Что делать если потерял уставные документы на компанию

Порча или утрата личных документов создают любому человеку массу проблем. Для предпринимателя такие же трудности принесет потеря или кража учредительных документов. Чтобы деятельность компании не была приостановлена, необходимо срочно провести восстановление учредительных документов ООО. Как сделать это правильно и что для этого потребуется – читайте в статье.

Последовательность действий при восстановлении

Общество с ограниченной ответственностью осуществляет свою деятельность в соответствии с документами, которые называются учредительными. В 2018 году основным в этом пакете является устав организации, который оформляется и утверждается предпринимателями на первом собрании до обращения в ФНС с заявлением о регистрации ООО.

Оригинал устава в обязательном порядке передается инспектору с остальными необходимыми документами. На руки учредитель получает копию устава, заверенную налоговым органом по всем правилам, а оригинал остается на хранении в государственном ведомстве. Это облегчает возможность восстановления бумаги, если она потерялась.

В этом случае нужно просто обратиться в отделение ФНС, где было зарегистрировано общество с ограниченной ответственностью, и получить копию.

Вариантов восстановления учредительных документов несколько. Выбор зависит от того, что было утеряно – только устав или и другие документы ООО, которые могут иметь значение при обращении.

Если утрачен только устав ООО

При обращении в налоговую с заявлением о выдаче дубликата учредительного документа необходимо представить сведения о самом ООО.

Эта информация содержится в свидетельстве о государственной регистрации и в выписке ЕГРЮЛ. Если обе эти формы у учредителя сохранились, необходимо только уплатить госпошлину, которая взимается за восстановление устава, и написать заявление в произвольной форме.

Если сохранились свидетельство о государственной регистрации и выписка ЕГРЮЛ, достаточно подать заявление в произвольной форме и уплатить госпошлину.

Образец заявления можно посмотреть здесь. Обычно в нем указываются наименование утраченного документа и причина, по которой учредителю потребовался дубликат.

Госпошлина за выдачу дубликата устава может быть уплачена через сайт налоговой инспекции, где формируется специальная квитанция, или другим удобным способом.

Отсутствуют все документы ООО

Часто важные бумаги хранят в одном месте, поэтому теряются или портятся сразу все документы общества с ограниченной ответственностью. Это может произойти по причине умышленной кражи, пожара, потопа и прочего.

В таком случае потребуется восстановление не только учредительных, но и всех остальных документов. Это связано с тем, что при обращении в государственные ведомства юридическому лицу понадобится подтвердить свой статус.

Если утерян весь пакет документов, сначала необходимо восстановить документы, подтверждающие статус юрлица.

Чтобы восстановить документы ООО, придерживайтесь определенной последовательности:

1. Закажите выписку ЕГРЮЛ в налоговой инспекции. В ней содержится информация об ООО, которая понадобится для восстановления свидетельства о регистрации. Хорошо, если сохранились копии документов с индивидуальными номерами, присвоенными юридическому лицу. Также важны дата постановки ООО на учет в налоговой, полное наименование организации и юридический адрес. Эта информация потребуется при заполнении заявления на выдачу дубликата утраченных форм ООО. Тогда не придется брать лист из госреестра, чтобы восстановить данные об ООО.
2. После получения справки переходите к этапу восстановления дубликатов всех документов ООО. Обращение в налоговую составляется в произвольной форме. Главное, правильно указать цель обращения. Например, выдача дубликата свидетельства о регистрации по причине его кражи третьим лицом. За основу можно взять готовый образец заявления.
3. Все документы можно восстановить одновременно, если составить комплексную заявку и оплатить госпошлину по всем дубликатам.
4. Срок рассмотрения заявки и выдачи учредительных документов или иных форм по регламенту составляет 5 рабочих дней. Но практика показывает, что процедура может затянуться: она связана с поиском информации, изготовлением дубликатов, на которые у налоговой обычно не хватает человеческого ресурса.

Обратите внимание, что без документов ООО не может вести деятельность в полном объеме. А если произошло хищение, то возникает опасность, что злоумышленники смогут оформить нелегальную сделку от вашего имени. Для таких обстоятельств предусмотрена возможность срочно восстановить бланки. Но за срочность придется доплатить. Размеры пошлины по каждому документу можно посмотреть на сайте налоговой инспекции и там же сформировать квитанцию на оплату по соответствующему запросу. Срочные заявки вдвое дороже, но документы можно получить на следующий день после обращения.

