Комплексное решение для коробочной версии
МЫ
Проанализировали процессы согласования договоров в разных компаниях;
Разработали универсальную схему согласования;
Автоматизировали её при помощи инструментов Битрикс24
и предлагаем вам готовое решение по автоматизации процесса согласования
договора в Битрикс24
В ГОТОВОЕ РЕШЕНИЕ «согласование договоров» ВКЛЮЧЕНО
1. Схема согласования
Мы предлагаем типовую схему процесса прохождения согласования договоров.
Вы можете отредактировать схему под особенности вашей работы.
2. Бизнес-процессы
Каждое решение основано на списках и системе из нескольких бизнес-процессов.
Мы установим и настроим на вашем портале всё необходимое.
3. модули и активити
В решение входит набор дополнительных модулей и активити.
Вы сможете в дальнейшем использовать их для других задач.
4. 30 часов работ
В каждой компании есть уникальные особенности, которые нужно учесть.
Наши аналитики и разработчики адаптируют решение под вас.
ОБЩАЯ СХЕМА СОГЛАСОВАНИЯ ДОГОВОРОВ
Согласование договоров, в целом, состоит из 3 основных этапов и 6 ролей.
Этапы согласования договора
- Внутреннее согласование
- Согласование с контрагентом
- Обмен оригиналами
Роли участников процесса:
- Инициатор — запускает согласование.
- Внутренний эксперт — сотрудник, отвечающий за реализацию обязательств по договору с вашей стороны. Он подтверждает возможность выполнения условий договора со стороны вашей компании, а также его выгодность.
- Руководитель инициатора — согласовывает основные условия и содержание договора.
- Согласующие — как правило, юрист, финансист/бухгалтер, служба безопасности и другие сотрудники, согласовывающие условия и формулировки договора.
- Директор (генеральный директор) — утверждает условия договора, принимает решение в спорных случаях и сложных согласованиях.
- Секретарь/офис-менеджер — сотрудник, отвечающий за подготовку документов к печати, их распечатку на бумажном носителе, отправку экземпляров контрагенту.
Этапы делятся на отдельные бизнес-процессы, роли можно добавлять или сокращать.
бизнес — процессы
Управляющий процесс
цепочка статусов
Последовательный бизнес-процесс, в котором по очереди запускаются бизнес-процессы для отдельных статусов. Этот процесс является контроллером, который проверяет статус документа и запускает нужный подпроцесс.
гибкость настройки
и управления
Такая архитектура бизнес-процессов даёт возможность легко перезапускать процессы отдельных этапов и добавлять какие-то особенные подпроцессы. Например, какие-то дополнительные задачи после получения скана с подписью клиента.
Процессы по статусам
С технической точки зрения каждый статус является самостоятельным бизнес-процессом, который ведёт к изменению статуса документа.
1. Запуск согласования
на этом этапе выполняются автоматические проверки (заполнение обязательных полей) и вычисляются данные необходимые для дальнейшего согласования. Например, в зависимости от суммы договора могут быть подключены дополнительные согласующие и т.д.
2. согласование с экспертом
Эксперт — это сотрудник компании, который отвечает за выполнение условий договора с вашей стороны. На данном этапе он проверяет соответствуют ли условия договора возможностям компании (например, реальность указанных сроков поставки, актуальность цен, объем работ и т.д)
Эксперт может отклонить договор и вернуть на исправление Инициатору. После исправления и согласования с Экспертом договор переходит к руководителю.
3. согласование с руководителем
Руководитель инициатора проверяет договор и даёт экспертную оценку, кто должен участвовать в дальнейшем согласовании.
Например, если договор на небольшую сумму и заключается по вашей типовой форме, то руководитель под свою ответственность направляет договор на подписание.
В остальных случаях руководитель направляет договор на внутреннее согласование.
4. внутреннее согласование
Если руководитель определяет, что по договору требуется дополнительное согласование, то ставятся задачи юристу, финансисту, а также службе безопасности проверить корректность договора.
В спорных ситуациях на этом же этапе привлекается директор/руководитель.
Все участники согласования дают комментарии к документу, которые вносит в итоговый документ уполномоченный сотрудник.
После исправления запускается повторное согласование документа.
*Подробнее об инструментах для согласования ниже
5. Подписание
После успешного согласования договора для Секретаря ставится задачи «Организовать подписание» или «Сформировать версию для ЭДО».
После подписания договора с нашей стороны секретарь загружает скан подписанных документов в карточку согласования.
6. обмен оригиналами
Инициатор согласования указывает, кто первым отправляет оригинал документа: мы или контрагент, а также способ отправки, адрес получателя и т.д.
В зависимости от порядка отправки документ регистрируется в журналах Исходящей и Входящей корреспонденции и ставятся задачи для Секретаря на отправку наших документов, а для Инициатора «Проконтролировать возврат».
Бизнес-процесс завершается только после получения наших экземпляров документов.
Дополнительные процессы
В процессе согласования возникают дополнительные задачи, например, нужно внести правки в уже согласованный договор или указать, что договор не будет заключен.
В большинстве компаний добавляются еще какие-то команды, которые можно запускать из карточки согласования.
Корректировка
Если договор был уже согласован, то при внесении корректировки, он будет отправлен на повторное согласование к руководителю. Руководитель принимает решение, требуется ли дополнительное согласование с другими участниками, либо правки не являются критичными.
Отклонение
Если договор по каким-то причинам не будет согласован, то его можно Отклонить. В этом случае статус будет изменён на Отклонено, а участники согласования получат оповещения об этом.
Какие инструменты и интерфейсы добавлены
1. чат
Для каждого согласования можно создать чат для обсуждения возникающих вопросов.
При создании чата в него автоматически добавляется Инициатор и есть возможность пригласить других участников.
2. задачи
Прямо из карточки согласования можно создать новую задачу и она будет отображаться в карточке в специальной таблице.
В этой же таблице видны все задачи, которые создаются автоматически по ходу согласования.
3. задания
Задания бизнес-процессов для участников согласования так же видны в карточке.
Не нужно переходить на другую страницу, чтобы согласовать или отклонить документ.
4. История
В карточке согласования видна вся история процесса: кому было поставлено задание на согласование, кто из сотрудников уже принял решение.
Видны комментарии участников согласования, а также все изменения статусов.
5. файлы
Файлы согласования хранятся на общем диске. Папки с ними имеют древовидную структуру и поэтому найти нужный документ очень легко.
В карточке согласования есть ссылки на папку и на документы согласования (файл договора, протокола разногласий, сканы).
6. обмен оригиналами
Процесс обмена оригиналами также отображается в карточке договора. Можно посмотреть, когда был отправлен документ, когда ждём Входящий.
Есть ссылки на Исходящий и Входящий документ в реестре договоров.
Какие модули используются в решении
При покупке решения вы получите купоны на все необходимые модули. Купон даёт право установить модуль на вашем проекте и в течение года получать все выходящие для него обновления.
На модуле в составе решения действует специальная цена, это получается выгоднее, чем покупать их по отдельности через Маркетплейс.Битрикс24.
1. Детальная карточка элемента списка
Расширенный интерфейс для детальной карточки (страницы) элемента списка:
- Детальная страница открывается в слайдере.
- Поля слайдера можно настраивать аналогично карточкам в CRM.
- В карточку встроена форма задания бизнес-процессов, поставленному по данному
элементу списка для текущего пользователя. - В списке элементов выводится счетчик заданий бизнес-процессов для текущего
пользователя. - Для каждого элемента списка можно создать чат.
- Если к элементу списка привязаны элементы инфоблоков или CRM, можно настроить
их отображение в виде таблицы и выбрать, какие поля будут отображаться. - Привязанные задачи отображаются в виде таблицы, столбцы таблицы также
выбираются в настройках - Поддерживается добавление пункта меню со счётчиком заданий бизнес-процесса.
Подробное описание и скриншоты
2. Зависимые поля при создании элемента списка и запуске бизнес-процессов из живой ленты
Возможность настраивать зависимость полей при создании и редактировании элемента
списка.
Два типа зависимости:
- Зависимые поля появляются, если родительское заполнено.
- Зависимые поля привязываются к значениям родительского поля (для
списочных полей, полей с типом привязка, да/нет).
Для зависимых полей можно указать обязательность заполнения.
Подробное описание и скриншоты
3. ЗАВИСИМЫЕ ПОЛЯ В ПАРАМЕТРАХ БИЗНЕС-ПРОЦЕССА
Возможность настраивать зависимость параметров при запуске бизнес-процесса.
Три типа зависимости:
- Зависимые поля появляются, если родительское заполнено.
- Зависимые поля привязываются к значениям родительского поля (для списочных полей, полей с типом привязка, да/нет).
- Для зависимых полей можно указать обязательность заполнения.
Подробное описание и скриншоты
4. ПОЛЬЗОВАТЕЛЬСКОЕ ПОЛЕ ДЛЯ ПРИВЯЗКИ ЗАДАЧ К ЭЛЕМЕНТАМ СПИСКА
Пользовательский тип поля для элементов списка и свойств инфоблока Привязка к задачам. Позволяет привязать задачу к элементу списка и в настройках поля выбрать, какие поля будут отображаться в карточке элемента.
Подробное описание и скриншоты
5. ИТОГОВЫЙ КОММЕНТАРИЙ ДЛЯ ЗАДАЧ
Расширение возможностей для комментариев в задаче.
На данный момент доступны 2 типа расширенных комментариев:
- Решение, когда автор комментария выбирает из списочных значений «согласовано»/«не согласовано».
- Итоговый комментарий. Автор комментария отмечает свой комментарий, как итоговый.
Отличие от стандартного инструмента:
- В одной задаче может быть несколько итоговых комментариев.
- Все итоговые комментарии выводятся на отдельной вкладке в задаче.
- Есть возможность выгрузить итоговые комментарии в csv.
- Есть набор активити для работы с такими комментариями из бизнес- процесса (список итоговых комментариев по задаче, данные из отдельного комментария).
Подробное описание и скриншоты
6. Набор дополнительных активити для дизайнера бизнес-процессов
Для упрощения работы с бизнес-процессами разработан набор дополнительных активити, которые поставляются вместе с решением.
4. адаптация решения
при покупке решения вы получаете
После покупки решения мы проведем с вами встречу, чтобы описать особенности вашего процесса согласования и адаптировать решение под ваши задачи.
Наши специалисты установят решение на ваш Корпоративный портал Битрикс24, создадут все необходимые списки, элементы и бизнес-процессы. Всё настроят, протестируют и отладят.
Когда всё будет готово, мы проведём демонстрацию решения и обучение для ваших сотрудников, сделаем запись, обработаем её и передадим вам для дальнейшего использования в компании.
Если на эти работы и изменения потребуется меньше часов, вы сможете использовать остаток для других задач: программирование, бизнес-процессы, обучение, подготовка материалов для базы знаний.
Стоимость решения
265 000 рублей
В стоимость включены:
- Лицензии на модули, разработанные компанией Бестранк;
- 30 часов работ по настройке и адаптации решения;
- Бизнес-процессы;
Оставьте заявку, мы с вами свяжемся и обсудим детали приобретения.
Хотите убедиться перед покупкой,
что решение вам подходит?
1. Посмотрите запись вебинара
Мы демонстрировали возможности решения на вебинаре, посмотрите запись, потом закажите презентацию, чтобы задать вопросы.
