Бизнес требования для удаленных работников

Дистанционная работа: что изменилось

Ранее в ТК РФ упоминалась дистанционная работа, но не было конкретики по поводу командировок, компенсации расходов и документооборота. Конкретика появилась с 2021 года. Теперь работников можно перевести на «удаленку» без их согласия и уволить спустя два рабочих дня «молчания».

Определения «дистанционная» и «удаленная» стали синонимами. Этот формат работы предполагает, что сотрудник выполняет свои служебные обязанности вне места нахождения работодателя или его филиала, вне подконтрольного работодателю стационарного рабочего места. При этом для выполнения трудовых функций и взаимодействия с руководством сотрудник использует информационно-телекоммуникационные сети, в том числе интернет. Полное определение дистанционной (удаленной) работы дает ст. 312.1 ТК РФ.

Может ли дистанционно работать специалист по охране труда

Работодателей, которые перевели сотрудников организации на дистанционную работу, волнует вопрос: допустимо ли назначить ответственным за охрану труда удаленного сотрудника? Можно, но он будет весьма ограничен в действиях.

Что специалист по охране труда сможет делать удаленно

Без ущерба для качества работы сотрудник дистанционно сможет:

• анализировать изменения законодательства в сфере охраны труда;
• формировать требования к СИЗ с учетом условий труда на рабочих местах;
• координировать работу по охране труда и контролировать функционирование СУОТ;
• информировать работников о состоянии условий труда, льготах, компенсациях, нормах СИЗ, способах защиты от вредных и опасных производственных факторов и пр.;
• составлять заявки на обучение;
• разрабатывать списки работников на медосмотр;
• перерабатывать локальные нормативные акты;
• разрабатывать мероприятия по повышению уровня мотивации работников к безопасному труду;
• составлять и вести разнообразные отчетные документы: статистические, о проведении обучения, инструктажей по охране труда, стажировок и проверки знаний требований охраны труда и пр.

Что нельзя сделать дистанционно

Вне рабочего места не получится:

• расследовать несчастный случай;
• контролировать обеспечение работников спецодеждой и другими СИЗ, смывающими и обеззараживающими средствами, а также организовывать их прием и контроль качества;
• организовывать и участвовать в спецоценке условий труда или производственного контроля;
• следить за соблюдением санитарного состояния рабочих мест и мест отдыха.

Главная функция специалиста по охране труда — контролировать безопасность условий труда работников. Делать это качественно без физического присутствия в офисе или на производстве не получится. Выполнять свои трудовые обязанности дистанционно специалист по охране труда cможет, только если все предприятие закрыто.

Каковы обязанности работодателя по отношению к удаленным сотрудникам

Обеспечить безопасность условий труда должен работодатель (ст. 22 ТК РФ). Это требование распространяется на всех сотрудников, в том числе «удаленщиков». Но для этой категории работников есть особенности, дополнительно закрепленные в ст. 312.3 ТК РФ.

В отношении дистанционных сотрудников организация обязана:

• ознакомить их с требованиями охраны труда при обращении с оборудованием и средствами, рекомендованными или предоставленными работодателем:
• расследовать и вести учет несчастных случаев и профзаболеваний;
• обеспечить обязательное социальное страхование сотрудников от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний;
• выполнять предписания проверяющих должностных лиц, обнаруживших нарушения прав дистанционных работников.

Другие обязанности работодателя по обеспечению безопасных условий и охраны труда на дистанционных работников не распространяются, если иное не предусмотрено трудовым договором или локальным нормативным актом.

В трудовом договоре обязательно укажите наименование работодателя и название населенного пункта, где он зарегистрирован. Под местом работы дистанционного работника подразумевается расположенная в конкретной местности (населенном пункте) организация, а вот выполнять свои обязанности сотрудник на «удаленке» вправе в любом месте.

Режим работы в трудовом договоре и режим времени отдыха работник может определять самостоятельно, если другое не предусмотрено трудовым договором (ч. 1 ст. 312.4 ТК РФ). Рекомендуем указывать в договоре, что правила внутреннего трудового распорядка организации распространяются на дистанционного работника в части, не противоречащей заключенному с ним трудовому договору.

Работодатель освобожден от многих обязанностей по охране труда в отношении дистанционных сотрудников, в том числе и от проведения специальной оценки условий труда (п. 3 ст. 3 Федерального закона от 28.12.2013 № 426-ФЗ). Однако любое оборудование, ПО, средства защиты информации и все, что может понадобиться для работы вне офиса, — в зоне ответственности работодателя. Если сотрудник захочет использовать свою технику, он должен поставить в известность руководителя. При этом организация должна компенсировать расходы на все, что он самостоятельно приобретет для работы.

У любого работодателя есть еще две обязанности: проводить медосмотры и обучение по охране труда. Как регулируется этот вопрос по отношению к удаленным сотрудникам, читайте в нашей шпаргалке.

Как расследовать несчастные случаи

Расследование производственного травматизма с дистанционными работниками происходит по общим правилам. Руководствуйтесь требованиями ст. 229.2 ТК РФ и Положением об особенностях расследования несчастных случаев, утв. Постановлением Минтруда России от 24.10.2002 № 73. Но могут возникнуть сложности в расследовании, поскольку рабочее место не контролируется работодателем.

