Бизнес процесс поиска нового места работы блок схема

Данной публикацией мы открываем цикл статей о построении основных HR-процессов организации, рассмотрев основные положения, ключевые процедуры и операции их систематизации на примере построения одного из обязательных для любой компании процессов – найма персонала. Статья знакомит читателя с основными понятиями и методами бизнес-процессинга на конкретном примере, максимально приближенном к практическим реалиям работы специалистов по управлению персоналом. Представленный вариант описания ключевых процедур и операций процесса поиска кандидатов на должность поможет вам повысить эффективность не только в рамках HR-подразделения, но и компании в целом.

Возрастающая востребованность систематизации бизнес-процессов предприятия обусловлена прежде всего основной целью их построения – стремлением усовершенствовать бизнес, увеличить его производительность и эффективность, желанием обеспечить его рентабельность и доходность. В данной статье мы начнем разговор о регламентировании HR-процессов организации, рассмотрев основные положения, ключевые процедуры и операции бизнесс-процессинга на примере построения одного из обязательных для любой компании HR-процессов.

Почему возникает потребность регламентировать процессы, реализуемые на предприятии? Ведь, на первый взгляд, многие из них успешно функционируют и без схем с квадратиками, кружочками и стрелочками, обещающими превратить хаос или интуитивное ведение собственного дела в бизнес-порядок.

Чтобы ответить на этот вопрос, необходимо понять, как работает предприятие до проведения процедуры построения бизнес-процессов, осознавая при этом, что любая деятельность любой организации – это ее текущие бизнес-процессы, осуществляемые в формате, называемом в терминологии бизнес-инжиниринга «процессы как есть». Отсутствие их графического отражения говорит лишь о том, что они не формализованы. С одной стороны, это значительно снижает их эффективность, а с другой – позволяет системам сохранять определенную гибкость и подвижность. Часть компаний, отказываясь от внедрения бизнес-процессов, мотивирует это не только ощутимыми финансовыми затратами на разработку и внедрение, но и опасением потерять эту гибкость. Между тем понятно, что подобная подвижность и свобода процессов хороши лишь на определенном этапе развития бизнеса, и если бизнес продолжает расти и развиваться, гибкость переходит в хаос, а любые попытки структурировать отдельные процедуры и операции приводят либо к сбоям и общему «ступору», либо к проблемам в неструктурированной части процессов.

«Как есть», или Если не бизнес-процесс, то что?

Что характерно для ситуации «процессы как есть»?

Нередко на предприятии организационная структура построена на описании функционала должности, регулирующего обязанности и частично определяющего ответственность занимающего ее сотрудника. Но чаще всего наполнение функционала – это простое перечисление основных обязанностей, не разграниченных хотя бы на функциональные области. В идеале функционал должен содержать обязанности, структуру функций, схему включенности должности в общие процессы предприятия, границы ответственности и критерии эффективности работы. Но на текущий момент стандартов в отношении функционала должности не существует, и каждое предприятие вкладывает в этот документ свой смысл и свое наполнение, исходя из собственных представлений и задач. В такой ситуации «процессов как есть» можно выделить и положительные, и отрицательные аспекты.

Плюсы:

  • все сотрудники знают, что они должны делать, какую работу выполнять;
  • при наличии более подробных функционалов сотрудники имеют представление о границах собственной ответственности и критериях оценки своей работы.

Минусы:

  • каждый сотрудник стремится отвечать лишь за «свою» работу, не вникая в нюансы общих целей. Как правило, в таких бизнес-структурах работники руководствуются принципом: «главное – соблюсти свои интересы, выполнить свои планы и задачи»;
  • существенно затруднен обмен информацией между сотрудниками смежных подразделений. О такой ситуации говорят: «В компании слабо развиты горизонтальные связи, взаимодействие сотрудников налажено плохо, решения принимаются долго». Чем грозит изолированность подразделений друг от друга и ориентированность сотрудников на выполнение «своей» работы? Прежде всего тем, что любой рабочий процесс усложнен и ненадежен, протекает спонтанно и не поддается контролю. Многое построено на отношениях, сложившихся между сотрудниками, усложняется процесс принятия управленческих решений, сроки выполнения работ, реализации проектов увеличиваются, переносятся, поскольку этап координации и сбора информации для принятия решений требует существенных временных затрат;
  • отсутствие единообразных стандартов и правил структурирования и передачи информации приводит к ее искажению. В процессе «путешествия» по иерархической цепочке она обрастает субъективными оценками, ибо какой «наш человек» не обладает стремлением выразить свое мнение, высказать свою точку зрения, даже если его об этом не просят? На итоговый результат может повлиять эмоциональный настрой работников, их отношение к содержанию информации и другим сотрудникам, участвующим в ее подготовке. В итоге дельные предложения откладываются до лучших времен, которым далеко не всегда суждено наступить, принимаются нерациональные решения, а важная и полезная информация и инициативы персонала не доходят до руководителей, будучи «погребенными» по соображениям менеджеров среднего звена, опасающихся показаться недостаточно умными / дальновидными, слишком инициативными или навязчивыми. Посчитав этапы прохождения информации и количество начальников-цензоров самых различных рангов, можно представить, в каком «искалеченном» и «жалком» виде она доходит до самого большого босса, принимающего управленческие решения, и что в результате придется воплощать всему коллективу инициаторов и цензоров.

Но почему, даже осознав, что минусы перевешивают плюсы и придя к решению структурировать бизнес-процессы, многие компании не получают ожидаемого эффекта? Всегда ли систематизация приводит ­к реализации целей? И если этого не происходит, то почему?

Среди возможных причин неудачи:

  1. непрофессионализм команды, реализующей проект. Обсуждать причины и следствия не будем, отметим лишь, что сегодня услуга по аутсорсингу моделирования и оптимизации бизнес-процессов оказывается на достаточно высоком уровне, нужно лишь быть внимательнее при выборе компании, приглашаемой для решения данной задачи, выстроить общение с нею «на одном языке» и добиться абсолютного ­взаимопонимания в постановке целей, задач, выборе средств, методов и сроков;
  2. оторванность/невовлеченность персонала компании в процесс структуризации процедур и операций (не забывайте, что именно сотрудники являются наиболее объективным источником информации о том, как построены процессы в реальности!);
  3. частичная структуризация. Поскольку процедура формализации достаточно продолжительна, компания может предпочесть внедрить лишь часть процессов, что может привести к сбоям в общей работе предприятия;
  4. отсутствие пошаговой программы внедрения видоизмененных ­процессов и процедур.

Обратите внимание, что прежде чем компания начнет работать ­по-новому, необходимо научить персонал работать в новых условиях.

Бизнес-процессы для HR-менеджмента: совмещая совместимое

Все, что мы описали выше, относится как к общим вопросам структуризации бизнес-процессов на предприятии, так и к бизнес-процессингу для структурирования HR-процессов. В целом все HR-процессы можно условно подразделить на несколько ключевых:

  • поиск и отбор персонала;
  • адаптация персонала;
  • оценка персонала;
  • развитие персонала и управление карьерой;
  • обучение персонала;
  • мотивация: оплата труда и социальные гарантии, стимулирование;
  • кадровый учет.

Если же говорить о цикле работы сотрудника в компании, то все HR-процессы можно объединить в три функциональных модуля: Найм – ­Развитие – Увольнение.

В рамках такой классификации система HR-процессов превращается в систему бизнес-процессов и может выглядеть так, как показано на Схеме 1.

Схема 1. HR-процессы как система бизнес-процессов

«Эсперанто» бизнес-процессов

Для общего понимания структуры и содержания бизнес-процессов имеет смысл привести в данной статье небольшой глоссарий, который позволит говорить всем, использующим бизнес-процессинг, на одном языке:

  1. Бизнес-процесс – это структурированный набор действий, охватывающий различные сущности предприятия и подчиненный определенной цели (ISO/CD 15531-1).
  2. Вход – информация или материальный объект, преобразуемый с целью получения результата, некая точка инициации процесса.
  3. Выход – результат бизнес-процесса.
  4. Управление – процедуры, стандарты, правила, которые сопровождают бизнес-процесс.
  5. Ресурсы – материальные, информационные, технические ресурсы, необходимые для выполнения работы. К ресурсам может быть отнесен и персонал предприятия.
  6. Владелец процесса – подразделение или сотрудник, выполняющий работу по данному процессу, пользующийся результатами процесса, контролирующий процесс в целом.
  7. Клиент процесса – сотрудник предприятия (внутренний клиент) либо контрагент предприятия (внешний клиент), пользующийся результатом процесса.
  8. Исполнители / участники процесса – сотрудники, выполняющие определенные действия в рамках процесса. Исполнители могут быть внутренними (сотрудники предприятия) и внешними (сотрудникиконсалтинговых компаний, рекрутинговых агентств, агентств по размещению рекламы в СМИ, аудиторы и т.д.).
  9. Потоки – последовательность, в которой выстроены элементы процесса. Например, информационные потоки – это последовательность передачи информации: электронных писем, файлов, документов, ведение электронных баз данных. Можно говорить об организационных потоках, функциональных потоках. Отображая потоки, мы будем отражать наши бизнес-процессы в разных ракурсах: либо с точки зрения движения информации, либо с позиции организации работы сотрудников, либо показывая последовательность функций.

Бизнес-процесс «Найм персонала»

В рамках одной статьи невозможно описать структуру всех процессов, поэтому в данной статье мы рассмотрим один из наиболее актуальных и востребованных из них – процесс «Поиск и отбор персонала».

Сразу уточним, что очень важно правильно назвать процесс. В вышеприведенной формулировке названия HR-процесса объединены две большие составляющие – поиск и отбор персонала. Поскольку мы с вами понимаем, что для получения результата – привлечения нового сотрудника в компанию – одно без другого невозможно, нам необходимо верно определить название процесса, не разграничивая его на две области. Например, английская версия – «рекрутинг» – позволяет нам объединить обе составляющих в единый процесс. Можно в этом случае использовать и более стандартное русское название – «Найм персонала», что мы и сделаем.

Когда имеет смысл заниматься структурированием процесса?

Основными сигналами к необходимости начала этой работы могут стать:

  • увеличение штата, занимающегося поиском и подбором персонала, разграничение функций по данному процессу между несколькими сотрудниками;
  • усложнение / изменение технологий поиска и оценки кандидатов;
  • увеличение требований к качеству результата бизнес-процесса;
  • снижение эффективности работы подразделения: невыполнение плана по найму персонала, увеличение количества сотрудников, не прошедших испытательный срок, увеличение инициативных увольнений новых сотрудников в течение первых 6–8 месяцев работы в компании;
  • увеличение материальных затрат, необходимых для реализации процесса.

