Часы работы или график работы как правильно писать

Понятия «режим работы» и «график работы» многие ошибочно принимают за синонимичные выражения, а между ними существуют смысловые отличия. Чтобы узнать в чем они заключаются, а также как отличить одно от другого, читайте эту статью.

Понятие режима работы

Режим работы (далее — РР) — это определенный порядок действий, при котором происходит распределение продуктивных часов в каком-то временном отрезке: сутках, неделе и т. д. Таким образом, устанавливается временная точка отсчёта начала трудовой деятельности и временная точка отсчёта её окончания.

Период обеденного, технического или какого-то специального перерыва также находит своё отражение в РР. Кроме того, представление о РР неразрывно связано с представлением о «режиме отдыха». То есть это определенный порядок действий, где ритмично чередуются продуктивные часы и отдых.

Данное понятие поэтому включает выходные дни работника тоже.

Трудовая деятельность, перерывы и выходные дни регулируются законодательством.

Представление о РР существенно отличается от представления о «режиме рабочего времени» (далее — РРВ). РР — понятие, существующее для исчисления рабочих часов организации. РРВ — концепция, существующая для учёта трудовых часов сотрудников этой организации.

РР может быть прерывным и непрерывным. При прерывном, организация не работает в определенные дни недели, которые отведены под выходные или определенные часы, к примеру, ночью.

При непрерывном, организация работает все недели, круглосуточно.

Отсюда следует, что РРВ сотрудника находится в прямой зависимости от РР организации.
РР предприятия или какой-либо другой организации определяется собственником, органом местного управления, министерством и т. д. При этом РР является сферой регулирования административного законодательства, а не трудового. РРВ, напротив, регулируется трудовым законодательством:

1. Ненормированный РР — особая точка зрения. При таком порядке отдельные работники эпизодически выполняют свои обязанности сверх установленной нормы длительности рабочих часов. Для утверждения такого порядка трудовой деятельности необходим письменный приказ руководителя, а также согласие работника (подпись). При этом переработку рабочего времени не считают сверхурочной деятельностью, а значит не компенсируют материально.
2. РР может быть односменным. Эта схема предполагает деятельность с одной сменой. Бывает поденным или недельным, а также суммированным. Тут всё зависит от деятельности предприятия.
3. РР может быть сменным. Этот вид считается наиболее распространенным. При сменном виде деятельности работники последовательно чередуют смены.

Другие виды режимов:

1. Вахтовый. При этом ритме деятельности работники работают далеко от дома. После напряженного трудового дня они не возвращаются домой. Для них, как правило, создаются определенные условия: обеспечивают проживание, иногда питание. За сверхурочную деятельность, при такой схеме, предполагается доплата.
2. Раздробленного дня. Продуктивные часы, при такой схеме, делят на части.

Понятие графика работы

График работы — документ, существующий для отражения рабочего времени сотрудников или организации, который имеет свои функции, механизмы использования, а также правовые детали его применения.

Рабочее время — временной период, потраченный на исполнение трудовых обязательств.
Основная цель такого документа — упорядочение трудовых часов сотрудников, а также часов отдыха.

Подобный документ обычно составляется на определенный временной период. Как правило, измерителем такого периода, является неделя.

В документе отражаются следующие подробности:

• начало и конец рабочего времени;
• обеденные и другие перерывы;
• продолжительность работы;
• чередование по сменам;
• число выходных дней;
• число трудовых дней.

Документ утверждается руководителем организации, а также подписывается работником.
Наниматель имеет право составить для работника гибкий график. Обычно это происходит тогда, когда применение обыкновенной трудовой схемы невозможно, нецелесообразно либо малоэффективно.

При применении такого документа устанавливают фиксированные часы, в течение которых сотрудник должен присутствовать на рабочем месте.

Без уважительной причины, отсутствие работника на рабочем месте в этот период времени считается прогулом.

Документ решает множество задач:

• упорядочивает продуктивные часы сотрудников;
• задает конкретные деловые обязательства;
• помогает рассчитать заработанные средства;
• помогает вычислить пособия или компенсации за отпуск.

Основные отличия в понятиях

График работы	Режим работы
Документ	Порядок действий
План	Условия
Четко определен	Может быть ненормированным
Последовательность выполнения действий четко указана	Последовательность выполнения действий не указана
Точно распределяет время для выполнения конкретных задач	Предполагает общее время работы, без особой дифференцированности
Бывает индивидуальным	Обязателен для всех

Выводы

Итак, графиком называют заранее продуманный алгоритм шагов деятельности, по которому определяется последовательность выполнения трудовых задач, а режимом — чередование времени труда и отдыха.

