Актуально на: 27 июля 2022 г.
0
Реквизиты организации включают в себя сведения об адресе ее места нахождения, ОГРН, ИНН, КПП, данные о банковских счетах и иные аналогичные сведения. Такие данные обычно приводятся в договорах, заключаемых с контрагентами. Именно на основании указанных сведений хозяйственные партнеры компании отражают данные о стороне сделки в первичных и иных документах. Например, в платежных поручениях, счетах-фактурах, товарных накладных. И крайне важно обеспечивать актуальность данных сведений, т. е. своевременно информировать контрагентов об изменении каких-либо своих реквизитов. Например, организация, зная нестабильное положение своего банка, решила открыть новый счет в другом банке, но вовремя не заявила об изменениях своему покупателю. А он, в свою очередь, оплатил задолженность по договору в проблемный банк. И вины покупателя тут не будет, а задолженность перед поставщиком будет считаться погашенной. И не важно, что поставщик, к примеру, не сможет получить деньги со своего счета в банке-банкроте.
Своевременное информирование контрагентов об изменении своих реквизитов – дело особой важности. Неслучайно, в договорах часто предусматривается обязанность контрагента уведомлять в разумный срок противоположную сторону об изменении своих реквизитов.
Информационное письмо на изменение реквизитов: образец
Как правило, реквизиты организации содержатся в карточке клиента, которую компания направляет по запросу своим контрагентам. Соответственно, и при изменении реквизитов можно направить обновленный вариант такой карточки.
Но можно направить контрагентам и письмо-уведомление об изменении реквизитов. При необходимости факт направления такого письма можно подтвердить документально. К примеру, путем направления сведений заказным письмом с уведомлением о вручении или путем проставления отметки о получении при вручении письма лично.
Форму письма организация определяет самостоятельно. В нем указываются сведения, подлежащие изменению, а также дата, с которой такие изменения подлежат применению. Такое письмо может быть адресовано как конкретному контрагенту (тогда в шапке указывается его наименование), так и неопределенному числу лиц.
Приведем для информационного письма об изменении банковских реквизитов организации образец его заполнения.
Также вы можете ознакомиться с формой уведомления, подготовленной специалистами системы КонсультантПлюс.
Скачивание формы доступно подписчикам или по временному доступу
Скачать
Скачивание формы доступно подписчикам или по временному доступу
Скачать
Письмо о смене реквизитов – документ, который составляется при смене наименования организации, почтового или юридического адреса, банковских реквизитов, замене директора и т.д. Такое письмо относится к официальной деловой корреспонденции и активно применяется в документообороте между компаниями.
Кому писать о смене реквизитов
Данное послание используется для информирования партнеров/клиентов/заказчиков/кредиторов, а также заинтересованных государственных структур и контролирующих органов о произошедших переменах.
Важное уточнение: на сегодня письменно сообщать о смене банковских реквизитов в территориальную налоговую службу не надо, т.к. эта функция перешла к банкам.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк письма о смене реквизитов .docСкачать образец заполнения письма о смене реквизитов .doc
Что касается остальных контрагентов предприятия, то в отношении них письмо носит не добровольный, а обязательный характер, поскольку необходимость по уведомлению о смене реквизитов всегда отражена в письменных договорных отношениях между сторонами. Самое главное – делать это своевременно, даже лучше всего заранее, чтобы при практическом взаимодействии не возникало неприятных казусов, вроде отправки важных документов на прежний адрес или перечисления денежных средств на старые счета.
Кто составляет письмо о смене реквизитов организации
Обычно составлением таких писем занимается юрисконсульт или секретарь организации, а также руководители и сотрудники структурных подразделений, имеющие прямую связь с контрагентами. Но независимо от того, в чьи функции входит эта обязанность, важно, чтобы сотрудник имел представление об основных правилах составления деловых писем.
Правила составления
Письмо не имеет строгого, обязательного к применению, унифицированного образца, поэтому написано оно может быть в свободной форме, с учетом потребностей и задач отправителя. Правда, при этом все же следует придерживаться некоторых норм и стандартов.
