Что представляет собой модель бизнес процессов

Иллюстрация: Andrea Piacquadio / Pexels / Colowgee для Skillbox Media

Рассказывает просто о сложных вещах из мира бизнеса и управления. До редактуры — пять лет в банке и три — в оценке имущества. Разбирается в Excel, финансах и корпоративной жизни.

Дипломированный специалист по автоматизации бизнес-процессов. Девять лет опыта в бизнесе и консалтинге. Смоделировал более тысячи процессов для торговых и промышленных предприятий. Основатель OkoCRM.

---

Фото: личный архив Александра Завьялова

Ни один процесс нельзя улучшить, предварительно не описав его. Это касается не только бизнес-процессов больших компаний, но и алгоритмов работы ИП или самозанятых. Прежде чем оптимизировать бизнес-процессы, важно зафиксировать, как они работают, — то есть смоделировать.

О базовых терминах и идеях в области бизнес-процессов мы рассказали в большом гайде. В этой статье разберём подробнее:

• что такое моделирование бизнес-процессов и нотации для моделирования;
• какие есть подходы к моделированию и кто этим обычно занимается;
• как изображают бизнес-процессы;
• как самостоятельно описать бизнес-процессы.

---

Бизнес-процессы — любые операции внутри компании, которые помогают решать бизнес-задачи и зарабатывать. Моделирование бизнес-процессов — описание этих операций и документирование требований к ним.

Ответственные за моделирование разбираются в процессах компании и описывают, кто, что и как делает. Изучают каждую операцию и разбивают её на этапы. Сначала описывают всё это текстом, затем превращают описание в схему.

В профессиональном моделировании бизнес-процессов часто используют нотации. Нотация — это набор правил для графического описания бизнес-моделей. Нотации описывают:

• какие иконки использовать в моделировании и как их читать;
• как отображать последовательность действий в процессе и отношения внутри него;
• какие элементы обязательно нужно включить.

Нотации нужны для того, чтобы любой человек понимал, что изображено на схеме. Даже если пользователь видит её впервые, он должен разобраться.

Специалисты придумали много вариантов нотаций. Их делят на две основные категории:

• Структурные. Они показывают элементы процесса и взаимосвязи между ними. Это нотации стандарта IDEF: IDEF0, IDEF1x, IDEF4, IDEF5.
• Динамические. Они показывают логику выполнения процессов, последовательность и варианты их использования. Это нотации DFD, EPC, BPMN.

Ниже, когда мы будем говорить о подходах к моделированию, расскажем о двух вариантах нотаций — IDEF0 и BPMN.

С получившейся моделью бизнес-процесса работают дальше. Двигают элементы так, чтобы корректировать продолжительность цикла, влиять на качество результата или снижать себестоимость. Это называется оптимизацией бизнес-процесса — подробнее о ней говорили в статье. Но прежде чем оптимизировать и улучшать, важно провести качественное моделирование.

В моделировании бизнес-процессов есть три основных подхода: функциональный, процессный и ментальный. В следующих разделах разберём их подробнее.

Иногда можно встретить и другие подходы, но обычно это гибридные решения, собранные из основных. Каждый из трёх подходов предполагает, что процессы нужно визуализировать — рисовать их в виде схем. Различия подходов — в принципах визуализации.

При этом подходе описывают результаты, которые нужно получить, и ресурсы, которые при этом будут задействованы, без учёта последовательности действий.

У модели есть точки входа и выхода: то, что имеем на старте, и то, что хотим получить. Внутри — промежуточные результаты, ресурсы и факторы, которые влияют на процесс.

Задача функционального подхода — показать, какие факторы нужно учесть и какие ресурсы задействовать, чтобы процесс состоялся. Подробного описания действий в этом случае не будет, но появится общее представление о процессе.

Я использую этот подход, чтобы оценить результативность бизнес-процесса, а также для того, чтобы показать свои идеи и варианты решений: от общего к деталям.

На мой взгляд, функциональный подход понятнее всего реализован в нотации IDEF0. Она рассматривает процесс как совокупность логически связанных между собой работ. Нотация показывает, как объекты подчинены друг другу внутри процесса.

Разберём на примере. Пусть это будет изготовление рекламного ролика.

Процесс изготовления рекламного ролика — основной блок с процессами. Я называю его «чёрный ящик». У него есть три входа и один выход:

1. Сверху — вход для информации о контроле и ограничениях. Это данные, которые определяют условия для реализации процесса. Например, при разработке ролика нас будет ограничивать законодательство и стайлбук заказчика. А ещё мы будем опираться на перечень услуг клиента — чтобы в рекламе были корректные данные.

2. Слева — вход для основной информации. На её основе будет создан результат. В примере с роликом, чтобы получить эту информацию, для заказчика проводят брифинг.

О том, как составить бриф для клиента в рекламе и digital, писали в статье.

3. Снизу — вход для механизма, который будет осуществлять функцию. В примере с роликом это CRM, где хранятся данные о заказчике, и сотрудники телеканала, которые будут снимать ролик.

4. Справа — выходы. Это результаты, которые мы получим: заключим договор, снимем ролик и предложим сотрудничать на постоянной основе.

Вот как функция будет выглядеть в виде диаграммы.

В итоге из нескольких таких диаграмм можно собрать одну большую. Важно соблюдать правила расположения данных — сверху, слева и снизу, — чтобы связи между ними сохранялись.

Для неподготовленного управленца это самый понятный подход. Его используют, когда уже определены границы процесса — начало и конец события.

При процессном подходе описывают не результат, а действия, которые необходимо совершить для достижения результата. Процесс можно детализировать сколько угодно — вплоть до операций каждого сотрудника. Получается блок-схема.

Я сторонник процессного подхода. В результате него получаются более прикладные модели, которые понятны и руководителю компании, и исполнителям. Функциональный же подход больше полезен для общего проектирования процессов — и далёк от их практической реализации.

Например, в функциональном подходе «Обработка заявки» — только один из элементов входа. В центре внимания — результат, то есть заключение сделки. В процессном подходе «Обработка заявки» — большой алгоритм. Он подробно описывает действия всей команды.

У процессного подхода есть свои нотации. Стандартом считается BPMN — базовый набор условных обозначений. Его используют для изображения бизнес-процесса в виде блок-схемы.

Нотация BPMN есть в каждом конструкторе для моделирования, но пользоваться ей не обязательно. Гораздо важнее, чтобы схема процесса была читаемой и понятной для руководителя и исполнителей.

Для примера нарисовали блок-схему обработки заявки в учебном центре. Она не соответствует канонам BPMN, но всё равно наглядна и понятна.

Это вариант моделирования «для себя». Его используют, чтобы структурировать общие представления о бизнес-процессе, но не раскладывать его на этапы и не составлять алгоритмов.

При ментальном подходе на процесс смотрят не как на последовательность результатов или действий, а как на набор связанных друг с другом понятий. Обычно их собирают на интеллект-карте: в центре «чёрный ящик» с процессом, на орбите — связанные с ним идеи и элементы. Жёстких рамок и нотаций нет — карты рисуют в произвольной форме.

Такая визуализация помогает найти решение, как сделать процесс эффективнее. Дальше это решение воплощают на основе процессного подхода: забирают в основную модель главные элементы, а ненужные отбрасывают.

Ниже дан пример ментальной карты процесса снабжения предприятия. На карте собраны понятия, которые связаны между собой внутри процесса. Но по этапам они не распределены.

Обычно моделированием бизнес-процессов занимаются внутренние сотрудники компании или подрядчики. Выбор исполнителя зависит от размеров бизнеса и целей моделирования.

Например, если нужно построить воронку продаж для CRM и при этом нет цели улучшать процессы, можно строить модель можно своими силами. Когда цель моделирования в том, чтобы оптимизировать процессы, лучше обратиться к аналитикам. Для оптимизации нужно глубоко разобраться в процессах и ещё и думать над тем, как их доработать. Потребуется опыт и знание инструментов.

Рассмотрим, кто может заниматься моделированием процессов.

Собственник и сотрудники. В небольших компаниях лучше, чтобы процессы моделировал собственник: он знает свой бизнес и сможет подробно его описать. Самих процессов в таких компаниях немного, а сложная детализация обычно не нужна.

В компаниях покрупнее собственнику лучше привлекать к моделированию помощников: собрать команду из руководителей отделов и проработать основные процессы вместе. Например, процессы в отделе продаж лучше разбирать со старшим менеджером, а процессы в цехе — с главным инженером.

Подрядчики. В среднем и крупном бизнесе моделировать бизнес-процессы внутренними силами точно не получится — количество и объём всех процессов уже не укладываются в голове собственника.

В этом случае моделированием занимается экспертная группа. В неё входят приглашённые бизнес-аналитики и специалисты, участвующие в моделируемых процессах.

Моделирование как отдельную услугу заказывают редко. Чаще это один из этапов внедрения систем автоматизации — CRM, ECM или ERP. Это работает по такой схеме:

• Команда внедрения — подрядчик — приходит на территорию заказчика.
• Она описывает процессы, проводит аудит и составляет аналитический отчёт с вариантами оптимизации.
• Заказчик утверждает отчёт.
• Подрядчик внедряет систему автоматизации с уже оптимизированными процессами.

Чаще всего бизнес-процессы моделируют графически, в виде карт и схем, как мы показывали выше. Иногда описывают текстом — в виде пошаговой инструкции с уточнениями, кто и что делает. Также используют таблицы: в строках пишут действия, а в столбцах — исполнителей и этапы.

На мой взгляд, графическое моделирование — наиболее удобное и наглядное. Изобразить бизнес-процессы можно двумя способами: в специальных программах для моделирования и в обычных графических редакторах.

В специальных программах. Это способ для профессионалов в моделировании.

Специальный софт удобен тем, что шаблоны нотаций уже вшиты в него, — не нужно изучать правила иллюстрирования дополнительно. Но придётся разбираться в функциональности программ.

Вот четыре конструктора, которые я использовал в своей практике для моделирования процессов:

• Microsoft Visio 2010 — векторный графический редактор для создания разных видов схем: блок-схем, схем технологических процессов, моделей бизнес-процессов, планов зданий и этажей, трёхмерных карт и так далее. Платный.
• Bizagi Process Modeler — программа для моделирования процессов по нотации BPMN с возможностью совместной работы. Бесплатная.
• ARIS Express — программа для моделирования бизнес-процессов и оргструктуры с нотациями eEPC или BPMN. Бесплатная.
• Business Studio — система, в которой можно описать, оптимизировать и регламентировать бизнес-процессы предприятия. Платная.

