Что такое функциональная модель бизнес процессов

Аннотация

Описание графической нотации IDEF0. Определение стандарта. Особенности функционального моделирования бизнес-процессов. Пример нотации IDEF0 и его подробное описание. Перечень важных ошибок при использовании IDEF0.

Оглавление

Содержание

“Одна картинка стоит тысячи слов.“

Народная мудрость

Зачастую в моей работе возникает необходимость не просто изучить и решить определенную проблему, но выявить ее местонахождение в общей модели работы компании. Мало понимать, что определенное подразделение работает неправильно, важно понимать, каким образом оно взаимодействует с другими. Иначе невозможно выявить все существующие проблемы и выбрать оптимальный метод решения поставленной задачи. А для этого требуется изучить работу компании и составить ее функциональную модель.Конечно, в теории функциональная модель работы компании должна быть у руководителя, причем, не важно, идет речь об организации работы склада или об IT системе (от лида до заявки). Но в реальности практически никогда ее не оказывается, а потому в процессе изучения и поиска решения поставленной клиентом задачи я также создаю функциональную модель работы компании или определенного процесса (функции) самостоятельно.

Несколько слов о преимуществах графики

Как известно, функциональные модели IDEF0 — это всегда графические схемы. У них есть свои особенности и правила составления. Об этом мы поговорим чуть-чуть позже. А сейчас я хотел бы привести пару примеров эффективности графики. Почему я делаю на этом акцент? Скорей всего, после моего утверждения о необходимости функциональной модели работы компании, очень многие подумали, что это все необязательно, можно и на словах пояснить как работает та или иная функция в компании. Вот об этом я и хочу поговорить.

И для начала сделаем небольшой экскурс в историю. Вернемся в далекий 1877 год, в период Русско-Турецкой войны. Именно тогда полиграфист Сытин впервые применил графику при описании военных действий. Сейчас для нас все это привычно, при описании любого сражения у каждого перед глазами возникают карты со стрелками, которые наглядно показывают ход сражения. А в те времена военные действия описывались словами. Для каждого боя — много-много слов. И понять в итоге, что же происходит, было очень сложно. А потому идея Сытина была поистине революционной — он начал печатать литографические копии карт с обозначением укреплений и расположений воинских частей. Назывались эти карты “Для читателей газет. Пособие”. Идея оказалась настолько актуальной, что первый же тираж “Пособий” разошелся мгновенно. И потом такие приложения были очень востребованы.

Причина очевидна. Графика помогала понять то, что при помощи одних слов разобрать было практически невозможно. Аналогичный пример беспомощности словесных описаний я могу привести также из своей практики. Один из моих заказчиков очень просил взяться за внедрение ERM-системы для его компании. На вопрос, есть ли у них какое-то техническое задание, я получил ответ: “Да, есть. Но в нем 400 страниц”. При этом клиент очень жаловался, что мои коллеги, к которым он обращался ранее, либо отказывались от проекта вообще, либо называли явно завышенные цены. После того, как я увидел, что в техническом задании действительно 400 страниц, и состоит оно исключительно из текстового описания, я понял причины поведения разработчиков. Прочитать такой объем текста, вникнуть в него, разобраться во всех нюансах только для того, чтобы понять задачу и назвать цену — это и правда очень сложно. Этому клиенту я предложил альтернативный вариант — описать все, что можно, графически в виде нотаций. Показал ему примеры моделирования. В итоге они сейчас переосмысливают свои пожелания и оформление технического задания. Знаю я также много других примеров, когда графическое моделирование бизнес-процессов помогало в работе как моим коллегам, бизнес-консультантам и разработчикам, так и самим бизнесменам

Почему это важно для моей работы

Моя работа всегда связана с внесением изменений в существующую систему. А для того, чтобы внести изменения и получить нужный результат, нужно изучить то, что существует уже сейчас. И не важно, что именно мы делаем – настраиваем или устанавливаем с нуля CRM-систему, создаем эффективную ERP-систему, занимаемся интеграцией различных систем для повышения автоматизации работы в целом. В любом случае, для начала, необходимо получить представление о существующей схеме работы, и только после этого можно предлагать какие-то изменения и продумывать варианты решения поставленной задачи.

После изучения существующего положения вещей я, как и любой другой сторонний специалист, создаю коммерческое предложение, в котором максимально подробно раскрываю мое видение текущей ситуации, а также действия, которые необходимо выполнить для решения поставленной задачи, и, конечно, ожидаемый результат. Такие отчеты об обследовании работы получаются объемные, занимают не одну страницу, что с одной стороны, необходимо, а с другой – усложняет восприятие. Вначале я, как и многие, думал, что объемные отчеты — это хорошо, ведь человек платит за работу и нужно ему предоставить максимум подробной информации. Пример одного из моих отчетов в текстовом виде.

На самом деле, важно не предоставить объем, а максимально быстро и полно донести суть. Большие объемы текста требуют времени, которого у бизнесменов чаще всего очень мало. А графика позволяет сократить объем моего предложения и наглядно, в понятной форме показать решение. В результате мои предложения значительно сократились, в них появилась графика, а решения о начале сотрудничества стали приниматься быстрее. Именно по этой причине я использую наглядные модели. Как известно, одна картинка стоит тысячи слов. И в случае описания бизнес-процессов и вариантов модернизации работы бизнеса – это действительно так. И здесь очень хорошо подходят нотации IDEF0. Но для начала, давайте разберемся с основными понятиями, что такое нотации, зачем они нужны, что такое IDEF0, в чем особенности и преимущества этого метода

Что такое нотация описания бизнес-процессов

Нотацией называется формат описания бизнес-процесса, представляющий собой совокупность графических объектов, используемых при моделировании, а также правил моделирования. По сути, нотации – это особый графический язык, который позволяет описывать работу компании, наглядно демонстрировать взаимодействие между различными подразделениями, т.е. описывать бизнес-процессы. Нотации могут применяться для процессного или функционального моделирования. В общем, нотации можно назвать языком программирования при бизнес-анализе

IDEF0 — методология функционального моделирования (англ. function modeling) и графическая нотация, предназначенная для формализации и описания бизнес-процессов. Отличительной особенностью IDEF0 является ее акцент на соподчиненность объектов. В IDEF0 рассматриваются логические отношения между работами, а не их временна́я последовательность (поток работ). Википедия

Стандарт IDEF0 был разработан в 1981 году в США департаментом Военно-воздушных сил для автоматизации промышленных предприятий. В процессе разработки программного обеспечения разработчики столкнулись с необходимостью разработки новых методов анализа бизнес-процессов. В результате появилась методология функционального моделирования IDEF0, в которой для анализа применяются специальные нотации IDEF0.

Функциональная модель компании

Функциональная модель IDEF0 представляет собой набор блоков, каждый из которых представляет собой «черный ящик» со входами и выходами, управлением и механизмами, которые детализируются (декомпозируются) до необходимого уровня. Наиболее важная функция расположена в верхнем левом углу. А соединяются функции между собой при помощи стрелок и описаний функциональных блоков. При этом каждый вид стрелки или активности имеет собственное значение. Данная модель позволяет описать все основные виды процессов, как административные, так и организационные. Стрелки могут быть:

  • Входящие – вводные, которые ставят определенную задачу.
  • Исходящие – выводящие результат деятельности.
  • Управляющие (сверху вниз) – механизмы управления (положения, инструкции и пр).
  • Механизмы (снизу вверх) – что используется для того, чтобы произвести необходимую работу.

Входящие и исходящие стрелки точнее было бы называть вводящими и выводящими, так как по-английски они называются Input и Output соответственно. Но особенности перевода и привычные названия выглядят уже так, как сложилось. И все же для правильного понимания терминов важно помнить их значение в данном случае. Это подтверждается еще и тем, что данная нотация создана прежде всего для разработки ПО, и термины переводить правильнее в этой точки зрения.

Стрелки подписываются при помощи имен существительных (опыт, план, правила), а блоки – при помощи глаголов, т.е. в них описываются действия, которые производятся (создать товар, заключить договор, произвести отгрузку). IDEF0 – это очень простой и одновременно наглядный язык описания бизнес-процессов. С помощью этого стандарта возможна передача информации между разработчиками, консультантами и пользователями. Стандарт очень тщательно разрабатывался, он удобен для проектирования, универсален.

Для работы с ним существует множество инструментов, например, VISIO, BPWIN, ERWIN, Bussines studio и т.д. Кроме того, использование для создания бизнес-моделей IDEF0 — это не только удобно, это еще и правильно. Этот инструмент был разработан для бизнес-аналитики, он прошел длительную и тщательную отладку и шлифовку.

А потому при помощи IDEF0 создать функциональную модель без ошибок намного проще, чем без применения этого стандарта. Как известно, забивать гвозди лучше всего молотком. Конечно, вы можете для этого применять и другие инструменты, но молоток — наиболее функционален и с его помощью проще всего забить гвоздь аккуратно и точно. Так и с применением IDEF0 — этот инструмент был создан для функционального моделирования, и с его помощью вы намного быстрее и точнее сможете получить нужный результат.

Есть вопросы по моделированию в IDEF0? Напишите нам или позвоните по телефону +7(495)320-50-40 и мы Вас проконсультируем.

Написать нам

Пример создания функциональной модели IDEF0

Для того чтобы понять, как работать с функциональным моделированием, я приведу пример процесса написания статьи. Основной блок – «Написать статью».

пример описания модели верхнего уровня

Входящие стрелки – «Опыт», «Информация из сторонних источников». Это те вводные, которые необходимы для начала работы. Управляющие для написания статьи – это «План публикации», «Требования издателя», «Правила русского языка».

А в роли «Механизмов» выступают автор, копирайтер, корректор и программное обеспечение. В данном случае автор создает аудиоматериал, в котором собирает все мысли и идеи, которые должны быть отражены в статье. Копирайтер – это человек, который создает на основе этого материала, руководствуясь требованиями издателя, планом публикации и правилами русского языка, готовый текст статьи.

Корректор проверяет материал на ошибки. А программное обеспечение – это те инструменты, которые используют в работе все участники процесса. Таким образом, я задал основные параметры процесса, его вход, выход, а также все необходимое для успешного проведения процесса.