- В начале письма необходимо указывать отправителя и адресата, при этом, если речь идет об адресате следует вписывать не только наименование компании, но и должность конкретного сотрудника.
- Далее идет информационная часть послания. Здесь надо довести до получателя сообщение о перемене реквизитов, указать новые, а также изложить просьбы связанные с произведенными изменениями.
Тон письма должен быть вежливым, не слишком сухим, но и ни в коем случае не развязным. Необходимо следовать деловому стилю и тщательно следить за соблюдением правил русского языка, особенно в части лексики, грамматики и пунктуации.
Письмо о смене реквизитов может быть написано как от руки, так напечатано на компьютере, но в любом случае, оно должно содержать «живую» подпись руководителя организации-отправителя или иного уполномоченного лица. Печать на документе ставить не обязательно, т.к. с 2016 года юридические лица имеют право не ставить оттиски на бумажной документации.
Письмо можно писать
- на обычном стандартном листке формата А4
- или на фирменном бланке организации.
Последний вариант предпочтительнее, т.к. он придает документу солидности и свидетельствует об официальном характере послания.
Письмо может иметь столько экземпляров, сколько требуется для уведомления всех заинтересованных сторон. Каждое отправленное послание нужно регистрировать в журнале исходящей регистрации, чтобы на случай возникновения разногласий с контрагентом у отправителя имелись сведения о дате отправке сообщения.
Пример составления письма о смене реквизитов организации
Заполнение шапки письма
- Вверху послания сначала указывается отправитель, то есть вписывается
- полное название организации (в соответствии с регистрационными бумагами),
- адрес и телефон для связи.
- Затем вносятся данные о получателе:
- его наименование
- и конкретное лицо, к которому напрямую происходит обращение (должность, фамилия, имя и отчество).
- После этого ставится дата составления письма и его номер по внутреннему документообороту.
- Ниже посередине строки пишется название документа.
Заполнение тела письма о смене реквизитов
Далее следует информационный раздел.
- Сначала до сведения получателя доводится сам факт смены реквизитов и обозначается, какие именно данные подверглись изменениям. Тут же вписывается дата, с которой прежние реквизиты утратили свое значение.
- Затем, следует указать все просьбы, имеющиеся у отправителя, касаемо прошлых и будущих документов по части изменившихся данных.
- В конце письмо нужно обязательно подписать, с расшифровкой подписи и указанием должности подписывающего лица.
Как отправить письмо
Поскольку реквизиты – важнейшая часть официальной документации, то письма обо всех изменениях, с ними связанными, желательно отправлять в «натуральном» виде. Это дает возможность гарантированно доводить до сведения контрагентов информацию о новых реквизитах, тем более если отправлять эти сообщения заказными письмами с уведомлением о вручении.
В крайнем случае, можно совмещать разные варианты отправки: например, электронное или факсовое сообщение сочетать с отправлением через Почту России. С одной стороны это позволит максимально быстро уведомить партнеров о переменах, а с другой обеспечит отправителя доказательствами того, что соответствующее письмо было им своевременно отправлено и получено адресатом.
Открыли новый банковский счет и закрыли старый? Направьте письма о смене реквизитов всем контрагентам. Если не отправите их вовремя, то покупатель не узнает об изменении платежных данных и не сможет оплатить поставленные товары, выполненные работы, оказанные услуги.
Зачем составлять письмо о смене реквизитов
По данным, указанным в контракте, заказчик перечисляет денежные средства за выполненные исполнителем обязательства, направляет корреспонденцию, проверяет действительность документов. При обнаружении нестыковок в банковском счете и отсутствии уведомления о смене реквизитов организации для контрагентов возникнут сложности (в основном у поставщика). Дело в том, что с юридической точки зрения, заказчик делает все правильно, а значит, не несет ответственности за неполучение конечным адресатом денег и бумаг.
Поэтому поставщик обязан в кратчайшие сроки сообщить заказчику о любых изменениях в своих данных путем направления соответствующего документа.
