Бизнес процессы автоматизация которых с помощью bpm систем наиболее эффективна

Время на прочтение
3 мин

Количество просмотров 2.4K

BPM-системы постепенно и безоговорочно набирают свою популярность. Возможность оперативного проведения автоматизации бизнес-процессов без привлечения программистов или с минимальным их участием, – является весьма привлекательной для бизнеса. Перед использованием BPM-систем требуется её изучение, самостоятельно или в учебных центрах. По результатам собственного опыта проектирования бизнес-процесса предлагаю уделить внимание следующим задачам, которые необходимо выполнить перед началом работ. По моему мнению, это существенно повысит качество и уменьшит время на проектирование бизнес-процесса в выбранной вами BPM-системе.

1. Формирование организационной структуры предприятия и пользователей

Организационная структура позволяет оперативно и точно обозначить пользователей-участников в ходе проектирования бизнес-процесса. При необходимости подключения или определения нового участника процесса, достаточным будет указать в качестве источника данных ранее определённую организационную структуру. Это упрощает проектирование. В BPM-системах формирование структуры организации предлагается изображать в классическом исполнении, структурно сверху вниз, так что рекомендую не игнорировать работу по формированию структуры предприятия с детальной её проработкой.

2. Создание блок-схемы

Проектирование в BPM-системах подразумевает формирование настраиваемых блок-схем. Если в организации уже существуют внутренние нормативные документы с блок-схемами или пошаговым описанием процедур или процессов, то их использование будет очень полезным, и даже обязательным. Иногда полезно будет изобразить блок-схемы предварительно на бумаге, хотя необходимо стремиться делать всё сразу в электронном виде. Для тех, кто не знаком с блок-схемами, предлагаю ниже пример.

3. Создание переменных

Система требует, чтобы переменные (название, тип) определялись «раз и навсегда», без возможности их корректировки по типу или использованию повторно, после удаления. Разработчиками объясняется это необходимостью обеспечения целостности данных и историй о них. Рекомендую создать предварительно список переменных на бумаге или в электронном виде, которые используются в процессе на каждом из этапов блок-схемы. Стоит также быть аккуратным в выборе типа переменных, в том числе и в части ответа на вопрос – переменную определить в составе блока переменных или отдельно?

4. Формирование «Справочников»

Использование справочников является одним из самых показательных элементов при автоматизации процесса. Необходимо использовать как простой список, так и составной (см. пример ниже).

5. Формирование «Пользовательских окон»

На начальном этапе проектирования процесса рекомендую обозначить внешний вид интерфейса окон для пользователей и согласовать макет или основные правила. Например, располагать кнопки управления только снизу, окно подсказки или инструкции к выполнению задачи отображать справа, и т.п. По-возможности, следует избегать отображения в окнах пользователя излишней информации в виде текста, панелей, не используемых кнопок и т.п. В случае, если пользователи уже работают в каких-либо иных программных продуктах, следует опросить их о том, к какому внешнему виду интерфейса они привыкли (цветовая схема, расположение полей, параметры шрифта и т.п.). Любые изменения должны быть приняты, а в большинстве случаях то, к чему привык пользователь, будет воспринято более лояльно и быстрее. Пример макета для согласования интерфейса прилагаю ниже.

6. Формирование «Шаблонов документов», согласование документов или информации

Часто в бизнес-процессах, в качестве желаемого результата, требуется получить документ: приказ, отчёт, справку, план, график и т.п. Перед проектированием процессов рекомендую создать электронные шаблоны документов, если такие уже имеются в бумажном виде. При этом следует не отклоняться от форм и положения полей и строк. Электронный документ должен полностью совпадать с его бумажным предшественником. Для удобства можно создать реестр шаблонов документов, как показано ниже. Также, в каждом бизнес-процессе согласовывается документ или информация с принятым по задаче решением. Уместным будет предварительно составить список всех документов и, по возможности, информации бизнес-процесса с привязкой к согласующим лицам.

7. Вычисления

В ходе проектирования бизнес-процесса возможны вычисления переменных. О некоторых из них известно ещё на начальной стадии проектирования. Для определения потребностей в вычислениях, достаточным будет предварительно рассмотреть сценарии процесса и документы процесса, уточняя, как получаются те или иные значения переменных. Результатом данной работы может стать список формул такой, например, как указанный ниже.

Надеюсь, что данные рекомендации помогут людям, занимающимся автоматизацией бизнес-процессов с использованием BPM-систем, сделать свою работу более простой и качественной. Желаю всем успехов!

В этой статье мы рассмотрим рейтинг лучших BPM-систем для управления бизнес-процессами по состоянию на 2023 год. Ознакомьтесь, если запланировали внедрение такой программы в своей компании.

BPM (Business Process Management System) – управленческая концепция, в рамках которой любой бизнес-процесс рассматривается как отдельный ресурс компании. Оптимизация и автоматизация бизнес процессов – способ повысить общую эффективность и управляемость организации. А используются для этого специальные BPM-системы (Business Process Management System) – программы со специализированным функционалом.

Внедрение системы управления бизнес-процессами позволяет получить сразу несколько выгод:

• Скорость. Процессы выполняются быстрее благодаря автоматизации рутинных и часто повторяющихся задач, а также наличии четкой регламентации для каждого действия.
• Качество. Работа в рамках строгих регламентов позволяет повысить общий уровень выполнения задач за счет минимизации числа ошибок, вызванных человеческим фактором.
• Гибкость. В рамках BPM-программы гораздо проще изменять и масштабировать процессы, выстраивать и перестраивать их в зависимости от развития и текущей конъюнктуры рынка.
• Управление. Все хорошие BPM-системы имеют функции сбора и обработки статистики, что позволяет более эффективно контролировать рабочие процессы, не упуская деталей.

Информационная система управления бизнес-процессами – это набор инструментов, который поможет повысить эффективность работы организации, структурировать ее, выстроить работу всех подразделений в рамках единых правил и стандартов.

Критерии составления нашего рейтинга

Отметим сразу, что наш рейтинг BPM-систем, как и любая другая попытка составить ТОП – это во многом субъективное мнение. Но выразили его специалисты в этой сфере, которые тестировали эти программы, использовали их, а также хорошо знают рынок. Поэтому считаем, что приведенный ниже перечень актуален на 2023 год. 

Также просим обратить внимание, что порядковые номера систем в рейтинге условны. Каждая из выбранного нами десятка достойна места в тройке лидеров.

При составлении своего ТОПа мы руководствовались следующими критериями:

• Количество и разнообразие исполняемых бизнес-процессов, а также гибкость их подстройки под разные виды и масштабы деятельности.
• Востребованность BPM-системы в России, поскольку в первую очередь мы рассматривали запросы отечественного рынка и способность адаптировать программу под его условия, особенности.
• Стоимость. К сожалению, полностью бесплатные BPM-системы – это оксюморон. Нет ни одной толковой, достаточно функциональной программы, за которую не придется платить. Все же это коммерческие продукты, разработка и поддержка которых – дело дорогостоящее. При этом почти все ТОПовые разработчики предлагают бесплатный ознакомительный период или системы с ограниченным функционалом для неоплачиваемого использования. На это, а также на стоимость покупки лицензии мы также обращали внимание.

Надеемся, что проведенная нами аналитическая работа принесет вам пользу. А пока переходим к самому ПО.

1) Comindware Business Application Platform

Comindware Business Application Platform — отечественная Low-code BPMS платформа для разработки BPM-систем и бизнес-приложений силами сотрудников предприятия. Средства разработки, предназначенные для людей без навыков программирования, позволяют в течение 4 недель получить минимально жизнеспособный продукт (MVP) для управления бизнес-процессами.

Платформа предназначена для разработки ИТ-решений по всем направлениям деловой активности предприятия  — от управления взаимоотношениями с клиентами до проведения конкурсных закупок, от автоматизации работы склада до обработки заявок в Service Desk и многое другое. Платформа может решать как отдельные задачи в рамках операционной деятельности, так и стать фундаментом для цифровой трансформации предприятия.

В конце 2021 года компания Comindware четвертый раз подряд заняла первую строчку в рейтинге крупнейших разработчиков BPMS по версии  CNews Analytics.

В апреле 2022 года компания Comindware выпустила новое готовое к использованию решение на базе Comindware Business Application Platform, Comindware Управление закупками. Решение создано таким образом, чтобы его можно было запустить в работу за 1–2 дня, но настройки бизнес-процессов настолько гибкие, что не ограничивают компании в выборе бизнес-логики.

В мае 2022 года вышла новая номерная версия low-code BPM-платформы. Comindware Business Application Platform 4 позволяет цифровизовать бизнес-процессы ещё быстрее и эффективнее. Так, новый визуальный редактор выражений, условий и фильтров позволяет практически полностью избавиться от написания скриптов и делает low-code продукт ближе к no-code. А новый конструктор форм и списков позволяет выполнить настройки заметно быстрее и удобнее. Теперь практически 100% интерфейса пользователя могут быть персонализированы под стиль компании и задачи конкретного пользователя. Чаты и возможности социального взаимодействия сделают командную работу заметно более эффективной. 
 

