конфиденциальности

IV. Передача и отправка документов с грифами конфиденциальности

Любое перемещение документов между структурными
подразделениями необходимо производить через подразделение, ответственное за
ведение конфиденциального делопроизводства, с внесением соответствующей
информации в учетные формы.

Отправку конфиденциальных документов сторонним организациям
целесообразно осуществлять только с сопроводительными письмами.

Отправка документов, содержащих конфиденциальную информацию,
осуществляется заказными почтовыми уведомлениями с описью вложения,
экспресс-почтой или нарочно.

При отправке конфиденциальных документов применяют двойное
пакетирование (вкладывание конверта в конверт): на внутреннем конверте
указывается номер исходящего письма и соответствующий гриф конфиденциальности,
на внешнем конверте указывается адрес получателя и номер исходящего письма без
грифа конфиденциальности.

При необходимости документы могут передаваться адресату
лично под роспись на визовом экземпляре или на реестре передачи документов.

V. Копирование (тиражирование) документов с грифами конфиденциальности

Снятие копий с документов с грифами конфиденциальности
должно производиться ответственным за ведение конфиденциального
делопроизводства только при наличии четкого письменного указания
уполномоченного руководителя, например на основании резолюции на служебной
записке заинтересованного подразделения.

Все дополнительно снятые копии должны быть обязательно
учтены в журнале регистрации, в который занесены учетные данные копируемого
документа: указывается номер экземпляра копии размноженного документа,
реквизиты документа, на основании которого изготовлена копия.

Номер экземпляра проставляется на каждом размноженном
документе и обычно состоит из номера экземпляра документа, с которого снимается
копия, и порядкового номера копии через косую черту, например: экз. № 1/2, где
1 — номер экземпляра документа, с которого снимается копия, а 2 — порядковый
номер снятой копии.

На обороте последнего листа подлинника документа или экземпляра,
с которого снималась копия, делается запись (или проставляется штамп) с
указанием количества копий, их номеров, рассылки по экземплярам, фамилии
исполнителя и даты.

Дополнительно
размножено_экземпляров.

Экз. № 1/1 —
наименование организации, в которую будет направлена данная копия.

Экз. № 1/2 —
наименование организации, в которую будет направлена данная копия.

Наименование
должности Подпись И.О. Фамилия

Дата

На первом листе копий делается запись или проставляется
штамп «КОПИЯ».

Передача изготовленных копий осуществляется работникам
только под роспись в журнале учета.

VI. Группировка документов с грифами конфиденциальности в дела

В номенклатуру дел организации в обязательном порядке
включаются дела с грифами конфиденциальности и журналы регистрации конфиденциальных
документов. В номенклатуре дел в графе «Номер дела» к соответствующему номеру
дела добавляется отметка «КТ» («коммерческая тайна») или «К»
(«конфиденциально»).

Наименование грифов конфиденциальности выносится и на
обложку дела.

После исполнения документы подшиваются в соответствующие
дела. Документы с грифами конфиденциальности группируются в дела отдельно от
документов общего делопроизводства.

Все дела с грифами конфиденциальности независимо от срока их
хранения должны иметь внутреннюю опись, которая выполняет функцию учета
документов внутри каждого дела и заполняется по мере подшивки в дело документов.

На заметку!

За сохранность конкретного документа с грифом конфиденциальности
отвечает работник, получивший этот документ под роспись, и его руководитель.

Во внутренней описи переходящего дела после ежегодной
проверки наличия документов работником, ответственным за ведение
конфиденциального делопроизводства, делается итоговая запись о количестве подшитых
в дело листов по состоянию на 31 декабря каждого года. Нумерация листов дела после
итоговой записи продолжается от номера последнего листа прошлого года.

По окончании календарного года дела с грифами конфиденциальности
просматриваются полистно Экспертной комиссией и при необходимости принимается
решение о перегруппировке документов дел.

Прием дел с грифом конфиденциальности в архив осуществляется
по отдельному акту приема-передачи и отдельной описи (чаще всего составляются
отдельные на дела с грифом «Коммерческая тайна» и на дела с грифом «Конфиденциально»).