Но это – только основные рамки процесса. Так описывается общая схема работы компании в целом. На самом деле, процесс создания статьи, как и любой бизнес-процесс можно и нужно детализировать. Для этого я декомпозирую общий блок «написать статью» на связанные между собой элементы. В нашем случае работа делится на 4 основных этапа:

  1. Подготовить аудио.
  2. Подготовить текст
  3. Подготовить текст к публикации.
  4. Разместить статью в издании.

IDEF0 A0

На схеме наглядно видно, на каком этапе какие управляющие элементы и какие механизмы задействованы. Так, автор при создании аудио использует свои знания и опыт, при этом руководствуется планом публикации и требованиями издателя. Копирайтер получает на входе аудиозапись, из которой, руководствуясь правилами русского языка, создает текст. Корректор получает текст и проверяет его, также руководствуясь правилами русского языка. Для размещения статьи в издании необходимо специальное программное обеспечение.

При создании функциональной модели ключевыми параметрами являются цель и точка зрения. Исходя из них, моделирование одних и тех же процессов может выглядеть несколько по-разному. Например, в моем случае целью является «рассказать о процессе написания статьи». А точка зрения копирайтера – это «написание и публикация статьи с точки зрения руководителя процесса».

Так, если бы тот же процесс был описан с точки зрения копирайтера, то входящими были бы опыт и аудиофайл от автора. При этом в таком случае под Опытом подразумевался бы опыт копирайтера, но не руководителя или автора. А потому первое, что нужно определить при создании модели бизнес-процесса – это выбрать точку зрения и четко сформулировать цель. Такое моделирование не только наглядно, но и очень удобно для принятия эффективных управленческих решений. Например, в описанном выше бизнес-процессе есть два отдельных специалиста — копирайтер и корректор.

Если я поставлю задачу оптимизировать финансирование проекта, то я благодаря схеме сразу увижу, где это и как можно сделать. Так, к копирайтер и корректор пользуются примерно одинаковыми правилами, но копирайтер получает аудио, а выдает результат в виде текста, корректор же и принимает, и отдает текст.

А потому при необходимости я могу, скажем, за половину стоимости обязанности корректора предложить копирайтеру. Так я сэкономлю средства и время на взаимодействие разных специалистов. Конечно, я понимаю все заслуги корректоров и почему лучше работать с отдельным специалистам. Но напоминаю — у меня стоит задача: оптимизация затрат. Без такого наглядного инструмента было бы сложнее определить, какие из блоков можно удалить и, таким образом, оптимизировать работу.

Как создавать нотации IDEF0

Существует множество различных программных продуктов, которые можно применять при создании нотаций. Какие-то созданы специально для функционального моделирования, другие предназначены для любой работы с графическими элементами. Где и как вы будете строить эти модели – решать вам.

IDEF0

Я лично считаю, что на первом этапе нет ничего лучше, чем обычная бумага, простой карандаш и ластик, чтобы вносить корректировки в случае ошибок. Для того чтобы создать нотацию существующих бизнес-процессов, т.е. описать, как сейчас работает компания, необходимо принципы работы изучить. Сторонний специалист (консультант, разработчик) для этого проводит интервью. На первом этапе на вопросы отвечает руководитель компании, далее в процессе детализации нотации проводятся интервью сотрудников, отвечающих за различные этапы работы.

При этом важно понимать, что в результате потребуется 2 нотации . Первая будет отображать бизнес-процессы в виде «как есть». Ее вы создаете на основе интервью и согласовываете каждую детализацию с сотрудниками компании и руководителем. Очень важно, чтобы ваше видение существующих процессов совпало с реальностью, именно для этого и требуется подтверждение на всех уровнях. Вторая нотация – «как должно быть».

Она создается на основе первой и тех изменений, которые вы предлагаете внести в структуру работы для оптимизации и автоматизации работы компании в рамках выполнения поставленной задачи. Требования стандарта IDEF0 Базовые требования стандарта IDEF0, в принципе, я описал выше и показал на примере.

  1. В левом верхнем углу всегда – главный элемент.
  2. Все элементы должны иметь входящие и исходящие стрелки, так как для выполнения необходимо что-то получить на входе (заказ, поставленную задачу), а после обработки на выходе необходимо передать готовый продукт. Входящие стрелки всегда слева, исходящие – справа.
  3. Сверху – управляющие элементы, снизу – механизмы, необходимые для выполнения процесса.
  4. Если на одном листе (экране) располагается несколько блоков, каждый последующий располагается справа и ниже предыдущего.
  5. Необходимо стремиться создавать схемы таким образом, чтобы пересечение стрелок было сведено к необходимому минимуму.

Сам стандарт IDEF0 описан разработчиками в документе перевод которого вы найдете в статье Перевод стандарта IDEF0 с английского на русский язык.

Точка зрения

2 основополагающих требования к модели.

В требованиях к диаграмме и построению модели в нотации IDEF0 есть требование, которое звучит так: любая диаграмма должна быть построена, исходя из точки зрения (Point of view) и цели (Scop). Именно этот вопрос, скажем так, один из основополагающих — точка зрения и цель. Соответственно, если мы хотим построить правильную диаграмму, нам необходимо выбирать правильно точку зрения. 

Если мы заглянем в само описание стандарта, то мы увидим два определения, которые не особо вносят ясность. Первое определение:

точка зрения — это краткое изложение перспектив и модель. 

Второе определение:

Точка зрения определяет, что можно «увидеть „в контексте модели, с какой точки зрения или “под каким углом». В зависимости от поставленной цели могут быть приняты точки зрения, учитывающие различные аспекты объекта. На модель существует только одна точка зрения. 

Возникают соответствующие вопросы. Как выбрать точку зрения? Что это вообще такое? То есть не с точки зрения именно модели, а с точки зрения построения модели и именно выбора. В самой диаграмме практически нет никакой информации. Давайте же восполним этот пробел. 

Выбор точки зрения.

Когда я создавал функциональную модель торгового предприятия, я написал, что точка зрения модели — руководитель проекта автоматизации. Давайте рассмотрим, почему я выбрал именно руководителя проекта автоматизации, какие были вообще варианты, и, исходя из этого, поймём, как вы должны будете выбирать точку зрения. 

Первое правило: выбор места в иерархии.

Для начала давайте взглянем на простой пример — это склад. Представим себе, что у нас на складе работает 4 человека . Это первый  работник склада который отвечает за приемку, второй работник склада который  отвечает за хранение, третий работник склада который  за отгрузку товара  и руководитель склада, тот, кто  соответственно руководит и контролирует.  

Точка зрения: работник склада.

Если я, допустим, выберу точку зрения работника склада, то, что я увижу? Я увижу товар, требования к товару, требования к документации, свое рабочее место. Если я отвечаю только за приемку, то увижу только зону приема. В этом случае сам склад, место хранения, я могу не увидеть и зону отгрузки тоже могу не увидеть. Соответственно, что мы здесь видим? Мы видим, что наша точка зрения обусловлена тем, где мы находимся в иерархии. Проще говоря, мы видим то, что нам разрешено увидеть. Значит, первое правило — мы должны понимать, кто мы в иерархии предприятия, то есть с какой точки зрения мы смотрим. 

Точка зрения: руководитель склада.

Чтобы наглядно продемонстрировать это, давайте посмотрим на точку зрения начальника, руководителя склада. Если мы посмотрим , то увидим, что он видит, как приемку, так и хранение, и отгрузку, и контролирует все эти вещи. То есть он видит больше. Он выше. Значит, с его точки зрения он видит больше. Но, в связи с этим, для него те вещи, которые важны для работника склада, и которые видит работник склада, уже не так важны. Можно сказать, что он видит больше, но видит в большей перспективе и меньшей детализации. 

Второе правило: выбор окружения

Отсюда же следует второй вопрос — что конкретно мы видим? Допустим, я работник склада, и я вижу то, что меня окружает: рабочее место, допустим, какой-то компьютер, доступ в какую-то систему учетную и ещё что-то в этом роде. И если я, описываю с точки зрения работника склада, работника приемки, назовём это так, то для меня эти все вещи будут важны.  

Но все ли они важны для меня, если я решил автоматизировать это рабочее место? Важна ли для меня с точки зрения автоматизации, например, чистота? Или важно для меня, какой у меня стол, наличие стула и тому подобные вещи? Нет, они не важны! Также не важны для меня и различные инструкции, потому что при автоматизации этот момент я опускаю.  

Соответственно, мы приходим ко второму правилу — это выбор окружения. То есть мы должны понимать, что нас окружает и выбирать из этого окружения, то, что мы будем учитывать в нашей модели.  Это второе правило.

Третье правило: приоритет.

Третье правило следует из второго — это приоритет. То есть, даже если я смотрю с точки зрения автоматизации, у меня есть документация, документы входящие и исходящие, у меня есть компьютер какой-то, у меня есть сканер — нужно ли мне это отражать с точки зрения автоматизации или не нужно? То есть это есть в окружении, это есть на моей точке иерархии, но мне, допустим, не нужен сканер при работе, если я автоматизирую используя программное обеспечение. Я опускаю именно техническую сторону с точки зрения оборудования. Исходя именно из своих приоритетов, я убираю упоминание оборудования. 

Соответственно, если подытожить, во-первых, когда мы выбираем точку зрения, мы должны исходить из того, кто мы по иерархии, как смотрящий. Во-вторых, в каком мы окружении находимся, и в-третьих, выбираем приоритетность объектов в  окружении, исходя из цели описания создания модели.  

Цель создания модели.

Второе требование, обязательное при создании модели, — это цель создания модели. И вот здесь есть очень важный нюанс. Цель создания модели влияет на то, как мы будем выбирать точку зрения и тому подобные вещи. 

Какие могут быть цели создания модели? Это может быть представление, для примера, организационной структуры отдела предприятия. Может быть создание модуля продажи для отдела продаж. Исходя из той цели, которую преследует наша модель, то есть создание самой модели, мы и выбираем вот эти вещи, которые я упомянул в точке зрения.

Цель создания модели это другими словами то для чего эта модель будет использована.

Типичные ошибки

Функциональное моделирование выполняют при помощи самых разных инструментов, в том числе, не предназначенных для моделирования. В последнем случае нет проверки на ошибки и ограничения стандарта. Желание повысить наглядность и отсутствие опыта при этом часто оканчиваются ошибками.