Преимущества Comindware Business Application Platform

• Интерфейс для настройки приложений «кликом мышки» в окне браузера;
• Редактирование схем бизнес-процессов и форм без перезапуска системы или приложения;
• Поддержка мирового стандарта моделирования бизнес-процессов BPMN 2.0
• Библиотека процессов. Сейчас в библиотеке более 120 шаблонов процессов, список постоянно пополняется;
• Построение процессной архитектуры предприятия для визуализации связей и отношений между процессами на глобальном уровне;
• Возможность вывода аналитических данных в отчеты и графики, инструменты реализации KPI.

Недостатки Comindware Business Application Platform

• В компании есть отраслевая экспертиза, но нет готовых отраслевых решений.
• Есть заготовки решений ECM, CRM, KPI, PM, ITSM, управление закупками, HR, Service Desk и т.д. Но данные заготовки не являются готовыми к использованию «коробочными» решениями. Их цель — существенно упростить разработку решений под нужды конкретного заказчика.

Стоимость Comindware Business Application Platform

• Демо-версия до 90 дней по согласованию, тестирование полной конфигурации.
• Платформа имеет три варианта приобретения на выбор заказчика. Цена лицензий и полная стоимость владения рассчитывается по запросу. Справочная информация о порядке цен доступна на сайте Comindware.

2) LeaderTask

О программе LeaderTask

LeaderTask, — эффективная, многофункциональная система для управления бизнес-процессами, объединяющая возможности электронного органайзера, персонального информационного менеджера, менеджера контактов, проектов и удобного календаря для планирования. С помощью сервиса можно планировать, контролировать выполнение задач. Создавать мероприятия, события, устанавливать напоминания.

Тысячи коммерческих компаний, бизнесов и пользователей выбирают LeaderTask, положительно оценивая универсальность и удобство в работе с приложением. Данный таск-менеджер подходит для индивидуального или командного использования. Это полноценный электронный секретарь и помощник в управлении проектами, со встроенным корпоративным мессенджером, планировщиком и другими полезными модулями, помогающими эффективно организовать совместную работу в командах любого масштаба.

Приложение помогает эффективно распоряжаться личным и рабочим временем. Предоставляет возможности создания единой информационной базы. Будет полезно занятым людям, руководителям компаний и фрилансерам, работающим по свободному графику.

Программа синхронизируется со всеми цифровыми платформами. Предоставляет пользователям гибкую систему настроек под «свои потребности и возможности». Имеет бесплатную базовую версию, в которой есть всё необходимое для ежедневного и стратегического планирования. За счёт хорошей техподдержки, постоянного внесения в интерфейс и управление актуальных изменений, является оптимальным вариантом для организации бизнес-процессов.

Преимущества LeaderTask

• Поддержка гибких Agile проектов.
• Реализация принципов тайм-менеджмента на практике, включая подходы Getting Things Done.
• Адаптивные настройки для ведения различных проектов.
• Хранение информации в единой системе с возможностью организации доступа заинтересованным сторонам.
• «Умные» уведомления.
• Управление задачами с помощью фильтров.
• Интеграция с популярными сервисами и приложениями.
• «Резервное копирование», позволяющее возвращаться к старым версиям или восстанавливать удалённые данные.
• Удалённая работа в режиме оффлайн без интернета.
• Полноценное мобильное приложение.
• Синхронизация контактов, файлов, задач на Windows, Android, iPhone или iPad.
• Сбор аналитики по каждому участнику, работающему в команде.

Недостатки LeaderTask

• Не до конца доработанная кроссплатформенность. Из-за этого на некоторых платформах нет отдельных элементов функционала, а веб версия пока отстаёт по возможностям.
• Отсутствует синхронизация по IMAP в почтовом клиенте.

Стоимость LeaderTask

• Бесплатный тариф для новичков, — на одного пользователя. С поддержкой основных функций.
• Премиум, для профессионального использования, — 249 рублей за одного участника ежемесячно. С продвинутым и расширенным функционалом.
• Бизнес, для команд от 2-х человек, — 370 рублей за пользователя в месяц. С полным набором возможностей для решения любых задач.

3) Bitrix24

О программе Bitrix24

Как утверждают разработчики, продукты Bitrix24 активно используют более чем 1 500 000 компаний. Именно по этой причине условное первое место мы отдали этой системе. Также следует отметить, что эта система управления бизнес-процессами подходит решительно всем организациям благодаря обширному функционалу, наличию нескольких тарифных планов и большим возможностям настройки, масштабирования. 

Это настоящий внутренний корпоративный Интернет со своей CRM, социальной сетью, мессенджером, планировщиком и кучей других модулей. В России на данный момент Bitrix24 – это определенно №1. Впрочем, конкуренты с каждым годом понемногу поджимают, так что гегемония разработчика, бывшая неоспоримой еще несколько лет назад, сейчас не выглядит настолько явной.

Преимущества Bitrix24

• Многофункциональность. Настроить эту систему можно под любой вид деятельности. Без исключений.
• Корпоративная социальная сеть. Позволяет даже неформальное общение внутри компании организовать в рамках корпоративных проектов.
• Интеграция. 1С, телефония, почта и больше 1000 других приложений, что позволяет получить практически неограниченный функционал.
• Face-tracker. Если ваш офис, кафе, магазин или другое заведение оборудовано камерами с функцией распознавания лица система будет запоминать клиентов и оповещать об их повторном визите. А при необходимости найдет их в ВК.

Недостатки Bitrix24

• Слишком большой функционал. Здесь действительно много всего, поэтому выучить систему досконально будет затруднительно.
• Интеграция с 1С только в платных тарифах.
• Недорогая, но все же платная телефония.

Стоимость Bitrix24

• «Проект». Бесплатная версия программы с ограничением в 12 пользователей и сильно урезанным функционалом.
• «Проект+». 990 руб./мес. Ограниченный функционал, но неограниченное количество пользователей.
• «Команда». 5490 руб./мес. Набор инструментов для малого и среднего бизнеса.
• «Компания». 10 990 руб./мес. Все возможности для крупного бизнеса. 

4) ELMA

О программе ELMA

ELMA – одна из наиболее динамично развивающихся систем управления бизнес-процессами предприятий, компаний с разными направлениями деятельности. Предназначена для автоматизации управления повторяющимися процессами и нерегулярными задачами, корректируемыми в рамках проектов. С ее помощью можно эффективно наладить документооборот, что тоже немаловажно.

Главное – это целевая программа, в которой нет ничего лишнего, а присутствует только то, что напрямую связано с BPM. 

Преимущества ELMA

• Более доступная сравнительно с большинством конкурентов стоимость.
• Эффективный и простой в понимании дизайнер бизнес-процессов, позволяющий автоматизировать их за минимальное число шагов.
• Возможность самостоятельной интеграции в процессы компании благодаря большому количеству уроков и документации в открытом доступе.
• Предельно простые интерфейсы во всех модулях.
• Работать с программой удаленно можно без установки специального ПО – достаточно Интернета и любого веб-браузера.

Недостатки ELMA

• Только целевой для решения задач сферы BPM функционал с минимальным объемом смежных модулей.
• Отсутствие возможности приобретать некоторые модули отдельно – покупать нужно все, или ничего.

Стоимость ELMA

• ELMA Community Edition – бесплатная версия с ограничением в 5 пользователей и урезанным функционалом.
• ELMA BPM – 45 000 рублей. Все основные функции, до 200 пользователей. Лицензия – вечная.
• ELMA Enterprise – корпоративное решение. Стоимость — в зависимости от конфигурации.

5) Oracle BPM Suite

О программе Oracle BPM Suite

Oracle BPM Suite – еще одна масштабная система управления эффективностью бизнес-процессов. Состоит из трех базовых функциональных блоков, предназначенных для автоматизации: 

• управления внутренними процессами предприятия;
• взаимодействия с клиентами, партнерами и контрагентами;
• работы собственных площадок электронной коммерции. 

В принципе, эта система управления качеством бизнес-процессов в большей степени оптимизирована для коммерческой деятельности. Но для нее здесь есть решительно все, в том числе по части логистики и регламентов для персонала на всех уровнях.

Преимущества Oracle BPM Suite

    • Наличие шаблонов, как для целых бизнес-процессов, так и для пользовательских форм.
    • Встроенный функционал для создания корпоративных порталов.
    • Обширные возможности для комплексной интеграции с другими бизнес-программами.
    • Обширные возможности в плане настройки процессов под свои потребности. 

Недостатки Oracle BPM Suite

    • Отсутствие возможности связывать несколько бизнес-правил в один процесс.
    • Недостаточный функционал для крупных производственных предприятий.

Стоимость Oracle BPM Suite

    • По запросу указывается разработчиков в зависимости от региона и выбранного функционала.

6) «Первая форма»

О программе «Первая форма»

Возможно, «Первая форма» пока что не является одной из самых распространенных BPM-систем. Но мы включили ее в собственный рейтинг потому, что это на 100% российская разработка, в которой полностью учтены особенности организации и ведения бизнеса в нашей стране. Кроме того, она предлагает обширный функционал для автоматизации управления бизнес-процессами торговых, производственных, консалтинговых, страховых и других компаний. Это один из проектов, которые стремительно развиваются и постоянно растут, прибавляя в качестве, возможностях.