Перечень бланков для восстановления документов ООО

1. Квитанция на определенную сумму (оригинал).
2. Заявление на выдачу конкретного документа (устав, свидетельство о регистрации, ИНН).
3. Паспорт заявителя.
4. Нотариально заверенная доверенность (если обращается доверенное лицо).

Обратите внимание, что при срочном обращении заявление и квитанция должны быть оформлены соответствующим образом, иначе они попадут в общую папку.

Кто может восстанавливать документы ООО

Обратиться в налоговую инспекцию по вопросу восстановления учредительных документов и подать документы может учредитель или доверенное лицо (например, личный юрист). Представитель должен иметь доверенность, заверенную у нотариуса.

Обращение в государственные ведомства через посредников – это дополнительная трата денег. Для небольшой компании личное обращение одного из учредителей ООО – более выгодный вариант при восстановлении устава или других документов ООО. Крупные компании обычно работают через представителей, у которых везде есть «свои» люди, поэтому процедуры осуществляются быстро.

Подведем итоги

• Утрата или порча документов доставляют неудобства не только физическому лицу, но и ООО. Документы можно восстановить, если обратиться в соответствующие органы и правильно заполнить заявление. Устав желательно хранить отдельно от документов, необходимых для его восстановления.
• При утрате учредительных документов организация обращается в налоговую инспекцию, в которой была осуществлена регистрация этого юридического лица.
• Чтобы сэкономить, можно заняться восстановлением самостоятельно. В этом случае достаточно заплатить госпошлину (ее размер можно узнать в соответствующем разделе на сайте ФНС или в отделении). Срочное восстановление стоит дороже, но, если есть подозрения в краже документов, это необходимо сделать.
• В случае кражи (реальной или предполагаемой) стоит немедленно обратиться в полицию, уведомить ключевых партнеров, банк, где размещен расчетный счет, и государственные ведомства, чтобы ограничить возможности мошенников.

Как и где можно восстановить учредительные документы?

Услуга по восстановлению учредительных документов организации, относится к наиболее востребованным и часто встречающимся услугам по причине того, что ни одна организация или ИП не может быть застрахована от кражи, потери или порчи документов.

Процедура восстановления учредительных документов является очень длительной вне зависимости от того, по какой причине документы были утеряны. Данная процедура восстановления документов может использоваться в отношении самых разных документов организации.

К документам подлежащим восстановлению относятся: Устав, Свидетельства ОГРН и ИНН, Свидетельства ГРН о внесении изменений в ЕГРЮЛ, и уведомления из внебюджетных фондов.

Действия необходимые для восстановления учредительных документов

Самым первым действием при утрате учредительных документов будет являться заказ выписки из ЕГРЮЛ. Выписка предоставляется бесплатно, но за срочность придётся заплатить 400 рублей.

Далее, на основе содержащихся в выписке данных готовим заявление о восстановлении учредительных документов.

Важный момент, который следует учесть при восстановлении учредительных документов, то что восстановить учредительные документы может только руководитель организации. Если он по какой-либо возможной причине не сможет самостоятельно организовать получение дубликатов документов, тогда процесс восстановления будет крайне затруднен. Необходимо обладать точными данными о дате, серии и номере документа, если документ был выполнен на государственном бланке. Определиться какие именно документы необходимо восстановить. Обязательно необходимо знать точные данные реквизитов для оплаты государственной пошлины за восстановление документов. Руководителю, необходимо знать, в какой район ИФНС обратиться с заявлением, о восстановлении дубликатов учредительных документов и свидетельств о государственной регистрации. Бывают такие ситуации, что орган, выдавший свидетельство, впоследствии был переименован, или упразднен, то получение документов возможно в органе, ставшем правопреемником государственного органа, ранее выдавшего документ, либо в органе, получившем полномочия по выдаче регистрационных документов.

Следует отметить, что дубликаты восстановленных учредительных документов имеют равную юридическую силу с оригиналами документов, в связи с тем, что выдаются государственными уполномоченными органами и подтверждают факт наличия государственной регистрации организации.

