Бизнес процесс приема на работу в битрикс 24

Заполните форму и мы проведем вам онлайн-встречу, где вы получите примеры реализации с кейсами внедрений:

Компания занимается подбором персонала для своих клиентов. В процессе отбора и приема сотрудника на работу приходится иметь дело с большим количеством документов, которые соискатель должен предоставить. Иногда в документах обнаруживаются некорректно сделанные исправления, неактуальные данные или даже документы бывают поддельными. В таких случаях, после предварительной проверки полноты и качества, соискателю ставится задача принести исправленные документы.

Необходимо автоматизировать этот процесс, чтобы контролировать шаги по трудоустройству претендентов.

Вы можете собрать и настроить данный бизнес-процесс самостоятельно, следуя описанию алгоритма, приведенного ниже или заказать у нас его доработку под ваши условия и внедрение на вашем предприятии.

Заказывая автоматизацию данного кейса в Пинол, вы получите рабочий бизнес-процесс «под ключ».

Чтобы в вашем Битрикс24 появились расширенные возможности с различными интеграциями, нужно установить приложение Пинкит:

в доменной зоне RU в доменной зоне BY в доменной зоне KZ в доменной зоне UA

2. Алгоритм действий по внедрению данного бизнес-процесса

Для автоматизации этого кейса, мы создали файл с готовым бизнес-процессом.

Также вы можете создать бизнес-процесс самостоятельно по этой схеме:

2.1. Как получить файл с готовым бизнес-процессом?

Если вам нужен данный бизнес-процесс, отправьте нам заявку на его приобретение, и мы свяжемся с вами для обсуждения дальнейших действий.

После получения файла выполните действия, указанные ниже.

2.2. Импортировать файл с готовым бизнес-процессом в Битрикс24

Для начала создадим новый последовательный бизнес-процесс в «Живой ленте». Перейдите в раздел «Бизнес-процессы» — «Процессы в ленте». Нажмите «Создать новый»:

В каталоге бизнес-процессов найдите и откройте только что созданный бизнес-процесс. Нажмите кнопку «Действия» и выберите пункт «Настроить бизнес-процессы»:

Нажмите кнопку «Создать последовательный бизнес-процесс». В открывшемся окне параметров шаблона введите название, и сохраните изменения.

Перед вами откроется дизайнер бизнес-процессов. Нажмите «Импорт»:

Подтвердите замену текущего шаблона, выберете файл бизнес-процесса, который вы получили на шаге 2.1. данного алгоритма и нажмите кнопку «Импортировать». Теперь в дизайнере бизнес-процессов вы увидите блок-схему процесса, который импортировали. Нажмите кнопку «Сохранить». Новый бизнес-процесс появится в списке:

Данный бизнес-процесс работает следующим образом. На первом шаге менеджер загружает документы, с которыми трудоустраивается соискатель. В нашем примере список документов задан как трудовая книжка и военный билет, но при необходимости может быть расширен:

Далее ставится задача по проверке присланных документов в рамках цикла:

При выборе действия «Принять документы» процесс завершается.

Если менеджер выбирает опцию «Добрать документы», то ему будет предложено указать, какие документы необходимо предоставить.

После этого, менеджер должен прикрепить исправленный вариант:

Далее бизнес-процесс вернется к проверке документов:

Процесс будет продолжаться до тех пор, пока специалист кадровой службы не соберет полный комплект корректных документов.

При этом, на любом шаге процесс можно остановить, указав, что предоставление документов больше не актуальны.

---

Добавьте этот товар в корзину и отправьте нам ваш заказ. Мы свяжемся с вами в ближайшее время для уточнения необходимых параметров!

Заполните форму и мы проведем вам онлайн-встречу, где вы получите примеры реализации с кейсами внедрений:

Тысячи компаний ежедневно открывают двери для новых кадров: здесь и соискатели с богатым опытом за спиной, и молодые кандидаты. Объединяет их одно: каждому предстоит пройти непростой процесс адаптации.

Адаптация начинается с приглашения сотрудника на работу и продолжается до момента, когда он становится эффективным членом организации.
Superjob утверждает, что для долгожданного включения в работу новичку необходимо пройти путь длиной до четырех месяцев.

За этот срок сотрудник погружается в ощущение комфортной среды и становится ценным кадром, готовым достигать поставленных целей и покорять новые высоты.

Прежде, чем это случится, сотруднику необходимо пройти несколько этапов становления в новом коллективе. Некоторые из них проходят небезболезненно для психики, ведь людям свойственно переживать за любые перемены в жизни.

Процесс адаптации — это не только задача HR-менеджера, но и ответственность непосредственного руководителя, который знакомит сотрудников с их ролью в компании.

Кроме того, на индивидуальные сроки адаптации новичка также влияет психологический климат в коллективе и его открытость к появлению новых игроков в команде. В дружелюбной обстановке любые рабочие процессы проходят эффективнее.

Кроме психологического момента процесс адаптации включает в себя нацеленность сотрудника на развитие в компании.

Так как же ускорить эту самую адаптацию нового сотрудника?

HR-менеджер компании Пуск Милена Зубова поделилась своим опытом:

Это поможет сотруднику узнать, где можно подкрепиться, а где — провести время для отдыха. Очень важно на берегу договориться о существующих регламентах и относительно дресс-кода.

В компании Пуск вышеперечисленные моменты реализуются с помощью базы знаний в Битрикс24, где собрана подобная важная информация, которая так полезна не только для новичков, но и для штатных сотрудников:

Кроме того, на портале есть возможность рассказать о новом сотруднике в Welcome-письме, что позволяет ему самопрезентовать себя и заявить о своем бэкграунде и хобби прямо в новостной ленте.

