Чем занимается отдел делопроизводства в компании

В
любой организации (фирме) документационное
обеспечение управления возлагается на
специализированное структурное
под­разделение
— управление делами, общий отдел,
канцелярию и дру­гие, которые носят
обобщенное название — служба
делопроизвод­ства. В
небольших организациях служба
делопроизводства не со­здается,
а вся работа, связанная с документами,
выполняется одним сотрудником.
Как правило, это секретарь организации
(фирмы).

2.7.1. Задачи и функции службы делопроизводства.

Независимо
от названия
службы делопроизводства основной целью
ее деятельно­сти
является организация, руководство,
координация, контроль и реализация
работ по документационному обеспечению.
Достиже­ние этой цели предусматривает
решение
следующих задач:

• совершенствование
  форм и методов работы с документами;

• обеспечение
  единого порядка документирования,
  организации работы
  с документами, применение
  информационно-поисковых си­стем,
  контроля исполнения и подготовки
  документов к передаче в ведомственный
  архив в соответствии с действующими
  государствен­ными
  нормативно-методическими документами;

• сокращение
  документооборота;

• разработка
  и
  внедрение
  нормативных и методических докумен­тов
  по совершенствованию документационного
  обеспечения в орга­низации
  и в подведомственной системе, прогрессивных
  технологий делопроизводства¹⁷.

Цели
и задачи
службы делопроизводства определяют
виды
ра­бот
(функции),
выполняемые ею:

• разработка и
  проектирование бланков документов;

• экспедиционная
  обработка поступающих и отправляемых
  доку­ментов;

• регистрация
  входящих, исходящих и внутренних
  документов;

• информационно-справочная
  работа по документам организации
  (фирмы);

• организация
  своевременного рассмотрения руководством
  орга­низации
  (фирмы) поступивших документов;

• подготовка
  поступивших документов к докладу
  руководству ор­ганизации
  (фирмы);

• контроль за
  правильностью оформления документов,
  представ­ляемых на подпись руководству;

• регулирование
  хода исполнения документов, контроль
  за срока­ми
  исполнения документов;

• организация
  машинописного (компьютерного)
  изготовления текстов
  документов, их копирования и оперативного
  размножения;

• разработка
  номенклатуры дел организации, оформление
  и фор­мирование дел, обеспечение их
  хранения;

• организация
  и ведение делопроизводства по
  предложениям, за­явлениям,
  жалобам граждан;

• организация
  работы архива учреждения (ведомственного
  архи­ва)
  в соответствии с действующими
  нормативно-методическими ре­комендациями
  Росархива Российской Федерации.¹⁸

Это
наиболее
типичные
делопроизводственные функции, кото­рые
выполняются практически каждой
делопроизводственной служ­бой
независимо от ее названия, структуры,
объема документообо­рота
и направлений деятельности организации
(фирмы).

В
отдельных случаях к перечисленным
функциям могут добав­ляться
дополнительные,
например, контроль за ведением
делопро­изводства
в структурных подразделениях (для
крупных делопро­изводственных
служб) и др. В небольших организациях,
напротив, часть
функций может не выполняться. Например,
такая функция, как ведение делопроизводства
по предложениям, заявлениям, жа­лобам
граждан.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

Вам может быть интересно:

• Что такое делопроизводство?

• Нормативная база

• На каких принципах строится делопроизводство?

• Цели и задачи делопроизводства, его основные функции

• Виды документов в делопроизводстве

• Формы организации делопроизводства

Жизнь компании любого уровня и масштаба – будь то крупная корпорация или индивидуальный предприниматель – невозможна без документов. Регистрация предприятия, договоры, заявления, контракты, письма с предложениями от партнеров или уведомления от налоговой – все это должно быть в полном порядке. Только в этом случае можно рассчитывать на стабильность в работе, пунктуальность в исполнении обязательств, четкое соблюдение федеральных законов и локальных нормативов и в итоге – на эффективность бизнес-процессов. Все это обеспечивает правильно выстроенное делопроизводство.

Что это такое и почему от него так много зависит? Давайте разбираться. 

Что такое делопроизводство?

Делопроизводство – это деятельность, которая обеспечивает обмен информацией – как внутри одной организации, так и между разными участниками коммуникаций. Это многоэтапный процесс, который включает создание, ведение, использование, контроль, своевременное обновление и хранение документации. От одного неправильно оформленного документа может зависеть судьба человека, будущее компании, успешность проекта. Поэтому вопросы документационного обеспечения управления (ДОУ) заслуживают пристального внимания. 

