Автоматизация бизнес-процессов в организации – цифровой тренд сегодняшнего дня, определяющий конкурентоспособность и устойчивость компании на быстроменяющемся рынке. В таких условиях только молниеносное принятие верных управленческих решений позволит компании выжить и преуспеть.
Бизнес-процесс – это совокупность взаимосвязанных мероприятий или задач, направленных на создание определенного продукта или услуги для потребителей. Что же предлагает нам система электронного документооборота «1С:Документооборот» для их автоматизации?
Управление процессами в 1С Документообороте
Одним из самых важных и сложных разделов является подсистема «Управления процессами». Здесь можно настроить все необходимые для автоматизации бизнес-процессов механизмы и функции: роли исполнителей, правила эскалации задач, условия маршрутизации, шаблоны бизнес-процессов.
Автоматизируем внутренний документооборот и процессы компании на базе 1С:Документооборот КОРП
Рассмотрим все существующие возможности в части настройки бизнес процессов в «1С:Документообороте», но для начала разберемся, какие процессы заложены в системе изначально.
- Исполнение. Как следует из названия, данная задача требует исполнения необходимых действий. Ее адресуют пользователю или одновременно нескольким пользователям. При этом можно настроить функции контроля и задать возможность проверки результатов исполнения. Есть возможность назначить ответственного исполнителя.
Рис.3 Исполнение - Ознакомление. Функцию используют для отправки конкретному пользователю или нескольким пользователям сразу документов или других объектов системы для осведомления и изучения.
Рис.4 Ознакомление - Поручение – это разновидность «Исполнения» только для одного пользователя.
- Процесс рассмотрения необходим для принятия решения о дальнейшей обработке в 1С:ДО документа, как правило, входящего или внутреннего (служебные записки).
Рис.5 Рассмотрение - Регистрация – присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму, то есть придания ему статуса официального документа.
Рис.6 Регистрация - Согласование – это предварительная оценка проекта документа, его обоснованности, целесообразности и своевременности, соответствия действующему законодательству и другим нормативным актам. Процесс предназначен для пересылки любых видов документов и файлов причастным сотрудникам, занимающим согласующие должности.
Рис.7 Согласование - Утверждение/Подписание – обязательный реквизит служебного документа, придающий ему юридическую силу. Процесс предназначен для пересылки внутренних/исходящих документов причастным сотрудникам, занимающим согласующие должности.
Рис.8 Подписание - Обработка. Процесс для автоматизации полного цикла обработки документов:
- Входящих – рассмотрение, исполнение или ознакомление, перемещение в дело.
- Исходящих – согласование, утверждение/подписание, регистрация.
- Внутренних, исходящих – согласование, утверждение/подписание, регистрация, рассмотрение, исполнение или ознакомление, перемещение в дело.
Настройка процессов в 1С Документооборот
В рамках настройки заложено понятие комплексного процесса в «1С:Документооборот». Этот процесс подразумевает настройку маршрута обработки документа практически любой сложности, состоящего из произвольной последовательности элементарных процессов, условий маршрутизации и различных скриптов.
При этом процесс в 1С:ДО – это механизм, который производит заданное действие, либо настроенную последовательность действий, а также фиксирует результаты действий пользователей на каждом шагу путем выполнения пользовательских задач, а в зависимости от результата выполнения этих шагов, изменяются статусы вложенных документов. Далее мы рассмотрим возможности настройки процессов, а если у вас останутся вопросы – задайте их нашим специалистам по автоматизации BPM, мы с радостью вам поможем.
Бесплатная
консультация
эксперта
Спасибо за Ваше обращение!
Специалист 1С свяжется с вами в течение 15 минут.
Бизнес-процессы в 1С:ДО могут создаваться следующими способами:
- Произвольно – когда необходимо создание инициативной задачи и фиксация результатов ее выполнения;
- На основании предмета – в ситуации, где необходимо привязать документы, файлы, контрагенты или другие объекты конфигурации;
- В качестве подзадачи – если необходимо детализировать работу, создать дополнительную задачу на основании основного процесса, привлечь дополнительных согласующих или исполнителей.
Любой из вариантов создания процесса предусматривает вызов помощника, который ускорит создание или выбор максимально соответствующего поставленной задаче шаблона бизнес-процесса. Помощник подберет только те шаблоны процессов, доступ к которым открыт текущему пользователю.
По типу запуска процессы делятся на:
- Ручные, запускаемые вручную по необходимости;
- Предлагаемые к запуску системой при создании/регистрации документа;
- Автоматические, запускаемые автоматически системой при выполнении установленных условий.
Новый бизнес-процесс, связанный с определенным документом, может быть создан на основании этого документа.
Аудит целевых участков документооборота. Определим готовность к внедрению 1С:Документооборота
Для любого типа бизнес-процесса есть возможность настроить шаблон, чтобы сохранить регулярно повторяющиеся маршруты процессов и тем самым сократить рутинные операции.