Все пять перечисленных причин, как правило, возникают потому, что меняются методы и технологии работы, внешние и внутренние факторы среды, в которой процесс реализовывается.

Иными словами, если вы привлекаете не тех и не вовремя, при этом ваш персонал «пашет» по 12 часов в сутки, значит – пора!

Цель оправдывает средства, или Что в результате структурирования процесса можно получить?

Поскольку для построения процесса требуется достаточно интеллектуальных, временных, эмоциональных усилий, то каждому из нас хотелось бы понимать, а ради чего все это затевается? Не проще ли там подкрутить, тут подвинтить, где-то подкрасить, и, глядишь, еще пару лет поработаем?

Между тем описание бизнес-процессов позволит:

  • Определить неэффективные способы и методы работы, снижающие качество общего результата.
  • Сформировать качественные показатели эффективного процесса и, внедрив их, увеличить его эффективность в целом.
  • Выявить центры неэффективных затрат и оптимизировать общие материальные и финансовые затраты на процесс.
  • Определить возможные функциональные повторы – дублирование функций сотрудников – и распределить функциональные задачи правильно, скорректировав зоны ответственности.
  • Сформировать необходимые регламенты и организационные документы, позволяющие владельцу процесса и его смежникам, как внешним, так и внутренним, реализовывать процесс в необходимые сроки, а клиентам получить результат требуемого качества.
  • Выявить операции, которые можно и нужно автоматизировать, сократив время, затрачиваемое на их выполнение посредством ручки, карандаша и огромного количества бумажек, приклеенных на монитор в знак заботы и уважения к своей перегруженной памяти.

Резюмируем, используя ставшее модным в последнее время выражение, – должно наступить время перезагрузки!

Еще одно положительное, на наш взгляд, свойство бизнес-инжиниринга заключается в том, что это не революция, это – эволюция, поскольку наши новые процессы – это те же люди, функции, но в новой композиции/комбинации, с более эффективными методами работы и, соответственно, с новым качественным ростом, который сложно не заметить.

Построение бизнес-процесса

Схема 2. Структура подразделения по управлению персоналом

Владельцем бизнес-процесса «Найм персонала» в данном случае является отдел подбора персонала (отдел рекрутинга).

Весь процесс привлечения новых сотрудников в компанию условно можно разделить на два функциональных блока: поиск кандидатов и оценка кандидатов.

I этап

Рассмотрим структуру функций и операций для одной из структурных частей процесса найма персонала – поиска кандидатов (см. Таблицу).

Таблица. Структура функций и операций бизнес-процесса «Поиск кандидатов»

II этап

Определим графически функциональную структуру процесса «Поиск кандидатов» (см. Схему 3).

Схема 3. Функциональная структура процесса «Поиск кандидатов»

III этап

Похожую работу мы можем проделать, выстроив бизнес-процесс с учетом:

  • функций;
  • персонала, участвующего в бизнес-процессе и ответственного персонала, участвующего в бизнес-процессе и ответственного за те или иные процессы и процедуры;
  • документации, сопровождающей их выполнение.

Назовем эту модель «Организационная структура процесса» (см. Схему 4).

Схема 4. Организационная структура процесса «Поиск кандидатов»

Немножко бюрократии, или Документируем процесс

Составив общую схему процесса «Поиск кандидатов», определим и стандартизируем перечень обязательных документов, требующихся для выполнения всех его процедур. В соответствии с нашим описанием в структуру документооборота входят:

  1. положение о подборе персонала;
  2. заявка на подбор персонала;
  3. форма мониторинга рынка труда;
  4. бюджет на подбор персонала;
  5. план по подбору персонала;
  6. правила ведения электронной базы кандидатов;
  7. требования к анонсу вакансий;
  8. профиль должности;
  9. отчеты по результатам работы.

Уточним, что описывая регламенты, касающиеся конкретных этапов процесса, необходимо учитывать сроки их выполнения и требования к качеству реализации процесса.

Еще одна важная деталь – это расстановка точек промежуточного контроля и определение форм отчетности, которые вам нужно будет выделить самостоятельно, поскольку мы все же ограничены форматом статьи. Уточним лишь, что любой процесс требует контроля не только фактически полученного результата. Контролируя промежуточные этапы выполнения задач, вы получаете возможность внести своевременные корректировки и таким образом формируете будущий результат, максимально соответствующий поставленным целям и задачам. Все эти моменты вы можете учесть в своих процессах и процедурах, выстроив их сообразно принятым в компании стандартам, регулирующим сроки выполнения задач и формы используемой отчетности.

Для того чтобы полностью описать бизнес-процесс «Найм персонала», необходимо проделать аналогичную работу и для второй его части – процесса «Оценка кандидатов» на открытые вакансии, результатом (выходом) которого будет непосредственный выбор наилучшего кандидата – вашего завтрашнего коллеги.

Внедряем, преодолевая

Казалось бы, теперь можно вздохнуть спокойно и сказать самому себе, что работа выполнена.

Но пока рано почивать на лаврах, поскольку, описав и оформив процесс, создав регламенты и процедуры, мы пройдем лишь половину пути, ведущего нас к нашей цели, – увеличению эффективности бизнес-процессов и общей результативности предприятия.

Главное, что теперь необходимо сделать, – это обучить сотрудников компании работать по новым правилам и преодолеть определенное сопротивление персонала нововведениям, делающим работу сотрудников прозрачной, контролируемой и оцениваемой конкретными показателями. Для преодоления сопротивления персонала существует несколько вариантов действий: от увещеваний и объяснений необходимости, проведения установочных конференций с презентациями и рассказами о прекрасном будущем с новыми технологиями до жестких приказов – «научиться и выполнять, а не то…!» Тут как раз многое зависит от стиля управления, сложившегося в вашей компании, ее управленческой и бизнес-культуры.

Корпоративный всеобуч на тему «Как жить по-новому? Как приходить на работу и выполнять ее с удовольствием?» может предполагать такие этапы, как:

  1. формирование знаний по процессам, регламентам;
  2. тренинг навыков, необходимых для качественной реализации процессов.

Немаловажное значение имеет и непосредственный запуск – внедрение новых процессов, когда руководителям подразделений по подбору персонала нужно на некоторое время стать главными инженерами, отвечающими за процесс «пусконаладки» и «запуска в серийное производство» нового бизнес-механизма.

Возможно, в ходе реализации вы увидите какие-либо недостатки процесса. В этом случае необходимо предпринять несколько важных действий:

  • своевременно внести изменения в схему процесса;
  • проинформировать сотрудников об этих изменениях;
  • проконтролировать выполнение откорректированных стандартов сотрудниками подразделения.

В заключение хотелось бы отметить, что цель нашей статьи не освещение существующих методов и методик бизнес-инжиниринга, а описание конкретных вариантов систематизации HR-процессов, максимально приближенных к практическим реалиям работы специалистов по управлению персоналом.

Если вы решили начать структурировать процессы работы подразделения и при этом в вашей компании нет специального программного обеспечения (например, корпоративной информационной системы формата SAP/Navision и др., в структуру которой уже заложены инструменты и алгоритмы бизнес-проектирования), вы можете использовать представленные нами наработки, которые, надеемся, позволят вам ускорить процесс самостоятельного описания ключевых процедур и операций не только столь необходимого для любой компании процесса, как найм персонала, но и других бизнес-процессов HR-менеджмента.

О систематизации бизнес-процесса «Оценка кандидатов» в рамках процесса «Найм персонала», а также о технологиях оценки должности читайте в следующем номере.

Источник

В современных условиях большая часть стабильных предприятий структурирует свои бизнес-процессы, в том числе и в сфере HR-менеджмента: по четко описанной схеме значительно легче работать.

После того как на нашем предприятии закончилась реорганизация и оно вышло на «точку безубыточности», мы решили упорядочить работу каждого специалиста, в том числе и деятельность рекрутера.

Подбор сотрудников — ключевое направление деятельности службы управления персоналом (отдела кадров), потому что формирование команды начинается с поиска и подбора нужных компании людей. Расскажем подробнее, как на нашем предприятии упорядочен процесс рекрутинга.

Для того чтобы повысить качество управления человеческими ресурсами и эффективность работы внутреннего рекрутера, было разработано Положение «О поиске, подборе и найме персонала». Данный документ описывает бизнес-процесс рекрутинга: регламентирует всю цепочку действий рекрутера, устанавливает правила взаимодействия по вопросам найма между департаментом управления персоналом и другими подразделениями.

Бизнес-процесс поиска, подбора и найма персонала на нашем предприятии состоит из девяти этапов (схема):

Схема бизнес-процесса «Поиск, подбор и наем персонала»

Увеличить
Нажмите на изображение для увеличения

Этап 1. Подача заказчиком в департамент управления персоналом заявки на подбор кандидата. Процесс рекрутинга начинается с заполнения заказчиком (руководителем структурного подразделения) бланка заявки на подбор кандидата. Основными требованиями мы считаем: 1) опыт работы; 2) владение необходимыми навыкам; 3) знание иностранного языка (на некоторых позициях). В заявке отмечаются также предпочтения по полу и возрасту кандидата. Заполненную заявку визирует директор предприятия.

Этап 2. Поиск/подбор персонала. Чтобы все сотрудники, принимающие участие в подборе персонала, однозначно понимали критерии отбора, рекрутер анализирует заявку и уточняет:

  • название вакансии, в каком структурном подразделении она открыта;
  • причину возникновения вакансии;
  • кому подчиняется специалист на данной должности/количество подчиненных;
  • функциональные обязанности;
  • основные требования к кандидатам.

Заказчик обязан четко обосновать указанные в заявке требования к соискателю:

  • возрастные ограничения;
  • обязательный уровень образования (специализация, квалификация, наличие специального обучения и пр.);
  • необходимый опыт работы (направления деятельности, название должности, отдела, в рамках которых мог ранее работать специалист);
  • узкоспециальные профессиональные навыки (уровень знаний ПК, владение иностранными языками, опыт вождения автотранспорта и т. д.).

Эйчар обязан знать, какие профессиональные ЗУН на данной позиции необходимы, какие желательны, какими деловыми и личными качествами должен обладать работник. Это важно для того, чтобы правильно провести анализ работы (должности).

Имея четкое представление о требованиях руководителя к будущему сотруднику, нюансах работы, особенностях микроклимата в коллективе структурного подразделения и корпоративной культуры предприятия в целом, рекрутер формирует профиль должности, в который включается следующая информация:

  • возрастные ограничения (обоснованные);
  • предпочтения по семейному положению и наличию детей, их возрасту (например, семейные люди не всегда соглашаются на частые командировки);
  • требования к образованию;
  • наличие вредных привычек (корпоративная культура компании их не приемлет);
  • состояние здоровья;
  • требования к опыту работы;
  • необходимый уровень знаний, умений, навыков;
  • личностные характеристики.