Базовыми принципами и правилами ведения делопроизводства стоит владеть 

• собственнику или руководителю компании, например, для того чтобы оптимизировать процессы согласования, подписания и ускорить получение результата;

• секретарю или офис-менеджеру, чтобы знать, как правильно оформлять, регистрировать и хранить важные бумаги, чтобы сократить время на поиск нужного документа и сделать свою работу более эффективной.

В разных компаниях служба, занимающаяся делопроизводством, может называться по-разному, например, управление делами, секретариат или канцелярия. В любом случае весь процесс будет включать три этапа:

1. документирование (запись, фиксация информации на бумажном или электронном носителе в соответствии с принятыми нормативами, стандартами);

2. документооборот (или организация учета, движения, использования документации);

3. архивное дело (учет и хранение документации). 

Нормативная база

Ежедневно производится огромное количество документов самого разного назначения. Чтобы избежать путаницы, недопонимания, конфликтов, вся документация соответствует определенным стандартам, а само делопроизводство строго регламентировано. Нормативно-правовую базу, которая упорядочивает производство, обработку, учет и хранение управленческой документации, определяет цели и задачи и регулирует работу соответствующих отделов самого разного уровня, образуют: 

1. Конституция РФ, законодательные и правовые акты;

2. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ);

3. ГОСТы и нормативные акты;

4. классификаторы;

5. унифицированные системы документации;

6. локальные инструкции.

В каждой компании разрабатывается собственное положение о делопроизводстве, закрепляющее цели и задачи, функционал делопроизводителей. 

На каких принципах строится делопроизводство?

Чтобы руководитель мог принимать взвешенные, правильные решения и оперативно сообщать о них исполнителям, он должен владеть своевременной, полной, достоверной информацией. Следовательно, главной целью делопроизводства компании можно считать обеспечение эффективного управления. Для успешного достижения цели необходимо соблюдение таких принципов, как:

• унификация (все процессы, операции должны подчиняться единым правилам);

• стандартизация (строгое соответствие госстандартам);

• системность нормативно-методического регулирования (документооборот выстраивается по единым требованиям);

• централизация (методическое обеспечение и контроль за документооборотом осуществляется централизованно – Росархивом и Госстандартом);

• децентрализация (каждая компания самостоятельно определяет цели и устанавливает локальные требования исходя из собственных первоочередных задач);

• комплексность (задачи должны выполняться согласованно, целенаправленно);

• гибкость (система должна развиваться и соответствовать меняющимся условиям);

• надежность (организация должна гарантированно получать полную информацию, которая ей нужна);

• оперативность (информация должна поступать своевременно, быть актуальной);

• целесообразность (объективная необходимость тех или иных процессов);

• следование законодательству, нормативным актам;

• современная техническая реализация;

• упорядоченность (документооборот в каждой компании строится по строго определенной схеме);

• эффективность (делопроизводство обеспечивает продуктивность компании).

Цели и задачи делопроизводства, его основные функции

Итак, главная цель делопроизводства – обеспечить компанию всеми необходимыми документами. Ее можно разбить на две подцели:

1. фиксирование информации посредством изготовления управленческих документов;

2. выстраивание полного цикла работы с документацией. 

Исходя из целей делопроизводства, его ключевые задачи можно сформулировать следующим образом:

• создание документов, то есть фиксация информации на бумажном или электронном носителе с соблюдением действующих норм и правил;

• регистрация документов для последующего контроля их передвижения в компании и за ее пределами или исполнения;

• передача документации для их использования по назначению – принятия решений, исполнения распоряжений и т. д.;

• систематизация управленческой документации, которая обеспечивает быстрый поиск конкретной информации в случае необходимости, уничтожение или архивация и хранение. 

Каковы же функции делопроизводства в компании:

1. документальное сопровождение всех процессов (административных, управленческих и т. д.): создание унифицированных бланков, изготовление документов, их копирование и тиражирование в необходимых объемах, контроль оформления документации на соответствие существующим стандартам, соблюдение процедур согласования;

2. организация документооборота: обработка, регистрация, учет входящих и исходящих потоков документов, контроль их исполнения, систематизация, использование и хранение или уничтожение;

3. совершенствование и оптимизация существующих форм и методов работы с документами: мониторинг действующей в компании системы документооборота с целью выявления и устранения недочетов, обновление нормативно-методической документации, консультирование сотрудников и своевременное повышение их квалификации, оптимизация информационных систем, баз данных и т. д.

