Что понимают под аудитом бизнес процессов

Аудит бизнес-процессов – важный элемент всех сфер деятельности предприятия. Результатом этого процесса становится определение того, насколько эффективно работают подразделения компании и корректность выбранных методов обмена информацией. Необходимость в аудите бизнес-процессов возникает каждый раз, когда на предприятии внедряются изменения.

Определение

Под аудитом бизнес-процессов понимают систему мероприятий, целью которого является полное исследование выделенного бизнес-процесса и тех, которые с ним сопряжены. Цель этой работы заключается в выявлении возможностей оптимизировать работу предприятия в целом и конкретного подразделения в частности.

Аудит является первым этапом процесса автоматизации. Полное и подробное изучение дает возможность понять все особенности протекания процесса в настоящем, а также определить те действия и мероприятия, которые позволят его улучшить.

Аудит бизнес-процессов имеет существенные отличия от других видов аудита, которые проводит предприятие. Так, в отличие от:

• финансового, он ориентирован не только на показатели финансовой отчетности, а на всю работу в общем;
• производственного, он не ограничен одними лишь резервами повышения эффективности производственной деятельности;
• операционного, он охватывает не только снабжение, производство и сбыт, расчеты с контрагентами, а ориентирован на более широкий спектр задач;
• стратегического, он ориентирован не только на стратегические ресурсы и другие параметры стратегии, но и на текущую и операционную деятельность;
• аудита хозяйственной деятельности, он не ограничен анализом только определенных направлений работы предприятия;
• аудита соотношения цены и качества, он рассматривает более широкий спектр задач и показателей эффективности работы предприятия.

Следовательно, проведение аудита бизнес-процессов требует детального анализа всех аспектов работы предприятия и, соответственно, приведет к значительно более высоким результатам.

Когда проводить проверку

Проверка проводится в следующих ситуациях:

1. Разработана и внедрена документация, описывающая порядок реализации бизнес-процесса. В этом случае необходим аудит с целью определения того, насколько документы соответствуют реальной ситуации. Требуется выяснить, насколько в практической работе реально соблюдение всех требований по данному процессу.

Проведение аудита в этом случае желательно не сразу после внедрения новых норм и регламентов, а после того, как прошло некоторое время, в течение которого будет проведено тестирование и «обкатка» процесса.

При этом возможно проведение частичного аудита в том случае, если внесенные изменения не носили глобального характера. При этом также следует обращать внимание на то, насколько сложен и важен данный процесс для предприятия.

2. Плановый аудит проводится ежегодно в соответствии с заранее составленным графиком проведения аудитов.

3. Внеплановый аудит проводится в случае возникновения сложных и нестандартных ситуаций, говорящих о наличии проблем в работе предприятия.

Внеплановую проверку необходимо проводить в следующих случаях:

• наблюдается ничем не обоснованный рост численности персонала и затрат на персонал;
• появляются ненужные и убыточные позиции в ассортименте производимой продукции;
• отмечается заморозка денежных средств;
• от сотрудничества отказываются перспективные и доходные клиенты;
• растут затраты на обслуживание клиентов, сотрудничество с которыми приносит мало доходов;
• растет задолженность предприятия;
• возникают другие ситуации, говорящие о том, что эффективность работы снижается.

Как проводить аудит

Аудит проводится в четыре этапа:

• подготовительный, на котором описываются существующие бизнес-процессы, составляется технологическая карта;
• далее проводится предварительное обследование, в ходе которого изучается структура процессов, оценивается их соответствие стратегии предприятия, анализируются риски и система внутреннего контроля;
• на основном этапе выделяются ключевые бизнес-процессы. По отношению к ним проводится аудит и подробный экономический анализ;
• на заключительном этапе формируется мнение о том, насколько эффективно осуществляются и координируются бизнес-процессы, как это воздействует на создание внутренней стоимости бизнеса.

Рассмотрим подробнее этапы проведения аудита.

Подготовительный этап

Во многих случаях этап на предприятии уже выполнен. По сути, это построение схемы всех бизнес-процессов компании, которая необходима для адекватного и своевременного управления крупным производственным предприятием.

Тем не менее, если эта работа еще не проведена, то составление карты «как есть» становится необходимой предварительной работой. Именно это даст возможность выявить все особенности деятельности, взаимодействий между подразделениями, организации документооборота и работы с ответственными лицами.

Итогом этого этапа становится составленный макет, в котором отражены не только все процессы, проходящие на предприятии, но и их взаимодействия, сопровождающий поток документов, ответственные лица и составляемые формы отчетности.

Отметим, что в схему включают не только производственные задачи, но и вспомогательные, и обслуживающие. Потому что эффективно работает только то предприятие, в котором четко налажены все работы. Мелочей здесь нет и быть не может.

Таким образом, аналитик уже четко представляет себе всю подноготную предприятия и его работы.

Предварительное обследование

Во время предварительного обследования дается оценка уровня воздействия каждого из процессов на эффективность работы. Анализируется риск того, что данная работа будет выполнена некачественно и того, как это повлияет на всю работу предприятия в целом.

Проводится анализ системы внутреннего контроля: регулярности его проведения, используемых процедур, форм отчетности, внимательности и дотошности проводимых проверок.

Например, если на предприятии разработана четкая система контроля, а проверяющие относятся к своей работе «спустя рукава», закрывают глаза на мелкие нарушения, то эффективность всей этой системы будет стремиться к нулю.

Также важна оценка работы внешними контрагентами. Например, если клиенты предприятия недовольны тем, что в помещениях не всегда чисто, приходится долго ждать погрузки и т.д., а качество самой продукции их устраивает, то основное внимание надо будет уделять именно этим процедурам. Хотя они и не относятся к основным процессам. Велика вероятность того, что именно на этих этапах падает эффективность и наблюдается потеря клиентов.

Хотя, конечно, чаще всего основные проблемы обнаруживаются именно в области основных процессов и процедур предприятия. И на них направляют основные управленческие воздействия.

Основной этап

Здесь собирают и анализируют все документы, в которых регламентируются исследуемые процедуры. Проводятся интервью со всеми работниками, участвующими в процессе. В том числе и с руководителями предприятия. Также интервьюируются поставщики и клиенты. В некоторых случаях возникает необходимость проведения мониторинга хода выполнения работ.