Такой шаблон будет включать следующие сведения:
- Необходимые шаги или действия;
- Сроки;
- Исполнителей, контролеров, проверяющих;
- Ограничение доступности;
- Предметы процесса;
- Общее и индивидуальное описание;
- Условия запуска и прочее.
Отметим, что исполнителей поставленных задач подбирают именно в рамках их действий в процессе, выбирая из пользователей, ролей или автоподстановок.
В «1С:Документообороте» при старте любого бизнес-процесса сохраняется уникальный экземпляр процесса, где заложена блок-схема процесса, отображающая выполнение этапов бизнес-процесса, что дает возможность участникам процесса в каждый момент времени посмотреть, на каком этапе сейчас процесс, кто из участников уже справился со своей задачей, а кто еще нет.
Бизнес-процессы в 1С:ДО состоят из одного или нескольких связанных между собой шагов, отраженных в виде задач. Задачи – интерактивные визуальные точки принятия решения по процессу. Они не могут существовать вне процесса. В качестве участников могут быть назначены отдельные пользователи, роли или пользователи, определяемые автоподстановками. Для работы с задачами есть несколько функциональных опций:
- Принять задачу к исполнению;
- Перенаправить другому исполнителю на исполнение;
- Отмена выполнения при условии, что процесс остался на текущем этапе;
- Отправка уведомления ответственным за исполнение задачи о появлении новой задачи или изменении текущей через электронную почту, SMS или всплывающее окно;
- Ведение учета трудозатрат на выполнение задачи;
- Создавать дополнительные вопросы сотрудникам по задаче и официально переносить сроки ее исполнения.
Примеры реальных проектов внедрения на базе 1С:Документооборот, победители конкурса 1С:Проект года
В заключение отметим, что «1С:Документооборот» имеет мощнейший механизм для автоматизации бизнес-процессов практически любого уровня сложности, с множеством условий и ветвлений, с использованием скриптов, выполняющих то или иное действие в зависимости от выполняемых функций, не имеющих при этом ограничений по количеству шагов и стадий выполнения.
Вас заинтересовали возможности данного решения? Свяжитесь с нашими специалистами – мы поможем вам подобрать версию решения и проконсультируем по вопросам внедрения и интеграции.
В этой статье мы рассмотрим объекты «Бизнес-процессы» и «Задачи».
С одной стороны, подзадача по реализации бизнес-процессов является обязательной на Аттестации 1С:Специалист по платформе.
С другой стороны, во многих типовых решениях бизнес-процессы используются редко. Хотя фактически бизнес-процессов в конфигурациях автоматизировано множество, а сами эти объекты появились аж в 2004 году (с момента выхода «1С:Предприятие 8.0»).
Поэтому, чтобы понимать работу механизмов «Бизнес-процессов» и «Задач», недостаточно просто «подсмотреть в типовой». Возможности данных объектов нужно именно изучать.
Этим мы и займемся в данной статье. Плюс, дадим общие рекомендации по применению данного механизма в решении реальных задач.
Что такое бизнес-процессы в 1С
Безотносительно 1С бизнес-процесс – это совокупность взаимосвязанных действий, направленных на создание продукта или услуги для потребителей.
Примеры бизнес-процессов: производство вентиляторов, допродажа товаров клиента, подбор сотрудников и так далее. Причем часто бизнес-процессы можно детализировать. Например, в производстве продукции можно выделить такие бизнес-процессы, как закупка материалов, передача материалов в производство, движение материалов в производстве, выпуск продукции.
Для наглядной автоматизации бизнес-процессов в платформе «1С:Предприятие 8» существует объект «Бизнес-процесс». Он позволяет выстроить цепочку действий разных пользователей программы, которая приведет к определенному результату. Таким результатом может быть формирование отчетности, утверждение документа, заполнение карточки контрагента.
Объект «Бизнес-процесс» имеет графическое отображение, называемое картой маршрута. Это не что иное, как блок-схема, составленная из «кирпичиков»:
Как видим, бизнес-процессы в системе могут иметь ветвления, параллельное выполнение, любое количество уровней вложенности.
Вот пример бизнес-процесса «Закрытие месяца» из 1С:УПП, где встречаются практически все возможные элементы:
Рисунок 1
Продвижение по карте маршрута невозможно реализовать без вспомогательного объекта «Задача» – «двигателя» бизнес-процесса. В каждой точке действия создается одна или несколько задач, и когда все задачи текущей точки завершены, происходит переход к следующей точке карты маршрута.
Использование объектов «Бизнес-процесс» для пользователя похоже на работу с документами:
- Разные бизнес-процессы соответствуют различным действиям в системе (продажа товара, закрытие месяца, согласование заказа, …). То есть объект «Бизнес-процесс» в конфигурации определяет вид операции.
