Что получит компания от автоматизации бизнес процессов введя электронный документооборот

За тривиальным термином “документооборот” скрывается множество болей, которые менеджеры и управленцы во всех отраслях бизнеса испытывают ежедневно. Сегодня каждая концепция управления бизнесом диктует автоматизацию документооборота: проанализировать труднодоступные и неполноценные результаты операций практически невозможно, а управление без анализа теряет всякую смысловую нагрузку.

Основные бизнес-проблемы документооборота

Проблемы не автоматизированного бизнес-процесса документооборота организации могут повлиять как на работу отдельного сотрудника, так и в последствии на репутацию компании в целом — достаточно небольшой оплошности в виде потери документа или малейшего искажения информации. Среди подобных проблем не автоматизированного документооборота часто встречаются:

• высокая стоимость обработки каждого документа;
• частая потеря документов;
• утечка информации;
• искажение информации;
• задержки в принятии решений;
• медленное движение документов — переоцененная загрузка персонала;
• репутационные и юридические риски.

Бизнес-процессы документооборота

Практика автоматизации бизнес-процессов в системе электронного документооборота (СЭД) начинается с оценки логики документооборота компании. Логика документооборота в целом зависит от сферы бизнеса, учитывая специфику бизнес-процессов организации, однако есть общие бизнес-процессы электронного документооборота, которые применимы практически в каждом бизнесе:

• утверждение документов
• сбор отзывов по документам
• подготовки документов, согласования, исполнение (внутренние документы и документы для контрагентов)

Более детально бизнес-процесс документооборота организации могут выглядеть следующим образом:

• прием документов, поступающих в организацию;
• их первичная обработка;
• составление, согласование и оформление;
• операции с исходящими документами;
• отправка исходящих и направление в дело внутренних документов;
• предварительное рассмотрение документов;
• регистрация документов и распределение;
• информационно-справочная работа;
• составление, согласование и оформление документов;
• подобные операции с внутренними документами.

Преимущества автоматизированного документооборота

Автоматизированный документооборот открывает новые горизонты перед организацией, в частности помогает ускорить проведение работ, позволяет опередить конкурентов при принятии как оперативных, тактических, так и стратегических решений. Рассмотрим, что из себя представляют бизнес-процессы электронного документооборота и какие преимущества стоит ожидать от процесса автоматизации:

• Прозрачность работы: бизнес-процессы документооборота организации в этом случае позволяет менеджменту контролировать статусы документов на каждом этапе их изменения. Помимо контроля и существуют все возможности управления: в частности становится просто и быстро вызвать любой требуемый документ с полной информацией о его истории.
• Централизованное управление взаимоотношениями с клиентами и поставщиками за счет хранения и ведения файловой истории. Например, при возникновении инцидента достаточно пары кликов, чтобы поднять историю блока документов и проследить корреляцию.
• Возможность удаленного доступа, что позволяет избежать торможение в процессах.
• Безопасность информации и документов выводится на качественно другой уровень: поскольку управление электронным документооборотом централизованно, база данных позволяет делать резервные копии документов, что значительно снижает возможность потери информации, как случайно, так и умышленно.
• “Бережливое производство”, а также экономия времени и пространства. То есть автоматизация документооборота дает возможность избавиться от, например, бесконечных, и главное — ненужных распечаток, что есть ни что иное как потеря ресурсов. Документы и файлы могут быть безопасно удалены по истечении срока их хранения, в зависимости от статуса и актуальности информации. Автоматизация документооборота на уровне корпоративной культуры без сомнения отвечает самым эффективным и принятым по всему миру моделям стратегического управления — такие перемены в компании окажут положительное воздействие на отношение сотрудников к статусности компании, смогут выше оценить HR-бренд организации, а значит, работать с большей отдачей.
• Повышение удовлетворенности и эффективности сотрудников и руководителей: оптимизация ежедневных задач позволяет сотрудникам получать больше удовольствия от рабочего процесс, поскольку автоматизируются как правило рутинные функции. Для топ-менеджмента инвестиции в эффективную автоматизацию быстро окупаются еще и за счет освобождения времени сотрудников для более сложных и маржинальных задач.

Проверенные подходы к автоматизации документооборота

Когда компания озадачивается автоматизацией и оптимизацией элктронного документооборота, зачастую применяется одна из доступных на рынке систем электронного документооборота (СЭД), как специализированное программное решение. При этом упускаеся тот факт, что обработка документа в большинстве случаев является только элементом бизнес-процесса компании и для ощутимого улучшения эффективности бизнеса не достаточно оптимизации одного элемента, пусть и важного.

Прагматичный и компетентный подход предполагает более масштабный подходят к вопросу оптимизации и внедрение системы управления бизнес-процессами (BPMS), которая помимо хранения и поиска документов в информационной системе и автоматизации документооборота позволит автоматизировать бизнес-процессы, в которых документ не является основой процесса.

Гибкое решение для электронного документооборота на базе платформы Comindware позволяет создать единую систему для управления бизнес-процессами и документами, включая связанные дискуссии и задачи.

Узнайте больше о достоинствах платформы Comindware для специфики вашего бизнеса. Запросите звонок консультанта прямо сейчас!

Заказать звонок

Елена Гайдукова, маркетолог-аналитик. Работает в сфере BPM и автоматизации процессов с 2014 года. В настоящее время является бренд-менеджером решений на базе Comindware Business Application Platform.

В документации предприятия сосредоточено более 80% информационных ресурсов, которые помогают в работе организации и её подразделений. Чтобы наладить рабочие процессы в компании, необходима автоматизация документооборота и делопроизводства.

Автоматизации работы с электронными документами и организации бизнеса имеет огромный потенциал для развития компании, ведь с документами работают абсолютно все контрагенты и большое количество клиентов.

Система электронного документооборота (СЭД) поможет упорядочить составление и передачу документации каждому предпринимателю и офисному сотруднику. Чем быстрее происходит обработка документации, тем выше результат. Большинство организаций уже используют СЭД, которая позволяет упростить внутреннюю работу предприятия, а также ускорить обмен документами с внешними организациями.

Чем автоматизация документооборота отличается от делопроизводства

Несмотря на то что эти два термина тесно взаимосвязаны и даже синонимичны для многих, тем не менее, автоматизацию документооборота следует отличать от делопроизводства. Одно из понятий является частью другого — делопроизводство невозможно без документооборота.

Документооборот — это движение документации внутри компании.
Делопроизводство — комплексное понятие, включающее следующие мероприятия:

• создание, редактирование и утверждение документов;
• обработка и регистрация документов;
• документооборот;
• выдача поручений и контроль за их исполнением;
• ведение архива, поиск документов и контроль за их местонахождением.

