Что представляет собой кадровый бизнес процесс

19.01.18

Описание бизнес-процесса «Поиск и подбор персонала»

В современных условиях большая часть стабильных предприятий структурирует свои бизнес-процессы, в том числе и в сфере HR-менеджмента: по четко описанной схеме значительно легче работать.

После того как на нашем предприятии закончилась реорганизация и оно вышло на «точку безубыточности», мы решили упорядочить работу каждого специалиста, в том числе и деятельность рекрутера.

Подбор сотрудников — ключевое направление деятельности службы управления персоналом (отдела кадров), потому что формирование команды начинается с поиска и подбора нужных компании людей. Расскажем подробнее, как на нашем предприятии упорядочен процесс рекрутинга.

Для того чтобы повысить качество управления человеческими ресурсами и эффективность работы внутреннего рекрутера, было разработано Положение «О поиске, подборе и найме персонала». Данный документ описывает бизнес-процесс рекрутинга: регламентирует всю цепочку действий рекрутера, устанавливает правила взаимодействия по вопросам найма между департаментом управления персоналом и другими подразделениями.

Бизнес-процесс поиска, подбора и найма персонала на нашем предприятии состоит из девяти этапов (схема):

Схема бизнес-процесса «Поиск, подбор и наем персонала»

Этап 1. Подача заказчиком в департамент управления персоналом заявки на подбор кандидата. Процесс рекрутинга начинается с заполнения заказчиком (руководителем структурного подразделения) бланка заявки на подбор кандидата. Основными требованиями мы считаем: 1) опыт работы; 2) владение необходимыми навыкам; 3) знание иностранного языка (на некоторых позициях). В заявке отмечаются также предпочтения по полу и возрасту кандидата. Заполненную заявку визирует директор предприятия.

Этап 2. Поиск/подбор персонала. Чтобы все сотрудники, принимающие участие в подборе персонала, однозначно понимали критерии отбора, рекрутер анализирует заявку и уточняет:

• название вакансии, в каком структурном подразделении она открыта;
• причину возникновения вакансии;
• кому подчиняется специалист на данной должности/количество подчиненных;
• функциональные обязанности;
• основные требования к кандидатам.

Заказчик обязан четко обосновать указанные в заявке требования к соискателю:

• возрастные ограничения;
• обязательный уровень образования (специализация, квалификация, наличие специального обучения и пр.);
• необходимый опыт работы (направления деятельности, название должности, отдела, в рамках которых мог ранее работать специалист);
• узкоспециальные профессиональные навыки (уровень знаний ПК, владение иностранными языками, опыт вождения автотранспорта и т. д.).

Эйчар обязан знать, какие профессиональные ЗУН на данной позиции необходимы, какие желательны, какими деловыми и личными качествами должен обладать работник. Это важно для того, чтобы правильно провести анализ работы (должности).

Имея четкое представление о требованиях руководителя к будущему сотруднику, нюансах работы, особенностях микроклимата в коллективе структурного подразделения и корпоративной культуры предприятия в целом, рекрутер формирует профиль должности, в который включается следующая информация:

• возрастные ограничения (обоснованные);
• предпочтения по семейному положению и наличию детей, их возрасту (например, семейные люди не всегда соглашаются на частые командировки);
• требования к образованию;
• наличие вредных привычек (корпоративная культура компании их не приемлет);
• состояние здоровья;
• требования к опыту работы;
• необходимый уровень знаний, умений, навыков;
• личностные характеристики.

Пример профиля должности приведен в таблице 1.

Табл. 1. Профиль должности «специалист по работе с клиентами»

Требования
Возраст	от 18 до 40 лет
Семейное положение	несущественно
Наличие детей	допустимо старше трех лет
Образование	предпочтительно высшее
Вредные привычки	нежелательно курение
Состояние здоровья	допустимы общие заболевания, болезни опорно-двигательного аппарата (II–III группа инвалидности), диабет (начальная стадия)
Опыт работы	от трех месяцев
Знания, умения, навыки
Коммуникативные навыки	развитые
Культура речи	высокая
Умение интонационно окрашивать речь	желательно
Работа на компьютере	на уровне пользователя
Скорость печати	свыше 120 знаков в минуту
Грамотность	выше среднего уровня
Владение языками:
русский	свободно
украинский	свободно
английский	базовый уровень (чтение, деловая переписка)
Умение придерживаться регламента, соблюдать инструкции	необходимо
Личностные характеристики
Открытость	желательна
Коммуникабельность	высокая
Мотивация к достижению	высокая
Конфликтность	недопустима
Ориентация на процесс	желательна
Стрессоустойчивость	необходима

После формирования профиля должности рекрутер разрабатывает и утверждает у своего непосредственного руководителя комплекс мероприятий по поиску/подбору кандидатов (пример см. в таблице 2), который включает:

• формирование профиля должности;
• выбор источников привлечения;
• написание рекламного объявления об открытии вакансии (для размещения в СМИ, интернете и пр.);
• подготовка вопросов для структурированного интервью (при закрытии узкоспециализированных вакансий, например, при подборе администратора компьютерной сети).

Табл. 2. Комплекс мероприятий по подбору бухгалтера (без категории)

Мероприятия	Источники	Дата	Ответственный
Формирование профиля должности		1 марта 2010 года	Рекрутер
Составление рекламного объявления		1 марта 2010 года	Рекрутер
Подготовка вопросов для структурированного интервью		1 марта 2010 года	Рекрутер
Подбор методик для тестирования		1 марта 2010 года	Психолог
Размещение объявления о вакансии в печатных СМИ	«Вечерняя Макеевка», «Алло», «Требуются на работу», «Пролетарка», «Кировка», «Калиновка»	2 марта 2010 года	Рекрутер
Поиск кандидатов по мини-резюме в печатных СМИ	«Салон Дона и Баса», «Работа плюс карьера», «Тема», «Ассорти»	2 марта 2010 года	Рекрутер
Расклейка объявлений о вакансии: • возле крупных производственных предприятий; • в местах большого скопления людей; • на территории предприятия	Объявления на улице	2 марта 2010 года	Рекрутер
Поиск кандидата в кадровом резерве (внутреннем и внешнем)	Кадровый резерв	3 марта 2010 года	Рекрутер
Обращение к кадровым агентствам	«Формата», «Сириус», «Диалог-сервис», «Феникс»	3 марта 2010 года	Рекрутер
Использование личных знакомств	Личные контакты (наработанная база)	В течение срока закрытия вакансии	Рекрутер
Прямой поиск (инициативные обращения непосредственно к потенциальным кандидатам)	Личные контакты (наработанная база)	В течение срока закрытия вакансии	Рекрутер

В зависимости от требований к вакансии выбираются источники подбора:

• уже работающие сотрудники (в том числе кадровый резерв);
• молодые специалисты, успешно прошедшие стажировку (практику) на наших предприятиях;
• внешний поиск;
• база данных о бывших сотрудниках предприятия, уволившихся по собственному желанию или уволенных по причинам, которые не подвергают сомнению профессиональные и личные качества сотрудника (например, по сокращению штата);
• база резюме, накопленная рекрутером;
• сотрудничество с центрами занятости (Донецк, Макеевка, Луганск и Луганская область);
• сотрудничество с кадровыми и рекрутинговыми агентствами;
• сотрудничество с вузами, средними специальными учебными заведениями, ПТУ;
• кадровый лизинг (для временных работ);
• прямой поиск.

Для подбора кандидатов на вакантные должности руководителей отделов и на некоторые другие позиции (аудитор, помощник руководителя и т. д.) проводится психологическое тестирование, с помощью которого подтверждается наличие наиболее важных для данной должности профессиональных и личностных качеств (свой набор тестов для каждой вакансии). Для тестирования кандидатов психолог департамента управления персоналом использует:

• методику многофакторного исследования личности Кеттела (Raymond B. Cattell);
• опросник Кейрси (Joh№ Keirsey);
• тест Г. Айзенка (Hans Eysenck, адаптация А. Шмелева);
• диагностику мотивации достижения А. Меграбяна (Albert Mehrabian),
• интерперсональный диагноз Т. Лири (Timothy Leary) и др.

