Более выгодным считается расположение постоянных реквизитов

Продолжаем комментировать новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 по оформлению документов. Рассмотрим раздел 6 «Бланки документов».

Наш словарь

Бланк документа – лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа[1];

Электронный шаблон бланка – это бланк документа, представленный в электронном виде. Как правило, электронные шаблоны бланков используются организациями вместо бланка на бумажном носителе, изготовленном типографским способом.

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016) является преемником ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 6.30-2003), а не абсолютно новым стандартом. Поэтому при его разработке было важно сохранить последовательность положений, чтобы пользователям стандарта было удобно работать с его новой редакцией.

В разделе «Бланки документов» последовательность изложения материала также осталась прежней. Однако в некоторые положения раздела были внесены дополнения или уточнения, которые более детально поясняют правила оформления документов. Мы же рассмотрим и прокомментируем все положения раздела «Бланки документов» (извлечения из ГОСТ Р 7.09-2016 даны в рамках).

ФОРМАТ БЛАНКОВ И РАЗМЕРЫ ПОЛЕЙ

Бланки формата А5 используются весьма ограничено, главным образом, для оформления справок, доверенностей, служебных записок. Для большей части организационно-распорядительной документации (приказы, распоряжения, положения, инструкции, протоколы, деловые письма и др.) используется бумага формата А4.

Для бланков резолюций стандартом установлены бланки формата А5 и А6 (Пример 1).

Положение о размерах служебных полей документа дополнено требованием, по которому в документах со сроком хранения свыше 10 лет[2] (распорядительные документы, локальные нормативные акты, по личному составу и др.) левое поле должно быть не менее 30 мм. Это позволит аккуратно сшить документы в дела, не захватывая часть текста.

БЛАНКИ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ И НА БУМАЖНОМ НОСИТЕЛЕ

В контексте стандарта бланки документов, изготовленные на бумажном носителе, и электронные шаблоны бланков равнозначны.

Организация, как правило, использует как бланки на бумажном носителе, так и электронные шаблоны бланков (например, для внутренних документов).

Важно!

Бланки одного вида документа (например, письма) в бумажном и электронном виде должны быть идентичны по составу реквизитов и оформлению. Иначе говоря, бланк документа одного вида на бумажном носителе и его электронный шаблон не должны различаться.

Еще одно важное требование – электронные шаблоны бланков должны быть неизменяемы, то есть защищены от несанкционированных изменений.[3]

Стандарт подчеркивает, что воспроизводить изображение Государственного герба Российской Федерации можно только на бумажном носителе. Требования к изготовлению таких бланков установлены постановлением Правительства РФ от 27.12.1995 № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» (далее – Постановление № 1268).

БЛАНКИ УГЛОВЫЕ И ПРОДОЛЬНЫЕ

Приложение Б стандарта – это схемы расположения реквизитов документа на бланках с угловым расположением реквизитов (схема Б1) (Пример 2) и на бланках с продольным расположением реквизитов (схема Б2) (Пример 3). При этом зоны расположения реквизитов, обозначенные пунктиром, являются ориентировочными.

ЦЕНТРОВАННОЕ И ФЛАГОВОЕ РАСПОЛОЖЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ

Эти положения стандарта повторяют старый ГОСТ Р 6.30-2003 и предлагают два способа оформления реквизитов в пределах зон их расположения:

• центрованный (по центру зоны расположения реквизитов);

• флаговой (по левой границе зоны).

Стандарт указывает также на то, что реквизиты 01 «Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)», 02 «Эмблема» и 03 «Товарный знак (знак обслуживания)» располагаются в верхнем поле документа по середине зоны, занятой реквизитом 05 «Наименование организации – автора документа» (Пример 4). Однако реквизит 03 может также размещаться и на одном уровне с реквизитом «Наименование организации – автора документа» (Пример 5).

ВИДЫ БЛАНКОВ

Состав видов бланков не изменился. Однако появилось положение о том, что перечень видов бланков, применяемых в организации, должен быть закреплен в локальном нормативном акте (ЛНА) организации. Это может быть инструкция по делопроизводству организации или приказ руководителя, которым одновременно утверждаются виды применяемых бланков и их образцы (макеты).

СОСТАВ И РАСПОЛОЖЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ БЛАНКОВ

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных правовых актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 09, 13 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 10, 11, 16, 17. Бланк конкретного вида документа структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06, бланк должностного лица – реквизит 07.

