Чего нельзя добиться автоматизацией бизнес процессов через эдо

Как ни странно, из всех областей автоматизации учета, внедрений различного рода информационных систем, создание систем электронного документооборота (далее СЭД) – это наиболее сложные проекты. Они имеют много рисков, которые не всегда очевидны, но сильно влияют на результат.

Рассмотрим, в чем же заключаются сложности проектов по созданию СЭД, чем они обусловлены и как их можно блокировать или хотя бы снизить уровень влияния этих проблем на результат проекта.

Давайте уточним, результатом любого по сложности проекта СЭД является система, которая становится единым информационным пространством для всей компании. Здесь работают сотрудники всех ваших организаций, всех структурных подразделений компании. Взаимодействие происходит через единые корпоративные документы, и для этого используются единые правила работы с документами.

Исходя из описания ожидаемого результата, читателю, вероятно, хочется понять, а что конкретно должно быть получено, какие существуют критерии успешности внедрения СЭД, кто и что должен делать в рамках таких проектов. И это правильно!

Именно ложное восприятие простоты реализации усложняет проекты СЭД. Часто бизнес «ввязывается» в такие проекты без должной подготовки и понимания. Риски внедрения СЭД должны быть все зафиксированы и взяты на контроль.

Что компания получает от внедрения системы электронного документооборота

Разберемся, почему стартуют проекты внедрения системы электронного документооборота. Какие потребности через создание СЭД бизнес решает для себя? Что руководство ожидает получить после внедрения СЭД?

Работа с бумажными документами – это уже точно вчерашний день со всеми вытекающими отсюда проблемами. А с учетом текущей стоимости офисной бумаги, еще и дорогой способ управления.

Вот они – основные проблемы бумажного делопроизводства:

• Разные подразделения могут использовать свои бланки, правила работы с документами;
• Документы долго обрабатываются, иногда могут «потеряться» среди других бумаг или вообще быть реально утеряны;
• Информация часто дублируется, когда сотрудники работают с документом, который изменяется в процессе. Никто не понимает, работает он с актуальной версией или нет;
• Сотрудники не могут одновременно вносить данные в документ. Это заметно тормозит процесс;
• Доступ к файлам не может быть надежно защищен, к важным документам доступ могут получать случайные люди. Документ легко может быть скопирован;
• Никто не знает, что происходит с документом, где и у кого он находится сейчас, что происходило с ним ранее и т.д.;
• Бумажное делопроизводство требует специального подразделения, службы ДОУ (документационное обеспечение управления), без которого система не живет. Более того, через это подразделение проходят все документы, поэтому могут быть задержки в пиковые моменты;
• Отработанные документы должны быть размещены где-то на хранение. Они собирают пыль, требуют расходов на выделенное помещение. Когда нужно получить оригинал документа, возникает отдельная проблема – найти, выдать и не забыть потом вернуть на место.

За счет информационных технологий, если документы изначально создаются в электронном виде или сразу оцифровываются, то дальнейшая работа с ними в электронном формате становится совершенно другой:

• Работа с документами легче нормализуется, приводится в порядок;
• Все хранится в электронном архиве и доступно сразу всем пользователям, кто имеет доступ к каждому конкретному документу;
• Доступы проще регламентировать и обеспечить их реализацию;
• Вся работа протоколируется, взаимодействие сотрудников становится более прозрачным и управляемым;
• Электронные документы в принципе не могут быть утеряны. Их легко найти через поисковые запросы или полнотекстовый поиск. Не нужно никого привлекать, чтобы получить интересующий вас документ;
• Обработка документов происходит на порядок быстрее. А если у предприятия есть территориально-удаленные подразделения/офисы, то это становится, пожалуй, единственным решением, закрывающим проблемы документарного взаимодействия сотрудников;
• Если в работе с документами активно используются сканы, то доступ к бумажному оригиналу, возможно, не понадобится для решения оперативных вопросов;
• Чтобы найти, где хранится оригинал документа в бумажном виде, достаточно посмотреть в его электронной карточке, в каком томе Номенклатуры дел он расположен;
• Выдача документов фиксируется в журнале передачи, где отмечается, для каких целей, кому и на какой срок выдан документ. Этот механизм позволяет удобно контролировать местонахождение и возврат документов.

Преимуществ электронного документооборота перед бумажным множество, мы обозначили лишь некоторые из них.

Когда руководство и сотрудники компании устают от неразберихи в документах или от сложной и трудозатратной системы делопроизводства, когда оценены все предстоящие проблемы и перспективы, организация решается на создание своей системы электронного документооборота.

Оптимальное для вас решение подберут эксперты-практики внедрения СЭД на базе 1С. Консультация бесплатно

СЭД позволяет избавиться от проблем «бумажной» работы, навести порядок, устранить неподконтрольную работу сотрудников с документами, когда непонятно, кто, чем занимается и из-за кого/чего процессы тормозят. СЭД улучшает эффективность занятости сотрудников, позволяет в большей степени управлять процессами компании, меняет саму культуру работы.

От создания СЭД компания ожидает получить:

• Единые правила работы для всех;
• Новые современные технологии взаимодействия людей;
• Оптимальные и эффективные правила обработки документов;
• Надежные технологии работы с данными (документами и файлами);
• Создание системы защищенного документооборота;
• Обеспечение юридической значимости документов;
• Повышение эффективности деятельности.

Проблемы проектов по внедрению СЭД

Ключевая проблема внедрения системы электронного документооборота

Основным источником проблем проектов внедрения СЭД является то, что это создание общей системы для всей компании. Заказчиком таких систем обычно выступает большое количество представителей организации. У каждого в силу его должностных обязанностей, своих представлений об информационных технологиях и даже личностных особенностей требования разные. Иногда настолько, что это может порождать внутренние конфликты интересов.

Таким образом, изначально основной проблемой является отсутствие одного заказчика системы. «Коллективный заказчик» всегда требует виртуозного управления со стороны команды исполнителя на проекте.

Безусловно, существует много и других проблем внедрения электронного документооборота. Все они требуют внимания и проработки.

Инициация внедрения СЭД, работа с интересами в компании

Создание СЭД не влияет напрямую на доходность компании. СЭД – это инструмент, который мощно, но опосредованно влияет на эффективность работы компании. Если организация, к примеру, не внедрит «1С:Зарплата и управление персоналом», то весь бизнес «остановится» к моменту выдачи зарплаты. А если деньги будут рассчитаны неправильно, то можно и потерять специалистов.