- При старте пользователем нового бизнес-процесса создается несколько экземпляров, например – продажа вентиляторов контрагенту А, продажа холодильников контрагенту Б и так далее. То есть пользователь создает любое количество объектов информационной базы для каждого бизнес-процесса.
Практический пример
Рассмотрим практический пример. Необходимо автоматизировать процесс приема сотрудника на работу из 3 последовательных этапов:
- Младший кадровик заполняет личные данные сотрудника.
- Старший кадровик оформляет приказ о приеме сотрудника в статусе «Проект».
- Расчетчик проводит приказ о приеме в статусе «Утвержден».
Каждый этап бизнес-процесса выполняет отдельный пользователь с нужными правами доступа.
Требуется отслеживать ход приема новых сотрудников, каждый пользователь должен видеть свои задачи.
В реальных задачах также нужно учитывать права доступа. Так, в описанной задаче за утверждение документов «Прием на работу» отвечает расчетчик. А при проведении документа в статусе «Утвержден» формируются движения по регистру сведений «Плановые начисления». То есть расчетчик должен иметь право записи в этот регистр.
Бизнес-процесс будем реализовывать в конфигурации, где уже имеются необходимые документы и справочники:
Рисунок 2
Выгрузку базы с этой конфигурацией можно скачать по ссылке в конце статьи.
Начнем с создания нового бизнес-процесса:
Рисунок 3
В пользовательском режиме новый бизнес-процесс будет создаваться каждый раз при приеме нового сотрудника.
Изобразим карту маршрута бизнес-процесса для поставленной задачи:
Рисунок 4
Рисунок 5
Привязку к исполнителям мы настроим позднее.
В точке условия нужно определить, работал ли принимаемый сотрудник в нашей организации ранее. Если это так, то в базе уже заведен нужный элемент справочника «Физические лица» и заполнены личные данные. Добавим в бизнес-процесс реквизит (тип Булево), который позже обработаем в точке условия (то есть считаем, что пользователь сам определяет при приеме – новый это сотрудник или нет):
Рисунок 6
Теперь, когда у нас есть схема бизнес-процесса, необходимо организовать последовательность действий и распределение этих действий по ответственным лицам.
Объект конфигурации «Задача»
За действие пользователя в каждой точке бизнес-процесса отвечает специальный объект «Задача». Он является вспомогательным объектом, но именно с его помощью выстраивается цепочка действий пользователей: в каждой точке действия карты маршрута создаются задачи для одного или нескольких пользователей. Пока текущий пользователь не завершил свою задачу (то есть не установил стандартный реквизит «Выполнена» в значение «Истина»), задачи следующей точки маршрута для других пользователей созданы не будут.
То есть именно при выполнении задач происходит движение бизнес-процесса по карте маршрута.
Для наглядности рассмотрим, как выглядит список задач в демонстрационной базе конфигурации «Документооборот 8 ПРОФ, редакция 2.1». При запуске программы от имени пользователя Федоров О.П. (директор) на начальной странице открывается список всех невыполненных задач пользователя:
Рисунок 7
Вернемся к нашей конфигурации, создадим новый объект:
Рисунок 8
Отметим, что объект «Задача» может использоваться отдельно от объекта «Бизнес-процесс», но никак не наоборот. Используемая задача указывается в настройках бизнес-процесса в конфигураторе, и будет автоматически создаваться в пользовательском режиме при переходе на следующую точку маршрута.
Свяжем бизнес-процесс с задачей:
Рисунок 9
Обратите внимание! Несмотря на то, что в разных точках бизнес-процесса могут создаваться и редактироваться различные объекты системы, тип создаваемых задач на каждом из этапов будет одинаковым. Например, для решаемой задачи будут создаваться элементы справочников “Физические лица” и “Сотрудники”, а также документы “Прием на работу”. При этом в каждой точке бизнес-процесса будут создаваться задачи “Задача исполнителя”.
Более того, в типовых решениях 1С («Документооборот», «Управление торговлей, ред. 11») в разных бизнес-процессах используется один и тот же тип задач, чаще всего он называется «Задача исполнителя». Это делается для того, чтобы пользователь мог видеть общий список своих задач, относящихся к разным видам бизнес-процессов, как в примере выше из «Документооборота».
Адресация задач
Объект «Задача» предоставляет возможность использования вспомогательного регистра сведений, который обеспечивает распределение задач по исполнителям. Этот регистр называется регистром адресации.
Измерениями регистра адресации должны выступать те значения, по которым возможно однозначно определить исполнителя задачи. При этом в качестве одного из измерений чаще всего используется справочник «Пользователи», так как с помощью него удобно связать текущего пользователя программы с его задачами.