Что относится к реквизитам
В нормативах не указано, какие реквизиты включаются в бланк письма, но на практике в информационном сообщении указывают общие и банковские сведения. К первой группе сведений относятся:
- наименование;
- ИНН и КПП;
- ОГРН;
- место нахождения;
- почтовый адрес;
- сведения о руководителе.
Платежные данные:
- расчетный счет;
- наименование банка;
- БИК;
- корреспондентский счет.
Как составить письмо в 2023 году
Унифицированной формы в законе № 44-ФЗ не установлено. Составляя письмо, следует обратить внимание на ряд особенностей. Обычно документ оформляют на фирменном бланке организации. В этом случае корреспонденция имеет более официальный характер, в отличие от простого листа А4.
Вот как написать письмо о смене банковских реквизитов контрагенту:
- Вписать наименование получателя, Ф.И.О. и должность ответственного лица.
- Озаглавить документ.
- Проставить дату и исходящий номер (при наличии).
- Изложить суть обращения. Написать новый счет, на который теперь перечисляется оплата. Кроме того, сторонам необходимо изменить реквизиты в госконтракте, подписав допсоглашение.
- Указать дату, с которой изменения вступают в силу.
- Внести дополнительную информацию.
- Подписать у руководителя организации, поставить печать (при наличии).
Как составить уведомление
Уведомление заполняют по аналогии с информационным письмом. Укажите:
- причину смены реквизитов. Например, что вы закрываете счет и открываете новый;
- день, когда закрылся старый счет;
- день, когда открыт новый счет;
- дату, с которой следует проводить платежи по актуальным сведениям;
- сведения о новом счете (наименование банка, его БИК, номер р/с и к/с в банке).
Подписывает документ руководитель компании или уполномоченное им лицо по доверенности.
Используйте шаблон уведомления для заполнения:
______________________________________
(наименование организации)
адрес: ______________________________,
телефон: ___________, факс: _________,
адрес эл. почты: _____________________
от ___________________________________
(наименование организации)
адрес: ______________________________,
телефон: __________, факс: __________,
адрес эл. почты: _____________________
УВЕДОМЛЕНИЕ № ___
об изменении реквизитов юридического лица
Направляю в Ваш адрес информацию об изменении реквизитов _____________________________
(наименование организации)
Реквизиты ___________________________________________:
__________________________
«__»__________________ г.
___________________/______________________/
(подпись) (Ф.И.О.)
М.П.
А это — образец заполненного документа:
Как уведомить заказчика об изменениях
Уведомление составляют сразу же после того, как исполнитель изменил реквизиты. Письменную информацию передают лично, курьерской службой или по почте — ценным письмом с подтверждением вручения. При необходимости дополнительно отправьте заказчику копию в электронном виде. Но юридически действительна только та форма документа, которая определена в госконтракте (например, письменная).
При направлении уведомления уточните, согласован ли в договоре исключительный адрес контрагента для отправки юридически значимых сообщений, в том числе и адрес электронной почты. Если адрес согласован, то отправьте уведомление по нему. Исключение — если вы знаете, что он недостоверен (п. 64 Постановления пленума ВС РФ от 23.06.2015 № 25).
Если в договоре такой адрес не закреплен, то направьте уведомление по адресу, указанному:
- в ЕГРЮЛ, если контрагент — юридическое лицо;
- в ЕГРИП, если контрагент — индивидуальный предприниматель.
Если уведомление доставят по этому адресу, то оно фиксируется как полученное, даже если лицо там не находится (п. 3 ст. 54, п. 3 ст. 23 ГК РФ).
При направлении дополнительного соглашения руководствуйтесь такими же правилами, как для направления уведомления. Если в договоре в качестве исключительного адреса для отправки юридически значимых сообщений согласован электронный адрес, то вам все равно придется направить контрагенту курьером или почтой проект дополнительного соглашения, подписанный с вашей стороны. На электронную почту в этом случае рекомендуем отправить уведомление о смене р/счета и указать, что вы подготовили, подписали и направили по адресу контрагента курьером (почтой) дополнительное соглашение к договору.