Виды документов в делопроизводстве

Ежедневно делопроизводители создают множество самых разных документов – официальных писем, отчетов, докладных и служебных записок, актов и справок, аналитических материалов и прогнозов. Все эти документы можно классифицировать:

• в зависимости от времени создания документы бывают первичные и вторичные;

• по характеру документов различают кадровый, финансовый или бухгалтерский, управленческий, технический, производственный, административно-хозяйственный или архивный документооборот;

• по месту издания различают внешние и внутренние документы;

• по назначению могут быть информационно-справочные, нормативные, учетно-расчетные, распорядительные, организационные и другие виды документов;

• по направлению документы бывают исходящие и входящие;

• по уровню секретности есть общедоступные и конфиденциальные документы;

• по способу изготовления различают электронный, машинописный или рукописный документ, его черновой или беловой вариант;

• по типу содержания документы могут быть текстовыми, аудиовизуальными или мультимедийными и т. д. 

Вся документация организации образует три вида документопотока:

1. внутренний – это все, что создается и используется внутри компании, обеспечивает внутренние коммуникации между сотрудниками (к примеру, приказ о премировании или переводе на другую должность);

2. исходящий – документация, которая направляется из организации (в другие учреждения, партнерам и т. д.);

3. входящий – вся корреспонденция, все документы, которые поступают в компанию извне. 

В зависимости от того, к какому потоку (или контуру) относится тот или иной документ, работа с ним подразумевает разное количество этапов – от создания или приема и первичной обработки до контроля исполнения и передачу на хранение в архив. 

Документооборот в компании может быть организован тремя способами: 

1. бумажный – когда компания пользуется только бумажным вариантом документов, что сегодня уже является большой редкостью;

2. электронный – документы издаются, согласовываются, передаются и хранятся в электронном виде, а для визирования используется электронная цифровая подпись (ЭЦП);

3. смешанный – наиболее распространенный способ, когда в компании используются и электронные документы, и бумажные.

Если система делопроизводства выстроена грамотно, время, которое требуется на перемещение документов и вынужденные «остановки в пути» на рассмотрение, согласование, подписание, сводится к минимуму. 

Для стабильной работы системы важно, чтобы документооборот в компании строился на следующих принципах:

• четкая маршрутизация (схемы движения, установленные для документов разного вида);

• непрерывность (на работу с каждым документов выделяется строго ограниченное время, обязанности делопроизводителей четко распределены);

• регламентация (все этапы работы с документами выстроены в строгом соответствии с правилами);

• исключение дублирования операций при работе с документацией.

Формы организации делопроизводства

Делопроизводство в компании может быть организовано по одной из трех форм:

Централизованная. В компании есть единый центр обработки документации – например, канцелярия, служба делопроизводства или секретариат. Преимущество такой формы в том, что все документы, поступающие в организацию или создающиеся внутри нее, можно внести в единую базу, а значит, будет значительно проще найти необходимый приказ, договор, распоряжение и т. д. 

Децентрализованная. В каждом структурном подразделении организации есть своя служба, занимающаяся обработкой документации. Такая форма может быть актуальна, если компания представляет собой сеть филиалов, которые удалены друг от друга территориально. 

Смешанная. Представляет собой комбинацию централизованной и децентрализованной форм и предполагает распределение обязанностей между центральной службой ДОУ и отделами в структурных подразделениях. 

Выбор формы организации делопроизводства зависит от объема документооборота и организационной структуры предприятия. 

Более детально познакомиться с особенностями современного делопроизводства, разобраться в том, как эффективно использовать электронный документооборот (ЭДО) и возможности облачных сервисов, как защитить информацию, можно на  курсе «Современное делопроизводство и электронный документооборот на предприятии», в Национальной академии дополнительного профессионального образования.

Должностные обязанности делопроизводителя — это управление документооборотом в компании, которое заключается в учете, регистрации, рассмотрении, обработке и сдаче в архив всей входящей корреспонденции и документов. Специалист занимается упорядочением документов в соответствии с нормативными актами и ГОСТами.

