Бланк документа это стандартный лист бумаги с нанесенными на нем постоянными реквизитами

Продолжаем комментировать новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 по оформлению документов. Рассмотрим раздел 6 «Бланки документов».

Наш словарь

Бланк документа – лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа[1];

Электронный шаблон бланка – это бланк документа, представленный в электронном виде. Как правило, электронные шаблоны бланков используются организациями вместо бланка на бумажном носителе, изготовленном типографским способом.

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016) является преемником ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 6.30-2003), а не абсолютно новым стандартом. Поэтому при его разработке было важно сохранить последовательность положений, чтобы пользователям стандарта было удобно работать с его новой редакцией.

В разделе «Бланки документов» последовательность изложения материала также осталась прежней. Однако в некоторые положения раздела были внесены дополнения или уточнения, которые более детально поясняют правила оформления документов. Мы же рассмотрим и прокомментируем все положения раздела «Бланки документов» (извлечения из ГОСТ Р 7.09-2016 даны в рамках).

ФОРМАТ БЛАНКОВ И РАЗМЕРЫ ПОЛЕЙ

Бланки формата А5 используются весьма ограничено, главным образом, для оформления справок, доверенностей, служебных записок. Для большей части организационно-распорядительной документации (приказы, распоряжения, положения, инструкции, протоколы, деловые письма и др.) используется бумага формата А4.

Для бланков резолюций стандартом установлены бланки формата А5 и А6 (Пример 1).

Положение о размерах служебных полей документа дополнено требованием, по которому в документах со сроком хранения свыше 10 лет[2] (распорядительные документы, локальные нормативные акты, по личному составу и др.) левое поле должно быть не менее 30 мм. Это позволит аккуратно сшить документы в дела, не захватывая часть текста.

БЛАНКИ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ И НА БУМАЖНОМ НОСИТЕЛЕ

В контексте стандарта бланки документов, изготовленные на бумажном носителе, и электронные шаблоны бланков равнозначны.

Организация, как правило, использует как бланки на бумажном носителе, так и электронные шаблоны бланков (например, для внутренних документов).

Важно!

Бланки одного вида документа (например, письма) в бумажном и электронном виде должны быть идентичны по составу реквизитов и оформлению. Иначе говоря, бланк документа одного вида на бумажном носителе и его электронный шаблон не должны различаться.

Еще одно важное требование – электронные шаблоны бланков должны быть неизменяемы, то есть защищены от несанкционированных изменений.[3]

Стандарт подчеркивает, что воспроизводить изображение Государственного герба Российской Федерации можно только на бумажном носителе. Требования к изготовлению таких бланков установлены постановлением Правительства РФ от 27.12.1995 № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» (далее – Постановление № 1268).

БЛАНКИ УГЛОВЫЕ И ПРОДОЛЬНЫЕ

Приложение Б стандарта – это схемы расположения реквизитов документа на бланках с угловым расположением реквизитов (схема Б1) (Пример 2) и на бланках с продольным расположением реквизитов (схема Б2) (Пример 3). При этом зоны расположения реквизитов, обозначенные пунктиром, являются ориентировочными.

ЦЕНТРОВАННОЕ И ФЛАГОВОЕ РАСПОЛОЖЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ

Эти положения стандарта повторяют старый ГОСТ Р 6.30-2003 и предлагают два способа оформления реквизитов в пределах зон их расположения:

• центрованный (по центру зоны расположения реквизитов);

• флаговой (по левой границе зоны).

Стандарт указывает также на то, что реквизиты 01 «Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)», 02 «Эмблема» и 03 «Товарный знак (знак обслуживания)» располагаются в верхнем поле документа по середине зоны, занятой реквизитом 05 «Наименование организации – автора документа» (Пример 4). Однако реквизит 03 может также размещаться и на одном уровне с реквизитом «Наименование организации – автора документа» (Пример 5).

ВИДЫ БЛАНКОВ

Состав видов бланков не изменился. Однако появилось положение о том, что перечень видов бланков, применяемых в организации, должен быть закреплен в локальном нормативном акте (ЛНА) организации. Это может быть инструкция по делопроизводству организации или приказ руководителя, которым одновременно утверждаются виды применяемых бланков и их образцы (макеты).

СОСТАВ И РАСПОЛОЖЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ БЛАНКОВ

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных правовых актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 09, 13 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 10, 11, 16, 17. Бланк конкретного вида документа структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06, бланк должностного лица – реквизит 07.

Бланк конкретного вида документа включает (Пример 8):

•           реквизиты:

01 – «Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)»;

02 – «Эмблема»;

03 – «Товарный знак (знак обслуживания)»;

05 – «Наименование организации – автора документа»;

06 – «Наименование структурного подразделения – автора документа»;

07 – «Наименование должности лица – автора документа»;

09 – «Наименование вида документа»;

13 – «Место составления (издания) документа»;

•           реквизиты, для которых на бланках проставляются ограничительные отметки для границ зон:

10 – «Дата документа»;

11 – «Регистрационный номер документа»;

16 – «Гриф утверждения документа»;

17 – «Заголовок к тексту».