Преимущества «Первая форма»

• Идеальная приспособленность к российским условиям ведения бизнеса.
• Упрощенный процесс внедрения системы управления бизнес-процессами.
• Наличие полнофункционального веб-интерфейса и мобильного приложения.
• Электронный документооборот, управление продажами и другие полезные модули.
• Интеграция с 1С, почтовыми клиентами, телефонией и т.п.

Недостатки «Первая форма»

• Это относительно новая система с ограниченной клиентской базой, которая пока еще находится в стадии развития.

Стоимость «Первая форма»

• Стоимость лицензии рассчитывается индивидуально. Чтобы узнать цену, необходимо обратиться к разработчику.

7) Zoho

О программе Zoho

Zoho предлагает сразу несколько пакетов готовых решений для автоматизации внутренних и внешних процессов. Они отличаются простотой внедрения и восприятия, предоставляют все основные возможности, даже в бесплатной версии.

Изюминка здесь – Zoho Creator. Это во многом уникальный проект, в первую очередь ориентированный на разработчиков и IT-сферу. Представляет собой онлайн-сервис, на котором можно создавать собственные модули, используя готовые решения из открытой библиотеки, а также обмениваясь ими с другими пользователями.

Проект позволяет подобрать необходимое, выполнить всесторонний анализ системы управления бизнес-процессами, и изменить ее, добиваясь 100% соответствия с вашими целями и задачами.

Преимущества Zoho

• Достаточно обширный функционал уже в бесплатной версии.
• Простота интеграции и настройки.
• Возможность создания собственных модулей с уникальными параметрами.
• Удобная интеграция с 1С.

Недостатки Zoho

• Изначальный функционал не всегда достаточен для решения масштабных задач, из-за чего может понадобиться разработка собственных модулей на основе предоставленных разработчиком решений.

Стоимость Zoho

• 15 дней бесплатного пользования в тестовом режиме.
• Standart – 12 долларов в месяц.
• Professional – 20 долларов в месяц.
• Enterprise – 35 долларов в месяц.
• CRM Plus – 50 долларов в месяц.

Bizagi

О программе Bizagi

Bizagi – одна из наиболее известных и популярных автоматизированных систем управления бизнес-процессами. Это глобальное решение, состоящее из трех отдельных модулей, отвечающих за создание, автоматизацию и исполнение процессов. Благодаря такому подходу к построению архитектуры разработчикам удалось «сделать сложное простым», по крайней мере, внешне.

В этой системе есть все для организации эффективного бизнес-контроля. Она достаточно вариативна для интеграции в компании с разными направлениями деятельности. 

Преимущества Bizagi

• Система обмена данными между процессами повышает уровень автоматизации.
• Лучшие среди прямых конкурентов возможности по моделированию процессов и правил.
• Хорошо проработанные мобильные приложения.
• Поддержка платформ Java и Microsoft.

Недостатки Bizagi

• Отсутствие официального представительства в России, что несколько усложняет работу с техподдержкой испанской компании.
• Организация работы в многооконном режиме, что несколько затрудняет работу на начальном этапе внедрения системы.

Стоимость Bizagi

• Чтобы узнать стоимость и условия покупки лицензии, необходимо связаться с разработчиком и уточнить требуемую конфигурацию. Цена рассчитывается индивидуально.

9) Bpm’online

О программе Bpm’online

Bpm’online – оригинальный продукт украинских разработчиков, что подразумевает наличие отлично проработанной русскоязычной версии. Стартапу еще нет и десяти лет. Но с 2016 года система постоянно попадает в профильные рейтинги и получает награды за свои инструменты для управления продажами и прочими аспектами организации бизнеса.

Главная «фишка» Bpm’online – возможности совершенствования системы управления бизнес-процессами. Не безграничные, но очень обширные. Разработчик предоставляет вполне функциональный базовый набор модулей, а также доступ к среде, в которой на основе готовых решений можно конструировать собственные приложения с целевым функционалом. Причем не обязательно с привлечением ТОП-программистов.

Преимущества Bpm’online

• Простая в интеграции система, основанная на «облачной» архитектуре.
• Обширные возможности модернизации программы под свои потребности.
• Обширный функционал в базовом наборе. 
• Гибкая тарифная политика.

Недостатки Bpm’online

• Это система, ориентированная в первую очередь на торговлю. То есть, достаточно целевая.

Стоимость Bpm’online

• Начальный пакет – 950 рублей в месяц за пользователя.
• Стандартный пакет – 1250 рублей в месяц за пользователя.
• Максимальный пакет – 2500 рублей в месяц за пользователя.

10) Metatask

О программе Metatask

Metatask – популярная в англоязычном сегменте BPMS-система управления бизнес-процессами, допускающая формирование практически любой требуемой среды. Предоставляет потрясающей разнообразный функционал, идеально проработанные интерфейсы, в том числе мобильные. Подходит для всех видов бизнеса и охватывает каждый процесс. Недостаток только один – русскоязычной версии нет вообще.

Преимущества Metatask

    • Высокий уровень адаптивности под требования бизнеса.
    • Проработанные мобильные интерфейсы.
    • Простота интеграции в процессы и управления ими.

Недостатки Metatask

    • Нет русскоязычной версии.

Стоимость Metatask

    • 14-дневный тестовый режим с доступом ко всем функциям.
    • 6 долларов за пользователя в месяц (подключение не менее 5 пользователей).

11) IBM Business Process Manager

О программе IBM® Business Process Manager

Если вас интересуют продукты солидных разработчиков со 100% чистой, подтвержденной временем репутацией, то IBM Business Process Manager – именно то, что надо. Это комплексная программа, которая позволяет не только проектировать процессы управления бизнес-системой, но и тестировать их перед практическим внедрением. Такой подход позволяет избегать многих ошибок. Для разных по масштабу деятельности организаций компания предлагает три издания своего продукта с различным функционалом. Но даже в минимальной версии есть все необходимое для малого и среднего бизнеса.

Преимущества IBM Business Process Manager

• Солидный разработчик с большим опытом.
• Наличие функции предварительного тестирования созданных бизнес-процессов.
• Три версии программы с разным функционалом.
• Полный набор необходимых модулей.
• Большие возможности в плане масштабируемости.

Недостатки IBM Business Process Manager

• Не самый простой для восприятия интерфейс.
• Высокие требования к производительности оборудования. 

Стоимость IBM Business Process Manager

• Цена устанавливается индивидуально в зависимости от выбранной конфигурации и региональной привязки.

12) SAP Business Suite BPM

О программе SAP Business Suite BPM

С одной стороны, SAP Business Suite ничем выгодно не отличается от других систем управления бизнес-процессами (BPM). Те же возможности, никаких ярко выраженных черт и революционных решений. Но эта программа весьма распространена в России, имеет хорошую техподдержку и является одним из оптимальных вариантов для создания и интеграции небольших бизнес-процессов. Ориентирована она на малые и средние организации, перекрывая все их запросы.

Преимущества SAP Business Suite BPM

• Хорошая техподдержка.
• Отлично проработанный русскоязычный интерфейс.
• Простота обучения работе и создания бизнес-процессов.
• Эффективность моделирования и внедрения процессов.
• Создание совместной рабочей среды для специалистов из отделов бизнеса и IT. 

Недостатки SAP Business Suite BPM

• Функционал в значительной степени ограничен созданием бизнес-процессов с минимальным количеством дополнительных модулей.
• Не оптимальный вариант для крупного бизнеса.

Стоимость SAP Business Suite BPM

    • Стоимость продукта определяется индивидуально в зависимости от пакета модулей и возможностей, которые необходимо получить.

Управление + контроль = успешный бизнес

Каждая из перечисленных выше систем управления бизнес-процессами поможет повысить его эффективность за счет структуризации, стандартизации и автоматизации (особенно регулярных задач). Это важный аспект оптимизации деятельности и создания благоприятных условий для стабильности, процветания. Но есть еще один – контроль над сотрудниками. Насколько бы хорошо не была технически обеспечена организация, человеческий фактор все равно играет важную роль.

Уменьшить его влияние на бизнес можно за счет внедрения еще одной системы – Kickidler, предназначенной для автоматизации контроля эффективности работы сотрудников, нарушений, учета рабочего времени. Это второй важный аспект автоматизации управления офисом.

ПО Kickidler – система учета рабочего времени, позволяющая с высоким уровнем автономности контролировать продуктивность и дисциплину персонала, затрачивая основные усилия на развитие бизнеса, а не поддержание порядка в офисе.