Скачать образец должностной инструкции делопроизводителя

Кто такой делопроизводитель

Делопроизводитель — это эксперт по обработке любых документов. Количество бумаг, корреспонденции, документов растет, поэтому нужен работник, который готов заниматься движением бумаг от прихода до архивации. Отвечая на вопрос, какие должностные обязанности делопроизводителя в организации, обозначим, что зачастую это не только ведение документооборота, но и задачи офис-менеджера или секретаря-референта. В крупных организациях на этих должностях работают разные специалисты.

Должностная инструкция

В должностной инструкции излагается то, что входит в обязанности делопроизводителя в организации. Она утверждается на основании Трудового кодекса РФ от 30.12.2001 № 197-ФЗ (ред. от 02.08.2019) и Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденного Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37. В справочнике изложены требования:

• какие обязанности у делопроизводителя;
• к знаниям, которыми необходимо обладать делопроизводителю;
• к квалификации.

Должностная инструкция разрабатывается для каждой профессии самостоятельно работодателем с учетом специфики производства и состоит из пяти разделов:

1. Общие положения.
2. Функции.
3. Обязанности специалиста по делопроизводству.
4. Права.
5. Ответственность.

Общие положения

К квалификации делопроизводителя требования на уровне закона не установлены. Обычно на эту работу берут людей со средним или высшим образованием, желательно со специализацией экономиста, архивариуса или документоведа. От специалиста требуется уметь работать на компьютере в основных офисных программах и на оргтехнике, иметь опыт работы не менее одного года, желательно знание иностранного языка и делового этикета.

Делопроизводитель подчиняется непосредственно генеральному директору и назначается на должность его приказом. Наличие определенных личных качеств входит в должностные обязанности по делопроизводству:

• коммуникабельность;
• ответственность;
• грамотность;
• терпеливость;
• усидчивость;
• внимательность;
• самоорганизация.

Функции

Функциональные обязанности делопроизводителя на предприятии регламентируются профстандартом, утвержденным Приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 06.05.2015 № 276н. Стандарт необходим для четкого понимания требований к профессии, чтобы не возникало конфликтных ситуаций по поводу завышенных требований к работнику:

• организационное и документационное обеспечение деятельности организации;
• организационное, документационное и информационное обеспечение функционирования руководителя организации;
• организация работы с документами и текущего хранения документов;
• составление и оформление управленческой документации;
• организация обработки дел для последующего хранения;
• организация работы и хранения документов в приемной руководителя.

Обязанности

Чтобы понять, кто такой делопроизводитель и какие у него обязанности на работе, необходимо обратиться к должностной инструкции. Каждый работодатель имеет возможность самостоятельно разрабатывать должностные инструкции для работника, которые зависят от величины компании и от специфики производства. В маленьких фирмах, которые не имеют возможности позволить себе большой штат работников, делопроизводитель совмещает несколько должностей одновременно:

• офис-менеджер;
• секретарь-референт;
• секретарь-делопроизводитель;
• помощник руководителя.

Например, что входит в обязанности секретаря-делопроизводителя:

• встречать и провожать посетителей;
• отвечать на звонки;
• обеспечивать канцелярией и вести учет расходов на нужды офиса;
• организовывать кофе-паузы, обеды сотрудников и руководителей;
• организовывать переговоры, совещания и конференции.

В крупных фирмах должность делопроизводителя подразумевает отдельную штатную единицу, но там объем и поток документооборота значительно выше. Что входит в обязанности делопроизводства, можно посмотреть на примере ГОСТ Р 7.0.97-2016:

• создание, получение, проектирование документа на начальном этапе;
• документооборот, что означает начало движения документа по инстанциям, его учет, регистрация и формирование;
• архивация, что подразумевает организацию хранения и ведение архива.

Права

Права — это то, что есть у работника, чтобы выполнять непосредственные обязанности. Общие должностные обязанности делопроизводителя предусматривают права:

• вносить вышестоящему начальству предложения по оптимизации труда и улучшению условий работы;
• получать полную информацию об условиях труда и требовать выполнения всех договоренностей и прав;
• ставить подпись на документах в рамках своей компетенции;
• принимать решения в рамках своей компетенции;
• требовать от руководства способствования и помощи в исполнении обязанностей.