Этап 3. Первичный отбор персонала на заявленную вакансию. Благодаря налаженной работе в соответствии с планом привлечения персонала мы ежедневно получаем поток резюме кандидатов. Все они анализируются, информация о соискателях заносится в базу данных. Если кандидат соответствуют основным требованиям должности, рекрутер проводит с ним предварительное собеседование по телефону.

По результатам телефонного интервью претендент на должность приглашается на встречу. Сначала он заполняет бланк «Анкета кандидата», затем рекрутер проводит интервью, по результатам которого делает вывод о соответствии кандидата требованиям должности. В случае положительной оценки соискатель допускается к следующему этапу процедуры подбора.

Даты и время проведения всех собеседований (тестирований) рекрутер согласовывает с заказчиком и психологом (при необходимости — с начальником службы безопасности, руководителем или его первым заместителем).

Этап 4. Психологическое тестирование (если предусмотрено). По результатам тестирования психолог департамента управления персоналом дает заключение, в котором отражается соответствие психологических особенностей кандидата требованиям вакантной должности, его сильные и слабые стороны, возможные трудности при адаптации на новом рабочем месте.

Этап 5. Собеседование с линейным менеджером. Рекрутер передает заказчику следующие данные о кандидате:

• резюме;
• заполненный бланк «Анкета кандидата»;
• результаты психологического тестирования (если проводилось).

Руководитель структурного подразделения обязан в течение трех рабочих дней с момента предоставления ему данных о кандидате назначить дату и время проведения собеседования, которое должно состояться в течение семи рабочих дней. После проведения собеседования заказчик обязан в течение двух рабочих дней представить рекрутеру выводы о профессиональном уровне кандидата, его соответствии заявленным требованиям. В случае положительной оценки человек переходит на следующий этап процедуры подбора.

Во время проведения заказчиком интервью с потенциальным работником рекрутер уточняет требования к вакансии (отмечает, что более важно для заказчика: умение калькулировать себестоимость, внимательность, усидчивость и т. п.). Если у кандидата нет необходимых профессиональных знаний и навыков, рекрутер анализирует причины несоответствия, корректирует профиль должности и методы отбора.

Этап 6. Проверка информации о кандидате службой безопасности (СБ) компании. Если линейный менеджер по результатам собеседования принимает положительное решение, рекрутер передает информацию о соискателе (копия бланка «Анкета кандидата») в службу безопасности компании. Специалист СБ в течение трех рабочих дней обязан провести проверку этих данных и предоставить заключение в департамент управления персоналом. При положительном отзыве кандидат допускается на следующий этап процедуры подбора.

Этап 7. Проверка рекомендаций. Специалист департамента управления персоналом собирает (уточняет) рекомендации с предыдущих мест работы соискателя: занимаемая им должность, функциональные обязанности, профессиональный уровень, характеристика со стороны бывших коллег, причины увольнения и т. п.

Этап 8. Принятие решения о приеме кандидата. На этом этапе рекрутер подает на рассмотрение директору предприятия пакет документов:

• бланк «Анкета кандидата»;
• резюме кандидата;
• результаты психологического тестирования (если проводилось);
• рекомендации с предыдущих мест работы кандидата;
• заключение СБ.

Директор назначает дату и время собеседования с кандидатом (или принимает решение о его приеме на работу без собеседования). При положительном решении рекрутер направляет кандидата в отдел кадров для оформления документов.

При выявлении несоответствия кандидата требованиям должности на любом этапе подбора рекрутер благодарит человека за отклик на объявление о вакансии и вежливо ему отказывает. Анкетные данные отклоненного кандидата заносятся в базу данных с пометками, которые впоследствии могут пригодиться при закрытии другой вакансии.

Этап 9. Оформление на работу. Если соискатель соответствует всем требованиям должности, руководитель структурного подразделения согласовывает с ним дату фактического выхода на работу. В случаях, предусмотренных законодательством, будущий сотрудник предприятия проходит медосмотр.

Для трудоустройства кандидат на вакантную должность должен предоставить в отдел кадров следующий пакет документов (данные по украинскому КЗоТу):

• оригинал трудовой книжки;
• паспорт;
• идентификационный налоговый номер;
• копию документа об образовании (с вкладышами);
• копию свидетельства об общеобязательном государственном социальном страховании (пенсионном страховании);
• копию военного билета (все страницы);
• копию свидетельства о браке;
• копию свидетельства о рождении детей до 18 лет;
• три фотографии (3х4);
• справку о прохождении медицинского осмотра (в случае необходимости);
• при наличии: копию первой страницы загранпаспорта, копию удостоверения водителя, копию пенсионного свидетельства, копию заключения МСЭК в случае инвалидности.

На основании заявления о приеме на работу, завизированного руководителем структурного подразделения и директором предприятия, инспектор по кадрам оформляет нового сотрудника на работу и готовит соответствующий приказ. Он также обязан ознакомить нового сотрудника под роспись со следующими документами:

• приказом о приеме на работу;
• условиями работы;
• Коллективным договором;
• Правилами внутреннего трудового распорядка;
• должностной инструкцией;
• Положением о коммерческой тайне.

Формализовав бизнес-процесс «Поиск и подбора персонала», мы получили следующие результаты:

• На 7% снизились потери рабочего времени специалистов департамента управления персоналом (теперь отпала необходимость в многократном консультировании руководителей структурных подразделений, где открываются вакансии).
• На 30% сократился средний срок закрытия вакансий.
• Зоны ответственности за каждый этап процесса поиска, побора и найма персонала четко распределены между заказчиком и рекрутером. Теперь если заказчик не подал (или несвоевременно подал) заявку, вовремя не отреагировал на предоставленную информацию о кандидатах — конфликтных ситуаций не возникает.
• Бизнес-процесс подбора кадров стал «прозрачным», что позволяет своевременно выявлять и устранять сбои.

Мы также рассчитываем, что оптимизация работы с кандидатами будет содействовать улучшению имиджа компании как работодателя на региональном рынке труда.

Автор — Коваленко Елена

25.09.2011

Источник — www.hr-portal.ru

Есть расхожая фраза: кадры – основной ресурс компании. Однако на практике автоматизация процессов, которые так или иначе связаны с управлением кадрами, решается в самую последнюю очередь. Прежде всего улучшают основной бизнес-процесс компании, который приносит прибыль. Автоматизируют процессы бухгалтерии, документооборот предприятия. Что касается кадровой работы, она ведется по однажды сложившимся и уже привычным сценариям. Соблюдение порядка поддерживается требованиями к кадровой документации и усилиями самих сотрудников отделов кадров.

Сегодня эта ситуация начала меняться. По статистике запросов и внедрений ELMA BPM, спрос на улучшение HR-процессов увеличился и продолжает расти. Разберемся, почему все больше компаний осознают потребность в оптимизации работы кадровой службы. Выделим основные бизнес-процессы HR-департамента и рассмотрим, какие из них стоит автоматизировать с помощью BPM.

Потребность в автоматизации

В общей структуре компании работа HR-департамента – это группа сервисных бизнес-процессов. Они обеспечивают основной процесс и процессы управления компанией необходимыми ресурсами.

Операционная деятельность компании. Структура бизнес-процессов

С точки зрения автоматизации, цели улучшения процессов разных уровней имеют отличия.

Процессы управления отвечают за маневренность компании, чуткость к изменениям условий рынка и развитию бизнеса. Автоматизация основного бизнес-процесса позволяет снизить издержки на каждую транзакцию, увеличить скорость и качество их выполнения, а главное прибыль компании. Цена ошибки при неверной или неотлаженной организации основного процесса велика – потеря заказа, клиента, прибыли. Именно поэтому автоматизацию бизнес-процессов как правило начинают с основного процесса.

Что касается кадровой работы и других обеспечивающих бизнес-процессов (АХО, IT и другие) – это всегда накладной расход. Но цена ошибки здесь не велика. Ресурсы, которые требуются, например, на закрытие вакантной должности, тоже. Для чего вкладываться в автоматизацию?

Дело в том, что самих обеспечивающих процессов и транзакций по каждому из них в компании много. В итоге небольшие потери в процессе при большом количестве транзакций приводят уже к значительным рискам. Выстроенный и автоматизированный обеспечивающий процесс исключает эти потери, что сказывается на эффективности всей компании.