Система учёта рабочего времени Kickidler

Необходимый и достаточный функционал

Прежде всего, необходимо сказать, что BPM-система должна осуществлять информационную поддержку бизнес-процессов по всему их жизненному циклу. Для этого в составе продукта должен существовать дизайнер процессов, поддерживающий определенную нотацию их описания. С его помощью производится формальное описание как полностью структурированных, так и, возможно, неструктурированных процессов.
Кроме проектирования структуры процессов BPM-продукт дает возможность формирования рабочего места любого участника процесса. Это достигается за счет индивидуального дизайна пользовательского интерфейса, возможностей обработки информации в привязке к роли конкретного пользователя, а также организации маршрутов ее движения.
BPM-система должна обладать так называемым «движком». Его наличие позволяет бизнесу исполнять спроектированные ранее процессы и подключать к работе произвольное количество пользователей любых подразделений внутри компании, а если необходимо, и внешних партнеров. Речь может идти о выполнении ими миллионов операций при условии обеспечения необходимого уровня производительности.
В BPM-систему должны быть встроены инструменты бизнес-аналитики. В отличие от универсальных инструментов данного класса, они производят так называемую процессную аналитику и, как следствие, могут находить узкие места исполнения процессов. По результатам этой работы необходимо проводить их оптимизацию.
BPM-система, помимо прочего, является интеграционной системой. Ограничения на методы интеграции с другими приложениями, при всем богатстве соответствующих технологий на современном рынке, должны быть минимальными. Во многих типичных сценариях автоматизации BPM способна предоставлять интеграционные инструменты в готовом виде. В ряде же не слишком часто встречающихся на практике ситуаций, возможно, придется создать их средствами той же BPM. Но, так или иначе, возможность получать данные из других приложений и работать с ними в цифровой среде на базе единой платформы должна быть обеспечена.

Инструменты и средства BPM-системы должны обеспечивать возможность масштабирования до любого количества выполняемых операций без потери их производительности. Важно также отметить, чтобы кроме основной функциональности в BPM-системе присутствовали инструменты для формирования ролевой модели работы и гибкой настройки прав доступа. сказал Марк Калайдов, директор направления «Террасофт» компании Softline.

Действительно, требования к BPM-системам сегодня очень высоки. Например, если сравнить функции, которые были востребованы нашими клиентами десять-пятнадцать лет назад, и тот функционал платформы Creatio, который активно используется сейчас, то вы увидим огромный скачок в развитии технологий для управления процессами. Сегодня BPM – это комплексное решение, которое включает множество инструментов, от визуального дизайнера процессов и конструктора интерфейсов до встроенных моделей машинного обучения и аналитики. Единая цифровая среда для управления всеми процессами предприятия позволяет уменьшить затраты на внедрение и ускорить реализацию BPM-проектов.

BPM на практике

Исходя из своих функций, BPM-система вполне в состоянии закрыть точечную проблему автоматизации локальных бизнес-процессов, включая этапы проектирования, эксплуатации и развития. Однако основным плюсом использования продуктов этого класса все же является их способность обеспечить информационной поддержкой процессы со сложной разветвленной логикой. Они, как правило, охватывают различные подразделения компании, а если необходимо, позволяют подключать к исполнению того или иного процесса внешних партнеров и поддерживать схемы движения информации любой сложности. Поддержка и в данном случае предполагает под собой полный цикл автоматизации процесса: от проектирования к исполнению и далее к возможности непрерывного совершенствования.

Большой ценностью BPM-системы в современном ИТ-ландшафте крупных и средних предприятий является ее способность эффективно справляться с негативными последствиями эксплуатации пресловутого «зоопарка» информационных систем. Характерно то, что методы борьбы с этим явлением не предполагают коренной реструктуризации ИТ-инфраструктуры и замены технологически устаревших систем новыми. Имеющиеся ИТ-решения вполне могут продолжать эксплуатироваться как источники данных, но пользователи, будучи участниками тех или иных процессов, начинают работать во вновь созданных рабочих местах. Они формируются уже в BPM-системе специально под ролевые функции пользователей, и не происходит снижения эффективности деятельности за счет «лоскутности» ИТ-поддержки.

В этом смысле BPM выступает еще и как ИТ-инструмент, призванный в значительной степени сглаживать пресловутую проблему зоопарка информационных систем, которую крупный отечественный бизнес уже давно чувствует в полной мере, сказал Марк Калайдов, директор направления «Террасофт» компании Softline.

Некоторые компании могут иметь «информационный зоопарк», состоящий из десятков различных ИТ-решений. Компании поменьше работают с меньшим количеством небольших учетных систем и к тому же активно пользуются Excel’ем. BPM-внедрение может быть полезно в обоих случаях. За счет BPM можно сформировать во многом единый, эффективно управляемый ИТ-ландшафт на площадке заказчика. отметила Светлана Ермакова, руководитель направления CRM/BPM компании Softline.

Несмотря на наличие в BPM-системе мощных инструментов дизайна и анализа бизнес-процессов, а также средств интеграции со множеством приложений, она может рассматриваться и в качестве готового к использованию продукта.
Применение BPM на сегодня уже вполне развито, многие предприятия могут подобрать себе на рынке если не полностью готовое решение, то по крайней продукт со множеством требуемых функций. Это порождает еще один нюанс использования BPM-систем, требующий комментариев специалистов. Речь идет о возможности тиражирования решения и тесно связанный с ним вопрос отраслевой специфики BPM-продуктов.

Возможности создания пусть даже частично тиражируемого продукта напрямую связано с другим важным для корпоративного рынка понятием «отраслевое решение». В случае c BPM в масштабах всего мирового ранка пока явно ощущается преобладание практических внедрений в банках и страховых компаниях. Однако, по мнению специалистов-практиков, это может быть временным акцентом, зависящим от целого ряда факторов. Прежде всего, от реальных запросов на внедрения, от уровня экспертизы внедряющих компаний в области процессной составляющей функционирования предприятий различных отраслей, а также от имеющихся тиражных компонентов BPM-решения, которые могут оказаться востребованными в том или ином специфическом для конкретной индустрии внедрении.

Возможность тиражирования BPM-решения – очень важный фактор именно с практической точки зрения. Например, наши заказчики из сферы недвижимости более чем в половине случаев берут отраслевое решение, развивая именно его. Они считают такой шаблон внедрения более эффективным. Надо также учитывать, что множество наработок, как правило, реализуемых в качестве отдельных элементов автоматизации процесса, будь то, скажем, инструменты для омниканального общения или генератор печатных форм, могут быть тиражированы полностью, добавила Светлана Ермакова.

Возможность тиражирования BPM-решения дополнительно позволяет значительно сокращать сроки внедрения, и важность этого фактора трудно переоценить. Проект длительностью четыре-шесть месяцев вместо нескольких лет – сегодня вполне достижимая цель, прокомментировал Марк Калайдов.

Использование готовых модулей или отраслевых решений очень сильно упрощает задачу проектных команд. И это важно не только для клиентов, которые реализовывают проекты своими ресурсами, но и для интеграторов. Не нужно «с нуля» настраивать процессы и интерфейсы, а можно собрать подходящие компоненты и немного их адаптировать, чтобы учесть специфические требования. Например, на платформе Creatio есть готовые решения для управления CRM-процессами, автоматизации документооборота, HR-процессов, ITSM и других типовых процессов предприятия. При этом созданы готовые конфигурации для разных отраслей и моделей бизнеса. Всего на нашем маркетплейсе размещено более 700 приложений и это число постоянно растет, сказал Алексей Клочков, управляющий директор «Террасофт».

BPM-системы в развитии

Можно с полной уверенностью сказать, что ни один современный продукт не может даже рассматриваться для применения в бизнесе вне контекста его использования в ближайшей и среднесрочной перспективе. Потребности завтрашнего дня могут существенно отличаться от того, что бизнесу требуется сегодня, да и в текущей ситуации возможности стопроцентного тиражирования даже самых успешных BPM-решений сильно ограничены.

Почти все имеющиеся сегодня на корпоративном рынке ИТ-системы имеют встроенный API и открытые интерфейсы для дальнейшего развития их функционала и интеграции с внешним миром. Для систем класса BPM термином, напрямую ассоциируемым с их развитием, стала концепция low-code. Речь идет не об очередной технологии, а скорее о новом подходе, предоставляющем пользователям, не обладающих знаниями языков программирования, получить инструментарий для создания, настройки и модификации системы. Иными словами, с помощью типовых визуальных компонентов, методов «перетаскивания» (drag and drop) и интуитивно понятной логики взаимодействия с системой модифицировать ИТ-поддержку тех или иных процессов.

То, что подход Low-code получил популярность именно при внедрении BPM-систем, объясняется в том числе и тем, что с точки зрения интерфейса моделирование бизнес-процессов уже давно осуществлялось путем рисования диаграмм в определенной нотации. Затем появилась возможность «подкладывать» под эти диаграммы код, автоматизирующий запуск процессов, и от этого уже развивалась концепция low-code в ее современном виде с возможностями настройки форм, реализацией интеграций и другими методами, сказала Светлана Ермакова.

Low-code и no-code является неотъемлемой частью платформы Creatio уже давно, и спрос на наши технологии заметно растет. По оценкам Gartner, авторитетного аналитического агентства, к 2025 году 70% корпоративный приложений будут разрабатываться с использование low-code/no-code технологий. Они позволяют меньше зависеть от ИТ-ресурсов и дают больше возможностей для автоматизации. А с учетом того, что за последние два года резко возросла потребность бизнеса в новых технологических решениях, но при этом наблюдается острая нехватка ИТ-кадров, можно утверждать, что использование low-code/no-code платформ для многих компаний станет единственно верной стратегией цифровизации, отметил Алексей Клочков.

