Что делает бизнес ассистент генерального директора

Профессия бизнес-ассистент

Эта специальность подходит новичкам и людям без опыта. Она позволяет работать как в офисе, так и удаленно. Задача специалиста – помогать руководителю в организации работы. Ассистенты с опытом могут получать до 100 тыс. рублей в месяц.

В статье расскажем, что это за профессия, какие знания и навыки в ней требуются, где искать такую работу.

Содержание статьи:

• Бизнес ассистент: кто это и чем занимается?
• Отличия от личного помощника
• Плюсы и минусы профессии
• Сколько зарабатывают бизнес ассистенты?
• Что нужно знать и уметь?
• Как стать бизнес ассистентом?
• Где найти работу?

• Как найти ассистента?

Кто такой бизнес-ассистент и что он делает?

Это сотрудник, который помогает руководителю организовать работу и выполняет его поручения. В обязанности ассистента может входить решение личных вопросов начальника, но это не основной функционал.

Чем занимается бизнес-ассистент? Обычно в его должностные обязанности входит:

• Составление графика руководителя.
• Контроль исполнения поручений.
• Организация переговоров и ведение протокола встреч (запись, кто и что сказал, о чем договорились стороны).
• Поиск информации и подготовка аналитических записок с выводами.
• Ведение деловой переписки. Обработка входящей и исходящей корреспонденции.
• Проверка документов, которые поступают на подпись руководителю.
• Поиск подрядчиков. Например, для разработки сайта.
• Планирование командировок. Бронирование билетов на самолет, отелей, заказ трансферта.
• Выполнение иных поручений: куда-то съездить, забрать документы, что-то привезти или увезти, встретить людей в аэропорту.

• Напоминание о днях рождений партнеров и коллег.

Часто в обязанности бизнес-ассистента входит перевод документов с иностранных языков, чаще всего – с английского. В небольших компаниях он может заниматься поиском и наймом персонала, закупать товары для офиса, выполнять функции контент-менеджера (обновлять сайт организации).

Бизнес-ассистент – это профессия, которая требует от кандидата разнообразных знаний и навыков. С другой стороны, она помогает получить опыт во многих сферах. Может быть первой работой для молодого специалиста, которому сложно сразу устроиться по специальности.

Отличия бизнес-ассистента от личного помощника

Бизнес-ассистент заточен на решение деловых задач. Он должен понимать, что такое бизнес-процессы, уметь вести деловую переписку и знать особенности делового этикета.

В обязанности бизнес-ассистента могут входить задачи, связанные с решением личных вопросов. Но обычно их немного – не более 10% от всех поручений. В отличие от личного помощника, который основное время тратит на решение личных вопросов.

От бизнес-ассистента требуется больше навыков и знаний. В ряде случаев он также берет на себя функции HR-менеджера, может вести переговоры с подрядчиками, проверять документы и решать другие задачи, которые личный помощник не выполняет.

Плюсы и минусы профессии

Плюсы	Минусы
Можно найти работу без опыта при наличии нужных знаний и навыков. Есть вакансии, где не требуется высшее образование (но чаще оно нужно). Возможность работать удаленно, из дома. Много разнообразных задач. Профессия подходит для молодых специалистов. Руководитель может выплачивать персональные премии.	Небольшие относительно других интернет-профессий зарплаты. Ненормированный рабочий день. Срочные задачи могут появиться в выходные. Необходимость постоянно быть на связи. Высокий уровень стрессов. Отпуск требуется согласовывать с руководителем.

Сколько зарабатывают бизнес ассистенты?

Если рассматривать вакансии в крупных городах, то новичкам могут платить от 30-40 тыс. рублей в месяц. В Москве средняя зарплата составляет 50-60 тыс. рублей в месяц. В крупных организациях она доходит до 70-80 тыс. рублей. К этой сумме могут прибавляться премии, которые руководитель выплачивает в случае успешной работы.

Больше зарабатывают бизнес-ассистенты в международных компаниях и фирмах, работающих с иностранцами. В этом случае сотрудник должен знать английский, а часто – несколько иностранных языков. Заниматься переводами и переговорами на английском. За такую работу могут платить порядка 100 тыс. рублей в месяц.

На фрилансе ставка почасовая. Она может составлять от 100-200 рублей в час и выше в зависимости от сложности задач и уровня специалиста. Например, свои услуги удаленные бизнес ассистенты часто предлагают на сайте Кворк.

Что нужно знать и уметь?

Список знаний и навыков зависит от компании и функционала бизнес-ассистента.

Что требуется знать и уметь

Личные качества, которые нужны помощнику руководителя

Уметь вести деловую переписку. Составлять расписание и планировать рабочий день директора. Обладать грамотной устной и письменной речью. Знать деловой этикет. Быстро печатать на компьютере. Идеально – владеть десятипальцевым методом печати. Желательно иметь высшее образование, но могут взять на работу без него. В случае работы с высшими руководителями (ТОП-менеджерами) требуется иметь опыт работы на позиции ассистента от 2-3 лет. Знать офисные программы: Word, Excel. Уметь обращаться с офисной техникой. Знать основы делопроизводства.

Уметь доводить дела до конца. Организованность. Ответственность. Умение работать над несколькими задачами одновременно. Высокая скорость работы. Отсутствие лишних амбиций. Гибкость. Устойчивость к стрессам и критике. Умение общаться с людьми.

Как стать бизнес-ассистентом?

Если нет опыта или высшего образования	При наличии опыта работы
Можно икать вакансии в небольших компаниях. С одной стороны, там обычно больше требований к бизнес-ассистенту и меньше зарплата. С другой стороны, выше шансы получить работу, в том числе новичку без высшего образования. Главное – быть готовым много работать и учиться. Также можно поискать удаленную работу в сервисах, предоставляющих услуги помощников.	Если вы уже работали с руководителями, имеете образование и знаете иностранные языки, то можно искать работу в крупных организациях. Это позволит больше зарабатывать. Важно правильно составить резюме и получить рекомендации с предыдущих мест работы. Это поможет заинтересовать работодателя.