С документооборотом ситуация совершенно другая. Всем сложно возиться с бумагами, возникает раздражение, ошибки, срыв сроков и даже сделок. Но сотрудники, каждый на своем участке «тянут лямку», пока это кому-то в конец не опостылит и не дойдет просто до смены работы.

На практике получается, что в организации отсутствует в явном виде ответственное лицо за организацию делопроизводства. Если даже и есть такой человек, то «Начальник секретарей» просто не имеет веса в коллективе, достаточного для инициации и проведения такого проекта. Ну, какой вес может быть у «какой-то там канцелярии»?!

Обычная история – некто из высшего руководства берет на себя инициативу и начинает инициировать такой проект. Затем, когда процесс запущен, он отстраняется из-за более важных задач, связанных с его должностными обязанностями. В итоге, проект начинается без ответственного человека со стороны заказчика, без четко поставленных целей, действительно значимых и поддерживаемых руководителями на самом высоком уровне. Если административная поддержка и заинтересованность со стороны руководства падает, то проект, в лучшем случае, доползет как-нибудь до своего завершения.

Здесь крайне значительна роль опытной команды исполнителя, которая держит ситуацию на контроле и работает с этим риском. Важно собрать все интересы участников проекта, задать им единый вектор, следить за изменениями интересов, за зонами влияния участников со стороны заказчика.

Организационные сложности проектов

В компании бывает трудно выделить отдельного человека на ведение проекта. Все заняты своей работой, иногда просто не хватает достаточных компетенций для ведения такой работы.

Ключевые пользователи, благодаря которым формируются требования и создается новая технология работы, также заняты рутинной. Или, что совсем плохо, не заинтересованы что-то менять в своей работе и заниматься «непонятными глобальными» проектами. Это не входит в должностные обязанности, в зону непосредственных интересов, да и мотивации «улучшать» в целом работу организации нет.

Разные подразделения привыкли работать по своим правилам. А чтобы сделать единую информационную систему, правила должны быть едиными для всех. Тут возникают бесконечные совещания. Сложно вывести заказчика на конструктивный подход к определению правил и к изменениям в организации.

Проекты часто заканчиваются на организационной неразберихе, на потере интереса у участников.

Готовность компании к переходу на СЭД

Даже если в организации четко сформировалась потребность в электронном документообороте, если выделили компетентных ответственных за проект со стороны заказчика сотрудников, и они готовы работать на регулярной основе, выявляются следующие сложности:

• Люди не хотят менять привычную для них технологию работы. Изменения – это всегда стресс, и это требует определенной мотивации, которой обычно нет;
• Компьютерная грамотность сотрудников на низком уровне. Более сложные действия в программе «1С:Документооборот» вызывают дополнительную нагрузку, которую хочется избежать. Особенно это проявляется в компаниях с возрастным составом сотрудников;
• Может оказаться, что в компании недостаточно IT-ресурсов: компьютеров, производительных серверов, отсутствует техподдержка пользователей. Проект сложно даже начать;
• Одна из часто встречающихся проблем – отсутствие регламентов и правил по работе с документами. Нет правил, нет заданного порядка работы с документами – автоматизировать в таких условиях нечего.

Здесь очень важна предварительная работа с организацией. Проработка всех проблемных мест и сложностей совместно с руководством компании. Выработка правильной стратегии решения этих проблем совместно с командой исполнителя.

Аудит целевых участков документооборота. Определим готовность к внедрению 1С:Документооборота

Проблемы формулировки требований от организации

Программа «1С:Документооборот 8 КОРП» – это сложный программный продукт и одновременно очень простая информационная система. Простота заключается в следующих ключевых возможностях системы для целей документооборота:

• организация множества характерных для вашей организации документов и их настройки;
• правила обработки документов – процессы и задачи, которые в заданном порядке «ведут документ по процессу»;
• определение функциональных ролей и их исполнителей;
• задание правил доступа к документам.

Это основа. Все остальное – просто важные детали, в которых и кроется главная проблема, когда потеряны ориентиры.

Часто встречающиеся проблемы создания системы со стороны заказчика это:

• трудности с классификацией документов организации;
• сложности с формулировкой правил и маршрутов движения документов;
• неумение работать с информацией, формулировать требования, пусть и в простой форме.

Отсутствие обучения сотрудников и отсутствие качественной документации

Система электронного документооборота – это не только развернутая IT-инфраструктура с хорошими рабочими местами и мощными хорошо организованными серверами и файловыми хранилищами, не только настроенный программный продукт, это и обученные сотрудники.

Система – это живой организм, через который люди взаимодействуют между собой посредством документов в электронном виде. Хорошая СЭД – это технологии, инструменты и люди.

Людей необходимо обучать работе с программой системно и всеобъемлюще. Важно, чтобы знания сотрудников были выведены на уровень навыка, когда пользователь не смотрит в инструкцию или «вспоминает, как там учили это делать», а просто умеет это делать. Поэтому обучение сотрудников до начала ввода СЭД в промышленною эксплуатацию крайне важно и становится огромной проблемой, если этот этап был пропущен. Нет ничего страшнее необученного танкового экипажа на поле боя.

Наличие хорошей качественной документации на программу, на выполненные настройки помогает пользователям освежить знания после обучения и вспомнить в деталях порядок действий во время работы с системой.

Инструкции пользователям должны быть компактными и по заданным тематикам. Необходимо соблюдение баланса текста и скриншотов, которые иллюстрируют описанное текстом. Как вариант для тех, у кого «клиповое мышление», могут быть подготовлены видео-инструкции.

Отсутствие технической и методической поддержки СЭД

При начале эксплуатации системы первые 1-2 месяца требуется техническая и методическая поддержка пользователей. Если техподдержка отсутствует, система электронного документооборота даже «не взлетит».

Большое количество пользователей столкнется со сложностями, естественными на начальном этапе эксплуатации. И если они не смогут их преодолеть, то произойдет следующее:

• У сотрудников будет падать мотивация изучать и использовать СЭД;
• Уровень негатива от эксплуатации СЭД будет нарастать, и это повлечет к началу саботажа: с документами начнут работать опять в бумажном виде;
• Растущий объем «неразрешенных» проблем, ошибок данных, неправильных действий пользователей приведет к «замусориванию» СЭД, постепенному превращению вашей СЭД в «помойку»;
• Эффективность работы людей не будет выведена на новый уровень и встанет вопрос: «А на что потратили деньги? А не вернуть ли все обратно?»;
• В связи с неэффективностью созданной СЭД будет падать доверие и уважение к руководству организации.