Как правило, у всех платных конструкторов есть демоверсии, которых хватает, чтобы смоделировать простой процесс. Но повторюсь, специальное ПО — вариант для профессионалов. Не нужно тратить на него время, если вы не планируете моделировать бизнес-процессы постоянно.

В графических редакторах. Этот способ подойдёт для новичков, которые только знакомятся с моделированием бизнес-процессов. Проще всего взять обычный графический редактор — например, Microsoft Paint, Figma или Adobe Photoshop — и самостоятельно нарисовать интуитивно понятную схему процесса.

Также для изображения бизнес-процессов используют сервисы для создания ментальных карт. На мой взгляд, самые удачные из них — XMind, Diagrams и MindManager.

При выборе сервиса главное, чтобы пользователю было удобно пользоваться им и чтобы было понятно, что получается в итоге. Стандартизация и каноны при этом не так важны. На первых порах для внутреннего использования этот вариант самый доступный.

Покажем, как описать и смоделировать бизнес-процесс, на примере обработки заявки учебного центра. Использовать конструкторы не будем — все модели из примера построим в графическом редакторе.

1. Задаём точки входа и выхода. Вход — первое событие в процессе, выход — результат. Так обозначают границы, чтобы потом наполнить процесс действиями. Нужно определить:

• Когда начинается процесс. В нашем примере это момент получения заявки от клиента. Если компания использует CRM, точкой входа будет попадание заявки в систему.
• Когда процесс закончится. Это момент успешной реализации сделки: клиент оплатил счёт, а продавец и логист организовали доставку.

Можно придумать несколько вариантов точек входа и выхода — для разных вариантов развития события.

2. Описываем элементы. При составлении схемы перед глазами нужно держать основную информацию о процессе, чтобы ничего не забыть. Для этого в любом файле подробно описываем:

• зачем нужен процесс;
• из каких шагов и действий он состоит;
• кто исполнители;
• есть ли ограничения по срокам — сколько времени должен занимать весь процесс и его отдельные шаги;
• какие события сопровождают действия исполнителей — например, обмен документами, информацией, денежные переводы;
• какого результата нужно достичь — например, нужны подготовленные документы или оплата по счёту;
• перечень ресурсов — что исполнителю нужно для реализации процесса;
• показатели эффективности — по каким параметрам отслеживать, достигнута цель процесса или нет;
• детали и особенности отдельных этапов.

Здесь лежит шаблон текстового описания процесса.

3. Выделяем основные этапы процесса. На основе описанного в предыдущем пункте процесса составляем блок-схему. В графическом редакторе рисуем каркас — основные этапы в пределах границ входа и выхода.

4. Добавляем детали. Наполняем каркас «мясом» — основными событиями по процессу и действиями исполнителя по алгоритму.

5. Задаём роли. В процессе может быть несколько исполнительских ролей. Их может выполнять один или несколько сотрудников. Обычно роли обезличены, без уточнения фамилий, — только должности.

6. Наполняем схему ресурсами. Отмечаем на схеме источники ресурсов, которые будут использовать в бизнес-процессе. Например, какие документы кто кому и на каком этапе отправит, какие базы и системы для этого будет использовать.

В нашей «ручной» схеме — это просто дополнительные элементы в алгоритме. Если для моделирования используется специальный софт, к схеме можно прикрепить ссылки.

Блок-схема готова. Если таких схем несколько, их процессы можно связать друг с другом на одной карте.

Схемы и алгоритмы нужны, чтобы сделать процессы эффективнее и полезнее для бизнеса. Кроме этого, с готовыми моделями бизнес-процессов проще проводить автоматизацию. Об автоматизации бизнес-процессов расскажем в следующей статье.

• Бизнес-процессы — любые операции внутри компании, которые помогают решать бизнес-задачи и зарабатывать. Моделирование бизнес-процессов — описание существующих в компании процессов и документирование требований к ним.
• В моделировании бизнес-процессов есть три основных подхода: функциональный, процессный и ментальный. Самый понятный подход для неподготовленного человека — процессный. Он даёт подробный алгоритм действий для сотрудников и глубокую детализацию операций.
• Моделировать процессы можно своими силами — если бизнес небольшой и несложный. Если в дальнейшем нужно оптимизировать процессы, лучше привлечь консультантов.
• Бизнес-процессы обычно описывают графически — в виде карт и интуитивно понятных схем. Так с ними проще работать.
• Смоделировать процесс можно самому: разобрать внутреннюю кухню компании, описать в тексте все алгоритмы и на основе этого построить схему в графическом редакторе.

Другие материалы Skillbox Media для менеджеров

Эффективный руководитель

Вы научитесь разрабатывать стратегию, ставить цели, создавать бизнес‑процессы и комфортный климат в команде. Найдёте точки роста в своей компании, сможете претендовать на повышение или масштабировать бизнес.

Узнать про курс

Моделирование бизнес-процессов: цели, методы и результаты

Моделирование бизнес-процессов: цели, методы и результаты

Моделирование бизнес-процессов предприятия — важнейший инструмент грамотного и результативного управления.

Компании не работают с максимальной эффективностью сами по себе: процессы необходимо постоянно анализировать, оптимизировать, а иногда и полностью реорганизовать. И моделирование — первый шаг к такому управлению. Разложив
деятельность на компоненты, каждый из которых включает определенную цепь операций, легче увидеть узкие места и ошибки, спрогнозировать риски на каждом из этапов. В краткосрочной перспективе это позволит выстроить более эффективные
бизнес-процессы, а в долгосрочной — поможет компании адаптироваться и совершенствоваться в соответствии с меняющимися условиями и целями.

Моделирование бизнес-процессов: основные понятия

Моделирование бизнес-процессов (Business Process Modeling) — один из методов повышения эффективности и прозрачности работы организации. В его основе лежит процессный подход к управлению: процессы описываются через присущие им
элементы — действия, данные, события, материалы. Полученное описание позволяет глубоко разобраться в бизнес-процессах, увидеть потенциал их улучшения и эффективно организовать взаимодействие всех участников. 

Модель — это графическое или текстовое представление бизнес-процессов и логической взаимосвязи между ними. С ее помощью отображают два состояния процессов: как есть — текущая деятельность организации, и как должно быть
— ее будущее состояние после внесения изменений или улучшений.

Системное моделирование бизнес-процессов может быть выражено в виде блок-схем, диаграмм, таблиц, сценариев и т.д. Способы, выбранные для наглядного отображения элементов, называются методами моделирования.

Зачем моделировать бизнес-процессы

К чему приводит отсутствие формализованных бизнес-процессов?

• Нет распределения полномочий и зон ответственности — возникающие проблемы некому решать.

• Нет точной и актуальной информации — руководство не может быстро получить данные о текущей деятельности и ее результатах, которые необходимы для управления бизнесом.

• Нормативные документы неактуальны и противоречивы, работа и взаимодействие сотрудников и подразделений не регламентированы — их функции могут дублироваться, тратится много времени на выяснение рабочих моментов. 

• Эффективность работы подразделений неравномерна — есть лидеры и аутсайдеры, возможно взаимное недовольство между производством и вспомогательными службами. 

• Избыточная цепочка согласований, долгий цикл принятия и исполнения решений — растут непроизводственные затраты, падает исполнительская дисциплина, контроль исполнения решений неэффективен.

• Плохо работает документооборот — нужные документы сложно найти, нередки потери.

• Возникает избыток товарных запасов из-за недостаточного планирования.

• Нарушаются сроки и бюджеты выполнения работ и заказов из-за отсутствия адекватной оценки и контроля.

• Не ведется контроль удовлетворенности клиентов — пробелы в этом направлении не выявляются и не устраняются. 

• Деятельность предприятия не прозрачна для инвесторов — снижается доверие.

В конечном итоге внутреннее развитие компании не успевает за ростом бизнеса и рыночными изменениями, возникают «болезни роста», процессы становятся все более хаотичными. Если же показатели деятельности перестают устраивать
руководителей, нет возможности выявить проблемные точки и наиболее перспективные направления улучшений.

Наличие моделированных процессов позволяет изменить ситуацию, решив несколько задач:

• нормирование бизнес-процессов. В большой организации разные команды могут выполнять один и тот же процесс по-разному. Создание оптимального дизайна задает единые правила и гарантирует, что каждый знает, как достичь лучшего
  результата;

• гибкость процессов. Анализ бизнес-процессов способствует формированию культуры инноваций и изменений. Возможность настраивать бизнес-операции позволяет компании развиваться в условиях технологических изменений;

• прозрачность. Все в организации будут знать, как выполняются процессы, это делает работу контролируемой;

• повышение эффективности. Основная функция моделирования бизнес-процессов — найти способы улучшить выполнение процессов, что приведет к повышению эффективности, производительности, конкурентоспособности и, наконец, прибыли.

Виды и принципы моделирования бизнес-процессов

Попытка учесть одновременно все возможные стороны процесса приведет к чрезмерному усложнению модели. Поэтому моделирование может иметь разную направленность в зависимости от поставленных целей. Основываясь на определенных
характеристиках, которые выбраны как предмет анализа, применяется один из видов моделирования.

Функциональное моделирование бизнес-процессов описывает их в виде функций, которые четко структурированы и взаимосвязаны между собой.

Объектное моделирование: бизнес-процессы отображаются как набор объектов, взаимодействующих между собой. Такими объектами могут быть работники, средства производства, элементы информации и т.д.  

Имитационное моделирование — в этом случае процессы представляют через примеры их поведения в разных условиях, анализируя свойства в динамике.

Такое разделение упрощает работу, позволяя сфокусироваться на определенных свойствах процесса. При этом разные модели могут быть применены для одного и того же процесса.

Чтобы получить адекватные модели, необходимо придерживаться основных принципов моделирования бизнес-процессов:

• Ориентация на эталонные и референтные модели как базу для описания бизнес-процессов.

• Моделирование «сверху вниз» — в каждой предметной области первыми создаются модели верхнего уровня: для основных процессов, процессов управления, развития, обеспечивающих процессов.

• Разумная достаточность — уровень детализации, количество моделей и описанных в них типов объектов и связей необходимо соотносить с поставленной задачей.

• Сфокусированность — необходимо включить в описание процесса его ключевые параметры, отвлекаясь от несущественных деталей.