Рекомендации, как пройти собеседование:

1. Найдите информацию о потенциальном работодателе. Узнайте, чем занимается компания. Вам могут задать об этом вопросы.
2. Будьте пунктуальны и вовремя приходите на собеседование.
3. Постарайтесь не высказываться резко или категорично. Важно быть вежливым и тактичным. Вас могут специально провоцировать, чтобы проверить реакцию на стрессовые ситуации.
4. Заранее подготовьте рассказ о себе. Подумайте, что вы ответите, если вас спросят о сильных и слабых качествах. Или зададут вопрос, почему вы хотите стать бизнес ассистентом.

5. Подумайте, о чем вы спросите работодателя (условия труда, режим работы, оплата).

Где искать работу?

• Вакансии офисной и удаленной работы можно найти на сайтах HH.ru, Яндекс.Работа. Здесь размещаются предложения как для опытных соискателей, так и людей без опыта. Много вакансий удаленной работы встречается в московских компаниях, поэтому не ограничивайте поиск городом, где живете.
• В интернете есть сервисы, предлагающие услуги удаленных помощников. Можно отправить туда резюме.

• Свои услуги можно предлагать на сайте Кворк. Там нужно зарегистрироваться и добавить в каталог информацию о том, что вы можете делать и сколько стоит ваша работа. Например, по переводу текстов или выполнению поручений.

Где найти бизнес ассистента?

• Традиционный способ – разместить вакансию на сайте HH.ru.
• Если вам требуется удаленный сотрудник, добавьте вакансию на сайт Kadrof.ru. Это бесплатный сервис для работодателей.

• Разовые услуги проще заказывать на биржах, например, Кворк. Нужно найти в каталоге то, что требуется сделать, и оформить заказ. Фрилансер его выполнит и после приемки получит деньги.

Давайте представим себе ситуацию: вы – руководитель. Бизнес развивается. Больших проектов, сотрудников, внештатных ситуаций становится все больше. Как успевать отслеживать бизнес-процессы, выступать на конференциях, общаться с сотрудниками и отдыхать?

Первое решение – нанять персонального помощника, который будет помогать справляться с рутиной. Это человек, который составит ваше расписание на день, напомнит коллеге о встрече, принесет кофе, когда вы устали, закажет цветы для мамы и найдет удобный фитнес-центр. Валерия Филатова, бизнес-ассистент и второй пилот Харитона Матвеева, основателя Skyeng, дает инструкцию, как нанять идеального помощника для руководителя.

Для многих персональный помощник – это бортовой компьютер: в программу заранее внесли список действий и запустили. Кнопочку нажали, машина сама паркуется, а мы в это время можем решать более сложные задачи.

Но что делать, если в списке задач появляется не парковка, а вираж в воздухе или полет в открытый космос? Если компания продолжит развиваться, руководителю нужен будет не бортовой компьютер, а полноценный второй пилот.

Второй пилот может стать вашими руками, вашим голосом, а иногда и продолжением вашего мозга. Вы заявили о проблеме, а второй пилот додумался записать ее, развить, передать соответствующему сотруднику, принять результат и презентовать его.

Чем бизнес-ассистент отличается от обычного секретаря? 

Мне часто приходится выполнять сложные и неординарные задачи, которые далеко выходят за рамки обычных обязанностей секретаря. Например, продумать и внедрить систему игрофикации в ежедневные процессы или разработать инструмент, который позволит запоминать еще большее количество данных.

Возьмем простой пример – ведение календаря. Что делает с календарем секретарь? Весь день держит расписание наготове, вносит встречи в календарь и следит, чтобы расписание встреч было удобным для руководителя.

Что делаю с календарем я? Вступая в эту должность, я тоже начала вести календарь, а заодно наблюдать за работой руководителя и предлагать изменения. Вот так выглядит стандартная неделя моего руководителя, Харитона:

Важно было протестить, все ли встречи реально работают на долгосрочные планы компании и отвечают ли они целям руководителя и его команды. Оказалось, что некоторые встречи можно безболезненно отменить или делегировать.

Что делает Ассистент 2.0?

Когда вы будете искать бизнес-ассистента, вы в первую очередь составите список требований – личных пожеланий, критериев, диктуемых компанией и навыков, необходимых для этой работы.

Чтобы вам было проще, приведу для ориентира список требований, который был у Харитона, когда он искал меня.

Похож на руководителя

Как мы уже поняли, второй пилот — это продолжение руководителя, человек с теми же взглядами и вкусами. Бизнес-ассистент без труда улавливает логику и принципы своего начальника и может воспроизводить их в рабочих ситуациях. Какие критерии отражают «похожесть» на руководителя?

«Мэтчинг» — близость по духу, общие интересы, ценности, установки и представления о жизни. 

Вкус — если ассистенту приходится еженедельно выбирать ресторан, репетитора или дизайн для лендинга, важно, чтобы вкусы руководителя и ассистента совпадали или перекликались.

Комфорт – с бизнес-ассистентом вам придется проводить много времени. Важно, чтобы общение с этим человеком не раздражало и не надоедало.

Справится с задачами

У бизнес-ассистента есть список задач. Под него вы можете составить список компетенций и личностных качеств, которые позволяют эти задачи выполнить. У Харитона получился вот такой список.

Навыки проджект-менеджера: исполнительность, настойчивость, внимательность, собранность, обязательность, системность. Ассистент с такими навыками сможет разделить с вами и личные, и бизнес-задачи. 

Внимание к мелочам. Чтобы добиваться исключительных результатов в бизнесе, вам необходимо фокусироваться на глобальных вещах. О мелочах может позаботиться бизнес-ассистент. 

Хороший отзыв от предыдущего работодателя. Это простой и емкий индикатор профессионального опыта в данной сфере.

