Что такое документ его основные реквизиты

При подготовке и оформлении документов используют реквизиты, определения которых приведены в ГОСТ Р 7.0.8

01 — герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования);

02 — эмблема;

03 — товарный знак (знак обслуживания);

04 — код формы документа;

05 — наименование организации — автора документа;

06 — наименование структурного подразделения — автора документа;

07 — наименование должности лица — автора документа;

08 — справочные данные об организации;

09 — наименование вида документа;

10 — дата документа;

11 — регистрационный номер документа;

12 — ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;

13 — место составления (издания) документа;

14 — гриф ограничения доступа к документу;

15 — адресат;

16 — гриф утверждения документа;

17 — заголовок к тексту;

18 — текст документа;

19 — отметка о приложении;

20 — гриф согласования документа;

21 — виза;

22 — подпись;

23 — отметка об электронной подписи;

24 — печать;

25 — отметка об исполнителе;

26 — отметка о заверении копии;

27 — отметка о поступлении документа;

28 — резолюция;

29 — отметка о контроле;

30 — отметка о направлении документа в дело.

45

Реквизиты и структура документа

В
нормативных актах, регулирующих процессы
создания документа, особое внимание
уделяется его структуре и пространственному
расположению отдельных частей текста,
в связи с чем вводится понятие реквизита.

Реквизит
—
это обязательный, законченный, содержащий
полную информацию по своей локальной
теме информационный элемент текста
документа, установленный законом или
положениями для деловых документов
(например, реквизиты «автор документа»,
«дата» и т.д.).

Реквизиты
в их совокупности служат опознавательными
элементами документа, они определяют
правоотношения автора документа с
субъектами и объектами деятельности
предприятия, без них документ не может
быть основанием для учета и не имеет
юридической силы. Отсутствие хотя бы
одного из реквизитов лишает его владельца
возможности использовать документ по
назначению.

В
делопроизводстве существуют единые
требования и правила оформления
реквизитов документов, которые установлены
государственными нормативными актами
— ЕГСД, ГСДОУ, Типовой инструкцией по
делопроизводству в федеральных органах
исполнительной власти, ГОСТом Р 6.30-
2003, вводящими единообразие в оформление
документов, что является неотъемлемым
условием автоматизации работы с ними
и осуществления эффективного управления
производством.

По
способу оформления реквизиты делятся
на графические
(герб,
печать, эмблема) и текстовые.

Текстовые
реквизиты в свою очередь подразделяются
в зависимости от состава информации на
простые,
состоящие
из одного-двух слов или цифр (дата,
наименование вида документа и др.), и
сложные,
включающие
несколько достаточно самостоятельных
частей (гриф утверждения, резолюция и
др.).

Кроме
того, выделяются постоянные и переменные
реквизиты документа.

Постоянные
реквизиты —
это символы и индексы, наносимые на
бланки и формы типографским или другим
способом (герб, автор документа, справочные
данные об организации и др.).

Переменные
реквизиты вносятся
в документ в процессе его подготовки и
оформления (текст документа, регистрационный
номер документа, дата, подпись и т.д.).

Оформление
документа представляет собой проставление
необходимых реквизитов, т.е. их написание
и расположение. Деловой документ
оформляют в соответствии с
формуляром-образцом.

Формуляр
—
это набор реквизитов официального
письменного документа, расположенных
в определенной последовательности.
Расположение реквизитов на формуляре
может быть угловым
(все
основные реквизиты располагаются в
левой стороне листа) и продольным
(реквизиты
располагаются по центру листа).

Всего
ГОСТом Р 6.30-2003 установлено 30 реквизитов:

01
— Государственный герб РФ,

02
— герб субъекта РФ,

03
— эмблема организации или товарный знак
(знак обслуживания),

04
— код организации,

05
— основной государственный регистрационный
номер (ОГРН) юридического лица,

06
— идентификационный номер налогоплательщика/код
причины постановки на учет (ИНН/КПП),

07
— код формы документа,

08
— наименование организации,

09
— справочные данные об организации,

10
— наименование вида документа,

11
— дата документа,

12
-регистрационный номер документа,

13
— ссылка на регистрационный номер и дату
документа,

14
— место составления или издания документа,

15
– адресат;

16
— гриф утверждения документа,

17
— резолюция,

18
— заголовок к тексту,

19
— отметка о контроле,

20
— текст документа,

21
— отметка о наличии приложения,

22
— подпись,

23
— гриф согласования документа,

24
— визы согласования документа,

25
— оттиск печати,

26
— отметка о заверении копии,

27
— отметка об исполнителе,

28
— отметка об исполнении документа и
направлении его в дело,

29
— отметка о поступлении документа в
организацию,

30
— идентификатор электронной копии
документа (так как некоторые из реквизитов
являются взаимоисключающими, что зависит
от вида документа, то на конкретном
документе их будет не 30, а гораздо
меньше).

Образец
оформления основных реквизитов документа
приведен в приложении. Рассмотрим более
подробно реквизиты, использование и
оформление которых вызывают наибольшее
число вопросов и затруднений.

Реквизит
01 — Государственный герб РФ,

Реквизит
01
помещается на бланках документов
государственных органов и учреждений,
определенных Федеральным конституционным
законом от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О
Государственном гербе Российской
Федерации». В этом Законе указаны органы,
имеющие право на нанесение герба на
документы, — администрация, законодательные
органы власти, прокуратура, органы
правительства, федеральные округа.

Изображение
Государственного герба РФ может
помещаться и на бланках министерств,
ведомств, организаций, учреждений и
предприятий республиканского и местного
подчинения.

Изображение
герба при продольном расположении
реквизитов будет находиться в центре
верхнего поля, а при угловом расположении
реквизитов — в левой части верхнего поля
над серединой строки с наименованием
автора документа; диаметр герба не
должен превышать 20 мм.
На бланке может быть изображен или
Государственный герб РФ, или герб
субъекта РФ, но не оба герба одновременно
(они взаимоисключаемы).

Бланки
с Государственным гербом в соответствии
с постановлением Правительства РФ №
1268 изготавливаются только типографическим
способом на полиграфических предприятиях,
имеющих соответствующую лицензию, и
являются документами строгой отчетности.

Реквизит
02 — Герб субъекта Российской Федерации

Герб
субъекта Российской Федерации помещают
на бланках документов в соответствии
с правовыми актами субъектов Российской
Федерации.

Порядок
использования на бланках документов
изображения герба субъекта Российской
Федерации определяется нормативными
актами органов государственной власти
республик, автономных областей, городов
Москвы и Санкт-Петербурга, автономных
округов.

Герб
субъекта РФ — главный символ субъекта
РФ, выполненный в соответствии с правилами
геральдики и выражающий его историческое
и административное значение. На рисунке
приведен герб Москвы как субъекта
Российской Федерации.

Гербы
городов, автономных округов, районов
Российской Федерации размещаются на
бланках документов органов представительной
и исполнительной власти муниципальных
образований в соответствии с порядком
использования гербов, установленным
нормативными актами соответствующих
территориальных единиц.

На
рисунке приведен герб города
Каменск-Шахтинский Ростовской области.

Реквизит
03 — Эмблема организации или товарный
знак (знак обслуживания)

Эмблема
и товарный знак — символы, признаки,
изобразительные обозначения, придающие
эстетический вид бланку, дающие
представления об адресанте, помогающие
потребителю отличить товар или услугу
производителя (исполнителя).

Как
правило, эмблема представляет собой
графически оформленные начальные буквы
названия организации либо рисунок,
которые отражают главное направление
деятельности организации.