К примеру, уборщица на заводе за восемь часов (режим работы) должна убрать три объекта по такому графику: с 8.00 до 12. 00 — цех розлива пива; с 12.00 до 14.00 — складские помещения, с 14 до 15 — обеденный перерыв, а с 15.00 до 17.00 — уборка комнаты приема пищи.

То есть передвижения уборщицы заранее прописаны в таком документе. При этом период её рабочего времени тоже определен. Она работает с 8.00 до 17.00, с перерывом на обед: с 14.00 до 15.00.

Рекомендуем прочитать: чем административный проступок отличается от преступления — какие правонарушения относятся?

Животная и растительная клетка: в чем сходство и различие, сравнительная характеристика. Смотрите информацию здесь.

Ихтиолка и мазь Вишневского: https://gderaznica.ru/med/v-chem-raznica-mezhdu-ixtiolkoj-i-mazyu-vishnevskogo-chto-luchshe.html

Основные различия в этих понятиях

Режим — понятие более глобальное или широкое, нежели график.

График — понятие более конкретное, он позволяет точнее распределить время для деловых и рабочих задач.

Режим, как правило, одинаков для определенной группы работников, а график может быть более узконаправленным.

Смотрите видео о том, как планировать режим труда и отдыха:

Всего найдено: 23

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, есть ли правила, регламентирующие постановку двоеточия после слов «график/время работы«? Заранее спасибо.

Ответ справочной службы русского языка

Если далее указывается график (время) в виде отдельных позиций (рубрик, пунктов и т. д.), начинающихся с новой строки, то уместно использовать двоеточие.

За это время работы, коллектив продемонстрировал…

Ответ справочной службы русского языка

Запятая после слова работы не требуется.

Скажите, пожалуйста, как правильно указывать обозначение времени через точку или только двоеточие на сайте? Например: 9:00 или 9.00, Или время работы: с 9:00 до 21:00, 9.00 — 21.00

Ответ справочной службы русского языка

Международный стандарт обозначения времени – через двоеточие: 9:00, 21:00.

Здравствуйте, правильно ли расставлены запятые ? Во время часов работы отца, комната была отгорожена от остальных членов семьи платными шторами.

Ответ справочной службы русского языка

Запятая после отца не требуется. Сочетание во время часов работы лексически избыточно: нужно оставить либо время, либо часы. Вероятно, имеются в виду не платные, а плотные шторы. Корректно: Во время работы отца комната была отгорожена от остальных членов семьи плотными шторами. В часы работы отца комната была отгорожена от остальных членов семьи плотными шторами.

Здравствуйте! Вопрос о правописании частиц НЕ, НИ с числительными: За время работы наш товарищ износил н* один халат.

Ответ справочной службы русского языка

Правильно здесь: износил не один халат. Ср.: не износил ни одного халата.

Подскажите пожалуйста нужна ли запятая перед словом «в связи» в следующем предложении: «Время работы ДЭС сокращено в связи с производственной необходимостью вывода ее в резерв.»?

Ответ справочной службы русского языка

Запятая ставится только в том случае, если оборот, начинающийся предлогом в связи с, носит характер присоединительного (если перед этими словами есть интонационная пауза). Если паузы перед этими словами нет, запятая не нужна.

Подскажите, пожалуйста, как правильно написать время работы по дням недели — с понедельника по субботу, если хочется в объявлении эти слова сократить? Например, «пн-сб». Нужны ли здесь точки при сокращении этих слов? Спасибо.

Ответ справочной службы русского языка

Сокращения названий дней недели пишутся с точками: пн. – сб.

Здравствуйте! Нужна ли запятая после _кажется_ в таком контексте:
«Время работы — 7 минут. Кажется(,) немного? Попробуйте удержать его на высоте хотя бы 60 секунд».
Это вводное здесь или член предложения?

С уважением,
Екатерина

Ответ справочной службы русского языка

Указанная запятая нужна. Она разделяет части сложного предложения. Первая часть предложения — кажется. Вторая часть — немного; это неполное предложение, в котором есть сказуемое, а подлежащее опущено.

Добрый день!

Нужно ли ставить запятую в следующем предложении:

«За все время работы над развитием территории по ул. Воронянского, компания «N» приобрела более 5000 кв.м. жилья для заселения 278 человек в новые квартиры.»

Ответ справочной службы русского языка

Запятую ставить не нужно.

Уважаемые специалисты, помогите, пожалуйста!!!
Во время работы мне необходимо делать рассылку и писать в письме такую фразу: «Коллеги! Информирую вас о закрытии планов платежей».