Результатом работы становится формирование мнения по следующим вопросам:

• соблюдают ли сотрудники все регламенты и предписания;
• соблюдаются ли сроки выполнения операций;
• получает ли руководитель всю необходимую отчетную информацию;
• планируются ли результаты работы, какие нормативы приняты, каким образом они рассчитываются и сопоставляются с фактическими результатами деятельности;
• уровень удовлетворенности клиентов полученными результатами;
• сформированы ли все необходимые регламенты для всех стадий, разработаны ли должностные инструкции;
• соответствует ли работа требованиям законодательства и официальных нормативов;
• какие у руководства и сотрудников имеются предложения по оптимизации работы.

Вся полученная информация вносится в соответствующие документы, после чего подвергается тщательному анализу.

Заключительный этап

На заключительном этапе упорядочивают всю полученную информацию. Здесь удобно использование контрольных листов. Это специальный формуляр, в котором содержатся поля для записи ответов на поставленные вопросы, а также предоставления дополнительной информации. Дополнительной информацией могут быть различные документы, принятые на предприятии, результаты опросов работников и клиентов предприятия.

Составленный документ отправляется представителем администрации предприятия, чтобы они дали обратную связь. Какая-то информация будет для них знакома, какая-то – новой. Возможно, даже удивит. Поэтому часть информации нужно будет дополнить, часть – дополнительно проверить.

После того, как вся информация собрана, определены слабые места и причины их возникновения, отношение руководства к выявленным проблемам, приступают к разработке мероприятий по устранению выявленных проблем.

Разработка мероприятий проводится в ходе совещания, в котором участвуют все профильные специалисты, владельцы и участники процесса, возможно даже, поставщики и клиенты данного процесса.

Результаты

В результате разрабатывается план повышения эффективности процесса, в котором могут содержаться:

• предложения, направленные на изменение течения процесса;
• мероприятия, ориентированные на дополнительное обучение сотрудников;
• улучшение используемого программного обеспечения;
• разработка списка дополнительного оборудования и программного обеспечения, которое необходимо закупить;
• выработка административных распоряжений;
• оптимизация системы мотивации персонала;
• предложения по оптимизации кадровой работы.

Результатом этой работы становится разработка предложений и мероприятий, направленных на:

• снижение уровня затрат, повышение скорости выполнение работ;
• рост качества работ;
• улучшение координации взаимодействий между подразделениями;
• разграничение ответственности и усиление контроля.

После внедрения предложенных мероприятий необходимо проводить контроль того, какой результат получен. Если предприятие не показывает улучшения показателей деятельности, возможно, нужно будет проводить повторный аудит и выявлять более глубокие причины неэффективности работы. Разрабатывать новые предложения и дальше оптимизировать деятельность.

Практические советы

Итак, вы приняли решение о необходимости провести проверку. Осталось дело за практической реализацией.

Если у вас нет сотрудника, который имеет все нужные знания и навыки – конечно, лучше обратиться к привлеченным специалистам. Но что делать, если нет такой возможности?

1. В первую очередь – использовать все возможные источники информации. Проведите опрос среди сотрудников, клиентов и поставщиков. Если они не горят желанием заполнять анкету – можно предложить небольшие бонусы. Например, клиентам – скидку 2 – 5% или возможность рассрочки платежа на месяц.
2. Сотрудникам можно предложить анонимную анкету (ведь они сами заинтересованы в оптимизации работы, но могут опасаться санкций от начальства за негативные ответы). Если используете анонимные анкеты – не стоит включать вопросы, которые способствуют идентификации сотрудников. Так, на одном из предприятий проводили подобный анонимный опрос. Но при этом включили вопросы – ваша должность, возраст и стаж работы в организации. Естественно, сотрудники заподозрили, что их будут «вычислять» по этим данным. И откровенных ответов большинство не дало.
3. Используйте данные с камер видеонаблюдения. Вы должны осознавать – если над сотрудником поставить проверяющего, который будет следить за соблюдением инструкций и регламентом – работник будет все делать четко по инструкции. Но стоит только проверяющему отойти…
4. Если выявлены случаи несоблюдения регламентов – проверьте, как это нарушение влияет на качество работы. Подумайте, что лучше – изменить регламент или повысить уровень контроля за соблюдением порядка работы.
5. Проверьте всю документацию. Особенно на факты наличия противоречащих друг другу указаний. Наличие таких моментов негативно влияет на организацию труда. Работник понимает, что в любом случае он что-то нарушает. И у него пропадает страх нарушений вообще. Он начинает нарушать и те инструкции, к которым нет противоречащих им регламентов.

Необходимо понимать, что аудит бизнес-процессов – это не одноразовая акция. Это постоянная планомерная работа. Ведь предприятие работает в среде, которая постоянно изменяется. Меняются взаимодействия со внешними контрагентами. И во внутренней работе тоже постоянно происходят изменения. Тот процесс, который вчера работал эффективно, завтра потребует улучшений. Поэтому регулярно проводят плановый аудит всех процессов предприятия.

Продолжая тему аутсорсинга топ-менеджеров сегодня речь пойдет о такой его части как аудит. 

Согласно Википедии “В широком смысле и в соответствии с обычаями делового оборота, а также деловой лексики, аудит и как синоним ауди́торская прове́рка — процедура независимой проверки и оценки отчетности, данных учета и деятельности организации, а также системы, процесса, проекта или продукта.”

История которую я расскажу будет посвящена аудиту именно бизнес-процессов, в связи с тем, что буквально несколько дней назад у меня состоялась встреча с одним интересным клиентом в результате чего на меня снизошло озарение того, что об аудите точно нужно поговорить. 

Это была уже вторая встреча  с собственниками компании, на которой я рассказывала как обычно проходит наведение порядка внутри бизнес-процессов компании. И на моменте когда речь зашла про аудит произошла резкая негативная реакция одного из собственников, конечно же мне стало интересно, почему сформировалась такая точка зрения. Выяснилось, что компания уже имеет опыт проведения аудита подрядчиком: был обследован отдел маркетинга — результатом аудита являлся документ, который содержал в себе проблемные места отдела. Далее работа по этому процессу не проводилась. И у владельца возникло ощущение бесполезности проведенной работы, мол “Ну вот узнали мы в чем у нас проблемы и что?” 

Тут хочется сказать “Вы не любите аудит? Вы просто не умеете его готовить!”