Способы устранить проблемы и снизить их влияние при внедрении СЭД

Создавать систему электронного документооборота без опытных компетентных специалистов, сертифицированных фирмой «1С» для такой работы, – обречь свой проект на провал. Привлекайте экспертов! Это дешевле, чем «сжечь ваши деньги», и гораздо более интересно, чем просто потратить время на создание СЭД вслепую своими силами, которую потом просто выкинете как надоевшую игрушку.

Бесплатная консультация от специалистов WiseAdvice-IT. У нас более 30 сертификатов по 1С:ДО!

Чтобы получить качественную полезную СЭД, рекомендуем:

• Привлечь экспертов, которые вызывают у вас доверие своими знаниями и опытом. Они помогут вам пройти все шаги на пути создания СЭД;
• Проработать ваши правила и регламенты, еще до начала проекта. Не стесняйтесь признаться, что у вас этого просто нет. Обращайтесь к специалистам;
• Сформировать команду проекта с компетентными сотрудниками и административным ресурсом за спиной;
• У ответственных с вашей стороны должно быть время на работу в проекте и мотивация достичь результат;
• Продумайте с вашими специалистами IT-инфраструктуру компании. При недостатке ресурсов используйте облачные решения, облачные серверы в дата-центрах. Правильная инфраструктура – это фундамент для создания быстродействующей надежной СЭД;
• Проработайте все классификаторы для «1С:Документооборота 8 КОРП» (или любой другой СЭД) совместно с опытными экспертами. От качества классификации сильно зависит качество вашей СЭД;
• Маршруты обработки документов должны быть максимально простыми и прозрачными. Сложные системы тяжело настраивать, они легко ломаются, требуют дорогого обслуживания. Логика и простота – лучшие критерии при построении маршрутов. Не включайте в маршрут обработки документов тех, от кого ничего не зависит, кто не несет ответственности за работу с документом;
• Как можно быстрее запустите вашу СЭД в эксплуатацию, не тяните с этим. Как только у вас готов к работе уже один функциональный блок, включайте его в работу. Пусть ваши сотрудники начинают использовать программу;
• Обучайте ваших сотрудников, проводите практические занятия. Тестовая эксплуатация СЭД позволяет вывести знания пользователей на новый уровень;
• Подкрепите обучение простыми качественными инструкциями для пользователей. Обязуйте ваших сотрудников прочитать их, возможно, даже пройти тест после их изучения;
• Обеспечьте компетентную постоянную техническую поддержку пользователей.

Не спешите переходить на ЭДО и ЭЦП сегодня: подводные камни, о которых Вы могли не знать

Ситуация для бизнеса в России и до карантина не была идеальной. Но весной 2020 года внешние обстоятельства перечеркнули заранее составленные планы и заставили компании резко адаптироваться к новым реалиям. Переход сотрудников на удалённый режим работы поставил вопросы, которые раньше не нужно было решать. Например, как организовать печать и передачу документов?

Многие задумались о переходе на электронный документооборот (далее ЭДО) и использовании электронной цифровой подписи (далее ЭЦП). Компании, которые предоставляют данные услуги, оперативно подготовили акции и внедрили позиционирование ЭДО и ЭЦП как выгодной альтернативы удалённой печати и сканирования документов. Но так ли это на практике?

Рассмотрим отдельно две составляющие, – объём печати и расходы на печать, – на реальных примерах компаний, которые попробовали ЭДО и ЭЦП до 2020 года. Добавим юридическую справку и разберём техническую сторону вопроса.

Снижение объёма печати: неоднозначные результаты

Компании, которые внедрили ЭДО и ЭЦП несколько лет назад, уже успели собрать статистику по влиянию новых технологий на объёмы печати. Результаты оказались смешанными.

У кого-то общий объём печати снизился, но недостаточно для окупаемости внедрения, у кого-то – упал в одном отделе, но вырос в другом. Давайте разберёмся, почему так произошло.

Недостаточное снижение объёма печати

ЭДО покрывает лишь малую долю печати, которая производится в офисе. Результаты исследований показывают, что среднестатистический офисный документ «живёт» от нескольких часов до 1 рабочего дня. При внедрении ЭДО и ЭЦП кто-то из сотрудников получает право подписать документ в электронном виде и загрузить его в онлайн архив. Но откуда берутся данные для составления этого документа?

Например, руководитель подписывает договор при помощи ЭЦП и загружает в ЭДО. Но данные для составления договора он получил в бумажном виде: от контрагентов или от сотрудников, у которых нет ЭЦП. Та же история с отчётами в бухгалтерии. Даже если финальный документ загружается в ЭДО и подписывается ЭЦП, бухгалтер составляет его на основании распечатанных и подписанных документов от сотрудников, у которых нет электронной подписи. Если же всех сотрудников обяжут отправлять тому, кто составляет договор или отчёт, документы в электронном виде, они точно также распечатают и подпишут от руки документ, а потом отсканируют. Таким образом, внедрение ЭЦП и ЭДО никак не повлияет на большую часть объёма печати в компании.

Объём печати упал в одном отделе, но вырос в другом

Компания внедрила ЭЦП и ЭДО, чтобы не печатать документы о сделках с контрагентами. Объём печати в отделе продаж или закупок снизился. Но вырос в бухгалтерии. Почему?
Во-первых, потому что бухгалтерия (справедливо) не доверяет сохранности документов в ЭДО. Пока нельзя исключить сбой системы, потерю или искажение данных, у каждого электронного документа обязательно есть hard copy.

Во-вторых, потому что бухгалтерия знает, что при налоговой проверке для подтверждения транзакций ФНС запрашивает документы в бумажном виде: оригиналы, первичную документацию. Поэтому бухгалтеры распечатают и подошьют в соответствующую папку закрывающие документы о каждой транзакции. Объём печати одного отдела просто переходит другому отделу.

И даже экономия на экземплярах для контрагента не всегда однозначна. Потому что каждый контрагент с ЭЦП и ЭДО точно также перекладывает обязательства печати на тех, с кем взаимодействует.

Бывает, что внедрение ЭДО увеличивает (!) объём печати. В одной компании внедрили электронную передачу промежуточных версий документов при подготовке финальной. Ранее 6 сотрудников читали и подписывали распечатанный лист согласования: каждый вносил правки, а затем передавал другому. Финальную версию документа сканировали. Теперь подписанты получали электронную версию документа. Однако привычка работать с бумагой осталась: каждый из 6 сотрудников печатал документ, вносил правки ручкой, переписывал их в электронном виде и отправлял следующему в цепочке. Вывод: вместо 1 документа стали печатать 6. Объём печати вырос в 6 раз!