Ответственность

Должностные обязанности в делопроизводстве подразумевают, что работник несет дисциплинарную, административную и иногда уголовную ответственность:

• за превышение своих полномочий;
• причинение убытков предприятию, порчу имущества и причинение вреда — на основании действующего законодательства;
• нарушение правил техники безопасности и трудовой дисциплины;
• разглашение коммерческой тайны;
• ненадлежащее исполнение рабочих функций в порядке, установленном действующим трудовым законодательством.

В каждой организации создаются документы, отражающие различные стороны ее деятельности: управленческую (планирование, регулирование, контроль и др.), обеспечение необходимыми ресурсами (человеческими, финансовыми, сырьем, материалами, техникой и др.), основную, или производственную, деятельность (торговля, транспортное обслуживание, страхование, банковское обслуживание и др.). Каждая организация осуществляет информационный обмен с другими организациями, получая различные документы (деловые письма, договоры, протоколы, акты и др.). Чтобы деятельность организации была эффективной, а работа с документами упорядоченной и организованной, в организации создается система делопроизводства.

Определимся с терминами

Под системой делопроизводства мы понимаем совокупность организационных, информационных, технических, технологических мер, обеспечивающих документирование деятельности организации (создание документов), получение или отправку документов, их обработку, хранение и использование.

Делопроизводство – это сложноорганизованная система, поэтому для эффективной организации работы недостаточно раскладывать документы по папкам и хранить их в шкафах или в столах. Документы нужно систематизировать, регистрировать, контролировать их исполнение, определять сроки их хранения, формировать в дела, сдавать на хранение в архив или уничтожать после того, как они утратили ценность и истек установленный нормативными актами срок их хранения. И все это нужно делать, руководствуясь определенными принципами, по определенным правилам, чтобы в любой момент времени можно было найти необходимый документ и чтобы этот документ мог быть использован как правовое основание для принятия управленческих решений, как доказательство в суде или с иной целью.

По определению, зафиксированному в п. 2.1 ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», делопроизводство (документационное обеспечение управления) – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Практически аналогичное определение закреплено в ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования»: управление документами (records management) – совокупность планомерных и эффективных действий по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в организациях с целью доказательства проведения деловых (управленческих) операций» (п. 3.20).

Документирование деятельности организации (создание документов) – деятельность, которой в той или иной степени заняты практически все работники организации. Организация работы с документами (обработка документов, их хранение, использование) – это виды деятельности, которые выполняются специализированным подразделением организации или, если организация небольшая, – работником (документоведом, делопроизводителем), выполняющим функции организатора работы с документами или управляющего документами.

Организация делопроизводства

Если говорить об организации делопроизводства как о последовательности действий, которые должны быть выполнены в организации, то первый шаг – это создание отдельного подразделения (назовем его отделом делопроизводства) или, при небольшом объеме документооборота, назначение работника, в обязанности которого будет входить организация работы с документами. В небольшой организации это может быть секретарь руководителя, на которого кроме функций информационного, документационного и организационно-технического обслуживания руководителя возложены функции организации работы с документами.

Создание специализированного делопроизводственного подразделения – отдела делопроизводства – сопровождается рядом последовательных действий.

■ Шаг 1: разработка и утверждение положения об отделе делопроизводства и должностных инструкций работников отдела. Положение об отделе делопроизводства определяет статус этого подразделения (его правовое положение), задачи, функции, права, ответственность, а также характер взаимоотношений с другими подразделениями. Должностные инструкции устанавливают распределение всего объема работы, выполняемого подразделением, между работниками с учетом их квалификации, технологии выполнения делопроизводственных работ и их объема.

■ Шаг 2: назначение работников, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях организации. Обязательным условием успешной работы с документами является назначение работников, в обязанности которых входит ведение делопроизводства в структурных подразделениях. Не каждое структурное подразделение организации может претендовать на то, чтобы иметь работника, который будет заниматься только ведением делопроизводства (секретаря или делопроизводителя). Если численность подразделения небольшая, объем документов также невелик, ведение делопроизводства структурного подразделения может быть поручено одному из работников подразделения, как правило, занимающему самую младшую должность специалиста, который будет выполнять обязанности по ведению делопроизводства наряду с выполнением обязанностей по своей должности. Назначение работников, отвечающих за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, осуществляется приказом руководителя организации.