BPM как инструмент автоматизации HR-процессов

На практике компании по-разному подходят к организации работы с кадрами. Самый популярный сегодня инструмент автоматизации – его отсутствие. Обычно кадровые процессы неформализованы или слабоформализованы. Существуют должностные инструкции. Для управления кадрами используют Excel, формируют реестры, издают приказы, служебные записки и т.д.

Среди IT-решений для автоматизации HR можно выделить:

• Инструменты KPI, ЭДО, 1С для решения отдельных кадровых задач;
• Коробочные программы и приложения, закрывающие совокупность задач по управлению кадрами;
• HRM-модули для ERP (расширяют функционал ERP, которая как правило уже есть, если компания достаточно крупная);
• Полноценные HRM-системы – мощные и дорогие решения;
• BPM-системы для автоматизации бизнес-процессов, в том числе процессов HR-департамента.
• Системы КЭДО для автоматизации кадрового электронного документооборота.

Инструменты автоматизации HR

Инструментов много. Единого мнения по функционалу HRM-решений не существует. Например, одни инструменты включают расчет зарплаты, другие считают это функционалом ERP. Все инструменты класса HRM подходят к автоматизации кадровой работы по-разному.

ВPM-система не является решением, специализированным для автоматизации HR, однако за счет своих возможностей имеет несколько преимуществ. Во-первых, ВPM позволяет выстраивать автоматизированные процессы кадровой работы так, как необходимо каждой конкретной компании. Моделировать процессы различного уровня детализации, логики построения. При этом гибкость системы позволяет оперативно изменять составляющие этапы и настройки процессов. В итоге информационная система решает конкретные, нужные компании задачи.

Во-вторых, в случае BPM компания использует одну систему для автоматизации и кадровых, и других бизнес-процессов. Ей не нужно расширять ИТ-парк новыми инструментами, что очень удобно для сотрудников. Например, в случае ELMA BPM сотрудники могут запускать любые автоматизированные процессы с помощью одного интерфейса системы.

Пример веб-интерфейса ELMA BPM, в котором сотрудник может выбрать и запустить в работу нужный автоматизированный бизнес-процесс

По опыту ELMA, BPM-систему редко внедряют с целью автоматизировать исключительно кадровые процессы. При этом 3/4 компаний постепенно включают HR в работу системы. Если идет автоматизация финансовой части, подтягиваются подотчетные расходы на командировки. Если это документооборот, появляются кадровые документы, которые также удобно генерировать и отправлять по маршрутам согласования с помощью одной информационной системы. Есть проекты, когда BPM-система интегрируется с имеющимися у компании HR-решениями («Босс-Кадровик», 1С-конфигурации и т.д.). В целом любой проект внедрения так или иначе включает HR-процессы в контур автоматизации.

Структура HR-процессов и примеры автоматизации в BPM

Рассматривая бизнес-процессы HR-департамента, мы не затрагиваем творческую часть работы кадровой службы, которую сложно формализовать как процесс (например, развитие корпоративной культуры, решение конфликтных ситуаций). Мы сконцентрируемся на повторяющихся, довольно рутинных процессах кадровой службы, таких как подбор, прием и увольнение сотрудников, формирование графика отпусков, организация командировок и т.д. Такие процессы очень удобно моделировать и автоматизировать с помощью BPM.

Бизнес-процессы HR-департамента

В целом HR-департамент любой компании решает три основные задачи – найм персонала, сопровождение работы и увольнение сотрудников. В более крупных компаниях сюда добавляются процессы планирования кадровой политики – сколько людей необходимо предприятию, и когда они потребуются с учетом роста компании. В зону ответственности кадровой службы также входит группа задач по учету кадров/вакансий и кадровому делопроизводству.

Найм персонала

Бизнес-процесс найма персонала можно разбить на несколько составляющих. Это подбор соискателей, который включает формирование заявки на поиск сотрудника, поиск и испытание кандидатов. К процедурам найма относят оформление утвержденного кандидата в штат и последующие процедуры по адаптации и обучению нового сотрудника. Разумеется, автоматизация предполагает возможность мониторинга за текущей работой по процессу.

Совокупность процессов найма персонала

BPM позволяет моделировать собственный маршрут найма персонала, включать в него те этапы, которые необходимы. Например, компания может автоматизировать только подачу и согласование заявки на поиск сотрудников по новой вакансии – когда менеджер формирует заявку в веб-интерфейсе системы, затем она автоматически отправляется на согласование руководителю и поступает в кадровую службу. Может включить в процесс процедуры приема кандидата в штат – сотрудники будут параллельно получать задачи по оформлению документов соискателя, организации рабочего места, выдаче доступов в корпоративные ИТ-системы и т.д. В каждой компании один и тот же процесс может иметь значительные различия.

Пример процесса проведения собеседований

Пример процесса подбора кандидатов по заявке на вакансию

Работая в системе, сотрудники могут отслеживать, на каком этапе ведется работа по каждому запущенному экземпляру процесса. Например, автор заявки на поиск сотрудника видит, что HR-департамент уже отобрал несколько кандидатов на эту должность, и в данный момент они проходят собеседования.

BPM-система позволяет внести дату и время собеседований в календари специалистов (предварительно им будет отправлена задача подтвердить указанное время встречи), отправить тестовое задание на рассмотрение ответственным сотрудникам. По итогам испытаний руководители оценивают кандидатуру – это позволяет быстро собрать мнения о соискателе и принять объективное решение по трудоустройству.

Собеседование с кандидатом на вакансию вносится в календарь руководителя

Рассмотрение тестового задания, выполненного соискателем (мини-ролик)

Для самого HR-специалиста система также становится удобным инструментом, помогающим в работе. В одном информационном окне сотрудник видит все открытые вакансии и их приоритетность. Подобная статистика доступна руководителю HR-отдела и руководству предприятия.

Информационное окно для сотрудника HR cо списком актуальных вакансий

Система исключит повторную обработку соискателей из «черного списка», позволит быстро формировать и просматривать банк отложенных ранее кандидатов. Это исключает повторное рассмотрение резюме. Если подходящий специалист уже есть в банке кандидатов, искать человека не потребуется вовсе.

Формирование списка кандидатов на вакансию / банка резюме

Создание карточки нового соискателя

Управление отпусками и периодами отсутствия (отгулы, больничные, опоздания)

Жизнь любого трудового коллектива предусматривает ежегодные оплачиваемые отпуска. Иногда сотрудники вынуждены отсутствовать на рабочем месте вне запланированного периода. Специалист может заболеть, задержаться в пробке – непредвиденные обстоятельства, которые могут случиться в каждым, не должны влиять на рабочий процесс.

BPM-система позволяет автоматизировать процесс согласования не только плановых, но и непредвиденных отсутствий сотрудников на рабочем месте. Понимая, что не сможет прибыть вовремя, сотрудник с мобильного или компьютера запускает процесс согласования отсутствия – система автоматически уведомит руководителя и перестроит срочные бизнес-процессы, отправляя задачи не отсутствующему сотруднику, а замещающему его исполнителю.

При этом сам сотрудник получит задачу распечатать заявление на фактический период отсутствия (заявление уже сгенерировано и прикреплено к задаче), подписать и занести оригинал в отдел кадров. Чтобы обеспечить соблюдение этого требования, срок выполнение задачи ограничен. Как правило компании устанавливают период в три рабочих дня.

Пример процесса оформления отсутствия

Что касается плановых отпусков, достаточно сложной задачей HR-департамента является формирование ежегодного графика. Особенно трудно это дается крупным предприятиям. С помощью BPM составить график отпусков, согласовать его и, более того, корректировать в течение года становится проще.

Пример процесса формирования графика отпусков

Система отправляет сотрудникам задачи о необходимости спланировать даты отпусков. Она автоматически рассчитывает лимиты имеющихся дней отпуска, работникам не нужно запрашивать эти сведения в кадровом отделе. Когда штат компании исчисляется сотнями и тысячами специалистов, только эта функция уже значительно упрощает процесс.

Задача выбрать время отпуска

Система аккумулирует данные по всем сотрудникам компании, проверяет запланированные даты на возможность пересечений с «замещающими» специалистами. В случае совпадения дат, отправляет задачу с просьбой скорректировать даты отпуска. Сведения по отпускам утверждаются на уровне руководителей отделов, поступают в кадровую службу для формирования сводного графика отпусков.