Снижение объёма печати: выводы

Прежде, чем внедрять ЭДО и ЭЦП, внимательно изучите бизнес-процессы внутри компании. Эти технологии эффективны только тогда, когда их внедрение позволит существенно сократить объёмы печати и расходы на неё. И помните, что от печати отчётности для контрольно-надзорных органов и в качестве страховки при сбое архива и потере или искажении данных Вы всё равно никуда не уйдёте.

Сокращение расходов: противоположные результаты

Внедрение ЭДО и ЭЦП может дать какую-то экономию в печатных листах. Но как насчёт денег?

Предположим, что компания много печатает и хочет избавиться от расходов на принтеры, расходные материалы и сервис. Одна ЭЦП стоит от 1000 до 6000 рублей в год, в зависимости от сферы деятельности компании. Внедрение ЭДО стоит около 3000 рублей в месяц (система 1С, отправка 100 комплектов включена в стоимость, каждый дополнительный – 10 рублей).

Если оформить ЭЦП на 1 сотрудника, то при должном объеме документов никакие другие задачи он решать не сможет. Только проверять и подписывать счета, договоры, накладные, акты и так далее. Поэтому к стоимости ЭЦП и ЭДО прибавится годовая зарплата подписанта. И вряд ли подписание любых документов, включая финансовые отчётности, доверят человеку на невысокой должности с маленькой зарплатой. Это просто небезопасно. Есть и другая проблема: что будет, если единственный сотрудник с ЭЦП заболеет, уедет в отпуск или уволится?

Можно оформить ЭЦП на 10 сотрудников, но это стоит от 10 до 60 тысяч рублей в год. И ещё, как минимум, 36 тысяч рублей оператору ЭДО.

Если же внедрять ПО, годовая API- лицензия на использование ЭДО (ЭВМ «Диадок») обойдётся в 18 тысяч рублей. Та же компания предлагает услуги посредника: от 4200 рублей в месяц за передачу 600 документов до 68.4 тысяч рублей в месяц за передачу 12 тысяч документов.

И к любым расходам на ЭЦП и ЭДО необходимо прибавить стоимость печати документов, потому что полностью исключить её компания не сможет.

Сокращение расходов: временный переход на ЭЦП и ЭДО

Некоторые фирмы знают о вышеперечисленных подводных камнях, поэтому не рассматривают постоянный переход на ЭДО и ЭЦП. Но в условиях карантина спешат временно внедрить эти технологии, чтобы сэкономить на удалённой организации печати.

Минимальный пакет на 1 сотрудника стоит от 3 тысяч до 5 тысяч рублей в месяц. При этом, тот же сотрудник ежемесячно печатает примерно 300-500 листов. Стоимость печати 300-500 листов, включая оборудование, сервис и расходные материалы, обходится компании от 500 до 2 тысяч рублей (конечная цифра зависит от формата и параметров печати, а также от оборудования). Поэтому прежде, чем временно внедрить ЭДО и ЭЦП, сравните расходы на поддержание офисной инфраструктуры на удалёнке со стоимостью перехода на другие технологии. И помните о скрытых расходах.

Сокращение расходов: выводы

Временное или постоянное внедрение ЭЦП и ЭДО оптимально только в том случае, когда стоимость самого перехода и остаточные расходы на печать не превышают текущие расходы на печать. Поэтому на начальном этапе чётко определите тот объём печати, от которого Вы отказаться не сможете.

Опыт компаний, которые попробовали ЭЦП и ЭДО показывает, что в большинстве случаев результаты не совпадают с ожиданиями. Например, процесс подписания, передачи и приёма документов в бухгалтерии значительно ускорился, но суммарные расходы выросли.

Чтобы сократить траты во время карантина, изучите все доступные способы оптимизации расходов на печать. Возможно, Вы сэкономите на удалённой диагностике оборудования или найдёте расходные материалы по старому курсу. А если твёрдо уверены, что необходимо переходить на ЭЦП и ЭДО, то составьте план внедрения и чёткие критерии выбора провайдера. И заранее посчитайте объём печати, от которого нельзя отказаться.

Юридическая справка

Есть несколько юридических аспектов использования ЭДО и ЭЦП. По словам экспертов в области права, суды скептически относятся к электронным документам и неохотно принимают данные в таком виде.

Второй вопрос: срок хранения документов. В отличие от бумажных носителей, в ЭДО данные не подлежат утилизации через 3-5 лет. И в некоторых ситуациях это полезно. Однако в прошлом году Верховный суд чуть не отменил срок давности по нарушениям налогового законодательства. В жизни компании случаются разные ситуации, поэтому стоит проконсультироваться с юристами на предмет влияния ЭДО и ЭЦП на характер запросов контролирующих органов.

Техническая сторона вопроса

Начнём с безопасности. Если поставщиком ЭДО является сторонняя компания, то сохранность документов зависит от их системы безопасности. Что произойдёт с архивами, если заказчик перестанет использовать ЭДО или решит сменить оператора?

Есть и вопрос зависимости от аутсорсера. Одна компания не успела вовремя подать в Сбербанк документы о продлении ЭЦП и две недели не могла пользоваться Сбербанком онлайн. Потому что подключением услуг занимался чужой IT-специалист, и невозможно повлиять на скорость его работы.

Случаются и простые технические сбои: бухгалтер или руководитель не может подписать и отправить документы, потому что программа не работает. Подключается IT-специалист со стороны компании и вступает в переговоры со сторонним айтишником. Они ищут причину сбоя и способ её исправить. И на это время деятельность организации заморожена. Партнёры не получают подписанные договоры и счета на оплату или оплаченные счета, сотрудники – зарплату, госорганы – затребованные документы.

Если же компания внедряет ЭДО и ЭЦП комплексно у себя, то кто отвечает за сохранность архива внутри? Либо у IT-службы появятся дополнительные обязательства, либо наймут специального сотрудника. Возможно, переквалифицируют кого-то из штата. Это дополнительные траты, но главные вопросы: кто из компании получит доступ к архивам, и какой должна быть структура протоколов безопасности, чтобы предотвратить утечку информации или целенаправленное искажение данных?