Бланк письма должностного лица должен содержать реквизит 07 «Наименование должности лица – автора документа». Этот реквизит также используется в бланках распорядительных документов (распоряжений, приказов), издаваемых руководителями субъектов Российской Федерации и главами муниципальных образований (например, бланки распоряжений губернаторов, распоряжений глав городов, районов и др. муниципальных образований). Его применяют и в бланках распорядительных документов (распоряжений), издаваемых руководителями самостоятельных структурных подразделений организаций, если руководитель структурного подразделения наделен таким правом (Пример 9).

Бланк конкретного вида документа структурного подразделения должен содержать реквизит 06 «Наименование структурного подразделения – автора документа» (Пример 10).

ВАЖНО!

В стандарте приведен максимально возможный перечень реквизитов для каждого вида бланков документов. Чтобы определить состав реквизитов при разработке бланков документов, на практике следует, руководствоваться учредительными документами и ЛНА.

БЛАНКИ НА РАЗНЫХ ЯЗЫКАХ

Стандарт устанавливает правила оформления бланков на двух или более языках для организаций, которые в соответствии с Законом РФ от 25.10.1991 № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» (в ред. от 12.03.2014) имеют право использовать наряду с русским языком (как государственным языком Российской Федерации) национальный язык (языки), признанный государственным в республиках Российской Федерации в соответствии с их законодательством[4].

Для переписки с иностранными организациями стандарт рекомендует оформлять бланк на двух языках: русском и одном из иностранных языков (чаще всего на английском) (Пример 11).

РАЗРАБАТЫВАТЬ НОВЫЕ БЛАНКИ ИЛИ НЕТ?

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ!

В связи с вступлением в силу нового ГОСТ организации не обязаны вносить изменения в бланки документов, если в этом нет необходимости.

Если организация все же примет решение о разработке новых бланков, то алгоритм действий может быть таким:

1. Руководитель организации поручает службе делопроизводства разработать новые образцы (макеты) бланков.

2. Служба делопроизводства организует разработку макетов (образцов) бланков документов (разрабатывает самостоятельно или прибегает к услугам специализированной организации).

3. Руководитель организации утверждает приказом новые образцы бланков со следующей формулировкой:

Если в это же время разрабатывается инструкция по делопроизводству, новые образцы бланков можно включить в инструкцию.

4. Административно-хозяйственная служба заказывает печать бланков в типографии, или специалисты по информационным технологиям организации готовят на основании утвержденных макетов электронные шаблоны бланков.

КАКИЕ ДОКУМЕНТЫ СЛЕДУЕТ ОФОРМЛЯТЬ ПО НОВОМУ ГОСТ?

Напомним, что требования ГОСТ Р 6.30-2003 распространялись на организационно-распорядительную документацию, относящуюся к УСОРД[5], которая входит в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД)[6]. Положения же нового стандарта распространяются на все организационно-распорядительные документы, в том числе включенные в УСОРД, что зафиксировано в разделе 1 «Область применения» нового стандарта:

ГОСТ Р 6.30-2003

ГОСТ Р 7.0.97-2016

1 Область применения Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), – постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее – документы), включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) (класс 0200000).

1 Область применения Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД): уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и др. (далее – документы), в том числе включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (класс 0200000).

5.1. Документы изготавливают на бланках.

Бланк представляет собой лист бумаги стандартного формата, на котором различными техническими средствами нанесены реквизиты, содержащие постоянную для данного вида документа информацию, включая постоянные части текста. Это могут быть название вида документа, справочные данные об организации, всевозможные символы и другая, постоянная для данной группы документов информация, включающая постоянные (трафаретные) части текста.

Например, бланк постановления, приказа, справки о работе, бланк заявления об отпуске, бланк титульного листа отчета о выполненной работе, бланк акта о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения и др.

5.2. В бланк документа обязательно включаются реквизиты, идентифицирующие автора письменного документа: официальное название организации — автора документа, ее ведомственная принадлежность и организационно-правовое положение, юридический (фактический) адрес или название населенного пункта, в котором размещается руководящий орган организации.

В состав бланка входят также графические отметки, предназначенные для размещения обязательных реквизитов документов, которые будут изготавливаться на бланках.

Понятие бланка в полной мере применимо только к письменным бумажным документам, так как правила записи информации и ее размещения на машинных носителях принципиально иные. Вместе с тем при автоматизации ДОУ (документационного обеспечения управления) практикуется создание машинных «шаблонов» или унифицированных бланков («электронных форм»), использование или заполнение которых позволяет создавать юридически полноценные документы, соответствующие современным правилам и действующим бумажным формам.

