Бизнес студия программа скачать бесплатно на русском

Описание демо-версии

Демо-версия не имеет ограничений по сроку использования, а ее возможностей достаточно, чтобы описать и регламентировать деятельность небольшой компании или отдельного подразделения. С внесенными в демо-версию данными впоследствии можно продолжить работу в полнофункциональной версии Business Studio.

Дистрибутив включает:

• 32- и 64-битную версию Business Studio. Выбор нужной разрядности при установке осуществляется автоматически, исходя из разрядности версии установленной программы Microsoft Visio;
• Microsoft .Net Framework 4.0;
• SQL Server Express Edition (облегченная версия Microsoft SQL Server).

Размер файла 984 Mb.

Работа в демо-версии ведется с демонстрационной базой данных, описание которой приведено в документе Описание демо-базы Business Studio.

Внимание!

Для работы программы требуется Microsoft Visio, начиная с версии 2013.

Бесплатную 30-дневную версию Microsoft Visio Вы можете скачать по следующей ссылке: https://signup.microsoft.com/Signup?OfferId=0F5B471A-08EF-4e69-ABB0-BB4DA43F0344&DL=VISIOCLIENT&culture=ru-RU&country=RU&ali=1

Для установки данной версии Visio может потребоваться, чтобы и другие установленные программы пакета MS Office имели тип лицензии Office 365.

Инструкция для получения пробной версии Visio для пользователей из России и Беларуси

Демо-версия Business Studio позволяет:

• Сформировать систему целей и показателей на основе существующих объектов группы справочников «Цели и показатели»;
• Создать модель бизнес-процессов;
• Спроектировать организационную структуру путем переименования существующих объектов справочника «Субъекты» и переноса их на необходимые уровни иерархии;
• Сформировать перечень документов в группе справочников «Объекты деятельности» путем переименования существующих объектов в справочниках данной группы;
• Провести имитационное моделирование и функционально-стоимостной анализ;
• Сформировать регламентирующую и отчетную документацию.

Ограничения при работе с демо-версией:

• Возможна работа с одной базой данных;
• Отключена возможность сетевой работы;
• Запрещено создание новых объектов во всех справочниках, кроме справочника «Процессы», но возможно использование (переименование и перемещение) объектов справочников;
• Количество объектов в справочнике «Процессы» ограничено 350;
• Запрещено сохранение новых и измененных отчетов и фильтров;
• Отключена возможность импорта информации из файлов;
• Запрещено сохранение имитаций;
• Работа через OLE не поддерживается;
• Отключена возможность формирования Business Studio Portal.

Продолжение работы с базой данных демо-версии в полноценной версии BS

Чтобы после использования демо-версии продолжить работу с ее базой данных в полной версии программы, необходимо сделать следующее:

1. Установить на компьютер, где находилась демо-версия, Business Studio. Тип установки зависит от того, как планируется работать на этом компьютере с программой:
   1. Если приобретена персональная лицензия — выбирается тип установки «Полная установка Business Studio» из блока «На рабочую станцию»;
   2. Если приобретена конкурентная лицензия и компьютер планируется использовать как сервер лицензий — тип установки «Сервер Business Studio» из блока «На сервер»;
   3. Если приобретена конкурентная лицензия и компьютер планируется использовать непосредственно для работы с Business Studio — тип установки «Клиент Business Studio» из блока «На рабочую станцию».
2. Запустите Business Studio или DB Администратор, в открывшемся окне выбора баз нажмите кнопку «Добавить»;
3. Далее в появившемся окне укажите в поле «Сервер базы данных» SQL Server, установленный на данном компьютере, а в выпадающем списке поля «База данных» выберите базу данных демо-версии, которая называется «BS_BizModelDemo_<Номер версии программы>_<Код языка установки>» (например, база для демо-версии Business Studio 5 в случае, если при установке был выбран русский язык, называется «BS_BizModelDemo_5_ru»). После этого нажмите кнопку «Сохранить» в этом же окне и выберите название файла и папку для сохранения;
4. Перенесите файл базы данных на тот компьютер, где планируется развернуть базу данных. Если это текущий компьютер — данный пункт можно опустить;
5. Далее через интерфейс Business Studio или DB Администратора восстановите базу данных из файла (см. Загрузка базы данных из файла) под именем, отличным от того, что имела эта база, будучи базой данных демо-версии.

Внимание!

Шаги 3-5 необходимы, т.к. при повторной установке демо-версии база данных демо-версии будет перезаписана без предупреждения.

В этой статье мы рассмотрим функционал Business Studio, сравним его с конкурирующими решениями и попытаемся объяснить причину популярности данной программы для бизнес-моделирования на территории стран бывшего СНГ.

Разработчиком Business Studio является ГК «СТУ» из Самары. Первая версия программы увидела свет в 2004 году, основными конкурентами на рынке на тот момент времени были системы ОРГ-Мастер и Бизнес-Инженер, а также зарубежная разработка ARIS.

