Бизнес-карта: что это такое, зачем она нужна и как правильно пользоваться этим инструментом.
Несмотря на повсеместное распространение «безнала», бизнесмены не могут полностью обойтись без расчетов наличными. Такие операции нужны, например, для выдачи командировочных, оплаты текущих хозяйственных расходов и т.п. Чтобы упростить работу с платежами, банки выдают владельцам расчетных счетов бизнес-карты.
Что такое бизнес-карта и чем она полезна
Бизнес-карта для предприятия или ИП выполняет те же функции, что и обычная дебетовая карта для физического лица. При открытии счета банк может «привязать» к нему одну или несколько таких бизнес-карт. Иногда для бизнес-карты открывают отдельный счёт, но он тоже привязан к компании. Единственное отличие отдельного счёта: перед покупкой чего-либо придётся на такой счёт переводить деньги с основного счёта.
Некоторые банки (например — Сбербанк) предлагают и кредитные бизнес-карты. Здесь также видна аналогия с «кредитками» для физических лиц: банк устанавливает определенный лимит, в пределах которого бизнесмен может пользоваться заемными средствами. Также условия использования бизнес-кредитки обычно включают в себя и льготный (беспроцентный) период.
Руководитель компании либо другие уполномоченные лица могут финансировать необходимые для бизнеса затраты, расплачиваясь картой.
Использование бизнес-карты позволяет:
- Практически отказаться от работы с наличными. Т.е. не нужно ездить в банк, хранить крупные суммы денег на предприятии, оформлять кассовые документы.
- Если наличные все-таки нужны (например – продавец не принимает карты), то деньги можно без проблем получить в ближайшем банкомате.
- Лимитировать и контролировать текущие расходы.
- Оперативно и без проблем производить обмен валюты, например – в заграничных командировках.
- Снизить затраты на проведение платежей за счет возврата процента от уплаченной суммы (кэшбэк).
- Получать дополнительные бонусы, например – скидки при покупках у компаний-партнеров банка.
- Вернуть аванс по упрощенной схеме, если продавец не исполнил свои обязанности. Если был проведен «обычный» безналичный платеж, то получить назад свои деньги можно только по соглашению с продавцом, или через суд. А при оплате бизнес-картой возможно провести возврат во внесудебном порядке на основании правил расчетов, установленных платежной системой (чарджбэк).
Как можно использовать бизнес-карту
Бизнес-карта позволяет:
- Оплачивать все «обычные» текущие расходы, необходимые для бизнеса: материалы, товары, услуги и т.п.
- Финансировать командировочные затраты. В данном случае удобно то, что по бизнес-карте можно устанавливать ограничение на расход. Поэтому сотруднику при направлении в командировку выдается бизнес-карта с лимитом, соответствующим целям поездки и его статусу. А если средств по какой-то причине не хватило (например – командировку пришлось продлить), то лимит можно легко увеличить через интернет-банк.
- Перечислять налоги и другие обязательные платежи.
- Снимать наличные без посещения отделений банка. Как правило, при этом устанавливается более низкая комиссия, чем при получении денег в банке.
- Зачислять выручку торговых точек на счет через банкоматы (самоинкассация). Таким образом отпадает или существенно снижается необходимость в услугах сторонних инкассаторов.
С зарплатой ситуация сложнее. Средства, снятые с бизнес-карты, считаются подотчетными суммами. Поэтому их нужно сначала сдать в кассу и только потом можно выдать вознаграждение сотрудникам. Поэтому в большинстве случаев проще выплатить зарплату в обычном порядке, т.е. сразу перечислить деньги с расчетного счета на личные карты работников.
Может ли ИП тратить средства с бизнес-карты на личные нужды
Индивидуальный предприниматель, как физическое лицо, имеет право свободно распоряжаться всеми своими средствами. Поэтому он после уплаты налогов может пользоваться деньгами на счете для личных покупок, в т.ч. и с помощью бизнес-карты.
Бухучет ИП вести не обязан, а налоговый учет в данном случае зависит от режима налогообложения.