5.3. Для изготовления организационно-распорядительных документов устанавливаются два формата бланков по ГОСТ 9327-60: A4 (210 x 297) и A5 (148 x 210), с размерами полей не менее:

левое — 20 мм;

правое — 10 мм;

верхнее — 20 мм;

нижнее — 20 мм.

Эти поля используются для размещения некоторых реквизитов, для подшивки документов, для зажима листа при копировании и размножении, для удобства прочтения текстов в сброшюрованном виде и т.п.

Организация имеет право сама решать, какие размеры полей целесообразно установить для различных видов документов, но не менее тех размеров, которые установлены ГОСТ.

При подготовке документа на нескольких листах все листы имеют одинаковые размеры полей.

Бланки форматов A4 и A5 служат преимущественно для изготовления служебных писем, учредительных и иных распорядительных документов всех наименований, договоров, справок, записок, различного рода актов и других документов.

На практике могут использоваться также комбинированные форматы бланков, обусловленные характером документов, например с использованием горизонтального расположения большей стороны бланка.

Формат бланка выбирается в зависимости от объема текста и количества реквизитов, которые должны быть размещены при подготовке документа.

Для изготовления документов, текстовая содержательная часть которых оформлена в виде таблицы с множеством граф, может использоваться бланк формата A3 (420 x 297 мм). Например, на таких бланках проектируются формы отчетных, учетно-статистических, плановых и других документов.

На бумаге формата A6 (105 x 148 мм) допускается изготавливать особые виды должностных бланков, например, для оформления резолюции руководителя (поручения) или документов типа квитанций, разовых пропусков, учетных форм и т.п.

5.4. Бланки документов должны разрабатываться с учетом состава реквизитов и порядка их расположения, установленных ГОСТ.

Площади размещения конкретных реквизитов должны соответствовать размерам, приведенным в ГОСТ. Схемы расположения реквизитов даны в приложениях 1, 2, 4.

Бланки документов могут изготовляться на основе продольного или углового расположения реквизитов, идентифицирующих организацию, и других реквизитов оформления документов, дополняющих сведения об организации. Использование углового или продольного бланка не влияет на юридическую силу документа или его правовой статус.

При продольном расположении (продольные бланки) название организации, вида документа и другие необходимые реквизиты на бланке размещаются вдоль верхнего поля и центруются (центрируются).

Продольные бланки на практике используются преимущественно для подготовки нормативных правовых актов.

Использование продольного бланка письма целесообразно также применять в случаях, когда наименование организации содержит большое количество печатных знаков, например, может быть в случае, когда реквизиты бланка даются на двух и более языках. При этом слева следует печатать реквизиты на русском языке, а справа — на национальном, на одном уровне. Если количество используемых национальных языков более одного, сверху следует указывать реквизиты на русском, а ниже — на национальном языке, продлевая строку до границы правого поля.

При использовании в бланке наименования организации на иностранном языке рекомендуется также пользоваться стандартными требованиями.

Продольные бланки писем используются в рекламных целях, когда не стоит вопрос об экономии бумаги, рациональном размещении необходимого количества реквизитов и т.п.

В случае, когда реквизиты, напечатанные на национальном и русском языках, размещаются в пределах площади, отводимой для углового варианта, целесообразно изготовлять бланки с угловым расположением реквизитов (угловые бланки). При этом каждый реквизит указывается сверху на русском языке, а ниже — на национальном.

Наиболее удобным для обработки и экономичным с точки зрения использования площади листа является угловой бланк. В этом случае правая сторона верхней части листа может быть использована для размещения реквизитов «Адресат» и «Гриф утверждения», резолюций, отметок о рассылке и др.

Например, угловыми должны быть бланки утверждаемых протоколов, договоров, актов, инструкций и писем, где есть реквизит «Адресат».

5.5. Бумага, применяемая для изготовления бланков, должна быть белого цвета или, в исключительных случаях, слабо окрашена в светлые тона. В отдельных случаях могут изготавливаться бланки более активных цветов.

5.6. Бланки для документов постоянного хранения следует изготовлять на бумаге высших сортов, независимо от того, подлежат или не подлежат передаче на государственное хранение документы организации. Реквизиты на бланке печатаются в одну краску, преимущественно черную. Возможно использование других цветов в бланках, что позволяет зрительно отличить подлинник документа от размноженного, ксерокопированного экземпляра.

5.7. Бланки документов изготавливаются преимущественно типографским способом или при помощи средств вычислительной техники.

Типографским способом должны изготавливаться бланки, имеющие в качестве реквизита Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации. Использование ксерокопий данных бланков для создания документов не допускается.