■ Шаг 3: разработка и утверждение инструкции по документационному обеспечению (делопроизводству) организации (далее – Инструкция по ДОУ). Инструкция по ДОУ является основным нормативным документом, регламентирующим порядок и технологию работы с документами с момента их создания или поступления в организацию и до отправки корреспондентам или передачи на хранение. В Инструкции по ДОУ должны быть определены процессы и процедуры обработки документов на всех этапах их жизненного цикла. Инструкция является нормативным документом организации, утверждается руководителем организации и является обязательной для всех работников.

В настоящее время единственным методическим документом, определяющим порядок разработки Инструкции по ДОУ, являются Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76). Методические рекомендации предназначены для федеральных органов исполнительной власти, тем не менее, этот документ могут использовать иные органы власти, государственные и негосударственные организации, но с соответствующей корректировкой.

Несмотря на наличие Методических рекомендаций, разработчику инструкции необходимо проделать большую предварительную работу для выбора конкретной конфигурации системы делопроизводства, отражающей особенности работы с документами именно в данной организации.

Разработка Инструкции по ДОУ – это задача отдела делопроизводства (сотрудника, отвечающего за работу с документами). Цель разработки Инструкции по ДОУ – установить технологию работы с документами в организации. Содержание инструкции можно представить в виде следующих основных разделов:

● Правила документирования управленческой деятельности организации (составление и оформление основных комплексов управленческих документов, включая требования к бланкам, составу реквизитов и их оформлению);

● Правила организации документооборота организации (движение документов в процессе их создания и исполнения, получение и отправка документов, включая регистрацию документов, контроль исполнения документов, ведение справочной работы по документам);

● Правила организации хранения документов (систематизация исполненных документов в соответствии с номенклатурой дел, формирование дел, хранение дел, передача документов на архивное хранение, уничтожение документов с истекшими сроками хранения).

При разработке Инструкции по ДОУ необходимо основываться на положениях законодательных и иных нормативных правовых актов, регулирующих документационное обеспечение и архивное дело, на положениях учредительных документов организации, в частности устава или положения (именно в этих документах определяется компетенция руководства, закрепляется право руководителя издавать определенные документы), выявить и проанализировать комплекс нормативных правовых актов, распорядительных документов, посвященных различным вопросам управленческой деятельности и организации работы с документами (например, приказ организации о распределении обязанностей между руководством или о делегировании права подписи, приказ о порядке учета, хранения и уничтожения бланков, печатей и штампов организации и др.). Выявление данного комплекса документов необходимо не только для анализа тех норм и правил в работе с документами, которые уже установлены в организации, но и для того, чтобы после утверждения инструкции (а часть положений из этих документов может войти в Инструкцию по ДОУ) можно было издать приказ о признании каких-то из этих документов утратившими силу.

■ Шаг 4: разработка номенклатуры дел, служащей основой систематизации документов в дела, формирования дел и ведения информационно-поисковой работы по документам. Номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков дел, формируемых в организации, с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел необходима для качественного формирования документального фонда организации. Документальный фонд организации составляют документы, образовавшиеся в ее деятельности, как созданные в организации, так и поступившие из других организаций. Номенклатура дел позволяет формировать документы в дела таким образом, чтобы в дальнейшем можно было осуществлять эффективный поиск документов, если возникает потребность в их использовании. Кроме того, номенклатура дел выполняет еще одну важнейшую функцию – устанавливает сроки хранения документов.

В разработке номенклатуры дел кроме отдела делопроизводства принимают участие все структурные подразделения организации. Точнее сказать, сначала структурные подразделения организации разрабатывают номенклатуры дел подразделений, затем отдел делопроизводства формирует так называемую сводную номенклатуру дел, т.е. номенклатуру дел организации. Номенклатуру дел лучше вводить в действие с 1 января наступившего года, поскольку делопроизводство в организациях ведется по годам.

Номенклатура дел является основой для систематизации документов и организации их последующего хранения до передачи в архив организации или уничтожения по истечении установленных сроков хранения.

Наш совет. Поскольку разработка Инструкции по ДОУ – это достаточно сложная задача, и с первого раза может не получиться удовлетворительного со всех точек зрения варианта Инструкции, можно рекомендовать сначала разработать и утвердить временную Инструкцию по ДОУ. Работа с временной Инструкцией позволит проверить ее положения, выявить слабые места, и после соответствующей доработки Инструкция по ДОУ может быть утверждена уже как постоянная.