Пример профиля должности приведен в таблице 1.

Табл. 1. Профиль должности «специалист по работе с клиентами»

Требования

Возраст

от 18 до 40 лет

Семейное положение

несущественно

Наличие детей

допустимо старше трех лет

Образование

предпочтительно высшее

Вредные привычки

нежелательно курение

Состояние здоровья

допустимы общие заболевания, болезни опорно-двигательного аппарата (II–III группа инвалидности), диабет (начальная стадия)

Опыт работы

от трех месяцев

Знания, умения, навыки

Коммуникативные навыки

развитые

Культура речи

высокая

Умение интонационно окрашивать речь

желательно

Работа на компьютере

на уровне пользователя

Скорость печати

свыше 120 знаков в минуту

Грамотность

выше среднего уровня

Владение языками:

     русский

свободно

     украинский

свободно

     английский

базовый уровень (чтение, деловая переписка)

Умение придерживаться регламента, соблюдать инструкции

необходимо

Личностные характеристики

Открытость

желательна

Коммуникабельность

высокая

Мотивация к достижению

высокая

Конфликтность

недопустима

Ориентация на процесс

желательна

Стрессоустойчивость

необходима

После формирования профиля должности рекрутер разрабатывает и утверждает у своего непосредственного руководителя комплекс мероприятий по поиску/подбору кандидатов (пример см. в таблице 2), который включает:

  • формирование профиля должности;
  • выбор источников привлечения;
  • написание рекламного объявления об открытии вакансии (для размещения в СМИ, интернете и пр.);
  • подготовка вопросов для структурированного интервью (при закрытии узкоспециализированных вакансий, например, при подборе администратора компьютерной сети).

Табл. 2. Комплекс мероприятий по подбору бухгалтера (без категории)

Мероприятия

Источники

Дата

Ответственный

Формирование профиля должности

1 марта 2010 года

Рекрутер

Составление рекламного объявления

1 марта 2010 года

Рекрутер

Подготовка вопросов для структурированного интервью

1 марта 2010 года

Рекрутер

Подбор методик для тестирования

1 марта 2010 года

Психолог

Размещение объявления о вакансии в печатных СМИ

«Вечерняя Макеевка», «Алло», «Требуются на работу», «Пролетарка», «Кировка», «Калиновка»

2 марта 2010 года

Рекрутер

Поиск кандидатов по мини-резюме в печатных СМИ

«Салон Дона и Баса», «Работа плюс карьера», «Тема», «Ассорти»

2 марта 2010 года

Рекрутер

Расклейка объявлений о вакансии:
• возле крупных производственных предприятий;
• в местах большого скопления людей;
• на территории предприятия

Объявления на улице

2 марта 2010 года

Рекрутер

Поиск кандидата в кадровом резерве (внутреннем и внешнем)

Кадровый резерв

3 марта 2010 года

Рекрутер

Обращение к кадровым агентствам

«Формата», «Сириус», «Диалог-сервис», «Феникс»

3 марта 2010 года

Рекрутер

Использование личных знакомств

Личные контакты (наработанная база)

В течение срока закрытия вакансии

Рекрутер

Прямой поиск (инициативные обращения непосредственно к потенциальным кандидатам)

Личные контакты (наработанная база)

В течение срока закрытия вакансии

Рекрутер

В зависимости от требований к вакансии выбираются источники подбора:

  • уже работающие сотрудники (в том числе кадровый резерв);
  • молодые специалисты, успешно прошедшие стажировку (практику) на наших предприятиях;
  • внешний поиск;
  • база данных о бывших сотрудниках предприятия, уволившихся по собственному желанию или уволенных по причинам, которые не подвергают сомнению профессиональные и личные качества сотрудника (например, по сокращению штата);
  • база резюме, накопленная рекрутером;
  • сотрудничество с центрами занятости (Донецк, Макеевка, Луганск и Луганская область);
  • сотрудничество с кадровыми и рекрутинговыми агентствами;
  • сотрудничество с вузами, средними специальными учебными заведениями, ПТУ;
  • кадровый лизинг (для временных работ);
  • прямой поиск.

Для подбора кандидатов на вакантные должности руководителей отделов и на некоторые другие позиции (аудитор, помощник руководителя и т. д.) проводится психологическое тестирование, с помощью которого подтверждается наличие наиболее важных для данной должности профессиональных и личностных качеств (свой набор тестов для каждой вакансии). Для тестирования кандидатов психолог департамента управления персоналом использует:

  • методику многофакторного исследования личности Кеттела (Raymond B. Cattell);
  • опросник Кейрси (Joh№ Keirsey);
  • тест Г. Айзенка (Hans Eysenck, адаптация А. Шмелева);
  • диагностику мотивации достижения А. Меграбяна (Albert Mehrabian),
  • интерперсональный диагноз Т. Лири (Timothy Leary) и др.

Этап 3. Первичный отбор персонала на заявленную вакансию. Благодаря налаженной работе в соответствии с планом привлечения персонала мы ежедневно получаем поток резюме кандидатов. Все они анализируются, информация о соискателях заносится в базу данных. Если кандидат соответствуют основным требованиям должности, рекрутер проводит с ним предварительное собеседование по телефону.

По результатам телефонного интервью претендент на должность приглашается на встречу. Сначала он заполняет бланк «Анкета кандидата» (приложение 1), затем рекрутер проводит интервью, по результатам которого делает вывод о соответствии кандидата требованиям должности. В случае положительной оценки соискатель допускается к следующему этапу процедуры подбора.

Даты и время проведения всех собеседований (тестирований) рекрутер согласовывает с заказчиком и психологом (при необходимости — с начальником службы безопасности, руководителем или его первым заместителем).

Приложение 1. Анкета кандидата на вакансию

Этап 4. Психологическое тестирование (если предусмотрено). По результатам тестирования психолог департамента управления персоналом дает заключение, в котором отражается соответствие психологических особенностей кандидата требованиям вакантной должности, его сильные и слабые стороны, возможные трудности при адаптации на новом рабочем месте.

Пример заключения психолога по результатам тестирования приведен в приложении 2.

Приложение 2 Результаты оценки кандидата

Этап 5. Собеседование с линейным менеджером. Рекрутер передает заказчику следующие данные о кандидате:

  • резюме;
  • заполненный бланк «Анкета кандидата»;
  • результаты психологического тестирования (если проводилось).

Руководитель структурного подразделения обязан в течение трех рабочих дней с момента предоставления ему данных о кандидате назначить дату и время проведения собеседования, которое должно состояться в течение семи рабочих дней. После проведения собеседования заказчик обязан в течение двух рабочих дней представить рекрутеру выводы о профессиональном уровне кандидата, его соответствии заявленным требованиям. В случае положительной оценки человек переходит на следующий этап процедуры подбора.

Во время проведения заказчиком интервью с потенциальным работником рекрутер уточняет требования к вакансии (отмечает, что более важно для заказчика: умение калькулировать себестоимость, внимательность, усидчивость и т. п.). Если у кандидата нет необходимых профессиональных знаний и навыков, рекрутер анализирует причины несоответствия, корректирует профиль должности и методы отбора.

Этап 6. Проверка информации о кандидате службой безопасности (СБ) компании. Если линейный менеджер по результатам собеседования принимает положительное решение, рекрутер передает информацию о соискателе (копия бланка «Анкета кандидата») в службу безопасности компании. Специалист СБ в течение трех рабочих дней обязан провести проверку этих данных и предоставить заключение в департамент управления персоналом. При положительном отзыве кандидат допускается на следующий этап процедуры подбора.

Этап 7. Проверка рекомендаций. Специалист департамента управления персоналом собирает (уточняет) рекомендации с предыдущих мест работы соискателя: занимаемая им должность, функциональные обязанности, профессиональный уровень, характеристика со стороны бывших коллег, причины увольнения и т. п.

Этап 8. Принятие решения о приеме кандидата. На этом этапе рекрутер подает на рассмотрение директору предприятия пакет документов:

  • бланк «Анкета кандидата»;
  • резюме кандидата;
  • результаты психологического тестирования (если проводилось);
  • рекомендации с предыдущих мест работы кандидата;
  • заключение СБ.

Директор назначает дату и время собеседования с кандидатом (или принимает решение о его приеме на работу без собеседования). При положительном решении рекрутер направляет кандидата в отдел кадров для оформления документов.

При выявлении несоответствия кандидата требованиям должности на любом этапе подбора рекрутер благодарит человека за отклик на объявление о вакансии и вежливо ему отказывает. Анкетные данные отклоненного кандидата заносятся в базу данных с пометками, которые впоследствии могут пригодиться при закрытии другой вакансии.

Этап 9. Оформление на работу. Если соискатель соответствует всем требованиям должности, руководитель структурного подразделения согласовывает с ним дату фактического выхода на работу. В случаях, предусмотренных законодательством, будущий сотрудник предприятия проходит медосмотр.

Для трудоустройства кандидат на вакантную должность должен предоставить в отдел кадров следующий пакет документов (данные по украинскому КЗоТу):

  • оригинал трудовой книжки;
  • паспорт;
  • идентификационный налоговый номер;
  • копию документа об образовании (с вкладышами);
  • копию свидетельства об общеобязательном государственном социальном страховании (пенсионном страховании);
  • копию военного билета (все страницы);
  • копию свидетельства о браке;
  • копию свидетельства о рождении детей до 18 лет;
  • три фотографии (3х4);
  • справку о прохождении медицинского осмотра (в случае необходимости);
  • при наличии: копию первой страницы загранпаспорта, копию удостоверения водителя, копию пенсионного свидетельства, копию заключения МСЭК в случае инвалидности.

На основании заявления о приеме на работу, завизированного руководителем структурного подразделения и директором предприятия, инспектор по кадрам оформляет нового сотрудника на работу и готовит соответствующий приказ. Он также обязан ознакомить нового сотрудника под роспись со следующими документами:

  • приказом о приеме на работу;
  • условиями работы;
  • Коллективным договором;
  • Правилами внутреннего трудового распорядка;
  • должностной инструкцией;
  • Положением о коммерческой тайне.

Формализовав бизнес-процесс «Поиск и подбора персонала», мы получили следующие результаты:

  1. На 7% снизились потери рабочего времени специалистов департамента управления персоналом (теперь отпала необходимость в многократном консультировании руководителей структурных подразделений, где открываются вакансии).
  2. На 30% сократился средний срок закрытия вакансий.
  3. Зоны ответственности за каждый этап процесса поиска, побора и найма персонала четко распределены между заказчиком и рекрутером. Теперь если заказчик не подал (или несвоевременно подал) заявку, вовремя не отреагировал на предоставленную информацию о кандидатах — конфликтных ситуаций не возникает.
  4. Бизнес-процесс подбора кадров стал «прозрачным», что позволяет своевременно выявлять и устранять сбои.