Встраивание в прикладную ИТ-систему инструментов, позволяющих адаптировать ее функционал, является лишь одним из путей развития. Если же речь идет о каких-либо глобальных, требующих новых подходов тенденциях, то ответственность за развитие системы в нужном направлении было бы неправильно перекладывать только на клиентов. Цифровая трансформация, широкое применение методов искусственного интеллекта и машинного обучения являются характерными примерами того, как необходимый в контексте применения BPM-системы функционал в основном прирастает усилиями самого вендора или экосистемы его партнеров. Хотя и удачные решения, создаваемые заказчиками, тоже нельзя сбрасывать со счетов.

Одним из наиболее широко используемых методов арсенала цифровой трансформации, который все чаще встречается и в BPM-внедрениях, является роботизация. Хорошо известно, что на некоторых участках бизнес-процессов требуется выполнение ряда вполне типовых операций – по событию или согласно определенному временному графику. И в этих условиях имплементация программного робота в уже развернутую на площадке заказчика BPM-систему представляется весьма эффективной. С позиций идеологии автоматизации программный робот встраивается в BPM-систему очень органично, и технологически создать его внутри нее, как правило, существенной проблемы не представляет. Основной же задачей здесь, является глубокое понимание отраслевой специфики бизнеса заказчика. Применяются роботы пока очень точечно, и именно это понимание позволяет ответить на важные вопросы: на каком участке процесса наиболее целесообразно использовать программного робота и какие операции он должен выполнять.

BPM-система вполне может выступать неким оркестратором, координирующим действия участников процесса – как людей, так, если необходимо, и роботов, которые могут формироваться в том числе и средствами самой BPM-системы, отметил Марк Калайдов.

Задачи, решаемые с помощью методов машинного обучения, как известно, делятся на две категории: классификационные и предсказательные. При развертывании BPM-систем нередко встречаются и те и другие, и от их решения часто зависит, по какому пути в конкретном сценарии пойдет исполнение процесса и какие действия в той или иной ситуации наиболее целесообразно предпринять. Если мы решаем задачу полностью, – от расстановки бизнес-приоритетов до корректировки процессов, то вполне корректно говорить об использовании методов машинного обучения при внедрении BPM-систем.

Например, история предшествующих контактов с существующими и потенциальными клиентами может служить обучающей выборкой для сегментации клиентской аудитории. И затем при формировании новых обращений производится классификация и инициируется та последовательность действий, которая является оптимальной для представителей определенного сегмента клиентской аудитории.

То же самое справедливо и для предсказательной аналитики: определенный процесс можно запустить в отношении группы клиентов, если у бизнеса появляются объективные основания полагать, что их реакция на те или иные инициативы будет вполне определенной.

Использование как предсказательных, так и классификационных алгоритмов машинного обучения в контексте внедрения BPM-систем уже сегодня имеют практический смысл. Это и автоматическая классификация обращений клиентов, и предсказания их поведения по мере сбора информации в ходе бизнес-процесса, и скоринг клиентов в финансовой индустрии, сказала Светлана Ермакова.

Вопросы внедрения

BPM-система, как и любой корпоративный продукт, требует внедрения. Сегодня корпоративный пользователь прекрасно осведомлен о том, что может и иногда должно сопровождать данный процесс. Речь идет о методологии внедрения, проектном офисе, проектной команде, ключевых пользователях и некоторых других понятиях. Все это тоже полезно определять конкретно в применении к BPM-системам. Среди особенностей, выделяющих внедрение BPM-систем на фоне других корпоративных продуктов, можно отметить более широкую вовлеченность бизнес-менеджмента не только в постановку задач автоматизации, но и в процесс развертывания и впоследствии дальнейшее совершенствование отдельных функций системы. Это, в свою очередь, реализуемо благодаря уже упомянутым особенностям функциям системы – возможности организовывать полный цикл ИТ-поддержки бизнес-процессов, а также концепции low-code.

Сегодня компании достигают успеха в проектах цифровой трансформации только в том случае, когда над их реализацией совместно работают представители со стороны бизнеса и ИТ. Именно сотрудничество бизнеса и ИТ, при поддержке руководства на всех уровнях, позволяет намного быстрее получать результат. Конечно, этому способствует развитие low-code/no-code технологий, таких как Creatio, которые дают возможность каждому сотруднику, даже без глубоких технических знаний, сделать свой вклад в развитие компании, отметил Алексей Клочков.

Информационные системы управления бизнес-процессами

Описание процессов с помощью BPM-систем

Описание организационной структуры с помощью BPM-систем

Автоматизация процессов с помощью BPM-систем

Описание процессов с помощью BPM-систем

Процессный подход является сегодня одним из наиболее эффективных способов управления компанией любого масштаба. Он позволяет избежать выполнения ненужных операций и функций, дублирования и простоев в работе.

Особенностью реализации процессного подхода является необходимость определения объектов управления и описания соответствующих бизнес-процессов. При этом, согласно глоссарию консорциума Workflow Management Coalition (WfMC), под описанием процесса понимается представление бизнес-процесса в форме, допускающей автоматизированное манипулирование (например, моделирование) либо реализацию его с помощью системы управления Workflow, или, как теперь принято называть данную категорию программного обеспечения, системы управления бизнес-процессами (Business Process Manager System, BPMS).

Описание процесса состоит из связанных в последовательность функций и их отношений, критериев начала и завершения процесса, а также информации об отдельных элементах описания (участниках, данных, приложениях ИТ и т.д.). В данном случае под функцией понимается наименьшая единица работы, выполнение которой планируется BPM-системой в ходе реализации процесса (например, при помощи условий перехода, а также пред- и постусловий). 

В настоящее время отдельным классом информационных систем, предназначенных для автоматизации процессов, являются BPM-системы, которые позволяют провести автоматизацию существующих процессов. BPM-система — это совокупность приложений и систем класса middleware, поддерживающих специализированные задачи управления сквозными процессами (моделирование, внедрение, оперативное управление и администрирование, мониторинг и анализ показателей эффективности) и обеспечивающих поддержку слаженного взаимодействия людей и информационных систем. Но, как уже было сказано, прежде чем управлять чем-то, нужно определить объект управления и описать существующий бизнес-процесс.

Для решения задач описания процессов предлагается множество инструментов — как встроенных в BPM-системы, так и существующих в виде отдельных продуктов. Примерами специализированных инструментов являются продукты семейства ARIS Platform компании IDS Scheer (такие как ARIS Toolset) и AllFusion Process Modeler (бывший BPwin) компании Computer Associates. Применение специализированных инструментов обеспечивает высокое качество и полноту описания бизнес-процессов. Однако нужно понимать, что для автоматизации описанных процессов требуется внедрение BPM-систем. При этом для переноса данных из инструмента описания бизнес-процессов в BPM-систему используются либо специализированные интерфейсы (например, из ARIS можно перенести данные в BPM-систему Ultimus), либо обмен данными стандартного формата. В этой области существует несколько стандартов, но наиболее активно сейчас развивается стандарт BPEL — в данном стандарте могут сформировать результат многие специализированные средства описания моделирования.

Однако существуют BPM-системы, содержащие встроенные средства описания бизнес-процессов. Нужно отметить, что они не обладают такой функциональностью, как специализированные системы, зато полученное описание процессов без дополнительных интерфейсов может быть использовано при автоматизации процесса. В качестве примеров встроенных в BPMS средств описания можно привести модуль Process Design системы Ultimus Adaptive BPM Suite, который позволяет описать процесс и даже провести его имитационное моделирование, или IBM WebSphere Business Modeler, где тоже существует нотация, предназначенная для описания процессов. Конечно, получаемое описание процессов интересно больше ИТ-специалистам, нежели бизнес-пользователям, однако данные продукты дешевле специализированных систем. Можно сказать, что в случае проведения описания процессов без автоматизации специализированные системы оказываются вне конкуренции, тогда как в случае, если стоит задача автоматизации процесса в BPM-системе, выгоднее использовать встроенные средства описания. Пример описания процесса в BPM-системе представлен на рис. 1.

Рис. 1. Описание процесса в BPM-системе Ultimus

После того как процесс описан, можно приступать к его оптимизации, но прежде необходимо определить фактические ключевые показатели по процессу и найти узкие места, то есть выявить точки, где задачи ожидают исполнителей или высвобождения других ресурсов. Применение имитационного моделирования процесса позволяет проверить процесс на наличие узких мест и назначить наиболее простые мероприятия, которые можно выполнить перед автоматизацией. Перед запуском имитационного моделирования необходимо задать такие параметры, как среднее время выполнения функций, вероятность выполнения тех или иных логических условий, частота инцидентов по процессу, стоимость ресурсов и т.д. Далее на основании имитационной модели можно собирать статистику и формировать список мероприятий по совершенствованию.

Целью моделирования является обретение уверенности в том, что построенный процесс будет вести себя так, как ожидается, и результаты его работы будут соответствовать требованиям владельцев процесса. Моделирование отвечает на вопросы типа:

• сколько инцидентов (или экземпляров) бизнес-процесса может быть выполнено в течение недели?
• если инциденты происходят сто раз в день, какова должна быть численность персонала, чтобы каждый из них выполнялся в течение трех дней?
• какова стоимость шага «Проверка заказа» в процессе обработки заказа?
• если число сотрудников, обрабатывающих рекламации, сократится вдвое, насколько дольше будет проводиться обработка рекламации?