• Соизмеримость процессов по сложности (составу) и по значимости.

• Целостность описания процесса: задание его названия, последовательности функций, участников процесса, используемых ресурсов.

• Множественность — модель должна отображать свойства объекта, которые влияют на желаемые показатели. При этом для полного представления объекта нужно несколько моделей, которые отображают процесс с разных сторон.

Кроме того, одним из главных принципов можно назвать учет целей проекта — создавая модели, необходимо учитывать, как они будут применяться.

Стадии моделирования бизнес-процессов

Работа над проектом включает несколько этапов моделирования бизнес-процессов организации, которые выполняются последовательно.

1. Создание модели «как есть» — выявление границ и основных компонентов процесса, сбор информации о том, как он работает. Такая исходная модель становится отправной точкой будущих улучшений. 

2. Анализ данных — поиск ошибок, ограничений, дублирующихся операций, взаимосвязей. Это позволяет уточнить модель «как есть» и наметить потребности в изменениях.

3. Построение модели «как должно быть» — формулирование состояния процесса, к которому необходимо стремиться. Эта модель отображает будущий процесс после проведения улучшений.

4. Тестирование построенной модели — внедрение ее в деятельность компании, оценка результатов, внесение изменений.

5. Улучшение построенной модели — в процессе использования модель необходимо продолжать анализировать и совершенствовать.

Последний этап по сути не оканчивается — созданная модель будет постоянно дорабатываться с учетом внутренних и внешних изменений. 

Методология и инструментарий моделирования бизнес-процессов

Существующие методы моделирования бизнес-процессов позволяют сконцентрироваться на определенных аспектах, определить свойства и связи компонентов и представить их как графическими, так и текстовыми средствами.

Количество методов достаточно велико. В числе основных можно назвать следующие.

• IDEF — класс методов (IDEF0, IDEF1 и т.д.), основанных на методологии SADT. Модель позволяет описывать в виде графических схем разные стороны процессов. Так, IDEF0 создает модель функций процесса, а IDEF3 —
  поведенческую модель.

• VAD — нотация дает общий взгляд на бизнес-процессы, которые непосредственно участвуют в создании ценности, т.е. продукта или услуги.

• EPC — нотация позволяет создать диаграмму процессов нижнего уровня, в которой для всех событий и функций определены участники, материальные и информационные потоки, стартовые и финишные точки. 

• BPMN — нотация, которая моделирует шаги запланированного бизнес-процесса от начала до завершения. Наглядная блок-схема отображает полную последовательность операций и информационных потоков.

• Data Flow Diagram отображает передачу информации (не материалов) между операциями в рамках процесса. С помощью DFD можно разбить процесс на более мелкие подпроцессы, поэтому его применяют для структурного анализа. 

• Role Activity Diagram используют для моделирования процесса как совокупности ролей, имеющих определенные функции, и их взаимодействия.

• Flow Chart Diagram строится с помощью набора символов, которые обозначают элементы процесса: процедуры, инструменты, данные и т.д. Метод отличается гибкостью, позволяя представить процесс как логическую последовательность
  действий множеством способов.

• Сети Петри позволяют отобразить динамическое изменение процессов. Модель представляет собой граф, вершины которого — это действия процесса, а дуги — события, определяющие изменение состояния процесса.

Существует ряд программных продуктов, которые могут быть использованы в качестве инструментов моделирования бизнес-процессов с применением описанных методов: ARIS, Business Studio, MS Visio, Bizagi Process Modeler и др.

Моделирование бизнес-процессов: проект из практики

Результаты бизнес-моделирования

В процессе моделирования необходимо рассматривать компанию как систему взаимосвязанных и взаимодействующих процессов. Для этого важно уметь анализировать схемы и работать по ним. Главная цель — не нарисовать схему, а правильно ее
выстроить, создав условия для взаимодействия между структурами и подготовив фундамент для дальнейшего анализа. 

Поверхностный и несистемный подход к моделированию бизнес-процессов зачастую приводит к тому, что моделирование не приносит ожидаемых результатов, а сами изменения непонятны ни руководству, ни сотрудникам. В конечном итоге попытка
внедрения оканчивается неудачей и систему моделирования бизнес-процессов забрасывают. Чтобы избежать такого исхода проекта, имеет смысл обратиться к помощи профессиональных консультантов.

Моделирование способно принести компании видимые преимущества:

• за счет создания единой картины процессов повышается управляемость и контролируемость на всех уровнях;

• уменьшаются сроки выполнения операций, снижаются расходы без потери качества;

• формируется четкое понимание потребности в персонале, процесс найма становится более простым и эффективным;

• благодаря системному подходу предприятие получает и использует возможности для роста, в том числе за счет эффективной работы филиалов;

• улучшаются финансовые показатели.

Моделирование и анализ бизнес-процессов предприятия — действенный инструмент для оптимизации деятельности, повышения прибыли и успешного развития. Но все эти цели будут достигнуты при условии грамотного описания и
последовательного внедрения. 

Моделирование бизнес-процессов — это эффективный инструмент выявления слабых мест в работе предприятия и их устранения. В ходе построения модели деятельность раскладывается на отдельные операции, что позволяет увидеть, как система поведет себя на разных этапах.

!!! Полезный материал! Статьи “Как внедрить бизнес-процессы за 2 дня”. Скачать >

Суть моделирования бизнес-процессов

Бизнес процессы (БП) — это постоянно повторяемые операции или действия, совершая которые можно получить из ресурсов в начале работы конечный продукт в конце. Эффективная работа предполагает в первую очередь исключение лишних, ненужных, необязательных действий.

Моделирование бизнес-процессов — это подробное описание деятельности компании.

В графическом виде модель может быть реализована в форме перечня отдельных бизнес-операций и схемы связей между ними. Наглядность имеет большое значение. График или таблица хорошо демонстрируют взаимозависимости между базовыми элементами в существующих или планируемых условиях. А потому упрощают процесс выявления лишних этапов и неэффективных связей. На схеме сразу видны ненужные (необязательные) согласования и дублирующиеся функции.

Цели

Основной целью моделирования всегда является повышение эффективности деятельности компании: рост рентабельности, прибыли и других показателей. Промежуточными целями выступают:

• установление взаимосвязей между процессами;
• разработка норм и правил выполнения отдельных операций для достижения требуемой результативности;
• оптимизация структуры управления.
• Основные этапы в развитии моделирования бизнес-процессов

Условно, моделирование всех бизнес-процессов можно подразделить на 3 основных этапа:

Первый начался в 20 году прошлого века с выходом в свет “Принципов научного управления” американского инженера Ф. Тейлора. Внедряется SADT – методология структурного анализа, объединяющая процесс моделирования с управлением конфигурацией проекта. Появляются наглядные блок-схемы и сети Петри. В 80-х гг. предпринимаются первые попытки автоматизации. Однако используемые методики несовершенны, так как допускают варианты интерпретации.

В 1990 М. Хаммер и Д. Чампи выпускают “Реинжиниринг корпорации: манифест революции в бизнесе”, которая до сих пор изучается во всех ведущих бизнес-школах мира. Рождается новый подход к моделированию. С этого момента строится две модели: одна описывает существующие процессы, вторая — оптимальные (как должно быть). Продолжаются работы по автоматизации. Основная задача — моделирование нестандартных бизнес-процессов, для чего требуется привлекать программистов и вкладывать средства. Если хотите подробнее узнать о реинжиниринге – читайте эту статью.

2000 гг. ознаменовались появлением работы Г. Смита и П. Фингара “Управление бизнес-процессами: третья волна”. Новый подход предполагает разработку инструментов, которые дадут возможность менеджерам предприятий не только вносить корректировки в схемы бизнес-процессов, но и самим их создавать.

Работа по усовершенствованию способов моделирования бизнес-процессов продолжается. Специалисты отмечают тенденцию к упорядочиванию и стандартизации.

Этапы моделирования бизнес-процессов

Работа по моделированию бизнес-процессов включает в себя 5 этапов:

1. Построение базовой модели бизнес-процессов. На этом этапе описываются основные компоненты существующей системы.
2. Анализ – изучение процессов и взаимосвязей между ними.
3. Разработка оптимальной модели бизнес-процессов. Строится плановая модель организации работы, которая позволит повысить эффективность бизнеса.
4. Отработка предложенной модели на практике. Выполняется тестирование с целью выявления слабых мест.
5. Доработка модели, если в этом есть необходимость.

!!! Полезный материал! Статьи “Как внедрить бизнес-процессы за 2 дня”. Скачать >

На этом основная работа завершена. Однако дальнейшая деятельность не должна строиться исключительно на созданном шаблоне. Усовершенствование разработанной оптимальной модели бизнес-процессов следует производить перманентно. В противном случае она быстро утратит актуальность и перестанет соответствовать текущим условиям.

Виды

Поскольку анализ схем, состоящих из большого числа элементов, затруднен, принято строить несколько моделей по видам:

• Функциональное моделирование – описывает взаимосвязанные функции.
• Объектное – описывает взаимосвязи и взаимозависимости между собой объектов (персонала, ресурсов и других компонентов).
• Имитационное – описывает варианты развития бизнес-процессов компании в различных условиях.

Принципы моделирования бизнес-процессов

Основных принципов пять:

Принцип осуществимости. Построенная оптимальная модель должна быть пригодной для реализации на практике и способствовать достижению заданных целей. Цели и конкретные показатели должны быть определены заранее.

Информационной достаточности. Моделирование реальных бизнес-процессов компании должно базироваться на реальных данных. Эффективность работы зависит от точности и полноты исходной информации.

Множественности. Для достижения требуемых показателей, необходимо разработать несколько моделей, чтобы описать бизнес-процессы в разных плоскостях (с разных сторон). Только всесторонний охват может привести к желаемому результату с минимальным количеством ошибок.

Агрегирования. Наиболее эффективно строить сложные модели из простых элементов, которые также можно назвать подсистемами. Правильно подобранные блоки позволяют вносить изменения в систему, не переписывая всю модель в связи с изменением данных.

Отделения. Для проведения качественного анализа не обязательно описывать все бизнес-процессы компании. Наиболее простые, структура которых не вызывает вопросов, можно пропустить. Однако данные блоки все же включаются в модель с описанием входящих и исходящих потоков.

Могут иметь значение и другие принципы: сфокусированности (задается фокус на актуальных на данный момент аспектах работы), декомпозиции (отображения процесса как перечня иерархических элементов) и пр.