Бланк конкретного вида документа включает (Пример 8):

•           реквизиты:

01 – «Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)»;

02 – «Эмблема»;

03 – «Товарный знак (знак обслуживания)»;

05 – «Наименование организации – автора документа»;

06 – «Наименование структурного подразделения – автора документа»;

07 – «Наименование должности лица – автора документа»;

09 – «Наименование вида документа»;

13 – «Место составления (издания) документа»;

•           реквизиты, для которых на бланках проставляются ограничительные отметки для границ зон:

10 – «Дата документа»;

11 – «Регистрационный номер документа»;

16 – «Гриф утверждения документа»;

17 – «Заголовок к тексту».

Бланк письма должностного лица должен содержать реквизит 07 «Наименование должности лица – автора документа». Этот реквизит также используется в бланках распорядительных документов (распоряжений, приказов), издаваемых руководителями субъектов Российской Федерации и главами муниципальных образований (например, бланки распоряжений губернаторов, распоряжений глав городов, районов и др. муниципальных образований). Его применяют и в бланках распорядительных документов (распоряжений), издаваемых руководителями самостоятельных структурных подразделений организаций, если руководитель структурного подразделения наделен таким правом (Пример 9).

Бланк конкретного вида документа структурного подразделения должен содержать реквизит 06 «Наименование структурного подразделения – автора документа» (Пример 10).

ВАЖНО!

В стандарте приведен максимально возможный перечень реквизитов для каждого вида бланков документов. Чтобы определить состав реквизитов при разработке бланков документов, на практике следует, руководствоваться учредительными документами и ЛНА.

БЛАНКИ НА РАЗНЫХ ЯЗЫКАХ

Стандарт устанавливает правила оформления бланков на двух или более языках для организаций, которые в соответствии с Законом РФ от 25.10.1991 № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» (в ред. от 12.03.2014) имеют право использовать наряду с русским языком (как государственным языком Российской Федерации) национальный язык (языки), признанный государственным в республиках Российской Федерации в соответствии с их законодательством[4].

Для переписки с иностранными организациями стандарт рекомендует оформлять бланк на двух языках: русском и одном из иностранных языков (чаще всего на английском) (Пример 11).

РАЗРАБАТЫВАТЬ НОВЫЕ БЛАНКИ ИЛИ НЕТ?

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ!

В связи с вступлением в силу нового ГОСТ организации не обязаны вносить изменения в бланки документов, если в этом нет необходимости.

Если организация все же примет решение о разработке новых бланков, то алгоритм действий может быть таким:

1. Руководитель организации поручает службе делопроизводства разработать новые образцы (макеты) бланков.

2. Служба делопроизводства организует разработку макетов (образцов) бланков документов (разрабатывает самостоятельно или прибегает к услугам специализированной организации).

3. Руководитель организации утверждает приказом новые образцы бланков со следующей формулировкой:

Если в это же время разрабатывается инструкция по делопроизводству, новые образцы бланков можно включить в инструкцию.

4. Административно-хозяйственная служба заказывает печать бланков в типографии, или специалисты по информационным технологиям организации готовят на основании утвержденных макетов электронные шаблоны бланков.

КАКИЕ ДОКУМЕНТЫ СЛЕДУЕТ ОФОРМЛЯТЬ ПО НОВОМУ ГОСТ?

Напомним, что требования ГОСТ Р 6.30-2003 распространялись на организационно-распорядительную документацию, относящуюся к УСОРД[5], которая входит в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД)[6]. Положения же нового стандарта распространяются на все организационно-распорядительные документы, в том числе включенные в УСОРД, что зафиксировано в разделе 1 «Область применения» нового стандарта:

5.1 Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования) воспроизводится на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации», законодательными и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации и нормативными актами органов местного самоуправления.

Изображение герба (Государственного герба Российской Федерации, герба субъекта Российской Федерации, герба (геральдического знака) муниципального образования) помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

5.2 Эмблема организации, разработанная и утвержденная в установленном порядке, размещается в соответствии с нормативными правовыми актами на бланках: документов федеральных органов государственной власти (за исключением случаев, предусматривающих использование изображения Государственного герба Российской Федерации), территориальных органов федеральных органов государственной власти, государственных и негосударственных организаций. Изображение эмблемы помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

5.3 Товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированный в установленном законодательством порядке, воспроизводится на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Изображение товарного знака (знака обслуживания) помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа или слева на уровне наименования организации — автора документа (допускается захватывать часть левого поля).

Наряду с товарным знаком (знаком обслуживания) на бланках документов может указываться коммерческое обозначение юридического лица.