Использование различных цветов

Все элементы на диаграмме одинаково важны. При функциональном моделировании нет более или менее важных элементов. Исчезновение любого приведет к нарушению процесса и производственному браку.

Часто при моделировании на бумаге или в различных программах пользователи пытаются повысить наглядность за счет использования разных цветов. Это одна из самых распространенных ошибок. На самом деле, применение разноцветных стрелок и блоков только вносит дополнительную путаницу, а также искажает восприятие схемы.

Ваша модель должна читаться в черно-белом виде, без каких-то дополнительных цветовых решений. Такой подход одновременно помогает избежать недоразумений и дисциплинирует создателя модели, в результате читабельность и грамотность модели повышаются.

Слишком большое количество блоков

При составлении модели часто стараются отобразить на одном листе все нюансы работы компании со всеми подробностями. В результате получается очень большое количество блоков с большим количеством управляющих стрелок.

Читабельность при этом теряется. Оптимальный вариант – это детализация, достаточная для понимания вопроса, и не более того. Подробная детализация работы каждого подразделения или даже сотрудника может раскрываться при выборе подробного просмотра того или иного процесса. И создается такая структура только если это действительно нужно для работы или принятия решения.

Нарушение структуры при внесении корректировок

Внимательно следите за тем, чтобы не возникло путаницы или процессов без входящих, исходящих и других важных элементов. Например, если в приведенном выше примере, я посчитаю нужным сместить точку зрения на копирайтера, я удалю из схемы автора. И тогда управляющие элементы «опыт автора и сторонние источники», а также план публикации становятся ненужными. Ведь ими пользуется автор. Копирайтер работает с аудиофайлом.

И если они останутся в общей схеме, то при детализации будут вести непонятно куда и вносить путаницу. Аналогично, если я решу добавить какой-то блок, важно убедиться, чтобы он также имел все необходимые атрибуты. Здесь очень важна внимательность, так как при моделировании сложных бизнес-процессов изменения в одной части модели могут повлечь за собой изменения в другой. Их обязательно нужно внести.

Правила названия управляющих элементов и блоков

Важно запомнить простое правило: управляющие стрелки называют именами существительными, блоки – глаголами. Так принято в стандарте IDEF0, и такой подход помогает избежать путаницы и ошибок. Чаще всего ошибки допускают при названии блоков. Например, вместо «Создать статью» пишут «Создание статьи». Блоки в данном подходе – это действия, а потому они должны быть всегда глаголами.

Выгоды использования IDEF0

  • Самая первая выгода очевидна – это наглядность. Вы сами начинаете понимать, как работает та или иная система, и можете также наглядно пояснить, где в этой системе «тонкие места» и как ваши решения помогут избавиться от них.
  • Взаимопонимание и отсутствие разночтений. При обсуждении работы компании с использованием функциональной модели у вас имеются наглядные и понятные интуитивно блоки задач с управляющими элементами. Кроме того, функциональное моделирование предполагает создание в случае необходимости глоссария, в котором раскрываются условные обозначения и термины. В результате вы с клиентом, руководителем, другими сотрудниками при обсуждении проблемы говорите на одном языке.
  • Простота и высокая скорость создания модели. Конечно, научиться моделированию не так просто, как кажется. Ведь схема — это, по сути, сверхплотная подача информации, что очень хорошо для понимания, но для реализации такой подачи требуется особый подход. Мозг аналитика выступает в данном случае как очень мощный пресс с одной стороны, и фильтр – с другой. Но с опытом этот процесс становится очень быстрым. В результате вы получаете инструмент, который поможет и самому разобраться, что же происходит в той или иной системе, и при помощи созданного в сжатые сроки наглядного пособия проиллюстрировать важные моменты коллегам или заказчикам.
  • Дисциплина и отсутствие ошибок. Стандарт IDEF0 предполагает строгие рамки и правила. Такой подход дисциплинирует, а привычка действовать в рамках стандарта помогает избежать ошибок по невнимательности. Любые нарушения стандарта становятся сразу заметны.

В чем трудность применения IDEF0

Важно понимать, что только в самых простых случаях два бизнес-аналитика создадут для описания работы компании абсолютно одинаковые функциональные модели. Любая модель – это отражение опыта аналитика, глубины понимания работы бизнеса, который он стремится описать, а также, в некотором роде, его личная точка зрения на этот бизнес. Т.е. человек разрабатывает бизнес-модель с точки зрения руководителя, как будто этим руководителем является именно он.

При этом я считаю, что бизнес-аналитик — это не совсем профессия, бизнес-аналитикой занимается каждый руководитель бизнеса или разработчик каких-то систем, который анализирует бизнес и стремится выстроить наиболее эффективную систему. Именно для этих людей и для этих целей предназначен инструмент IDEF0. А потому очень важно при составлении функциональной бизнес модели «как есть» постоянно советоваться с руководителем компании, чтобы не совершить ошибки, которая повлечет за собой автоматически ошибки на этапах декомпозиции. Также на последующих этапах могут потребоваться дополнительные согласования с руководителями структурных подразделений и сотрудниками.

Только если ваша функциональная модель «как есть» будет действительно отражать реальное положение вещей, можно вносить какие-то изменения и предложения. А для достижения качественных результатов в такой работе требуется, прежде всего, практический опыт и знание особенностей того или иного вида бизнеса.

Как правильно называются стрелки в IDEF0

Подробную информацию вы можете найти в переводе стандарта IDEF0, я в данном случае также основываюсь на официальной документации. Но в стандарте IDEF0, как и в любой технической документации, далеко не всегда даются подробные и, что немаловажно, понятные пояснения. Потому я решил записать этот урок, где, в том числе, буду пояснять, почему было выбрано то или иное название.

Сразу уточню, что в Рунете часто можно увидеть неправильные названия, которые приводят к путанице. 

Основные стрелки в IDEF0:

  • Input
  • Control
  • Output
  • Mechanism

Вместе этот тип элементов называют ICOM, т.е. это сокращение от названий всех типов стрелок. Именно так постоянно пишут в самом стандарте. Потому, когда вы видите упоминание ICOM, просто помните, что это значит — «Input, Control, Output, Mechanism».

Как это переводится?

  • Input — Ввод
  • Control — Контроль
  • Output — Вывод
  • Mechanism — Механизм

Но в русскоязычных публикациях часто можно увидеть иной, не правильный перевод.

Input и Output

Input переводят ошибочно как Вход. Но при таком прочтении искажается смысл и сдвигается фокус внимания. Ведь вход ассоциируется с какими-то дверями, т.е. акцент идет на то, что мы должны куда-то войти. Найти вход и попасть через него куда-то. На самом деле, это не так. 

Кроме того, вход – это нечто, которое имеет определенные координаты. Потому мы естественным образом думаем, «вот тут вход» или «вход – вон там». И он всегда будет на этом месте. И логично, что, когда мы используем термин «Вход», мы изначально концентрируемся на том, что нам нужен именно вход, и главное, его найти и воспользоваться этой, так сказать, «дверью». А потому расположение элемента входящей стрелки в пространстве кажется очень важным.

Но это неправильно. Input – это не Вход, а Ввод. И точно такая же ситуация со стрелкой Output, которую часто ошибочно переводят как «Выход».

 Дело в том, что мы описываем функциональную модель, и наши стрелки граничат с блоком функции (F). И, соответственно, мы должны сконцентрироваться на том, что после ее выполнения мы должны что-то получить и вывести. А для того, чтобы что-то вывести, нужно для начала что-то ввести. 

В качестве примера такой функции можно рассмотреть автоматизированное химическое производство. У нас есть цех, где стоят станки с ЧПУ и в автоматическом режиме выполняется некий набор действий. Ингредиенты смешиваются, в некоторых случаях подогреваются или охлаждаются, выполняется некая последовательность действий, которая нас здесь и сейчас не интересует. Это наша функция.

Но чтобы функция выдала готовый продукт, нужно для начала ввести необходимые ингредиенты. Они не смогут сами “войти” во вход, их именно нужно подать туда, где будет выполняться производственный процесс (наша функция), т.е. ввести их в цикл производства. Именно ввести.

Далее на выходе мы получим, например, шампунь, моющее средство или любой другой продукт. Но он также не будет сам “выходить”. Более того, нам на самом деле не слишком принципиально, будет ли место выхода находиться в определенной пространственной точке. Где будет удобно реализовать, там и будет выход. С точки зрения функционального анализа это не интересно, это вопрос к монтажникам и инженерам. Нам важно понимать, что наш готовый продукт нужно вывести, а потому их функции должен быть именно вывод, а не выход.

Кроме того, перевод Input – Ввод, а Output – Вывод, наиболее точен. Именно так эти слова переводятся с английского языка.

Control и Mechanism

Далее, ошибки в переводе слова Control также постоянно повторяются, и они столь же некорректны. Часто Control переводят как «Управление». И это неправильно.

Если мы говорим об управлении, то подразумеваем, что есть какая-то воля, что мы напрямую чем-то управляем и принимаем решения. Но если мы занимаемся функциональным анализом предприятия, то управлением здесь занимаются люди. А потому именно об управлении стоит говорить, когда вы применяете стрелки Mechanism, т.к. именно люди в данном случае – те самые инструменты, которые задействованы в вопросах управления. Именно люди занимаются тем, чтобы из ввода получить вывод.

Например, мы описываем работу отдела продаж. В нем имеется руководитель отдела продаж и рядовые сотрудники. Все эти люди с точки зрения функциональной модели – Mechanism (механизмы).

А если речь идет о стрелках Control, то тут мы имеем в виду именно контроль, т.е. нечто, с помощью чего мы контролируем функцию. Для контроля мы все используем какие-то наборы правил и стандартов, потому здесь уместно говорить об инструкциях, должностных инструкциях, приказах, даже о Гражданском кодексе, санитарно-гигиенических и других правилах, требованиях к оснащению рабочего места и так далее. Все это – контроль.

Таким образом, контроль – это то, на что мы ориентируемся, что нами руководит, а не те решения, которые мы принимаем в процессе работы.

Если в качестве «Механизма» выступает компьютерная программа, то контроль уже заложен в ее коде. И при написании этого кода в том числе используются инструкции, правила и другие документы.

