Бизнес процесс ознакомление с документом битрикс 24

Действие позволяет создать для выбранных пользователей задание по ознакомлению с документом и возможностью оставить отзыв на него. В ходе выполнения задания ведется вычисление процента ознакомившихся.

В Битрикс24 при работе с документами доступны стандартные бизнес-процессы на Диске. С их помощью вы можете быстро организовать автоматическую обработку файлов.

Стандартные Бизнес-процессы присутствуют на общем диске и дисках групп. Для работы с бизнес-процессами перейдите в раздел Диск > Общий диск > Значок шестеренки > Бизнес-процессы.

В открывшемся окне вы увидите все доступные бизнес-процессы. Все стандартные бизнес-процессы можно редактировать с помощью Дизайнера бизнес-процессов.

Двухэтапное утверждение

Рекомендуется для ситуаций, когда вам необходима экспертная оценка перед утверждением документа. На первом этапе эксперт должен утвердить документ. В противном случае документ возвращается на рассмотрение. В случае утверждения документ передается на голосование группой сотрудников. Если на данном этапе документ не утвержден, он возвращается автору. Процесс повторяется до утверждения документа.

Ознакомление с документом

Рекомендуется использовать этот рабочий процесс, если вы хотите ознакомить с документом группу сотрудников. Также можно будет добавлять комментарии к документу.

Простое утверждение/голосование

Этот бизнес-процесс рекомендуется, если решение принимается простым большинством. Вы можете указать, кто голосует, и дать им возможность прокомментировать свое решение. По окончании голосования все участники будут проинформированы о результате.

Утверждение документа со статусами

Документ проходит стадии статуса от черновика до публикации.

Утверждение по первому голосу

Рекомендуется использовать этот бизнес-процесс, когда достаточно одного экспертного мнения из некоторого сообщества. В рамках этого процесса указывается группа сотрудников, которые могут принять такое решение. Процесс завершается, как только один из указанных сотрудников утверждает или отклоняет документ.

Экспертная оценка

Рекомендуется для случаев, когда ответственному сотруднику требуется экспертная оценка для принятия решения. В рамках процесса создается группа экспертов, каждый член которой может дать заключение по документу. Мнения передаются ответственному сотруднику. После этого он утверждает или отклоняет документ.

Обзор бизнес-процесса “Ознакомление с документами”

Этим материалом мы открываем цикл статей по обширной теме “Бизнес-процессы в Битрикс24”. Начинаем с обзора бизнес-процесса по работе с документами “Ознакомление с документами”

Подпишитесь на telegram-канал “Цифровая трансформация бизнеса”, чтобы не пропустить новые материалы: https://t.me/automatization1

---

Среди бизнес-процессов, которые можно запускать в Битрикс24, есть отдельная категория: бизнес-процессы по работе с документами. Если вы их не использовали ранее, их надо активировать.

Для активации надо зайти на Общий диск — перейти в раздел Настроек (кнопка с изображением шестеренки) — Бизнес процессы

В открывшимся окне произвести активацию

Теперь для работы с документами доступны бизнес-процессы. Важно учитывать, что бизнес-процессы можно запускать только по документам, находящимся на Общем диске.

У нас есть документ, по которому хотим запустить согласование. Загружаем его на Общий диск или находим его, переходим в меню документа. На момент написания статьи, штатных процессов по документу предлагается 6 штук:

• Утверждение документа со статусами
• Двухэтапное утверждение
• Утверждение по первому голосу
• Ознакомление с документом
• Простое утверждение/согласование
• Экспертная оценка

У всех этих процессов отличаются: длительность, структура, оформление, уведомления. Мы будем разбирать пример с бизнес-процессом “Ознакомление с документом”

При его запуске Битрикс24 просит указать список лиц, которым требуется ознакомить с документом. Выбираем сотрудников и нажимаем на кнопку “Запустить”

При запуске конкретно этого процесса, у сотрудника не выдается дополнительных уведомлений в центре уведомлений или задач, появляется отдельный дашборд на странице Новости с уведомлением, что есть бизнес-процесс, требующий реакции.

Переходим в него, перед нами перечень бизнес-процессов. Находим нужный и приступаем к его выполнению, нажав на кнопку “Приступить”

Что есть в самом задании процесса:

• Постановщик процесса
• Текст задания
• Сам документ
• Есть возможность дать обратную связь в виде комментария
• Можно делегировать процесс или подтвердить ознакомление

Подтверждаем ознакомление, процесс завершен.