Чтобы минимизировать риск возникновения несчастного случая, разработайте для «дистанционщика» подробную инструкцию о действиях в случае любого чрезвычайного происшествия. Расскажите, как оказывать первую помощь, как и кого извещать о произошедшем. Опишите план действий и укажите на необходимость сохранять обстановку на месте происшествия до начала расследования.

Опросите пострадавшего, получите объяснения членов его семьи, соседей и других очевидцев. Сделайте запросы в лечебные учреждения. О происшествии в течение суток сообщите в отделение ФСС по месту регистрации организации.

Если несчастный случай окажется тяжелым, уведомите также трудовую инспекцию, прокуратуру, местные органы власти, профсоюзы и пр. (ч. 1 и 2 ст. 228.1 ТК РФ). Порядок уведомления и учет несчастных случаев проводите в обычном порядке. Форма уведомления установлена приложением № 1 к Постановлению Минтруда России от 24.10.2002 № 73.

Что учесть, чтобы обеспечить безопасность дистанционных сотрудников

Наталья Герасименко, руководитель направления по охране труда в Контур.Школе:

«Поскольку охрана труда непосредственно связана со здоровьем, попробуйте представить себе все риски и опасности, с которыми могут столкнуться работники на «удаленке». Включите эти ситуации в инструкции по охране труда и сделайте на них акцент во время инструктажа.

Проведите инструктажи по охране труда. Присвойте работнику первую группу по электробезопасности. Подготовьте pdf-инструкции по охране труда при работе с электроприборами: компьютером, принтером, чайником и пр.

Перевод на «удаленку» — это в большей степени психологическая готовность работников, переключение настроя и восприятия, чем смена реального положения дел.

Акцентируйте внимание на важности организовать безопасное рабочее место. Постарайтесь донести информацию, что это должно быть отдельное пространство с удобными столом и стулом, быстрым интернетом, хорошими наушниками и гарнитурой при необходимости их использования. Если удаленная работа ассоциируется у кого-то с диваном, мягким пледом и ноутбуком на коленях — измените это представление! При удаленной работе важна внутренняя мобилизованность. Расслабляющим атрибутам здесь не место».

В этой статье мы подробно рассмотрим, что это такое — офисная работа, раскроем все аспекты труда вне компании, расскажем, какие профессии пользуются популярностью, что ожидать начинающему и опытному специалисту в плане зарплаты и какие подводные камни могут встретиться на вашем пути к успеху.

Кем можно работать

Перед тем как отправляться на сайт поиска вакансий, необходимо четко понимать, какой деятельностью можно заниматься дистанционно, а какой нет. Вряд ли вы встретите на просторах сети объявление по найму нейрохирурга-удаленщика, а вот маркетолога или разработчика ПО — вполне реально. Итак, рассмотрим этот вопрос более подробно.

С развитием интернета, смартфонов и компьютеров, коммуникация между людьми на расстоянии существенно возросла. Сегодня можно беспрепятственно сотрудничать с работодателем, находясь в другом городе или даже стране. Системы электронных денежных переводов позволяют оперативно получать оплату за выполненные ТЗ.

Достаточно развита работа удаленного характера в следующих сферах:

• Реклама — поиск клиентов, создание макетов, логотипов и других маркетинговых материалов. Разработка таргетинговых и контекстных рекламных кампаний, размещение баннеров, продажа и покупка ссылок, монтаж видеороликов и анимации.
• ИТ — построение сайтов, верстка, автоматизация производственных, коммерческих и иных процессов, веб-дизайн, продажа информационных продуктов, нейминг, тестирование ПО, копирайтинг, SEO-продвижение.
• Обучение — переводчики, лингвисты, преподаватели всех направлений, узкоспециализированные специалисты.
• Обслуживание — операторы службы поддержки, транскрибаторы, модераторы, асессоры, онлайн-консультанты, продавцы и пр.

Работать удаленно — это значит, что можно применить свои навыки практически в любой отрасли. Постоянно требуются люди как узкой специализации, так и сотрудники без специальных знаний (с обучением).

Кто будет платить

Как и в обычной жизни, зарплату в «онлайн» выплачивает работодатель. В зависимости от условий сотрудничества, оплата происходит либо за объем выполненных заданий (нанимающему вас человеку неважно, где вы находитесь и сколько часов в день уделяете своей деятельности, главное — результат) или же согласно действующей ставке (работать необходимо, как и в офлайн, по строго утвержденному графику, причем уровень ЗП не зависит от количества реализованных проектов). Как правило, зарплата начисляется по факту выполнения конкретного технического задания или по договоренности (один, два или более раз в месяц).

