Бланки документа реквизиты формуляр образец

В статье мы дадим общую характеристику нового стандарта, а также рассмотрим, какие основные изменения в оформлении документов он вводит.

Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст принят новый национальный стандарт по оформлению документов – ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016). Стандарт вводится в действиес 1 июля 2017 г. и заменяет ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированнаясистема организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 6.30-2003).

Согласно ст. 2 Федерального закона от 29.06.2015№ 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации» документ по стандартизации – это «документ, в котором для добровольного и многократного применения устанавливаются общие характеристики объекта стандартизации, а также правила и общие принципы в отношении объекта стандартизации, за исключением случаев, если обязательность применения документов по стандартизации устанавливается настоящим Федеральным законом».

К документам по стандартизации закон относит национальные стандарты Российской Федерации, правила стандартизации, рекомендации по стандартизации, информационно-технические справочники.

Добровольность применения национальных стандартов – один из важнейших принципов стандартизации – на практике означает, что организация самостоятельно решает, применять национальный стандарт или нет.

Если организация принимает решение применять его, он приобретает для данной организации характер нормативного документа.

ГОСТ СТАРЫЙ УХОДИТ, ПРИХОДИТ ДРУГОЙ…

■ ГОСТ Р 6.30-2003 был принят и введен в действие Госстандартом России в 2003 г. Положения стандарта распространяются на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), – постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др.

Стандарт устанавливает состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов и бланкам документов, включая бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Стандарт действует и применяется уже более 13 лет. За это время практика документирования ушла вперед, и возникла необходимость изменения стандарта.

ГОСТ Р 6.30-2003 является фактически четвертой редакцией стандарта, впервые разработанного в 1972 г., точнее двух стандартов 1972 г.:

• ГОСТ 6.38-72 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

• ГОСТ 6.39-72 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Формуляр-образец».

Первый стандарт устанавливал требования к оформлению документов, второй – порядок расположения и границы реквизитов в формуляре-образце и требования к бланкам документов. Эти стандарты применялись в органах государственной власти, организациях на территории всей страны. В 1990 г. они были переработаны, их содержание было объединено в один стандарт – ГОСТ 6.38-90 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Следующий этап – обновление стандарта в 1997 г. и появление ГОСТ 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

В стандарт 1997 г. постановлением Госстандарта России от 21.01.2000 № 9-ст были внесены изменения (изменение № 1 к стандарту), в том числе в оформление некоторых реквизитов (реквизиты «Адресат», «Дата», «Отметка о наличии приложения» и др.).

В 2003 г. стандарт 1997 г. был пересмотрен, и как итог – введен в действие ГОСТ Р 6.30-2003, действующий в настоящее время.

■ В каких случаях обновляют ГОСТ? Процедура разработки и утверждения национальных стандартов Российской Федерации, порядок их обновления, а также правила отмены действующих стандартов установлены ГОСТ Р 1.2-2004 «Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты национальные Российской Федерации. Правила разработки, утверждения, обновления и отмены» (далее – ГОСТ Р 1.2-2004). В разделе 5 этого документа перечислены случаи, при которых национальный стандарт подлежит обновлению:

• если содержание стандарта вошло в противоречие с федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, техническими регламентами, целями и принципами национальной стандартизации и в результате не удовлетворяет современным экономическим, социальным или иным потребностям страны, в том числе не соответствует уровню развития науки и техники;

• если содержание стандарта препятствует соблюдению вновь заключенного международного соглашения;

• если содержание стандарта противоречит содержанию вновь разрабатываемого или другого обновляемого национального стандарта Российской Федерации (в том числе межгосударственного стандарта, вводимого в действие в качестве национального стандарта) или если эти стандарты дублируют друг друга.

Что касается ГОСТ 6.30-2003, то основанием для его пересмотра стали причины, названные в первом пункте этого списка. Это прежде всего расхождения, которые возникли в составе реквизитов документов в связи с принятием Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477). А также тот факт, что по сравнению с 2003 г., когда утверждался и вводился в действие ГОСТ Р 6.30-2003, значительно расширилась сфера использования электронных документов в управлении, что, безусловно, должно быть отражено в стандарте.

■ Кто и как меняет ГОСТ? Пункт 5.1.2 ГОСТ Р 1.2-2004 устанавливает, что обновление действующего национального стандарта может быть осуществлено путем его пересмотра, разработки изменения к стандарту, а в исключительных случаях (при наличии опечаток, ошибок или иных неточностей) – путем внесения поправки в стандарт.

Решение о том, какой вариант обновления стандарта будет выбран (пересмотр или внесение изменений), принимает национальный орган по стандартизации. При этом он руководствуется предложениями разработчика стандарта и учитывает характер тех изменений, которые необходимо внести в стандарт.

Разрабатывал ГОСТ Р 6.30-2003 ВНИИ документоведения и архивного дела, который в 2013 г. инициировал обновление стандарта. Поскольку Технический комитет Госстандарта, через который в свое время проходил ГОСТ Р 6.30-2003, был ликвидирован, было принято решение вести пересмотр стандарта в Техническом комитете 191 Росстандарта, ответственном за систему стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу (СИБИД).

По этой причине новый ГОСТ имеет иной номер и входит в иной класс стандартов. Несколько изменилось и его название. ГОСТ Р 6.30-2003 был связан с УСОРД, и название этой системы фигурирует в названии стандарта, однако с 1993 г. она не ведется и не актуализируется, поскольку в настоящее время нет органа государственной власти, уполномоченного на ведение и развитие УСОРД.

Таким образом, изменение названия стандарта означает, что новый ГОСТ не связан с УСОРД и распространяется на всю организационно-распорядительную документацию.

КАК ИЗМЕНИЛАСЬ СТРУКТУРА ГОСТА?

Сравним структуру старого и нового стандартов:

Из приведенной таблицы следует, что в новом стандарте появились новые разделы (разделы 2 и 3), а также новое приложение – форма титульного листа документа.

Титульный лист, как правило, используется при оформлении многостраничных документов, относящихся к системе организационно-правовой документации (правила, положения, инструкции, регламенты, стандарты и др.), а также при подготовке программ, планов, отчетов и др.

■ Раздел «Нормативные ссылки» сегодня включается во все национальные стандарты и содержит номера и названия тех ГОСТов, с которыми связано содержание нового стандарта. В ГОСТ Р 7.0.97-2016 даются нормативные ссылки на следующие стандарты:

• ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;

• ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования».

■ Раздел «Общие требования к созданию документов». Это совершенно новый раздел стандарта. В нем перечислены основные правила, которые следует соблюдать при создании документов (шрифты, интервалы, элементы форматирования, нумерация страниц и др.).