Выход Business Studio сопровождался мощной рекламной компанией, также со временем разработчику удалось выстроить обширную партнёрскую сеть из консалтинговых компаний и учебных центров, которые сыграли значительную роль в популяризации программного продукта на рынке. Одним из таких партнёров является известный консультант Репин В.В, автор множества книг по моделированию бизнес-процессов и процессному подходу к управлению.

На данный момент Business Studio используют более 1000 компаний в России и странах ближнего зарубежья. Не остаётся сомнений, что именно Business Studio на сегодняшний день является самым «раскрученным» и популярным продуктом среди аналогичных систем бизнес-моделирования в СНГ.

Концепция Business Studio

ГК «СТУ» позиционирует свою программу как систему бизнес-моделирования. Однако сам термин «бизнес-моделирование» относительно новый и ещё не устоявшийся, подверженный множеству трактовок. Давайте возьмём за основу то определение, которое дают сами разработчики Business Studio:

«Бизнес-моделирование – это процесс создания бизнес-архитектуры»

Далее разработчики уточняют, какие именно элементы входят в бизнес-архитектуру с их точки зрения:

• Цели бизнеса (определяют направление и стратегию развития);
• Модель бизнес-процессов (описывает регулярную деятельность, направленную на достижение целей);
• Ресурсы и данные (физические и информационные объекты, с которыми работает организация);
• Организационная структура (структура подразделений компании);
• Информационные системы (служат для поддержки протекания бизнес-процессов);

То есть всё более-менее стандартно, как и в других системах бизнес-моделирования: ставим цели, строим схемы процессов, которые направлены на достижение целей, назначаем ответственных из дерева оргструктуры, отмечаем, какие ресурсы используются в процессах.

Полный цикл работы в программе обозначен на следующей схеме:

Рассматривать и анализировать функционал Business Studio мы будем исходя из этой схемы в той очередности, как предлагают сами разработчики.

Интерфейс и архитектура

Business Studio использует Microsoft SQL Server для хранения данных, а в качестве графического редактора используется Microsoft Visio. С одной стороны, использование Visio даёт пользователю привычную и знакомую среду для «рисования», но с другой стороны у нас сложилось стойкое впечатление, что именно благодаря этой интеграции мы можем буквально «ощущать» задумчивость программы при переключении окон и открытии графических схем.

Да и сами пользователи Business Studio не в восторге от такой интеграции, судя по голосованию в группе разработчиков на Facebook:

В левой части окна расположены основные справочники, которые используются при моделировании (оргструктура, процессы, субъекты, ресурсы и т.п.), а справа – знакомый нам редактор MS Visio, интегрированный в программу.

Несмотря на наличие вкладок по аналогии с браузерами Chrome и Firefox, вам не удастся открыть сразу несколько окон с графическими схемами, что достаточно неудобно, особенно, если Вам нужно одновременно видеть структуру компании и схему процесса или, если стоит задача визуально сравнить два разных бизнес-процесса.

Было бы гораздо удобнее, если бы была возможность открыть сразу несколько процессов в разных вкладках и переключатся между ними при необходимости.

Ещё печальнее то, что у пользователя нет возможности открыть сразу несколько окон на однотипные элементы. Вы можете открыть карточку на должность и на процесс, но открыть два окна на разные должности нельзя. Из-за этого элементарная задача сравнить, например, квалификационные требования директора и начальника производства становится неосуществима. Необходимо будет сначала скопировать требования одной должности куда-то в нейтральное место, например, в блокнот, а затем открыть требования второй должности и сравнить их с записью в блокноте.

Постановка целей

Работу с программой нам предлагают начать с раздела «Цели и показатели», который находится во вкладке «Управление». Данный справочник состоит из «Перспектив», «Целей», «Показателей» и «Стратегических карт». Перспективы – это по сути условное разделение всех целей на типы, а показатели – измеримые метрики, которые позволяют отслеживать насколько выполняются цели.

В качестве основы разработчики Business Studio предлагают нам использовать систему сбалансированных показателей (BSC) Нортона и Каплана, рассматривая компанию в рамках четырёх перспектив:

• Финансы;
• Клиенты;
• Внутренние бизнес-процессы;
• Обучение и развитие;

В принципе, пользователь может и не придерживаться требований системы сбалансированных показателей и добавлять свои собственные перспективы на карту.

Основой данного раздела является «Стратегическая карта» — схема, на которой отображаются установленные цели, перспективы и показатели. На схеме видно, к какой перспективе относится цель, с какими другими целями связана и каким показателем контролируется.

О контроле показателей мы поговорим позже в соответствующем разделе, а сейчас сосредоточимся на построении стратегической карты целей.

Стратегическую карту необходимо построить вручную, перетаскивая заранее заполненные элементы на схему. Затем, при помощи стрелок необходимо соединить элементы, показав, как цели зависят друг от друга и какими показателями измеряются. После сохранения схемы, все связи автоматически переносятся в базу данных.

В демонстрационной базе данных мы видим стратегическую схему, состоящую из 14 целей. К сожалению, построить настоящую, подробную схему целей проблематично, так как элементы не умещаются на страницу. В качестве решения можно попробовать изменить формат листа в настройках MS Visio, но в этом случае элементы получаются слишком мелкими при переносе в регламенты.