5.8. ГОСТ устанавливает следующие виды бланков организационно-распорядительных документов для организации, ее структурного подразделения и должностного лица:

общий бланк для изготовления любого вида документа (кроме письма);

бланк письма;

бланк конкретного вида документа (кроме письма).

Бланки документов для структурного подразделения и должностного лица создаются в том случае, если руководитель данного подразделения или конкретное должностное лицо имеют право подписи бланка.

Общий бланк может включать следующие реквизиты:

Государственный герб Российской Федерации — (01);

герб субъекта Российской Федерации — (02);

эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) — (03);

наименование организации — (08);

место составления или издания документа — (14).

Кроме этих реквизитов на общем бланке допускается наносить ограничительные (графические) отметки для следующих реквизитов:

дата документа — (11);

регистрационный номер документа — (12);

заголовок к тексту — (18).

Бланки тех или иных конкретных видов документов целесообразно применять при издании в организации большого количества данных видов документов. При разработке этих бланков используются следующие реквизиты:

Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации — (01), (02);

эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) — (03);

наименование организации — (08);

наименование вида документа — (10);

место составления или издания документа — (14);

а также ограничительные отметки для расположения реквизитов:

дата документа — (11);

регистрационный номер документа — (12);

ссылка на регистрационный номер и дату документа (13);

заголовок к тексту — (18);

отметка о контроле — (19).

В общих бланках и в бланках конкретных видов документов реквизит «Место составления или издания документа» (14) должен оформляться в соответствии с наименованиями объектов административно-территориального деления и населенных пунктов.

Место составления или издания документа может не указываться, если оно входит в состав наименования организации.

Бланк письма может включать следующие реквизиты:

Государственный герб Российской Федерации — (01);

герб субъекта Российской Федерации — (02);

эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) — (03);

код организации — (04);

основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица — (05);

идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) — (06);

код формы документа — (07);

наименование организации — (08);

справочные данные об организации — (09).

Кроме этих реквизитов в бланке письма могут быть даны ограничительные отметки для следующих реквизитов:

дата документа — (11);

регистрационный номер документа — (12);

ссылка на регистрационный номер и дату документа — (13);

адресат — (15);

заголовок к тексту — (18);

отметка о контроле — (19).

Реквизит «Справочные данные об организации» включает сведения о почтовом и телеграфном адресе организации. Порядок и форма записи этих сведений должны соответствовать Почтовым правилам Министерства связи Российской Федерации. Кроме того, данный реквизит может быть дополнен номерами справочных телефонов, факсов, телексов, расчетных счетов в банке, адресом электронной почты. В качестве почтового адреса допускается указывать номер абонентского ящика.

В бланках должностного лица дополнительный реквизит «наименование должности» размещается ниже реквизита «Наименование организации».

5.9. Изображение Государственного герба Российской Федерации, герба субъекта Российской Федерации (далее по тексту — герб), эмблемы организации на бланках с угловым расположением реквизитов помещают на верхнем поле бланка над серединой строк реквизита «Наименование организации», а на бланках с продольным расположением реквизитов — в центре верхнего поля. Допускается также размещать изображение герба на части площади, занимаемой реквизитом «Наименование организации».

Изображение эмблемы организации на бланках с угловым расположением реквизитов помещают на верхнем поле бланка над серединой строк реквизита «Наименование организации», а на бланках с продольным расположением реквизитов — в центре верхнего поля. Кроме этого, допускается располагать изображение эмблемы на части площади, занимаемой реквизитом «Наименование организации», а также на левом поле бланка на уровне реквизита «Наименование организации».

5.10. На бланках, для их учета, можно при необходимости проставлять типографским способом или специальным нумератором учетные порядковые номера. Эти номера допускается проставлять на правом, левом и нижнем полях, а также на другой свободной площади бланка с тем условием, чтобы на них впоследствии не накладывались текст документа и другие оформляющие реквизиты.

Тема 4.2. Требования к бланкам документов

План:

1.                 
Виды бланков. Требования к бланкам
документов.

2.                 
Бланки на двух языках

3.                 
Гербовые бланки

4.                 
Реквизиты бланков документов

5.      Порядок
хранения и использования печатей

1.     
Виды бланков. Требования к бланкам
документов.

Бланк документа
— это стандартный лист бумаги, с нанесен­ными на нем постоянными реквизитами,
содержащими необхо­димую информацию об организации — авторе документа.

Бланки документов следует изготавливать на
белой бумаге или бумаге светлых тонов достаточной плотности.

Официальные
документы, как правило, создаются на блан­ках. Требования к бланкам организационно-распорядительных документов установлены ГОСТ Р
7.0.97-2016

На бланках
изготавливают только первую страницу доку­мента, для всех следующих страниц
используют стандартные листы бумаги.