Мы также рассчитываем, что оптимизация работы с кандидатами будет содействовать улучшению имиджа компании как работодателя на региональном рынке труда.

Коваленко Елена, hrliga

Источник

Техническое задание:

Сотрудник самостоятельно или по указанию руководства компании инициирует в CRM Битрикс24 заявку об открытии вакансии и начале подбора кандидата на замещение вакантной должности.

Для начала процедуры инициатору необходимо документальное обоснование открытия вакансии, открыть заявку и заполнить обязательные поля карточки:

  1. Причину открытия вакансии (вместо уволенного сотрудника или это новая единица штатного расписания)
  2. Наименование должности
  3. Указать есть ли должностные инструкции для этой вакансии
  4. Нужны ли объявления в СМИ об открытии вакансии
  5. Задание на период испытательного срока (если есть)
  6. Перечислить требования к кандидату
  7. Указать размер и структуры заработной платы
  8. Описать условия и режим работы
  9. Какие специальные требования или навыки должны быть у кандидата.

В зависимости от причин открытия вакансии будут задействованы разные сценарии бизнес-процессов, включаться или выключаться дополнительные процессы согласования, работа с объявлениями в СМИ, проверки отделом безопасности компании, назначение встреч, собеседования, действия, зависящие от промежуточных и конечного результатов работы с кандидатом.

В бизнес-процессе принимают сотрудники компании наделенными разными ролями и полномочиями. В нашем примере это инициатор руководитель отдела, открывшего вакансию, сотрудник отдела кадров, руководитель отдела кадров и сотрудник отдела безопасности.

Откроем ссылку и рассмотрим интерактивную схему бизнес-процесса подбора кандидата на замещение вакансии.

Схема процесса разделена:

  1. Горизонтальными линиями, которыми разделяются ресурсы, выделяют роли участников процесса. Это роботы, сотрудник отдел кадров (ОК), заказчик-инициатор, сотрудник службы безопасности и генеральный директор компании.
  2. Вертикальными линиями, разграничивающими временные рамки и стадии процесса подбора кандидата

Роботы, например, на разных стадиях процесса выполняют фоновые процедуры, рассылаю уведомления о событиях, создают служебные папки на общем диске для сохранения материалов и документов по вакансии и ставят задачи и задания участникам процесса.

По ТЗ, открыть заявку может сотрудник ОК (самостоятельно или по поручению руководства) или непосредственно руководитель ОК.

РОК может самостоятельно начать работу по заполнению заявки или делегировать ее своему подчиненному.

Если РОК делегировал поручение Сотруднику ОК, то система запускает Робота, который автоматически создаст на общем корпоративном диске папки для хранения документов по вакансии. Название общей папки будет содержать информацию о вакансии, в основной папке будут созданы дочерние папки для хранения резюме всех и отобранных согласно требованиям заявки кандидатов. Таким образом в папках будет хранится вся история, все резюме по всем вакансиям компании.

После завершения создания папок, робот отправит информационное уведомление сотруднику ОК и проверит заявку на условие полей; «что послужило основанием создания новой заявки на вакансию» и «необходимо ли дать информацию о вакансии в СМИ».

Если причина открытия вакансии – замещение сотрудника вместо уволенного и необходимо разместить объявления в СМИ, то система направит процесс по ветке, работающей по этому алгоритму.

Если поиск сотрудника планируется завершить без привлечения СМИ, то система направит процесс по ветке минуя постановку задачи сотрудник ОК разместить объявление, дождаться результатов и обработать поступившие резюме.

Если причина открытия вакансии – новая должность, которая не была ранее включена в штат компании, то система поставит задачу РОК согласовать необходимость создания новой должности и материально техническое обеспечение с руководителями высшего звена компании (непосредственным начальником и генеральным директором). Ветка такого сценария предусматривает возможность в случае отказа руководства закрыть заявку о открытии вакансии, завершить ее принудительно или продолжить выполнения дальнейшего плана мероприятий, оговоренных сценариями.

В случае продолжения работы по ветке – разместить объявление размещать в СМИ не нужно, то сотруднику ОК ставится задача доступными способами коммуникации связаться с кандидатами и провести с ними дистанционное собеседование на тему трудоустройства.

По результатам дистанционного собеседования сотрудник ОК получает новую задачу организовать и провести встречу –собеседование в офисе компании.

Если продолжение работы идет по длинной цепочке с размещением объявлений в СМИ, то сотруднику ОК ставится задача подготовить и разместить объявление, собрать и обработать интересные резюме. В случае если откликов и предложений недостаточно, то ставится новая задача через 10 дней повторить размещение повторного объявления в СМИ.

Если откликов и запросов набирается достаточно, то сотрудник ОК, делает их первичную оценку, помещает копии на хранение в соответствующие папки на общем диске, отбирает несколько лучших кандидатур и направляет материалы руководителю отдела, который подал заявку об открытии вакансии.

Дальше система ставит задачу инициатору заявки ознакомится с резюме и принять решение о дальнейших действиях.

Если по мнению руководителя среди кандидатов нет достойного претендента, то система возвращает процесс на стадию нового объявления и дальнейшей процедуры поиска подходящего кандидата.

Если среди кандидатов есть достойные претенденты, то сотруднику ОК ставится задача пригласить и организовать встречу с победителями для собеседования с инициатором в офисе компании.

Если по результатам итогового собеседования выбран достойный кандидат, то сотруднику отдела безопасности ставится задача провести необходимую работу по проверке соответствия кандидата требованиям компании.

Если по результатам проверки кандидатура отклонена, то процедура подбора нового сотрудника возвращается на стадию уточнения требований к кандидатам и поиск других претендентов.

Если кандидат соответствует всем требованиям и готов стать сотрудником компании, то процесс дальше направляется на завершение процедуры оформления. Эта процедура происходит по собственному сценарию и в рамках нашего примера сейчас не рассматривается.

После завершения процедуры оформления нового сотрудника на работу заявка закрывается, процесс прекращается со статусом заявка закрыта.

А как у вас выглядит процесс подбора сотрудников?

Источник

Алгоритм построения схемы бизнес-процесса

Каждая компания и каждый бизнес, имеет свои функциональные процессы. Касается это не только фирмы в целом, а и определенных внутренних механизмов. Например, отдел продаж, логистика, бухгалтерия и так далее. Каждому из элементов, присуща своя схема бизнес-процесса. В данной статье, будет рассмотрена основная, свойственная большинству проектов.

Содержание

  • 1 Установка границ процесса
  • 2 Основные блоки
  • 3 Актуальность подобных схем
    • 3.1 Пример подобного подхода
  • 4 Где можно применять
  • 5 Видео «Программа для моделирования»

Установка границ процесса

Каждое действие, имеет начало и конец, но между этими двумя этапами, существует целая система обработки заказа, расчета стоимости или консультации. Построение подобной системы, может начинаться с точки «А», то что имеем, а заканчиваться точкой «Б», это то, что хотим получить. При таком подходе, легче выстроить внутренние этапы.
Примеры границ процесса, начало и конец:

  • заявка – продажа;
  • заказ – отгрузка;
  • жалоба – решение вопроса;
  • звонок клиенту – презентация товара.

В работе компании, в основном, конечным пунктом является заключение сделки, сдача проекта, продажа. Подобные схемы, включают в себя логическую последовательность, а также технические понятия.
Классификация процессов:

  • основные (направлены на услугу или производство товара для конечного потребителя);
  • вспомогательные (ресурсное обеспечение, вспомогательный фактор);
  • управленческие (управление работой, ее результатами и организацией);
  • сервисные (контроль обслуживания и качества).

Бизнесс процессы

Основные блоки

Этот этап в построении механизма, включает в себя отдельные операции. Вместе, это схема, которая приводит от начала до конца. Основной блок, это наиболее легкий план всех деталей проекта. Далее, идут блоки сложнее, которые включают в себя другие этапы, начиная от разработки, заканчивая производством.
Рассмотрим пример:

  • заявка на выполнения работ – звонок менеджера – согласование – исполнение;
  • обращение покупателя – консультация – подбор вариантов – продажа;
  • идея – разработка – тестирование – производство.

Актуальность подобных схем

Такой подход, довольно качественно сможет отобразить суть бизнеса. Лучше всего, такие схемы, формировать вместе с бизнес-планом. По своей сущности, они напоминают логические диаграммы. В последних, выстраивается иерархическая структура, а каждый ее элемент раскладывается на составляющие. Такое метод, помогает обработать даже самый маленький фактор.
Этапы построения:

  1. Выявление точки «А» и точки «Б» проекта в целом (что имеем сейчас, что хотим получить).
  2. Разложение проекта на части (реклама, продажи, персонал).
  3. Выявление точки «А» и точки «Б» каждой части отдельно.
  4. Выстраивание механизма между началом и концом (звенья, которые путем взаимодействия между собой, приведут к результату).
  5. Постепенное дополнение каждого элемента из всей схемы.

Начальный блок

Пример подобного подхода

Пункт «А» – звонок клиента в компанию. Этот элемент, можно разложить на несколько составляющих, которые в дальнейшем разрабатываются или совершенствуются. Рассмотрим их в
хаотичном порядке. Для каждой ниши они свои, но структура у всех общая.
Составляющие:

  • ответственный за прием звонков;
  • скрипт общения;
  • выявление потребностей;
  • презентация продукта;
  • обратная связь.

Пункт «Б» – продажа. Данный этап, один из самых главных в реализации проекта. Объектом продажи, может быть услуга, продукт или заключение сделки. Во многих компаниях, на этом этапе и заканчивается весь процесс. Но такой подход, в современных реалиях не актуален, но во многом зависит от ниши. Рассмотрим подробнее, какие элементы может вмещать в себе этот этап.
Составляющие:

  • ответственный за доставку;
  • доставка;
  • оплата;
  • послепродажное сопровождение;
  • обратная связь;
  • отзыв;
  • сопутствующее предложение;
  • сохранение контактов клиента.

Конечный блок

Где можно применять

Подобные схемы, можно применять в любой области не только своего дела, но и всей жизни. По сути, такой подход помогает легче понять всю систему. Когда сложный механизм разложен на шестерни, понять его намного легче.

Видео «Программа для моделирования»

В этом видео вы увидите, как выстраиваются подобные схемы в компьютерной программе.