- Если ИП применяет налоговую систему, которая предполагает использование расходов для расчета базы (ОСНО или УСН «Доходы минус расходы»), то нужно обязательно разделять личные и относящиеся к бизнесу затраты. В противном случае ИП занизит сумму налога и при проверке заплатит штраф и пени.
- Если применяются спецрежимы, где налог считается без учета затрат (УСН «Доходы», ЕНВД, ПСН), то ИП формально может вообще не учитывать расходные операции по бизнес-карте. Но, конечно, так лучше не поступать. Если не следить за расходами и бесконтрольно использовать оборотные средства на личные нужды, то у бизнесмена неизбежно возникнут финансовые проблемы. Поэтому контролировать свои затраты нужно в любом случае, даже если закон и не обязывает делать это.
Можно ли оплачивать с бизнес-карты ООО личные затраты собственников и руководства компании
Руководитель организации, особенно, если он является еще и учредителем, иногда «путает» средства на бизнес-карте со своими личными деньгами. Но так поступать не следует, потому что, в отличие от ИП, деньги компании не принадлежат ее собственнику «напрямую», даже если он – единственный владелец.
С юридической точки зрения имущество коммерческой организации обособлено от ее учредителей (п. 1 ст. 66 ГК РФ). Все деньги на счете – это средства компании, поэтому их можно тратить только на ведение бизнеса, вне зависимости от налогового режима. Если производились затраты на личные нужды, то у собственника и организации может возникнуть немало проблем:
- Налоговики посчитают все эти затраты доходом владельца (руководителя) и доначислят НДФЛ, страховые взносы, штрафы и пени.
- Иногда организации «маскируют» личные расходы собственников и руководства под корпоративные. Например – по такой схеме часто приобретают дорогостоящие автомобили. Но всегда остается риск, что налоговики при проверке выявят истинную цель покупки. Тогда организации доначислят налог на прибыль и НДС (либо «упрощенный» налог). Также, естественно, придется заплатить НДФЛ и взносы, т.к. покупку признают доходом директора.
- Если у компании возникнут финансовые проблемы, то кредиторы могут подать в суд заявление о признании ее банкротом. Если при рассмотрении дела выяснится, что собственник или директор использовали ресурсы бизнеса на личные нужды, то их поведение может быть признано недобросовестным. Тогда кредиторы взыщут долги организации с виновных лиц в порядке субсидиарной ответственности.
- Если средствами компании распоряжается наемный директор, то предъявить к нему материальные претензии могут не только внешние кредиторы, но и сами владельцы бизнеса.
Во всех описанных случаях виновным может грозить не только материальная, но и уголовная ответственность. Нарушение перейдет в статус уголовного преступления при следующих условиях:
- Доказан умысел виновного лица.
- Сумма недоимки по налогам или иного ущерба превысила определенный лимит. Например, при банкротстве это – 2,25 млн руб., а при неуплате налогов – 5 млн руб. за три года.
Снятие наличных с бизнес-карты ИП и ООО
Снимать наличные с бизнес-карты могут, как юридические лица, так и предприниматели.
В целом здесь «работает» то же ограничение, что и при безналичной оплате картой. Предприниматели могут расходовать средства, как на бизнес, так и на личные нужды, но должны вести раздельный учет. А юридические лица обязаны соблюдать целевую направленность всех расходов – тратить деньги только на нужды компании.
Однако следует помнить еще и о «специфических» рисках, связанных именно с наличными расчетами. В соответствии с законом от 07.08.2001 № 115-ФЗ банки пристально следят за оборотом наличных денег, и это в равной степени касается как юридических лиц, так и предпринимателей.
Каждый банк использует свои критерии для выявления «подозрительных» операций с наличными, но можно дать несколько общих советов:
- Старайтесь, чтобы операции снятия наличных составляли не более 30% от месячного оборота.
- Не снимайте сразу все поступившие средства. Дайте деньгам «отлежаться» несколько дней, а затем получайте их частями.
- В любом случае, даже при больших оборотах, избегайте единовременного снятия крупных сумм (более 600 тыс. руб.).