Давайте разберем эту ситуацию: Конечно, если ничего не делать с выявленными проблемами, то ситуация и не изменится, тут скорее вопрос в том, что заказчик в принципе не увидел ценности в том, что эти проблемы были обнаружены. Так в чем же ценность? — Любое обнаружение проблемы — это уже 50% ее решения. Пока проблема не обнаружена мы не имеем никакой возможности ее решить! Это как обнаружить дырку на одежде на спине, ну никак мы не сможем ее зашить, если даже не увидели.  И тут многие возразят, что мол вот бывает “мы знаем о проблеме, но решить ее не можем”. Мой ответ тут будет таким — “Не хотите”, скорее всего эта проблема не несет такого ущерба, чтобы приложить достаточно ресурсов (материальных и временных) для ее решения. Как говорит один из моих любимых руководителей: “Не бывает нерешаемых проблем, бывает мало денег!”  

Также не стоит забывать, что определенные сложности невозможно решить без вливания дополнительных ресурсов — например дефицит кадров (если компания не собирается отказываться от загрузки). Даже если пойти по пути оптимизации затрат текущего персонала: это все равно потребует определенных ресурсов например на автоматизацию или доплаты за дополнительную нагрузку. 

Итак аудит — это не решение проблем — это возможность их решать. Проблемы не решит аудитор и проблемы не решатся в результате аудита, после получения этих знаний руководитель принимает решения что с ними делать и нужно ли вообще с ними что-то делать или выгоднее для компании на данный момент оставить все как есть. 

Но, лично я, как специалист который занимается похожей деятельностью, такую работу подрядчика не одобряю. Потому что действительно самое простое указать на сложности и совсем другое их решить. Когда мы своей командой проводим аудит какого-либо контура (продажи, маркетинг, HR, производство, финансовый отдел)  будь то конкретный отдел или бизнес-процессы компании мы обязательно пишем рекомендацию по решению этой проблемы, и даже если заказчик не идет на сопровождение в решение проблем которые были обнаружены, у него точно остаются рецепты как его “боли полечить”.

Подведем итог вышесказанному, почему все таки важен аудит: мы не можем решать проблемы, которые не знаем. Вы можете прийти с конкретной проблемой и получить конкретные рекомендации, но если компания приходит с запросом у нас все хорошо но вот как-то хочется получше” или “у нас все плохо, особенно в разработке и вы там полечите” тут без аудита всей компании не обойтись.

Несколько лет назад, когда у меня еще не было опыта в построении бизнес-процессов компании заказчика, ко мне обратился  директор небольшой it компании с идеей наставничества и помощи для одного из его руководителей. Я начала выстраивание бизнес-процессов от этого отдела, плохо понимая что происходит вокруг него, что привело длительному решению проблем связанным с необходимостью взаимодействия между подразделениями и сильно тормознуло получение результата. Тогда и пришла мысль провести обследование всей компании целиком.

Нельзя сказать что это был полноценный аудит, скорее его начальная версия. Тем не менее пазл сложился и стало ясно почему некоторые сложности никак не удается решить. В результате было выявлено, что есть самодостаточные руководители отделов и те ребята которым нужна помощь. Плюс было обнаружено несколько интересных моментов, которые мы скорректировали уже напав на проблему целой командой руководителей и выделили определенное направление деятельности в отдельную группу специалистов.  

Но, если бы не было проведено обследования всей компании, прогресс был бы куда хуже, так как руководителю сложно двигать систему из положения когда он на одном уровне с другими руководителями и не имеет возможности прямого на них влияния. На мой взгляд это особенность Российских компаний: иерархичность в управлении и разрыв в коммуникациях между топ-менеджментом, средним руководящим составом и рядовыми исполнителями. Кстати поэтому, если вы затеете провести аудит самостоятельно, будет здорово включить в список опрашиваемых несколько рядовых исполнителей, причем желательно найти самих недовольных и поговорить с ними, именно они скажут вам правду. 

Результатом аудита может быть не только выявление боли, но и переход в консалтинг — предложения верхнего уровня как решать выявленные сложности. 

Упрощенно формула успеха выглядит так: выяви проблему — найди решение — внедри его добавив необходимые ресурсы = рост прибыли!

Будет интересно узнать Ваше мнение, дорогие коллеги, об аудите и его пользе либо бесполезности, пишите, пожалуйста, комментарии!

Как выдумаете — аудит приносит пользу?

Проголосовали 14 пользователей.

Воздержались 3 пользователя.

Аудит представляет собой предпроектное исследование деятельности компании. Чтобы этот процесс показал максимально эффективные результаты, нужно учесть множество нюансов.

Грамотные аудиторы изучат картину в целом и предложат полезные инструменты для совершенствования бизнес-процессов и их автоматизации. После оптимизации деятельности компании улучшается качество работы сотрудников, сокращается влияние человеческого фактора, а все внутренние процедуры становятся прозрачными и удобными для всех участников.

Содержание:

Аудит или предпроектное исследование — это фундамент проекта по автоматизации бизнес-процессов в компании. К сожалению, многие недооценивают этот этап. И есть риски, если изначально неправильно спроектировать систему, то сотрудники, которые будут работать с внедренной CRM-системой или корпоративным порталом много лет, будут испытывать неудобства, или же проект не заработает совсем. И вложенные в автоматизацию средства не окупятся.

Многие интеграторы, чтобы разогреть потенциального клиента, предлагают этот этап провести бесплатно. Но мало кто из клиентов знает, что бесплатный анализ бизнес-процессов — это экспресс-аудит, состоящий из стандартных вопросов для всех клиентов. Наш многолетний опыт показывает, что даже у компаний, связанных одной сферой деятельности, существуют совершенно уникальные бизнес-процессы. Стандартные вопросы никак не решат их задачи.

Что из себя представляет экспресс-аудит

Экспресс-аудит содержит формальные основные вопросы про воронки продаж, их этапы, матрицу прав, телефонию, согласование договоров и коммерческих предложений. Бриф заполняется как правило 1 сотрудником организации клиента, что даёт однобокое видение процессов (об этом ниже). Такой аудит не может похвастаться эффективностью, так как совершенно не помогает подрядчику понять нюансы бизнес-процессов компании.

Несомненно, даже такой аудит поможет частичной автоматизации существующего бизнес-процесса. Однако автоматизация одного процесса далеко не всегда выполняет такую задачу, как решение всех проблем компании.

Например, этапы продаж могут быть простыми и удобными, однако сопутствующие процедуры — оценка работ, согласование документов, утверждение сметы, взаимодействие с другими подразделениями организации могут быть запутанными и находиться под большим влиянием “негативного человеческого фактора”. В такой ситуации залогом повышения продаж будет упрощение сопутствующих бизнес-процессов, и лишь потом ставится следующая задача – их комплексная автоматизация.

