Блок схемы бизнес процессов условные обозначения

Если вы находите символы блок-схем немного загадочными, это исчерпывающее руководство по символам блок-схем поможет вам быстро стать мастером создания блок-схем!

Ваши бизнес- или академические группы в основном используют блок-схемы для визуализации сложных процессов в удобной для понимания форме.

Блок-схемы используются в деловых и академических системах с 1921 года, когда Лилиан Гилбрет и Фрэнк Гилбрет представили этот инструмент визуализации процессов Американскому обществу инженеров-механиков (ASME).

Однако все создатели блок-схем сталкиваются с общей проблемой при реализации нескольких символов блок-схем. Ваши блок-схемы не будут профессиональными, если вы не используете стандартные символы.

В этой статье объясняется большинство символов блок-схем, которые вы будете использовать в различных проектах по построению диаграмм и визуализации процессов. Кроме того, вы изучите основы этого, такие как его определение и рабочий процесс. Без промедления, читайте дальше!

Что такое блок-схема?

Блок-схема — это визуальная диаграмма, которая показывает систему, бизнес-процесс, компьютерный алгоритм или процесс. Возможно, вы уже используете блок-схемы для выполнения различных задач, таких как документирование вещей, планирование технических или нетехнических систем, составление учебных планов, улучшение существующих процессов или обмен идеями.

Это самый популярный инструмент для объяснения сложных методов или путей в простых для понимания диаграммах, которые может понять любой из предметной области и за ее пределами.

Блок-схемы в основном используют овалы, квадраты, ромбы, прямоугольники и многие другие формы для указания различных этапов процесса или рабочего процесса. Наряду с этими символами вам также необходимо использовать потоковые линии или стрелки в качестве связующих звеньев между символами для определения последовательности или потока.

Подобно тому, как блок-схемы используют несколько символов и соглашений о рисовании последовательностей, они также могут иметь различный дизайн, например, сложная блок-схема с множеством последовательностей, созданная компьютером, или простая блок-схема, состоящая из одной последовательности, нарисованная от руки.

Интересным фактом о блок-схемах является то, что они являются общими для нетехнических и технических областей. Например, визуальный художник и разработчик программного обеспечения могут использовать блок-схемы для планирования своих проектов.

Общие символы блок-схем

Начать конец

Для начала и окончания блок-схемы вы должны использовать символ завершения. Он выглядит как таблетка или пуговица овальной формы. Часто вы найдете Start и End, написанные внутри формы терминатора.

Эта форма также изображает результат последовательности блок-схемы. Если вы рисуете сложную блок-схему, может быть несколько начальных и конечных символов.

Ввод, вывод

Символ ввода и вывода данных по существу является параллелограммом. Вы должны использовать этот символ для представления данных, входящих и исходящих из системы.

Например, клиент, покупающий ваш продукт, является входными данными, а отгрузка этого продукта со склада — выходными данными. Иногда вы можете использовать Да/Нет и Верно/Ложно для написания компьютерных алгоритмов.

Ручной ввод

Если ваш процесс или алгоритм требует от пользователя ввода данных для дальнейшего течения процесса, то вы должны использовать символ блок-схемы ручного ввода.

Для этого можно использовать любую трапецию. Вы можете использовать этот символ, когда клиентам необходимо ввести учетные данные для входа, платежную информацию и т. д.

Стрелки

Стрелки или потоковые линии соединяют все шаги, такие как начало, действие, ввод, вывод, ручной ввод, решение, цикл, документ и т. д., на вашей блок-схеме.

Когда вы используете сплошные линии, это означает, что данные перетекают от одного символа к другому. Если вы используете пунктирные линии, это альтернатива другому пути. Наконец, вы можете использовать параллельные линии, чтобы указать, что данные передаются синхронно от одного шага к другому.

Действие/процесс

Прямоугольник представляет каждое действие или процесс на блок-схеме. Вы можете использовать разные цвета заливки для организации различных процессов в подгруппы.

Символ процесса всегда означает, что определенная задача будет завершена на этом этапе, а затем потоковая линия перейдет к следующему символу, означающему продвижение блок-схемы.

Решение

Символ решения — это кнопка в форме ромба на блок-схеме. Выкидная линия из предыдущего шага входит в один наконечник, а 3 других выкидных линии идут от других наконечников к различным процессам. Это означает, что при изменении решения станет активным другой поток процесса.

Решения могут быть Да/Нет и Верно/Ложно, если это алгоритм. В основном, будут вопросы, на которые вам нужно ответить, чтобы принять решение.

Документ

Символ документа больше похож на прямоугольник с волнистой кривой на одной стороне. Это еще один символ ввода-вывода блок-схемы. В картах процессов, где вам нужно упомянуть ввод документа или отчета, который даст конкретный результат, используйте эту форму.

Несколько документов

Это похоже на приведенный выше символ блок-схемы с именем Document. Однако единственное отличие заключается в том, что символ будет отображать несколько документов, сложенных стопкой, как папки, отображаемые в картотеке.

Вы можете использовать этот символ в местах, где вам нужно ввести несколько документов. В качестве альтернативы, если какой-либо процесс генерирует много документов, вы можете использовать этот символ.

Соединитель

Если ваша потоковая диаграмма сложна и для продолжения требуется соединение нескольких последовательностей, вы должны использовать символ соединителя. Это простой круг. Он также популярен в качестве коннектора на странице, так как соединяет символы и последовательности с одной страницы.

Чтобы соединить символы или последовательности с разных страниц, вы можете использовать равнобедренный прямоугольный пятиугольник. Он также известен как символ ссылки.

Подготовка

Символ подготовки или инициализации различает шаги, которые выполняют работу, и те, которые подготавливают к предстоящей работе.

При вводе шага настройки перед продолжением рабочего процесса необходимо использовать этот символ шестиугольника. Например, в проекте DevOps необходимо сначала развернуть новый программный пакет, прежде чем можно будет начать этап тестирования.