Обучаемость. То есть умение быстро находить информацию и изучать ее. Чтобы быть максимально полезным и экстремально повышать вашу эффективность, ассистент и сам должен постоянно развиваться: разбираться в метриках и бизнес-процессах, знакомиться с лучшими практиками, изучать опыт своих коллег. 

Английский. Безусловно, это зависит от специфики вашего бизнеса, но чтобы перенимать лучшие практики в современном мире, вашему ассистенту важно знать английский.

Будет долго работать

Бизнес-ассистент — это сотрудник, ответственный за большое количество отлаженных процессов. Он должен отлично знать привычки руководителя, его цели и задачи. Постоянно вводить в должность нового человека слишком тяжело и долго. Как понять, что бизнес-ассистент настроен на долговременное сотрудничество? 

Вот список критериев, которые снижают вероятность быстрого ухода сотрудника с этой должности.

Отсутствие страха рутины. Что тут скрывать, это неотъемлемая часть работы любого ассистента. Важно удостовериться в том, что потенциальный кандидат готов на это.

Обязательность. Чтобы стать вашим продолжением, бизнес-ассистент должен работать если не больше вас, то на том же уровне. Руководителю важна уверенность, что вклад в сотрудника будет оправдан. В нашем случае критериями были готовность работать в офисе, от 50 часов в неделю, минимум на три года.

Амбиции в рамках профессии. Многие ассистенты воспринимают эту работу как трамплин к чему-то большему. Иногда это происходит, потому что ассистент не видит перспектив развития в этой должности (а они есть!), а иногда потому что изначально «свернул не туда». Ассистент работает хорошо, если его цели лежат в поле его текущих профессиональных задач.

Где искать ассистента?

Мой наем занял около двух месяцев. Естественно, это очень индивидуальная история, некоторые руководители ищут своего BA годами. В чем могут быть сложности? Вы недостаточно четко описали идеального ассистента, у вас очень необычные требования или сам процесс поиска надо подредактировать.

Харитон к любому из своих проектов относится как к продукту. Поиск ассистента не стал исключением. Он долго описывал желаемый конечный результат нашего с ним взаимодействия.

Отбор бизнес-ассистента состоял из нескольких этапов.

Понять, как искать

• Консультация с людьми, у которых уже есть бизнес-ассистент
• Консультация с теми, кто занимает ту же или смежную позицию

Скилл-сет и процедура отбора

• Обсуждение критериев оценки с hr-специалистом
• Сравнительная таблица 
• Примеры тестового задания

Публичный поиск

• Написание и публикация текста вакансии на различных ресурсах вроде hh и friend work
• Съемка и публикация видео (кстати, очень крутой инструмент, так как видео набрало около 6,500 просмотров)

Подготовка к работе c BA

• Коуч-сессия: как эффективно использовать ассистента
• Проведение интервью

Кто такой помощник руководителя

Профстандарт специалиста по документационному и организационному обеспечению управления организацией предусматривает следующие трудовые функции:

• организация делопроизводства, контроль документооборота;
• работа с телефонными звонками, почтой, посетителями.

Но работа персонального ассистента этим не ограничивается. На практике помощник руководителя — это лицо компании, ценный сотрудник, который держит под контролем все рабочие процессы, не упуская ничего из видимости, умеет оперативно разбираться с трудностями, конфликтами, проблемами и берет на себя любые организационные процессы. Трудовые обязанности помощник реализовывает под началом своего непосредственного шефа, являясь его правой рукой. Ассистент выполняет колоссальное количество поручений различного характера, тем самым освобождая время своего начальника для более глобальных задач в компании.

Должностная инструкция помощника директора

В соответствии со ст 57 ТК РФ, трудовая функция работника обязательно включается в его контракт. Вписать в него и конкретные должностные обязанности ассистента руководителя не возбраняется, но это делает договор чересчур объемным и создает дополнительные трудности при изменении функционала. Гораздо удобнее закрепить их отдельным документом. Чаще всего в качестве такового используется должностная инструкция, которая содержит несколько ключевых разделов: цели и задачи личного ассистента, перечень обязанностей, прав, ответственности сотрудников. Претендент на должность ассистента внимательно изучает ее еще до оформления трудового договора.

Обычно на должность помощника руководителя назначаются лица, имеющие высшее образование, опыт работы не менее одного года, знающие основы законодательства, обладающие навыками делопроизводства, владеющие иностранными языками, умеющие работать на компьютере и печатать с высокой скоростью. Обязанности помощника директора предполагают наличие определенных личных качеств:

• исполнительность, ответственность;
• грамотность, аккуратность;
• стрессоустойчивость, инициативность;
• обучаемость, трудолюбие;
• позитивность, дипломатичность;
• выносливость, усидчивость;
• коммуникабельность;
• честность, преданность;
• дисциплинированность, организованность.

Квалификационные требования к помощнику руководителя устанавливаются профессиональным стандартом, утвержденным приказом Минтруда России от 15.06.2020 N 333н. Стандарт определяет следующие требования к работникам:

• образование — среднее специальное;
• дополнительное образование — программа профподготовки по профессии служащих;
• требования к опыту — не предъявляются;
• особые условия допуска к работе — не предъявляются.

Функции

Профессиональный стандарт необходим работодателю для понимания четких функциональных требований к сотруднику. Но закон позволяет выбирать между требованиями стандартов и квалификационных справочников. В квалификационном справочнике есть должность секретаря руководителя. В соответствии с ним, основные обязанности помощника руководителя предприятия сводятся к таким функциям:

• осуществление работы по организационно-административной деятельности руководителя предприятия;
• ведение делопроизводства фирмы, выполнение поручений руководителя;
• организация процесса приема посетителей, звонков и разбор корреспонденции.