Или же организация сосредоточена на дорогостоящем привлечении новых клиентов, упуская эффективность качественной работы с имеющейся клиентской базой. Экспресс-аудит не выявит эту потенциальную возможность увеличения продаж. Предлагаем вам ознакомиться с нашими лайфхаками, какие процедуры покажут эффективность во время проведения работ с текущей клиентской базой в статье «Работа с клиентской базой, секреты повторных продаж».

Осознание того, что каждая компания уникальна, и ее деятельность нуждается в тщательном всестороннем изучении позволяет провести аудит бизнес-процессов компании максимально эффективно.

Или же организация сосредоточена на дорогостоящем привлечении новых клиентов, упуская эффективность качественной работы с имеющейся клиентской базой. Экспресс-аудит не выявит эту потенциальную возможность увеличения продаж. Предлагаем вам ознакомиться с нашими лайфхаками, какие процедуры покажут эффективность во время проведения работ с текущей клиентской базой в статье «Работа с клиентской базой, секреты повторных продаж».

Осознание того, что каждая компания уникальна, и ее деятельность нуждается в тщательном всестороннем изучении позволяет провести аудит бизнес-процессов компании максимально эффективно.

Например, этапы продаж могут быть простыми и удобными, однако сопутствующие процессы — оценка работ, согласования документов, утверждение сметы, взаимодействия с другими подразделениями компании могут быть запутанными и под большим влиянием “негативного человеческого фактора”. В такой ситуации залогом повышения продаж будет упрощение сопутствующих бизнес-процессов, и лишь потом их автоматизация.Или же компания сосредоточена на дорогостоящем привлечении новых клиентов, упуская возможность качественной работы с имеющейся клиентской базой. Экспресс-аудит не выявит эту потенциальную возможность увеличения продаж. Предлагаем вам ознакомиться с нашими лайфхаками, как работать с текущей клиентской базой в статье «Работа с клиентской базой, секреты повторных продаж».

Осознание того, что каждая компания уникальна, и ее бизнес-процессы нуждаются в тщательном всестороннем изучении позволяет провести этап аудита максимально эффективно.

Особенности описания бизнес-процессов

Зачастую у клиентов уже есть описание основных бизнес-процессов. К примеру, этим ранее занимался бизнес-консультант. И клиент не понимает, зачем платить деньги за то, что уже и так есть.

Описанные бизнес-процессы безусловно сокращают трудозатраты для подрядчика, однако не заменяют техническое задание на их автоматизацию. Подрядчику необходимо погрузиться в бизнес-процессы и подобрать наилучшие инструменты и решения для их автоматизации, спроектировать необходимые интеграции и выполнить написание технических задач на реализацию проекта.

Более того, бизнес-аналитики интегратора имеют богатый опыт автоматизации процессов в сотнях других компаний, знают на практике какие инструменты приживаются, а какие нет. Они смотрят на картину в целом и могут предложить полезные изменения для повышения эффективности текущих бизнес-процессов. Оптимизация бизнес-процессов положительно скажется на скорости работы сотрудников, сократит влияние человеческого фактора, а также сделает само выполнение процедур прозрачнее, а аналитику оперативной и доступной.

К сожалению, внутренний аудит бизнес-процессов ощущается как неосязаемый процесс, поэтому иногда теряет ценность. Однако, если взглянуть глубже, то он материализуется в ряд важных документов, имеющих общее название “Аудиторская документация”, и успех будущего проекта по внедрению, который связан с глубиной проработки процессов аналитиком.

“Правильный” аудит бизнес-процессов

Есть так называемая “вершина айсберга”, которую видит клиент. Для клиента проведение аудита бизнес-процессов выглядит следующим образом: приезд аналитика и проведение брифинга с топ-менеджментом, ключевыми сотрудниками на предприятии, с руководителями подразделений. Потом организация, проводящая аудит, куда-то удаляется на 2-3 недели, и потом ее аналитик презентуют готовое решение, как все будет работать; получают обратную связь, вносят корректировки. И на выходе у нас есть техническое задание на внедрение, ментальные карты бизнес-процессов, согласуется смета и начинается работа.

Как же этот процесс выглядит “под водой”, то, чего клиент не видит?Подготовка к брифингу начинается с детального изучения клиента: его сайта, отзывов и метрики. Этот этап — подготовки вопросов к брифингу, которые зависят от вида деятельности клиента и его специфики. Для достижения максимальной эффективности брифинг всегда готовится индивидуально.

После брифинга начинается этап прослушивания записей с брифинга. Сравнение результатов интервью от разных сотрудников — очень интересный этап. Чаще всего у руководства одна картина, у ключевых сотрудников бизнес-процесса — другая, порой даже противоречащая первой. Аудит помогает разобраться в том, как действительно предприятие работает. Чем компания крупнее, тем больше противоречивых моментов. Когда мы находим несоответствия, то направляем дополнительные вопросы заказчику. В процессе аудита есть много внутреннего общения для выработки решения: консультации с техническим отделом по возможности реализации того или иного функционала, брейн-шторм бизнес-аналитиков для выработки наиболее простых вариантов реализации бизнес-процессов, чтобы найти оптимальную логику работы с системой.

В каждом проекте рождается уникальный сценарий использования Битрикс24, и прежде, чем предлагать клиенту, его необходимо протестировать. Таким образом, перед тем, как включить в смету что-либо, с чем мы ранее не сталкивались, наши специалисты тщательно тестируют возможность реализации выбранного функционала в Битрикс24. У Битрикса24 есть маркетплейс готовых решений, и зачастую намного выгоднее использовать готовое решение, чем создавать функционал с нуля. Это экономит время и бюджет Заказчика. Однако такие решения обязательно должны быть предварительно протестированы.

Очень важный этап аудита — привязка KPI сотрудников к показателям Битрикс24. На нашей практике, одна из важнейших проблем внедрения CRM — это мотивация персонала в ее использовании. Конечно, в процессе аудита мы выясняем у сотрудников с какими сложностями, с какой рутиной они сталкиваются во время рабочего процесса, и решаем эти проблемы и автоматизируем рутину.

Помимо этого, мы объясняем во время обучения, как CRM поможет повысить продажи и заработок сотрудников. Но есть такая вещь, как привычка. Если специалист отдела продаж привык планировать в ежедневнике или в заметках в телефоне и звонить с собственного мобильного клиентам, то он будет сопротивляться изменениям. Так уж мы устроены. Именно поэтому важно привязывать показатели, которые влияют на его мотивацию к CRM. Например, если менеджер получает зарплату исходя из процента с продаж, то при расчете должна использоваться сумма оплаченных счетов по закрытым сделкам за определенный период в CRM. Если в CRM нет сделки, нет счета или они в не корректных статусах, то сумма не попадает в отчёт. Корректность заполнения всех полей при этом может анализировать сама CRM. Система не даст перевести сделку в успешный статус, пока не будут заполнены все необходимые поля. Это дополнительный стимул для сотрудников перейти в новую систему и работать в ней. И когда вопрос мотивации сотрудников в использовании системы прорабатывается с 2 сторон (донесение преимуществ CRM и ее прямое влияние на заработную плату) система начинает работать.

