Бизнес процесс заключение договора с поставщиком - Контакты компаний и предприятий

При подписании договоров важно максимально снизить налоговые риски и защитить экономические интересы компании. Сделать это можно, только если в компании правильно организованы бизнес-процессы, договоры согласуются и исполняются, а контрагенты проходят тщательную проверку.

Самое важное при договорной работе — постараться убедить контрагента подписать выгодную вам форму договора, регулярно корректировать ее с учетом судебной практики и законодательных изменений. Для контроля сроков и обязательств контрагентов лучше следовать чек-листу. Этот же документ помогает исполнителю отслеживать гарантийные обязательства и документы на подпись.

1. Выберите информационную систему для ведения договорной работы и научите сотрудников ею пользоваться.

Это позволит автоматизировать большинство процессов и сократит время работы.

2. Подготовьте локальные нормативные акты, регулирующие действия сотрудников, которые занимаются созданием и согласованием договоров.

Важно, чтобы локальный нормативный акт был понятным для исполнителей и объяснял то, что сотрудники делают ежедневно (то есть раскрывал бизнес-процесс).

К таким актам относятся Положение о договорной работе и Регламент согласования отдельных положений определенных типов договоров юридическим отделом. Последний определяет, как специалисты по договорному отделу будут проверять договоры. В регламент можно включить таблицу по договору поставки, если компания является поставщиком или покупателем, отметить условия, которые необходимо изменять, привести рекомендации по компромиссным решениям и тому, чего нужно избегать в договоре подряда или перевозки. Новым сотрудникам регламент позволит быстро определить основные риски компании и облегчит передачу дел при увольнении ведущего специалиста.

3. Согласуйте разработанные документы со всеми сотрудниками, вовлеченными в процесс, и их руководителями.

Возможно, понадобится провести совещания, чтобы услышать мнение исполнителей.

4. Утвердите локальные акты и следите за их исполнением.

Руководить за исполнением — это значит задавать правила игры. И в данном случае успех во многом зависит от авторитета руководителя, который будет руководить процессом. Важно, чтобы сотрудники серьезно относились к документам и следовали написанному в документах.

5. Утвердите формы договора.

Чтобы избежать рисков, старайтесь утвердить свою форму договора с наиболее удобными условиями. Так, если работа с контрагентом предусматривает гарантийные обязательства (проводятся ремонтные работы либо осуществляется допоставка запчастей), нужно продумать условие, при котором срок гарантии пролонгируется на время задержки. Начало и конец работ или поставки должны быть указаны в акте.

Формы договоров нужно постоянно корректировать с учетом судебной практики и изменений законодательства, традиций делового оборота в конкретном сегменте бизнеса и ранее возникавших споров.

6. Контролируйте исполнение договорных обязательств.

Какие пункты договора нужно согласовать с контрагентом

При согласовании договора ключевыми являются несколько пунктов. Но на самом деле существуют сотни условий, которые должны оговариваться в зависимости от специфики, договорной схемы, международного элемента, сегмента бизнеса и т.д.

Предмет договора

Несогласование предмета договора может привести к его незаключенности.

Порядок оплаты

Например, выставление счета на оплату в течение пяти рабочих дней всегда несет риски. Порядок оплаты в принципе часто процесс неконтролируемый. Так, у строителей заказчики оплачивают работы в течение 10 рабочих дней после подписания ряда документов и получения денежных средств от заказчика. И в этом случае вы получите деньги только тогда, когда генеральный подрядчик получит деньги от своего подрядчика.

В Решении Арбитражного суда Рязанской области от 15.08.2019 по делу № А54-8453/2017 суд поддержал довод истца о «сдвиге» сроков выполнения работ на время задержки по их оплате вне зависимости от заключенных дополнительных соглашений. По договору в некоторых случаях при выполнении работ был предусмотрен только аванс.

Суд посчитал, что просрочка в оплате любой из работ согласно дополнительным соглашениям приводит к тому, что исполнитель вправе оттягивать работы по всему договору, пока их не оплатят, если другие договоры не оплачены до конца.

Порядок подписания закрывающих документов

Важен для бухгалтерского документооборота и получения денежных средств, так как закрывающие документы являются отправной точкой для получения денежных средств.

Условия о гарантийных обязательствах.
Сроки поставки и начала и окончания выполнения работ.

Несогласование этого условия может привести к тому, что договор будет считаться незаключенным.

Момент перехода права собственности на товар

Для международных поставок важно определить, в какой момент поставщик не будет отвечать за риски при повреждении товара. Также нужно оговорить порядок приемки товара по количеству, качеству и ассортименту.

Инструкции Госарбитража П-6 и П-7 регламентируют этот порядок и их можно включить в текст договора. Инструкции применяются и в тех случаях, которые не урегулированы договором. Они выгоднее для покупателя, так как процесс налажен и проходит внутренний контроль качества и количества. Для поставщика детализированный порядок приемки чреват рисками — вызов поставщика, уведомление, потребность в совместной приемке.

Включение условия о предоставлении документов, подтверждающих качество поставляемого товара

Сертификация может быть важна для дальнейших работ или поставок. Если использовать при работе на объектах материалы без сертификатов качества, их придется удалять из сметы. Материалы останутся в работе, но оплачивать их не будут. Это дополнительные риски.

Срок действия договора

Иногда случается так, что договор заканчивается, а автоматическая пролонгация не предусмотрена при отсутствии возражений у сторон. Напоминание о пролонгации договора тоже можно заносить в чек-лист.

Условие о зачете требований

Например, договор подряда может предусматривать штрафные санкции. Если ваш подрядчик нарушает правила охраны труда или не выполняет контрольные функции, например, не сдает отчетность, условие о зачете требований можно предусмотреть так, чтобы сумму штрафа можно было вычитать из тех работ, которые вы должны оплатить. Это можно сделать в одностороннем порядке.

Способ обеспечения обязательств, условия об ответственности сторон в случае неисполнения или ненадлежащего исполнения обязательств по договору

Способ обеспечения обязательств как инструмент нивелирования рисков — не единственный способ. Эффективным способом обеспечения обязательств может быть залог или ипотека и недвижимое имущество. Но имеет значение, в каком порядке вы будете обращать взыскание на это имущество — во внесудебном или в судебном порядке.

Можно заручиться поручительством генерального директора — он будет солидарно отвечать за обязательства своей компании. Например, при долге в 5 млн руб. и заключенном договоре поручительства он обязуется исполнить эти обязательства в определенный срок. Если ни организация, ни генеральный директор не исполняют обязательства, можно взыскать с них средства в любой пропорции: например, 90 % к 10 % или 50 % на 50 %.