Обязанности

Что входит в обязанности ассистента директора организации, сформулировать несложно: вне зависимости от направления деятельности организации функции менеджмента практически одинаковые. Обязанности помощника сводятся:

• к выполнению личных поручений и просьб начальника;
• ведению документации;
• сопровождению начальника в поездках и на деловых мероприятиях;
• координации и распределению телефонных звонков, корреспонденции и посетителей;
• организации звонков для руководителя;
• ведению переписки как на бумаге, так и в цифре;
• принятию быстрых решений в ситуациях, не терпящих отлагательства, и обеспечению начальника всей информационной базой;
• организации рабочих мероприятий и поездок руководителя;
• осуществлению контроля за выполнением сотрудниками поручений и указаний начальства;
• обеспечению руководителя всеми необходимыми материалами, канцелярией, техникой;
• участию по необходимости в переговорах;
• организации презентации компании.

Права

Говоря о том, каков функционал помощника руководителя, необходимо упомянуть и о его правах. Для более качественного выполнения непосредственной работы в должностной инструкции имеет смысл зафиксировать право:

• вносить предложения по улучшению своей работы и предоставлять руководству проекты по совершенствованию работы фирмы;
• требовать соблюдения своих прав, подписанных в трудовом договоре, и создания условий, необходимых для работы;
• принимать решения в рамках своей компетенции;
• получать все необходимые документы и нужную информацию, необходимую для выполнения служебных обязанностей.

Перечень прав иногда отличается в зависимости от рода деятельности.

Ответственность

Каждый работник обязан выполнять свою работу надлежащим образом. После того как в компании зафиксировали, какие обязанности у помощника руководителя, и закрепили их в должностной инструкции и иных ЛНА организации, сотрудник несет ответственность за недобросовестность и некомпетентность. Уровень ответственности предусматривается ТК РФ и предполагает материальную, дисциплинарную и, в ряде случаев, уголовную ответственность за нарушения, допущенные при выполнении работы. Ответственность ассистента наступает:

• за нанесение материального ущерба организации;
• халатность в работе и невыполнение своих обязанностей;
• занятие личными делами в рабочее время;
• невыполнение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, техники безопасности и противопожарной безопасности;
• грубость с клиентами, сотрудниками и нарушение правил вежливости;
• действия вне своей компетенции.

Для иллюстрации — примерная должностная инструкция ассистента руководителя, которую рекомендуется дополнять в зависимости от специфики организации.

Сформулировать функции помощника руководителя в полном объёме, пожалуй, невозможно: точный список требований к соискателю на должность ассистента директора во многом определяется спецификой деятельности компании, а также зависит от субъективных предпочтений руководителя. Одно можно сказать наверняка: помощник должен стремиться к постоянному повышению своей личной продуктивности и обладать безукоризненными морально-этическими качествами, ведь он будет иметь практически неограниченный доступ не только к корпоративной, но и личной информации о высшем руководстве.

Неудивительно, что подобная вакансия достанется скорее кандидату со скромным послужным списком, но умеющему «поймать волну» шефа, чем блестящему профессионалу, не сумевшему расположить к себе руководителя при первичном знакомстве.

Кто такой «личный помощник руководителя» и чем он занимается?

Ассистентами руководителя зачастую становятся хорошие секретари, делопроизводители, офис-менеджеры, то есть сотрудники, которые переросли уровень своего непосредственного функционала, однако не имеют возможности традиционного вертикального продвижения в организационной схеме компании. Нередко помощь руководителю совмещается с выполнением других обязанностей, например, юриста или переводчика.

Роль ассистента директора в любой компании огромна: от уровня его профессионализма зависит эффективность рабочего времени первых лиц предприятия. Труд ассистента подразумевает, что гендиректор может разгрузить свой рабочий день от значительной части задач, не требующих личного участия, переложив их на помощника.

Не только у выпускников вузов, но даже у более опытных соискателей должность персонального помощника ассоциируется в первую очередь со скучной секретарской работой, однако на деле ассистент может выполнять различные административные роли.

1. Менеджер по делопроизводству: отвечает за ведение документации, данный сотрудник может частично совмещать обязанности секретаря и архивариуса.
2. Офис-менеджер: такая должность актуальна для средних компаний или подразделений со штатом от тридцати человек.; офис-менеджер подчиняется главе предприятия/филиала и другим членам руководящего состава; сотрудник контролирует первичную документацию, выполняет часть секретарских функций (звонки, координирование встреч, помощь гостям), может выполнять роль «хозяйки офиса» — поддерживать материально-техническое обеспечение деятельности всех служб офиса (заказ расходников, организация мелкого текущего ремонта и т. п.).
3. Секретарь-референт: референты обычно занимаются «механической» работой: документооборот, обработка входящей/исходящей корреспонденции, телефонные звонки.
4. Секретарь-ассистент: сотрудник, замещающий вакансию секретаря-помощника, подчиняется только непосредственному руководителю, совмещает функции делопроизводителя с выполнением ряда несложных частных поручений.
5. Бизнес-ассистент: это буквально правая рука топ-менеджера, гендиректора или владельца бизнеса, а потому требования к данной должности очень высоки; личный помощник подчиняется только своему непосредственному руководителю, может считаться полноценным заместителем директора, способен и наделён полномочиями принимать самостоятельные решения по ряду вопросов.

Специфика профессии

Наверное, редкая должность сравнится по уровню противоречивости и размытости требований, как работа личного помощника, которая должна быть не столько профессией, сколько призванием.

Специфика должности «личный ассистент» такова, что невозможно заранее просчитать все нюансы, особенности, полный функционал, поскольку конкретный круг обязанностей по большей части зависит от индивидуальных потребностей работодателя. Иногда директору требуется человек, который избавил бы его от «бумажной работы», порой ассистент занят выполнением личных поручений. Некоторые директора предпочитают нанимать двух помощников для различных видов деятельности, а в крупных компаниях помощник может выполнять роль главы специального отдела и даже иметь собственных подчинённых.