Помимо перечисленных выше, не всегда очевидных, этапов аудита, есть и более классические:

Отдельно стоит заметить, что перед презентацией результатов аудита клиенту, проводится внутренняя сдача работ руководителю отдела управления проектами. Он, как наиболее опытный бизнес-аналитик, даёт дополнительные рекомендации, вносит правки. Таким образом, до клиента доходит уже «отшлифованный» вариант. Результатом грамотно проведенного аудита становятся ментальные карты бизнес-процессов, техническое задание, смета и план внедрения.

Принципы внедрения и реализации проекта

Уже много лет наша компания придерживается принципа: система должна быть удобна для каждого, кто ей пользуется. Этот принцип можно реализовать через глубокую аналитику на всех уровнях компании, когда проводится аудит внедрения Битрикс24. Не стабильно работает интеграция, или же надо вводить много данных в систему, долго и не удобно формировать управленческую отчетность или приходится ежедневно тратить время на рутинную работу по формированию одних и тех же документов, долгие согласования или много времени тратится на звонки с напоминаниями клиентам — все данные влияют на то, какое предложение мы подготовим по конкретному проекту.

Второй принцип — любой проект мы доводим до конца. У нас нет “массового предложения”, каждый клиент для нас уникален. Если, проведя аудит внедрения CRM, система на практике не отвечает запросам компании, наши специалисты проводят доработки.

При проведении тщательного анализа “невзлетевших” проектов сформировывается наш третий принцип работы с клиентом — работа с мотивацией сотрудников. Даже самая продуманная система не будет работать, если сотрудники будут ее максимально игнорировать и работать в ней “для галочки”.

Мы изучаем текущую мотивацию сотрудников предприятия и привязываем KPI сотрудников к показателям в системе. И когда менеджер по продажам начинает видеть, как вырастает его зарплата, когда все сделки будут оформлены в CRM-системе, у него увеличивается мотивация работать по-новому. Или же мы разрабатываем в системе дополнительные модули, отражающие корпоративную культуру. Например, в корпоративном портале для УГМК-Здоровье мы создали раздел “Меню”, который позволял ознакомиться с актуальным меню в комбинате питания на день. Это мотивировало сотрудников работать в новой системе. Все эти решения создаются как раз благодаря тщательному всеохватывающему аудиту внедрения корпоративных порталов.

Успешное развитие компании зависит не только от трендов, но и от понимания насколько эффективно в компании реализуются все бизнес-процессы. Для этого существует аудит бизнес-процессов, который выявляет проблемы и предлагает пути их решения.

Если вы хотите создать автоматизированную систему, улучшающую ключевые показатели компании, и облегчающую работу сотрудникам, ждем вас в Digital-агентстве IPG. А начнем мы с грамотно организованного аудита бизнес-процессов!

Аудит бизнес-процессов — это анализ ключевых показателей компании, от которых зависит эффективность бизнеса. Глобальные задачи аудита: выявить точки роста предприятия, устранить нарушения и оптимизировать деятельность. В статье расскажем, когда следует проводить аудит бизнес-процессов, какие есть риски и как могут помочь технологии.

Когда стоит проводить аудит бизнес-процессов

Анализировать эффективность компании нужно, когда кажется, что бизнес способен приносить больше прибыли, но ему что-то мешает. Например, продукт становится более востребованным, сегмент рынка в целом растет, а компания не показывает должный финансовый результат.

Провести аудит бизнес-процессов также уместно, если запланировано расширение компании — открытие нового филиала, выпуск нового продукта, расширение ассортимента услуг (особенно, связанное с наймом дополнительных сотрудников) или покупка компании-конкурента. В этом случае аудит поможет оценить перспективность и окупаемость вложений, предупредить риски и убедиться в том, что масштабирование по карману компании.

Также аудит иногда содержит ответы на следующие вопросы:

• кто из сотрудников работает хорошо и кто заслужил премию или повышение;
• какие сотрудники относятся к обязанностям формально;
• какие инициативы были предложены в компании, кто их автор и какой результат;
• возникают ли какие-либо производственные сложности;
• почему резко увеличилась численность персонала и/или фонд оплаты труда;
• какие процессы идут медленнее из-за ограниченности ресурсов или иных проблем, например, профессионального выгорания сотрудников;
• откуда взялась излишняя дебиторская или кредиторская задолженность.

Как проводить аудит: алгоритм действий

Аудит включает в себя несколько основных этапов в зависимости от требований менеджмента компании. Единых стандартов проведения аудита не существует.

Найти аудитора. В первую очередь, для начала нужно определиться, как именно проводить аудит бизнес-процессов. Это можно делать своими силами, например, директор выделяет время и лично проходится по отделам, чтобы собрать информацию, а затем выбирает ответственного среди своих сотрудников. Если аудиторская работа проводится силами сотрудников, с точки зрения права у владельца бизнеса нет необходимости отдельно оформлять такую деятельность персонала.

Второй вариант: обратиться к независимому агентству, которое специализируется на аудитах. Это может быть крупная консалтинговая фирма, которая разом закроет все вопросы, связанные с аудитом, или небольшое агентство, которое поможет проверить конкретный отдел вашей компании, например, бухгалтерию или отдел продаж.

Определить цели аудита. Аудит часто начинается с распоряжения. Этот документ специально принимают на собрании директоров, или же гендиректор подписывает его единолично. В распоряжении указывают причины, цели и сроки аудита, а также способ проведения: собственными силами или с привлечением сторонних специалистов. Но подписывать распоряжение необязательно — достаточно просто договориться с аудитором, что именно он будет проверять, сколько это займет времени и на какой результат можно рассчитывать. Например, это может быть налоговый или бухгалтерский аудит, либо проверка логистики.

Собрать информацию. Аудитор собирает информацию о компании разными способами: интервью с директором и руководителями отделов, анкетирование штатных сотрудников, опросы, тесты или наблюдение со стороны. Собранные данные аудитор заносит в документ, где описывает текущие бизнес-процессы и рассказывает свои выводы.

