При подготовке и оформлении документов используют реквизиты, определения которых приведены в ГОСТ Р 7.0.8
01 — герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования);
02 — эмблема;
03 — товарный знак (знак обслуживания);
04 — код формы документа;
05 — наименование организации — автора документа;
06 — наименование структурного подразделения — автора документа;
07 — наименование должности лица — автора документа;
08 — справочные данные об организации;
09 — наименование вида документа;
10 — дата документа;
11 — регистрационный номер документа;
12 — ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;
13 — место составления (издания) документа;
14 — гриф ограничения доступа к документу;
15 — адресат;
16 — гриф утверждения документа;
17 — заголовок к тексту;
18 — текст документа;
19 — отметка о приложении;
20 — гриф согласования документа;
21 — виза;
22 — подпись;
23 — отметка об электронной подписи;
24 — печать;
25 — отметка об исполнителе;
26 — отметка о заверении копии;
27 — отметка о поступлении документа;
28 — резолюция;
29 — отметка о контроле;
30 — отметка о направлении документа в дело.
Документы
являются основным источником первичной
информации о хозяйственных операциях,
совершаемых в организации. Поэтому
документы должны содержать необходимые
данные, характеризующие эти операции.
Эти данные называются реквизитами.
В них фиксируются реквизиты-признаки
и реквизиты-основания.
Первые включают заголовки документа,
таблиц, граф и строк. Вторые предназначены
для количественной и стоимостной
характеристики хозяйственной операции.
Состав и количество
реквизитов зависит от характера
учитываемой операции. Тем не менее, ряд
реквизитов являются обязательными для
всех документов. К ним относятся:
· наименование
документа (формы), код формы;
· дата составления;
· наименование
организации, от имени которой составлен
документ;
· содержание
хозяйственной операции;
· количественная
и стоимостная оценка хозяйственной
операции;
· наименование
должности лиц, ответственных за совершение
факта хозяйственной жизни и правильность
его оформления;
· личные подписи
указанных лиц и их расшифровка.
Отсутствие
какого-либо обязательного реквизита
лишает документ юридической силы, и его
показатели не могут быть включены в
систему бухгалтерского учета. Другие
реквизиты носят переменный характер и
используются при необходимости с учетом
особенностей хозяйственной операции,
ее правомерности и других условий.
Например, наличие печати организации
на документе обуславливается характером
операции. При этом совокупность реквизитов
документа предопределяет его форму.
Поступающие в
бухгалтерию документы проверяются и
обрабатываются. Проверка может быть
формальной, арифметической и по существу.
К формальной
проверке относится проверка наличия и
подлинности подписей ответственных
лиц, соответствия правилам оформления
документа, а также наличие приложений
перечисленных в документе.
Арифметической
называется проверка правильности
подсчета, таксировки, выведения итогов
и других арифметических действий.
Проверка документов
по существу заключается в выяснении
соответствия хозяйственных операций,
оформленных документами, действующему
законодательству, правилам выполнения
этих операций установленным нормам,
сметам или плановым заданиям, а также
их хозяйственной целесообразности.
Если проверкой
документа обнаруживают ошибки, то его
возвращают составителям для исправления
или нового составления. Таким образом,
каждый документ, прежде чем его данные
будут записаны в счетах, должен быть
тщательно проверен. После тщательной
и всесторонней проверки документов
приступают к их бухгалтерской обработке.
Обработка документов
состоит из их сортировки по признаку
однородности, гашения документов,
составления сводных документов и
бухгалтерской проводки. Кроме того, в
процессе бухгалтерской обработки
некоторые из документов подлежат
таксировке, т.е. умножению количества
на цену за единицу. Например, лимитно-заборные
карты поступают в бухгалтерию с указанием
только отпущенного количества материалов.
В процессе
прохождения документа по инстанциям
он используется, прежде всего, для
оперативной работы. Например, на основании
требования на отпуск материалов кладовщик
отпускает в цех материалы. Этот документ
служит средством распорядительных и
исполнительных действий. На основании
этого же документа в бухгалтерии отражают
в системе учета уменьшение материальных
ценностей на складах и увеличение затрат
на производство.
В
конечном итоге все документы попадают
в архив, где должны храниться в течении
установленного для них времени. Таким
образом, маршрут и время прохождения
документов по всем инстанциям организации
с момента составления и до сдачи в архив
называется документооборотом.
Задача правильной
организации документооборота состоит
в том, чтобы обеспечить нормальное
движение документов. В каждой инстанции
(рабочем месте) документ должен находиться
строго определенный срок. Для этого в
организациях необходимо установить
маршрут прохождения документа, срок
его нахождения у каждого исполнителя.
Таким образом, основными этапами
документооборота являются составление
документов в оперативной работе; прием
документов бухгалтерией; отражение
документов в системе учетных записей
и передача документов в архив.
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
Независимо от формы собственности организации, вида ее деятельности, наименования документации, места ее составления существуют общие требования по оформлению документов. Ранее делопроизводители ориентировались на стандарт 6.30-2003 при оформлении документов, но относительно недавно в действие был введен новый ГОСТ. Какие требования имеют место при ведении делопроизводства и насколько серьезные изменения внес в эту сферу действующий менее года государственный стандарт, рассказывается в статье.
Как организовать делопроизводство и документооборот в организации?
Правила оформления документов и их значение
Оформление документов в широком смысле — это соблюдение требований законодательных актов, нормативных документов в процессе составления, подготовки, копирования, согласования, заверения, пересылки документации.
В более узком смысле – расположение реквизитов документа на материальных носителях: бумажном, электронном, в соответствии с действующими правилами.