Решение этой проблемы нам видится в возможности формирования данной схемы программой динамически, с нужными отображаемыми полями и заданной глубиной, однако, к сожалению, Business Studio не умеет этого делать.

Ещё больше вносит неразбериху возможность связи целей и показателей напрямую, без диаграммы, в свойствах объектов. В итоге, отображение связей на стратегический схеме и реальные связи в базе данных могут не соответствовать друг другу.

Например, на схеме мы не видим цели «Своевременное выполнение пуско-наладочных работ», хотя она влияет на показанную цель «Повышение удовлетворенности клиентов».

Проектирование бизнес-процессов

Моделирование бизнес процессов в Business Studio производится по классической схеме «сверху вниз». Вначале нам предлагают построить модель процессов верхнего уровня, для чего в программе реализована поддержка нотации IDEF0. Для построения бизнес-процессов нижнего уровня необходимо использовать одну из следующих нотаций EPC, Basic Flowchart, Cross Functional Flowchart или BPMN. Моделирование осуществляется в MS Visio со всеми сопутствующими этому редактору достоинствами и недостатками.

Помимо стандартных средств визуализации, разработчики Business Studio добавили возможность гибкой настройки дополнительных текстовых меток для блоков. Например, Вы можете отобразить требования к срокам выполнения или испонителей рядом с названием функции. Данная настройка может оказаться крайне полезной при моделировании в нотации Basic Flowchart, о чём мы расскажем отдельно чуть позже.

К сожалению, в Business Studio нет встроенных стандартных шаблонов типовых процессов, как в Fox Manager или BPM-системе ELMA, которые могли бы значительно облегчить работу в программе для новичков. Вместо этого нам предлагают приобрести готовые комплексные модели, стоимость которых варьируется от 10 до 125 тыс. рублей.

Нотация IDEF0

Данная нотация не является дружественной для новичков и пользователю очень желательно ознакомиться с основами моделирования в IDEF0 самостоятельно или прослушать соответствующий семинар перед началом моделирования процессов верхнего уровня. Реализация этой нотации в Business Studio вносит дополнительные условности, которые бизнес-аналитик, рисующий диаграмму должен учитывать.

Особенности реализации нотации IDEF0 в Business Studio:

1. Участники процессов на схеме IDEF0 не отображаются, их нужно указывать в свойствах процесса.

С нашей точки зрения, было бы удобнее отображать ответственность на графической диаграмме, а не в свойствах блока, содержание которого не видно на схеме.

2. Название стрелки ≠ содержанию.

Сначала Вы создаёте стрелку, вписываете её название вручную, а затем закрепляете за стрелкой какой-то реальный объект. Хотите заменить или добавить другой объект – не забудьте снова вручную переименовать стрелку. Если перетащить документ на диаграмму, то первичное название стрелки подставится автоматически, но синхронизации никакой в дальнейшем не будет, при переименовании документа текст над стрелкой не меняется.

А теперь представьте, что произойдёт, если Вы переименуете или удалите какой-то документ из уже заполненной базы данных. Объект удалится из свойств стрелок, но пользователю необходимо будет вручную во всех бизнес-процессах переименовать стрелки либо воспользоваться переименованием стрелок в справочнике «Словарь стрелок».

Подобный подход к именованию стрелок вносит дополнительные трудности для пользователя и сводит на нет преимущества систем бизнес-моделирования, которые должны брать на себя всю рутинную работу по сохранению целостности модели автоматически.

Было бы удобно, если бы Business Studio проверяла внесение изменений в модель (например, переименование или удаление документа), отслеживала, содержание каких стрелок было этим действием изменено и предупреждала пользователя о необходимости переименовать соответствующие стрелки.

3. Несоответствие модели верхнего уровня процессам нижнего уровня.

Продолжая тему целостности модели, хочется обратить внимание на то, что при декомпозиции процессов, взаимодействия из схем верхнего уровня переносятся на нижний не всегда. В документации к Business Studio есть отдельная глава, посвященная особенностям связывания процессов разных нотаций по входам и выходам с перечнем правил и ограничений так называемого «автосращивания связей». Если не знать всех тонкостей и нюансов, то можно легко нарушить целостность модели, когда взаимодействия на верхнем уровне процессов, например, на схеме IDEF0 не будут соответствовать взаимодействиям в процессах нижнего уровня, в нотациях BPMN или EPC.

Хотелось бы, чтобы Business Studio имела какой-то механизм проверки целостности построенной модели, хотя бы на описанные выше противоречия, так как отследить подобные ошибки вручную в визуальном режиме бывает достаточно сложно.

Нотация EPC

EPC – самая визуально «продвинутая» нотация, которая позволяет отобразить на схеме ответственных, документы, ТМЦ и т.п. К сожалению, система Business Studio, в отличие от других систем бизнес-моделирования, не способна «понимать» и корректно обрабатывать графические элементы на диаграмме в этой нотации, поэтому пользователю придётся выполнять двойную работу. То есть, например, чтобы задать ответственного за выполнение функции, необходимо сначала создать соответствующий блок на диаграмме, выбрать субъект и закрепить блок стрелкой к функции. После чего, необходимо зайти в свойства функции и выбрать тот же самый субъект ещё раз.