Объединить

Вы можете использовать слияние для обозначения шага, на котором происходит слияние двух или более списков и процессов. Этот символ слияния выглядит как перевернутый треугольник или воронка, в которой несколько ветвей рабочего процесса объединяются и превращаются в одну.

Сортировать

Когда есть необходимость указать на требование упорядочить какую-либо информацию в определенном порядке по заранее определенным критериям, используют символ сортировки, напоминающий форму ромба.

Например, используйте его для сортировки цвета продукта в зависимости от покупательского спроса, прежде чем переходить к этапу производства.

Подпрограмма

Символ предопределенного процесса или подпрограммы выглядит как прямоугольник. Вы можете использовать его для обозначения процедуры, которая полностью задокументирована в другой блок-схеме.

Даже если подпроцесс известен членам вашей команды, не используйте этот символ, если процесс не определен где-то еще.

Петли

Существует два типа символов цикла, которые вы можете использовать в своей блок-схеме: ручной цикл (прямоугольная форма) и цикл с ограничением (форма, напоминающая дом). Первый указывает последовательность команд, которая будет повторяться до ручной остановки, а второй указывает, где цикл должен остановиться.

Задерживать

Вы можете вставить один или несколько символов задержки, если вы ожидаете задержку где-то в рабочем процессе вашего процесса. Символ задержки представляет собой полуовал. Задержка между двумя действиями или символами означает, что определенные задачи должны быть выполнены в течение периода задержки, прежде чем блок-схема сможет двигаться дальше по линии.

Хранилища

Для блок-схемы есть два символа, связанных с хранением. Символ хранения данных или хранения данных выглядит как цилиндр, разрезанный пополам, и указывает на шаг, когда вы сохраняете данные.

Однако символ внутреннего хранилища выглядит как квадрат и в основном используется в блок-схемах разработки программного обеспечения. Это означает, что данные сохраняются в памяти во время программирования.

База данных

Он напоминает форму магнитного диска, который во всем мире признан символом базы данных. Используйте это, чтобы указать данные, хранящиеся на устройстве хранения, которое поддерживает поиск, сортировку и фильтрацию пользователями.

Теперь, когда вы изучили символы тренда блок-схемы, вы можете найти ниже, как работает эта концепция визуального построения диаграмм.

Как работает блок-схема?

Блок-схема работает, визуализируя любой процесс на двухмерном холсте, будь то на бумаге или в цифровом виде. Диаграмма обычно начинается с символа Start.

Затем вы должны добавить различные символы в соответствии с вашим процессом, соединить символы с линиями потока и, наконец, прийти к решению или символу остановки процесса.

Если блок-схема определяет один процесс, то это простая блок-схема. Однако большинство реальных блок-схем, используемых бизнесом, сложны, потому что перед окончательным решением существует множество взаимосвязанных последовательностей.

Это просто упрощенное объяснение принципа работы блок-схемы. В игре больше понятий и логики. Например, если вы измените тип блок-схемы, то соглашение о рисовании также изменится вместе с тем, как следует читать блок-схему.

Чтобы понять более прозрачно, сначала взгляните на самый популярный тип блок-схем ниже:

• Создание документа, утверждение, обработка и архивирование блок-схемы
• Поток данных или блок-схема обработки
• Блок-схема системы
• Блок-схема программы
• Блок-схема принятия решения или обоснования
• Логическая схема управления рисками
• Блок-схема разработки продукта
• Блок-схема результатов процесса

Теперь из приведенного выше списка давайте рассмотрим блок-схему документа. Он работает путем визуализации нескольких элементов управления рабочим процессом обработки документов с использованием различных символов блок-схем, таких как «Пуск», «Ввод», «Вывод», «Ввод вручную», «Действия», «Подготовка», «Объединение», «Сортировка», «Циклы», «Задержка», «Хранение» и «Конец».

Вы должны нарисовать окончательную диаграмму слева направо, и зрители также должны читать ее в этом направлении.

Кроме того, блок-схема делает следующее, когда вы создаете ее в соответствии со стандартными соглашениями о блок-схемах:

№1. Идентификация задачи

Это требует, чтобы вы определили все задачи и записали их в один блокнот, прежде чем начинать блок-схему. Таким образом, помимо рисования визуального процесса технической или нетехнической идеи, вы также получаете примерный график проекта.

№ 2. Организация элементов процесса

Кроме того, блок-схема упорядочивает все материалы и ресурсы, которые ваша команда будет использовать после начала проекта.

№3. Сбор информации

Кроме того, это поможет вам собрать все данные, которые вам нужны, чтобы нарисовать процесс в инструменте блок-схемы.

№ 4. Обзор технологического процесса

Это позволяет вам, команде и заинтересованным сторонам совместно просматривать все шаги, элементы управления, потоки, последовательности и т. д., прежде чем рисовать первый черновик.

№ 5. Преобразование задач в фигуры

Блок-схемы — это, по сути, перевод шагов процесса в визуальные очереди. Он использует соответствующие формы для изображения определенных шагов, таких как покупка продукта клиентами, создание заказа, ввод заказа, проверка заказа, проверка запасов и т. д.

№ 6. Импровизация

После первого черновика ваша команда может провести еще одно собрание, чтобы импровизировать всю блок-схему. На этом этапе вы также обнаружите любые неизвестные узкие места проекта.

№ 7. Коммуникация

Наконец, он кратко и наглядно доносит ваш план до аудитории.

Ручное составление блок-схем — сложная задача. Это задержит ваш проект. Разумно использовать любые онлайн-инструменты для создания блок-схем. Большинство этих инструментов поставляются со всеми символами блок-схем, которые могут вам понадобиться.

Веб-приложения для создания блок-схем

Миро

Miro — это инструмент для создания блок-схем, сочетающий в себе скорость и простоту. Если вы хотите создать блок-схему для ежедневных процедур рабочего процесса проекта, у платформы есть шаблон для каждого варианта использования.

Используя его набор значков, зависимости цветового кода и функции встраивания ссылок, вы можете создать свою диаграмму как профессионал.

Создано

Когда дело доходит до визуализации процессов и рабочих процессов, Creately — надежный вариант. Он имеет такие функции, как автоматическое рисование и интерфейс перетаскивания для быстрого создания блок-схем.