Для изготовления бланков документов, согласно
ГОСТ Р 7.0.8, используется бумага форматов A4 (210 x 297 мм), A5 (148 x 210
мм); для изготовления бланков резолюций используется бумага форматов A5 (148 x
210 мм), A6 (105 x 148).

Каждый лист документа, оформленный на бланке
или без него, должен иметь поля не менее:

·        
20 мм — левое;

·        
10 мм — правое;

·        
20 мм — верхнее;

·        
20 мм — нижнее.

Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения
должны иметь левое поле не менее 30 мм.

Организации используют бланки документов,
изготовленные на бумажном носителе и/или электронные шаблоны бланков. Бланки на
бумажном носителе и электронные шаблоны бланков должны быть идентичны по
составу реквизитов, порядку их расположения, гарнитурам шрифта.

Бланки документов на бумажном носителе и
электронные шаблоны бланков изготавливаются на основании макетов бланков,
утверждаемых руководителем организации.

Электронные шаблоны бланков документов должны
быть защищены от несанкционированных изменений.

В любой
организации создается, как минимум, два вида бланков: для писем (который
используется в большинстве случаев общения организации с внешним миром) и так
называе­мый общий бланк (применяется для оформления документов, используемых
внутри организации).

Помимо бланка
организации в крупных управленческих ап­паратах создают бланки структурных
подразделений, бланки долж­ностных лиц. Такие бланки создаются только в том
случае, если руководитель структурного подразделения имеет право подписи. В
бланках структурного подразделения его наименование поме­щается ниже
наименования организации — автора документа. Если создается бланк должностного
лица, то наименование должности размешается ниже наименования организации — ав­тора
документа.

Для организации, ее структурного
подразделения, должност­ного лица устанавливают следующие виды бланков
документов:

·                   
общий бланк;

·                   
бланк письма;

·                   
бланк конкретного вида документа, кроме
письма.

Общий бланк используют для изготовления
любых докумен­тов, кроме письма.

Бланки структурного подразделения или
должностного лица проектируют в том случае, если руководитель подразделения или
должностное лицо имеют право подписи.

Разработка особого бланка для писем связана
с тем, что в письмах, в отличие от других документов, указываются адрес­ные
данные организаций — получателей писем.

Бланки конкретного вида документов
(приказов, распоряже­ний, актов, протоколов и т. п.) разрабатываются на основе
об­щего бланка. Такие бланки целесообразно создавать, если в организации
находит применение большое количество доку­ментов данного вида. Общий бланк при
этом дополняется рек­визитом наименование вида документов.

На чистых листах (не на бланках) печатаются:

·        
документы, подготовленные
совместно с другими организациями;

·        
документы внутренней переписки
и другие внутренние документы;

·        
документы, связанные с
проведением проверок учреждений (их филиалов) и др.

Расположение
реквизитов на бланках всех видов предусмот­рено государственным стандартом в
двух вариантах: продольном и угловом. В первом случае все реквизиты
бланка располагают вдоль верхнего поля и выравнивают либо по ширине, либо по центру.
При угловом расположении реквизиты занимают пло­щадь (72,8х88,6 мм) в левом
верхнем углу листа и выравнивают­ся либо по левому полю, либо по центру
отведенной площади.

Угловой
вариант позволяет более экономно использовать пло­щадь листа бумаги, так как правый угол документа остается сво­бодным для размещения
грифа утверждения (в таких докумен­тах, как положения, акты, инструкции),
адресования (в письмах, докладных записках, заявлениях), для написания
резолюции.

На бланках
допускается располагать ограничительные отмет­ки в виде уголков, штрихов или
других обозначений для разме­щения отдельных реквизитов (заголовка к тексту,
адресата, от­метки о контроле и др.), а также для фальцовки и подшивки.

Изложенные
требования к бланкам документов являются едиными для страны и обязательны при проектировании
и изго­товлении бланков.

Не
допускается:

·        
размещение на бланке только
сокращенного наименова­ния организации — автора документа, отсутствие сведе­ний
о ведомственной принадлежности и организационно-правовой форме;

·        
составление бланка на двух языках,
но с различной ин­формацией об организации — авторе;

·        
«украшение» бланка рисунками,
которые можно принять за эмблему;

·        
размещение на бланке
справочных данных об авторе, его местонахождении, не соответствующих данным
государст­венной регистрации;

·        
произвольного расположения
реквизитов бланка, не соот­ветствующих требованиям государственного стандарта;

·        
размещение дополнительных
элементов в оформлении (лишние линии, штрихи, вензеля, другие «художествен­ные»
украшения);

·        
размещение реквизитов на
бланках российских организа­ций по образцам бланков зарубежных партнеров, что
на­рушает отечественные традиции оформления документов и уместно только для
совместных предприятий.

2.     
Бланки на двух языках.