Как быть, если вы уже провели «сомнительную» операцию
Если ошибочная операция уже проведена, то во многих случаях ситуацию можно исправить. Действия здесь зависят от того, какая именно ошибка допущена:
- Сняты наличные средства с бизнес-карты, которые затем использованы для личных нужд собственника.
Такие деньги считаются выданными в подотчет. Самый простой вариант – вернуть эти средства в кассу. Но если там накопилась крупная сумма, то задолженность можно зачесть в счет будущих выплат. Это могут быть дивиденды или зарплата (в случае, если собственник одновременно является и директором).
- За счет средств на бизнес-карте собственник оплатил свои покупки или иные расходы.
Эту операцию можно квалифицировать, как распоряжение собственника третьему лицу (т.е. своей компании) произвести за него расчеты (ст. 313 ГК РФ). В дальнейшем он должен взять на себя обязательство возместить организации понесенные затраты. Это может быть, как прямой возврат средств, так и удержание из полагающихся владельцу выплат.
Рассмотренные выше способы позволяют полностью избавиться от проблем, но здесь требуется добрая воля собственника. Если же он искренне считает все средства компании своими и отказывается помогать бухгалтерам, то остаются только «сомнительные» варианты решения вопроса:
- Оформить затраты директора, как займ. Т.к. возвращать его никто не собирается, то теоретически сумму займа через три года можно списать, как безнадежную. Но налоговики, скорее всего, квалифицируют такое списание, как подарок, и заставят заплатить НДФЛ (письмо Минфина РФ от 22.01.2010 N 03-04-06/6-3).
Если же невозвратные займы выдаются регулярно, то инспектора, скорее всего сочтут их выплатой заработной платы. Тогда придется заплатить не только подоходный налог, но и страховые взносы.
- Использовать «бесконечный» подотчет. Например, у руководителя числится сумма задолженности перед организацией в 500 тыс. руб. В этом случае директор периодически «возвращает» в кассу эти средства и в тот же день «берет» их снова. Риски здесь такие же, как и при регулярной выдаче займа. Если подобная ситуация длится годами, то проверяющие, скорее всего, сочтут подотчетную сумму зарплатой руководителя и начислят НДФЛ со взносами.
- Попытаться оформить затраты директора на компанию, как связанные с производственной необходимостью. Этот способ подходит, если куплено имущество «двойного назначения», которое можно использовать как в личных целях, так и в бизнесе. Например – автомобиль, мебель или оргтехника.
Также некоторые личные расходы можно оформить, как командировочные или представительские. Это могут быть авиа- и железнодорожные билеты, услуги гостиниц и ресторанов, покупка сувениров и т.п.
Но нужно быть готовым к тому, что при проверке придется обосновать деловую цель произведенных затрат. А если речь идет о покупке имущества, то его необходимо будет предъявить контролерам.
Вывод
Бизнес-карта — удобный платежный инструмент, привязанный к расчетному счету компании или ИП. Она позволяет уменьшить долю наличного оборота, упростить финансирование текущих затрат бизнесмена и снизить расходы на проведение платежей.
Однако при использовании бизнес-карты следует помнить следующее:
- С ее помощью нельзя напрямую выдавать зарплату.
- Не следует слишком увлекаться снятием наличных, чтобы не вызвать подозрений у банка.
- ИП может использовать бизнес-карту и для финансирования личных расходов, но следует вести раздельный учет.
- Юридические лица имеют право использовать средства с бизнес-карты только на затраты, связанные с бизнесом.
Вопросы и ответы
В чем удобство использования бизнес-карты для бухгалтерии?
Бизнес-карта значительно упрощает оплату хозяйственных и представительских расходов и их последующий учет. Сотрудники организации могут расплачиваться бизнес-картой в любое время, при этом оплата не зависит от загрузки бухгалтерии. Бизнес-карту удобно использовать для оплаты услуг различных сервисов, рекламы в соцсетях, покупок в интернет-магазинах и на автозаправках. Многие поставщики (Яндекс.Такси, Gett, мобильные операторы) отправляют электронные чеки за свои услуги на e-mail.
Для каких расходов можно использовать бизнес-карту?