Однако использование справочника «Пользователи» как единственного измерения адресации на практике неудобно: например, конкретный пользователь может заболеть или сменить место работы, тогда придется перенастраивать адресацию задач. Таким образом, задачи удобнее привязывать не напрямую к пользователю, а к набору ролей, и одного измерения адресации чаще всего недостаточно.
Поэтому для нашего примера создадим в регистре адресации 2 измерения:
Рисунок 10
Здесь используется справочник «Роли исполнителей», который имеет следующие предопределенные элементы:
Рисунок 11
Создадим у задачи реквизиты адресации тех же типов, что и измерения регистра сведений:
Рисунок 12
Укажем для задачи регистр адресации. Для реквизитов адресации задачи настроим соответствие измерениям выбранного регистра сведений:
Рисунок 13
Теперь в карте маршрута бизнес-процесса доступна настройка адресации. Укажем для каждой точки действия нужную роль исполнителя:
Рисунок 14
Чтобы обеспечить ветвление в точке условия, требуется обработчик проверки условия – функция в модуле объекта бизнес-процесса, которая возвращает значение Ложь или Истина. Создадим такой обработчик для точки маршрута ПовторныйПрием:
Рисунок 15
Процедура ПовторныйПриемПроверкаУсловия(ТочкаМаршрутаБизнесПроцесса, Результат) Результат = Не ЭтоПервичныйПрием; КонецПроцедуры
Чтобы знать, от имени какого пользователя запущен текущий сеанс, нам потребуется параметр сеанса. Создадим его:
Рисунок 16
Укажем, что созданный параметр сеанса будет хранить текущего исполнителя задач, а также укажем основной реквизит адресации для задачи:
Рисунок 17
Сделаем так, чтобы при запуске «1С:Предприятия» в параметр сеанса ТекущийПользователь подбиралось нужное значение из справочника «Пользователи». Соответствие будем устанавливать по имени, и если элемент справочника «Пользователи» с нужным именем не найден, то создадим его. Код функции УстановкаПараметровСеанса() в модуле сеанса:
Процедура УстановкаПараметровСеанса(ТребуемыеПараметры) ИмяПольз = ИмяПользователя(); ТекПользователь = Справочники.Пользователи.НайтиПоНаименованию(ИмяПольз, Истина); Если Не ЗначениеЗаполнено(ТекПользователь) Тогда НовыйПользователь = Справочники.Пользователи.СоздатьЭлемент(); НовыйПользователь.Наименование = ИмяПольз; НовыйПользователь.Код = ИмяПольз; НовыйПользователь.Записать(); ТекПользователь = НовыйПользователь.Ссылка; КонецЕсли; ПараметрыСеанса.ТекущийПользователь = ТекПользователь; КонецПроцедуры
После того, как все нужные элементы справочника «Пользователи» будут созданы, заполним регистр адресации в режиме «1С:Предприятие»:
Рисунок 18
Обратите внимание! Настройка адресации бизнес-процесса с использованием справочника (в нашем случае это справочник «Роли исполнителей») подразумевает использование предопределенных элементов этого справочника, только они доступны для выбора в точке действия бизнес-процесса.
Отображение задач по исполнителям
Теперь поработаем над формой списка задач. Конечно, пользователю хотелось бы, чтобы по умолчанию в списке задач отображались только его задачи. Для этого создадим форму списка задачи «Задача исполнителя» и в настройках основного реквизита Список поменяем основную таблицу на Задача.ЗадачаИсполнителя.ЗадачиПоИсполнителю:
Рисунок 19
Также можно оставить только еще не выполненные задачи, добавив в настройку списка соответствующий отбор:
Рисунок 20
Теперь уже можно попробовать создать экземпляр бизнес-процесса, задачи будут создаваться у нужных пользователей. Для этого под любым пользователем, имеющим права на запись бизнес-процесса «Прием нового сотрудника» (например, под Ивановой А.И.), из раздела «Кадровый учет → Прием нового сотрудника» создаем новый экземпляр бизнес-процесса и стартуем его:
Рисунок 21
Рисунок 22
После этого у пользователя Петрова В.П. в списке задач (Кадровый учет → Задача исполнителя) появится новая задача:
Рисунок 23
Визуализация хода бизнес-процесса
Пока функциональность нашей разработки почти на нуле – только формируются задачи и пользователи вручную отмечают их исполнение.