График отпусков и дней отсутствия, сформированный в BPM-системе

Система автоматически проверяет график отпусков и выявляет сотрудников, которые выходят в отпуск в ближайшие две недели. Они получают соответствующие уведомления с просьбой оформить и передать заявление на отпуск в кадровую службу, либо скорректировать даты отпуска.

В небольших компаниях, которые не составляют ежегодный график отпусков, для эффективного управления отсутствиями бывает достаточно автоматизировать процесс подачи и согласования заявления на отгул или отпуск, с последующей передачей в кадровую службу.

Отправка заявки на отпуск по маршруту согласования

Для удобства руководителей отделов, менеджеров проектов система предоставляет сводный отчет – кто из сотрудников отсутствует на рабочих местах, в какое время и по каким причинам. Это удобно для планирования работы, быстрого распределения задач.

Сведения о периодах отсутствия сотрудников

Посмотрите запись трансляции, посвященной автоматизации процессов HR-департамента. Эксперты ELMA разбирают описанный нами материал, более детально рассказывают о процессах найма персонала, управления отсутствиями. Приводят много примеров моделей процессов и интерфейсов, с которыми непосредственно работают сотрудники после внедрения системы.

Кроме того, спикеры рассматривают процессы увольнения сотрудников, организации командировок, кадрового делопроизводства. Раскрывают возможности BPM по учету кадров, открытых вакансий и банка резюме.

В современной бизнес среде популярен термин «управление персоналом». Что же такое управление персоналом? Какие его базовые принципы и их роль на рабочем месте?

В статье мы дадим ответы на эти вопросы, разберем какие шаги требуются для успешного внедрения системы.

Рассмотрим роль автоматизации в управление персоналом на примере лучших программных решений на рынке.

Как работает управление персоналом?

Управление персоналом — это совокупность процессов, направленных для максимального повышения уровня производительности труда, за счет эффективного управления трудовыми ресурсами организации и повышение квалификации персонала.

Под трудовыми ресурсами мы понимаем общее количество сотрудников, работающих в данной компании или задействованных на отдельных проектах.

Из определения следует, что концепция управления персоналом тесно связана с оптимизацией производительности труда сотрудников.
Повышение уровня производительности включает совокупность действий, направленных на создание и поддержание продуктивной рабочей силы, с дальнейшим повышением её эффективности.

Базовая стратегия управления сотрудниками включает в себя следующее процессы:

Управление персоналом — это спектр методов, которые работают применительно к широкому кругу предприятий, компаний и организаций.

На практике, грамотное использование методов управления кадрами позволяет развивать внутренний потенциал ресурсов компании с целью роста основных показателей.

Далее мы подробно рассмотрим систему и набор процессов, задействованных в управлении персоналом.

Что такое система управления персоналом?

Система управления персоналом — это сочетание методик управления сотрудниками, которые позволяют получить полное представление о результатах их работы, создать условия и стимулирование для достижению бизнес-целей.

Для максимального эффекта от управления персоналом в бизнесе необходимо применять системный подход.

В этом суть системы WFM (Workforce Management System)— оптимизировать все процессы и этапы, для максимально качественной реализации управления персоналом.

Успешное внедрение системы гарантирует запуск необходимых вышеперечисленных процессов, начиная от сбора данных в режиме реального времени до проведения аналитики.

Это позволит руководителям лучше понимать возможности отдельных сотрудников команды и оптимально распределять текущие задачи на соответствующих исполнителей.
Чтобы сделать систему управления персоналом максимально эффективной, требуется выполнить пару тщательно продуманных шагов, которые связывают наиболее важных процессы управления персоналом.

Прежде чем мы углубимся в детали конкретных шагов, мы должны объяснить, что считается процессом в данном контексте.

Что такое процессы управления персоналом?

Под процессом в рамках системы управления персоналом понимается действие или процедура, которая служит одной из двух целей — отслеживание деятельности сотрудников и повышение эффективности работы компании.

Кадровые ресурсы являются самым ценным активом компании. Поэтому стратегический бизнес-план должен гарантировать, что выбор ваших сотрудников для решения каждой задачи является надлежащим, совместимым с графиком и уровнем компетенции выбранного сотрудника.

Теперь давайте объясним, какие процессы существуют в системе WFM, и подробнее остановимся на каждом из них.

Чтобы получить оптимальные результаты, вы должны следовать определенному порядку запуска процессов управления персоналом.

Это связано с тем, что некоторые процессы взаимозависимы и для запуска следующего процесса требуется завершение предыдущего. Ниже приведены 5 самых важных процессов, которые вы всегда должны включать.

Помимо базовых процессов, вы можете добавлять и другие, которые считаете важными применительно для вашей бизнес-модели.

Процесс № 1 — сбор данных

Сбор данных является фундаментом любого измерения. Без соответствующих данных вы не сможете проанализировать производительность вашей компании и сравнить производительность отдельных сотрудников.

Например, вы можете вести учет рабочего времени, что позволит:

Процесс № 2 — Прогноз рабочей нагрузки

Когда у вас есть соответствующая информация о ваших проектах и ​​сотрудниках, вы можете делать оценки. На базе текущей оценки осуществляется долгосрочное планирования и достижения целей вашей компании — ежемесячно или ежегодно.

Важным аспектом прогнозирования будущей рабочей нагрузки, это потенциальная потребность в расширении текущей рабочей силы. Это решающий процесс для следующего шага, позволяющий:

Процесс № 3 — Расчет потребности в персонале

Требования к персоналу относятся к двум важным аспектам их работы:

Например, ваши результаты отслеживания времени могут показать, что сотрудники тратят слишком много времени на свои задачи, что может привести к срыву сроков.

Это явный признак того, что вам, требуется нанять больше сотрудников, чтобы справиться с рабочей нагрузкой в ​​будущем, в соответствии с прогнозом, сделанным на предыдущем шаге.

Процесс № 4 — Составление штатного расписания

Правильное планирование смен ваших сотрудников может стать драйвером развития бизнеса, особенно если ваша компания работает в 2 смены продолжительностью восемь часов или более.

В зависимости от энергетического уровня и образа жизни в целом, всех людей можно условно разделить на утренних жаворонков и полуночных сов. Это означает, что нет фиксированного периода, когда все сотрудники будут чувствовать себя наиболее продуктивно, и этот факт должен быть отражен в штатном расписании.

Вот несколько примеров того, как результаты отслеживания времени могут помочь вам эффективно планировать расписание и назначать задачи:

Следует отметить, что существует группа людей с промежуточным типом, которые более эффективны в середине дня. Распределение наших уровней энергии в течение дня, определяет уровень нашей продуктивности.

Поэтому важно обращать внимание на этот фактор, когда вы составляете расписание для своих сотрудников.

Процесс № 5. Оценивайте ежедневную производительность каждого сотрудника

Руководители, как правило, сосредоточены на общей картине, и им может быть трудно отслеживать повседневную деятельность, в отношении каждого работника. Чтобы быть лучше информированными о своих сотрудниках, руководители и HR-менеджеры должны использовать систему управления персоналом для оценки эффективности сотрудников.

На этом этапе оценки лучше всего использовать объем времени, который ваша команда тратит на работу (из отчета), чтобы ответить на следующие вопросы:

Каковы преимущества эффективного управления персоналом?

Внедрение управления персоналом дает множество преимуществ для компании и ее отдельных сотрудников.

Каждое из преимуществ поможет вам добавить важные компоненты, которые позволят быть эффективнее вашему бизнесу, посредством управление персоналом:

Преимущества управления персоналом

Теперь, когда мы оценили преимущества, которые получают компании от успешного внедряя системы WFM, мы можем рассмотреть важность управления персоналом в деталях.

В то время как многие компании считают управление персоналом и планирование, простым инструментом для определения потребности в персонале. Описанные выше преимущества свидетельствуют о том, что эта система представляет собой гораздо больше возможностей. Набор инструментов и программного обеспечения, основанных на производительности сотрудников, может значительно повысить указанные преимущества, поскольку автоматический анализ снижает вероятность человеческой ошибки.

Стратегический подход к максимальному повышению уровня производительности ваших сотрудников приведет к высокой рентабельности инвестиций.

Подводя итог, внедрение системы управления персоналом помогает компании расти с точки зрения производительности, а значит, и прибыли.