Эмблему
организации или товарный знак (знак
обслуживания) помещают на бланках
организации в соответствии с уставом
(положением об организации).

Эмблему
не воспроизводят на бланке, если на нем
помещен Государственный герб Российской
Федерации или герб субъекта Российской
Федерации.

При
продольном расположении реквизитов
эмблему
и товарный знак располагают на верхнем
поле бланка над серединой наименования
организации — автора документа. Возможно
расположение эмблемы и товарного знака
на одном уровне с названием организации
(реквизит 06), слева.

При
угловом расположении реквизитов эмблему
и товарный знак располагают
на левом поле бланка.

В
обоих случаях она центрируется по
отношению к реквизиту «наименование
организации», при этом ее размеры не
должны превышать ширину площади,
занимаемой на бланке реквизитом
«наименование организации». Эмблема
облегчает поиск документа, улучшает
эстетический вид бланка, но не заменяет
наименования организации.

Товарный
знак действителен, если он зарегистрирован
в соответствии с требованиями Закона
РФ от 23 сентября 1992 г. «О товарных
знаках обслуживания и наименования
мест происхождения товаров».

Реквизит
04 — Код организации

Код
организации проставляют по Общероссийскому
классификатору предприятий и организаций
(ОКПО). Для
органов государственной власти и
управления код проставляется по
Общероссийскому классификатору органов
государственной власти и управления
(ОКОГУ).

Реквизит
служит для ускорения передачи
документированной информации по каналам
электронной связи и сокращения количества
возможных ошибок, возникающих при
передаче данных и сложно воспринимаемых
названий организаций. Код является
элементом электронной идентификации
документа.

Реквизит
05 — Основной государственный регистрационный
номер (ОГРН) юридического лица

Основной
государственный регистрационный номер
(ОГРН) юридического лица проставляют в
соответствии с документами, выдаваемыми
налоговыми органами.

Реквизит
06 — Идентификационный номер налогоплательщика
/ код причины постановки на учет (ИНН/КПП).

Идентификационный
номер налогоплательщика / код причины
постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют
в соответствии с документами, выдаваемыми
налоговыми органами.

Реквизит
07 — Код формы документа

Код
формы документа проставляется по
Общероссийскому классификатору
управленческой документации (ОКУД).

Код
формы документа по ОКУД проставляется
на бланках документов, входящих в состав
какой-либо УСД. На бланке с угловым
размещением постоянных реквизитов код
располагается непосредственно после
реквизита 06 (ИНН/КПП); на бланке с
продольным расположением постоянных
реквизитов — правее наименования
документа.

ОКУД
предназначен для обеспечения учета и
систематизации унифицированных
межотраслевых, межведомственных форм
документов, разрабатываемых ведущими
министерствами и ведомствами, с целью
сокращения количества применяемых форм
документов, исключения из обращения
неунифи-цированных форм и дублирования
информации.

Код
унифицированной формы документа состоит
из семи знаков и контрольного числа
(КЧ). Унифицированная система ОРД имеет
код 0200000. Например, код унифицированной
формы Устава организации имеет обозначение
02112312, где 02 — класс форм документов (в
данном случае УСОРД), 11 — подкласс форм
(документация по созданию организации),
231 — регистрационный номер (Устав), 2 —
контрольное число.

Реквизит
08 — наименование организации.

Наименование
организации, являющейся автором
документа, должно соответствовать
наименованию, закрепленному в ее
учредительных документах.

Выделяется
несколько вариантов оформления этого
реквизита.

1.
Над наименованием организации-автора
может указываться вышестоящая организация,
которой та непосредственно подчиняется.
Для государственных предприятий это
наименование министерства или ведомства,
а для коммерческих — консорциум или
промышленная группа.

Например:
Федеральное агентство образования
Костромской государственный педагогический
университет Институт филологии, массовой
информации и психологии.

2.
Сокращенное наименование организации
приводят в тех случаях, когда оно
закреплено в учредительных документах
организации. Сокращенное наименование
помещают ниже полного (в скобках).

Например:
Федеральная архивная служба России
Всероссийский научно-исследовательский
институт документоведения и архивного
дела (ВНИИДАД)

3.
Наименование организации на иностранном
языке воспроизводится в тех случаях,
когда оно закреплено в учредительных
документах организации.
Наименование на иностранном языке
располагают ниже наименования на русском
языке. На практике — в таких случаях чаще
всего используется продольный бланк с
указанием наименования организации на
двух языках на одном уровне. Наименования
организаций субъектов РФ, имеющих наряду
с русским языком в качестве государственного
национальный язык, указываются на двух
языках — русском и национальном.

4.
Наименование филиала, территориального
отделения, представительства, структурного
подразделения организации указывают
в том случае, если они являются авторами
документа, и располагают это наименование
ниже наименования организации.

Например:
Сибирско-Уральская нефтегазовая компания
«Сибур» Департамент делопроизводства

5.
В соответствии со ст. 54 Гражданского
кодекса РФ юридическое лицо, являющееся
коммерческой организацией, должно иметь
фирменное наименование, при этом в
наименовании могут использоваться
сокращения типа ЗАО (закрытое акционерное
общество), ООО (общество с ограниченной
ответственностью) и т.п. За исключением
этих сокращений, другие типы наименований
предприятий пишутся полностью.

6.
Использование в названиях организаций
наименования «Россия», «Российская
Федерация» и образованных на их основе
слов и словосочетаний осуществляется
в соответствии с постановлением
Правительства РФ от 7 декабря 1996 г. №
1463 «Об использовании в названиях
организаций наименований «Россия»,
«Российская Федерация»».

7.
Автором
документа может быть должностное лицо,
представляющее организацию.

8.
На внутренних документах в качестве
автора указывается наименование
структурного подразделения, где он был
подготовлен.

Данный
реквизит печатается прописными буквами
и располагается в левом углу при угловом
расположении реквизитов, вверху по
центру — при продольном расположении
реквизитов.

Реквизит
09 — справочные данные об организации.

Этот
реквизит указывается только в служебных
письмах. Сюда включается следующая
информация:

—
почтовый
и телеграфный адрес;

—
номера
телефонов, факсов, телексов;

—
номер
счета в банке (в соответствии с правилами,
установленными Банком России);

—
адрес
электронной почты;

—
номер
расчетного счета;

—
банковский идентификационный код (БИК);

—
корреспондентский счет;

—
другие
сведения (номер лицензии на ту или иную
деятельность, сведения об отгрузочных
реквизитах и т.д.).

Номер
счета в банке указывается в соответствии
с правилами, установленными Центральным
банком России. При этом указываются
наименование кредитной организации;
номер расчетного счета; банковский
идентификационный код (БИК); корреспондентский
счет (кор. счет); номер участника расчетов
по межфилиальным оборотам (МФО).
Последовательность
написания адреса в документах должна
соответствовать Правилам оказания
услуг почтовой связи, утвержденным
постановлением Правительства РФ от 15
апреля 2004 г. № 221.

На
почтовых отправлениях адрес корреспондента
пишется в определенной последовательности:

—
адрес (фамилия, имя, отчество для
физических лиц);

—
название улицы, номера дома и квартиры;

—
название населенного пункта (город,
поселок и т.п.);

—
название
области, края, автономного округа
(области), республики;

—
страна (для международных почтовых
отправлений);

—
почтовый индекс.

В
таком же порядке оформляется адрес
отправителя.