Для начала хотелось бы иметь возможность отслеживать состояние бизнес-процесса, то есть в какой точке он сейчас находится. Для этого создадим форму бизнес-процесса и добавим на нее реквизит КартаБП типа ГрафическаяСхема, а также выведем элемент управления на форму:
Рисунок 24
Затем в модуле формы бизнес-процесса создадим процедуру ОбновитьКартуМаршрута:
&НаСервере Процедура ОбновитьКартуМаршрута() ОбъектБП = РеквизитФормыВЗначение("Объект"); КартаБП = ОбъектБП.ПолучитьКартуМаршрута(); КонецПроцедуры
Вызовем эту процедуру в обработчике события ПриЧтенииНаСервере формы бизнес-процесса:
&НаСервере Процедура ПриЧтенииНаСервере(ТекущийОбъект) ОбновитьКартуМаршрута(); КонецПроцедуры
После этого при открытии формы бизнес-процесса на карте маршрута будет отмечаться текущее положение:
Рисунок 25
Мы используем обработчик ПриЧтенииНаСервере, т.к. он вызывается самым первым в процессе открытия управляемой формы объекта и выполняется только для уже записанных объектов.
Использовать обработчик ПриСозданииНаСервере для выполнения кода также допустимо, но данный обработчик вызывается и для тех объектов, которые еще не записаны. В нашем случае это приведет к выполнению лишних действий, ведь вновь создаваемый бизнес-процесс еще не стартован, а значит, он всегда находится в своей начальной точке.
Сделаем так, чтобы при нажатии кнопки «Старт» на форме бизнес-процесса карта маршрута обновлялась. Для этого вызовем ту же процедуру ОбновитьКартуМаршрута в обработчике ПослеЗаписиНаСервере:
&НаСервере Процедура ПослеЗаписиНаСервере(ТекущийОбъект, ПараметрыЗаписи) ОбновитьКартуМаршрута(); КонецПроцедуры
В таком виде задача может считаться решенной в рамках подготовки к экзамену «1С:Специалист» по платформе. Но мы пойдем немного дальше.
События задач и точек действия бизнес-процессов
Для начала добавим автоматическую запись исполнителя в задачу при ее выполнении, чтобы в будущем можно было отследить, кем именно она была выполнена. Ведь младших кадровиков может быть несколько – баба Нюра и баба Катя. До момента выполнения задачи она будет отображаться в списках всех потенциальных исполнителей.
Итак, добавим в модуль объекта ЗадачаИсполнителя стандартный обработчик ПередВыполнением со следующим кодом:
Процедура ПередВыполнением(Отказ) Исполнитель = ПараметрыСеанса.ТекущийПользователь; КонецПроцедуры
Теперь добавим в бизнес-процесс реквизиты, которые позволят хранить информацию о выполняемых действиях:
Рисунок 26
Поработаем и с задачей. Выведем на форму задачи ссылку на родительский бизнес-процесс и его реквизиты:
Рисунок 27
В наименовании задачи было бы неплохо видеть не только название точки маршрута, но и ФИО человека, которого требуется принять на работу. Для этого в модуле объекта бизнес-процесса определим процедуру УстановитьНаименованиеЗадачи, и будем вызывать ее при создании задач:
Процедура УстановитьНаименованиеЗадачи(ТочкаМаршрутаБизнесПроцесса, Задача) Задача.Наименование = ТочкаМаршрутаБизнесПроцесса.НаименованиеЗадачи + " " + СокрЛП(ФизЛицо.Наименование); КонецПроцедуры Процедура ОбщаяПриСозданииЗадач(ТочкаМаршрутаБизнесПроцесса, ФормируемыеЗадачи, Отказ) Для каждого НоваяЗадача Из ФормируемыеЗадачи Цикл УстановитьНаименованиеЗадачи(ТочкаМаршрутаБизнесПроцесса, НоваяЗадача); КонецЦикла; КонецПроцедуры
Процедуру ОбщаяПриСозданииЗадач привяжем к каждой точке маршрута бизнес-процесса. Это можно сделать через карту маршрута:
Рисунок 28
На каждой точке маршрута можно задавать отдельные обработчики событий, если требуется выполнять различные действия.