Загрузка…

Источник

В статье рассказывается:

  1. Определение бизнес-процессов
  2. Описание схемы бизнес-процессов
  3. Выбор нотации для разработки схем бизнес-процессов
  4. История разработки нотации бизнес-процессов BPMN
  5. 5 этапов построения схем бизнес-процессов
  6. 7 программ для создания схем бизнес-процессов
  7. Важность определение границ бизнес-процесса в BPM
  8. 3 цели моделирования бизнес-процессов
  9. Качества, которыми должна обладать готовая схема бизнес-процессов
  10. Заблуждения и мифы о схемах бизнес-процессов

Разработанная схема бизнес-процессов (БП) – лишь один из этапов объемной работы по их моделированию. До этого необходимо определить цели, описать задачи сотрудников. После – протестировать, регламентировать, автоматизировать. Но все этапы окажутся зря пройденными шагами, если полученная схема будет непонятной, не соответствующей реалиям бизнеса.

Для создания схем бизнес-процессов используются нотации, иными словами, разные подходы. Одной из лучших нотаций считается BPMN. Из нашего материала вы узнаете, что необходимо для разработки схем БП, как выполняется эта работы, каким критериям должны соответствовать готовые схемы.

Если у вас есть свой сайт, а львиная доля клиентов по-прежнему приходит с офлайн, мы знаем, как это исправить. Ваш сайт может приносить больше заявок. 

Определение бизнес-процессов

Прежде чем разбираться в сути бизнес-процессов, познакомимся ближе с понятием ВРМ.

Определение бизнес-процессов

BPM – система управления деятельностью организации на основе процессов или регламентов. Методы ВРМ направлены на повышение конкурентоспособности, улучшения качества клиентского обслуживания, атмосферы в коллективе, налаживание выгодных взаимоотношений с поставщиками.

BPMN — считается одним из лучших подходов к созданию бизнес- процессов по международным понятиям. Активно используется большим количеством компаний. Применяя BPMN, организация описывает процессы, проводит анализ и работает над улучшением качества стандартов и регламентов на дальнейшую перспективу автоматизации деятельности.

Бизнес-процесс, по определению системы управления BRM, выступает в качестве самостоятельного актива компании и постоянно подстраивается под внешние изменения.

BPM — метод управления, ориентированный на создание взаимосвязей между целями организации и ожиданиями потребителя с помощью межфункциональных (сквозных) процессов.

То есть BPM объединяет стратегический, целевой, структурный и культурный аспекты компании, устанавливает нормативы, регламентирующие бизнес-процессы с использованием соответствующих методик и инструментов.

Бизнес-процесс — это совокупность действий, осуществляемых в определенном порядке с целью создания ценности для конечного потребителя. Первоначально требует четкого установления целей. Каждая функция в бизнес-процессе должна быть нацелена на приобретение определенной ценности.

Итак, набор действий и функций означает последовательность выполнения необходимых задач для создания необходимой потребительской ценности. Каждый процесс в BPM подразумевает присутствие заказчика, то есть того, кто будет являться конечным потребителем результата.

Конечный потребитель

Существует два типа заказчиков: внутренний и внешний.

Внутренним может являться руководитель организации либо ее подразделения, который нуждается в новой штатной единице. Его задачей и последующей ценностью будет являться запуск необходимого процесса в BPM и прием на работу сотрудника соответственно.

Внешний клиент может быть представлен лицом компании-заказчика, целью которого является запуск процесса обработки заказа и получения нужной продукции либо услуги.

Описанные выше ситуации и служат примерами бизнес-процесса. Далее разберемся, где он начинается и каков его завершающий этап, согласно концепции BPM.

Движение процесса может осуществляться в пределах одного подразделения, например, бухгалтерского департамента, или объединить несколько структур организации. В последнем случае он называется сквозным, и ниже подробно разберем, в чем заключаются его особенности.

Как говорилось выше, эта схема производственного бизнес-процесса проходит сразу в нескольких подразделениях. Например, он может охватывать сферу производства, логистики и сбыта. В организации в основном протекает 3 или 4 сквозных процесса, контролируемых руководителями высшего звена.

Раз уж речь идет об объединении различных структур компании, закономерным станет вопрос о том, каковы границы сквозных процессов согласно BPM?

Описание схемы бизнес-процессов

В организациях принято использовать определение архитектуры бизнес-процесса, то есть схемы его действия.

Первым шагом топ-менеджера при создании этой схемы становится четкое обоснование и ответы на вопросы: где должен заканчиваться один процесс и начинаться другой? Что является их ценностью? Кто руководит ими в системе BPM? Какие процессы имеются в организации и чем они ограничены?

Архитектура бизнес-процесса представлена основными, обеспечивающими и управленческими процессами. В свою очередь, основные имеют в своем составе один или несколько сквозных процессов.

Описание схемы бизнес-процессов

Рассмотрим следующие определения для более глубокого погружения в суть вопроса:

  • Основной процесс — это схема формирования действий организации с целью создания ценности для потребителя. То есть осуществляется предоставление клиенту товаров либо услуг и определяется прибыль компании. В частности, таким процессом могут являться действия фирмы по обработке материалов в ходе производственной деятельности.

  • Сервисные бизнес-процессы — помогают в обеспечении бесперебойной работы основных, но не нацелены на получение прибыли. Например, процесс подбора кадров либо управление материальными ресурсами предприятия.

  • Процессы управления — подразумевают этап разработки стратегических целей организации и управления коммерческими возможностями. Сюда можно отнести оценку внешних условий и определение стратегии каждого из департаментов.

Результатом обеспечивающих процессов не является получение организацией прибыли. Они выступают в качестве поддержки основных, которые как раз и являются средством формирования ценностей и заработка. Основные процессы завершаются вне компании, потому как именно внешний потребитель является покупателем ее ценностей.

Важно понимать, что ценность основных процессов проходит через все этапы: от ее формирования до попадания в руки клиента. Очевидным станет преимущество доступа к товару в магазине, откуда покупателю удобнее его забрать, даже заплатив несколько больше, нежели при его нахождении на складе компании.

Выбор нотации для разработки схем бизнес-процессов

Нотация представляет собой набор графических элементов служащих отражением схемы процесса. Другими словами, это свод правил для обозначения процесса, операций и событий, и определения взаимосвязей между ними.

Разнообразие нотаций довольно большое. Есть проще, есть сложнее. Второй вариант обычно используется в сфере программирования или логистики, то есть там, где требуется описание бизнес-процесса. Каждой системе подходит своя нотация.

Например, целью организации является описание процесса внедрения email-маркетинга в ныне функционирующую систему коммуникации с клиентами. Или задачей становится создание такой системы с самого начала. Здесь требуется наглядно отобразить порядок взаимодействия участников процесса и определить условия и время рассылки сообщений.

Нотация должна отвечать основным требованиям:

  • Простота в изучении. Доступность и понятное изложение существенно сэкономит время на ознакомление с ней, что помогает ускорить процесс.

  • Легкость восприятия. Схема бизнес-процессов должна быть доступной для понимания, в первую очередь, для человека, не имеющего опыта работы в создании нотаций.

На этапе проектирования блоков нам потребуются нотации класса workflow. Графические схемы бизнес-процессов представлены в виде диаграмм работ и отражают последовательность выполнения необходимых действий в определенное время.

Ознакомимся с элементами таких нотаций, используя в качестве примера простые блок-схемы, модели ARIS eEPC и BPMN.

Элемент

Блок-схема бизнес-процесса

ARIS eEPC

BPMN

События. Показывают границы начала и завершения процесса, могут указывать на промежуточные этапы в нем.

Блок-схема 1

Блок-схема 2

Блок-схема 3

Операции процесса. Указывают на действия, задачи и функции. Аналогичны для всех нотаций класса.

Блок-схема 4

Блок-схема 4

Блок-схема 4-1

Шлюзы и логические цепочки. Они необходимы для описания критериев, которые могут оказать влияние на ход процесса. Отвечают на вопросы в контексте «и», «или», «либо-либо».

Блок-схема 5

Блок-схема 6

Блок-схема 7

Стрелки «связь между операциями». Означают начало одного этапа после завершения предыдущего. То есть фактически наглядно изображают ход всего процесса.

Блок-схема 8

Блок-схема 9

Блок-схема 10

Стрелки «поток информации». Демонстрируют трансляцию сообщений, документов и прочего между участниками.

Блок-схема 11

Блок-схема 12

Блок-схема 13

Далее рассмотрим, как производится составление каждой из нотаций.

Простая блок-схема

Здесь чаще всего применяются такие элементы как: процесс, решение, документ, данные и стрелки. Последним автор схемы либо не дает названия вовсе, либо именует их кратко и максимально понятно. На фото изображен пример схемы бизнес-процессов.

Простая блок-схема

Такой вариант будет оптимальным для описания небольших стратегий. Он довольно прост и легок для восприятия. Определенных критериев создания не существует, а потому есть возможность формировать желаемую комбинацию из собственных элементов.

Нужно понимать: если планируется внедрение методики создания схем в организации, то необходимо разработать единые правила ее применения. В противном случае разнообразие способов отображения значительно затруднит восприятие рисунков.

Кейс: VT-metall

Узнай как мы снизили стоимость привлечения заявки в 13 раз для металлообрабатывающей компании в Москве

Узнать как

ARIS eEPS

eEPC (extended Event Driven Process Chain) означает расширенное описание последовательностей процесса, описание бизнес-процесса в блок-схемах, которые управляются событиями. Каждое из них создает операцию либо функцию, а это в свою очередь ведет к возникновению следующего события.

Создавая схему в нотации ARIS eEPC, следует придерживаться перечисленных ниже правил:

  • каждая функция возникает из события;

  • каждая функция оканчивается событием;

  • каждую функцию может связывать только одна из стрелок, ведущая к событию-причине либо к событию-следствию.

Описание бизнес-процесса в блок-схемах

Эта схема основных бизнес-процессов удобна в плане как создания, так и восприятия. Однако отрицательным моментом существования такой нотации, как, впрочем, и простой блок-схемы, является невозможность отражения в ней взаимодействия всех участников процесса.

BPMN

Такая нотация возникла на основе методологии BPM (Business Process Management — управление бизнес-процессами). По этой схеме можно смоделировать взаимодействие участников бизнес-процесса.

Как правило, нотацию используют профессионалы-управленцы в стремлении сформировать стратегию ведения своего бизнеса, выявить главные недостатки и усовершенствовать ее. С помощью BPMN можно учесть многие детали и с другого ракурса оценить структуру коммерческой деятельности.

Новичку будет очень сложно разобраться в принципах рисования блок схемы бизнес-процессов, так как язык нотации довольно сложный. Но здесь есть возможность выбора элементов и использования только самых необходимых.

Итак, в чем заключаются особенности элементов нотации BPMN?

Зоны ответственности

Элемент

Зоны ответственности

Пул. Служит отражением одного из участников процесса, на которого возложена та или иная функция. Это может быть как человек, так и некая неодушевленная система – сайт, сервис и т. д.