Основные положения этого раздела:

• документы могут создаваться на бумажном носителе и в электронной форме с соблюдением установленных правил оформления документов;

• предпочтительными гарнитурами и размерами шрифтов для реквизитов документа являются: Times New Roman № 13, 14; Arial № 12, 13; Verdana № 12, 13; Calibri № 14 и приближенные к ним;

• вторую и последующие страницы документа нумеруют (номер страницы проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа);

• допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа;

• абзацный отступ текста документа составляет 1,25 см;

• текст документа печатается через 1–1,5 межстрочных интервала, многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал;

• текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа);

• допускается выделение реквизитов «Адресат», «Заголовок к тексту» или «Подпись», а также отдельных фрагментов текста полужирным шрифтом.

СОСТАВ РЕКВИЗИТОВ: ЧТО НОВОГО?

Новый ГОСТ отличается от предыдущего составом реквизитов:

• часть реквизитов не включена в новый ГОСТ;

• появились новые реквизиты;

• есть реквизиты, названия которых в новом стандарте изменены.

■ Реквизиты, которых нет в новом стандарте. В ГОСТ Р 7.0.97-2016 не включены в качестве самостоятельных следующие реквизиты, которые были в предыдущем ГОСТе:

• код организации (реквизит 04):

• основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (реквизит 05):

• идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (реквизит 06):

Сведения о коде организации по ОКПО, ОГРН и ИНН/КПП включены в состав реквизита «Справочные данные об организации» (это реквизит, который присутствует в бланках писем):

• идентификатор электронной копии документа (реквизит 30 по ГОСТ Р 6.30-2003):

Имело смысл применять этот реквизит на начальных этапах автоматизации делопроизводства, когда электронная база данных выполняла функции регистрационно-поисковой системы.

В современных условиях, когда применяются системы электронного документооборота, документ включается в них в виде электронной копии (скан-копии) бумажного документа и его поиск осуществляется по реквизитам электронной карточки. В этом случае дополнительные идентификаторы документа не требуются.

■ Новые реквизиты. В ГОСТ включены новые реквизиты:

• наименование структурного подразделения – автора документа (реквизит 06 по ГОСТ Р 7.0.97-2016):

• наименование должности лица – автора документа (реквизит 07):

• гриф ограничения доступа к документу (реквизит 14):

• отметка об электронной подписи (реквизит 23):

Наименование структурного подразделения и должности лица – автора документа[1]. Включение в стандарт реквизитов «Наименование структурного подразделения – автора документа» и «Наименование должности лица – автора документа» обусловлено тем, что эти реквизиты на практике используются в бланках документов структурных подразделений и бланках должностных лиц. Например,

Гриф ограничения доступа к документу. Поскольку в делопроизводстве используются отметки (пометки, грифы) конфиденциальности[2], которые проставляются на документах ограниченного пользования, в стандарт включен реквизит «Гриф ограничения доступа к документу» (реквизит 14 по ГОСТ Р 7.0.97-2016), который, как отмечено в разделе 5 стандарта, проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации.

В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» или др.), которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации, например:

В организациях допускается использование грифов ограничения доступа, предусмотренных законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации. Кроме того, порядок их проставления должен быть закреплен в локальных нормативных актах организаций.

Отметка об электронной подписи. Еще один новый реквизит – отметка об электронной подписи (реквизит 23 по ГОСТ Р 7.0.97-2016) используется для визуализации электронной подписи на электронном документе.

Использование отметки об электронной подписи предусмотрено приказом Минкомсвязи России и ФСО России от 27.05.2015 № 186/258 «Об утверждении Требований к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций посредством обмена документами в электронном виде».

При визуализации электронного документа на экране монитора или на бумажном носителе при распечатке электронного документа в месте, где проставляется собственноручная подпись должностного лица (если документ изначально оформляется на бумаге), программными средствами воспроизводится отметка, например:

■ «Объединенные» и «разделенные» реквизиты. Еще одно изменение в составе реквизитов – это объединение нескольких реквизитов в один и разделение одного реквизита на два.

Реквизит 01 «Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования» (по ГОСТ Р 7.0.97-2016) – результат объединения реквизитов «Государственный герб Российской Федерации» и «Герб субъекта Российской Федерации».

В разделе 5 ГОСТ Р 7.0.97-2016 (п. 5.1) поясняется: «Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования) воспроизводится на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации», законодательными и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации и нормативными правовыми актами органов местного самоуправления».

Объединение изображений данных гербов в один реквизит оправдано тем, что в одном документе может воспроизводиться изображение только одного из названных гербов.

Изображение герба (государственного, субъекта Российской Федерации, герба (геральдического знака) органа местного самоуправления) помещается, как это установлено в стандарте, посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации – автора документа, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

Реквизиты 02 и 03 «Эмблема» и «Товарный знак (знак обслуживания)» в новом ГОСТ Р 7.0.97-2016 – результат разделения реквизита 03 «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)» (по ГОСТ Р 6.30-2003). Реквизиты 02 «Эмблема» и 03 «Товарный знак» могут выглядеть так:

Эмблемы и товарные знаки применяются с различными целями: эмблема органа власти (организации) используется как средство визуальной идентификации организации (органа власти), а товарный знак (знак обслуживания) – для идентификации товаров и услуг. Кроме того, их использование регулируется разными законодательными актами.

Изображение эмблемы помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитом «Наименование организации – автора документа» на расстоянии 10 мм от верхнего края листа (Пример 1).

Изображение товарного знака (знака обслуживания) воспроизводится аналогичным образом либо слева на уровне реквизита «Наименование организации – автора документа» (допускается захватывать часть левого поля) (Пример 2).

ЧТО ИЗМЕНИЛОСЬ В ОФОРМЛЕНИИ РЕКВИЗИТОВ?

В разделе 5 «Оформление реквизитов документов» изменения минимальны, поскольку основная задача при разработке каждой новой редакции стандарта – сохранить преемственность с предыдущим стандартом, ввести в новую версию только те изменения, которые действительно актуальны в практике документирования. Рассмотрим наиболее значимые изменения.

■  Инициалы пишем после фамилии в реквизите «Адресат». Приведено к единообразию проставление инициалов лица, которому адресован документ: независимо от того, кому адресован документ, должностному лицу или физическому лицу (гражданину), инициалы ставятся после фамилии. Например, если получатель – должностное лицо:

Если документ адресован физическому лицу:

■ Указываем адрес электронной почты. Новым элементом оформления реквизита «Адресат» является указание адреса электронной почты или номера телефона (факса), если письмо отправляется только по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте), например:

■ Указываем вид электронного носителя в реквизите «Приложение». Правила оформления реквизита «Отметка о приложении» дополнены положением о том, что эта отметка оформляется в случае, если приложением является физически обособленный электронный носитель (компакт-диск, USB-флеш-накопитель и др.):

При этом указывается, что на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, необходимо перечислить наименования документов, записанных на носителе, имена файлов.

■ На первом листе документа-приложения ставим отметку о приложении и гриф утверждения. Уточнены правила оформления отметки о приложении на приложениях к распорядительным документам (постановлениям, решениям, приказам, распоряжениям), если приложением является нормативный правовой акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом.