!!! Полезный материал! Статьи “Как внедрить бизнес-процессы за 2 дня”. Скачать >

Методы моделирования

Методов построения моделей довольно много, среди них:

IDEF — построенная на основе методологии SADT модель состоит из графических схем, облегчающих анализ системы.

DFD — используется при проектировании информационных систем. Показывает взаимосвязи между элементами, процесс передачи данных. Удобна для выявления причин изменени.

Flow Chart Diagram — метод моделирования бизнес-процессов посредством символов. Отличается гибкостью.

Сети Петри – показывают динамику изменения процессов.

Инструменты

• AllFusion Process Modeler. Позволяет строить модели и производить анализ с использованием стандартных инструментов IDEF0, DFD и пр.
• ELMA BPM. Позволяет отслеживать выполнение процессов в реальном времени. Для построения моделей используется нотация BPMN 2.0.
• Draw io. Сервис позволяет строить огромное количество диаграмм и имеет большой набор элементов. Возможно связывать модели через гиперссылки. Кроме того, можно к элементам присоединять файлы из облачных хранилищ данных.

Вышеперечисленные программы подходят как для новичков, так и для требовательных пользователей. Позволяют проводить оптимизацию бизнес-процессов и контролировать исполнение. Подходят для управления проектами и контроля их выполнения в удаленном режиме. Для создания модели используются диаграммы и нотации (специальные знаки графического моделирования).

Специфика применения моделирования бизнес-процессов на практике

Использование моделирования реальных бизнес-процессов на практике чаще всего производится несистемно. Нередко работу начинают, добиваются первых успехов, но как только показатели падают, о системе забывают. Непоследовательность чаще всего объясняется непониманием поставленных целей. Проблема не будет возникать, если планируемые изменения понятны, их реализация не идет в разрез с существующей системой управления, а соответствует долгосрочным целям компании. Появление у менеджмента предприятия самостоятельно определять цели и проводить моделирование повысит заинтересованность и, как следствие, эффективность многократно.

Значение моделирования бизнес-процессов для предприятий

Если работа проведена правильно, на выходе компания получит:

• Повышение управляемости и качества контроля работы и отдельных ее этапов, благодаря хорошему обзору и пониманию всех бизнес-процессов компании.
• Понимание, в каких сотрудниках и ресурсах нуждается предприятие, что позволяет повысить эффективность кадрового отбора.
• Рост финансовых показателей.
• Упрощается процесс расширения компании за счет применения работающей системы бизнес-процессов в новых филиалах.

Как видим, правильное и осознанное моделирование бизнес-процессов только упрощает работу руководства и персонала компании.

!!! Полезный материал! Статьи “Как внедрить бизнес-процессы за 2 дня”. Скачать >

Автор: Марина Ступакова, эксперт компании iTeam

Введение

В этой статье мы рассмотрим, что представляет собой нотация бизнес-моделирования BPMN и как её использовать для описания бизнес-процессов.

Главное назначение и практическое применение

Нотация BPMN (Business Process Modeling Notation) нужна для подробного описания логики выполнения бизнес-процесса, в том числе для отражения деталей процессов, таких как: события, исполнители каждого из действий, используемые и создаваемые документы и другие объекты, использующиеся в качестве входных данных для тех или иных действий или создающиеся в результате их выполнения.

BPMN позволяет описать бизнес-логику выполнения действий в виде наглядной диаграммы, а также запустить отрисованный бизнес-процесс на исполнение. Для этого используются специализированные системы BPMS (Business Process Management System), поддерживающие эту нотацию.

BPMS-системы могут автоматически перевести схему бизнес-процесса в исполняемый код и создать веб-приложение, которое будет обрабатывать данные, введённые пользователями и сторонними сервисами. Это соответствует концепции Low Code/No Code (создание программного обеспечения без разработки кода) и отлично подходит для автоматизации офисных процессов.

Технически такая возможность реализуется за счёт перевода BPMN-диаграмм в документы формата BPEL (Business Process Execution Language). BPEL-документы представляют собой инструкции исполнения бизнес-процессов для веб-сервисов.

Таким образом, BPMN используется в следующих случаях:

1. Когда нужно детально и наглядно показать последовательность и логику взаимосвязи действий, событий, исполнителей и объектов бизнес-процесса

2. Когда требуется запустить схему бизнес-процесса на исполнение в BPMS-системах

Краткая история появления нотации

BPMN считается довольно молодой нотацией: её 1-я версия вышла в 2009 году под эгидой профессионального консорциума OMG. Сегодня эта нотация является стандартом де-факто в ИТ-сфере и используется для описания бизнес-процессов. Текущая версия BPMN 2.0 вышла в 2011 году и используется до сих пор. В 2014 году в дополнение к BPMN группа OMG выпустила нотацию описания бизнес-правил и принятия решений (Decision Model and Notation, DMN).

DMN упрощает построение BPMN-диаграмм в случаях сложной бизнес-логики и многоуровневых её ветвлениях.

Несмотря на то, что BPMN носит универсальный характер и может использоваться в любом домене, как и любая другая нотация, BPMN имеет чётко ограниченную область применения.

BPMN не заменяет IDEF0 и других нотаций структурного моделирования бизнес-процессов, организационных структур и информационных систем. Для этих задач есть соответствующие иерархические диаграммы, а также ER, DFD и UML-нотации.

Уровни моделирования

В зависимости от целей построения BPMN-диаграмм, различают 3 уровня моделирования:

1. Описательное моделирование, когда нужно показать успешный путь выполнения бизнес-процесса, например, чтобы согласовать его с бизнес-пользователем. Здесь применяются самые простые элементы нотации, а сама диаграмма намеренно максимально упрощается.

2. Аналитическое моделирование используется, когда нужно полностью показать все варианты выполнения бизнес-процесса, включая логические ветвления и альтернативы. Такая диаграмма обычно создаётся для опытных пользователей и бизнес-аналитиков с помощью расширенного алфавита нотации, включая не только её базовые самые простые элементы, но и более сложные.

3. Исполняемое моделирование предназначено для запуска на исполнение в BPMS-движке, чтобы создать веб-приложение. Здесь может использоваться всё многообразие алфавита этой нотации, включая добавление специальных параметров и скриптов, создаваемых разработчиками.

Алфавит нотации

BPMN-диаграмма отражает детальное описание бизнес-процессов в наглядном графическом виде. Главными объектами на диаграмме являются события и действия (задачи), которые соединяются потоком управления.

Поток управления — это последовательность шагов бизнес-процесса, в которой он исполняется.

Событие — это некий свершившийся факт, что-то, что возникает по ходу процесса или происходит в результате выполнения тех или иных действий. Например, «от клиента поступила заявка», «прошла неделя с момента подачи заявления» и т. д. Процесс в BPMN-диаграмме всегда начинается с события и должен заканчиваться событием.

Кроме того, на диаграмме могут отражаться исполнители бизнес-процесса, документы, используемые или создаваемые в рамках процесса и другие артефакты.

При разработке BPMN-диаграмм «для людей» (описательный и аналитическое моделирование), используются базовые элементы нотации, самые простые для понимания.

События

В нижеприведённой таблице вы можете увидеть базовый набор элементов BPMN, использующийся для отображения событий. Если внутрь круга, изображающего события, вписан какой-то элемент, он называется триггер.

Триггер определяет тип и смысл события. Например, триггер в виде конверта означает, что пришли какие-то данные, причём совсем не обязательно в виде сообщения электронной почты. Триггер в виде часов связан со временем. Если событие имеет триггер, значит, поток управления двинется дальше только тогда, когда сработает триггер этого события. Например, получены данные, наступил определённый временной интервал и так далее.

Подробнее весь набор событий, их визуализация и смысл приведены в Приложении А.

Поток управления

Поток действий в бизнес-процессах от стартового события до конечного может идти не только последовательно, но и параллельно и даже взаимно исключать друг друга. BPMN позволяет это продемонстрировать.

Эфемерной сущностью BPMN, которая показывает смысл концепции потока, называют токен. Подобно потоку воды токен «бежит» от стартового события диаграммы к финишному, разделяясь на несколько экземпляров с помощью логических операторов. Последовательность и вариативность выполнения действий называется бизнес-логикой и показывается с помощью логических операторов или развилок, шлюзов. Например, на диаграмме ниже представлено 2 логических оператора: исключающее ИЛИ (XOR) и включающее ИЛИ (OR).

Процесс утреннего пробуждения

Как можно видеть на диаграмме, после стартового события выполняется первое действие («Проверить время звонка»). Следующий за ним логический оператор исключающего ИЛИ, подобно шлюзу, пропускает дальше поток управления только по одной ветке: «да» или «нет». Причём ветка «нет» здесь помечена как поток по умолчанию, который выполнится, если все остальные условия не будут верны.

После выполнения действия оператор включающего ИЛИ (OR) пропускает поток на действие «Выпить кофе» или на действие «Узнать новости» или по обоим веткам. Исключения здесь нет, ручеёк потока управления распараллеливается на две ветки, чтобы потом объединиться снова в одну и один раз выполнить действие «приготовиться к делам». После выполнения этого действия процесс заканчивается конечным событием.

Рассмотренный пример иллюстрирует так называемую оркестровку, то есть последовательность выполнения действий в рамках одного управляющего центра. Управляющий центр (или пул) может быть процессом, системой, крупным элементом оргструктуры или внешнего контрагента.

Оркестровка предполагает, что процесс завершится только после выполнения всех его потоков управления, то есть когда все токены закончат свой жизненный цикл, дойдя до конечных событий. При этом последовательность выполнения действий, то есть поток управления внутри процесса, выполняется в рамках дорожки.

Диаграмма BPMN может содержать один или несколько пулов, каждый из которых может содержать одну или несколько дорожек.

Процесс утоления голода

В следующем примере процесс «утоления голода» состоит из двух дорожек («Ребёнок» и «Мама»), общение между которыми выполняется через поток управления.

Стартовым событием является простое событие «Возникло чувство голода» на дорожке Ребёнок, а конечным — простое событие «Чувство голода удовлетворено» на этой же самой дорожке.

Сам процесс представлен линейным потоком, без логических ветвлений. Однако при выполнении задачи «Найти продукты» возникло граничное прерывающее событие «Решено пойти в кафе», которое запускает ветку с задачей «Собраться в кафе» и заканчивается событием-терминатором, который останавливает весь процесс в целом.

