Что предложить для улучшения работы компании

Оптимизация деятельности организации: как снизить потери и увеличить прибыльность

В условиях турбулентной рыночной среды постоянное улучшение — необходимое условие не только успешного развития, но и просто существования предприятия в долгосрочной перспективе. Мир вокруг непрерывно и непредсказуемо меняется. Процесс, который идеально работал еще вчера, может сегодня оказаться неэффективным, а завтра не позволит отвечать запросам рынка. Это значит, что процессы необходимо постоянно адаптировать к новым внешним и внутренним условиям за счет планомерного совершенствования.

Процессно-ориентированный подход становится выбором и философией предприятий, которые ориентированы на использование прогрессивных технологий управления. В статье мы расскажем о том, как оптимизация бизнес-процессов способна повлиять на достижение целей компании и как добиться максимальных результатов с помощью современных методов оптимизации.

Что такое бизнес-процесс и зачем его моделировать

Бизнес-процессы — это стандартизированные и взаимосвязанные действия, которые выполняются на предприятии с целью получить значимый для компании результат. Их можно разделить на четыре типа:

1. Основные — процессы, которые непосредственно позволяют компании зарабатывать: производство продукта, организация продаж.

2. Вспомогательные — управление персоналом, логистические операции, ведение бухгалтерии.

3. Управленческие — тактическое, стратегическое, оперативное управление.

4. Процессы совершенствования — ориентированные на улучшение деятельности и результатов компании.

Любой процесс можно оптимизировать. Чтобы определить потенциал и пути оптимизации деятельности, необходимо провести анализ и оценку каждого процесса. А для этого он должен быть понятным и прозрачным — именно в этом основная задача моделирования.

Чтобы провести анализ и оценку процесса, он должен быть понятным и прозрачным. Эту задачу решает BPM — моделирование бизнес-процессов.

Каким должно быть моделирование процессов

Важно, чтобы все анализируемые процессы были описаны по единому стандарту, с использованием эталонных и референтных моделей, чек-листов и статистических методов менеджмента качества.

В описании фиксируется методологически верный, целевой ход процесса, который разбивается на отдельные шаги. Определяются его ключевые параметры и цели, входы и выходы.

Распространенные ошибки при описании процессов:

• Отсутствие единого корпоративного стандарта описания, утвержденных правил и регламентов, применение разных программных средств.

• Описание отдельных процессов некоторых подразделений, которое не создает цельной картины процессов и их взаимосвязей.

• Описание “для галочки”, без последующего применения сотрудниками и руководством.

• Отсутствие инструментов автоматизации создания регламентирующих документов.

• Ведение работы по описанию процессов без координирования в масштабах организации.

Формализация бизнес-процессов дает руководству четкое понимание того, как работает компания на всех этапах деятельности, и возможность целенаправленно улучшать процессы и результаты. О том, как именно реализуется эта цель современными методами, расскажем далее.

Причины и цели проведения оптимизации деятельности предприятия

Потребность в оптимизации деятельности может возникнуть на любом этапе развития компании и по разным причинам. Одни из таких факторов означают, что ситуация в компании близка к критической и требует экстренных мер, другие являются частью стратегии.

К первой категории относятся признаки явных проблем:

• дефицит средств, просрочки по кредитам, низкая финансовая устойчивость;

• низкая окупаемость инвестиций;

• большие потери в производственном процессе;

• частые конфликты, напряженная внутрикорпоративная обстановка;

• медленное принятие решений, отставание сроков реализации операций от плановых;

• снижение качества продукции/услуг.

Ко второй — принятие руководством решения:

• улучшить экономические показатели;

• повысить качество обслуживания;

• повысить конкурентоспособность;

• оптимизировать отдельные бизнес-процессы;

• расширить бизнес;

• повысить прибыльность.

Потребность в оптимизации деятельности может возникнуть на любом этапе развития компании и по разным причинам: как в критических проблемных ситуациях, так и в стратегических целях.

Во всех этих случаях необходимо инициировать проект по совершенствованию бизнес-процессов. Его реализация позволит:

• четко регламентировать процессы и оптимизировать координацию действий подразделений;

• улучшить коммуникацию, что положительно скажется на развитии корпоративной культуры;

• повысить управляемость за счет упрощения бизнес-процессов, роста их эффективности, внесения KPI в систему планирования и отчетности;

• сократить издержки и увеличить рентабельность за счет устранения дублирования функций, сокращения сроков операций, оптимизации использования ресурсов;

• снизить влияние человеческого фактора;

• повысить удовлетворенность клиентов благодаря настройке процессов под их запросы;

• внедрить эффективные ИТ-решения;

• построить специализированные системы менеджмента по стандартам ИСО 9001, AS 9000, TL 9000, ISO 14001 и 17799 и др.;

• минимизировать операционные риски.

Руководство по оптимизации деятельности компании: план действий и выбор стратегии

Реализация проекта по совершенствованию бизнес-процессов включает три этапа.

1. Диагностика.

Проводится сбор и анализ данных о деятельности предприятия, определяются ее проблемы и цели. На основе полученной информации выбираются процессы для совершенствования, наиболее интересные с точки зрения бизнеса, и формулируются направления преобразований.

1. Совершенствование выбранных процессов.

После согласования требований и утверждения ТЗ выполняется детальная разработка моделей процессов “как есть” и их анализ. Далее создаются модели “как должно быть” и план перехода на них. При подготовке схемы оптимизации деятельности организации важно построить целевую модель, к которой предприятие будет стремиться, а также описать переходные состояния для более естественного и последовательного совершенствования.

При подготовке схемы оптимизации деятельности организации важно построить целевую модель и описать переходные состояния для последовательного совершенствования.

1. Реализация разработанного плана.

На базе результатов анализа реализуется этап совершенствования процессов. Каждое действие оценивается с точки зрения результативности и трудозатрат. Итоги фиксируются в отчетах и сравниваются с плановыми ожиданиями.

Основные стратегии оптимизации — реинжиниринг и совершенствование

Разработка рекомендаций по оптимизации деятельности предприятия должна быть основана на результатах диагностики, исходя из ситуации в конкретной компании: особенностей функционирования, слабых мест, целей и задач. Существует два основных подхода.

• Реинжиниринг бизнес-процессов

Это кардинальное усовершенствование, основанное на перестройке бизнес-процессов для достижения значительных улучшений по ключевым показателям бизнеса — таким как производственные затраты, качество продукта, уровень сервиса, оперативность. Концепцию этого подхода можно коротко сформулировать как “все или ничего”: “как есть” практически не берется в расчет, фокус взят на “как должно быть”.

Важно понимать, что фундаментальные изменения в структуре управления компанией требуют масштабных инвестиций. Поэтому выбор реинжиниринга целесообразен в определенных ситуациях: глубокий кризис, приближение катастрофы, пик успеха с необходимостью обойти конкурентов, а также создание нового предприятия.

• Совершенствование бизнес-процессов

При таком подходе компания предпринимает последовательные действия, чтобы процессы организации лучше отвечали требованиям и достигали целей бизнеса с большей эффективностью. Здесь за основу берется концепция непрерывного улучшения процессов.

В этом случае проводимые улучшения требуют небольших или нулевых затрат: например, исключаются избыточные операции, улучшаются процедуры выполнения работ, создаются дополнительные точки контроля. В систему улучшения вовлекается практически весь персонал, выполняя множество мелких шагов в рамках текущей деятельности.

Таким образом, ключевые различия между подходами связаны с объемом затрат, который существенно выше при реинжиниринге. То же касается уровня рисков и цены неудачи. Кроме того, эффект реинжиниринга в большей степени связан с внедрением высокоуровневых ИТ-решений. Чаще всего оно сопровождается значительным высвобождением рабочего времени, которое можно переориентировать на решение более высокоинтеллектуальных задач.

Как построить совершенствование бизнес-процессов

Важно организовать процесс оптимизации деятельности с учетом базовых принципов:

• совершенствование процессов основывается на итогах диагностики процессов, четкого формулирования целей;

• для эффективных изменений требуется планирование и выделение ресурсов — персонала, времени и средств;

• необходимым условием успеха являются коллективные усилия, в том числе обучение и развитие персонала;

• совершенствование процессов должно быть непрерывным, системным и касаться процесса в целом, а не его элементов;

• руководство должно не просто поддерживать улучшения, а принимать в них активное участие.

Каждое мероприятие по совершенствованию процессов реализуется как проект. В ходе реализации ведется мониторинг с использованием метрик, а по окончании может проводиться повторный анализ процесса, которая позволит подтвердить достижение поставленных целей. Достигнутые изменения нужно поддерживать с помощью регулярных мероприятий.

Каждое мероприятие по совершенствованию процессов реализуется как проект. Важно вести мониторинг реализации с использованием метрик, а по окончании выполнить повторный анализ процесса.

Современная наука об управлении изменениями предлагает различные методы:

• экспертный метод, основанный на знаниях специалистов в определенных областях;

• сравнение моделей процессов с эталонными и референтными моделями;

• пооперационно-стоимостный анализ — расчет и сравнение стоимости вариантов процессов;

• имитационное моделирование — анализ поведения разработанных моделей при повторении процесса во времени;

• обработка данных с применением скриптов — подготовка выборки процессов по разным параметрам и их классификация по нужным критериям.