Если речь идет о человеке, управлять извне им невозможно. Потому человек будет сам собой управлять и сам себя контролировать, но для этого ему нужны те самые инструкции и правила, на которые он будет ориентироваться при самоконтроле.

Таким образом, Механизм, независимо от того, будет это автоматический механизм, информационная система или человек, контролируется посредством соответствующих документов.

Как видите, все просто. Если вы правильно переводите термины, а именно:

  • Input — Ввод
  • Control — Контроль
  • Output — Вывод
  • Mechanism — Механизм

Вы избегаете ненужной путаницы. И четко понимаете, что вам нужен именно ввод, вывод, контроль в виде задокументированных правил, на которых строится работа, и механизм, т.е. кто или что будет выполнять работу.

Модель работы швейного предприятия

В этом случае компания собиралась внедрять 1С. Управление производственным предприятием, и также нужно было навести порядок, чтобы каким-то образом стандартизировать и автоматизировать работу.

Цель

Поставленная задача: разобраться с тем, как работает производственная компания, предложить решения для автоматизации, стандартизировать работу, повысить ее эффективность.

Я запросил описание работы компании, получил документы, в том числе, описание структуры, но из них также было сложно понять, как на самом деле работает организация.

Описание

По итогам предоставленной информации я понял, что автоматизация невозможна. Нет целостной картины, да и сами сотрудники работают очень по-разному, т.е. кому как удобнее. В результате была создана диаграмма, на основе которой проводилась автоматизация.

Также была задача уменьшить срок рассмотрения заявки на производство от клиента.

Я создал модель, разделил все этапы работы на функции. Далее каждую из них мы с клиентами рассматривали с точки зрения процессов и возможности автоматизации. Например, выбиралась функция «Проектирование производства», и для нее выполнялась автоматизация.

Описание работы швейной фабрики A-0
Описание работы швейной фабрики A0

Критика

Данную диаграмму в группе не критиковали, но я сам напишу что в ней не так с моей точки зрения. В принципе, цель была достигнута, и диаграмма свою роль в этом сыграла. Но здесь я уже стремился сделать функциональную модель IDEF0. И с этой точки зрения диаграмма неправильная:

  1. Мы видим 7 блоков. IDEF0 по стандарту требует максимум 6 блоков.
  2. В диаграмме используются такие фразы, как «исследование рынка», «проектирование». Это также ошибки. Если вы ознакомитесь с моим переводом стандарта IDEF0 на сайте Хабр, то там описывается, что функции должны называться глаголом в совершенной форме, т.е. давать ответ на вопрос «что необходимо сделать». В данном случае вместо «Исследование рынка» правильно написать «Исследовать рынок. Не «Проектирование продукции», а «Спроектировать продукцию». Не «Проектирование производства», а «Спроектировать производство» и т.д. Есть и другие ошибки в названиях. Например, при декомпозиции хорошо видно название «Производство и реализация швейных изделий». Здесь не должны объединяться два разных действия союзом «И». Должно быть либо производство, либо реализация, точнее – «произвести» или «реализовать», так как по правилам нотации не должно быть союза «и», каждый блок описывается фразой с одним глаголом, который выражает функцию.

С другой стороны, несмотря на ошибки, диаграмма – рабочая. Проект длился около 2,5 лет, все этапы были автоматизированы успешно. В результате ответ на запрос о возможности выпуска продукции стал приходить не через 2,5 месяца, а в течение 10 дней, что для этого вида бизнеса – очень короткий срок. Были достигнуты и другие цели, в частности, опираясь на эту диаграмму.

Вывод: формально диаграмма неправильная, с точки зрения достижения цели – правильная.

Ещё пример моделирования в IDEF0

В своей новой статье я привожу пример использования IDEF0 в торговом предприятии:

УФМТП. Универсальная функциональная модель торгового предприятия в нотации IDEF0

Бизнес-консультант с большим практическим опытом работы в России и ближайшем зарубежье. Автор
многочисленных публикаций и нескольких книг по оптимизации и автоматизации бизнеса. Живу и работаю в
Москве, руководитель компании Trinion. Делюсь опытом посредством блога на сайте trinion.org

Источник

Моделирование бизнеса. Основные подходы

Время на прочтение
9 мин

Количество просмотров 77K

Моделирование бизнесаВ этой статье я хочу поговорить об основных принципах моделирования бизнеса, о тех подходах, которые применяются в этой сфере, и на основе которых создаются языки моделирования и нотации.

Я уже писал о моделировании при помощи IDEF0 (Знакомство с нотацией IDEF0 и пример использования), об организации работы склада и работе с клиентами от лида до сделки (Внедрение CRM. От регистрации лида до закрытия сделки. Кейс и пояснения), о системе Bizagi (Bizagi. Описание. Пример). И везде я использовал при пояснении примеров и практических решений нотации бизнес-процессов.

С одной стороны, применение схем для наглядности при описании моделей бизнеса в ни у кого не вызывает вопросов. Это действительно очень удобно. С другой стороны, многие бизнесмены и даже мои коллеги недоумевают, зачем нужны специальные нотации и правила для разработки бизнес-процессов, ведь можно в любом графическом редакторе (visio) или при помощи других удобных инструментов просто нарисовать интуитивно понятную схему.

О том, почему так важна стандартизация, а также о том, в каком случае применяется тот или иной подход, я и хочу поговорить.

Основные подходы

Сегодня существует множество различных инструментов для разработки бизнес-моделей, они используют различные языки моделирования, как стандартные, так и какие-то собственные разработки. Но все их можно объединить по принципу работы в три основных подхода:

  • Функциональный;
  • Процессный;
  • Ментальный (с применением ментальных карт).

На самом деле, конечно, существуют и другие подходы, их много так же, как и языков моделирования. Но они большей частью являются гибридными решениями, объединяющих перечисленные подходы. Кроме того, именно процессная и функциональная модели уже стали стандартами, по крайней мере, на западе. И у нас они получают все большее распространение. Об этих основных направлениях я и хочу поговорить подробнее.

Функциональное моделирование

Функциональное моделированиеФункциональное моделирование рассматривает бизнес как функцию (лат. functio — совершение, исполнение) или иными словами «черный ящик». В функциональной модели функция не имеет временной последовательности, а только точку входа и точку выхода. Функциональное моделирование помогает рассматривать бизнес-модель с с точки зрения результативности, т.е. при моделировании мы исходим из того, что имеем на входе, и того, что желаем получить на выходе.

Например, компания разрабатывает какую-то CRM-систему для своего бизнеса. В случае применения функционального подхода к моделированию уже сама выбранная среда для работы подсказывает, с чего начинать. Точка входа – «входящий интерес клиента или лид», точка выхода – желаемый результат: «покупка и получение лояльного клиента», «получение постоянного клиента», «получение максимум информации о потенциальном клиенте» и т.д.

Таким образом, в функциональной модели изначально известны точка входа и желаемый результат, а последовательность действий и является объектом разработки. При этом использование функциональных моделей как «черных ящиков» позволяет детализировать каждый этап по мере необходимости. А вся работа при моделировании направлена на поиск оптимального решения для достижения цели.

Функциональные модели вы можете также использовать для демонстрации своих идей и вариантов решений. Это также очень удобно, ведь в процессе демонстрации вы можете двигаться от общего к деталя, по мере необходимости разделять и декомпозировать функции. Но декомпозировать вы будете при этом именно функции, и, разделяя одну функцию на несколько, вы не получите описание процесса.

Некоторые путают описание процесса и функциональную модель. Например, в системе Business Studio функцию называют процессом, хоть это и не совсем верно. Все же описание функций и процессный подход – несколько разные вещи. И я лично считаю, что функциональное моделирование оптимально реализовано в нотации IDEFO. Сам я для такого варианта работы использую именно ее, и всем также рекомендую.

Правила работы с IDEFO вы можете подробнее изучить, прочитав мою статью накомство с нотацией IDEF0 и пример использования.

Процессное моделирование (моделирование бизнес процессов)

Процессное моделированиеО процессном моделировании я буду рассказывать с точки зрения нотации BPMN, как одного из наиболее распространенных стандартов процессного моделирования. При этом я полностью согласен, что существует множество языков моделирования и различных систем. И каждый может пользоваться тем, что ему удобнее. Но все же BPMN — это уже сложившийся стандарт процессного моделирования, а потому его я и беру за основу в описании.

Процесс с точки зрения бизнес-модели — это последовательность каких-то событий и действий, которые имеют начало и конец.

В этом кроется основное отличие процессного моделирования от функционального. Функциональное моделирование рассматривает бизнес-модель с точки зрения входа и выхода (имеющихся ресурсов и желаемого результата). А процессное основано на последовательности действий в определенных границах, в случае BPMN это будут начало и конец события.

Все процессы могут разбиваться (детализироваться) на подпроцессы вплоть до детализации на уровне задач, т.е. действий, дальнейшая детализация которых невозможна. Процесс – это некая последовательность действий, которую необходимо выполнить, чтобы получить определенный результат. Необходимо отметить что в модели бизнеса как процесса результат может и не быть явным в отличии от функциональной модели.

Принципиальное отличие процессного моделирования от функционального заключается в том, что при процессном моделировании основное внимание уделяется не тому, что мы хотим получить, а тому, что нужно сделать для получения результата, т.е. не итогам той или иной деятельности, а самой последовательности действий.

Например, в BPWIN или Business Studio в процессе детализации каждой функции происходит переход от функционального подхода к процессному. Т.е. в общем, мы рассматриваем модель с точки зрения – возможностей и желаемого результата, а когда переходим к решениям для каждой функции, здесь уже практикуется явно процессный подход, т.е. пошаговый алгоритм действий для достижения результата.

Представьте себе что в функциональной модели есть «черный ящик» — функция «Принять заказ». А при декомпозировании мы уже рассматриваем ее не как функцию, а как процесс, и последовательность действий при приеме заказа – это уже процессный подход.

Есть и еще одно очень важное отличие. Функциональную модель невозможно использовать при реализации какой-то либо системы, только для проектирования. А процессный подход позволяет создавать исполняемые модели, т.е. описания последовательности действий, которые мы можем в дальнейшем перевести в какую-то среду для создания системы совместной работы предприятия, основанной на процессном подходе.