VII. Хранение документов с грифами конфиденциальности

Документы с грифами конфиденциальности должны храниться в
запираемых шкафах и/или сейфах отдельно от дел общего делопроизводства.

Вынос документов с грифами конфиденциальности запрещается или
осуществляется по специальному разрешению при уведомлении службы безопасности
организации.

VIII. Уничтожение документов с грифами конфиденциальности

Проведение экспертизы ценности документов с грифами конфиденциальности,
рассмотрение и утверждение ее результатов, выделение документов с грифами
конфиденциальности к уничтожению производится аналогично документам общего делопроизводства
(данный порядок обычно закреплен в Инструкции по делопроизводству в
организации).

Непосредственно перед уничтожением необходимо произвести
сверку записей в акте о выделении к уничтожению документов с грифами
конфиденциальности с их фактическим наличием.

Факт уничтожения подтверждается подписями членов Экспертной
комиссии в акте о выделении к уничтожению документов с грифами конфиденциальности.

После уничтожения документов в соответствующих журналах
регистрации делаются записи с указанием номера и даты акта об уничтожении
документов (например: «Уничтожено. Акт от № »).

IX. Контроль за состоянием конфиденциального делопроизводства

Внутренние проверки состояния конфиденциального делопроизводства
проводятся в организации не реже одного раза в год.

При проведении проверки специально созданной приказом по
организации комиссией осуществляются следующие действия:

●   проверяется
выполнение требований Инструкции по конфиденциальному делопроизводству;

●   производится
сверка наличия дел и документов с выборочным полистным просмотром документов;

●   контролируется правильность
ведения учета документов с грифами конфиденциальности;

●   проверяется
порядок хранения документов с грифами конфиденциальности;

●   формируются предложения
о снятии грифа конфиденциальности (с последующим вынесением на рассмотрение
Экспертной комиссией организации).

Проверки осуществляются по имеющимся в организации учетным
документам.

Результаты проверки оформляются актом, в котором подводятся
итоги проверки конфиденциального делопроизводства, отмечаются выявленные
недостатки и даются предложения по улучшению состояния дел по вопросам защиты
конфиденциальной информации.

Важно знать!

Проверки наличия документов с грифами конфиденциальности
в обязательном порядке должны проводиться при смене руководителя структурного
подразделения, руководителя организации.

По факту утраты документов с грифом конфиденциальности
издается приказ по организации о проведении служебного расследования, результаты
которого представляются руководству организации.

На утраченные документы составляется акт, соответствующие
записи вносятся в учетные формы.

Касательно машинных носителей с грифами конфиденциальности,
основные этапы работ аналогичны действиям, осуществляемым с документами на
бумажных носителях. Форма журнала учета машинных носителей может быть
следующей:

Журнал учета машинных носителей с грифами конфиденциальности

Таким образом, конфиденциальное делопроизводство имеет
немало особенностей и отличий от общего делопроизводства (как, например, учет
проектов документов, поэкземплярный учет всех копий документов,
документирование всех операций, производимых с документами, и т. д.). Все эти
особенности и находят свое отражение в Инструкции по конфиденциальному
делопроизводству.

Предложенный в данной статье алгоритм работы с документами с
грифами конфиденциальности показал свою эффективность при практическом
применении, позволяет выстроить четкий механизм работы с конфиденциальными
документами, избежать их утраты и несанкционированного доступа к ним.

Источник: sekretariat.ru

Последнее издание стандарта на оформление документов — ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», – в отличие от предыдущих изданий, не включает реквизита «Гриф ограничения доступа к документу», хотя зачастую при работе с документами ограниченного доступа такой реквизит используется, и даже в отдельных случаях предусматривается законодательством.

Государственная тайна и конфиденциальная информация

В соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (далее – Федеральный закон  «Об информации, информационных технологиях и о защите информации») информация подразделяется на общедоступную информацию и информацию, доступ к которой ограничивается. Ограничение доступа к информации устанавливается федеральными законами.