2. Закажите презентацию
Закажите бесплатную демонстрацию его возможностей. Мы проведём для вас онлайн-презентацию и ответим на все вопросы.
3. Потестируйте демоверсию
После презентации мы предоставим доступ к демо-версии, на которой вы сможете самостоятельно пройти все этапы.
ЗАПИСЬ ВЕБИНАРА
«Согласование договоров. Битрикс24 для бизнеса»
Мы не заставляем вас переписать бизнес-процессы и начать жить по новым правилам и сценариям, которые есть в Битрикс24. Наоборот, мы аккуратно и внимательно собираем информацию о том, как вы работаете сейчас, описываем ваши сценарии и показываем, как битрикс24 может помочь вам стать эффективнее.
Мы провели более 500 консультаций по использованию Битрикс24 в компаниях малого и среднего бизнеса. Наша общая рекомендация: не надо ничего ломать и кардинально переделывать. Битрикс24 — это софт, программа, а не образ жизни или правила жизни компании, просто используйте его сильные стороны для решения своих задач, а там где его возможностей не хватает, берите другие инструменты.
Нужна консультация перед покупкой?
Оставьте ваши контактные данные в форме ниже и мы свяжемся с вами,
чтобы помочь подобрать нужный модуль для решения ваших задач.
Готовые отраслевые решения Битрикс24 (корпоративный портал и CRM) в процессе автоматизации деятельности предприятия являются только первым этапом. В дальнейшем эта платформа предлагает многофункциональный инструментарий для выверенной организации работы компании.
Битрикс24 решает следующие задачи:
- является хорошо продуманной, комплексной CRM;
- представляет систему управления проектами;
- предлагает набор инструментов для создания упрощенной коммуникации во внутренней рабочей среде предприятия.
Но еще Битрикс24 позволяет использовать ряд бизнес-процессов – специальных операций с выверенной последовательностью действий. Платформа имеет уже готовые бизнес-процессы, и дает возможность создавать новые на базе корпоративного портала.
Содержание
- 1. Согласование
- 2. Утверждение документа
- 3. Счёт на оплату
- 4. Ознакомление
- 5. Оформление больничного
- 6. Оформление командировки
- 7. Заявление на отгул
- 8. Оформление отпуска
- 9. Увольнение
- 10. Принятие на работу сотрудника
- Вывод
1.Согласование
В любой компании присутствует необходимость согласования. И многие сталкивались с проблемой, когда сотрудник подготовил документ и никак не может застать начальника на месте, чтобы согласовать.
Процесс согласования можно автоматизировать – сотрудник запускает процесс согласования, загружает договор, а система уже сама определяет ответственного, ставит срок и показывает постановщику задачи на каком этапе находится согласование.
Ответственный (исполнитель), получая документ, может согласовать его либо отправить на доработку.
Подобный инструмент освобождает сотрудников от необходимости искать руководителя, уточнять, когда он сможет проверить задачу. Система сама заставляет ответственного сделать это вовремя, что положительно сказывается на прибыли компании.
Схема бизнеса-процесса «Согласование»:
- сотрудник вводит необходимые данные и прикрепляет договор, выбирает ответственных, которые должны его согласовать или отправить на исправление;
- если участники согласования отправляют договор на исправление, тогда бизнес-процесс создает задачу на ответственное лицо по его исправлению;
- после исправления договора процесс создает задачу «Отправка на почту клиенту», ответственному приходит уведомление о завершении процесса.
2. Утверждение документа
В этом бизнес-процессе много вариантов развития событий. Можно выбрать последовательный вариант, либо завести статусы, в каждом из которых будет свой алгоритм действий.
Схема бизнеса-процесса «Утверждение документа»:
- сотрудник вводит необходимые данные и прикрепляет документ, выбирает ответственных, которые должны согласовать или отправить на исправление;
- если участники процесса отправляют документ на исправление в первом этапе, тогда бизнес-процесс создает задачу на ответственное лицо по его исправлению;
- если участники согласования приняли документ в первом этапе, но отправляют документ на исправление о втором этапе, тогда бизнес-процесс создает задачу на ответственное лицо по его исправлению;
- после утверждения документа документ публикуется, приходит уведомление ответственному о завершении процесса.
3. Счет на оплату
Любая компания так или иначе сталкивается со счетами, нуждающимися в оплате. Это также можно автоматизировать с помощью бизнес-процесса «Счет на оплату». Он работает по следующей схеме:
Схема бизнеса-процесса «Счёт на оплату»:
- сотрудник вводит данные счета;
- бизнес-процесс назначает ответственного, который согласует эту заявку;
- после согласования заявка отправится в бухгалтерию;
- после проведение оплаты, сотруднику, инициатора процесса, придёт уведомление о его завершении процесса.
4. Ознакомление
Во многих компаниях часто возникает момент, когда необходимо быстро довести до сведения всем сотрудникам о нововведениях, новых приказах и т.п. Бизнес-процесс «Ознакомление» позволяет максимально быстро оповестить всех, кто имеет отношение к этому нововведению.
Схема процесса проста:
- сотрудник создаёт процесс и прикрепляет к нему документ или ссылку на него;
- выбирает отделы или конкретных пользователей, которым следует прочитать этот документ;
- есть возможность написания комментария
- фиксирует срок (дедлайн);
- бизнес-процесс создает задания для ответственных, которые утверждают или отклоняют документ.
После истечения срока, сотрудник увидит, сколько из отмеченных сотрудников ознакомились с документом.
5. Оформление больничного
Во многих современных компаниях, сотрудник во время болезни может не находиться на рабочем месте и есть три вида оформления такого отсутствия:
- официальное оформление больничного листа;
- работа из дома, когда сотрудник сохраняет трудоспособность;
- отгул за свой счёт, когда сотрудник не может работать.
Все эти варианты представлены в бизнес-процесс «Заявка на больничный».
Схема работы процесса:
- сотрудник запускает бизнес-процесс из дома, указывая вариант отсутствия;
- руководитель сотрудника подтверждает заявку;
- дальше Битрикс24 будет присылать уведомления с указаниями действий, которые необходимо предпринимать.
Алгоритм можно настроить в зависимости от допустимых вариантов в конкретной компании.
6.Оформление командировки
Если деятельность компании сопряжена с частыми командировками, то бизнес-процесс «Заявка на командировку» автоматизирует все этапы согласования с помощью задач на руководителя и бухгалтерию.
Схема бизнес-процесса «Оформление командировки»:
- сотрудник заполняет данные по командировке и запускает бизнес-процесс;
- идет проверка об утверждении руководителем командировки, если она не утверждена, тогда процесс закрывается;
- если руководитель утвердил командировку, тогда запускаются процессы уведомления сотрудника и бухгалтера.
7. Заявление на отгул
В некоторых компаниях алгоритм оформления отгула достаточно сложен. Обычно нужно заранее предупредить руководителя, написать заявление, отправить заявление бухгалтеру. Если руководителей несколько, то приходится ждать, когда они все одобрят отгул.
Бизнес-процесс «Заявление на отгул» упрощает эту цепочку. Сотрудник указывает дату отгула, причину отгула, а также вид отработки: за свой счёт или за ранее отработанное время. Дальше система запускает постановку задач на руководителя, бухгалтерию и сама согласует отгул.
Схема бизнеса-процесса «Заявление на отгул»:
- сотрудник заполняет данные об отгуле и отправляет на согласование;
- бизнес-процесс запускает проверку об утверждении заявки;
- если заявка не утверждена, тогда уходит уведомление руководителю отдела и автору и процесс закрывается;
- если заявка согласована, тогда идет уведомление бухгалтеру и начальнику, а также автору;
- запись в график отсутствия и закрывается бизнес-процесс.
8. Оформление отпуска
Оформление очередного отпуска можно также автоматизировать с бизнес-процессом «Заявление на отпуск». Для этого сотрудник загружает в систему желаемую дату начала и окончания отпуска.
Заявление направляется к руководителю отпускника, который согласует этот период. Затем система автоматически ставит задачи в отдел кадров и бухгалтерию для оформления документов. И сотруднику приходит уведомление о согласовании отпуска.
Схема бизнеса-процесса «Оформление отпуска»:
- сотрудник заполняет данные об отпуске и отправляет на согласование;
- бизнес-процесс запускает проверку об утверждении заявки на отпуск;
- если заявка не утверждена, тогда уходит уведомление автору и процесс закрывается;
- если заявка согласована, тогда;
- идет уведомление бухгалтеру, а также автору;
- запись в график отсутствия и закрывается бизнес-процесс.
9. Увольнение
Процесс увольнения сотрудника, особенно в крупных организациях, достаточно времязатратное мероприятие. Сотруднику необходимо передать дела, собрать кучу подписей.
Бизнес-процесс «Увольнение сотрудника» позволяет разбить этот процесс на шаги, где каждый шаг будет автоматически направляться ответственному сотруднику. В результате сотруднику остаётся только следовать подсказкам Битрикс24 и процесс увольнения обойдётся без нервных потрясений.
Схема бизнеса-процесса «Увольнение»:
- сотрудник заполняет данные об увольнении и отправляет на согласование;
- бизнес-процесс запускает проверку об утверждении заявки на увольнение: если заявка не утверждена, тогда уходит уведомление автору и процесс закрывается;
- если заявка согласована, тогда: идет уведомление бухгалтеру, а также автору и закрывается бизнес-процесс.
10. Принятие на работу сотрудника
Один из самых востребованных бизнес-процессов – «Новый сотрудник», позволяет автоматизировать приём на работу. Можно настроить систему так, чтобы задачи ставились сразу на ответственных сотрудников, которые должны выполнить действия для оформления нового сотрудника: введения его в курс работы, обучение и т.д.
Схема бизнес-процесса «Принятие нового сотрудника»:
- вводятся данные сотрудника;
- запускается бизнес-процесс с документами, с которыми должен ознакомится сотрудник со сменой статуса;
- после полного ознакомления происходит закрытие бизнес-процесса.
Вывод
Любой бизнес нуждается в автоматизации. Битрикс24 – идеальный инструмент для этого. Его стандартные процессы позволяют решить множество бизнес-задач. Но также в Битрикс24 есть возможность создавать новые, уникальные процессы, оптимизированные под нужды конкретной компании.
Компания «Цифровой Элемент» помогает внедрить Битрикс24 и настроить необходимые бизнес-процессы. Мы избавим вас от рутины, поможем сэкономить время, с помощью грамотно выстроенной системы выставления задач. А экономия времени для бизнеса – это экономия денег!
- Симптомы болезни
- Почему Битрикс24?
- Почему НЕ конструктор бизнес-процессов Битрикс24
- Техническое задание на бизнес-процесс согласования договоров Битрикс24
- Реализация — красивый и удобный бизнес-процесс согласования договоров Битрикс24
- Логика бизнес-процесса согласования договоров
- Интерфейсы бизнес-процесса согласования договора в Битрикс24
- Связь с другими бизнес-процессами
- Выводы
Этот пост – очередной в серии публикаций о большом внедрении Битрикс24 в крупной и быстро растущей торговой сети.