Работник на расстоянии: кто это

Многие соискатели понимают термин «удаленная работа на дому» и знают из собственного опыта, что это значит. Однако, прежде чем находить вакансию и отправлять резюме в подходящую компанию, важно четко осознавать, какими именно личностными качествами должен обладать претендент. Менеджеры по набору персонала во всех офисных сотрудниках больше всего ценят следующие черты характера:

• Наблюдательность и умение фокусироваться на определенной задаче. Чтобы быть максимально продуктивным, Вас не должны отвлекать внешние факторы: шумные родственники или соседи, работающий телевизор, грязная посуда и прочие обязанности. Вы обязаны иметь свое личное пространство, будь то кабинет, спальня или лоджия. Будьте готовы, что сотрудники отдела кадров (HR) станут интересоваться, сможете ли вы настроить свой «домашний» офис и полностью сконцентрироваться на проблемах работодателя.
• Коммуникабельность — сперва может показаться, что труд за пределами офисного здания не предполагает общения с другими людьми, однако это ложное суждение. На самом деле, несмотря на отдаленное место работы, от соискателя ждут общительности. Нужно быть активным с коллегами и не бояться проявлять инициативу в решении различных рабочих моментов.
• Умение рационально распределять свое время — одно из наиболее важных качеств будущего работника. Ввиду того что контроль за удаленным сотрудником со стороны руководства минимален, то на собеседовании у него часто спрашивают о навыках построения личного графика (тайм-менеджмент). От правильно составленного режима напрямую зависит уровень доверия начальства и соблюдение дедлайнов. Человек, который четко контролирует выполнение возложенных на него задач, не нуждается в дополнительных мерах воздействия, что является большим плюсом.
• Ответственность за поступки. Удаленный сотрудник — это человек, который обязан быть подотчетным и предсказуемым в своих действиях, а также уметь отвечать за свои «промахи». Нежелательно лукавить, скрывать или перебрасывать вину на третьих лиц, если неудача — дело собственных рук. Всегда будьте предельно честны перед коллегами и руководством. Подобная черта характера дает возможность эффективно реагировать на возникшие проблемы, и в максимально сжатые сроки, их решать.
• Изобретательность — быть находчивым и уметь «выкручиваться» из любых затруднительных ситуаций, достаточно важный плюс для удаленщика. Способность настроить оборудование в момент переговоров, починить компьютер, отыскать нужную информацию, не прибегая к помощи третьих лиц, — это очень ценится в людях.

Помимо описанных выше качеств, удаленная работа означает, что человек, рассчитывающий на нее, должен быть терпеливым и довольно усидчивым.

Особенности удаленки

Трудовая деятельность на расстоянии имеет свои отличия — нестандартный режим, применение тех или иных методик, не привязанность к определенному месту, вариативность в плане заработной платы, возможность быстрого продвижения по службе. Далее мы подробно рассмотрим каждый из этих пунктов.

Какой график работы

Здесь все индивидуально. О часах труда и отдыха вы непосредственно договариваетесь с работодателем: либо работаете весь день или же занимаетесь делом в удобное для себя время в течение суток.

Как правило, при оплате за результат (то есть сдельной), вы трудитесь, когда и сколько пожелаете, главное, чтобы сроки не срывались. Например, если вы «сова», можете выполнять задания хоть и ночью. При повременной необходимо отсидеть свои рабочие часы согласно установленному регламенту (к примеру, с 9 до 18) и получаете ЗП за отработанное время, неважно какой объем задач при этом решен.

Если работая, вам необходимо будет коммуницировать с коллегами, партнерами или заказчиками, то будьте готовы придерживаться их расписания. Как и в других отраслях, стандартная загрузка удаленщика — около 8 рабочих часов в день или 40 в неделю. Однако бывают варианты и по 35, 30, 25 и менее часов за 7 дней. Иногда начальство хочет видеть своего коллегу в офисе, тогда придется регулярно приезжать на оперативки.

Рабочий инструментарий

Опыт использования современных средств связи, ПО для совместного взаимодействия, а также облачных и стационарных хранилищ данных, даст возможность удаленным сотрудникам более оперативно решать поставленные задачи. Их основными инструментами являются:

• Быстрый ноутбук, планшет или персональный компьютер, оснащенные видеокамерой и микрофоном.
• Подключение к широкополосному стабильному интернету.
• Для консультанта по продажам или оператора Call-центра понадобится проводная или беспроводная гарнитура, дизайнеру или аниматору — набор для рисования.

Важно решить с работодателем, за чей счет приобретается требуемое оборудование. Если будет нужен специализированный софт, то обычно его покупает нанимающая сторона.

Умение пользоваться такими программами, как Dropbox, Google Documents, Basecamp, Microsoft Office, Zoom, Salesforce, WhatsApp и пр., даст хорошее конкурентное преимущество в процессе трудоустройства на вакантную должность.

Свобода передвижений

Свое название «удаленная работа» получила не просто так. Главным ее преимуществом является то, что можно трудиться как угодно, и где захочется — в халате и тапочках сидя на кресле в собственной квартире, в строгом костюме в коворкинге, с чашечкой ароматного кофе в кафе или лежа в гамаке на пляже райского острова. Если предполагается свободный график, то выполнять рабочие задачи возможно как в обед, так и в ночное или любое удобное время. Однако, когда вы «привязаны» к расписанию головного офиса, то заниматься другим делом не удастся, но все равно привязки к конкретному месту у вас не будет.

Какая бы не была удаленная работа, это прежде всего заработок денег, а не отдых. Чаще всего удаленщики трудятся из дому, приспосабливая для этого один из его уголков (часть кухни, спальни, коридора или гостиной, отдельный кабинет, лоджию).