Вопрос: «В данной формулировке «вас» я пишу с маленькой или большой буквы? Получается, что я обращаюсь не к одному человеку, а к нескольким»…??

Помогите!)

Ответ справочной службы русского языка

Слово вас следует писать с маленькой буквы.

Добрый день. Правильно ли написано время работы?

пн-пт с 10 до 17
сб с 9 до 14
вс — выходной

Ответ справочной службы русского языка

Такое оформление таблички с часами работы возможно.

Здравствуйте. Подскажите пожалуйста, нужен ли мягкий знак в слове ПРОВОДИТ(Ь)СЯ в предложении: Во время работы выставки будут проводит(ь)ся мастер-классы.
Спасибо.

Ответ справочной службы русского языка

Мягкий знак ставится.

Скажите, пожалуйста, откуда взялось выражение «Конь не валялся», означающее, что какое-то дело еще даже и не начато?
Заранее спасибо, с уважением,
Олеся.

Ответ справочной службы русского языка

Есть две версии происхождения оборота ещё и конь не валялся:

1. Поговорка отражает русский крестьянский обычай давать лошади поваляться перед тем, как ее запрягать, – чтобы она меньше уставала во время работы.

2. Происхождение оборота связано с повадкой лошадей валяться перед тем, как дать надеть на себя хомут или седло, что задерживало работу.

Здравствуйте. Что означает словосочетание «в рабочем порядке»?

Ответ справочной службы русского языка

В рабочем порядке – не отрываясь от работы; во время работы; оперативно.

Как правильно указывать в официальных документах обозначение времени?
Например:
9:00 или 9,00 или 9.00, 9:00ч., 9ч.00м. либо другой вариант…
и еще… как обозначить, что это именно время?
Например время работы:
с 9:00 до 21:00, 9:00 — 21:00, либо другой вариант.

Должен ли ставиться пробел между словом (цифрой) и сокращением?
например:
г.Москва или г. Москва?
2008г. или 2008 г.?
И.И. Иванович или И. И. Иванович?

Заранее благодарю!

Ответ справочной службы русского языка

1. Возможные варианты: в 9 часов, в 9 ч., с 9 ч. до 21 ч., с 9:00 до 21:00, 9:00 — 21:00. Варианты с двоеточием употребляются, как правило, в научно-технических документах. 2. Во всех приведенных примерах пробел нужен.

Труд наëмных работников в разных сферах экономической деятельности предполагает абсолютно разнообразные графики их вовлечëнности в рабочий процесс. Если офисные работники трудятся, как правило, в условиях пяти- или шестидневной трудовой недели, то, к примеру, сфера обслуживания требует абсолютно другого режима. Для каждого сотрудника составляется график, который может включать и ночную работу, и смены, и «плавающие» выходные дни. Тем временем составить график, руководствуясь лишь собственными пожеланиями нанимателя и работника, нельзя — существует масса правил, которые закреплены трудовым законодательством.

Что такое режим труда, из каких элементов он состоит

Трудовой закон обязывает нанимателя вести строгий учëт рабочего времени по каждому сотруднику, ведь именно за время (за исключением довольно редких случаев сдельного труда) происходит проплата работы. Режим же труда — определëнные в первую очередь законом, а во вторую — нанимателем по согласию с профсоюзом и работником, правила распределения времени. ТК РФ содержит раздел, посвящëнный трудовому времени, отдельная глава которого (глава 16) регламентирует именно режим.

Время работы согласно ТК РФ может быть представлено несколькими разновидностями по своей продолжительности: нормальное, сокращëнное и неполное. Кроме того, особые разновидности представляют собой ночное трудовое время, сверхурочный труд, работа при возможности ненормированного дня. Основное различие между неполным и сокращëнным рабочим временем состоит в их проплате — первое обозначает оплату пропорционально отработанному, второе — независимо от отработанного. Ночной и сверхурочный труд проплачиваются в повышенном размере, ненормированный трудовой день, как правило, компенсируется дополнительными днями ежегодного отпускного периода.

Элементы режима трудового времени — те позиции, которые в соответствии с законом должны быть определены при формировании режима для каждого трудящегося. В числе этих основных позиций ТК РФ называет:

• длительность (количество трудовых дней) недели (к примеру, пятидневная или шестидневная, неполная с указанием числа дней и т. д.);
• наличие условия о ненормированном трудовом времени;
• длительность ежедневного труда — количество часов трудового дня или смены с точным указанием их начала и завершения, временных рамок для перерывов;
• количество смен в день;
• правила чередования трудовых и свободных дней (к примеру, «два рабочих через два выходных» и т. д.).