Оба понятия в совокупности необходимы для документационного обеспечения управления (ДОУ), которое помогает в процессе реализации функций предприятия.

Делопроизводство включает меры по обеспечению документационной поддержки управления и ведения бизнеса: взаимодействие с контрагентами и закрепление деловых процедур договорами; создание внутренних актов и регламентов компании для управления сотрудниками и оптимизации бизнес-процессов.

Для автоматизации делопроизводства внедряют систему электронного документооборота, которая позволит организовать работу всех подразделений компании.

СЭД – надёжная компьютерная программа, позволяющая создавать, исправлять, искать электронные документы, а также организовывать взаимодействие сотрудников с ними (отправка, утверждение и передача). Она может функционировать в локальной сети организации или в интернет-сети круглосуточно, с чётким разграничением прав доступа.

Программа автоматизирует документооборот. Она помогает проводить и хранить счета, платежи, акты и приказы. Можно контролировать все этапы их редактирования, согласования и исполнения. Это проверенная временем многофункциональная система, которая, помимо работы с документацией, позволяет контролировать объём выполненных задач сотрудников компании. Также это способ улучшения порядка ведения дел в компании, чтобы сделать их более прозрачными и защищёнными от ошибок.

Как связаны управление и делопроизводство

Делопроизводство необходимо для обеспечения документационной поддержки управления организацией. Когда руководитель получает информацию о задаче, он её анализирует, принимает решение и сообщает подчинённым.

Управление тесно связано с документацией, потому как информация может поступать в виде документа, её анализ отражаться в различных других документах, а объявление решения может быть в форме акта или приказа. Поэтому корректная организация работы с документами сильно повышает оперативность и качество работы руководителей.

Связь между управлением и делопроизводством можно посмотреть на следующем примере — наём сотрудника на работу. Алгоритм действий представлен так:

• руководством принимается решение об открытии новой вакансии;
• отдел кадров составляет вакансию и согласовывает с руководством;
• вакансия размещается на сайте компании и биржах поиска работы;
• кандидаты присылают резюме;
• кадры отбирают резюме и передают их руководству;
• руководство просматривает резюме и принимает решение о собеседовании с потенциальным кандидатом;
• по итогам встречи отбирается один сотрудник, с которым заключается трудовой договор.

Здесь принимаются несколько управленческих решений: об открытии вакансии, собеседовании и о приёме на работу. Их необходимо подкреплять документами: описание вакансии, резюме, трудовой договор. А если процесс найма более сложный, с выполнением тестового задания, проверкой службой безопасности и медицинской комиссией, то документов становится ещё больше.

Поэтому мероприятия по делопроизводству сопровождают управленческие решения, где необходимо получить или выдать данные в виде документов. Отсюда связь между делопроизводством и управлением.

Документация выступает как средство информационного обмена для руководителей. И при неналаженном делопроизводстве страдает управление, которое зависит от качества и достоверности информации, скорости приёма и передачи данных, правильной организации документов.

Основные задачи автоматизации делопроизводства и документооборота

Задачи во многом перекликаются с целями. Вот ключевые из них:

1. Выстраивание полных маршрутов передвижения электронных актов, справок, договоров.
2. Реализация удобного управления процессами, выстраивание последовательности стандартных действий.
3. Организация архивов с каталогом файлов для облегчения и улучшения условий хранения.
4. Объединение всех инструментов контроля для последующего анализа сфер работы, где имеются недочёты, чтобы оперативно их устранить.
5. Повышение эффективности использования ресурсов компании.

Частая ошибка при автоматизации делопроизводства и способ её решения

Когда компания расширяется и руководитель принимает решение о необходимости автоматизации процессов документооборота с помощью информационных технологий, то многие компании часто совершают одну ошибку.

Они пытаются обойтись автоматизацией работы только отдельных сотрудников: секретаря, менеджера, бухгалтера. Получается, что одни сотрудники работают в цифровом пространстве, а другие нет. Это значит, что нет взаимодействия работников друг с другом, работа отделов не налажена, прикладные процессы никак не связываются с делопроизводственными. Нет возможности и инструментов для более продуктивной деятельности персонала.

Автоматизация электронного документооборота и делопроизводства должна быть комплексной и одна для всех сотрудников. При организации эффективной среды информационного обмена следует выполнить задачи по автоматизации трёх составных частей делопроизводства:

• документирование;
• документооборот;
• ведение цифрового архива.

Учитывая все основные части делопроизводства, нужна программа, которая имеет возможность создания, хранения и обмена документации в цифровом виде. Должен быть поиск необходимого файла, а также возможность интеграции с другими платформами компании, чтобы документы приходили от всех сотрудников. Не менее важную роль при выборе программы играет политика безопасности и разграничение прав доступа.

При подключении рабочих процессов к системе появляется внутрикорпоративный архив с удобной логической структурой и неограниченным объёмом. Каждая производственная операция будет определена, чётко описана и регламентирована, чтобы избежать ошибок.

Почему автоматизация документооборота очень важна на предприятии

При расширении предприятия, когда растёт численность сотрудников и направлений деятельности, процессы информационного обмена могут становиться запутанными, что напрямую отражается на деятельности предприятия. Автоматизация документооборота поможет в следующем:

• Отделам и подразделениям компании наладить согласованный и упорядоченный рабочий процесс. Получая информацию о деятельности друг друга и работая в слаженном ритме, повышается качество обслуживания клиентов и взаимодействие с контрагентами.
• Повысить производительность труда у сотрудников, благодаря ускорению процессов согласования и передачи договоров, актов, счетов.
• Разгрузить рядовых сотрудников, поскольку система упрощает создание и редактирование файлов.
• Поможет справляться с задачами при небольшом количестве работников. Не потребуется расширять штат, вкладываться в новые рабочие места и помещения, заниматься обучением персонала.
• Повысить уровень защиты внутрикорпоративной информации за счёт широких возможностей настройки и разграничения прав.

Руководители смогут не потерять и увидеть целостную картину происходящей ситуации в подразделении или организации. А владельцы компании смогут избежать новых инвестиций в основную деятельность, потребности в увеличении оборотного капитала, получения кредитов, уменьшения ожидаемой прибыли.

Поэтому создание налаженной рабочей среды по обработке информации имеет непосредственное влияние на успешность предприятия. В связи с этим очень важно правильно выбрать стратегию автоматизации, в том числе ПО для её реализации.