- Краткое описание работы в портфолио;
- Специальные бизнес-процессы, открытие магазинов и конструктор;
- Превращаем задачи Битрикса в инструмент технической поддержки по ITSM. Собственные статусы задач, матрица переходов и отчеты;
- Полноценная интеграция Задач Битрикса с электронной почтой “со всеми остановками”;
- Процесс согласования договоров в Бирикс24 с возвратами на предыдущие статусы, уведомлениями и историей. Битрикс.Диск и документооборот;
- Интеграция Битрикс24 и MS Project для проектного учета времени и прогнозирования загрузки ресурсов
Симптомы болезни
Тонны бумажных документов — неотъемлемая часть жизни организации. По мере роста появляется огромное количество договоров, счетов, актов и внутренних документов. «Бумажки» начинают мешать реальной работе:
- Согласование договора с важным клиентом затягивается на месяц;
- Документы теряются внутри организации;
- Непонятно: кто, что и от кого ждёт — ответственного не найти;
- Электронные версии документов хранятся на компьютерах сотрудников и передаются друг другу по почте или на флешках;
- Чтобы найти нужный договор, надо пройти цепочку из трёх, пяти, пятнадцати человек.
Есть хотя бы два симптома из списка? Поздравляем, у вас волчанка вы страдаете от бумажной волокиты. 
К счастью, болезнь известна давно, и лекарство придумано. Поможет автоматизация бизнес-процессов и система электронного документооборота (СЭД). Как и многие лекарства, эти меры довольно болезненны — люди не любят перемены. Ваши сотрудники могут сопротивляться нововведениям. Понадобятся воля и настойчивость.
Хорошие лекарства обычно дороги. Автоматизация бизнес-процессов и СЭД — не исключение. Если сложить стоимость лицензий и внедрения, то для средней организации из 100 – 300 человек это суммы порядка 2 000 000 – 5 000 000 р. Срок внедрения — от 6 месяцев.
Мы знаем, как помочь быстрее и дешевле. В Битрикс24 автоматизируются бизнес-процессы и строится система электронного документооборота.
120 000 рублей в год— оставьте заявку на демонстрацию!
Наш модуль стоит всего 120 000 рублей в год. Оставить заявку можно через форму выше или в конце статьи. 
В этой статье мы будем говорить об электронном согласовании документов. Этот бизнес-процесс используется в каждой организации. Дальше мы расскажем, как делали согласование документов в Битрикс24 для торговой сети компании, название которой мы не можем упоминать по договору NDA.
Сеть магазинов работает в популярном сегодня в России формате магазинов фиксированных цен. В компании около 140 магазинов и 300 сотрудников.
Сначала выводы. Что получит бизнес после реализации электронного согласования документов на Битрикс24:
Снижение сроков согласования документов. Прогнозируемость. Повышение ответственности и дисциплины — всегда понятно, чей сейчас шаг. Хранение документов в одном месте. Версионируемость. Быстрый поиск нужного документа.
Почему Битрикс24?
Чем Битрикс24 полезен для процесса согласования договоров?
- В Битрикс24 замечательная система задач. Лично я считаю, что это самая удобная и продуманная часть системы. Так и хочется сделать все шаги согласования договора отдельными задачами. Со своими ответственными, наблюдателями, крайними сроками и т.д.;
- В Битрикс24 неплохие инструменты для хранения электронных версий документов и совместной работы над ними — версии, совместное редактирование, хранение, общий доступ;
- Комментарии, упоминания сотрудников, приложение файлов — простые функции, без которых никуда. Из коробки, без дополнительной оплаты;
- REST API для разработчиков — нам доступны любые сущности Битрикса и можно создавать свои. Эти методы документированы Битриксом и после обновления все продолжит работать.
Как видите, плюсов достаточно. Самые въедливые товарищи спросят — а почему вы не сделали согласование договоров на стандартном конструкторе бизнес-процессов Битрикс24? И нам есть, что ответить.
Почему НЕ конструктор бизнес-процессов Битрикс24
Если честно, вначале мы так и сделали — предложили клиенту сделать согласование документов на конструкторе бизнес-процессов Битрикс24. Мало того, клиент согласился и мы, потратив 30 часов, такой бизнес-процесс сделали.
Однако, когда реальные пользователи начали тестировать бизнес-процесс, комментарии были негативные. Что не устраивало:
- Не хватало общего списка согласуемых договоров и отслеживания статусов согласования;
- Не использовались задачи. Сотрудники привыкли к ним;
- Требовалось реализовать дополнительные сценарии.
Основная претензия — неудобные интерфейс, невозможность посмотреть детальную информацию о согласовании.
По итогам обсуждения с клиентом решили, что процесс согласования легче сделать с нуля, идеально подогнав его под пожелания сотрудников.
Чтобы не обмануть ожидания клиента, надо как можно лучше их узнать.
Техническое задание на бизнес-процесс согласования договоров Битрикс24
Некоторые клиенты считают, что техническое задание это вещь в себе. Вещь, нужная только разработчикам, чтобы отмахиваться от пожеланий заказчика. 
Тут мы в корне не согласны.
Техническое задание нужно, чтобы заказчик понял, что именно он хочет. И тут мы, как специалисты, помогаем найти лучшее решение задачи. С точки зрения удобства, стоимости и сроков.
Техническое задание на согласование договоров мы сделали очень быстро — всего 15 часов работы.
Вот план получившегося 12-страничного документа:
- Блок-схема;
- Старт нового согласования договора;
- Первичное согласование;
- Страница со списком СД;
- Детальная страница СД;
- Согласование со всеми участниками;
- Согласование с арендодателем;
- Договор согласован;
- Повторное согласование с коллегами;
- Оценка
Для каждой страницы, мы спроектировали интерфейс. Ниже, для примера, прототип интерфейса детальной страницы согласования.
Представьте, как удобно обсуждать будущие страницы не «на пальцах», а видя, как они будут выглядеть в реальности. В итоге, всего за 15 часов проектирования (мой личный рекорд:)) клиент получил четкое понимание, как будет выглядеть и работать согласование договоров. А приятным бонусом идёт оценка реализации в часах работы специалиста. Точная, под которой мы, как разработчики, готовы подписаться. 
Хорошее техническое задание сделало проект предсказуемым и понятным.
Реализация — красивый и удобный бизнес-процесс согласования договоров Битрикс24
Как мы видим решение этой ситуации.
Логика бизнес-процесса согласования договоров
Тезисно, с ключевыми аспектами.
Блок-схема
Первым делом, после изучения пожеланий клиента, мы составили блок-схему. Прямо как на уроках программирования в школе.:) 
Схема достаточно интересная, рекомендуем подумать о ней отдельно.
Статусы согласования
Чтобы процесс согласования мог «двигаться» по блок-схеме, мы ввели статусы.
Отдельный статус согласования есть у каждого согласующего. Всего их четыре:
- Ожидает согласования;
- Согласовано;
- Согласовано с замечаниями;
- Не согласовано.
В зависимости от сочетания этих статусов, выставляется статус согласования для всего документа:
- Новый;
- Согласование;
- Ожидание;
- Согласование с арендодателем;
- Согласован;
- Не согласован.
Дополнительные статусы задач
Наш бизнес-процесс согласования договоров «построен» на задачах. По алгоритму, изображенному на блок-схеме, создаются задачи на согласующих. Автоматически указывается крайний срок — +2 рабочих дня от момента создания задачи.
За это время, согласующий должен ознакомиться с договором и принять решение, согласовать его или нет. Вот тут уже стандартных функций задач Битрикс24 недостаточно. Ведь согласующий должен при завершении задачи указать, согласует он договор или нет.
Вместо стандартной кнопки «Завершить» мы добавили три отдельных:
- Согласовано;
- Согласовано с комментариями;
- Не согласовано.
Если сотрудник выбирает два последних варианта, нужно оставить комментарий. Его наличие проверяется автоматически. Молча не согласовать не получится.
Эти кнопки — внешнее отражение новых, дополнительных статусов задач.
Интерфейсы бизнес-процесса согласования договора в Битрикс24
Как все это работает
Старт согласования договора
Чтобы сотрудники быстро освоились с новым бизнес-процессом, его надо сделать удобным. Мы уделили интерфейсам особое внимание. 
Начинается бизнес-процесс согласования договора с указания названия, приложения файла договора и назначения ответственных.
По умолчанию, при старте согласования договора уже выбраны сотрудники, наиболее часто выполняющие обязанности согласующих. Но при необходимости ответственных можно изменить.
Интересная особенность — при старте согласования можно выбрать двух руководителей. Если кто-то не согласует документ вовремя (срок задаётся), им отправляется письмо с указанием нерадивого сотрудника. Таким простым способом можно держать руководителей в курсе, а ответственных в страхе.:)
Страница со списком процессов согласования договоров
На этой странице видны все запущенные бизнес-процессы согласования договоров.
Неофициально мы называем её «светофор» — благодаря цветовой идентификации, достаточно одного взгляда, чтобы оценить ситуация в целом. Очень удобно для руководителей — погружаться и тратить время нужно, только если есть проблема.
Обычный светофор даёт минимум информации. А наша страница нет. Все дополнительные данные доступны за один клик:
- Кто отвечает за согласование;
- Какой крайний срок;
- Ссылка на текущую версию договора;
- Ответственные по ролям (юрисконсульт, главбух и т.д.);
- Какой комментарий оставили к согласованию.
Страница при этом не перезагружается, ждать не надо.
Если же нужна вся информация о согласовании договора, можно перейти на детальную страницу. 
Детальная страница согласования договора
Эта страница аккумулирует всю нужную информацию о процессе согласования.
Давайте остановимся на самых интересных моментах.
Лист согласования
Мы автоматически формируем лист согласования в формате .PDF. Его можно в любой момент скачать, распечатать и приложить к бумажной версии договора. Удобно и экономит время. 
Текущая версия договора
Элементарная функция, но теперь последняя версия договора всегда будет под рукой.
История версий
Вы знаете, как сильно меняется документ в процессе согласования. Часто старые версии теряются, а в них тоже находится важная информация. Для хранения электронных версий документа используется Битрикс Диск. Он поддерживает историю версий. Все копии документа будут сохранены. По крайней мере, пока не кончится место в корпоративном портале. 
Комментарии к согласованию
Вся переписка по процессу согласования хранится в одном месте. Сюда же комментариями добавляются запрошенные участниками файлы. Удобная функция, которую сразу оценили пользователи — смотрите, как конструктивно идёт обсуждение. Это реальный скриншот.
Ссылки на задачи согласующих
Как мы помним, на каждого согласующего ставится отдельная задача. В них можно вести обсуждение с конкретным согласующим. 
Внешний вид задачи бизнес-процесса согласование договора
Мы добрались до задач. Именно благодаря удобству этой сущности, пользователи быстро привыкли к новому бизнес-процессу. 
Все задачи по согласованию вынесены в отдельную вкладку. Найти нужную можно за два клика — открыть список задач и выбрать вкладку Согласую. 
Название задачи формируется по шаблону — уже из заголовка понятно кто и что делает. Это удобно для руководителей — не надо открывать задачи. 
В каждой задаче на согласование есть ссылка на детальную страницу бизнес-процесса согласования и на файл договора. 
Оставить заявку на демонстрацию
Связь с другими бизнес-процессами
Вы можете спросить, где же тут система, ведь разобрали только один бизнес-процесс согласования договора.