Согласно новому ГОСТу на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение:

■ Реквизит «Отметка об исполнителе» дополняем новыми элементами. Изменены правила оформления реквизита «Отметка об исполнителе». Она дополнена новыми элементами: наименование должности, структурного подразделения и электронного адреса исполнителя. Эти сведения могут указываться по желанию организации – автора документа, в соответствии с ее локальными нормативными актами. Например:

Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера.

■ Отметку о заверении копии документа дополняем записью о месте хранения оригинала. В правила оформления отметки о заверении копии включены новые положения: если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется записью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия, и заверяется печатью организации:

■ Текст документа пишем с учетом нововведений. Расширен раздел стандарта (п. 5.18), посвященный тексту документа. Те положения, которые имелись в стандарте 2003 г., в ГОСТ Р 7.0.97-2016 дополнены положениями:

• о языках, на которых может составляться текст документа (государственный язык Российской Федерации или государственный язык (языки) республик в составе Российской Федерации в соответствии с законодательством республик в составе Российской Федерации);

• правилах указания в тексте документа реквизитов законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, если они выступают в качестве оснований для издания документа;

• этикетных фразах (вступительное обращение и заключительная этикетная фраза), которые могут использоваться при ведении переписки.

ЧТО ИЗМЕНИЛОСЬ В БЛАНКАХ ДОКУМЕНТОВ?

Поскольку состав реквизитов изменился – одни появились (наименование структурного подразделения – автора документа, гриф ограничения доступа к документу, отметка об электронной подписи), другие исчезли (код организации по ОКПО, ОГРН и ИНН/КПП, идентификатор электронной копии документа), изменился состав реквизитов бланков документов. Это отражено в приложении Б (схемы расположения реквизитов) и приложении В, в котором представлены образцы бланков документов. Состав видов бланков (общий бланк, бланк письма и бланк конкретного вида документ) и правила их проектирования остались без изменений.

■ Расположение реквизитов на «двуязычных» угловых и продольных бланках. Приведены в соответствие с законодательством положения об использовании бланков на русском языке как государственном языке Российской Федерации и государственных языках республик в составе Российской Федерации.

В ГОСТ Р 7.0.97-2016 также включено положение (не было в стандарте 2003 г., но было в стандартах 1990 и 1997 гг.) о том, что для переписки с иностранными корреспондентами используются бланки на двух языках – русском и английском или ином иностранном языке. Пример такого бланка – в приложении В.8 к стандарту (Пример 3).

ПОЯСНЕНИЯ К ПРИМЕРАМ 4 И 5: ПОЧЕМУ ДОКУМЕНТ «НЕСУЩЕСТВУЮЩИЙ»

Мы создали несуществующий документ, чтобы показать вам полный состав реквизитов. В примерах 4 и 5[3] приведен состав реквизитов, с 1 по 30, и их оформление по старому и новому ГОСТам. Вы можете сравнить состав, оформление реквизитов по старому и новому ГОСТам, их названия.

В качестве примера мы выбрали исходящее письмо. Этот документ – условный, так как исходящее письмо в реальной практике не может содержать все реквизиты ГОСТа.

Реквизиты, которые могут быть в исходящем письме, выделены так: 

Остальные реквизиты, которые не используются в исходящем письме, но присутствуют в других документах (приказах, положениях и т.д.), выделены так: 

ОБ ОСОБЕННОСТЯХ ИСПОЛЬЗОВАНиЯ РЕКВИЗИТОВ В ПИСЬМАХ 

В следующих номерах журнала мы продолжим комментировать ГОСТ.  

Под оформлением документов понимают
соблюдение в ходе их составления,
подготовки, перепечатки, согласования,
удостоверения, пересылки в управленческих
аппаратах учреждений определенных
требований, установленных в законодательных
актах и нормамативно-методических
документах.

Одним из таких документов является ГОСТ
Р 6.30-2003, УСД, требования к оформлению
документов. Он устанавливает единые
правила и требования к оформлению
документов, составу реквизитов и
определяет формуляр-образец документа.

C 1 июля 2003 г. Постановлением Госстандарта
России от 03.03.2003 г. N 65 утвержден и введен
в действие ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные
системы документации. Унифицированная
система организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению
документов».
Этот ГОСТ введен взамен одноименного
недолго просуществовавшего стандарта
6.30-97, на базе которого был построен
раздел «Оформление документов» в
действующей ныне Типовой
инструкции по делопроизводству в
федеральных органах исполнительной
власти
(Росархив, М., 2001), юридически закрепленной
и устанавливающей общие правила и единый
порядок документирования и организации
работы с документами в учреждениях.

Основные отличия и особенности нового
стандарта. Основное
и главное отличие
состоит в рекомендательном
характере
государственного стандарта.
Впервые в истории отечественной
стандартизации в законодательном акте
не акцентируется внимания на обязательности
стандартных требований. Рекомендательный
характер стандарта был введен на
основании Закона Российской Федерации
«О стандартизации» (в редакции от
30 декабря 2001 г. N 196-ФЗ) и получил дальнейшее
развитие в Федеральном законе Российской
Федерации «О техническом регулировании»
от 27 декабря 2002 г. N 184-ФЗ. Статья 12 данного
закона устанавливает в качестве принципа
стандартизации добровольность
применения.

Государственный стандарт 6.30-2003
распространяется
на организационно-распорядительную
документацию,
относящуюся к Унифицированной системе
организационно-распорядительной
документации (УСОРД), — постановления,
распоряжения, приказы, решения, протоколы,
акты, письма и др., вошедшей в состав
Общероссийского классификатора
управленческой документации (ОКУД) по
классу 020000. Детально, путем перечисления,
сфера
распространения стандарта не установлена.
Ориентация на документы, включенные в
ОКУД, свидетельствует о том, что правила
оформления в равной мере относятся к
документам как государственных
организаций, так негосударственных
структур. Как и ранее, стандарт
устанавливает состав реквизитов
документов. требования к оформлению
реквизитов, требования к бланкам
документов.

Исходя из необходимости исключить из
стандарта пункты, регулирующие правовые
вопросы, из состава Государственного
стандарта исключен раздел 5 «Требования
к учету, использованию и хранению бланков
с воспроизведением Государственного
герба Российской Федерации или гербов
субъектов Российской Федерации», а
также положения о порядке изготовления
гербовых бланков. На этом же основании
из стандарта исключен гриф ограничения
доступа к документу, а также содержание
пунктов, касающихся правовых вопросов
подписания и датирования документов.

Заметным изменением в стандарте является
введение
новых реквизитов.
Один из них — Основной
государственный регистрационный номер
(ОГРН),
введенный Федеральным законом от 8
августа 2001 г. N 129-ФЗ «О государственной
регистрации юридических лиц» и
выдаваемый каждому юридическому лицу
в документах о государственной
регистрации.

Постановлением Правительства РФ от 19
июня 2002 г. N 438 установлено, что Основной
государственный регистрационный номер
(ОГРН) проставляется одновременно с
указанием названия организации на всех
документах организации. В связи с этим
положением ОГРН включен в состав
реквизитов организационно-распорядительных
документов в структуре государственного
стандарта России с порядковым номером
05.