Бизнес-картой можно оплачивать любые расходы компании. Особенно удобно использовать бизнес-карту для бронирования билетов и гостиниц в командировках, покупки канцтоваров, оплаты любых хозяйственных расходов, топлива на АЗС, представительских и других расходов.
Можно ли оплачивать покупки в интернете бизнес-картой?
Да, можно. Для оплаты в интернете понадобится номер карты, срок ее действия, код безопасности (CVV2/CVC2) — три цифры на полосе для подписи на оборотной стороне карты. Также необходимо подключить СМС-информирование по бизнес-карте.
Можно ли использовать бизнес-карту за рубежом?
Да, сотрудники компании могут использовать бизнес-карту в зарубежных поездках для оплаты товаров и услуг либо для снятия наличных.
Каким образом происходит учет расходов по бизнес-карте?
Учёт расходов по бизнес-карте можно вести так же, как и в случае с любыми другими расходами. ИП на УСН 6% и патент может пользоваться бизнес-картой как обычной банковской картой. Если компания для учёта налогов использует традиционную систему с НДС или УСН 15%, то необходимо собирать весь пакет документов (накладные, чеки и т.п.), чтобы можно было учесть расходы по бизнес-карте при расчёте налога.
Нужно ли оформлять авансовый отчет для расходов по бизнес-карте?
Если необходимый предприятию товар или услугу руководитель, бухгалтер или другое лицо, имеющее право распоряжаться денежными средствами на счёте, оплатили бизнес-картой, а не наличными, бухгалтеру не нужно готовить авансовый отчёт, достаточно получить счёт-фактуру и товарную накладную по факту оплаты.
Как оформляются в бухгалтерском учёте операции зачисления кешбэка?
Кешбэк — это доход вашей компании, который должен быть отражён в налоговом и бухгалтерском учете. Если вы применяете патентную систему налогообложения, сумма налога не связана с размером полученного дохода, поэтому кешбэк не требует учета. Если у вас УСН/ОСНО, отразите доход от получения кешбэка в текущем периоде как «Прочие доходы».
Поручите бухгалтерию команде экспертов
- Главная
- Бизнес-карты
Расчёты по бизнес-карте: что можно, а что нельзя
Делать моментальные переводы, расплачиваться за покупки в интернете и офлайн, снимать наличные в банкоматах — у бизнес-карт масса плюсов, но есть и свои особенности. Разбираемся, когда бизнес-картой можно оплатить доставку еды на дом, а в каких случаях надо тратить деньги только в интересах бизнеса — и как вообще это всё работает.
Корпоративная карта упрощает безналичную оплату: она проходит мгновенно и без оформления лишних бумаг. Оплатить покупку в интернете или офлайн можно в любое время суток: поставщик сразу получит деньги и начнёт собирать заказ. При этом классические платежи по реквизитам расчётного счёта могут идти дольше.
Клиенты Сбера также могут переводить деньги по номеру карты: с бизнес-карты на бизнес-карту или на карту физлица. К примеру, так можно оплачивать услуги подрядчиков.
Ориентируйтесь на количество сотрудников, специфику и потребности бизнеса. Небольшой компании или фрилансеру-ИП подойдет базовый вариант — моментальная бизнес-карта с бесплатным обслуживанием на срок до года, которая выпускается в отделении Сбера за несколько минут при открытии расчётного счёта. На один счёт можно оформить до 5 карт. В любое время за пару минут можно выпустить карту без пластика в интернет-банке СберБизнес: её обслуживание дешевле и природу сберегаете.
Нет. Бизнес-карта выпускается к расчётному счёту определённой компании или ИП. Привязать карту к другому счёту или сразу к нескольким нельзя.
ИП на всех системах налогообложения, кроме УСН «Доходы» или патента, а также все ООО и АО уменьшают налог на сумму расходов для бизнеса. Поэтому налоговая проверяет траты и следит, чтобы они были обоснованными.
По каждой операции нужно доказательство, что она совершена для работы, а не в личных целях. Траты подтверждаются документами, такими как чеки, квитанции и акты. Если документов нет или налоговая заподозрит, что операция совершена в личных целях, её не включат в перечень расходов — и доначислят налог.