Продуктивность работника

Это ключевой момент в выборе профессии. Когда человек находится в домашней обстановке, то он чрезвычайно расслаблен, поэтому с самодисциплиной и, соответственно, производительностью труда могут быть большие проблемы. Чтобы не лениться и долго не прокрастинировать, психологи рекомендуют выработать в себе привычку:

• Не пристуйте к ТЗ в пижаме или другой «удобной» одежде, лучше одеть что-то строгое, «рабочее».
• Обустройте место, где захочется работать — оно должно быть упорядоченным и чистым.
• Уберите подальше домашних питомцев и попросите родственников вас не тревожить.
• Выключите звук на смартфоне и все уведомления, которые не касаются текущих задач.
• Составьте список дел на день, постарайтесь распределить их так, чтобы сразу сделать все самое сложное. Разбейте крупный проект на мелкие части, так будет легче с ним справиться.
• Определите для себя наиболее продуктивное время суток: для совы — это вечер и ночь, для жаворонка — утро и обед.
• Мотивируйте себя и не забывайте поощрять.
• Делайте перерывы — регулярный отдых позволяет организму быстро восстанавливаться.

Однако самое главное — это заниматься любимым делом, работать по специальности, от которой вы получаете удовольствие.

Уровень дохода

Здесь все индивидуально и зависит как от опыта и профессии удаленного работника, так и от финансовых возможностей работодателя. Начинающие специалисты, работающие на удаленке, обычно получают на порядок меньше, своих «офисных» коллег. На большом расстоянии легче доверять выполнение простых задач и, соответственно, меньше за них платить. Но есть и исключения. Многие «айтишники» зарабатывают довольно неплохие деньги, работая в комфортных для себя условиях.

Профессиональный рост

Построить карьеру удаленщику достаточно проблематично. Руководство часто недооценивает его возможности и подозревает, что он не прилагает усилия на все 100%. Чтобы стремиться вверх, человеку потребуется много учиться и усердно трудиться. Пропорционально своим навыкам, нужно просить у начальства повышения в ЗП или должности. Такая практика вполне нормальная. Не стесняйтесь, спросите у руководителя, что необходимо делать, чтобы получать большую заработную плату.

Что представляет собой удаленная работа: преимущества

Одно из основных достоинств заключается в банальном, на первый взгляд, отсутствии затрат времени на дорогу. Вместо того чтобы тратить по несколько часов в метро или пробках в пути на рабочее место, можно их провести более продуктивно (уделить внимание семье, обучению, саморазвитию). Другие плюсы трудовой деятельности на расстоянии:

• Возможность трудоустроиться в большую компанию на высокую ЗП. Особенно это актуально для жителей «глубинки», где спрос на «продажников» или «айтишников» невелик.
• Меньше коммуникаций с людьми — коллегами, клиентами, партнерами.
• Экономия средств на соблюдении дресс-кода и других атрибутах деловой этики.
• Можно работать сразу на нескольких проектах с разными работодателями.
• Удаленный график работы — это возможность составлять собственное расписание, начинать проект, когда захочется.

Минусы удаленки

К отрицательным моментам вне офисной трудовой деятельности относят:

• необходимость настраиваться на решение конкретных задач, часто в сжатые сроки;
• недостаток в живом общении;
• стираются грани между оплачиваемым трудом и отдыхом;
• более сложное развитие в профессиональном плане;
• оборудование и другие инструменты нужно приобретать за свой счет.

Но главное, что выполняя ТЗ дистанционно, по относительно свободному графику, ваш рабочий день становится ненормированным.

Где и как найти

Поиск вакансий на удаленке, некоторым образом отличается от классического офисного трудоустройства. Для начала важно понять, как и почему работа на удаленном доступе (расстоянии) называется именно так. В сети часто встречаются объявления о виртуальной, надомной и других видах занятости, каждая из которых имеет свои особенности. Чтобы отыскать актуальные для вас предложения, необходимо воспользоваться следующими методами:

• просматривать тематические сайты;
• посещать биржи фриланса;
• изучать корпоративные онлайн-платформы крупных компаний;
• использовать сарафанное радио и т. д.

Лохотроны на удаленке: что это такое

С развитием информационных технологий и повышением спроса на удаленных специалистов, растет и уровень обмана. Признаками мошеннических схем являются следующие предложения:

• с ЗП выше рыночной;
• где работодатель в качестве доверительной ноты просит перевести деньги (например, оплатить регистрацию, подтвердить серьезность намерений);
• с огромным тестовым заданием;
• когда объявление слишком приукрашено и не соответствует реальной жизни;
• вакансия с неполным описанием.

Организации при поиске сотрудников используют профессиональных кадровиков, которые детально описывают требования, проводят интервью и не требует предоставления каких-либо конфиденциальных данных.

Как обезопасить себя, работая удаленно

Придерживайтесь рекомендаций:

• скрупулезно изучите информацию о компании (почитайте отзывы);
• обратите внимание на контакты (есть ли фирменный email, офлайн-офис и т. д.);
• если работодатель просит аванс, уходите;
• свяжитесь с ответственным лицом фирмы и задайте наводящие вопросы.