Исполнителю необходимо удостовериться в приеме покупателем этого документа. Сделать это можно, запросив у адресата входящий номер и дату либо расписку о получении. В противном случае в период доставки уведомления он перечислит деньги на ваш старый расчетный счет.
Когда извещение об изменениях не отправляют
Еще на этапе подачи заявки для участия в государственных закупках потенциальный поставщик обязан указать общие и банковские сведения. Это необходимо для составления контракта после проведения торгов. Соответственно, если организация во время подготовки тендерного предложения находится в стадии изменения каких-либо из вышеуказанных данных, то в заявке ей стоит указать новые данные. Тем более что заказчику такая информация станет доступна только после проведения закупочной процедуры, когда вносить правки уже нельзя. Следует помнить, что до окончания срока подачи конкурсных, аукционных заявок участник вправе отозвать предложение, внести коррективы и подать его заново.
Если заявка уже подана, участник выиграл тендер и необходимость смены данных о банковском счете возникла на этапе заключения контракта, вместо уведомления составляется протокол разногласий.
Читайте по теме:
- как составить протокол разногласий при подписании контракта;
- как составить дополнительное соглашение к госконтракту о смене реквизитов;
- как перечисляются деньги с казначейским сопровождением на расчетные счета;
- какие спецсчета открывают участники закупок.
!!!!!!!11111.jpeg)
Содержание
1. Уведомление о смене банковских реквизитов
2. Письмо контрагенту о смене банковских реквизитов
3. Образец письма о смене банковских реквизитов
4. Видео-инструкция банковские реквизиты компании (и ИП)
1. Уведомление о смене банковских реквизитов
Для осуществления расчетных операций между хозяйствующими субъектами, к которым относятся ИП и ООО требуется наличие банковских реквизитов. Очень часто организации или ИП меняют по ряду причин обслуживающий банк.
После того, как совершаются действия по смене банковских реквизитов, то для этого требуется уведомить об этом всех контрагентов. Иначе организация может получить непредвиденные проблемы. Письмо о смене реквизитов организации не имеет какой-либо единой формы заполнения, хотя данный документ относится к значимой корреспонденции. Как происходит смена реквизитов организации смотрите в данной статье.
В обязанности контрагентов входит процедура по отправке оповещений о том, что произошла смена банковских реквизитов. К данным контрагентам будут относиться следующие лица:
- поставщики;
- заказчики;
- клиенты;
- а также другие контрагенты, с которыми и должна вестись дальнейшие хозяйственные работы.
При этом банк лично может информировать ведомство о смене реквизитов и не потребуется направлять письмо в налоговый орган.
2. Письмо контрагенту о смене банковских реквизитов
На уровне законодательства не установлено единой формы, на основании которой происходит формирование корреспонденции данного рода. Но все же следует учитывать, что должна иметь отличия сама манера послания. При составлении уведомления о смене банковских реквизитов потребуется соблюдать деловой тон изложения мыслей.
Составляющими данного документа будут являться следующие:
-
Сведения об адресате и отправителе. В данном случае необходимо будет отметить должность, которую занимает лицо, составляющее данное письмо и указать ФИО руководителя компании;
-
Данное письмо состоит из основной части, в которой необходимо указывать новые банковские реквизиты;
-
Также данный документ должен содержать печать компании и быть подписана руководителем или же лицом, наделенным данными полномочиями.
Рекомендуется, чтобы документ был составлен на типовом бланке компании, но все же применяются также письма сформированные на листах формата А4. Но все же лучше придерживаться первого варианта.
В данном письме необходимо указать следующие данные:
- указать название финансовой организации, в которой был открыт счет;
- указать номер нового счета;
- БИК финансового учреждения;
- указать корреспондентский счет данного учреждения.
Требуется также указать дату в заявлении, когда произошла смена реквизитов. Все сведения, которые содержаться в письме должны быть внесены в карточку организации, данное действие позволяет бухгалтерам избавиться от непредвиденных недоразумений, возникающих при расчетах.
При случае того, что письмо об изменении банковских реквизитов не направляется контрагентам в нужный срок, то в этом случае происходит сбой в процедуре работы и платежи не будут получены вовремя.