Вы можете выбрать один из более чем 1000 пользовательских шаблонов, чтобы начать свой проект. Кроме того, вы получаете видеоконференцсвязь и отслеживание мыши в реальном времени для совместной работы в режиме реального времени.

Люсидчарт

Lucidchart помогает создавать блок-схемы с несколькими функциями, включая настраиваемые формы, импорт данных и многое другое. Помимо простого интерфейса, он также имеет динамическую библиотеку форм блок-схем, состоящую из всех необходимых фигур, символов и контейнеров дорожек.

Кроме того, пользователи могут получить доступ к расширенным функциям блок-схем, таким как условное форматирование, кнопки действий, связывание данных и внешние ссылки.

Заключительные слова

Использование правильных символов в блок-схеме показывает, что вы знаете концепцию изнутри. Если вы не вставите правильные символы, заинтересованному лицу, клиенту или аудитории может не понравиться блок-схема процесса.

Теперь вы знаете полный список символов блок-схем, которые вам нужно будет использовать в дальнейшем всякий раз, когда вы будете создавать блок-схемы. В статье также объясняется, как работает блок-схема, чтобы вы могли рисовать профессионально выглядящие блок-схемы, которые аудитория будет любить читать.

Вас также может заинтересовать ретроспектива начала и конца для улучшения процесса.

В статье рассмотрены вопросы выбора нотации для описания процессов с целью последующей регламентации. Сравниваются между собой часто используемые нотации Work Flow, такие как: «Простая блок-схема» в MS Visio, «Процедура» Business Studio, нотация ARIS eEPC и другие. При сравнении нотаций основное внимание уделяется вопросам создания простых и понятных сотрудникам организации схем процессов.

Для бизнес-аналитиков компаний тезисы, обсуждаемые в статье, — это серьезный повод задуматься, насколько эффективны используемые ими подходы к разработке графических схем процессов организации.

Введение

Одной из важнейших целей формирования графических схем процессов является последующее их использование в регламентирующих документах организации. По этим схемам, как правило, работают сотрудники, которые не обучены сложным нотациям, не имеют навыков системного анализа и т. п. Для них очень важна простота и наглядность схем. Сложные, запутанные схемы, содержащие много различных условных обозначений, плохо воспринимаются людьми, что затрудняет их практическое использование. Поэтому для практических целей важным является корректный выбор и использование нотации (методики) описания процессов. По каким критериям следует выбирать такую нотацию? Как сравнивать разные нотации между собой? Рассмотрим несколько примеров описания бизнес-процесса при помощи популярных нотаций и попытаемся ответить на эти вопросы.

Сравнение нотаций

Для сравнения были выбраны следующие нотации описания процессов:

1. «Простая блок-схема» (с отображением движения документов, с использованием блока «Решение»);
2. «Простая блока-схема» (без отображения движения документов, без использования блоков «Решение»);
3. «Процедура» системы Business Studio (один из возможных вариантов представления);
4. ARIS eEPC.

В качестве тестового примера был выбран простой и интуитивно понятный процесс. Результаты описания этого процесса представлены на Рис. 1–4.

Рис. 1. Схема процесса в нотации «Простая блок-схема» в MS Visio (с движением документов, с использованием блока «Решение»)

На схеме, представленной на Рис. 1, последовательность выполнения операций процесса во времени показана при помощи жирных стрелок, а движение документов — при помощи тонких пунктирных стрелок. Блоки «Решение» использованы классическим образом. Они отображают информацию (вопросы), от которых «зависит» последующий ход процесса. Такой подход к использованию «ромбиков» является весьма распространенным. Но фактически, вся логика принятия решений и формирования тех или иных выходов (документов) должна заключаться внутри операций процесса. Если задуматься, то ценность (смысл) рисования этих «ромбиков» не является очевидным. Что это за объекты: операции процесса, события? Вроде бы, ни то, и ни другое. Это скорее операторы принятия решения по какому-либо условию. Но ведь мы разрабатываем схему процесса для людей, а не пишем компьютерную программу на специальном языке. В компьютерной программе «ромбик» был бы полноценной операцией сравнения условий и т. п. Но на схеме процесса нужно показывать реальные объекты — процессы, выполняемые людьми, документы, информационные системы и т. п. Задумайтесь, корректно ли показывать «ромбики» отдельно от операции процесса на схеме? Вместо этого можно:

• Описать логику принятия решения в виде последовательность операций на схеме рассматриваемого процесса;
• Описать логику в виде схемы шагов соответствующего подпроцесса, переходя на уровень ниже;
• Описать логику текстом (в текстовых атрибутах операции) и в последующем вывести в регламент выполнения процесса.

Сформулируем «плюсы» и «минусы» рассмотренного выше (Рис. 1) способа использования «ромбиков».

«Простая блок-схема» в MS Visio (с движением документов, с использованием блока «Решение»)

«Плюсы»	«Минусы»
Наглядное отображение «логики» выбора тех или иных выходов процесса; Акцентирование внимания исполнителя на точку принятия решения/ветвление процесса в зависимости от условий.	Вынос логики принятия решения «наружу» операции процесса (некорректно с точки зрения формальной декомпозиции процессов); Неудобно документировать процесс (приходится дублировать «ромбики» текстом при формировании текстового описания операции); Схема процесса становится информационной перегруженной; «Ромбики» часто используются слишком формально, без реальной необходимости.

По мнению автора статьи, рассмотренный на Рис. 1 способ применения блоков «Решение» («ромбиков») является некорректным с точки зрения бизнес-моделирования.

На Рис. 2 показан пример того же самого процесса, только описанного без использования блоков «Решение» и документов. Легко проверить, что на этой схеме на 24 графических элемента меньше, чем на схеме Рис. 1. Схема Рис. 2 выглядит гораздо проще. От графических элементов не рябит в глазах, а с точки зрения информативности эта схема вполне понятна и доступна конечному пользователю. Если для каждой операции процесса описать требования к ее выполнению текстом, то комбинируя табличную и графическую формы представления, можно вполне адекватно описать порядок исполнения процесса для сотрудников компании.