Факторы успеха комплексной оптимизации деятельности

На достижение поставленных целей оптимизации влияет множество факторов:

• приоритет процессного подхода на уровне управляющих органов организации;

• выстраивание системы процессного управления до старта проекта;

• назначение индивидуальной ответственности за бизнес-процессы;

• назначение менеджеров бизнес-процессов для осуществления непрерывного управления ими;

• регулярное информирование персонала о разработанных бизнес-процессах;

• контроль внедрения в практику мер, предложенных при проектировании оптимизации;

• разработка KPI бизнес-процессов и их интеграция в систему управления и подготовки отчетов.

И еще один фактор, который нельзя не принять во внимание, — кто будет непосредственно вести работу по оптимизации?

Сегодня наметился тренд передачи управления эффективностью компании от топ-менеджмента сторонним экспертам. И такой подход оправдывает себя. Независимый эксперт привнесет новый взгляд на существующие процессы, будет непредвзят при их анализе и контроле, сможет предложить принципиально новые подходы к оптимизации, управлению, кадровой и финансовой политике.

Это поможет решить главную задачу оптимизации деятельности фирмы — повысить эффективность работы и обеспечить достижение запланированных показателей.

Не экономим хаотично

Трудности с перестройкой работы во время кризиса часто возникают у компаний, основатели которых отступили от операционной деятельности. Всем занимаются наемные топ-менеджеры, и нередко это приводит к росту бюрократизации разных процессов. 

В такой ситуации принимать решение об экономии бывает достаточно сложно. Чем дальше основатель отошел от бизнеса, тем сложнее заниматься эффективностью даже в обычное время, а тем более в кризис. 

Высокий уровень бюрократизации характерен для крупных компаний в целом — в них обычно сложная организационная структура и чрезмерное количество разных отчетов.  

Многие топ-менеджеры начинают с довольно бесполезных действий, например, первым делом решают сократить уборщиц или водителей. То есть вместо того, чтобы всерьез перестроить работу компании, создают видимость активной деятельности.

---

Читайте также: Советы топ-менеджерам: строим карьеру в условиях неопределенности

---

Зачастую начинают резать социальные программы и программы развития, массово сокращать сотрудников, при этом не оценивают, насколько это будет полезно для бизнеса. Такие хаотичные шаги иногда могут помочь сэкономить, но точно не выльются в повышение эффективности.  

Какие-то программы развития действительно имеет смысл заморозить, потому что в кризис нет времени на проверку гипотез, которые могут не оправдать ожиданий. Но это не значит, что не надо пробовать новое — некоторые проекты, наоборот, стоит развивать.

Сейчас актуально импортозамещение. Если в своей сфере вы видите возможность сосредоточиться на товарах или услугах, которые становятся дефицитными, тогда в это имеет смысл вкладывать деньги.

Уменьшаем бюрократизацию

Во многих случаях первый шаг, который нужно предпринять в кризис, — разбюрокрачивание. В этой ситуации топ-менеджер должен мобилизоваться и всерьез заняться сокращением лишней бюрократии.

Это помогает не просто сэкономить, но и понять, как улучшить работу компании, какие рамки и правила лишние, а что нужно оставить, какие решения можно передать вниз и т. п.

Кейс: я работал в группе компаний, которая состояла из головной корпорации и дочерних предприятий. Мы выстроили довольно жесткую систему: давали задания дочерним компаниям — все строго по регламенту.

Руководители этих дочерних компаний не могли самостоятельно принимать решения, в то время как у меня, топ-менеджера головного офиса, были огромные полномочия.

В какой-то момент акционер понял, что чрезмерная жесткость системы снижает ее эффективность. У нас был сложный разговор, и в итоге мы подготовили план серьезного разбюрокрачивания. 

Мы стали анализировать процессы: какие отчеты мы заставляем делать, все ли они действительно нужны (выяснилось, что некоторые из них просто дублируют друг друга), принятие каких решений можно передать на уровень менеджеров дочерних компаний.

В результате система стала менее жесткой, количество отчетности сократилось, и компания начала лучше работать. Чтобы раскрыть дополнительный потенциал, стоит поднимать эти вопросы на ежегодной основе.

Уже после разбюрокрачивания можно принимать решения о сокращении кадров, но не хаотично, а с пониманием, сколько человек необходимо для продуктивной работы. В центральном аппарате одной из компаний, где я был топ-менеджером, работало 400 человек.

Довольно быстро я понял, что многие из них просто дублируют функции друг друга. В конечном счете я сократил штат до 100 человек и при этом ничего не потерял с точки зрения процессов и операционной деятельности. 

Одновременно с уменьшение штата (если вы пришли к выводу, что это необходимо сделать), следует повышать компетенции сотрудников — набирать специалистов, которые несомненно нужны, и помогать повысить квалификацию действующим работникам.

Повышаем уровень цифровизации

Подобному разбюрокрачиванию часто помогает цифровизация разных процессов в компании. К этому тоже нужно подходить рационально: оценить, какие цифровые инструменты нужны бизнесу, а какие — просто дань моде и никак не помогут конкретно вам.

Если набрать все, что есть на рынке, придется разбираться в ненужных инструментах, и ситуация только ухудшится. Цифровизация должна быть осмысленной и рациональной.

Внедрение цифровых инструментов решает сразу несколько задач: 

• Повышение контроля. Цифровые системы позволяют лучше отслеживать процесс производства или строительства, при необходимости оптимизировать его и вовремя обнаруживать проблемы. 

• Разбюрокрачивание, а также интеграция данных в единую систему. Во многих сферах есть сервисы, с помощью которых можно объединить данные из разного рода источников, хранить их, анализировать, а затем собирать в понятном виде. Это помогает сократить лишнюю бюрократию.

Например, мы работали с крупным заказчиком — раньше они обменивались со своим генподрядчиком 46 разными отчетами в разных форматах. Внедрение цифрового инструмента позволило сократить число отчетов до 10.

---

Читайте также: Шесть трендов в сфере данных и аналитики в 2022 году

---

• Уберизация. В различных сферах появляются маркетплейсы, которые связывают потребителей и продавцов или рабочих и заказчиков. Это делает процесс поиска для всех сторон более простым, а также удешевляет его. 

• Предиктивная аналитика. Использование Big Data и искусственного интеллекта расширяет возможности прогнозирования — это актуально для самых разных сфер.

К примеру, в строительстве это позволяет определить, какие земляные работы необходимы в конкретном случае или как улучшить логистические цепочки.

В целом, если вы решили повысить цифровизацию, в первую очередь нужно определиться с бюджетом и понять, какие задачи вы хотите автоматизировать. Дальше на основании этого проанализировать, что есть на рынке, и выбрать те сервисы и инструменты, которые будут полезны для решения именно этих задач.

Имеет смысл попросить у разработчиков демоверсии их продуктов — так вы сможете понять, насколько они вам подходят, и не будете тратить деньги на инструменты, которые, возможно, будут для вас бесполезны.

После того, как вы выбрали действительно подходящие сервисы, начинается их адаптация под задачи и обучение сотрудников. 

Системно оптимизируем расходы

Важен системный и последовательный подход к расходам, тогда даже небольшая экономия по нескольким статьям даст синергетический эффект. Когда вы пытаетесь найти какие-то варианты крупно сократить затраты, вы зачастую просто теряете время.

Лучше понять, где вы можете снизить расходы хотя бы на 1%, потом начать поиск следующего 1%. В результате благодаря такому синергетическому эффекту экономия превысит 2%.

Я называю это бережливым управлением — не нужно пренебрегать любыми возможностями, даже если они кажутся микроскопическими. 

---

Читайте также: Как оптимизировать бизнес-расходы на долгий срок: пять советов

---

В случае со стройкой низкая эффективность и слишком вольное отношение к расходам характерны для компаний, у которых все хорошо в их основной деятельности.

Мы даже вывели такое правило: чем выше операционная маржинальность бизнеса, тем ниже качество управления инвестиционно-строительной деятельностью.

Иными словами, компания с высокой маржой в основной деятельности обычно даже не пытается экономить на строительных проектах, и в конечном счете тратит даже не 1%, а лишние 5-10% из-за такого подхода.

В какой-то момент мы работали с крупной компанией, у которой были все эти проблемы. Топ-менеджеры считали, что экономить пару процентов не имеет никакого смысла.

В итоге мы обсудили проблему с собственниками, и они признали правильность нашей логики о необходимости системного подхода. Выручка компании превышала 300 млрд. рублей в год, и наш проект помог им сэкономить около 3 млрд. рублей, то есть тот самый 1%. 

---

Столкнувшись с кризисом, не нужно сразу предпринимать резкие и хаотичные действия — они, скорее всего, не улучшат, а только ухудшат положение компании.

Основные пункты, на которые стоит обратить внимание, чтобы и сэкономить, и продолжить развитие: 

1. Разбюрокрачивание процессов управления и отчетности; 
2. Цифровизация там, где это необходимо;
3. Системная оптимизация расходов. 