Другой вновь введенный реквизит —
идентификационный
номер налогоплательщика / код постановки
на учет
(ИНН/КПП);
порядковый номер реквизита — 06.

ОГРН и ИНН/КПП проставляются в соответствии
с документами, выдаваемыми налоговыми
органами. Сохраняется код организации
по Общероссийскому классификатору
предприятий и организаций. Место
размещения новых реквизитов на бланке
определено в образцах.

В новом стандарте сохранилась запись,
которая была и в предыдущем стандарте:
о
дате подписания, являющейся датой
документа.
Обращается внимание на правило написания
даты словесно-цифровым способом в
случае, когда день месяца состоит из
одной цифры — в этом случае перед ней
должен ставиться ноль: 05
июня 2003 г.

Уточнения внесены в пункты, относящиеся
к использованию
оттиска печати для заверения подлинности
подписи документа или соответствия
копии документа подлиннику, и другие
более мелкие изменения.

Вновь утвержденный государственный
стандарт России будет использоваться
в делопроизводстве организаций наряду
с положениями Типовой инструкции по
делопроизводству в федеральных органах
исполнительной власти.

На основе принятого ГОСТ ВНИИААД
планирует подготовить соответствующие
нормативно-методические материалы,
которые помогут службам документационного
обеспечения управленческой деятельности
организовать внедрение стандарта и
обеспечить его эффективное применение
(журнал
«Секретарское дело» N 5, 2003 г.).
Одним из предлагаемых путей внедрения
стандарта в отдельной организации
является подготовка собственного
нормативно-правового акта, в котором
будут вводиться в качестве обязательных
стандартные правила, дополненные
конкретными образцами, примерами,
формами и т. п. Это может быть инструкция
по делопроизводству, стандарт организации,
регламент или иной распорядительный
документ, используемый в конкретном
случае. Способствует применению
стандартных требований выпуск альбома
унифицированных форм документов
(шаблонов), тиражирование бланков
унифицированных форм документов с
правилами их оформления и др. Право
издания нормативных правовых актов
организациями определяется в положениях
(уставах) о них.

Возможно внедрение стандартных требований
оформления организационно-распорядительных
документов на всей территории субъекта
Российской Федерации. В этом случае
обязательность устанавливается также
путем издания нормативно-правового
акта органа власти субъекта Российской
Федерации, в котором целесообразно
оговорить распространение на
государственные и негосударственные
структуры.

Реквизиты документа.
Реквизиты документа – обязательные
признаки документа (информационные
элементы: дата, текст, подпись, печать),
установленные законодательным нормативным
документом — ГОСТом.

По материалам: ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные
системы документации. Унифицированная
система организационно — распорядительной
документации. Требования к оформлению
документов». (Принят Постановлением
Госстандарта России от 03.03.2003 г. N 65).

При
подготовке и оформлении документов
используют следующие реквизиты:

• 01 — Государственный герб Российской
  Федерации;

• 02 — герб субъекта Российской Федерации;

• 03 — эмблема организации или товарный
  знак (знак обслуживания);

• 04 — код организации;

• 05 — основной государственный
  регистрационный номер (ОГРН) юридического
  лица (новый);

• 06 — идентификационный номер
  налогоплательщика/код причины постановки
  на учет (ИНН/КПП) (новый);

• 07 — код формы документа;

• 08 — наименование организации;

• 09 — справочные данные об организации;

• 10 — наименование вида документа;

• 11 — дата документа;

• 12 — регистрационный номер документа;

• 13 — ссылка на регистрационный номер и
  дату документа;

• 14 — место составления или издания
  документа;

• 15 — адресат;

• 16 — гриф утверждения документа;

• 17 — резолюция;

• 18 — заголовок к тексту;

• 19 — отметка о контроле;

• 20 — текст документа;

• 21 — отметка о наличии приложения;

• 22 — подпись;

• 23 — гриф согласования документа;

• 24 — визы согласования документа;

• 25 -оттиск печати;

• 26 — отметка о заверении копии;

• 27 — отметка об исполнителе;

• 28 — отметка об исполнении документа и
  направлении его в дело;

• 29 — отметка о поступлении документа в
  организацию;

• 30 — идентификатор электронной копии
  документа.

Перечисленный состав реквизитов следует
считать типовым, т. к. набор их при
подготовке различных видов документов,
документов одного и того же наименования
в различных организационно-управленческих
ситуациях может быть различным.

Среди общего перечня реквизитов выделяют
постоянные и переменные реквизиты.

Постоянные – в обязательном порядке
повторяются на бланках всех документов
данного наименования.

Переменные – наносятся непосредственно
в процессе подготовки конкретного
документа.

На формуляре-образце при оформлении
документов реквизиты формируются в 3
части: заголовочная, содержательная и
оформляющая.

Заголовочная – начало документа,
где содержатся сведения об организации
или авторе документа и первичные данные
о самом документе (реквизиты 1-16).

Содержательная – главная часть
документа, где раскрывается его смысл
и назначение (реквизиты 17-20), текст
документа.

Оформляющая – совокупность
реквизитов, подтверждающих подлинность
документа и достоверность содержащихся
в нем сведений (реквизиты 21-24). В оформляющей
части также располагаются вспомогательные
делопроизводственные отметки, облегчающие
работу с документом.

При работе с электронными документами
следует учитывать требования ГОСТ
6.10.4-84, который устанавливает обязательные
реквизиты электронных документов.

Формуляр-образец
– модель построения документов.совокупность
реквизитов документа, расположенных
в определенной последовательности,
присущих всем документам определенной
системы документации.

Он указывает место реквизитов на листе
бумаги, определяет площадь рабочего и
служебного полей.

Рабочее поле – место, где располагаются
реквизиты.

Служебное поле предназначено для
закрепления документа в технических
средствах хранения.

Формуляр образец по ГОСТ Р 6.30-2003.
Расположение реквизитов и границы зон
на формате А4 продольного бланка.

Ф

ормуляр
образец по ГОСТ Р 6.30-2003. Расположение
реквизитов и границы зон на формате А4
углового бланка.

Бланк документа – стандартный лист
бумаги с нанесенными на него постоянными
реквизитами, содержащими информацию
об организации или авторе документа,
отсутствие которых лишает документ
юридической силы. Для документа
длительного срока хранения используют
официальный или фирменный бланк, который
изготовляется типографским способом
или с помощью специального штампа. Для
документа временного срока хранения
допускается использовать ксерокопии
бланков, а также бланки, создаваемые
вместе с текстом и другими реквизитами
на компьютере.

ГОСТ
Р 6.30-2003 устанавливает два стандартных
формата бланков документов: А4 (210×297 мм)
и А5 (148×210 мм) (Соответствуют
Международному стандарту ИСО 216:1975).
В делопроизводстве также находит
применение формат A3 (297×420), используемый
для подготовки больших таблиц, диаграмм,
схем в качестве приложений к различным
видам документов.

Согласно
ГОСТ Р 6.30-2003 каждый лист документа,
оформленный как на бланке, так и без
него, должен иметь поля не
менее: 20
мм — левое; 10 мм — правое; 20 мм — верхнее;
20 мм — нижнее.