5.4 Код формы документа проставляется на унифицированных формах документов в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) или локальным классификатором, располагается в правом верхнем углу рабочего поля документа, состоит из слов «Форма по» (наименование классификатора) и цифрового кода.

Пример

5.5 Наименование организации — автора документа на бланке документа должно соответствовать наименованию юридического лица, закрепленному в его учредительных документах (уставе или положении). Под наименованием организации в скобках указывается сокращенное наименование организации, если оно предусмотрено уставом (положением).

Над наименованием организации — автора документа указывается полное или сокращенное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

5.6 Наименование структурного подразделения — автора документа (в том числе филиала, отделения, представительства, коллегиального, совещательного или иного органа) используется в бланках писем и бланках конкретных видов документов соответствующих подразделений (органов) в соответствии с локальными нормативными актами и указывается под наименованием организации.

5.7 Наименование должности лица — автора документа используется в бланках должностных лиц и располагается под наименованием организации или наименованием территории (края, области, автономной области и др.), если документ издает руководитель органа власти субъекта Российской Федерации, муниципального образования. Наименование должности лица — автора документа указывается в соответствии с наименованием, приведенным в распорядительном документе о назначении на должность.

5.8 Справочные данные об организации указываются в бланках писем и включают: почтовый адрес организации (дополнительно может указываться адрес места нахождения юридического лица, если он не совпадает с почтовым адресом); номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес.

В состав справочных данных, за исключением бланков документов органов государственной власти, органов местного самоуправления, включаются: код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), основной государственный регистрационный номер организации (ОГРН) и идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на налоговый учет (ИНН/КПП).

5.9 Наименование вида документа указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем, располагается под реквизитами автора документа (наименованием организации, наименованием структурного подразделения, наименованием должности) (см. рис. В.6).

5.10 Дата документа соответствует дате подписания (утверждения) документа или дате события, зафиксированного в документе. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дата документа записывается в последовательности — день месяца, месяц, год — одним из двух способов:

арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2016;

словесно-цифровым способом, например: 5 июня 2016 г.

5.11 Регистрационный номер документа — цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который, по усмотрению организации, может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица и др.).

На документе, составленном совместно двумя и более организациями, проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждой из организаций. Регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания авторов в заголовочной части или преамбуле документа.

5.12 Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа включает регистрационный номер и дату входящего инициативного документа, на который дается ответ.

5.13 Место составления (издания) документа указывается во всех документах, кроме деловых (служебных) писем, а также докладных, служебных записок и других внутренних информационно-справочных документов.

Место составления (издания) документа не указывается в том случае, если в наименовании организации присутствует указание на место ее нахождения. Место составления (издания) документа указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением.

5.14 Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Виды используемых в организации грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и должны быть закреплены в локальных нормативных актах. В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» или др.), которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Пример

5.15 Адресат используется при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок и др.).

Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение организации, должностное или физическое лицо.

Реквизит «адресат» проставляется в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка). Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации указывается в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, фамилию, инициалы должностного лица.

Пример

При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже.

Пример

При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите «адресат» указывается в именительном падеже наименование организации, ниже — наименование структурного подразделения.

Пример

При адресовании письма руководителю структурного подразделения указывается в именительном падеже наименование организации, ниже — в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилию, инициалы.

Пример

Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина.

Пример

При рассылке документа группе организаций одного типа или в структурные подразделения одной организации адресат указывается обобщенно.

Пример

При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом «Адресат» в скобках указывается: «(по списку)».

Пример

В одном документе не должно быть более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется список (лист, указатель) рассылки документа, на каждом документе указывается один адресат или адресат оформляется обобщенно.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234.

Пример

Почтовый адрес может не указываться в документах, направляемых в высшие органы власти, вышестоящие организации, подведомственные организации и постоянным корреспондентам (за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами).

При адресовании документа физическому лицу указываются: фамилия, инициалы, почтовый адрес.

Пример

При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса).

Пример

5.16 Гриф утверждения проставляется на документе в случае его утверждения должностным лицом, распорядительным документом (постановлением, решением, приказом, распоряжением) или решением коллегиального органа.

Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Пример

При утверждении документа распорядительным документом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), согласованного с наименованием вида утверждаемого документа, наименования распорядительного документа в творительном падеже, его даты, номера.

Пример

При утверждении документа коллегиальным органом, решения которого фиксируются в протоколе, в грифе утверждения указываются наименование органа, решением которого утвержден документ, дата и номер протокола (в скобках).