Единственные, кому не нужно отчитываться о тратах перед налоговой — ИП на УСН «Доходы» или патенте. Только им можно покупать по бизнес-карте всё: от ноутбука для работы до еды с доставкой на дом.
Все остальные, кроме этих двух типов предпринимателей, не могут оплачивать бизнес-картой никакие личные траты.
Закажите бизнес-карту
Простой доступ к деньгам на расчётном счёте 24/7
Простой доступ к деньгам на расчётном счёте 24/7Теги:
- Бухгалтерия
- Бизнес-карта
- Контрагенты
- Безналичные платежи
Поделиться:
Рекомендации
Главное
Как экономить время и деньги с премиальной бизнес-картой от Сбербанка
Сбербанк предлагает предпринимателям бизнес-карты. Разбираемся, чем бизнес-карта отличается от обычной и как с ее помощью экономить на расходах.
Что такое бизнес-карта и зачем она нужна
Бизнес-карта — это банковская карта, которая привязана к расчетному счету ИП или юридического лица. С ее помощью можно оплачивать покупки в интернете, рассчитываться с контрагентами, снимать наличные в банкоматах и совершать многие другие операции со счетом организации.
Пользоваться бизнес-картой могут не только руководители бизнеса, но и сотрудники компании. В привязке к одному расчетному счету можно выпустить несколько карт и установить по каждой из них индивидуальный лимит как на снятие наличных, так и на безналичные операции, и корректировать их в большую или меньшую сторону.
Бизнес-карта помогает снизить нагрузку на бухгалтерию. По ней можно напрямую платить с расчетного счета, как обычной картой, без выдачи наличных под отчет и оформления платежек.
Также бизнес-карта пригодится в рабочих командировках — ей можно оплатить билеты, забронировать гостиницу и так далее. Приятный бонус, который дают некоторые бизнес-карты — различные скидки, акции и предложения. Можно приобретать товары у партнеров банка на более выгодных условиях, бесплатно посещать бизнес-залы в аэропортах и получать кэшбэк за покупки. Например, для бизнес-карт «СберБизнеса» действует программа «Бизнес-кэшбэк», по которой начисляются баллы за любые покупки.
Плюсы премиальной бизнес-карты Сбербанка
В линейке Сбербанка есть дебетовые бизнес-карты разного уровня. Они различаются перечнем доступных операций, стоимостью обслуживания и лимитами на снятие наличных и переводы.
Так, со всеми дебетовыми бизнес-картами банка доступны следующие возможности:
- моментальный выпуск цифровой карты;
- постоянный доступ к деньгам на расчетном счете через личный кабинет;
- мгновенные переводы с дебетовых бизнес-карт юридическим и физическим лицам;
- контроль за операциями и формирование отчетности онлайн;
- управление лимитами по картам через личный кабинет;
- экономия на комиссиях при оплате товаров и услуг бизнес-картой без оформления платежных поручений;
- участие в программе «Бизнес-кэшбэк».
Основные преимущества именно премиальной версии дебетовой бизнес-карты Сбербанка — бесплатное обслуживание при выполнении условий и расширенные лимиты на операции.
Премиальная бизнес-карта Сбербанка: тарифы и лимиты
Стоимость обслуживания
Есть два варианта оплаты комиссии: сразу за год или ежемесячно. Комиссия зависит от торгового оборота по бизнес-карте за предшествующий период.
При оплате за год (учитывается торговый оборот за предшествующий год):
- до 600 тыс. рублей (включительно) — 5 500 рублей за обслуживание карты без пластика, 7 000 рублей — с пластиком;
- от 600 тыс. рублей до 1,2 млн рублей (включительно) — 2 000 рублей за обслуживание карты без пластика, 3 500 рублей — с пластиком;
- более 1,2 млн рублей — бесплатно.