Кафе показано отдельным свёрнутым пулом, общение с которым происходит через поток сообщений в рамках свёрнутой задачи «Собраться в кафе». Предполагается, что детали выполнения задачи «Собраться в кафе» отражены на отдельной диаграмме.

Типы событий

Рассмотренные примеры не показывают даже 10% всех существующих в алфавите нотации BPMN элементов. Таким образом, алфавит нотации BPMN очень широк и позволяет подробно описать даже самую сложную бизнес-логику.

В частности, одних только событий насчитывается 13 типов в зависимости от связанного триггера, например, сообщение, таймер и прочее. Некоторые из этих событий могут быть стартовыми, промежуточными и финишными, в зависимости от их расположения в потоке управления.

Также некоторые события могут быть прерывающими и не прерывающими.

Прерывающие события (обработчики) приостанавливают поток управления, ожидая прихода указанного в событии триггера. Непрерывающие события продолжают движение потока управления дальше, без остановки. Все стартовые события и некоторые промежуточные являются событиями-обработчиками. Триггер внутри таких событий не закрашен. Например, конверт в событии с типом «сообщение‎» будет белого цвета.

События-инициаторы генерируют результат выполнения действий в процессе, при этом не приостанавливая выполнение бизнес-процесса. Такие события могут, например, отправлять сообщения, генерировать сигналы, возвращать ошибки. Все конечные события и некоторые промежуточные являются событиями-инициаторами. Триггер внутри них закрашен. Например, конверт в событии с типом «сообщение» будет чёрного цвета.

События могут располагаться в потоке управления между действиями процесса или на границе действия — в этом случае они считаются граничными.

Граничные события являются промежуточными, они находятся на границе действия, обозначая те факты, которые случились при его выполнении. Они могут прерывать процесс (граничные прерывающие события) или активировать дополнительный поток управления, который выполняется одновременно с выполнением подпроцесса (граничные не прерывающие события). Граничные прерывающие события обозначается кругом с двойной сплошной окантовкой. У граничных непрерывающих событий окантовка тоже двойная, но в виде штриховой линии.

На следующей диаграмме показаны примеры прерывающих и непрерывающих граничных событий с типом «сообщение». В этом примере действие «Выпить кофе» может выполниться 2 раза, после «Вылезти из кровати» и «Прочитать новости».

Типы действий

Подобно событиям, действия в BPMN также могут быть разных типов:

• Выполняемые вручную без использования какого-либо ПО, например, съесть пиццу.

• Выполняемые пользователем с помощью ПО, к примеру, заказать пиццу.

• Выполняемые скриптом или сервисом, например, изменить статус заказа пиццы.

Аналогично событиям, тип действия показывается значком в графическом обозначении этого элемента нотации. Если нужно показать, что действие выполняется несколько раз или в цикле, это можно сделать с помощью маркера.

Более подробно про типы действий, их смысл и графические обозначения рассказано в Приложении Б.

Логические операторы

Поскольку BPMN показывает логику выполнения бизнес-процесса, в диаграммах используются логические операторы, которые также называются развилками или шлюзами. Изначально их всего три: OR, XOR и AND.

XOR представляет собой исключающее или, когда только одна ветка из входящих или исходящих потоков может быть истинной. Например, светофор для пешеходов, когда в один момент времени может гореть или красный или зелёный свет, причём один сигнал взаимно исключает другой. Пожалуй, это самый популярный оператор бизнес-логики, который наиболее активно используется в схемах бизнес-процессов.

В отличие от исключающего или, простое ИЛИ (OR) допускает возможность активации как нескольких веток, так и одной из них. В математическом смысле этот оператор реализует дизъюнкцию или логическое сложение переменных, что показано в таблице истинности на слайде.

Наконец, логическое И (AND) означает активацию всех входящих или исходящих в этот оператор потоков управления, реализуя логическое умножение переменных, т. е. операцию конъюнкции.

Поскольку алфавит BPMN является избыточным, помимо базовых операторов булевой алгебры (то есть ранее рассмотренных И, ИЛИ и исключающего ИЛИ) в нотации также присутствуют усложнённые вариации этих операторов.

Например, исключающее ИЛИ по событиям, событийное И, а также сложный оператор, который объединяет несколько из упомянутых и моделирует сложную бизнес-логику. Его не рекомендуется использовать на диаграммах, т.к. не очевидно, что именно он показывает.

Следующий рисунок показывает использование эксклюзивного шлюза по событиям, который запускает движение потока только по той ветке, где событие произойдёт раньше. Например, получено согласие от клиента ИЛИ прошло 5 дней (без новостей от клиента).

Все остальные шлюзы, которые есть в BPMN, приведены в Приложении В.

Артефакты

Также на BPMN-диаграммах могут встречаться данные в виде входных и выходных документов к задачам, хранилищ данных и сообщений. Они называются артефактами.

Вы можете найти полный перечень артефактов в Приложении Г.

Правила построения диаграмм

Рассмотрим пример бизнес-процесса обработки заявки:

Стартовым событием в нашем процессе является поступление заявки от клиента. Обратите внимание, что клиент на диаграмме показан в виде свернутого пула: мы не видим никаких действий в пуле клиента, потому что для рассматриваемого процесса он представляет собой чёрный ящик, от которого приходят и уходят потоки сообщений, без подробностей обработки.

Чтобы распределить действия по областям ответственности разных ролей, можно использовать дорожки в рамках одного или нескольких пулов. В рамках одного пула переход между действиями выполняется через поток управления, показываемый сплошной линией, а между собой пулы общаются друг с другом через поток сообщений, обозначаемый пунктирной линией.

После действия «Направить клиенту коммерческое предложение (КП)» на диаграмме используется логический оператор ИЛИ (событийный XOR), после которого возможен один из двух вариантов:

1. Если прошло 5 дней, что показано событием с триггером таймер, и ответа от клиента нет, заявке присваивается статус «Отказ» в CRM-системе и наступает финишное событие «Заявка закрыта».

2. Если же ответ от клиента получен и 5 дней ещё не прошло, процесс движется дальше в зависимости от данных в этом ответе.

Таким образом либо заявке присваивается статус «Отказ» или выполняется свернутая задача «Сформировать проект договора», детали которой показаны на отдельной диаграмме.

В результате этой задачи создаётся документ «Проект договора» и наступает финишное событие «Заявка успешно обработана».

Поток по умолчанию

Если в диаграмме используются операторы обычного XOR, проверяющего условия по данным, и OR (неисключающего ИЛИ) рекомендуется помечать поток по умолчанию, который активируется, если другие условия не сработали. Поток по умолчанию допустимо не подписывать, если подписаны остальные потоки и диаграмма остаётся понятной. В примере ниже «‎Нецелевой» — поток по умолчанию.

Альтернативный способ показать условия

Поскольку алфавит нотации BPMN чрезмерно широкий, даже избыточный, то некоторые элементы по сути эквивалентны друг другу. В частности, вместо шлюза XOR по данным можно зашить условие в сам поток управления. Он обозначается маленьким ромбом в начале стрелки и содержит условие, которое определяет, будет активирован данный поток или нет. Этот поток нельзя использовать со шлюзами. В случае визуально нагруженной диаграммы с большим количеством блоков такой приём может чуть облегчить её и упростить восприятие.

Задачи и события

Говоря про вариативность BPMN, следует отметить небольшое различие между событиями-сообщениями и задачами-сообщениями. По сути это одно и тоже, но к задачам-сообщениям можно прикреплять обработчики событий (например, таймер) и модификаторы (например, цикл по объектам), а к самим событиям — нет.

Ниже показан пример диаграммы с задачами по отправке и получению сообщения:

Пример этой же диаграммы с событиями получения и отправки сообщений:

Но если в рамках отправки или получения сообщений произошли какие-то события, например, связанные со временем, это можно показать только с помощью действий, поскольку они допускают размещение граничных событий. Например, при отправке КП пришли данные о том, что цены услугу изменились и поэтому нужно сформировать КП заново. А во время получения вопросов по КП стало ясно, что клиенту нужна другая услуга, т. е. текущее КП неактуально и нужно сформировать новое.

Рекомендации по использованию BPMN

Такая вариативность, когда схема одного и тоже же процесса может выглядеть по-разному у нескольких аналитиков, является скорее недостатком нотации, чем достоинством. Поэтому при использовании BPMN в качестве корпоративного стандарта описания бизнес-процессов следует ограничить алфавит этой нотации, определив во внутреннем соглашении, какие элементы допустимо использовать, и что именно они будут означать в практическом применении.

Принимая во внимание три уровня моделирования BPMN и избыточный алфавит этой нотации, можно сделать вывод, что при проектировании диаграмм «‎для людей» (без запуска на выполнение в BPMS-системах) следует намеренно ограничить количество используемых элементов:

• Использовать только пользовательские и ручные задачи — без сценариев, сервисов и бизнес-правил, отправки и получения сообщений.

• Использовать только свернутые подпроцессы, раскрывая их детали на отдельной диаграмме.

• Использовать только XOR и AND, без событийных шлюзов и OR, так как разница между исключающим и не исключающим ИЛИ понятна не всем пользователям.

• Использовать события с типом простое, таймер, сообщение и останов.

Для упрощения восприятия диаграммы стоит придерживаться правил наименования:

• Внешних контрагентов показывать как закрытые, они же — свёрнутые пулы (пулы, в которых нет действий).

• Называть закрытые пулы ролями или бизнес-единицами, а открытые — процессами.

• Называть дорожки также, как роль, должность или структурное подразделение.

• Называть действия (задачи) в стиле Глагол-Существительное, например, «‎Проверить счёт», «Подтвердить заявку», «Оформить договор».

• Называть события как свершившийся факт в прошедшем времени, к примеру, «Поступила заявка», «Прошло 3 дня».

• Подписывать исходящие из XOR стрелки, например, «Да» и «Нет», а также отмечать поток по умолчанию.

Также рекомендуется:

• Показывать успешное и неуспешное завершение процесса разными финишными событиями.

• Не выводить поток управления за пределы подпроцесса.

• Взаимодействие между разными пулами показывать через поток сообщений (пунктирной стрелкой), который не может присоединяться к шлюзам, в отличие от потока управления.

Наконец, при разработке любой диаграммы нужно помнить о главном правиле аналитика: независимо от нотации, ваша схема должна быть МАКСИМАЛЬНО простой и понятной читателю БЕЗ знания тонкостей процессного моделирования!