При этом нужно понимать, что в случае применения имитационного моделирования существует погрешность определения первоначальных параметров процесса, которая снижает точность получаемых результатов, поэтому использование имитационного моделирования является необязательным этапом при автоматизации и относится скорее к организационному консалтингу. В большинстве случаев проще автоматизировать процесс и затем начать сбор показателей результативности на основе реальных данных — тогда и мероприятия по совершенствованию будут наиболее эффективными и приближенными к реальности.

Описание организационной структуры с помощью BPM-систем

В рамках описания процессов необходимо определить сотрудников, которые будут участвовать в них (участник workflow). В соответствии с глоссарием WfMC под участником процесса подразумевается ресурс, который выполняет работу, представленную экземпляром workflow-функции. Такая работа обычно проявляется в виде одного или более рабочих заданий, назначаемых участнику workflow-процесса из списка работ. Термин «участник workflow-процесса» обычно используется применительно к людям, но в принципе он может обозначать и ресурсы, реализованные в виде аппаратного или программного обеспечения, такие, например, как интеллектуальный агент.

Участника workflow можно идентифицировать непосредственно в рамках описания бизнес-процесса или же (что более типично) посредством ссылки в рамках описания процесса на определенную роль, к которой затем можно привязать один или более ресурсов, имеющихся в распоряжении системы workflow, для исполнения этой роли в ходе реализации процесса.

Как правило, определение участников процессов выполняется с помощью построения моделей организационной структуры и их связывания с моделями бизнес-процессов. В случае автоматизации процессов BPM-системами организационная структура необходима для определения участников процесса, их руководителей и владельцев процесса. Анализируя модели организационной структуры, BPM-системы производят эскалацию просроченных заданий, выбирают исполнителей из группы и т.п. Наиболее эффективным является интегрирование описания организационной структуры со справочниками, существующими в компании, — тогда организационные изменения будут вноситься гораздо быстрее и в одном месте.

Важным вопросом в описании процессов является назначение исполнителей в рамках бизнес-процессов. Организационная схема создается на основе функций/должностей, а не сотрудников, что связано с тем, что сотрудники продвигаются по службе, поступают на работу и увольняются из организации, а взаимоотношения функций/должностей меняются гораздо реже. Поэтому на этапе разработки бизнес-процесса лучше использовать функции/должности вместо имен сотрудников при определении исполнителя работы на каждом шаге. Например, если Игорь Иванов — технический руководитель и должен быть привлечен к санкционированию определенных работ, то лучше указать, что право санкционирования принадлежит техническому руководителю, а не Игорю Иванову. В таком случае если Игорь Иванов уйдет из компании или получит повышение, то не понадобится менять настройки рабочего процесса. 

Помимо ролей у функции процесса может быть группа участников, характеризуемая определенным набором атрибутов, квалификаций или специальностей. Обычно любой из участников группы, связанной с определенной организационной ролью, может брать на себя выполнение функции или рабочего задания, для которых требуется ресурс, обладающий данным набором атрибутов. Примерами организационной роли являются: роль супервизора, роль страховщика и т.д. При этом назначение участников процессов может производиться как автоматически, так и вручную. В качестве примера описания организационной структуры можно рассмотреть модель, созданную в модуле Ultimus Organization Chart (рис. 2).

Рис. 2. Описание организационной структуры в BPM-системе Ultimus

Автоматизация процессов с помощью BPM-систем

Для автоматизации процессов, помимо их описания, необходимо определить поток информации, используемой в процессе. В специализированных средствах описания существует набор предметных областей для описания информации в процессе. В BPM-системах это, как правило, пользовательские формы для каждого шага процесса и связанное с ними хранилище данных, которое содержит применяемые в процессе переменные. Особенностью такого подхода является то, что при описании информационных потоков в процессе изначально разрабатываются формы, с помощью которых он будет автоматизирован и запущен в эксплуатацию. Поэтому разработка форм производится ИТ-специалистами с помощью конструкторов форм. При этом формы могут быть сколь угодно сложными и содержать различные типы информации, в том числе присоединенные документы, графику, ссылки и т.д. С помощью пользовательских форм в BPM-системе осуществляется обмен информацией с хранилищем данных на каждом шаге процесса или обращение к внешним источникам информации.

Примером среды разработки для бизнес-процессов и связанных с ними форм является модуль Builder BPM-системы Ultimus, в котором реализована функциональность многопользовательской разработки бизнес-процессов с использованием разграничения доступа к процессам для группы разработчиков. Разработчики работают с процессом целиком, а после готовности и тестирования процесс выгружается на сервер BPM-системы и начинает выполняться.

Особенностью BPM-систем является возможность быстрого внесения изменений в определенный процесс. Это возможно потому, что объектом автоматизации является процесс целиком, и в случае изменений в нем разработчики обновляют новую версию и выкладывают ее на сервер. При этом пользователи не замечают никаких изменений.

Среда разработки BPM-системы должна позволять всем заинтересованным лицам работать в едином инструменте. Главные требования к среде разработки BPM-системы можно определить следующим образом:

• совместная разработка процессов;
• моделирование и автоматизация процессов;
• определение логики процессов;
• создание электронных форм;
• связывание форм с базами данных;
• создание компонентов, поддерживающих многократное использование;
• имитационное моделирование и тестирование;
• возможность применения внешних редакторов;
• документирование процессов;
• публикация/развертывание процессов.

Одним из основных компонентов BPM-системы является сервер выполнения бизнес-процессов (ядро workflow), в рамках которого происходит назначение задач и контроль выполнения потоков работ. В соответствии с глоссарием WfMC сервер — это программный модуль или ядро, обеспечивающее среду для выполнения экземпляра процесса в реальных условиях. При этом ядро workflow/BPM предоставляет операционные функции, поддерживающие выполнение экземпляров бизнес-процессов на основе описаний процессов.

К числу этих функций относятся:

• интерпретация описания процесса;
• создание экземпляров процесса и управление их выполнением, включая запуск, остановку, приостановку, возобновление и т.д.;
• навигация между функциями и создание надлежащих рабочих объектов для обработки этими функциями;
• функции надзора и управления.

Фактически на сервер выкладывается процесс, и сервер маршрутизирует задачи, интерпретируя логику процессов, и контролирует прохождение потока работ.

Как и в большинстве информационных систем, для работы с системой необходимо клиентское приложение, в котором будут работать пользователи, получая задачи и выполняя их в рамках процессов. В соответствии с глоссарием WfMC клиентское место — это приложение, которое взаимодействует с ядром workflow/BPM, запрашивая у него задачи.

К основным выполняемым функциям пользовательского места BPM-системы относятся:

• обработка списка работ;
• инициация, приостановка/возобновление экземпляра процесса;
• извлечение и манипулирование данными описания процесса;
• различные функции системного администрирования (например, приостановка использования некоторых описаний процессов).

Нужно отметить, что стандартной практикой для BPM-системы является применение «тонких» клиентских мест (например, на основе веб-браузеров), не требующих установки и поддерживающих централизованное администрирование (рис. 3).

Рис. 3. Клиентское место системы Ultimus

Контроль и анализ процессов с использованием средств анализа процессов

Для оптимизации процессов и построения цикла управления бизнес-процессами недостаточно автоматизировать их — необходимо организовать обратную связь и на ее основании определить план для оптимизации процессов. Для решения данной задачи существует группа продуктов, которые автоматизируют задачу контроля и анализа бизнес-процессов. Фактически необходимо измерять выполнение бизнес-процессов на уровне отдельных экземпляров бизнес-процессов и накапливать статистику по всем выполненным процессам для дальнейшего анализа, после чего осуществить анализ показателей процесса и найти узкие места. И если с задачей мониторинга процесса и агрегации показателей BPM-системы справляются хорошо, то для анализа необходимо использовать специализированные приложения. Как правило, для решения таких задач можно применять стандартные OLAP-решения, однако для контроля и анализа процессов существуют и специализированные приложения. Стандартные системы OLAP (Online Analytical Processing) в настоящее время предоставляют универсальную технологию и инструментальные средства для анализа данных, способствующие определенному прогрессу в этой области. Но некоторые из таких подходов чрезмерно технически ориентированы и требуют значительных затрат на внедрение. Поэтому специализированные продукты могут рассматриваться в качестве средства, использующего эти технологии и применяющегося в сфере управления бизнес-процессами. Примером таких специализированных приложений являются продукты ARIS Process Performance Manager и HP Business Process Insight. Они  используют реляционную базу данных для определения и агрегации данных, относящихся к выполнению бизнес-процесса и получаемых в режиме реального времени из работающих информационных систем через XML-адаптеры. Такими информационными системами могут быть все системы, содержащие данные, относящиеся к выполнению бизнес-процесса, а не только BPM-системы (например, ERP-, CRM-системы и т.д.).

Особенностью подобных инструментов является возможность контролировать процесс, автоматизированный в BPM-системе неполностью. Примером может служить процесс продаж, в рамках которого первичное взаимодействие с клиентом осуществляется в CRM-системе, создание коммерческого предложения — в BPM-системе, а договорная работа — в учетной системе. В данном случае, чтобы определить эффективность процесса продаж и найти узкие места в процессах, необходимо собирать и анализировать данные из всех трех систем.

