Что должен знать снабженец строительной компании

Меня зовут Инна, я работаю в отделе снабжения компании «Фундамент-СПб».

В строительстве я работаю длительное время, но в снабжение пришла случайно. Когда я устраивалась на работу в одну строительную компанию, там была свободна только одна должность – снабженца. Сперва эта работа была для меня непривычна и даже чужда, и я не понимала, как вникнуть в эту специфику. Но через 2-3 недели я поняла, что это мое призвание, и я нахожусь в постоянном тонусе оттого, что ко мне одновременно едут 5-6 машин, и при этом я – главная шестеренка, которая крутит огромный механизм из 100 человек на всех объектах и обеспечивает их работой! Тогда я поняла, что в снабжении случайных людей не бывает, и что я очень люблю свою новую профессию!

Работая в отделе снабжения, независимо от компании и сферы деятельности, нужно иметь определенные качества. Во-первых, нужно уметь вести переговоры на всех уровнях, а не только что-то покупать, хотя у большинства людей есть стереотип, что отдел снабжения – это люди, которые просто занимаются закупками.

В нашей компании специфика работы заключается в том, что снабженец должен взаимодействовать не только с продавцом того или иного товара, но также и со всей организацией. Мой день начинается с того, что я, приходя на рабочее место, сразу уточняю, есть ли тот или иной стройматериал на каждом объекте. Я созваниваюсь с прорабами, узнаю, не забыли ли они что-то заказать. Поэтому я ежедневно совершаю десятки звонков – и специфика моей работы заключается еще и в том, что планирую не только свой рабочий день, но и рабочий день прораба и всей строительной бригады.

То, что нужно ежедневно мониторить цены – это даже не обсуждается. Во-первых, мы работаем только с компаниями, которые производят стройматериал, а не занимаются его перекупкой и перепродажей. Это очень важно, потому что из этого складывается начальная цена – ведь прежде, чем строить сооружение либо фундамент, отдел продаж консультируется с нами по поводу цены. Мы, в свою очередь, стараемся сделать стоимость ниже рыночной, и именно поэтому наши клиенты видят в смете самую оптимальную стоимость напрямую от сертифицированного производителя. Например, арматуру мы закупаем у самого большого производителя в России, и этим гарантируем его высокое качество.

Мой рабочий день не заканчивается в шесть вечера или вечером в пятницу. Он продолжается и дома, потому что строительство – это живой организм, который всё время находится в движении, и нужно подстраиваться под его ритм. Для меня хорошо сделанная работа – это, в первую очередь, результат на объекте. Я ежедневно смотрю все чаты по каждому объекту, и в курсе того, как двигается работа на каждом из них. Поэтому я постоянно нахожусь на связи, и все доставки на мои объекты едут бесперебойно. Груз из Москвы или Сургута может приехать на стройку в два или три часа ночи, и, несмотря на позднее время, я в это время должна быть на связи не только с поставщиком, но и со всеми, кто будет принимать этот материал на площадке.

Однажды со мной произошла такая забавная история. На объект, который находился непосредственно в черте города, нам приехали 3 шаланды газобетона. Чтобы вы могли оценить объем поставки, уточню, что это количество газобетона рассчитано на строительство двух больших двухэтажных домов. Но к нам не приехал кран, и мы не могла произвести разгрузку материала! В результате мы сделали просто невозможное – остановили крановщика, который случайно ехал по улице на другой заказ, просто перегородив ему дорогу, и в итоге договорились с ним на разгрузку наших стройматериалов. Одним словом, каждый наш день состоит из каких-то маленьких интересных, а из них уже пишется большая история всей компании.

Поэтому, когда вы станете нашим клиентом, я лично прослежу за тем, чтобы у вас были только качественные стройматериалы напрямую от производителя и по очень привлекательной цене!

Задать вопрос

Бюджетные организации по закону могут осуществлять приобретение какой-либо продукции, заказывать работы или услуги только в рамках системы государственных закупок, то есть посредством торгов. В подавляющем большинстве случаев обращаться к подрядчикам напрямую нельзя. Поэтому в каждом таком учреждении существует отдел (или хотя бы специалист), занимающийся вопросами взаимодействия со сторонними организациями. Такие люди есть и в коммерческих структурах. В обязанности специалиста по закупкам входит все, что связано с аукционами, торгами, запросами котировок, оформлением сопутствующей документации. Именно об этом пойдет речь в материале.