Получается, что реально мы строим две модели: одну визуальную ради красивой картинки, а вторую – реальную, по которой генерируются регламенты.

Нотация BPMN

BPMN без сомнения самая популярная в мире нотация, применяемая для моделирования «исполняемых» процессов в BPM-системах. Одним из основных достоинств данной нотации является возможность трансформации схемы процесса в исполняемую модель на языке BPEL. Например, ELMA или Bizagi могут запускать экземпляры таких процессов, отображать выполнение работ в реальном времени и собирать по ним статистику.

Но, во-первых, Business Studio поддерживает лишь часть элементов из спецификации BPMN 2.0, а во-вторых, данная программа не является BPM-системой и не умеет «выполнять» процессы, вместо этого здесь данная нотация используется для регламентации деятельности.

Если рассматривать данную нотацию в разрезе регламентации деятельности, то все эти «шлюзы», «триггеры» и «события», применяемые для описания процесса в нотации BPMN, лишь визуально усложняют схему, но никак не используются при генерации должностных инструкций, регламентов процессов и других документов.

Кроме того, как и в случае с нотаций EPC, пользователю необходимо выполнять двойную работу: сначала добавлять графические элементы на схему, а затем повторно связывать их в свойствах объекта, иначе они не попадут в регламенты.

Отдельно разработчики рекламируют возможность экспорта процессов в формате BPMN из Business Studio в полноценные BPM-системы. Ниже, в соответствующем разделе мы рассмотрим целесообразность подобной интеграции.

Нотация Cross Functional Flowchart

Cross Functional Flowchart (в терминологии Business Studio – «Процедура») – позволяет отобразить последовательность работ, а также ответственных в виде вертикальных или горизонтальных дорожек на диаграмме. Данную нотацию удобно использовать, когда участников в процессе не более 5, в противном случае процесс слишком визуально «разъезжается» и становится сложным для восприятия.

К огромному нашему облегчению, дорожки ответственных Business Studio умеет различать и корректно обрабатывать, поэтому при перемещении блока функции из одной дорожки в другую ответственный в свойствах функции меняется автоматически.

К сожалению, если есть необходимость указать нескольких ответственных для одной функции, то придётся это делать уже вручную в карточке, так как возможностей данной нотации для этого недостаточно.

Нотация Basic Flowchart

Basic Flowchart (в терминологии Business Studio – «Процесс») – простая схема, которая отражает последовательность выполнения работ. Это самая простая из поддерживаемых Business Studio нотаций, но именно её мы рекомендуем использовать для построения процессов нижнего уровня, и вот почему:

• Данная нотация хорошо подходит для построения любых процессов, в отличие от Cross Functional Flowchart, которая теряет свою привлекательность при большом количестве участников процесса.
• Данная нотация не требует от пользователя выполнения двойной работы по внесению данных сначала на схему, а потом в свойства функции, как нотация EPC и BPMN.
• Данная нотация не содержит «лишних» с точки зрения регламентации блоков, таких как «триггеры», «шлюзы» и т.п., как в нотации BPMN.

Ответственные за функцию указываются в свойствах блока, что не очень наглядно, но если покопаться в настройках показов параметров, то можно включить отображение ответственного на диаграмме.

Проектирование организационной структуры

В своей методике «Проектирование системы управления», разработчики Business Studio рекомендуют приступать к построению оргструктуры после определения стратегии, целей и разработки моделей бизнес-процессов. Однако на практике, если система бизнес-моделирования внедряется уже на существующем предприятии, то удобней начать работу с программой, как раз с перенесения существующей организационной структуры предприятия в программу.

Помимо самой оргструктуры, состоящей из должностей и подразделений, в дереве также присутствуют внешние субъекты (например, заказчик, поставщик) и роли (объединения должностей и/или субъектов, которые выполняют одинаковые функции).

Существует 2 разных метода формирования организационной структуры: пользователи могут редактировать дерево элементов слева или же редактировать саму диаграмму справа. На самом деле, построение оргструктуры на диаграмме не очень удобно, так как визуально далеко не все связи можно показать, например, создать роль на диаграмме в виде пунктирной рамки можно только в том случае, если должности расположены рядом. Мы рекомендуем все связи задавать в дереве, а уже в конце, после построения всего дерева организационной структуры, сформировать диаграмму справа для более наглядной визуализации, особенно с учётом того, что автоматически сформированные диаграммы всё равно придётся поправлять вручную, чтобы они влезали на формат и выглядели эстетично.

Имитационное моделирование и ФСА

Business Studio имеет отдельную методику по применению имитационного моделирования в программе. Рассказать о всех тонкостях данной методики в рамках данной статьи невозможно – это одна из самых продвинутых функций программы.

В ходе имитации учитывается стоимость временных ресурсов (например, чем дольше выполняется функция должностью, тем дороже она обходится предприятию), стоимость использования материальных ресурсов, например, бумаги, а также постоянных расходов. Естественно, для того чтобы проведённая имитация была максимально приближена к реальности необходимо учесть много факторов: определить стартовое событие и правила его возникновения, задать интервалы и законы распределения, не говоря уже про требования к точности самой модели имитируемого процесса.