В
организациях субъектов Россий­ской Федерации, имеющих наряду с русским языком в каче­стве
государственного национальный язык, могут создаваться бланки, в которых
реквизиты «наименование организации», «справочные данные об организации»,
«место составления или издания документа» печатают на двух языках: русском и на­циональном,
на одном уровне, используя продольное располо­жение реквизитов.

Возможно
создание бланка на двух языках, если организа­ция ведет переписку с
иностранными корреспондентами. В та­ких бланках все реквизиты письма
повторяются дважды — на русском и иностранном языке, при этом не допускается
иска­жения наименования организации, ее организационно-правовой формы, адреса и
справочных данных.

В органах власти и организациях республик
Российской Федерации, использующих наряду с русским языком как государственным
языком Российской Федерации государственный язык (государственные языки)
республик, используются бланки документов на русском языке и государственном
языке (государственных языках) республик:

1)     
угловые (реквизиты бланка располагаются на одном
уровне:

на русском языке — слева, на государственном
языке (государственных языках) республик — справа);

2)     
продольные (реквизиты бланка на русском языке —
сверху, реквизиты бланка на государственном языке (государственных языках)
республик — ниже).

Для переписки с иностранными корреспондентами
используют бланки на двух языках — русском и английском (Рис.1) или ином
иностранном языке.

Рисунок.
1 Образец продольного бланка письма организации

на
двух языках

3.     
Гербовые бланки

Гербовые бланки документов, т.е. бланки с
воспроизведени­ем Государственного герба Российской Федерации и гербов
субъектов Российской Федерации, федеральных органов государственной власти
изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими сертификаты о наличии
технических и технологических возможностей для качественного изготовления
указанного вида продукции.

При изготовле­нии бланков на них
проставляют (справа внизу или на обороте) порядковые номера и серии.

Гербовые
бланки подлежат учету, который ведется раздельно по каждому виду бланков. Учет
ведет делопроизводственная служба в регистрационно-учетной форме (журнал
регистрации бланков). При поступлении бланков в журнале записывают:

·        
наименование вида бланка;

·        
дату поступления;

·        
номер сопроводительного
документа;

·        
наименование
предприятия-изготовителя;

·        
серию и номера гербовых
бланков.

При выдаче
бланков делопроизводственная служба отмечает в журнале регистрации бланков:

·        
наименование вида бланка;

·        
количество экземпляров;

·        
серию и номера бланков;

·        
наименование структурного
подразделения;

·        
фамилию и инициалы
должностного лица-получателя;

·        
расписку в получении;

·        
примечание (отметка об уничтожении
и др.)

Уничтожение
гербовых бланков оформляется составлением акта.

На
делопроизводственную службу возлагается контроль за изготовлением,
использованием и хранением гербовых бланков. Бланки должны храниться в надежно
запираемых и опечатывае­мых шкафах.

Документы,
изготовленные на гербовом бланке и предназна­ченные для рассылки в другие
организации или учреждения, копируют средствами оперативной полиграфии, заверяя
каждую копию печатью организации — автора документа.

Изготовление гербовых бланков производят
по заказам ор­ганов государственной власти, иных государственных органов и
учреждений, определенных Положением о Государственном гербе Российской
Федерации и соответствующими правовыми актами субъектов Российской Федерации.

Гербовые бланки хранят в надежно
запираемых и опечатыва­емых шкафах.

Уничтожение гербовых бланков осуществляют
по акту с от­меткой в учетно-регистрационной форме.

Контроль за изготовлением, использованием
и хранением гербовых бланков возлагается на подразделение организации, ответственное
за делопроизводство. Лица, персонально ответ­ственные за учет, использование и
хранение бланков, назнача­ются приказом руководителя организации.

Гербовые
бланки хранятся в запираемых шкафах или запираемых ящиках письменных столов.
При хранении гербовых бланков должен быть исключен доступ к ним посторонних
лиц.

Проверку наличия, использования и хранения
гербовых бланков проводят не реже раза в год комиссией, назначаемой
распорядительным документом руководителя организации. О проведенных проверках
делают отметку в учетно-регистрационных формах после последней записи. В случае
обнаружения нарушений при изготовлении, учете, хранении и использовании
гербовых бланков комиссия проводит служебное расследование, результаты которого
оформляют актом и доводят до сведения руководителя организации.

4.     
Реквизиты бланков документов

При подготовке и оформлении документов
используют реквизиты, определения которых приведены в ГОСТ Р 7.0.8

01 — герб (Государственный герб Российской
Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак)
муниципального образования);

02 — эмблема;

03 — товарный знак (знак обслуживания);

04 — код формы документа;

05 — наименование организации — автора
документа;

06 — наименование структурного подразделения —
автора документа;

07 — наименование должности лица — автора
документа;

08 — справочные данные об организации;

09 — наименование вида документа;

10 — дата документа;

11 — регистрационный номер документа;

12 — ссылка на регистрационный номер и дату поступившего
документа;

13 — место составления (издания) документа;

14 — гриф ограничения доступа к документу;

15 — адресат;

16 — гриф утверждения документа;

17 — заголовок к тексту;

Реквизиты 01, 02, 03 располагаются на верхнем
поле документа над реквизитом 05 по середине зоны, занятой этим реквизитом.