Как и какими документами определяется трудовой режим

Распорядок труда для каждого отдельного сотрудника обязательно оговаривается с ним заранее — при заключении трудового соглашения. В целом же, по организации в разрезе структурных подразделений или должностей режим работы определяется в правилах внутреннего трудового распорядка.

ПВТР — локальный НПА организации, определяющий основные моменты отношений коллектива работников с нанимателем — правила приëма на работу и завершения трудовых правоотношений, правомочия и обязательства сторон трудового соглашения в процессе работы, общие условия относительно режима трудового времени и пр. ПВТР утверждаются нанимателем по согласию с профсоюзной организацией, с этим документом каждый работник при заключении трудового контракта должен быть ознакомлен письменно.

В ПВТР режим трудового времени организации может быть отражён путëм:

• установления длительности трудовой недели и конкретных ежедневных временных рамок труда для одних групп должностей (например, «Для отделов: Руководство, Отдел по работе с персоналом, Юридическая служба, Бухгалтерия, Канцелярия — пятидневная трудовая неделя, начало трудового дня — 8:00, окончание трудового дня — 17:00, перерыв для отдыха и питания — с 13:00 до 14:00»);
• установления для отдельных должностей условия о ненормированном трудовом дне с указанием размера компенсации в виде дополнительных дней (не менее трëх) отпуска в соответствии со ст. 119 ТК РФ (например, «Для должностей: Директор, Заместитель директора, водитель — устанавливается ненормированный трудовой день с компенсацией в виде 4 дней дополнительного отпускного периода ежегодно»);
• установления режима работы по графику для отдельных отделов и должностей (например, «Для отдела продаж устанавливается режим работы по графику с соблюдением нормы труда для пятидневной 40-часовой трудовой недели»);
• установления суммированного учёта рабочего времени для отдельных должностей (например, «Для должности «Продавец» устанавливается суммированный учëт рабочего времени, учëтный период — квартал»);
• установления гибкого графика работы, ночного (приравниваемого дневному) режима труда, сменного графика, разделения рабочего дня на части для отдельных категорий работников (например, «Для должности «Кассир» устанавливается сменный график работы, при котором третья смена, приходящаяся на ночные часы, приравнивается к дневному трудовому времени»).

В трудовом соглашении обязательно должен присутствовать раздел, посвящëнный режиму труда. Для сотрудников, должность которых предполагает работу по обычному графику пяти- или шестидневной трудовой недели, в соглашении указывается точное расписание труда. Для тех же, кто будет работать по графику, с суммированным учëтом, с ненормированным трудовым днëм, с неполным трудовым временем, с разделением дня на части и т. д. эти обстоятельства должны быть отражены в указанном соглашении. Случаи установления неоговоренного режима трудового времени незаконны, такое нарушение может повлечь для нанимателя ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ со всеми вытекающими отсюда последствиями (штрафы и другие санкции).

Как установить новые правила режима в организации: порядок и документы

Если с уже существующим режимом для отдельной должности работник знакомится при приëме на работу путëм подписания трудового соглашения и отметки о прочтении ПВТР, то с изменением действующего режима всë несколько сложнее.

Порядок проведения процедуры таков:

1. Для начала руководитель должен принять обоснованное решение о том, для каких должностей или структурных подразделений вводятся новые правила.
2. Затем по всем правилам изменения локального НПА соответствующие изменения вносятся в ПВТР (проект в пятидневный срок должен быть согласован с профсоюзом, затем подписан руководителем).
3. На основании изменëнных ПВТР каждый работник, которого касаются изменения, предупреждается об изменении существенных условий работы (вручить уведомление под роспись следует не позднее чем за месяц до издания приказа). В случае отказа от продолжения трудовых правоотношений в изменëнных условиях сотрудник должен быть уволен по истечении срока предупреждения.
4. В установленный срок (спустя месяц после оповещения сотрудников) издаëтся приказ по предприятию об изменении режима для конкретных работников (на этом этапе они должны быть перечислены поимëнно). С приказом каждый работник знакомится под роспись.
5. В день издания распорядительного документа с каждым сотрудником заключается дополнительное соглашение к контракту, изменяющее условия по режиму трудового времени.
6. С даты, определëнной в допсоглашении и приказе, начинает своë действие новый режим с новым его документальным оформлением (к примеру, с составлением графиков).

График работы как документ, ежедневно регламентирующий индивидуальный режим труда

График работы — один из важнейших документов для организации труда тех сотрудников, что трудятся не по общему (производственному) календарю. Так, график каждый день регламентирует время прихода на работу, ухода с работы, время перерывов и даже закреплëнное за сотрудником рабочее место.