В данном случае нельзя будет обратиться в суд или выставить партнерам штрафы в виде пени. Вся вина по не информированию контрагента в срок будет лежать на компании, которая должна была оповестить о данных изменениях в срок.
Однако, новые реквизиты возможно найти при поиске контрагентов по ИНН, но данную процедуру невозможно проводить каждый день.
Существуют различные способы по доставке информационного письма о смене банковских реквизитов. Данный документ можно будет направить с помощью обычной почты или при помощи курьера. Рекомендуется воспользоваться последним способом, так как он является самым надежным. Все дело в том, что в почтовой службе есть больше шансов на потерю письма или его долгой доставки до получателя.
Если контрагент находится в другом регионе, то его можно проинформировать с помощью электронной почты или с помощью факса. Лучше оповещать контрагентов о произведенных изменениях в расчетном счете, в тот же день, когда они были совершены. Если вы решили принять участие в тендере или аукционе, то наш «Центр» может помочь с подготовкой тендерной документации под ключ.
Хотите получить помощь по комплексному тендерному сопровождению?
Для этого оставьте заявку у нас на сайте и наши специалисты с вами свяжутся!
Получить бесплатную помощь
3. Образец письма о смене банковских реквизитов
Письмо о смене банковских реквизитов образец скачать
4. Видео-инструкция банковские реквизиты компании (и ИП)
Для гарантированного результата в тендерных закупках Вы можете обратиться за консультацией к экспертам Центра Поддержки Предпринимательства. Если ваша организация относится к субъектам малого предпринимательства, Вы можете получить целый ряд преимуществ: авансирование по гос контрактам, короткие сроки расчетов, заключение прямых договоров и субподрядов без тендера. Оформите заявку и работайте только по выгодным контрактам с минимальной конкуренцией!
Обратно к списку
Образец письма о смене реквизитов организации
Образец письма о смене реквизитов организации — это юридически значимое сообщение, которое призвано оповестить контрагентов о существенных изменениях, произошедших на предприятии: например, о переходе в другой банк или изменении организационно-правовой формы. В таких случаях меняются платежные данные компании. Чтобы такие изменения не привели к коллапсу хозяйственной деятельности, нужно своевременно оповестить о них контрагентов.
Письмо о смене банковских реквизитов относится к юридически значимым сообщениям, определение которым дается в статье 165.1 ГК РФ. Однако унифицированной формы для этого типа деловой корреспонденции не существует. Поэтому составляются они в произвольной форме. Тем не менее, существуют выработанные на практике рекомендации по написанию таких деловых писем — мы использовали их, составляя образец уведомления о смене реквизитов банка.
Кого необходимо оповещать об изменениях
При заключении различных договоров с предприятиями и предпринимателями указываются платежные данные, по которым необходимо перечислять какие-либо средства. Если эти сведения изменяются, компания должна оповестить:
- бизнес-партнеров;
- поставщиков;
- клиентов;
- заказчиков;
- других контрагентов.
При этом в налоговую службу образец уведомления об изменении банковских реквизитов организации направлять не нужно, поскольку банк сам передаст необходимые сведения в ведомство.
Образец информационного письма о смене банковских реквизитов организации
За подготовку уведомления отвечают уполномоченные сотрудники компании, как правило, работники юридического отдела. Несмотря на то что документ составляется в свободной форме, он обязательно должен содержать следующие сведения:
- наименование, адрес, телефон компании отправителя;
- наименование компании и уполномоченное лицо адресата;
- дата и место составления документа;
- текст, описывающий суть изменений и меры, которые рекомендуется предпринять в связи с ними;
- дата, с которой перестают действовать старые сведения;
- новые платежные данные;
- дата подписания документа, ФИО, должность, подпись ответственного лица отправителя.
Документ может быть оформлен на стандартном листе А4 или фирменном бланке компании. Текст может быть написан от руки или напечатан, заверять печатью не обязательно. Образец письма об изменении банковских реквизитов организации представлен ниже.