При
оформлении справочных данных об
организации необходимо учитывать
следующие особенности:

1)
используются общепринятые сокращения,
например: оф.,
просп., тел., расч. сч., корр. сч. и
др.;

2)
в конце строки отсутствуют знаки
препинания;

1. между
   частями двойного номера дома ставится
   знак «/», например: ул.
   Ильинка, д. 90/2;

2. литера
   пишется слитно с номером дома, например:
   Пушкинский
   пер., д. 7а;

3. в
   номерах телефонов дефисом (или пробелом)
   отделяют справа налево по две цифры,
   например: Тел.:
   3-45-12, 29-02-10, 123-45-12 (или
   3
   4512, 29 02 10, 123 4512);

4. банковские
   реквизиты необходимо указывать только
   в письмах, содержащих сведения о
   товарно-денежных отношениях, например
   в гарантийных письмах.

Реквизит
располагается в верхнем левом углу под
реквизитом «наименование организации»
при угловом варианте бланка или по
центру на верхнем поле документа при
продольном варианте, например:

Реквизит
10 «Наименование вида документа» —
один из реквизитов, обязательных для
всех видов документов, кроме служебного
ПИСЬМА.

Данный
реквизит дает первое общее представление
о документе нею назначении. Указание
на вид документа определяет степень
обязательности выполнения его требований,
устанавливает набор необходимых
реквизитов и структуру текста.

Наименование
вида документа, составленного или
изданного организацией, регламентируется
уставом (положением) организации и
должно соответствовать видам документов,
предусмотренным ОКУД
(класс
0200000).

Вид
документа определяется его содержанием
и назначением.

К
реквизиту 10 может быть указан код формы
документа по Общероссийскому классификатору
управленческих документов (ОКУД), если
данная форма входит в состав какой-либо
унифицированной системы документации.

Располагается
этот реквизит после реквизита «Наименование
организации» и печатается прописными
буквами от границы левого поля при
угловом расположении постоянных
реквизитов на бланке. При продольном
расположении реквизитов на бланке этот
реквизит центрируют относительно
наименования организации, например:

АДМИНИСТРАЦИЯ
НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ

СПРАВКА

Реквизит
11 — дата документа.

Дата
документа — один из основных реквизитов
документа, придающих ему юридическую
силу.

Датой
документа считается:

—
дата подписания (для приказов, писем,
факсов, справок);

—
дата утверждения (для планов, отчетов,
правил, инструкций);

—
дата события, которое в нем зафиксировано
(для протоколов, актов).

Способ
написания даты зависит от характера
документа:

1.
В нормативных документах, определяющих
права граждан и организаций, а также
содержащих сведения финансового
характера, используется словесно-цифровой
способ оформления даты (29
апреля 2005 г.);

2.
В
остальных
случаях — цифровой в такой последовательности:
день, месяц, год (29.04.2005).

Допускается
оформление даты и в иной последовательности:
год, месяц, день месяца (2005.01.05).
Данный
способ используется в основном в
международной переписке.
Кроме
того, такой способ оформления дат находит
применение в больших архивах, в целях
удобства поиска документов.

При
оформлении реквизита необходимо обратить
внимание на следующие детали:

1. начиная
   с 2000 г. обозначение года оформляется
   четырьмя цифрами (неправильно: 29.04.05);

2. при
   цифровом способе оформления даты буквы
   не используются (неправильно:
   29.04.2005г.);

3. при
   обозначении определенного промежутка
   времени, указываемого в годах, приводится
   двойное «г» (точка между буквами не
   ставится), например: 1997-2005гг.;

4. при
   оформлении даты не используются римские
   цифры (ими обозначаются кварталы,
   названия конференций, крупных общественных
   мероприятий и т.д.);

5. при
   употреблении порядковых числительных,
   как правило, к цифре добавляются падежные
   окончания:

а)
однобуквенные, если последней букве
числительного предшествует гласная
(4-й,
7-м, 6-я);

б)
двухбуквенные, если последней букве
числительного предшествует согласная
(4-го,
7-му, 20-ми);

1. праздничные
   даты, оформляемые словесным способом,
   пишутся с прописной буквы (Восьмое
   марта, Первое мая).

Дата
документа проставляется должностным
лицом, подписывающим или утверждающим
документ. При подготовке проекта
документа указывается только обозначение
месяца и года.

Реквизит
12 — регистрационный номер документа.

Регистрационный
номер документа
(индекс) — это его условное цифровое
(иногда буквенно-цифровое) обозначение.
Индекс проставляется на документах (и
их копиях), кроме приложений. Для него
отведено место в бланке документа рядом
с датой.
Реквизит
состоит из трафаретной части «№ ____
«,

При
регистрации каждой группы документов
должны применяться единые способы
присвоения номеров. Система индексации
закрепляется в инструкции по
делопроизводству. Пересмотр условных
обозначений разрешается только в начале
года.

Для
внутренних документов (постановлений,
распоряжений, приказов, протоколов) —
это также порядковый номер с начала
года (с января по декабрь). Лишь в учебных
заведениях нумерация внутренних
документов может вестись по учебным
годам.

В
небольшой организации индексом документа
служит его порядковый номер, устанавливаемый
с начала года. Порядковый номер
определяется и для внутренних документов
(приказов, протоколов и др.).

Приказы
по личному составу и основной деятельности
имеют отдельную нумерацию в пределах
своей группы.

Поступающие
в организацию документы, отправляемые
документы, внутренние документы
регистрируются отдельно.

Номера
коммерческих контрактов имеют двойную
нумерацию, например №
17/21, где
17 — порядковый номер документа в одной
фирме, 21 — порядковый номер этого документа
в фирме-контрагенте.

Регистрационный
номер документа в письмах состоит из
индекса структурного подразделения,
подготовившего документ, номера дела
по номенклатуре, в которое подшивается
письмо, и порядкового номера самого
письма (например, №
ВС-10-18, где
ВС — индекс структурного подразделения,
10 — номер дела по номенклатуре, в который
подшита копия отправляемого документа,
18 — порядковый номер отправляемого
документа по журналу регистрации
документов). Не следует упрощать
нумерацию, ограничиваясь, например,
лишь номером структурного подразделения,
где этот документ готовился. Такие
упрощения чреваты невыявлением
противозаконных документов или же
потерей наиболее важных или ценных
документов.

Реквизит
«регистрационный номер документа»
юридически значим, так как служит
свидетельством того, что документ прошел
все стадии обработки, что подтверждает
официальный характер документа и его
законность. Этот реквизит обеспечивает
оперативный справочно-информационный
поиск документа, его сохранность и
качественный контроль исполнения.

Реквизит
13 — ссылка на регистрационный номер и
дату документа.

Ссылка
используется только в тех видах
документов, которые являются ответами
на запрос (письмо, докладная записка,
заключение и др.). Сведения в реквизит
переносятся с поступившего документа.
Реквизит состоит из трафаретной части.
«На № __ от » __ «, которая заполняется
регистрационным номером и датой
поступившего документа.

Этот
реквизит помогает сотрудникам службы
ДОУ организации, получившей письмо,
подобрать копию инициативного документа,
на который прислан ответ, с тем, чтобы
приложить его к полученному ответу и
затем все документы представить
ответственному лицу. В этом случае он
будет иметь возможность получить полную
информацию о содержании переписки и
использовать ее в целях принятия более
эффективных решений.

Реквизит
оформляется ниже даты и регистрационного
номера документа и выглядит следующим
образом: на
№09-97/101 от 25.03.2005.

Реквизит
14 — место составления или издания
документа.

Указанный
реквизит используется в большинстве
документов. Отступление от общего
правила характерно для писем (в письме
эта информация содержится в реквизите
«справочные данные об организации»),
телеграмм и других документов, относящихся
к переписке.