Дополнительная проблема: что, если никто из организаций, с которыми взаимодействует фирма, не пользуется ЭДО? Бухгалтеры одной компании рассказали, что вынуждены вести два документооборота: бумажный для партнёров и электронный для внутреннего пользования. По их словам, в зонах максимальной ответственности, они печатают и внутреннюю документацию. Потому что не все сотрудники одинаково подкованы в обращении с ЭДО. И если экспертов по той или иной причине не окажется в офисе, им проще попросить коллег поднять бумажный архив, чем по телефону объяснять, как работает система. Слишком высоки риски потери данных.

Выводы

Существуют компании, для которых внедрение ЭДО и ЭЦП является наилучшей оптимизацией внутренних процессов и взаимодействия с контрагентами. Но другим организациям электронная подпись и электронный документооборот не принесут ощутимых выгод. Чтобы понять, к какому типу относится Ваша компания, сравните затраты на печать с оптимизированными затратами на печать и со стоимостью временного/постоянного перехода на ЭЦП и ЭДО.

Электронный документооборот (ЭДО), несмотря на все свои преимущества, внедрили в свой бизнес ещё не все. Опрос OFD.ru и сервиса «МойСклад» в июле 2021 года показал, что полностью на ЭДО перешли всего 3,8 % организаций. При этом 38,9 % фирм применяют оба формата документооборота — и электронный, и бумажный. Ещё 26,8 % компаний работают «по старинке» — только с бумажными документами. Что останавливает бизнес в переходе на ЭДО, и чего опасаются предприниматели? Разберём 10 популярных вопросов-сомнений, которые мешают ИП и компаниям подключиться к электронному обмену информацией.

Что будет, если отправить через ЭДО подписанный документ с ошибкой?

Казалось бы, на бумаге всё проще: увидел ошибку, исправил электронный файл, распечатал новый документ, подписал его, поставил печать и передал контрагенту. Старую версию можно спокойно утилизировать.

На самом деле, в ЭДО этот процесс ещё проще. Если отправитель увидел ошибку в документе, то даже в случае, если он подписан электронной подписью, его можно аннулировать. Пользователю сервиса нужно будет направить запрос на аннулирование, указав причину. Деловой партнёр изучит запрос и подтвердит его. После отправитель сможет направить контрагенту исправленную подписанную версию документа.

Как итог, ЭДО помогает бизнесу сэкономить на расходных материалах для принтера, бумаге и почтовых отправлениях. А исправление ошибок занимает несколько минут, даже если контрагент находится в другом городе.

Надо ли обязательно подключаться к одним и тем же операторам ЭДО, чтобы обмениваться документами?

Чтобы обмениваться электронными документами, вовсе необязательно, чтобы и вы, и ваши контрагенты были подключены к единому оператору ЭДО. Большинство провайдеров поддерживают роуминг, и клиенты одного оператора могут беспрепятственно отправлять электронные документы пользователям другого сервиса. Некоторые сервисы (например, СФЕРА Курьер) поддерживают бесплатный роуминг на обмен электронными документами с другими операторами ЭДО.

Есть ли смысл подключать ЭДО, если контрагенты работают только с бумажными документами?

Смысл в подключении ЭДО, даже если контрагенты работают только на бумаге, есть:

1. Во-первых, можно описать преимущества ЭДО лично для ваших деловых отношений, подсчитать экономию от его внедрения. А если бизнес нацелен на дальнейшее развитие, то количество документов будет только расти. Следовательно, увеличатся и затраты на бумагу, почтовые отправления, формирование архива. 

2. Во-вторых, можно принимать отдельные документы, просто подписанные электронной подписью. Это значит, что у контрагента должна быть только электронная подпись, чтобы обмениваться с вами юридически значимой информацией. Деловой партнёр сможет отправить подписанный файл, и вы сможете подгрузить его в свою систему ЭДО или хранить отдельно. Также можно подключить услугу «ЭДО без оператора»: с её помощью можно направлять контрагенту ссылки на подписание электронных документов. 

Насколько сложно внедрить ЭДО?

Внедрение ЭДО протестировано на миллионах компаний и ИП, и подключение к сервису занимает минимальное количество времени. 

Во-первых, каждый клиент сам решает, как именно ему внедрить ЭДО. Например, пользоваться СФЕРА Курьер можно следующими способами:

• веб-версия — достаточно компьютера и интернет-подключения;

• модуль 1С — привычный для большинства сотрудников интерфейс, работающие с продуктами 1С («Предприятие», «Бухгалтерия», «Комплексная торговля» и другие);

• СФЕРА Коннектор — возможность работать с EDI-данными;

• API — интеграция ЭДО в любую учётную систему.

Во-вторых, внедрение ЭДО условно можно разделить на 2 этапа — заключение договора и настройка сервиса под себя:

1. Менеджер помогает определиться, сколько документов в год примерно отправляет и принимает у себя организация или ИП. Подбирается соответствующий тариф (при этом при предоплате за год предоставляется скидка). Далее заключается договор на подключение. 

2. Настройка включает в себя установку пароля для входа, идентификацию электронных подписей в системе, создание маршрутов согласования документов внутри организации и внешних взаимосвязей с деловыми партнёрами, а также подключение роуминга при необходимости.

После этого уже можно начать пользоваться ЭДО. 

Что будет, если отправить документ по ЭДО не тому контрагенту?

Порядок действий такой же, как при обнаружении ошибки — нужно будет направить запрос на аннулирование документа, указав причину. Контрагент сможет подтвердить аннулирование, как только увидит соответствующую просьбу.

Может ли документ в сервисе ЭДО подписать неуполномоченный сотрудник? 

В сервисах ЭДО для таких ситуаций предусмотрены механизмы защиты. Можно выбрать один из них или сразу несколько:

1. Каждому сотруднику установить свою роль и права доступа к различной информации. В любой момент роли и права доступа можно будет скорректировать, удалить или, наоборот, расширить.

2. Настроить маршруты согласования. Например, проекты договоров сразу будут направлены в юридический отдел, счета — в бухгалтерию. 

Применение этих механизмов снизит риски того, что документы подпишут неуполномоченные сотрудники.

Что выгоднее: ЭДО или бумажный документооборот?

Выгода — это не всегда деньги, но и время. По подсчётам СберКорус, минимальная экономия от доставки пакетов документов на бумаге составляет 100 руб. Помимо этого, клиенты, пользующиеся сервисом ЭДО, могут получить другие выгоды:

• увеличить скорость обработки документов в 10 раз;

• привести в порядок транзакции при отгрузке товаров;

• сократить количество ошибок и некорректных отправок документов не тем контрагентам;

• защитить документы от потери и порчи.