Важно отметить, что HR-менеджер никогда не забудет о самопрезентации сотрудника — об этом ему напомнит чек-лист в задаче, которая автоматически ставится с помощью робота:

Шаг 2 — Обучение сотрудника

Следующий важный этап адаптации для новичка — первичное обучение в виде тренинга или видеокурса об истории компании и ее корпоративной культуре.

Это поможет сотруднику определить для себя стартовые точки соприкосновения с новым работодателем.

Благодаря настройке бизнес-процессов в Битрикс24 открывается возможность автоматической отправки писем с вложением обучающего видеокурса и тестов по знаниям. Такие шаблоны удобны для рассылки сотрудникам любого отдела, потому что это значительно экономит время:

Важно, чтобы непосредственный руководитель новичка оценивал его hard-скиллы — это позволит выявить точки роста для новичка в начале его пути.

С помощью воронки адаптации в Битрикс24 руководители любых подразделений могут оставлять обратную связь и отзывы о работе новичка, что позволяет оценить его слабые и сильные стороны.

Шаг 3 — Трудоустройство

Чтобы новый сотрудник смог быстрее адаптироваться к новым условиям, его важно обеспечить необходимыми инструментами для работы.

С помощью робота в смарт-процессах можно установить соответствующую задачу и чек-лист со следующими пунктами:

• выдача техники
• добавление сотрудника во все встречи
• создание почты
• добавление сотрудника на обучающий портал 
• добавление пользователем в Битрикс24 как интранет
• выдача пропуска и подписание трудового договора

На этом этапе робот ставит задачу для HR-отдела, бухгалтера и руководителя. Чек-лист выглядит так:

Шаг 4 — Испытательный срок

Многие недооценивают период испытательного срока для нового сотрудника, однако всегда быть на подмоге у новичка и анализировать его эмоциональное состояние — это действительно важно.

Сразу после трудоустройства сотрудника на портале автоматически ставится задача на испытательный срок, где будет отображена крайняя дата выполнения заданного процесса. В случае компании Пуск это 2 месяца, во время которых руководители компании проводят примерно 3 рабочих встречи для новичков.

Установленная дата позволяет усилить дополнительный контроль и не пропустить окончание испытательного срока, по результатам которого новичок получит обратную связь на личной встрече с руководителем и HR компании.

Затем можно поздравить сотрудника и установить для него индивидуальный план развития (ИПР), который отобразится в соответствующей задаче у сотрудника, руководителя и HR. Эта задача позволяет вовремя отследить и проконтролировать сроки выполнения ИПР.

После выполнения ИПР воронку адаптации принято считать завершенной.

***
С помощью подобной воронки адаптации в Битрикс24 можно не только автоматизировать текущие задачи для HR-отдела компании, но и посвятить больше времени для общения с новыми сотрудниками в оффлайн-режиме, что так актуально в современном мире.

Для HR-директора важно понимать и анализировать причины, по которым кандидат может не закончить испытательный срок:

• какие были тревожные сигналы,
• какую обратную связь оставляли руководители о новичке,
• какие встречи были проведены и к каким договоренностям на них пришли.

Это позволяет проводить расширенный анализ и улучшать систему адаптации.

Битрикс24 — это не только комплексный инструментарий для взаимодействия с сотрудниками, но и удобный портал для аналитики данных и сводных отчетов компании.

А мы готовы выстроить бизнес-процессы в HR-отделе вашей компании — свяжитесь с нами по телефону +7 (495) 118-39-18 или оставьте заявку в форме ниже.

Вас также может заинтересовать:

Мы можем открыть заявку об открытии новой вакансии двумя способами:

1. Через «живую» ленту.

Открываем горизонтальную вкладку «ЕЩЕ», «Процессы», выбрать процесс «Объявление вакансии подбор кандидата».

Система откроет новую форму с полями для создания заявки. Из готового списка выбираем вакантную должность и далее по схеме.

2. Через бизнес-процессы.

Открываем вкладку «Процессы в ленте», «Объявление вакансии подбор кандидата» и дальше работаем с новой карточкой.

Для удобства ссылку на эту страницу можно добавить в левое главное меню (активируем звездочку в конце названия бизнес-процесса перед началом строки фильтра).

После открытия процесса открывается страница активных объявлений о вакансиях, которые находятся в процессе подбора.

Добавление новой вакансии осуществляется активацией кнопки добавить, расположенной в правом верхнем углу экрана.

Форма карточки вакансии открытой с помощью вкладки процессы в ленте, имеет более компактную и удобную форму для работы, чем форма, которую открывают в ленте.

Наименование полей и их содержание в обоих формах совпадают.

1. Шаг

Выбираем должность открываемой вакансии из реестра штатной ведомости компании. Если должность новая и отсутствует в списке, то открываем ссылку и регистрируем ее, потом подставляем в карточку вакансии.

Форма карточки новой должности содержит поля:

a. Название должности

b. Направление

c. Должностную инструкцию

d. Показатели деятельности

e. Профиль должности

f. Тесты для кандидатов

g. Комментарии

2. Шаг. Указать источник поиска кандидата – открытый источник или хантинг. Если источник открытый, то бизнес-процесс пойдет по направлению размещения информации об открытии вакансии в СМИ, если хантинг, то без СМИ.

3. Шаг. Указать причину открытия вакансии: в замен уволенного сотрудника или в следствии создания новой должности …

4. Шаг. Указать руководителя отдела для которого подбирается новый сотрудник (выбор из списка в структуре компании или по Ф.И.О. руководителя).