Далее, необходимо направить в Территориальную ФНС заявление о восстановлении учредительных документов. В данном заявлении необходимо обозначить требование о выдаче дубликатов учредительных документов. В архивных данных местной  налоговой инспекции хранятся копии учредительных документов, которые используются для восстановления учредительных документов. За каждый требующий восстановления учредительный документ взымается отдельно государственная пошлина, а в заявлении о восстановлении указывается, какой именно пакет документов подлежит восстановлению. Государственная пошлина за каждый дубликат каждого учредительного документа будет достигать 400 рублей.

Сроки восстановления учредительных документов

Срок рассмотрения заявления налоговой инспекцией может длиться от 10-15 дней в зависимости от ее загруженности на данный период времени. Однако если не восстановить учредительные документы, будет невозможно вести полноценно, какую – либо коммерческую деятельность.

Данные необходимые для восстановления учредительных документов

1. Наименование организации
2. Юридический адрес
3. Дата включения организации в ЕГРЮЛ
4. Сведения о руководителе
5. ИНН и ОГРН

Могут потребоваться также другие документы, в зависимости от того какие учредительные документы подлежат восстановлению.

Обязательно, в заявлении необходимо указать, дубликат каких именно учредительных документов требуются юридическому лицу или ИП, а также количество экземпляров дубликатов.

Отдел регистрации юридических лиц:

Не секрет, что в деятельности организации достаточно часто возникает ситуация, когда тот или иной документ оказывается испорчен или утрачен. Причины этого могут быть самыми различными – от безалаберности исполнителей до протечек труб и стихийных бедствий. Последствия могут оказаться очень серьезными. Мы постараемся дать несколько советов, как коммерческой организации с наименьшими потерями выйти из данной ситуации.

В любой организации существует множество видов документов. Будучи юристом, условно разделю их на три больших блока. При этом отмечу, что Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, разработанный Росархивом¹, содержит 12 разделов, но подобное деление также достаточно условно и разработано прежде всего с учетом потребностей архивных учреждений.

В первый из трех блоков входят так называемые «документы по общей или производственной деятельности»; к ним прежде всего относятся учредительные документы, локальные нормативные акты организации, протоколы, решения и приказы органов управления и т.п.

Во второй входит документация, связанная с трудовыми правоотношениями в организации. К нему относятся личные карточки работников, трудовые договоры, приказы по личному составу, должностные инструкции и т.п.

Третий по счету, но не по значимости блок – это бухгалтерская документация. К ней относятся первичные бухгалтерские документы, данные регистров бухгалтерского учета, бухгалтерская и налоговая отчетность и т.п.

Стоит отметить, что подобное деление очень условно и отдельные документы могут одновременно являться первичными бухгалтерскими, регулировать трудовые отношения и производственную деятельность организации. Рассмотрим последствия утраты и способы восстановления документов из каждого блока в отдельности. В этом номере журнала разберемся с документами по «общей деятельности».

Документы по «общей деятельности»

Легального определения «документация по общей деятельности» в действующем законодательстве нет. По сути, все, что не является первичной бухгалтерской документацией и документацией, связанной с трудовыми отношениями, можно отнести именно к ним.

Из большого блока данных документов выделяются прежде всего учредительные документы организации. Действующее законодательство понимает данный термин достаточно узко:

В деловой повседневной практике этот термин обычно толкуется более широко. К «учредительным документам» часто причисляют решения (протоколы) о создании организации, об утверждении устава или учредительного договора, свидетельства о внесении записей в Единый государственный реестр юридических лиц (свидетельства налоговой), а также извещения (свидетельства) о постановке на учет в фондах (ПФР, ФСС, ФОМС), договор с ФОМС. То есть тот набор документов, без которых функционирование организации невозможно. Действительно, не имея на руках протоколов, устава и свидетельств налоговой, невозможно ни открыть расчетный счет в банке, ни заключить договор с внимательным и серьезным контрагентом. На фоне обострения борьбы налоговых органов с фирмами-«однодневками» просьба к партнеру предоставить копии свидетельств налоговой и устава практически стала правилом делового оборота. А отсутствие свидетельств о постановке на учет в фондах серьезно затрудняет сдачу отчетности организации и может привести к ощутимым штрафам.