В целом алгоритм разработки BPMN-диаграммы можно представить как набор следующих 7 шагов:

1. Определить границы процесса, т. е. стартовое и конечное события, участников и полезный результат.

2. Описать «счастливый» путь (happy path), который ведёт к созданию полезного результата (продукта).

3. Добавить условия и альтернативные потоки.

4. Добавить неуспешные завершения.

5. Добавить артефакты (объекты и хранилища данных).

6. Раскрыть на новых связанных диаграммах свёрнутые подпроцессы.

7. Добавить промежуточные событийные потоки к внешним пулам.

Пример построения диаграммы по текстовому описанию

Рассмотрим пример процессов работы с клиентской заявкой, представленной двумя пулами: «Обработка заявки» и «Заключение договора».

Клиент является внешним участником этих бизнес-процессов, то есть чёрным ящиком, поэтому он показан свёрнутым пулом. Общение между пулами реализовано через потоки сообщений.

Процесс начинается с момента, когда клиент оставил заявку на сайте (то есть поступление заявки является триггером процесса, его стартовым событием). На основании заявки, в которой указаны подробности заказа, менеджер формирует коммерческое предложение (КП). Далее менеджер озвучивает КП по телефону или направляет на email, или же делает и то, и другое — в зависимости от пожеланий клиента и указанных в заявке контактных данных.

Узнав подробности коммерческого предложения, клиент принимает решение о продолжении сотрудничества или отказе от него. Если клиент не согласился на условия КП, на этом процесс работы с ним заканчивается, а заявке присваивается статус «Отказ».

Если же клиента устраивают все условия, он сообщает менеджеру о намерении заключить договор и передаёт нужные для этого данные. Менеджер формирует новую версию проекта договора и отправляет его на согласование клиенту. При отсутствии возражений клиент подписывает договор. После этого договор считается заключённым, и на этом бизнес-процесс заканчивается, и запускается процесс оплаты, описанный на отдельной диаграмме.

При наличии возражений к проекту договора клиент вносит в него изменения и снова направляет менеджеру. Менеджер формирует новый проект договора и снова отправляет клиенту на согласование, то есть идёт возврат к ранее выполняемой задаче.

Инструменты для разработки бизнес-процессов в нотации BPMN

BPMN-диаграммы для людей, то есть без запуска на исполнение, можно разработать, например, в следующих онлайн-редакторах:

• ШТОРМ — веб-редактор от команды Дениса Котова, пожалуй, главного евангелиста BPMN в России, с автопроверкой диаграмм и возможностями командной работы в одном пространстве;

• Online BPMN — простой и удобный веб-редактор, поддерживает интеграцию с BPMS-системой;

• Cavemo — веб-редактор, аналогичный предыдущему, имеет офлайн-версию

• простые веб-«рисовалки‎» Lucidchart, Draw.io, Visual Paradigm

Также алфавит нотации BPMN поддерживается и в MS Visio, ARIS Express и других редакторах диаграмм общего назначения.

Заключение

BPMN-диаграмма имеет массу достоинств. Она позволяет графически показать детальную логику выполнения процесса с помощью логических операторов, событий, документов и прочих объектов. BPMN-диаграмма может быть очень простой, наглядной и понятной для бизнес-пользователей, а также может быть запущена на исполнение в BPMS-движках. Сегодня именно эта нотация считается стандартом де-факто в ИТ-отрасли для описания бизнес-процессов.

Однако, избыточный алфавит нотации, особенно слишком большой набор событий и шлюзов, затрудняют разработку и чтение диаграмм. Это приводит к тому, что у разных аналитиков могут получиться разные диаграммы описания одного и того же процесса. Такая вариативность не всегда хороша, поскольку повышает семантическую нагрузку на читателя. Поэтому при использовании BPMN в качестве корпоративного стандарта визуального описания бизнес-процессов (без запуска на исполнение в BPMS) следует определить, какие элементы вы с коллегами будете использовать, и что именно каждый из них означает, чтобы исключить риски возможных семантических расхождений и снизить смысловую нагрузку на читателей диаграммы.

---

• Кандидат технических наук (Системный анализ, управление и обработка информации, 2013)

• Сертифицированный бизнес-аналитик (IIBA CBAP, 2020)

• Сертифицированный специалист Business Studio и СЭД Directum

Профессиональные интересы: системный анализ, бизнес-анализ, разработка и поддержка СМК, ССП (KPI), анализ и формализация бизнес-процессов (UML, IDEF, BPMN), Data Science, технологии Big Data, разработка технической документации (ТЗ по ГОСТам серии 19, 34, руководства пользователя и администратора, описание программных продуктов), управление продуктами и проектами.

Моделирование бизнес процессов – это аналитическая иллюстрация того, как идёт работа того или иного бизнеса, описание реального положения компании на данный момент и планирование её улучшения. Составление модели является важнейшим компонентом эффективного управления бизнесом.

Сначала система анализируется «как есть», затем эти данные противопоставляются тому «как должно быть». Успешные организации постоянно улучшают свои процессы, стремясь сделать их максимально эффективными и рентабельными.

При возникновении затруднений в деле предприятия, руководитель задаётся вопросами «Как исправить ситуацию?», «С чего начать?», «Что представляет собой основную проблему?». Ответить на эти вопросы поможет построение модели бизнес-процессов.

Суть моделирования бизнес-процессов

Для того чтобы бизнес процветал, нужно время от времени «наводить порядок» — составить чёткий план дальнейших действий, понять к чему стремиться. То есть, система управления должна стать правильно организованной и одинаково понятной для всех, зафиксированной документально в точных терминах. В этом и состоит смысл бизнес-моделирования. Почему мы заботимся о моделировании ведения бизнеса?

В целом, оно используется для восьми целей: коммуникация, обучение и получение необходимых знаний, убеждение и продажа, анализ, управление соответствия требованиям, как условие для разработки программного обеспечения, использование непосредственно как программное обеспечение, а также управление знаниями и их повторное использование.

Во время анализа предприниматели осознают, как реально работает компания. Уже на этом этапе появляются идеи о том, как улучшить систему. Благодаря составлению бизнес-модели появляется набор документов, которые наглядно показывают технологию выполнения работ. В дальнейшем, это облегчит подготовку персонала для той или иной деятельности.

Наличие действенной бизнес-модели повышает управляемость и эффективное использование ресурсов предприятия. Иными словами, моделирование бизнес-процессов подобно путеводителю, помогающему лучше ориентироваться в своём бизнесе.

Виды

Моделирование принято подразделять на следующие виды:

• Функциональное;
• Объектное;
• Имитационное.

Основа функциональной модели – диаграммы, отображающие последовательность функций, которые связаны общими объектами. Преимущество такого вида в графическом удобстве – функциональные блоки связаны между собой интерфейсной дугой, и каждый элемент ссылается на другой.

Ключевой особенностью объектного моделирования является описание взаимосвязи и взаимозависимости объектов между собой, например ресурсов, сотрудников и других компонентов. Подобная цепочка движения бизнеса помогает увеличить конечную стоимость услуг и товаров.

При использовании последнего вида составления бизнес-модели рассматриваются идеи развития бизнеса в различных условиях.

Цели

Составление бизнес-моделей подразумевает несколько целей:

1. Описание процессов. Своеобразный разбор хода работы на части, позволяющий «трезво» взглянуть на систему и определить факторы, которые приведут к успеху.
2. Систематизация процессов. Во время моделирования создаются правила выполнения процессов, следуя которым можно достичь эффективности деятельности.
3. Формирование взаимосвязей в процессах. То есть, устанавливается связь между процессами и требованиями, которые они должны выполнять.

Понимание, оптимизация и автоматизация процессов приводит к более эффективному и прибыльному бизнесу. Благодаря использованию карты процессов информация становится доступной для принятия важных решений. К примеру, при просмотре блок-схемы бизнес-процессов высшее руководство компании может признать, что отделы, предлагающие программы мотивации, такие как «сотрудник недели», более продуктивны, чем те, которые этого не делают. В результате они могут предпочесть стимулы для сотрудников в масштабах всей компании.

Графически изображая рабочие процессы, организация получает прозрачность в различных рабочих процессах в рамках всего бизнеса. Наличие этой информации наготове создает прочную основу для гибкости бизнеса и ускоряет вывод на рынок новых продуктов и услуг.

Все эти цели имеют конечную мотивацию – улучшить производительность работы компании.

Каких проблем помогает избежать моделирование бизнес-процессов

Моделирование, как эффективный способ развития бизнеса, также является спасательным кругом от ряда затруднений.

• Неосведомлённости. Например, компания лишилась своего менеджера, который работал по своей методике. Обычно, руководство не вникает в подробности рабочей рутины своих сотрудников. В итоге, начальник не знает, как должен вести дела новый работник. При наличии готового плана, вы будете знать, как работают сотрудники, кто контролирует тот или иной процесс, а все их действия и обязанности будут зафиксированы.
• Беспорядка в коллективе. Допустим, одна задача выполняется несколькими работниками. Все заняты делом, но так как нет точного порядка, другие процессы простаивают.
• Неконтролируемых расходов. Моделирование позволяет ясно следить за тем, как используется капитал – сколько зарабатывает сотрудник, его премии, отпускные, а также любые мелкие расходы для нужд компании. При таких условиях становятся невозможны кражи или сокрытия денег.
• Потери клиентов. Упорядоченные бизнес-процессы – залог эффективной и оперативной работы. Эту среду можно сравнить с гостиницей. Если в ней налажен порядок, то клиенты обслуживаются без промедления и должным образом, что хорошо отражается на посещаемости отеля. С другой стороны, предприятия, в которых хромает внутренняя система, часто теряют клиентов из-за имеющегося хаоса.

Стадии бизнес моделирования

Работа по моделированию бизнес-процессов состоит из пяти стадий:

1. Построение базовой модели «как есть». Для улучшения бизнеса, необходимы актуальные сведения о работе. На этом этапе выявляются данные о процессе, ключевые моменты и рамки процесса.
2. Анализ исходной модели. Эта стадия подразумевает изучение процессов и взаимосвязей между ними, устанавливается необходимость изменения процесса.
3. Разработка оптимальной модели «как должно быть». Здесь определяется требуемое состояние процесса, образ системы в перспективе, включая все усовершенствования.
4. Использование модели на практике, тестирование. Проверка системы на «прочность» и дальнейшее одобрение её внедрения.
5. Доработка модели «как должно быть». Моделирование не ограничивается только разработкой шаблона. При необходимости нужно улучшать созданную модель, чтобы она не утратила актуальность и вела компанию к успеху.