Рис. 2. Схема процесса в нотации «Простая блок-схема» в MS Visio (без движения документов, без использования блока «Решение»)

«Плюсы» и «минусы» графического представления процесса в форме, представленной на Рис. 2, показаны ниже.

«Простая блок-схема» в MS Visio (без движения документов, без использования блока «Решение»)

«Плюсы»	«Минусы»
Простота и наглядность для исполнителя; На лист можно поместить больше информации, чем в случае формата, использованного на Рис. 1.	«Логика» принятия решений скрыта внутри операций процесса; Графическую схему целесообразно сопровождать таблицей с текстовым описанием операций процесса.

В целом, применение схем в формате, подобном представленному на Рис. 2, является удобным как для разработчиков, так и для сотрудников, работающих по этим схемам.

На Рис. 3 представлена схема процесса, сформированная в нотации «Процедура» среды моделирования Business Studio. Схема имеет несколько особенностей. Во-первых, блоки «Решение» использованы нестандартным образом — не как графический элемент для отображения вопроса и ветвления, а как полноценная операция процесса, связанная с принятием решений. В Business Studio «ромбик» обладает почти всеми атрибутами полноценного процесса, но не может быть декомпозирован (возможно, разработчики системы со временем сделают такую возможность). Использование «ромбика» (вместо четырехугольника) делает схему нагляднее. При этом в атрибуты «ромбика» можно внести любую текстовую информацию: описание, начало, завершение, требование к срокам и т. п.

Второй особенностью схемы процесса, представленной на Рис. 3, является применение стрелок. Для отображения последовательности операций можно использовать стрелку с одним наконечником — стрелку «предшествования». Для отображения движения документов можно использовать стрелку с двумя наконечниками. Однако в Business Studio можно обойтись использованием только одного типа стрелок — стрелками «предшествования». При этом к именованным стрелкам можно привязывать необходимое количество документов, которые определены в справочнике объектов деятельности.

Такой подход дает возможность:

• Существенно сократить количество графических элементов на схеме процесса, и при этом;
• Вывести в регламент процесса необходимую информацию о входящих и исходящих документах.

Таким образом, не загромождая схему лишними элементами, мы можем, тем не менее, полно описать процесс и выгрузить в регламент всю необходимую информацию.

Тот факт, что название стрелки не зависит от документов, которые к ней привязаны, позволяет именовать стрелки на схеме максимально понятным и удобным для сотрудников образом. Например, к стрелке предшествования «Подготовлен комплект отчетов» можно привязать комплект конкретных документов. Название стрелки в этом случае указывает исполнителю на событие, завершившее предыдущую операцию под названием «Сформировать отчет по инкассации за день». (Заметим, что в методологии компании «СТУ» стрелка после операции процесса — это сущность, а не событие. После блока «Решения» можно показывать возможные результаты решения).

Рис. 3. «Процедура» системы Business Studio (вариант с нетрадиционным использованием блоков «Решение»)

«Плюсы» и «минусы» графического представления процесса в форме, представленной на Рис. 3, показаны ниже.

«Процедура» системы Business Studio (вариант с нетрадиционным использованием блоков «Решение»)

«Плюсы»	«Минусы»
Простота представления; Акцентирование внимания исполнителя на операцию, связанную с принятием решения/ветвлением процесса; На листе А4 может быть представлено большое количество информации.	Блок «Решение» не декомпозируется; Неоднозначность в именовании стрелок (возможны разночтения).

В случае применения Business Studio, нотация «Процедура» может быть использована несколько по-разному. Автор статьи склоняется к подходу, представленному на Рис. 3.

На Рис. 4 представлена схема рассматриваемого процесса, разработанная в нотации ARIS eEPC. Заметим, что на схему не поместились некоторые операции процесса. Эта неполная схема простейшего процесса, выполненная в нотации ARIS eEPC, содержит четыре оператора логики и восемь событий! Сотрудник, читающий схему, должен уметь правильно интерпретировать все эти логические операторы. Без специального обучения и наличия некоторых навыков чтения подобных схем, рядовой сотрудник вряд ли сможет понять логику рассматриваемого процесса без подробного текстового описания или помощи квалифицированного бизнес-аналитика.

Заметим, что схема процесса в нотации ARIS eEPC занимает существенно больше места, чем схемы, представленные на Рис. 1–3. Трудоемкость формирования такой схемы также существенно выше.

Рис. 4. Схема процесса в нотации ARIS eEPC (построена в Business Studio)

Схема процесса в нотации ARIS eEPC (построена в Business Studio)

«Плюсы»	«Минусы»
При формировании схемы выдерживается строгая, формальная логика процесса; Четко определены все события, возникающие по ходу процесса.	Сложность восприятия; Значительная трудоемкость формирования схемы; У сотрудников должны быть специальные навыки и опыт интерпретации подобных схем; Информационная избыточность; Занимает слишком много места, что неудобно для документирования.

В целом, если Вы не собираетесь покупать SAP R/3, то выбор и использование нотации ARIS eEPC не является, с точки зрения автора статьи, оптимальным решением. Стоит обратить внимание на более наглядные и интуитивно понятные исполнителям нотации описания процессов. Впрочем, кому-то нотация ARIS eEPC может показаться более наглядной и понятной. До определенной степени, это вопрос вкуса.

Описание процесса для целей последующей автоматизации

Интересно рассмотреть приведенный выше пример описания бизнес-процесса в случае, если он представлен в нотации BPMN 2.0. Это нотация предназначена для описания «исполняемых» процессов, т. е. процессов которые поддерживает система BPM.

Своим мнением об использовании BPMN 2.0. делится А. А. Белайчук — Генеральный директор компании «Бизнес-консоль»:

«На Рис. 5 изображен тот же процесс в нотации BPMN. Как мы видим, этот рисунок похож на Рис. 1: в нотации BPMN задачи изображаются прямоугольниками, развилки — ромбами, данные — пиктограммой, похожей на документ. Потоки управления — сплошные линии, потоки данных — пунктирные.