Для
организации, ее структурного подразделения,
должностного лица стандартом установлены
следующие виды служебных бланков:

общий бланк,

бланк письма,

бланк конкретного вида документа.

Общий
бланк
используют для изготовления любых видов
документов, кроме письма. В
зависимости от учредительных
документов организации, общий бланк
включает в себя реквизиты 01 (02 или 03),
08, 11, 14 (см. Реквизиты
документа и Общий
бланк организации (образец)).

Бланк
письма в
зависимости от учредительных документов
организации включает в себя реквизиты
01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости,
ограничительные отметки для верхних
границ зон расположения реквизитов 11,
12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20. Для бланков писем
характерны два варианта размещения
постоянных реквизитов в рамках выделенной
зоны — угловое и продольное (см. Пример
1 и Пример
2).

Бланк
конкретного вида документа,
кроме письма, в зависимости от
учредительных документов организации
включает в себя реквизиты 01 (02 или 03),
08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные
отметки для границ зон расположения
реквизитов 11, 12, 13, 18, 19. (образец
бланка приказа).

ГОСТ
Р 6.30-2003 устанавливает определенные
требования к размещению на бланках
постоянных реквизитов и ограничительных
отметок. Реквизит 01 (02 или 03) располагают
над серединой реквизита 08. Реквизит 03
допускается располагать на уровне
реквизита 08. Реквизиты 08, 09, 10, 14,
ограничительные отметки для реквизитов
11, 12, 13 в пределах границ зон расположения
реквизитов размещают одним из способов:
центрированным
(начало и конец каждой строки реквизитов
равно удалены от границ зоны расположения
реквизитов) или флаговым
(каждая строка реквизитов начинается
от левой границы зоны расположения
реквизитов).

Центрированный
вариант расположения реквизитов
используется при типографском способе
изготовления бланков. При этом под
реквизиты 11, 12, 13 оставляют трафаретные
места.

Флаговый
вариант расположения реквизитов
используется в основном при воспроизведении
угловых бланков на чистом листе бумаги
с помощью печатающих устройств (компьютер,
печатная машинка) непосредственно при
подготовке документа. При этом
воспроизведение постоянных реквизитов,
предусмотренных ГОСТ Р 6.30-2003, для
исходящих
документов
считается обязательным.
Для внутренних документов часть
реквизитов (01 — 07, 14), как правило, не
воспроизводится.

Для
организаций субъектов Российской
Федерации, имеющих наряду с государственным
языком Российской Федерации государственный
язык субъекта Российской Федерации,
целесообразно использование продольного
бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают
на
двух языках:
русском (слева) и национальном (справа)
на одном уровне.

Бланки
документов следует изготавливать на
плотной белой бумаге или бумаге светлых
тонов. Воспроизведение реквизитов на
бланках может производиться типографским
способом, с применением средств
оперативной полиграфии или с помощью
вычислительной техники при подготовке
конкретного документа.

При
изготовлении бланков типографским
способом размеры шрифтов выбирают в
зависимости от количества печатных
знаков в реквизите. Более крупным шрифтом
выделяется наименование организации
и вида документа. Допускается реквизит
08 (наименование организации) печатать
рисованными шрифтами. Бланки печатаются
красками насыщенного цвета, обеспечивающими
незатруднительное чтение текста в
удовлетворительных условиях освещения
и получение качественных копий документов
с помощью средств копировальной техники.

ГОСТ
Р 6.30-2003 не оговаривает виды
шрифтов,
которыми следует пользоваться при
подготовке текста документа с
использованием средств вычислительной
техники. Основное требование к шрифтам
сводится к тому, чтобы они были хорошо
читаемыми. Некоторым образом
конкретизируется требование к шрифтам
в Типовой инструкции по делопроизводству
в федеральных органах исполнительной
власти (Утверждена Приказом Федеральной
архивной службы России от 27.11.2000 N 68).
Инструкция рекомендует при подготовке
документов применять текстовый редактор
Word версии от 6.0 и выше с использованием
шрифтов Times New Roman Cyr размером N 12 (для
оформления табличных материалов), 13,
14, 15, Times DL размером N 12, 13, 14 при печати
через 1 — 2 интервала.

При
изготовлении документов на двух и более
страницах вторую и последующие страницы
нумеруют. Номера страниц проставляют
посередине
верхнего поля листа.
Номер страницы пишется арабскими цифрами
без знаков препинания (точки), без
указания слова «страница» и его
сокращенных вариантов или знаков тире
(- 2 -).

Особые
требования предъявляются к изготовлению,
учету, использованию и хранению гербовых
бланков.
Эти требования в отношении воспроизведения
реквизита 01 (Государственный герб
Российской Федерации) оговорены
Федеральным конституционным законом
«О государственном гербе Российской
Федерации» от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ
(с изм. и доп. от 9 июля 2002 г.).

Лекция 7. Требования
к оформлению реквизитов документов.

По
материалам: ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные
системы документации. Унифицированная
система организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению
документов. Басаков М.И. Приказ и деловое
письмо (Требования к оформлению и образцы
документов согласно ГОСТ Р 6.30-2003). — М.:
«Феникс», 2004.

Правила
оформления деловых бумаг, служебных
писем, характеристик, а также образцы
и примеры документов различного рода
вы найдете в разделе «Стиль
документа»

Реквизиты
организации

1. Государственный
   герб
   Российской Федерации помещают на
   бланках документов в соответствии с
   Федеральным конституционным законом
   «О Государственном гербе Российской
   Федерации» (Собрание законодательства
   Российской Федерации, 2000, N 52, часть I,
   ст. 5021).

2. Герб
   субъекта
   Российской Федерации помещают на
   бланках документов в соответствии с
   правовыми актами субъектов Российской
   Федерации. Порядок использования на
   бланках документов изображения герба
   городов, автономных областей, автономных
   округов определяется нормативными
   актами соответствующих органов власти.

3. Эмблему
   организации
   или товарный знак (знак обслуживания)
   помещают на бланках организаций в
   соответствии с уставом (положением об
   организации). Эмблема не воспроизводится
   на бланке, если на нем помещен
   Государственный герб Российской
   Федерации или герб субъекта Российской
   Федерации.

4. Код
   организации
   проставляют по Общероссийскому
   классификатору предприятий и организаций
   (ОКПО). Для органов государственной
   власти и управления код проставляется
   по Общероссийскому классификатору
   органов государственной власти и
   управления (ОКОГУ). Код является элементом
   электронной идентификации документа.

5. Основной
   государственный регистрационный номер
   (ОГРН) юридического лица проставляют
   в соответствии с документами, выдаваемыми
   налоговыми органами.

6. Идентификационный
   номер налогоплательщика/код
   причины постановки на учет (ИНН/КПП)
   проставляют в соответствии с документами,
   выдаваемыми налоговыми органами.

7. Код
   формы документа
   проставляют по Общероссийскому
   классификатору управленческой
   документации (ОКУД).