Обязанности менеджера по персоналу

Люди, отвечающие за управление персоналом на рабочем месте, несут широкий круг обязанностей.

Существует 7 основных категорий, за которые отвечает менеджер по персоналу:

В малом бизнесе большую часть этих обязанностей выполняет владелец компании.

В среднем и крупном бизнесе эти обязанности выполняют менеджеры по персоналу.

Обязанности аналитика управления персоналом

Аналитик управления персоналом выполняет более конкретную роль в процессе управления персоналом. Обычно они отвечают за:

Некоторые аналитики управления персоналом работают в одной конкретной организации или компании.

Однако можно нанять такого специалиста на договорной основе — их конкретные обязанности варьируются от контракта к контракту.

Эффективное программное обеспечение для управления персоналом

Если вы ищете эффективный способ управления персоналом, вы можете попробовать программное обеспечение для мониторинга персонала. Автоматизация всегда является правильным выбором, когда речь идет о повышении производительности, устранении избыточности повторяющихся задач и снижении вероятности человеческой ошибки
.
Существуют различные типы программного обеспечения для управления персоналом, в соответствии с тем фактом, что управление персоналом включает в себя большое количество различных задач. Итак, давайте рассмотрим некоторые из соответствующих категорий программного обеспечения, что позволит ответить на вопрос — нужно ли вам вам программное обеспечение для управления персоналом?

Преимущества использования программного обеспечения

Вы можете извлечь выгоду от использования программного обеспечения для отслеживания времени, ПО для планирования, коммуникационной платформы, системы управления человеческим капиталом или HR-решения для привлечения талантов и вовлечения действующих сотрудников.

Независимо от рассматриваемой категории, использование программного обеспечения повысит эффективность вашей организации за счет автоматизации различных повторяющихся и неповторяющихся задач. Кроме того, программное решение для управления персоналом позволит упростить повседневные операции, предоставляя вам ценную аналитику и информацию о вашей текущей рабочей силе.
Рассмотрим пример использования программное обеспечение для управления персоналом Bitcop.

Этот инструмент позволяет отслеживать точные временные затраты сотрудников на задачи и проекты. Система собирает данные с какими бизнес-приложениями и сайтами взаимодействовал специалист во время выполнения задачи, это позволяет найти узкие в бизнес-процессах с целью их оптимизации.

Эти данные позволяет провести анализ, чтобы спрогнозировать будущую рабочую нагрузку, рассчитать потребность в персонале, принять решение о штатном расписании, а также оценить ежедневную производительность каждого сотрудника.

Помимо отслеживания работы, вы также можете отслеживать отгулы, больничные и отпуска — все это как отдельные проекты, по которым вы можете легко создавать отчеты.

Вывод

Управление персоналом — это набор процессов, направленных на то, чтобы помочь вам максимизировать производительность ваших сотрудников для достижения заранее определенных целей вашей компании.
Это всеобъемлющая система, которая предупреждает вас о необходимости следить за всеми важными деталями вашего бизнеса.
Эта система WFM должна внедрятся в любой компании или организации, стремящейся оптимизировать рабочие процессы, повысить производительность, соответствовать требованиям, а также удовлетворить клиентов и клиентов.

Управление персоналом – одна из самых необходимых составляющих в работе любого крупного предприятия. Кроме всего прочего, это бизнес-процесс, который необходимо организовать таким образом, чтобы все сотрудники предприятия чувствовали себя комфортно и могли работать на благо компании.

Под бизнес-процессом обычно понимают периодически повторяющуюся последовательность определенных процедур, связанных между собой и направленных на создание определенных ценностей для потребителей. Для организации бизнес-процесса активно используются внешние ресурсы.

Бизнес-процессы HR

Бизнес-процессы должны находиться под контролем только одного менеджера – именно он несет ответственность за его выполнение и конечный результат. Практически на любом предприятии обычно выполняется сразу несколько бизнес-процессов, которые классифицируются по определенным признакам.

Отдельного внимания заслуживают бизнес-процессы в сфере управления персоналом: они являются внутренними и направлены на потребителей, находящихся в штате предприятия. Для формирования процесса необходимо знать все о потребителе, поскольку именно от него зависят требования, предъявляемые к выполняемым операциям.

Существует несколько разновидностей процессов, направленных на развитие предпринимательского дела. Бизнес-процесс управления персоналом сложно отнести к какой-либо привычной классификацией, поскольку он представляет собой большое количество независимых друг от друга подпроцессов: вспомогательных, управляющих и т.д.

Процесс по управлению персоналом

Современные бизнесмены стремятся стабилизировать дело, которым они занимаются, и прилагают для этого все усилия. Для этого необходимо сформировать качественные бизнес-процессы, представляющие собой четкую схему, с помощью которой вести работу легче обычного.

К упорядочиванию собственной деятельности некоторые предприниматели приходят далеко не сразу. Обычно это случается после длительного периода убыточности, когда единственным выходом из сложной ситуации является реорганизация предприятия. В качестве дополнительной меры бизнесмены упорядочивают (оптимизируют) работу абсолютно всех специалистов в своем предприятии.

От качественно выполненного подбора сотрудников зависит вся дальнейшая работа предприятия, именно поэтому подбор является ведущим направлением деятельности HR-отдела, управляющего персоналом. Упорядоченный процесс рекрутинга и формирования команды позволит обзавестись профессиональными сотрудниками.

Бизнес-процессы, связанные с поиском и дальнейшим наймом персонала, утверждаются рядом документов, установленных руководителями предприятий. Практически на каждом предприятии подобные документы являются одинаковыми, все рекрутеры действуют по схожей схеме, которая, по сути, состоит из девяти этапов.

Как выбирают персонал крупные предприятия?

Процессы HR были созданы для того, чтобы подбирать качественный персонал для предприятий.

Начинается рекрутинг с определений потребностей компании

Необходимо понять, какие именно специалисты нужны для выполнения поставленных предприятием задач и проектов.

Подача заявок

После того, как предприятие определилось с количеством нужных специалистов и их квалификацией, сотрудники HR-отдела обязаны подать заявки на выбор кандидата в местные государственные структуры (центры занятости населения, кадровые агентства и т.д.). Все подающиеся заявки должны содержать требования к потенциальным сотрудникам (наличие опыта, определенных умений и навыков, знание иностранных языков), некоторые работодатели также формируют запросы, указывая желаемый возраст и пол кандидатов. Сформированная заявка подписывается руководителем предприятия.

Уточнение заявок

Для обеспечения качественного бизнес-процесса сотрудникам HR-отдела приходится уточнять заявки, поданные руководством. Все работники предприятия, занимающиеся рекрутингом, должны понимать, кого именно следует принять на работу. Специалист обязан уточнить следующие позиции:

• наименование имеющейся вакансии, ее структурное подразделение}
• причина появления открытой вакансии}
• место в организации, которое займет новый специалист, его непосредственный руководитель или число подчиненных}
• обязанности нового специалиста предприятия}
• основные требования, предъявляющиеся к соискателям.

Предприятие, намеренное отыскать новых сотрудников, должно корректно указать требования, предъявляемые к потенциальным кандидатам:

• желаемый возраст сотрудника}
• уровень образования}
• необходимый для выполнения внутренних потребностей предприятия опыт работы}
• профессиональные навыки по узкому профилю (если таковые имеются).

HR-специалист обязан иметь представление о том, какие профессиональные навыки необходимы на той или иной позиции, какие качества (личные и деловые) должен иметь новый сотрудник, желающий получить работу. Это необходимо для выполнения корректного анализа должности, на которую разыскивается новый сотрудник.

Формирование профиля для вакансии

Только после того, как руководством были сформированы требования к будущему сотруднику и обозначены условия, в которых он будет трудиться в рамках предприятия, специалисты HR-отдела должны сформировать общий профиль должности с указанием дополнительной информации, а именно:

• обоснованных ограничений по возрасту}
• предпочтений по семейному статусу (далеко не все предприниматели готовы взять на работу сотрудника с маленькими детьми)}
• требований к наличию образования}
• требований по здоровью и опыту трудовой деятельности}
• наличия/отсутствия необходимых навыков, умений и знаний}
• наличия тех или иных личностных характеристик.

