Что предполагает информационное обеспечение любой компании в целом

Агафонова Маргарита Сергеевна, кандидат экономических наук, доцент кафедры управление строительством, ФГБОУ ВО «Воронежский государственный технический университет», г.Воронежagafecon@yandex.ru

Козярская Лилия Константиновна, студент института экономики, менеджмента и информационных технологий ФГБОУ ВО «Воронежский государственный технический университет», г.Воронежklk94@rambler.ru

Совершенствование информационного обеспечения управления организацией

Аннотация.В статье рассмотрено значение организации информационного обеспечения системы управления предприятием, как необходимое условие оптимизации организационноуправленческих решений. Раскрыта сущность понятий информационного обеспечения и организаций информационного обеспечения системы управления предприятием. Рассмотрены задачи, которые решаютсяпутем совершенствования информационного обеспечения управления организацией.Ключевые слова:информационное обеспечение, организация, система управления, предприятие

Проблема совершенствования информационного обеспечения деятельности в настоящее время имеет важнейшее значение для любого хозяйствующего субъекта, функционирующего в условиях рыночной среды.Последнее десять лет характеризуются не только радикальными изменением социальноэкономической среды, в которой функционируют российские предприятия и организации абсолютно всех форм собственности, но и стабильной направленностью формирования информатизации процессов управления.Информация принимаетобоснованные и эффективные решения. Она позволяет управлять. Но и информацией нужно управлять. Усовершенствование организацииинформационного обеспечения концепции управления предприятием связано с использованием вычислительной техники и информационных систем, созданных на концепции баз данных. Максимальный результат этих ресурсов дают при применении их в автоматизированных системах управления[2].Различные информационнотехнические новшества следует воспринимать как средство сокращения и удешевления аппарата управления. Так, например, появление телефона, радио, телевидения, персональных компьютеров, локальных компьютерных сетей и глобальной сети Интернет приводило в свою очередь к совершенствованию системы информационного обеспечения управления предприятием. В конечном итоге роль информации в организационном управлении фирмой постоянно возрастает, что связано с изменениями социальноэкономического характера, появлением новейших достижений в области техники и технологий, результатами научных исследований[1].

Информационное обеспечение, подразумевает собой целое направление, которое состоит в разработке методов и форм работы с информацией, отражающей в системе объекты, над которыми осуществляется контроль или управление, и организации этой информации в целях эффективного ее хранения, использования, а также обмена между системой и источниками или потребителями информации.

С помощью совершенствования информационного обеспечения достигаются следующие задачи:1.Экономичность затрат за счет снижения фонда ЗП; коммунальных услуг; расходов на оформление договоров и т.д.;2.Предотвращение затрат в будущем, а именно: избежание будущего увеличения количества персонала, снижение условий к обрабатыванию данных, снижение стоимости обслуживания и т.д.;3.Получение нематериальной выгоды: улучшение качества информации, увеличение производительности, новейшие производственные мощности, снижение просроченных платежей, полное применение программного обеспечения.Требования к информационному обеспечению управленческой деятельности и к управлению информацией формулируются так:

Саму информацию можно трактовать как совокупность сведений, сообщений, материалов, данных, определяющих меру потенциальных знаний менеджера о процессах или явлениях в их взаимосвязи.Качество информации, ее состав, содержание, привлекающиеся к руководителю, имеют определяющую роль в обеспечении действенности управления. Не ограничивается экономическими данными анализ информации. Он широко пользуется технической, технологической и другой информацией. Информатизация менеджмента в современных условиях базируется в основном на использовании вычислительной техники. Это многоаспектный процесс, включающий в себя:

составление соответствующей техникотехнологической базы;

организацию производства и сферы распределения информационновычислительных услуг;

отработку механизма информационного обслуживания и создание эффективной системы управления данными процессами;

внедрение и использование современных форм, способов и средств проведения информационной работы в процессах управления, а также создание для 1•удовлетворение информационных потребностей органов управления2•правильный отбор первичных сведений и источников информации3•правильная систематизация и классификация информации4•непрерывность процесса сбора и переработки информации5•проверка корректности (непротиворечивость данных6•приведение к общему формату информации7•фильтрация, агрегирование и актуализация информации8•многократное использование информации9•уменьшение числа показателей и объемов информационных потоков 10•отсутствие дублирования информацииэтого необходимых материальнотехнических, организационноэкономических и социальных условий[2].Система информации объединила в себе технические средства обработки цифровой и текстовой информации. Наиболее эффективной считается система информации, основанная на одновременном использовании вычислительной техники и средств автоматизированной обработки текстовой информации.Информационные технологии при всей своей революционности не отменили производственного процесса, не ликвидировали конкурентов и не отняли у человека право принимать решения. Внедрение системы автоматизации управления, как и любое серьезное преобразование на предприятии, считается трудным и зачастую болезненным процессом. Тем не менее, некоторые проблемы, возникающие при внедрении системы, достаточно хорошо изучены, формализованы и имеют эффективные методологии решения. Заблаговременное изучение этих проблем и подготовка к ним значительно облегчают процесс внедрения и повышают эффективность дальнейшего использования системы[1].Автоматизация дает больший эффект при комплексном подходе. Частичная автоматизация способно решить лишь грядущие проблема. Т.е. мы приходим к необходимости, создать полную модель бизнеспроцессов организации. Т.к. это позволит еще больше повысить управляемость компанией, а соответственно и увеличить ее конкурентоспособность. Эффективность бизнеса определяется между стратегическими целями и организационными инструментами, которыми предприятие располагает для их решения. Такое соответствие может рассматриваться как показатель жизнеспособности и стратегической перспективности предприятия.