5. Шаг. Указать размер планируемой заработной платы.

6. Шаг. Отмечаем поле имеется ли должностная инструкция по данной вакансии.

7. Шаг. Вложить если это регламентируется правилами компании в поле файлы с заявкой и документами обоснованием открытия заявки (файлы формата Word, эксель или PDF). При необходимости вложения документов могут быть проведены позже.

8. Шаг. Отметить поле – «Будет ли предложено кандидату тестовое задание на период ознакомления или испытательного срока».

9. Шаг. Назначить ответственного за подбор вакансии из числа сотрудников отдела кадров компании. Назначение ответственным осуществляется руководителем отдела кадров или присваивается автоматически системой при сохранении карточки вакансии. В этом случае ответственным назначается сотрудник открывший вакансию.

10. Шаг. Служебное поле –»Директор по персоналу» заполняется системой автоматически и берет информацию из действующего штатного расписания компании.

После сохранения карточки вакансии система активизирует работу робота.

Робот отправляет сообщение ответственному сотруднику отдела кадров о том, что ему поручено подобрать кандидата на новую вакансию, в нашем примере – это ИT директор.

Все задачи подбора кадров осуществляются в рамках группы «Кадры». На общем облачном диске этой группы роботом автоматически создаются папки с номерами и названиями вакансий в которых аккумулируются и хранятся файлы и документы по проектам. В дочерних папках будут хранится резюме, поступившие от всех кандидатов и резюме кандидатов, отобранных для собеседований. В системной папке хранятся ссылки на интерактивную схему бизнес-процесса, блок схему и текстовое описание процедуру подбора (техническое задание).

ВАЖНО.

В папке заявки хранится файл – шаблон заявки на подбор кандидата, которую согласно регламенту компании, должен заполнить «ИНИЦИАТОР» руководитель отдела, открывшего вакансию.

Завершился первый этап работы с заявкой.

Заполнена и сохранена форма заявки.

Роботы отправили уведомление ответственному и создали на диске группы все необходимые папки для хранения материалов.

В главном меню портала в разделе Бизнес-процессы загорелась сигнальная цифра, о том, что у сотрудника появилось новое невыполненное задание.

Откроем раздел.

На экране видно, что в соответствии с правилами компании, ответственному поручена новая бизнес-задача, заполнить форму заявки.

Активизируем клавишу задачи приступить, получаем доступ к содержимому задачи, бланку заявки на вакансию и короткую ссылку к шаблону формы, которую, необходимо заполнить и прикрепить к заявке на вакансию.

Ответственный выполняет поставленную ему задачу, заполняет форму и вкладывает ее в соответствующее поле заявки, если нужно пишет комментарии и активирует клавишу «ЗАПОЛНИЛ».

Возможен вариант делегирования этого поручения начальником отдела кадров своему подчиненному. Тогда ответственным за данное поручение будет назначен другой сотрудник.

Так как, мы рассматриваем пример вакансии с вновь созданной должностью которая, на момент заявки отсутствовала в штатном расписании, то система направила уведомление и новую бизнес-задачу руководителю компании (генеральному директору).

Директор изучает обоснование, требования и параметры вакансии и принимает решение. Если директор отказывает, то все заинтересованные лица получат об этом уведомление, комментарии и система автоматически закроет заявку. Если руководитель выражает свое согласие и одобряет предложение Инициатора, то бизнес-процесс подбора кандидата продолжается по выбранному сценарию.

Согласно сценарию, дальше сотрудник отдела кадров получает новую бизнес-задачу разместить объявление об открытии новой вакансии в СМИ. После публикации сотрудник закрывает задачу.

Далее начинается процедура сбора и обработки резюме от кандидатов, откликнувшихся на объявление. Сотрудник ОК, переносит информацию папки на общем диске, получает задачу отобрать из общего пакета обращений 5-15 подходящих резюме, знакомит с ними ИНИЦИАТОРА поиска и закрывает задачу.

ИНИЦИАТОР получает задачу отобрать лучших кандидатов, проставить им рейтинговую оценку и сохранить отобранные материалы в папке в месте хранения документов по вакансии.

ИНИЦИАТОР завершает отбор и закрывает задачу.

Сотрудник ОК получает новую задачу организовать собеседование в офисе компании. Когда процедура согласования даты и времени проведения встречи осуществлена сотрудник ОК закрывает выполненную задачу.

Следующая задача для сотрудника ОК, это проведение запланированного собеседования кандидатов и ИНТИЦИАТОРА и ознакомление с итогами.

ИНИЦИАТОР получает бизнес-задачу оценить подходящую кандидатуру или дать заключение о необходимости продолжения поиска.

Свое решение ИНИЦИАТОР фиксирует в разделе комментарии.

Если по результатам собеседования удается подобрать достойную кандидатуру, то материалы на нее передаются в службу безопасности для проведения обязательных мероприятий по проверке кандидата на соответствие требованиям. Сотрудник отдела безопасности получает соответствующее уведомление и перед ним ставится бизнес-задача. Сотрудник безопасности выбирается системой автоматически из иерархической структуры компании. Если сотрудник безопасности отсутствует в списке, то система назначит задачу руководителю отдела безопасности или руководителю высшего звена.

Если сотрудник безопасности делает положительное заключение, то процедура оформления продолжается, начинается стадия оформления на работу, а статус заявки меняется на «ВАКАНСИЯ ЗАКРЫТА».

Если заключение сотрудника службы безопасности отрицательное, то подбор вакансии продолжается, и процедура возвращается на стадию публикации в СМИ.

В карточке вакансии в истории фиксируются все события, изменения статусов, переходы ответственности, комментарии сотрудников, время постановки и завершения задач.