Можно заключать договор поручительства вместе с основным договором. В случае ненадлежащего исполнения нужно установить срок два-три рабочих дня после просрочки, и у поручителя наступят солидарные обязательства.

Условие о претензионном порядке

Это условие важно при взыскании дебиторской задолженности. Согласно АПК, претензия может храниться 30 календарных дней, если иное не предусмотрено в договоре. Более короткие сроки в договоре (например, 15 дней) рискованны, потому что контрагент может не успеть получить претензию, отправленную на юридический адрес.

Договорную подсудность
Иные существенные условия при заключении договора

Интересный прецедент раскрывается в Постановлении Девятого арбитражного апелляционного суда от 29.06.2018 по делу № А40-206693/2018. Суд отменил решение Арбитражного суда Москвы, потому что истец не смог доказать факт оказания услуг из-за отсутствия документов согласно Постановлению Правительства г. Москвы. Недоговорное условие повлияло на факт выполнения работ. Сумма иска составила 1 млн руб.

Суд посчитал, что универсальных передаточных документов и товарных накладных недостаточно для того, чтобы доказать факт оказания услуги по вывозу грунта и утилизации строительного мусора. Документы подтверждали только объем передачи материалов 5-го класса опасности с объектов заказчика, но не вывоз и утилизацию этих материалов. Вывоз материалов с объекта заказчика могли бы подтвердить путевые листы.

Неполный комплект документов не подтвердил вывоз и утилизацию строительных материалов. В договоре была определена одна цена за услуги по вывозу и утилизации без указания отдельной суммы на утилизацию и вывоз. Если бы цены были указаны отдельно, суд мог бы взыскать долг за перевозку.

Суд пришел к выводу, что истец в полном объеме не оказал услуги по договору и у исполнителя не возникло права на оплату по невыполненным в полном объеме услугам, определенным договором. Оснований для взыскания долга нет.

7 деталей, о которых нужно помнить при заключении договора с контрагентом

Обратите внимание на реквизиты контрагента.

Для физлица это дата и место рождения, для юрлица — юридический адрес.

Убедитесь, что договор подписывает уполномоченное лицо и оно не дисквалифицировано, у организации есть нужная лицензия, допуск, разрешение.

Это важно сделать перед заключением договора. Можно даже взять пример с некоторых банков и записать на видео, как лицо подписывает договор, чтобы позже подпись нельзя было оспорить.

Проверьте реквизиты контрагента в договоре.

При заключении договора с физическим лицом нужно указывать дату и место рождения — только паспортных данных недостаточно (эти данные невозможно поменять, в отличии от фамилии). Если дата и место рождения не будут указаны, суд может отказать в выдаче исполнительного листа и задолженность нельзя будет взыскать.

В реквизитах юридического лица важен правильный адрес, ИНН и ОГРН. Так как с этим контрагентом будет работать исполнитель, важно отправить корреспонденцию на правильный юридический адрес.

Парафируйте договоры, то есть защитите их от возможных изменений.

Можно заказать печать с наименованием организации и проставлять ее на каждой странице. Так страницы нельзя будет подменить и не нужно будет подписывать каждую страницу.

В бизнес-процессе должно быть прописано, что парафирование происходит тогда, когда все лица согласовали договор.

Руководитель при получении договора не будет проверять название каждой страницы и все ли лица согласовали договор, ему достаточно будет увидеть штамп.

Составляйте чек-лист исполнения обязательств по договору.
Юридически значимые письма направляйте контрагенту Почтой России только с описью вложения.

Можно включить в договор условие об обмене документами по электронной почте, на суде это будет юридически значимым фактом.

Опись вложения поможет подтвердить, что в конверте были определенные документы, и контрагент не сможет доказать, что он не получил их или в конверте находились пустые бумаги.

По возможности стимулируйте контрагентов подписывать выгодную вам форму договора.

Источник

В статье Создаем регламент договорной работы мы обсудили принципы организации договорной работы в организации и риски, которые возникают при работе с документами. Какие этапы проходит договор при подготовке, кто должен согласовывать работу и на что нужно обращать внимание при проверке контрагентов — читайте в продолжении статьи, подготовленной на основе практического курса преподавателя Русской Школы Управления, юриста, тренера-консультанта в сфере права Юлии Межниковой.

1 этап: инициатива заключения договора

Подразделение, сотрудник-инициатор заключения договора или специалист по договорной работе взаимодействуют с представителями контрагента. В процессе подготовки обе стороны начинают обсуждать технические условия.

Если вы занимаетесь подготовкой:

Обоснуйте необходимость и целесообразность заключения договора.
Разработайте первоначальный проект документа: возьмите за основу вариант договора, полученного от контрагента, или используйте типовой шаблон основных заключаемых договоров, уже прошедший проверку.
Согласуйте условия с контрагентом.

2 этап: определение основных условий

Как правило, на этапе определения условий проходит много встреч с контрагентами. Это нужно, чтобы достигнуть компромисса. Во время переговоров стороны обсуждают условия сотрудничества, обмениваются своими вариантами описания условий и деталей реализации документа, согласуют цену и порядок расчетов.

Перед встречей внесите в проект договора семь важных условий:

Краткую характеристику договора (поставка, оказание услуг или другой вид работ).
Наименование сторон (например, крупные холдинги могут состоять из большого числа юридических лиц).
Предмет договора (результат, ради которого прилагаются усилия).
Цену или условия расчетов.
Ответственность за неисполнение.
Сроки и дополнительную информацию.
Ответственных лиц.

3 этап: проверка контрагентов

Компания несет ответственность за последствия работы с недобросовестным бизнес-партнером. Вы должны проявлять осмотрительность — ваша ошибка может привести к проблемам с ФНС и обвинениям в получении необоснованной налоговой выгоды. Кроме того, сотрудничество с непроверенными контрагентами часто приносит убытки из-за срывов договоренностей или обмана.

Проверяйте наличие документов, подтверждающих легитимность и законность деятельности партнера. Поищите информацию в открытых источниках о добросовестности потенциального контрагента.

Стандартный перечень документов для досье контрагента

Копия выписки из ЕГРЮЛ (ЕГРИП) со свежей датой. Если вы проводите сделку с недвижимостью или крупным активом — не старше 10 дней.
Копия устава (обязательно). В нем указаны полномочия руководителя, все положения о заключении и одобрении крупных сделок, риски признания сделок недействительными и другие важные аспекты.
ИНН/ОГРН.
Протокол назначения генерального директора. Этот документ подтверждает полномочия действующего руководителя.
Копия доверенности на иных лиц.
Копия лицензии на деятельность.
Бухгалтерская отчетность, налоговая декларация. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» исключил их из перечня документов, содержащих коммерческую тайну.
Письменное согласие на предоставление персональных данных, копии паспорта ИП.
Сведения о наличии необходимых активов, ресурсов, квалифицированного персонала.

Читайте также нашу статью о 17 бесплатных сервисах для проверки контрагента.Смотрите также: Как проверить контрагента

4 этап: доработка текста договора

На этом этапе сформулируйте существенные и дополнительные условия, состав дополнительных документов, проработайте вопрос подписания договора (кто будет визировать — первое лицо компании или кто-то по доверенности), внесите положения об ответственности и досрочном расторжении.

5 этап: согласование

Круг согласующих лиц организация назначает самостоятельно, причем он может меняться в зависимости от вида договора. Любой договор обязательно рассматривают:

Финансовые службы.
Юристы.
Служба безопасности (при ее наличии). Она проверяет репутацию контрагента и его способность выполнить обязательства по договору.
Руководитель.

Составьте лист согласования, который будут визировать все службы и сотрудники, привлекаемые к процессу. Внесите в лист пять обязательных пунктов:

Обоснование необходимости составления договора.
Обоснование выбора контрагента.
Краткую информацию о контрагенте и предмете договора, сумму, порядок расчета.
Срок согласования для каждого подразделения.
Пояснительную записку с дополнительной информацией.

Лист согласования также должен содержать:

ФИО, должность и отдел ответственного исполнителя.
Визу ответственного исполнителя.
Визы руководителей ответственного исполнителя.
Вид документа (договор, допсоглашение).
Наименование контрагента.
Список визирующих лиц.
Дату поступления на визирование и обратно.

Подготовленный проект договора подлежит обязательному согласованию — его визируют структурные подразделения и ответственные сотрудники. Визирование должно занимать не более одного рабочего дня (8 часов), для сложных договоров большого объема — не более двух дней (16 часов). Свои замечания визирующее подразделение отмечает на листе согласований, записывает на отдельном листе, чтобы приложить к проекту договора.

После устранения замечаний исполнитель должен снова получить визу структурного подразделения. Если исполнитель не согласен с замечанием, решение о его исключении принимает лицо, уполномоченное заключать договоры от имени компании.

Смотрите также: Договорное право. Предмет, условия договора

6 этап: подписание договора уполномоченным лицом и передача контрагенту

Передайте согласованный проект договора вместе с листом согласований и обоснованием на подписание сотруднику, который уполномочен заключать договоры. После этого отправьте документ на подпись партнеру.

Зарегистрируйте подписанный обеими сторонами оригинал договора: присвойте номер и внесите сведения о нем в реестр договоров.

Подписанный договор для передачи контрагенту передается ответственному исполнителю под расписку. Обязательно оговаривайте сроки подписания договора и возврата экземпляра подписанного документа.

Важно: договор вступает в силу с момента подписания сторонами.

Реестр договоров

Картотеки с договорами и актами должны быть наглядными для удобства использования. При заключении договора внесите в реестр следующие сведения:

Регистрационный номер.
Дополнительный номер (номер контрагента).
Дату договора.
Наименование контрагента.
Предмет договора.
Срок действия.
Ответственное подразделение (исполнитель).
Цена договора.
Наличие приложений.
Кто подписал договор.

7 этап: контроль за исполнением

В регламент договорной работы в составе обязанностей внесите контроль исполнения уже заключенного договора. Эту же обязанность отразите в положении о структурном подразделении, трудовых договорах и должностных инструкциях сотрудников, отвечающих за сопровождение договоров и взаимодействие с контрагентами. Уточните критерии, при наступлении которых сотрудники подразделения обязаны известить юридический департамент и финансовую службу (например, просрочка исполнения обязательства и возникновение дебиторской задолженности, изменение нахождения контрагента).

Дополнительно включите в регламент процедуру выборочного или постоянного контроля за исполнением договора со стороны юридического подразделения в зависимости от суммы договора, сложности сделки, длительности сроков исполнения и других важных факторов.

Задачи ответственного сотрудника

Контроль исполнения договора.
Направление копии договора в другие подразделения и бухгалтерию, обеспечение исполнения договорных обязательств по срокам, объему и качеству.
Мониторинг действующих договоров, решение вопросов исполнения обязательств, оплаты, своевременного продления, разрешения конфликтов.
Информирование финансового и юридического отдела при возникновении дебиторской задолженности или других проблем неисполнения договора (в течение одного рабочего дня).

8 этап: хранение

Регистрация договоров ведется в отдельных журналах, реестрах. Минимальный срок хранения — 4 года, после чего договоры сдаются в архив. Копии и подлинники выдаются на основании запроса, заверенного руководителем структурного подразделения.

Схема работы с договором в электронном виде

Создание проекта договора в электронном виде и учет его в системе управленческого учета.
Предварительное рассмотрение проекта договора в электронном виде (выполняется в случае необходимости).
Визирование проекта договора в электронном виде с использованием электронной цифровой подписи.
Подписание проекта договора с использованием электронной цифровой подписи.
Регистрация договора в электронном реестре.
Передача договора в электронном виде для регистрации в системе управленческого учета.
Преобразование подписанного договора в электронном виде в бумажный договор, подписание договора всеми сторонами, простановка печатей.

Смотрите также: Курс «Директор по правовым вопросам»

Развивайтесь вместе с нами, учитесь в удобном формате в любое время и в любом месте! Посмотрите каталог наших учебных программ.

Любое использование материалов медиапортала РШУ возможно только с разрешения

редакции.

Источник

Продолжаем делиться секретами ведения бизнеса. Сегодня говорим о поставщиках товаров. Очень часто именно они — самое слабое звено в работе интернет-магазина или оффлайн-точки. Рассказываем о том, как обращать ошибки поставщиков в свою пользу, выбивать из них скидки и заставлять правильно работать.

Секрет 1 — договор всему голова

Чтобы избежать головной боли, с поставщиками нужно заключать договор. “Ой, удивили” — наверняка скажете вы. Это и так понятно — куда без договора-то. Не налоги посчитать, не перевод сделать. Это все, конечно, хорошо, но сейчас мы немного о другом.

В большинстве случаев между сторонами заключается совершенно стандартный рамочный договор. Этот обязан возить товар, а тот его оплачивать. Больше того — договор обычно составляет именно поставщик. Естественно, под себя — с максимальной выгодой и минимальной ответственностью. А вы его в лучшем случае просто читаете и то через слово.

Так делать нельзя. Внимательно прочитайте договор и посмотрите, какие моменты для вас неудобны. Их можно и нужно обсудить с контрагентом и по возможности исправить. Например, увеличить сроки оплаты товара. Так у вас в обороте будет больше денег. А еще договор следует дополнить следующими пунктами, если их там нет:

ответственность поставщика за срыв сроков. Самый распространенный случай — когда поставщик должен был привезти товар сегодня, а привез через несколько дней. Бороться с этим бесполезно. Менеджеры будут мычать и извиняться, говорить, что такое больше не повторится, но все останется по-старому. А раз проблему не искоренить, так почему бы на ней не заработать? Пропишите в договоре неустойку за каждый день просрочки. Пустячок, а приятно. Задержал поставку — заплатил копеечку;
ответственность за поставку не того, что заказали. Тоже бывает сплошь и рядом. Подход тот же — неустойка за каждый случай. Или за задержку поставки — за столько дней, сколько будут везти то, что нужно;
условия замены и возврата некондиции. Или бракованных изделий. На таких вещах вы тоже теряете время, а самое главное — доверие клиентов. Так вот пусть за это тоже отвечает поставщик — переложите на него ответственность, прописав пункт в договоре.

Общий посыл такой: не надо подмахивать договор с поставщиком не глядя. Предусмотрите как можно больше его косяков и пропишите ответственность за них в договоре.

Секрет 2 — не храните все яйца в одной корзине

Это называется модным словом “диверсификация поставок”. Прямо как на газовом рынке Европы: чем больше поставщиков, тем лучше. Не привез один — привезет другой. Многие допускают такую ошибку: найдут одного-двух контрагентов и цепляются за них, как утопающий за соломинку. Вроде давно работаем, все привычно и понятно — зачем что-то менять?

Не делайте так. Поверьте — поставщиков много и все они борются за рынок. То есть за вас. На первых порах поработайте с несколькими поставщиками по разным позициям товаров. Посмотрите, как они выполняют свои обязанности. Вы сразу поймете, кто лучше, а кто хуже. Если поставщик вечно стаскивает сроки, везет не то и не в нужном количестве — без сожаления расставайтесь с ним и ищите другого.

На первых порах это тяжело. Поставщиков нужно найти, заключить договора, обменяться реквизитами, заказать пробные партии. Но только так вы выберете из всех участников рынка наиболее ответственных и надежных.

Секрет 3 — смело торгуйтесь

Еще одна распространенная ошибка почти всех новичков. Поставщик скидывает прайс, вы выбираете из него нужные позиции и делаете заказ. И вам даже в голову не приходит, что цены, указанные в каталоге, далеко не жесткие. Их можно и нужно уменьшать.

Делать это надо обоснованно и аргументированно. Не просто просить продавать дешевле, а мотивировать поставщика делать это. Вот несколько рабочих способов:

просить скидки за большие объемы. Например, вы покупаете десять коробок товара и получаете одиннадцатую бесплатно. Или вам делают скидку на оплату всей партии;
приводить в пример конкурентов ваших поставщиков. Мол, у них дешевле. Прямо как в “Эльдорадо”: нашел дешевле — сделаем скидку. Очень действенный и рабочий метод. Особенно он хорош в сочетании с лестью: “мне так нравится с вами работать, это очень удобно и привычно. Но вот беда — ваши конкуренты предлагают тот же товар дешевле. Но я бы хотел сотрудничать с вами. Так что сделайте ка мне скидочку. Иначе — ничего личного”;
идти на хитрость. “Ой, эти кроссовки так плохо продаются, не привозите их больше. Ну или привозите со скидкой”;
просите дополнительные бонусы. Многие поставщики вместе с товаром готовы предложить торговое оборудование, бесплатную доставку и другие полезные вещи. Грех не воспользоваться. Главное — не стесняйтесь об этом спрашивать;
оплачивайте товар наличкой по факту поставки или по предоплате. Очень подкупает многих контрагентов. Некоторые даже делают фиксированную скидку за оплату в момент отгрузки. Если скромно помалкивают — намекните: я вам оплату по факту налом, вы мне скидку.

Секрет 4 — просите отсрочку платежей

В договоре поставщик обязательно пропишет сроки оплаты товара. Обычно это пять-десять дней, реже две недели. Сначала так и будет — пока контрагент не убедится в вашей платежеспособности. Бизнесменов, задолжавших поставщикам миллиарды рублей, очень много, вдруг вы как раз один из таких?

Как только проработаете с поставщиком с полгода — заводите разговор о более длительных сроках оплаты. Месяц, два — как договоритесь. Многие предприниматели зададут справедливый вопрос, зачем это нужно. Дескать, я буду должен, какой в этом смысл и так далее. Мы даже опрашивали новичков на эту тему. Большинство ответили, что негативно относятся к долгам перед поставщиками. И зря.

Отсрочка платежа — это рабочий способ разогнать оборотку и увеличить ее в разы по щелчку пальца. Заказали товара на несколько миллионов, а не заплатили ни копейки. Товар есть? Есть. Ассортимент в каталоге пополнился, склады битком. Деньги в обороте. Продадите — расплатитесь. И долгое время можно ничего не заказывать и просто получать выручку.

Да, здесь важна дисциплина. За продукцию рано или поздно придется платить. Берите на реализацию столько, чтобы к моменту платежа иметь средства для оплаты поставки. А то можно увлечься, набрать товара и в день его оплаты обнаружить, что денег нет. Так что действуйте небольшими шагами, постепенно разгоняя оборот.

Секрет 5 — просите бесплатные образцы товара

Некоторые производители, продвигая новый товар на рынке, снабжают поставщиков бесплатными образцами продукции. Конечно, речь не идет о новой модели айфона — обычно так действуют производители продуктов питания. Они дают образцы поставщикам, поставщики — вам, а вы — своим клиентам. В качестве бонусов или подарков.

Дегустация колбасных изделий

Секрет 6 — просите рекламную продукцию, мерч, сувениры

Поверьте — этого добра у поставщиков навалом. Здесь тоже стараются производители, снабжая их футболками со своим логотипом, чайными кружками, кепками и авторучками. Не говоря уже о календариках, плакатах и прочей мелочевке. Но поставщики вам об этом не скажут, если не спросите. Поэтому не стесняйтесь и спросите, нет ли возможности привозить с каждой партией товара несколько таких мелочей.

Такие вещи можно использовать с умом. Например, награждать активных подписчиков ваших групп в социальных сетях. Или дарить бонусом к покупкам. Вы ничего не тратите, а лояльность клиентов повышается. И для рекламы брендов хорошо. А то лежат эти кружечки и ручки мертвым грузом на складах — не дело!

Секрет 7 — не бойтесь поставщиков из других регионов

Экономика полна парадоксов. Один из них такой: часто заказать товар с соседней улицы дороже и дольше, чем с другого конца страны. Не будем пытаться объяснить, почему это так, нам это неинтересно. А вот получить от этого выгоду — очень даже интересно. На первый взгляд кажется естественным найти поставщиков поближе. А потом оказывается, что товар они возят раз в неделю и вполовину дороже, чем снабженцы из соседнего региона.

Универсальных советов здесь нет — все надо изучать и пробовать. Правда есть одно общее правило — почти всегда дешевле везти товар из Москвы. Оно работает в радиусе 500 километров от столицы точно. Даже с учетом транспортных расходов это бывает выгоднее.

Секрет 8 — станьте хозяином положения

Еще раз напомним: поставщики заинтересованы в вас больше, чем вы в них. Клиент всегда прав, а клиент в данном случае — это именно вы. Не вы должны бегать за снабженцами, а они за вами. Ведя переговоры, дайте понять: условия будете диктовать вы. Не нравится — до свидания. Именно так делают крупные торговые сети. Отличный пример — продуктовые магазины типа “Магнита” или “Красного и белого”. Они вполне могут ставить условия гигантам типа “Кока-Колы”.

Правда, здесь есть одно “но”. Пока ваши объемы небольшие, гнуть свою линию не получится. Поставщики не будут бояться потерять клиента с оборотом несколько десятков тысяч рублей в месяц. Поэтому здесь тоже надо действовать поэтапно. Чем выше ваши объемы, тем смелее можно общаться со снабженцами.

Секрет 9 — доверяй, но проверяй

Вам привезли партию товара. Экспедитор отдал документы, грузчики отнесли коробки на склад. Вы пожали друг другу руки и распрощались. А на следующий день оказывается, что в поставке море ошибок: половины товаров нет, в документах одна путаница, да еще и полно брака.

Чтобы этого не случилось, проверяйте товар сразу. Вскрывайте коробки, пересчитывайте, взвешивайте. То же самое с документами. Переделать подписанные бумаги часто сложнее, чем выписать новые.

Если что-то не устраивает — не принимайте. Заворачивайте партию целиком или отдельные товары. Все это — с составлением соответствующих документов — актов отбраковки, возвратных накладных и так далее.

Секрет 10 — общайтесь напрямую с руководством компании-поставщика

Очень часто бывает так, что поставщиков искать не надо. Они сами начинают ходить табунами, прознав о вашем открытии. Или звонить, спамить на почту или в личных сообщениях. Обычно те, кто с вами связывается, — это простые менеджеры или торговые представители. Их задача — заключить договор и наладить поставки товара. Они будут вежливы и обходительны, с удовольствием примут заказ и оплату, но! С этими сотрудниками бессмысленно разговаривать по поводу скидок и изменений условий договора.

Нет, попытаться, конечно, можно, но в полной мере на решение вопроса рассчитывать не стоит. Торговые представители работают в строгих рамках и не могут выходить за пределы своей компетенции. Если хочется большего — ищите руководство, то есть тех людей, которые лично решают, идти вам на уступки или нет.

Это тоже надо делать постепенно. Поработайте с поставщиком несколько месяцев. Вы зарекомендуете себя как надежный и платежеспособный партнер, с которым выгодно сотрудничать. А чтобы сотрудничество было еще прочнее и выгоднее, неплохо бы сделать вам скидку. Даже при небольших объемах отказываться от постоянного клиента никто не захочет. Опросы показывают, что для поставщиков лучший покупатель тот, кто делает заказы регулярно, пусть и небольшими партиями. Поэтому снабженец скорее пойдет на уступки, чем потеряет проверенного контрагента.

И общаться на эту тему лучше с начальством. Руководитель отдела продаж, коммерческий или генеральный директор — чем выше, тем лучше. Если в общении с персональным менеджером вы уперлись в потолок в плане улучшения условий — спросите его, с кем вы еще можете обсудить этот вопрос. Получив нужные контакты готовьтесь к переговорам. Они должны проходить на равных. С хозяином компании должен общаться ваш директор, а не экономист. Вы знаете, что хотите получить, партнер — что может предложить.

Теперь вы знаете о работе с поставщиками гораздо больше, чем до прочтения этой статьи. Напоследок раскроем главный секрет. Уважайте своих партнеров, стройте отношения на взаимной выгоде, не забывая о человечности. Это касается не только поставщиков, но и всех остальных. Успехов в бизнесе!

Возможно вам также будет интересно:

Источник

← Блог о торговле

Правила работы с поставщиками: где искать, как учитывать заказы и автоматизировать процесс

Опубликовано: 17.10.2019

Покупатель пошел капризный. Достаточно одной незначительной причины для того, чтобы он перестал ходить в ваш магазин. Не найдет пару раз на полках нужный товар и поминай, как звали. “К сожалению, закончилось” — эта фраза убивает на корню лояльность и портит репутацию. Чтобы так не случилось, надо правильно работать с поставщиками. Сегодня расскажем, как это делать.

Где искать поставщиков

Вообще, ситуация на рынке некоторых товаров парадоксальная. Казалось бы, в наш век потребления можно без особых проблем найти все что угодно. Достаточно вбить в строку поиска интересующую позицию и продукцию привезут на блюдечке с голубой каемочкой. Однако, так бывает далеко не всегда. Часто владельцы магазинов ищут нужный продукт месяцами. Главная причина в том, что топ поиска занят крупными продавцами федерального масштаба и агрегаторами. На практике это выглядит так: вы находите нужную продукцию, но ее надо везти из Якутии. Потому, что владелец якутского сайта потратил больше средств на продвижение и теперь находится в верхних строчках “Яндекс” и Google. Между тем компанию, которая располагается на соседней улице, вы в жизни не найдете. Вспомните, когда вы в последний раз продвигались дальше первой страницы поисковой выдачи?

Поэтому рассчитывать только на поиск поставщиков через интернет приходится далеко не всегда. Придется работать по всем фронтам, в том числе и по старинке. Рассмотрим основные способы поиска поставщиков для розничного магазина.

Поиск через всемирную паутину

На данный момент такой метод является главным. Для розничного магазина это выглядит так: вы определяете ассортимент товаров, после чего начинаете поиск каждой позиции в интернете. Вот несколько советов:

не останавливайтесь на первом предложении, попавшемся вам в поисковой выдаче. Лучше потратить некоторое время и сравнить как можно больше поставщиков. Те, кто в топе, часто задирают расценки и сотрудничать с ними менее выгодно;
сравнивайте не только цены, но и все остальные условия: время доставки, отсрочку платежа, график работы. Пример: поставщики пива и крепкого алкоголя развозят свой товар до 12 часов дня. При этом у вас бар, который начинает свою работу в 6 вечера. В такой ситуации лучше найти снабженцев, которые привозят продукцию в удобное время;
последнее и самое важное: лучше найти поставщиков как можно ближе к вашему магазину. На первый взгляд, расстояние не проблема: транспортные компании работают и привезут товар хоть из Владивостока. Однако на деле здесь трудно прогнозировать сроки и надежность поставок. Снегопад, пробки — и вы сидите без товара.

Поиск по сарафанному радио

По-прежнему неплохо работает. А лучше вообще начать именно с него. Расспросите знакомых предпринимателей, где они закупают товар. Пусть дадут адреса сайтов, номера телефонов — любую контактную информацию. Как ни странно, но немалая часть поставщиков до сих пор не присутствует в интернете. Есть склад с парой работяг на окраине города, каталог с прайсом, распечатанные на принтере — вот вся компания. При этом ассортимент и цены у таких организаций могут быть куда выгоднее, чем у раскрученных интернет-магазинов. Узнать о них можно только обратившись к знающим людям, так что вперед.

Оценка воздействия сарафанного радио

А еще поставщики могут найти вас сами

Каждый, кто открывал розничный магазин, знает: стоит только открыться (а иногда и не успеть открыться), как торговые представители начинают толпами ходить в новый магазин и предлагать свой товар. Часто поставщики заинтересованы в работе с вами больше, чем вы с ними. Это играет на руку: можно сталкивать торговых представителей лбами и просить более выгодные условия сотрудничества. Мол, вас ко мне много ходит, делайте скидки или выберу конкурентов.

Совет: лучше сотрудничать с такими компаниями, которые закрывают как можно больше товарных позиций. Пример: магазин разливного пива. Можно найти поставщика пенного напитка, поставщика снеков, поставщика безалкогольных напитков и так далее. А можно отыскать такую компанию, которая занимается всем сразу. Именно на таких стоит остановить свой выбор. На первый взгляд, работать с большим числом поставщиков не проблема. На деле это тянет за собой лишний документооборот, бесчисленные звонки и обширный учет. Реализовать такое можно только при помощи систем товароучета, которые делают это все в автоматическом режиме.

Договор поставки

Итак, поставщики выбраны, можно начинать сотрудничество. Первый шаг — заключение договора на поставку товара. Вот несколько моментов, на которые нужно обратить внимание.

сроки поставки. Понятно: чем они меньше, чем лучше. Но есть тонкость: часто важны не сроки сами по себе, а их прогнозируемость. Что толку, есть в договоре написано, что привезут в течение часа, а на деле доставляют несколько дней?;
форма и сроки оплаты. Выбирайте как можно больше способов расчета. Обычно это: оплата наличными, банковским переводом, картой. Многие снабженцы разрешают переводить с карты на карту через онлайн-банк. Найдете таких — будет большой плюс;
отсрочка платежа. Новички часто не обращают внимание на этот момент, а зря. Отсрочка позволяет разогнать оборот в разы по щелчку пальца, не потратив на это ни копейки денег. Стандартное время отсрочки — 14 календарных дней. Будете исправно платить — сроки могут быть увеличены до месяца и более;
не соглашайтесь со стандартными условиями договора. Почитайте документ внимательно и исправьте пункты, которые вас не устраивают;
торгуйтесь, это нормально. Не просто говорите “Везите мне дешевле”, будьте хитрее. Пусть делают скидки при заказе больших объемов, при оплате наличными и в других случаях;
диверсифицируйте поставки. Не нужно делать ставку на одного единственного поставщика. Если он, по какой-то причине, подведет (а это бывает не так уж и редко) вы останетесь без товара. Заключите договора с несколькими снабжающими компаниями. Так у вас останется время на маневр.

Образец договора поставки

Как делать заказы и вести учет

Ок, поставщиков нашли, договора заключили. Сделали первые заказы, получили партию товара, начали продавать. На самом деле работа с поставщиками только начинается. Теперь это все нужно как-то систематизировать, чтобы не запутаться и не остаться без товара.

Учет поставщиков

Бывает двух типов — ручной и автоматизированный.

Учет снабжающих компаний вручную годится для небольшого магазинчика с ограниченной товарной номенклатурой — буквально десяток-полтора позиций. Выглядит так: вы заводите несколько папок — по одной на каждого поставщика. Папка должна содержать:

договор поставки;
всю документацию: накладные, счета-фактуры, чеки и так далее;
прилагающиеся к товару документы: справки, сертификаты, санитарную документацию, свидетельства.

Еще нужно завести журнал поставок. Записывайте туда данные о заявках с указанием того, что именно заказано и в каких количествах.

Автоматизированный учет предполагает применение товароучетных программ. При таком подходе все снабженцы вместе с сопроводительной документацией заведены в систему контроля. В любой момент можно открыть карточку поставщика и увидеть данные.

Учет заказов

Самый важный пункт в работе с поставщиками. Тесно связан с товарным и складским учетом. Главная задача: правильно вести товарные базы. Это нужно для того, чтобы знать, сколько и каких товаров есть в наличии, что пора заказывать, а какие позиции пока терпят. Так же, как и в случае с учетом поставщиков, есть 2 пути, ручной и автоматизированный.

Ручной учет заказов работает так: продавцы в течение рабочей смены заносят каждую продажу в журнал или любой другой бумажный носитель. По окончании дня все позиции суммируются, после чего товары списываются с остатков — тоже вручную. Разумеется, такое возможно при ограниченном ассортименте: если наименований товаров несколько тысяч, ручной учет заявок не подойдет. Кассиры и кладовщики будут больше копаться в бумажках, нежели работать. И это не единственный минус, вот еще:

серьезная нагрузка на персонал;
низкая точность. При ручном учете возможны ошибки, неточности и погрешности;
нет никаких интеграций. Вручную придется и вести документооборот, и составлять аналитику, и контролировать персонал.

Именно по этим причинам куда более разумным будет автоматизировать все заказы с поставщиками. Здесь тоже не обойтись без специального программного обеспечения — товароучетных систем. Такой софт умеет:

автоматически отслеживать наличие позиций на складских остатках и полках магазина. Система видит момент, когда количество товара уменьшается. Она анализирует, на какое время хватит запасов;
напоминать ответственным лицам о том, что товар пора заказать. Причем заблаговременно, не дожидаясь, пока полки опустеют совсем;
хорошие товароучетные программы вообще сами отправляют заявки поставщикам. То есть, вам не нужно беспокоиться о наличии товаров. Система автоматически закажет то, что заканчивается;
анализировать спрос на все позиции. Владелец может посмотреть, что продается хорошо, а что не очень. Это дает возможность корректировать ассортимент;
рассчитывать маржинальность, себестоимость, рентабельность и прочие показатели;
формировать аналитику для руководителя.

В двух словах о том, как работает цепочка продажи, заказа и списания с товароучетной системой:

Вновь принятый товар заносится в базу.
При продаже позиция моментально списывается с остатков, то есть исчезает из базы. Это происходит благодаря интеграции товароучетных программ с контрольно-кассовым оборудованием. После оплаты и выдачи чека онлайн-касса дает сигнал в товароучетку и та фиксирует выбытие.
Как только количество товара становится критически маленьким (этот показатель задаете вы сами в настройках), система сигнализирует о необходимости сделать заявку. Или делает ее сама. Все зависит от функций товроучетной программы.
После нового поступления приемщик проверяет правильность заказа и оформление документов. Если все в порядке, он делает отметку в системе товароучета и она обновляет количество остатков на количество поступившего товара. Можно продолжать продажи.

Документооборот

Часто немалую часть времени работы персонала занимают не сами бизнес-процессы, а их документальное оформление. Даже небольшой розничный магазин ведет приличный документооборот. Нужно фиксировать входящие документы от поставщиков, заявки, платежные поручения, вести налоговую отчетность. Все средства, потраченные на закупку товара, идут в графу “расходы” на самом популярном режиме налогообложения для розницы — УСН “доходы минус расходы”.

Экономия времени при внедрении электронного документооборота

Ручной учет заключается в сборе, хранении и обработке бумаг бухгалтером или другим ответственным лицом. Он собирает документы от поставщиков в бумажном виде для дальнейшей работы. Все делается по старинке: папочки, журналы, максимум — excel-таблицы. Для небольшого магазина с ограниченным ассортиментом — самое то. Если товаров и поставщиков много, документооборот увеличивается в геометрической прогрессии. Нужен инструмент позабористее “Экселя”.

Как вы догадались, речь опять идет о товароучетных программах. Они ведут документооборот с поставщиками автоматически, непосредственного участия персонала. Сотрудники занимаются лишь вводом первичных данных: информации о товарах, поставщиках, ценах.

Каждая операция в товароучетной программе подтверждается документом в электронном виде. Копии хранятся в облаке. В нужный момент их можно распечатать, завизировать и отправить по назначению. Вот лишь малый список документов, которые формирует, принимает и хранит система складского учета:

счета-фактуры;
платежные поручения;
накладные ТОРГ-12 и другие;
акты инвентаризации, списания, уценки;
бухгалтерские проводки;
финансовые документы.

Для того, чтобы автоматизировать документооборот с поставщиками, есть одно условие: снабженцы тоже должны использовать товароучетные программы. Только в этом случае между вами возможен электронный документооборот. Спойлер: не за горами тот день, когда с программами ЭДО будут работать все участники рынка. Это требование закона об обязательной маркировки товаров, который уже вступил в законную силу.

Заключение

При всей кажущейся простоте, взаимоотношения с поставщиками имеют множество нюансов. Надеемся, наша статья помогла вам разобраться в главных их них. Удачных продаж!

Запустите онлайн-продажи

Создайте интернет-магазин за 1 день и продавайте на
маркетплейсах, в соцсетях и мессенджерах

Этапы работы с поставщиком: общий алгоритм

Своевременная доставка продуктов питания – залог успешной работы заведения. Клиент при просмотре меню желает получить любое понравившееся блюдо из него, а не только то, что есть в наличии сейчас. Должно быть на высоте и качество каждого ингредиента блюда.

Чтобы правильно работать с поставщиками, необходимо:

Провести переговоры. На этапе переговоров стороны обсуждают все нюансы дальнейшего сотрудничества.
Составить и подписать договор. Соглашение должно быть максимально подробным, чтобы исключить возможные недопонимания между сторонами.
Организовать работу. Нужно наладить сбор и подачу заявок, организовать их приемку и работу с документацией.

На каждое направление можно завести отдельного поставщика. Направления обычно подразделяются: мясо, рыба, овощи и фрукты, бакалея и другие. Это необязательно – некоторые крупные партнеры специализируются на разных группах товаров. Со временем вы поймете, как выбирать проверенных поставщиков, работающих на рынке не один год и имеющих хорошую репутацию.

Переговоры сторон

Переговоры с поставщиками начинаются с предварительной подготовки ответственных лиц. Чтобы учесть все нюансы, стоит заранее составить план и придерживаться его.

Приблизительный план вопросов для обсуждения:

Постоянный ассортимент.

Поставщик должен иметь постоянный ассортимент продуктов. Товары из основного прайса всегда должны быть в наличии. Требуйте от поставщика обязательного информирования, если планируется вывод какой-либо позиции из продажи, временное приостановление поставок, любые изменения по качеству и составу.

Развитие ассортимента.

Уточните, планирует ли поставщик расширять ассортимент и внедрять постоянные или сезонные новинки. Опираясь на эту информацию, вы сможете также вводить новые постоянные или временные позиции в меню, а не повторно выбирать поставщика для кафе или ресторана.

Информирование об изменении цен.

Внимательно ознакомьтесь с прайсом компании и сравните его с конкурентами. По возможности при заключении договора с поставщиками пропишите, чтобы цены действовали определенный промежуток времени без возможности их повышения.

Требуйте включить пункт об обязательном и заблаговременном информировании об изменении цен на товары. Это позволит вам прогнозировать повышение цен в заведении или вывод из меню подорожавшего, но не особо востребованного блюда.

Налаженная логистика.

Достаточное наличие собственного транспорта у поставщика косвенно гарантирует, что товар будет доставлен без задержек.

Установите график поставок и обсудите возможность дополнительного заказа в случае непредвиденной ситуации.

Минимальный размер заказа.

Определите размер минимального заказа в сумме или количестве поставляемых товаров. Клиент не хочет остаться без товара, исполнитель не желает терпеть убытки, поэтому этот момент так важен.

Возврат продукции.

Включите пункт о возможности частичного или полного возврата нереализованной продукции. При открытии нового заведения вы можете ошибиться при расчете заявок, поэтому важно минимизировать вероятные убытки.

Если исполнитель не хочет идти на уступки, ищите выход на руководителя – именно он вправе выполнить ваши требования или пойти на компромисс.

Ответственность поставщика за несоблюдение условий работы.

Срывы сроков, доставка не того товара, что был заказан, завоз некачественного товара, товара с браком или с подходящими сроками годности – всё это повредит вашей работе.

Пропишите размер неустойки и все случаи, когда поставщик будет обязан ее выплатить.

Подтверждающая документация.

У поставщика должны быть в порядке документы, подтверждающие качество продукции. Ознакомьтесь с ними до заключения соглашения.

Сертификаты, санитарную документацию, справки и другие документы поставщик обязан вам предоставить и по необходимости обновлять их.

Форма оплаты и отсрочки по платежам.

Форма оплаты – это наличный или безналичный расчет. Вне зависимости от выбранной формы пропишите возможность отсроченного платежа на определенное количество рабочих дней.

Если согласованный промежуток времени вас не устраивает, в дальнейшем вы можете повторно вернуться к этому вопросу и попытаться увеличить количество дней отсрочки.

Скидки и торг.

При ознакомлении с прайсом торгуйтесь. Есть вероятность, что у поставщика несколько вариантов цен на товар, например, розница, оптовые цены, крупный опт, и он может предложить более выгодные для вас цены на товар.

Обсудите систему скидок. Это могут быть постоянные скидки, зависящие от суммы заказа, накопительная система или периодические скидки для стимулирования продаж.

Бесплатные образцы продуктов.

Если поставщик вводит в ассортимент новинку, просите предоставить бесплатные образцы. Это поможет вам в формировании и коррекции меню.

Также попросите образцы перед заключением соглашения. Вам необходимо убедиться в качестве предлагаемого товара.

Предоставление обучающего и рекламного материала, промо.

Спросите, есть ли у поставщика возможность предоставлять вам рекламные или обучающие материалы, промотовары. Это могут рекламные листовки, брошюры с рецептами, информационные листовки, сувениры или одежда для сотрудников с логотипами.

Те же листовки и одежда вам пригодятся для проведения промоакций и сэкономят бюджет.

Дополнительные бонусы.

Обсудите, может ли поставщик предоставить вам бесплатное оборудование и какая из сторон будет заниматься его обслуживанием. Также можно обсудить ряд других вопросов, с помощью которых вы сможете уменьшить затраты на товар.

Упаковка.

Ознакомьтесь с упаковкой поставляемой продукции. Качественная упаковка уменьшает вероятность, что продукция повредится при транспортировке.

Договор поставки продуктов питания

После проведения переговоров и обсуждения сторонами всех нюансов взаимной работы необходимо составить и заключить договор с поставщиком.

Гражданское законодательство РФ дает подробную информацию, как должен быть составлен договор поставки продуктов питания, чтобы он действовал на территории страны.

Сначала идет преамбула – она содержит информацию, напрямую связанную с контрагентами:

разновидность соглашения, в вашем случае – договор поставки продуктов питания;
место (населенный пункт), где заключается соглашение;
дата заключения договора;
названия организаций, фамилия и инициалы представителей сторон;
роли сторон – кто заказчик, кто поставщик.

Далее в документе прописывается раздел с существенными и дополнительными условиями. При отсутствии в документе существенных условий договор не будет иметь юридической силы. Дополнительные условия включаются по желанию сторон и не являются обязательными.

Основная часть соглашения содержит в себе предмет договора. Указывается информация, что именно обязуется поставлять исполнитель, количество и ассортимент товара и другая информация, касающаяся предмета договора.

Далее следуют права и обязанности сторон. Формулировки для этого раздела могут быть любыми, права и обязанности прописываются сторонами самостоятельно.

В разделе с заключительными положениями прописываются все нюансы, которые не могут быть включены в другие разделы, но имеют значение при заключении договора. Например:

с какого момента документ приобретает юридическую силу. Можно прописать определенную дату или включить формулировку «с момента подписания сторонами»;
каким образом стороны обязуются решать споры и разногласия. Пропишите, что споры будут решаться посредством переговоров, а в случае невозможности принятия общего решения – через суд;
возможность подписания соглашения в электронном варианте. Это удобно, когда исполнитель находится в другом регионе;
какие документы клиент требует при доставке продуктов у поставщика. Вы можете указать необходимость составлять акт приема-передачи или возможность подписания накладной.

В конце документа указываются реквизиты сторон и их юридические адреса.

Вне зависимости от вашего решения, где закупать продукты для кафе, – через посредника или работая напрямую с производителем, – документ будет выглядеть одинаково.

Организация работы с поставщиком

После подписания документов необходима правильная организация работы с поставщиком, систематизация заказов и контроля за остатками. Особенно это важно, когда поставщиков несколько.

Учет поставщиков может быть ручным и автоматизированным.

При ручном учете клиент назначает ответственное лицо, которое заводит папку для каждого поставщика и собирает все относящиеся к поставщику документы:

договор поставки;
документы о товаре: сертификаты, справки, свидетельства, санитарную документацию;
документы поставок: накладные, чеки, счет-фактуры, акты приема-передачи, акты списания и другие;
журнал поставок с подробной информацией о заявках и предполагаемых сроках их исполнения.

При автоматизированном учете клиент использует специальные товароучетные программы. Автоматизированный способ подходит для крупного ресторана или сети.

Для контроля за остатками, сбора заявок и передачи их поставщику в заведении должен работать менеджер по закупкам или отдел закупок. В обязанности ответственного лица входит:

Составление ЛУП (листа утвержденных продуктов).
В первую очередь ответственное лицо составляет ЛУП. Для удобства контроля списков должно быть несколько. Скоропортящийся товар, который нужно заказывать ежедневно, продукты с длительным сроком хранения – вы сами решаете, по какому признаку ваш работник сформирует списки.
Контроль остатков.
Каждое утро менеджер проводит инвентаризацию холодильников и складских помещений, общается с шеф-поваром и старшим барменом, сверяется со списками товаров, составляет заявки в письменном виде, контролирует остатки.
Подача заявки.
После составления заявки клиент передает ее поставщику.
Старайтесь делать заявки в письменном виде, отправляя их по электронной почте или с помощью мессенджеров. Такой вариант убережет вас от возможных споров с поставщиком, если он привезет не всё по списку или заменит один товар другим.
К тому же контролировать заявки, поданные в письменном виде, когда поставщиков несколько, проще.
Если в дополнительные условия вы не включили пункт о времени доставки, то в заявке прописывайте день и время, когда хотите получить товар.
Если от поставщика по заявкам приезжает торговый представитель, просите показать подтверждение, что отправлена правильная заявка.
Передача информации по заявке другим сотрудникам организации.
После подачи заявки сотрудник клиента должен передать информацию по заявке в бухгалтерию и лицам, ответственным за прием товара.
Прием и распределение товара.

При приемке внимательно проверяйте документацию и ее соответствие привезенным продуктам. Даже неоднократное успешное взаимодействие с поставщиками и их ответственное отношение к работе не гарантируют полного отсутствия ошибок.

Сотрудник склада должен проверить и сам товар: целостность упаковки, вес товара, количество продукции, наличие или отсутствие различного рода брака, сроки годности товара.

Заключительный, но необязательный этап организации работы с поставщиками по закупкам, – возврат товара.

Если прописана возможность частичного или полного возврата нереализованной продукции, то к каждой доставке необходимо подготовить товар на возврат и сопроводительную документацию. Часть нереализованных продуктов, которую исполнитель не забрал, подлежит списанию и уничтожению.

Закупка продуктов для кафе – сложный процесс, требующий, чтобы владелец максимально внимательно относился ко всем текущим процессам и контролировал работу, особенно когда заведение только открылось.

Источник