Мы даже не берёмся судить о качестве реализации и востребованности данного функционала в Business Studio, так как никогда не сталкивались с ним вживую за пределами демонстрационных примеров от разработчиков.

Разработка ТЗ на внедрение информационных систем

Ещё одна специфическая возможность Business Studio о которой мало что можно рассказать. По сути это обычный отчёт, аналог должностной инструкции, только вместо функций должности сюда переносятся функции информационных систем из бизнес-процессов. Если честно, на практике сложно придумать сценарий реального применения данного отчёта. Возможно, он будет полезен тем предприятиям, которые планируют внедрить какую-то ERP или ECM систему, которая автоматизирует часть функций предприятия, хотя, как правило, системные интеграторы разрабатывают собственные методики и технические задания на автоматизацию.

Формирование регламентирующей документации

Любая полноценная система бизнес-моделирования должна иметь широкие возможности по формированию отчётов и регламентирующих документов и в этом плане у Business Studio всё в порядке.

Программа содержит все основные шаблоны отчётов, которыми пользователи обычно пользуются:

• Должностные инструкции;
• Положения о подразделении;
• Регламенты процессов;

Именно эти 3 отчёта покупатели подобных программ хотят видеть в первую очередь.

Разумеется, в программе есть отчёты и по системе сбалансированных показателей и по функционально стоимостному анализу. Есть в Business Studio и более экзотические отчёты, например, уже рассмотренный отчёт «ТЗ на автоматизацию», отчёт по маршрутам документов, а также специфические отчёты по ISO 9001: «Руководство по качеству», «Отчёты по несоответствиям» и т.п.

Рассматривать каждый шаблон отчёта в отдельности смысла нет, потому что Business Studio имеет встроенный редактор, который позволяет настроить внешний вид отчёта так, как этого хочет пользователь. Для формирования отчётов используются переменные из объектной модели.

В целом редактор отчётов можно охарактеризовать как очень функциональный, но достаточно сложный, пользователю необходимо приблизительно знать структуру данных программы, а также представлять, как одни типы данных связаны с другими. Зато здесь присутствуют такие продвинутые функции, как создание отдельных секций отчётов, которые можно отображать или скрывать по фильтру.

Если и данного функционала Вам покажется мало, то можно воспользоваться дополнительной программой MetaEdit, которая позволяет редактировать классы и параметры, добавляя новые строчки в свойства элементов.

Хочется обратить внимание на то, что в системных требованиях к Business Studio указано, что для работы с программой необходимо наличие Microsoft Visio, а вот про Word не сказано ни слова. Так вот, без MS Word работать с программой можно, но Вам не удастся сгенерировать ни один отчёт. С Open Office и другими текстовыми редакторами программа не совместима.

Время генерации отчётов оставляет желать лучшего, поэтому операции пакетного формирования документов могут занимать несколько часов, а сами разработчики рекомендуют выполнять его ночью, когда компьютером никто не будет пользоваться.

Обеспечение сотрудников базой знаний

Помимо просмотра данных из самой программы, в Business Studio дополнительно существует два механизма выгрузки информации из базы данных, это:

• HTML-публикация
• Business Studio Portal

Зачем же нужны данные механизмы, если всю информацию можно просматривать в самой программе? Во-первых, высокая стоимость лицензии Business Studio не способствует установке программы на все рабочие места сотрудников. Во-вторых, портал и HTML-публикация позволяют просматривать информацию с помощью веб браузера даже на слабых компьютерах и мобильных устройствах.

HTML-публикация – это самый простой способ выгрузки информации. Справочники элементов и отчёты по ним сохраняются в структурированном виде, элементы отображаются в виде гиперссылок с возможностью быстрого перехода между ними. Пользователь может самостоятельно выбрать, какие данные хочет выгрузить.

Business Studio Portal – это расширенная HTML публикация, которая позволяет распределять права доступа для пользователей, поддерживает возможность общения между пользователями, а также ввод значений показателей для системы целей. В отличие от HTML-публикации портал не бесплатен, при покупке Business Studio Enterprise Вы получаете такое же количество лицензий на портал, за дополнительные лицензии необходимо платить.

Для функционирования HTML-публикации и портала необходимо настроить сервер с поддержкой Apache и MySQL. Обратите внимание, что сама Business Studio использует другой тип базы данных – MS SQL, это означает что необходимо настраивать два разных сервиса баз данных на одном сервере либо использовать два различных ПК.

Основной недостаток портала и HTML публикации заключается в том, что они не умеют напрямую работать с базой данных Business Studio, а требуют периодического переформирования.

Передача схем процессов на исполнение в BPM-системы

В своей презентации разработчики посвятили целый раздел возможности интеграции Business Studio с BPM системами. Отдельно упоминается возможность интеграции с BPM-системой ELMA и ECM-системой Directum. Но, если Вы думаете, что достаточно выгрузить процесс из Business Studio, загрузить его в BPM-систему или систему электронного документооборота, а затем нажать «Пуск» и наблюдать за выполнением процесса, то Вы сильно заблуждаетесь.