Пример

5.17 Заголовок к тексту — краткое содержание документа. Заголовок к тексту формулируется с предлогом «О» («Об») и отвечает на вопрос «о чем?»):

приказ (о чем?) о создании аттестационной комиссии;

приказ (о чем?) об утверждении штатного расписания;

письмо (о чем?) о предоставлении информации.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка слева, от границы левого поля. В указах, постановлениях, решениях, приказах, издаваемых органами власти, заголовок к тексту может оформляться над текстом посередине рабочего поля документа и центруется относительно самой длинной строки.

Заголовок к тексту может не составляться, если текст документа не превышает 4 — 5 строк.

5.18. Текст документа составляется на русском языке как государственном языке Российской Федерации. В органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных учреждениях республик наряду с государственным языком Российской Федерации могут употребляться государственные языки республик. В деятельности государственных органов, организаций, предприятий и учреждений Российской Федерации используются государственный язык Российской Федерации, государственные языки республик и иные языки народов Российской Федерации.

(в ред. Изменения N 1, утв. Приказом Росстандарта от 14.05.2018 N 244-ст)

(см. текст в предыдущей редакции)

В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты:

— наименование вида документа, наименование организации — автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту;

— наименование организации или должностного лица, утвердившего документ, дата утверждения документа.

Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.

В приказах текст излагается от первого лица единственного числа («приказываю»).

В документах коллегиальных и совещательных органов текст излагается от третьего лица единственного числа («коллегия… постановляет», «собрание… решило»).

Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание ситуаций, анализ фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции…», «в состав управления входят…», «комиссия провела проверку…»).

В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

В деловых (служебных) письмах используются формы изложения:

— от первого лица множественного числа («просим направить…», «представляем на рассмотрение…»);

— от третьего лица единственного числа («министерство не возражает…», «общество считает возможным…»);

— от первого лица единственного числа («считаю необходимым…», «предлагаю рассмотреть…»), если письмо оформлено на должностном бланке.

В текстах документов употребляются только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.

При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии.

В деловых (служебных) письмах могут использоваться:

— вступительное обращение:

Уважаемый господин Председатель!

Уважаемый господин Губернатор!

Уважаемый господин Прохоров!

Уважаемая госпожа Захарова!

Уважаемый Николай Петрович!

Уважаемая Ольга Николаевна!

Уважаемые господа!

В обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.

— заключительная этикетная фраза:

С уважением, …

(Измененная редакция, Изм. N 1).

5.19 Отметка о приложении содержит сведения о документе (документах), прилагаемом к основному документу (в сопроводительных письмах, претензиях, актах, справках и других информационно-справочных документах) или о том, что документ является приложением к основному документу (в документах — приложениях к распорядительным документам, положениям, правилам, инструкциям, договорам, планам, отчетам и др. документам).

В сопроводительных письмах и других информационно-справочных документах отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля следующим образом:

— если приложение названо в тексте:

— если приложение не названо в тексте или если приложений несколько, указывают названия документов-приложений, количество листов и экземпляров каждого приложения:

— если приложение (приложения) сброшюровано:

— если документ, являющийся приложением, имеет приложения с самостоятельной нумерацией страниц:

— если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.):

При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов.

В распорядительных документах (постановлениях, решениях, приказах, распоряжениях), договорах, положениях, правилах, инструкциях и других документах отметка о приложении оформляется следующим образом:

— в тексте документа при первом упоминании документа-приложения в скобках указывается: … (приложение) или … (приложение 1); перед номером приложения допускается ставить знак номера: … (приложение N 2);

— на первом листе документа-приложения в правом верхнем углу указывается:

Пример

Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

Если приложением к распорядительному документу является нормативный правовой акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение.

Пример

5.20 Гриф согласования документа проставляется на документах, согласованных органами власти, организациями, должностными лицами. Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:

— на первом листе документа (если документ имеет титульный лист — на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю);

— на последнем листе документа под текстом;

— на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.

Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, которым согласован документ (включая наименование организации), его собственноручной подписи, инициалов, фамилии, даты согласования.

Пример

Если согласование осуществляется коллегиальным органом, в грифе согласования указывают сведения об органе, согласовавшем документ, дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании. Если согласование осуществляется письмом, указывают: вид документа, организацию — автора документа, дату и номер письма.

Пример 1

Пример 2

5.21 Виза свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица (работника) с содержанием проекта документа. Визой оформляется внутреннее согласование документа. Виза включает должность лица, визирующего документ, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования.