Как понять, чем удаленная работа отличается от фриланса

Очень часто соискатели путают эти понятия. Основное отличие:

Компания «Клеверенс» — один из ведущих разработчиков мобильных систем учета по радиочастотным меткам и штрих-кодам России. Наше ПО — отличная возможность автоматизировать многие бизнес-процессы, в том числе инвентаризация, работе с товарами на складе, маркировка и т. д.

Теперь вы знаете, как называется и что из себя представляет работа вне офиса на удаленке. Если чувствуете, что труд на расстоянии — это то, о чем Вы мечтали, смело ищите подходящую вакансию и пробуйте трудоустроиться.

Количество показов: 6397

Опубликовано: 1 июля 2020

Удаленная работа — это уже даже не тренд, это новая реальность. За последние три месяца ряды удаленных сотрудников пополнились еще и вчерашними обитателями офисов. В результате, в России удаленно работает каждый третий сотрудник, а последние события наталкивают на мысль, что большинство текущих сотрудников даже после выхода на работу в офис будут в своем рабочем недельном графике иметь один-два «удаленных» дня.

Плюсы и минусы

Перед работодателями у удаленных сотрудников есть серьезное преимущество — финансовое. Ежемесячно владельцы компаний тратят до четверти дохода, который приносит сотрудник, на содержание офисного пространства. Сюда включаются коммунальные платежи, печеньки и кофе, зарплата клинингового персонала и закупка чистящих средств. Как ни крути, на удаленных сотрудниках получается отлично сэкономить.

Запросы у удаленных сотрудников в целом меньше, чем у тех, кто хочет работать в офисе. Это делает такой контингент привлекательным для стартапов и небольших компаний, а также создает новые возможности для бизнеса. Еще один немаловажный момент — удаленные сотрудники не тратят время на дорогу.

Но, как и у любых видов работы, у удаленной есть свои нюансы. Удаленных сотрудников сложнее контролировать, сложнее подбирать и обучать. Несмотря на то, что они выгодны организации, мотивировать удаленных сотрудников — почти искусство. В отличие от сотрудников, работающих в офисе, большинство «удалёнщиков» менее лояльны к работодателю, и это понятно – они привыкли к временной, проектной работе.

Тем не менее, искушение попробовать поработать с удаленными сотрудниками высоко. Давайте разбираться, как нанять удаленного сотрудника, как проверить его навыки и как понять, что он максимально эффективно справляется с обязанностями.

Где искать удаленных сотрудников

Если вы нанимаете удаленного сотрудника, то первым делом нужно определиться, какие реальные результаты работы вы ждете и за какое время сможете их получить.  Алгоритм действий на этом этапе такой же, как в случае с офисным работником: вам необходимо создать профиль должности, написать вопросы к собеседованию, подготовить тестовые и проверочные задания и вопросы.

При поиске удаленных сотрудников важно знать, что гораздо эффективнее искать их не на порталах по поиску работы, а на специализированных площадках. Такие площадки можно найти в социальных сетях, мессенджерах (например, в Telegram) и на онлайн-биржах специалистов.

На таких площадках действительно уже собрана целевая аудитория кандидатов, которые претендуют на удаленную работу и которые при необходимости смогут помочь и вам, если вы не профи, в настройке удаленной работы.

Заострю на этом внимание. Половина работы при поиске удаленных сотрудников заключается в том, чтобы найти площадку для размещения удаленной вакансии. К нам часто обращаются работодатели, которые тратят немалые деньги на размещение, используя традиционные, уже привычные форматы поиска. Но то, что работает для подбора одной категории сотрудников, не всегда так же эффективно работает для другой. Как искать площадку? Смело забивайте в поисковике социальных групп «удаленная работа» и выбирайте из них площадки с большим количеством участников и высокой вовлеченностью. Не переплачивайте за размещение, максимальные тарифы не всегда означают максимальный результат!

Каким должен быть хороший удаленный сотрудник?

Я перечислю несколько важных для сотрудника качеств. Если в вашем подчиненном вы увидите хотя бы половину из них, знайте – вы наняли хорошего работника.

• Организованность

На собеседовании проверьте этот навык, спросив у кандидата, как организован его рабочий день, с чего он обычно начинает работу, как делает перерывы в работе, какие факторы могут его отвлечь и сколько часов в день сотрудник работает.

Помните: тот, кто работает много, не всегда работает эффективно!

• Техническая подкованность

В подборе мы часто сталкиваемся с тем, что при малейших технических проблемах новички теряются и выпадают из рабочего процесса едва ли не на целый день. Поводов для такого «выпадения из графика» множество: отключили Интернет, слетели настройки гарнитуры, нет обновления на антивирусную систему и т.д.

Поэтому если вы сами новичок в работе с удаленными сотрудниками и система работы с ними у вас еще не выстроена, не экспериментируйте — нанимайте сотрудника с удаленным опытом работы от 1 года.

• Проактивность и инициативность

Довольно легко в режиме реального времени корректировать сотрудника, который целый день работает в офисе: что-то ему подсказать, присоединиться к переговорам с клиентом, ответить на вопрос. С удаленным сотрудников все иначе — корректировать его приходится постфактум. Именно поэтому удаленный сотрудник должен быть способен вовремя мобилизоваться: в какой-то ситуации озвучить позицию руководства, где-то «отстоять» скидку, в целом уверенно делать выбор в пользу того или иного решения.