На этапе выполнения задачи добавим контроль над пользователем со стороны системы: не будем позволять отмечать задачу как выполненную, если необходимые данные не внесены. Для этого в модуль объекта бизнес-процесса добавим функцию ПроверитьВыполнениеЗадачи, которую будем вызывать в обработчике ОбщаяПередВыполнением в каждой точке маршрута (привязка осуществляется также через карту маршрута):
Функция ПроверитьВыполнениеЗадачи(ТочкаМаршрутаБизнесПроцесса, Задача) БП = Задача.БизнесПроцесс; Результат = Ложь; Если ТочкаМаршрутаБизнесПроцесса = БизнесПроцессы.ПриемНовогоСотрудника.ТочкиМаршрута.ВводПервичныхДанныхФизлица Тогда Если ЗначениеЗаполнено(БП.ФизЛицо) И ЗначениеЗаполнено(БП.Сотрудник) Тогда Результат = ЗначениеЗаполнено(БП.ФизЛицо.ДатаРождения) И ЗначениеЗаполнено(БП.ФизЛицо.Пол); КонецЕсли; ИначеЕсли ТочкаМаршрутаБизнесПроцесса = БизнесПроцессы.ПриемНовогоСотрудника.ТочкиМаршрута.ВводПриемаНаРаботу Тогда Результат = ЗначениеЗаполнено(БП.ПриемНаРаботу); ИначеЕсли ТочкаМаршрутаБизнесПроцесса = БизнесПроцессы.ПриемНовогоСотрудника.ТочкиМаршрута.УтверждениеПриемаНаРаботу Тогда ДокПрием = БП.ПриемНаРаботу; Результат = ЗначениеЗаполнено(ДокПрием.Оклад) И ДокПрием.Статус = Перечисления.СтатусыДокументов.Утвержден; КонецЕсли; Возврат Результат; КонецФункции Процедура ОбщаяПередВыполнением(ТочкаМаршрутаБизнесПроцесса, Задача, Отказ) Если Не ПроверитьВыполнениеЗадачи(ТочкаМаршрутаБизнесПроцесса, Задача) Тогда Сообщить("Не выполнены действия, необходимые для выполнения задачи!", СтатусСообщения.Важное); Отказ = Истина; КонецЕсли; КонецПроцедуры
Готово, можно тестировать!
Подведем итоги
Мы описали только базовые приемы работы с бизнес-процессами и задачами в 1С:Предприятии 8.3. Как минимум, требуется добавить еще множество проверок введенных данных и «красивостей» на уровне форм.
Но цель статьи – показать, как можно использовать объекты системы при автоматизации бизнес-процессов.
Выгрузку базы готового примера можно скачать в конце статьи и использовать в качестве шаблона.
Есть еще множество нюансов, которые просто невозможно рассмотреть в одной статье: программное создание и выполнение задач, групповые задачи, использование вложенных бизнес-процессов, настройка ролей и прав доступа. Плюс зачастую вместо «унылой» формы задачи вызывается форма определенного объекта конфигурации – документа или справочника.
Если эти темы Вам интересны, оставляйте комментарии – и мы продолжим освещать тему бизнес-процессов. 
Об авторе
Выгрузки ИБ и PDF-версия статьи для участников группы ВКонтакте
Мы ведем группу ВКонтакте – http://vk.com/kursypo1c.
Если Вы еще не вступили в нее – сделайте это сейчас, и в блоке ниже (на этой странице) появятся ссылки на скачивание материалов.
Ссылка доступна для зарегистрированных пользователей)
Ссылка доступна для зарегистрированных пользователей)
В 1С:Документооборот обработка документов происходит через механизм бизнес-процессов. Поэтому крайне важно разобраться с термином процесс и как работают бизнес-процессы на платформе 1С:Предприятие.
Работа и настройки бизнес-процессов в 1С:Документооборот подробно рассмотрены в видеокурсе.
Есть несколько классических определений термина процесс (также часто используется термин бизнес-процесс):
- Бизнес-процесс – это «совокупность различных видов деятельности, в рамках которой «на входе» используются один или более видов ресурсов, и в результате этой деятельности на «выходе» создается продукт, представляющий ценность для потребителя» (М. Хаммер и Д. Чампи);
- Бизнес-процесс – деятельность фирмы в рамках производства одного вида продукции или оказания одного вида услуг. Бизнес-процессом описывается то, каким образом фирма зарабатывает прибыль (П. Гарнье);
- Бизнес-процессы – это связанный набор повторяемых действий (функций), которые преобразуют исходный материал и/или информацию в конечный продукт (услугу) в соответствии с предварительно установленными правилами (Шеер Август Вильгельм).
Имена процессов формируются с использованием глаголов или отглагольных существительных, например, «отгрузить продукцию» или «отгрузка продукции».
Некоторые элементы описания нотации 1С представлены ниже:
Механизм процессов 1С позволяет описывать, создавать и управлять выполнением цепочек связанных технологических операций, направленных на достижение общей цели, обычно в контексте организационной структуры, определяющей функциональные роли и связи.
Процессы представляют собой цепочки заранее подготовленных действий, которые должны выполнить различные пользователи. Как только очередной пользователь выполняет назначенную ему задачу, программа автоматически формирует задачу следующему пользователю.
В нотации 1С процесс состоит из одной или нескольких задач. В процессе задачи связаны друг с другом. Задачи могут выполняться последовательно и параллельно. Задача не может существовать без процесса.
Например, в 1С:Документооборот схема бизнес-процесса Исполнение следующая:
Процессы регламентируют процедуру обработки документов, заключенную в организации определенной последовательности действий над документами, автоматизации назначения ответственных за определенный этап сотрудников, контроль за выполнением работ, согласование и принятие решений. В программе «1С:Документооборот» уже имеется необходимый набор процессов, используемых для движения внутренних документов, обработки входящих и исходящих документов.