Надо учитывать, что на этой диаграмме задействована только малая часть нотации BPMN: только один вид развилок из 5 имеющихся в палитре, один вид задач из 8. Помимо более широкой палитры, эту нотацию отличает возможность моделировать не только изолированный поток работ, но также несколько процессов, взаимодействующих друг с другом через сообщения или данные. Кроме того, эта нотация более строгая: в ней определены не только значки, но и правила, по которым они могут сочетаться друг с другом. Необходимость таких правил диктуется тем, что нотация BPMN ориентирована не только на то, что ее будут читать люди, но и на непосредственное исполнение специальным программным обеспечением — „движком“ BPM-системы.

В то же время, как показывает данный пример, при использовании ограниченного подмножества палитры BPMN оказывается не сложнее привычной блок-схемы. Ну, а тем, кто хочет освоить BPMN профессионально, мы рекомендуем специализированные тренинги bpmntraining.ru.»

Рис. 5. Схема процесса в нотации BPMN 2.0

Практика жизни

На Рис. 6 показан фрагмент схемы процесса, разработанный бизнес-аналитиками вполне конкретной компании в придуманной ими нотации. Схема построена с применением принципов «Простой блок-схемы» — применяется блок «Решение» в своем классическом варианте. Кроме этого, на схеме представлено множество других условных обозначений, использованных не совсем стандартным образом.

Рис. 6. Примеры схемы процесса одной из компаний

При формировании схемы Рис. 6, бизнес-аналитики очевидно, «боролись» за наглядность и максимальную понятность для рядового пользователя. Они стремились свести к минимуму, или вообще отказаться от текстового комментария к схемам процессов. Исполнителям просто печаталась схема формата А3, при чтении которой все сразу становилось понятно: что делать, как, какие документы использовать и т. п.

Рассматриваемая схема не является, конечно, образцом простоты и наглядности. Но она была сформирована, чтобы донести максимум полезной информации для исполнителей процесса.

Выводы

Итак, очевидно, что при описании процессов нужно стремиться к простоте и понятности для сотрудников.

Использование сложных, формализованных нотаций при описании процессов приводит к:

• Трудностям при использовании (интерпретации) схем рядовыми сотрудниками;
• Невозможности (сложности) организации работ по описанию процессов силами сотрудников подразделений, не прошедших специальное обучение;
• Значительному увеличению трудозатрат бизнес-аналитиков на формирование схем;
• Дополнительным сложностям при документировании схем (большой объем и т. п.).

Поэтому не стоит загромождать схему процесса различными графическими элементами. Но уже если их использовать, то лучше, чтобы они несли полезную информацию для сотрудников, а не были просто следствием формального применения нотаций моделирования.

http://finexpert.ru/ — среда общения профессионалов http://bpm3.ru/ — процессы, проекты, эффективность

Октябрь 2010 г.

Рекомендуемые материалы по тематике

Сквозные бизнес-процессы в компании

От процессного управления к цифровой трансформации и роботизации. Версия 4.0

Превращение в гиганта: практика организационного развития ГК «Гулливер»

Определение ролевых функций управления процессом

Условные обозначения в блок-схемах (алгоритмах) процессов

Обозначение	Значение элемента	Подробности / примеры
	Вход / Выход	Начало / Конец
	Задание, действие, точка выполнения	Указывается номер шага процесса
	Точка принятия решения	Да / Нет, Принять / Отклонить, Выполнено / Не выполнено, Критерий удовлетворен / Не удовлетворен
	Документ	Заполняется отчетная форма, составляется отчетный документ, оформляется протокол
	Тень обозначает дополнительную блок–схему для данного действия	У основного задания есть подзадачи, описание которых в данном случае не нужно, или подзадачи, не описанные из-за нехватки места
	Необходимое уточнение	При необходимости указываются сроки выполнения задания, уточняется содержание выпускаемого документа
	Продолжение	Переход на другую страницу, переход к другой части схемы
	Стрелка	Показывает направление или последовательность шагов процесса

Условные обозначения в моделях бизнес–процессов

И – информационная
связь

М – материальные
потоки (приводятся при необходимости)

Р – ресурсы
(здания, финансы, персонал, оборудование,
материалы и др.)

У – управляющие
(контролирующие) воздействия

Приложение 4

Блок-схема
процесса разработки
бизнес-плана проекта создания АСУ

1 Развертывание работ по выпуску
бизнес-плана

СЛ-10,
ГПО

2 Организация разработки бизнес-плана

3 Разработка материалов бизнес-плана

4 Согласование
основных разделов бизнес-плана смежными
подразделениями, организациями

5 Комплектация и согласовние бизнес-плана
со смежными
организациями

6 Утверждение бизнес-плана

7
Представление
бизнес —
плана заказчику на
рассмотрение

Окончание
приложения4

8
Рассмотрение и анализ бизнес-плана

Нет

Есть

9
Организация работ по
устранению замечаний заказчика к
бизнес-плану

10
Проведение работ по
устранению замечаний заказчика к
бизнес-плану

11
Принятие решения заказчиком о
целесообразности проведения работ
по проекту

Приложение 5

Модель
процесса разработки
бизнес-плана проекта создания АСУ

Управ-ляющее вздей-ствие	Приказ о разработке бизнес-плана	План-график работ	Финансовая отчетность	Отчет по финансовым коэффициентам работы	Отчет по трудозатратам, сметы затрат по проекту	Бюджет затрат по проекту	Согласование бизнес-плана, бюджета затрат	Утверждение бизнес-плана	Решение о целесооб-разности проекта
Обозна- чение	У1	У2	У3	У4	У5	У6	У7	У8	У9

Обозна-чение	Выход процесса	Потребитель
И5	Бизнес-план	Заказчик

Обозна-чение	Р1	Р2	Р3	Р4	Р5	Р6	Р7	Р8
Ресурсы	Подгото-вленный персонал	Информа-ционные технологии	Компьютер-ный парк и локаль-ная сеть	Интел-лектуальная собственность	Научно- техническая информация	Информаационная безопасность и конфиден-циальность	Здания, помещения, рабочие места, оборудовние, необходимая производственная инфраструктура	Финансовые средства, выделенные на процесс разработки бизнес-плана

Поставщик	Входы процесса	Обозна-чение
Заказчик	Заключенный контракт	И1
Заказчик	Документы с изложением технических требований (ТЗ и др.)	И2
Заказчик	Отчет по анализу рынка потребителей	И3
Смежники	Протоколы согласования затрат со смежными организациями	И4

Соседние файлы в папке АБП

• #
• #
• #
• #
• #
• #

Некоторые стратегии email-маркетинга похожи на сценарии Дэвида Линча: если не объяснить, что к чему относится и как работает, не разберёшься.