При оплате в месяц (учитывается торговый оборот за предшествующий месяц):
- до 50 тыс. рублей (включительно) — 550 рублей за обслуживание карты без пластика, 700 рублей — с пластиком;
- от 50 тыс. рублей до 100 тыс. рублей (включительно) — 200 рублей за обслуживание карты без пластика, 350 рублей — с пластиком;
- более 100 тыс. рублей — бесплатно.
При этом покупки включаются в торговый оборот того месяца или года, в течение которого банк подтвердит операцию. Как правило, подтверждение операции занимает 3–5 дней со дня совершения покупки. Таким образом, при ежемесячном списании комиссии сумма покупки, совершенной в конце сентября, подтверждается банком и затем включается в торговый оборот октября, а покупки в конце октября — в торговый оборот ноября.
Аналогично по карте с ежегодной комиссией: если покупка была совершена в последние дни уходящего года, ее сумма войдет в торговый оборот следующего года, поскольку будет подтверждена банком в январе.
Снятие наличных
Комиссия за снятие наличных с расчетного счета зависит от общей суммы снятия наличных за месяц.
В банкоматах Сбербанка:
- 2% от суммы (мин. 400 рублей) при снятии до 300 тыс. рублей в месяц;
- 3% от суммы при снятии от 300 тыс. до 1,5 млн рублей в месяц;
- 4% от суммы при снятии от 1,5 млн рублей в месяц.
В других банкоматах:
- 4% от суммы (мин. 500 рублей) при снятии до 300 тыс. рублей в месяц;
- 5% от суммы при снятии от 300 тыс. до 1,5 млн рублей в месяц;
- 7% от суммы при снятии от 1,5 до 5 млн рублей в месяц;
- 10% от суммы при снятии от 5 млн рублей в месяц.
Лимит считается за один календарный месяц совокупно по всем дебетовым бизнес-картам, выпущенным к одному счету.
В день с бизнес-карты можно снять наличными не более 500 тыс. рублей, в месяц — не более 15 млн рублей. По решению банка лимит может быть снижен до 170 тыс. рублей в сутки и 5 млн рублей в месяц пропорционально по всем счетам.
Вносить наличные на бизнес-карту можно без ограничений.
Кнопка со ссылкой
Переводы
С бизнес-карты Сбербанка можно переводить деньги на бизнес-карту или карту физического лица в Сбербанке или в других банках через «СберБизнес»:
- на карты Сбербанка — 1,5% от суммы, не менее 50 рублей;
- на карты других банков — 1,5% от суммы, не менее 75 рублей.
Лимиты на внутрибанковские переводы с бизнес-карт:
- 300 тыс. рублей в сутки кумулятивно на все счета и карты клиента (без учета комиссии за перевод);
- 300 тыс. рублей по карте — в случае снятия ограничений в виде кумулятивного лимита на все счета и карты;
- 5 млн рублей в месяц кумулятивно на все счета и карты клиента (без учета комиссии за перевод);
- 5 млн рублей по карте — в случае снятия ограничений в виде кумулятивного лимита на все счета и карты.
СМС-информирование
Услуга СМС-информирования об операциях по карте бесплатная.
Бонусная программа
К бизнес-карте Сбербанка можно подключить программу «Бизнес-кэшбэк», в рамках которой начисляется кэшбэк 0,5% за любые покупки. Кэшбэк выплачивается баллами на бонусный счет, максимальная сумма вознаграждения в месяц — 5 000 баллов.
Накопленные баллы можно конвертировать в рубли по курсу 1 балл = 1 рубль, минимальная сумма конвертации — 3 000 баллов. Срок действия баллов — 12 месяцев.
Важно! Компании самостоятельно несут обязанности по исчислению и уплате налогов, связанных с получением кэшбэка, а также ответственность за неисполнение этой обязанности. В период ближайшей налоговой отчетности компании необходимо включить полученную сумму кэшбэка в состав своих доходов и уплатить налог в соответствии с установленным режимом налогообложения.
Также за покупки по бизнес-карте полагается кэшбэк и скидки от партнеров. Предложения постоянно обновляются, следить за ними можно в личном кабинете и на сайте банка.