Общие обязанности ассистента

Функциональные обязанности работников, занятых данным направлением деятельности, включают в себя немало пунктов:

1. обеспечение структурированного рабочего дня директора: организация встреч, поездок, составление расписания, подготовка к подписанию необходимых документов;
2. забота о комфорте рабочего места руководителя: обеспечение чистоты, тишины, уюта, нормального функционирования оргтехники;
3. работа с документооборотом директора: письмами, телефонограммами;
4. проведение первичных переговоров, обработка и передача запросов от линейных руководителей;
5. забота о психологическом комфорте руководителя: составление удобного графика, напоминание о важных мероприятиях, встречах, поиск и предоставление запрошенной информации в удобном для директора формате.

В некоторых компаниях ассистент может отвечать за документооборот всей организации или руководить отделом секретариата.

Дополнительные функции помощника руководителя

Обычно список обязанностей бизнес-ассистента значительно шире, чем функционал секретаря или администратора. Личный помощник, на которого возлагаются дополнительные обязанности, — обычное дело для данной сферы деятельности.

Чаще всего руководителю требуется сотрудник с разноплановыми способностями и талантами. Круг обязанностей должности личного помощника может подразумевать перевод документов с иностранного языка, а также сопровождение руководителя на деловых встречах в качестве переводчика: порой на переговорах озвучивается такая информация, которую нельзя доверить  стороннему лицу. На ассистента могут возлагаться заботы о бытовых потребностях директора: заказ такси, гостиничного номера, организация питания, оформление необходимых для поездки документов. Словом, каждый руководитель предъявляет свои особенные требования к кандидату на роль правой руки первого лица компании.

Профессиональные запросы к соискателю на должность личного ассистента руководителя

Профессию помощника часто рассматривают как карьерный старт, возможность получить управленческий опыт и вникнуть в практические тонкости выбранной отрасли. Молодому выпускнику имеет смысл рассматривать предложения средних организаций, поскольку серьёзный топ-менеджер наверняка предпочтёт кандидата, обладающего определённым жизненным опытом и профессиональными навыками. Впрочем, не бывает правил без исключений, иногда вакансия крупной корпорации достаётся молодым, но талантливым соискателям.

Требования к опыту и образованию ассистента

Соискатель на должность личного помощника должен обладать как минимум средним профессиональным, а лучше — высшим образованием, связанным с администрированием или (в отдельных случаях) со спецификой деятельности предприятия.

Обычно к кандидатам предъявляются следующие профессиональные требования:

• безукоризненная грамотность;
• поставленная речь;
• знание основ необходимых разделов законодательства, касающихся административной и производственной деятельности компании;
• владение всеми базовыми офисными программами;
• навыки работы с документооборотом;
• осуществление деловой переписки и переговоров в соответствии с нормативными, корпоративными и профессионально-этическими нормами;
• владение иностранным языком на разговорном (иногда техническом) уровне;
• если речь идёт о помощнике уровня заместителя директора, то обязательно полное понимание специфики организации и ключевых бизнес-процессов.

Минимальный перечень требований к претенденту на должность персонального помощника может быть расширен в зависимости от размера, сферы деятельности и иных особенностей конкретной компании. Многие организации называют конкурентным преимуществом наличие у соискателя дополнительных курсов или образования по различным бизнес-направлениям.

Личные качества, необходимые помощнику главы компании

Специфика такой ответственной и многогранной профессии, как личный помощник руководителя, требует особого склада характера. Ассистент должен уметь подстраиваться под распорядок дня, психологические особенности, личные предпочтения начальника. Основное требование к ассистенту — его темперамент и модели поведения должны дополнять личность руководителя, а не вступать в диссонанс.

Помощник топ-менеджера должен обладать следующими качествами:

• стрессоустойчивость, умение с одинаковым хладнокровием справляться с недовольством подчинённых и раздражением начальства;
• многозадачность: способность держать под контролем несколько дел одновременно — незаменимое качество личного ассистента;
• высокий уровень культуры: для ассистента гендиректора или владельца бизнеса представительские качества имеют первостепенное значение;
• позитивный настрой: деятельность личного помощника зачастую невозможно уместить в чёткие границы, поэтому без оптимистичного отношения к различного рода неожиданностям даже перспективный специалист быстро почувствует эмоциональное выгорание;
• высокая обучаемость: спектр интересов руководителя компании может предполагать самые неожиданные запросы, чтобы предоставить достоверные сведения, ассистент должен обладать способностью быстро разбираться в незнакомой информации, выделять из неё главное и структурировать суть в удобную форму.

Однако самым главным достоинством личного помощника является безусловная лояльность и стремление соблюдать интересы работодателя.

Нормативно-правовые аспекты должности личного помощника

Квалификационный справочник относит должность личного ассистента к категории руководящих постов. Следовательно, административно-организационные обязанности ассистента расцениваются и регламентируются подобно функционалу руководства (как минимум линейного уровня).

Режим работы

Продолжительность рабочего дня личного помощника зачастую зависит от рабочего распорядка его руководителя. Строгое соблюдение прописанных в нормативных документах рамок трудового дня возможно разве что для вспомогательных должностей, вроде офис-менеджера, а помощник рангом выше обычно вынужден сопоставлять свой график с режимом начальства.

Размытость рабочего дня, а также необходимость всегда оставаться на связи и пребывать в состоянии «боевой готовности» зачастую отпугивает кандидатов, хотя в совокупности рабочие часы составляют не больше времени, чем на любой другой хорошо оплачиваемой должности. Однако необходимо учитывать, что, как на всяком руководящем посту, граница между рабочим и личным временем заметно стирается.

Должностная инструкция

Законодательство РФ не регламентирует процесс разработки должностной инструкции и не предъявляет жёстких требований к её содержанию. Поэтому большинство работодателей самостоятельно определяют круг задач и полномочий для той или иной вакансии.

Должностная инструкция представляет собой структурированное разъяснение смысла конкретной должности, этот нормативный документ содержит не только обязанности, но и права сотрудника.