Это следующие виды процессов:
- Исполнение – используется для отправки документов на исполнение одному или нескольким сотрудникам;
- Ознакомление – используется для ознакомления пользователей с входящими, исходящими, внутренними документами и файлами;
- Рассмотрение – используется для передачи входящего или внутреннего документов на рассмотрение ответственному лицу;
- Регистрация – используется для передачи документов на регистрацию – присвоение регистрационного номера и отметки об отправке получателю (для исходящего документа);
- Согласование – используется для согласования входящих, исходящих, внутренних документов и файлов с ответственными лицами;
- Утверждение – используется для передачи исходящего или внутреннего документов на утверждение ответственному лицу;
- Составные процессы – более сложные процессы, составленные из элементарных, для обработки входящих, исходящих и внутренних документов. Составные процессы могут быть жестко заданными в своей последовательности (обработка входящих, исходящих, внутренних документов) и свободными, с помощью которых можно задать любую произвольную последовательность действий с документами на основе элементарных процессов (комплексные процессы).
В 1С:Документообороте увидеть полный список процессов можно в разделе «Совместная работа» или «Управление процессами».
В этом списке можно сделать фильтр по типу процесса.
Работа и настройки бизнес-процессов в 1С:Документооборот подробно рассмотрены в видеокурсе.
Каждая коммерческая организация имеет своей целью извлечение прибыли. Для достижения этой цели, менеджеры стремятся к расширению клиентской базы, что неизбежно влечет к появлению большого количества документов.
Для осуществления эффективной управленческой деятельности и принятия решений руководителю необходим анализ документации, обращающейся в организации:
— различные входящие письма, коммерческие предложения, жалобы и предложения клиентов и др.;
— исходящие письма, уведомления для клиентов, оферты договоров, сопроводительные письма к договорам и др.
— различные внутренние документы, приказы и распоряжения руководителей, служебные записки и т. д.
— и, конечно же, краеугольный камень любой организации – договоры.
Очень часто возникают ситуации, что часть документов теряется в кипах бумаг, часть информации из них забывается сотрудниками, а часть информации не считается сотрудниками важной. Это приводит к тому, что актуальная информация до руководителя не доходит. Результатом является то, что важные управленческие решения не принимаются вовремя или не принимаются вовсе.
К чему может привести отсутствие своевременного реагирования на изменяющуюся конъюнктуру рынка? – Организация не использует свой потенциал полностью, договоров заключается меньше, часть потенциальных и действующих клиентов уходит к более оперативным конкурентам. В результате, организация теряет прибыль.
Увеличить прибыль организации поможет внедрение 1С: Документооборот КОРП!
В каждой организации при обработке входящих, исходящих, внутренних документов, договоров есть уникальные бизнес процессы, которые не описываются стандартными процессами, предлагаемыми системами электронного документооборота. А доработки типовых решений программных продуктов требуют временных, материальных и трудозатрат. В 1С: Документооборот КОРП есть возможность настраивать сложные нестандартные процессы в пользовательском режиме, пользуясь средствами типовой конфигурации.
Для этого в 1С: Документооборот КОРП имеются шаблоны процессов, в которые отправляются документы. Для настройки шаблонов процессов в 1С: Документооборот существует отдельный блок «Управление процессами». Блок «Управление процессами» в интерфейсе программы представлен на рисунке 1.
Рисунок 1. Блок «Управление процессами» в интерфейсе программы.
Для настройки движений документов в организации между исполнителями есть возможность создания шаблонов процессов. Шаблоны процессов представлены на рисунке 2.
Рисунок 2. Шаблоны процессов в 1С: Документооборот КОРП
Рассмотрим на примере организацию документооборота на предприятии. Представим, такую ситуацию, что ООО «Ромашка» планирует заключить договор на приобретение в лизинг оборудования. На рынке существует несколько лизинговых компаний, которые присылают свои коммерческие предложения для ООО «Ромашка». Целью ООО «Ромашка» является наиболее выгодный вариант с самой низкой процентной ставкой и отсутствием дополнительных комиссий. Схема обработки коммерческих предложений представлена на рисунке 3.
Рисунок 3. Схема обработки коммерческих предложений в ООО «Ромашка»
Данные бизнес-процессы возможно реализовать с помощью типовой конфигурации 1С: Документооборот КОРП.
Для этого создадим комплексный процесс «Обработка коммерческих предложений лизинга» (рисунок 4):
Рисунок 4. Обработка коммерческих предложений лизинга
Установим порядок выполнения действий: «Все одновременно».
Далее, назначим, шаблон процесса для вида документа «Коммерческое предложение» и настроим автоматический запуск (рисунок 5).
Рисунок 5. Назначение шаблона процесса виду документа
Данные действия означают, что после регистрации коммерческого предложения, документ отправится одновременно на рассмотрение исполнительному директору и на ознакомление генеральному директору.