Но использование даже самых современных и самых дорогих информационных систем не является панацеей от всех бед. Как всегда все зависит от человека, а информационная система –это просто высокотехнологичный инструмент, который требует навыков обращения с ним. А также, высокой организационной культуры персонала, который будет им пользоваться.При наличии информационной системы, руководитель способен получать актуальную и достоверную информацию обо всех срезах деятельности компании, Увеличить эффективность управления компанией за счет обеспечения руководителей и специалистов максимально полной, оперативной и достоверной информацией на базе единственного банка данныхУвеличить эффективность обмена данными между отдельными подразделениями, филиалами и центральным аппаратомОбеспечиватьсовершеннуюзащищенностьицелостностьданных на всехэтапахобработкиинформацииГарантироватьбеспроигрышныйучет и контроль поступлений расходованиявалютныхсредств на всех уровнях управленияАвтоматизация процессов позволяетбез временных задержек и излишних передаточных звеньев. Кроме того, информация подаётся руководителю в удобном виде «с листа» при отсутствии человеческих факторов, которые могут предвзято или субъективно трактовать информацию при передаче. Однако справедливо было бы заметить, что некоторые руководители не привыкли принимать управленческие решения по информации в чистом виде, если к ней не приложено мнение человека, который ее доставил.Наиболее конкретно и систематизировано определяют содержание организации информационного обеспечениясистемы следующим образом. Организация информационного обеспечения включает в организацию:

массивов информации;

потоков информации; процессов и средств сбора, хранения, обновления, переработки, передачиинформации, в том числе ведения нормативного хозяйства.

Представленная классификация задачи информационного обеспечения также построена исходя из отождествления понятий «информационное обеспечение» и «организация информационного обеспечения», что следует из определения: информационное обеспечениесостоит в организации массивов информации, информационных потоков. Кроме того, данная классификация не снимает вопроса о составе элементов информационного обеспечения и не отражает активной роли человека в организацииэтого процесса[2].

Неоднозначность трактовки определений «информационное обеспечение» и «организация информационного обеспечения» делаютнеобходимымуточнение сущности данных понятий с последующим определением содержания и задачорганизации информационного обеспечения системы управленияпредприятием[1].

Обобщение важнейших моментов управления с выделением особенностей автоматизированного управления позволяет сделать следующие, важные, на наш взгляд, выводы по поводу информационного обеспечения систем управления.

1. Сутьинформационного обеспечения любой системы управления, состоит в получении, накоплении, ведении, обработке и представлении органам управления знаний о прошлом, текущем и будущем состоянии объекта управления и системы управления в целом и отдельных ее частей, а также внешней среды, в которой функционируют объект и система управления.

2. Информационное обеспечение системы управления в том числе автоматизированной, можно охарактеризовать как систему и как процесс.

Систему составляют элементы, их свойства и связи.Характеризуя информационное обеспечение системы управления как процесс, называемый в дельнейшем информационным процессом, в целях исследования можно условно выделить его различные стороны.3. Информационное обеспечение, как процесс труда, есть сущность целостности трех факторов: собственно труда, средств труда, которыми являются средства лингвистического, математического, программного и других видов обеспечения ипредметов труда, в качестве которых выступает сама информация.