Чем конкретно занимается специалист по закупкам

Специалист по закупкам сначала готовит документы, которые позволят разместить заказ организации на специальном интернет-ресурсе, следит за проведением всех конкурсных процедур и занимается вопросами оформления контрактов после определения победителя.

Человек, который разбирается в том, как организуются тендерные мероприятия, нужен как заказчику, так и исполнителю, поэтому эта профессия особенно востребована сегодня. Обязанности специалиста по закупкам будут несколько отличаться в зависимости от того, на кого он работает и какова цель нанимателя.

Если человек работает в государственной структуре, ему важно прежде всего разместить закупку на сайте, собрав полный пакет документов, проконтролировать весь процесс и провести сопровождение заключения контракта. Его обязанности в данном случае будут следующие:

• подготовка документации, необходимой для проведения закупки;
• контроль всех этапов процесса;
• анализ расходов;
• ведение базы заказов;
• возвращение залога участникам торгов;
• аннулирование торгов в случае отсутствия заявок на участие;
• анализ заявок участников, их прием и отклонение.

Закупочная деятельность регулируется 44-ФЗ, это касается в том числе и вопросов квалификации специалистов. Так, например, Закон (ч. 6 ст. 38) говорит о том, что сотрудник государственного учреждения должен обладать определенными знаниями, которые обеспечат ему понимание того, как протекают все закупочные процессы.Для проведения закупки необходимо сформировать конкурсную или аукционную комиссию, состоящую из нескольких человек. Эти люди должны пройти профессиональную переподготовку или повышение квалификации и в ряде случаев иметь специальные знания в области, в которой проводится закупка (ч. 5 ст. 39).

В коммерческих структурах, выступающих поставщиками, специалист по закупкам, обязанности и требования у которого иные, может не иметь специального образования.

Любая государственная структура, которая самостоятельно занимается закупками, должна иметь в штате специалиста в этой области. Об этом говорит статья 38 44-ФЗ. Как правило, в государственных учреждениях существуют целые отделы закупок, в штате которых состоит несколько человек.

Количество сотрудников учреждения, которые занимаются закупками, определяется их годовым объемом. Если госструктура за год совершает закупки на сумму, превышающую 100 млн. рублей, она обязана сформировать контрактную службу. Однако не обязательно создавать специальный отдел, в обязанности сотрудников которого входят исключительно закупочные вопросы.

Если сумма, на которую организация совершает закупки, меньше 100 млн. рублей, контрактной службы в ней может не быть, и тогда руководство назначает человека, который будет заниматься торгами и отвечать за исполнение каждого контракта.

Должностная инструкция специалиста по закупкам

Любая должностная инструкция формируется для специалиста конкретной организации. В ней перечислены обязанности сотрудника, требования к его работе, права, ответственность за халатность в исполнении рабочих обязанностей. Должностную инструкцию должен иметь каждый специалист отдела закупок. Обязанности в ней должны быть прописаны четко в соответствии с реальным функционалом работника.

Наряду с трудовым договором должностная инструкция является главным документом, который подписывает человек, устраиваясь работать в какую-либо организацию. В обязанности специалиста по закупкам должно входить только то, что прописано в инструкции. Делать что-то, не отраженное в ней, сотрудник не должен и не имеет права. Именно поэтому грамотное составление этого документа является важной задачей работников кадровой службы учреждения.

В процессе составления должностной инструкции нужно ориентироваться на законодательство и стандарты, которые существуют в конкретном регионе. Из чего состоит такой документ?