1. Общие положения — данный раздел содержит сведения о требованиях, предъявляемых к кандидату; указывает порядок заключения и расторжения трудового договора; определяет иерархию подчинения; регламентирует порядок замещения сотрудника на период его отсутствия.
2. Должностные обязанности — планирование рабочего дня; осуществление технического обеспечения деятельности руководителя; сопровождение директора на совещаниях, в поездках; ведение протоколов переговоров, совещаний, иных деловых встреч; урегулирование отдельных вопросов по поручению руководителя и другие задачи.
3. Права персонального ассистента руководителя — помощник имеет право получать информацию, включая конфиденциальную, в объёме, достаточном для исполнения своего функционала; подавать руководителю предложения по усовершенствованию своей деятельности; запрашивать от своего имени или по поручению директора документацию от подразделений и отделов предприятия; требовать от руководства обеспечения нормальных условий трудовой деятельности; принимать решения в рамках своей компетенции и полномочий.
4. Помощник руководителя несёт ответственность: за халатное отношение к своим обязанностям; несоблюдение нормативов, инструкций, устава, приказов и распоряжений директора; игнорирование правил внутреннего распорядка, техники безопасности, трудовой дисциплины.

Учитывая специфику деятельности ассистента, к составлению должностной инструкции следует подойти с предельным вниманием. Не стоит довольствоваться типовым образцом, который не может учесть все нюансы работы на конкретном предприятии. Кроме того, важно различать должности личного помощника и помощника руководителя проекта: обязанности последнего обычно имеют временный характер.

Советы соискателям на должность личного ассистента гендиректора

Как правило, соискатели рассматривают предложения по вакансиям личного помощника гендиректора или владельца бизнеса. Если вы не имеете должного опыта или сомневаетесь в своей способности справиться с обязанностями и функциями помощника руководителя компании, тогда, возможно, стоит попробовать начать свою карьеру с должности ассистента линейного менеджера, например, начальника отдела продаж. Пусть это не столь престижная должность, однако она даёт прекрасную возможность получить необходимый опыт.

Что написать в резюме

Прежде всего, не стоит составлять резюме из шаблонных фраз, подглядывая значение того или иного навыка в интернет-поисковике. Опытный рекрутер раскусит вас на стадии телефонного экспресс-интервью. Недостаток опыта можно компенсировать рассказом о своих личных достижениях, полезных чертах характера, профессиональных знаниях.

Следует помнить, что резюме с фотографией обрабатываются в первую очередь, однако не нужно прикреплять к документу первый попавшийся автопортрет: фото с вечеринки, в тёмных очках, слишком сильно отретушированное и с другими странностями скорее насторожит, чем привлечёт внимание к вашей кандидатуре.

Примерные пункты резюме:

1. соискание вакансии: ассистент; личный помощник; секретарь-помощник;
2. личные данные: вносим свои имя, отчество, фамилию, дату рождения;
3. образование: перечисляем учебные заведения в обратном хронологическом порядке;
4. опыт работы: заполняем аналогично предыдущему пункту, желательно отметить причину увольнения; если нет опыта по специальности, можно отметить участие в социальных проектах, волонтёрских программах, учебную практику и т. п.;
5. семейное положение: очень важный для работодателя пункт, учитывая ненормированный рабочий график;
6. дополнительные навыки: укажите уровень владения иностранными языками, отметьте наличие водительских прав, перечислите оконченные курсы дополнительного образования;
7. личные качества: постарайтесь дать себе объективную оценку, добавьте индивидуальные черты к набившим оскомину характеристикам «коммуникабельный-стрессоустойчивый-обучаемый».

Заполняя графу «Контакты» перечислите все возможные способы связаться с вами: телефон, адрес электронной почты, ссылки на страницы в социальных интернет-порталах. И, кстати, приведите страницу в порядок, так как серьёзные работодатели обращают пристальное внимание на личные странички соискателей. Почистите шок-контент, удалите сомнительные фото, избавьтесь от двусмысленных высказываний.

Карьерный рост личного помощника

Парадокс, свойственный должности личного ассистента руководителя, заключается в том, что, чем лучше показывает себя сотрудник, тем меньше у него шансов сделать карьеру. Хороший помощник обычно продвигается наверх вместе со своим руководителем. Поскольку сотрудник данной должности ценен в первую личными качествами, которым, в отличие от профессиональных навыков, обучить невозможно, директора и топ-менеджеры весьма неохотно отпускают своих помощников строить карьеру.

Впрочем, если ваш руководитель дорожит вами, он постарается по возможности компенсировать ваши неудобства: повышая зарплату, предоставляя дополнительные льготы, улучшая условия труда, подчёркивая ваш статус перед коллективом. Это называется «горизонтальная карьера»: ваша значимость увеличивается при неизменности занимаемого положения.

Заключение

Как любая профессия, должность личного помощника имеет свои плюсы и минусы. Мы уже упоминали ненормированный рабочей день; к недостаткам можно отнести также возрастные ограничения: многие работодатели предпочитают принимать сотрудников не моложе двадцати пяти лет.

Однако возможность тесного сотрудничества с управленцем высшего звена — это неоценимая возможность получить руководящий опыт, который пригодится в любой сфере деятельности, и, может быть, даже открыть собственное дело.

Кто такой ассистент руководителя

Личный ассистент является доверенным лицом и помощником своего руководителя. В первую очередь он занимается организационными вопросами, и чтобы выполнять свои функции, он должен знать распорядок дня своего шефа, держать в голове все запланированные им мероприятия и встречи и делать все необходимое, чтобы они прошли по намеченному графику.

Несмотря на технический прогресс, профессия личного помощника руководителя остается в бизнес-сфере одной из самых востребованных и престижных. Это и неудивительно: лицо, приближенное к главе крупной организации, нередко пользуется привилегированным статусом, и его расположения стараются добиться руководители рангом пониже, включая начальников отделов и топ-менеджеров.