Ментальный подход (ментальные карты)

Ментальный подход (ментальные карты)При создании ментальных моделей специалист подходит к моделированию не как к процессу или набору функций, а как к некому набору связанных между собой понятий. Для наглядности я приведу пример — ментальная карта понятия “Процедура снабжения” (см. рисунок).

Такой вариант подхода применяется, прежде всего, для себя. Рисование схемы в свободной форме помогает структурировать свои знания, так сказать, “разложить по полочкам” в свободной форме полученную информацию. Также подобные ментальные карты помогают найти решение, которое уже позже, по мере необходимости, будет воплощаться в рамках строгих правил процессного или функционального подхода.

Можно применять ментальные карты и для демонстрации клиентам: и существующей ситуации, и вариантов решения поставленной задачи. Ментальные карты помогут наглядно продемонстрировать, какие методы могут быть использованы, показать в наглядной форме различные идеи.

Плюсы применения таких ментальных карт очевидны:

  • Не нужно знать какие-то специальные языки;
  • Нет строгих рамок и ограничений при создании схемы;
  • Ментальная карта в большинстве случаев интуитивно понятна;
  • Создавать такие схемы просто.

Минусом подхода является отсутствие устоявшегося подхода и стандартизированной методологии. Если в нотациях функциональных и процессных имеется некоторая вариативность, но все же она ограничена строгими рамками языков моделирования, то ментальные карты создаются в произвольной форме. И даже специализированные программы для их создания также почти не ограничивают человека в процессе моделирования. Т.е. какие-то правила могут вводиться в рамках определенного программного продукта, но стандарта не существует.

В результате для понимания модели и заложенных в ней идей требуется присутствие и комментарии ее разработчика (аналитика).

Конечно, существуют очень простые карты, которые интуитивно читаются и без дополнительных комментариев. Но при отсутствии стандартов всегда есть вероятность, что даже в этом случае автор что-то другое имел в виду или где-то недостаточно детализировал свою схему. Т.е. существует вероятность разного прочтения. А бизнес — это не философия. При всей умозрительности и разнообразии подходов к описанию бизнес-процессов, здесь очень важны однозначные решения.

Методология и языки бизнес-моделирования

Очень часто даже в профессиональной литературе возникает путаница, когда люди смешивают понятия методологии анализа работы бизнеса и описания языков бизнес-моделирования.

Методология — это система принципов и стандартов описания бизнес моделей и их последующего анализа. В то время как язык бизнес-моделирования – это не более чем инструмент для разработки моделей бизнеса.

Здесь напрашивается сравнение с программированием вообще и применением конкретного языка программирования. Программирование включает в себя и построение алгоритма, и выбор подходящего языка программирования, и реализацию алгоритма программы в рамках того или иного языка. А, например, программирование на языке Си++ – это уже заведомо ограничение определенными рамками, так как средствами определенного языка можно решить только четко ограниченный круг задач, и, одновременно, даже если задачу можно решить средствами Си++ совсем не обязательно, что именно этот язык будет в конкретном случае оптимальным. В общем, разницу между понятием «программирование» и «программированием в рамках определенного языка», я думаю, большинство понимают даже без таких пояснений.

Отличие языков разработки бизнес-моделей в от языков проектирования систем

Существует целое семейство языков проектирования систем, которые внешне схожи с языками бизнес-моделирования, например, это Ares Studios, целое семейство языков UML и другие, которые используются для проектирования IT-систем.

Основное различие этих языков от языков разработки бизнес-процессов лежит в их предназначении. Если языки проектирования IT-систем рассматривают бизнес-процессы с точки зрения возможности их автоматизации, воплощении в IT-системах, то языки бизнес-моделирования рассматривают последовательность действий именно с точки зрения бизнеса, включая работу как IT-систем, так и сотрудников, движения товаров и т.д.

Соответственно, в языках проектирования систем нет элементов, которые помогут полноценно описать действия подразделений, сотрудников, взаимодействие между ними, работу с поставщиками, общение с клиентами и так далее. Инструменты этой группы языков помогут именно автоматизировать процессы бизнеса, которые поддаются автоматизации. А все остальное будет оставлено «за кадром», например, как некие «функции» без расшифровки.

В то же время языки разработки бизнес-процессов охватывают максимально именно работу бизнеса как такового, а вот те или иные нюансы автоматизации и алгоритмизации систем в них описать далеко не всегда возможно с достаточной степенью детализации.

Преимущества разработки моделей бизнеса

И все же, зачем применять языки бизнес-моделирования, которые налагают строгие ограничения, требуют придерживаться жестко заданных правил при моделировании? Ведь всегда можно «нарисовать схему» в графическом редакторе или даже на бумаге, используя ментальный подход, при этом изучение языков моделирования вообще не потребуется.

На самом деле, стандарты и правила – это огромный плюс:

  1. Языки моделирования помогают максимально качественно передать информацию. Стандартизация повышает простоту восприятия.
  2. Скорость разработки моделей значительно увеличивается. Языки содержат все необходимые инструменты и графические блоки в готовом виде. Вам не придется «рисовать» или придумывать свою терминологию. Инструментарий уже готов, и работа в его рамках значительно ускоряется. Конечно, язык нужно выучить. Но один раз изучить – это намного быстрее, чем каждый раз придумывать и пояснять собственный набор обозначений.
  3. Снижается число возможных ошибок. Сами элементы системы уже будут «подсказывать» перечень возможных и необходимых действий. А в случае создания исполняемых моделей или неисполняемых, но в строгих рамках правил, всегда можно проверить работу бизнес-модели в исполняемой среде и провести отладку, как при программировании.

Применение моделей бизнеса на практике

Лично я считаю, что бизнес-моделирование стоит применять при решении любых задач, связанных с выявлением проблем и «узких мест», с оптимизацией и модернизацией бизнеса и т.д. Как бизнес-консультант я практически всегда строю модели работы компании или ее подразделений при работе со своими клиентами. Это дает четкое понимание всех этапов работы и позволяет избежать «белых пятен» в этом вопросе.

Кроме того, наглядные схемы бизнес-моделей помогают мне в процессе взаимодействия с клиентами. Проекты у меня часто бывают сложными, и обычного текста или устной речи бывает недостаточно для понимания, в то время как использование наглядных бизнес-моделей снижает затраты времени клиента на чтение и понимание моих предложений, и практически исключает проблемы взаимопонимания в этом вопросе. И если несколько лет назад я еще сталкивался с недоумением со стороны клиентов, то сейчас вариант описания «на словах» без наглядных и удобных схем практикуется крайне редко.

А в случае автоматизации какого-либо этапа работы или создания автоматизированной системы управления бизнесом на основе проектно-ориентированного подхода качественная бизнес-модель, выполненная в том или ином языке моделирования, станет готовым руководством для технических специалистов.

Удобство, универсальность, простота восприятия – это те причины, по которым от словесных описаний в бизнес-сфере все больше переходят к бизнес-моделированию. А применение готовых языков позволяет работать с моделями быстро, избегать ошибок, и также без проблем вносить любые изменения.

Также в настоящее время я готовлю к публикации книгу и онлайн курс, в которой подробно опишу собственное видение процессного подхода к бизнесу, а также мой собственный практический опыт работы в сфере функционального и процессного моделирования. Все желающие могут подписаться на уведомление о выходе новой книги по и другие новости ссылке.

Источник

In systems engineering, software engineering, and computer science, a function model or functional model is a structured representation of the functions (activities, actions, processes, operations) within the modeled system or subject area.[1]

Example of a function model of the process of «Maintain Reparable Spares» in IDEF0 notation.

A function model, similar with the activity model or process model, is a graphical representation of an enterprise’s function within a defined scope. The purposes of the function model are to describe the functions and processes, assist with discovery of information needs, help identify opportunities, and establish a basis for determining product and service costs.[2]

History[edit]

The function model in the field of systems engineering and software engineering originates in the 1950s and 1960s, but the origin of functional modelling of organizational activity goes back to the late 19th century.

In the late 19th century the first diagrams appeared that pictured business activities, actions, processes, or operations, and in the first half of the 20th century the first structured methods for documenting business process activities emerged. One of those methods was the flow process chart, introduced by Frank Gilbreth to members of American Society of Mechanical Engineers (ASME) in 1921 with the presentation, entitled “Process Charts—First Steps in Finding the One Best Way”.[3] Gilbreth’s tools quickly found their way into industrial engineering curricula.

The emergence of the field of systems engineering can be traced back to Bell Telephone Laboratories in the 1940s.[4] The need to identify and manipulate the properties of a system as a whole, which in complex engineering projects may greatly differ from the sum of the parts’ properties, motivated various industries to apply the discipline.[5] One of the first to define the function model in this field was the British engineer William Gosling. In his book The design of engineering systems (1962, p. 25) he stated:

A functional model must thus achieve two aims in order to be of use. It must furnish a throughput description mechanics capable of completely defining the first and last throughput states, and perhaps some of the intervening states. It must also offer some means by which any input, correctly described in terms of this mechanics, can be used to generate an output which is an equally correct description of the output which the actual system would have given for the input concerned. It may also be noted that there are two other things which a functional model may do, but which are not necessary to all functional models. Thus such a system may, but need not, describe the system throughputs other than at the input and output, and it may also contain a description of the operation which each element carries out on the throughput, but once again this is not.[6]

One of the first well defined function models, was the functional flow block diagram (FFBD) developed by the defense-related TRW Incorporated in the 1950s.[7] In the 1960s it was exploited by the NASA to visualize the time sequence of events in a space systems and flight missions.[8] It is further widely used in classical systems engineering to show the order of execution of system functions.[9]

Functional modeling topics[edit]

Functional perspective[edit]

In systems engineering and software engineering a function model is created with a functional modeling perspective. The functional perspective is one of the perspectives possible in business process modelling, other perspectives are for example behavioural, organisational or informational.[10]

A functional modeling perspective concentrates on describing the dynamic process. The main concept in this modeling perspective is the process, this could be a function, transformation, activity, action, task etc. A well-known example of a modeling language employing this perspective is data flow diagrams.

The perspective uses four symbols to describe a process, these being:

  • Process: Illustrates transformation from input to output.
  • Store: Data-collection or some sort of material.
  • Flow: Movement of data or material in the process.
  • External Entity: External to the modeled system, but interacts with it.

Now, with these symbols, a process can be represented as a network of these symbols. This decomposed process is a DFD, data flow diagram.