Поэтому утрата данных документов может существенно осложнить повседневную работу организации. Вместе с тем процесс восстановления данных документов достаточно прост и полностью отработан.

Проще всего получить дубликаты свидетельств о постановке на учет в фондах. Они выдаются по письменному запросу организации любому ее сотруднику при предъявлении доверенности (см. Примеры 1 и 2).

Ниже мы продемонстрируем несколько запросов на изготовление разных документов из разных госорганов, к каждому из них нужно будет составлять аналогичную доверенность на право получения конкретным человеком готового документа для вашей организации. Хотя при массовом восстановлении документов можно одной доверенностью поручить представителю (или сразу нескольким доверенным лицам) представлять интересы организации и получать документы в нескольких госорганах (именно такую доверенность мы демонстрируем в Примере 2).

Представитель не обязательно должен быть должностным лицом вашей организации (если это так, то перед именем человека пишется «гражданин» или «гражданка», возможно использование сокращения «гр.», например, «гр. Ивановой Ольге Михайловне»). Если же представитель организации является ее должностным лицом, то данная должность в доверенности может быть указана, но может и отсутствовать, здесь нет жестких требований.

Указание паспортных данных генерального директора не является обязательным реквизитом доверенности, однако в ряде регионов это требуется при представлении интересов организации в налоговой инспекции. Так, данное требование неоднократно озвучивалось автору в ИФНС № 46 г. Москвы.

Немного сложнее обстоят дела с получением копий устава и дубликатов свидетельств о внесении записей в единый государственный реестр юридических лиц (ЕГРЮЛ).

Необходимо заметить, что в настоящее время восторжествовала точка зрения, что оригинал устава организации существует только один и этот оригинал хранится в регистрирующих органах. Мы не будем здесь останавливаться на правовой оценке данного утверждения. Просто констатируем факт, что налоговая инспекция² при первичной регистрации юридического лица выдает на руки заявителю документ, на котором стоит штамп «копия» либо «копия верна», а на обороте указано «оригинал документа хранится в регистрирующем (налоговом) органе». Таким образом, внешние контрагенты в принципе не узнают, выдаете вы им копию с документа полученного при регистрации юридического лица или изменений в устав или же с документа, полученного в инспекции федеральной налоговой службы (ИФНС) взамен утраченного.

Копия устава выдается в ИФНС по месту постановки организации на налоговый учет по запросу, сделанному в свободной форме (см. Пример 3). В ряде налоговых у заявителя могут попросить самостоятельно подготовить копию данного документа. Это требование не является обязательным и связано, как правило, с плохим техническим оснащением конкретной инспекции, а поскольку ситуация в этом отношении в последние годы значительно улучшилась, слышать его приходится все реже и обычно в отдаленных регионах.

Предоставление копии устава – это платная услуга. Размер платы за предоставление копии документа, содержащегося в ЕГРЮЛ, составляет 200 рублей за каждый такой документ. Размер платы за срочное предоставление информации составляет 400 рублей за каждый документ³. Оплата может быть произведена через расчетный счет организации, при этом в налоговую необходимо предъявить платежное поручение с отметкой банка (синяя печать) о ее исполнении, или через банк от имени руководителя организации. Стоит отметить, что если платеж осуществляется от имени руководителя (физлица), то с этих сумм необходимо будет уплатить комиссию. Реквизиты для оплаты государственной пошлины можно найти на официальном сайте налоговых органов www.nalog.ru.

Сложнее обстоит дело с получением копий свидетельств о внесении записей в ЕГРЮЛ. Это связано прежде всего с активными действиями налоговых органов, направленными на борьбу с фирмами-«однодневками» и рейдерами.

Во-первых, налоговые органы требуют, чтобы в заявлении был указан номер записи в ЕГРЮЛ, которая подтверждалась бы данным свидетельством (см. Пример 4). На первый взгляд, это может представлять проблему, поскольку именно данное свидетельство и утрачено, но эта проблема очень легко решается. Достаточно получить выписку из ЕГРЮЛ (соответствующий запрос показан в Примере 5). В данной выписке содержится информация о всех регистрационных действиях, которые совершались в отношении организации начиная с момента ее внесения в реестр. Самой организации выписка выдается бесплатно в течение 5 рабочих дней или на следующий день после обращения за запросом (в этом случае необходимо заплатить те же 400 рублей). Выписку можно получить как в районной ИФНС по месту постановки на налоговый учет, так и в объединенных налоговых, осуществляющих регистрационные действия (в Москве это ИФНС № 46, в Санкт-Петербурге – ИФНС №15).