Разработать план проведения аудита. Когда информация собрана, аудитор планирует работу на ближайшее время. Например, структурировать данные, составить предложения по оптимизации процессов или разработать готовые рекомендации для конкретного отдела. В план развития могут входить следующие материалы:

• схема управления;
• спецификация ресурсов;
• фундаментальные показатели и глоссарий;
• регламент выполнения бизнес-процесса.

Для каждого элемента плана аудитор определяет самые ключевые задачи, устанавливает методы сбора и анализа информации, сроки выполнения, а также людей, которые несут ответственность за результат.

Сформировать отчет. Как правило, отчетная документация для высшего руководства состоит из общей части, где предприниматель может взглянуть на цельную картину бизнеса, и разделов по каждому департаменту, в котором проводился аудит — с перечнем затраченных ресурсов и получившихся итогов. В отчете аудитор указывает на слабые и сильные стороны компании, предлагает список шагов по решению текущих проблем, определяет приоритетность задач согласно возможностям подразделений компании. Специалист также оценивает стоимость внедрения конечных решений в инфраструктуру бизнеса.

Аудит бизнес-процессов лучше проводить в комплексе: важно одновременно анализировать работу нескольких отделов компании или все департаменты разом. Дело в том, что работа одного отдела часто пересекается с деятельностью другого, поэтому проводить аудит только в бухгалтерии или IT-департаменте может оказаться бессмысленным: проблемы могут быть вызваны неэффективной работой коллег из другого департамента. Если анализировать компанию целиком, этих рисков можно избежать.

На какие показатели обращает внимание аудитор

Показатель	Что означает
Финансы бизнеса	Как выполняются планы выпуска и продаж, какой финансовый результат получает компания, какой процент составляет доходность инвестиций.
Отношения с клиентами	Сколько составляет дебиторская и кредиторская задолженность, в чем причины долгов, какую долю занимает компания на рынке, какая у бизнеса репутация.
Внутренние бизнес-процессы	Как сильно загружено оборудование на производстве, сколько денег уходит на зарплаты и премии, каков объем неиспользуемых запасов, насколько эффективно работают сотрудники.
Работа с персоналом	Сколько времени/средств тратит компания на повышение квалификации персонала, насколько работники удовлетворены условиями труда, соблюдаются ли регламенты, бывают ли происшествия на предприятии.

Если аудитор обладает достаточной компетенцией (и по согласованию с заказчиком), он может представить отчет и по другим показателям бизнеса. Например, оценить уровень информационной безопасности компании или рассчитать эффективность вложений в технологии автоматизации или программное обеспечение.

Риски при проведении аудита бизнес-процессов

Чтобы получить точные ответы на все поставленные перед аудитом вопросы, собственнику бизнеса всегда приходится предоставлять аудиторам все необходимые им документы — а для этого нужно полностью доверять специалисту. В этом случае возникает вопрос о конфиденциальности данных: если аудитор сообщит чувствительную информацию конкурентам, компания может пострадать. Это касается таких данных, как:

• служебная или коммерческая тайна;
• персональные данные сотрудников и третьих лиц;
• данные, критичные для эффективного функционирования бизнеса.

От некоторых видов разглашения информации спасает закон, например, 98-ФЗ «О коммерческой тайне» защищает собственника от случаев, когда аудитор продает полученные данные конкурентам. В большинстве случаев запрет на разглашение данных и ответственность за нарушение прописываются в договоре.

Сотрудники компании, в которой проводится аудит, должны содействовать или по крайней мере не препятствовать работе аудитора. Для этого желательно заранее объяснить им цель мероприятия и рассказать, как именно результаты аудита могут помочь сотрудникам в дальнейшей работе. Один из возможных положительных результатов для работников фирмы: оптимизация рутинных действий при помощи современных технологических решений.

Примеры успешных кейсов

• Кейс 1. Аудит отдела сопровождения повысил качество работы менеджеров на 66%

Сотрудники отдела сопровождения помогают бизнесу удержать клиентов: проводят первичные консультации, формируют коммерческие предложения, продают дополнительные услуги и развивают клиентскую базу. Но как оценить их работу — непонятно. Менеджеры отдела ежедневно проводят сотни звонков, и руководитель не может прослушать все записи разговоров. Поэтому в таких случаях бизнес приглашает аудиторов.

Так, компания Т8 заказала аудит и поставила задачу улучшить качество работы отдела сопровождения, проверить бизнес-процессы и выстроить понятную систему отчетности. Во время аудита специалисты агентства выявили ошибки в работе менеджеров, провели обучение и разработали методички, внедрили систему аттестации и предложили новую систему мотивации. В результате средняя оценка качества разговоров с клиентом выросла на 66%.

• Кейс 2. Комплексный аудит компании помог компании расти на 20% ежемесячно

Комплексный аудит подразумевает детальное изучение всего бизнеса. Для магазина «Линзмастер» специалисты агентства MediaNation проанализировали работу интернет-магазина, посетили мастерские по изготовлению очков и несколько раз примерили на себя роль покупателей, проверив работу менеджеров и службы доставки. Задачей аудита было создание стратегии, которая позволит компании расти минимум на 10% в месяц.

Первичный аудит показал, что сайт работает не так эффективно, как мог бы, а записаться на прием для диагностики зрения очень сложно: врачи не вели контроль записей, забывали о клиентах или записывали несколько человек на одно и то же время. В MediaNation предложили модернизировать сайт, обновив версию «Битрикс» и расширив функционал, а также внедрили CRM-систему и обучили врачей, как ей пользоваться.

Чтобы выйти на ежемесячный рост организации в 10% и зарабатывать больше, MediaNation сформировали маркетинговую стратегию по продвижению сайта в интернете с помощью SEO, CPA-сетей, SMM и контекстной рекламы. В результате трафик на сайт увеличился на 70%, ROI — на 140%, продажи в e-commerce — на 60%. Количество записей на диагностику зрения увеличилось на 300%, а продажи после диагностик зрения в офлайн-точках — на 80%.

• Кейс 3. Аудит документооборота помог сэкономить 75% времени сотрудников

Компания Doczilla специализируется на автоматизации работы с документами, и у наших клиентов возникают одни и те же проблемы. При этом масштаб бизнеса не имеет значения: проблемы актуальны как для небольших предприятий, так и для компаний федерального уровня.