1. В первом разделе содержится информация о том, что должностная инструкция согласована и утверждена всеми, кто отвечал за ее создание. Эти люди ставят свои подписи на документе (с расшифровкой), указывается дата подписания. В основном в разработке и согласовании должностной инструкции участвует отдел кадров, юридический отдел, а также отдел, для которого составляется этот документ.
2. Далее перечисляются требования к сотруднику, который будет занимать определенную должность: образование, знания, умения, навыки, опыт работы. Это может быть и возраст, и какие-то другие специальные требования, которые характерны для работы на этой должности. Документ должен содержать перечень законодательных актов, а также внутренних документов организации, с которыми будущий сотрудник обязан ознакомиться, прежде чем приступить к своим обязанностям.Инструкция также содержит информацию о том, каким образом сотрудник принимается на должность, увольняется с нее, прописывается место должности в штатном расписании и механизм замещения работника в случае необходимости. Кроме того, указывается руководство.
3. После это следует раздел, в котором описываются права и обязанности сотрудника. Эта часть должна быть подготовлена с особенной тщательностью, обязанности работника прописаны четко в соответствии с его реальной деятельностью. К правам сотрудника, как правило, относятся право на достойные условия труда, право на доступ к сведениям, которые необходимы для выполнения обязанностей,право вносить предложения по усовершенствованию рабочего процесса.
4. Последний раздел содержит информацию об ответственности сотрудника за халатное отношение к своим обязанностям.

Перечень обязанностей специалиста по закупкам формируется в соответствии с 44-ФЗ, который регулирует всю государственную тендерную деятельность.

Согласно этому федеральному закону, обязанности специалиста по закупкам и специалиста по снабжению во многом схожи, однако имеется и ряд отличий. Круг обязанностей специалиста по закупкам значительно шире.Это влияет и на место в должностной иерархии, и на размер заработной платы, и, конечно, на содержание должностных инструкций. У специалиста по закупкам она будет более объемная, а требования к нему более жесткие. Важно помнить об этом при составлении документа.

Должностные и функциональные обязанности специалиста по закупкам

44-ФЗ прописывает основные сферы, в которых работает специалист по организации закупок.

Все это, как говорилось выше, должно быть указано в должностной инструкции. Специалист должен действовать в рамках своих обязанностей, соблюдать требования работодателя и знать о своих правах.

Что должен знать специалист по закупкам. Профстандарт:

• требования законодательства Российской Федерации и нормативных правовых актов, регулирующих деятельность в сфере закупок;
• основы гражданского, бюджетного, земельного, трудового и административного законодательства в части применения к закупкам;
• основы антимонопольного законодательства;
• основы бухгалтерского учета в части применения к закупкам;
• особенности ценообразования на рынке (по направлениям);
• методы определения и обоснования начальных максимальных цен контракта;
• основы информатики в части применения к закупкам;
• этика делового общения и правила ведения переговоров;
• дисциплина труда и внутренний трудовой распорядок;
• требования охраны труда.

К умениям специалиста по закупкам относится:

• мониторинг цен на товары, которые закупает организация, определение начальной цены контракта и ее обоснование;
• составление документов для проведения закупки согласно требованиям закона и внутренним правилам организации;
• анализ заявок поставщиков;
• отбор поставщиков на основании их заявок на участие в соответствии с буквой закона;
• ведение переговоров, составление заявок и предложений;
• отличное владение компьютерными программами (стандартным офисным пакетом и специализированными);
• создание и ведение баз данных по закупкам (внесение корректив, дополнений и т.п.);
• анализ проведенных закупок, разработка плана по повышению эффективности работы, если это необходимо;
• взаимодействие с банками с целью оплаты выполненных работ, оказанных услуг или поставки товаров по итогам сотрудничества с поставщиками, а также возврата денежных средств.

Кроме того, можно создать документ, в котором будут указаны трудовые функции специалиста, которые в основном совпадают с его обязанностями, но прописываются в более обобщенном виде, допустим, так:

• сбор данных о потребностях организации в определенных товарах, проведении работ и оказании услуг, мониторинг цен на эти работы, товары и услуги;
• организация сотрудничества с разными поставщиками по итогам закупок;
• подготовка документов, необходимых для проведения закупок;
• организация и проведение всех закупочных мероприятий;
• подведение итогов закупки;
• выполнение задач, поставленных начальством, но в рамках обязанностей специалиста.