При необходимости возможна корректировка текстов сообщений и задач описанного бизнес-процесса. Корректировку проводит сотрудник с правами администратора портала.

Для корректировки необходимо отрыть меню настроек, открыть шаблон бизнес-процесса на статусах и в редакторе провести правки.

Например, откроем статус «Новая вакансия», выберем активити задача –заполнить анкету для поиска кандидата. При открытии активити появляется доступ к описанию формы, содержимого, ссылкам и тексту задачи. Аналогично изменения можно внести в любую задачу, которая используется в нашем процессе.

ВАЖНО

Настройки доступов для сотрудников компании к бизнес-процессу «Заявки на подбор кандидатов» так же осуществляются в меню настройки. Возможность работы с заявками настраивается для каждого сотрудника индивидуально или предоставляется всем сотрудникам конкретного отдела компании.

Выберите раздел

Простой и удобный способ внесения данных о новом сотруднике на портал — запустить готовый бизнес-процесс и заполнить несколько полей: ФИО, должность, email, телефон.

После запуска бизнес-процесса система проверяет, есть ли на портале Битрикс24 пользователь с таким email. Если нет, он создается. Если есть, система предлагает изменить вводные данные или прервать процесс.

Бизнес-процесс работает на основе бесплатного модуля Создание пользователя (активити)

Стоимость такого решения: бесплатно.

Попробовать

Видео отчет – описание и инструкция: Процедура подбора для компании.

Блок схема процесса:

• Начало процесса
• Начальник отдела открывает заявку на замещение вакантной должности. В заявке заполняются обязательные поля: название должности, список показателей деятельности, планируемый оклад, размеры поощрений…
• Если вакансия освободилась по причине увольнения сотрудника процедура подбора кадров начинается незамедлительно и сотрудник, которому дано это поручение приступает к работе.
• Если это новая вакансия не предусмотренная штатным расписанием, то заявку сначала нужно утвердить у начальника планово-эконмического отдела и потом у Генерального директора.
• Если все согласования успешны, тогда сотрудник, которому дано это поручение приступает к работе.
• Начало работы — задача ответственному сотруднику разместить объявление о вакансии на HH.ru
• Ожидаем поступление резюме. Ответственный отбирает 10 наиболее соответствующих кандидата, проставляет им квалификационную оценку от 1 до 10 и оправляет их инициатору запроса.
• Инициатор проверяет и отбирает 3-5 кандидатов поручает исполнителю организовать собеседование.
• По итогам собеседования инициатор принимает решение от приеме или отказе кандидатам.
• Если кандидатура претендента одобряется, то запускается отдельный бизнес процесс оформления на работу
• Если среди кандидатов нет достойной кандидатуры, то процедура подбора продолжается.

Как это работает:

• Открываем корпоративный портал, процесс в ленте, открываем список «Объявление на подбор кандидатов»
• Создаем новую заявку, открывается карточка вакансии
• Читаем текст подсказку – какие нужно подготовить документы для открытия заявки
• Выбираем вакантную должность из отдельного списка, если нужной должности нет, то ее можно добавить в список по ссылке
• Выбираем причину открытия вакансии, например новая должность, нужны согласования
• Выбираем руководителя отдела, куда подбирается кандидат
• Указываем планируемую заработную плату
• Прикрепляем обязательные файлы, например должностную инструкцию и обязанности
• Делаем выбор нужно ли отправлять кандидату тестовое письмо (если это требуется)
• Данные руководителя HR отдела — система проставляет автоматически
• Сохраняем новую заявку
• Робот отправляет ответственному сотруднику уведомление о том, что ему дано новое поручение добавляет задание – приступить к подбору кандидата.
• По условиям технического задания все задания исполнителям ставятся в задачах бизнес-процессов
• Отрываем задание, читаем приступаем к работе. Выполняем поручение и завершаем выполнение задания – кнопкой заполнил.
• Следующее задание ставится пред начальником планово-экономического отдела согласовать финансы и утвердить новую штатную единицу. Если возражений нет, задание закрывается.
• Следующее задание ставится перед Генеральным директором, утвердить. Если возражений нет, то ответственный сотрудник получает задание подготовить объявление на HH.ru об открытии вакансии. Ответственный сотрудник может делегировать это поручение одному из своих подчиненных.
• Сотрудник, которому поручено продолжить работу получает задание и приступает к работе над объявлением. По окончании работы он закрывает задачу.
• Новый ответственный получает задачу опубликовать объявление. Он решает вопросы оплаты и размещения публикации. По окончанию выполнения поручения он закрывает задачу.
• Ждем результатов и откликов на публикацию
• Ответственному сотруднику ставиться задача собирать и обработать резюме и отправить инициатору открытия вакансии
• Инициатор открытия вакансии получает задание выбрать наиболее подходящие кандидатуры и проставить им рейтинговую оценку от 1 до 10 балов.
• Ответственный сотрудник получает информацию от инициатора и поручение организовать собеседование кандидатов с инициатором процесса. После проведения собеседования.
• Инициатор процесса получает задание принять решение о том, что подходит ли кто то из кандидатов на вакантную должность. Если кандидатура претендента подходит, то задание закрывается со статусом утверждаю.
• Дальше начинает работать новый бизнес процесс по оформлению сотрудника на работу, а статус заявки меняется с активной на закрыта.

Время на прочтение
6 мин

Количество просмотров 6.4K

В статье мы рассказываем, как упорядочить найм сотрудников по шагам

1. Информируем о вакансии

2. Ведём до найма

3. Автоматизируем скучное

4. Оформляем и выводим на работу

5. Отчитываемся по итогам

6. Помогаем с адаптацией.