Элементы потока

Элемент

Задачи и подпроцессы

Задачи и подпроцессы. Задачи – это простые операции в BPMN. Подпроцесс – составные, он нужен для упрощения вида схемы. В качестве примера: «Отправка письменного подтверждения заказа» будет являться задачей, но для процесса «Оформление заказа» она превратится в подпроцесс.

Для обозначения задач и подпроцессов при создании схемы используются определенные маркеры. Например, силуэт человека означает, что функция в процессе возложена на сотрудника, а шестеренка оповещает о возможности автоматического выполнения операции.

События

События. Схема в BPMN позволяет отражать события на начальном, промежуточном и завершающем этапах процесса. Они также маркируются.

Для процесса «Оформление заказа» отправной точкой будет служить нажатие соответствующей кнопки на сайте. Конечным результатом станет доставка товара покупателю и отзыв с его стороны. Промежуточным событием в данном процессе может являться отмена заказа. Это действие приведет к ряду других: подтверждение отмены, указание причины и т. д.

Шлюзы

Шлюзы. Во избежание путаницы в логических элементах в BPMN опять же используются маркеры.

В частности, условие «И» говорит о ветвлении процесса на потоки, когда действия нуждаются в одновременном выполнении. Например, после обнаружения отсутствия на складе товара для отгрузки клиенту, возникает необходимость уведомить последнего и предупредить о переносе доставки. В то же время следует отправить на склад запрос по данному факту.

Эксклюзивное условие «ИЛИ» предполагает несколько вариантов действий, из которых в итоге верным будет считаться только один. Итак, вопрос: «Каково желание клиента по осуществлению доставки?». Ответ: или самовывоз, или посылка, или доставка от компании. Первый случай предполагает оповещение клиента о возможности получить забронированный товар. Второй требует сообщения о трек-коде отправленной посылки. Третий – согласования времени доставки груза.

Не эксклюзивное условие «И/ИЛИ» позволяет выполнение либо только одного действия, либо нескольких параллельно. Например: если сумма заказа больше 5 000 рублей, клиент получает один подарок. Если сумма заказа больше 5 000 рублей с наличием в нем товара с необычным ценником, человек получает уже два разных подарка. Если сумма заказа меньше 5 000 рублей, но клиент приобрел товар с особым ценником, он получает второй подарок. А если при условии той же стоимости заказа в нем отсутствует определенные товар, то подарок клиент не получит.

Комплексное условие предполагает выполнение действия при исполнении каждого из них в ветвлении процесса. Например, уведомление, подтверждающее подписку, отправится клиенту как в случае его подписки на рекламную рассылку, так и при оформлении заказа.

Данные

Элемент

Объекты данных

Объекты данных. Содержат информацию, необходимую для выполнения операции, так называемые входящие данные, или ту, что добавляется после совершенного действия – исходящие данные. Например: после проверки банком кредитной истории клиента и его платежеспособности, полученная информация передается далее в систему для дальнейшего информирования человека об одобрении либо отказе в предоставлении кредита.

Базы данных

Базы данных. Хранилище, коим является, например, CRM. Они отражаются в схеме, если в процессе возникает потребность обратиться к ним с целью получения нужных данных и т. п.

Соединяющие элементы

Элемент

Потоки управления

Потоки управления. Показывают связь между элементами потока, то есть событиями, задачами либо условиями. При необходимости стрелка сопровождается текстовой надписью. Для упрощения вида схемы условия могут быть обозначены с помощью маркировки на конце стрелки:

· если действие на одной ветке должно начаться после завершения другого, которое разветвляется, используется маркер – линия с ромбом;

· если требуется выделить ветку для прохождения потока при невыполнении других действий, маркером станет линия с косой чертой.

Потоки сообщений

Потоки сообщений. Обозначают обмен сообщениями между участниками процесса.

Артефакты

Элемент

Текстовая аннотация

Сноска, или текстовая аннотация. Используется с целью конкретизации элементов схемы, для ее упрощения и улучшения восприятия.

Нотация с BPMN довольно строга. Следует знать важные стандарты и правила, работая с ней. Вид и расположение графических элементов и связей между ними менять недопустимо.

Работа по созданию схемы не будет представлять труда, если человек поймет саму суть процесса, четко спланирует этапы его реализации и будет соблюдать последовательность действий при создании схемы:

  • Определение границ. Схема обязательно должна отражать начало и конец процесса.

  • Изображение основных блоков. Нужно представить идеальный ход процесса и составить последовательность задач, исполнение которых приведет к поставленному результату.

  • Добавление ветвлений. Следует учесть все варианты развития событий. Будет намного сложнее, если с самого начала создания схемы ставить стрелки, в которых можно запутаться.

  • Внесение недостающих данных. Если это требуется, можно поместить на схему документы, базы данных и различные комментарии.

История разработки нотации бизнес-процессов BPMN

Под нотацией сегодня понимается стандартный набор различных команд и обозначений, созданный для широкого применения. Фактически это устоявшийся язык, который используется в программировании и для описания бизнес-процессов. Можно составлять схемы по своему усмотрению, но в этом случае данное понятие неприменимо. Потому как именно массовое использование, существование единых правил и требований делают нотацию стандартным инструментом для всех.

История разработки нотации БП

Появление нотации BPMN, равно как описание схем бизнес-процесса, произошло одновременно с развитием информационной системы в 70-х годах XX века. В связи с разработкой последней возникла необходимость применения подобных определений: автоматизация некоторых процессов создала сложности в организации работы сотрудников компании.

Если ранее информация передавалась только лишь при человеческой коммуникации, то сейчас огромную роль в этом играют машины. Компьютер не умеет мыслить самостоятельно, а только лишь выполняет команды – поэтому и возникла необходимость создания алгоритмов и установления порядка обработки как входящей, так и исходящей информации.

Таким образом, нотации призваны не только помочь в создании описания работы сотрудников компании, но и их взаимодействия с информационной системой. Текстовые инструкции потеряли свою актуальность и стали неудобны. Потому возникла необходимость создания стандартных схем, отражающих определенную последовательность действий. И что самое важное, нужно было сделать их понятными не только для компьютерных систем, но и для человека.

Первооткрывателями в данной области стали военные в Соединенных Штатах Америки. Именно они уже тогда использовали автоматизированные процессы на удаленном соединении. Сейчас эту систему мы называем интернетом. Обширность применения информационных систем как раз и спровоцировала возникновение потребности внедрения нотаций бизнес-процессов.

Среди предприятий бизнеса они достаточно быстро получили свое распространение, потому как служили инструментом для описания взаимодействия людей и сетей. Организации получили возможность наладить внутренние процессы с целью увеличения производительности без дополнительных расходов.

Предприятиям схема бизнес-процессов очень полезна именно в плане оптимизации деятельности. Ведь для того, чтобы улучшить результат, необходимо точно знать отправную точку, имеющиеся ресурсы и конечную цель. Наглядное отражение всего этого формируют именно нотации, графические схемы. Представленные в них данные как раз дают абсолютное понимание проблемных моментов, позволяют найти правильный путь их решения и модернизировать процессы.

Нужно понять, что само определение бизнес-процесса не отражает его суть в какой-либо отдельной сфере. Если говорить о реализации, например, то понятия «схема бизнес-процесса продажи» не существует, но он может стать таким, если будет описан с помощью нотации.

Это очень наглядный пример, так как каждый человек бывал в роли покупателя, а многие еще и в качестве продавца. Ни для кого не секрет, что один и тот же человек может реализовывать товар или услугу в различных обстоятельствах по-разному. Но при наличии регламентированного бизнес-процесса действия продавца будут проходить в рамках единого признанного стандарта.

5 этапов построения схем бизнес-процессов

Прежде чем бизнес-процесс будет внедрен в деятельность организации, первоначально требуется составить его схему. В ней следует отражать не только структуру и последовательность действий, но также сопровождающие их документы, ресурсы и участников, имеющих отношение к процессу.

Рассмотрим этапы составления ключевые блок-схем бизнес-процессов и основные моменты их создания:

Этап 1: Определение и ограничение бизнес-процесса

До начала работы с бизнес-процессом нужно учесть все из них, имеющиеся на предприятии, и четко их разграничить. То есть перед составлением схемы бизнес-процессов необходимо четко видеть схему бизнес-процесса организации, различать их края и объемы каждого.

Ограничение бизнес-процесса

Это может быть трудно, но этап очень важен. Ведь совершенствование бизнеса с использованием систем BPM не служит непосредственной целью, а направлено на достижение наилучшего результата в ходе отлаженной работы самой компании.

Другими словами, сто́ит начать составление схем всех бизнес-процессов, существующих в компании, формируя из них единую структуру. В дальнейшем потребуется их разделение и составление подробного проекта для каждого.

Этап 2: Задание точек начала и окончания, основных блоков

В любой схеме должны присутствовать точки обозначения начала процесса и его завершения. Например, отправным моментом может считаться заявка от клиента, завершающим – доставка продукта покупателю.

Затем требуется выявление основных моментов работы данного бизнес-процесса. Это могут быть:

  • Регистрация заявки от клиента.

  • Рекомендации подходящего ему товара либо услуги.

  • Оформление заявки.

  • Производство товара или погрузка со склада.

  • Отправка клиенту.

Этап 3: Детализация схемы бизнес-процесса

Согласно описанному выше этапу, ход бизнес-процесса предполагает идеальный вариант, когда клиент точно знает свою потребность, а компания в состоянии ее удовлетворить. Но все же такое благополучное течение деятельности возможно не всегда, а потому логично предусмотреть и отразить на схеме дополнительные пути развития событий.

Детализация схемы бизнес-процесса

Если вдруг клиент по каким-либо причинам не может определиться с заявкой, то после ее регистрации ведущие функции берет на себя специалист. Он установит контакт с клиентом, даст подробную консультацию и уточнит детали заказа. Поможет принять окончательное решение и сориентирует покупателя в его дальнейших действиях.

Другим моментом может являться работа с возражениями клиента, если вдруг в какой-то момент времени он отказывается от заказа. Такие вопросы тоже возложены на отдельных специалистов.

После закладки в схему бизнес-процесса логических значений «или» и «если», то есть, по-другому – развилок, она будет считаться наиболее достоверной и пригодной для применения на практике.

Этап 4: Определение ролей участников процесса, документов, баз данных

После завершения предыдущих этапов блок-схема в целом имеет готовый вид. Однако нужно определить участников процесса и описать их роли. Кроме того, в силу повсеместного ведения основного документооборота по единым стандартам, необходимым станет указание создания либо подписания, обработки определенных документов на различных этапах процессов.

Полное завершение создания схемы происходит после занесения в нее всех уточнений. В частности, например, способ общения участников: предполагается использование почтовых сервисов либо определенного программного обеспечения.