Чтобы проверить, соответствует ли сотрудник вашим ожиданиям, еще на этапе собеседования подготовьте кейсы и примеры спорных ситуаций и посмотрите, как кандидат с ними справится.

• Честность и ответственность

Некоторых удаленных сотрудников приходится жестко контролировать, чтобы понимать, работают они или только делают вид. Приведу в пример поучительную историю: молодой человек успешно прошел двухнедельную стажировку на менеджера по продажам и приступил к работе. Работодатель решил проверить нового сотрудника и в течение дня несколько раз ему звонил. Выяснилось, что после первого звонка сотрудник решил, что проверки больше не будет, и благополучно уехал отдыхать с подругой. Надо ли говорить, что эффективность таких работников, как правило, нулевая?

Учитывайте, что работа с удаленными сотрудниками предполагает другие формы контроля, и их можно автоматизировать.

• Гибкость

Гибкий ум предполагает высокую стрессоустойчивость, умение находить оптимальное решение и не терять оптимизма в сложных ситуациях. Гибкость проверяется реакцией кандидата на разные стрессовые ситуации. Хорошим результатом считается предложение как минимум двух-трех вариантов решений.

Протестировать кандидата можно, например, таким вопросом: «Вы дизайнер. Клиент просит внести правки, которые, на ваш взгляд, испортят макет. Как вы поступите?»

Личная встреча

В поиске удаленного сотрудника очень важно проводить собеседования. Если нет возможности встретиться с сотрудником лично, проведите собеседование в формате видеоконференции. Посмотрите на жесты и мимику, вслушайтесь в интонацию. Задавайте больше открытых вопросов и обязательно выслушивайте собеседника, ведь вы «приобретаете» себе сотрудника на долгое время. Ответьте себе на вопрос, комфортно ли вам взаимодействовать с этим человеком?

Не делайте длительных встреч, лучше разделите одно большое собеседование на два, продолжительностью не более 40 минут. Запишите впечатления после первого собеседования, используя специальные ежедневники или воркбуки, и составьте уточняющие вопросы. Договоритесь о повторном собеседовании.

Адаптация и стажировка

Приняв на работу удаленного сотрудника, не пропускайте этап адаптации и стажировки. Да, возможно, новоиспеченному сотруднику не нужно привыкать к рабочему месту. Но пройти обучение и сдать тестирование нужно обязательно. Поэтому определите этапы стажировки и критерии ее успешного прохождения.

Как и в случае с офисными сотрудниками, если есть возможность, лучше привлечь к стажировке одного из сотрудников, который давно работает и знает все процессы вашей компании. Он сможет дать новичку информацию о каждом этапе работы, а также рассказать о миссии, ценностях организации, правилах взаимодействия и в первое время всегда быть на связи.

Результатом успешной стажировки являются три составляющие: сотрудник понимает принципы работы компании, ему нравится в компании, он показал первые простые результаты работы. Если все эти три момента соблюдены, работник может полноценно вступать в должность.

Контроль работы

Нет особой необходимости в тотальном контроле над действиями сотрудника и его постоянной проверке. Но чтобы эффективно проконтролировать удалёнщика, необходимо выбрать нужные инструменты.

• Утренние «пятиминутки»

Помогают существенно увеличить продуктивность удаленных сотрудников: помочь поверить в свои силы и создать атмосферу рабочего дня. «Уложите» в пятиминутное приветствие мотивацию, контроль планов и разбор сложных ситуаций. Особенно хорошо «пятиминутки» работают в компании, где больше 10-12 сотрудников.

• СРМ – системы

Автоматизированные программы, системы управления продажами и процессами. СРМ можно дополнить разными приложениями, в которых возможно работать совместно: майнд-картами, виртуальными таблицами, облачными обменниками. Если же СРМ-система – это дорого или сложно для вашей компании, начинайте с простых аналоговых программ формата Trello или Google-офис.

• Трекеры рабочего времени

Это специализированные программы, отслеживающие активность сотрудника за компьютером. Подходят для тех, кто пользуется персональным компьютером более 60% рабочего времени. Программа отслеживает, что делает сотрудник, снимает скриншоты экрана, помогает контролировать занятость сотрудника. Если компьютер рабочий, на установку такой программы пока не требуется разрешения работника. Тем не менее, перед установкой программы рекомендую согласовать этот вопрос с сотрудником.

Помните: какой бы инструмент вы не выбрали, не стоит гнаться за трендами или рекламой. Попробуйте разные варианты и остановитесь на том, который по душе. Постоянно исследуйте новые возможности этих инструментов и рынка программ.

Время диктует нам новые форматы работы. И чем раньше мы воспользуемся этими возможностями, тем более конкурентными будем на рынке!

Желаю вам успехов и удачного найма!

Как перевести сотрудников на удалёнку

И успешно вести бизнес в режиме home-офиса

Здравствуйте, друзья!

Сама мысль об отказе от физического контроля за подчиненными и переводе их на дистанционный режим работы заставляет нервничать большинство руководителей и владельцев бизнеса. Однако, реальность такова, что сегодня это, возможно, единственный эффективный способ остаться на плаву.