Example of functional decomposition in a systems analysis.

In Dynamic Enterprise Modeling a division is made in the Control model, Function Model, Process model and Organizational model.

Functional decomposition[edit]

Functional decomposition refers broadly to the process of resolving a functional relationship into its constituent parts in such a way that the original function can be reconstructed from those parts by function composition. In general, this process of decomposition is undertaken either for the purpose of gaining insight into the identity of the constituent components, or for the purpose of obtaining a compressed representation of the global function, a task which is feasible only when the constituent processes possess a certain level of modularity.

Functional decomposition has a prominent role in computer programming, where a major goal is to modularize processes to the greatest extent possible. For example, a library management system may be broken up into an inventory module, a patron information module, and a fee assessment module. In the early decades of computer programming, this was manifested as the «art of subroutining,» as it was called by some prominent practitioners.

Functional decomposition of engineering systems is a method for analyzing engineered systems. The basic idea is to try to divide a system in such a way that each block of the block diagram can be described without an «and» or «or» in the description.

This exercise forces each part of the system to have a pure function. When a system is composed of pure functions, they can be reused, or replaced. A usual side effect is that the interfaces between blocks become simple and generic. Since the interfaces usually become simple, it is easier to replace a pure function with a related, similar function.

Functional modeling methods[edit]

The functional approach is extended in multiple diagrammic techniques and modeling notations. This section gives an overview of the important techniques in chronological order.

Function block diagram[edit]

Functional block diagram of the attitude control and maneuvering electronics system of the Gemini spacecraft. June 1962.

A functional block diagram is a block diagram, that describes the functions and interrelationships of a system. The functional block diagram can picture:[11]

  • Functions of a system pictured by blocks
  • Input of a block pictured with lines, and
  • Relationships between 9 functions
  • Functional sequences and paths for matter and or signals[12]

The block diagram can use additional schematic symbols to show particular properties.

Specific function block diagram are the classic functional flow block diagram, and the Function Block Diagram (FBD) used in the design of programmable logic controllers.

Functional flow block diagram[edit]

The functional flow block diagram (FFBD) is a multi-tier, time-sequenced, step-by-step flow diagram of the system’s functional flow.[14]
The diagram is developed in the 1950s and widely used in classical systems engineering. The functional flow block diagram is also referred to as Functional Flow Diagram, functional block diagram, and functional flow.[15]

Functional flow block diagrams (FFBD) usually define the detailed, step-by-step operational and support sequences for systems, but they are also used effectively to define processes in developing and producing systems. The software development processes also use FFBDs extensively. In the system context, the functional flow steps may include combinations of hardware, software, personnel, facilities, and/or procedures.

In the FFBD method, the functions are organized and depicted by their logical order of execution. Each function is shown with respect to its logical relationship to the execution and completion of other functions. A node labeled with the function name depicts each function. Arrows from left to right show the order of execution of the functions. Logic symbols represent sequential or parallel execution of functions.[16]

HIPO and oPO[edit]

HIPO for hierarchical input process output is a popular 1970s systems analysis design aid and documentation technique[17] for representing the modules of a system as a hierarchy and for documenting each module.[18]

It was used to develop requirements, construct the design, and support implementation of an expert system to demonstrate automated rendezvous. Verification was then conducted systematically because of the method of design and implementation.[19]

The overall design of the system is documented using HIPO charts or structure charts. The structure chart is similar in appearance to an organizational chart, but has been modified to show additional detail. Structure charts can be used to display several types of information, but are used most commonly to diagram either data structures or code structures.[18]

N2 Chart[edit]

Figure 2. N2 chart definition.[20]

The N2 Chart is a diagram in the shape of a matrix, representing functional or physical interfaces between system elements. It is used to systematically identify, define, tabulate, design, and analyze functional and physical interfaces. It applies to system interfaces and hardware and/or software interfaces.[14]

The N2 diagram has been used extensively to develop data interfaces, primarily in the software areas. However, it can also be used to develop hardware interfaces. The basic N2 chart is shown in Figure 2. The system functions are placed on the diagonal; the remainder of the squares in the N × N matrix represent the interface inputs and outputs.
[20]

Structured Analysis and Design Technique[edit]

Structured Analysis and Design Technique (SADT) is a software engineering methodology for describing systems as a hierarchy of functions, a diagrammatic notation for constructing a sketch for a software application. It offers building blocks to represent entities and activities, and a variety of arrows to relate boxes. These boxes and arrows have an associated informal semantics.[21] SADT can be used as a functional analysis tool of a given process, using successive levels of details. The SADT method allows to define user needs for IT developments, which is used in industrial Information Systems, but also to explain and to present an activity’s manufacturing processes, procedures.[22]

The SADT supplies a specific functional view of any enterprise by describing the functions and their relationships in a company. These functions fulfill the objectives of a company, such as sales, order planning, product design, part manufacturing, and human resource management. The SADT can depict simple functional relationships and can reflect data and control flow relationships between different functions. The IDEF0 formalism is based on SADT, developed by Douglas T. Ross in 1985.[23]

IDEF0[edit]

IDEF0 is a function modeling methodology for describing manufacturing functions, which offers a functional modeling language for the analysis, development, re-engineering, and integration of information systems; business processes; or software engineering analysis.[24] It is part of the IDEF family of modeling languages in the field of software engineering, and is built on the functional modeling language building SADT.

The IDEF0 Functional Modeling method is designed to model the decisions, actions, and activities of an organization or system.[25] It was derived from the established graphic modeling language structured analysis and design technique (SADT) developed by Douglas T. Ross and SofTech, Inc. In its original form, IDEF0 includes both a definition of a graphical modeling language (syntax and semantics) and a description of a comprehensive methodology for developing models.[1] The US Air Force commissioned the SADT developers to develop a function model method for analyzing and communicating the functional perspective of a system. IDEF0 should assist in organizing system analysis and promote effective communication between the analyst and the customer through simplified graphical devices.[25]

Axiomatic design[edit]

Axiomatic design is a top down hierarchical functional decomposition process used as a solution synthesis framework for the analysis, development, re-engineering, and integration of products, information systems, business processes or software engineering solutions.[26] Its structure is suited mathematically to analyze coupling between functions in order to optimize the architectural robustness of potential functional solution models.

[edit]

In the field of systems and software engineering numerous specific function and functional models and close related models have been defined. Here only a few general types will be explained.

Business function model[edit]

A Business Function Model (BFM) is a general description or category of operations performed routinely to carry out an organization’s mission. They «provide a conceptual structure for the identification of general business functions».[27] It can show the critical business processes in the context of the business area functions. The processes in the business function model must be consistent with the processes in the value chain models. Processes are a group of related business activities performed to produce an end product or to provide a service. Unlike business functions that are performed on a continual basis, processes are characterized by the fact that they have a specific beginning and an end point marked by the delivery of a desired output. The figure on the right depicts the relationship between the business processes, business functions, and the business area’s business reference model.[28]

Business Process Model and Notation[edit]

Business Process Model and Notation (BPMN) is a graphical representation for specifying business processes in a workflow. BPMN was developed by Business Process Management Initiative (BPMI), and is currently maintained by the Object Management Group since the two organizations merged in 2005. The current version of BPMN is 2.0.[29]

The Business Process Model and Notation (BPMN) specification provides a graphical notation for specifying business processes in a Business Process Diagram (BPD).[30] The objective of BPMN is to support business process management for both technical users and business users by providing a notation that is intuitive to business users yet able to represent complex process semantics. The BPMN specification also provides a mapping between the graphics of the notation to the underlying constructs of execution languages, particularly BPEL4WS.[31]

Business reference model[edit]

This FEA Business reference model depicts the relationship between the business processes, business functions, and the business area’s business reference model.

A Business reference model is a reference model, concentrating on the functional and organizational aspects of the core business of an enterprise, service organization or government agency. In enterprise engineering a business reference model is part of an Enterprise Architecture Framework or Architecture Framework, which defines how to organize the structure and views associated with an Enterprise Architecture.

A reference model in general is a model of something that embodies the basic goal or idea of something and can then be looked at as a reference for various purposes. A business reference model is a means to describe the business operations of an organization, independent of the organizational structure that perform them. Other types of business reference model can also depict the relationship between the business processes, business functions, and the business area’s business reference model. These reference model can be constructed in layers, and offer a foundation for the analysis of service components, technology, data, and performance.

Operator function model[edit]

The Operator Function Model (OFM) is proposed as an alternative to traditional task analysis techniques used by human factors engineers. An operator function model attempts to represent in mathematical form how an operator might decompose a complex system into simpler parts and coordinate control actions and system configurations so that acceptable overall system performance is achieved. The model represents basic issues of knowledge representation, information flow, and decision making in complex systems. Miller (1985) suggests that the network structure can be thought of as a possible representation of an operator’s internal model of the system plus a control structure which specifies how the model is used to solve the decision problems that comprise operator control functions.[32]

See also[edit]

  • Bus Functional Model
  • Business process modeling
  • Data and information visualization
  • Data model
  • Enterprise modeling
  • Functional Software Architecture
  • Polynomial function model
  • Rational function model
  • Scientific modeling
  • Unified Modeling Language
  • View model

References[edit]

Public Domain This article incorporates public domain material from the National Institute of Standards and Technology.

Public Domain This article incorporates public domain material from Operator Function Model (OFM). Federal Aviation Administration.