Для того чтобы получить и предложить органам управления необходимую по составу и качеству информацию их надо соединить между собой, что и обеспечивает человек. Человек и информационное обеспечение, как в производстве и в управлении является активным элементом, осуществляющим связи между собой, средствами работы с информацией и самой информацией. Этисвязи реализуются посредством определенных методови приемов, таких, как классификация, кодирование, унификация информации, программирования и многими другими[3].Информационные системы обеспечивают определенные качества перед конкурентами автоматизируя операции внутри системы и улучшая качество или поставку конечного продукта организации. Выдающиеся качества внутри самой компании проявляются в поддержке операционного контроля, организации управленческого контроля и в стратегическом планировании. Также информационные системы улучшают качество продукта, расширяя его документальную базу и сервис. Применяя массовую компьютерную сеть Руководители могут получатьинтернети обмениваться информациейи способныпроводить исследования.Органиовать свою деятельность, люди могут по разным причинам

чтобы закончить работу или задание, чтобы сократить или удалить дублирование действийи т.д.. Информационные системы должны поддерживать эти цели. Информационные системы могут обеспечиватьопределенные преимущества перед конкурентами автоматизируя операции внутри системы и улучшая качество или поставку конечного продукта организации. Преимущества внутри самой фирмы проявляются в поддержке операционного контроля, организации управленческого контроля и в стратегическом планировании. Также информационные системы улучшают качество продукта, расширяя его документальную базу и сервис. Используя глобальную компьютерную сеть Интернет, руководители способны получать и обмениваться оперативной информацией, а также проводить различного рода исследования[2].Таким образом, использование технологий, которые входят в понятие информационная система залог успешной деятельности. Если соответствовать таким рекомендациям, как определение оптимальной структуры финансовоэкономической службы и полная интеграция ее информационных потоков в автоматизированную системы информационного обеспечения управления и т.д., то при условии их выполнения будут способствовать совершенствованию информационного обеспечения управления, а так же повышению конкурентоспособности фирмы.

Ссылки на источники1.

Агафонова М.С., Лысенко А. А. Инновационное развитие экономики в России. Современные наукоемкие технологии, 2013.№101. С. 131a.2.Кибанов А. Я. Управление персоналом организации // Учебное пособие –2011695670с.;3.

Юсупов Р.М., Заболоцкий В.П. Научные и методологические основы .информатизации // Учебное пособие для вузов 2010. 212с.

ИТ-отрасль активно развивается. С ней связывается все больше аспектов человеческой и общественной жизни. Менеджмент на предприятиях – не исключение. Бизнес использует большое количество решений при выполнении поставленных задач. Информационные системы и технологии (ИТ) в сфере управления организацией – это методы, которые позволяют эффективно производить планирование, обмениваться данными, контролировать поставки, а также совершать другие действия, направленные на оптимизацию рабочих процессов и максимизации прибыли. Они выполняются на базе компьютеров или иной техники. В статье будет подробно разобран этот аспект руководства организацией, все его тонкости и разновидности.

Что это такое

Существуют различные определения понятия ИТ. Можно сказать, что это совокупность процессов создания, хранения, а также распространения информации. Традиционно принято отождествлять эту отрасль с использованием вычислительных машин. Это обусловлено тем, что с их внедрением эта сфера стала развиваться намного быстрее. Однако нельзя ограничиваться только электронными устройствами. Инструменты для фиксации данных и их дальнейшего обмена известны еще со времен античности. Это знакомые каждому человеку книги и их ранние аналоги: папирусы и глиняные таблички.

Целью использования информационных технологий (ИТ) на предприятии является решение задач в управлении объектами и процессами. С помощью письменности удалось значительно расширить возможности для строительства, ремесел и земледелия. Записи помогали нашим предкам вести отчетность и делиться опытом между собой. В 19 веке произошел прорыв в этой сфере. Кроме уже указанных средств, стали появляться новые – печатные машинки, граммофоны и пластинки для них. С начала 1940-х начали выпускать электронные инструменты – первые ЭВМ, электрические проигрыватели и диктофоны. Привычные нам методы стали применяться в 90-х годах. Сейчас задача у ИТ в глобальном смысле та же, только теперь делать это быстрее, удобнее и эффективнее.

Применение и значение

В наше время трудно переоценить роль использования информационных технологий в управлении предприятием, а также в других отраслях общественной жизни. Наблюдается тенденция к существенным переменам во всех областях, где присутствуют человеческие ресурсы. Руководители компаний стараются максимально оптимизировать все процессы и увеличить получаемую прибыль.

Управление кадрами

Это одна из многочисленных сфер, в которых задействованы описанные в статье технологии. Чтобы обеспечить бесперебойную работу отдела, начальники небольших контор последовательно внедряют системы по сбору и обработке данных. У них несколько основных функций. Среди них:

• учет количества действующих сотрудников;
• фиксирование операций по начислению оплаты труда;
• менеджмент трудовых ресурсов – поиск кандидатов на должности, обучение, проведение стажировок.

Если речь идет о более крупной фирме, то информационные технологии в управленческой деятельности охватывают руководство на всех уровнях: тактическом, стратегическом, а также операционном.