Чтобы клиенту было проще понять стратегию, мы оформляем её не только в виде текстового описания, но и в виде схемы. А чтобы все схемы были «написаны» на одном языке, мы используем нотации.

Что такое нотация

Нотация — это набор графических элементов для отображения элементов системы. Проще говоря, нотация определяет правила, по которым мы обозначаем на схеме процессы, операции и события и соединяем их между собой.

Как мы выбирали нотацию

Существуют десятки нотаций: как простых, так и очень сложных, которые используются в программировании, логистике, бизнес-анализе — везде, где нужно описать процесс. Разберёмся, какие из них нам подходят.

Наша цель — описать, как мы встраиваем email-маркетинг в существующую систему коммуникации бренда с покупателями или, что реже, как выстроить эту систему с нуля.

Задача — выстроить цепочки взаимодействия между участниками и показать, когда и при каких условиях мы будем отправлять рассылки.

Плюс у нас есть свои требования к нотации:

• Простота изучения. Нотация должна быть простой, иначе на её изучение потребуется много времени и это затормозит работу.
• Простота восприятия. Схема должна быть понятна неподготовленному человеку, который не знаком с языком нотации.

Нотации, которые подходят нам, в проектировании бизнес-процессов относятся к классу workflow. Это так называемые диаграммы потоков работ, которые отображают последовательность выполнения действий во времени.

Рассмотрим основные элементы этих нотаций на примерах простой блок-схемы, известной с уроков информатики, популярной нотации ARIS eEPC и более сложной современной нотации BPMN.

Список базовых элементов

Теперь попробуем описать простую стратегию в каждой из нотаций.

1. Простая блок-схема

В нотации «Простая блок-схема» чаще всего используют несколько элементов: процесс, решение, документ, данные и стрелку. Стрелки либо не именуются вообще, либо создатель схемы старается дать им короткие и понятные названия.

Схема получается действительно простой и интуитивно понятной и вполне подойдёт для описания небольших стратегий. К тому же она нестрогая, а это значит, что вы можете создать собственные элементы и комбинировать их на своё усмотрение.

Важно помнить, что, если вы хотите внедрить методику построения схем в компании, вам нужно заранее разработать внутренний стандарт её использования. Иначе мы получим много разных схем, в которых будет сложно ориентироваться.

Читайте также

Полный гид по стратегии email-маркетинга

2. ARIS eEPS

Аббревиатура eEPC расшифровывается как extended Event Driven Process Chain — это расширенное описание цепочки процесса, управляемого событиями. Событие «создаёт» операцию (функцию), которая в свою очередь «создаёт» следующее событие.

При построении схемы в нотации ARIS eEPC нужно учитывать основные правила:

— каждой функции должно предшествовать событие;

— каждая функция должна завершаться событием;

— в каждую функцию может входить и выходить только одна стрелка, связывающая её с событием-причиной или с событием-следствием.

Основной недостаток этой нотации, как и простой блок-схемы, в том, что она не отражает взаимодействие участников процесса. В остальном она довольно удобная и понятная как для построения, так и для чтения.

3. BPMN

Об этой нотации стоит рассказать подробнее. Она основана на методологии BPM (Business Process Management — управление бизнес-процессами). Схема в нотации BPMN моделирует поведение участников бизнес-взаимодействия во времени.

BPMN выбирают профессионалы управления бизнес-процессами, которым нужно выстроить стратегию бизнеса, выявить недостатки и модернизировать. Эта нотация позволяет и отразить детали, и взглянуть на бизнес-процесс с высоты птичьего полёта.

Язык нотации BPMN сложный, он требует специального изучения. Однако не обязательно использовать все элементы: можно выбрать такие, которые подходят именно вам.

Особенности элементов нотации BPMN

Как работать с нотацией BPMN

При работе с BPMN необходимо соблюдать стандарты. Нельзя по своему усмотрению менять вид графических элементов и расставлять связи между ними, если вы действительно хотите научиться говорить на языке BPMN.

Как быстро нарисовать схему

Создавать схемы несложно, главное — понимать суть процесса, продумать механизм его реализации и следовать алгоритму создания схемы.

1. Задайте границы. На схеме нужно отразить события начала и конца процесса.
2. Нарисуйте основные блоки. Представьте, что процесс идёт идеально, и составьте цепочку задач, выполняя которые вы придёте к результату.
3. Добавьте ветвления. Обозначьте варианты развития событий. Так работать проще, чем ставить их с самого начала и путаться в стрелках.
4. Добавьте недостающие данные. При необходимости разместите на схеме важные документы, базы данных, текстовые комментарии.

Какие инструменты использовать

Сейчас существует много платных и бесплатных инструментов для моделирования бизнес-процессов. Среди бесплатных нам нравятся BizAgi Modeler и онлайн-сервис Draw.io. У них простой и понятный интерфейс, встроенные нотации, а схемы можно сохранять в виде изображений jpg, png и svg.

Нам этого хватает, поэтому платными инструментами мы не пользуемся. Но, если очень хочется, можете купить Visual Paradigm. По подписке он стоит от 6 до 89 долларов в месяц, полная лицензия — от 99 до 1 999 долларов. Также популярен Microsoft Visio (по подписке — от 5 до 15 долларов в месяц).

Самая интересная возможность в платных версиях — проверка процессов. Когда вы построите схему, программа проверит, нет ли логических ошибок.