Начнём с того, что требования к построению исполняемых процессов и процессов для регламентации деятельности различные. Business Studio не проверяет корректность построения модели процесса на соответствие требованиям нотации BPMN, поэтому Вам вручную необходимо проверить не зациклен ли у Вас процесс, предусмотрены ли необходимые выходы, правильно ли определены шлюзы, проставлены ли связи с потоками/задачами и т.п.

В свою очередь, в BPM-системах, как правило, нет оргструктуры зато есть пользователи и роли, ответственные за исполнение процессов. Например, вместо должности «Директор» может быть пользователь «Администратор» и их необходимо связать, поэтому будьте готовы проставить ответственность за каждый блок заново или вносить правки по зонам ответственности напрямую в файл XPDL.

При построении процессов, Business Studio не заполняет атрибуты функций, которые необходимы BPM-системе для выполнения процесса. Например, если мы хотим, чтобы в какой-то функции пользователь прикреплял документ, а в следующей функции другой пользователь его утверждал, то нам будет необходимо уже непосредственно в BPM системе всю эту логику прописывать с нуля, добавляя необходимые переменные (текстовые поля, цифровые значения, файлы и т.п.). Не забудьте также распределить доступ к новым переменным, отдельный доступ на запуск и контроль процесса.

Дальше возникает вопрос контроля и синхронизации двух процессов, одного «исполняемого» в BPM системе, а второго «статичного» в Business Studio. Естественно, никакого автоматизированного механизма не предусмотрено, пользователям будет необходимо самостоятельно синхронно вносить правки в обе копии процесса. Если сделать импорт-экспорт заново, то утратятся уже заполненные данные и будет необходимо снова вручную вбивать атрибуты, переменные и распределять доступ.

С нашей точки зрения такая интеграция малополезна для конечного пользователя, намного проще и удобнее отдельно строить исполняемые процессы в нотации BPMN в BPM системе, а в Business Studio моделировать статичные процессы в нотациях Flowchart/EPC. А в идеале система Business Studio должна иметь собственный BPM-модуль и уметь самостоятельно «исполнять» свои процессы, возможно, в рамках имеющегося WEB-модуля «Business Studio Portal».

Контроль показателей и достижения целей

В разделе «Постановка целей» мы разобрали как формируются стратегические карты в Business Studio. Но каждую из заданных целей необходимо ещё и контролировать. Контроль достижения целей основан на контроле показателей, связанных с этой целью.

Вносить значения показателей можно напрямую в программе, через Business Studio Portal или через специальную мини-программу «Кокпит», которую необходимо покупать за отдельную плату.

Контроль бизнес-процессов на основе данных ИТ-систем

В этом разделе разработчики Business Studio снова предлагают нам воспользоваться возможностью интеграции их программы с ECM или BPM-системами. Основные недостатки при передачи данных на исполнение в другие программы из Business Studio мы рассмотрели в разделе «Передача схем процессов на исполнение в BPM-системы», теперь же нам предлагают, наоборот, передавать данные об исполнение процессов из BPM-систем назад в Business Studio.

Сделать это можно, например, через CSV файл, но сначала нужно установить соответствие между процессом в Business Studio и его описанием в BPM-системе. А они обязательно будут отличаться, из-за несоответствия блоков и различий в описании модели.

После синхронизации моделей необходимо настроить контрольные точки, которые мы хотим контролировать. Готовьтесь тщательно изучить руководство пользователя, чтобы разобраться с тем, что такое «Источник данных», «Ключ процесса», «Ключ экземпляра» и т.п.

Если опустить технические детали и сложности настройки, то остаётся самый главный вопрос – ЗАЧЕМ? Модуль анализа Business Studio позволяет увидеть количество запусков процесса, количество завершений, среднюю длительность и другие простейшие отчёты. Но большинство BPM-систем, например, та же ELMA уже содержат подобный функционал и даже больше: они позволяют увидеть не только данную статистику, но и проследить маршруты выполнения каждого отдельного экземпляра процесса.

Анализ несоответствий и их последствий

Если Вы знакомы требованиями стандарта ISO 9001, то наверняка слышали про внутренние аудиты, которые проводятся на предприятии для выявления несоответствий и дальнейшего проведения корректирующих и предупреждающих действий. Вкратце методика такая: выбирается группа аудита, это могут быть сотрудники предприятия или внешние аудиторы, выбирается объект аудита, например, какой-то бизнес-процесс, определяются критерии для проверки и назначается дата. Затем аудиторы составляют отчёт о проведённом аудите и формируют список несоответствий, которые в дальнейшем должны устраняться.

Разработчики Business Studio взяли за основу эту методику, только вместо проверок на соответствие пунктам стандарта пользователи имеют возможность проводить аудиты с любой целью, а для наглядности все выявленные несоответствия отображаются на диаграмме Исикавы.

Анализ предложений сотрудников

Business Studio позволяет пользователям высказывать свои замечания и предложения на странице бизнес-процесса в Business Studio Portal. Других взаимодействий между пользователями программы не предусмотрено, если не считать односторонней рассылки уведомления из самой программы.