Наша позиция в этом вопросе — кушать слона кусочками.
Например, у клиента есть большой и сложный бизнес-процесс открытия торговой точки. От старта до финиша несколько сотен этапов и задач. Продумать и сделать всё сразу, одним махом — сложно, дорого, долго.
Мы разбиваем этот процесс на несколько небольших. Выбираем наиболее болезненные (те, где потери времени и денег у клиента максимальны) и начинаем с них.
Согласование договоров в Битрикс24 в дальнейшем будет связано с другими бизнес-процессами заказчика. Так, постепенно, шаг за шагом мы получим не просто систему электронного документооборота, а целый набор инструментов, закрывающих основные бизнес-потребности клиента.
Выводы
Давайте еще раз посмотрим, что получит бизнес после реализации электронного документооборота на Битрикс24:
- Меньше бюрократических препятствий для старта реальной работы — согласование договора с ключевым клиентом не затянется на месяц;
- Электронная версия любого документа всегда под рукой. Найти нужный можно за 20 секунд;
- Больше не надо терять время на поиски «крайнего». Всегда понятно, кто отвечает за конкретный документ. Контролировать время прохождения документа по организации можно автоматически. С оповещением руководства в случае задержек;
- Документ не потеряется. Также доступна вся история изменений с возможностью скачать старую версию.
Обратите внимание! В этой статье описан кейс внедрения у конкретного клиента. Мы создали готовый модуль согласования договоров, который может быть установлен в ваш Битрикс24 и настраивается самостоятельно. Ссылки: Модуль Мини-СЭД для Битрикс24 и Описание согласования договоров и документов в Битрикс24
А что бизнес теряет, в отсутствии системы документооборота?
Если посчитать потери от неорганизованной работы с документами в масштабах средней организации, сумма получается значительной.
Средний сотрудник тратит 30 – 60 % на работу с документами (по исследованию Siemens Business Services and IT Solutions). Допустим у вас 200 сотрудников. Возьмём минимальные 30 %. Это 7 200 часов работы в месяц (200 * 120 * 0,3).
После внедрения системы электронного документооборота, потери времени снижаются на 50 %. Пусть даже не 50 %, а всего лишь 10 %. Это 720 сэкономленных часов работы. Если средняя стоимость часа работы вашего сотрудника 400 р. (зп 50 000 р. и 120 эффективных часов работы в месяц), то за месяц вы будете экономить 290 000 р. 
Это без учёта эффекта от оптимизации бизнес-процессов и улучшения системы контроля и управления.
Как видите, внедрение системы электронного документооборота на основе Битрикс24 процедура выгодная. Наносит совершенно конкретную, измеримую бизнес-пользу.
Если тема заинтересовала — звоните, обсудим ваше внедрение. Или заполните форму ниже — мы сами свяжемся с вами.
Вам может быть интересно:
- Внедрение Битрикс24
- Бизнес-процессы Битрикс24
- Универсальное согласование документов» для Битрикс24
При значительных объемах договорных документов точность и своевременность их обработки, оперативность и полнота принятия решения по тому, надо ли его заключать, на каких условиях, и все ли эти условия вписываются в реальности бизнеса – все это становится очень важным и нередко является критерием успешности и эффективности бизнеса на рынке.
Итак:
- договоры гарантировано есть у всех;
- оперативность и качество этой работы – важны для бизнеса;
- при определенных объемах бизнесу требуется инструмент для организации этой работы.
«1С:Документооборот» позволяет без программных доработок организовать достаточно нетривиальную работу с договорами. Функционал системы электронного документооборота достаточно гибок и мощен для реализации практически любых разумных требований бизнеса
Основные этапы в работе с договорами
Очень часто используется оборот «согласование договоров», но мы знаем, что на самом деле за этой фразой стоит намного больший набор действий сотрудников организации.
Подготовка договора
Обычно в организации используют уже выверенные юридической службой шаблоны договоров как основу. Далее бланк договора наполняется данными сторон, предметом договора и условиями.
Согласование договора
Согласование договора может быть простым, а иногда процесс согласования может разбиваться на несколько этапов:
- предварительное согласование с проработкой текста и сбором замечаний;
- согласование договора с руководителями;
- согласование как сбор виз перед подписанием договора.
В любом случае, процесс согласования – это когда сотрудники, отвечающие за определенные области, проверяют свою часть и подтверждают согласованием отсутствие замечаний.
Например, финансовый директор согласует договор на предмет наличия бюджетов, финансовой возможности исполнить данный договор. Руководитель направления согласует состав и качество услуг или номенклатуры по его направлению, которые участвуют в договоре. Руководитель службы безопасности проверяет надежность контрагента, просматривает риски по сделке в рамках своих компетенций.
Согласование часто проходит последовательно, но можно его сделать параллельным или смешанным. Перевод процесса согласования в электронный вид в системе электронного документооборота (СЭД) позволяет это сделать и, таким образом, сохранить время и ресурсы.
Комплексная автоматизация от 1С:Центра компетенции по документообороту. Оценка проекта бесплатно!
Подписание договора
После согласования договора документ должен быть подписан сторонами. Для этого документ направляется для подписания контрагенту, так подписывается директором в нашей организации.
Стоит отметить, что удобно использовать для подписания электронную цифровую подпись (ЭЦП). В некоторых случаях, это более надежный способ гарантировать юридическую значимость документа и, что самое главное, проверить ее.
Безусловно, в современных реалиях обмен документов в электронном виде становится все более актуальным. С помощью операторов ЭДО подписанные ЭЦП документы мгновенно доставляются вашему контрагенту.
Хранение договора
Скан копии с синими печатями и подписями передаются в подразделение, где они будут храниться, и подшиваются в соответствующую номенклатуру дел.
При необходимости оригинал документа может быть выдан ответственному сотруднику для работы с ним. В этих случаях делается отметка в журнале выдачи.
Исполнение договора
Договор требует его исполнения. Бывают договоры с разовой сделкой, бывают договоры, в рамках которых ведется регулярная работа по оказанию услуг или поставки продукции. В любом случае по договору будут возникать дополнительные документы, которые фиксируют его исполнение.
Расторжение договора
Как правило, договор заканчивает свой срок действия в соответствие с датой его окончания. Но бывают случаи, когда договор расторгается досрочно, через соглашение о расторжении.
Как организовать согласование договоров в 1С Документооборот
Возможности системы в части согласования договоров
Программный продукт «1С:Документооборот» (1С:ДО) позволяет без программирования, исключительно существующим функционалом программы организовать любую достаточно нетривиальную работу с договорами. Функционал 1С:ДО достаточно гибок и мощен для реализации практически любых разумных требований бизнеса.
1С:ДО создает единое для всей компании информационное пространство. Все сотрудники из разных офисов, городов, в том числе на «удаленке» — все работают в единой системе электронного документооборота с актуальными данными.
Программа обеспечивает быстрое взаимодействие сотрудников по документам, а настроенные маршруты процессов связывают между собой ответственных за обработку документа.
За счет механизмов версионирования и протоколирования информация никуда не пропадет, всегда можно понять, что и каким образом происходило. Это позволяет навести порядок в работе с документами.
Система разграничений доступа к данным позволяет обеспечить работу пользователя только с документами и задачами из его области компетенции, убирает лишний для работы контент, а также позволяет надежно закрыть отдельную информацию от несанкционированного доступа к ней.
1С:Документооборот КОРП
Подходит средним, крупным компаниям и холдингам со сложным документооборотом. Полный функционал за 187 000 Р
Что надо для настройки договоров и их согласования
Определить множество видов договорных документов
Для организации договорной работы необходимо заполнить классификатор «Виды документов».
Критерии для классификации видов договоров:
- разные по содержанию (услуги, аренда, покупка, консалтинг и т.д.);
- разные по реквизитному составу;
- разные по доступу к данным документам;
- разными, с точки зрения дальнейшего анализа договорной работы;
- разными, с точки зрения направления бизнеса;
- какие-либо другие критерии.
При определении множества видов договоров стоит руководствоваться разумными соображениями:
- Если ваша классификация состоит из 3-х (договор, дополнительное соглашение к договору и соглашение о расторжении), то возможно, вы слишком упрощаете вашу договорную работу.
- Если в классификаторе видов договоров их количество становится более чем 75, стоит оценить нужна ли такая детальная детализация, что она дает, и стоят ли эти выгоды большей стоимости обслуживания более сложной системы.
Шаблоны документов и шаблоны файлов
В программе для каждого вида договора можно задать один или несколько шаблонов документов, где задать предопределенные значения для реквизитов, вложить туда файл шаблона договора и настроить автоматическое заполнение файла данными из карточки документа. Например, заполнить реквизиты сторон, сумму и валюту, сроки договора.
Бесплатная консультация от специалистов WiseAdvice-IT. У нас более 30 сертификатов по 1С:ДО!
Определить роли исполнителей и маршруты обработки договоров
При работе в системе 1С:ДО рекомендуется применять ролевую адресацию задач.
Все очень просто. Когда мы хотим согласовать договор, то идем с ним в кабинет к «Марии Ивановне», но интересует нас не виза от имени конкретного лица, а именно главного бухгалтера. То же самое происходит, когда в процессе согласования договора нам нужно согласовать его с инженером по эксплуатации, с руководителем службы качества, с начальником транспортного цеха.
Люди со временем меняют свою позицию в структуре предприятия, кто-то уходит, появляются новые люди, но за счет ролевой адресации настроенные маршруты обработки, а тем более когда их достаточно много, будут продолжать и дальше прекрасно работать.
Маршрутов обработки договоров может быть много. Если их количество превышает количество видов договорных документов – это плохой показатель. Если вы уложите все случаи согласования (обработки) договоров в один маршрут за счет мощного механизма условий маршрутизации, то также стоит критически посмотреть на настроенный процесс. Сможет ли его логику понять кто-то другой кроме того специалиста, кто это настроил.
Идеальное количество процессов для обработки договоров – это количество групп договоров (финансовые, строительные, коммерческие, общехозяйственные и т.д.). То есть для каждой группы видов договорных документов настраивается один маршрут. Как было отмечено выше, за счет условий маршрутизации можно гибко определять состав исполнителей в процессе, в зависимости от содержания документа, и разных прочих условий.
Настроить права доступа пользователей к договорам
Не все пользователи должны иметь возможность иметь доступ к любым документам. Как пример, можно рассмотреть работу службы закупок. Их задача находить поставщиков, договариваться об условиях, выгодных для бизнеса. Вести свою часть договорной работы в программе «1С:Документооборот 8».
Совершенно очевидно, что договорная работа службы закупок не должна быть доступна менеджерам по продажам. В каждой организации имеются финансовые договоры (банковское обслуживание, кредитный договор, договоры внутреннего займа и т.д.), с этими документами работают финансисты и те руководители, которым предоставлены такие полномочия. Каждый в организации занимается именно своей частью договорной работы.
Система настройки прав доступа в программе «1С:Документооборот 8» обеспечивает мощную защиту данных, четкое разделение доступа.
Бесплатная
консультация
эксперта
Спасибо за Ваше обращение!
Специалист 1С свяжется с вами в течение 15 минут.
Как в итоге процесс согласования работает в 1С Документооборот 8
Обычные проекты по организации договорной работы для предприятия выполняются в течение 1-2 месяцев одним или двумя специалистами. Сроки и трудозатраты напрямую зависят от сложности проекта и требований со стороны бизнеса.