Как получить премиальную бизнес-карту Сбербанка
Чтобы получить бизнес-карту, нужно иметь расчетный счет в Сбербанке. Оформить заявку на выпуск карты можно в офисе Сбербанка, онлайн через «СберБизнес» или на сайте банка.
Карту можно выпустить как в цифровом формате, так и в виде пластика, но обслуживание физической карты стоит дороже. По умолчанию бизнес-карта выпускается без пластика. Первую бизнес-карту можно заказать с бесплатной курьерской доставкой, а вот перевыпущенные и дополнительные карты придется получать в офисе банка.
Заключение
Бизнес-карты помогают экономить время и деньги. Многие процессы становятся проще: контроль за расходами, расчеты с контрагентами, формирование отчетности и так далее.
Кроме того, за покупки по бизнес-картам можно получать кэшбэк от банка и скидки и бонусы от партнеров, тем самым сокращая расходы бизнеса.
Указанная информация актуальная на дату публикации.
Корпоративные карты давно заменили организациям чековые книжки и выдача наличных под отчет тоже уходит в прошлое. Но пользоваться бизнес-картами нужно не так, как обычными дебетовыми. Сегодня мы расскажем о том, кому можно доверить корпкарту, на что можно тратить с нее деньги, чем подтвердить расходы, почему бухгалтер недоволен некоторыми тратами и при чем тут 115-ФЗ.
Под корпоративными картами понимаются любые карты, которые используются в бизнес-целях. По типу они делятся на дебетовые и кредитные, по используемой валюте на рублевые и валютные, по персонификации на именные и неименные.
Какими бывают бизнес-карты
Рублевые дебетовые карты используются для обычных расчетов, например, покупки канцелярии, оплаты гостиницы в командировке и т.п., при этом расходуются собственные средства организации, в отличие от кредитных, где средства предоставляет банк. Валютные карты применяют в зарубежных командировках.
Именные карты выдаются конкретному сотруднику и могут использоваться только им. Если сотрудник увольняется, карта блокируется.
Неименные бизнес-карты может использовать любой сотрудник организации, который ее получит. Например, в компании несколько сотрудников, которые иногда ездят в командировки, они могут передавать карту друг другу.
Порядок пользования неименной картой лучше прописать во внутреннем регламенте организации, чтобы не возникало путаницы. Каждый работник должен отчитываться за совершенные траты.
Как открыть корпкарту
Можно просто получить карту, привязанную непосредственно к расчетному счету, либо открыть отдельный карточный счет, к которому привязывается одна или несколько карт.
Первый вариант — для руководителя компании, второй — для сотрудников. Бухгалтеру и руководителю легко контролировать расходы и устанавливать ограничения (лимиты) для подотчетных лиц с использованием карт. А все движения по счетам отражаются в выписке.
Ак Барс Банк предлагает при открытии счета сразу выпустить бизнес-карту, или вы можете получить ее позднее.
Как пользоваться бизнес-картой, нужна ли для этого доверенность
Выдача корпоративной карты регулируется внутренними регламентами компании, мы уже упоминали, что именные карты не должны передаваться другому лицу, для прочих таких ограничений нет.
Может прозвучать странно, что для расчета картой иногда требуется доверенность, но это действительно так. Например, если вы хотите оплатить товар поставщику, получить от него накладную, счет-фактуру, да и сам товар тоже — придется подтвердить, что вы действительно представитель организации, для которой предназначена покупка.
Использовать корпоративную карту можно только в рабочих целях, для личных покупок — собственные карты. Не забывайте, что фактически покупки совершаются со счета организации и отвечать за расходование денег компании придется в т.ч. ее директору.
На что расходовать деньги с бизнес-карты можно, а на что — нет
Можно совершать:
- оплату поставщикам;
- покупку товаров для хозяйственной деятельности — канцелярия, офисная техника и принадлежности, инструменты, запчасти для служебных авто и т.п.;
- оплату услуг — корпоративная связь, интернет, заправка картриджей, аренда автомобиля, доставка и т.д.;
- командировочные расходы — проживание, такси, покупка материалов, бензин, билеты, а вот с суточными мы рекомендуем быть осторожными, лучше их перечислять на личную карту сотрудника или выдавать наличными.