Грамотных ассистентов ценят, и их труд может очень хорошо оплачиваться: помимо фиксированной зарплаты и премиальных, они могут рассчитывать на эксклюзивные подарки от своего начальника, если он доволен их работой.

3 ключевые функции ассистента руководителя

Кроме того, что руководитель компании принимает важнейшие бизнес-решения, для чего ему нужно владеть актуальной информацией, его участие требуется во многих мероприятиях формального характера – встречах, переговорах, конференциях и т. п. Чтобы максимально эффективно использовать его рабочее время и нужен помощник. Повседневной работой бизнес-ассистента руководителя является:

• Решение организационных вопросов.

Ассистент должен освобождать начальника от некоторых обязанностей, беря на себя простые, но отнимающие время вещи типа чтения служебных писем, знакомства с прессой, звонков с целью назначения встречи, заказа билетов и т. п. Руководитель должен концентрироваться на главных функциях, выполнение которых требует профессиональных навыков и знаний.

• Высвобождение для руководителя времени на личные дела.

Это является продолжением предыдущего пункта. Хороший ассистент не только способен заменить своего начальника во второстепенных служебных делах, но также помочь ему в вопросах, связанных с личными обстоятельствами. Скажем, напомнить о семейной дате, помочь с выбором подарка, заказать цветы, столик в ресторане – подобные просьбы вполне могут исходить от руководителя.

Также помощник может выступать в качестве своеобразного фильтра стекающейся к руководству информации, и от него порой зависит решение, стоит ли беспокоить шефа по тому или иному поводу, особенно если тот в данный момент отдыхает.

• Повышение имиджа руководителя компании.

В современном бизнесе нередко составление представления о главе организации делается и по наличию у него личного помощника. Это повышает статус руководителя, демонстрирует окружающим его значимость. Использование помощника показывает, что человек ценит свое время.

Таким образом, персональный ассистент руководителя возлагает на себя выполнение рутинной работы, чтобы сделать служебный график начальника менее насыщенным, но более продуктивным. Также он должен отсекать ненужную информацию и лишние вопросы, для чего надо обладать не только профессионализмом, но и определенным тактом. Наконец, наличие в штате личного ассистента является показателем статуса.

Должностные обязанности ассистента руководителя

При объявлении вакансии сразу определяется функционал будущего сотрудника и требования, которым он должен соответствовать. Для ассистента руководителя это особенно актуально, поскольку в разных компаниях может сильно отличаться круг обязанностей – от приготовления кофе и ответа на звонки до организации деловых встреч и участия в переговорах в качестве доверенного лица. Значит, и люди, соответствующие этой должности, должны будут иметь различный набор знаний и умений.

Чтобы потом не возникало каких-либо разногласий, нужно четко расписать, чем будет заниматься помощник, в том числе ограничится ли его работа исключительно служебными вопросами или же возможны и поручения личного характера. Что же чаще всего входит в задачи ассистента руководителя?

Помимо этого, возможны и другие дела, которыми приходится заниматься персональному помощнику, например оплата личных счетов, заказ канцелярских и других товаров и услуг, составление докладов, изучение в средствах массовой информации материалов о потенциальных партнерах, а также публикаций о деятельности самой компании и т. д.

Также обычно через ассистента проходят все посетители, желающие записаться на прием к директору. Таким образом, профессиональный помощник, с одной стороны, должен находиться в курсе всех дел своего начальника, а с другой – быть всегда наготове для выполнения самых разнообразных его поручений.

Главные навыки и качества ассистента руководителя

Стандартные требования, предъявляемые к соискателям данной должности, – наличие высшего или среднего специального образования, знание основ законодательства и правил делопроизводства, умение пользоваться компьютерными офисными программами. Также обычно приветствуются опыт работы, знание иностранных языков и т. п.

Среди личных качеств, которыми должен обладать претендент на должность ассистента руководителя, следует выделить:

• ответственность и исполнительность;
• аккуратность и старательность;
• трудолюбие, выносливость, усидчивость;
• обучаемость, инициативность;
• коммуникабельность в сочетании со стрессоустойчивостью;
• позитивный настрой на работу и общение с окружающими;
• честность;
• дипломатичность, умение хранить конфиденциальную информацию;
• высокая самодисциплина и организованность.

Что касается формальных квалификационных требований к помощнику руководителя, то они сформулированы в профессиональном стандарте, утвержденном Приказом Минтруда России от 15.06.2020 № 333н, следующим образом:

• уровень образования — среднее специальное;
• дополнительное образование — программы профессиональной подготовки по профессии служащих;
• требования к опыту — не предъявляются;
• особые условия допуска к работе — не предъявляются.

На практике планка требований чаще всего более высокая. Например, если нужен помощник генеральному директору крупной компании, которая выходит на внешние рынки и имеет международные связи, то знание иностранных языков может восприниматься как само собой разумеющееся. Также от ассистента обычно ждут, чтобы он разбирался в делопроизводстве и мог вести необходимую документацию, умел обращаться с офисной техникой, был опытным пользователем ПК и т. п.

Ассистент всегда должен быть в зоне доступа для своего начальника, и порой это распространяется даже на нерабочее время. Как правило, соискателям сразу объясняют, что они должны оставаться на связи и в выходные, праздничные дни, и лояльно относиться к вызову на работу при возникновении особых ситуаций. Соответственно, ассистенту руководителя требуется уметь пользоваться современными гаджетами, чтобы при необходимости удаленно выполнять даваемые ему поручения.