Права работника тоже можно прописать подробно. К примеру, специалист по закупкам имеет право действовать от имени организации и представлять ее интересы перед контрагентами, государственными и муниципальными органами. Также он может самостоятельно планировать свою работу, вносить в нее коррективы, принимать решения в рамках своих полномочий. Сотрудник имеет право предлагать какие-то меры по повышению эффективности работы организации.

Что еще должен иметь в виду специалист в сфере закупок? Обязанности, которыми он наделен, должны исполняться надлежащим образом и в срок. Если этого не происходит, организация вправе применить к сотруднику определенные меры воздействия. К ним относятся выговор, замечание или увольнение, если для этого имеется основание. Кроме того, сотрудник организации должен нести ответственность за причинение ущерба компании и несоблюдение трудовой дисциплины.

Когда человек устраивается на работу, он обязан написать заявление о приеме на должность, подписать трудовой договор и должностную инструкцию. Подпись означает, что специалист ознакомился с документом и согласен со всеми его пунктами. На должностной инструкции кроме подписи и ее расшифровки работник ставит дату ознакомления с ней. Свой экземпляр он должен хранить на рабочем месте, второй остается в кадровой службе. Отметка об ознакомлении с инструкцией ставится в специальном журнале регистрации.

Чем занимается снабженец? Суть профессии

Любое предприятие – будь то государственное ведомство, завод, клиника, склад или автосервис – ежемесячно закупает расходные материалы, топливо, оборудование на внушительную сумму. При этом чем крупнее компания, тем сумма закупок внушительнее, а издержки больше.

Чтобы не переплачивать лишнего поставщикам, каждая крупная компания имеет в штате хотя бы одного менеджера по снабжению, то есть снабженца.

Обязанности снабженца

Итак, снабженец – это специалист, который отвечает за своевременное снабжение компании всем необходимым от бумаги и канцелярских принадлежностей до бензина для ведомственного транспорта.

На предприятиях эта позиция может называться по-разному: менеджер по закупкам, специалист по снабжению или просто снабженец. Сути обязанностей это не меняет.

Не зря говорится, что должность снабженца в компании – третья после директора и главного бухгалтера. У снабженца при его работе всего одна, но крайне важная задача: как купить нужное и при этом не переплатить поставщикам. При этом всё закупленное должно прийти точно в срок и в надлежащем качестве.

От умелости действий снабженца зависят и бесперебойность работы предприятия, и издержки на производство, и конечная стоимость продукции.

Если фирма небольшая, то снабженец находится в подчинении непосредственно у директора. При иных условиях – его руководителем является начальник отдела снабжения.

В обязанности снабженца входит:

1. Регулярный мониторинг рыночных цен;

2. Составление плана закупок и согласование его с руководством;

3. Заключение или продление контрактов (тендеров, если речь идет о госучреждении) на поставки;

4. Приемка товаров, оборудование и сырья, проверка его на соответствие контракту;

5. Составление графика поставки сырья и товаров;

6. Проверка всех параметров поставок на соответствие законодательству;

7. Составление отчетов, рекламаций, актов, писем и прочих официальных документов.

При всем прочем менеджер по снабжению – это материально ответственное лицо. Хоть на всех документах и стоит резолюция директора, но закупки осуществляются от его имени, а деньги он тратит из бюджета организации. Вся работа снабженца находится под пристальным наблюдением, так что ему нужно быть крайне внимательным и уметь обосновать любые траты.

Из чего состоит должностная инструкция снабженца

У любого снабженца длинный перечень обязанностей, поэтому нет ничего удивительного, что должностная инструкция специалиста по снабжению – это наиважнейший документ в его работе. Что же входит в «Должностную» снабженца?

Во-первых, требования к квалификации работника.

• Работать специалистом по снабжению может только совершеннолетний с опытом работы на предприятии от 5 лет;

• Обязательно наличие высшего экономического образования. Этот пункт не слишком критичен, однако, на крупном предприятии может сыграть большую роль.