И не так страшен черт… Удаленная работа имеет массу преимуществ – от экономии средств до возможности найма лучших сотрудников из разных уголков страны, а то и мира. Передовые коммуникационные технологии активно способствуют развитию фриланса, нивелируя все возможные трудности. Труд от звонка до звонка заметно уступает свободному графику, и число приверженцев последнего неуклонно растет.

Так что не стоит бояться. Организация удаленной работы сотрудников – не такая уж сложная задача, если знать, как действовать.

Как организовать дистанционную работу персонала?

Создание удаленного рабочего офиса требует умелого подхода, творчества и компромиссов. И начинать следует с себя. Культура дистанционного труда формируется сверху, в ином случае она будет рушиться внизу.

Главное понимать, что виртуальное управление в определенных моментах отличается от привычного штатного. То, что работает в офисе не всегда хорошо срабатывает для виртуальной команды. Поэтому важно применять иные эффективные практики.

Узнавайте своих сотрудников

Не стоит ограничиваться обсуждениями исключительно рабочих моментов. Конечно, если у вас горят сроки, тогда разговаривайте строго по делу, без лишних отступлений. Однако, в обычное время, связываясь с внештатным сотрудником, интересуйтесь его настроением, делами в семье и другими отвлеченными темами, которые помогут узнать его ближе, как человека.

Вам это позволит лучше понять работника, и мотивировать, когда возникнет необходимость. С его стороны вы приобретете лояльность к вашему бизнесу и стремление выкладывать на полную.

Уважайте их время

​Да, удаленщики трудятся в удобное время, но это не значит, что вы можете обращаться к ним без оглядки на часы. Уважайте их личную жизнь, и поэтому обсудите трудовой график с каждым специалистом.

Установите временные рамки, в пределах которых вы можете писать сообщения, созваниваться и ждать своевременного ответа. Границы позволят выстроить позитивные отношения и улучшить производительность.

Четко распределите обязанности

Каждый работник должен четко понимать свою роль в компании, и список обязанностей, которые подразумевает его должность. Это упрощает и улучшает взаимодействие между членами коллектива, и не вызывает путаницы, когда требуется выполнить внезапно возникшее действие.

Соберите информацию в одном месте

Все, что относится к бизнесу и конкретным проектам, должно храниться в едином месте, причем с открытым доступом для представителей команды. Можно пользоваться облачными сервисами или иными платформами с подобными функциями.

Важно, чтобы работники не тратили время на поиски нужной информации, и не отвлекали коллег сообщениями, а легко и быстро находили все самостоятельно.

Мотивируйте freelance-персонал

Кроме ежемесячных или ежеквартальных премий, не забывайте о наиболее простом и доступном способе мотивации – похвале. В условиях офиса легко подойти к подчиненному и похлопать его по плечу, а вот на удалении это сделать сложнее.

​И тут на помощь приходят:

1. Смайлики и гифки. Дополняйте ими сообщения, показывая удовлетворительные эмоции. Правильный эмодзи способен вызвать улыбку по ту сторону экрана и поднять мотивацию.
2. Корпоративные посиделки онлайн. Мини-вечеринка с тостами в сети – отличная идея, чтобы отпраздновать завершение проекта.
3. Бесплатные подписки в интернете для лучших сотрудников.

Мотивация должна присутствовать в том виде, в котором она наиболее интересна тем, на кого направлена. И тут возвращаемся к пункту первому – не ленитесь лучше узнавать подчиненных.

Автоматизируйте все, что можно

Главная польза от этого процесса – экономия времени и, как следствие, более оперативное выполнение заданий. Также автоматизация помогает избавить команду от рутинных процессов, которые не только отнимают ценные часы, но и снижают мотивацию. Возможно, это даже поможет сократить штат, оставляя в трудовом процессе исключительно профессионалов высокого ранга. Не превращайте персонал в роботов, а создайте эффективный механизм сами.

Полезные инструменты для удаленной работы сотрудников

И если уж говорить об автоматизации, то полезно будет назвать инструменты, которыми наиболее часто пользуются, трудясь на фрилансе. Их много, и возможно не все они нужны конкретно в вашем случае. Знакомьтесь, тестируйте, выбирайте.

Одним из популярных инструментов являются системы CRM.

​По сути они представляют собой виртуальный офис, в котором легко решаются такие задачи, как:

1. управление взаимоотношений с клиентами;
2. постановки целей и задач;
3. контроль за их выполнением;
4. ведение проектов поэтапно.

На просторах интернета они встречаются, как в платных, так и бесплатных версиях. Выбирать только вам. Но не стоит боятся инвестировать в онлайн-инструменты, ведь они призваны решать многие управленческие проблемы организации удаленной работы сотрудников.

Также стоит использовать специальные программы для таких процессов, как постановка и контроль выполнения задач. Среди удаленщиков достаточно популярным является сервис Trello.

​Еще один полезный софт – онлайн тайм-менеджеры. Они позволяют осуществлять контроль удаленной работы сотрудников, и в частности, сколько времени они тратят на выполнение задач и насколько высокой является их продуктивность.