Основные требования

Существует ряд параметров, которым должно соответствовать ПО, если его цель – оптимизация работы отдела кадров. Некоторые из них:

• высокая степень защиты от доступа посторонних лиц;
• понятный для пользователей интерфейс;
• быстрая обработка данных в режиме real-time;
• возможность функционирования в локальной сети или Интернете;
• ранжирование прав в зависимости от должности и полномочия сотрудников.

На сегодняшний день на рынке существует большое количество продуктов от разных производителей. Но перед приобретением необходимо убедиться, что программа соответствует указанным выше требованиям. В противном случае она не сможет выполнять поставленные перед ней задачи.

Разновидности

После того как мы выяснили, что такое информационные технологии в управлении, нужно разобраться с категориями, на которые они делятся. Подробнее – в этом разделе.

Базовые

Эта группа включает в себя все ИТ, которые были созданы человеком, и используются для различных целей. Выделяют:

• Телекоммуникационные – мобильная связь, интернет, кабельное и спутниковое ТВ.
• Текстовые – например, автоматические распознаватели речи, которые записывают ее в печатном виде.
• Графические – работа с изображениями: фоторедакторы, софт для рисования и моделирования.
• Мультимедийные – одновременная обработка картинки и звука.
• Базы данных – служат для хранения и переработки информации.
• Интернет – почтовые клиенты, мессенджеры, сайты.
• Программные – разработка ПО.
• Серверные – соединение пользователей.
• Защитные – предотвращают утечки и кражу трафика.
• искусственный интеллект – обучение машины мыслительным процессам.

Общей характеристикой информационных технологий управления является универсальность. ИТ применяются во всех областях промышленности, а также в повседневной жизни.

Прикладные

В эту категорию входят специфические ИТ, которые применяются в конкретной отрасли. Например, в сфере экономики или логистики.

Информационные технологии в образовании

В наше время их активно используют для передачи, получения и накопления знаний. Для этого применяются различные средства. Например, интернет. Сейчас активно набирают популярность онлайн-курсы и дистанционное обучение. Для сохранения применяют крупные базы данных.

Кроме того, с их помощью можно целиком руководить образовательным процессом. Они позволяют учителям, директорам и менеджерам школ поддерживать двухстороннюю связь с родителями, хранить оценки, создавать сообщества внутри заведения.

В экономике

Финансовая сфера также подвержена влиянию ИТ. Существует большое количество примеров. Вот некоторые из них:

• Компьютерные технологии в управлении бизнес-процессами. Их работа заключается в том, что они проводят анализ финансового состояния компании, осуществлении учета товаров, издержек и других параметров.
• Защита данных, предотвращение утечек. Например, посредством кодирования.
• Системы-эксперты – накапливают знания в определенной отрасли, а после – подсказывают на их основе решение возникшей проблемы.
• Справочно-правовые – оказывают консультационные услуги по разнообразным вопросам. Самые известные – Консультант Плюс, Гарант и так далее.
• Корпоративные информационные технологии в управлении производством. В эту группу входят предназначенные для планирования ресурсов, руководства поставками, реализации, а также проведения мониторинга всех показателей.
• Поддержка – с их помощью осуществляется поиск выхода из определенных ситуаций.

Энергетика

Это еще одна сфера, где активно задействованы ИТ. Они необходимы по причине того, что предприятия в этой области делятся на большое количество отделов. Каждый из их использует собственные структуры коммуникации.

Компании этого профиля применяют большое количество систем управления и компьютерных технологий. Среди них:

• сотовая связь;
• Интернет;
• контроль и учет расходов;
• биллинг;
• и другие.

Функции

Прежде всего, это поиск, обработка и хранение информации. Отдельно нужно оговориться о том, что список назначений ИТ входит не только работа со старыми данными, но также постоянное создание новых. Это нужно, чтобы принимать управленческие решения. Затраты, которые идут на их развитие и постепенное внедрение, окупается за счет автоматизации и оптимизации. В итоге доходы компании увеличиваются.

Принципы применения современных информационных технологий в управлении

Существует несколько основных концепций, согласно которым они задействуются на производстве. Среди них:

• Оперативное регулирование – это означает, что осуществляется в режиме реального времени.
• Сквозное администрирование – поддержка для полного цикла менеджмента. Если брать конкретный объект, то сначала производится сбор данных о нем, после прогнозируется его состояние через определенный временной промежуток, составление плана, информирование потенциальных исполнителей. Последний этап – проверка выполнения задания.
• Адаптивность – принцип, согласно которому системы управления технологическими процессами и информационные технологии подстраиваются под существующие условия.
• Сетевое регулирование – концепция, по которой выделяют вертикальные и горизонтальные направлений работы фирмы.