Нельзя использовать для следующих целей:
- личные покупки в супермаркетах, заправка за счет корпкарты личного авто и другие аналогичные траты;
- крупные суммы снятия наличных — карта предназначена в первую очередь для безналичных расчетов, нетипичные расходы и частые снятия наличных — повод для сомнения в законности операций, в соответствии с 115-ФЗ банк вправе в этом случае запрашивать подтверждающие документы по произведенным расходам и направлениях расходования средств;
- выплата зарплаты и дивидендов;
- передача карты для использования несотрудниками, например, членами семьи.
Оговоримся, что вышеуказанные правила актуальны для организаций. ИП может пользоваться корпоративной картой с большей свободой, т.к. средства на его счете являются финансами физлица.
Как отчитаться за покупки
За расходы по карте должно отчитаться ответственное (подотчетное) лицо, которое ее использовало. Если картой пользовались несколько сотрудников, то каждый отчитывается за себя.
Подтвердят покупку:
- кассовый и/или товарный чек;
- накладная;
- акт;
- договор на оказание услуг или поставку;
- бланк строгой отчетности (БСО) и другие.
Первичные документы должны быть оформлены в соответствии с законодательством РФ или того государства, где совершена покупка или оплата (если речь о валютной карте для загранпоездок).
Срок сдачи отчета зависит от внутренних положений организации, его определяет руководитель. Срок может быть указан в приказе на выдачу подотчета, если работник пишет заявление с просьбой предоставить ему корпкарту для расчетов, то срок и лимит расчета руководитель может указать в визе на заявлении.
Бухучет — проводки по корпкартам
Учет расчетов по корпоративным картам ведется по счету 55.
Вот несколько примеров проводок для отражения операций, связанных с бизнес-картами:
Дебет 55 Кредит 51 — пополнение корпоративной карты с расчетного счета;
Дебет 71 Кредит 55 — сотрудник произвел расход с карты или снял наличные (до предоставления отчета);
Дебет 10, 41, 44, 60, 76 Кредит 71 — получен отчет сотрудника по расходам, они разнесены по бухгалтерским счетам по видам затрат;
Дебет 50 Кредит 71 — сотрудник вернул часть неистраченных наличных средств;
Дебет 51 Кредит 55 — средства со счета корпкарты возвращены на расчетный счет организации.
Плюсы и минусы корпоративной карты по сравнению с обычным подотчетом
Главным плюсом можно считать жесткий контроль за расходами, а также оперативное поступление информации о тратах. Кроме того, если сотруднику в командировке потребуются деньги, то достаточно будет пополнить баланс карты со счета.
Не нужно постоянно контролировать выдачу и возврат подотчетных средств, достаточно установить правила — на что и в каком пределе может тратить деньги сотрудник, допустим, в течение месяца.
Если вы рассчитываетесь с поставщиком корпоративной картой, то на вас не распространяется ограничение по наличным расчетам до 100 тысяч рублей.
Покупки и оплата через интернет становятся доступнее.
Получать наличные средства со счета можно быстрее, чем если запрашивать их в банке по чековой книжке. Вносить средства также можно через банкоматы.
Для пользователей бизнес-карт часто действуют различные акции, скидки, предоставляется кэшбэк за покупки и другие бонусы.
Из минусов — нельзя использовать постоянно для снятия наличных. Крупные операции с наличными попадают под контроль банка, при операциях свыше 600 тысяч банк обязан сообщить о них в Росфинмониторинг. Нельзя рассчитаться с помощью корпкарты с подрядчиками-физлицами или самозанятыми.
Если не подтвердить расходы по карте документами, неподтвержденные суммы придется вернуть или заплатить с них НДФЛ 13%, а организации придется еще и перечислить страховые взносы, т.к. эти суммы ФНС признает доходом физлица, использовавшего карту.
Подводя итог, можно сказать, что при правильном использовании корпоративная карта — инструмент, с помощью которого можно легко контролировать расходы подотчетных лиц, ускорить бизнес-процессы и наладить оперативные расчеты за товары и услуги с поставщиками.