Грамотное, в соответствии с нормативными требованиями оформление реквизитов документов не только свидетельствует о делопроизводственной культуре, но и гарантирует юридическую силу документа, а также имеет вполне практическое значение — сокращает время на обработку документа и его регистрацию, обеспечивает правильное направление на исполнение, позволяет связаться с непосредственным исполнителем для решения технических вопросов в рабочем порядке и т.п.
Как оформить реквизиты документов?
Требования, в соответствии с которыми оформляется документ, устанавливаются на федеральном уровне ГОСТом. Это документ нормативно-технического характера, на основе которого каждая организация, ведомство, учреждение разрабатывает свои нормативные акты, касающиеся оформления документации:
- положения о документообороте;
- инструкции;
- правила;
- регламенты.
Национальный стандарт России о требованиях к оформлению документов.
Требования к оформлению документов по ГОСТу включают в себя в том числе порядка 30 реквизитов, предназначенных для различных целей. Каждый вид документа содержит собственный набор необходимых реквизитов.
Соблюдение требований к созданию и оформлению документации необходимо:
- в целях обеспечения юридической силы документа;
- для оперативной обработки документа;
- для оперативного поиска документа;
- для создания условий работы с использованием оргтехники.
Расположение реквизитов по ГОСТу позволяет не только работать с ним быстро и эффективно, без потерь времени, но и экономить полезную площадь на бланке, придать документу качественный внешний вид.
Требования ГОСТа
ГОСТ Р 7.0.97-2016 введен в действие 01/07/18, и именно он устанавливает базовые требования по оформлению документов в делопроизводстве. Рассмотрим обзорно, что собой представляет этот документ.
Он достаточно объемный, с подробным изложением информации, предназначенной для делопроизводителей, секретарей, руководства. Требования подразделяются в нем следующим ниже порядком:
- Общие требования к созданию документа. Сюда входят: характеристика материальных носителей документа (бумажный, электронный), порядок нумерации страниц, рекомендуемые для набора шрифты, отступы, интервалы, выравнивание, длина строки – в цифрах, с выделением важных нюансов.
- Состав реквизитов. Первая группа 01-08 включает в себя герб, товарный знак, знак обслуживания, код документальной формы, наименование организации, ее подразделения, должности автора документа, данные организации справочного характера. Вторая группа 09-16 объединяет данные о документе: наименование, дату, номер, ссылку на рег. номер, где составлен, пометку об ограничении доступа, кому адресован, гриф, подтверждающий утверждение. Третья группа 17-18 – это реквизиты заголовка текста и сам текст. Четвертая группа 19-30 – различные визирующие, резолюционные, контрольные, согласовательные отметки, подпись, печать, данные об исполнителе. По каждому реквизиту даны рекомендации, как он оформляется и где располагается в документе. К примеру, подчеркивается, что наименование вида документа можно опустить, только если это деловое письмо, а место составления можно не указывать, если указание на местонахождение организации уже есть в ее наименовании.
- Бланки. Отдельно законодатель характеризует бланки документов, рекомендуемый формат для обычных документов, для резолюций, предельные размеры полей. Следует описание, как должны располагаться реквизиты на том или ином бланке, какого вида бумага должна использоваться.
В приложениях А, В даны:
- схема расположения реквизитов документа на титульном листе;
- образцы бланков документов организации с расположением реквизитов.
На заметку! В ГОСТе уделено много внимания вопросам электронного документооборота, в связи с его все более широким распространением.
Документы организации: учитываем новый стандарт
На какие реквизиты документов и правила оформления следует обратить внимание особое внимание, используя ГОСТ Р 7.0.97-2016, прежде всего?
Вот эти важные моменты:
- Шрифты. Для создания документа размер шрифтов ограничен, можно использовать только 12, 13, 14 номера. Допускается более мелкий шрифт, но только в таблицах.
- Герб. На документах теперь можно отражать герб субъекта РФ, муниципального образования (10 мм от верха листа).
- Реквизиты. Такие реквизиты фирмы, как ОКПО, ОГРН, ИНН, КПП, указываются в составе реквизита «справочные данные об организации».
- Отметка об ограничении доступа к информации документа. Она проставляется на первом листе, сверху, в углу.
- Обращение к адресату. Теперь можно использовать обращение «господин» и «госпожа», сокращая его: «г-ну», «г-же». Если у адресата есть электронная почта и письмо отправлено по этому каналу, можно указать электронный адрес, на который отправлялось письмо.
- Печать организации. Она не должна «перекрывать» подпись должностного лица под документом.
- Подпись. Гражданин, имеющий право подписывать документы за временно отсутствующего руководителя, не может в напечатанном бланке перед должностью руководителя ставить знак косой черты, использовать предлог «за». Исправление может быть внесено от руки или поставлен определенного вида штамп, свидетельствующий о том, что подписывает документ другой человек.
Заключение
Требования к оформлению документов в делопроизводстве устанавливаются в настоящее время государственным стандартом, действующим с середины прошлого года за №Р 7.0.97-2016. На основе ГОСТа организации и учреждения разрабатывают собственные нормативы по оформлению документации. Стандартизация документооборота необходима, поскольку дает возможность оперативно обрабатывать, искать и копировать документы. Исполнение требований по оформлению документов позволяет говорить о них как о юридически значимых.
В действующем ГОСТе законодатель предлагает рекомендации по оформлению реквизитов, бланков, излагает требования при создании документов. По сравнению с утратившим силу стандартом, некоторым спорным и неясным вопросам уделено особое внимание. В частности, разъясняется, каким шрифтом должен создаваться документ, как оформляется подпись за директора иного ответственного лица, и говорится о том, что печать организации не должна ставиться поверх подписи ответственных лиц.