Место
составления или издания документа
указывают в том случае, если затруднено
его определение по реквизитам «Наименование
организации» и «Справочные данные
об организации». Место составления
или издания указывают с учетом принятого
административно-территориального
деления
(например,
г.
Прокопьевск Кемеровской обл., пос.
Уланово Костромской обл.) и
включает только общепринятые сокращения
(при обозначении Москвы и Санкт-Петербурга
не ставится сокращенное обозначение
слова «город» — г.). Сами названия городов
сокращаться не должны (неправильно — С.
-Петербургу.,
и оно включает только общепринятые
сокращения.

На
внутренних документах место составления
обычно не указывается.

Этот
реквизит располагается на следующей
строке после даты и регистрационного
номера документа.

В
документе, автором которого является
филиал организации, указывается место
нахождения филиала.

Реквизит
15 — адресат.

Этот
реквизит указывается на исходящих
документах и служит средством контроля
за правильностью указания адресата на
упаковке. В качестве адресата могут
выступать организации, их структурные
подразделения или отдельные должностные
лица.

Максимальный
набор этого реквизита предполагает
наличие следующих информационных
элементов:

—
наименование учреждения, организации;

—
наименование структурного подразделения;

—
указание должности получателя;

—
инициалы и фамилия (современный
делопроизводственный этикет все больше
склоняется к уважительному написанию
имени, когда инициалы предшествуют
фамилии; это правило закреплено в
современных нормативных документах);

—
почтовый адрес в последовательности,
установленной Правилами оказания услуг
почтовой связи, а при отправлении
документа за рубеж — Международными
почтовыми правилами (почтовый адрес не
принято указывать при адресовании
документа постоянному корреспонденту).

Каждая
из указанных составных частей адресата
размещается с новой строки от одного и
того же установленного положения
табулятора. Данный реквизит печатается
после 32 печатных знаков от границы
левого поля в правовой верхней части
листа документа, в пределах ограничительных
знаков углов
и
на 5-6 межстрочных интервалов от линии
верхнего поля бланка.

Расстояние
между строками — 1,5 междустрочного
интервала. Длина максимальной строки
не должна превышать 9-10 см и ограничивается
правой границей текстового поля. Знаки
препинания между строками — точки и
запятые — не ставятся. Допускается
центрировать каждую строку реквизита
«адресат» по отношению к самой длинной
строке, например:

Директору

ЗАО
«Элит»

Н.А.Топорову

Состав
реквизита «адресат» меняется в зависимости
от характера адресата и вида составляемого
документа.

1.
Документ может быть адресован на имя
организации или структурного подразделения,
при этом наименования организации и
структурного подразделения указывают
в именительном падеже:

ЗАО
«Россталь»

Коммерческий
отдел

2.
Для внутренних документов указывается
лишь название структурного подразделения
или должность руководителя, которому
подается документ. В этом случае название
организации или структурного подразделения
входит в название должности:

Директору
школы Старшему экономисту

Т.М.Сухановой П.Н.Фролову

3.
При адресовании документов лицам,
имеющим звания (военным или ученым), эти
звания указываются перед фамилией:

Уральский
государственный

технический
университет

Гуманитарный
факультет

Зав.
кафедрой русского языка

проф.
А.Д. Стриженову

4.
Если документ отправляют в несколько
однородных организаций или в несколько
структурных подразделений одной
организации, то их следует указывать
обобщенно:

Директорам
предприятий Администрации районов

г.
Санкт-Петербурга или Ленинградской
области

5.
Реквизит «адресат» может иметь в своем
составе и почтовый адрес, если документ
адресуется в организацию, при этом
указывают ее наименование, а затем
почтовый адрес. Полный почтовый адрес
указывается в случае его направления
разовому корреспонденту:

ЗАО
«Комета»

ул.
Пушкинская, д. 70

Санкт-Петербург,
344007

6.
Если
документ направляют физическому лицу,
вначале указывают инициалы и фамилию
адресата, затем почтовый адрес, например:

Антонову
В.Я.

ул.
Кирова, д. 6, кв. 10,

г.
Липки, Киреевский р-н,

Тульская
обл., 301264

7.
Должность получателя и его фамилию
следует указывать только в том случае,
если точно известно, кто занимается
вопросом, о котором идет речь в письме,
например:

Департамент
образования

Энской
области

Отдел
кадров

Главному
специалисту

Г.В.
Сидорову

На
одном документе рекомендуется помещать
не более четырех адресатов (слово «копия»
перед вторым, третьим, четвертым
адресатами не указывают). Если адресатов
больше, то составляется список на
рассылку и на каждом документе указывается
только один конкретный адрес.

При
направлении писем зарубежным адресатам
данный реквизит включает имя и фамилию
адресата; должность адресата, наименование
организации, номер дома, название улицы
и населенного пункта, почтовый код
(индекс), название страны. Если письмо
направляется в США, то после названия
города дается название штата. При
адресовании писем в Великобританию
может быть указано название графства.
Составные части реквизита излагаются
в последовательности, соответствующей
традициям страны назначения.

В
соответствии с международными стандартами
составные части реквизита выравниваются
по его левой границе. Количество строк
данного реквизита должно быть не больше
шести, а количество знаков в строке не
больше 30. Если в строке более 30 знаков,
следует использовать шрифт меньшего
размера. Прописными буквами рекомендуется
писать название местности, учреждения,
осуществляющего доставку, и страну
назначения.

Если
документ адресуется организации, то
сначала указывается ее название, затем
почтовый адрес, например:

The
Municipal Court of Seattle

600
Third Avenue /MS

SEATTLE,
WASHINGTON 98104

USA

Если
письмо адресуется должностному лицу,
сначала указываются его инициалы,
фамилия, затем — должность, название
фирмы, почтовый адрес:

Mr.
Andrew Widmar, chairman,

Coke
and Son Ltd

LONDON
SWK 48 С

ENGLAND

Если
письмо адресуется частному лицу, сначала
указываются его имя и фамилия, затем
почтовый адрес, например:

Mr.
Luis Serrano Correcher

34
Call Alcala 6a pi.

(Servicio
de prenca)

MADRID
28071

ESPANA

Реквизит
16 — гриф утверждения документа.

После
подписания некоторых видов документов
(как положения, планы, уставы, перечни,
штатные расписания, должностные
инструкции и др.) требуется их утверждение,
после чего они приобретают юридическую
силу. Необходимость утверждения таких
документов обычно предусмотрена в
нормативных актах (примерный перечень
документов, подлежащих утверждению,
приведен в ГСДОУ).

Утверждение
санкционирует содержание документа
или распространяет его действие на
определенный круг лиц и организаций.
Каждая организация с учетом своей
специфики должна разработать индивидуальный
перечень документов, подлежащих
утверждению.

Документ
утверждается двумя способами, имеющими
одинаковую юридическую силу:

1. должностным
   лицом или вышестоящим руководителем,
   в компетенцию которых входит решение
   вопросов, изложенных в утверждаемых
   документах;

2. распорядительным
   документом (постановлением, решением,
   приказом и т.д.).

В
связи с этим выделяют два варианта
оформления грифа утверждения.

1.
При утверждении документа должностным
лицом указываются глагол «УТВЕРЖДАТЬ»
в 1-м лице ед. ч.,
должность
лица, утверждающего документ, его
подпись, расшифровка подписи, дата
утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Директор
фабрики «Заря»

Подпись
И.И.
Смелов

03.06.2005

Допускается
в реквизите «гриф утверждения документа»
центрировать элементы относительно
самой длинной строки.

При
утверждении документа несколькими
должностными лицами их подписи располагают
на одном уровне.