Также ЭДО помогает сэкономить средства на организации бумажных архивов: от аренды или выделения отдельных помещений до закупки шкафов, стеллажей и папок. 

Могут ли исчезнуть электронные документы при поломке компьютеров?

Документы, оформленные в системе ЭДО, хранятся на серверах провайдера, а не на компьютерах пользователя. Поэтому, если с компьютером что-то случится, документы останутся целыми и не потеряются. Их можно будет найти и на новом устройстве после запуска сервиса ЭДО.

Надо ли распечатывать электронные документы для налоговых проверок?

Нет, это не требуется. Для камеральных проверок все виды отчётности и какие-либо уточняющие документы по сделкам (акты, договоры и другие) можно направить сразу через сервис ЭДО. Если же у ФНС накопилось к налогоплательщику много вопросов, и организуется выездная проверка, руководство компании может предоставить служащему фискального органа доступ к системе со всеми электронным документами.

Принимает ли суд электронные документы? 

Ст. 75 АПК РФ и ст. 71 ГПК РФ указывают, что документы (как бумажные, так и электронные) будут считаться письменными доказательствами для суда. Главное, чтобы они были достоверны и соответствовали установленным законом и подзаконными актами форматам. 

Система электронного документооборота — сервис, с помощью которого контрагенты обмениваются юридически значимыми электронными документами. Систему ЭДО организуют операторы — коммерческие компании, у которых достаточно ресурсов, чтобы обеспечить безопасный документооборот.

Перечень доверенных операторов можно посмотреть на сайте ФНС. Один из них — СКБ Контур. Система, которая позволяет обмениваться документами в электронном виде, — Диадок.

Для пользователя система ЭДО выглядит как почтовый сервис с расширенным функционалом. Входящие и исходящие документы хранятся в разных папках.  Чтобы ориентироваться было проще, в системе есть фильтры. Они помогают находить документы по наименованию контрагента, ИНН, дате отправки, хэштегам. 

Ускоренный документооборот

Бумажные документы отправляют курьером или почтой. Если контрагенты географически удалены друг от друга, пересылка занимает несколько дней. В бумагах может быть ошибка: тогда нужно корректировать их и отправлять заново. С ЭДО отправка документов занимает секунды, внести корректировки и подписать с партнером исправленные документы можно за несколько минут. Это экономит время сотрудников и деньги бизнеса. 

Упорядоченное делопроизводство 

Крупным компаниям с сотнями контрагентов бывает сложно организовать документооборот. Бумаги нужно где-то хранить, срок хранения счетов-фактур и первичных документов не меньше пяти лет. Еще налоговая может потребовать представить пакет документов относительно любой сделки: на поиск и сканирование нужных документов требуется время. С ЭДО документы всегда под рукой. Пользователь может найти их и выгрузить в любое время и из любой точки мира. А в ответ на требование госорганов можно представить xml-файл документа или его визуальный образ.

Некоторые компании не прибегают к услугам операторов, потому что предполагают: проще обмениваться электронными документами по имейл. Однако у системы ЭДО есть преимущества, которые делают документооборот удобным, безопасным, а главное — юридически значимым. 

Система ЭДО позволяет обмениваться юридически значимыми счетами-фактурами

Отправлять документы, подписанные ЭП, можно по имейл. Но, согласно требованиям Налогового кодекса, обмениваться электронными счетами-фактурами можно только в системе ЭДО. Счета-фактуры, отправленные через оператора и подписанные ЭП, имеют ту же юридическую силу, что и бумажные оригиналы с собственноручной подписью.

Оператор гарантирует безопасность

С ЭДО передача данных защищена шифрованием, поэтому третьи лица не смогут перехватить документы.

Отправитель видит статусы переданных документов 

Передавая документ по почте, отправитель не знает, что происходит с ним после отправки. Система ЭДО делает документооборот прозрачным. Статус отправленного документа фиксируется, в сервисе видно, когда файл доставлен, получен и подписан. 

Сотрудники привыкли к бумажному документообороту

Чтобы электронный документооборот работал, его внедряют в компании повсеместно. Все сотрудники, которые раньше подписывали и отправляли бумажные документы, должны перевести работу в электронный вид. Изменить привычную схему документооборота может быть сложно: приходится знакомиться с новыми технологиями. Здесь нужен эксперт, который научит ориентироваться в системе и поможет наладить работу. 

Обратиться за помощью можно в техподдержку Диадока: специалисты круглосуточно отвечают на вопросы пользователей, а для самостоятельного изучения есть Справочная с обучающими видеороликами. Также всем пользователям доступна услуга индивидуального обучения экспертами Диадока. Если важно работать в привычном интерфейсе учетной программы, можно использовать модуль 1С, Диадок.Коннектор или API Диадока. 

Сложно выбрать оператора

Сейчас на рынке 97 операторов, которые организуют ЭДО. Есть критерии, которые помогут выбрать подходящего:

— Безопасность. Оператор отвечает за конфиденциальность передаваемых данных. Независимая экспертиза устанавливает, насколько серьезно он относится к своим обязанностям. Например, Контур трижды проверяли эксперты компании «Информзащита» — в 2014, 2017 и 2022 годах.

— Функциональность. Интуитивно понятный интерфейс, возможность разграничить права пользователей и фильтры — по названию компании, сумме сделки, названию или дате документов — делают сервис удобным. Например, Диадок устроен так же просто, как электронная почта. Работать в нем может любое количество сотрудников, доплачивать за каждого отдельного пользователя не придется. 

— Клиентская поддержка. Важно, чтобы оператор помогал клиенту в освоении ЭДО, отвечал на вопросы и был готов к доработкам. Контур успешно реализовал множество проектов. Это доказывает, что его эксперты справятся с внедрением любой сложности.

Контрагенты не используют ЭДО

С ЭДО нельзя работать в одиночку, контрагенты тоже должны его внедрить. В Диадоке компании могут отправить партнерам приглашение работать в сервисе, приложить к нему официальное письмо, соглашение о переходе на ЭДО и контакты ответственного менеджера. Так контрагенту будет проще принять решение о внедрении электронного документооборота. 

Посмотреть, кто из контрагентов уже пользуется Диадоком, можно в отдельном сервисе. Если важного партнера в списке нет, эксперты Контура помогут его подключить. Они сами свяжутся с контрагентом, расскажут о работе с электронными документами и возможностях Диадока — это бесплатно. По нашим данным, примерно треть компаний соглашается перейти с бумажного документооборота на электронный после переговоров.  