  1. ^ a b FIPS Publication 183 Archived 2009-02-27 at the Wayback Machine released of IDEFØ December 1993 by the Computer Systems Laboratory of the National Institute of Standards and Technology (NIST).
  2. ^ Reader’s Guide to IDEF0 Function Models. Accessed 27 Nov 2008.
  3. ^ Ben B. Graham (2002). Detail Process Charting. p.2.
  4. ^ Schlager, J. (July 1956). «Systems engineering: key to modern development». IRE Transactions. EM-3 (3): 64–66. doi:10.1109/IRET-EM.1956.5007383. S2CID 51635376.
  5. ^ Arthur D. Hall (1962). A Methodology for Systems Engineering. Van Nostrand Reinhold. ISBN 0-442-03046-0.
  6. ^ William Gosling (1962) The design of engineering systems. p. 23
  7. ^ Tim Weilkiens (2008). Systems Engineering with SysML/UML: Modeling, Analysis, Design. Page 287.
  8. ^ Harold Chestnut (1967). Systems Engineering Methods. Page 254.
  9. ^ Thomas Dufresne & James Martin (2003). «Process Modeling for E-Business» Archived December 20, 2006, at the Wayback Machine. INFS 770 Methods for Information Systems Engineering: Knowledge Management and E-Business. Spring 2003
  10. ^ Process perspectives. In: Metamodeling and method engineering, Minna Koskinen, 2000.
  11. ^ James Perozzo (1994) The complete guide to electronics troubleshooting. p. 72
  12. ^ William H. Von Alven (1964) Reliability engineering explains: «Functional block diagrams show functional sequences and signal paths, and items which are wired in parallel are drawn in parallel» (p. 286)
  13. ^ Systems Engineering Fundamentals. Archived September 27, 2007, at the Wayback Machine Defense Acquisition University Press, 2001
  14. ^ a b The first version of this article is completely based on the NAS SYSTEM ENGINEERING MANUAL SECTION 4.4 VERSION 3.1 06/06/06.
  15. ^ Task Analysis Tools Used Throughout Development. FAA 2008. Retrieved 25 Sept 2008.
  16. ^ FAA (2006). NAS SYSTEM ENGINEERING MANUAL SECTION 4.4 VERSION 3.1 06/06/06.
  17. ^ IBM Corporation (1974).HIPO—A Design Aid and Documentation Technique, Publication Number GC20-1851, IBM Corporation, White Plains, NY, 1974.
  18. ^ a b Sandia National Laboratories (1992). Sandia Software Guidelines Volume 5 Tools, Techniques,and Methodologies Archived 2009-08-25 at the Wayback Machine SANDIA REPORTS 85–2348qUC–32
  19. ^ Mary Ann Goodwin and Charles C. Robertson (1986). EXPERT SYSTEM VERIFICATION CONCERNS IN AN OPERATIONS ENVIRONMENT. NASA paper N88-17234.
  20. ^ a b NASA (1995). «Techniques of Functional Analysis». In: NASA Systems Engineering Handbook Archived 2008-12-17 at the Wayback Machine June 1995. p.142.
  21. ^ John Mylopoulos (2004). Conceptual Modelling III. Structured Analysis and Design Technique (SADT). Retrieved 21 Sep 2008.
  22. ^ SADT at Free-logistics.com. Retrieved 21 Sep 2008.
  23. ^ Gavriel Salvendy (2001). Handbook of Industrial Engineering: Technology and Operations Management.. p.508.
  24. ^ Systems Engineering Fundamentals. Archived September 27, 2007, at the Wayback Machine Defense Acquisition University Press, 1999.
  25. ^ a b Varun Grover, William J. Kettinger (2000). Process Think: Winning Perspectives for Business Change in the Information Age. p.168.
  26. ^ Paul Grefen (2010) Mastering e-Business. p. 5-10
  27. ^ US Department of Interior (2000–2008) Analyze the Business and Define the Target Business Environment. Accessed 27 Nov 2008.
  28. ^ «BPMN Information». Archived from the original on 2008-12-18. Retrieved 2008-11-02.
  29. ^ Richard C. Simpson (2004). An XML Representation for Crew Procedures. Final Report NASA Faculty Fellowship Program – 2004. Johnson Space Center.
  30. ^ S.A. White, «Business Process Modeling Notation (BPMN),» In: Business Process Management Initiative (BPMI) 3 May 2004.
  31. ^ Operator Function Model (OFM) Archived 2009-01-21 at the Wayback Machine. Accessed 27 Nov 2008.
Источник

#статьи

  • 10 авг 2022

  • 0

Моделирование бизнес-процессов: для чего оно нужно и как его провести

Продолжаем погружаться в управление бизнес-процессами. Рассказываем, как смоделировать процессы компании и описать их самостоятельно.

Иллюстрация: Andrea Piacquadio / Pexels / Colowgee для Skillbox Media

Ксеня Шестак

Рассказывает просто о сложных вещах из мира бизнеса и управления. До редактуры — пять лет в банке и три — в оценке имущества. Разбирается в Excel, финансах и корпоративной жизни.

Дипломированный специалист по автоматизации бизнес-процессов. Девять лет опыта в бизнесе и консалтинге. Смоделировал более тысячи процессов для торговых и промышленных предприятий. Основатель OkoCRM.

Фото: личный архив Александра Завьялова

Ни один процесс нельзя улучшить, предварительно не описав его. Это касается не только бизнес-процессов больших компаний, но и алгоритмов работы ИП или самозанятых. Прежде чем оптимизировать бизнес-процессы, важно зафиксировать, как они работают, — то есть смоделировать.

О базовых терминах и идеях в области бизнес-процессов мы рассказали в большом гайде. В этой статье разберём подробнее:

  • что такое моделирование бизнес-процессов и нотации для моделирования;
  • какие есть подходы к моделированию и кто этим обычно занимается;
  • как изображают бизнес-процессы;
  • как самостоятельно описать бизнес-процессы.

Бизнес-процессы — любые операции внутри компании, которые помогают решать бизнес-задачи и зарабатывать. Моделирование бизнес-процессов — описание этих операций и документирование требований к ним.

Ответственные за моделирование разбираются в процессах компании и описывают, кто, что и как делает. Изучают каждую операцию и разбивают её на этапы. Сначала описывают всё это текстом, затем превращают описание в схему.

В профессиональном моделировании бизнес-процессов часто используют нотации. Нотация — это набор правил для графического описания бизнес-моделей. Нотации описывают:

  • какие иконки использовать в моделировании и как их читать;
  • как отображать последовательность действий в процессе и отношения внутри него;
  • какие элементы обязательно нужно включить.

Нотации нужны для того, чтобы любой человек понимал, что изображено на схеме. Даже если пользователь видит её впервые, он должен разобраться.

Специалисты придумали много вариантов нотаций. Их делят на две основные категории:

  • Структурные. Они показывают элементы процесса и взаимосвязи между ними. Это нотации стандарта IDEF: IDEF0, IDEF1x, IDEF4, IDEF5.
  • Динамические. Они показывают логику выполнения процессов, последовательность и варианты их использования. Это нотации DFD, EPC, BPMN.

Ниже, когда мы будем говорить о подходах к моделированию, расскажем о двух вариантах нотаций — IDEF0 и BPMN.

С получившейся моделью бизнес-процесса работают дальше. Двигают элементы так, чтобы корректировать продолжительность цикла, влиять на качество результата или снижать себестоимость. Это называется оптимизацией бизнес-процесса — подробнее о ней говорили в статье. Но прежде чем оптимизировать и улучшать, важно провести качественное моделирование.

В моделировании бизнес-процессов есть три основных подхода: функциональный, процессный и ментальный. В следующих разделах разберём их подробнее.

Иногда можно встретить и другие подходы, но обычно это гибридные решения, собранные из основных. Каждый из трёх подходов предполагает, что процессы нужно визуализировать — рисовать их в виде схем. Различия подходов — в принципах визуализации.

При этом подходе описывают результаты, которые нужно получить, и ресурсы, которые при этом будут задействованы, без учёта последовательности действий.

У модели есть точки входа и выхода: то, что имеем на старте, и то, что хотим получить. Внутри — промежуточные результаты, ресурсы и факторы, которые влияют на процесс.

Задача функционального подхода — показать, какие факторы нужно учесть и какие ресурсы задействовать, чтобы процесс состоялся. Подробного описания действий в этом случае не будет, но появится общее представление о процессе.

Я использую этот подход, чтобы оценить результативность бизнес-процесса, а также для того, чтобы показать свои идеи и варианты решений: от общего к деталям.

На мой взгляд, функциональный подход понятнее всего реализован в нотации IDEF0. Она рассматривает процесс как совокупность логически связанных между собой работ. Нотация показывает, как объекты подчинены друг другу внутри процесса.

Разберём на примере. Пусть это будет изготовление рекламного ролика.

Процесс изготовления рекламного ролика — основной блок с процессами. Я называю его «чёрный ящик». У него есть три входа и один выход:

1. Сверху — вход для информации о контроле и ограничениях. Это данные, которые определяют условия для реализации процесса. Например, при разработке ролика нас будет ограничивать законодательство и стайлбук заказчика. А ещё мы будем опираться на перечень услуг клиента — чтобы в рекламе были корректные данные.

2. Слева — вход для основной информации. На её основе будет создан результат. В примере с роликом, чтобы получить эту информацию, для заказчика проводят брифинг.

О том, как составить бриф для клиента в рекламе и digital, писали в статье.

3. Снизу — вход для механизма, который будет осуществлять функцию. В примере с роликом это CRM, где хранятся данные о заказчике, и сотрудники телеканала, которые будут снимать ролик.

4. Справа — выходы. Это результаты, которые мы получим: заключим договор, снимем ролик и предложим сотрудничать на постоянной основе.

Вот как функция будет выглядеть в виде диаграммы.

Функциональная модель процесса изготовления рекламного ролика
Инфографика: Майя Мальгина для Skillbox Media

В итоге из нескольких таких диаграмм можно собрать одну большую. Важно соблюдать правила расположения данных — сверху, слева и снизу, — чтобы связи между ними сохранялись.

Для неподготовленного управленца это самый понятный подход. Его используют, когда уже определены границы процесса — начало и конец события.

При процессном подходе описывают не результат, а действия, которые необходимо совершить для достижения результата. Процесс можно детализировать сколько угодно — вплоть до операций каждого сотрудника. Получается блок-схема.

Я сторонник процессного подхода. В результате него получаются более прикладные модели, которые понятны и руководителю компании, и исполнителям. Функциональный же подход больше полезен для общего проектирования процессов — и далёк от их практической реализации.

Например, в функциональном подходе «Обработка заявки» — только один из элементов входа. В центре внимания — результат, то есть заключение сделки. В процессном подходе «Обработка заявки» — большой алгоритм. Он подробно описывает действия всей команды.

У процессного подхода есть свои нотации. Стандартом считается BPMN — базовый набор условных обозначений. Его используют для изображения бизнес-процесса в виде блок-схемы.

Нотация BPMN есть в каждом конструкторе для моделирования, но пользоваться ей не обязательно. Гораздо важнее, чтобы схема процесса была читаемой и понятной для руководителя и исполнителей.