Как автоматизировать документооборот

В целях автоматизации делопроизводства используются комплексные информационные системы, которые управляют базами данных, имеют поиск документов и анализа текстов. Смогут наладить внутренний документооборот и обеспечить доступ в корпоративную среду Intranet.

Наиболее популярными и современными считаются следующие технологии автоматизации документооборота:

• Клиент-серверные. Модели управления находятся на специально выделенном внутрикорпоративном ресурсе, доступ к которому круглосуточный и осуществляется через веб-интерфейс.
• Интегрированные с базами данных, из которых можно оперативно получить нужные данные.
• Реализованные на веб-решениях, когда вход выполняется через браузер.
• Облачные – с использованием места, предоставленного сторонним сервисом.

Сложность возникает при выборе программного продукта. Можно приобрести качественное ПО, но оно не сможет помочь компании, так как ориентировано на другие задачи. Чтобы фирма зря не потратила деньги, необходимо для начала определить цели, которые должна выполнять система. И потом при покупке обращать внимание на соответствие нужным задачам в отдельности и в качестве одного целого (имеется ли интеграция с другими системами).

Какие проблемы решает СЭД

Внедрение системы электронного документооборота (СЭД) обеспечивает автоматизацию движения документов в рамках делопроизводства. СЭД может работать с любым видом документации: корреспонденция и электронные письма, офисные документы, отчёты.

Программы СЭД дают возможность просматривать некоторое количество писем сразу с нескольких электронных ящиков. Позволяют планировать бизнес-проекты, что удобно с точки зрения менеджмента, и менеджеры могут в любой момент проконтролировать работу сотрудников. При наличии мобильной версии программы, это можно будет делать, находясь вне офиса.

Также удобно отслеживать процесс согласования и утверждения документа. Когда руководитель заканчивает с документом, его можно легко отправить контрагенту по электронной почте, на печать или в архив.

Главные проблемы, которые решает автоматизация документооборота – это сокращение ручного труда и постепенное избавление от бумажных носителей, что позволит снизить затраты на закупку оргтехники и расходников для печати. Не потребуются услуги курьера и других посредников, что снижает вероятность умышленной порчи или случайной потери важной информации. В СЭД обмен документами происходит в пару кликов с рабочего места.

Документы хранятся в цифровой среде программного обеспечения, что помогает освободить архивы и оптимизировать все процессы документооборота. Хранящиеся файлы легко извлекаются за счёт удобного поиска по разным параметрам — название, содержание, номер документа и т. д.

Помимо этого, все подразделения станут работать более слаженно из-за повышения качества взаимодействия филиалов и структур. Значительно снизятся ошибки, вызванные человеческим фактором, а доступ к информации можно будет разграничить.

Автоматизация документооборота ускорит деятельность компании в целом, увеличит оборот, повысит солидность фирмы. СЭД говорит о серьёзном отношении к бизнесу, что благоприятно сказывается на качестве обслуживания клиентов.

Рекомендации по выбору системы электронного документооборота

Чтобы определиться и решить, какая система автоматизации документооборота и делопроизводства будет использоваться в вашей компании, необходимо:

• Изучить функциональность системы. Оценить набор функций платформы, удобство её применения, интерфейс, возможность гибкой настройки.
• Поискать примеры удачного опыта применения выбранной системы в вашей отрасли. Это очень важно, поскольку позволяет понять, насколько успешным будет внедрение конкретной системы автоматизации документооборота в той сфере, в которой работает ваша компания. Выяснить, в каких фирмах из вашей области использовалась система, и насколько успешно были реализованы эти проекты.
• Соотнести стоимость, функциональность и поддержку платформы. Важно не только приобрести и внедрить систему автоматизации, но и убедиться в том, что вам при этом будут доступны её обновления и поддержка. Испытать функции системы в её бесплатной версии.

Пробная версия наглядно демонстрирует функции и преимущества системы автоматизации управления документооборотом. Иногда производители предлагают демоверсии без каких-либо ограничений по функциональности. Так вы сможете понять, насколько вам подходит платформа, удобно ли в ней работать.

Функциональные требования к системе документооборота утверждены
Приказом Росархива от 15 июня 2020 г. № 69. Система документооборота обязана иметь инструменты для работы с электронными документами и другие опции для выполнения всех задач, поставленных пользователем (с точки зрения функциональности и технологического исполнения).

При выборе СЭД необходимо обращать внимание на следующие пункты:

• понятный интерфейс;
• скорость и надёжность обмена;
• возможность подписания ЭП;
• возможность распределения файлов по группам;
• поиск;
• настройка прав доступа;
• мониторинг прохождения документа по этапам;
• высокоуровневая защита данных;
• архивное хранение.

Также для некоторых компаний важны интеграция с учётными системами, а для организаций непрерывного цикла работы — уровень техподдержки.

Если вы решили автоматизировать в своей компании документооборот, подключите «Астрал.ЭДО» — онлайн-сервис, который позволяет быстро оформлять документы и передавать их в один клик. Вы сможете вести несколько организаций, наладив документооборот внутри компании, а также с контрагентами и госорганами.
Вся информация автоматически и структурировано сохраняется в архив, что позволяет в любой момент легко найти и посмотреть необходимую документацию. Сервис «1С-ЭДО» можно использовать в привычном интерфейсе 1С. Круглосуточная служба поддержки поможет клиентам на всех этапах обслуживания: от запуска системы и подключения контрагентов до обмена документами и отправки отчётов в государственные органы.

19 декабря, 2018

Роль системы электронного документооборота в автоматизации бизнес-процессов компании

Документооборот — перемещение деловых бумаг внутри компании. Этот процесс занимает много времени. С помощью грамотной автоматизации можно его ускорить и оптимизировать. Система электронного документооборота и автоматизации бизнес процессов упрощает и оптимизирует деятельность предприятия. Заказать ее установку можно в компании Taxnet.

Роль системы электронного документооборота в автоматизации бизнес-процессов компании

Организация делопроизводства позволяет оптимизировать рабочий процесс. Поэтому система электронного документооборота и автоматизации бизнес-процессов пользуется несомненным спросом.

Чтобы понять, какое значение имеет ЭДО, стоит начать с сути этих определений:

• Бизнес-процессы — это усилия и мероприятия, направленные на создание продукта или услуги.
• Автоматизация бизнес-процессов — интеграция специальной программной системы, позволяющей большинство рутинной (типовой) деятельности предприятия выполнять без участия человека.
• Электронный документооборот — этап автоматизации бизнеса. Он позволяет исключить рутинный ручной труд, повышает скорость обработки информации и удобство оперирования массивами данных. С его помощью составление, движение, учет бумаг и контроль результатов осуществляются в автоматическом режиме.