Информация ограниченного доступа может составлять государственную тайну (и тогда обращение информации регулируется Законом РФ от 21.07.1993 № 5485-1 «О государственной тайне» (в ред. от 22.08.2004); далее – Закон РФ «О государственной тайне») или конфиденциальную информацию.

Понятие государственной тайны определено Законом РФ «О государственной тайне»: «государственная тайна – защищаемые государством сведения в области его военной, внешнеполитической, экономической, разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности, распространение которых может нанести ущерб безопасности Российской Федерации». Перечень сведений, составляющих государственную тайну, определен Указом Президента РФ от 11.02.2006 № 90 «О перечне сведений, отнесенных к государственной тайне».

Понятие конфиденциальности информации раскрывает Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»: «конфиденциальность информации – обязательное для выполнения лицом, получившим доступ к определенной информации, требование не передавать такую информацию третьим лицам без согласия ее обладателя».

Организация работы с конфиденциальной информацией регулируется рядом законов. В понятие конфиденциальной информации входят различные виды информации, перечень которых установлен Указом Президента РФ от 06.03.1997 № 188 «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера» (в ред. от 23.09.2005):

1. Сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (персональные данные), за исключением сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации в установленных федеральными законами случаях.

2. Сведения, составляющие тайну следствия и судопроизводства.

3. Служебные сведения, доступ к которым ограничен органами государственной власти в соответствии с Гражданским  кодексом Российской Федерации и федеральными законами (служебная тайна).

4. Сведения, связанные с профессиональной деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Конституцией Российской Федерации и федеральными законами (врачебная, нотариальная, адвокатская тайна, тайна переписки, телефонных переговоров, почтовых отправлений, телеграфных или иных сообщений и т.д.).

5. Сведения, связанные с коммерческой деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации и федеральными законами (коммерческая тайна).

6. Сведения о сущности изобретения, полезной модели или промышленного образца до официальной публикации информации о них.

Ограничение доступа к документам

На документах, содержащих информацию ограниченного доступа (государственную тайну или какой-либо вид конфиденциальной информации), принято проставлять гриф ограничения доступа к документу. Как правило, на документах гриф ограничения проставляется в верхнем правом углу первого листа документа. В системе секретного и конфиденциального делопроизводства гриф ограничения доступа принято проставлять на электронном носителе информации (диске, дискете) и на упаковке, например конверте, в котором пересылается документ ограниченного доступа.

В ряде случаев форма этого грифа, порядок его проставления, а также состав дополнительных сведений, сопровождающих гриф ограничения доступа, установлены законодательством.

Грифы ограничения доступа к документам, содержащим государственную тайну

Законом РФ «О государственной тайне» установлены грифы секретности – реквизиты, свидетельствующие о степени секретности сведений, проставляемые на самом носителе и (или) в сопроводительной документации к нему. Законом установлено три степени секретности и, соответственно, три грифа ограничения доступа к документам: «секретно», «совершенно секретно» и «особой важности». Закон устанавливает также, что наряду с  грифом секретности на носитель сведений, составляющих государственную тайну, наносится дополнительно следующая информация:

• о степени секретности  содержащихся в носителе сведений со ссылкой на соответствующий пункт перечня сведений, подлежащих засекречиванию, действующего в органе государственной власти, в организации;
• об органе государственной власти, организации, осуществивших засекречивание носителя;
• о регистрационном номере;
• о дате или условии рассекречивания сведений либо о событии, после наступления которого сведения будут рассекречены.

При невозможности нанесения таких реквизитов на носитель сведений, составляющих государственную тайну, эти данные указываются в сопроводительной документации на этот носитель. Если носитель содержит составные части с различными степенями секретности, каждой из этих частей присваивается соответствующий гриф секретности, а носителю в целом – гриф секретности, соответствующий тому грифу секретности, который присваивается его составной части, имеющей высшую для данного носителя степень секретности сведений.