Наши впечатления и выводы

Подведём итоги нашего обзора и постараемся выделить основные достоинства и недостатки программы Business Studio.

Сильные стороны Business Studio

• Высокая популярность и широкая партнёрская сеть где можно пройти обучение или заказать консалтинг.
• Функциональный редактор отчётов, позволяющий настроить внешний вид и содержание генерируемых документов.
• Возможность создания собственных справочников и параметров при помощи редактора MetaEdit.
• Наличие специфического вспомогательного функционала, который может оказаться полезным для некоторых предприятий: выгрузка данных в портал, имитационное моделирование, контроль показателей, управление аудитами ISO и т.п.

Недостатки Business Studio

• Сложность освоения и самостоятельного внедрения системы; необходимость детально изучить методики и руководство пользователя.
• Плохая согласованность визуальной модели и модели данных: сначала рисуем визуальную часть процесса, а затем задаём параметры в свойствах объектов, которые будут использоваться в отчётах.
• Невозможность одновременного открытия нескольких окон для сравнения процессов, должностей и других элементов.
• Интеграция с Microsoft Visio и Word негативно влияет на скорость работы программы.

Наше мнение

С нашей точки зрения программа Business Studio разрабатывалась в первую очередь для предприятий, у которых уже есть свой отдел бизнес-аналитиков и профессиональная ИТ-служба. Программа не слишком дружественна к новичкам, построение бизнес-модели требует от пользователя глубокого понимания заложенной в программе методики моделирования и специфической логики работы программы. Настройка внешнего вида отчётов и работа с редактором MetaEdit позволяют настроить программу «под себя», но требуют дополнительного изучения и сложны для понимания неподготовленного пользователя, тоже самое касается возможностей развёртывания веб-портала.

Если же Вы хотите внедрить систему бизнес-моделирования своими силами с минимальными тратами на привлечение внешних консультантов, то рекомендуем Вам ознакомится с другими конкурирующими решениями.

Сегодня рассмотрим систему Business Studio – один из наиболее удобных, на мой личный взгляд, инструментов для комплексного описания бизнес-процессов, организационной структуры и других аспектов архитектуры предприятия. Читайте далее, что представляет собой этот отечественный продукт бизнес-моделирования, где и как его использовать, а также чем он хорош и что с ним не так.

Business Studio – это российская система бизнес-моделирования от отечественной ИТ-компаниий «Современные технологии управления» (ГК СТУ) с головным офисом в Самаре, а также филиалами в Москве и Санкт-Петербурге. Использующая в качестве графического движка MS Visio, это не просто удобная «рисовалка» диаграмм, а полноценный инструмент бизнес-анализа. С точки зрения практической работы бизнес-аналитика особенно хочется отметить следующие возможности Business Studio:

• описание различных аспектов корпоративной архитектуры (бизнес-процессы, организационные структуры, стратегические карты, дерево целей, система сбалансированных показателей, информационные системы, данные, продукты и другие товарно-материальные ценности, а также прочие объекты деятельности);
• поддержка нескольких наиболее распространенных нотаций моделирования бизнес-процессов (IDEF0, BPMN, EPC, а также собственные алгоритмические диаграммы Процесс и Процедура);
• автоматизированное формирование регламентирующей документации (Положение о подразделении, должностная инструкция, регламент процесса, Техническое задание на разработку информационной системы и пр.) с шаблонами по умолчанию, а также возможностями их настройки и созданию собственных отчетов;
• имитационное моделирование и функционально-стоимостный анализ бизнес-процессов, что позволяет их оптимизировать;
• поддержка элементов системы менеджмента качества (цели и показатели в области качества, документация СМК, проблемы и отклонения, анализ с помощью диаграмм Исикавы);
• публикация разработанных моделей и регламентирующей документации в виде интерактивной базы знаний компании (Business Studio Portal и HTML-публикация);
• мониторинг KPI и план-фактный анализ, а также контроль достижения целей через их ручной ввод и интерактивный импорт показателей из внешних исполняющих систем (BPM, ERP, CRM, СЭД и пр.);
• совместная работа над моделями и справочниками системы в многопользовательском режиме.

ТОП-9 преимуществ отечественной системы бизнес-моделирования

Главными достоинствами Business Studio, особенно значимыми в практической работе бизнес-аналитика, можно назвать следующие