2.
При
утверждении документа постановлением,
решением, приказом, протоколом и т.д.
гриф утверждения состоит из слова
«УТВЕРЖДЕН» («УТВЕРЖДЕНА», «УТВЕРЖДЕНЫ»
или «УТВЕРЖДЕНО» в зависимости от вида
документа, т.е.: инструкция
— утверждена, правила — утверждены,
порядок — утвержден, штатное расписание
— утверждено и
т.д.), наименования утверждающего
документа в творительном падеже, его
даты и номера, например:

Виды документов в делопроизводстве: Основные, Реквизиты, Классификация

Все многообразие документов, обслуживающих сферу управления, можно классифицировать по различным основаниям.
Виды документов по происхождению:

личного происхождения;
официальные.

Документ личного происхождения — документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.

Документы личного происхождения включают личную переписку, воспоминания личного характера, дневники. Они создаются в частной жизни человека, вне сферы служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.

Официальный документ — документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

Оглавление

Основные
Реквизиты
Классификация

Основные

Все документы, проходящие по общему делопро­изводству, можно разделить на: организационно-правовые, распорядительные, справочно-информационные, справочно-аналитические, по личному составу предприятия и бух­галтерского учета и отчетности.

Организационно-правовые документы. Это документы, необходимые для учреждения предприятия и организации его производственно-хозяйственной деятельности.

Часть из них составляет Комплект учредительных документов предприятия. В этот комплект входят;

— заявление в регистрационную палату;

— протокол № 1 собрания учредителей,

— учредительный договор;

— устав предприятия;

— свидетельство о регистрации предприятия в регистрационной палате;

— свидетельства о регистрации в органах статистики, налоговой инспекции, пенсионном и страховых фондах, государственном реестре и т.п. организациях. Эта часть документов выдается или заверяется внешними органи­зациями.

Вторую часть составляет комплекс взаимоувязанных доку­ментов, регламентирующих текущую деятельность на предприятии и организацию работы трудового коллектива. Эти документы разраба­тывается на предприятии и утверждается его руководством. Сюда входят:

— структура предприятия;

— штатное расписание;

— текущие планы и программы деятельности;

— положения о структурных подразделениях;

— внутренний распорядок на предприятии;

— должностные инструкции сотрудников;

— инструкция о ведении делопроизводства и т.п.

Эти документы, а также документы бухгалтерского учета и отчет­ности, документы планирования, финансирования и кредитования обычно включают в раздел «Организационные документы» в качестве подразделов.

Организационно-распорядительные документы – это разновидность организаци­онных документов, но дополнительно имеющих указание, что, кому и к какому сроку необходимо сделать.

На предприятиях в основном используются распорядительные документы, заверяемые одним лицом: приказ, распоряжение, ука­зание и поручение.

Коллективным распорядительным документом может быть про­токол собрания (совещания, заседания и т.п.), если в него по резуль­татам ания включены поручения конкретным лицам с указа­нием сроков исполнения.

Справочно-информационные и справочно-аналитические документы. Это документы, со­держащие факты, данные, характеристики и другие сведения, необ­ходимые предприятию в его производственно-хозяйственной дея­тельности.

В первую очередь – это служебные письма и телеграм­мы, отправляемые и получаемые через отделения связи; а также их заменители — телетайпы, телексы, телефаксы, письменные и зву­ковые документы электронной почты, телефонограммы.

Сюда же входят: справки, акты, протоколы, докладные, служебные и объ­яснительные записки, отчеты, прогнозы, аналитические и другие материалы.

Документы по личному составу предприятия. Это документы, характеризующие работников и их трудовые правоотношения с ад­министрацией предприятия и другими сотрудниками.

К ним относят­ся: Личное заявление, Приказ о назначении на должность, Листок по учету кадров, Автобиография, копии свидетельств и аттеста­тов и др.

документы, объединяемые в комплект «Личное дело», а также Трудовая книжка и различные карточки учетно-отчетных картотек.

Реквизиты

В соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной информации. Требования к оформлению документов» при подготовке и оформлении документов используются следующие реквизиты:

Государственный герб РФ герб субъекта РФ эмблема организации или товарный знак код организации основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет ИНН/КПП код формы документа наименование организации дата документа регистрационный номер документа ссылка на регистрационный номер и дату документа место составления или издания документа адресат гриф утверждения документа резолюция заголовок к тексту отметка о контроле текст документа отметка о наличии приложения подпись гриф согласования документа визы согласования документа оттиск печати отметка о заверении копий документов отметка об исполнителе

идентификатор электронной копии документа

Документы, как правило, оформляются на бланках и должны иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения.

Бланки документа — состав реквизитов, идентифицирующих автора письменного документа. Используются два стандартных формата бланков документов A4 (210 x 297) и A5 (148 x 210).

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков: угловой и продольный.

Классификация

Все документы, обращающихся в организациях, можно классифицировать по следующим признакам: видам деятельности, наименованию, способу фиксации информации, месту составления, степени сложности, степени гласности (секретности), срокам исполнения, юридической силе, стадиям создания, происхождению, срокам хранения, степени обязательности, степени унификации и характеру содержания.

По видам деятельности (или назначению) документы подразделяются на научно-технические, конструкторские, технологические, проектно-сметные, нормативные, организационно-распорядительные, по личному составу, учебно-методические, плановые и др.

По наименованию существует множество разновидностей документов. Приведем лишь некоторые: научные отчеты, чертежи, схемы, графики, приказы, распоряжения, указания, акты, протоколы, договора, уставы, инструкции, справки, деловые письма, телеграммы, анкеты.

По способу фиксации информации документы бывают: письменные (рукописные, машинописные, типографические, подготовленные на множительных аппаратах, электронные), графические и фото-, фоно-, кинодокументы.

По месту составления документы подразделяются на документы, используемые для решения внешних и внутренних вопросов. Внешняя документация, в свою очередь, делится на входящую и исходящую корреспонденцию.

По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные (многоаспектные). Простые – это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных – несколько вопросов.

По степени гласности различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом (совершенно секретные, секретные, документы для служебного пользования, с грифом «конфиденциально», «лично»).

По юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные в отличие от подложных документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.

По срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроком исполнения, установленным соответствующими правовыми актами, резолюцией руководителя, а также телеграммы и другие документы с грифом «срочно».

По стадиям подготовки документы подразделяются на черновики и подлинники (оригиналы). Подлинники – единственный экземпляр документа, оформленный и подписанный с черновика в соответствии с установленными требованиями.

С подлинника могут быть изготовлены копии, выписки из документа и дубликат подлинника.

Копия – идентичное, заверенное должностным лицом воспроизведение подлинника. Выписка из документа – заверенная часть текста подлинника. Дубликат – второй экземпляр заверенного документа, имеющего одинаковую силу с подлинником.

По происхождению документы классифицируют на служебные (деловые), подготовленные на предприятиях, в организациях, и личные письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб.

По срокам хранения документы делятся на документы постоянного и документы временного хранения.

Документы временного хранения, в свою очередь, подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

По степени обязательности документы бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные – обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.

По степени унификации различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные (образцовые) и унифицированные в виде анкеты или таблицы.

Индивидуальные документы по содержанию являются специфическими, носящими характер разового документа, излагаемого деловым языком.

Типовыми являются документы, рассчитанные на изложение однородных процессов и явлений: типовой технологический процесс, типовые правила внутреннего распорядка т.п.

Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении документа в зависимости от конкретной ситуации.