Основываясь на приведенных выше столпах, ИТ начинает выполнять роль интеллектуального конвейера. Это помогает автоматизировать часть менеджмента. Как следствие, это приводит к значительному сокращению издержек, которые могут возникать из-за плохо отлаженных механизмов контроля. Правильное внедрение и использование поможет значительно повысить получаемую прибыль от коммерческой деятельности.

Понятие информационных систем и технологий в управлении предприятий

На сегодняшний день в практике руководства крупными компаниями и корпорациями существует ряд ИТ. Среди них:

• Планирование ресурсов (ERP) – это база данных, которая позволяет управлять хозяйственными процессами. Она работает на основе единого приложения с одинаковым интерфейсом. Она распространяется на ряд сфер. К ним относятся: составление планов и прогнозов, менеджмент продаж, администрирование выпуска товаров, закупок.
• Взаимодействия с заказчиками (CRM) – представляют собой управленческую информационную технологию, которая позволяет выстраивать взаимоотношение с клиентами, а также с деловыми партнерами. С ее помощью можно автоматизировать часть работы отдела маркетинга, колл-центр и так далее. Подобное решение положительно влияет на полученные в конце месяца доходы и рентабельность всей компании.
• Поддержка аналитической деятельности (BI). Система предназначена для хранения данных, которые были получены в результате анализа. Еще одна задача, которой они располагают, – их последующая обработка.

Специальные информационно компьютерные технологии в управлении

К этой категории относятся незамкнутые системы, которые используются в менеджменте фирмы. Выделяют:

• Администрирование логистических цепочек (SCM) – применяются в процессе создание сложных товаров. Особенность в том, что комплектующие приходится заказывать у нескольких разных поставщиков. Чтобы не было перебоев в производстве, важно оперативное поступление всех элементов на склады. Указанная ИТ позволяет рассчитывать и отслеживать снабжение на всех этапах.
• Планирование материальных потоков (MRP) – с их помощью руководство корпорации осуществляет приобретение, изготовление, а также реализацию продукции.
• Менеджмент человеческого фактора (HRM) – системы занимаются поиском потенциальных сотрудников, а также мониторинг их деятельности.

Отдельные технологии управления информационными ресурсами для кадровых агентств

Современная сфера рекрутинга не стала исключением – в нее также активно внедряются новые решения, которые помогают автоматизировать их работу и сократить издержки. Такие ИТ разделяют на следующие категории:

• Электронные справочники – в них содержатся полезные данные про многие отрасли. Например, список законов. Популярностью пользуются консультационные базы. Также в них могут содержаться качественные и интересные сведения по любой другой теме. Они пригодятся в процессе выполнения поставленных задач.
• ПО, которое служит для автоматизации некоторых фронтов деятельности компаний;
• Комплексные решения и отдельные части, которые в них входят;
• Специализированные технологии управления информацией.

Узкопрофильные приложения

Периодически случается так, что необходимо выполнить отдельный вид задач, который не схож с остальными. Для этого разрабатывается специальное программное обеспечение. Оно заточено на обработку конкретного типа данных.

К таким решениям можно отнести софт для:

• Учета положения кадров. Например, фиксация рабочего стажа, составление графиков отпусков.
• Определения уровня заработной платы, которую будет получать каждый сотрудник компании.
• Приема людей в штат;
• Проведения аттестаций, экзаменов, запись и анализ результатов.
• Использование информационных технологий в системах организационного управления предприятием необходимо также для обучения новых работников и записи их успешности.

Разумеется, это не все функции, которые могут выполняться узкопрофильными приложениями. В настоящее время можно заказать программное обеспечение под любые задачи. Однако важно заранее позаботиться о его качестве, чтобы в дальнейшем не пришлось делать это снова или самостоятельно пытаться решить проблему. Поэтому обращаться нужно только к профессионалам, у которых есть соответствующие навыки и опыт работы. Хороший вариант – компания «Клеверенс». Организация уже более 15 лет занимается созданием готовых решений для бизнеса. В том числе – цифровых продуктов. Обратившись в фирму, клиент может в зависимости от потребностей его предприятия приобрести ПО для автоматизации складских помещений, проведения инвентаризации имущества, маркировки товаров и многие другие. Кроме того, есть узкопрофильные программы, которые призваны снизить издержки в конкретной отрасли. Например, в нефтегазовой. Заказчик получает отличное сочетание цены и результата.

Полнофункциональные системы

К этой категории относятся информационные технологии, предназначенные для решения функциональных задач, если в компании работает большое количество персонала. В таких случаях руководителю нужно осуществлять более тщательный и продуманный мониторинг.

Описанные в этом подпункте программы способны удовлетворить любые потребности заказчика, даже если сложны, с технической точки зрения. К таким запросам можно отнести:

• управление организацией;
• контроль действующих сотрудников, оценка их результативности;
• ведение оборота всех документов, которые связаны с персоналом;
• расчет начисляемой заработной платы на каждого работника;
• рекрутинг;
• проведение аналитики.