Фактически все показатели результативности по процессам можно разделить на три группы:

• показатели, зависящие от времени, например время выполнения процесса и частота обработки;
• показатели, зависящие от затрат, например затраты/доли затрат при выполнении процессов на основе стандартов производительности;
• показатели, связанные с качеством, например количество процессов, ошибки в выполнении процесса, качество своевременного выполнения процесса.

Пример рабочего места ARIS Process Performance Manager представлен на рис. 4.

Рис. 4. Клиентское место системы ARIS Process Performance Manager

Анализируя полученные показатели, можно определить необходимые мероприятия по совершенствованию и начать новый цикл совершенствования бизнес-процессов, описав процессы «как должно быть» и внедряя новый экземпляр процесса.

КомпьютерПресс 3’2008

В отличие от функционального подхода к управлению, в котором на первый план выходят объекты, ресурсы и результаты, иерархия и директивы, процессный подход концентрируемся на способе достижения цели, отвечая на вопрос «как это лучше сделать?».

Непрерывный цикл управления включает:

• Определение целей деятельности, конкретной задачи или вектора развития.
• Моделирование факторов достижения этих целей, ограничений и препятствий.
• Планирование действий и расстановка ресурсов для получения результата, т.е. описание процесса.
• Оперативный контроль процесса, позволяющий отслеживать состояние ключевых показателей эффективности и их отклонение от модели БП.
• Анализ промежуточных итогов и результатов, составление отчётности для принятия решений об оптимизации процесса.

Запись доклада о кейсе внедрения BPM-системы для финансового управления лизинговой деятельностью

Задачи Business Process Management (BPM)

BPM-системы помогают в управлении многообразием бизнес-процессов (БП), существующих на предприятии. С их помощью создаются наглядные графические схемы, анализируются оперативная информация и накопленные данные для улучшения и оптимизации деятельности. Таким образом, собственно автоматизация или цифровая трансформация бизнес-процессов – не являются основной задачей BPM.

Ключевая цель BPM – повышение эффективности управления и работы компании в целом.

Управление бизнес-процессами (BPM) начинается с их описания и регламентирования (стандартизации) последовательности автоматизированных этапов и неавтоматизированных действий сотрудников для решения определённой задачи. При появлении нового бизнес-процесса его необходимо смоделировать, внедрить, оттестировать и назначить ответственного за исполнение. BPM-система помимо прикладных функций управления этими действиями в каком-то программном интерфейсе, решает задачи повышения их эффективности.

Задачи внедрения и использования BPM-системы

• Ускорение бизнес-процессов: алгоритмизация деятельности подразделений компании, составление регламентов с обозначением предельных сроков выполнения каждого этапа, снижение объёма «ручных» операций в пользу их автоматизации.
• Обеспечение прозрачности процессов для всех участников и руководителей: соблюдение правил позволяет достигать ожидаемого стандартизированного результата в установленные сроки.
• Повышение эффективности труда и исполнительской дисциплины: система высвобождает ресурсы для этапов, которые невозможно автоматизировать и участие человека необходимо, напоминает о сроках, задачах и т.д.
• Сбор данных о процессах: время исполнения, загрузка специалистов, затраты ресурсов и т.д.

Внедрение системы улучшает исполнительскую дисциплину, предоставляет механизмы прозрачного контроля, мониторинга и определения слабых, уязвимых «точек» в процессах организации, позволяет сформировать базу для постоянного улучшения бизнес-процессов.

Автоматизированная система управления процессами позволяет компании быть гибкой и быстро подстраиваться под изменения окружающей бизнес-среды. Именно поэтому крупные компании внедряют и адаптируют под свою специфику системы для управления бизнес-процессами. Организация автоматизации бизнес-процессов – одна из функций CSP-платформы Docsvision.

Преимущества BPM-систем

• Ускоренная экономическая выгода от внедрения — информационные системы управления бизнес-процессами окупаются быстро.
• Для моделирования процессов используются визуальные схемы (графические нотации), что позволяет лучше понять особенности и представить корпоративные процессы, увидеть их слабые места.
• Простота в обучении и освоении нюансов сотрудниками компании. Графические модели также подходят для иллюстрации и в качестве инструкции исполнителям, в виде последовательности действий, условий движения по этапам процесса.
• Результаты и сроки стандартизированы, соответствуют установленным регламентам. Это позволяет снизить влияние человеческого фактора на уровень качества, сервиса и других важных показателей.
• Прозрачный контроль со стороны менеджмента за оперативной ситуацией.
• Эффективное управление рабочим временем и чёткое разграничение задач для исполнителей на линейных уровнях.
• Достаточная гибкость, возможность оперативно вносить изменения в бизнес-процессы с минимальными затратами ресурсов. Сокращается срок информирования об обновлении процесса, так как изменения автоматически применяются для всех пользователей системы.

BPM-система не должна быть привязана к жёсткой модели, необходима гибкость для автоматизации как универсальных, так и уникальных, специализированных процессов, существующих только в конкретной компании. Информационные системы управления бизнес-процессами сохраняют постоянную, обновляющуюся в режиме реального времени связь между всеми подразделениями предприятия. Кроме этого, систему с лёгкостью можно интегрировать с другими корпоративными информационными системами, что ещё больше повышает её гибкость.

Информационные системы класса BPM, представляя один из многочисленных видов корпоративного ПО, всё-таки стоят в этом ряду особняком. Управленческая культура переплетена с их функциями чрезвычайно тесно, а также они могут охватывать буквально всю деятельность предприятия, выстраивая сквозные процессы и за пределы самой компании.

С течением времени, когда управленческая деятельность становилась всё сложнее, действующие в разных подразделениях монорешения постепенно превращались в «зоопарк» IT-систем, несвязанных друг с другом, что приводило в том числе к расхождениям данных в разных приложениях. Современные корпоративные IT-решения – это платформы, которые обеспечивают функциональность для построения единого информационного пространства и объединяют возможности СЭД, ECM, BPM, а также предоставляют инструменты для простой интеграции с другими сервисами и системами.

Платформа Docsvision представляет класс CSP (Content Service Platform) решений, который включает в себя BPM-подсистему для управления сквозными бизнес-процессами. ООО «ДоксВижн» входит в ТОП крупнейших вендоров BPM-систем в России.

Структура BPM-систем

Система корпоративного управления бизнес-процессами должна обеспечивать полноценную программную поддержку трёх ключевых этапов работы с любым бизнес-процессом: моделирование, исполнение и мониторинг.

Моделирование

Этап выполняется силами бизнес-аналитиков при помощи штатного конструктора BPM-системы с дизайн-элементами. Проектирование с помощью блок-схем считается наиболее популярным вариантом, который можно быстро проанализировать и скорректировать. На модели выстраивается бизнес-логика и последовательность шагов. Также определяются необходимые входные данные для старта процесса, пользователи или другие процессы, которые их передают.

Результат моделирования – готовый процесс, который сразу можно запустить. Важно отметить, что бизнес-аналитикам не нужно прибегать к помощи программистов, так как все работы выполняются стандартными инструментами BPM-системы.

Исполнение

За этот этап отвечает ядро BPM-системы (сервис БПМ или сервис управления бизнес-процессами) и конкретные исполнители каждого шага. Сервис запускает процесс, отслеживает стадию выполнения, смену состояния, выполняет переходы между этапами и др. Также BPM-движок предоставляет возможность интегрировать сторонние сервисы для доступа и взаимодействия с базой данных. От производительности серверных компонентов зависит скорость работы системы и исполнения параллельных процессов, возможности масштабирования для комфортной одновременной работы большого числа пользователей.

Мониторинг

Наблюдение за выполнением бизнес-процессов позволяет оперативно вносить изменения для оптимизации, выявлять проблемные этапы и участников. Руководитель может быстро получить информацию на какой стадии процесс и на ком он завис. Сервисы мониторинга в удобном графическом дашборде собирают информацию о наиболее частых процессах, длительности, распределении ресурсов (загруженные и «свободные» специалисты), направляют уведомления о критических расхождениях, нарушении сроков и т.д.

Обязательные элементы BPM-системы

Таким образом, для полноценного выполнения функций BPM-системы необходимы следующие компоненты:

• Конструктор для моделирования процессов (Business Process Modeling), обеспечивающий возможность «непрограммистам» создавать модели процессов организации, настраивать правила и бизнес-логику.
• Средства отладки, которые позволяют тестировать процессы без привлечения конечных исполнителей.
• Инструменты для разработки приложений, для создания и глубокой настройки удобных и понятных пользовательских представлений, диалоговых окон и т.д.
• Инструменты для конфигурирования самой BPM-системы, разграничения прав доступа, управления потоками данных, информации, документации и т.д.
• Пользовательский интерфейс процессов и задач, чтобы сотрудники и руководители могли смотреть поставленные задания, расставлять их по приоритетности и выполнять по плану.
• Workflow-инструменты, решения для формирования отчётов.
• Аналитические модули (Business Process Analysis), которые накапливают целевые показатели и динамически обрабатывают потоки данных, представляют их в визуальном формате, подсвечивая проблемные этапы и ресурсные ограничения. От того, насколько удобно разработан интерфейс этих модулей зависит скорость принятия решений о внесении корректировок в процесс.
• Системы мониторинга и сервисы уведомлений.
• Модули и шлюзы для интеграции BPM-системы с другими сервисами и встраивания её в текущий IT-ландшафт предприятия.