Для оптимизации работы HR-специалистов есть профильные решения: Potok, FriendWork Recruiter, Хантфлоу. Но внедрение ещё одной системы не порадует ни айтишников, ни директора. Решение — использовать для работы с персоналом «Битрикс24». Ведь часто он уже внедрён в организации как внутренний портал, для ведения клиентов в CRM или управления задачами.

Если в компании работает до 100 человек, даже стандартные функции «Битрикс24», без доработок, закроют основные HR-потребности.

Распространяем информации о вакансии в разных каналах

Работа с кандидатами, особенно при постоянно открытых вакансиях, похожа на ведение сделки с клиентом. Важно правильно сделать «оффер», расширять воронку, двигать кандидата по стадиям, подогревать интерес к компании и вакансии.

Решение – использовать возможности CRM для управления наймом и адаптацией.

Начнём с оформления вакансии и расширения воронки.

В дополнение к размещению на популярных ресурсах, рекомендуем для каждой «постоянной» вакансии сделать посадочную страницу. Это позволит:

1. Дать любую информацию — нет ограничения на объём или содержание.

2. Использовать все виды контента — фото, видео, ссылки на соцсети и другие ресурсы.

3. Рекламировать вакансию в соцсетях, используя контекстную или баннерную рекламу.

4. Разместить форму, заявка с которой автоматически появится в CRM-системе.

Мы подготовили универсальный шаблон — смотрите и скачивайте.

Такой лендинг собирается на конструкторе Битрикс24 за два часа. Если вакансий много – сделайте копию и поменяйте текст и картинки.

Чтобы отслеживать конверсию, используйте форму Битрикс24 и сбор статистики по посещениям от Яндекса или Google. Вы поймёте, сколько кандидатов, которые просмотрели вакансию, решили оставить заявку.

Работаем с заявкой в Битрикс24

После передачи заявки в Битрикс24 нужно вести кандидата по этапам воронки, попутно подогревая интерес к вакансии и компании: пригласить в группу в соцсетях, написать письмо о приеме вакансии на рассмотрение.

Используйте для этого сделки Битрикс24. Чтобы не смешивать продажи и найм, стоит создать отдельное направление сделок и настроить стадии под ваш процесс. Мы рекомендуем:

1. Новая

2. Обрабатываем

3. Уточняем информацию

4. Собеседование

5. Решение

6. Отправили доучиваться

7. Приняли

8. Отказ

   1. Наш отказ

   2. Кандидат отказался

Каждая стадия — разные ответственные и автоматизация.

Смотрите, как теперь удобно контролировать, сколько кандидатов и на каких стадиях:

Фильтруйте кандидатов по вакансии, на которую они откликнулись или по дополнительным параметрам. Например, по уровню желаемой зарплаты.

Автоматизируем работы с кандидатом

С помощью сделки Битрикс24 вы получаете доступ к автоматизации:

1. Отправки письма и SMS кандидатам

2. Постановки задачи для коллег

3. Назначения встреч 

Например, мы в компании ИНТЕРВОЛГА используем:

1. Автоматическое письмо о получении отклика кандидата

2. Автоматические задачи для HR-специалиста и коллег

3. Создание встречи с кандидатом и заинтересованным сотрудником с нашей стороны

4. Отправку job-offer после собеседования

Для примера приведём вариант job-offer’а нашей компании:

{Имя кандидата}, добрый день! Зафиксирую договорённости по итогам собеседования: 

Вы прошли отбор на позицию {название позиции, на которую выходит кандидат}. 

Приглашаем вас присоединиться к нашей команде.

Ваши будущие задачи: {описание обязанностей подтягивается из специального внутри позиции, которую заранее забили в каталог Битрикс24} 

Выход на работу {дата и время выхода на работу подтягивается из сделки} 

Вас встретит и всё покажет {имя и телефон ответственного за встречу новичка}

Вот ссылка на документ с общими правилами {система доступа в офис, дресс-код, рабочее время, обед}.

Не забудьте взять с собой {ссылка на список документов для приёма на работу} 

Условия вашей позиции {приём на работу с испытательным сроком или без}

Заработная плата во время испытательного срока {цифра из сделки} , после испытательного — {цифра или данные из текстового поля внутри сделки}.

Напоминаю, что у нас есть всё для комфортной работы: {плюшки в офисе} 

Поздравляю с хорошим стартом!

Используйте автоматизацию работы с кандидатами — это экономит время и уменьшает вероятность «забыть» о хорошем кандидате.

Делаем отчёты и думаем про KPI

Отчёты нужны и для сотрудника HR-команды, и для руководителя. Сотруднику они помогут показать объём работы и достижение показателей. 

Руководителя отчёты интересуют с точки зрения улучшения показателей и введения KPI. Базовым отчётом рекомендуем делать воронку продаж. Она показывает конверсию на каждом шаге и позволяет понять, где «теряются» потенциальные сотрудники.

Так выглядит воронка, когда работа налажена плохо:

Видно, что до собеседования мало кто доходит. 

А вот так выглядит “здоровая” воронка продаж:

Совет: выберите в фильтре конкретную вакансию и отслеживать ситуацию по ней.

Оформляем сотрудника на работу

Вывод человека на работу это понятный, но хлопотный процесс.

Чтобы никто ничего не забыл, можно автоматически делать задачу, когда наш кандидат переходит в статус «Принят». Контролировать исполнение задачи удобно по чек-листу.

Нам достаточно одной задачи и чек-листа, но можно и разделить их на отдельные задачи. В описании и пунктах чек-листа даются ссылки на нужные шаблоны документов. Оформление сотрудника на работу по чек-листу становится понятным делом и занимает 1,5 часа.