Принципы моделирования бизнес-процессов

Продуктивность и достижение результатов напрямую зависят от того, насколько деятельность организации соответствует определённым правилам, ведущим к успеху. Прежде чем описать основные методы моделирования, рассмотрим общие принципы, которые необходимо учитывать при построении модели.

Осуществимости

Построенная модель в первую очередь должна иметь практическую «досягаемость», то есть она должна быть пригодной для реализации поставленных целей. Нужно ясно определить возможности области моделирования, количественные показатели.

Информационной достаточности

Точность и полнота исходной информации играет важную роль в продуктивности работы. При недостаточном количестве данных о компании, модель будет построена некорректно. Модель бизнес-процессов должна строиться на реальных сведениях.

Множественности

Для того, чтобы достичь желаемых показателей, следует составить ряд моделей – так можно рассмотреть процессы с разных углов. Лишь масштабный охват приведёт к нужным результатам, при этом, помогая избежать многочисленных ошибок.

Агрегирования

Когда дело касается строения сложной модели, наиболее простым способом является разделение её на подсистемы и дальнейшая работа с ними. В этом и заключается принцип агрегирования – в упрощении создания комплексной системы. При наличии независимых агрегатов можно с лёгкостью перестраивать модель в зависимости от ситуации, при этом сохраняя целостность всей модели.

Отделения

При проведении анализа стоит обратить внимание только на неясные аспекты, требующие пересмотрения. Нет необходимости описывать все бизнес-процессы компании. Это сохранит как время, так и силы. Тем не менее, эти блоки включаются в модель лишь с описанием входящих и исходящих информационных потоков.

Методы построения бизнес модели

Основной идеей использования методов моделирования является организация дел наиболее подходящим методом, ведущим к уменьшению затрат и улучшению качества продукции или услуг. Предприниматель, исходя из имеющихся целей, может выбрать подходящий метод моделирования бизнес-процессов. От его выбора зависит насколько удобной и понятной окажется модель. Так какие именно методы построения модели бизнеса разработаны на данный момент?

IDEF (Интегрированное описание функционального моделирования) – представляет собой совокупность аналитических приёмов, которая применяется не только в бизнесе, но и в других сферах. Наиболее часто используются IDEF0 и IDEF3. В первом варианте сложные функции разбирают на простые части, которые затем логически объединяются в блоки с помощью стрелок. Во втором иллюстрируется течение работ или переходные состояния процессов.

DFD ( Диаграмма потока данных) – изображает передачу данных между операциями, а также, каким образом изменяются сведения и где хранятся. Деятельность предприятия разделяется на информационные степени, где на базовый уровень добавляется детальное описание структурированных подсистем.

Диаграмма потоков данных предназначена для отображения потока информации из одного источника в другой. Она описывает, как эти процессы соотносятся друг с другом и с людьми, которые их используют. Однако следует отметить, что DFD не занимается техническими особенностями хранения данных. Скорее, каким образом данные проходят через разные процессы.

Flow Chart Diagram (Диаграмма потока работ) – графический способ подачи информации с использованием определённых знаков для набора данных и операций. В итоге на схеме видна логическая цепочка всех операций. Учитывая гибкость такого подхода при необходимости можно изучить действия сразу в нескольких вариантах.

Цветные сети Петри – этот метод специализируется на представлении действий и событий, переходящих из одной стадии в другую. Благодаря этому, становится очевидно что является причиной тех или иных изменений. Когда в системе есть множество процессов, которые взаимодействуют и синхронизируются друг с другом, сети Петри идеально подойдут как способ построения модели.

Этот метод моделирования используется для проектирования, спецификации, моделирования и проверки систем. Он уникален тем, что они может представлять как состояние — такое как пассивное, неотправленное или ожидающее — так и действие — такое как отправка, получение или передача — на одной диаграмме. В цветных сетях используются цвета для различения символов и формальное математическое представление с четко определенным синтаксисом и семантикой.

Методы моделирования реализуются в специальных компьютерных программах, которые позволяются визуализировать «изображение» при вводе информации. Собирание систематизированных знаний о моделях, а также, их способов использования в различных ситуациях способствует успешному применению методик на практике.

Инструменты

Существует множество программных инструментов и средств автоматизации, которые упрощают работу финансовых лидеров. Когда дело доходит до отслеживания бизнес-операций и точного прогнозирования будущего, автоматизация повышает эффективность. Но до того, как такие устройства будут внедрены, стоит отслеживать внутренние процессы.

Успех бизнеса начинается с его организационной структуры и повседневных операций. Технические инструменты также могут быть полезны в этой сфере. Современная IT-сфера предлагает немало программ, которые были созданы, чтобы помочь бизнес-лидерам быстро применять моделирование бизнес-процессов.

Их следует постоянно анализировать для выявления узких мест, которые могут появиться со временем. Следующие программные инструменты не требуют огромных проектов интеграции и могут быть использованы с минимальными затратами.

Bizagi Studio

Позволяет бизнес-группам и ИТ-командам трансформировать любой бизнес-процесс и обеспечивать сквозную автоматизацию цифровых процессов в масштабах всей организации. Платформа состоит из двух модулей – BizAgi Modeler, использующийся для самого моделирования и описания бизнес-процессов, и BizAgi Studio, который превращает модели в работающие приложения. Преимуществом является то, что платформа не требует навыков программирования, легка в использовании.

Функции:

• описание бизнес-процессов;
• проверка анализ и моделирование;
• создание работающих приложений на основе модели;
• реализация и отслеживание процессов в реальном времени;
• передача процессов персоналу;
• передача ресурсов бизнес-процессам.

ELMA BPM

Профессиональный инструмент для управления бизнес-процессов в предприятии, который поддерживает нотацию BPMN 2.0, являющийся международным стандартом. Так как процессы в компании не стоят на месте, система моделирования подстраивается под все изменения. В ELMA предусмотрены такие инструменты, как подпроцессы, отладка процессов, асинхронное взаимодействие между процессами.

Программа самостоятельно раскладывает информацию в оптимальном порядке, но если вас что-либо не устраивает, можете воспользоваться функцией «Конструктор форм» и расположить информацию так, как считаете нужным. По завершённым процессам на платформе можно создать такие виды документов, как регламент, HTML-документация и карта бизнес-процесса.

Функции:

• работа с документами;
• построение моделей;
• передача процессов персоналу;
• понятная «справка»;
• интеграция с 1С

Visual Paradigm

Поддерживает ряд нотаций (IDEF, eEPC, BPMN), блок-схем и моделей. Интерфейс понятный, удобный и может корректироваться пользователем. В VP вы не встретите таких недостатков, как сбои при перетаскивании элементов, наплывы объектов друг на друга, пересечение стрелок.

Если понадобится моделирование всей системы, то это не составит труда, так как есть возможность связать все модели друг с другом. Кроме того, каждому объекту можно задать «манеру поведения» в системе, бизнес-правила. Высокой ценностью обладает функция выгружения данных в виде программного кода, причем на разных языках программирования.

Функции:

• создание моделей в разных нотациях;
• взаимосвязь между моделями;
• построение других моделей;
• самостоятельная генерация документов;
• создание правил поведения моделей;
• модель в виде программного кода и в графическом виде.

Gliffy

Программное обеспечение для создания блок-схем, которое может использоваться предприятиями любого масштаба и отрасли, которым нужна надежная, но простая онлайн-платформа для построения диаграмм и совместной работы. Есть две основные версии программного обеспечения:

1. Gliffy Project — это приложение для визуального управления проектами, которое работает вместе с платформой управления проблемами Jira. Он позволяет комбинировать информацию, содержащуюся в Jira, с визуальными элементами рабочего процесса, такими как блок-схемы. Это позволяет вашей команде работать эффективнее, улучшая коммуникацию и получая возможность быстро превращать идеи в действия.
2. Gliffy Diagram — это приложение, которое позволяет с легкостью создавать широкий спектр диаграмм и визуализаций. Он проще и имеет более удобный интерфейс, чем многие конкурирующие программные продукты. С помощью предоставленных шаблонов и тем вы можете создавать диаграммы быстрее, чем вы думали. Gliffy также можно использовать для создания многих других типов визуальных представлений. Примеры включают планы этажей, каркасы, интеллект-карты и модели бизнес-процессов.

С этой программой можно связывать диаграммы друг с другом с помощью ссылок, при этом проводя над ними коллективную работу. В сервисе уже встроены все элементы BPMN, можно изменять интерфейс элементов и внедрять свои.

Функции:

• удобное моделирование;
• комплексная поддержка BPMN;
• связь моделей посредством гиперссылок.

BPsimulator

Здесь в основном осуществляется симуляция и оценка модели, благодаря которым обнаруживаются слабые места в процессе, рассчитывается стоимость и загрузка ресурсов. Созданные модели можно сохранить на ПК, Google или One Drive.

Функции:

• симуляция;
• отчёты;
• моделирование, оценка стоимости процесса;
• удобный интерфейс.

ARIS Express

Простая графическая платформа, имеющая организационные модели, карты процессов и модели бизнес процессов в нотации eEPC и BPMN. Имеется функция Smart Design, самостоятельно создающая диаграмму.

Функции:

• Smart Design;
• понятный интерфейс;
• нотации BPMN и eEPC.

Перечисленные программы подойдут как для новичков, так и для знающих специалистов.

Специфика применения моделирования бизнес-процессов на практике

Несмотря на то, моделирование активно внедряется в процессы различных компаний, на практике становится понятно – применяемые методики эффективны лишь в начале их использования. Причиной этому является отсутствие системности – работу начинают, достигают некоторых целей, но при первой неудаче о системе забывают. Для того, чтобы решить эту проблему нужно построить систему управления бизнес-процессами как основу для работы с технологиями совершенствования.

Сложные и непонятные простому персоналу методики бизнес-моделирования не принесут желаемых результатов. Так как, в итоге, работать с ними придётся сотрудникам организации, которые чаще всего не обладают знаниями в сфере современных методов управления.

Хорошие инструменты бизнес-моделирования должны:

• быть легкими в обучении для бизнес-отделов;
• упрощёнными для IT-специалистов для общения с другими отделами;
• быть недорогими и соответствовать отраслевым требованиям;
• иметь встроенный редактор рабочего процесса с графическим интерфейсом;
• уметь моделировать рабочий процесс до реализации.