Для примера нарисовали блок-схему обработки заявки в учебном центре. Она не соответствует канонам BPMN, но всё равно наглядна и понятна.

Фрагмент процессной модели бизнес-процесса: основные действия менеджера по продажам
Инфографика: Майя Мальгина для Skillbox Media

Это вариант моделирования «для себя». Его используют, чтобы структурировать общие представления о бизнес-процессе, но не раскладывать его на этапы и не составлять алгоритмов.

При ментальном подходе на процесс смотрят не как на последовательность результатов или действий, а как на набор связанных друг с другом понятий. Обычно их собирают на интеллект-карте: в центре «чёрный ящик» с процессом, на орбите — связанные с ним идеи и элементы. Жёстких рамок и нотаций нет — карты рисуют в произвольной форме.

Такая визуализация помогает найти решение, как сделать процесс эффективнее. Дальше это решение воплощают на основе процессного подхода: забирают в основную модель главные элементы, а ненужные отбрасывают.

Ниже дан пример ментальной карты процесса снабжения предприятия. На карте собраны понятия, которые связаны между собой внутри процесса. Но по этапам они не распределены.

Фрагмент ментальной модели. Составлен в свободной форме — все элементы вращаются на орбите процесса
Инфографика: Майя Мальгина для Skillbox Media

Обычно моделированием бизнес-процессов занимаются внутренние сотрудники компании или подрядчики. Выбор исполнителя зависит от размеров бизнеса и целей моделирования.

Например, если нужно построить воронку продаж для CRM и при этом нет цели улучшать процессы, можно строить модель можно своими силами. Когда цель моделирования в том, чтобы оптимизировать процессы, лучше обратиться к аналитикам. Для оптимизации нужно глубоко разобраться в процессах и ещё и думать над тем, как их доработать. Потребуется опыт и знание инструментов.

Рассмотрим, кто может заниматься моделированием процессов.

Собственник и сотрудники. В небольших компаниях лучше, чтобы процессы моделировал собственник: он знает свой бизнес и сможет подробно его описать. Самих процессов в таких компаниях немного, а сложная детализация обычно не нужна.

В компаниях покрупнее собственнику лучше привлекать к моделированию помощников: собрать команду из руководителей отделов и проработать основные процессы вместе. Например, процессы в отделе продаж лучше разбирать со старшим менеджером, а процессы в цехе — с главным инженером.

Подрядчики. В среднем и крупном бизнесе моделировать бизнес-процессы внутренними силами точно не получится — количество и объём всех процессов уже не укладываются в голове собственника.

В этом случае моделированием занимается экспертная группа. В неё входят приглашённые бизнес-аналитики и специалисты, участвующие в моделируемых процессах.

Моделирование как отдельную услугу заказывают редко. Чаще это один из этапов внедрения систем автоматизации — CRM, ECM или ERP. Это работает по такой схеме:

  • Команда внедрения — подрядчик — приходит на территорию заказчика.
  • Она описывает процессы, проводит аудит и составляет аналитический отчёт с вариантами оптимизации.
  • Заказчик утверждает отчёт.
  • Подрядчик внедряет систему автоматизации с уже оптимизированными процессами.

Фрагмент отчёта бизнес-аналитика
Изображение: личный архив Александра Завьялова

Чаще всего бизнес-процессы моделируют графически, в виде карт и схем, как мы показывали выше. Иногда описывают текстом — в виде пошаговой инструкции с уточнениями, кто и что делает. Также используют таблицы: в строках пишут действия, а в столбцах — исполнителей и этапы.

На мой взгляд, графическое моделирование — наиболее удобное и наглядное. Изобразить бизнес-процессы можно двумя способами: в специальных программах для моделирования и в обычных графических редакторах.

В специальных программах. Это способ для профессионалов в моделировании.

Специальный софт удобен тем, что шаблоны нотаций уже вшиты в него, — не нужно изучать правила иллюстрирования дополнительно. Но придётся разбираться в функциональности программ.

Вот четыре конструктора, которые я использовал в своей практике для моделирования процессов:

  • Microsoft Visio 2010 — векторный графический редактор для создания разных видов схем: блок-схем, схем технологических процессов, моделей бизнес-процессов, планов зданий и этажей, трёхмерных карт и так далее. Платный.
  • Bizagi Process Modeler — программа для моделирования процессов по нотации BPMN с возможностью совместной работы. Бесплатная.
  • ARIS Express — программа для моделирования бизнес-процессов и оргструктуры с нотациями eEPC или BPMN. Бесплатная.
  • Business Studio — система, в которой можно описать, оптимизировать и регламентировать бизнес-процессы предприятия. Платная.

Фрагмент бизнес-модели с процессом обработки заявки в Business Studio
Скриншот: личный архив Александра Завьялова

Как правило, у всех платных конструкторов есть демоверсии, которых хватает, чтобы смоделировать простой процесс. Но повторюсь, специальное ПО — вариант для профессионалов. Не нужно тратить на него время, если вы не планируете моделировать бизнес-процессы постоянно.

В графических редакторах. Этот способ подойдёт для новичков, которые только знакомятся с моделированием бизнес-процессов. Проще всего взять обычный графический редактор — например, Microsoft Paint, Figma или Adobe Photoshop — и самостоятельно нарисовать интуитивно понятную схему процесса.

Также для изображения бизнес-процессов используют сервисы для создания ментальных карт. На мой взгляд, самые удачные из них — XMind, Diagrams и MindManager.

При выборе сервиса главное, чтобы пользователю было удобно пользоваться им и чтобы было понятно, что получается в итоге. Стандартизация и каноны при этом не так важны. На первых порах для внутреннего использования этот вариант самый доступный.

Покажем, как описать и смоделировать бизнес-процесс, на примере обработки заявки учебного центра. Использовать конструкторы не будем — все модели из примера построим в графическом редакторе.

1. Задаём точки входа и выхода. Вход — первое событие в процессе, выход — результат. Так обозначают границы, чтобы потом наполнить процесс действиями. Нужно определить:

  • Когда начинается процесс. В нашем примере это момент получения заявки от клиента. Если компания использует CRM, точкой входа будет попадание заявки в систему.
  • Когда процесс закончится. Это момент успешной реализации сделки: клиент оплатил счёт, а продавец и логист организовали доставку.

Можно придумать несколько вариантов точек входа и выхода — для разных вариантов развития события.

Задаём границы бизнес-процесса
Инфографика: Майя Мальгина для Skillbox Media

2. Описываем элементы. При составлении схемы перед глазами нужно держать основную информацию о процессе, чтобы ничего не забыть. Для этого в любом файле подробно описываем:

  • зачем нужен процесс;
  • из каких шагов и действий он состоит;
  • кто исполнители;
  • есть ли ограничения по срокам — сколько времени должен занимать весь процесс и его отдельные шаги;
  • какие события сопровождают действия исполнителей — например, обмен документами, информацией, денежные переводы;
  • какого результата нужно достичь — например, нужны подготовленные документы или оплата по счёту;
  • перечень ресурсов — что исполнителю нужно для реализации процесса;
  • показатели эффективности — по каким параметрам отслеживать, достигнута цель процесса или нет;
  • детали и особенности отдельных этапов.

Здесь лежит шаблон текстового описания процесса.

3. Выделяем основные этапы процесса. На основе описанного в предыдущем пункте процесса составляем блок-схему. В графическом редакторе рисуем каркас — основные этапы в пределах границ входа и выхода.

Рисуем каркас — основные этапы процесса
Инфографика: Майя Мальгина для Skillbox Media

4. Добавляем детали. Наполняем каркас «мясом» — основными событиями по процессу и действиями исполнителя по алгоритму.

Добавляем детали — основные события процесса и действия исполнителя
Инфографика: Майя Мальгина для Skillbox Media

5. Задаём роли. В процессе может быть несколько исполнительских ролей. Их может выполнять один или несколько сотрудников. Обычно роли обезличены, без уточнения фамилий, — только должности.

6. Наполняем схему ресурсами. Отмечаем на схеме источники ресурсов, которые будут использовать в бизнес-процессе. Например, какие документы кто кому и на каком этапе отправит, какие базы и системы для этого будет использовать.

В нашей «ручной» схеме — это просто дополнительные элементы в алгоритме. Если для моделирования используется специальный софт, к схеме можно прикрепить ссылки.

Фрагмент процессной модели бизнес-процесса: основные действия менеджера по продажам
Инфографика: Майя Мальгина для Skillbox Media

Блок-схема готова. Если таких схем несколько, их процессы можно связать друг с другом на одной карте.

Схемы и алгоритмы нужны, чтобы сделать процессы эффективнее и полезнее для бизнеса. Кроме этого, с готовыми моделями бизнес-процессов проще проводить автоматизацию. Об автоматизации бизнес-процессов расскажем в следующей статье.

  • Бизнес-процессы — любые операции внутри компании, которые помогают решать бизнес-задачи и зарабатывать. Моделирование бизнес-процессов — описание существующих в компании процессов и документирование требований к ним.
  • В моделировании бизнес-процессов есть три основных подхода: функциональный, процессный и ментальный. Самый понятный подход для неподготовленного человека — процессный. Он даёт подробный алгоритм действий для сотрудников и глубокую детализацию операций.
  • Моделировать процессы можно своими силами — если бизнес небольшой и несложный. Если в дальнейшем нужно оптимизировать процессы, лучше привлечь консультантов.
  • Бизнес-процессы обычно описывают графически — в виде карт и интуитивно понятных схем. Так с ними проще работать.
  • Смоделировать процесс можно самому: разобрать внутреннюю кухню компании, описать в тексте все алгоритмы и на основе этого построить схему в графическом редакторе.

Другие материалы Skillbox Media для менеджеров

Эффективный руководитель

Вы научитесь разрабатывать стратегию, ставить цели, создавать бизнес‑процессы и комфортный климат в команде. Найдёте точки роста в своей компании, сможете претендовать на повышение или масштабировать бизнес.

Узнать про курс

Источник

Понравилась статья? Поделить с друзьями:
  • Что такое функциональные модели бизнес процессов
  • Что указывать в реквизитах бюджетного учреждения
  • Что указывать в реквизитах договора самозанятому
  • Что хранит информацию во время работы компьютера
  • Что является банковскими реквизитами организации