Контрагенты подключены к другому оператору

Бывает, что контрагенты выбирают для организации электронного документооборота разных операторов. Тогда нужно подключать роуминговое соединение. У Диадока настроен роуминг с большинством операторов, посмотрите список на сайте. Если оператора контрагента в перечне нет, его можно подключить отдельно. 

Внедрением ЭДО занимаются компании-операторы. Они берут на себя основную работу: предоставляют сервис, уведомляют налоговые органы о новом пользователе, следят за соблюдением законов. Заключать договор с оператором не надо. Достаточно оставить заявку, получить сертификат электронной подписи и оплатить тариф. 

В крупных компаниях внедрить ЭДО сложнее. В процессе обычно участвуют главный бухгалтер, финансовый директор, руководитель фирмы. С внедрением помогают IT-специалисты: они разбираются с технологиями, настраивают работу и учат менее опытных коллег пользоваться сервисом. В небольших компаниях процесс часто курирует один бухгалтер. 

Отлично, если на предприятии есть эффективная и устоявшаяся цепочка документооборота. Менять ее не нужно. ЭДО не вмешивается в работу, а оптимизирует ее. Но бывает, что документооборот еще не запущен или его нужно доработать. Тогда перед внедрением ЭДО нужно определить, кто из сотрудников просматривает, согласовывает, подписывает, отправляет файлы. В Диадоке для просмотра файлов КЭП не нужна — достаточно логина и пароля. Подписать и отправить документ могут только сотрудники с КЭП.

Сроки зависят от размера компании. Небольшие фирмы переходят на ЭДО за неделю-две. Корпорациям, у которых много филиалов, надо больше времени: от трех месяцев до года. 

Чтобы переход на ЭДО получился быстрым и безболезненным, можно использовать готовые интеграционные решения. Они помогают перестроить бизнес-процессы с минимальными затратами финансовых и человеческих ресурсов. Например, организациям, которые ведут учет в 1С, подойдет модуль Диадока для этой учетной системы. Он автоматизирует обработку электронных документов. Работать можно прямо из 1С, не придется переключаться между вкладками. Чтобы установить модуль и научить сотрудников работать с ним, хватит одного дня. Если версия 1С нестандартная, подойдет гибкий модуль «Про». Он подстраивается почти под любую конфигурацию.

Бывает, что компания использует нераспространенную версию 1С или дорабатывает учетную систему под потребности бизнеса. Тогда модуль тоже нужно доработать. Эксперты Диадока сразу сообщат об этом и посчитают итоговую цену. Сколько времени уйдет на установку такого модуля, зависит от сложности проекта. 

Компании, которые работают с другими учетными системами, тоже могут интегрировать ЭДО. Для этого есть Диадок.Коннектор, API Диадока и решение для SAP. Сроки интеграции эксперты рассчитают отдельно. 

ЭДО оптимизирует бизнес-процессы организации, не вмешиваясь в них. Что может компания с системой электронного документооборота? 

Экономить время на документообороте

В Диадоке подписать и отправить электронный документ можно за несколько минут. Пользователь получит уведомление о новом файле в папке «Входящие» и решит, что делать дальше: согласовать с руководителем или сразу подписать. 

Сделать документооборот полностью прозрачным

Диадок показывает отправителю актуальный статус исходящего документа. Например, «Получен», «Подписан» или «Отказано в подписи». Все действия сторон с документами Диадок фиксирует в отдельном протоколе. Его всегда можно скачать на свой компьютер и распечатать. 

Упростить взаимодействие с ФНС

Документы, подписанные электронной подписью, примут в налоговой. Приносить их лично не нужно, достаточно отправить в ответ на требование xml-файлы с файлами подписей или pdf-файлы визуальных образов документов.  

Уменьшить количество ошибок в документации

Диадок проверяет две вещи:

— срок действия сертификата электронной подписи;

— соответствие документов формату, утвержденному приказами ФНС.

Если сервис обнаружит неточности, он подскажет пользователю, как их исправить. Файл без ошибок сразу уйдет контрагенту.

Снизить затраты

Компания, которая ведет бумажный документооборот, тратится на бумагу, краску для принтера и его ремонт. Платить приходится и за доставку документов курьерами или почтой. Отправка через Диадок обходится в 5–7 раз дешевле. Входящие документы бесплатны*. 

Уменьшить трудозатраты сотрудников 

С помощью ЭДО сотрудники экономят время. Согласовать, подписать и отправить электронный файл можно за пару минут. Те же самые процессы с бумажным документом займут несколько часов. 

Повысить лояльность партнеров

Бумаги могут потеряться при пересылке или идти до контрагента очень долго. Из-за этого расчеты затягиваются, а отношения с партнерами портятся. Автоматизация документооборота решает проблему. Благодаря ЭДО контрагент получает подписанный документ в тот же момент, когда отправитель поставил подпись. Сделки заключаются вовремя, а лояльность партнеров растет. 

Электронный документооборот помогает бизнесу развиваться даже в условиях турбулентности. Ситуация с пандемией доказала: иногда ЭДО может стать едва ли не единственным способом продолжать работать в прежнем режиме. Так, компании, которые раньше откладывали переход на ЭДО, теперь ищут возможности внедрения. Их цель — оптимизировать документооборот, чтобы снизить нагрузку на сотрудников, уменьшить расходы и сконцентрироваться на масштабировании бизнеса. Узнайте, как ЭДО поможет вашей компании. 

* Возможны исключения, подробные правила тарификации установлены прайс-листами АО «ПФ «СКБ Контур»

Сегодня поговорим о том, что такое ЭДО и как электронный документооборот позволяет значительно повысить эффективность организации. Из этой статьи вы узнаете, как происходит переход на ЭДО и каким компаниям имеет смысл внедрять систему электронного документооборота.

Что значит ЭДО и зачем он нужен?

Если в организации используется система ЭДО (электронного документооборота), это означает, что обмен электронными документами и любые другие операции с ними – создание, обработка, пересылка, хранение – осуществляются без применения бумажных носителей, исключительно в цифровой форме.

Отправитель создает документ, после чего подписывает его электронной подписью (ЭП). Затем созданный документ отправляется по защищенным каналам связи с помощью особого программного обеспечения. Получатель принимает документ, также подписывает собственной ЭП, а отправителю приходит уведомление, что документ был подписан.

Электронная подпись является эквивалентом подписи от руки, с помощью которого подтверждается авторство электронных документов. Чтобы цифровой документ обладал той же юридической силой, что и бумажный, он должен быть подписан ЭП.