Во-вторых, обязанности снабженца (их мы перечислили выше). Разумеется, чтобы их выполнять хороший специалист должен знать:

• номенклатуру товаров на предприятии;

• основы складского хранения материальной базы;

• правила материально-технического обеспечения компании, сроки поставок, характеристики сырья и т.д.;

• правила и сроки погрузочно-разгрузочных работ на складах;

• правила документооборота в компании и основы законодательства;

• методики расчета для закупок, правила ценообразования на те или иные товары;

• общее состояние экономики в стране и положение дел в отрасли.

В-третьих, в должностной инструкции перечислены права специалиста. Снабженец имеет право запрашивать всю необходимую для работы информацию, включая бухгалтерские отчеты и экономические планы. Также он может просить помощи и содействия у коллег и руководства для осуществления закупок, может вносить свои предложения, если были допущены какие-то ошибки при закупках.

Где выучиться на снабженца

Собственно говоря, менеджеров по закупкам специально не готовят ни в одном учебном заведении. Такие специалисты, как правило, получаются из обычных менеджеров или экономистов. Наиболее распространенные направления здесь – это «Торговое дело», «Менеджмент в торговле», «Коммерция», «Товарная экспертиза» и т.д.

На самом деле специальность снабженца не имеет таких уж четких границ. На эту должность вполне могут брать и товароведов со средним специальным образованием, и бывших кладовщиков, и строителей, и инженеров. Ключевое в работе снабженца – это знание специфики предприятия. Что оно производит, в каких материалах нуждается, что и в каких количествах тратит за определенное время и т.д.

Вакансии для снабженцев на рынке труда

На популярных сайтах по поиску работы вакансия менеджера по закупкам, снабженца мелькает достаточно часто. Главное преимущество профессии – её широкий охват. Поэтому востребованность вакансии снабженца не вызывает сомнений.

Средняя зарплата специалистов по снабжению и менеджеров по закупкам

Опять-таки, если обратиться к объявлениям на сайтах по поиску работы, то у снабженцев и менеджеров по закупкам довольно большой разброс в зарплатах. Если компания небольшая, то подобные коммерческие работники редко сидят на голом окладе. Большая часть их заработка – это процент KPI. В этом случае предложения могут достигать 40 – 60 тысяч и даже 100 тысяч рублей. Последний вариант, правда, больше характерен для Москвы.

Рядовые снабженцы в крупных компаниях, правда, зарабатывают меньше – порядка 30 – 50 тысяч рублей.

Плюсы и минусы профессии снабженца

Плюсы:

• высокая востребованность;

• хорошая зарплата;

• интересная и динамичная работа, требующая вдумчивости.

Минусы:

• высокая персональная ответственность;

• сложный график и ненормированный рабочий день;

• высокий уровень стресса.

Любое использование материалов медиапортала РШУ возможно только с разрешения

редакции.

Снабженец в строительстве

В функции отдела снабжения в строительстве входят:

Обеспечение необходимыми строительными материалами на разных этапах строительства;

Хранение и доставка материалов согласно заявке строительно-монтажной организации;

Обеспечение строителей всем необходимым оборудованием и инструментами для работы.

Специфика снабженцев в строительстве заключается в следующем:

Для возведения различных типов зданий меняется материальное обеспечение ресурсами, которые необходимы для строительных работ;

На каждом этапе строительства изменяется количество и ассортимент строительных материалов;

В зависимости от времени года и от влияния климатических условий неравномерно выполняются строительные работы, в результате чего использование строительных материалов в течение года изменяется также неравномерно;

Строительство ведется на разных строительных площадках, на больших расстояниях друг от друга и от управления. Это приводит к некоторым трудностям в организации доставки строительных материалов;

С переходом строительства на новые места дислокации, снабженцам необходимо создавать временные складские помещения и менять схему доставки строительных материалов.

В соответствии с проектно-сметной документацией снабженцы определяют потребность строительных материалов, деталей и конструкций строительно-монтажных работ. На основании документации создается необходимый запас материальных ресурсов.

Специалисты отдела снабжения контролируют остатки строительных материалов и комплектующих изделий, а также контролируют выдачу материальных средств и расходование его по назначению.

С новым модулем «Снабжение в строительстве» в сметной программы DefSmeta, работа снабженца переходит на новый качественный уровень.