После того, как профиль был сформирован, специалист, отвечающий за данный участок работы, создает комплекс мер, направленных на поиск нового сотрудника. Он должен завизировать этот документ у руководителя предприятия. После выполнения данной процедуры профиль направляется руководителю отдела, который будет проводить собеседование с кандидатами.

Обычно список мероприятий бизнес-процесса для закрытия вакансии выглядит следующим образом:

• обозначение профиля должности, которую необходимо закрыть}
• определение источников, с помощью которых рекрутеры будут искать нового сотрудника}
• формирование рекламного объявления для дальнейшего размещения на интернет-порталах, в СМИ и прочих мультимедийных ресурсах}
• создание реестра вопросов для усложненного интервью (при необходимости закрытия вакансии узкой специализации).

Особенности работы HR-специалистов по поиску работников

После формирования требований к открытой вакансии специалисты отдела по подбору кадров в рамках бизнес-процесса начинают рассматривать различные источники, из которых к ним могут прийти потенциальные кандидаты:

• собственно компания (сотрудники кадрового резерва)}
• специалисты, принимавшие участие в практических занятиях внутри предприятия}
• поиск с помощью СМИ}
• базы данных экс-сотрудников компании (в этом случае рассматриваются только те кандидаты, чей профессионализм не вызывает сомнения у руководства)}
• базы резюме, созданные HR-отделом}
• поиск кандидатов с помощью центров занятости и кадровых агентств}
• поиск сотрудников через профсоюзные организации вузов и средних профессиональных учебных заведений}
• агентства по кадровому лизингу (для выполнения временных работ)}
• прямой поиск специалистов.

Бизнес-процессы управления персоналом – достаточно сложная наука, которая требует от специалистов HR-отдела находить подход ко всем кандидатам на должности внутри предприятия.

При рассмотрении кандидатов для закрытия руководящих вакансий HR-менеджер должен попросить их пройти психологическое тестирование, помогающее выявить наличие важнейших личностных и профессиональных качеств, необходимых для работы в компании. Для подобных кандидатов используются тесты, сформированные Кеттелом, Лири, Меграбяном, Айзенком и Кейрси.

Первые кандидаты на получение работы

Благодаря выполнению этих мер бизнес-процесса ежедневно предприятие получает большое количество резюме от кандидатов на те или иные вакансии. Все обращения обрабатываются, а информация оказывается в специальных базах данных. Если кандидат устраивает HR-менеджера, он связывается с ним по телефону и приглашает на собеседование.

В некоторых случаях специалист по кадрам предпочитает проводить первичное собеседование по телефону, по результатам которого решает пригласить кандидата в офис для проведения личного собеседования. Там соискателю предлагается заполнить анкету (иногда их даже несколько), затем он должен пройти устное собеседование, по итогам которого менеджер решает, подходит ли кандидат под существующие требования или нет. Если результат собеседования положителен, соискатель допускается к следующему этапу бизнес-процесса.

Большая часть всех имеющихся на сегодняшний день предприятий проводит дополнительные психологические испытания. Исходя из результата тестирования, штатный психолог организации обязан написать заключение и отразить в нем психологические особенности соискателя, его сочетаемость с предлагаемой должностью, достоинства и недостатки, в некоторых случаях даже указываются допустимые сложности при начале трудовой деятельности на новой должности.

Линейность бизнес-процесса – залог успеха

После того, как соискатель успешно прошел собеседование у HR-специалиста, он переходит к следующему звену: теперь ему необходимо убедить линейного менеджера в том, что он достоин получить место в компании. Как правило, бизнес-процессы, в которые входит повторное собеседование, несколько сложнее предыдущих, поскольку здесь звучат каверзные вопросы по узкой тематике, на которые кандидат обязан дать адекватные ответы.

HR-специалист передает менеджеру резюме соискателя, его анкету и результаты проведенных испытаний. В некоторых случаях собеседование с непосредственным руководителем переносится на другой день, однако чаще всего его организовывают непосредственно в день, на который назначена встреча с сотрудником отдела кадров.

После собеседования руководитель подразделения или его секретарь обязаны в течение двух ближайших дней оповестить кандидата о своем решении. Эта часть бизнес-процесса во многих организациях становится обязательной. При проведении интервью сотрудник, занимающий руководящий пост, пытается выяснить как можно больше о потенциальном сотруднике, что им движет, чего он хочет добиться внутри предприятия.

Безопасность предприятия превыше всего

Как только руководитель принимает решение о приеме того или иного кандидата на работу, вся собранная информация о нем поступает в службу безопасности предприятия для проверки. Это – обязательный элемент подавляющего числа бизнес-процессов, поскольку в последнее время участились случаи возникновения ситуаций, когда сотрудник оказывался принятым в штаб, проходил обучение, а затем о нем выяснялись нелицеприятные факты, например, наличие судимости или огромного количества открытых кредитов.

Сотрудники службы безопасности, получив информацию о новом работнике предприятия, обязаны в ближайшие три дня проверить все полученные данные и представить соответствующее заключение в HR-отдел. Если за новым сотрудником компании числятся крупные нарушения законодательства, вероятность того, что он получит это место и начнет работать, близка к нулю.

Далее HR-специалист, взявший сотрудника на работу, обязан проверить все рекомендации с тех мест работы, которые сотрудник указал в собственной анкете. Ему в рамках данного бизнес-процесса придется обзвонить все предыдущие места работы и уточнить информацию: должность, обязанности, профессионализм, причины увольнения и др.

Прием сотрудника на работу

На финальном этапе данного бизнес-процесса выносится решение о приеме соискателя на работу. После того, как кандидат проходит все испытания на своем пути, и сотрудники предприятия не видят причин для того, чтобы отказать ему, формируется официальное решение о приеме нового сотрудника.

Специалист отдела кадров предоставляет своему руководителю всю имеющуюся информацию о новом сотруднике. Тому необходимо изучить ее и на этом основании подписать решение о приеме на работу кандидата. В некоторых случаях руководители предприятий проводят свое собственное собеседование с потенциальными работниками.

Как только руководитель компании поставил свою официальную подпись на решении, HR-менеджер должен отправить новичка в отдел кадров, где тот сможет оформить все необходимые документы. Однако этот этап является далеко не последним в бизнес-процессе управления персоналом, существует еще несколько его дополнительных частей.

Если на том или ином этапе выясняется, что кандидат не подходит под открытую вакансию, HR-специалист поблагодарит его за отклик и откажет. Анкета кандидата в рамках бизнес-процесса отправляется в базу данных, где будет находиться либо до окончания срока хранения документов, либо до тех пор, пока потенциальный работник не пригодится для закрытия иной имеющейся вакансии внутри предприятия.

Предоставление рабочего места сотруднику

После официального уведомления работодатель обязан уведомить соискателя о дате начала трудовой деятельности или же стажировки. Согласно существующему законодательству, которое учитывается бизнес-процессом, сотруднику необходимо пройти медицинский осмотр, в ходе которого будет произведена полная диагностика его организма.

Устраиваясь на работу, сотрудник должен предоставить целый пакет важных документов HR-специалистам:

• копию паспорта}
• трудовую книжку}
• ИНН}
• СНИЛС}
• копию диплома о высшем образовании (с вкладышами)}
• ксерокопию военного билета}
• несколько фотографий 3х4 (количество зависит от компании)}
• ксерокопию свидетельств о браке и рождении детей, которым на момент приема кандидата на работу нет 18 лет.

Иногда работодатели в рамках этого бизнес-процесса требуют от своих сотрудников предоставить им целый ряд дополнительных документов: медсправку о прохождении осмотра, копию водительского удостоверения, первых страниц загранпаспорта и т.д. В некоторых предприятиях этот процесс организовывается по принципу, отличному от других, – именно там нужны дополнительные документы.

Новому сотруднику предлагается написать заявление с просьбой принять его на работу, оно визируется всеми вышестоящими руководителями, после чего направляется в HR-отдел, где инспекторы оформляют новичка и формируют соответствующий приказ для подписи руководства. Специалисту отдела кадров понадобится познакомить нового сотрудника с большим количеством важной документации:

• приказом о зачислении в штат}
• условиями трудовой деятельности}
• трудовым договором}
• внутренними правилами}
• должностными инструкциями}
• положениями с требованием о хранении коммерческой тайны организации (если таковая имеется).