8. Наименование
   организации,
   являющейся автором документа, должно
   соответствовать наименованию,
   закрепленному в ее учредительных
   документах.
   Сокращенное наименование
   приводят в тех случаях, когда оно
   закреплено в учредительных документах
   организации. Сокращенное наименование
   (в скобках)
   помещают ниже полного или за ним.

Если организация -автор
документа имеет вышестоящую организацию,
то над
ее наименованием указывают сокращенное,
а при его отсутствии — полное наименование
вышестоящей организации.

Наименование филиала,
территориального отделения,
представительства и т. п. указывают в
том случае, если оно является автором
документа, и располагают ниже
наименования организации.

Пример оформления реквизитов:

Автором
документа может быть должностное
лицо,
представляющее организацию. В этом
случае должность автора указывается
ниже наименования организации, например:

РОСАРХИВ

Государственное
учреждение

Всероссийский
научно-исследовательский

институт
документоведения и архивного дела

(ВНИИДАД)

Заместитель
директора

Профсоюзная
ул., д. 82, Москва, 117393

Тел./факс
(095) 718-78-74. E-mail: mail@vniidad.ru

ОКПО
02842708, ОГРН 1027700380795,

ИНН/КПП
7708033140/771001001

Наименования
организаций субъектов Российской
Федерации, имеющих наряду с государственным
языком Российской Федерации (русским)
государственный язык субъектов Российской
Федерации, печатают на двух
языках.
Наименование организации на
государственном языке субъекта Российской
Федерации или ином языке располагают
ниже или справа от наименования на
государственном языке Российской
Федерации.

9. Справочные
данные
об организации включают в себя: почтовый
адрес; номер телефона и другие сведения
по усмотрению организации
(номера факсов, телексов, счетов в банке,
адрес электронной почты и др.).
Пример
оформления реквизитов:

РОСАРХИВ

Государственное
учреждение

Всероссийский
научно-исследовательский институт

документоведения
и архивного дела

(ВНИИДАД)

Профсоюзная
ул., д. 82, Москва, 117393

Тел./факс
(095) 718-78-74

E-mail:
mail@vniidad.ru

http://www.vniidad.ru

ОКПО
02842708, ОГРН 1027700380795,

ИНН/КПП
7708033140/771001001

Наименования
организаций субъектов Российской
Федерации, имеющих наряду с государственным
языком Российской Федерации (русским)
государственный язык субъектов Российской
Федерации, печатают на двух языках.

Наименование
организации на государственном языке
субъекта Российской Федерации или ином
языке располагают ниже или справа от
наименования на государственном языке
Российской Федерации.

10. Наименование
вида документа,
составленного или изданного организацией,
должно быть определено уставом (положением
об организации) и должно соответствовать
видам документов, предусмотренным ОКУД
(класс 0200000). В письме
наименование вида документа не
указывают

11. Дата
документа

Датой
документа
является дата его подписания или
утверждения, для протокола — дата
заседания (принятия решения), для акта
— дата события. Документы, изданные двумя
или более организациями, должны иметь
одну (единую) дату.

Дату
документа оформляют арабскими
цифрами в
последовательности:

день
месяца, месяц, год.

День
месяца и месяц оформляют двумя парами
арабских цифр, разделенными точкой; год
— четырьмя арабскими цифрами.

Например,
дату 5
июня 2003 г.
следует оформлять 05.06.2003.

Допускается
словесно-цифровой способ оформления
даты, например 05
июня 2003 г., а
также оформление даты в последовательности:
год,
месяц, день месяца,
например: 2003.06.05.

12. Регистрационный номер документа.

Регистрационный
номер документа состоит
из его порядкового
номера, который можно
дополнять по усмотрению организации
индексом дела
по номенклатуре дел, информацией
о корреспонденте,
исполнителях и др.

Для
внутренних документов (приказов,
распоряжений, постановлений и т. п.)
регистрационный номер — это обычный
порядковый номер документа.

Для
писем регистрационный номер дополняется
индексом (условным обозначением)
структурного подразделения или
исполнителя (его личного кода), составившего
документ, и номером дела по номенклатуре
дел. Составные части регистрационного
номера отделяются, например:
18-36-430,
где 18
— индекс структурного подразделения
(индекс дела), 36
— индекс корреспондента, 430
— порядковый номер документа по картотеке.

Регистрационный
номер документа, составленного совместно
двумя и более организациями, состоит
из регистрационных номеров документа
каждой из этих организаций, проставляемых
через косую черту в порядке указания
авторов в документе.

13. Ссылка на регистрационный номер и
дату документа включает в себя
регистрационный номер и дату документа,
на который должен быть дан ответ. Ссылка
используется только в тех видах
документов, которые являются ответом
на запрос (письмо, докладная записка и
пр.).

14. Место составления документа.

Место
составления или издания документа
указывают в том случае, если затруднено
его определение по реквизитам «Наименование
организации» и «Справочные данные
об организации». Место составления
или издания указывают с учетом принятого
административно-территориального
деления, оно включает в себя только
общепринятые сокращения.

15. Адресование
документа

В
качестве адресата могут быть организации,
их структурные подразделения, должностные
или физические лица.

При
адресовании документа организации,
ее структурному подразделению без
указания должностного лица наименование
организации и ее структурного подразделения
указывают в именительном
падеже. Например
(здесь
и далее примеры наименования организаций,
их справочные данные и др. являются
условными):

Минюст России

Департамент информатизации

и научно-технического обеспечения

При
адресовании документа должностному
лицу
наименование организации и подразделения
указывается в
именительном падеже.
Должность лица, которому адресован
документ, указывают в
дательном падеже,
например:

АО «Электроцентромонтаж»

Главному бухгалтеру

В.М. Кочетову

При адресовании документа
руководителю
организации
ее наименование входит в состав
наименования должности адресата:

Генеральному директору

ОАО «Северные регионы»

В.А. Лагунину

Если
документ отправляют в несколько
однородных организаций
или в несколько структурных подразделений
одной организации, то их следует yказывать
обобщенно, например:

Администрации районов

Московской области

Допускается
центрировать каждую строку реквизита
«Адресат» по отношению к самой
длинной строке. Например:

Главному редактору

Издательского дома «Медиадом»

Н.В. Семиной

Документ
не должен содержать более четырех
адресатов. Слово «Копия» перед
вторым, третьим, четвертым адресатами
не указывают.
При большем числе адресатов составляют
список рассылки документа.

В
состав реквизита «Адресат» может
входить почтовый
адрес.
Элементы почтового адреса указывают в
последовательности, установленной
правилами оказания услуг почтовой
связи.

При
адресовании письма в организацию
указывают ее наименование, затем почтовый
адрес, например:

Государственное учреждение

Всероссийский научно-исследовательский

институт документоведения и архивного
дела

Профсоюзная ул., д.82, Москва, 117393

При
адресовании документа физическому лицу
указывают фамилию и инициалы получателя,
затем почтовый адрес, например:

Образцову О.П.