Автоматизированы работы:

• Организация снабжения строительства
• Планирование потребности материалов в строительстве
• Учёт материалов в строительстве

В программе DefSmeta появился уникальный сервис, который объединяет и оптимизирует работу трёх отделов: сметного, ПТО и отдела снабжения.

Как это работает:

В первую очередь составляется смета на объект строительства.

Совершенно неважно в какой сметной программе составлена смета.

С помощью файлов формата АРПС готовая смета переносится в программу

DefSmeta для дальнейшей работы по снабжению объекта материалами.

Программа Defsmeta автоматически строит приблизительный график производства работ.

Единственное условие автоматического графика — расположение работ в порядке их исполнения.

Для грубой оценки потребности материалов по времени этого вполне достаточно.

Если требуется более точный анализ расхода материалов по времени строительства, например, вы каждую неделю отправляете материалы вертолётом. В этом случае график нужно уточнить.

Для корректировки графика в программе есть весь необходимый функционал.

Теперь вы можете прогнозировать снабжение объекта ресурсами.

Не пугайтесь слова «График», для снабжения объекта его использование совсем не обязательно — это просто один из вариантов, расширяющий Ваши возможности.

В программе предусмотрено три способа планирования доставки материалов на объект, не считая их комбинаций.

1. По личному опыту и выгодности приобретения материалов.

Вы сообщаете программе какие работы хотите производить. Программа выдаёт список материалов, необходимый для производства этих работ.

По списку Вы создаёте этапы доставки вручную. Имеется ввиду, что список можно изменить и включить в этап доставки любой материал в любом количестве.

2. По времени исполнения работ.

Вы спрашиваете у программы, какие материалы нужны для производства работ

— на несколько дней, неделю, месяц или несколько месяцев.

Программа сообщает эти данные и вы организуете этап доставки материалов в соответствии со списком, выданным программой.

Список можно откорректировать с учётом Вашего опыта и выгодности приобретения.

3. По выполнению определённой (основной) работы.

Вы показываете на графике работу, которую необходимо выполнить.

Или часть работы, например половину, или до конца сентября.

Программа выдаст Вам список материалов, которые нужны для выполнения этой работы и всех сопутствующих работ. Естественно, в этот список тоже можно внести изменения.

Обратите внимание, это важно! Программа составляет два списка необходимых материалов. Первый список — это потребность материалов для строительства. А второй — это список для доставки на объект, составляется с учётом того, что вы привозили на объект в предыдущие этапы доставки.

В программе DefSmeta Light доступен только первый способ планирования снабжения. В программе DefSmeta доступны все способы.

В соответствии со списком материалов, полученным одним из трёх способов или их комбинаций, добавляете список ресурсов в этап доставки, где снабженец или прораб можете отмечать, что происходит с материалом в текущий момент времени.

Материал:

• не найден в продаже
• выписан счёт
• счёт оплачен
• в пути на склад
• на складе
• в пути на объект
• на объекте

И самое главное.

Вы можете не только прогнозировать потребность материалов на определённые работы.

Теперь, вы можете автоматически определять, сколько нужно довести материалов для выполнения определённых работ, с учётом того, сколько материалов было привезено ранее.

Почитайте статьи о возможностях программы DefSmeta

• Проверка сметы
• Как составить график производства работ в строительстве
• Программа — снабжение в строительстве
• Программа DefSmeta. Смета и калькуляция затрат
• Сметная программа DefSmeta — пример отчёта Ведомость потребности ресурсов заказчика (полная и с разбивкой по этапам)
• Сметная программа DefSmeta — пример отчёта Ведомость потребности ресурсов подрядчика (полная и с разбивкой по этапам)
• DefSmeta — пример отчёта График финансирования
• DefSmeta — пример отчёта График производства работ
• База рыночных расценок на отделку к программе DefSmeta
• Отличия версий программы DefSmeta
• Быстрое составление сметы на ремонт квартиры — DefSmeta

Издания по теме статьи

Просмотров статьи: 40586 с 30.11.2012

Ознакомиться с изданиями из категории «Справочники архитектора, проектировщика, строителя»