Развитие информационных технологий организационного управления дает возможность делать кадровый учет оперативным и обрабатывать данные в режиме реального времени. Кроме того, теперь вероятность ошибки в результате человеческого фактора намного ниже благодаря внедрению новых подходов. Если огрехи уже были допущены, с помощью современных инструментов их гораздо легче исправлять. При использовании описанных систем можно максимально охватить все сферы деятельности внутри организации. Основная причина – это единое пространство, в котором принимаются решения.

Количество показов: 43037

ЛЕКЦИЯ
8.

Организация
информационного обеспечения создания
и производства машин и приборов.

Учебные
вопросы:

1. Общая
   характеристика информационного
   обеспечения предприятия.

2. Организация
   рационального документооборота.

3. Основы
   организации машинной информационной
   системы предприятия.

4. Организационные
   формы ИС, используемые на предприятиях

1. Общая характеристика информационного обеспечения предприятия.

Для
принятия эффективных управленческих
решений в условиях динамичного развития
рыночной экономики предприятию требуется
целесообразная система информационного
обеспечения, объективно отражающая
сложившуюся экономическую ситуацию.

Информационное
обеспечение управления — это связь
информации с системами управления
предприятием и управленческим процессом
в целом. Оно может рассматриваться не
только в целом, охватывая все функции
управления, но и по отдельным функциональным
управленческим работам, например
прогнозированию и планированию, учету
и анализу.

В
современных условиях важной областью
стало информационное обеспечение,
которое состоит в сборе и переработке
информации, необходимой для принятия
обоснованных управленческих решений.
Передача информации о положении и
деятельности фирмы на высший уровень
управления и взаимный обмен информацией
между всеми взаимосвязанными
подразделениями фирмы осуществляются
на базе современной электронно-вычислительной
техники и других технических средств
связи.

От
совершенствования информационного
обеспечения возможны следующие
положительные результаты:

1)
Возможная экономия расходов за счёт
снижения

—
фонда заработной платы

—
коммунальных услуг

—
стоимости программного обеспечения

—
расходов на почту

—
расходов на оформление договоров

—
расходов на перераспределение
сырья

2)
Устранение возможных расходов в будущем

—
избежание будущего роста численности
персонала

—
уменьшение требований к обработке
данных

—
снижение стоимости обслуживания

3)
Возможные нематериальные выгоды

—
улучшение качества информации

—
повышение производительности

—
улучшение и ускорение обслуживания

—
новые производственные мощности

—
более уверенные решения

—
улучшение контроля

—
уменьшение просроченных платежей

—
полное использование программного
обеспечения

Понятие
информации является достаточно ёмким
и широко распространено в настоящее
время.

Сам
термин информация происходит от
латинского слова information — разъяснение,
осведомление, изложение.

Процесс
передачи информации проходит через
множество посредников, а это значит,
что во время передачи информации
происходит её задержка и искажение.
Кроме того, информация может
преобразовываться в зависимости от
того к кому она адресована. Так, например,
при передачи информации вверх от
подчинённых к руководителю происходит
её обобщение, а при передачи вниз, от
руководителя к подчинённым наоборот —
она конкретизируется. Главное в этом
процессе максимальная скорость передачи
информации при минимальных допустимых
искажениях. От этого в первую очередь
зависит правильность принимаемых
решений и как следствие увеличивается
прибыль организации.

В
процессе управления постоянно происходит
обмен информацией. Причём направление
перемещения информации может быть
вертикальным (от руководителя к
подчинённым или от подчинённых к
руководителю), так и горизонтальным
(между начальниками подразделений,
подчинёнными одного уровня). В качестве
источника информации может быть уровень
цен на рынке, размер прибыли фирмы в
прошлом квартале или указание руководителя.

Информатизация
менеджмента в современных условиях
базируется в основном на использовании
вычислительной техники. Это —
многоаспектный процесс, включающий в
себя:

—
формирование соответствующей
технико-технологической базы (с
применением новейших информационных
технологий и современных
электронно-вычислительных и коммуникационных
средств);

—
организацию производства и сферы
распределения информационно-вычислительных
услуг;

—
отработку механизма информационного
обслуживания и создание действенной
системы управления данными процессами;

—
внедрение и эксплуатацию прогрессивных
форм, методов и средств проведения
информационной деятельности в процессах
управления, а также создание для этого
необходимых материально-технических,
организационно-экономических и социальных
условий.

Использование
вычислительной техники и информационных
технологий в сфере управления открывает
возможности более экономичной и
рациональной организации информационных
процес­сов, повышения их гибкости и
динамичности, расширения диапазона
анализируемых факторов при принятии
решений и факторов их обоснований. В
конечном итоге вся масса преимуществ
использования электронно-вычислительной
техники позволяет повысить многократно
уровень управления.