реквизиты документов

В процессе своего развития у человека появилась такая функция (потребность + возможность), как документирование информации, которую он получает извне из окружающего мира и создает в собственном мозге изнутри, которая выражается в действиях по фиксированию этой информации на каком-то материальном носителе. Понятие реквизит.

Определение реквизиты документа

Каждый первичный документ обладает индивидуальностью, которая выражается в содержании в нем какой-то части информации, которая позволяет его идентифицировать – т.е. отличить от других документов. Часть документа, позволяющая его идентифицировать, как раз и называется реквизитом документа.

Полноценной статьи реквизиты документов Википедия в настоящее время не имеет, но я нашел хорошее определение реквизиты документа на Академике:

(от лат. requisitum – необходимое)

1) обязательные данные, сведения, которые должен содержать акт, документ (например, контракт, вексель, чек), чтобы обладать подлинной юридической силой, служить основанием совершения операций (например, название документа, сумма, подлежащая оплате, наименование плательщика, его банк и номер счета);

2) адресные данные, телефоны, которые одна из договаривающихся сторон сообщает другой для поддержания связи; размещаются на фирменном бланке организации.

Как видим, данное описание реквизиты документа содержит понятие обязательные реквизиты документа, которые придают документу юридическую силу, так как соответствуют общепризнанным правилам и государственным законам, применимы для оформления важных документов. Для многих важных документов индивидуальный набор реквизитов и число реквизитов строго ограничено. Отсутствие или неправильное указание какого-либо реквизита в служебном документе делает документ недействительным.

Набор обязательных реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности получил название формуляр документа.

Закон реквизиты документа

Смысл реквизиты документа можно понять из официального определения документа, которое дает Федеральный закон от 29.12.1994 №77-ФЗ “Об обязательном экземпляре документов”

документ – материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения

Определение реквизиты документа в законе толкуются как части самого документа, необходимые для его идентификации. Термин реквизиты документа употреблен в узком смысле, но с учетом современных средств документирования и сохранения информации на материальном носителе.

Состав реквизитов документов

Создание любого документа складывается из двух взаимосвязанных процессов составления текста:

1. составление содержательной частью – анкетирование или разработка таблицы, печатание и т.п.;
2. и оформления документа с целью придания ему юридической силы.

В каждом документе, относящемся к унифицированной системе организационно-распорядительной документации, можно выделить три составные части:

• заголовочную;
• содержательную;
• оформляющую.

Заголовочная часть документа включает сведения об организации – авторе документа и первичные данные о самом документе (например, дата, регистрационный номер). Эти часть документа образуют постоянные реквизиты документа.

Содержательная часть документа является основной частью документа, раскрывающей его суть и назначение. Как правило, эти части документа индивидуальны для каждого документа, включая дату создания. Они образуют переменные реквизиты документа.

Оформляющая часть документа содержатся сведения, подтверждающие подлинность документа и достоверность, имеющейся в нем информации в соответствии с общепризнанным графическим видом документа (образцом). Оформительская часть документа включает графическую и содержит вспомогательные надписи на документах (например, номер и серию документа), облегчающие работу с ними.

Реквизит является законченным информационным элементом, т.е. содержит полную информацию по своей локальной теме, например авторство, возможность доступа для прочтения, место хранения.

Реквизиты могут быть графическими (герб, печать, эмблемa), но в основном являются текстовыми.

Текстовые реквизиты могут быть простыми, состоящими из одного – двух слов (вид документа) или цифр (дата, номер листа), или сложными, в свою очередь включать в себя несколько самостоятельных частей (грифы утверждения, согласования, ссылки, адресат и др.).

Часть информации реквизитов может быть заранее внесена в шаблон (бланк) будущих документов, она называется постоянной частью, т.е. постоянные реквизиты – это символы и индексы, наносимые на типовые заготовки документов (бланки и формы) типографским и другим способом.

ГОСТ реквизиты документов

Для удостоверения юридической силы в разных документах состав реквизитов документов должен быть достаточным и необходимым. К числу наиболее юридически значимых реквизитов относятся: наименование организации, код организации, наименование и код формы документа, дата и регистрационный номер документа, подпись, печать, грифы согласования и утверждения.

Реквизиты документа

                                  ПЛАН

1. Введение.
2. Классификация документов.
3. Реквизиты и оформление документов .

           4. Электронный документ: понятие, реквизиты, преимущества и недостатки.

 6.Заключение

Введение.

Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи информации, специфических для каждого типа документов. Соблюдение этих правил придает юридическую силу создаваемым документам. Юридическая сила — свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления.

Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов – обязательных элементов оформления документа.

Управление предприятием любой формы собственности неизбежно требует создания многих видов документов. Это проекты, сметы, спецификации. При управлении персоналом издаются приказы, ведутся документы кадрового учёта, составляются протоколы, акты. Огромный массив документов составляют документы по учёту труда и заработной плате, первичные документы бухгалтерского учёта.

Деловая переписка позволяет обсуждать и решать важные вопросы и проблемы. Умение составить текст официального письма, коммерческое предложение, ответить на запрос во многом определяет эффективность работы организации в целом, определяет ее имидж и культуру.

В наше время наряду с термином «делопроизводство» в последние годы употребляется и синонимичный ему термин «документационное обеспечение управления».

Возникновение его связано с изменением организационно-технической основы делопроизводства и методологических подходов к его совершенствованию, ставшее возможным благодаря активному внедрению в сферу работы с документами средств вычислительной техники и современных информационных технологий создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и использования информации в управлении. Таким образом, термин «документационное обеспечение управления» как бы подчеркивает информационно-технологическую составляющую в современной организации делопроизводства.

В делопроизводстве существуют единые требования и правила оформления управленческих документов, которые установлены государственными нормативными актами – стандартами. В стандартах изложены правила, устанавливающие требования , построению и оформлению деловых документов.

Выполнение правил оформления документов обеспечивает: юридическую силу документов; оперативное и качественное составление и исполнение документов; организацию быстрого поиска документов; осуществление компьютерной обработки деловых документов для сокращения затрат труда на их обработку.

1. Классификация документов.

Документ возник, прежде всего, чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу – доказательство, свидетельство. Документ ( documentum (лат.

) – свидетельство) – это материальный носитель данных с записанной на нём информацией, предназначенный для её передачи во времени и пространстве.

Документы обеспечивают закрепление, сбор и обработку информации, передачу и использование информации, а также её хранение.

Управленческий (деловой) документ предназначен для однократного использования. Его цель — принятие или исполнение непосредственных управленческих решений. Он содержит первоначальные исходные фактические сведения, показатели, параметры и т. п.

и является средством и результатом управленческой деятельности, поскольку управление обществом, отраслью народного хозяйства или предприятием (организацией, учреждением) представляет собой с точки зрения технологии процесс получения, обработки и передачи информации.

К деловым документам относятся:

 * информационные;

 * документы коллегиальных органов (служебные письма, телеграммы, телефонограммы, справки, докладные, пояснительные и служебные записки);

* распорядительные (постановления, решения, приказы, распоряжения);

* организационные (положения, уставы, инструкции);

* документы по личному составу (заявления о приеме на работу, характеристики, приказы по личному составу, приказы по отпускам и командировкам)

*документы по хозяйственно-договорной деятельности (договор поставки, подряда, о материальной ответственности, хозяйственные договоры в посреднической деятельности, комплект договоров по созданию новых форм хозяйствования, комплект договоров о взаимоотношениях предприятия и банка);

*документы по хозяйственно-претензионной деятельности (протоколы разногласий к договорам, коммерческие акты, претензионные письма, исковые заявления);

* учетно-финансовые (оформление открытия счета в банке, заявление-обязательство, отказы от акцепта, акты, трудовые соглашения, поручения);

* документы по внешнеэкономической деятельности (по организации внешнеэкономических связей и созданию совместных предприятий).