Еще одной серьезной проблемой при получении дубликатов регистрационных свидетельств может стать то, что заявления на восстановление утраченных свидетельств принимаются только лично от руководителя организации, поименованного в ЕГРЮЛ (именно такая практика сложилась в г. Москве). Выдача же может осуществляться и иному лицу по доверенности.

Необходимо понимать, что при выдаче нового свидетельства предыдущее теряет свою силу. В ЕГРЮЛ при этом делается запись: «Выданное свидетельство утрачено юрлицом» или «Выданное свидетельство о регистрации утрачено юридическим лицом». А значит, даже если утерянное свидетельство будет найдено, его значимость для организации уже равна нулю.

Как ни странно, но восстановить документы по общей деятельности, которые были только в распоряжении организации, зачастую бывает намного сложнее.

Например, в реальности практически невозможно восстановить ранее изданные приказы, особенно если они оказываются утраченными вместе с книгами регистрации; очень сложно восстанавливать утраченные локальные нормативные акты. Особенно это актуально для небольших организаций. В крупных фирмах всегда есть вероятность, что отдельные документы будут обнаружены у конкретных исполнителей.

Но и здесь могут возникнуть серьезные трудности, особенно если утраченными оказываются оригиналы документов, обязательных к ознакомлению. Работники достаточно часто отказываются подписывать восстановленные документы. Причем если они восстановлены «задним» числом, то главный аргумент – «почему я должен отвечать за то, что было «до», а если документ восстановлен текущим числом – «я не помню, что было в первом документе и не могу этот сравнить с предыдущим». В результате восстановление документов может вообще утратить смысл. Ведь их главное назначение – фиксация информации и распределение зон ответственности – может оказаться недостижимым.

Ситуации бывают разные. Однажды может так произойти, что учредительные документы вашей компании будут утеряны. Так случилось у нашего ООО в феврале 2019 года, и сейчас я коротко и по делу расскажу, как их поменять в Москве.

Под учредительными документами я подразумеваю ИНН, Устав и Лист записи о государственный регистрации. Информации на сайтах много, зачастую противоречивой. Вызывает лёгкие сомнения и официальный сайт налоговой. Сталкивались уже несколько раз с тем, что представленная у них инфа (инструкции, образцы документов и реквизиты) были не актуальны. Потому рассказываю про реальную московскую ситуацию на февраль 2019.

На каждый из документов от вас потребуется по две копии запроса (редактируемые и актуальные бланки выложу по ссылке в конце статьи), подписанные генеральным директором и заверенные печатью организации.

Госпошлина за Устав и ИНН платится дважды, на разные суммы и разные реквизиты. Имейте это ввиду. Ниже актуальные реквизиты. Стоимость пошлины за ИНН — 300 рублей, за Устав — 200 рублей (или 400 рублей, если требуется срочное восстановление за 1 сутки). Стандартные же сроки восстановления обоих документов — 5 рабочих дней.

Оплатить можно в любом банке. Аппараты для оплаты на месте есть, увы, не во всех территориальных отделения наголовой.

Важно! Для оплаты пошлины за ИНН попросят ещё ИНН плательщика. Знайте свой.

Отдельно отмечу, что все документы подаются и получаются лично руководителем организации, либо по заверенной у нотариуса доверенности.

Как и обещал, ниже выкладываю образцы запросов.

Буду рад, если помог!

Восстановление учредительных документов ООО

Восстановление учредительных документов ООО — это процесс получения дубликатов учредительных документов, таких как Устав общества, свидетельства о постановке на учет и лист записи в ЕГРЮЛ. Общество с ограниченной ответственностью осуществляет свою деятельность в соответствии с учредительными документами, самым главным из них является Устав. При регистрации фирмы, Устав передается в налоговый орган в 2 экземплярах, один из которых хранится в личном деле в налоговой инспекции.