Скажем честно — для увольнения сотрудника тоже используется такая шаблонная задача с чек-листом. Своеобразный аналог «обходного листа».

Помогаем с адаптацией

Когда сотрудник оформлен и вышел на работу начинается следующий этап — адаптация и обучение.

Начните с базы знаний для нового сотрудника. Сделайте отдельную группу Битрикс24, где в закреплённом сообщении собраны ссылки на нужные документы и регламенты. При приглашении сотрудника в Битрикс24, добавьте его в эту группу.

Наблюдение: во многих компаниях есть культура «развития сотрудника». Это особенно распространено в IT — есть Career Development Plan и специальный процесс «целенаправленного роста квалификации». В таких компаниях после адаптации процесс не заканчивается. HR-служба и наставники отслеживают контрольные точки, планируют assessment-процедуры и знают про каждого «какой следующий шаг».

Совет: используйте канбан-доску группы и задачи Битрикс24 для демонстрации прогресса сотрудника. Задача в таком случае перемещается из стадии в стадию по мере «роста» сотрудника. Это добавит прозрачности и элемент соревновательности в обучение сотрудников.

Мнения практиков

К сожалению, не так много компаний в 21 веке понимают, что главный ресурс — это время. Компания, которая не автоматизирует процессы рекрутинга, столкнётся с множеством проблем в обозримом будущем. Отсутствие кадрового резерва, не систематическая работа с кандидатами, потеря откликов, отсутствие статистики – малая часть из них. Прямо и косвенные это отразится и на прибыли и на статусе компании на рынке. Мало кому приятно слышать негативные отзывы о рекрутерах, а они рано или поздно появятся и скажутся на воронке подбора персонала.

Данное решение позволит избежать ошибок на старте и систематизировать работу. У руководителей будет статистика и возможность управления, у исполнителей интуитивно понятная, удобная система работы с персоналом. 

Борисова Яна Владимировна 
Заместитель Генерального директора ЭСК Энергомост 
Победитель бизнес премии Сколково в области Коучинга в работе с персоналом. 
Международный HR с собственным бизнесом в ЮВА. 

ИНТЕРВОЛГА активно применяет Битрикс24 в организации внутренних процессов. Наш HR-специалист фактически является заказчиком и драйвером автоматизации. Вот ее мнение о применении Битрикс24 в работе:

Ведение кандидата от отклика до адаптации в компании должно происходить на одном ресурсе. Мы выбрали для этого знакомый Битрикс24. Это полезный инструмент для всех сотрудников, в том числе и для hr-ов. Когда не хочется переходить на другие сервисы, настраивать синхронизации, все процессы можно выполнять в едином пространстве Битрикс24. 

При использовании мобильной версии Б24 и интеграции с сайтами по поиску сотрудников, отклики прилетают в реальном времени. Удобно для быстрой обработки заявок. Также в дальнейшем история по кандидату хранится на одном ресурсе, и доступна не только сотрудникам hr-отдела, но и руководителям.  

Правильно настроенные HR-процессы на базе Битрикс24 помогли повысить эффективность работы с кандидатами и избавиться от бумажной волокиты.

Яндулина Алёна Дмитриевна, HR-специалист

Осваивайте эти приемы и комментируйте. Мы готовы рассказать:

1. Как сделать в Битрикс24 «корпоративный университет»

2. Как провести «оценку сотрудников 360»

3. Как показать понятную карту офиса.

• Почему вам это нужно
• С чего начать автоматизацию HR-процессов
• Автоматизация найма в Битрикс24
  • Шаг 1 — организация приёма заявок кандидатов
  • Шаг 2 — интеграция с hh.ru
  • Шаг 3 — настройка воронки в Битрикс24
  • Шаг 4 — автоматизация HR-процессов
  • Шаг 5 — корпоративный университет и не только
• Сколько это стоит?

Формирование команды вашей мечты может быть простым и приятным.

Эта статья о том как сделать HR-процессы прозрачнее и эффективнее, а HR-специалиста счастливее через удобную, простую и интуитивно понятную автоматизацию в Битрикс24.

Если вы и есть тот самый HR – супер крутой функционал как в Potok и других современных платформах реален и в Битрикс24, но мы поговорим для начала о необходимой базе.

Статья будет полезна собственникам, особенно если у вас:

• маленькая компания и вы совмещаете разные функции,
• постоянный процесс найма, который нужно оптимизировать,
• есть желание и необходимость оценить работу сотрудников отдела кадров.

Порядок и оптимизация рутинных операций — необходимость, а иногда и основа выживания компаний.

Битрикс24 это не только CRM для отдела продаж, это мощнейший инструмент для разных сторон бизнеса.

В этой статье мы раскроем формулу успеха найма персонала, покажем приемы, чтобы сотрудникам легче было влиться в работу, и дадим готовые шаблоны.

Почему вам это нужно

Чтобы подогреть ваше воображение, давайте представим типичный кейс.

Прилетает в отдел кадров задача от руководства — организовать найм сотрудников.

HR-специалист наспех публикует вакансию на hh.ru, кидает клич по знакомым, пишет посты в facebook, какие-то договоренности с кандидатами оседают в почте, что-то в личном whatsapp.

Кандидатов становится много, хаос усиливается:

• кандидаты не выполняют тестовые задания, и ничего не остается делать кроме как напоминать им об этом (так как выбор среди сделавших задание не велик);
• кому-то ответили сразу, про кого-то забыли совсем или на несколько дней, кому-то назначили собеседование, но что-то пошло не так — например, не смогли собраться с руководством и забыли встречу с кандидатом, дедлайн прошел, кандидатов мало, hr-специалист разводит руками, захотели внедрить KPI для кадровика => не поняли что и как считать => оставили просто оклад.