Этап 5: Проверка схемы бизнес-процесса

До согласования схемы с руководителем обязательно следует проверить ее действие на практике, чтобы выявить все недочеты или доработать отдельные элементы при необходимости. После этого происходит ознакомление с ней сотрудников, которые будут задействованы в бизнес-процессе. Они, в свою очередь, имеют право вносить свои предложения и замечания по поводу действия схемы. После проработки всех нюансов, она признается готовой к использованию и утверждается руководителем организации.

Проверка схемы бизнес-процесса

Уже созданную схему бизнес-процесса можно автоматизировать при помощи BPM-систем.

Ниже представлены рекомендации, которые стоит использовать, создавая схемы:

  • Бизнес-процесс должен генерировать наибольшую ценность для компании. Основную схему целесообразно разбивать на множество подпроцессов.

  • Результат деятельности в пределах каждого блока четко отражает, фиксирует его границы. Руководитель компании точно знает, какими должны быть ее результаты и ценности. На основании этого формируется определенная система показателей эффективности деятельности всех отделов. Отчетность, составляемая их главами, показывает, насколько эти показатели соответствуют требуемым. Таким образом руководитель дает оценку работе компании в целом.

  • Для того чтобы границы процессов были определены верно, в качестве ориентиров выступают как раз показатели работы организации. Именно с их помощью рассчитывается объем ценностей, на достижение которых направлен бизнес-процесс.

Формирование архитектуры бизнес-процесса не происходит без его моделирования.

7 программ для создания схем бизнес-процессов

Bizagi Process Modeler

Эта бесплатная программа является хорошим инструментом для формирования бизнес-процессов, позволяет создавать диаграммы и документы в нотации BPMN.

Bizagi Process Modeler

Кроме того, с ее помощью результат можно отражать в файлах разного формата, в частности, в Microsoft Word и HTML.

ARIS Express

Эта программа имеет простой и удобный интерфейс, а потому работать с ней могут даже обычные пользователи компьютера. Относится к средствам моделирования ARIS (ARchitecture of Integrated Information Systems) и способна не только создавать схемы бизнес-процессов.

ARIS Express

Например, она включает в себя средства разработки системы показателей, оценки и стоимости, а также инструменты, которые значительно упрощают продвижение ERP-систем. Помимо этого, программное обеспечение позволяет мониторить и контролировать выполнение бизнес-процессов.

Camunda

  • Позволяет автоматизировать бизнес-процессы.

  • Простое и понятное в использовании программное обеспечение. Его легко можно соотнести с внутренними стандартами организации.

  • Camunda поддерживает любой JVM-язык.

  • Простой интерфейс, не требующий долгого изучения и специальных навыков.

  • Удобно разрабатывать и применять в CICD благодаря возможности использовать программы как библиотеки в Java-приложении.

  • Camunda не имеет ограничений в использовании и допускает работу с любыми удобными для потребителя инструментами.

Camunda

Это ПО предлагает использовать приложения Modeler, Task List, BPMN Engine, DMN Engine, Cockpit, Admin, Optimize:

  • Modeler — средство создания моделей BPMN-процессов.

  • Task list — это веб-приложение, в котором участники бизнес-процесса отчитываются о выполненных задачах.

  • BPMN Engine — своего рода движок, обеспечивающий интерпринтеграцию нотации BPMN в объекты JAVA и сохранение объектов в базе.

  • DMN Engine — работает по аналогии с BPMN Engine, только для DMN (Decision Model and Notation)

  • Cockpit — веб-приложение для контроля состояния процессов. В бесплатной версии доступны не все функции.

  • Admin — это инструмент для управления правами и доступом пользователей.

  • Optimize — веб-приложение для анализа бизнес-процессов. Используется только на платной основе.

AllFusion Process Modeler

С помощью данной программы можно сделать описание, анализ и моделирование данных. Является одним из лидеров на рынке.

Программа AllFusion Process Modeler

В нее входят такие методики, как:

  • IDEF0 (функциональное моделирование).

  • DFD (макетирование движения данных).

  • IDEF3 (моделирование потоков работ).

ELMA

Программное обеспечение отечественного производства, имеющее, в том числе, бесплатную версию.

Программа ELMA

Система управления базируется на:

  • создании модели бизнес-процесса с использованием графических диаграмм;

  • загрузке описания в систему ELMA;

  • возможности отслеживать выполнение схемы бизнес-процессов в компании.

Основные характеристики программы:

  • Наличие модуля управления проектами.

  • Возможность осуществлять контроль выполнения в условиях удаленного доступа.

  • Электронный документооборот: хранение, классификации и обработка документов.

  • Возможность использования в качестве почтового сервера внутри компании и как средство управления задачами.

Fox Manager Бизнес-процессы

Это программное обеспечение полностью бесплатно. Отличается способностью к автоматическому выстраиванию бизнес-процессов, отображению взаимодействия в графическом виде.

Fox Manager Бизнес-процессы

Имеет аналитические функции, что помогает в выявлении и устранении ошибок, допущенных при моделировании. Программа может находить ссылки на должности, документы и другие объекты, которых уже не существует.

Comindware Business Application Platform

Российская программа, предназначенная для создания и управления BPMN-процессами.

ПО Comindware Business Application Platform

С ее помощью можно упростить или углубить автоматизацию бизнес-процесса в пределах системы электронного обмена документами. Используя инструмент Comindware Business Application Platform, можно без особых сложностей создать процесс утверждения и подписания документов в пределах организации.

Важность определение границ бизнес-процесса в BPM

Правильно установленные границы бизнес-процесса оказывают влияние на измеримый результат и на оценку работы его руководителя, то есть топ-менеджера. Он-то и несет ответственность за функционирование и эффективное выполнение процесса.

Определение границ бизнес-процесса

В качестве примера возьмем процесс оптового приобретения материалов/сырья и т.п., применяемый в разных компаниях:

  • Компания № 1: бизнес-процесс закупки завершается после проведенного тендера. Результат, то есть ценность, процесса – протокол выбора определенного поставщика.

  • Компания № 2: использует более длинную цепочку. Процесс закупки заканчивается после подписания договора с подрядчиком. Для нее ценностью станет документ, по условиям которого поставщик доставит товар.

  • Компания № 3: бизнес-процесс еще длительнее и завершается при исполнении контрагентом обязательств. Результат для компании – поступление товара на склад, либо получение услуги, либо приобретение активов.

Очевидно, что Компания № 3 определяет для себя более масштабные ценности. Но разделение сквозных процессов на множество составляющих допустимо только в случаях, когда ответственность за выполнение того или иного этапа бизнес-процесса поделена между разными руководителями среднего звена. В данном случае владельцем процесса является ведущий топ-менеджер организации, в чьем ведении находится и работа по закупу товара, и организация деятельности склада, и заключение договоров.

Как же тогда определить завершающий этап одного сквозного процесса и начальный другого? В BPMN не существует четких правил, определяющих такие границы. В рамках специфики деятельности каждая организация вправе самостоятельно разделять свои бизнес-процессы.

3 цели моделирования бизнес-процессов

Основа моделирования бизнес-процессов — это создание статического и динамического визуального иллюстрирования.

Главным правилом является определение целей макетирования, с учетом этого делается выбор оптимального подхода. Физический процесс и модель схемы бизнес-процессов должны совпадать.

Зачем требуется моделирование бизнес-процессов? Какие цели оно преследует? На самом деле проект описания довольно трудоемкий и его стоимость как в прямых, так и в косвенных расходах может достигать нескольких миллионов. Длительность моделирования может варьироваться от трех месяцев до года. Необходимо представлять, с какой целью на этот процесс выделяются денежные средства и задействуются человеческие и временны́е ресурсы.

Скачайте полезный документ по теме:

Чек-лист: Как добиваться своих целей в переговорах с клиентами

Обычно выделяют три цели:

  1. Автоматизация процесса и перевод его для исполнения в автоматизированной системе является основной целью. Неавтоматизированный процесс может иметь множество функциональных недостатков, неоправданных временных затрат с негарантированным результатом.

  2. Основной ценностью автоматизированного процесса является возможность его улучшения. Чем оптимальнее отлажен бизнес-процесс, тем выше конкурентоспособность.

  3. Для BPM-системы ценна возможность одновременной автоматизации и улучшения бизнес-процесса. Ее нужно использовать, если стоит задача быстро и незатратно изменить структурный бизнес-процесс.

Преимущества оптимизации бизнес-процесса:

  • значительное снижение себестоимости;

  • увеличение скорости процесса;

  • максимальная ценность для потребителя.

Следует четко понимать цели моделирования и предполагаемую величину затрат.

Качества схемы бизнес-процессов

По макетированию бизнес-процессов можно дать следующие рекомендации:

  • Не следует возлагать функцию разработки моделирования бизнес-процессов на какое-то одно подразделение. Подобное решение неизбежно приведет к временны́м и финансовым потерям.

  • Необходима тщательная проработка архитектуры процессов, без которой невозможно создание качественного описания и схемы бизнеса.

Качества, которыми должна обладать готовая схема бизнес-процессов

Смоделированный бизнес-процесс должен иметь четкую схему, смотря на которую вы можете получить представление о:

  • начале и конце процесса;

  • связи с другими процессами;

  • перечне операций и исполнителей;

  • объеме документов для выполнения операций;

  • необходимых материалах и инструментах;

  • показателях эффективности проекта.

При соблюдении всех рекомендаций простая схема бизнес-процессов должна давать представление о том, как на практике проводится деятельность, быть доступной для восприятия, содержать необходимую информацию.

По сути, создание бизнес-процессов – это стратегия, помогающая добиться эффективных результатов, и их моделирование является обязательным условием для качественного развития компании.

Заблуждения и мифы о схемах бизнес-процессов

Мифы о схемах бизнес-процессов

Тщательно и грамотно созданная схема бизнес-процессов поможет развеять распространенные мифы, такие как:

  • Моделирование бизнес-процесса требует соблюдения множества особых стандартов и тем самым увеличивает время выполнения задач, снижает скорость достижения запланированных целей.

  • Описания IT-системы и бизнес-процесса ничем не отличаются друг от друга. На самом деле это не так, существуют особенности, на которые следует обратить внимание.

  • Получение прибыли – обязательное условие. Наличие видимой прибыли зависит от сферы деятельности предприятия, а правильно смоделированный бизнес-процесс способствует увеличению производительности при грамотном инвестировании.

  • Создание безукоризненного плана реально. Любой план, даже составленный гением, не будет являться идеальным. Полный охват материала не всегда возможен и появление тех или иных недочетов вполне предсказуемо. Решить эти проблемы можно при заинтересованности всех сторон.

Знания, полученные и использованные для успешного составления проекта деятельности, помогут избежать существенных потерь и добиться эффективного результата. Не следует забывать, что моделирование бизнес-процессов напрямую способствует решению поставленных задач и решает все вопросы, обсуждаемые в рамках проекта.