Чаще всего работа с документами похожа на хаос: файлы пересылаются по почте от одного сотрудника к другому, их приходится долго искать в папках или на рабочем столе, не все работают в режиме рецензирования — документ приходится вычитывать. Некоторые правки возникают параллельно и противоречат друг другу. Но есть и другие моменты:

• Отсутствие типовых форм. Каждый новый документ приходится создавать с нуля — на это тратится дорогостоящее время квалифицированных специалистов.
• Типовые формы есть, но неизвестно, где они хранятся. Специалисту сложно найти нужную форму, поэтому он либо тратит время на поиск документа, либо делает его с нуля.
• Неизвестно, кто пользуется типовыми формами. Бывает, что компания позаботилась о сотрудниках и подготовила типовые формы, но насколько часто они используются — сказать невозможно.
• Типовые формы есть, но сотрудники работают со «своими» файлами. Часто сотрудники создают новые документы на основе тех, которые использовали ранее в аналогичных сделках, а не на основе типовых форм. Если меняется законодательство, использование старых договоров приводит к ошибкам.
• Нет ответственных за поддержание типовых форм. Типовую форму нельзя использовать, если изменилось законодательство или бизнес-процесс, поэтому за актуальностью документов нужно следить.
• Типовая форма слишком сложная. Сотрудник без юридического образования или опыта работы не может разобраться с формой и допускает ошибки. Из-за этого подготовку документов невозможно поручить менее квалифицированному персоналу, а обучать работника — долго и дорого.

С этими задачами помогает справиться Doczilla Pro — платформа, которая специализируется на автоматизации подготовки и согласования документов. Главная функция — избавить сотрудников от монотонных операций с документами и высвободить время на решение сложных задач.

Так, сотрудники АКБ Абсолют Банк сталкивались с чрезмерной тратой времени на формирование закладных. Команда Doczilla настроила процесс, в котором сотрудник банка создает закладную в считанные минуты, просто отвечая на вопросы анкеты. Данные из внутренних баз подтягиваются автоматически — по ID сделки. Для клиентов банка услуги стали удобнее, а сотрудники банка теперь выдают в четыре раза больше закладных тем же составом штата.

Как Doczilla Pro помогает бизнесу навести порядок в документах

Цифровизация документов. Не нужно пересылать файлы и долго искать их на рабочем столе, в папках, различных базах, CRM и ERP-системах. Всё хранится в единой базе Doczilla Pro, к которой имеют доступ ответственные сотрудники.

Исключение человеческого фактора. Сотрудник компании создает документы без ошибок за несколько кликов, потому что не работает с текстом напрямую, а просто отвечает на вопросы анкеты. Файл автоматически генерируется на основе ответов.

Интеграция с СЭД, CRM, ERP-системами и внутренними базами данных. Doczilla Pro интегрируется с различными системами электронного документооборота и вашими базами данных, что позволяет загружать данные из таких систем автоматически, исключая рутинный ручной перенос.

Интерактивные шаблоны. Они заменяют несколько типовых форм: вам не нужно параллельно вести типовые договоры, в которых различаются несколько условий — вы можете работать в одном интерактивном шаблоне. Если внести в него изменения, то все формы обновятся автоматически.

Библиотека знаний. Библиотека — это модуль с популярными формулировками. Сотрудник начинает вводить формулировку и получает уже проверенный вариант, который добавляется в договор за один клик.

Сохранение стилей. Если вы оформляете документы в едином корпоративном стиле, то при копировании в редактор Doczilla Pro текст сохраняет внешний вид: начертание шрифта, кегль, интерлиньяж, цвета и отступы.

Работа в едином пространстве. Сотрудники могут одновременно работать над одним и тем же файлом и ставить друг другу задачи, а также отслеживать статус выполнения операций и вносить правки.

Аналитика эффективности сотрудников. Платформа наглядно показывает, сколько договоров создают ваши менеджеры и как часто они работают с платформой.

Профессиональная служба заботы о клиентах. Мы выделяем персональный канал поддержки с менеджерами, которым не нужно объяснять задачу при каждом обращении.

Doczilla Pro помогла МТС передать подготовку типовых документов в регионы.

Почте России мы помогли сократить срок заключения сделок минимум в два раза.

Аудит процессов по подготовке и согласованию документов

Некоторые наши клиенты вообще не знали, сколько на самом деле проблем связано с неэффективной работой по подготовке и согласованию документов. Сколько теряется сделок (и прибыли!), сколько проблем возникает из-за ошибок в документах, ну, а выгоревших от рутинной работы сотрудников вообще никто не считал…

Чтобы помочь компаниям получить прозрачное представление об «узких местах» в бизнес-процессах и (не)эффективности в подготовке и согласованию документов, мы предлагаем провести диагностическую сессию.

Содержание:

1. Что из себя представляет экспресс-аудит
2. Особенности описания бизнес-процессов
3. «Правильный» аудит бизнес-процессов
4. Принципы внедрения и реализации проекта

Есть так называемая “вершина айсберга”, которую видит клиент. Для клиента проведение аудита бизнес-процессов выглядит следующим образом: приезд аналитика и проведение брифинга с топ-менеджментом, ключевыми сотрудниками на предприятии, с руководителями подразделений. Потом организация, проводящая аудит, куда-то удаляется на 2-3 недели, и потом ее аналитик презентуют готовое решение, как все будет работать; получают обратную связь, вносят корректировки. И на выходе у нас есть техническое задание на внедрение, ментальные карты бизнес-процессов, согласуется смета и начинается работа.

Как же этот процесс выглядит “под водой”, то, чего клиент не видит?

Очень важный этап аудита — привязка KPI сотрудников к показателям Битрикс24. На нашей практике, одна из важнейших проблем внедрения CRM — это мотивация персонала в ее использовании. Конечно, в процессе аудита мы выясняем у сотрудников с какими сложностями, с какой рутиной они сталкиваются во время рабочего процесса, и решаем эти проблемы и автоматизируем рутину.

Помимо перечисленных выше, не всегда очевидных, этапов аудита, есть и более классические:

Отдельно стоит заметить, что перед презентацией результатов аудита клиенту, проводится внутренняя сдача работ руководителю отдела управления проектами. Он, как наиболее опытный бизнес-аналитик, даёт дополнительные рекомендации, вносит правки. Таким образом, до клиента доходит уже «отшлифованный» вариант. Результатом грамотно проведенного аудита становятся ментальные карты бизнес-процессов, техническое задание, смета и план внедрения.

Принципы внедрения и реализации проекта

Если вы хотите создать автоматизированную систему, улучшающую ключевые показатели компании, и облегчающую работу сотрудникам, ждем вас в Digital-агентстве IPG. А начнем мы с грамотно организованного аудита бизнес-процессов!