Структура
информационного обеспечения предприятия
представлена на рисунке 1.

Рис.
1. Обобщенная информационная структура
предприятия

Основным
функциям внемашинного информационного
обеспечения относятся: идентификация
объектов производства или событий,
описание объектов или событий, формализация
данных и представление их в соответствующих
документах.

Идентификация
состоит в присвоении однозначного
наименования каждому из производственных
объектов. Наиболее распространенные
средства идентификации — справочники
и классификаторы. Например, объекты
управления, подлежащие автоматизации,
виды работ, выполняемых на предприятии:
перспективное планирование, оперативное
планирование, система начисления и
учета заработной платы, система учета
материальных ресурсов и т. п. (поскольку
виды работ разделены по подразделениям
предприятия, то в качестве объектов
обычно выбирают виды работ внутри
подразделений). В этом случае справочник
может содержать: виды работ, подлежащие
автоматизации, перечень подразделений
предприятия, перечень технологических
процессов, выполняемых на предприятии
и т. д.

При
описании производственных объектов
устанавливаются качественные и
количественные их свойства, осуществляется
выбор соответствующих единиц измерения
и пределов измерения переменных.
Например, для объекта «производственное
подразделение» определяется
количественный и качественный состав
его работников, виды выполняемых работ
и сроки их выполнения, какая информация
используется для выполнения работ, из
каких подразделений и в каком виде она
поступает (формы документов), куда
передаются результаты работы (в виде
каких документов), количество обрабатываемых
документов каждого вида за определенные
периоды времени и т. п.

При
формализации данных выбираются способы
представления в ЭВМ переменных,
описываются производственные объекты.
Числовые данные представляются в обычном
виде, для введения текстовых данных
определяется набор слов, решается вопрос
о кодировании и формируются соответствующие
справочники (словари).

Пример

В
справочник может быть записана информация
о наименовании подразделений предприятия
и их кодах, наименовании используемых
на предприятии материалов с указанием
кодов, названиях и кодах изделий и т. п.

Представление
данных
заключается в разработке и заполнении
документов, отображающих результаты
производственно-хозяйственной
деятельности, в виде, пригодном для
перенесения содержащихся в них сведений
на машинные носители. Таким образом
трансформируются, например, формы
бухгалтерской и статистической
отчетности, данные об использовании
производственных фондов, расчеты затрат
на производство различных изделий и
т.п. Здесь же разрабатываются формы
выходных документов исходя из удобства
их машинного формирования.

В
состав внутримашинного информационного
обеспечения входят:
используемые программы (системные и
прикладные), системы накопления, ведения
данных и доступа к ним, а также массивы
данных на машинных носителях.

К
функциям внутреннего информационного
обеспечения
относятся: преобразование внешнего
представления данных в машинное,
распределение данных между массивами,
организация машинных массивов информации
(структуры и содержания), поиск и
извлечение необходимых данных,
преобразование машинного представления
во внешнее для вывода данных.

Информационная
система
представляет собой коммуникационную
систему по сбору, передаче, переработке
информации об объекте, снабжающую
работников различного ранга информацией
для реализации функции управления.

ИС
создаются для конкретного объекта.
Внедрение ИС производится с целью
повышения эффективности
производственно-хозяйственной
деятельности фирмы.

В
зависимости от степени автоматизации
выделяют такие ИС:

ручные
(100% выполняет человек);

автоматизированные
(часть — машиной, а часть — человеком);

автоматические
(100% выполняет машина)

ИС
независимо от сферы их применения
включают один и тот же набор компонентов
(рис. 2): функциональные, компоненты
системы обработки данных, организационные
компоненты.

Рис.
2 Декомпозиция ИС

В
общем случае внутреннее информационное
обеспечение информационной системы
(ИС) содержит следующие типы данных:

исходные
данные: информация, вводимая в ИС при
каждом сеансе ее работы;

нормативно-справочная
информация (справочники): условно-постоянная
информация, т. е. информация, которая,
будучи введенной в ИС многократно,
используется в многих сеансах работы
ИС и может не изменяться в течение
длительного времени, однако при
необходимости может быть скорректирована
(обычно оформляется в виде таблиц или
групп взаимно увязанных таблиц);

промежуточные
данные (виртуальные данные): информация
в виде результатов промежуточной
обработки в явном виде не представленная,
которая может использоваться в течение
одного сеанса работы ИС, хранится в
памяти компьютера (оперативной или
долговременной) в течение одного сеанса;

результирующие
данные: результаты работы ИС, представляемые
в формах документов на бумажных носителях,
экранных формах дисплея, записях в
долговременной памяти компьютера;

содержание
экранов дисплеев: связанная совокупность
данных, задающих форму кадра (экранную
форму), которые позволяют отобразить
на экране дисплея информацию с целью
организации диалога ИС с пользователем;

формы
отчетной документации, выводимой на
бумажные носители: формы бланков,
отображаемые на бумажных носителях
(обычно одновременно с результирующими
данными).