Плюсы и минусы работы ассистента руководителя

Достоинства профессии ассистента руководителя:

• Приобретение опыта, который в дальнейшем пригодится в любой профессиональной сфере, поскольку организация бизнес-процессов идет по сходным алгоритмам.
• Достаточно высокая заработная плата – в крупных компаниях она может составлять 6 тыс. долларов и больше, хотя такой уровень могут позволить себе далеко не все организации.
• Развитие универсальных профессиональных навыков, которые применимы повсеместно: организованность, деловые качества, коммуникабельность, умение быстро реагировать на внештатные ситуации и пр.
• Дополнительный плюс – шанс повысить собственный статус, став правой рукой известного человека, скажем, бизнесмена или государственного деятеля.

Выделяя недостатки данной работы, нужно начать с ненормированного рабочего графика. Если руководитель занимается делами в режиме 24/7, то, скорее всего, и ассистенту придется привыкнуть к такому ритму. Другие минусы:

• Возможные конфликтные ситуации. К сожалению, необходимость общаться с большим числом людей имеет такую сторону – далеко не все из них настроены позитивно. К тому же начальнику порой приходится принимать решения под давлением чрезвычайных обстоятельств, что тоже является дестабилизирующим фактором. Соответственно, нужно быть готовым не только к физическим, но и психологическим перегрузкам.
• Необходимость быстро подстраиваться под ситуацию. Помощник, чтобы быть на хорошем счету, должен успевать всегда и везде.
• Требование ставить на первое место служебные интересы в ущерб своей личной жизни. Скажем, прерванный отпуск из-за срочного вызова на работу, необходимость выполнения поручения несмотря на плохое самочувствие – это достаточно распространенные случаи.

Еще одна сложность, связанная со служебным статусом личного помощника, – отсутствие очевидных перспектив продвижения по карьерной лестнице. В системе должностей ассистент руководителя занимает особое положение, но и подняться выше обычно невозможно. Вариантом способен стать лишь переход в другую компанию.

К минусам можно отнести и часто встречающийся элемент субъективизма. Поскольку в отношениях руководителя и помощника есть личный аспект, то многое зависит от характера начальника и стиля его общения – с некоторыми людьми крайне сложно иметь дело, особенно если их поручения и требования приходят в противоречие с жизненными принципами исполнителя.

Права ассистента руководителя

Конечно, кроме должностных обязанностей, помощник руководителя имеет и определенные права, что закрепляется в официальных документах.

Типовые формулировки перечня прав:

• внесение предложений по улучшению своей работы и представление проектов по совершенствованию организационных процессов;
• принятие решений в рамках своей компетенции;
• получение всей необходимой документации и информации, требующейся для выполнения служебных обязанностей;
• нормальные условия для ведения своей деятельности – это может быть отдельный кабинет, средства связи, персональный компьютер и т. д.

Далее в соглашении о приеме на работу обычно идет раздел, касающийся ответственности, но в любом случае полный список обязанностей, прав и ответственности должен быть зафиксирован в трудовом договоре.

Собеседование для ассистента руководителя

Поскольку начальник практически ежедневно взаимодействует со своим помощником и в какой-то мере даже зависит от того, насколько профессионально тот будет выполнять свою работу, нередко руководители компании принимают личное участие в отборе кандидатов на эту должность.

Где искать ассистента?

В наше время соискатели приглашаются с помощью объявлений на бирже вакансий, хотя иногда используется и такой традиционный способ, как подключение к этому процессу знакомых и партнеров. Еще один вариант – обратить внимание на сотрудников фирмы, поскольку можно кому-то из них предложить перейти на новое место; преимуществом в данном случае станет то, что человека не придется долго вводить в курс дела.

Сейчас можно возложить все заботы по поиску кандидата на специальное агентство, которое подберет толкового ассистента. Несмотря на то что услуги рекрутинговых организаций придется дополнительно оплатить, они, дорожа своей репутацией, заинтересованы в том, чтобы заказчик остался доволен. С их помощью это займет и меньше времени, так как агентства имеют свои базы данных – в обычном же порядке на то, чтобы найти подходящего помощника, может уйти не одна неделя и даже месяц.

Если потенциальных работников, удовлетворяющих формальным требованиям, несколько, то лучше, чтобы окончательное решение принял сам руководитель с учетом своих личных впечатлений от общения.

Каверзные вопросы, часто задаваемые на собеседовании:

• Чем вас привлекает работа ассистента руководителя?

Вопрос может быть с подвохом, поскольку работодателю хочется услышать то, что соответствует его интересам (внесение вклада в развитие компании, реализация профессиональных навыков), а не то, что на самом деле волнует соискателя (стабильная заработная плата, перспективы роста, статусность должности, просторный офис и т. п.).

Поэтому нужно выразиться так, чтобы польстить будущему руководителю, но при этом избежать фальши в ответе. Лучше убедительно указать на заинтересованность в решении интересных профессиональных задач и способность это сделать.

• Каковы ваши критерии успешно выполненной работы?

Это тоже проверка – на адекватность самооценки. Худший вариант – типа «лишь бы начальник был доволен». Здесь стоит продемонстрировать свою ответственность и стремление к высоким результатам – естественно, в пределах разумного.

• Как вы поведете себя в нестандартной ситуации, к примеру через 10 минут переговоры, а техника для демонстрации презентации вышла из строя?

От вас ждут не проявления сверхспособностей и тем более не признания своего поражения, а рационального и реалистичного варианта разрешения проблемы, поскольку от ассистента порой требуется находчивость и изобретательность.

• Если вы не согласны с тем способом выполнения поручения, который был озвучен руководителем, скажете ли вы об этом вслух?

В данном случае выигрышнее смотрится оригинальный ответ с пояснением, а не молчаливое признание неизменной правоты начальника или, наоборот, возражения по любому поводу. Конечно, ассистент руководителя должен следовать инструкциям, но даже своенравный руководитель оценит, если вы дипломатично сумеете дать дельные и аргументированные предложения.

В целом хорошие личные ассистенты руководителя никогда не останутся без работы, и такие сотрудники нужны в любой крупной компании. В наши дни время ценится все дороже и дороже, а профессиональный помощник способен сэкономить своему начальнику массу времени, избавив его от служебной рутины.