График составляется, как правило, на один месяц, однако законодательно этот период не регламентирован. Поэтому в зависимости от обстоятельств и особенностей производственного процесса документ может быть составлен и на неделю, и на квартал, и на год.

График, как документ, может быть составлен:

• одновременно на всех работников предприятия;
• на работников одного структурного подразделения;
• на определëнную группу работников из разных структурных подразделений;
• отдельно на одного работника.

Форма и условные обозначения

График выглядит как таблица, каждая строка которой присваивается отдельному работнику, столбцы же соответствуют календарным дням периода, избранного для определения трудового режима (например, календарного месяца).

Законодательство не обязывает нанимателей при составлении графика труда использовать какую-либо типовую унифицированную форму, придерживаться какой-либо единой системы условных обозначений. А это значит, что каждый работодатель вправе разработать собственные правила составления данного документа, учитывая специфику работы своей организации, руководствуясь максимальным удобством использования графика в работе.

В график можно включать любые сведения:

• в график сменности, когда непосредственное расписание работы смены уже закреплено в каком-либо ЛНПА (например, в ПВТР), удобно включать лишь указание на номер смены для работника в конкретный день;
• в скользящий же график неминуемо придëтся включить все возможные элементы трудового времени — время начала и завершения трудового дня, время перерывов, общее количество часов труда за день, сведения о закреплённом месте труда (если это необходимо).

Так как любой график является планом работы сотрудника в соответствии, прежде всего, с его индивидуальной нормой труда на учëтный период (месяц, квартал и т. д.), то итоговая колонка документа всегда отображает сумму запланированных часов. Если в качестве учётного периода выбран месяц — итоговая колонка будет одна — месячная норма. Если учëтный период — квартал — рекомендуется включать в форму две колонки — месячная норма и квартальная норма (последняя будет отображаться «с нарастающим итогом» на протяжении всего квартала).

Процесс составления и утверждения графика

Процедура составления и утверждения графика в организации может быть регламентирована либо локальным НПА, либо приказом руководителя. Лица, ответственные за ведение, визирование и утверждение документа, определяются путëм обозначения в этих документах и внесения соответствующего пункта в должностную инструкцию.

Как правило, график составляет лицо, ответственное за это в структурном подразделении (отделе, службе), визирует — начальник структурного подразделения, представитель отдела кадров и профсоюза, утверждает — руководитель предприятия или его заместитель, курирующий соответствующее направление деятельности.

График может составляться как вручную (посредством стандартных средств Office с выводом на бумажный носитель), так и в специализированных программных комплексах (например, «1С: кадры и зарплата», SAP и пр.).

Требования, предъявляемые к графику

Составляя график работы, наниматель находится в ситуации, когда необходимо соблюсти массу правил, требований и интересов. В первую очередь, это требования трудового законодательства, защищающего права, интересы и даже здоровье работника:

1. Продолжительность ежедневного труда не должна превышать установленных ст. 94 ТК РФ лимитов (особенные границы установлены для несовершеннолетних сотрудников, инвалидов, трудящихся во вредных небезопасных условиях).
2. Число трудовых часов в неделю не должно превышать норму по производственному календарю (40 часов — по общему правилу). Для тех, кому установлен суммированный учëт за учëтный период, обязательно соблюдать норму часов этого учётного периода (квартала, месяца и т. д.).
3. Смены, преимущественно приходящиеся на ночное время, должны быть сокращены на 1 час.
4. После смены, длившейся более 24 часов, предоставляется такой же или больший период отдыха.
5. Если для работника не установлено условие о разделении трудового дня на части, его обеденный перерыв (или сумма нескольких в течение дня) не должен длиться более двух часов.
6. Минимальный обеденный перерыв — 30 минут. Он обязателен для установления ежедневно, если для работника соглашением сторон и ПВТР не предусмотрено принятие пищи параллельно с работой. Обеденный перерыв не оплачивается.
7. Запрещается труд в течение двух смен, следующих одна за другой.
8. Часы, приходящиеся на период болезни или отпуска сотрудника, также учитываются в его месячную (квартальную) норму. Другими словами, дорабатывать до нормы фактически пропущенные часы сотрудник не обязан.
9. Нельзя превышать лимиты, установленные ст. 99 ТК РФ для сверхурочных работ (не более четырёх часов в двухдневный трудовой период, не более ста двадцати часов в год) и пр.

Безусловно, при формировании графика учитывается и режим работы предприятия, и нормативы нагрузки, и интересы самого работника.