Организация работы в Битрикс24 сделает результат найма лучше, работу HR-службы эффективнее и избавит от многих проблем и сам отдел кадров, и руководство компании.

С чего начать автоматизацию HR-процессов

Конечно же, с описания “болей” и тонких мест текущих процессов и составления конкретных to do.

Мы готовы помочь вам придумать их!

Оставьте заявку

Цели автоматизации работы с персоналом в Битрикс24 — уменьшить время на найм персонала, внедрить принцип “одного окна” для сотрудников кадровой службы, сделать адаптацию и обучение сотрудников более технологичными и приятными.

Чтобы организовать работу с кадрами в портале Битрикс24 мы советуем:

1. делать лендинги для рекрутинга , с которых сразу всё попадает в специальную HR-воронку CRM;
2. настроить интеграцию с hh.ru и другими источниками откликов;
3. настроить автоматизированные письма, sms, сообщения в мессенджеры в зависимости от движения кандидата по стадиям;
4. вовремя бронировать время участников собеседования, пользоваться функционалом “дела”, чтобы ничего не забыть;
5. массово рассылать сообщения отфильтрованным кандидатам (например, приглашение на второй этап);
6. следить за результатами воронки и постоянно улучшать их, сделать систему KPI для сотрудников кадровой службы;
7. создавать, отправлять и хранить job offer и детали общения с кандидатом;
   
8. сделать шаблон задачи по найму с чек-листом, чтобы случайно не упустить какой-то пункт, к примеру, подписать трудовой договор в течение 3х дней;
9. обеспечить теплый приём кандидату даже если вас нет на рабочем месте с помощью автоматических задач с прикрепленными видео, буклетами, ссылками на нужный раздел базы знаний. Ничто так не демотивирует специалиста, как отсутствие понимание что делать и к кому обратиться в первые дни его работы;
10. и в дальнейшем мотивировать и обучать персонал с помощью “плюшек” от Битрикс24

«CRM Bitrix24 почти без доработок уже полезен для использования hr-специалистом. Берём такие элементы CRM, как Сделки. Настраиваем новое направление HR и несколько новых стадий. База кандидатов, отслеживание стадий, назначение собеседований, переписка с кандидатом, а также sms-уведомления — всё это будет под рукой у HR`а при использовании CRM Bitrix24.

Битрикс24 может заменить часть функций портала hh.ru, но не забывайте, что не все кандидаты готовы к открытому контакту. Отвечать на отклики необходимо также

»

(с) Алёна Яндулина, менеджер внутренних проектов INTERVOLGA

Автоматизация найма в Битрикс24

Для начала разберемся с сущностями системы.

Карточка контакта внутри CRM обычно используется для заполнения данных о клиенте. Но в нашем кейсе она будет символизировать анкету кандидата. В карточку можно добавить любые поля, которые заполняются вручную или подтягиваются откуда-то автоматически. Помимо текста в карточку можно вставлять ссылки, прикреплять файлы и вести всю историю по будущему сотруднику.

Сделкой в данной статье мы тоже называем не заказ от клиента, а скорее процесс рассмотрения кандидата на определенную вакансию.

Скриншот сделки по кандидату в Bitrix24

Конечно, вы можете обсудить с опытными интеграторами и найти свой оптимальный состав работ. Но позвольте предложить вам проверенную схему.

Ниже будет пошаговая инструкция как оптимизировать кадровые процессы в компании.

Шаг 1 — организация приёма заявок кандидатов

Компании часто публикуют вакансии у себя на сайте и даже используют онлайн-рекламу для привлечения трафика кандидатов. Мы, кстати, не раз настраивали лидогенерацию соискателей для наших клиентов, в том числе в Instagram.

Обычно мы предлагаем сделать имиджевую посадочную страницу для этих целей и встроить туда CRM-форму из Битрикс24. Или же делать лендинг на базе Битрикс24 сразу.

Если вам не нравится дизайн Bitrix24, не страшно — его можно подружить с любыми сайтами и формами, хоть с Тильдой и подобными генераторами посадочных.

Для оперативных ответов кандидатам рекомендуем на посадочную разместить “открытые линии”. Открытые линии — это такой ответ Битрикс24 современным онлайн-консультантам и чат-ботам.

Там можно:

• настроить очередь ответов для конкретных сотрудников;
• переадресовать обращение коллеге;
• создать заявку прямо из диалога с подгрузкой всей истории переписки;
• сделать автоматические ответы в зависимости от сценариев;
• сделать заготовки типовых ответов для уменьшения рутинных операций.

Вот пример нашего лендинга для найма программистов.

Мы постарались подготовить универсальный шаблон, вы можете рассмотреть его поближе и скачать по ссылке ниже:

Полная версия доступна по ссылке.

Шаг 2 — интеграция с hh.ru

С hh.ru можно интегрироваться с помощью API dev.hh.ru (доступ к нему платный) или готовых приложений для Битрикс24.

С помощью приложений можно сохранить и просмотреть текущие вакансии, анкеты кандидатов, а также автоматизировать обработку откликов и получать точную статистику по каждому сотруднику из отдела HR.

Шаг 3 — настройка воронки в Битрикс24

Пример воронки в Битрикс24, которая явно сигнализирует о проблеме
Пример воронки в Битрикс24 хорошо работающей HR-службы

Необходимо сделать новое направление сделок в CRM Bitrix24.