ул.Садовая, д.5, кв.12,

г.Липки, Киреевский р-н,

Тульская обл., 301264

При
адресовании внутренних документов
указывается только название структурного
подразделения или должность, инициалы
и фамилия его руководителя.

При
направлении документа вышестоящим
органам власти и управления почтовый
адрес допускается не указывать.

Приказы должны строго соответствовать действующему законодательству и учредительным документам организации.

Напомним вам о классификации приказов. Они должны быть разделены на первом этапе (самом верхнем уровне) на документопотоки с учетом значимости управленческих решений (вопросов деятельности) и сроков хранения (что предусматривает концепция управления документами). Их общепринятая классификация показана в Схеме 1.

Типовой формуляр приказа

Шрифты и отступы между реквизитами

При оформлении приказов и проектировании их бланков необходимо обратить внимание на технику их изготовления. Методические рекомендации описывают шрифты и интервалы:

Текст приказа

Обратите внимание на одно уточнение в п. 5.5 Методических рекомендаций. Если решение является организационным («утвердить», «создать»), в пункте распорядительной части приказа формулируется само решение без указания исполнителей и сроков исполнения. Организационные решения вступают в силу с даты подписания и регистрации приказа. С одной стороны, это справедливое подтверждение основного правила документирования – юридическую силу документ приобретает с даты подписания, которая одновременно является датой вступления в силу, датой начала срока исполнения и т.п. Но с другой стороны, на практике в такого рода приказах очень часто приходится отдельно устанавливать дату введения в действие локальных нормативных актов, для реального вступления в силу которых требуются специальные подготовительные мероприятия, назначение ответственных и дополнительные распорядительные действия. Поэтому одной из характерных формулировок констатирующей части приказов такой разновидности является следующая:

Если распорядительный документ отменяет полностью или частично ранее изданные документы, то Методические рекомендации предписывают указывать это в предпоследнем пункте распорядительного документа.

А пункт о контроле за исполнением оформляется всегда последним. Методические рекомендации отмечают, что здесь пишется наименование должности лица, ответственного за его исполнение, с указанием фамилии и инициалов. Эта формулировка не точна, т.к. речь идет о возложении функции контроля за исполнением в порядке делегирования полномочий, а не о назначении исполнителей. Причем если делегирование контрольной функции по конкретному документу, а значит и вопросу, реально происходит, то такой пункт должен формулироваться так:

Метаданные приказа

Скачать материал

Скачать материал

Описание презентации по отдельным слайдам:

• 

  1 слайд

  ФОРМУЛЯР ДОКУМЕНТА-ОБРАЗЕЦ,
  РЕКВИЗИТЫ И БЛАНКИ
  КГА ПОУ «Приморский политехнический колледж»
  Преподаватель: Дубинина Е.С.
  г. Владивосток 2021

• 

  2 слайд

  Формуляр-образец организационно-распорядительного
  документа. Общие сведения о реквизитах
  Формуляр-образец ОРД применяется как основа для построения любого вида организационно-распорядительного документа — приказа, постановления, письма, протокола, акта — на бумаге форматов А4 и А5

  (формат А4 — 210×297 мм, формат А5 — 210х 148 мм)

• 

  3 слайд

  Формуляр-образец организационно-распорядительного
  документа. Общие сведения о реквизитах
  Формуляр-образец устанавливает следующие размеры полей, не
  менее:
  20 – 35 мм- левое;
  10 мм — правое;
  20 мм — верхнее;
  20 мм – нижнее

• 

  4 слайд

  Формуляр-образец организационно-распорядительного
  документа. Общие сведения о реквизитах
  Верхнее поле отводится для размещения таких реквизитов, которые не могут быть нанесены машинописным способом :
  реквизит 01
  Государственный герб Российской Федерации»,
  реквизит 02
  Герб субъекта Федерации,
  реквизит 03
  Эмблема организации или товарный знак
  (знак обслуживания).
  Эти реквизиты наносятся, как правило, типографским
  способом заранее на бланк документа.

• 

  5 слайд

  Формуляр-образец организационно-распорядительного
  документа. Общие сведения о реквизитах
  Правое поле — 10 мм,
  оно не заполняется какими-либо реквизитами.
  Нижнее поле — 20 мм,
  над ним располагаются реквизиты, которые
  проставляются рукописным способом или
  специальным штемпелем.
  Формуляр-образец устанавливает определенные требования к построению
  конструкционной сетки.

• 

  6 слайд

  Формуляр-образец организационно-распорядительного
  документа. Общие сведения о реквизитах
  Конструкционная сетка — эта сетка, состоящая из горизонтальных
  и вертикальных линий, нанесенных на лист бумаги стандартного формата:

• 

  7 слайд

  Формуляр-образец организационно-распорядительного
  документа. Общие сведения о реквизитах
  Конструкционная сетка — эта сетка, состоящая из горизонтальных
  и вертикальных линий, нанесенных на лист бумаги стандартного формата:

• 

  8 слайд

  Формуляр-образец организационно-распорядительного
  документа. Общие сведения о реквизитах

• 

  9 слайд

  Формуляр-образец организационно-распорядительного
  документа. Общие сведения о реквизитах
  Вертикальные линии расположены с расстоянием, кратным шагу письма печатающих устройств (так называемый шаг письма равен одному знаку).
  Расстояние между горизонтальными линиями кратно шагу строки, которое показывает интервал, обозначаемый следующим образом:
  1,0; 1,5; 2,0; 2,5; 3,0 и др.

• 

  10 слайд

  Формуляр-образец организационно-распорядительного
  документа. Общие сведения о реквизитах
  С помощью конструкционной сетки определены:
  Максимальное число знаков, которые могут быть напечатаны на одной строке от левого до правого поля,
  максимальное число строк при определенном интервале.
  зоны расположения каждого реквизита ОРД
  максимальный состав реквизитов – 30.

• 

  11 слайд

  Формуляр-образец организационно-распорядительного
  документа. Общие сведения о реквизитах
  Начало зоны расположения реквизитов на формуляре-образце соответствует определенному положению табулятора печатающего устройства.
  При расположении реквизитов на документе используют восемь положений табулятора. При этом счет ведется от границы левого поля

• 

  12 слайд

  Формуляр-образец организационно-распорядительного
  документа. Общие сведения о реквизитах
  Нулевое положение табулятора:
  от нулевого положения табулятора печатаются следующие реквизиты:
  наименование организации;
  справочные данные об организации;
  наименование вида документа;
  место составления или издания документа (при флаговом расположении перечисленных реквизитов);
  дата документа.

• 

  13 слайд

  Формуляр-образец организационно-распорядительного
  документа. Общие сведения о реквизитах
  Нулевое положение табулятора:
  ссылка на регистрационный номер и дату документа;
  заголовок к тексту;
  текст (кроме начала абзацев);
  отметка о наличии приложения;
  наименование должности в реквизите 22 «Подпись»;
  Гриф согласования (кроме расшифровки подписи).

• 

  14 слайд

  Формуляр-образец организационно-распорядительного
  документа. Общие сведения о реквизитах
  Нулевое положение табулятора:
  заверительная надпись «Верно»;
  наименование должности лица, заверяющего документ;
  Дата заверения;
  отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
  второй гриф утверждения документа.