Ознакомление работников

С графиком труда наниматель обязан ознакомить работников не позднее одного месяца до дня вступления его в действие — это прямое требование ст. 103 ТК РФ. Нарушение этого срока грозит административной ответственностью.

Во избежание нарушения требований закона приступать к составлению графика следует не позднее полутора месяцев до начала учëтного периода. К примеру, график на декабрь следует составить до 15 октября, чтобы успеть вовремя его согласовать, утвердить и ознакомить всех работников (ведь некоторые из них на момент ознакомления могут находиться в отпуске или на больничном, однако это обстоятельство не является оправданием в случае нарушения сроков ознакомления).

Как изменить установленный график трудового времени

Так как график труда устанавливается по соглашению обеих сторон трудовых правоотношений, то и инициатором его изменения может стать любая из них. Изменение режима (как понятия более общего, постоянного) по инициативе нанимателя описано в разделе об установлении режима труда на предприятии. Изменение же графика, как разовое мероприятие или случай, касающийся одного работника, происходит:

• либо путëм корректировки уже составленного графика (документа), если для сотрудника установлен режим работы по графику;
• либо путëм внесения изменений в трудовое соглашение — если сотрудник работает по зафиксированному в этом документе режиму (то есть по обычному производственному календарю).

В первом случае составитель графика по заявлению работника или по собственной инициативе (обусловленной производственной необходимостью) составляет корректирующий график, визирует и утверждает его по обычной процедуре подготовки этого документа.

Во втором случае по заявлению работника готовится приказ об изменении режима работы — этого достаточно, если график меняется на срок до двух недель. Если период изменения режима труда более длителен — необходимо заключить дополнительное соглашение к контракту.

Установление режима работы и составление графиков для работников — одна из первоочередных задач нанимателя в области организации трудового процесса. И дело это нелëгкое. График должен соответствовать не только производственным потребностям компании, но и условиям, определëнным законодателем. Кроме того, крайне важно вовремя ознакомить сотрудников с графиком, чтобы избежать возможных санкций со стороны государственных органов, осуществляющих контроль в сфере трудовых правоотношений.

Работодателю необходимо составлять график работы для сотрудников предприятия. Это необязательно для пятидневки, но при сменном распорядке график необходим. Рассказываем, как правильно его составить при различной продолжительности смен.

В кадровом делопроизводстве существуют два сходных по звучанию, но разных по смыслу понятия: график работы (планируемый) и график учета рабочего времени, или табель, составляемый по окончании месяца (с его помощью подводятся итоги). Определимся с базовыми понятиями, рассмотрим, как составить график дежурств на месяц в виде таблицы, как оплачивать работу в различных режимах.

В соответствии со ст. 91 ТК РФ нормальная продолжительность рабочего времени не должна превышать 40 часов в неделю. Планирование и учет рабочего времени, отработанного каждым сотрудником, организует работодатель. Обычно для такого учета пользуются унифицированными формами Т-12 или Т-13.

Когда оформляют графики

Если в организации для всех сотрудников принят единый режим рабочего времени (40-часовая рабочая неделя (пятидневка) с двумя общими выходными), то такой документ оформлять не нужно. Ниже приведены ситуации, когда необходимо ввести расписание труда и учет рабочего времени сотрудников на предприятии:

• ненормированное рабочее время (ст. 101 ТК РФ);
• работа в режиме гибкого рабочего времени (ст. 102 ТК РФ);
• сменный режим работы (ст. 103 ТК РФ);
• суммированный учет рабочего времени (ст. 104 ТК РФ);
• разделение рабочего дня на части (ст. 105 ТК РФ).

В этих случаях график работы на месяц в виде таблицы с днями недели в Эксель или другой удобной программе составляется с целью контроля за соблюдением нормальной продолжительности рабочего времени за учетный период (месяц, квартал и другие, но не более одного года). На основании данных по каждому сотруднику за определенный учетный период происходит начисление заработной платы, в том числе с учетом часов переработки или недоработки.

Если по графику работника видно, что в некоторых месяцах он работает больше часов, а в некоторых меньше, чем следует по норме, то справедливо, чтобы переработка в одном месяце компенсировалась недоработкой в другом. В этом случае поможет не какая-то универсальная формула, как составить график сменности, чтобы не было переработок (ее не существует), а установка продолжительности учетного периода более одного месяца. Количество месяцев в учетном периоде следует установить так, чтобы сумма рабочих часов по учетному документу совпала с нормой рабочего времени. Определение количества сверхурочных часов производится не помесячно, а один раз за весь учетный период.