Адаптивные BPM-системы

В настоящее время скорость изменений бизнес-процессов возросла (и эта тенденция только усиливается) настолько, что IT-решения могут стать препятствием для развития компаний. Поэтому сегодня системы, которые позволяют наиболее легко и быстро вносить изменения, обеспечивают предприятиям серьёзные конкурентные преимущества.

Чтобы поддержать необходимый уровень адаптивности и скорость реагирования на изменение оперативной рыночной ситуации, BPM-системы стремятся к упрощению настройки и корректировки логики бизнес-процессов. Внести изменения может администратор или бизнес-аналитик, то есть опытный пользователь системы с необходимым уровнем доступа и даже без навыков программирования. Это ускоряет развитие корпоративных систем и устраняет информационный разрыв между пользователями и IT-специалистами.

Адаптивность BPM-системы напрямую зависит от встроенных Low-Сode инструментов настройки, и значимость их функций продолжает расти.

Кому нужна BPM-система?

Наибольший эффект от использования решений для автоматизации БП получают компании крупного и среднего сегмента, с большим числом сотрудников, подразделений и регулярных типовых процессов, которым необходимо эффективно коммуницировать для достижения результата.

Целевые процессы для автоматизации в BPM-системе

Примерами могут служить любые массовые, повторяющиеся процессы, особенно с цепочками этапов дистанционной обработки разными специалистами:

• процессы кредитования, выдачи траншей (см. кейсы финансовой группы SEB и ИФК «Солид»),
• процессы обработки заявок и заключения договоров в страховой компании (см. кейс СК «Райффайзен Лайф»),
• процесс формирования заказа на поставку в логистике,
• процесс сбора первичных анкет или заявлений в филиалах компании для последующей обработки в корпоративном ОЦО (Общий Центр Обслуживания),
• процессы обработки обращения гражданина в МФЦ и направления результата по почте и т. д. (см. кейс Центра муниципальных услуг Екатеринбурга)

Как выбрать BPM-систему?

При выборе ПО для управления бизнес-процессами необходимо обратить внимание на ключевые критерии:

• Инструменты визуального (графического) моделирования бизнес-процессов.
• Удобство кастомизации и администрирования системы.
• Поддержка организационной структуры и ролевой модели.
• Преднастроенные шаблоны бизнес-процессов.
• Различные типы заданий «человек-человек» и удобство интерфейса конечного пользователя.
• Инструменты мониторинга и информирования в реальном времени об отклонениях от стандартных показателей процесса.
• Возможность корректировки заданий и процессов, включая оперативное вмешательство в случае необходимости.
• Современная архитектура, обеспечивающая высокую производительность и возможность масштабировать систему.
• Способность обрабатывать больше число процессов, включая длительные, разветвлённые, динамически изменяющиеся и т.п.
• Возможность развивать систему встроенными инструментами, снижая необходимость привлекать IT-специалистов или разработчиков.

Для первого знакомства можно запросить демоверсию BPM-системы или воспользоваться бесплатным пробным периодом. Также многие разработчики и интеграторы предлагают развернуть и настроить демостенд для тестов под запрос и конкретные задачи заказчика.

Внедрение системы Business Process Management

Состав работ по внедрению BPM-системы определяется в каждом конкретном случае исходя из требований проекта, но базово принято выделять 5 этапов:

1. Подготовительный этап включает в себя выбор контура процессов для первичной автоматизации и описание их алгоритмов. На этом этапе составляется карта процессов, ответственных, исполнителей, ресурсов, описывается бизнес-логика, то есть процессы моделируются «на бумаге».
2. Прототипирование и начало собственно внедрения. На этом этапе создаётся прототип системы, процессы из первого этапа настраиваются уже в программной среде. Представители заказчика могут исследовать функционал прототипа.
3. Интеграция BPM-системы с другими сервисами, если это необходимо для запуска и обработки процессов.
4. Тестирование и отладка, проверка функциональности и финальные доработки.
5. Ввод в промышленную эксплуатацию, то есть внедрение в действующие процессы компании и обучение сотрудников работе в системе.

Доступно 3 метода внедрения Docsvision: при помощи официальных партнёров-интеграторов, совместно с вендором платформы и самостоятельное внедрение.

При выборе первых двух методов специалисты «ДоксВижн» или партнёры-интеграторы полностью выполняют работы по внедрению системы: начиная от этапа сбора требований и подготовки, заканчивая технической поддержкой, а также в дальнейшем предлагают услуги по расширению возможностей системы, её масштабированию.

 

«ДоксВижн» регулярно проводит разнообразные курсы обучения администрированию и настройке Docsvision, которые помогают сотрудникам заказчика лучше ориентироваться в инструментах платформы. Также действующие клиенты всегда могут обратиться в службу технической поддержки Docsvision.

После завершения внедрения систему необходимо поддерживать в актуальном состоянии, развивать, расширять количество автоматизированных процессов, вести работы по оптимизации, чтобы задействовать весь потенциал BPM.

BPM и технология Process Mining

Важно понимать, что даже при стандартизированных БП сотрудники отклоняются от регламентов. Люди – не машины, в отличие от автоматизированной системы, которая работает так, как её запрограммировали и настроили. Сотрудники руководствуются регламентами, но принимают итоговое решение в зависимости от конкретной ситуации. Если таких отклонений становится много, BPM-система должна сигнализировать о необходимости актуализировать процесс.

Технология Process Mining позволяет, опираясь на данные, накопленные в многочисленных циклах прохождения процессов, оценивать и своевременно устранять расхождения модели БП и изменившейся объективной реальности.

Запись вебинара о применении Process Mining для оптимизации процессов

Совмещение данных из BPM-системы с технологиями искусственного интеллекта, средствами Business Process Intelligent и Process Mining отрывают новые горизонты динамического улучшения бизнес-процессов компании.

Docsvision как платформа для комплексной BPM-системы

Подсистема управления бизнес-процессами Docsvision выполняет ключевые функции BPM:

• Визуальное моделирование процессов и их высокоуровневое описание, а также быстрое прототипирование приложений, которые могут быть использованы, например, для согласования технического задания с заказчиком внедрения автоматизации процесса.
• Визуальная разработка приложений с поддержкой сложных алгоритмических функций, реализующих серверную активность, интеграционные функции и функции маршрутизации заданий. Многие функций можно настроить без программирования, используя конструкторы и Low-Code инструменты платформы.
• Мониторинг хода активных процессов и сбора разнообразных показателей и метрик их исполнения.
• Интеграция бизнес-процессов, пересекающих границы информационных систем, например, СЭД и ERP/CRM.

Платформа Docsvision архитектурно и функционально предоставляет все средства для построения корпоративной BPM-системы:

• Полноценный, расширяемый редактор бизнес-процессов, позволяющий моделировать БП любой сложности.
• Средства отладки процессов в режиме эмуляции.
• Полнофункциональная workflow-система, которая обеспечивает реализацию процессов и содержит инструменты их визуального мониторинга.
• Готовые шлюзы и модули для бесшовной сквозной автоматизации процессов путём интеграции с другими приложениями, сервисами и корпоративными информационными системами.
• Инструменты для накопления метрик процессов, формирования представлений их в различных отчётах.

Архитектура CSP-платформы позволяет внедрять Docsvision параллельно с используемыми средствами автоматизации документооборота компании, постепенно собирая функции разрозненных монорешений в единой системе без необходимости останавливать рабочие процессы. В списке реализованных проектов свыше 1 500 компаний коммерческого и государственного сектора, предприятия различных масштабов и профиля. Платформа Docsvision занимает лидирующие позиции на российском рынке корпоративных информационных систем для управления процессами и постоянно совершенствует техническую базу и расширяет список функций.

Сколько стоит BPM-система?

Стоимость BPM-системы зависит от масштаба проекта, числа и сложности бизнес-процессов, которые необходимо ввести в эксплуатацию сразу при внедрении. Бюджет складывается из цены лицензий на программный продукт и услуг по его интеграции. При необходимости закупки оборудования для создания IT-инфраструктуры, эти затраты также принято включать в общий бюджет проекта.

Docsvision – это платформа, которая поставляется как база и дополнительные модули, расширяющие основную функциональность. Сервис управления бизнес-процессами входит в число базовых компонентов, а при помощи модулей каждый заказчик может собрать комплексное решение с необходимой именно ему функциональностью и не платить за «лишние» блоки. Стоимость редакции Docsvision зависит от количества пользователей и масштаба проекта.

Максимальный экономический эффект внедрения BPM-системы достигается при автоматизации процессов с высокой частотой повторения, которые задействуют большое число участников и воплощают сложную бизнес-логику. Система управления бизнес-процессами на базе Docsvision даёт возможность создать прочный каркас для повышения финансовой эффективности и дальнейшего роста и развития компании.