Важно, чтобы организация была готова к изменениям. Внедрение системы электронного документооборота (СЭД) меняет технологию работы и культуру организации. Процесс создания полезной удобной СЭД требует усилий со стороны заказчика, но те выгоды, которые будут получены, стоят того!
Когда система будет настроена, а люди обучены работе с ней, процессы взаимодействия сотрудников по договорным документам повысят эффективность работы, освободят время для других задач.
Как выглядит работа с договорными документами в СЭД
Инициатор создает новый документ по шаблону. Отметим, что программа даст ему выбирать только из тех шаблонов, с которыми ему назначено работать. Карточка договора уже частично будет заполнена информацией.
Инициатор заполняет недостающие поля: Контрагент, Сумма договора, Сроки действия.
Прикрепляет в карточку файл от контрагента, если это договор создается на основе договора Контрагента. Если формируется договор с нашим бланком договора, то он, скорее всего, уже есть в карточке документа (из шаблона подтянулся) и потом будет автоматически заполнен реквизитами сторон и прочей информацией.
Инициатор сохраняет договор и запускает нужный процесс согласования (точнее, обработки договора). Можно настроить так, чтобы процесс стартовал автоматически, без участия пользователя.
Ко всем участникам процесса обработки/согласования договора в нужный момент придет задача, которую надо будет выполнить. Таким образом, работа с договорными документами происходит четко по заданным правилам и в заданные сроки. Все знают, что и как надо делать. Вся договорная работа становится более прозрачна и контролируема.
В итоге, повышается эффективность работы сотрудников и конгруэнтность в организации.
Делать или не делать – выбор за вами
В современном мире уже давно мы являемся в какой-то степени заложниками новых технологий. Все активно развивается, любое преимущество ваше или ваших конкурентов позволяет менять вашу долю на рынке.
Создание СЭД, использование ЭДО, применение ЭЦП – это не просто фразы с непонятной аббревиатурой, это технологии, без которых вы просто начинаете терять рынок, эффективность, и это происходит каждый день, пока вы думаете «делать или не делать».
Примеры реальных проектов внедрения на базе 1С:Документооборот, победители конкурса 1С:Проект года
При подписании договоров важно максимально снизить налоговые риски и защитить экономические интересы компании. Сделать это можно, только если в компании правильно организованы бизнес-процессы, договоры согласуются и исполняются, а контрагенты проходят тщательную проверку.
Самое важное при договорной работе — постараться убедить контрагента подписать выгодную вам форму договора, регулярно корректировать ее с учетом судебной практики и законодательных изменений. Для контроля сроков и обязательств контрагентов лучше следовать чек-листу. Этот же документ помогает исполнителю отслеживать гарантийные обязательства и документы на подпись.
1. Выберите информационную систему для ведения договорной работы и научите сотрудников ею пользоваться.
Это позволит автоматизировать большинство процессов и сократит время работы.
2. Подготовьте локальные нормативные акты, регулирующие действия сотрудников, которые занимаются созданием и согласованием договоров.
Важно, чтобы локальный нормативный акт был понятным для исполнителей и объяснял то, что сотрудники делают ежедневно (то есть раскрывал бизнес-процесс).
К таким актам относятся Положение о договорной работе и Регламент согласования отдельных положений определенных типов договоров юридическим отделом. Последний определяет, как специалисты по договорному отделу будут проверять договоры. В регламент можно включить таблицу по договору поставки, если компания является поставщиком или покупателем, отметить условия, которые необходимо изменять, привести рекомендации по компромиссным решениям и тому, чего нужно избегать в договоре подряда или перевозки. Новым сотрудникам регламент позволит быстро определить основные риски компании и облегчит передачу дел при увольнении ведущего специалиста.
3. Согласуйте разработанные документы со всеми сотрудниками, вовлеченными в процесс, и их руководителями.
Возможно, понадобится провести совещания, чтобы услышать мнение исполнителей.
4. Утвердите локальные акты и следите за их исполнением.
Руководить за исполнением — это значит задавать правила игры. И в данном случае успех во многом зависит от авторитета руководителя, который будет руководить процессом. Важно, чтобы сотрудники серьезно относились к документам и следовали написанному в документах.
5. Утвердите формы договора.
Чтобы избежать рисков, старайтесь утвердить свою форму договора с наиболее удобными условиями. Так, если работа с контрагентом предусматривает гарантийные обязательства (проводятся ремонтные работы либо осуществляется допоставка запчастей), нужно продумать условие, при котором срок гарантии пролонгируется на время задержки. Начало и конец работ или поставки должны быть указаны в акте.
Формы договоров нужно постоянно корректировать с учетом судебной практики и изменений законодательства, традиций делового оборота в конкретном сегменте бизнеса и ранее возникавших споров.
6. Контролируйте исполнение договорных обязательств.
Какие пункты договора нужно согласовать с контрагентом
При согласовании договора ключевыми являются несколько пунктов. Но на самом деле существуют сотни условий, которые должны оговариваться в зависимости от специфики, договорной схемы, международного элемента, сегмента бизнеса и т.д.
- Предмет договора
Несогласование предмета договора может привести к его незаключенности.
- Порядок оплаты
Например, выставление счета на оплату в течение пяти рабочих дней всегда несет риски. Порядок оплаты в принципе часто процесс неконтролируемый. Так, у строителей заказчики оплачивают работы в течение 10 рабочих дней после подписания ряда документов и получения денежных средств от заказчика. И в этом случае вы получите деньги только тогда, когда генеральный подрядчик получит деньги от своего подрядчика.
В Решении Арбитражного суда Рязанской области от 15.08.2019 по делу № А54-8453/2017 суд поддержал довод истца о «сдвиге» сроков выполнения работ на время задержки по их оплате вне зависимости от заключенных дополнительных соглашений. По договору в некоторых случаях при выполнении работ был предусмотрен только аванс.
Суд посчитал, что просрочка в оплате любой из работ согласно дополнительным соглашениям приводит к тому, что исполнитель вправе оттягивать работы по всему договору, пока их не оплатят, если другие договоры не оплачены до конца.
- Порядок подписания закрывающих документов
Важен для бухгалтерского документооборота и получения денежных средств, так как закрывающие документы являются отправной точкой для получения денежных средств.
- Условия о гарантийных обязательствах.
- Сроки поставки и начала и окончания выполнения работ.
Несогласование этого условия может привести к тому, что договор будет считаться незаключенным.
- Момент перехода права собственности на товар
Для международных поставок важно определить, в какой момент поставщик не будет отвечать за риски при повреждении товара. Также нужно оговорить порядок приемки товара по количеству, качеству и ассортименту.
Инструкции Госарбитража П-6 и П-7 регламентируют этот порядок и их можно включить в текст договора. Инструкции применяются и в тех случаях, которые не урегулированы договором. Они выгоднее для покупателя, так как процесс налажен и проходит внутренний контроль качества и количества. Для поставщика детализированный порядок приемки чреват рисками — вызов поставщика, уведомление, потребность в совместной приемке.
- Включение условия о предоставлении документов, подтверждающих качество поставляемого товара
Сертификация может быть важна для дальнейших работ или поставок. Если использовать при работе на объектах материалы без сертификатов качества, их придется удалять из сметы. Материалы останутся в работе, но оплачивать их не будут. Это дополнительные риски.
- Срок действия договора
Иногда случается так, что договор заканчивается, а автоматическая пролонгация не предусмотрена при отсутствии возражений у сторон. Напоминание о пролонгации договора тоже можно заносить в чек-лист.
- Условие о зачете требований
Например, договор подряда может предусматривать штрафные санкции. Если ваш подрядчик нарушает правила охраны труда или не выполняет контрольные функции, например, не сдает отчетность, условие о зачете требований можно предусмотреть так, чтобы сумму штрафа можно было вычитать из тех работ, которые вы должны оплатить. Это можно сделать в одностороннем порядке.
- Способ обеспечения обязательств, условия об ответственности сторон в случае неисполнения или ненадлежащего исполнения обязательств по договору
Способ обеспечения обязательств как инструмент нивелирования рисков — не единственный способ. Эффективным способом обеспечения обязательств может быть залог или ипотека и недвижимое имущество. Но имеет значение, в каком порядке вы будете обращать взыскание на это имущество — во внесудебном или в судебном порядке.
Можно заручиться поручительством генерального директора — он будет солидарно отвечать за обязательства своей компании. Например, при долге в 5 млн руб. и заключенном договоре поручительства он обязуется исполнить эти обязательства в определенный срок. Если ни организация, ни генеральный директор не исполняют обязательства, можно взыскать с них средства в любой пропорции: например, 90 % к 10 % или 50 % на 50 %.
Можно заключать договор поручительства вместе с основным договором. В случае ненадлежащего исполнения нужно установить срок два-три рабочих дня после просрочки, и у поручителя наступят солидарные обязательства.
- Условие о претензионном порядке
Это условие важно при взыскании дебиторской задолженности. Согласно АПК, претензия может храниться 30 календарных дней, если иное не предусмотрено в договоре. Более короткие сроки в договоре (например, 15 дней) рискованны, потому что контрагент может не успеть получить претензию, отправленную на юридический адрес.
- Договорную подсудность
- Иные существенные условия при заключении договора
Интересный прецедент раскрывается в Постановлении Девятого арбитражного апелляционного суда от 29.06.2018 по делу № А40-206693/2018. Суд отменил решение Арбитражного суда Москвы, потому что истец не смог доказать факт оказания услуг из-за отсутствия документов согласно Постановлению Правительства г. Москвы. Недоговорное условие повлияло на факт выполнения работ. Сумма иска составила 1 млн руб.
Суд посчитал, что универсальных передаточных документов и товарных накладных недостаточно для того, чтобы доказать факт оказания услуги по вывозу грунта и утилизации строительного мусора. Документы подтверждали только объем передачи материалов 5-го класса опасности с объектов заказчика, но не вывоз и утилизацию этих материалов. Вывоз материалов с объекта заказчика могли бы подтвердить путевые листы.
Неполный комплект документов не подтвердил вывоз и утилизацию строительных материалов. В договоре была определена одна цена за услуги по вывозу и утилизации без указания отдельной суммы на утилизацию и вывоз. Если бы цены были указаны отдельно, суд мог бы взыскать долг за перевозку.
Суд пришел к выводу, что истец в полном объеме не оказал услуги по договору и у исполнителя не возникло права на оплату по невыполненным в полном объеме услугам, определенным договором. Оснований для взыскания долга нет.
7 деталей, о которых нужно помнить при заключении договора с контрагентом
- Обратите внимание на реквизиты контрагента.
Для физлица это дата и место рождения, для юрлица — юридический адрес.
- Убедитесь, что договор подписывает уполномоченное лицо и оно не дисквалифицировано, у организации есть нужная лицензия, допуск, разрешение.
Это важно сделать перед заключением договора. Можно даже взять пример с некоторых банков и записать на видео, как лицо подписывает договор, чтобы позже подпись нельзя было оспорить.
- Проверьте реквизиты контрагента в договоре.
При заключении договора с физическим лицом нужно указывать дату и место рождения — только паспортных данных недостаточно (эти данные невозможно поменять, в отличии от фамилии). Если дата и место рождения не будут указаны, суд может отказать в выдаче исполнительного листа и задолженность нельзя будет взыскать.