• Широкие функциональные возможности, поддерживающие множество задач бизнес-анализа. Причем пользователями системы могут быть не только аналитики, но и руководители, middle-менеджеры, а также любые сотрудники предприятия, которые имеют доступ к корпоративной базе знаний, развернутой на основе Business Studio Portal или его ограниченной версии в виде HTML-публикации.
• Продуманная методология моделирования архитектуры предприятия, комплексно охватывающая все ее стороны, пусть и не в строгом соответствии с фреймворком TOGAF, но поддерживающая его основные идеи.
• Простота и удобство пользования, включая интуитивно понятный интерфейс и подробную методическую документацию на русском языке с практическими примерами. Это существенно облегчает процесс обучения для пользователей системы в частности и в целом снижает порог входа в профессию бизнес-аналитика.
• Интеграция с внешними системами позволяет реализовать спроектированные схемы бизнес-процессов. Благодаря экспорту в XPDL-формате можно передать разработанные в Business Studio диаграммы на исполнение в BPM-систему или СЭД, например, систему электронного документооборота и управления взаимодействием Directum. Также поддерживается интеграция с очень распространенной в России учетной системой 1С.
• Большое количество специальных расширений (моделей и программных пакетов), которые дополняют функциональные возможности системы, предоставляемые по умолчанию, адаптируясь к особенностям предметной области или прикладных задач. К примеру, в магазине моделей и решений на официальном сайте системы представлено множество готовых расширений, таких как комплексные бизнес-модели для банка, ритейла, строительства, девелопмента, дискретного производства, разработки программного обеспечения. Там же доступны решения и настройки для Business Studio, сфокусированные на отдельных типовых бизнес-задачах, что позволяет сократить время на получение нужных данных. Например, управление аудитами, подсистема управления ИТ-архитектурой, требованиями и задачами по Agile и пр. полезные и интересные дополнения.
• Возможность кастомизации отчетной документации и других классов системы с помощью встроенного Мастера Отчетов и редактора MetaEdit, благодаря которому и разработаны многие из вышеупомянутых дополнений и расширений системы.
• Поддержка каждого этапа управленческого цикла Деминга-Шухарта PDCA (Plan-Do-Check-Act), о котором мы писали здесь. Таким образом, Business Studio позволяет непрерывно поддерживать работу по анализу и оптимизации корпоративной деятельности, начиная от проектирования архитектуры предприятия до мониторинга внедряемых улучшений.
• Широкое распространение и популярность системы на территории России и СНГ, включая развитую партнерскую сеть и активное сотрудничество с государственными ВУЗами и коммерческими учебными центрами. Это обеспечивает рост количества компетентных специалистов на рынке и, опять же, снижает порог входа в технологию.
• Наконец, вишенка на торте – Business Studio входит в реестр российских программ для ЭВМ, соответствует требованиям Минкомсвязи России по импортозамещению, а потому может без проблем применяться в государственных и муниципальных организациях.

Недостатки или ограничения для бизнес-аналитика

Обратной стороной этих достоинств являются следующие недостатки, которые можно рассматривать как особенности, которые частично ограничивают практическое применение системы:

• Необходимость наличия MS Visio, который используется в качестве рабочей области для рисования диаграмм;
• Проприетарный продукт на базе «закрытых» технологий, в отличие от open-source Archi, о котором мы рассказывали здесь;
• Наконец, стоимость, которая существенно меньше, чем у ARIS или Enterprise Architect при аналогичных функциональных возможностях, о чем мы писали в этой статье, однако выше, чем у бесплатного Archi. Стоимость Business Studio зависит от схемы лицензирования, количества пользователей и характера работы с системой (конкурентная или персональная лицензия). К примеру, на конец 2020 года временная персональная лицензия редакции Professional будет обойдется всего 3400 рублей в месяц, а на постоянной основе на покупку придется потратить более 50 тысяч рублей. Полный прайс-лист по схеме лицензирования доступен на официальном сайте.

Где используется BS: примеры и кейсы

Отмеченные ограничения не снижают ценности рассматриваемой системы бизнес-моделирования, которая сегодня активно развивается и используется множеством государственных предприятий, коммерческих корпораций и компаний малого бизнеса. В частности, Business Studio отлично подходит для модных сегодня проектов цифровизации, что уже оценили Московская Объединенная энергетическая компания, «Российские космические системы», Главный научно-исследовательский вычислительный центр ФНС России, подразделения АО «Газпром», KPMG, ГМК «Норильский никель», Ростелеком, Faberlic, МТС, Агентство по страхованию вкладов, РЖД, Транснефтьэнерго, Альфа-Банк и множество других организаций.

В заключение расскажу пару историй из моей личной практики работы бизнес-аналитиком и взаимодействия с Business Studio. Перейдя на эту систему с ARIS в 2010 году, я была в восторге от подробных методичек с примерами, функциональных возможностей продукта и оперативности реакции службы поддержки. С этого момента, вот уже более 10 лет я с удовольствием использую Business Studio для обследования и оптимизации бизнес-процессов, а также прочих аспектов корпоративной архитектуры, разработки ТЗ на крупные информационные системы и внедрения СМК, а также обучаю начинающих аналитиков.

Подробнее ознакомиться с возможностями системы вы можете, пройдя небольшой интерактивный тест прямо на нашем сайте. А научиться практической работе с Business Studio вам поможет специализированный курс «Моделирование корпоративной деятельности в системе BUSINESS STUDIO» в Школе прикладного бизнес-анализа нашего лицензированного учебного центра обучения и повышения квалификации аналитиков, менеджеров и ИТ-специалистов в Москве, который является официальным образовательным партнером ГК “СТУ” – разработчика системы.

Источники

1. Официальный сайт системы Business Studio https://www.businessstudio.ru/