Для нас самый удобный из сервисов — BizAgi, потому что именно в нём у каждого элемента есть удобное меню с атрибутами. То есть вам не нужно тратить время на то, чтобы выбрать подходящую длину стрелки между блоками. А ещё он на русском языке.

Пока всё. В следующей статье мы расскажем, как составить полную графическую схему email-коммуникаций в нотации BPMN.

Содержание:

1.      Простая блок-схема бизнес-процесса

2.      Моделирование IDEF0

3.      Моделирование BPMN

4.      Моделирование BPMN

5.      Графические нотации бизнес-процессов. Выводы.

Добрый день, коллеги.

В данной статье будут рассмотрены общие подходы к моделированию процессов, графические нотации бизнес моделирования, применимость нотаций для различных задач и уровней детализации процессов. Сравнительный анализ будет проведен на примере 4-х часто используемых нотаций:

·         Простая блок-схема;

·         IDEF0;

·         BPMN;

·         EPC.

Главная цель использования графических нотаций — создание простых и понятных сотрудникам организации схем процессов. Графическая схема, в отличие от текстового описания, позволяет быстро, буквально, одним взглядом, охватить весь описываемый процесс или его часть, соответствующую требуемому уровню детализации. По этим схемам, как правило, работают сотрудники, которые не обучены сложным нотациям, не имеют навыков системного анализа и т.п. Для них очень важна простота и наглядность.

Этапы процесса моделирования рассмотрим на относительно простом примере: процессе заваривания чая. Наверное, хотя бы в общих чертах, все представляют последовательность действий и ожидаемый результат. В данном процессе, для наглядности будут два участника. Первый выполняет подготовительные операции (вскипятить воду), второй непосредственно занимается процессом заваривания.

1. Простая блок-схема бизнес-процесса

В простой блок-схеме используется интуитивно понятный набор графических элементов, основные из которых приведены в таблице:

 

Упрощенная схема заваривания чая в нотации простой блок-схемы приведена Рисунке 1.

Преимущества данной схемы:

·         Простота элементов, наглядность;

Недостатки данной схемы:

·         Необходимость указания участника непосредственно внутри блока, что затрудняет восприятие. Данный недостаток может быть нивелирован при помощи вынесения операций, выполняемых разными участниками в отдельные подпроцессы, для примера на схеме приведен «Подпроцесс восполнения компонентов».

·         Сложность в описании временных задержек, ожиданий.

 

Рисунок 1. Схема заваривания чая в формате простой блок-схемы

2. Моделирование IDEF0

Нотация является федеральным стандартом обработки информации в США с 1993 года. К особенностям данного формата можно отнести следующие особенности:

·         Использование контекстной диаграммы:

Бизнес-процессы idef0 обязательно подразумевают использование диаграммы верхнего уровня, так называемой «диаграммы А-0», которая устанавливает область моделирования, ее границу и связи объекта моделирования с окружающей средой.

·         Поддержку декомпозиции:

В нотации используется последовательная декомпозиция процесса до требуемого уровня детализации. При этом, дочерняя диаграмма, создаваемая при композиции, охватывает ту же область, что и родительский процесс, но описывает ее более подробно.

·         Доминирование:

Блоки на всех диаграммах, кроме контекстной, должны располагаться по диагонали от левого верхнего в нижний правый угол, в порядке присвоения номеров. Блоки, расположенные выше и левее «доминируют» над лежащими правее и ниже, что понимается как влияние, которое блок оказывает на подчиненные блоки, согласно пониманию автора диаграммы.

·         Выделение 4 типов стрелок:

В нотации выделяются такие типы стрелок: «Вход», «Выход», «Механизм», «Управление». Тип стрелки определяется стороной функционального блока, к которой она присоединена. «Входы» преобразуются или потребляются процессом. «Выходы» — данные или материальные объекты, производимые процессом. «Механизмы» описывают средства поддержания процесса. «Управления» показывают условия, необходимые процессу для производства правильного выхода.

Описание основных графических элементов:

 

Нотация также поддерживает производные графические элементы, такие как ссылки на внешние диаграммы, процессы, а также объекты, которые участвуют в процессе, но находятся на уровнях декомпозиции, не смежных текущему.

Упрощенная схема заваривания чая в нотации IDEF0 приведена на Рисунке 2 (Контекстная диаграмма) и Рисунке 3 (Диаграмма первого уровня декомпозиции).

Преимущества данной схемы:

·         Неограниченная глубина детализации;

·         Жесткое регламентирование описания ресурсов процесса.

Недостатки данной схемы:

·         Сложность при глубоком уровне детализации;

·         В связи со сложностью хорошо подходит для верхнеуровневого и малоприменима для детального описания бизнес-процессов

 

Рисунок 2. Контекстная диаграмма 

 

Рисунок 3 Диаграмма первого уровня декомпозиции

3. Моделирование BPMN

Нотация используется для описания процессов нижнего уровня. Как и простая блок-схема, диаграмма BPMN отражает алгоритм выполнения процесса. Отображаются события, участники процесса, потоки данных и потоки ресурсов. По аналогии с нотацией IDEF0 каждый процесс может быть декомпозирован, при этом может использоваться как нотация BPMN, так и нотация EPC.

В нотации BPMN выделяют пять основных категорий элементов:

·         элементы потока (события, процессы и шлюзы);

·         данные (объекты данных и базы данных);

·         соединяющие элементы (потоки управления, потоки сообщений и ассоциации);

·         зоны ответственности (пулы и дорожки);

·         артефакты (сноски).

Бизнес-процессы bpmn позволяют моделировать не только изолированный поток работ, но также несколько процессов, взаимодействующих друг с другом через сообщения или данные. В связи с тем, что нотация BPMN изначально проектировалась для использования в автоматизированных системах моделирования процессов, в ней строго регламентированы не только используемые графические элементы, но и порядок их использования.

Описание основных графических элементов:

Нотация поддерживает большое количество графических элементов, полный список которых приведен в официальной документации. 

 Упрощенное BPMN описание заваривания чая приведено на Рисунке 4. 