Бизнес-модели подобны историям, объясняющим, как работают предприятия. Как и хороший рассказ, надежная бизнес-модель содержит четко очерченные персонажи, правдоподобные мотивы и сюжет, который помогает понять ценность всего процесса. Как система, они описывают как части бизнеса сочетаются друг с другом и отвечают на определенные вопросы: кто заказчик? Как мы зарабатываем деньги?

Какая основополагающая экономическая логика объясняет, как мы можем приносить пользу клиентам по приемлемой цене? Каждая жизнеспособная организация построена на надежной бизнес-модели, цель которой – помочь вам лучше управлять своим бизнесом и понимать все процессы. В мире, где данные становятся все более и более важными, в деловой среде они еще более актуальны.

Грамотное моделирование бизнес-процессов позволяет оптимизировать работу компании. Когда её деятельность раскладывается на элементы, состоящие из последовательностей деловых операций, проще увидеть ошибки, которые допускаются, спрогнозировать риски, появляющиеся на разных этапах.

Основные понятия

Чтобы разобраться в моделировании бизнес-процессов, нужно в первую очередь определить, что является бизнес-процессом (БП). В менеджменте это логическая последовательность регулярно повторяющихся действий, благодаря которым удаётся из ресурсов на входе получить конечный продукт на выходе. Задача любой компании, которая хочет оптимизировать свою работу, — выстроить действительно эффективные БП, те, что включают только необходимые операции.

У термина «моделирование» 2 значения: процесс формирования модели бизнес-процессов с применением методологии, если модель готова — процесс её исследования.

Сама модель БП — это описание, отражающее действительную или предполагаемую деятельность организации. Иногда говорят о графической модели бизнес-процесса — это схема процесса, отображающая все операции, переходы между ними. Соответственно, содержательная модель бизнес-процесса — это структура со свойствами элементов, связями.

Описывая основные понятия моделирования бизнес-процессов, стоит отметить также:

• метод, методологию моделирования — способ наглядно показать базовые элементы процесса и их связи через графику, текст;
• модель, блок-схема бизнес-процесса — его описание (в виде текста, символов, таблицы), которое отражает действительную или предполагаемую деятельность компании через функции, механизмы контроля, ресурсы и т. д.

Цели моделирования бизнес-процессов

Главная цель — через моделирование улучшить показатели компании, помочь ей достичь успеха. Если чётко описать все действия, сохранить хронологию документооборота, можно систематизировать информацию об организации и операциях, которые в ней протекают, чтобы потом отобразить всё в графическом виде. Взгляд на графики со стороны позволяет увидеть все ошибки и продумать, как их избежать.

Другие цели:

• нормировать процессы (если соблюдать правила их выполнения, можно добиться желаемой результативности);
• установить взаимосвязи между процессами (чтобы убедиться в правильности процедуры).

Развитие моделирования бизнес-процессов

Условно выделяется 3 «волны» в развитии моделирования БП.

1. 1920-е — 1980-е гг.

Когда вышла книга Ф. Тейлора «Принципы научного управления», заинтересовались описанием и разработкой бизнес-процессов. Само описание выполняется в виде текста, таблички. При этом активно используются методологии (SADT), сети Петри, блок-схемы. К слову, последние дают возможность чётко отобразить операции, но их нотация не даёт формализованного описания конкретных моментов процесса, например, не получается указать тех, кто выполняет бизнес-функции.

В 1980-х гг. пытаются автоматизировать БП, и только спустя 10 лет появляется отдельное направление — бизнес-моделирование. Большая часть методологий, которые использовались до этого момента, неполны, могут быть неправильно интерпретированы. В то же время их можно было использовать для обсуждения БП с руководством, ради чего они и создавались.

1. 1990-е гг.

Вышла книга «Реинжиниринг корпорации: манифест революции в бизнесе» М. Хаммера и Д. Чампи. Под реинжинирингом понималось создание двух моделей БП: «как есть» и «как должно быть». Последняя и внедрялась.

Также на этом этапе продолжился процесс автоматизации, появились системы управления потоками работ. В них предусматривалась среда разработчика, чтобы моделировать нестандартные БП, правда, для этого нужна была и помощь программистов. Это влекло за собой временные и денежные затраты, поэтому вскоре началась разработка методологий третьего этапа.

1. 2000-е гг.

Вышла книга «Управление бизнес-процессами: третья волна» Г. Смита и П. Фингара. К бизнес-процессам подошли по-другому: позаботились о том, чтобы их можно было корректировать при необходимости самостоятельно. Также инструменты этого этапа сводятся к тому, чтобы сами руководители и специалисты организации могли осуществлять моделирование бизнес-процессов для эффективного управления компанией и их внедрения.

На этом этапе также совершенствуются способы моделирования, наблюдается стремление к стандартизации.

Стадии моделирования бизнес-процессов

Поскольку цель моделирования — улучшить показатели через БП, то охватывается не только проектный этап работы, но и работа по внедрению.

Основные стадии:

• построение модели «как есть» (для этого выявляют границы БП, базовые компоненты, делают описание, чтобы понять, как всё работает в настоящий момент);
• анализ данных;
• формирование модели «как должно быть»: (на основе анализа продумывается состояние процесса, к которому нужно стремиться);
• тестирование новой модели;
• усовершенствование (при необходимости вносятся изменения).

Причём моделирование бизнес-процессов не должно заканчиваться последним этапом. Чтобы преуспеть, нужно регулярно пересматривать разработанную модель и дорабатывать её, чтобы она учитывала изменения, соответствовала всем требованиям.

Виды моделирования бизнес-процессов

Исходя из трудностей, которые нужно решить через моделирование, его разделяют по видам. Если не разделять, модель окажется слишком сложной из-за наличия массы компонентов.

Виды:

• функциональное моделирование бизнес-процессов (описание в виде взаимосвязанных функций);
• объектное (в качестве набора объектов, которые взаимодействуют между собой, объектами могут выступать сотрудники, техсредства, информационные компоненты);
• имитационное (подразумевает описание через примеры развития БП в разных условиях, анализ в динамике).

Принципы моделирования бизнес-процессов

1. Принцип осуществимости: модель должна способствовать достижению целей. Поэтому предварительно важно обозначить цели и желаемые показатели.
2. Информационной достаточности: без точных данных создание модели, как и проектирование бизнес-процессов, невозможно.
3. Множественности модели: разрабатываемая модель должна отображать качества объекта, влияющие на нужные, желаемые показатели. Следовательно, чтобы полностью изучить какой-то объект, нужно создать ряд моделей, каждая из которых будет отображать процесс с разных сторон.
4. Агрегирования: чаще всего сложную систему можно изобразить как совокупность агрегатов (подсистем). При этом грамотно составленные блоки нижнего уровня позволяют при необходимости изменять всю модель с учётом требований.
5. Отделения: в области, которая анализируется, обычно есть ряд отдельных компонентов, структура которых и так понятна. В этом случае ставится условно пустой блок, для которого прописываются лишь важные входные и выходные потоки.

Могут выделяться и другие принципы — сфокусированности (необходимо учитывать только важные моменты, а для каждой модели они свои), декомпозиции. Последний указывает на то, что любой процесс можно отобразить как ряд иерархически выстроенных компонентов.

Методы моделирования бизнес-процессов

Их много, и они могут иметь графические или текстовые средства, чтобы отобразить базовые компоненты процесса, указать связи между ними.

Основные методы:

• IDEF — объединяет несколько методов (IDEF0, IDEF1 и др.). В их основе методология SADT. Модель содержит графические схемы. Те составляются по определённым правилам, благодаря которым можно быстро вникнуть в суть.
• DFD — разработана для проектирования информационных систем. Отображает, как передаются данные между операциями, описывает их взаимосвязь. То есть с помощью DFD можно разбивать процесс на более мелкие процессы. При этом готовая диаграмма будет изображать потоки информации — входы, выходы, причины изменений и т. д.
• Flow Chart Diagram — метод, предполагающий использование символов. Ими обозначаются не только операции, но и данные, оборудование. Метод довольно гибкий, процесс можно отображать разными способами.

Наконец, сети Петри — модель изображается в виде графа. Метод позволяет моделировать изменение процессов в динамике.

Инструменты бизнес-моделирования

Профессиональные программные продукты, которые используются для БМ:

• ARIS — подойдёт продвинутым и начинающим пользователям. Включает также средства оценки и оптимизации стоимости БП, инструменты для внедрения ERP-систем, для контроля выполнения.
• ELMA — система, базирующаяся на создании модели через наглядные диаграммы, нотации BPMN. К слову, нотацией называют набор знаков для графического моделирования бизнес-процессов. ELMA содержит модуль управления проектами, удобную систему контроля, которая применима и для сотрудников филиалов удалённо, хорошо налажен электронный документооборот.
• AllFusion Process Modeler — система, с помощью которой можно делать описание, анализ, моделирование. Включает стандартные методологии: IDEF0, DFD и др.

Бизнес-моделирование: особенности практического применения

В основе БМ должны лежать бизнес-процессы, так как на системе управления ими выстраивается огромное количество других систем управления. Многие компании пытаются внедрять бизнес-процессы, совершенствовать их, и, даже если изначально это удаётся, наблюдается рост показателей, потом те падают, и о системе забывают.

Однако на самом деле проблема не в ней, а в несистемности и непродуманности действий по внедрению и улучшению. К тому же добиться успеха можно, только если предполагаемые изменения понятны и руководству, и подчинённым, а также направлены на долгосрочный результат и учитывают особенности менеджмента отечественных предприятий.

Значение бизнес-моделирования

При правильном описании и внедрении БП, организация получает массу преимуществ:

• улучшается управляемость и контролируемость на всех уровнях благодаря получению общей картины деятельности;
• сокращается время на выполнение операций, уменьшаются затраты без потери качества;
• компания развивается благодаря системному подходу к решению важных вопросов;
• появляется понимание, в каких сотрудниках нуждается организация, упрощается процесс подбора персонала;
• растут финансовые показатели;
• появляется возможность расширить бизнес за счёт создания дополнительных филиалов с работающей системой бизнес-процессов.

Выводы

Моделирование бизнес-процессов существенно упрощает жизнь владельцу и руководителю компании. Главное — правильно определить бизнес-процессы, описать их и внедрить с учётом всех изменений. Тогда успех не заставит себя долго ждать.