Пример

ИС,
предназначенная для начисления и ведения
учета выплат по заработной плате,
использует следующие типы данных.
Исходные данные: количество отработанных
дней или часов (при повременной оплате),
количество изготовленных изделий (при
сдельной форме оплаты).

Нормативно-справочная
информация:
шкала налогообложения, должностные
оклады, расценки, сведения о работниках
(ФИО, должность, время приема на работу
и т.п.).

Промежуточные
данные
— результаты промежуточных вычислений,
например, стаж работы, вычисляемый как
разность между текущей датой (опрашивается
системная дата) и датой приема на работу
(хранится в памяти компьютера).

Результирующие
данные
— суммы начислений и удержаний по
конкретным работникам и по подразделениям
в целом. Могут выводиться в экранные
формы на экран дисплея, печататься в
формах бланков на принтере или записываться
в файл для последующего использования
(например, для ретроспективного просмотра
в конце текущего года сумм начислений
и удержаний).

Содержание
экранов дисплея — экранные формы для
ввода-корректировки данных по конкретным
работникам, для просмотра на экране
сведений о заработной плате конкретных
работников и т.п.

Формы
отчетной документации
— бланки (хранимые в памяти компьютера),
ведомости выплаты заработной платы по
подразделениям, «корешки» о суммах
начислений и удержаний конкретным
работникам и т. п.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

Сущность и значение информационного обеспечения предприятия

Эффективность работы функциональных и линейных руководителей, а также разного рода специалистов во многом зависит от обеспечения их деятельности, которое бывает следующих видов:

• информационное
• правовое
• техническое
• нормативное
• кадровое и т. д.

Одним из основополагающих, ключевых элементов системы обеспечения управления предприятием, несомненно, является информационное обеспечение. Оно представляет собой совокупность информационных ресурсов, а также различных способов их организации, предназначенных для реализации управленческих и аналитических процедур, обеспечивающих финансово-хозяйственную деятельность организации.

В современных условиях роль информации все больше и больше возрастает. Информационное обеспечение управления, по сути, представляет собой связь информации с основными системами управления организации, а также с управленческим процессом в целом. Рассматривать его следует не только в целом (включая всю совокупность управленческих функций), но также и по отдельным функциональным управленческим работам (например, планированию и прогнозированию, учету и т. д.).

В современных условиях передача большей части информации о деятельности и положении организации на высший уровень управления, а также взаимный обмен информацией между структурными подразделениями предприятия осуществляются при помощи электронно-вычислительной техники, программного обеспечения и сети Internet.

Возможные положительные результаты от совершенствования информационного обеспечения управления предприятием

В первую очередь, это экономия издержек, благодаря снижению:

• расходов на оплату коммунальных услуг
• фонда заработной платы
• почтовых расходов
• расходов на перераспределение сырья
• расходов на обеспечение документооборота (бумага, краска для принтеров, канцтовары, персонал и т. д.)

Экономия возможных расходов в будущих периодах:

«Информационное обеспечение управления предприятием» 👇

• избежание роста численности персонала
• снижение стоимости обслуживания документооборота
• снижение уровня требований к обработке данных

Возможные нематериальные выгоды:

• повышение производительности труда
• улучшение качества информации
• ускорение и улучшение обслуживания
• более уверенные решения
• новые производственные мощности
• улучшение контроля и качества менеджмента в целом
• более полное использование информационно-технических средств
• снижение числа просроченных платежей и т. д.

Основные аспекты организационной стороны информационного обеспечения системы управления предприятием

Варианты организации информационного обеспечения управления могут быть различными, поскольку многое зависит в зависимости от технических, финансовых и других возможностей субъекта хозяйствования. Так, к примеру, может быть целесообразной создание и регулярная актуализация собственной информационной базы предприятия, а также использование какой-либо из специализированных баз (типа «Консультант-плюс», «Кодекс», «Гарант»). Также вполне допустимым можно считать сочетание собственных источников данных и информационных возможностей других предприятий и т.д.

Ключевым элементом информационного обеспечения управления предприятием является информационная база. Ниже, на рисунке изображен один из возможных вариантов структурирования информационной базы аппарата управления:

Основные требования к исходным данным, входящим в информационную базу

Они должны соответствовать самым различным требованиям. Основными из них можно назвать:

• своевременность
• достоверность
• точность
• достаточность
• существенность и т. д.