Пример

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Пример

В организациях, применяющих системы электронного документооборота, согласование может проводиться в электронной форме согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1.

В документах, подлинники которых хранятся в организации, визы проставляют на последнем листе документа под подписью, на обороте последнего листа подлинника документа или на листе согласования (визирования), прилагаемом к документу.

В исходящих документах визы проставляются на экземплярах документов, помещаемых в дело.

По усмотрению организации может применяться полистное визирование документа и его приложений.

5.22 Подпись включает: наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия).

Пример

Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование организации. Допускается центровать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

Пример

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается.

Пример

При подписании документа несколькими должностными лицами, занимающими разное положение, их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей.

Пример

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.

Пример

В документах, составленных комиссией, в подписи указывается статус лица в составе комиссии.

Пример

При подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с приказом (распоряжением).

Пример

или

При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии уже подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. Не допускается ставить косую черту, надпись «за» перед наименованием должности лица в подписи, если документ подписывает иное должностное лицо.

5.23 Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:

а) место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;

б) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;

в) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

г) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации включает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение герба, эмблемы органа власти (организации), товарного знака (знака обслуживания) организации в соответствии с действующим законодательством.

Пример

5.24 Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Документы заверяют печатью организации. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» («Место печати»).

5.25 Отметка об исполнителе включает фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его телефона. Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя.

Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля или, при отсутствии места, на оборотной стороне внизу слева.

Пример

Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера.

5.26 Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).

Пример

Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N … за … год») и заверяется печатью организации.

Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

5.27 Отметка о поступлении документа служит для подтверждения факта поступления документа в организацию и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления в часах и минутах и способа доставки документа.

Отметка о поступлении документа может проставляться с помощью штампа.

5.28 Резолюция содержит указание по исполнению документа. Резолюция оформляется на свободном месте рабочего поля документа, на бланке резолюции или вносится непосредственно в систему электронного документооборота.

Резолюция включает: фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу, при необходимости — срок исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции.

Пример

5.29 Отметка о контроле свидетельствует о постановке документа на контроль, проставляется штампом «Контроль» на верхнем поле документа.

5.30 Отметка о направлении документа в дело определяет место хранения документа после завершения работы с ним и включает: слова «В дело», индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должности лица, оформившего отметку, подписи, даты.

Пример

Отметка о направлении документа в дело может дополняться краткими сведениями о характере исполнения документа.

Схемы расположения реквизитов документов

Рисунок
А.1 — Расположение реквизитов и границы
зон на формате А4 углового бланка

Рисунок
А.2 — Расположение реквизитов и границы
зон на формате А4 продольного бланка

 Документы
изготавливают на бланках.

Устанавливают
два стандартных формата бланков
документов — А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм).

Каждый
лист документа, оформленный как на
бланке, так и без него, должен иметь поля
не менее:

20
мм — левое;

10
мм — правое;

20
мм — верхнее;

20
мм — нижнее.

4.2.
Бланки документов следует изготавливать
на белой бумаге или бумаге светлых
тонов.

4.3.
Бланки документов оформляют в соответствии
с приложением А. Ориентировочные границы
зон расположения реквизитов обозначены
пунктиром. Каждая зона определяется
совокупностью входящих в нее реквизитов.

4.4.
В зависимости от расположения реквизитов
устанавливают два варианта бланков —
угловой (рисунок А.1) и продольный (рисунок
А.2).

4.5.
Реквизит 01 (02 или 03) располагают над
серединой реквизита 08. Реквизит 03
допускается располагать на уровне
реквизита 08.

Реквизиты
08, 09, 10,14, ограничительные отметки для
реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон
расположения реквизитов размещают
одним из способов:

—
центрированным (начало и конец каждой
строки реквизитов равно удалены от
границ зоны расположения реквизитов);

—
флаговым (каждая строка реквизитов
начинается от левой границы зоны
расположения реквизитов).

4.6.
Для организации, ее структурного
подразделения, должностного лица
устанавливают следующие виды бланков
документов:

—
общий бланк;

—
бланк письма;

—
бланк конкретного вида документа.

4.7.
Общий бланк используют для изготовления
любых видов документов, кроме письма.
Общий бланк в зависимости от учредительных
документов организации включает в себя
реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.

Бланк
письма в зависимости от учредительных
документов организации включает в себя
реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при
необходимости, ограничительные отметки
для верхних границ зон расположения
реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.