Любой бизнес — это множество процессов. Хорошо, когда они прозрачны, и все участники работают, следуя согласованной схеме, а руководитель уверен, что все стандарты соблюдаются. На практике «‎сверху» чаще всего не видно, как на самом деле идут дела и на чем «спотыкаются» сотрудники, ведь со временем любой бизнес-процесс видоизменяется и начинает жить своей жизнью.

Согласно исследованию Сидни Йошида «Айсберг игнорирования», высшее руководство видит только верхушку — 4% проблем, менеджерам среднего звена известно о 9%, рядовые сотрудники видят почти весь айсберг — 74% проблем. Генеральный директор компании «ЛАНИТ — Би Пи Эм» Игорь Потоцкий рассказывает, как проанализировать бизнес-процессы компании и понять, что нужно оптимизировать.

Как проводится аудит

Аудит позволяет беспристрастно увидеть все взаимосвязи внутри компании и понять, где ошибается бизнес, и на чем теряет клиентов и деньги. Качественно проведенный аудит показывает, как выглядят процессы «на земле».

Аудит — это всегда независимая внешняя оценка, от компании-заказчика потребуется только команда экспертов, которая понимает, как работает бизнес и знает всю внутреннюю «кухню». Анализ процессов можно провести вручную. 

Что необходимо?

• опросить сотрудников;
• проверить документы;
• проследить путь каждого процесса;
• выявить узкие места. 

Нужно помнить, что метод опроса часто не отражает всю суть и слишком часто люди на местах боятся жаловаться на сложности, понимая, что получат от руководства только еще больше проблем и обвинений в плохой работе. Ручной анализ не поможет собрать данные и найти закономерности в разрезе разных подразделений компании и тем более многочисленных филиалов.

Например, федеральный телеком-оператор с огромным числом клиентов должен видеть срез по всем процессам во всех регионах. По каким вопросам идут обращения в службу поддержки? На каких этапах уходят клиенты? Как быстро на запросы клиентов отвечает колл-центр? Оценить это вручную нереально.

Технологии беспристрастны, и чтобы провести аудит гораздо более продвинутого уровня, сделать его можно с использованием специального ПО. 

Что для этого нужно

Для решения масштабных задач используют технологию process mining, которая позволяет строить граф процесса на основе цифровых следов и проводить его глубинный анализ. Например, когда клиент звонит провайдеру, информация об этом звонке фиксируется с точностью до секунды, а CRM-система получает данные о всех активностях этого клиента.

Когда клиент закрывает договор, можно восстановить и отрисовать весь его путь в компании: когда и с чем он обращался, и какие действия предшествовали закрытию договора. Что, если в определенный момент времени ушли сразу 100 клиентов? Process mining позволяет увидеть статистику сразу по всем и выявить закономерности.

Мы работали с компанией, которая предоставляла логистические услуги по всей стране — это сотни сотрудников, десятки подрядчиков и тонны документации. На определенном этапе стало понятно, что у бизнеса часто банально не сходится дебет с кредитом — пока на одном конце страны платили за доставку груза морем, в другом не хватало денег на его хранение или дальнейшую транспортировку.

Проведя аудит, мы поняли, что на проблему бухгалтерских нестыковок нужно смотреть шире, и сам процесс взаимодействия с клиентом начинается некорректно. 

Это значит, что на практике клиентский менеджер часто, не заключив договор и не определив стоимость услуги, уже начинал перевозку груза.

Соответственно, далее сумма и условия могли измениться — например, груз оставался в порту на два дополнительных дня, но счет на эту услугу клиенту вовремя не выставлялся. Дальше начинались споры, согласования, и в конечном итоге компания теряла деньги. 

Чтобы еще больше «заземлить» руководителя и показать, как устроены процессы в реальности, в дополнение к ПО отлично использовать японскую практику «гемба». 

Секрет японской практики

В привычном понимании, при использовании этого метода руководитель приходит на место подчиненного и делает его работу. Во время аудита консультант делает то же самое — приходит на место сотрудника и пытается разобраться, что тормозит его производительность, где пресловутые узкие места, которые снижают эффективность.

Так, в одном из банков мы увидели, что персоналу в отделениях нужно сканировать документы и отправлять их на рассмотрение. При этом документы часто сшиты и их нельзя разделить, складывать бумаги неудобно, человек стоит и часами мучается, чтобы собрать пакет сканов, а потом ждет, пока эти нечеткие кривые версии документов рассмотрят при оформлении кредита. 

Проблема опять же в том, что редкий сотрудник придет к руководству и скажет: мне так неудобно, нужно что-то менять, давайте оптимизируем процесс, а высший менеджмент абсолютно не в курсе ситуации и видит только, что заявки клиентов обрабатываются с черепашьей скоростью. 

«Гемба», правда, может ухватить только одну ниточку — за каждого не поработаешь и сотню проблем на местах не проанализируешь, но это хорошо помогает продемонстрировать бизнесу реальное положение дел. Поэтому лучше всего работает комбинация: «гемба» на ключевых позициях, а полноценный анализ в масштабе лучше делать уже с применением process mining.

Объективно, инструментов классического аудита давно недостаточно. Опрос сотрудников и анализ документов все чаще не способен ухватить все нити «сломавшегося» процесса.

Прошли времена, когда можно было год проводить анализ бизнеса, еще год писать рекомендации и потом пару лет внедрять согласованные ИТ-решения. Замечая ошибки, аудит должен сразу предлагать возможные решения, в том числе технологические.

Советы перед аудитом бизнес-процессов

• Определитесь с целями. Если нужно прежде всего найти узкие места и оптимизировать существующие процессы, достаточно будет верхнеуровневого анализа. Если же предстоит проект по автоматизации, нужна будет глубокая проработка, включающая детальную прорисовку процессов и планирование ИТ-
  инфраструктуры.
• Проясните для себя, какие процессы пора перевести в цифру, с чего стоит начать аудит в первую очередь — автоматизация уже стала «гигиеной» бизнеса. Чем позже вы решитесь на автоматизацию, тем больше шансов у ваших конкурентов. 
• Выделите ресурсы внутри компании — аудит требует времени и вовлеченности команды. Человек, который знает бизнес изнутри, станет драйвером изменений.
• Будьте готовы к тому, что аудит — это первый этап цифровых изменений, и после анализа перестроить придется не только бизнес-процессы, но и привычное мышление.
• Everybody lies. Доверьтесь ПО, которое может показать, как работает бизнес на самом деле. Ваши сотрудники не самый надежный источник информации.

Фото на обложке: Alones/shutterstock.com