Алексей Бояркин

Статья опубликована: 10.12.2021

Облако тегов

Понравилась статья? Поделитесь:

Источник

Бизнес для рекрутеров: подбор личных помощников руководителя. История успеха.

бизнес –технолог и HR-экспертНовосёлова Анастасия Геннадьевна, бизнес –технолог и HR-эксперт.

Компании — клиенты: малый и/или средний бизнес (с численностью персонала от 15 до 100 человек)

Проект: выстраивание процесса подбора, адаптации и прохождения испытательного срока сотрудников с «0» / подбор и обучение HR – координатора для дальнейшего исполнения роли «оператор процесса».

Результат: через 4 месяца компания получает:

  • подготовленного и обученногоHR-координатора, организующего и отвечающего за процесс закрытия вакансий компании (экономия в 2 раза на оплате труда);
  • систему подбора и найма сотрудников, которой может пользоваться даже начинающий HR;
  • работающая систему прогнозируемого закрытия вакансий компании по минимальной цене;
  • снижение стоимости привлечения кандидатов и издержек на подбор персонала;
  • повышение в 2 раза скорости и качества закрытия вакансий;
  • снижение количества ошибок и минимизацию рисков при подборе;
  • простые работающие инструменты, позволяющие успешно закрывать вакансии от массовых до эксклюзивных;
  • увеличение в 2 раза скорости выхода новых сотрудников на максимальную эффективность;
  • качественную систему адаптации новых сотрудников;
  • полный пакет документов для оформления трудовых отношений, минимизирующий правовые и организационные риски компании;
  • автоматизацию процессов подбора и адаптации персонала, снижение ручного труда и бюрократизации;
  • систему KPI и мониторинга для контроля эффективности подбора и адаптации сотрудников;
  • полное документирование и описание системы.

Кратко:

  • компания испытывает постоянную потребность в персонале, в работе и поиске ежемесячно находится от 5 до 15 вакансий;
  • у компании есть планы на дальнейшее расширение бизнеса, для этого нужны сотрудники;
  • компания не может позволить себе нанять в штат дорогостоящего опытного HR-менеджера, но хочет получить качественные результативные процессы подбора, найма, адаптации и прохождения кандидатами испытательного срока;
  • компания хочет нанимать хороших кандидатов, но не готова платить кадровым агентствам.

Решение:
HR консультант за 4 месяца строит систему и передает ее в работу HR-координатору (недорогому специалисту) в штате компании.

  1. Найм и обучение внешним консультантом HR координатора начального уровня (недорогого).
  2. Последовательное построение и документирование HR-консультантом основных элементов системы подбора, адаптации персонала, прохождения испытательного срока и администрирования трудовых отношений, адаптированных под компанию.
  3. Обучение HR координатора инструментам и алгоритмам работы.
  4. Настройка системы мониторинга и KPI процессов HR
    Экономия для компании (на зарплате HRи на затратах на подбор / адаптацию) от 200 000 руб. / месяц

Реализация hr-проекта:

HR консультант за 4 месяца:

  • выстраивает элементы системы подбора, адаптации и прохождения испытательного срока кандидатов под потребности компании и документирует эту систему;
  • находит и обучает начинающего специалиста (HR-координатора) работе в этой системе;
  • настраивает работу системы и оставляет полностью работающую автоматизированную систему, в которой может работать любой начинающий исполнитель.
План и последовательность шагов Формат результата
1. Выявление потребностей в персонале Разработка календарного плана подбора персонала / оптимизация потребностей компании в персонале.
1.1. Анализ и систематизация вакансий компании Систематизация групп вакансий компании в текущем моменте и на перспективу
1.2. Оптимизация потребностей компании в персонале Создание оптимальной оргструктуры и разработка листа необходимого минимума персонала
1.3. Создание плана подбора персонала Помесячный план закрытия вакансий компании, связанный с финансовым и коммерческим планированием компании
2 Настройка подбора и запуск работы исполнителя процессов подбора и адаптации персонала (HR-координатора)
2.1. Разработка профиля должности и условий работы (мотивации) HR-координатора Профиль должности (требования / функции / условия работы / мотивация) / предложение для целевой аудитории кандидатов
2.2. Запуск и настройка подбора Составление и размещение объявлений о вакансии
2.3. Настройка процесса отбора кандидатов Разработка и передача инструментов / алгоритма / шаблонов обработки откликов и отбора кандидатов
2.4. Сопровождение процесса отбора кандидатов и принятия решения по финалисту Проведение собеседований с кандидатами финалистами / проведение переговоров с финальным кандидатом по JobOffer
2.5. Настройка работы HR-координатора Организация и документирование рабочего процесса HR менеджера / постановка системы контроля и мониторинга эффективности работы.

Постановка задач на испытательный срок.
2.6. Обучение HR-координатора Обучение HR менеджера работе в системе подбора и адаптации персонала (наставничество / контроль / передача инструментов и технологии работы)
2.7. Курирование HR – консультантом процесса адаптации HR-координатора в период испытательного срока (3 месяца) Ведение еженедельных спринтов по постановке задач и контролю выполнения.
3 Разработка системы подбора персонала «под ключ»: от выявления потребностей до закрытия вакансии
3.1. Анализ имеющихся элементов системы подбора и адаптации персонала, выявление эффективных и работающих практик и элементов для изменения / оптимизации Mmap с анализом имеющихся элементов  / дорожной картой внедрения системы по подбору и адаптации персонала
3.2. Разработка бизнес – процесса подбора и найма Документированная блок – схема бизнес — процесса (шаги / контрольные точки / ответственные / взаимодействие участников) в инфографике с описанием
3.3. Разработка унифицированных профилей должностей (под текущие и перспективные потребности компании) — описание / требования / обязанности / условия работы Документированные профили должностей / инструкция по их составлению / чек-лист
3.4. Разработка и упаковка предложение для целевой аудитории кандидатов Распаковка и формулирование преимуществ работы в компании
3.5. Разработка продающих объявления для размещения на площадках привлечения кандидатов Готовые объявления для размещения в формате, используемом сервисами по привлечению и поиску кандидатов / инструкция по составлению объявлений
3.6. Анализ и выявление эффективных сервисов и площадок для поиска и привлечения кандидатов Список рекомендуемых сервисов по подбору персонала и регламента их использования (опции / стоимость / варианты оптимизации расходов)
3.7. Формирование и внедрение привлекательного имиджа и HR бренда работодателя компании в интернет Список / содержание элементов для мониторинга и размещения информации, поддерживающий положительный HR имидж работодателя / чек — лист
3.8. Запуск размещения вакансий Инструкция по размещению вакансий на различных сервисах и A/B тестированию объявлений / чек- лист
3.9. Разработка алгоритма активного поиска кандидатов Инструкция и описание алгоритма активного поиска кандидатов / чек-лист
3.10. Разработка алгоритма и регламента обработки откликов и взаимодействия с кандидатами (скрипты телефонного и очного интервью, шаблоны и регламент переписки с кандидатами, организации интервью и этапов отбора) Инструкция + описание алгоритма / разработанные скрипты и шаблоны / чек — листы
3.11. Разработка инструментов поэтапного отбора кандидатов (тестирования, диагностика, проверка безопасности) Описание инструментов отбора с инструкцией по использованию / чек- лист
3.12. Разработка алгоритма согласования финальных кандидатов и формирования предложения о выходе на работу Инструкция и шаблоны финализации кандидата на JobOffer / чек-лист
3.13. Автоматизация подбора и показателей эффективности подбора — KPIs (ведения базы кандидатов, автоматизации учета) – подбор инструмента автоматизации Подбор и список возможных сервисов для автоматизации и визуализации процесса подбора
3.14. Разработка алгоритма бюджетирования и управления затратами на подбор персонала Шаблон и инструкция по планированию и бюджетированию затрат на подбор
3.15. Разработка и внедрения мониторинга и контроля KPI процесса подбора Внедрение показателей и системы сбора данных для мониторинга, анализа и контроля показателей эффективности подбора
3.16. Обучение участников бизнес – процесса подбора и привлечения кандидатов работе по процессу Внедрение бизнес – процесса в работу
3.17. Презентация системы, размещение в информационных системах компании с настройками доступа Система подбора персонала полностью документирована (блок – схема+ описание + инструкции + чек – листы) готова к использованию
4 Разработка системы адаптации и прохождения испытательного срока «под ключ»: быстрый выход новых сотрудников на эффективность
4.1. Разработка бизнес – процесса адаптации персонала и прохождения испытательного срока Документированная блок – схема бизнес — процесса (шаги / контрольные точки / ответственные / взаимодействие участников) в инфографике с описанием
4.2. Разработка и внедрение процесса подготовки выхода нового сотрудника Инструкция по подготовке выхода нового сотрудника / чек- лист
4.3. Оформление трудовых отношений ведение кадровой документации по приему и испытательному сроку сотрудников Инструкция по ведению кадровой документации / шаблоны документов в образцами заполнения / чек — лист
4.4. Разработка процедуры постановки задач, мониторинга и контроля прохождения испытательного срока Шаблон и инструкция по разработке и постановке задач на испытательный срок / процессу мониторинга и контроля успешности прохождения испытательного срока

Рекомендации по оформлению кадровой документации нового сотрудника
4.5. Разработка Welcome – пакета и процесса обучения и проверки знаний новых сотрудников Документирование и систематизация информации для обучения и проверки знаний новых сотрудников / инструкция по организации адаптации / чек — лист
4.6. Обучение участников процесса адаптации новых сотрудников (работников Компании) практическому применению процесса Проведение обучения работников Компании использованию инструкций и инструментов адаптации и контроля прохождения испытательного срока нового сотрудника
4.7. Разработка алгоритма завершения адаптации и испытательного срока Инструкция по подведению итогов испытательного срока / документированию процессов завершения испытательного срока
4.8. Презентация системы, размещение в информационных системах компании с настройками доступа Система адаптации и прохождение испытательного срока персонала полностью документирована (блок – схема+ описание + инструкции + чек – листы) готова к использованию
Источник

Понравилась статья? Поделить с друзьями:

Другие крутые статьи на нашем сайте:

  • Бизнес процессы негосударственного пенсионного фонда
  • Блошиный рынок удельная санкт петербург время работы
  • Бизнес процессы это процессы финансового менеджмента
  • Богородский загс москвы официальный сайт часы работы
  • Бизнес с пассивным доходом с минимальными вложениями

    • 0 0 голоса
    Рейтинг статьи
    Подписаться
    Уведомить о
    guest

    0 комментариев
    Старые
    Новые Популярные
    Межтекстовые Отзывы
    Посмотреть все комментарии