Все документы также подразделяются на следующие группы:

 по способу документирования;

  по сфере использования;

  по наименованию;

 по содержанию;

 по характеру содержания;

 по стадиям создания

 по месту составления;

 по грифу ограничения доступа (степени гласности);

 по происхождению;

 по юридической силе;

 по форме изложения (степени унификации);

 по срокам исполнения;

 по срокам хранения;

 по степени обязательности.

Внутри каждой группы документы классифицируются по видам.

По способу документирования различают документы:

— письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, напечатанные на персональных компьютерах);

— электронные;

— графические;

По сфере использования различают:

— организационно-распорядительные;

— финансово-бухгалтерские;

— научно-технические;

— документы по труду;

— отчетно-статистические.

По содержанию различают простые (документы, посвященные одному вопросу) и сложные документы  (освещается несколько вопросов).

По наименованию существует множество разновидностей документов: приказы, распоряжения, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, телеграммы, стандарты, технические условия, платежные требования и поручения, доверенности и т.д.

По характеру содержания:

— первичные (содержащие исходную информацию);

• вторичные (обобщающие исходную информацию первичных документов).

По месту составления:

— внутренние (разработанные и используемые внутри организации);

— входящие (поступившие в организацию);

— исходящие (отправляемые из организации).

По грифу ограничения доступа (степени гласности):

— открытые (несекретные документы);

— с грифом ограничения доступа.

Документы могут иметь следующие грифы (по возрастанию секретности):

а) «для служебного пользования» (информация, предназначенная только для работников данной организации);

б) «коммерческая тайна» (информация, разглашение которой может нанести ущерб ее обладателю);

в) «конфиденциально» (информация, доступ к которой ограничен законодательством РФ);

г) «секретно», «совершенно секретно», «особой важности» (информация, составляющая государственную тайну).

По происхождению различают:

— официальные или служебные (составленные юридическим или физическим лицом и оформленные в установленном порядке документы, отражающие интересы организации);

• личные (затрагивающие интересы определенного лица, именные документы, письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб).

По юридической силе:

— оригиналы или подлинники (первые или единственные экземпляры официальных документов, подписанные соответствующим должностным лицом и имеющие юридическую силу);

Оригиналы документов по своему внешнему виду могут быть беловиками и черновиками. Черновик – это рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом. Беловик – это рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений.

Для служебных документов оригиналом является беловик, подписанный должностными лицами, с приложением, в ряде случаев, печати.

Документ в окончательной редакции, соответствующим образом оформленный и подписанный, называется подлинником официального документа. Это может быть первый или единичный экземпляр оригинального документа.

— копия (документы, полностью воспроизводящие информацию подлинников и все его внешние признаки, не имеющие юридической силы);

— отпуск (копия, изготовленная под копирку при оформлении подлинника и остающаяся в делах предприятия, как правило, подписью не заверяется);

— заверенные копии (копии с необходимыми реквизитами, придающими им юридическую силу);

— выписки (части документа с указанием, из какого документа сделана выписка, заверенные должностным лицом и имеющие печать);

— дубликаты (повторные экземпляры подлинника документа, имеющие такую же юридическую силу, как и подлинник) – выдаются при утере или уничтожении подлинника.

По юридической силе документы подразделяют также на подлинные и подложные. Подлинные документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.

По форме изложения (степени унификации):

— индивидуальные (разовый документ, содержание которого излагается в свободной форме). Разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования;

— трафаретные (когда структура и часть содержания документа заранее подготовлены, а другая часть заполняется при его составлении). Такие документы перспективны, т.к. экономят время на подготовку;

— типовые документы, создаваемые вышестоящими органами для организаций с однородными функциями и носят обязательный характер (т.е. документы, описывающие стандартные процессы явления – например, типовой технологический процесс);

— примерные документы носят ориентировочный характер и используются для составления и оформления документов по аналогии;

— унифицированные (входящие в какую-либо унифицированную систему документации) в виде анкеты и таблицы.

По срокам исполнения различают:

— срочные (с указанным сроком исполнения документа установленными законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом “срочно”);

По срокам хранения различают документы:

— временного хранения (до 10 лет);

— долговременного хранения (свыше 10 лет);

По степени обязательности:

— информационные (содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций);

• директивные (обязательные для исполнения документы, юридические или технические нормы).

Таким образом, важнейшим признаком для классификации документов является его содержание.

Служебные документы могут подразделяться: по административным вопросам; материально-техническому снабжению; планированию; оперативной деятельности; бухгалтерскому учету; подготовке и расстановке кадров; финансово-кредитным и внешнеторговым вопросам и т.д.

Как и всякий объект, документ обладает множеством свойств (отличительных качеств). Принято выделять несколько основных свойств документа, которые характеризуются соответствующими признаками: юридическая сила, оригинальность, подлинность.

2. Реквизиты и оформление документов.

Реквизит (requisitum (лат.) — требуемое, необходимое) — совокупность обязательных данных, без которых документ не может быть основанием для учета и не имеет юридической силы.

Это обязательные данные, установленные законом или положениями для деловых документов. Отсутствие хотя бы одного из реквизитов лишает его держателя возможности использовать документ по назначению.

Именно с помощью реквизитов документам придается стандартное оформление.

Состав и правила оформления реквизитов определяется ГОСТом Р6.30-2003. Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01 – Государственный герб Российской Федерации;

02 – герб субъекта Российской Федерации;

03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 – код организации;

05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 – идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 – код формы документа;

08 – наименование организации;

09 – справочные данные об организации;

10 – наименование вида документа;

11 – дата документа;

12 – регистрационный номер документа;

13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 – место составления или издания документа;

Понятие, состав реквизитов документов (стр. 1 из 3)

Понятие, состав реквизитов документов

В Федеральном законе «Об информации, информатизации и защите информации» закреплено следующее определение поня-тия «документ»:

Документ — это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать Федеральный закон “Об информации, информатизации и защите информации” от 20.02.95 № 24-ФЗ.

Это же определение дано и в государственном стандарте на тер-мины и определения «Делопроизводство и архивное дело». Для более полной характеристики понятия «документ» следует рас-крыть и понятие «реквизит».

Каждый документ состоит из ряда составляющих его элемен-тов, которые называются реквизитами (наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись и т.д.). ГОСТ закрепляет следую-щее определение:

Реквизит документа — обязательный элемент оформления официального документа. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Издательство стандартов, 1998.

Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов определяется целями создания документа, его назначением, требованиями и форме данного до-кумента. Для многих документов число реквизитов строго ограничено.

Для ряда документов число и состав реквизитов уста-новлены законодательными и нормативными актами.

Но в лю-бом случае, как следует из определения, информация, зафикси-рованная на материальном носителе, должна быть обязательно оформлена путем проставления необходимых реквизитов. Толь-ко тогда она становится документом.

Таким образом, юридическая сила документа обес-печивается комплексом реквизитов — обязательных элемен-тов оформления документа. К ним относятся: наименование автора документа, адресата, подпись, дата, номер документа, гриф утверждения, печать и др.