Созданный комплексный процесс в списке шаблонов процессов представлен на рисунке 6.
Рисунок 6. Созданный комплексный процесс в списке шаблонов процессов
Для принятия управленческих решений возможно формировать различные отчеты по входящим документам (рисунки 7, 8).
Рисунок 7. Статистика по входящим документам
Рисунок 8. Список входящих документов
С помощью процесса по обработке коммерческих предложения и настройки отчета руководитель получает актуальную информацию и может принимать эффективные управленческие решения.
Как уже писалось выше, что краеугольным камнем, в деятельности любой организации является заключение договоров. Бизнес-процесс согласования договоров уникален в каждой организации.
Рассмотрим, процесс заключения договора на примере ООО «Ромашка» (рисунок 9):
Для реализации вышеперечисленных бизнес-процессов создадим в 1С: Документооборот комплексный процесс «Обработка договоров лизинга». Данный составной процесс будет состоять из следующих процессов.
Первый процесс – это согласование с техническим директором. При этом, имеем условие, что, если он не согласовывает, то проект договора сразу же отправляется на доработку. В комплексном процессе создаем первый процесс «Согласование» и указываем исполнителем роль «Технический директор» и устанавливаем ему срок 4 часа (рисунок 10).
Рисунок 10. Процесс «Согласование»
Второй процесс – это одновременное согласование с финансовым директором и главным бухгалтером. При этом, также имеем условие, что, если кто-то из них не согласовывает, то проект договор отправляется на доработку. В комплексном процессе создаем второй процесс «Согласование» и указываем исполнителями роли «Финансовый директор», срок укажем 1 день и «Главный бухгалтер», установим срок 4 часа (рисунок 11).
Рисунок 11. Процесс «Согласование»
Третий процесс – это согласование с исполнительным директором. Его создадим аналогично первому процессу согласования.
Четвертый процесс – это необходимость ответственным лицам собрать соответствующие пакеты документов и установить связи с этими документами в карточке документа в базе. Для этого, в комплексном процессе создадим процесс «Исполнение» (рисунок 12).
Рисунок 12. Процесс «Исполнение»
Пятый процесс – это одновременное согласование с техническим директором, финансовым директором, главным бухгалтером и исполнительным директором. Для этого, создадим процесс «Согласование», аналогично второму процессу (Рисунок 13).
Шестой процесс – это подписание Генеральным директором (рисунок 14).
Рисунок 14. Процесс «Подписание»
Седьмой процесс – это регистрация документа (рисунок 15). При этом, документ регистрирует автор документа. Для этой цели в качестве исполнителя процесса воспользуемся автоподстановкой.
Рисунок 15. Процесс «Регистрация»
Восьмой процесс – это отправка контрагенту экземпляра договора, ожидание подписанного экземпляра от контрагента. Для этой цели создадим процесс «Исполнение» (рисунок 16).
Рисунок 16. Процесс «Исполнение»
Девятый процесс – это списание договора в дело. Для это цели создадим аналогичный процесс «Исполнение» как в восьмом процессе.
Весь комплексный процесс «Обработка договоров лизинга» будет выглядеть следующим образом, как на рисунке 17:
Рисунок 19. Комплексный процесс «Обработка договоров лизинга»
Далее, шаблон назначается для вида документов и, при необходимости, настраивается автозапуск.
По договорам также возможно формирование отчетов для их анализа и принятия эффективных управленческих решений (рисунок 20).
Рисунок 20. Динамика сумм и количества заключенных договоров
При учете исходящих документов в 1С: Документооборот КОРП также можно повышать эффективность управления бизнес-процессами организации. Например, при подготовке коммерческих предложений для своих клиентов. По исходящим документам также возможна настройка комплексных процессов и, по результатам исполнения задач, формирование различных отчетов для принятия актуальных управленческих решений руководителями организации.
Таким образом, согласно примеру выше, можно убедиться, что внедрение 1С: Документооборот КОРП поможет организовать самые сложные бизнес-процессы предприятия, обеспечить прозрачность ведения документации, что в свою очередь позволит:
• повысить качество управления организацией, путем получения актуальной информации и возможности оперативно на неё реагировать;
• повысить качество работы сотрудников, путем анализа и контроля над исполнением;
• повысить производительность труда, из-за отсутствия траты времени на поиск документов, потери документов в кипах бумаг и перемещений их из рук в руки, хождений из кабинета в кабинет;
• снизить недобросовестное поведение сотрудников, путем отсутствия возможности сказать «Не видел», «Не знаю», так как все действия пользователей в базе возможно отследить;
• широкие возможности в настройках прав доступа позволят ограничить доступ к информации в зависимости от должностей, от функциональных задач;
• для крупных компаний, имеющих филиалы в разных городах, появляется возможность объединения информации в единую базу.