Что делать если потеряли учредительные документы, рассмотрим порядок восстановления уставных документов ООО.

Как восстановить устав ООО

 Если у вас утерян Устав, то необходимо получить дубликат устава ООО, то для восстановления устава потребуется следующее:

•  обратиться в регистрирующий налоговый орган и запросить копию вашего Устава, написав при этом соответствующее заявление. Заявление пишется в свободном формате с указанием наименования компании, ИНН, ОГРН, юрадреса, а также причины, по которой вы заказываете копию Устава (как правило, потеря учредительных документов);
•  оплатить за восстановление Устава госпошлину в размере 800 рублей за каждую копию. Квитанцию подтверждающую оплату передаем вместе с заявлением.

Срок выдачи дубликата Устава составляет 5 рабочих дней.

 Обратиться за потерянной копией Устава может учредитель компании, генеральный директор или 3-е лицо по нотариальной доверенности с условием получать готовые регистрационные документы.

Как восстановить свидетельство о постановке на учет ООО

Если утеряно свидетельство о постановке на учет ООО (далее ИНН) можно получить Дубликат ИНН, для этого потребуется следующее:

•  обратиться в налоговый орган по месту учета (налоговая в которой вы стоите на учете как ООО), написав при этом Заявление, с указанием в нем ОГРН и ИНН компании, а также причины заказа дубликата ИНН (как правило, потеря учредительных документов);
•  оплатить госпошлину в размере 200 рублей и передать квитанцию об оплате инспектору;
•  приложить к пакету документов нотариальную доверенность с условием получать готовые регистрационные документы.

Срок выдачи дубликата ИНН составляет 6 рабочих дней.

Как восстановить свидетельство о государственной регистрации ООО

 С 2017 года данное свидетельство не выдают, вместо него вы получите лист записи в ЕГРЮЛ. Заказать Лист записи о внесении записи в ЕГРЮЛ можно в регистрирующем органе, в Москве это 46-я ФНС. Для получения листа записи госпошлина не оплачивается, заказать может учредитель, гендиректор или третье лицо по обычной доверенности от гендиректора, но получить через пять дней может только генеральный директор лично или третье лицо по нотариальной доверенности.

Восстановление учредительных документов ООО без генерального директора

 Если вы потеряли или стали жертвой кражи учредительных документов — не нужно отчаиваться. Все документы можно восстановить. Если ваш генеральный директор исчез с учредительными документами — просто смените его на нового, и он уже запросит копии документов в налоговом органе.

 Если учредительные документы украли, и вы боитесь махинаций пока вы будете их восстанавливать-обязательно обратитесь в полицию с заявление об их краже, сообщите данную информацию в свой банк, где у вашей фирмы открыт расчетный счет.

Помощь в восстановлении учредительных документов

 Компания БУХпрофи оказывает услуги по восстановлению учредительных документов ООО, восстанавливаем полный комплект состоящий из устава, свидетельства о постановке на учет и листа записи из ЕГРЮЛ, также поможем восстановить уставные документы по отдельности.

 Стоимость восстановления полного комплекта учредительных документов ООО находящейся в Москве — 14 000 рублей, срок восстановления 5 рабочих дней, если нужно срочное восстановление за 1-2 рабочих дня — 20 000 рублей, делаем под ключ, без ваших поездок в налоговую и к нотариусу, по результату бесплатно доставим готовый комплект по Москве.

 Стоимость восстановления одного учредительного документа (устав, свидетельство или лист записи) ООО находящейся в Москве  — 6 000 рублей, срок восстановления 5-7 рабочих дней.

 Также оказываем услуги по восстановлению учредительных документов для ООО которые находятся в Московской области или в регионе, но цену за комплект уточняйте по запросу.

Также читайте на сайте:

Регистрация ООО

Регистрация ИП

Пошаговая инструкция по смене юридического адреса ООО

Выбор системы налогообложения

Ведение бухгалтерского учета

Порядок и сроки отчетности и уплаты налогов

Классификатор ОКВЭД

Все статьи

Все услуги компании БУХпрофи

Наши цены

Получить консультацию и заказать услугу можно по телефонам:

8(495) 150-34-22;  8(985) 727-83-30, либо воспользоваться формой заказа