В реквизитах юридического лица важен правильный адрес, ИНН и ОГРН. Так как с этим контрагентом будет работать исполнитель, важно отправить корреспонденцию на правильный юридический адрес.
- Парафируйте договоры, то есть защитите их от возможных изменений.
Можно заказать печать с наименованием организации и проставлять ее на каждой странице. Так страницы нельзя будет подменить и не нужно будет подписывать каждую страницу.
В бизнес-процессе должно быть прописано, что парафирование происходит тогда, когда все лица согласовали договор.
Руководитель при получении договора не будет проверять название каждой страницы и все ли лица согласовали договор, ему достаточно будет увидеть штамп.
- Составляйте чек-лист исполнения обязательств по договору.
- Юридически значимые письма направляйте контрагенту Почтой России только с описью вложения.
Можно включить в договор условие об обмене документами по электронной почте, на суде это будет юридически значимым фактом.
Опись вложения поможет подтвердить, что в конверте были определенные документы, и контрагент не сможет доказать, что он не получил их или в конверте находились пустые бумаги.
- По возможности стимулируйте контрагентов подписывать выгодную вам форму договора.
Сейчас актуальна задача приведения инструкции по делопроизводству организации в соответствие новым правилам. При этом Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти не акцентируют внимание на очередности шагов в проведении внутреннего и внешнего согласования документов, но устанавливают обязательность его проведения, а также предусматривают регламентацию согласования в рамках рациональной организации документооборота.
Поскольку у практиков наибольшие затруднения вызывает именно регламентация внутреннего согласования документов организации, этим процедурам мы и решили уделить основное внимание.
Управленческий аспект согласования
Лучшие практики современных организаций свидетельствуют, что реальная цель согласования – повысить качество не столько документов, сколько реальных управленческих процессов и решений, которые стоят за этими документами. Согласование документов становится важнейшей административной процедурой и организационным инструментом, с помощью которого обеспечивается управляемость.
Согласование – не только способ предварительного рассмотрения и оценки проекта документа, суть согласования – совокупность действий, направленных на обеспечение разработки, правильного оформления и исполнения управленческих решений, принимаемых по наиболее важным направлениям деятельности. В процессе согласования необходимо обеспечить комплексный анализ юридических, экономических и финансовых факторов, влияющих на принятие решения, минимизировать возможные риски и обеспечить обязательность исполнения решения.
Обычно считают, что согласование документов – прежде всего часть делопроизводства, а основная характеристика согласования – время и маршрут движения документов, т.е. один из признаков документооборота. При всей справедливости этого принципа попытки ускорить согласование только за счет внедрения систем электронного документооборота, в которых в качестве типовых решений предлагаются настройки маршрутов движения документов, признаны недостаточными. Службам делопроизводства необходимо строить процедуру согласования как систему. Регламентация процессов согласования решений и взаимодействия подразделений, а также наличие специального регламента согласования в международной практике управления оцениваются как элемент и признак качества управления, его полноценности. А это важно для тех организаций, которые желают сертифицироваться по стандартам системы менеджмента качества.
Участвуя в процедуре согласования, сотрудник организации лучше осознает свой личный вклад в достижение общих целей, в выполнение плана мероприятий, разработку нового продукта, подготовку важной сделки и т.п. А подразделениям организации участие в процедуре согласования не позволяет замыкаться исключительно на собственных задачах и планах, принимать локальные решения без учета общей экономической и управленческой ситуации, конфликтовать из-за ресурсов или скрывать информацию от подразделений или организаций-смежников. В процессе согласования проекты решений лучше прорабатываются, а, следовательно, управляемость повышается за счет усиления внутренних связей и формирования интеграционных решений.
Согласование способствует развитию командности, духа сотрудничества и товарищеского взаимодействия, т.к. в регламентированной процедуре на первый план выступают отношения и роли (функции подразделений) в рамках общего трудового процесса, создаются доброжелательная рабочая среда и позитивный стиль общения. Эта процедура помогает также формировать обязательность и уважение интересов друг друга, честность в принятии решений (правило «честной игры»). Отметим еще один важный этический аспект процедуры согласования, отражающий влияние личности первого руководителя на процесс управления. Управленческие решения, оформляемые в документах, которые подписывает руководитель, всегда «работают» на формирование его личного стиля управления, его «образа» как руководителя и лидера, показывают ценность его вклада в достижение стратегических целей организации. Поэтому решения должны быть точны, понятны, исполнимы, а приказы и распоряжения – безупречно изложены и оформлены.
Система согласования документов в значительной степени формирует и исполнительскую дисциплину, т.к. главное в реализации управленческих решений – не контроль исполнения, который представляет собой «последующий» контроль, а планирование исполнения, т.е. всесторонняя подготовка качественного проекта решения, в котором выделяются и распределяются ресурсы, устанавливаются оптимальные сроки и минимизируются риски.
Три «золотых» правила согласования
Обратим внимание на правила организационного поведения, которые составляют основу для разработки процедуры согласования документов и в делопроизводственном (технологическом), и в управленческом аспектах. Изучение лучших практик современных организаций показывает, что именно эти правила можно назвать собственно «правилами согласования».
Правило первое. На согласование должен быть направлен полностью подготовленный и оформленный в соответствии с установленными в организации правилами проект документа. Инициатор проекта документа (подразделение, исполнитель) подготавливает проект в соответствии с требованиями действующей Инструкции по делопроизводству, внутренними стандартами и иными внутренними нормативными документами организации, закрепляющими правила подготовки, составления и оформления конкретных видов документов. В Инструкцию по делопроизводству или специальный регламент согласования документов рекомендуем ввести строгую норму: запрещается использовать процедуру согласования в качестве способа подготовки (разработки) документа.
Второе. За реализацию процесса согласования проекта конкретного вида или разновидности документа (контроль за соблюдением процедуры и общих сроков согласования, учет замечаний согласовывающих подразделений и их отражение в тексте проекта) несет ответственность инициатор документа (подразделение-инициатор, исполнитель), который разработал управленческое решение.
Правило третье. Подразделение, участвующее в процедуре согласования, оценивая проект документа, делает замечания и вносит предложения в рамках своей предметной области и закрепленных зон ответственности, которые установлены в положении о подразделении. Эти замечания и предложения, а значит, и соответствующие экспертные заключения по проекту, являются обязательными.
Пример 1
Получена виза службы делопроизводства: «Согласовано с замечаниями. Необходимо правильно оформить заголовочную и оформляющую части проекта договора, а в преамбуле исправить номер доверенности подписанта». Инициатор согласования проекта договора обязан устранить эти замечания по оформлению.
Но подразделения – участники процедуры согласования рассматривают проект документа в целом и имеют право формулировать замечания и предложения, не относящиеся к их прямой или смежным закрепленным зонам ответственности. Инициатор должен обратить внимание на данные замечания и предложения, поскольку все риски решений, оформленных в проекте документа, ложатся на должностное лицо, подписывающее документ, но в системе согласования эти замечания будут факультативными, дополнительными.
Пример 2
Служба главного бухгалтера не может проставить визу «Не согласовано» из-за выявленных ею грамматических ошибок в тексте, поскольку прямая зона ответственности данной службы – обеспечение правильности бухгалтерского и налогового учета. А в требованиях к оформлению реквизитов документов и грамматической правильности текста служба делопроизводства и служба главного бухгалтера всегда найдут взаимопонимание.
Эти правила согласования должны соблюдаться на всех уровнях управления организацией и в процедурах согласования всех видов проектов решений и видов документов. Должны действовать единые правила и единые сроки согласования в процессе подготовки проектов решений вышестоящих органов управления, в центральном аппарате и в территориальных органах, в рамках подготовки проектов решений коллегиальных органов и издания приказов и распоряжений на основе единоначалия.
Роли подразделений
Любое подразделение организации может разрабатывать проект документа (а значит, и проект управленческого решения) в инициативном порядке или по поручению вышестоящего органа управления. В системе согласования такое подразделение является подразделением-инициатором.
Подразделение организации может и должно участвовать в согласовании проектов решений и документов, если оно выполняет свои задачи и функции в рамках какого-либо общего бизнес-процесса по единой технологии, а общий результат зависит также и от его усилий. Это – подразделение-участник процесса согласования и одновременно контролер рисков по закрепленным за ним функциям.
Подразделение в структуре организации может выполнять специальные контрольные функции в рамках общей системы контроля и ориентироваться на повышение эффективности совершаемых операций и соответствие деятельности требованиям действующего законодательства и иных нормативных правовых актов. Таким подразделением-контролером является, например, служба внутреннего контроля в открытых акционерных обществах.
Есть подразделения, которые на предприятии отвечают за выполнение общих, так называемых «штабных» функций, или централизованно выполняющие функции административной поддержки и материально-технического обеспечения. К их числу обычно относят не дирекцию и аппарат помощников, а службы: делопроизводства, кадровую, юридическую, безопасности, информационно-технологического обеспечения, главного бухгалтера, планово-экономическую и т.п. В системе согласования такие подразделения являются «системообразующими», т.е. подразделениями обязательного согласования, т.к. в зоне их ответственности находятся основные юридические, финансовые, налоговые и операционные риски организации в целом.
Зоны ответственности подразделений
Анализ процедуры согласования показывает, что главное в ней – не организационная и структурная иерархия участвующих подразделений, а их функции и роли в системе управления организацией и в системе принятия решений. В связи с этим такие функциональные подразделения, как финансовая служба, служба главного бухгалтера, юридическая служба, служба делопроизводства, служба информационных технологий, служба безопасности, контрольная служба и т.п., могут и должны рассматриваться в статусе подразделений/инстанций обязательного согласования проектов документов, особенно в процедурах внутреннего согласования. Этот статус означает, что практически каждый проект решения/проект документа в маршруте своего согласования должен пройти анализ в данном функциональном подразделении, и без визы, полученной в инстанции обязательного согласования, никакой проект документа не может быть представлен на подписание или утверждение.
Для разработки процедур и маршрутов согласования очень важно выявить и регламентировать зоны ответственности подразделений. Например:
Пример 3
А иные подразделения, участвующие в процедуре согласования (по специальным видам деятельности организации), а также заместители первого руководителя организации, «курирующие» деятельность этих подразделений по системе делегирования полномочий, отвечают за выявление и оценку рисков по закрепленному за ними виду деятельности, направлению бизнеса и т.п., за контроль соответствия проектов решений требованиям специального (отраслевого) законодательства и контролирующих / регулирующих органов, за соблюдение внутренних нормативных документов организации, регламентирующих соответствующие виды деятельности.
Условия успешной реализации процедуры согласования
В процессе разработки общей процедуры согласования, а также конкретных маршрутов и схем рекомендуем обратить внимание на некоторые особенности и условия, также относящиеся к культуре организационного поведения, которую необходимо формировать в процессе внедрения инструкции по делопроизводству и иных внутренних нормативных документов организации.
Необходимым условием начала процедуры согласования является наличие «выпускающей» визы вышестоящего руководителя подразделения-инициатора (т.е. не только исполнители, но и руководители должны изучить и принять правила согласования документов).
Визу от имени подразделения организации имеет право проставлять его руководитель или должностные лица, уполномоченные им. От согласовывающего подразделения проставляется только одна виза.