Бланк
конкретного вида документа, кроме
письма, в зависимости от учредительных
документов организации включает в себя
реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при
необходимости, ограничительные отметки
для границ зон расположения реквизитов
11, 12, 13, 18, 19.

4.8.
Для организаций субъектов Российской
Федерации, имеющих наряду с государственным
языком Российской Федерации государственный
язык субъекта Российской Федерации,
целесообразно использование продольного
бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают
на двух языках: русском (слева) и
национальном (справа) на одном уровне.

4.9.
При изготовлении документов на двух и
более страницах вторую и последующие
страницы нумеруют.

Номера
страниц проставляют посередине верхнего
поля листа.

1. Формуляр документа. Порядок оформления реквизитов организационно-распорядительных документов.

Формуляр
документа – совокупность расположенных
в установленной последовательности
реквизитов документа. Реквизит документа
(автор, адрес, дата, заголовок и т.п.) –
обязательный информационный элемент,
присущий определенному виду письменного
документа. Понятие формуляра соотносим
с составом и расположением реквизитов
документа, понятие структуры связываем
с композицией самостоятельно значимых
частей делового текста.

Бланки
ОРД проектируют в соответствии с
расположением и границами зон реквизитов,
предусмотренных ГОСТ Р 6.30-2003, на основе
как углового (рис. 1), так и продольного
(рис. 2) их размещения.

Вариант
бланка с угловым расположением постоянных
реквизитов считается более выгодным,
поскольку позволяет сэкономить до 20 %
площади формата под размещение переменных
реквизитов. Угловое расположение
реквизитов наиболее рационально для
оформления писем, так как в этом случае
правый верхний угол бланка используется
для указания адреса получателя. Угловое
расположение также удобно для документов,
которые требуют утверждения, поскольку
гриф утверждения тоже располагается в
правом верхнем углу.

Для
организации, ее структурного подразделения,
должностного лица устанавливают
следующие виды бланков документов: общий
бланк; бланк письма; бланк конкретного
вида документа, кроме письма.

Общий
бланк используют для изготовления любых
документов, кроме письма.

Бланки
структурного подразделения или
должностного лица проектируют в том
случае, если руководитель подразделения
или должностное лицо имеют право подписи.
Разработка особого бланка для писем
связана с тем, что в письмах, в отличие
от других документов, указываются
адресные данные организаций — получателей
писем. Бланки конкретного вида документов
(приказов, распоряжений, актов, протоколов)
разрабатываются на основе общего бланка.
Такие бланки целесообразно создавать,
если в организации находит применение
большое количество документов данного
вида. Общий бланк при этом дополняется
реквизитом 08 (наименование вида
документов).

В
зависимости от учредительных документов
организации указанные виды бланков
включают:

общий
бланк — реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14;

бланк
письма — реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08,
09 и при необходимости ограничительные
отметки для обозначения верхних границ
зоны расположения реквизитов 11, 12, 13,
14, 15, 17, 18, 19, 20;

бланк
конкретного вида документа (кроме
письма) — реквизиты 01 (02 или 03), 05, 08, 10, 14
и при необходимости ограничительные
отметки для границ зон расположения
реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.

Образцы
бланков соответствующего назначения
по ГОСТ Р 6.30-2003 изображены на рис. 3-8.
ГОСТ Р 6.30-2003 предусматривает следующие
варианты размещения на бланке постоянных
реквизитов и ограничительных отметок.
Реквизиты 01,02 или 03 располагаются над
серединой реквизита 08.

Реквизит
03 допускается располагать на уровне
реквизита 08.

Центрированный
вариант расположения реквизитов
используется при типографском способе
изготовления бланков. При этом под
реквизиты 11, 12, 13 трафаретные места (см.
рисунок справа).

Флаговый
вариант расположения реквизитов (рисунок
слева) используется при воспроизведении
угловых бланков на чистом листе бумаги
с помощью ПК непосредственно при
подготовке конкретного документа.

При
этом воспроизведение постоянных
реквизитов, предусмотренных ГОСТ Р
6.30-2003, для исходящих документов
является обязательным. Для
документов внутреннего хождения,
например, таких как распоряжение, акт,
протокол, положение, часть реквизитов
(01-07, 09, 14), как правило, может не
воспроизводиться, а реквизит 13 «Ссылка
на регистрационный номер и дата документа»
опускается вовсе. Такой подход весьма
распространен в практике документирования.
Пример такого оформления приведен
слева.