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Издательство стандартов, 2003. – С. 3.:

01 – Государственный герб Российской Федерации;

02 – герб субъекта Российской Федерации;

03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 – код организации;

05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 – идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 – код формы документа;

08 – наименование организации;

09 – справочные данные об организации;

10 – наименование вида документа;

11 – дата документа;

12 – регистрационный номер документа;

13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 – место составления или издания документа;

15 – адресат;

16 – гриф утверждения документа;

17 – резолюция;

18 – заголовок к тексту;

19 – отметка о контроле;

20 – текст документа;

21 – отметка о наличии приложения;

22 – подпись;

23 – гриф согласования документа;

24 – визы согласования документа;

25 – оттиск печати;

26 – отметка о заверении копии;

27 – отметка об исполнителе;

28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 – отметка о поступлении документа в организацию;

30 – идентификатор электронной копии документа.

Каждый конкретный вид документа содержит свой набор реквизитов (обязательных элементов).

Вопрос№2

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

Допускается центрировать каждую строку реквизита “Адресат” по отношению к самой длинной строке. Например:

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово “Копия” перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.

скачать за 25 руб.

после оплаты нажмите на кнопку “Вернуться на сайт” – документ будет скачан автоматически

Документ

В делопроизводстве каждой государственной или коммерческой организации важной информационно-технологической составляющей частью является правильный документооборот. Основное понятие документов, их назначение и виды, а также некоторые образцы документов – все это Вы найдете в нашей статье.

В ГОСТе ИСО 15489-1-2007 понятие документа определено, как информация с реквизитами, зафиксированная на материальном носителе.

Наличие реквизитов дает возможность идентифицировать информацию, которая была создана и сохранена юридическим или физическим лицом на носителе с целью подтверждения деловой деятельности либо правовых обязательств.

В свою очередь, носитель информации представляет собой некий материальный объект, использующийся для сохранения языковой, изобразительной или звуковой информации. В качестве носителя может использоваться бумага, флэш-накопители, диски и другие современные технические средства.

Документ является обязательным элементом во внутренней организации работы любого предприятия, независимо от его правовой формы и вида деятельности. Как носитель информации, документ может служить основанием для принятия управленческих решений, материалом для проведения справочных работ, доказательством исполнения решений и другое. 

Отметим, что в управленческой деятельности документ является одновременно предметом и результатом труда, поскольку принятое решение записывается и закрепляется одним документом.

Автором документа может являться как физическое, так и юридическое лицо, создавшее информацию. Каждый документ может иметь юридическую силу, то есть способность, предоставленную действующим законодательством, порядком оформления и компетенцией органа, его выдавшего.

Юридическая сила документа обеспечивается определенными реквизитами, перечень которых установлен для каждого отдельного вида документов, и заключением.

Состав реквизитов, а также, последовательность, зоны и схемы их размещения на документе установлены государственным стандартом.

Основные функции документов

Все официальные документы могут исполнять сразу несколько функций, удовлетворяя определенные потребности граждан. Вместе с тем, функции документов подразделяются на: 

1. Общие – информационная (создаются с целью сохранить информацию), социальные (создаются с целью удовлетворения социальных потребностей), коммуникативная (используются как средства связи между отдельными структурами, относящимися к одному объекту, в т.ч. фирме, предприятию, общественному учреждению и т.д. ) и культурная (создается в целях сохранения и передачи культурных традиций общества).
2. Специфические – управленческая (документ создается как инструмент управления и включает в себя плановые, отчетные, организационные и другие виды документов), правовая (когда документ является средством изменения и закрепления правоотношений внутри общества, и, кроме того, выступает в качестве доказательной базы в судах), историческая (создается с целью сохранения в архиве исторических сведений, касающихся развития общества).

Виды и классификация документов

Вся документация классифицируется по определенным функциям, назначению и содержанию, а также степени доступности информации. Институтом документооборота определен ряд факторов, разделяющий документы на отдельные типы и виды. Документы, создающиеся в целях обслуживания сферы управления, классифицируются по следующим видам оснований: 

• По-происхождению:
  • личного происхождения – документ, не относящийся к служебной деятельности (личная переписка, личные воспоминания и т.д.); создается в частной жизни человека;
  • официальные– документы, которые создаются физическим или юридическим лицом, с соблюдением установленного порядка к оформлению и удостоверению; к официальным документам относятся документы, удостоверяющие личность, подтверждающие образование, специальность, трудовой стаж и другое;
  • служебные – официальные управленческие документы, которые являются непосредственной составляющей частью текущей деятельности предприятия.
• По способу документирования:
  • письменные документы, несущие информацию, зафиксированные любым видом письма;
  • текстовые документы, несущие в себе речевую информацию;
  • рукописные документы, содержащие информацию, написанную от руки;
  • машинописные документы, содержащие информацию, нанесенную с применением технических средств;
  • электронные документы, которые создаются и читаются посредством компьютера;
  • фотодокументы, созданные методом фотографирования;
  • документальная видеограмма представляет собой воспроизведение документа на экране электронно-лучевой трубки.
• По отношению к аппарату управления:
  • внутренние руководящие документы, создаваемые и используемые для организации внутреннего документооборота организации;
  • входящая документация – документы, поступившие в организацию;
  • исходящая документация – документы, отправленные из организации.
• По количеству затронутых вопросов:
  • простые документы, в содержании которых рассматривается один вопрос (письмо, заявление и т.д.);
  • сложные документы, в которых рассматривается одновременно несколько вопросов с привлечением нескольких должностных лиц и структурных подразделений (приказы, решения, протоколы собраний, инструкции и другое).
• По ограничению доступа:
  • секретные документы, работа с которыми предполагает наличие специального разрешения; данный вид документов снабжается грифом секретности с особой пометкой;
  • для служебного пользования – документы, предназначенные для использования сотрудниками определенной организации; документы имеют пометку и гриф «для служебного пользования».
• По способу изложения текста:
  • индивидуальные документы, содержащие информацию в виде связанного литературного текста; такой вид документов может быть посвящен одному или нескольким вопросам, касающимся определенной задачи управления;
  • трафаретные документы, в содержании которых используются стандартные фразы и пропуски для заполнения меняющейся информацией (анкеты, справки); как правило, такой вид документов печатается на бланках, в которых содержится постоянная информация и переменная, которая вписывается от руки;
  • типовые документы, содержащие информацию для документирования однотипных ситуаций (инструкции, договоры, письма); типовой текст, содержащийся в данном виде документа, является основой для создания в последующем аналогичных текстов.
• По степени подлинности:
  • подлинник (оригинал) официального документа – первый экземпляр, обладающий юридической силой; подлинный экземпляр имеет собственноручную подпись должностного лица, оттиск печати, гриф утверждения, и кроме того, данный документ должен содержать сведения, которые подтверждают его достоверность (дата и место создания, данные автора);
  • копия документа – экземпляр, содержащий информацию подлинника, но не имеющий юридической силы; для придания копии документа юр.силы необходимо проставление необходимых реквизитов и нотариального удостоверения;
  • дубликаты – повторный экземпляр оригинального экземпляра документа (подлинника), обладающий юридической силой; сопровождается отметкой «дубликат».
• По срокам хранения:
  • документы долговременного хранения (хранятся свыше 10 лет);
  • документы временного хранения (хранятся менее 10 лет);
  • документы постоянного хранения.

Сроки хранения каждого отдельного вида документов определены требованиями Федеральной архивной службы и закреплены в перечнях документов, содержащих информацию по срокам их хранения.

• По способу передачи документы делятся на: письма; телеграммы и телефонограммы; электронные сообщения; факсограммы.
• По срокам исполнения документы делятся на: срочные, второстепенные, итоговые и периодичные.
• По функциональному признаку документы подразделяются на: требующие ответа (запросы, предложения, рекламация) и не требующие ответа (сопроводительные письма, подтверждения, напоминания, предупреждения).
• По фактору доступности документы бывают: открытого пользования, ограниченного доступа и носящие конфиденциальный характер.