Отсутствие визы подразделения, участвующего в процедуре согласования, не позволяет считать документ согласованным «по умолчанию» (даже при нарушении типовых сроков согласования). К сожалению, это условие не всегда соблюдается даже на уровне федеральных органов исполнительной власти, о чем свидетельствуют факты несогласованных действий государственных органов. Надеемся, что минимизировать риски подобной несогласованности поможет система межведомственного электронного документооборота, положение о которой в конце 2009 года утверждено постановлением Правительства РФ.
Еще одним условием является установление перечня подразделений, с которыми согласование проектов документов Корпорации является обязательным, и закрепление их зон ответственности в процедуре согласования (возможный вариант подобного перечня мы привели в Примере 3).
В должностные регламенты и должностные инструкции руководителей структурных подразделений, с которыми производится согласование, необходимо внести уточнения относительно их прав и обязанностей в процедуре согласования документов.
Пример 4
В рамках процедуры согласования могут быть предоставлены следующие права:
- потребовать от инициатора проекта дополнительно согласовать проект документа с подразделениями, участвующими в разработке управленческого решения, бизнес-схем, выполнении операций или подразделениями, контролирующими их выполнение;
- не согласовывать (отклонить) проект документа с обоснованием причин (в листе согласования или специальной служебной записке);
- продлить установленный срок согласования в зависимости от объема и содержания документа, но не более чем на конкретный регламентированный срок, например, пять дней;
- не принимать на рассмотрение документы, согласование которых в этом подразделении не предусмотрено утвержденной схемой или маршрутом (проект документа в данном случае визируется, но с комментарием, что согласование документа с подразделением не предусмотрено);
- не принимать от подразделений замечания без обоснования причин, если замечания не относятся к предметной области и зоне ответственности представившего замечания согласовывающего подразделения;
- направить документ на согласование по процедуре, отличающейся от установленной в организации, если она санкционирована первым руководителем организации или его заместителем и вызвана срочностью и важностью решения вопроса.
Ответственность за содержание и качество оформления подготовленного проекта документа, учет, полноту и своевременность внесения замечаний и предложений подразделений, участвующих в процедуре согласования, возлагается на вышестоящего руководителя подразделения-инициатора, проставившего «выпускающую» визу.
Соблюдение установленной процедуры согласования документов в организации с развитой организационной и корпоративной культурой является одним из показателей оценки деятельности руководства и линейных руководителей подразделений.
Алгоритм и способы согласования
Анализ показывает, что независимо от степени автоматизации документооборота маршрут движения проекта документа в процессе согласования как правило, следующий:
1 этап.
Получение подписи руководителя подразделения-инициатора и согласование с вышестоящим руководителем подразделения-инициатора (получение «выпускающей» визы «курирующего» заместителя первого руководителя).
2 этап.
Согласование с подразделениями, участвующими в выполнении операций, которые затрагиваются проектом разрабатываемого документа, а также с подразделениями обязательного согласования, с подразделениями, контролирующими риски, с подразделениями, обязательность согласования с которыми устанавливается для данного вида документа централизованно в регламенте согласования или самим инициатором. Маршрут проекта документа в процессе согласования определяется видом и содержанием документа. Но даже при утвержденной схеме обязательного согласования проекта документа данного вида / разновидности в зависимости от значимости вопроса и подготовленного проекта управленческого решения выбор маршрута зависит от инициатора процедуры согласования.
Процедура согласования осуществляется одним из способов – параллельным, последовательным или комбинированным. При применении каждого из способов маршруты и сроки согласования должны соблюдаться в обязательном порядке.
При параллельном способе согласования проект документа направляется на рассмотрение одновременно всем подразделениям / должностным лицам, включая вышестоящего руководителя подразделения-инициатора. Этот способ согласования наилучшим образом реализуется в системах электронного документооборота / корпоративных информационных системах, которые имеют соответствующий модуль электронного согласования.
При последовательном способе проект документа направляется для согласования в три-четыре этапа в последовательности, которая установливается регламентом согласования, т.е. рассмотрение документа подразделениями, участвующими в процедуре, реализуется последовательно.
Комбинированный способ согласования (на практике – самый распространенный) предполагает сочетание маршрутов направления проекта документа. Например, в начале процедуры инициатор получает визу подразделения-соисполнителя, а затем – параллельно направляет проект подразделениям-контролерам соответствующих рисков. Этот способ является основным в маршруте, когда условием начала процесса согласования является «выпускающая» виза вышестоящего руководителя подразделения-инициатора. Все знают, что «курирующие» вышестоящие руководители подразделений изучают подготовленные проекты документов и вносят свои изменения в представленные на их рассмотрение первоначальные проекты решений.
Исполнитель или подразделение-инициатор согласования могут выбрать любой из способов согласования проекта документа, но при этом необходимо учесть, что фактической датой начала согласования проекта документа в подразделениях на конкретном этапе последовательного согласования считается фактическая дата завершения согласования проекта документа в подразделениях на предыдущем этапе. Каждое из подразделений, участвующих в согласовании, при последовательном способе согласования вправе не принимать к рассмотрению проект документа до тех пор, пока не завершен предыдущий этап согласования, что существенно удлиняет общий срок согласования документа.
Порядок и процедуры согласования отдельных видов документов могут и должны уточняться и регламентироваться в конкретных инструкциях, правилах и других внутренних нормативных актах предприятия при условии обязательного соблюдения установленных инструкцией по делопроизводству общих правил согласования.
Сроки согласования
Практика показывает, что общий срок согласования одного проекта документа одним подразделением, как правило, составляет 5 дней и исчисляется с даты проставления на листе согласования «выпускающей» визы вышестоящего руководителя подразделения-инициатора.
В конкретных инструкциях по делопроизводству сроки согласования документов рекомендуем уточнять в зависимости от вида / разновидности документа и его содержания, например, «пять рабочих дней», «пять календарных дней, не считая даты получения документа» и т.п. Кроме того, рекомендуем более тщательно разрабатывать и регламентировать сроки при проведении процедуры внешнего согласования, если организация не направляет проекты документов на согласование в сторонние заинтересованные или контролирующие органы, а сама является участником процесса согласования.
Для рассмотрения и согласования проектов документов конкретных видов могут устанавливаться очень оперативные сроки, например: «в течение дня получения», «не позднее следующего дня с даты получения» и т.п.
При установлении конкретных сроков согласования рекомендуем эти сроки соотносить также с утвержденными (типовыми) сроками исполнения конкретных видов и разновидностей документов и поручений в зависимости от содержащихся в них вопросов, т.е. возможно в работу исполнителей с документами внедрять те же контрольные 3, 5, 10 и не более 30 дней. Оптимальным является срок согласования проекта документа от 2-3 и до 5 дней, соблюдение которого обеспечивают параллельный или комбинированный способы согласования, реализованные в системе электронного документооборота.
Схемы и маршруты согласования
Маршруты движения документов в процессе согласования и сроки согласования нуждаются в мониторинге и постоянном внимании со стороны службы делопроизводства. В рамках реального управления документами и документооборотом организации перед этой службой встает задача не только регламентировать процессы согласования проектов документов в тексте Инструкции по делопроизводству, но и разрабатывать и поддерживать в актуальном состоянии перечни подразделений, участвующих в обязательном согласовании, типовые сроки согласования документов, типовые маршруты согласования и т.п. Подобные справочники не только помогут исполнителям качественно выполнить поручение, подготовить проект документа и согласовать его в оптимальные сроки, но в рамках управления всей организацией помогут самой службе делопроизводства представить руководителям схемы, по которым реально осуществляется документированное взаимодействие подразделений. Кроме того, утвержденные примерные или типовые схемы (маршруты) с установленными сроками согласования очень удобно использовать в качестве справочников для настройки модуля электронного согласования документов в системах электронного документооборота.
Пример 5
Схема маршрутов согласования проектов документов может быть оформлена, например, следующим образом (при параллельном способе согласования очередность подразделений и должностных лиц не является принципиальной, только службе делопроизводства можно рекомендовать быть «последней» инстанцией согласования, оценивающей качество составления и оформления подготовленного проекта документа в целом):
В процессе организации процедуры согласования следует помнить также, что к проекту документа, направляемого на согласование, почти всегда требуется прилагать иные документы, являющиеся основаниями для его подготовки / создания, а иногда и документы, на которые делаются ссылки в тексте проекта, т.е. весь комплект необходимых приложений, образцов и т.п. Сопроводительная документация может включать:
- обоснование необходимости разработки (подписания, утверждения) нового документа, заключения договора или внесения изменений в действующие документы;
- обоснование финансовых параметров или изменений финансовых условий договоров по сравнению с действующими;
- договоры и соглашения, являющиеся основными или первичными по отношению к направляемым на согласование документам;
- пояснения к «схемам» договоров и сделок;
- материалы проведенных тендеров / конкурсов;
- выписки из протоколов заседаний коллегиальных органов управления, во исполнение которых был подготовлен проект документа;
- приложения, на которые даются ссылки в проекте документа.
К проектам договоров, направляемых на согласование, прилагается и обоснование выбора контрагента, копии учредительных документов и доверенностей должностных лиц контрагентов для проверки их полномочий. Поэтому в инструкции по делопроизводству рекомендуем четко устанавливать состав всего комплекта документов, направляемых на согласование, и указывать не только проект основного документа, но и обязательный состав сопроводительных документов к нему.
Оформление результатов согласования
Исполнитель или подразделение-инициатор направляют подготовленный проект документа в подразделения, участвующие в согласовании в соответствии с определенным маршрутом, который удобно фиксировать в листе согласования (образец оформления листа согласования приводим в Примере 5). Направление на согласование осуществляется централизованно через службу делопроизводства (в соответствии с Правилами делопроизводства) или через систему электронного документооборота. Следует отметить, что на этапе подготовки документа, разработки управленческого решения и до направления проекта на процедуру согласования все организационные, технологические, финансовые и другие вопросы уже должны быть спланированы и урегулированы с подразделениями, участвующими в исполнении, осуществляющими управление рисками, контрольные функции, реализацию подготовленных мероприятий и т.п.
Должностные лица подразделений, участвующих в согласовании, или уполномоченные ими сотрудники рассматривают проект документа самостоятельно либо поручают согласование проекта документа конкретным исполнителям. Результаты согласования оформляются визой на проекте документа или визой, проставленной в листе согласования.
При наличии замечаний (дополнений) к проекту должностные лица формулируют свои замечания и представляют их исполнителю. Проект документа в данном случае визируется с оговоркой о наличии замечаний, которые могут быть сделаны в тексте документа (выделены шрифтом, цветом или оформлены в режиме редактирования).
В случае несогласия одного из согласовывающих подразделений может быть проставлена виза «Не согласовано» с обязательным письменным объяснением причин отказа в согласовании. Инициатор согласования в этом случае должен подготовить новую редакцию проекта документа и направить ее на повторное согласование в подразделение, которое проставило визу «Не согласовано», а также в подразделения, чьи интересы были затронуты при внесении изменений в проект документа по результатам согласования.
Все противоречия, возникающие на этапе согласования, должны регулироваться в порядке конструктивного взаимодействия подразделений и сотрудников. В спорных случаях оформляется протокол разногласий, рассмотрение которых осуществляется на уровне «курирующих» вышестоящих руководителей подразделений или коллегиальных органов.