Реквизит 03 может располагаться слева на уровне
реквизита 05.

Реквизиты 05, 06, 07, 08, 09, 13,
ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 12 в пределах границ зон
расположения реквизитов размещаются одним из способов:

— центрованным (начало и конец каждой
строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

— флаговым (каждая строка реквизитов
начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

Общий бланк используется для изготовления любых
видов документов, кроме делового (служебного) письма.

Общий бланк в зависимости от учредительных
документов организации и локальных нормативных актов включает реквизиты 01 (02
или 03), 05, 06, 07, 13 и ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 16,
17.

Бланк письма в зависимости от учредительных
документов организации и локальных нормативных актов включает реквизиты 01 (02
или 03), 05, 08, ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 12, 15, 17.
Бланк письма структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06,
бланк письма должностного лица — реквизит 07.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма,
в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных
правовых актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 09, 13 и, при
необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов
10, 11, 16, 17. Бланк конкретного вида документа структурного подразделения
дополнительно включает реквизит 06, бланк должностного лица — реквизит 07.

 

6.      Порядок хранения и
использования печатей

В
учреждениях для удостоверения подлинности документов, заверения копий и выписок
из документов используются круглые печати с изображением Государственного герба
Российской Федерации (далее — гербовые печати) – Банк России и его
подразделения, а также круглые печати без изображения Государственного герба
Российской Федерации (далее  — круглые печати) для других организаций
(юридических лиц).

Сведения
о наличии печатей указываются в положениях об учреждениях банка (организации) и
их подразделениях.

Ответственность
за организацию использования и хранения печатей возлагается на руководителя учреждения.

Должностное
лицо, ответственное за хранение и использование гербовой (круглой) печати,
назначается приказом по основной деятельности.

На
время отсутствия должностного лица, ответственного за хранение и использование
гербовой (круглой) печати, передача её другому уполномоченному должностному
лицу осуществляется в подразделении под расписку в журнале передачи гербовой (круглой)
печати.

Порядок
использования и хранения гербовой (круглой) печати в учреждении (в том числе в
нерабочее время, праздничные и выходные дни), а также, при необходимости,
перечень видов документов, подлежащих заверению гербовой (круглой) печатью,
устанавливаются приказами по основной деятельности.

Функции
по использованию и хранению круглых печатей возлагаются на уполномоченных
работников распорядительными документами учреждения либо закрепляется в их
должностных инструкциях или положениях о подразделениях учреждения Банка
России.

Пришедшие
в негодность печати, а также печати, использование которых прекращено, в том
числе в связи с упразднением, реорганизацией или изменением наименования
учреждения или его подразделения, аннулируются (уничтожаются) в установленном
порядке с оформлением акта. 

Литература:

1.      Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации,
информационных технологиях и защите информации» с изменениями и дополнениями.

2.      Федеральный конституционный закон Российской Федерации от
25.12.2000 № 2-ФЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» с изменения и
дополнениями.

3.      Приказ
Росстандарта от 14.05.2018 № 244-ст «Об утверждении изменения к национальному стандарту Российской
Федерации»

4.     
«ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт
Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и
издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к
оформлению документов» (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 №
2004-ст) (ред. от 14.05.2018)

5.     
Правила хранения печатей. https://glavkniga.ru/elver/2013/9/758-pechati_firmi_izgotavlivaem_ispolizuem_utiliziruem.html#:~:text=Место%20хранения%20печати%20(штампа)%20Хранить,расписку%20в%20журнале%20движения%20печатей

Вопросы и задания для самоконтроля:

1.     
Какие форматы бумаги применяются для
оформления служебных документов?

2.     
Что такое бланк документа?

3.     
Назовите виды бланков?

4.     
Охарактеризуйте варианты размещения на
бланке постоянных реквизитов.

5.    
В открытых источниках информации найдите
примеры (скиншот) оформления реквизитов центрованным и флаговым способами.

6.     
Какие форматы бумаги применяются для
оформления отчетной документации?

7.     
Каковы требования к изготовлению, учету и
хранению гербовых бланков?

8.     
В каких случаях на бланках документов
помещают Государственный герб Российской Федерации (герб субъектов Российской
Федерации)? Приведите примеры

9.     
Какой документ составляется при
уничтожении негодной или поврежденной печати?

10. 
Где хранятся гербовые бланки и круглые
печати?