Помимо перечисленных реквизитов на носителе и (или) в сопроводительной документации могут проставляться дополнительные отметки, определяющие полномочия должностных лиц по ознакомлению с содержащимися в этом носителе сведениями.

Закон также устанавливает, что использование перечисленных грифов секретности для засекречивания сведений, не отнесенных к государственной тайне, не допускается.

Грифы ограничения доступа к документам, содержащим конфиденциальную информацию

Порядок проставления грифов ограничения доступа на документах, содержащих конфиденциальную информацию, менее определен. Законодательством установлены грифы (отметки) ограничения доступа к документам, содержащим коммерческую тайну и служебную тайну. Для документов, содержащих другие виды конфиденциальной информации, гриф ограничения доступа определяется собственником или пользователем информации.

Федеральный закон от 29.07.2004 № 98-ФЗ  «О коммерческой тайне» (в ред. от 24.07.2007) устанавливает, что коммерческая тайна – это конфиденциальность информации, позволяющая ее обладателю при существующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить положение на рынке товаров, работ, услуг или получить иную коммерческую выгоду.

Закон устанавливает меры по охране конфиденциальности информации, относимой к коммерческой тайне, принимаемые ее обладателем. Они включают в себя:

1) определение перечня информации, составляющей коммерческую тайну;

2) ограничение доступа к информации, составляющей коммерческую тайну, путем установления порядка обращения с этой информацией и контроля за соблюдением такого порядка;

3) учет лиц, получивших доступ к информации, составляющей коммерческую тайну, и (или) лиц, которым такая информация была предоставлена или передана;

4) регулирование отношений по использованию информации, составляющей коммерческую тайну, работниками на основании трудовых договоров и контрагентами на основании гражданско-правовых договоров;

5) нанесение на материальные носители (документы), содержащие информацию, составляющую коммерческую тайну, грифа «Коммерческая тайна» с указанием обладателя этой информации (для юридических лиц – полное наименование и место нахождения, для индивидуальных предпринимателей – фамилия, имя, отчество гражданина, являющегося индивидуальным предпринимателем, и место жительства).

Таким образом, закон четко определяет вид грифа – «Коммерческая тайна» и состав дополнительных сведений, также наносимых на документ.

Порядок работы со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти и подведомственных им организациях установлен постановлением Правительства РФ от 03.11.1994 № 1233 «Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти». Требования данного Положения распространяются на порядок обращения не только с документами  на бумажном носителе, но и со служебной информацией ограниченного распространения на иных материальных носителях (фото-, кино-, видео- и аудиопленка, машинные носители информации и др.).

Постановлением установлено, что на документах (в необходимых случаях и на их проектах), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется пометка «Для служебного пользования».

Необходимость проставления этой пометки на документах и изданиях, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.

Порядок снятия пометки «Для служебного пользования» с носителей информации ограниченного распространения определяет руководитель федерального органа исполнительной власти.

Изготавливаются документы, содержащие информацию  ограниченного распространения, в машинописном бюро федерального органа исполнительной власти или подведомственной ему организации. Наряду с пометкой «Для служебного пользования» на обороте последнего листа каждого экземпляра документа машинистка должна указать количество отпечатанных экземпляров, фамилию исполнителя, свою фамилию и дату печатания документа.

Обратите внимание

В случаях, когда законодательством не установлена форма грифа (пометки) ограничения доступа к документам, содержащим конфиденциальную информацию, собственник или пользователь информации может принимать решения о применении какого-либо грифа. При этом чаще всего используется гриф «Конфиденциально». Он удобен тем, что не раскрывает характера информации, содержащейся в документе, в отличие, например, от таких грифов, как «Банковская тайна», «Налоговая тайна» и др., применяемых для обозначения сведений, связанных с профессиональной деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Конституцией РФ и федеральными законами.

Наряду с грифом «Конфиденциально» может использоваться гриф «Строго конфиденциально» для обозначения более высокого уровня конфиденциальности. Порядок установления этих грифов должен регламентироваться внутренними нормативными документами организации, работающей с документами конфиденциального характера.

Профильного закона не хватает