И, без сомнений, для любой удаленной команды необходимы программы для качественной коммуникации. Их выбор чрезвычайно широк – Skype, Zoom, Telegram, Viber.

Изучите возможности их функционала, и подключайтесь к тому сервису, который наилучшим образом удовлетворяет ваши запросы.

И на этом далеко не всё. Существует еще много всевозможных сервисов, которые помогут наладить процессы так, чтобы они работали, как часы. Системы электронного документооборота, программы для удаленного доступа, планировщики, и даже социальные сети – все это может помочь в налаживании эффективной трудовой деятельности.

И не забывайте запрашивать у подчиненных обратную связь по поводу выбранных онлайн-инструментов. Не стоит работать по принципу «установил и забыл». Возможно, в процессе эксплуатации окажется, что некоторые программы неэффективны, и требуется подбор других решений.

Проблемы в управлении персоналом на удалении

Переход на свободный режим не обходится без трудностей. Их невозможно предвидеть заранее, но можно решить при помощи дельных советов и своевременного реагирования.

​К списку частых препятствий относятся:

• Найм подходящих профессионалов

Сбор внештатных подрядчиков – задача нелегкая. Одно дело, когда вы переводите существующий коллектив в свободное плавание, и совсем иное, когда требуется создание штата с нуля. Тяжело оценить профессионализм человека без личного общения, поэтому не стоит пренебрегать онлайн-собеседованиями. Возможно, придется попрощаться не с одним фрилансером, пока найдете подходящего специалиста.

• Ощущение одиночества у сотрудников

Это чревато понижением производительности, а также развитию депрессивного состояния. Нужно уметь распознавать подобные признаки, и активнее вовлекать работников в общение с коллегами путем видеособраний. Также старайтесь стимулировать людей, выходить из дома, гулять на свежем воздухе и проводить время с семьей.

• Отсутствие системы подотчетности

Нет отчетов – нет понятия, куда и как двигаться. Без итогов сложно оценить продуктивность каждого сотрудника, и эффективность выбранной стратегии в целом. Для бизнеса отсутствие отчетов – всегда минус. Подбивать итоги необходимо, независимо от сферы деятельности организации. Можно внедрить еженедельную отчетность о проделанной работе и планах на следующие семь дней, или ограничиться ежемесячной сводкой.

• Низкая сплоченность команды

Какой бы ни был коммуникабельный сотрудник, удаленная работа на дому часто приводит к отчужденности и обособленности от остальных. И здесь важно предпринять своевременные меры, которые позволят объединить персонал, улучшив их взаимодействие и коммуникацию. Каждый трудящийся должен понимать, что он является частью большой команды, которая стремится к единому глобальному результату.

Это небольшой перечень проблем, возникающих при управлении удаленным штатом. Главное, распознавать их и решать, повышая вовлеченность, производительность и сплоченность всей команды.

Как нанять хороших удаленщиков?

​Правда в том, что дистанционный формат работы подходит не всем. Большинство людей уверены, что их продуктивность существенно вырастет, если они получат возможность трудиться из дома. Но, реальность и практика показывают обратное.

Некоторым работникам необходима структура офиса, чтобы оставаться сосредоточенными и собранными. Дома отвлекающих факторов гораздо больше, чем на традиционной работе, и не все готовы им противостоять.

Как же определить, подходит ли штатный специалист или новый соискатель для работы из дома?

Тут пригодятся следующие советы:

1. Предлагайте соискателям выполнить тестовый оплачиваемый проект, прежде чем продолжить с ними более тесное сотрудничество. Это позволит оценить их профессиональные навыки и готовность трудиться на удалении. Если они активно коммуницируют, придерживаются сроков и качественно выполняют трудовые обязанности – смело нанимайте.
2. Выбирая людей из существующего штата, оставляйте только тех, в чьей компетентности и ответственности вы уверены. Подчиненные, которые пренебрегали трудовой этикой и демонстрировали несобранность и ненадёжность, наверняка, покажут еще более слабые результаты на удаленном поприще.
3. Давайте время на адаптацию, и лишь после этого делайте выводы – подходит ли конкретный специалист для внештатной должности в вашей компании.

Как обустроить виртуальный офис?

​Подготовив план удаленной работы сотрудников, следует позаботиться об общем обустройстве виртуального офиса.

Убедитесь, что важная информация доступна в интернете, обеспечив конфиденциальность определенных документов.

Обновите протоколы безопасности, чтобы избежать ненужных нарушений, и связанных с этим затрат. Определитесь с инструментами коммуникации.

Также в идеале стоит найти человека, которому можно будет делегировать управление удаленной командой. Это упростит общение с обеих сторон и избавит от лишних отвлекающих сообщений. Вы, как работодатель, можете заниматься решением более глобальных задач.

Как и в любой новой системе, потребуется определенное время, чтобы настроить все процессы. Открыто обсуждайте с подчиненными все возникающие проблемы и привлекайте их к решению. Пробуйте различные инструменты, и находите те, которые лучшего всего подходят для вашего трудового коллектива, стиля управления и бизнеса. Даже, если на старте будет трудно, не останавливайтесь на половине пути. На все нужно время. А результаты не заставят себя долго ждать!

До новых встреч!