HR-воронка должна совпадать с реальными процессами вашего найма. И в идеале — усовершенствовать его

Рекомендуем опросить специалистов найма вашей компании, чтобы дать точное задание разработчику.

Поверьте, в ходе такого совместного интервьюирования мы иногда слышим очень интересные инсайты даже от рядовых сотрудников! Сделайте людей, которым нужно будет работать в новой системе частью вашего решения и вы удивитесь насколько легко пройдет интеграция!

Мы с вами не будем углубляться в подробности слишком сильно, просто покажем варианты реализации. Рассмотрим два варианта внешнего вида (выбирайте что нагляднее для вас).

Пример вывода HR-сделок на разных стадиях в виде списка

Пример канбан-доски сделок HR направления

На мой взгляд канбан нагляднее, и, что особенно удобно: в нём легко перетаскивать drag’n’drop сделку по кандидату в нужную стадию.

Карточку кандидата, как и поля сделки, можно заточить под уже существующую анкету, чтобы специалистам службы HR было легко и привычно заполнять данные.

Шаг 4 — автоматизация HR-процессов

Возможности автоматизации и оптимизации работы кадрового отдела ограничены лишь лицензией Bitrix24 и вашей фантазией.

Вот стандартные кейсы для примера:

• система будет ставить автоматическую задачу или уведомление на сотрудника HR-службы. Закладываем 3 шт, к примеру: «обработать заявку кандидата», «пригласить на собеседование», «получить решение руководителя»;
• система будет отправлять автоматическое письмо или смс кандидату в зависимости от стадии сделки, закладываем 3 шт. Смс-службу надо подключить, за каждую смс будет взиматься оплата, email — будет довольно простого формата, пример ниже.

Что еще можно сделать:

• подключить телефонию, все звонки с кандидатом будут записываться и складываться в карточку контакта или сделку;
• создавать новые сущности, к примеру, джоб оффер на фирменном бланке компании с автоматической генерацией (данные из карточки сделки подтягиваются в шаблонный текст).

Приведем пример, в {скобках} то, что можно подтянуть в шаблон, чтобы персонализировать job offer:

{Имя кандидата}, добрый день! Зафиксирую договорённости по итогам собеседования:

1. Вы приняты на позицию {название позиции, на которую выходит кандидат}
2. Ожидаем от выполнение следующих задач: {описание обязанностей подтягивается из специального внутри позиции, которую заранее забили в каталог Битрикс24}
3. Предполагаемый выход на работу {дата и время выхода на работу подтягивается из сделки}
4. Вас встретит и всё покажет {имя и телефон ответственного за встречу новичка}
5. Вот ссылка на документ с общими правилами {проходная система в офисе, дресс-код, рабочее время, обед}.
6. Не забудьте взять с собой {ссылка на список документов для приёма на работу}
7. Условия вашей позиции {приём на работу с испытательным сроком или без}
8. Заработная плата во время испытательного срока {цифра из сделки} , после испытательного — {цифра или данные из текстового поля внутри сделки}.
9. Ваш непосредственный руководитель {имя и контакты наставника на время испытательного срока}
10. Данные для входа в нашу систему {доступ в рабочую почту и портал (если такое есть)}
11. Напоминаю, что у нас есть всё для комфортной работы: {плюшки в офисе}.

Поздравляю с хорошим стартом!

Составляйте job offer максимально прозрачно и кратко, избегайте двусмысленных формулировок. В ваших интересах, чтобы кандидат правильно понял каждый пункт.

Вы готовы улучшить свои бизнес-процессы? Давайте придумаем что-то специально для вас?

Оставьте заявку

Шаг 5 — корпоративный университет и не только

Как вы понимаете, в Битрикс24 можно оцифровать не только найм, но и другие процессы.

Обычно 5й шаг идёт после тестирования и привыкания сотрудников к работе в портале (1-2 месяца).

По сути он может стать циклом бесконечных улучшений.

В Битрикс24 есть всё необходимое (помимо CRM для отдела продаж). Например:

Чуть больше можете прочитать в нашей статье про автоматизацию отдела кадров в Битрикс24. Там про согласование отсутствий, отпусков, переработок сотрудников.

Про корпоративный университет подробно пишем и показываем примеры тут. Наш кейс для компании Desan как раз про корпоративный университет.

Сколько это стоит?

Только направление сделок в Битрикс24 и автоматизация — 52 000 рублей:

• интервьюирование заказчика, подготовка концепции, согласование;
• создание HR-воронки, настройка стадий (включая 1-3 отрицательных для дальнейшей аналитики — например, сколько кандидатов сами отказались, сколько пропали в процессе воронки, скольким мы отказали, кроме прочего — аналитика будет и по стадиям стандартная);
• инструкция для HR-сотрудника со скриншотами, 1 вебинар с записью.

Автоматизация:

• система будет ставить автоматическую задачу или уведомление на сотрудника HR-службы. Закладываем 3 шт, к примеру: «обработать заявку кандидата», «пригласить на собеседование», «получить решение руководителя»;
• система будет отправлять автоматическое письмо или смс кандидату в зависимости от стадии сделки, закладываем 3 шт. Смс-службу надо подключить, за каждую смс будет взиматься оплата, email — будет довольно простого формата.

Бонус: если ещё не настроено, welcome-задача при приглашении нового сотрудника в портал.

Если еще хотите сайт для найма с CRM-формой, открытыми линиями с настройкой именно на сотрудников HR-службы — это еще плюс ~100000 рублей.

Вам может быть интересно:

Кейс: Экономия 300 часов HR-службы с помощью Модуля Адаптации сотрудников для Битрикс24