Подобное
оформление углового штампа экономит
труд составителя документа и увеличивает
размер рабочего поля формата.

На
бланках организаций субъектов Российской
Федерации, имеющих наряду с русским
языком в качестве государственного
национальный язык, реквизиты 08, 09,14
печатаются на двух языках: русском и
национальном, на одном уровне продольного
бланка.

Особые
требования к изготовлению, учету,
использованию и хранению гербовых
бланков оговаривает постановление
Правительства Российской Федерации от
27 февраля 1995 г. № 1268 «Об упорядочении
изготовления, использования, хранения
и уничтожения печатей и бланков с
воспроизведением Государственного
герба Российской Федерации».

При
изготовлении бланков типографским
способом размеры шрифтов выбирают в
зависимости от количества печатных
знаков в реквизите. Используют шрифты
литературной, обыкновенной, газетной
и других гарнитур 6-24-го кегля. Более
крупным шрифтом выделяются наименования
организаций и видов документов. При
этом следует соблюдать следующие
условия: вертикальное начертание литер;
простое и удобное их расположение;
соблюдение пропорций между толщиной
литер типографского набора и компьютерного
текста. Допускается реквизит 08
(наименование организации) печатать
рисованными шрифтами.

Бланки
следует печатать красками насыщенного
цвета, позволяющими при необходимости
получать качественные копии документов
с помощью копировальной техники.

Реквизит
документа –
обязательный элемент оформления
официального документа.¹

Состав
реквизитов, которые используются при
подготовке и оформлении
организационно-распорядительных
документов, определяется ГОСТом
Р 6.30-2003 «Унифицированные системы
документации. Унифицированная система
организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению
документов».
Кроме этого данный ГОСТ устанавливает
требования к оформлению реквизитов,
закрепляет схемы их расположения и
выделяет реквизиты, которые должны
использоваться при изготовлении бланков
документов.

ГОСТ
Р 6.30-2003 устанавливает
следующие реквизиты, которые используются
при подготовке и оформлении
организационно-распорядительных
документов:

01
— Государственный
герб Российской Федерации;
02
— герб
субъекта Российской Федерации;
03
— эмблема
организации или товарный знак (знак
обслуживания);
04
— код
организации;
05
— основной
государственный регистрационный номер
(ОГРН) юридического лица;
06
— идентификационный
номер налогоплательщика/код причины
постановки на учет (ИНН/КПП);
07
— код
формы документа;
08
— наименование
организации;
09
— справочные
данные об организации;
10
— наименование
вида документа;
11
— дата
документа;
12
— регистрационный
номер документа;
13
— ссылка
на регистрационный номер и дату
документа;
14
— место
составления или издания документа;
15
— адресат;
16
— гриф
утверждения документа;
17
— резолюция;
18
— заголовок
к тексту;
19
— отметка
о контроле;
20
— текст
документа;
21
— отметка
о наличии приложения;
22
— подпись;
23
— гриф
согласования документа;
24
— визы
согласования документа;
25
— оттиск
печати;
26
— отметка
о заверении копии;
27
— отметка
об исполнителе;
28
— отметка
об исполнении документа и направлении
его в дело;
29
— отметка
о поступлении документа в организацию;
30
— идентификатор
электронной копии документа.

Для
документов, создаваемых в процессе
деятельности федерального органа
исполнительной власти, Правилами
делопроизводства в федеральных органах
исполнительной власти, утвержденными
постановлением Правительства Российской
Федерации от 15 июня 2009 г. № 477, установлен
следующий состав реквизитов:

Государственный
герб Российской Федерации;
наименование
федерального органа исполнительной
власти;
должность лица — автора
документа;
подпись должностного
лица;
вид документа;
место составления
(издания) документа;
справочные данные
о федеральном органе исполнительной
власти;
адресат;
дата
документа;
регистрационный номер
документа;
наименование либо аннотация
документа;
текст документа;
ссылка
на исходящий номер и дату документа
адресанта;
отметка о наличии
приложений;
гриф согласования;
гриф
утверждения;
виза;
оттиск печати;
отметка
о заверении копии;
отметка об
исполнителе;
указания по исполнению
документа;
отметка о контроле
документа;
отметка об исполнении
документа;
отметка о конфиденциальности;
отметка
о поступлении документа.

При
подготовке и оформлении документов
необходимо помнить, что различные
документы состоят из разного набора
реквизитов и что при составлении одного
вида документа не нужно использовать
их все. Некоторые реквизиты являются
взаимоисключающими, например, «Название
вида документа» и «Справочные
данные об организации». Реквизит
«Справочные данные об организации»
указывается только в письмах, при этом
на бланке письма не пишут наименование
вида документа.