Электронный документооборот удобен как для индивидуальных предпринимателей, так и для крупных корпораций, так как значительно упрощает и ускоряет обмен документами и расчеты с контрагентами. Обмениваться можно любыми первичными бухгалтерскими документами: различными договорами, счетами, счетами-фактурами, а также актами выполненных работ и т.д.

Электронный документооборот может быть внутренним, то есть в пределах одной компании, внешним – в этом случае документы передаются между организациями, а также ЭДО с госучреждениями.

Рассмотрим этапы работы с ЭДО при обмене документацией между компаниями:

1. Сотрудник одной из организаций формирует документ.
2. Затем работник должен подписать его своей электронной подписью и послать через систему ЭДО получателю.
3. После ознакомления с документом сотрудник компании-адресата проставляет свою ЭП, после чего в первую компанию поступит уведомление. Это означает, что можно приступать к описанным в документе действиям: начинать отгружать товары, переводить оплату и т.д. Также получатель может отклонить документ, если в него необходимо внести исправления.

Плюсы и минусы ЭДО

Одно из главных преимуществ электронного документооборота – это значительное сокращение расходов на печать (траты на бумагу, оргтехнику и расходные материалы к принтерам), почтовую пересылку и хранение документов.

Можно и вовсе отказаться от бумажных документов, если это не противоречит действующему законодательству (существуют определенные типы документов, которые необходимо иметь в бумажном виде). Использование только цифровых документов позволит избежать дублирования информации на разных носителях, а также обеспечит надежное хранение документов и предотвратит утечку данных.

Не менее важна экономия времени. Если компании, которые обмениваются документами, пользуются услугами одного оператора ЭДО, процесс передачи документа займет всего несколько минут. Причем неважно, куда отправляется документация, – в соседний офис или в другой город. Сроки создания, согласования и утверждения документов сокращаются в разы, а в случае обнаружения ошибок получить корректировочный документ также можно будет быстро и просто.

ЭДО позволяет подписывать и отсылать цифровые документы круглосуточно и с любого устройства, где имеется доступ к электронной подписи.

В системе ЭДО легко контролировать статус документа: был ли он доставлен, подписан или в подписи было отказано.

Все документы находятся в защищенном личном кабинете, поэтому риск, что данные при пересылке могут попасть к злоумышленникам, а документ – потеряться, сведен к нулю.

Систему цифрового документооборота оператора ЭДО можно интегрировать с используемыми в вашей компании системами бухучета, что еще сильнее упростит применение электронного документооборота.

Еще один плюс ЭДО – удобство хранения данных: вам не потребуется оборудовать специальное помещение для хранения цифровых документов. Вся информация будет бессрочно храниться в электронном архиве на серверах оператора ЭДО, где можно легко и быстро найти любой документ, распечатать его при необходимости для ФНС или для предоставления в суд (документ нужно будет подписать ЭП сторон или предварительно заверить у нотариуса).

Кроме того, внедрение системы электронного документооборота (СЭД) позволяет намного эффективнее использовать время ваших сотрудников. Необходимость в физической передаче работникам компании бумажных документов отсутствует, а процессы принятия решений по документам и доведения этих решений до сотрудников организации ускорятся многократно.

К недостаткам ЭДО можно отнести:

• Риск потери информации при сбоях программ или неполадках сервиса оператора ЭДО.
• Если у компании есть партнеры, которые еще не перешли на ЭДО, придется вести смешанный электронно-бумажный документооборот, что может усложнить рабочие процессы.
• При том что ЭДО позволит экономить в будущем, переход к системе электронного документооборота довольно затратен: необходимо будет оплатить и подключить СЭД, купить электронные подписи, а затем потратить время и средства на обучение сотрудников.

Стоит ли вашей компании переходить на ЭДО?

Крупным компаниям, работающим с сотнями и тысячами внешних документов каждый месяц, внедрение ЭДО поможет сократить издержки и сберечь сотни тысяч рублей в год, снизить риски утери документов и риски, связанные с ошибками в документации и получением штрафов от налоговой. Если организация работает со счетами-фактурами, сдает декларации по НДС, у компании множество филиалов и большое число контрагентов из разных регионов, переход на ЭДО вполне оправдан.

ЭДО подходит также малому и среднему бизнесу, так как таким компаниям важно получать оплату за товары или услуги как можно быстрее – в день выставления документов. Электронный документооборот ускорит обмен документами, а чем скорее документы дойдут до получателя, тем быстрее будут оплачены.

Однако в некоторых случаях для небольших компаний переход на безбумажный документооборот может стать слишком дорогим удовольствием. Чтобы понять, насколько эффективным может быть внедрение ЭДО в вашей компании, вы можете воспользоваться специальным калькулятором на сайте ФНС.

Операторы ЭДО

Для обмена электронной документацией с контрагентами компании и индивидуальные предприниматели могут настроить прямой канал самостоятельно, однако это требует много времени и ресурсов. Поэтому чаще всего организации и ИП подключаются к оператору ЭДО – компании, которая имеет необходимый для обмена электронными документами программный комплекс.

Компания-оператор должна обеспечить клиентам полноценный сервис. Она сама уведомит Федеральную налоговую службу, что организация клиента присоединилась к системе электронного документооборота. Оператор ЭДО использует для передачи документов защищенные каналы связи с особым шифрованием, что гарантирует конфиденциальность. Также компания-оператор следит за соблюдением требований законодательства и производит проверку подлинности электронных подписей.

Список одобренных операторов ЭДО можно посмотреть на официальном сайте ФНС.

Переход на электронный документооборот

Какие шаги необходимо предпринять, чтобы подключить ЭДО?

1. Необходимо сообщить контрагентам, что вы внедряете в своей компании электронный документооборот.
2. Нужно приобрести электронную подпись в специальном удостоверяющем центре, прошедшим аккредитацию Министерства связи РФ. Своя ЭП должна быть у каждого сотрудника, который будет подписывать документы от имени компании.
3. Если вы собираетесь обмениваться документами через оператора ЭДО, необходимо выбрать оператора, заключить с ним соглашение, после чего зарегистрироваться в сервисе.
4. Теперь у вас появится возможность загрузки готовых электронных документов в личный кабинет, после чего вы сможете подписать их электронной подписью и отправить выбранному в списке доступных контрагентов получателю.

Как видите, процесс внедрения ЭДО не слишком сложен, однако позволяет оптимизировать документооборот в организации и сэкономить немало ресурсов, которые вы сможете направить на развитие вашего бизнеса.