При проведении процедуры внешнего согласования ее результаты оформляются соответствующей перепиской (письмами о согласовании).
После получения виз от всех подразделений, причем даже в процессе внутреннего согласования возможно проставление виз по форме: «СОГЛАСОВАНО» («СОГЛАСОВАНО с замечаниями»), исполнитель:
- оформляет окончательную редакцию проекта документа, к которой прикладывает экземпляр полностью согласованного проекта с визами и замечаниями («визовой» экземпляр) или лист согласования и
- проставляет отметку об учете замечаний, которая является документальным подтверждением процедуры доработки проекта документа. Отметка об учете замечаний к окончательной редакции документа, оформленная на «визовом» экземпляре проекта или листе согласования, должна быть датирована и заверена подписью руководителя подразделения-инициатора;
- после завершения согласования проект документа направляется руководителю или уполномоченному им должностному лицу для утверждения или подписания централизованно через службу делопроизводства. Направление на подписание возможно осуществить в бумажном или электронном виде.
Рекомендуем также обратить внимание, что Методические рекомендации при оформлении виз и грифа согласования как реквизитов документа вводят некоторые новации. Интересно, что «допускается полистное визирование документа и его приложений», что предполагает возможность использования не всех элементов визы как реквизита, состоящего из наименования должности, личной подписи, расшифровки подписи и даты визирования, а только одного его элемента – личной подписи (парафа), который широко применяется в нотариальном делопроизводстве и при оформлении гражданско-правовых документов для обеспечения их целостности. А если согласование проекта документа проводится с использованием листа согласования, то на документе под реквизитом «подпись» ближе к нижнему полю Методические рекомендации допускают вместо грифов согласования (на площади, предусмотренной для них на листе бумаги) оформление специальной отметки «Лист согласования прилагается».
Контроль согласования
Контроль за соблюдением установленной процедуры согласования документов является одной из функций службы делопроизводства. Контроль согласования включает:
- сопровождение процедуры согласования документов, обеспечение эффективного взаимодействия подразделений, контроль сроков согласования проектов документов в подразделениях (с помощью традиционных журнальных учетных форм или в системе электронного документооборота);
- информирование подразделений, участвующих в согласовании о приближении или наступлении сроков согласования документов (в системе электронного документооборота – за счет настройки автоматической рассылки уведомлений и предупреждений);
- анализ хода и результатов согласования документов, информирование руководителей о соблюдении процедур согласования и качестве взаимодействия подразделений (в рамках реализации информационно-аналитической функции службы делопроизводства).
Лучшие практики организаций свидетельствуют, что общий контроль за качеством проектов документов, подготовленных подразделением-инициатором, должен осуществляться вышестоящим руководителем подразделения инициатора, который проставляет «выпускающую» визу. Регламентированная процедура согласования в целом должна утверждаться и вводиться в действие распорядительным документом первого руководителя организации в составе Инструкции по делопроизводству или в статусе самостоятельного нормативного документа.
В заключение приведем пример оформления листа согласования документа. Эта форма удобна и для электронного заполнения, и для применения в бумажном виде.
Пример 6
Регламент нужен, чтобы построить договорную работу в организации, а также по возможности сбросить необходимость долгих переговоров и согласований (это самая непродуктивная и рутинная часть работы).
Зачем нужен регламент договорной работы
Договорную работу нужно сформировать как бизнес-процесс: обеспечить ее эффективность, скорость принятия решений, взаимодействие всех заинтересованных лиц. В итоге должен получиться структурированный, продуманный результат — договор, который приносит экономические выгоды и страхует от рисков. Для этого нужен регламент договорной работы, который поможет:
-
Организовать бизнес-процессы договорной деятельности.
-
Оптимизировать сроки выполнения процедур составления и согласования договоров.
-
Улучшит качество подготовки договоров.
-
Снизит правовые риски.
-
Организует защиту интересов.
-
Повысит прозрачность деятельности и процессов принятия управленческих решений.
Два подхода работы с договорами в компании
Работу с договорами в организации можно вести двумя способами:
-
Централизованный подход подразумевает наличие специального структурного подразделения или рабочей группы, которая занимается договорами. Задача исполнителя — доставить проект договора в этот отдел, а согласованием, учетом и хранением занимаются специалисты.
-
Децентрализованный подход предполагает, что каждый исполнитель ведет свои договоры самостоятельно. Даже если в компании практикуется такой подход, хранить все оригинальные экземпляры договоров нужно в одном месте: у секретаря, юриста или в канцелярии.
Чтобы договорная работа проходила без ошибок, нужно внедрить в компании единые правила подготовки и заключения договоров. Когда есть система — становится неважно, кто занимается договором, потому что сотрудники следуют четкой пошаговой инструкции. Не забудьте разделить зоны ответственности структурных подразделений и сотрудников. Юристы, производственники, финансисты, руководители захотят добавить в договор пункты, важные для них.
Координируйте действия всех сотрудников и руководства на каждом этапе движения договора. Работу над договором всех заинтересованных подразделений должен контролировать один исполнитель. Желательно, чтобы это был коммуникабельный и уравновешенный человек.
Зафиксируйте общие правила документально:
- В едином документе.
- В нескольких связанных между собой локальных актах.
- В отдельных документах, регулирующих отдельные этапы: положение о претензионно-исковой работе, порядок проверки контрагентов.
- В отчетности об исполнении договора указывайте, эффективен ли он, какие появляются проблемы. Этот опыт поможет при разработке следующих договоров.
Начинаем работу над договором
Работа над договором начинается с переговоров с клиентами, контрагентами. Из обсуждений становится ясно, когда пора готовиться к сделке и начинать работать с проектом документа.
Сначала он отправляется на согласование — как с внутренними, так и с внешними клиентами (партнерами). Далее проходит этап подписания и, наконец, начинается этап исполнения. В процессе договор где-то должен храниться, но к нему нужно открыть доступ и проследить, что у всех заинтересованных сторон есть копии документа.
Если стоит вопрос о завершении короткой сделки или длящихся отношений, нужно продумать процедуру продления, подписания дополнительных соглашений.
Подготовка договоров: этапы и мероприятия
Схематично алгоритм действий по подготовке договоров выглядит так:
создание договора сотрудником — согласование договора с юристом — согласование договора с другими сотрудниками — подписание договора руководителем предприятия — регистрация договора — отсылка копии договора партнеру
Конечно, в реальности схема будет гораздо сложнее с учетом всех замечаний. Оптимальным решением будет выбрать способ заключения договора (например, заключить его с контрагентом напрямую или устроить конкурсную систему отбора партнера), разработать структуру договорных отношений (права, обязанности, ответственность). Потом подготовить текст и подтверждающие документы. Не забудьте утвердить ответственных за исполнение договора.
После сбора всех пожеланий вносятся изменения, утверждается окончательная редакция и договор подписывают.
Следующий этап — отслеживание исполнения договорных обязательств. Ответственные проводят инструктаж работников, участвующих в исполнении договорных обязательств, и разрабатывают меры по улучшению договорных отношений.
Что должно быть в регламенте договорной работы
В регламент договорной работы обязательно включают аспекты:
-
Порядок подготовки проектов договоров.
-
Процедуры проверки контрагентов.
-
Согласование условий с заинтересованными сотрудниками.
-
Согласование договоров с контрагентами.
-
Порядок подписания договоров уполномоченными лицами.
-
Организацию исполнения договоров.
-
Контроль за исполнением договоров.
-
Порядок претензионно-исковой работы.
-
Хранение и архивирование.
Важные моменты подготовки регламента договорной работы: чек-лист
Продумайте заранее:
-
Формат, в котором предоставляется проект договора для согласования. Например, для предварительного рассмотрения договор может быть передан в юридический отдел и другим подразделениям по электронной почте.
-
Кто несет ответственность за проверку контрагента и полномочий лиц, подписывающих договор.
-
Правила визирования договоров начальника юридического отдела и порядок исправления договора после замечаний юристов.
-
Сроки рассмотрения договоров юридическим отделом.
-
Порядок согласования договора с другими заинтересованными отделами.
-
Порядок обсуждения договоров, которые содержат сведения, относящиеся к коммерческой тайне.
-
Как поступать с договорами, по которым не было принято общее решение (например, юристы не могут одобрить, а контрагент отказывается менять текст).
-
Порядок внесения договоров в реестр договоров.
На что нужно также обратить внимание:
-
Учесть особенности и условия работы компании.
-
Определить перечень и функции подразделений предприятия, ведущих договорную работу.
-
Установить содержание выполняемых при этом действий, порядок и сроки их осуществления.
-
Закрепить схемы подготовки договорной документации и учета исполнения договоров.
-
Предусмотреть ответственность конкретных работников, их права и обязанности.
Что важно юристам:
-
Обеспечить соблюдение требований действующего законодательства, учет актуальной судебной практики.
-
Обеспечить соответствие договора интересам компании.
-
Проверить правоспособность и легитимность контрагента.
-
Составить исчерпывающий перечень дополнительных документов.
-
Подтвердить исполнение договора.
-
Предусмотреть риски.
-
Продумать гарантии защиты прав и интересов компании.
-
Определить возможности и алгоритмы формирования доказательств в случае невыполнения партнером своих обязательств.
Основные риски
9 распространенных рисков, с которыми вы можете столкнуться при подготовке договоров:
-
Заключение договора с проблемными контрагентами.
-
Наступление неблагоприятных последствий, вызванных недостатками договора.
-
Превышение полномочий лиц, подписавших договор.
-
Истечение срока полномочий.
-
Изъяны в доверенности.
-
Отсутствие лицензий и других специальных разрешений на осуществление деятельности.
-
Потеря документов в процессе согласования исполнения.
-
Затягивание сроков согласования договорных документов.
-
Нарушение сроков и этапов исполнения договора.
Как противостоять рискам и бороться с нарушениями: 10 советов
Чтобы минимизировать угрозы, которые исходят от недобросовестных контрагентов или невнимательных сотрудников, следуйте этим правилам:
-
Анализируйте бизнес-процессы и методы работы компании: выявляйте проблемы, основания для судебных споров, организуйте претензионную работу.
-
Разработайте формы договоров и отчетной документации.
-
Разработайте алгоритм договорного документооборота с учетом задач по созданию, корректировке, заключению и исполнению договоров.
-
Определите участки ответственности и компетенций руководителей, юристов, финансистов, исполнителей.
-
Разработайте рабочие и должностные инструкции по договорной работе.
-
Проводите инструктаж и обучение сотрудников, связанных с договорным документооборотом, Например, на собрании определяйте, что делать с поступившим договором, как решать спорные моменты, на что обращать внимание.
-
Внедрите систему оптимизации договорной работы
-
Проводите аудит — регулярную проверку корректности работы системы, выявляйте проблемы.
-
Проводите консалтинг и обучение сотрудников.
-
Помните, что создание, отладка, проверка и совершенствование системы работы с договорной документацией требуют привлечения в договорной отдел квалифицированных юристов.
Статья подготовлена на основе практического курса юриста, тренера-консультанта в сфере права Юлии Межниковой.
Смотрите также. Договорное право: предмет, условия договора
Любое использование материалов медиапортала РШУ возможно только с разрешения
редакции.