Рисунок 4. Упрощенный процесс в нотации BPMN

Преимущества данной нотации:

·         Неограниченная глубина детализации;

·         Жесткое регламентирование использования элементов;

·         Автоматизация процессов моделирования и исполнения;

·         Гибкость и наглядность отображения сложных процессов.

Недостатки данной схемы:

·         Сложные регламенты моделирования.

4. Нотация EPC

В связи с высокой степенью детализации, нотация используется для описания процессов нижнего уровня. Диаграмма процесса в нотации EPC, представляет собой упорядоченную комбинацию событий и функций. Для каждой функции могут быть определены начальные и конечные события, участники, исполнители, материальные и документальные потоки, сопровождающие ее, а также проведена декомпозиция на более низкие уровни. Декомпозиция может производиться в нотациях EPC или BPMN.

Описание основных графических элементов:

Преимущества нотации EPC

·         При формировании схемы выдерживается строгая, формальная логика процесса.

·         Четко определены все события, возникающие по ходу процесса.

Недостатки нотации EPC

·         Сложность восприятия.

·         Значительная трудоемкость формирования схемы.

·         Информационная избыточность.

·         Занимает слишком много места, что неудобно для документирования.

Упрощенная схема заваривания чая в нотации EPC приведена на Рисунке 5.

 

Рисунок 5. Упрощенная схема заваривания чая в нотации EPC

5. Графические нотации бизнес-процессов. Выводы.

В своей работе аналитику доступен широкий набор инструментов. Используются текстовые, табличные, графические нотации описания бизнес-процессов. Зачастую, рамками проекта жестко определен способ представления описаний бизнес-процессов. Но даже в условиях жесткой регламентации аналитик может использовать наиболее подходящий, с его точки зрения, инструмент для подготовки промежуточных схем, рабочей документации. Главная цель такой работы – создание понятных, связанных, полных описаний исследуемых или проектируемых процессов.

При работе в любой графической нотации необходимо придерживаться определенных общих правил:

·         Количество элементов на одном листе не должно быть чрезмерным. В противном случае схема становится нечитаемой и в ней легко допустить ошибки. Правильным вариантом будет указание отдельных подпроцессов в виде свернутой функции, с последующей декомпозицией на отдельном листе.

·         Процессы и функции должны быть пронумерованы и поименованы. Данный подход позволит легко ссылаться на них из других процессов или из текста.

·         Все участники должны принять определенные правила графического отображения процессов и использовать их в своей работе. Если другое не оговорено требованиями проекта, участники вправе выработать любые графические нотации или даже создать свою собственную. Главное, чтобы все понимали ее одинаково.

Эксперт-консультант по производственному учету

Виктор Малиновский.

Схемы по методу моделирования бизнес-процессов (BPMN) используются в разных сферах, например, в продажах и ведении проектов. В разработке этот инструмент важен на этапе бизнес-аналитики: с помощью BPMN описываются все сценарии взаимодействия пользователей и системы.

Эта система условных обозначений создавалась специально для того, чтобы найти общий язык между аналитиками и управленцами без технической подготовки.

В YuSMP Group мы отдаем BPMN-диаграммы продуктов после окончания дискавери-фазы. Эта нотация входит в список обязательных артефактов, которые получает клиент.

Что такое BPMN

Business Process Model and Notation (нотация моделирования бизнес-процессов) — это система условных обозначений, которая отображает бизнес-процессы с помощью блок-схем. BPMN диаграмма показывает в какой последовательности совершаются рабочие действия и перемещаются потоки информации.

При помощи моделирования можно описать любой бизнес-процесс, но в контексте этой статьи мы говорим больше о веб-системах, сайтах и приложениях.

Наглядная схема показывает, где в процессах есть узкие места или вовсе тупики, из-за которых клиенты уходят или не заканчивают целевое действие (заявка, покупка, звонок). BPMN подсвечивает места, которые можно улучшить и моделирует способы адаптации под новые условия.

Почему мы выбираем BPMN

Главное преимущество BPMN-диаграмм — это то, что они понятны и внутри организации, и за ее пределами. Нотация описывает процессы языком, который доступен всем участникам проекта. Его понимает команда разработки (бизнес-аналитики, программисты, продакт-менеджеры) и сторона заказчика (владелец и сотрудники).

Информация в графическом виде более доступна для восприятия, чем сложный технический текст. Схемы упрощают работу над проектом: заказчику понятно, как будет работать система и он может вносить коррективы еще на этапе обсуждения проекта.

Но если этот язык легок для восприятия, это не значит, что им может пользоваться кто угодно. BPMN-схемы готовят специалисты — бизнес-аналитики. Они подробно и последовательно описывают бизнес-процессы так, чтобы проект потом можно было легко внедрить в разработку.

Как выглядит и из чего состоит BPMN

На примере фрагмента схемы, которую мы создавали для платформы онлайн-обучения, покажем основные объекты языка BPMN и как они взаимодействуют друг с другом.

На иллюстрации: «Да/Нет».

Каждый из этих элементов имеет подвиды, которые несут собственное значение на схеме. Подробнее изучить все элементы можно в специальных гайдах, которые предлагают сервисы для составления инфографики. Например, cawemo.co , который мы используем в работе.

Что нужно запомнить о BPMN

BPMN — это схема из блоков и соединительных элементов, которые отображают все действия, происходящие в системе. Эту диаграмму составляют на дискавери-фазе бизнес-аналитики.

С помощью BPMN-диаграмм работа идет динамичнее: бизнес-аналитики быстрее отдают проект разработчикам, которым не нужно тратить время на то, чтобы вникать в систему и разбираться в процессах.

Команда разработки и заказчик лучше понимают друга, BPMN исключает возможность «двойного прочтения», а значит и недопониманий тоже.
Диаграмма улучшает коммуникацию не только внутри компании, но и создает единое информационное поле в общении с заказчиком.
BPMN наглядно показывает слабые места, где потенциальные клиенты могут уйти. А значит, исправить или вовсе предотвратить “утечку” будет намного проще.