Чтобы обезопасить компанию от возможных конфликтов с партнерами, лучше всего использовать заказное отправление с уведомлением, а также зафиксировать факт отправки в журнале исходящей корреспонденции.
Образец уведомления об изменении реквизитов организации
У компании в ряде случаев могут меняться и другие характеристики, например:
- название компании;
- организационно-правовая форма (Скажем, ООО преобразовывается в АО);
- ИНН.
В этом случае тоже необходимо направить уведомление.
Образец информационного письма о смене реквизитов
В некоторых случаях с контрагентами придется подписать и дополнительное соглашение.
Что будет, если не уведомить контрагентов
Если в кратчайшие сроки не оповестить контрагентов о смене платежных данных, они не смогут обеспечить своевременный перевод необходимых платежей. Более того, получатель переводов не сможет потребовать выплату неустойки и штрафов, поскольку вина за просрочку будет лежать на нем. Это значит, что обращение в суд по этому вопросу не приведет к его положительному решению.
Образец уведомления о смене банковских реквизитов организации
Бланк письма
Бланк дополнительного соглашения
Абрамсон София
специалист по трудовым отношениям, экономист
В 2014 году закончила МАУП по специальности экономика.
С 2013 по 2014 год работала секретарем в компании «Недвижимость и инвестиции».
С 2015 года — автор PPT.
Все статьи автора
Вам может быть интересно:
Подписывайтесь на наш канал в Telegram
Мы расскажем о последних новостях и публикациях
Изменение банковских реквизитов организации — внесение корректив в наиболее значимые данные о компании, которые относятся к существенным условиям договора. Компания имеет право открывать и закрывать расчетные счета в любых банковских учреждениях по своему усмотрению. В настоящее время нередки ситуации с отзывами ЦБ РФ лицензий у банков. Независимо от причины замены обслуживающего банка, необходимо своевременно уведомить об изменении расчетного счета и обслуживающего банка своих контрагентов. Расскажем, почему это так важно, а также приведем образец письма об изменении реквизитов организации.
Образец информационного письма о смене банковских реквизитов
При любом изменении банковских данных компании следует сообщить контрагентам об этом. Если не сделать этого, то банк может не зачислить на ваш расчетный счет денежные средства от покупателей и заказчиков либо денежные средства уйдут на недействующий. В лучшем случае придется длительное время ждать их возвращения плательщику, а потом перечислять заново. А при отзыве лицензии деньги могут потеряться и вернуть их будет очень сложно даже в судебном порядке.
Информационное уведомление пишут в произвольной форме. В нем следует указать причину изменения расчетного счета и обслуживающего банка, дату, с которой их следует применять, а также указать новые. Для того чтобы контрагент учел все корректировки правильно, в уведомлении следует отразить:
- наименование предприятия;
- наименование и адресные данные получателя письма;
- номер и дату договора с контрагентом;
- новые платежные данные.
Образец письма об изменении банковских реквизитов организации
Образец информационного уведомления
Скачать
Смена наименования или организационно-правовой формы
При смене наименования или организационно-правовой формы компании также необходимо уведомить контрагентов. Ведь в этой ситуации могут меняться следующие платежные данные предприятия:
- только организационно-правовая форма (например при перемене формы ОАО на АО или ПАО в соответствии с Федеральным законом от 05.05.2014 № 99);
- наименование предприятия;
- ИНН (например при перемене организационно-правовой формы с ЗАО на ООО).
Поскольку эти данные компании являются значимыми для зачисления и списания денежных средств с расчетного счета организации банком, об их изменении также важно немедленно уведомить контрагентов. К извещению целесообразно приложить лист записи в ЕГРЮЛ, выдаваемый ИФНС.
Образец письма о смене реквизитов организации
Образец информационного письма о смене реквизитов
Уведомление контролирующих органов
До июля 2014 года компании должны были уведомлять об открытии и закрытии банковских счетов налоговые органы. Сейчас делать этого не нужно. Обязанность о таких уведомлениях возложена на банки, согласно приказу ФНС № ММВ-7-14/292@ от 23.05.2014.