11. 
Разработайте журнал
регистрации бланков (используйте информацию на с.5)

12.  Ответьте
на тестовые задания:

Номер верного ответа (ответов) к каждому
заданию выделите цветом.

1.
Эмблема организации проставляется на бланках документов в соответствии с

а)
Федеральным законом «О Государственном гербе Российской Федерации»

б)
Общероссийским классификатором предприятий и организаций

в)
уставом организации

2.
Реквизит «Наименование организации» оформляется

а)
Публичное акционерное общество «Акционерный коммерческий банк
«Интернациональный Торговый Банк»

б)
ПАО АКБ «ИТ Банк»

в)
Акционерное общество коммерческий банк «Мираф-Банк»

г)
АО КБ «Мираф-Банк»

3.
При оформлении реквизита «Справочные данные» на бланке организации
прописывается

а)
344014, гор. Калуга, Красный пр-кт, 68-1, т. (83832) 24-32-13, E—mail@vniidad.ru

б)
Пушкина ул., д. 35-2, офис 7, г. Москва, 253026, тел. (36150) 236-52-36, факс
(36150) 236-51-35

г)
ул. Садовая, д. 87, 630495, г. Саратов, телефон (62345) 39-49-57, факс
39-48-59, расч. сч. 1467791

4.
Реквизит «Наименование вида документа» не указывается при составлении
документов

а)
приказов

б)
постановлений

в)
писем

г)
актов

5.   
Сопоставьте способы и их содержание

1.Центрованный	А. каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов
2. Флаговый	Б. начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов

1


Требования к оформлению и виды бланков документов Бланк документа — это стандартный лист бумаги (формат), с нанесенными на нем постоянными реквизитами. На рабочем поле бланка могут размешаться символические знаки («уголки»; «отрезки прямой линии», «крестики»), которые служат ориентирами при оформлении документов, указывают начало и конец размещения реквизитов, на левом поле отмечают места для отверстий под подшивку. Эти знаки называют ограничительными отметками.

2

3


Требования к оформлению и виды бланков документов ГОСТ Р устанавливает два стандартных формата A4 210 x 297 мм A5 148 x 210 мм, а также применяют А3 297 x 420 мм Бланки должны иметь поля не менее (мм) левое 10 — правое 20 — верхнее 20 — нижнее 20 мм 10 мм 20 мм

4


Виды бланков документов Стандартом установлены следующие виды бланков документов: — общий бланк; — бланк письма; — бланк конкретного вида документа

5


Виды бланков документов

6


Общий бланк используют для изготовления любых документов кроме писем. Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01 (02 или 03), 08, 14 ограничительные черточки для реквизитов 11 и 12. Виды бланков документов

7


Образец общего бланка организации

8


Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01, (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, в целях ускорения оформления, ограничительные отметки границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20. Расположение реквизитов блан- ка письма (продольный вариант). Виды бланков документов

9


Для бланков писем характерны два варианта размещения постоянных реквизитов в рамках выделенной зоны угловое и продольное.

10


Образцы бланков письма

11


Бланк конкретного вида документа, кроме письма в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01, (02 и 03), 08, 10, 14 и при необходимости ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19. Расположение рекви- зитов бланка конкрет ного вида документа (угловой вариант) Виды бланков документов

12


Бланк конкретного вида документа организации Бланк конкретного вида документа структурного подразделения Виды бланков документов

13


мм 10 мм 20 мм 10 мм Бланки допускается изготавливать типографским способом или воспроизводить с помощью средств вычис- лительной техники непосредственно при изготовлении конкретного документа. При изготовлении бланков типографским способом размеры шрифтов выбирают в зависимости от количества печатных знаков в реквизите. Требования к оформлению документов

14


Требования к оформлению бланков документов При этом следует соблюдать следующие правила: простое и удобное расположение реквизитов, соблюдение пропорций между толщиной линий типографского набора и компьютерного текста. Допускается реквизит 08 (наименование организации) печатать рисованными шрифтами

15


Реквизиты 01,02,03 располагают над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08. Реквизиты 08,09,10,14, трафаретные места для реквизитов 11,12,13 размещаются в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов: центрованным (начало и конец каждой строки реквизита равноудалены от границ зон расположения реквизитов); флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов). Требования к оформлению бланков документов

16

17


Расположение реквизитов на бланке на двух языках Требования к оформлению бланков документов

18


мм 10 мм 20 мм 10 мм Особые требования к изготовлению, учету, использованию и хранению предъявляются к гербовым бланкам. Эти требования в отношении воспроизведения реквизита 01 оговорены Федеральным конституционным законом «О государственном гербе Российской Федерации» от 25 декабря 2000г. 2-ФКЗ (с изм. и доп. от 9 июля 2002 г.). Требования к оформлению бланков документов