Число
реквизитов, характеризующих документы,
определяется целями создания документа,
его назначением, требованиями к содержанию
и форме данного документа, способом
документирования. Для каждого вида
документа может быть выделен состав
обязательных реквизитов, которые должны
использоваться при его создании.

К
реквизитам, придающим юр.силу документу
относятся:

• Наименование
  организации

• Справочные
  данные об организации

• Наименование
  вида документа

• Дата
  документа

• Регистрационный
  номер документа

• Гриф
  утверждения документа

• Подпись

• Оттиск
  печати

• Отметка
  о заверении копии

• Визы
  согласования документа

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

Бланк — письмо

Cтраница 1

Бланки писем изготавливают на белой бумаге или бумаге светлых тонов достаточной плотности.
 [1]

Бланки писем проектируют в соответствии с расположением и границами зон реквизитов, предусмотренных ГОСТ Р 6.30 — 97, на основе как углового ( рис. 2.1), так и продольного ( рис. 2.2) их размещения. Вариант бланка с угловым расположением постоянных реквизитов считается более выгодным, поскольку позволяет экономить до 20 % площади формата.
 [2]

Бланк письма и общий бланк различаются двумя парами реквизитов, которые взаимно друг друга исключают и поэтому располагаются на одних и тех же местах.
 [3]

Бланк письма и общий бланк различаются двумя парами реквизитов ( 8, 13 и 10, 14 соответственно), которые исключают друг друга и поэтому должны располагаться на одних и тех же местах.
 [4]

В бланке письма эти коды помещаются между адресом учреждения-автора, датой и индексом документа.
 [5]

В состав бланка письма входят следующие реквизиты: название учреждения и указание на его подведомственность; наименование структурного подразделения; почтовый индекс и адрес; номера телетайпа, телефона, счета в банке; ограничительные отметки для реквизитов заголовок к тексту и адресат; отчерки для размещения даты, индекса и ссылки на индекс и дату входящего документа.
 [6]

Во-первых, на бланке письма имеется реквизит номер и дата входящего письма, в котором записывается номер и дата отправки письма, послужившего поводом для ответа, поэтому в тексте письма-трафарета эта фраза не нужна.
 [7]

Кроме того, на бланке письма размещают отметки для реквизитов 09 — дата документа, 10 — регистрационный номер документа, 11 — ссылки на регистрационный номер и дату документа.
 [8]

Реквизит присутствует только в бланках писем и включает в себя индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адреса, номера телефона, факса, адрес электронной почты. В составе этого реквизита могут указываться банковские реквизиты, государственный регистрационный номер организации, номера лицензий.
 [9]

Письмо имеет следующие реквизиты ( на бланке письма): адресат; дату; индекс; ссылку на индекс и дату входящего документа; заголовок к тексту ( на формате А4); текст; отметку о наличии приложения; подписи; фамилию исполнителя и номер его телефона; отметку об исполнении документа и направлении его в дело.
 [10]

Этот реквизит может быть заготовлен на бланке письма.
 [11]

Этот реквизит может быть заготовлен на бланке письма. В сброшюрованном приложении количество листов не указывается.
 [12]

В связи с тем, что в бланке письма отведено специальное место для указания связи между предыдущим и последующим письмами, не следует текст письма начинать с повторения того, что уже отражено в индексах, дате отправления и теме письма.
 [13]

В связи с тем, что в бланке письма отведено специальное место для указания связи между предыдущим и последующим письмом, не следует текст письма начинать с повторения того, что уже отражено в индексах, дате отправления и теме письма. Нет необходимости указывать наименование предприятия рядом с должностью лица, подписавшего письмо, поскольку это уже указано на бланке или в прямоугольном штампе, поставленном в верхнем левом углу письма.
 [14]

Место для данного реквизита отведено только в бланке письма, так как этот реквизит предполагает переписку, ответ на ранее посланное письмо. Ссылка на индекс и дату инициативного документа — важнейший поисковый признак, позволяющий при получении ответного документа сразу же определить, в какое структурное подразделение он должен быть направлен, а в структурном подразделении найти копию инициативного документа, на который пришел ответ. Этот реквизит полностью переписывается из инициативного документа цифровым способом. Например, на № 02 — 19 / 834 от 09.11.87. Слово год или сокращенное г. не проставляется.
 [15]

Страницы:  

   1

   2

   3