Фото на обложке: Shutterstock / everything possible

Рассмотрим то, что рано или поздно, но обязательно понадобится любому предприятию, вне зависимости от сферы его деятельности. В фокусе внимания понятие «модернизация производства» – это целый комплекс мероприятий, и мы подробно разберем всю их совокупность и способы их осуществления. Да, они совершенно точно будут связаны с серьезными финансовыми затратами, но зато и результат окажется весьма полезным.

В случае успеха в распоряжении появится наукоемкая система, позволяющая улучшить условия контроля отбраковки, добиться качественно нового уровня выпуска продукции, начать более рационально использовать ресурсы, сократить сопутствующие затраты и тому подобное. Практическая выгода от подобных перемен очевидна, именно поэтому они актуальны как для малых, так и для самых крупных объектов, и должны вводиться в жизнь своевременно.

Что такое модернизация производства: определение

Это обновление физически и морально устаревшего оборудования и оснащения предприятия – частичное, комплексное или полное, – проводимое с целью его расширения и/или повышения эффективности его работы.

И есть две схемы реализации всей совокупности запланированных мер.

Путь	Особенности
Экстенсивный	Предполагает увеличение единиц оборудования, сотрудников, цехов и других рабочих площадей. Технологическая база при этом прежняя, никакие инновации не внедряются.
Интенсивный	Начинают использоваться более передовые методы, что влечет за собой переориентацию процесса выпуска продукции.

Какой из них выбрать? Это зависит от особенностей конкретного случая, а также от того, какой из нижеследующих вариантов лучше подходит.

Способы и виды модернизации производственных процессов

• Частичная – заменяются лишь отдельно взятые элементы системы, а рабочий цикл если и задерживается, то ненадолго; номенклатура остается такой же. Допустим, вакуумный транспортер устанавливается вместо ленточного.
• Комплексная – более глубокая, чем предыдущая, предполагающая снижение объемов выпуска на первых порах, но быстрое наращивание после и выход на новый уровень мощностей изготовления; может вносить ключевые изменения. Например, переоборудуется целый сектор завода.
• Полная – максимальная по охвату, подразумевающая тотальную реконструкцию, внедрение более современных методик труда, ввод в эксплуатацию станков последнего поколения; связана с самыми значительными затратами, но также дает лучшие предпосылки для развития.

Считается, что изменения целесообразны, если они окупаются в 2-3 раза быстрее, чем истекает срок службы устанавливаемых машин, и при этом обеспечивают прирост производительности в 20-30%.

Проведение модернизации на предприятии

По сути, это необходимость каждой организации, желающей оставаться конкурентоспособной или, тем более, лидировать в своей отрасли. И осуществлять ее необходимо регулярно – через каждые несколько лет, по мере появления факторов, свидетельствующих о том, что пора вносить качественные изменения.

Основные предпосылки к выполнению

• недостаток профессиональных знаний, умений, навыков, квалификации у персонала;
• низкие показатели результатов ручного труда;
• начало осуществления таких операций с крупногабаритными изделиями, с которыми люди физически просто не смогут справиться;
• появление опасных условий, несущих угрозу для здоровья и жизни;
• возникновение так называемого человеческого фактора (в тех ситуациях, когда ошибки и недочеты по невнимательности вообще недопустимы).

Хотя бы один из перечисленных факторов уже становится достаточной причиной для автоматизации, реконструкции, повышения технического потенциала и принятия других подобных решений.

Преимущества модернизации линии производства

Проведение грамотно спланированных работ обеспечивает один, несколько или сразу все из следующих важных плюсов:

• Снижение нагрузки на персонал и сокращение количества сотрудников, что влечет за собой достижение финансовой стабильности.
• Ввод оборудования в круглосуточную эксплуатацию, что оборачивается повышением объемов выпуска.
• Улучшение методов контроля качества, что приводит к значительному сокращению брака.
• Устранение человеческого фактора, что позволяет защититься от ошибок по невнимательности или вследствие усталости.
• Выход на новый уровень мощностей, что помогает привлекать клиентов и покрывать их потребности.
• Соответствие современным стандартам, что способствует опережению конкурентов в борьбе за заказчиков.
• Максимальная точность расчетов ключевых показателей (например, себестоимости), что дает возможность рациональнее использовать сырье и другие ресурсы.

Важно учитывать, что модернизация промышленного производства на предприятии – это комплексная и ответственная задача, которую необходимо поручать профессионалам. Чтобы получить вышеперечисленные преимущества, нужно обратиться к тем, кто знает, как выполнить грамотное проектирование, где закупить наукоемкое оборудование, как внедрить его и обучить персонал работе с ним. Это могут быть эксперты инжиниринговой компании или штатные специалисты. Если первых придется периодически привлекать, и они являются пусть ответственными, но подрядчиками, то вторые будут лучше ознакомлены с положением дел на объекте, но их понадобится постоянно содержать – у каждого варианта своя специфика.

Направления модернизации

Их сразу несколько:

• Улучшение технологий – заключается во внедрении авторских разработок, рационализации норм расхода, повышении стандартов, устрожении следования нормативам. Все это повышает конечное качество продукции, а значит делает ее более конкурентоспособной.
• Автоматизация – сводится к выполнению операций без участия человека и к высвобождению какой-то части персонала; этих людей можно рассчитать или поручить им другие задачи. Способствует снижению зарплатного фонда и приросту в эффективности труда.
• Механизация – реализуется путем введения в эксплуатацию нового оборудования, которое современнее, надежнее, опциональнее старого. Это оборачивается уменьшением расходов на ремонт и времени простоев, общим улучшением ресурсов организации.
• Энергетическая модернизация – заключается в сокращении потребления электричества за счет использования сберегающей техники.

А также расширение функционала, изменение назначения некоторых приборов, повышение точности и долговечности определенных машин благодаря установке дополнительных модулей и надстроек.

Этапы

В общем случае эффективный проект модернизации производства можно разбить на 7 последовательных стадий, включающих в себя как анализ на основании имеющихся данных, так и конкретные действия. Рассмотрим их по порядку.

Принятие решения

В первую очередь необходимо определиться, а стоит ли вообще вносить серьезные изменения. Для этого нужно поднять статистику и обратить внимание на такие моменты:

• какой процент техники морально устарел или находится в аварийном состоянии;
• насколько эффективна имеющаяся аппаратура;
• достаточно ли той мощности, которую обеспечивают существующие приборы;
• актуально ли расширение в средне- или долгосрочной перспективе.

Оборудование и поставщики

Необходимо дать оценку нынешним возможностям организации – проанализировать не только станки, машины и агрегаты, но и тех потенциальных партнеров, которые способны привозить вам сырье. От простоты и выгоды сотрудничества с ними выпуск зависит достаточно сильно.

Наиболее сложные случаи – когда какую-то специфическую аппаратуру делает (реализует, экспортирует) монополист – единственный игрок рынка. Вам придется обращаться именно к нему, ведь других вариантов нет. Когда таких лиц несколько, уже гораздо легче, вы можете выбрать того, кто понадежнее или предлагает лучшие цены.

Когда нужно закупить крупногабаритную технику, важно сразу согласовать со второй стороной вопрос доставки на точку эксплуатации, затраты при использовании заемного или своего транспорта могут очень сильно различаться.

Составление бизнес-плана модернизации производства

В нем необходимо отразить основные и дополнительные расходы на каждом этапе, а также срок выхода на отметку самоокупаемости и выгоду от внесенных изменений. Вместе с тем следует внести уточнения.

Анализ финансовых возможностей

Нововведения можно осуществлять как на свои деньги, так и за счет привлеченных средств. Первый вариант безопаснее, но на практике он доступен далеко не всем компаниям – у большинства просто нет свободных денег, поэтому они вынуждены прибегать к кредитованию или искать какие-то сторонние источники инвестиций.

На этом этапе нужно трезво оценить свои силы и понять, в состоянии ли вы не только взять заем, но и рассчитаться по нему.

Заключение контрактов

Чтобы реализовать все запланированные мероприятия по модернизации промышленности без неприятных сюрпризов, необходимо документально зафиксировать обязательства поставщиков, то есть подписать с ними договоры, в которых будет подробно указано, что, когда и в каких объемах они должны предоставить. И лучше сделать это без лишних проволочек и долгих задержек – пока не изменились цены или не возникли какие-то другие сложности.

Доставка и установка

Этот этап реализуется в 3 шага:

1. Привозится оборудование – от одного или нескольких продавцов.
2. Старые машины и аппараты снимаются – либо выборочно, при частичной замене, либо сплошняком, при комплексной или полной.
3. Новые станки устанавливаются – обычно силами приглашенных специалистов выпустившего ее бренда; параллельно с этим работники организации учатся ими пользоваться.

Отладка и проверка

Модернизация технологии производства – это очень ответственная задача, а потому перед вводом в эксплуатацию все приборы и обновленные элементы системы запускаются в пробном режиме. Такой тест позволяет своевременно выявить допущенные ошибки, угрозы, уязвимости и устранить их. После чего выполняется окончательный монтаж, а затем и реальный запуск.

Это стандартная схема, но в некоторых случаях, при нехватке времени, допустимо устанавливать одни функциональные узлы и параллельно испытывать другие. Но в штатных ситуациях на таком подходе лучше не останавливаться, а действовать более надежно.

Выбор оборудования и поставщиков

На втором этапе реализации программы модернизации производства крайне важно правильно определиться, потому что:

• чем надежнее партнер, тем быстрее он привезет аппаратуру, и тем дешевле она обойдется;
• чем современнее и функциональнее техника, тем шире возможности, тем лучшего качества продукции удастся добиться.

Поэтому не пожалейте сил на анализ: сравните варианты и обязательно учтите, сколько времени будет потрачено на то, чтобы все, заказанное вами, привезли на объект. На это может потребоваться несколько месяцев. Значит, при прочих равных, лучше сотрудничать с теми, у кого необходимые станки уже есть в наличии, и кто находится с вами в одной стране или хотя бы на том же континенте.

В списке целей модернизации производства находится устранение человеческого фактора, повышение качества продукции, сокращение ручного труда, и все они достигаются благодаря автоматизации. Она, в свою очередь, возможна за счет активного использования специализированного программного обеспечения. И мы хотим привести два решения, полезное ПО для подключения и применения которых доступно к заказу в «Клеверенс».

Как внедрить ТСД

Начнем с того, что же это: под аббревиатурой скрываются Терминалы Сбора Данных – компактные переносные сканирующие устройства, считывающие штрихкоды с товаров, сохраняющие их в памяти и передающие их в систему учета.

Зачем они нужны? Основные причины:

• для прихода – для корректного оформления поступающего сырья и расходников от поставщиков и точной проверки на пункте приемки;
• для инвентаризации – для правильного пересчета имеющихся единиц и предотвращения потерь и хищений;
• для списания – для законной отгрузки уже готовой продукции клиентам;
• для исключения ошибок, которые случаются из-за человеческого фактора.

Таким образом ТСД автоматизирует работу склада, что способствует повышению производительности, но для этого их необходимо интегрировать в систему «1С: Предприятие». Сделать это можно одним из двух способов:

Офлайн – мобильное устройство (телефон), с ОС Windows и драйвером, станет считывать и сохранять данные. А для передачи собранной информации достаточно будет подсоединить его через USB-порт к компьютеру с 1С, перенести нужные файлы на сервер и провести синхронизацию. Преимущества – в автономности, отсутствии нагрузок на хост-машину и сеть, простом меню встроенной программы. Недостатки – в зависимости от заряда батареи и необходимости многократно повторять операцию вручную.

Онлайн – гаджет-терминал тот же, но уже с RDP-подключением и специальным интерфейсом оператора, что позволяет напрямую обращаться к серверу, используя удаленный рабочий стол, параллельно с ПК-пользователями. Плюсы – в актуальности БД, отличной масштабируемости, отсутствии привязки к конкретной единице оборудования. Минусы – в малой степени эффективности при отключении сети и в том, что при большом количестве одновременных обращений могут наблюдаться задержки и ошибки в передаче.

Как внедрить Mobile SMARTS от «Клеверенс»

Продолжая рассматривать, как модернизировать производство, разберем, как интегрировать эту платформу с товароучетными комплексами ПО. Это нужно для выгрузки заданий, справочников, таблиц, для получения ответов на запросы, для сохранения собранной информации в базе.

Есть два подхода настройки ПО для обмена данных:

• По инициативе внешней системы (транспортной, складской или промышленной). Она сама, согласно установленному расписанию или после пользовательских действий, будет осуществлять выгрузку/скачивание через CSV/Excel файлы, REST API, компоненту доступа.
• Через коннектор – в данном случае уже сам сервер Mobile SMARTS обращается к ОС, через Axapta, MS SQL, 1С или другое подходящее решение, и получает или передает нужную информацию.

Для правильной работы крайне важно задать соответствующий режим функционирования платформы. И подробнейшие консультации по ее настройке вы получите в «Клеверенс».

Заключение

Из всего вышесказанного мы можем сделать вывод о том, что своевременное внесение изменений – залог современной работы и выпуска качественной продукции. Но к сожалению, модернизации производства в России до сих пор «традиционно» уделяют незаслуженно мало внимания. Пора это исправить, и весь софт для автоматизации и внесения улучшений вы найдете в нашем каталоге.

Количество показов: 35580

Во многом успех любой компании зависит от качества выполнения работы каждым сотрудником предприятия. Чем больше компания, тем сложнее руководителю контролировать работу предприятия, и тем чаще он сталкивается с недостаточной производительностью на рабочих местах. Мудрый руководитель постоянно находится в поиске способов для повышения эффективности работы компании. Один из самых популярных, приносящий ощутимые результаты, способов – оптимизация текущих бизнес-процессов.

Оптимизация бизнес-процессов компании (Business Process Optimization) – это комплекс мероприятий, направленных на усовершенствование отдельных направлений или всей деятельности организации.

Оптимизация бизнес-процессов может вдохнуть в работу компании новые силы, снизить нагрузку на сотрудников и, как результат, улучшить ключевые показатели. Но следует помнить, что процесс оптимизации на предприятии стоит запускать, только изучив все нюансы и этапы бизнес-процессов.

Что подразумевается под «оптимизацией»?

Многие сотрудники уверены, что «оптимизация» и «сокращение» на предприятии – это одно и то же. Именно из этого убеждения рождается страх перед специалистами, изучающими текущее положение дел в организации. На самом деле, оптимизация бизнес процессов – это усовершенствование действий, направленных на достижение целей компании, путем выбора лучшего пути выполнения. Лучшим считается вариант, максимально удовлетворяющий требованиям цели оптимизации, которая может быть сформулирована следующим образом:

• Сокращение затрачиваемого времени на выполнение операции;
• Снижение себестоимости изделия или услуги;
• Повышение качества конечных товаров и удовлетворенности клиентов;
• Достижение прозрачности бизнес-процессов компании, распределения ресурсов или усиления контроля ее деятельности;
• Высвобождение ресурсов для развития компании;
• Совершенствование управляемости и планирования.

Определение цели оптимизации бизнес-процессов зависит от стратегии компании и ее позиционирования на рынке товаров или услуг. Например, продуктовые супермаркеты эконом сегмента делают ставку на демпинг цены (акции, скидки, товары невысокой ценовой категории), а элитарные магазины – на свежесть, качество и эксклюзив.

Оптимизация бизнес-процессов организации требует участия всех сотрудников, сосредоточения их сил и внимания, поэтому регулярно проводить ее дорого и хлопотно. Но важно не пропустить момент, когда проведение оптимизации позволит вывести деятельность организации на новый уровень эффективности. Существуют определенные признаки-симптомы, говорящие о том, что в компании назрели изменения в устоявшихся процессах:

1. На принятие решений тратиться слишком много времени, а их выполнение затягивается;
2. Отсутствует контроль ключевых операций;
3. Работы выполняются на недостаточном уровне качества;
4. Отсутствие четкого разграничения сфер ответственности на разных уровнях;
5. Связь между подразделениями регулярно дает сбои, что выливается в неверное истолкование или неисполнение части работ;
6. Количество подразделений и сотрудников выросло, но прирост результатов работы отсутствует.

При первых появлениях такой симптоматики стоит хотя бы начать задумываться о том, чтобы провести аудит и последующую оптимизацию бизнес-процессов. Также поводом могут служить существенные изменения в структуре организации или внедрение современной информационной системы. Последнее позволит также провести автоматизацию определенных работ, высвободив рабочую силу (которая ранее принимала участие в рутинных процессах и ручных операциях) для роста производства или освоения новых сфер.

Но существуют и ситуации, когда оптимизация, с большой вероятностью, не принесет ожидаемой пользы. В первую очередь, речь идет о небольших компаниях, где выводы об эффективности работы можно сделать без дорогостоящих длительных работ. В противоположных ситуациях, когда численность сотрудников превышает определенный уровень (в разных источниках приводится точка отсчета от ста до двухсот человек), имеет смысл исследовать и оптимизировать отдельные сферы деятельности.

Определение целей оптимизации

На первый взгляд кажется понятным, зачем же оптимизировать текущие бизнес-процессы – чтобы они выполнялись быстро и их стоимость для компании снизилась. Однако все не совсем так просто. Для того чтобы найти настоящую цель наших действий, давайте применим эффективный способ «Пяти почему». Итак:

1. Зачем нужно оптимизировать процесс согласования договоров?

2. Чтобы сократить количество ошибок и время согласования.

   Зачем нужно сокращать время согласования договоров?

3. Чтобы сократить количество офисных работников (не занятых непосредственно на производстве).

   Зачем нужно сокращать штат офисных работников?

4. Чтобы добиться экономии затрат.

   Зачем нам требуется экономия?

5. Чтобы снизить себестоимость продукции.

   Зачем необходимо снижение себестоимости?

6. Чтобы иметь возможность снизить отпускные цены на продукцию без потерь в рентабельности бизнеса.

Получается, что, начав с малого, мы обнаружили цель намного больше и масштабнее, чем оптимизация локального бизнес-процесса согласования договоров.

Правильное целеполагание при оптимизации бизнес-процессов компании позволит вам сосредоточить усилия на истинной эффективной цели, не распыляя попусту время и ресурсы на выполнение ложных задач.

Кроме того, иногда можно обнаружить, что какие-то процессы, на самом деле, необходимо усложнить, а, не наоборот – упростить. Например, включение жестких контрольных процедур в процесс согласования заявок на платеж или расходных договоров может повысить эффективность управления финансовой дисциплиной и блокировать возможность несанкционированных трат денежных средств компании.

Подготовка к оптимизации

Необходимо начать с назначения руководителя проекта, от которого на 90% будет зависеть успех оптимизации. Человек, стоящий во главе такой масштабной работы, должен обладать не только соответствующим статусом и ресурсами, но и подходящим характером. Чаще всего в этой роли выступает генеральный директор в небольших компаниях или его заместители по направлениям на крупных предприятиях. Если такие полномочия передаются начальникам отделов, зачастую случаются проблемы с коммуникацией и бюрократией.

Большое значение имеет и состав рабочей группы, занимающейся оптимизацией бизнес-процессов. Наиболее эффективны ситуации, когда над проектом работают и специалисты компании, и внешние консультанты. Чаще всего своим сотрудникам доверяют изучение и совершенствование существующих бизнес процессов, а сторонним специалистам, у которых уже есть готовые методы оптимизации бизнес-процессов – обучение технологиям оптимизации.

Стоит отнестись с большой ответственностью к выбору сторонней организации: обращайте внимание на опыт и положительные отзывы предыдущих клиентов, не соглашайтесь на специальные предложения с низкими ценами, узнайте как можно больше о потенциальном партнере, ведь речь идет о стратегической бизнес-информации, которая может попасть «не в те руки».

Кроме непосредственно аудита и оптимизации бизнес-процессов, консалтинговая организация может помочь существенно повысить профессиональный уровень сотрудников. Несмотря на то, что в интернете много хороших источников информации, богатый опыт специалистов спасет вашу компанию от грубых ошибок самоучек. Самообразование – это замечательно и необходимо, но взаимодействие с профессионалами позволит получить новый опыт в несколько раз быстрее. Обучив сотрудников, вы сможете экономить на будущих подобных работах, задействуя собственных специалистов, изучивших все основные способы оптимизации бизнес-процессов.

В процессе оптимизации специалисты используют различные инструменты:

• Исключение. Необходимо ликвидировать помехи, излишние траты, необязательные итерации, сократить транспортные пути, если это возможно;
• Изменение. Внедрение новых алгоритмов и объемов работы, совершенствование технологий, используемых на предприятии;
• Упрощение. Уменьшение сложности оформления заказов и организаций работ;
• Ускорение. Автоматизация механических этапов работы, использование современных технологий;
• Стандартизация. Изучение и применение лучших мировых стандартов работы;
• Обеспечение взаимодействия. Улучшение связи между подразделениями, внедрение единой информационной системы на предприятии;
• Добавление. Включение в новые бизнес-процессы необходимых узлов.

Вышеперечисленные инструменты помогут не только усовершенствовать бизнес-процессы компании, но и разграничить сферы ответственности каждого подразделения. Это необходимо знать, так как отсутствие четкого понимания этих границ – первый шаг к снижению эффективности компании. После подготовки персонала к проекту оптимизации, можно начинать первые шаги.

Процесс оптимизации

Перед тем как начинать продумывать оптимальные варианты бизнес-процессов, необходимо понять, что привело к недостаточной эффективности. Для этого в большинстве методологий оптимизации используются мероприятия по исследованию существующих процессов в организации. Если отказаться от этого этапа, говорить про полноценную оптимизацию будет нельзя, поскольку сотрудникам придется не просто менять привычный алгоритм действий, оставляя что-то полезное, а просто работать с совершенно новым, хотя и более эффективным, что более походит на революцию, чем на оптимизацию.

Тщательное изучение существующих бизнес-процессов на предприятии поможет и в классификации процессов под оптимизацию. Ведь в любой организации есть ключевые процессы, а есть вспомогательные. Квалифицированные специалисты перед началом проекта распределяют все процессы на три группы:

1. Основные. Необходимы для удовлетворения клиентов и получения прибыли;
2. Вспомогательные. Существуют для стабильной работы предприятия, но не представляют большой ценности для клиентов;
3. Управленческие. Позволяют эффективно управлять, устанавливать цели и задачи, осуществляют контроль исполнения приказов.

При изучении и классификации существующих бизнес-процессов важно, чтобы сотрудники компании были настроены на сотрудничество. Как уже отмечалось, отношение персонала предприятия напрямую влияет на эффективность оптимизации, поэтому стоит заранее заручиться поддержкой сотрудников. Следует им объяснить, что после изменений их работа станет проще, а некоторые рабочие обязанности с них снимут.

После того как прошло изучение существующих процессов в компании, последуют анализ и оптимизация бизнес-процессов. Если составить краткое пошаговое руководство этих процессов, то оно будет включать пять основных шагов:

1. Подсчет ключевых показателей эффективности. Чаще всего в этой роли выступают деньги и время, затраченные на выпуск продукции или оказание услуг. Кроме этого, важно обращать внимание на отзывы сотрудников. Если их будут устраивать эти условия, процесс пойдет эффективнее;
2. Выявление избыточных узлов. В эту категорию обычно относят промежуточные действия, без которых вполне можно обойтись или автоматизировать их. Например, получение информации об остатках на складе, перепись инвентарных номеров в дополнительный перечень кладовщиком или получение дополнительной личной подписи руководителя;
3. Моделирование идеального бизнес-процесса. В нем должны быть учтены потребности предприятия и сотрудника, имеющееся оборудование и конечная цель оптимизации. Моделирование и оптимизация бизнес-процессов тесно связаны;
4. Внедрение обновленного алгоритма. Важно разъяснить сотрудникам отличия и обучить их. Необходимо, чтобы персонал понимал пользу, которую получит работник и предприятие от изменений;
5. Анализ и фиксация результата. После наблюдения за работой сотрудников по новому алгоритму и отслеживания и анализа показателей можно сделать выводы об эффективности оптимизации.

Масштабы и скорость оптимизации зависят от множества факторов – ресурсов компании, лояльности сотрудников, сплоченности руководства, правильно выбранной стратегии и цели. Главное – постараться не допустить серьезных ошибок, которые могут перечеркнуть весь труд.

Методы оптимизации бизнес-процессов

Существуют различные стратегии и методики по оптимизации бизнес-процессов в компании. Каждая компания сама по себе уникальна, у нее есть индивидуальные факторы, отличающие ее от любого другого проекта. К тому же цели, задачи, слабые и сильные места не сходятся. Поэтому для начала необходимо провести очень тщательный анализ, а только потом выбрать стратегию действий.

Инжиниринг

Инжиниринг процессов – это комплекс информационных технологий оптимизации, основанных на моделировании существующей организационной структуры компании, построении новых процессов, интегрированных с бизнес-окружением. В результате инжиниринга в процесс включаются цели и задачи клиентов, их внешние и внутренние потребности, их место и роль в системе компании.

Реинжиниринг

Это подход, основанный на полном отказе от старых подходов и процессов, правил и методов, а также переход с функционального принципа управления организации к процессному принципу. Реинжиниринг бизнес-процессов – это переосмысление самих основ работы компании и радикальное изменение, кардинальная перестройка работы организации. Это своего рода революция, в результате которой может появиться обновленная компания или новый продукт. Результатом реинжиниринга по сути становится совершенно другой бизнес там, где начинали и производили изменения.

Постоянное совершенствование

Постоянное совершенствование (Continuous Process Improvement) представляет собой долгосрочное развитие бизнес-процессов снизу вверх. Развитие происходит за счет исполнителей бизнес-процессов, то есть за счет самих сотрудников, чьи небольшие предложения не приводят к ощутимым результатам, но накапливаются, что, как следствие, приводит к росту качества, сокращению затрат и уменьшению длительности цикла бизнес-процесса. То есть это подход к реструктуризации бизнес-процессов, отличающийся от традиционного реинжиниринга идеей необходимости поддержки всего жизненного цикла процесса.

Total Quality Management

Всеобщее управление качеством (Total Quality Management) требует наличия системы создания и модернизации продукции компании в соответствии с современными веяниями рынка. Идея метода заключается в том, что в управление процессами вовлечены все работники компании, что должно повысить эффективность работы организации и увеличить степень ответственности работников.

Ошибки при оптимизации бизнес-процессов

Если были допущены грубые ошибки, то никакие системы оптимизации не помогут повысить эффективность сотрудников. Опыт подобных проектов выявил типичные ошибки при оптимизации:

1. Импульсивные решения. Каждое изменение в процессах, протекающих в организации, должно быть основано на изучении и анализе текущей ситуации. Важно бороться с причинами, а не устранять следствия;
2. Работа некомпетентных специалистов. Для максимально эффекта на проекте важно использовать современные технологии и учитывать опыт других компаний. Если за разработку плана оптимизации отвечают люди, путающиеся в понятиях и не использующие лучшие инструменты, то опыт проекта в подавляющем большинстве случаев оказывается отрицательным. В лучшем случае, это займет много времени и ресурсов компании;
3. Предыдущая ошибка часто порождает еще одну – неверный выбор инструментария для оптимизации. Притом что рынок специализированного ПО достаточно широк, и стоимость программ может серьезно варьироваться, важно помнить, для чего приобретается ПО, какой функционал оно должно иметь, как его можно развивать и поддерживать;
4. Начало работ без детального исследования работы компании. Желание руководителей сэкономить очень часто приводит к этому. Полноценной оптимизации без изучения бизнес-процессов не провести;
5. Желание руководителей не управлять, а принимать участие в оптимизации. Без знания технологий крайне сложно вычислить элементы, без которых не пострадает работа предприятия. Руководители должны досконально понимать, что происходит, но не упрямо настаивать на своем видение ситуации. Непосредственное их участие необходимо, когда начнется оптимизация управления бизнес-процессами предприятия;
6. Неверная постановка цели или ее трактовка. Важно в каждый момент оптимизации помнить, для чего выполняется конкретная работа и каков будет эффект от изменений. Также важно, чтобы все изменения были направлены на достижение выбранной цели оптимизации. К примеру, если у компании недостаточно доходов от продаж, то целесообразнее разбираться с процессом реализации товаров, чем с бухгалтерией;
7. Неверное распределение сил рабочей группы. Важно понимать приоритет каждой операции и в первую очередь распределять сотрудников на важные участки.

Соблюдая основные принципы оптимизации бизнес-процессов и не допуская серьезных ошибок, можно добиться очень хорошего результата даже своими силами. В подобных проектах важно досконально понимать все нюансы изменяемых процессов. Если вы будете руководствоваться этим принципом и правильно «поймаете» момент для начала проекта, то эффективность вашего бизнеса существенно повысится.

Что потом?

Оптимизацию процессов следует внедрять как непрерывную систему управления, а не как ряд хаотичных, разрозненных мероприятий. При этом каждый проект по совершенствованию процессов должен иметь четкий план, содержащий конкретные мероприятия, желаемые результаты, описание обязанностей участников, а также анализ затрат и выгод. По окончании работ важно спланировать, организовать и периодически проводить аудит внедренных процессов.

Вопрос мониторинга текущих бизнес-процессов – один из наиболее важных. Очень часто после проведения оптимизации о бизнес-процессах забывают, и негативная ситуация повторяется. Поэтому так важно оценивать эффективность выполняемых в компании процессов постоянно, а не по мере возникновения проблем.

После оптимизации бизнес-процессов можно говорить об их автоматизации, внедрять и использовать комплексные информационные системы, которые будут жестко регламентировать процессы компании и не позволят пользователям их нарушать. Для поддержания эффективности бизнес-процессов требуется создание специальной группы или подразделения, которые будут проводить регулярный аудит и выносить предложения по дальнейшему улучшению процессов.

• «Свободный микрофон», когда сотрудник может подать идею на любую актуальную тему.
• Проведение инновационных кампаний по запросу бизнес-подразделений. Каждая кампания посвящена конкретной теме: повышение продаж, оптимизация процесса, сокращение расходов и т. д. «Лаборатория идей» сообщает сотрудникам о проведении кампании через рассылку письма — запроса за подписью руководителя подразделения-заказчика и баннер на корпоративном портале, кликнув на который сотрудник переходит на форму подачи идеи в рамках кампании.

Идеи, предложенные в рамках кампании, проходят предварительную оценку экспертов, после чего заказчик принимает решение о том, какие идеи берутся в реализацию, а какие отклоняются, и определяет победителей.

Не все предложенные идеи принимаются в работу, однако мы стремимся сохранить их потенциал. Делаем это следующим образом. Форма предложения содержит несколько разделов, обязательных для заполнения: название идеи, описание проблемы, описание идеи, результат и комментарий. Каждый раз, обсуждая поступившие предложения с экспертом, мы анализируем не только саму идею, но и проблему, которая легла в ее основу. Бывает, что предложенная идея не дает лучшего решения проблемы, зато дает информацию о ее наличии. А это сигнал к тому, что ее нужно устранять.

Оптимизация бизнес-процессов компании помогает увеличить прибыль предприятия, устранить риски и уменьшить расходы путем реорганизации всей деятельности или отдельных операций. Самый простой пример – переход на современное оборудование. Совершенствование помогает увеличить количество клиентов и обойти конкурентов за счет сокращения себестоимости продукции и повышения качества товаров

Содержание

Что значит оптимизация бизнес-процессов
Как понять, что необходима оптимизация бизнес-процессов
Пошаговая инструкция по оптимизации бизнес-процессов в компании
Топ-5 ошибок оптимизации
Вместо заключения: 3 совета по оптимизации

Под бизнес-процессом понимают последовательность действий одного или нескольких людей, направленную на получение результата. Его главная черта – участие людей. Если такой процесс автоматизирован, его относят к технологическим цепочкам.

Telegram Деловой среды

Еще больше пользы для вас и вашего бизнеса каждый день в нашем Telegram-канале

Подписаться на Telegram

Что значит оптимизация бизнес-процессов

Оптимизация – комплекс задач и инструментов, которые направлены на улучшение отдельных операций или всей деятельности компании. Некоторые руководители часто неверно трактуют понятие оптимизации, полагая, что оно означает сокращение числа сотрудников. Данная мера применима лишь в случае, когда грамотное управление и улучшение бизнес-процессов в компании привело к уменьшению нагрузки на работников. Однако список возможных решений не ограничивается увольнением.

Благодаря оптимизации бизнес-процессов в организации удается:

• ускорить выполнение операций;

• сократить себестоимость товаров или услуг;

• повысить качество товара и удовлетворенность клиентов;

• сделать ход выполнения операций и распределение ресурсов более прозрачным;

• улучшить контроль над деятельностью бизнеса;

• получить свободные ресурсы и пространство для развития;

• усовершенствовать систему планирования и управления.

Как понять, что необходима оптимизация бизнес-процессов

Есть ряд признаков, которые говорят, что в компании требуется улучшать бизнес-процессы.

1. Из-за несогласованности на решения и выполнение операций уходит много времени.

2. Бизнес-процессы на предприятии не контролируются (нет владельца бизнес-процесса).

3. Качество услуг или товаров ниже ожидаемого, процент возвратов высок, покупатели оставляют негативные отзывы.

4. Контроль преимущественно осуществляется не за результатом работ, а за сотрудниками.

5. Отсутствует разграничение ответственности по уровням.

6. Связи между отделами работают плохо. Пример – сотрудники, занимающиеся продажами, не знают об акциях.

7. Численность работников и отделов растет, но результаты не меняются, а доходы сокращаются.

Пошаговая инструкция по оптимизации бизнес-процессов в компании

Шаг 1. Определите цель оптимизации

Цель оптимизации зависит от стратегии компании, ее рода деятельности и позиции предприятия на рынке. Вот несколько примеров целей оптимизации:

• оптимизация затрат и снижения себестоимости товаров;

• уменьшение срока изготовления продукции;

• сокращение времени доставки продукции.

Шаг 2. Опишите бизнес-процессы «как есть»

На этом шаге нужно выполнить анализ и описание бизнес-процессов «как есть». Для этого нужно составить список всех процессов и для каждого ответить на такие вопросы:

• Каковы «вход» в бизнес-процесс и «выход» из него?

• Какие процедуры включает процесс?

• Кто выполняет каждую процедуру?

• Каков результат ее выполнения? (можно попробовать оценить результаты в деньгах)

• Кто получает результат и что он с ним делает?

В результате получается подробная карта. При ее анализе выявляют все преимущества и недостатки деятельности организации. Это помогает уточнить список задач и целей.

💡 Лайфхак
Чтобы понять, как работает бизнес-процесс, проведите интервью с сотрудниками, которые в нем участвуют. Цель интервью – понять, как все происходит на самом деле. Желательно, чтобы интервью проводили сторонние эксперты – в этом случае повышается вероятность того, что сотрудник будет максимально откровенен.

Шаг 3. Поиск недостатков и «узких горлышках»

На данном этапе нужно выявить проблемные участки как отдельных бизнес-процессов, так и бизнеса в целом. Не исключено, что есть повторяющиеся проблемы. Пример узкого места отдельного бизнес-процесса: выходные дни мебельный салон заходит достаточное количество покупателей, однако продажи не растут. Узкое место – продавцы-консультанты, в выходные их столько же, сколько и в будние дни. В итоге клиенты приходят, им не уделяют внимания и продажи не происходит.

На этом этапе анализа учитывают:

• показатели конкурентов;

• время работы салона;

• количество сотрудников;

• качество мебели;

• преимущества для клиентов;

• особенности ниши.

💡 Лайфхак
Чтобы выявить узкое место, можно попробовать оцифровать каждый этап бизнес-процесса. Допустим, ежемесячно юристам поступает 10 заявок на заключение договора. На первое согласование контрагентам в течение месяца уходит 4 договора, на повторное согласование – 3 договора. Заключают же лишь 2 договора из 10.
В этом примере сбой происходит между первым и вторым этапом – лишь 4 договора из 10 уходят оперативно на согласование. Здесь нужен анализ – возможно, в юридической службе работает только 1 юрист, вторая возможная причина – юристов достаточно, но они не получают необходимую информацию от инициаторов заключения договоров. Выявить причины также помогают интервью с сотрудниками.

Шаг 4. Описание желаемого бизнес-процесса

После того, как будут описаны бизнес-процессы «как есть» и выявлены узкие места, нужно описать, как должно быть.

Простой пример: менеджер по продажам общается с клиентом по телефону и вносит информацию в таблицу Excel. Зачастую, клиенту надо перезванивать с некой периодичностью, однако у менеджера нет инструмента, который бы напоминал о коммуникации с покупателем. В данном примере – желаемый результат, чтобы клиент утром получал напоминани, кому надо позвонить, на каком этапе переговоров он находится и другую важную информацию. Хорошим решением может быть CRM система. Но чтобы прийти к такому решению, нужно сначала описать видение будущего результата. Когда вы поймете, как должно быть, то сможете найти оптимальное решение.

Шаг 5. Внедрение изменений

На этом этапе важно проявлять гибкость и просчитывать риски. Дело в том, что все бизнес-процессы взаимосвязаны и изменение одного из них может привести к негативным последствиям для другого. Например, владелец бизнеса понял, что узкое место – продавцы консультанты, он нанял еще 5 человек, заказов прибавилось, однако производство перестало с ними справляться. Начал возникать брак из-за спешки, в итоге – недовольные клиенты и много жалоб.

Чтобы избежать подобных рисков, можно внедрять изменения в отдельные бизнес-процессы постепенно. Например, как в примере с мебельным магазином, взять сначала 1-2 консультантов, которые будут работать по выходным и посмотреть, как изменится выручка, как производство будет справляться с заказами.

Персонал обычно сопротивляется любым изменениям, особенно тем, которые потенциально могут привести к сокращению численности за счет автоматизации. Важно объяснить людям, что оптимизация бизнес-процессов происходит не для увольнения части работников, а для повышения эффективности предприятия. При увеличении доходов компании заработные платы тоже вырастут. Сотрудников, которые наверняка окажутся «не у дел», можно отправить на дополнительное обучение и затем предложить им поработать на новых направлениях.

💡 Лайфхак
Чтобы показать персоналу, что изменения позитивно скажутся на их работе, можно в течение месяца работать по двум схемам – старой и новой. Например, часть персонала работает с таблицами Excel, а часть – в новой CRM. Затем вы сравниваете результаты обеих групп. Конечно, во вторую группу нужно включить тех, кто не только не сопротивляется переменам, а, напротив, всячески их поддерживает.

Топ-5 ошибок оптимизации

1. Слишком резкие изменения. Внедрение новых алгоритмов и отказ от старых, в том числе рабочих, целесообразен, если предприятие балансирует на грани банкротства. В остальных случаях это приводит как минимум ко временной остановке производства, так как новые процессы еще не налажены, а прежние уже не применяются.

2. Завышенные требования. Строго прописанные требования загоняют компанию в узкие рамки. Другая проблема – слишком большие траты ради идеализации. Например, покупка мощных программ для маленькой компании. Их стоимость превышает возможные доходы от использования высоких технологий.

3. Отсутствие учета человеческого фактора. Если есть желание сделать бизнес-процессы согласованными, понятными и эффективными, работать нужно и с персоналом. Выявите сильные и слабые стороны сотрудников и проведите обучение. Иногда хороший результат дает дополнительная мотивация.

4. Неправильная постановка задачи. Если что-то пошло не так еще на этапе анализа и определения целей, результаты не будут соответствовать ожиданиям. Примеры подобной ошибки – сильный акцент на второстепенных факторах или несоответствие цели затратам.

5. Слишком активная вовлеченность руководства. Найдите золотую середину. Если руководитель уделяет много времени контролю и анализу, понижается его эффективность, соответственно сокращается прибыль. Если предприятие большое, разумнее доверить оптимизацию сторонним экспертам, обладающим навыками в этой области. Каждый представитель приглашенной компании должен быть занят теми задачами, которые лежат в зоне его обязанностей и компетенции.

6. Главная ошибка – это оптимизация ради оптимизации. Проводить ее нужно, когда в этом есть необходимость, иначе она станет дополнительной нагрузкой на персонал, отвлечет внимание от первостепенных задач и вызовет отток сотрудников. Это прибавит количество строк в списке расходов и даже может стать причиной банкротства и прекращения производства.

Закрытый клуб – Деловая среда Премиум

Вступайте в клуб и получите доступ к множеству материалов для развития бизнеса. Для вас 14 дней – бесплатно!

Попробовать бесплатно на 14 дней

Вместо заключения: 3 совета по оптимизации

Совет 1. Назначьте руководителя, ответственного за оптимизацию бизнес-процессов. Статус, ресурсы, навыки и особенности характера этого человека должны сочетаться с задачами, возложенными на него. Например, не стоит ставить на это место начальника отдела. Лучший вариант – заместители руководителей или генеральный директор. Последний берет на себя дополнительные обязанности только на небольших предприятиях, в остальных случаях разумнее распределить задачи.

Совет 2. Привлеките сторонних экспертов, которые взглянут на ваш бизнес со стороны. При этом е стоит соблазняться низкими ценами: на первое место поставьте качество услуг. Выберите организацию или эксперта с опытом, обязательно изучите отзывы.

Совет 3. Создайте проектную группу, в которую включите как консультантов, так и сотрудников компании. Первые займутся обучением персонала, вторые – внедрением новых инструментов и технологий. Такой подход улучшит все этапы производства.

Методы оптимизации бизнес-процессов
1. Инжиниринг. Дословный перевод с английского – проектирование, изобретение. Способ представляет собой внедрение информационных технологий в модель бизнеса. Понятие «инжиниринг» балансирует на грани между производством и наукой. Метод создает технико-технологическую базу. Он подразумевает введение технологий менеджмента и пересмотр способов управления компанией и отделами. Модернизация может заключаться в улучшении обслуживания объектов, изменении методов эксплуатации инструментов и т. д.
2. Реинжиниринг. Радикальный метод, инструменты которого связаны с полной сменой системы работы. Это рискованный вариант, часто сопряженный с большими вложениями. Его выбирают в случае с убыточным бизнесом, чтобы реанимировать компанию, близкую к банкротству. Однако реинжиниринг не всегда приносит результат, поэтому подготовьтесь к возможному закрытию предприятий. При реорганизации сокращают ресурсы и кадры, объединяют отделы и т. д.
3. CPI – непрерывное совершенствование. Метод противоположен предыдущему: изменения внедряются в процессы предприятия с сохранением основ. Процедура совершенствования длительная, на каждом этапе отслеживают ее эффективность. Реорганизацию начинают с маленького отдела или одного процесса. При повышении показателей изменения распространяют на все производство. Параллельно повышают квалификацию персонала и вводят новые инструменты.
4. TQM – управление качеством. Метод подразумевает создание нового продукта, отвечающего потребностям клиентов. Товар или услуга могут заменять уже имеющиеся. Задача мероприятий – улучшение производственных процессов в условиях ограниченного времени. Данную технологию оптимизации также применяют для параллельного повышения клиентоориентированности. Для реализации TQM обязательно нужны документы системы качества.

Откройте счет и получите бонусы

Откройте расчетный счет в Сбербанке и вы получите множество бонусов на развитие бизнеса

Открыть расчетный счет

Успешный бизнес извлекает максимум прибыли при минимальных издержках.

В том случае, если:

• Прибыль от бизнеса вас не удовлетворяет;

• Растут издержки;

• Клиенты уходят к конкурентам;

• Наблюдается текучесть кадров;

• Вам кажется, что вы много вкладываете и мало получаете:

попробуйте оптимизировать деятельность организации.

О том, кому и зачем нужна оптимизация деятельности предприятия; как использовать различные методы оптимизации, чтобы снизить затраты и получать больше прибыли, – рассказал директор антикризисной группы Сергей Стороженко.

Читайте до конца, и вы узнаете:

• Зачем оптимизировать деятельность предприятия

• Как определить, что компании нужна оптимизация

• Несколько примеров неправильных бизнес-процессов, которые «съедают» деньги

• Какие методы оптимизации самые эффективные

• Каких ошибок следует избегать, чтобы получить положительный результат

• Кому доверить работу по оптимизации

Нет времени читать? – Задайте свой вопрос по оптимизации предприятия прямо сейчас и получите готовое решение от эксперта:

Хочу получить эффективный план оптимизации, чтобы увеличить прибыль

Зачем оптимизировать деятельность предприятия

Повышение эффективности до запланированного уровня финансовых показателей (и их дальнейший рост) – основная и конечная цель оптимизации деятельности предприятия.

Попутно, внедряя системные методы оптимизации, компания получает следующие выгоды:

• Совершенствуется система управления, исключается дублирование функций

• Повышается «прозрачность» внутренних организационных и производственных процессов

• Снижается уровень эмоционального напряжения руководства и сотрудников

• Повышается лояльность персонала

• Растут показатели производительности труда

• Обеспечивается экономия средств фонда заработной платы

• Налаживаются системы коммуникации

• Денежные средства распределяются рационально, с максимальной отдачей

Важно:

оптимизировать деятельность целесообразно на любом этапе развития организации, и даже в том случае, если финансовое положение компании, на первый взгляд, не вызывает опасений:

Низкая эффективность бизнеса в полной мере не осознается

Компания часто способна годами приносить стабильную прибыль, но «сыплется» по всем показателям в момент наступления кризиса или негативных форс-мажорных обстоятельств.

Узнать, как поможет оптимизация в моем случае

Как определить, что компании нужна оптимизация

Компании жизненно необходима оптимизация деятельности в следующих случаях:

• Налицо дефицит денежных средств, низкая платежеспособность

• Просрочена кредиторская задолженность, есть угроза наступления банкротства

• Низкая финансовая устойчивость, высокая вероятность возникновения проблем с погашением долговых обязательств в будущем

• Финансовое положение организации зависит от внешних источников инвестиционных вливаний

• Снижен нормативный уровень показателей ликвидности

• Низкая рентабельность — вложенный капитал не окупается

• Снижается чистый оборотный капитал (вплоть до отрицательных показателей оборотного капитала)

• Возникают частые внутрикорпоративные конфликты

Математически точно оценить финансовую эффективность работы организации можно с помощью расчета специальных коэффициентов. Их более двухсот*.

* Показатели и формулы расчета, рекомендуемые для анализа платежеспособности и финансовой устойчивости, можно найти в «Методологических рекомендациях по проведению анализа финансово-хозяйственной деятельности организаций», например, на сайте «КонсультантПлюс».

Если производить расчеты представляется для вас слишком трудоемкой задачей, определить, что компании нужна оптимизация, можно «интуитивно».

Например, по следующим признакам:

• Решения в компании принимаются крайне медленно

• Осуществление стандартных рабочих операций требует значительных временных затрат, согласований

• Результаты реализации решений существенно расходятся с запланированными — со знаком «минус»

• Те или иные аспекты деятельности предприятия слабо поддаются контролю, либо контроль неэффективен

• В компании растёт психологическое напряжение, связанное с недостаточной урегулированностью прав, обязанностей, разделением сфер ответственности.

Кроме того, оптимизация деятельности необходима не только при наличии проблем в компании, но и в том случае, если руководство принимает решение:

• Повысить экономические показатели, включая производительность предприятия

• Усовершенствовать качество обслуживания

• Повысить конкурентоспособность на рынке

• Модернизировать отдельные бизнес-процессы компании

• Расширить бизнес и сферы влияния

• Разработать стратегический план усовершенствования бизнеса с целью получения большей прибыли.

Узнать у эксперта, нужна ли оптимизация бизнеса в моем случае

Несколько примеров неэффективных бизнес-процессов, которые «съедают» деньги

В числе причин неоправданных денежных затрат и снижения эффективности бизнеса — пороки структуры управления.

Например:

Двойное управление или конкуренция между партнерами

В компании зоны ответственности двух и более равноправных собственника совпадают или пересекаются. Часть распоряжений конфликтуют между собой: на следующий уровень управления поступают противоречивые команды руководителей («переводить полную оплату – переводить оплату частями», «нанять независимых внешних экспертов – обойтись силами штатных специалистов», и т. д.). В результате распоряжения выполняются с задержкой, дополнительные согласования требуют временных затрат, ухудшается эмоциональный климат в коллективе, возможны ухудшения во взаимоотношениях с клиентами и контрагентами. В случае конкуренции между партнерами, персонал разбивается на враждебно настроенные группировки, что негативно сказывается на работе компании.

Дублирование функций разными отделами/должностями

В ходе аудита компании выяснилось, что накладные выписываются товароведами, затем документы направляются на проверку в отдел бухгалтерии, – два отдела выполняют одну и ту же работу.

Работники отдела продаж самостоятельно занимаются поиском товара по запросу клиента, вместо того, чтобы сразу передавать заказ в отдел снабжения

Совмещение высококвалифицированных и низкоквалифицированных работ

В организации более 40%
высокооплачиваемого времени директора затрачивалось на сдачу бухгалтерской отчетности, получение и отсылку документов по почте, получение платежных документов в банке и прочую работу, которую может выполнять неквалифицированный работник по доверенности.

Станочники завода по изготовлению летательных аппаратов 4 разряда ежедневно привлекаются на разгрузочно-погрузочные работы. Производство деталей на это время приостанавливается.

Менеджер по продажам компании-автодилера самостоятельно занимается составлением плана продаж, написанием коммерческих предложений и составлением отчетов результативности.

Контроль эффективности деятельности строительной организации руководство поручает недостаточно квалифицированным штатным сотрудникам. В результате компания теряет до 25-35% прибыли ежегодно.

Какие методы оптимизации самые эффективные

Вот наиболее эффективные методы, позволяющие увеличить прибыльность бизнеса**:

**Методы оптимизации деятельности предприятия весьма разнообразны и выбираются в зависимости от индивидуальных особенностей конкретной организации.

Снижение затрат

Снижение затрат достигается комплексом мер, в числе которых: оптимизация производства, работа с персоналом, налоговое планирование и оптимизация, пересмотр инвестиционных и операционных расходов, реструктуризация кредитного портфеля, автоматизация операций и другие.

Снижение затрат стоит начать с административных издержек. К примеру, можно существенно сэкономить на оплате корпоративной мобильной связи, предусмотреть ответственность за использование служебного автотранспорта в личных целях, исключить случаи хищение топлива с помощью привлечения охранной службы.

Еще одна весомая статья расходов – это аренда. Затраты на аренду могут достигать 50% всей суммы операционных расходов и более.

Сэкономить на аренде можно с помощью грамотного проведения переговоров с арендодателем. Например, представив сводную таблицу со списком аналогичных помещений с ценой существенно ниже заявленной в текущем договоре.

Обязательно стоит воспользоваться законными методами налогового планирования и оптимизации. Оптимизация налогов позволяет снизить сумму отчислений до 50% и более.

Оптимизация организационной структуры

Оптимизация организационной структуры проводится с целью устранить противоречия и дублирование функций во внутрикорпоративных взаимодействиях, повысить прозрачность и эффективность рабочих процессов.

Упрощение организационной структуры приводит к повышению её управляемости. Сокращение неэффективных звеньев цепи управления – к снижению затрат.

Модернизация процессов производства

Оптимизация производственных процессов позволяет добиться улучшения показателей производительности труда, увеличить прибыль.

Это достигается с помощью: сокращения объёмов технологических потерь, внедрения безотходного производства, автоматизации операций, снижения непроизводственных простоев оборудования, повышения квалификации персонала, применения инноваций, результатов научно-технического прогресса и т. д.

Усиление и оптимизация контроля

Контроль – это необходимая комплексная функция в любой организации, которая позволяет своевременно обнаружить отклонения от плана, стимулировать качественное выполнение поставленных задач и рабочих процессов на всех уровнях.

Результат усиления и оптимизации контроля – выстраивание системы управления, основанной на инициативности и ответственности сотрудников, которая неизбежно приведет к повышению экономической эффективности.

Усиление маркетинговых коммуникаций

Невозможно переоценить роль оптимизации системы маркетинга в условиях конкурентной среды. Нестандартные маркетинговые решения позволяют многократно повысить спрос на услуги, увеличить объёмы сбыта товара, создать положительную репутацию на рынке и в бизнес-среде.

Для достижения максимального эффекта используются все доступные каналы маркетингового продвижения – оff-line и on-line рекламу, личный сайт, публикации в СМИ, проведение встреч и семинаров и т. д.

Какие методы оптимизации бизнеса помогут в моем случае?

Каких ошибок следует избегать, чтобы получить результат

Ориентируясь на конечный результат в виде экономии и повышения экономических показателей, нельзя терять в качестве выпускаемой продукции, игнорировать реакции и потребности персонала организации, вводить изменения бессистемно, доверять интуиции вместо точных расчетов и технологий.

В противном случае, мероприятия по снижению расходов и наращиванию прибыли обернутся прямо противоположным итогом – падением выручки, дестабилизацией управленческих процессов, внутрикорпоративными конфликтами.

Кому доверить работу по оптимизации, чтобы быстро увеличить прибыль и снизить издержки

Актуальный тренд в области оптимизации бизнеса – передача управления эффективностью предприятия от топ-менеджеров, руководства и собственников наемным независимым экспертам и временным управляющим. Что это дает?

Компетентные независимые эксперты смогут анализировать и контролировать внутренние процессы максимально беспристрастно, объективно, качественно. В результате такого «свежего» взгляда на деятельность организации, могут внедряться принципиально новые эффективные методы оптимизации, механизмы стратегического управления и контроля, иная кадровая и инвестиционная политика.

Опытные эксперты помогут фундаментально переосмыслить неэффективные бизнес-процессы, чтобы достичь максимального финансового эффекта.

Получить эффективный план оптимизации бизнеса от экспертов