• 

  15 слайд

  Формуляр-образец организационно-распорядительного
  документа. Общие сведения о реквизитах
  Первое положение табулятора:
  начало абзацев в тексте (в том числе и нумерованных).
  Второе положение табулятора:
  регистрационный номер документа; расшифровка фамилии в
  первом грифе согласования документа.
  Третье положение табулятора:
  используют при составлении таблиц.

• 

  16 слайд

  Формуляр-образец организационно-распорядительного
  документа. Общие сведения о реквизитах
  Четвертое положение табулятора:
  адресат (каждый элемент реквизита печатают на отдельной строке).

  Пятое положение табулятора:
  гриф утверждения (кроме расшифровки подписи);
  второй гриф согласования.

• 

  17 слайд

  Формуляр-образец организационно-распорядительного
  документа. Общие сведения о реквизитах
  Шестое положение табулятора:
  расшифровка подписи в реквизите 22 «Подпись»;
  расшифровка подписи в грифе утверждения;
  расшифровка подписи во втором грифе согласования.
  Седьмое положение табулятора:
  нумерационный заголовок в таблице.

• 

  18 слайд

  Формуляр-образец организационно-распорядительного
  документа. Общие сведения о реквизитах
  Реквизиты документов, состоящих из нескольких строк (кроме текста), печатают через один межстрочный интервал строчными буквами,
  например реквизит 18 ≪Заголовок к тексту≫,
  если он состоит из нескольких строк.
  Составные части одного реквизита печатают через 1,5-2 межстрочных интервала,
  например составные части
  реквизита 15 ≪Адресат≫.

• 

  19 слайд

  Формуляр-образец организационно-распорядительного
  документа. Общие сведения о реквизитах
  Реквизит от реквизита печатают через 2-4 межстрочных интервала,
  например реквизит 20 ≪Текст документа≫
  от реквизита 22 ≪Подпись≫.

• 

  20 слайд

  Формуляр-образец организационно-распорядительного
  документа. Общие сведения о реквизитах
  Реквизиты, используемые при оформлении ОРД, бывают ПОСТОЯННЫМИ и ПЕРЕМЕННЫМИ.
  К постоянным можно отнести такие реквизиты,
  которые постоянно присутствуют на документе в неизменном значении
  и которые, следовательно, можно заранее нанести на бланк организации

• 

  21 слайд

  Формуляр-образец организационно-распорядительного
  документа. Общие сведения о реквизитах
  Реквизиты, используемые при оформлении ОРД, бывают ПОСТОЯННЫМИ и ПЕРЕМЕННЫМИ.
  К переменным можно отнести такие реквизиты, которые зависят от конкретных обстоятельств, например реквизит 11 «Дата документа»
  зависит от того, когда создается документ, реквизит 20 «Текст документа» — от того, о чем будет сказано в документе, т. е. от содержания вопроса, освещаемого в документе.

• 

  22 слайд

  Формуляр-образец организационно-распорядительного
  документа. Общие сведения о реквизитах
  Реквизиты можно разделить на ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ и ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ.
  Обязательные реквизиты
  обеспечивают юридическую силу документа
  и они присутствуют всегда на любом виде ОРД.
  Например:
  Наименование организации, т. е. автора документа, дата, регистрационный номер документа, заголовок к тексту, текст документа, подпись и др.

• 

  23 слайд

  Формуляр-образец организационно-распорядительного
  документа. Общие сведения о реквизитах
  Реквизиты можно разделить на ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ и ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ
  Дополнительные реквизиты бывают не на всех видах документов (например, эмблема, отметка о контроле). Дополнительные реквизиты
  могут характеризовать этапы обработки документа (например, 29 ≪Отметка о поступлении документа в организацию≫, 30 ≪Идентификатор
  электронной копии документа≫), но отсутствие дополнительного реквизита на документе не может повлиять на юридическую силу документа.

• 

  24 слайд

  Формуляр-образец организационно-распорядительного
  документа. Общие сведения о реквизитах
  Формуляр-образец предусматривает два варианта оформления реквизитов:
  УГЛОВОЙ и ПРОДОЛЬНЫЙ.
  При угловом варианте заголовочная часть бланка документа располагается в левом верхнем углу листа формата А4 или А5.
  При продольном варианте заголовочная часть бланка продлевается до границы правого поля.

• 

  25 слайд

  Формуляр-образец организационно-распорядительного
  документа. Общие сведения о реквизитах
  Существует два способа оформления реквизитов:
  ФЛАГОВЫЙ и ЦЕНТРИРОВАННЫЙ.
  При флаговом способе расположения реквизитов начало реквизита расположено всегда от левой границы зоны расположения реквизита.

  При центрированном способе расположения реквизитов начало и конец каждой строки реквизита равноудалены от границ зоны расположения реквизитов

• 

  26 слайд

  Формуляр-образец организационно-распорядительного
  документа. Общие сведения о реквизитах
  ВЫВОД:
  формуляр-образец устанавливает основные принципиальные моменты, на основе которых выработаны единые правила оформления реквизитов, употребляемые при оформлении организационно-распорядительных документов

• 

  27 слайд

  СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ!!!

Найдите материал к любому уроку, указав свой предмет (категорию), класс, учебник и тему:

6 175 056 материалов в базе

• Выберите категорию:

• Выберите учебник и тему

• Выберите класс:

• Тип материала:

  • Все материалы

  • Статьи

  • Научные работы

  • Видеоуроки

  • Презентации

  • Конспекты

  • Тесты

  • Рабочие программы

  • Другие методич. материалы

Найти материалы

Вам будут интересны эти курсы:

• Курс профессиональной переподготовки «Управление персоналом и оформление трудовых отношений»

• Курс профессиональной переподготовки «Клиническая психология: теория и методика преподавания в образовательной организации»

• Курс повышения квалификации «Организация практики студентов в соответствии с требованиями ФГОС педагогических направлений подготовки»

• Курс повышения квалификации «Организация практики студентов в соответствии с требованиями ФГОС юридических направлений подготовки»

• Курс повышения квалификации «Организация практики студентов в соответствии с требованиями ФГОС медицинских направлений подготовки»

• Курс повышения квалификации «Финансы предприятия: актуальные аспекты в оценке стоимости бизнеса»

• Курс повышения квалификации «Методы и инструменты современного моделирования»

• Курс профессиональной переподготовки «Риск-менеджмент организации: организация эффективной работы системы управления рисками»

• Курс профессиональной переподготовки «Организация деятельности специалиста оценщика-эксперта по оценке имущества»

• Курс профессиональной переподготовки «Метрология, стандартизация и сертификация»

• Курс повышения квалификации «Международные валютно-кредитные отношения»

• Курс профессиональной переподготовки «Информационная поддержка бизнес-процессов в организации»

• Курс профессиональной переподготовки «Стандартизация и метрология»

• Курс профессиональной переподготовки «Стратегическое управление деятельностью по дистанционному информационно-справочному обслуживанию»