Виды рабочих графиков

Рассмотрим подробнее образцы, какие бывают графики работы, чем отличаются гибкий график, ненормированный рабочий день, сменный режим, суммированный учет рабочего времени и раздробленный рабочий день.

Гибкий

Гибкий рабочий режим предполагает самостоятельное регулирование сотрудниками начала и окончания длительности смены. Важно отработать конкретное количество часов, установленное для определенного учетного периода.

Ненормированное рабочее время предусматривает периодическое привлечение к трудовым обязанностям за пределами стандартного трудового дня. Перечень должностей с таким временем работы закрепляется коллективным договором или внутренними правилами организации.

Сменный

Сменная работа предусматривает работу в две, три или четыре смены в течение суток. Такой режим нужен, когда продолжительность рабочего цикла превышает норму для одного человека. В этом случае сотрудники сменяют друг друга.

В компаниях составляются графики на месяц по шаблону, представленному ниже.

Локальный акт утверждается руководителем предприятия. Работники должны подтвердить факт ознакомления и согласия с работой по утвержденному распорядку, поставив подписи.

Дополнительно: что такое сменный график и как его составить

Суммированный учет

Суммированный учет рабочего времени позволяет засчитывать более продолжительные сроки работы. Суть в том, что средняя продолжительность труда в течение дня должна равняться норме за конкретный период — неделю, месяц, квартал, год.

Допустим, в неделю надо отработать 40 часов, смену же допустимо установить и 12 часов, и сутки. Так нередко работают продавцы в круглосуточных магазинах, сторожи, уборщики. Сейчас в ТК РФ не регулируется продолжительность перерыва между двумя 12-часовыми сменами, но ранее при распределении нагрузки учитывали рекомендации Постановления Совета Народных Комиссаров СССР от 24.09.1929, предписывавшие установить перерыв между 12-часовыми сменами не менее двойной продолжительности рабочего времени накануне, то есть не менее 24 часов. Сейчас это постановление утратило силу, но некоторые ведомственные нормативные документы содержат подобные условия. Например, в Приказе Министерства обороны РФ № 541 от 30.12.2001 «О ведомственной охране Министерства обороны Российской Федерации» сказано:

Покажем на конкретном примере, как правильно составить график работы при 12-часовом рабочем дне на 4 сотрудников. В образце использованы условные обозначения:

• У — работа с 07:00 до 19:00;
• В — вечерняя смена с 19:00 до 07:00;
• * — выходной день.

Предложенный пример универсальный, такой образец режима работы используют в магазинах, на складах, в транспортных компаниях, охранных агентствах.

Еще один образец для случаев, когда работа строится по графику 2 через 2 дня:

Дополнительно: график работы «2 через 2»

Разделение дня на части

Разделение трудового дня на части допускается в соответствии с нормативным локальным актом организации и с учетом мнения профсоюза. День делится на части перерывом, который не оплачивается. Такой распорядок используется в торговле, компаниях, занимающихся транспортными перевозками, госучреждениях.

Читайте также: что такое скользящий график работы

Как заполняется табель учета времени

Существуют две унифицированные формы: Т-12 и Т-13. Разница между ними заключается в том, что форму Т-12 заполняют только вручную или в текстовом редакторе, в ней есть специальный раздел для расчета зарплаты. Табель Т-13 допустимо заполнять с помощью специализированных компьютерных программ и систем контроля доступа, которые используются в целях учета присутствия сотрудников на рабочих местах. Такой шаблон графика дежурств для дальнейшего учета не содержит блока для расчета зарплаты, она подлежит расчету в других документах.

Табель учета рабочего времени является первичным документом, на основании которого начисляется заработная плата, выплаты с нее и принятые в организации доплаты. Поскольку перечисленные выплаты уменьшают налог на прибыль организаций или налогооблагаемый доход при УСНО, документ следует закрепить в качестве первичного в учетной политике организации. Пользоваться унифицированной формой с 01.01.2013 необязательно. Важно закрепить собственный вариант формы в учетной политике и проследить, чтобы в нем содержались все необходимые реквизиты, обязательное наличие которых в первичных документах установлено законом 402-ФЗ.

Табель составляется в одном экземпляре лицом, уполномоченным следить за контролем рабочего времени по всей организации или в отдельном структурном подразделении. Перечень лиц, подписывающих его, устанавливается внутренним распорядительным актом организации. В конце каждого месяца заполненный табель передается в бухгалтерию.

Рассмотрим порядок заполнения табеля на примере формы Т-13.