Системы электронного документооборота и автоматизации бизнес процессов стали одним из самых популярных комплексных решений для бизнеса.

Особенно часто к их внедрению прибегают корпоративные клиенты. Среди них — крупные банковские учреждения, концерны, государственные службы.

Это не удивительно, ведь компании с СЭД функционируют в едином информационном пространстве. У всех подразделений предприятия единый документооборот и информационно-нормативная база.

Плюсы электронного документооборота

• Большая эффективность бизнес-процессов. Ошибки, допущенные вследствие поздней обработки или утери данных, могут дорого обойтись компании.
• Экономия до 75% времени. В рамках предприятия — за счет быстрого автоматизированного анализа по заданному алгоритму, ускоряющего принятие решений. В отношении отдельных сотрудников — по 2,5 рабочих дня в месяц на сокращении времени поиска и обработки информации.
• Увеличение производительности труда на 25%. Делопроизводство подразумевает обработку значительных массивов информации. С помощью автоматизации можно сократить затраты, ускорить согласование.
• Защита конфиденциальных данных от несанкционированного доступа. Достигается путем наделения каждого пользователя системы определенным уровнем допуска.
• Экономия средств. Обеспечивается дешевизной обработки электронных документов. Не нужны затраты на хранение, доставку, расходные материалы, оборудование.
• Единое информационное пространство компании. Общая инфраструктура филиалов и подразделений повышает прозрачность работы. Обеспечивает быстрый анализ и контроль эффективности.

Система электронного документооборота и автоматизации бизнес-процессов от Taxnet

Система автоматизации, внедряемая сотрудниками Taxnet, имеет высокую функциональность. В ней учтены основные аспекты современного делопроизводства и документооборота. Мы предлагаем продукт, решающий следующие рабочие моменты:

• Создание глобальной электронной структуры компании. Организация бесперебойной работы нескольких канцелярий (в филиалах/подразделениях).
• Распределение прав доступа. Каждый сотрудник получает свою собственную роль, в рамках которой имеет соответствующий уровень доступа к документам, дискам.
• Работа с корреспонденцией. Под этим понимается обработка любой документации: служебных записок, письменных обращений, писем и электронной корреспонденции.
• Поисковая система. Централизованный доступ к документации позволяет быстро извлекать необходимую информацию из находящихся в системе документов.
• Анализ статистики. Благодаря быстрой автоматизированной обработке массива данных можно получать достоверную статистику по любому заданному запросу.
• Интеграция с офисными программами и цифровыми сервисами. Дает возможность в работу предприятия интегрировать программное обеспечение и ставить цифровую подпись.
• Дистанционное управление. Руководители могут управлять всеми процессами в удаленном режиме, назначая ответственных и контролируя результаты их деятельности.

Внедрение разработанной нами системы электронного документооборота и автоматизации бизнес процессов позволяет оптимизировать управление на предприятии. Это реализуется путем создания четких инструкций и формализации большинства рабочих моментов.

Вопросы, интересующие заказчиков

Крупные государственные и частные компании, выступающие в роли заказчиков, интересует ряд вопросов, требующих прояснения перед принятием окончательного решения.

Какими будут затраты?

Система электронного документооборота и автоматизации бизнес процессов для небольших компаний легко устанавливается и разворачивается на отдельных ПК. Ее легко настраивать.

Такие решения нетребовательны к уровню знаний и опыту персонала, не требуют технической поддержки. Их может администрировать человек, имеющий невысокую квалификацию. Достаточно прочесть документацию и посмотреть пару обучающих роликов.

Безусловно, чем больше предприятие, тем дороже будет осуществить автоматизацию бизнес-процессов в системе документооборота. Это связано с невозможностью использования стандартизированных программ.

Каждое предприятие нуждается в своей собственной экосфере делопроизводства. Поэтому при разработке СЭД тщательно изучаются все бизнес-процессы, протекающие на предприятии. Иногда это может занимать длительный срок, зато результат быстро окупится.

Как протекает процесс внедрения?

Внедрение СЭД — это установка оборудования, создание внутренних сетей, инсталляция необходимого программного обеспечения, а также обучение персонала. Последнее — очень важно для достижения наивысшей эффективности.

Результатом внедрения является 100% безбумажное делопроизводство:

• Однократный ввод документа в систему, регистрация в единой базе. Отсутствие дубликатов.
• Выявление стадии движения документа и ответственного за его исполнение сотрудника.
• Удобный поиск по минимальным заданным параметрам. Трекинг по штрих-коду. Эффективная отчетность.

Учитывая, что в нынешних условиях быстрота реакции на меняющуюся конъюнктуру рынка является одним из составляющих успеха, СЭД — обязательный этап автоматизации любого бизнеса.

Наша компания при разработке систем ориентируется на пожелания заказчика, упрощает процесс инсталляции и настройки. Это позволяет сотрудникам заказчика быстро осваивать электронный документооборот и вливаться в работу.

Подробнее о том, что представляет собой система электронного документооборота и автоматизации бизнес процессов, вы можете узнать у нашего менеджера. Звоните, будем рады помочь!

Библиографическое описание:

Маслова, А. В. Роль системы электронного документооборота в автоматизации бизнес-процессов компании. Эффективность автоматизации документооборота / А. В. Маслова. — Текст : непосредственный // Молодой ученый. — 2017. — № 7 (141). — С. 265-267. — URL: https://moluch.ru/archive/141/39829/ (дата обращения: 22.03.2023).



Актуальность

Современные тенденции и скорость развития информационных технологий, — позволяют утверждать, что уже сейчас эффективность роста каждого предприятия определяется уровнем его обеспеченности информационными системами управления бизнес-процессами. Автоматизация бизнеса — это возможность: удержания лидирующих позиций на рынке, кадрового расширения, получения руководством достоверных данных, оперативного контроля над деятельностью организации, максимальная степень защиты конфиденциальной информации, высокая конкурентоспособность. Для конкретного пользователя — сотрудника предприятия, — автоматизация производства — это повышение производительности труда, высокая точность расчетов, возможность планирования на большой период времени, гарантия информационной безопасности.

Самыми востребованными IT комплексами управления бизнесом являются системы:

‒ организации и управления работы с клиентской базой;

‒ планирования ресурсов;

‒ управления персоналом;

‒ электронного документооборота.

Требуется строгое контролирование документооборота для увеличения эффективности ведения и безупречности организации финансовой отчетности, управленческого учета. Автоматизированное делопроизводство является инструментом, позволяющим максимально точно и профессионально организовать решение вопросов, связанных с движением документов. [1]

Система управления документами

От успешности предприятия зависят репутация, рейтинг, конкурентоспособность, уровень зарплаты сотрудников. Работа с документами — неотъемлемая составляющая любого из существующих видов бизнеса. Даже в самой маленькой организации поток ежедневно поступающей информационной документации достаточно велик. Он требует постоянной срочной обработки, систематизации, своевременного реагирования.

Благодаря организации системы электронного документооборота у ответственного персонала есть возможность быстро справляться с большими объемами документации (письма, договоры, архивы, сведения из различных баз данных), а руководство может легко контролировать этот процесс даже на удаленном расстоянии.

СЭД позволяют автоматизировать:

1. Процесс регистрации принятой и отправленной корреспонденции;
2. Сканирование документов с последующим вводом и сохранением в системе;
3. Составление, согласование, подписание новых документов;
4. Рассылка распоряжений исполнителям и контроль их исполнения;
5. Работа по хранению и рассылке электронных документов.

СЭД позволяет каждому руководителю осуществлять управление всеми процессами документооборота дистанционно, поскольку есть возможность удаленного доступа. [2] Актуальность проблемы выбора и внедрения электронного документооборота определяется необходимостью создания на предприятии единого документационного пространства с учетом рационального использования человеческих ресурсов при выполнении определенных делопроизводственных работ.

Значимость СЭД для автоматизации бизнес-процессов предприятия

Бизнес-процесс в деятельности компании — это система последовательных, целенаправленных и регламентированных видов деятельности, достигающих результатов, значимых для организации. Внедрение СЭД позволяет все трудоемкие процедуры по обработке данных вести автоматически, что значительно упрощает работу исполнителей. Системе под силу автоматизировать следующие процессы:

‒ Регистрация документов: вся поступившая корреспонденция регистрируется в системе с учетом своего назначения и типа. Получив регистрационный номер, документ поступает в работу. При помощи функциональных возможностей система формирует контрольные карточки, по которым можно отслеживать ход исполнения документа, с указанием сроков и исполнителей. Для упрощения поиска все документы получают свои штрих-коды. На смену обычной подписи приходит электронно-цифровой аналог.

‒ Назначение поручений: автоматическая система предусматривает создание проекта резолюции по любому документу, в котором указываются исполнители. После этого документы автоматически отправляются конкретным исполнителям. При этом исполнители могут отписывать порученные документы на нижний уровень с автоматическим учетом всех получившихся ветвей. Руководство имеет доступ ко всей картине поручений, а также к отчетам по выполнению документов.

‒ Организация контроля исполнения документов: контроль за исполнением документов ведется в автоматическом режиме. В системе существует возможность установить контрольные сроки для каждого документа в соответствии с законодательством РФ. Отправка уведомлений из карточки учета и установка напоминаний о необходимости возврата к работе с документом помогает избежать ситуации, когда исполнитель по причине забывчивости не успевает закончить работу в срок. Для вышестоящих структур формируются различные отчеты за определенный период.

‒ Поиск документов: упрощение поиска нужных документов достигается за счет набора реквизитов у каждого документа, по которому ведется отбор. Наиболее часто используемые поисковые запросы запоминаются системой, которая предлагает доступ к ним непосредственному исполнителю. Существует также контекстный поиск с дальнейшей печатью или сохранением в различных офисных форматах.

‒ Администрирование: все действия пользователей автоматически фиксируются в журналах. Пользователь обеспечивается своими правами доступа, которые назначаются администратором системы при регистрации согласно структуре предприятия. При этом пользователь может самостоятельно настроить параметры своего рабочего стола и личные папки. [3]

В нынешних условиях конкуренции часто побеждает не тот, кто делает лучший продукт, а тот, кто может работать быстрее и успевает захватить рынок. Сотрудник, который работает с документами, тратит около одного часа на поиск необходимых данных. Из чего можно заключить, что за месяц получается ориентировочно 2,5 дня. Если учесть все затраты на одного работника, то использование автоматизированной системы документооборота даст отличный резерв для сбережения денежных средств предприятия.

Эффективность автоматизации документооборота

Результат от внедрения автоматизированной СЭД складывается из двух основных частей. К первой группе относятся:

‒ Экономия средств (благодаря использованию более дешевой технологии обработки документов в электронной форме): на расходные материалы, на оборудование, на доставку информации в бумажном виде, на хранение бумажных документов.

‒ Экономия рабочего времени сотрудников: на ручную обработку данных и выполнение обслуживающих функций (передача, копирование и пр.), на прохождение документов, на поиск нужных документов, на их повторное использование.

Ко второй группе эффектов относятся:

‒ Повышение прозрачности движения документов: современные технологии позволяют централизованно отслеживать ход всей работы с документами, осуществлять контроль исполнительской дисциплины, систематизировать и анализировать результаты контроля, выявляя проблемы и принимая меры для усовершенствования системы управления. Каждый сотрудник получает возможность видеть на экране компьютера все документы, задачи и поручения, с которыми они должны работать в данный момент, а руководитель имеет возможность видеть в онлайн режиме ход выполнения бизнес-процессов.

‒ Организация единого корпоративного информационного пространства: современная система документооборота должна разрешить проблему географической удаленности сотрудников и обеспечивать возможность их совместной работы в рамках единой инфраструктуры.

‒ Объединение и обеспечение сохранности корпоративной информации: корпоративные данные сохраняются в корпоративной системе управления документами. Даже если сотрудник увольняется или переходит на работу в другое подразделение организации, его знания, связанные с обработкой документов, сохраняются вместе с документами в СЭД предприятия и могут быть использованы другими сотрудниками.

‒ Повышение управляемости компании в целом: ускорение информационных потоков и уменьшение количество ошибок при принятии управленческих решений за счет использования актуальных и своевременных данных приводит к улучшению управляемости компании в целом. [4]

Литература:

1. Группа ИРМ. URL: http://www.mdi.ru/press-tsentr/articles/el-docs/managment-buisness-processes/kratko-o-roli-informatsionnyh-sistem-upravleniya-biznes-protsessami
2. Группа ИРМ. URL: http://www.mdi.ru/press-tsentr/articles/el-docs/managment-buisness-processes/pochemu-kompanii-nuzhdayutsya-v-avtomatizaczii-elektronnogo-dokumentooborota
3. Группа ИРМ. URL: http://www.mdi.ru/press-tsentr/articles/el-docs/managment-buisness-processes/kak-povyisit-effektivnost-upravleniya-dokumentooborotom-organizaczii
4. Interface.ru. Internet and Software company. URL:http://www.interface.ru/home.asp?artId=637

Само по себе внедрение системы документооборота в электронном формате в коммерческой компании или в государственном учреждении не может являться самоцелью. Даже отказ от использования бумаги и сокращение затрат, как денежных, так и по времени, на печать, отправку, получение и хранение документов – здесь не столь важны. На этот процесс следует смотреть шире, при этом разделяя области внедрения.

Внедрение СЭД – системы электронного документооборота внутри организации, позволит организовать полностью контролируемое пространство для взаимодействия между департаментами, территориально отдаленными представительствами и отдельно взятыми сотрудниками.

Внедрение ЭДО – внешнего юридически значимого электронного документооборота, широко используемая за счет регулирования государством система обмена электронными документами, осуществляемого через операторов ЭДО, которая позволяет передавать документы по телекоммуникационным каналам связи (с использованием средств криптографической защиты информации и специальных программ операторов) и получать обратную связь о статусе переданного документа.

Системы обмена электронными документами – это не только создание, отправка и получение документов, это сокращение затрат и выход на новый уровень бизнес-процессов и коммуникаций с контрагентами, а также четкий контроль всей совокупности процессов при работе с документами.

В этой статье мы рассмотрим ключевые шаги в постановке как внутреннего, так и внешнего документооборота организации, а также технологию безроумингового ЭДО. И начнем с СЭД, ведь именно работа этой системы сопровождает каждый бизнес-процесс на предприятии.

Зачем нужна система электронного документооборота на предприятии?

Целью внедрения электронного документооборота в учреждении является не искоренение бумажных документов, а создание эффективной среды управления, коммуникации и работы. Именно поэтому для построения эффективной СЭД необходимо:

• провести аудит сложившегося документооборота;
• исследовать функции имеющихся инструментов обмена (почта, системы, записи о курьерах и почте у секретарей);
• провести интервьюирование участников обмена.

Подключение 1С-ЭДО от официального партнера 1С. Комплект документов от 250 руб./мес.

Анализ действующей системы работы с документами в компании

Внедрение СЭД требует участия аналитика и ИТ-специалиста, а его результаты должны быть представлены в виде схемы движения всех документов во всех подразделениях компании с указанием «узких мест», среди которых могут быть:

• утеря документов;
• дублирование документов и процедур;
• длительное время согласования;
• денежные траты на бумажный документооборот и т.д.

Анализ также позволяет понять, какой участок бизнес взаимодействий является наиболее критичным и требует наиболее быстрого внедрения электронного взаимодействия. Если процессы локализованы в рамках подразделения или узкоспециализированы (например, перевод на электронный документооборот участка кассовых документов в случае географически отдаленно расположенных точек продаж). В этом случае можно рассмотреть локальное внедрение обмена ЭД, которое в свою очередь может послужить пилотным проектом внедрения СЭД, требует меньше временных и финансовых затрат.

На основе анализа разрабатывается целевая схема, которая будет реализована технически. Она должна, как минимум, обеспечивать:

• удобный поиск;
• оперативный контроль всех этапов работы с документом;
• редактирование и согласование в соответствии с установленными ролями;
• а также требования, обусловленные спецификой бизнеса.

Нужно ли составлять положение об электронном документообороте?

После аудита сложившейся на предприятии «традиции» документооборота и формирования целевой модели, важно составить документ, в котором будет отображена полная схема работы новой системы, то есть, по сути, исчерпывающее техническое задание с указанием этапов и сроков внедрения.

Исходя из возможностей и функционала технических инструментов, на базе которых будет построена целевая СЭД, в положение прописывают регламенты обработки документов, инструкции для исполнителей, их ответственность и порядок организации взаимодействия, а также права, доступ и возможность одновременной работы. Также положение должно четко описывать точки управления и контроля в процессе, маршруты движения документов, очередность согласования и утверждения, а также порядок их исполнения.

Оформление приказа о введении СЭД

На базе ТЗ принимается план внедрения СЭД и утверждается методология, что должно быть зафиксировано в соответствующем приказе. Этот, на первый взгляд, формальный этап, во-первых может затянуться, если в компании разветвленная система согласования, а во-вторых, очерчивает границы проекта и прописывает роли, что в будущем избавит участников процесса от взаимных претензий, даже если к внедрению не привлекались специалисты сторонней организации.

Установленной формы приказа нет, но, ориентируясь на то, что документ должен содержать исчерпывающие указания, в него должны быть включены следующие важные моменты:

• когда и при каких условиях система будет запущена в промышленную эксплуатацию;
• методологическая документация – ТЗ, регламенты, инструкции, правила;
• назначение ответственных лиц по участкам – за внедрение технических средств, первоначальную обработку массива документов, обучение сотрудников
• какие поправки и дополнения должны быть внесены в корпоративные нормативные акты и должностные инструкции.

Официальный запуск системы в эксплуатацию

Запуск системы в промышленную эксплуатацию, как правило, предваряется тестовым периодом, который позволяет отработать все недочеты и доработать недостающий функционал.

Ввести СЭД в эксплуатацию имеет смысл только после «повсеместного» внедрения. Это основной принцип работы системы – либо доступ к ней открыт со всех автоматизированных рабочих точек, так или иначе связанных с движением документов, либо «образец», разработанный на предпроектном этапе, не сработает. При условии, что введение обмена ЭД, касается как внутренних, так и внешних коммуникаций, в среднем, исходя из опыта специалистов нашей компании, проект запуска системы может потребовать до полугода.

Теперь мы перейдем к процессу внедрения системы внешнего электронного документооборота.

Зачем нужна система ЭДО с контрагентами?

Если внедрение СЭД на предприятии чаще всего оптимизирует внутренние процессы и снижает издержки взаимодействия между участками и, как правило, является логичным следствием продуманного руководства, и, самое главное, регламентируется самим предприятием, то внедрение системы электронного взаимодействия с контрагентами вот уже более 20 лет проходят тяжелый путь.

И только регулирование со стороны государства, создание порядка аккредитации операторов электронного документооборота, большая просветительская работа в данном направлении постепенно дает свои плоды.

Устанавливая форматы и регламенты обмена документами между хозяйствующими субъектами, определяя порядок равнозначности электронного документа и бумажного оригинала и судебную защиту на основании такого документа государство подталкивает бизнес к электронному взаимодействию при совершении сделок. А сотрудничество с аккредитованным оператором, который берет на себя передачу и доставку документов, а также подтверждение всех сопутствующих действий, дает компании эффективный инструмент мгновенных бизнес-коммуникаций без потери юридической значимости взаимодействия.

Отправить оригинал первичного или корректировочного документа, а также возможность подписать или отклонить его, моментально информируя об этом своего контрагента, находясь при этом в любой точке мира с доступом в Интернет, – важнейшее преимущество ЭДО и квалифицированных сертификатов.

Централизованная структура документооборота, систематизированное хранение документов в электронном архиве оператора, возможность подписания и направления документов по электронным каналам связи, – все сделает саму структуру документооборота полностью контролируемой и прозрачной, а в совокупности с СЭД ускорит процессы регистрации и согласования.

Что важно, переходить на электронные документы выгодно при любом количестве документов. Статистика говорит о сокращении расходов на бумагу и услуги доставки в среднем в 10 раз, без учета экономии на архивном хранении, а интеграция с системами бухучета, которые применяют компании любого масштаба, принесет ряд дополнительных преимуществ.

Среди них – автоматизация большой части ручных операций, контроль наличия оригинала и исключение риска его потери, структурированное хранение документов (по закону первичные документы хранят не менее 4 лет), простота их поиска, особенно при при форс-мажорах, например, при запросе контролирующих органов на аудит – все это вряд ли заставит пожалеть об отказе от бумажного документооборота.

Внедрение электронного документооборота в организации по этапам

Конечно, как и организация любого нового процесса, электронный документооборот в компании, внедренный «с нуля», потребует на начальном этапе некоторых издержек. И траты на техническое сопровождение – электронную подпись, на оплату услуг операторов, возможно, на специализированное ПО, – будут самыми предсказуемыми из них.

Но поскольку «в цифре» может быть представлен любой документ, если закон прямо не говорит об обратном, а контролирующие органы, как уже упоминалось, все чаще «предпочитают» общение именно в электронной форме, следует смириться с недостатками периода внедрения, найдя возможность их нивелировать, и сосредоточиться на выгоде, которую принесет электронный документооборот в организации.

Основной задачей будет провести анализ партнеров на использование ЭДО и «договориться» с ними на обмен – обменяться приглашениями, а тем, кто еще не использует ЭДО, предложить вариант подключения.

Важно учесть то, к какому оператору ЭДО подключен или планирует подключиться ваш контрагент. Механизм установления автоматического роуминга между различными операторами не всегда реализован. Например, прямой роуминг налажен между операторами ЭДО, входящими в Хаб 1С: Калуга Астрал, Тензор, Линк-сервис, ЭТП ГПБ, Удостоверяющий центр. В случае обмена документами с контрагентами, использующими Контур.Диадок, придется налаживать роуминг вручную. Эта процедура может занимать в среднем 5-6 дней. Статус настройки роуминга надо отслеживать самостоятельно.

Гарантия 6 мес. на услуги подключения и настройки ЭДО в 1С. Решаем любые задачи!

С организационно-технической точки зрения внедрение ЭДО на небольшом предприятии состоит из формальных задач, которые сводятся к обеспечению юридической силы электронных документов:

• Получить действующий сертификат ЭП на уполномоченное лицо организации;
• Выбрать и заключить договор с аккредитованным в ФНС оператором;
• Отправить приглашения контрагентам, которые уже используют ЭДО;
• Наладить процесс подключения к ЭДО контрагентов, по которым нет информации о подключении к ЭДО (самостоятельно или силами оператора).

Для крупных предприятий, имеющих разветвленную структуру документооборота с большим количеством контрагентов для достижения максимального эффекта от перехода на ЭДО рекомендуется внедрение специализированных программных продуктов или кастомизированных интеграционных решений с привлечением сторонних организаций.

Этап №1. Выбор вида электронной подписи

Все электронные документы делятся на формализованные и неформализованные. Неформализованные документы свободны от жесткого регулирования со стороны государства (счета на оплату, письма, договоры, доверенности, техническая документация паспорта сделки и др.). Их принятие и распознавание возможно только с участием человека.

Для формализованных в отдельных законодательных актах четко описан и утвержден единый формат и регламент передачи. Это позволяет использовать программные средства всех участников обмена для распознавания и обработки в информационных системах, в том числе в программах для бухгалтерии и системе ФНС. Рекомендованный формат используют все операторы ЭДО при обмене.

Для юридически значимого взаимодействия через оператора необходимо использовать усиленную квалифицированную электронную подпись, особенно это жестко закреплено для подписания электронных счетов-фактур, поэтому для обмена с контрагентами посредством операторов используют только самый защищенный вид подписи.

В иных случаях, по соглашению сторон законодательно допускается использование простой и неквалифицированной подписи:

• простая только подтверждает факт подписания документа;
• неквалифицированная позволяет определить подписанта и обнаружить исправления, сделанные после подписания документа.

Этап №2. Выбор удостоверяющего центра (УЦ) и оператора

Оператор – организация, обладающая программно-аппаратным комплексом для реализации форматов и регламентов обмена электронными документами, утвержденными законодательно. Защищенные сервера и каналы связи оператора обеспечивают безопасность при обмене открытой и конфиденциальной информацией в рамках электронного документооборота. Оператор своевременно вносит изменения в механизмы обмена и форматы документов в соответствии с корректировками требований регуляторов рынка (ФНС, ФСБ, Правительство).

Оператор уведомляет ФНС, что юрлицо присоединилось к обмену (важно при обмене счетами-фактурами), проверяет электронные подписи на действительность в момент подписания документов, гарантирует доставку электронных документов контрагенту в соответствии с настроенным маршрутом, а также реализует функциональность обмена приглашениями между контрагентами.

Организовать систему обмена юридически значимыми документами, например, обмен теми же счетами-фактурами без участия оператора, невозможно, так как не будет соблюдаться регламент передачи документов, установленный законодательно. Помимо этого участие оператора поможет избежать многих рисков, связанных с переходом на ЭДО, и упростить ряд технических моментов. Все аккредитованные операторы перечислены на сайте ФНС.

При выборе операторов стоит исходить из собственных потребностей и ориентироваться на стоимость и перечень услуг, пакетные предложения, наличие техподдержки и колл-центра, популярность и линейку сервисов.

Удостоверяющий центр – юридическое лицо, индивидуальный предприниматель либо государственный орган или орган местного самоуправления, осуществляющий функции по созданию и выдаче сертификатов ключей проверки электронных подписей, а также иные функции сопровождения сертификатов.

При выборе УЦ важно обратить внимание на его правовой статус. Его аккредитация зависит от возможностей нести финансовую ответственность в случае убытков третьих лиц, доверившимся информации, указанной в сертификате ключа проверки ЭП, выданном этим УЦ, или данным реестра ключей, который ведет этот УЦ.

Этап №3. Подготовка документов и заключение договора с УЦ и оператором

Для покупки электронной подписи, как правило, необходимо заключить договор с УЦ, оплатить услугу, предоставить оригиналы заявительных документов и пройти процедуру идентификации владельца сертификата, предоставив документы удостоверяющие личность и подтверждающие полномочия, при личной встрече с представителями удостоверяющего центра. Поскольку усиленная квалифицированная подпись требуется представителям руководящего звена, посещение ими УЦ необходимо запланировать заранее.

Регистрируясь в системе ЭДО выбранного оператора, компания присоединяется к регламенту работы сервиса, что позволяет не заключать специальные соглашения с каждым контрагентом в дальнейшем и облегчает процесс внедрения ЭДО. Также организация идентифицируется по сертификату электронной подписи уполномоченного лица и получает свой уникальный идентификатор, который может сообщить любому другому участнику для настройки маршрута обмена. Операторы могут дорабатывать свои системы по запросам пользователей, что также важно отразить в документах.

Оцифровка и автоматизация документооборота может оказать без преувеличения огромное влияние на Ваш бизнес.

С ручными процессами успех компании всегда будет зависеть от человеческого фактора, а замедленное время отклика на запросы непременно будет тормозить ее развитие. Автоматизация процессов в документообороте, напротив, позволяет компании стать более гибкой, эффективной и отзывчивой на любые изменения.

Более того, мы обнаружили 6 случаев, когда внедрение ЭДО (электронного документооборота) в вашей организации даст серьезное конкурентное преимущество. Если какая-либо из следующих ситуаций (на инфографике ниже) кажется вашему бизнесу знакомой, пора серьезно задуматься об оцифровке документов и автоматизации рабочих процессов.

Перечислим также 10 самых популярных бизнес-процессов в ЭДО, которые можно быстро внедрить с помощью готовых современных решений:

Согласование документов

Автоматизация процессов согласования документов является одним из самых популярных способов повышения эффективности работы с документами. Поэтому помимо регламентированного согласования внутренних и исходящих документов, этот процесс может включать и универсальное согласование произвольных документов по готовым маршрутам и создаваемым пользователями. И если в традиционном бумажном процессе нередко случаются потери версий документа, срыв сроков и бесполезные затраты рабочего времени, то ЭДО позволяет не только сократить количество итерации, но и ограничить функции пользователей. Так, например, бухгалтер не сможет править в тексте договора условия нефинансового характера. Ему отведена конкретная область проверки в договоре, например, только порядок оплаты. На поиск и проверку статуса любого документа тратятся секунды, а цикл согласования ускоряется в несколько раз.

Для оптимизации кадровой и административной работы все чаще используются электронные способы ознакомления сотрудников с нормативными или распорядительными документами. Но вместо ручной рассылки их по электронной почте или размещения на внутренних порталах, можно настроить определенные маршруты ознакомления с учетом оргструктуры и прав доступа.

Тут речь может идти не только о согласовании договора, но и об автоматизации всего жизненного цикла документа, в т.ч. его исполнения. Важно, чтобы согласование договоров было связано с другими бизнес-системами (например, ERP), а также интегрировалось с внешними решениями по обмену документами со сторонними контрагентами. Автоматизация договорной деятельности также расширяет возможности совместной работы и поиска нужных документов.

В последнее время возможность электронного подписания документов становится необходимостью. Ведь это значительно расширяет круг возможностей компании. Имея такую электронную подпись, можно осуществлять гражданско-правовые сделки, оказывать и получать государственные и муниципальные услуги, участвовать в электронных торгах и совершать другие юридически значимые действия через интернет. Любая современная платформа автоматизации позволяет интегрировать такую возможность в свою систему.

Автоматизация этого процесса помогает разгрузить вашу HR-службу от типовых и повторяющихся запросов, сократить время отклика на них до 2-3 минут вместо дней. Автоматизация командировок может охватывать полностью весь процесс: от создания заявок, бронирования билетов и гостиниц до формирования отчетности. При этом обеспечивается коммуникация и четкое распределение задач между всеми участвующими департаментами

Автоматизация заявок на оплату помогает компании соблюдать сроки оплаты, сотрудникам — упростить рабочий процесс и снизить вероятность ошибок, а для руководства — в любой момент отследить полную картину движения денежных средств. При этом возможно создать любой сценарий согласования под задачи компании.

Обычно сотрудники запрашивают копии трудовой, справки о зарплате и периоде своей работы в организации. Такие несложные, но частые процедуры можно полностью возложить на чат-бота, интегрированного в систему документооборота, который и становится основным инструментом автоматизации этого процесса. Быстрая выдача справок никак не влияет на финансовые показатели компании, но сильно увеличивает лояльность сотрудников. Это особенно актуально для крупных компаний или режима удаленной работы, где работник ждет нужную справку стандартно около 3 дней. Вместо этого, он может получить ее в тот же день и решить оперативно свои личные вопросы: получить кредит, социальные выплаты или налоговый вычет.

Автоматизация этого процесса помогает своевременно обеспечивать сотрудников необходимыми канцтоварами и оборудованием, а также планировать их закупку. Для руководства это позволяет увеличить прозрачность хозяйственной деятельности, а также оптимизировать текущие затраты.

Если в компании нет полноценного help-desk, но есть небольшие регулярные заявки в части IT, то этот процесс можно автоматизировать в рамках документооборота. Можно создать целую систему автоматизации для help-desk или же ограничиться микроавтоматизацией точечных процессов. Но как правило и то, и другое задает конкретные и сжатые сроки на исполнение стандартных заявок (заведение почты, установка ОС), что исключает их потерю или неисполнение. Остальное может быть настроено под цели компании: это может быть повышение прозрачности работы IT-отдела или же быстрое открытие дополнительных рабочих мест и филиалов.

Сам по себе документооборот является большим источником данных. Поэтому для повышения эффективности использования базы знаний, возможно расширение применения документооборота для накопления и сохранения внутренней экспертизы. Сегодня популярны решения, где не просто встроена база знаний, а предоставляется полностью автоматизированное консультирование сотрудников на ее основе. Большую часть работы в этом процессе берет на себя чат-бот, который отвечает на вопросы и предоставляет необходимую информацию под запросы.

Внедрение документооборота — трудоемкая, но вполне выполнимая задача. Предварительная подготовка со специальными чек-листам облегчит процесс и повысит вероятность эффективного использования ЭДО в дальнейшем.