Бизнес-процессы: заключительные фазы

Как только сотрудник оказался в штате предприятия, может показаться, что на этом проведение бизнес-процесса по подбору заканчивается, но это не так. Далее специалисты HR-отдела должны помочь новичку адаптироваться в коллективе и научиться правильно себя вести. Для этого проводятся тренинги, семинары, на которых новым сотрудникам рассказывается о предприятии, его функционале, возможностях карьерного и личностного роста внутри предприятия.

Бизнес-процессы в данном случае раскладываются на большое количество последовательных этапов, среди которых прием на работу является самым важным. Как только сотрудник начинает активно проявлять себя, руководство может предложить ему посетить тренинги, направленные на развитие личных и профессиональных качеств.

В рамках существующего бизнес-процесса новые сотрудники активно вовлекаются в жизнь предприятия, их приглашают на мероприятия, праздники, акции, где они могут или поучаствовать или понаблюдать за ними в качестве зрителей. Сотруднику в данном случае лучше всего не отказываться, поскольку коллектив вряд ли сочтет это уместным. HR-специалист обязан разъяснить новому сотруднику, что внутри предприятия существуют свои культурные ценности и нормы поведения, которые следует соблюдать. В некоторых случаях эта обязанность возлагается на непосредственного руководителя нового сотрудника, понадобится также объяснять новичку некоторые мелочи бытового характера.

Благодаря столь объемному бизнес-процессу ни один новый сотрудник не остается без внимания. Это помогает ему чувствовать себя намного комфортнее на новом рабочем месте и выполнять задачи, поставленные перед ним предприятием. Практически все крупные организации перестали рассматривать своих сотрудников как детали в станке, которые можно легко заменить. Некоторые предприятия даже предпочитают «взращивать» руководителей высшего уровня внутри компании, не открывая эти должности для сторонних соискателей. Единственное, что в данном случае требуется от нового сотрудника, – активное желание развиваться и работать на благо предприятия. Тогда он точно будет замечен руководством и начнет двигаться по карьерной лестнице.

Результативность и плодотворность труда персонала любой компании непосредственно влияют на число проданных товаров и предоставленных услуг, прибыль, рост популярности фирмы. Поэтому огромное значение для всякой организации вне зависимости от ее сферы деятельности, направления, масштабов следует уделять системе управления персоналом.

Система управления персоналом ЛидерТаск

Поручайте задачи вашим сотрудникам прямо в ЛидерТаск, чтобы освободить свое время для более важных дел. Создавайте проекты и добавляйте в них ваших коллег для совместной работы и более эффективного выполнения. Предоставляйте доступы к задачам разным сотрудникам для совместного контроля процесса.

Скачать ЛидерТаск

Что представляет собой этот термин? Понятие обозначает совокупность принципов контроля работы сотрудников, лучшие методы, приемы, стратегии и технологии воздействия на кадровый состав, меры повышения продуктивности трудовой деятельности и улучшения качества предоставляемых услуг и реализуемых товаров.

Системе управления персоналом рекомендуется находиться под постоянным контролем у высшего руководства фирмы, а также на заметке у менеджеров среднего звена компании. Тщательно выстроенная структура коллективного управления позволяет избежать срывов дедлайнов, выпуска посредственной и второразрядной продукции, снижения качества оказываемых фирмой услуг.

Элементы эффективной системы управления персоналом

Масштаб системы определяется размером компании, политикой осуществляемого менеджмента и характером производственной деятельности на предприятии. Отдельные структурные элементы могут являться необязательными для одной фирмы, но необходимыми для другой. Есть ряд элементов, без которых сложно обойтись даже миниатюрному бизнесу.

Однако чаще всего в компаниях вне зависимости от вида деятельности выделяются такие составляющие элементы, как:

• кадровые деловые бумаги;
• администрирование персонала;
• оценивание рабочей деятельности сотрудников;
• повышение квалификации, категории, уровня развития членов организации;
• адаптация человеческих ресурсов, стажировка;
• проведение собеседований, подбор кандидатов на свободные места;
• формирование кадровой стратегической политики;
• деятельность, связанная с кадрами фирмы.

Каждый элемент системы управления имеет цели и функции, занимается определенным направлением деятельности в компании.

Цели системы управления персоналом

Любая организация обладает собственными целями, которые разделяются по сферам деятельности, масштабам производства, стратегическим функциям. Однако в большинстве случаев главную цель можно сформулировать примерно одинаково: ее суть — в подборе, рациональном использовании, развитии, обучении человеческих ресурсов.

Кроме того, существуют дополнительные цели, подразделяющиеся на два уровня. К первому уровню стоит отнести формирование динамичной стратегии управления сотрудниками с учетом регулярных изменений, прогнозирование и планирование трудовой деятельности персонала, становление мотивационной системы рабочего коллектива. Ко второму уровню целей имеют отношение изучение обновленного списка требований к подчиненным и вакансиям, динамики развития команды и трудовой деятельности.

Зачастую цели бизнес-организации делятся на четыре ключевые блока по адресной направленности: экономические, научно-технические, коммерческие, социальные.

Базовые функции системы

Выделяется немало целевых направлений, однако основными считаются восемь функций системы управления персоналом. К ним рекомендовано относить следующие:

• планирование трудового коллектива — изучение основ и потенциала человеческих ресурсов, анализ нужд организации и потребностей в новых кандидатах, осуществление трудовых прогнозов;
• рекрутирование и учет работников — подбор потенциальных сотрудников на свободные должности, проведение собеседований, наем, отчетность;
• обучение персонала — повышение квалификации, курсы переподготовки, стажировка, адаптация новеньких членов команды на рабочем месте;
• формирование мотивационных механизмов — разрабатывание и утверждение санкций, поощрений и системы штрафов, перерасчет оплаты труда;
• контроль социального развития — соцобеспечение, оздоровительные мероприятия, социальное страхование, питание, охрана здоровья и труда персонала, организация отдыха;
• правовое регулирование — техучет деятельности, обеспечение сотрудников научными источниками;
• нормализация условий труда — оптимизация рабочего пространства, контроль охраны труда;
• линейное руководство — непосредственное управление человеческими ресурсами.

В зависимости от вида подразделения у каждого отдела фирмы существуют особенные функции, выполнением которых они занимаются. Например, отдел кадров сохраняет нужных, компетентных и грамотных сотрудников, отдел социального развития реализует гражданские права и обеспечивает разнообразные гарантии социальной защиты кадровых ресурсов, а отдел по охране труда обеспечивает персонал безопасными и пригодными условиями для спокойного осуществления должностных обязанностей.

Функционал руководителей в системе управления персоналом

Наибольшую роль в системе кадрового менеджмента играет руководящее лицо в области управления человеческими ресурсами компании. Лидер должен утверждать штатное расписание, график работы подразделений и отдельных членов коллектива, проведения мероприятий по обучению, повышению квалификации сотрудников. Также начальник ответственен за положения по зарплате, графики отпусков, оценку деятельности коллег и акты, расследующие производственные аварии, сопряженные с травмами и несчастными случаями.

Помимо этого руководитель подписывает различные документы, связанные с назначениями на стажировку и новые должности, увольнениями, переводами. Он отдает приказы на выдачу пособий, предоставление отпусков, присвоение квалификационных разрядов, отправку на обучение, сокращение штата сотрудников и иные распоряжения.

Менеджер по персоналу также должен иметь навыки и умения по управлению кадровым составом фирмы. Он отвечает за слаженность и четкость системы управления персоналом, планирует работу людей, анализирует потенциал работающих человеческих ресурсов, прогнозирует, определяет наличие необходимости в новых специалистах, проводит маркетинг в отношении действующего персонала. Кроме того, менеджер поддерживает связь со службами занятости, специальными организациями по рекрутингу работников.

В функции менеджера по персоналу нередко входит оценка и анализ деловых, профессиональных и личностных навыков, характеристик, качеств подчиненных, создание предпочтительных условий для труда, участие в разработке и составлении расписании штата, организация передвижения и учета кадров, изучение причин текучки, управление занятостью сотрудников, работа по профориентации работников организации.

Принципы системы управления перосналом

Выстроенная, слаженная и проработанная система управления сотрудниками в компаниях основывается на базисных принципах:

• приоритет производственной деятельности над управлением коллективом;
• системность;
• приоритет механистических функций над структурой;
• устремленность структуры на дальнейшее совершенствование, улучшение организации;
• экономическая и финансовая целесообразность существования;
• научность;
• соблюдение субординации, иерархии.