Пошаговая инструкция по оформлению

Шаг 1. Оформляем шапку

В шапке обязательно указывается наименование организации и структурное подразделение (при контроле рабочего времени в структурных подразделениях). Порядковый номер присваивается в соответствии с принятой в организации нумерацией. Дата составления и отчетный период указываются обязательно как реквизиты первичного документа.

Шаг 2. Заполняем графы 1–3

Графа 1, содержащая порядковый номер, заполняется по количеству сотрудников в табеле. Графы 2–3 содержат идентификационные сведения о каждом работнике: ФИО, должность и табельный номер.

Шаг 3. Заполняем графы 4–6

Графа 4 содержит отметки о явках и неявках на работу по каждому числу в соответствующем месяце. В приведенном примере табеля за февраль 2023 года 28 дней, поэтому и ячеек для заполнения данных 28. Для этой информации в таблице четыре строки (по две на каждую половину месяца).

В верхней строке каждой половины месяца ставятся буквенные обозначения причин явок и неявок (буквенное соответствие причин представлено на титульном листе формы Т-12) — это коды явок и неявок к графику рабочего времени. Расшифровка кодов дана в файле в конце статьи.

Отметки, объясняющие причины неявок на работу, отметки о работе в режиме неполного или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени и другие делаются на основании документов: листка нетрудоспособности, справки о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменного предупреждения о простое, письменного согласия работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством и др.

Под буквенным обозначением проставляется числовой показатель, равный количеству фактически отработанных каждым сотрудником часов и минут.

Графы 5 и 6 содержат суммарный показатель отработанного каждым сотрудником времени за каждую половину месяца в часах, минутах и днях (графа 5) и за весь месяц (графа 6) в часах, минутах и днях.

Шаг 4. Заполняем графы 7–9

Графы 7–9 в форме Т-13 заполняются при использовании автоматизированной системы учета. Необходимо принимать во внимание следующие особенности:

• если всем работникам организации начисление зарплаты происходит только по одному виду оплаты труда и с использованием одного корреспондирующего счета, то показатели «Код вида оплаты» и «Корреспондирующий счет» можно ставить над графами 7, 8 и заполнять только графу 9 — на суммовой показатель отработанных дней и часов (в скобках) по каждому сотруднику;
• если начисления производятся по нескольким видам оплаты (от 2 и более) и с использованием нескольких счетов бухгалтерского учета, то графы 7 и 8 заполняются соответствующими данными, а в 9 отражается суммовой показатель отработанных дней и часов (в скобках) по каждому сотруднику;
• дополнительный блок с аналогичными графами предусмотрен на случай, если количество видов оплаты труда превысит 4.

Шаг 5. Заполняем графы 10–13

Приводится информация о неявках за учетный период по соответствующим кодам в днях и часах (указывается в скобках). Два блока предусмотрены на случай, если количество причин неявок превысит 4.

Следует помнить, что в табель не включаются лица, работающие по гражданско-правовым договорам. Табель ведут одним из двух способов, который организация фиксирует в учетной политике:

• сплошным способом, то есть регистрировать все явки и неявки на работу;
• способом учета отклонений, то есть регистрировать только отклонения (неявка на работу, опоздание, сверхурочные часы и т. д.).

По окончании месяца табель подписывают ответственные лица, перечень которых установлен в нормативном акте организации, и передают в бухгалтерию для начисления зарплаты и других выплат.

Подробнее: условные обозначения и коды в табеле учета рабочего времени

Если в организации зарплата за первую половину месяца (аванс) начисляется за фактически отработанное время, то табель разрешено составлять отдельно за первую и вторую половины месяца.

Дополнительно: заработная плата — когда выплачивается и в каких формах

Сроки хранения и ответственность за отсутствие

Предусмотрены следующие сроки хранения графика учета:

• как первичный документ в соответствии с пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ — 5 лет;
• как первичный документ в целях бухучета — 5 лет (закон 402-ФЗ);
• как кадровый документ и документ для оплаты труда — не менее 5 лет, а при тяжелых, вредных или опасных условиях труда — не менее 75 лет (приказ № 558 от 25.08.2010).

Ответственность за отсутствие:

• в соответствии со ст. 120 НК РФ отсутствие его как первичного документа повлечет наложение штрафа в размере от 10 000 до 40 000 руб. и отказ в признании расходов при исчислении налога на прибыль затрат на оплату труда;
• в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ за несоблюдение трудового законодательства для организаций установлен штраф в размере от 30 000 до 70 000 руб., а для руководителей и лиц без образования юрлица — от 1000 до 20 000 руб.

«Сезон» и «Классик» ещё ничего, хотя и заставляют считать палочки. Остальные взрывают мозг.

Я бы сделал так: