Бизнес процесс согласования счета на оплату

• Задача
• Настройка и установка
• Как работает согласование счетов на оплату в Битрикс24?
  • Шаг 1
  • Шаг 2
  • Шаг 3
  • Шаг 4
• Для кого мы разработали бизнес-процесс согласования счетов?

Задача

Согласование счетов – процесс рутинный, но необходимый. Трудно представить, чтобы счёт клиенту выставлялся без согласования “сверху”. И если в компании согласование счетов происходит не менее одного раза в неделю, процесс требует автоматизации.
Перед нами стояла задача: не только автоматизировать и упростить процесс согласования счёта, но и сделать его бесконтактным (о том, что бизнес массово переходит в онлайн, мы говорили в статье про бесконтактную доставку).

Помимо минимизации контакта между сотрудниками (согласовать счёт можно из дома, главное, чтобы был доступ к Битрикс24), мы также добавили механизм напоминаний для бухгалтера – не только уведомления о задании бизнес-процесса, но и занесение события в платёжный календарь.

Настройка и установка

Установка бизнес-процесса в ваш облачный Битрикс24 выполняется быстро и просто. Как мы говорили ранее в обзоре быстрых процессов, наш специалист поможет с переносом БП “Универсальное согласование” в вашу CRM в течении бесплатной часовой Скайп-консультации.

После настройки, ваши сотрудники смогут запустить процесс согласования из живой ленты

Как работает согласование счетов на оплату в Битрикс24?

Шаг 1

Пользователь запускает бизнес-процесс из живой ленты.
В стартовой форме сотрудник указывает название, добавляет файл счёта, комментарий (в котором описывает обоснование для оплаты), название контрагента и сумму к оплате. Также пользователь вводит дату, на которую запланирована оплата. В поле “Тип согласования” выбирается, по какому алгоритму будет работать процесс:

• по иерархии – счёт последовательно согласуется по иерархической вертикали (руководитель группы –> начальник отдела –> … –> директор)
• последовательное согласование – счёт согласуется пользователями, указанными в настройках бизнес-процесса

Если у кого-то из руководства нет доступа к Битрикс24, можно воспользоваться последовательным согласованием. Пользователь с правами администратора CRM может настроить список согласователей в любое время.

Шаг 2

В живой ленте первого согласующего пользователя (в зависимости от выбора типа согласования) отображается задание бизнес-процесса “Согласование счёта”.
Согласующий пользователь может:

• ознакомиться с документом
• согласовать счёт
• отказать в согласовании (с обязательным пояснением) – в этом случае бизнес-процесс завершится, а сотрудник, запустивший его, получит уведомление и задачу “Работа над ошибками”, в чек-листе которой будет указана причина отказа

Шаг 3

После согласования счёта всеми пользователями, в живой ленте бухгалтера отобразится задание бизнес процесса “Оплатить счёт”.
Бухгалтер (также как и согласующие) может оплатить счет, либо отказать с пояснениями (в этом случае бизнес-процесс будет работать по тому же алгоритму, что и при отказе согласующего пользователя).

Помимо отображения задания бизнес-процесса в живой ленте, бухгалтеру и пользователю, запустившему бизнес-процесс, дата оплаты счёта заносится в платёжный календарь – создается событие бизнес процесса “оплата счёта”. В случае неоплаты счёта на назначенную дату, платёж смещается на 1 день.

Шаг 4

После того, как бухгалтер оплатил счёт (и нажал на кнопку “оплатить”), бизнес-процесс завершается, что отображается в живой ленте. Пользователю, запустившему согласование счёта, приходит соответствующее уведомление.

Для кого мы разработали бизнес-процесс согласования счетов?

Если в вашей компании оплачивается хотя бы один счёт в неделю, БП “Согласование счёта с занесением в платёжный календарь” поможет не только автоматизировать, но и контролировать данный процесс на всех его стадиях. Уведомления пользователям и занесение в платёжный календарь не позволят счету затеряться среди других дел и задач.

Вместо того, чтобы тратить время на поиск согласующих, менеджер бесконтактно запустит бизнес-процесс и будет заниматься другими задачами, а вернется к счёту только когда тот будет оплачен или в случае, если потребуются коррективы. Для согласования счёта не требуется физическое присутствие в офисе – достаточно иметь доступ к Битрикс24.

Бизнес-процесс “Согласование счёта с занесением в платёжный календарь” подойдёт для любой компании, в которой оплата счёта происходит хотя бы один раз в неделю.

Работа с бизнес-процессами доступна не на всех тарифах Битрикс24. Узнать подробнее вы можете на странице сравнения тарифов.

Процесс ленты «Счет на оплату» позволяет сделать запрос на оплату счета. Для этого заполните несколько полей, прикрепите скан счета, и по нажатию на кнопку «Отправить» ваш счет уйдет на утверждение с дальнейшей оплатой.

Первый запуск и настройка

Для работы с бизнес-процессом администратору портала нужно его настроить. Чтобы настроить бизнес-процесс, откройте ленту Новостей > Ещё > Процессы.

Выберите бизнес-процесс Счет на оплату.

При первом запуске система предложит настроить параметры бизнес-процесса. В появившемся окне укажите того, кто будет ответственным за финальное утверждение, а также того, кто оформляет счет.

Как запустить бизнес-процесс Счет на оплату.

Чтобы запустить процесс, вам нужно заполнить поля и нажать кнопку отправить. Поля, помеченные звездочкой обязательны для заполнения. Если они не будут заполнены, процесс не запустится.

Когда процесс будет запущен, он будет отправлен на утверждение вашему непосредственному руководителю, далее руководителю руководителя и т.д. Цепочка утверждения завершится на генеральном директоре. Окно утверждения счета для руководителей будет выглядеть следующим образом:

При положительном ответе руководства, счет будет передан на оформление бухгалтеру или его заместителю.

Если бухгалтер подтвердит оплату, ему будет выслано новое задание на оплату счета.

Как только бухгалтер завершит оплату, сотрудник отправивший запрос на оплату счета получит задание по предоставлению документов (акт, накладная, оригинал счета).

Когда сотрудник отправит данные, бухгалтеру нужно будет подтвердить наличие всех необходимых документов.

Если с документами нет проблем и бухгалтер подтверждает наличие документов, процесс завершается.

8 мая 2019

826

В избр.
Сохранено

Бизнес-процесс согласования счета на оплату. Интеграция с БИТ.Финанс

Часто для оплаты счетов поставщикам компании (счета на поставку оборудования, расходных материалов и пр.) необходимо осуществить много действий.

Согласовать необходимость платежа, сумму и другие параметры счета; указать распределение суммы между ЦФО (центрами финансовой ответственности) в рамках компании; отразить данный счет в программе финансового учета.

Как правило, согласование счетов происходит в электронной почте, понятен список согласующих лиц, отправляется письмо с копией на всех, где каждый согласующий пишет свой комментарий на всех участников переписки. Но возможны такие ситуации, когда кого-то из согласующих забывают добавить к обсуждению или наоборот добавляют чрезмерное количество участников к переписке. В процессе согласования пересылается множество комментариев от каждого участника обсуждения. Много ресурсов уходит на подведение итогов и внесение правок.

Наша команда разработала приложение для облачного Битрикс24, в удобном интерфейсе которого пользователь создает заявку, указывая все необходимые параметры: — состав ЦФО (произведена интеграция с 1С); — список контрагентов-поставщиков (произведена интеграция с 1С), поиск контрагента возможен как по ИНН, так и по наименованию; — состав и дата счета, важность и прочие параметры.

После создания заявки запускается бизнес-процесс её согласования, который автоматически выбирает ответственных лиц и алгоритм согласования в зависимости от указанных параметров. После прохождения согласования все данные о заявке автоматически отправляются в финансовую систему на базе 1С (БИТ.Финанс).

В результате согласование и учет всех заявок происходит в едином инструменте. Упрощена процедура создания заявки. Процесс согласования стал прозрачным и понятным для всех участников. Занесение информации в БИТ.Финанс происходит автоматически, исключая человеческий фактор и возможность ошибок.

Данная разработка будет полезна для компаний со сложной финансовой структурой, использующих специализированные продукты финансового учета.

ХОТИТЕ ОБСУДИТЬ ВАШ ПРОЕКТ? НАПИШИТЕ НАМ — БУДЕМ РАДЫ ПОМОЧЬ!

https://telegram.me/Bitrix24consultationbot

Консультации по Битрикс24 в Facebook

Консультации по Битрикс24 в ВКонтакте

Больше статей Вы можете найти в нашем БЛОГЕ

Готовые отраслевые решения Битрикс24 (корпоративный портал и CRM) в процессе автоматизации деятельности предприятия являются только первым этапом. В дальнейшем эта платформа предлагает многофункциональный инструментарий для выверенной организации работы компании.

Битрикс24 решает следующие задачи:

• является хорошо продуманной, комплексной CRM;
• представляет систему управления проектами;
• предлагает набор инструментов для создания упрощенной коммуникации во внутренней рабочей среде предприятия.

Но еще Битрикс24 позволяет использовать ряд бизнес-процессов – специальных операций с выверенной последовательностью действий. Платформа имеет уже готовые бизнес-процессы, и дает возможность создавать новые на базе корпоративного портала.

1.Согласование

В любой компании присутствует необходимость согласования. И многие сталкивались с проблемой, когда сотрудник подготовил документ и никак не может застать начальника на месте, чтобы согласовать.

Процесс согласования можно автоматизировать – сотрудник запускает процесс согласования, загружает договор, а система уже сама определяет ответственного, ставит срок и показывает постановщику задачи на каком этапе находится согласование.

Ответственный (исполнитель), получая документ, может согласовать его либо отправить на доработку.

Подобный инструмент освобождает сотрудников от необходимости искать руководителя, уточнять, когда он сможет проверить задачу. Система сама заставляет ответственного сделать это вовремя, что положительно сказывается на прибыли компании.

Схема бизнеса-процесса «Согласование»:

1. сотрудник вводит необходимые данные и прикрепляет договор, выбирает ответственных, которые должны его согласовать или отправить на исправление;
2. если участники согласования отправляют договор на исправление, тогда бизнес-процесс создает задачу на ответственное лицо по его исправлению;
3. после исправления договора процесс создает задачу «Отправка на почту клиенту», ответственному приходит уведомление о завершении процесса.

2. Утверждение документа

В этом бизнес-процессе много вариантов развития событий. Можно выбрать последовательный вариант, либо завести статусы, в каждом из которых будет свой алгоритм действий.

Схема бизнеса-процесса «Утверждение документа»:

1. сотрудник вводит необходимые данные и прикрепляет документ, выбирает ответственных, которые должны согласовать или отправить на исправление;
2. если участники процесса отправляют документ на исправление в первом этапе, тогда бизнес-процесс создает задачу на ответственное лицо по его исправлению;
3. если участники согласования приняли документ в первом этапе, но отправляют документ на исправление о втором этапе, тогда бизнес-процесс создает задачу на ответственное лицо по его исправлению;
4. после утверждения документа документ публикуется, приходит уведомление ответственному о завершении процесса.

3. Счет на оплату

Любая компания так или иначе сталкивается со счетами, нуждающимися в оплате. Это также можно автоматизировать с помощью бизнес-процесса «Счет на оплату». Он работает по следующей схеме:

Схема бизнеса-процесса «Счёт на оплату»:

1. сотрудник вводит данные счета;
2. бизнес-процесс назначает ответственного, который согласует эту заявку;
3. после согласования заявка отправится в бухгалтерию;
4. после проведение оплаты, сотруднику, инициатора процесса, придёт уведомление о его завершении процесса.

4. Ознакомление

Во многих компаниях часто возникает момент, когда необходимо быстро довести до сведения всем сотрудникам о нововведениях, новых приказах и т.п. Бизнес-процесс «Ознакомление» позволяет максимально быстро оповестить всех, кто имеет отношение к этому нововведению.

Схема процесса проста:

1. сотрудник создаёт процесс и прикрепляет к нему документ или ссылку на него;
2. выбирает отделы или конкретных пользователей, которым следует прочитать этот документ;
3. есть возможность написания комментария
4. фиксирует срок (дедлайн);
5. бизнес-процесс создает задания для ответственных, которые утверждают или отклоняют документ.

После истечения срока, сотрудник увидит, сколько из отмеченных сотрудников ознакомились с документом.

5. Оформление больничного

Во многих современных компаниях, сотрудник во время болезни может не находиться на рабочем месте и есть три вида оформления такого отсутствия:

1. официальное оформление больничного листа;
2. работа из дома, когда сотрудник сохраняет трудоспособность;
3. отгул за свой счёт, когда сотрудник не может работать.

Все эти варианты представлены в бизнес-процесс «Заявка на больничный».

Схема работы процесса:

1. сотрудник запускает бизнес-процесс из дома, указывая вариант отсутствия;
2. руководитель сотрудника подтверждает заявку;
3. дальше Битрикс24 будет присылать уведомления с указаниями действий, которые необходимо предпринимать.

Алгоритм можно настроить в зависимости от допустимых вариантов в конкретной компании.

6.Оформление командировки

Если деятельность компании сопряжена с частыми командировками, то бизнес-процесс «Заявка на командировку» автоматизирует все этапы согласования с помощью задач на руководителя и бухгалтерию.

Схема бизнес-процесса «Оформление командировки»:

1. сотрудник заполняет данные по командировке и запускает бизнес-процесс;
2. идет проверка об утверждении руководителем командировки, если она не утверждена, тогда процесс закрывается;
3. если руководитель утвердил командировку, тогда запускаются процессы уведомления сотрудника и бухгалтера.

7. Заявление на отгул

В некоторых компаниях алгоритм оформления отгула достаточно сложен. Обычно нужно заранее предупредить руководителя, написать заявление, отправить заявление бухгалтеру. Если руководителей несколько, то приходится ждать, когда они все одобрят отгул.

Бизнес-процесс «Заявление на отгул» упрощает эту цепочку. Сотрудник указывает дату отгула, причину отгула, а также вид отработки: за свой счёт или за ранее отработанное время. Дальше система запускает постановку задач на руководителя, бухгалтерию и сама согласует отгул.

Схема бизнеса-процесса «Заявление на отгул»:

1. сотрудник заполняет данные об отгуле и отправляет на согласование;
2. бизнес-процесс запускает проверку об утверждении заявки;
3. если заявка не утверждена, тогда уходит уведомление руководителю отдела и автору и процесс закрывается;
4. если заявка согласована, тогда идет уведомление бухгалтеру и начальнику, а также автору;
5. запись в график отсутствия и закрывается бизнес-процесс.

8. Оформление отпуска

Оформление очередного отпуска можно также автоматизировать с бизнес-процессом «Заявление на отпуск». Для этого сотрудник загружает в систему желаемую дату начала и окончания отпуска.

Заявление направляется к руководителю отпускника, который согласует этот период. Затем система автоматически ставит задачи в отдел кадров и бухгалтерию для оформления документов. И сотруднику приходит уведомление о согласовании отпуска.

Схема бизнеса-процесса «Оформление отпуска»:

1. сотрудник заполняет данные об отпуске и отправляет на согласование;
2. бизнес-процесс запускает проверку об утверждении заявки на отпуск;
3. если заявка не утверждена, тогда уходит уведомление автору и процесс закрывается;
4. если заявка согласована, тогда;
5. идет уведомление бухгалтеру, а также автору;
6. запись в график отсутствия и закрывается бизнес-процесс.

9. Увольнение

Процесс увольнения сотрудника, особенно в крупных организациях, достаточно времязатратное мероприятие. Сотруднику необходимо передать дела, собрать кучу подписей.

Бизнес-процесс «Увольнение сотрудника» позволяет разбить этот процесс на шаги, где каждый шаг будет автоматически направляться ответственному сотруднику. В результате сотруднику остаётся только следовать подсказкам Битрикс24 и процесс увольнения обойдётся без нервных потрясений.

Схема бизнеса-процесса «Увольнение»:

1. сотрудник заполняет данные об увольнении и отправляет на согласование;
2. бизнес-процесс запускает проверку об утверждении заявки на увольнение: если заявка не утверждена, тогда уходит уведомление автору и процесс закрывается;
3. если заявка согласована, тогда: идет уведомление бухгалтеру, а также автору и закрывается бизнес-процесс.

10. Принятие на работу сотрудника

Один из самых востребованных бизнес-процессов – «Новый сотрудник», позволяет автоматизировать приём на работу. Можно настроить систему так, чтобы задачи ставились сразу на ответственных сотрудников, которые должны выполнить действия для оформления нового сотрудника: введения его в курс работы, обучение и т.д.

Схема бизнес-процесса «Принятие нового сотрудника»:

1. вводятся данные сотрудника;
2. запускается бизнес-процесс с документами, с которыми должен ознакомится сотрудник со сменой статуса;
3. после полного ознакомления происходит закрытие бизнес-процесса.

Вывод

Любой бизнес нуждается в автоматизации. Битрикс24 – идеальный инструмент для этого. Его стандартные процессы позволяют решить множество бизнес-задач. Но также в Битрикс24 есть возможность создавать новые, уникальные процессы, оптимизированные под нужды конкретной компании.

Компания «Цифровой Элемент» помогает внедрить Битрикс24 и настроить необходимые бизнес-процессы. Мы избавим вас от рутины, поможем сэкономить время, с помощью грамотно выстроенной системы выставления задач. А экономия времени для бизнеса – это экономия денег!

Один наш клиент, дистрибьютор профессионального кофеварочного оборудования, поставляет аппаратуру по РФ и странам СНГ. В компании несколько отделов: закупок, продаж, ремонта и обслуживания, монтажа и установки. Про бизнес-процессы для отдела продаж и базовую настройку портала для B2B-компании мы писали ранее.

Чтобы согласовать счета, документы или внутренние заявки,сотрудникам многих компаний приходится перенаправлять документы из одного отдела в другой, напоминать о них согласовантам — документы все равно иногда теряются, согласования задерживаются, дедлайны срываются. Сберечь значительную часть рабочего времени, сил и мотивации сотрудников помогли автоматизации в Битрикс24. Для клиента мы настроили два бизнес-процесса на согласование:

Счет на оплату

Бизнес-процесс запускается через Живую ленту на портале. Открывается форма, где сотрудники выбирают тип, номер счета, указывают нужды, дату, сумму, контрагента, назначение платежа и прикрепляют файлы.Ответственным и заинтересованным в задаче сотрудникам также приходят все отбивки до тех пор, пока счет не будет оплачен. Такие уведомления держат сотрудников в курсе этапов согласования: они могут сразу отвечать на вопросы клиента о этапе работ и не переводить звонки на коллег.

В зависимости от типа, цели и суммы счета автоматически выбираются основные и дополнительные согласующие. Например, сумму в 1 млн. рублей согласует региональный руководитель, коммерческий директор, затем генеральный директор. Если сумма сделки меньше, то достаточно подтверждения от руководителя отдела продаж и регионального руководителя. Согласующие могут в любой момент отклонить согласование, вернуть на доработку с комментариями инициатору.

По типу счета автоматически подтягиваются подписанты — это представители высшего менеджмента, которые оставляют свою подпись от имени компании. В основном это либо коммерческий, либо генеральный директор. После основного этапа согласования им поступает задание, они нажимают на кнопку «Подписать» — после чего автоматически формируется документ.

Когда счет в реестре, бухгалтеру приходит уведомление: он должен перепроверить счет и подтвердить, что там нет ошибок и проблем. Чтобы организовать работу бухгалтера мы настроили дополнительный бизнес-процесс по отбивке по времени. Если счет предоставлен в реестр до 16.00, то он попадает в особый список «Реестр счетов на оплату». Такой счет согласуется до конца рабочего дня. Если счет отправлен в реестр после 16.00, то он попадает в список на подписание и проверку только следующим утром.

Счет на оплату

Согласование внутренних документов также запускается через Живую ленту. Сотрудник выбирает один из 17 типов записок и заполняет поля. У каждого типа свои кастомные поля. В зависимости от типа записки формируется список согласующих. Если сотрудник отправляет заявку на выдачу техники, то главным согласующим назначается техспециалист.

Также точечно уходят записки на согласование отпуска специалисту отдела кадров и руководителю сотрудника, инициирующего процесс. Задание на премиальные и отпускные уходят в HR-отдел, бухгалтерию и коммерческому директору. Все этапы согласования и задержки записываются в реестр. Если один из сотрудников не согласуют долго, то приходят уведомления их руководителям.

Результат

Теперь сотрудникам компании заказчика не приходится ходить по офису с бумажками из одного отдела в другой, напоминать о согласовании счетов и заявок. Документы формируются автоматически, отправляются согласовантам и бизнес-процессы напоминают о необходимости подписать счет или заявку. А вся история согласования сохраняется в реестре: благодаря этому видно на каких этапах была задержка и что именно пришлось корректировать.

Кейс о том, как сократить время на согласование счета на оплату

---

Часто для оплаты счетов поставщикам компании (счета на поставку оборудования, расходных материалов и пр.) необходимо осуществить много действий: 
— согласовать необходимость платежа, сумму и другие параметры счета; 
— указать распределение суммы между ЦФО (центрами финансовой ответственности) в рамках компании; 
— отразить данный счет в программе финансового учета. 

Как правило, согласование счетов происходит в электронной почте, понятен список согласующих лиц, отправляется письмо с копией на всех, где каждый согласующий пишет свой комментарий на всех участников переписки. Но возможны такие ситуации, когда кого-то из согласующих забывают добавить к обсуждению или наоборот добавляют чрезмерное количество участников к переписке. В процессе согласования пересылается множество комментариев от каждого участника обсуждения. Много ресурсов уходит на подведение итогов и внесение правок.

Наша команда разработала приложение для облачного Битрикс24, в удобном интерфейсе которого пользователь создает заявку, указывая все необходимые параметры:
— состав ЦФО (произведена интеграция с 1С);
— список контрагентов-поставщиков (произведена интеграция с 1С), поиск контрагента возможен как по ИНН, так и по наименованию;
— состав и дата счета, важность и прочие параметры.  

После создания заявки запускается бизнес-процесс её согласования, который автоматически выбирает ответственных лиц и алгоритм согласования в зависимости от указанных параметров. После прохождения согласования все данные о заявке автоматически отправляются в финансовую систему на базе 1С (БИТ.Финанс).

В результате согласование и учет всех заявок происходит в едином инструменте. Упрощена процедура создания заявки. Процесс согласования стал прозрачным и понятным для всех участников. Занесение информации в БИТ.Финанс происходит автоматически, исключая человеческий фактор и возможность ошибок.

Данная разработка будет полезна для компаний со сложной финансовой структурой, использующих специализированные продукты финансового учета.