Любой бизнес обладает также дополнительными принципами, которые могут не соблюдаться в остальных компаниях. Однако перечисленные выше положения чаще всего являются ключевыми.

Подсистемы управления персоналом

Сегодня экономистам и менеджерам известны несколько видов подсистем управления персоналом. К ним относятся основополагающие подсистемы:

1. Управления кадровыми ресурсами в компании. Осуществляет руководство над исполняющим производство и полнофункциональным подразделениями.
2. Планирования и маркетинга. Анализирует ресурсы, запасы и потенциал рынка труда, организует проектирование, прогнозирование кадровых ресурсов.
3. Учета имеющегося персонала в бизнесе. Нанимает персонал, проводит собеседования, выполняет эффективный отбор, принимает в организацию.
4. Управления административными отношениями. Анализирует личные и коллективные взаимоотношения существующих сотрудников, руководства. Управляет конфликтами, выполняет психологическую диагностику.
5. Обеспечения нормативных условий труда. Призвана соблюдать четкие правила и требования в области охраны труда, внешней среды, трудового процесса, технической эстетики.
6. Кадрового развития. Обучает, осуществляет кадровую переподготовку, повышает квалификацию.
7. Мотивационного компонента. Управляет мотивацией, целенаправленным поведением, тарификацией, зарплатой, организацией поощрений.
8. Социального развития. Регламентирует производственное питание, отпуска и дни отдыха, занимается обеспечением охраны здоровья сотрудников, соцстрахованием.
9. Структурного развития организационного управления. Выполняет анализ имеющейся структуры, разрабатывает график рабочего штата.
10. Правового обеспечения. Отвечает за решение юридических вопросов, занимается согласованием распорядительных и официальных документов по управлению кадровыми ресурсами.

Все подсистемы занимаются осуществлением собственных функций, моделей и концепций. Без многих из них крупным компаниям довольно сложно обойтись, поэтому корпорации включают каждую из них в деятельность собственного отдела кадров.

Организационная структура системы управления рабочим коллективом организации

Система управления персоналом организации — сложная структура, берущая ответственность одновременно и за обеспечение предприятия кадрами, и за методико-нормативное покрытие фирмы. Еще она состоит из уведомительного, административного, технологичного, делопроизводительного, материального обеспечения.

Все компоненты создают подобающие условия, необходимые в работе с членами трудового коллектива. К ним предъявляются определенные требования, обязательные для соблюдения отделом кадров. В большинстве случаев для нормального функционирования данной структуры требуются специально созданные подразделения, объекты на предприятии.

Методы, подходы и принципы управления персоналом

Гармоничная и согласованная работа системы напрямую зависит от применения конкретных стилей деятельности, точечно направленных на выстраивание структуры управления персоналом бизнеса. Их нередко объединяют в две обширные группы:

• формируют упорядоченную систему по управлению кадрами компании;
• отвечают за широкое развитие системы менеджмента.

Центральными практическими методами являются системный, сравнительный, декомпозиционный, динамический, экспертно-аналитический. Попробуем рассмотреть некоторые из ключевых средств, принципов подробнее.

Системный

Данный подход позволяет предварительно анализировать, а затем решать проблемы, связанные с усовершенствованием и повышением качества управления в корпорации.

Сравнительный

Суть такого метода заключается в сравнении имеющейся на территории предприятия системы управления персоналом с похожей системой в иной, но более известной, производительной и удачливой фирме. Наивысшей эффективности способа можно добиться, если во время сопоставления используются единообразные управленческие системы.

Последовательный

Принцип позволяет изучать влияние воздействия на систему управления входящих в нее обстоятельств вместе и по отдельности. При том среди них подбираются, идентифицируются и реализуются оптимизированные и немаловажные факторы.

Декомпозиционный

Довольно легкий метод, разбивающий сложные и многокомпонентные явления на простые и элементарные составляющие. Данный процесс необходим для дальнейшего проникновения в суть изучаемого феномена.

Динамический

Принцип, предусматривающий положение конкретной информации в динамике и исключающий произвольные и искаженные факты. Зачастую подобный метод употребляется при тестировании сущности многообразных числовых показателей, описывающих действующую в компании систему.

Структуризационный

Средство, отвечающее за верификацию целей и стратегической политики, которые уже присутствуют в фирме. Инструмент подходит для аргументации и примера функционирующей системы управления сотрудниками в ходе сопоставления ее с целеустремленностью организации.

Экспертно-аналитический

Метод требует вовлечения квалифицированных экспертов и руководства для решения проблем. В ходе экспертного анализа выявляет различные направления модернизации управления, оценивает вероятные причины недочетов имеющейся системы.

Нормативный

Метод, отвечающий за использование нормативов, их содержание и функциональный состав в кадровой области. Подходит для уточнения нужного количества сотрудников, типа структуры компании и конкретных критериев, по которым выстраивается аппаратное управление кадровой системой фирмы в целом.

Параметрический

Инструмент для конкретизации и толкования полнофункциональных зависимостей, рассматриваемых между показателями действующей системой управления персоналом и опций набора элементов производственной системы. Позволяет увидеть, определить соответствия.

Морфологический

Специфическое средство, применяемое для построения и исследования комбинированных вариантов управленческих постановлений и резолюций. В ходе методики все имеющиеся функции системы управления записываются в столбик, а рядом с ними указываются способы, варианты осуществления.

Творческий

Метод совместного обсуждения, в котором принимают участие не только руководящие лица, но и остальные члены трудового коллектива. Каждый имеет право высказать новые идеи, порождающие очередные идеи у собеседников. Огромный поток решений и большое число найденных путей в ходе такой беседы приводят к модернизации структуры организации.

Оценка системы управления персоналом в организации

Действенность выбранной системы в бизнесе или государственной компании оценивается с помощью детального анализа, который проводится не только отделом кадров, но и руководящим составом. В качестве характеристик для оценивания берутся такие показатели, как:

• производительность;
• социально-психологический климат, дисциплина в рабочей группе;
• образовательная и информационная часть, квалификационный уровень сотрудников;
• текучесть кадров;
• общие темпы роста зарплаты;
• затраты компании на программы социальной поддержки и направленности.

Полученные данные и зафиксированные результаты позволяют наглядно представить, а затем разработать на практике дальнейшие процедуры и стратегию системы управления персоналом. Если выясняется, что она не идеальна и нуждается в оптимизации, то совершенствование осуществляется за счет отталкивания от выявленных в фирме недочетов и проблем.

При этом потребность в комплексных преобразованиях может проявляться и на внешнем (финансы, сбыт продукции), и на внутреннем (непосредственная работа с кадрами) уровнях. Назревание составляющей проблемы происходит постепенно или в короткие сроки.

ЛидерТаск — приложение для управления персоналом в системе организации

Онлайн-платформа ЛидерТаск — еще один эффективный инструмент для управления делами и поручениями. Средство позволяет продуктивно управлять персоналом компании. С помощью приложения появляется возможность делегировать и контролировать ход исполнения задачи, отслеживать время выполнения заданий, вводить простую систему поощрений и штрафов.

Для удобной и мгновенной коммуникации с персоналом в программе имеется встроенный чат, расписание, уведомления и напоминания, инструмент для расстановки поручений по приоритету, показатели и графики продуктивности с автоматическим сбором статистических данных, полноценная аналитика по каждому сотруднику.

Обладая обширным и практичным функционалом, а также интуитивно понятным интерфейсом, ЛидерТаск делает управление персоналом легким и доступным. Он быстро синхронизируется на разных устройствах, работает в оффлайн-режиме. Есть бесплатная версия, тестовые периоды для платных тарифов.

Заключение

Система управления персоналом охватывает различные сферы деятельности с человеческими ресурсами. Ее грамотное выстраивание, своевременное оценивание, решение проблем, стратегическое развитие повышают прибыльность предприятия, эффективность труда персонала.

Методы согласованной работы и специальные современные инструменты также позволяют в разы улучшить управление персоналом и поднять рентабельность производства.

Управление персоналом как бизнес-процесс

#управление персоналом

#Управлениеперсоналом

#Персонал

#Сотрудники

#Эффективность

#квалификация

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала TheHRD
обязательна