Осталось понять где мы можем увидеть результат нашего процесса по конкретному документу. Находим наш документ на общем диске, заходим в меню документа и выбираем пункт “Подробнее”

В открывшемся журнале отображаются все бизнес-процессы по данному документу и ход их выполнения. Из этого же окна можно запустить новый бизнес-процесс

Видео-инструкция по бизнес-процессу в Битрикс24 “Ознакомление с документами”

Если вам потребуется помощь с настройкой бизнес-процессов в Битрикс 24 или вам нужна консультация по возможностям бизнес-процессов Битрикс 24 закажите бесплатную консультацию. Эксперт свяжется с вами в течение 10 минут.

У нашего клиента, дистрибьютора профессионального кофеварочного оборудования, офисы по всей стране. Соответственно, много и отделов: закупок, продаж, ремонта и обслуживания, монтажа и установки. Про бизнес-процессы для отдела продаж и базовую настройку портала для B2B-компании мы писали ранее.

Чтобы организовать и упорядочить внутренние коммуникации в компании, мы настроили бизнес-процессы, которые оповещают и ставят задание на знакомство с новыми приказами. Так сотрудники каждого отдела смогут получать информацию вовремя и не терять ее в бесконечных уведомлениях на портале. Этот бизнес-процесс называется «Согласование приказа».

Согласование приказа

Бизнес-процесс запускается из Живой ленты в Битрикс24 — появляется форма. Внутри нужно указать тему, прикрепить документ, указать сотрудников и отделы, которые должны ознакомиться. При необходимости можно оставить комментарии. И отправить приказ либо на согласование, либо сразу на ознакомление.

Если отправить сразу на ознакомление, то приказ добавляется в списки «Реестр приказов» и «Ознакомление с приказами». Если сначала на согласование, то приказ появится только в списке «Реестр приказов». Согласовант просматривает приказ и либо одобряет его, либо оставляет комментарии и отправляет на доработку.

После согласования запускается следующая стадия: инициатор указывает кому и каким отделам нужно разослать документ. Бизнес-процесс направляет уведомления и задания тем сотрудникам, которые должны с ним ознакомиться. В течение недели сотрудник должен ознакомиться с приказом и подтвердить это, нажав кнопку «Ознакомился». Вместе с подтверждением можно отправить инициатору комментарий или задать вопрос.

Если в течение недели сотрудник не ознакомится с приказом, то инициатор получит соответствующее уведомление. Все эти настройки сделаны с помощью штатных инструментов: бизнес-процессов и задания в рамках этих процессов «Ознакомление с документом».

Результат

Благодаря настройкам в Битрикс24 руководителям не приходится напоминать каждому сотруднику о новых приказах, он может отследить, кто ознакомился с документами, а кто нет. Сотрудники не пропускают обновления, потому что на портале у них стоит задание. Когда задач много, эта настройка помогает организовать рабочий день.

1

05.09.201402:0405.09.2014 02:04:03

Установите приложение Пинкит, чтобы расширить возможности вашего портала на Битрикс24:

В данной статье описаны основные операции, которые возможно провезти с документами с системе Битрикс24.

Создание нового документа

Действие даёт возможность создания нового документа с определёнными параметрами.

Описание Параметров

Поля будут различаться, исходя из от типа документа.

Пример: у бизнес-процесса в разделе Инфоблоки произойдёт создание нового элемента инфоблока. Поле в настройке параметров, описывающих действие, будет аналогично полю, находящемуся в форме для нового фрагмента инфоблока для определённого вида инфоблоков.

Удаление документа

Будет произведена деинсталяция документа, привязанного к определённому бизнес-процессу.

Изменение документа

Возможность автоматической регулировки параметров документа.

Описание Параметров

При помощи Добавить условие мы можем задать дополнительные параметры редактируемого документа.

А с помощью Добавить поле мы можем присвоить новый параметр конкретному документу. Описанные действие отразятся на свойствах документа.

Блокировка документа

Возможность осуществить блокировку документа от воздействия посторонних бизнес-процессов.

Блокировка способна приостановить активность других процессов, но не прикреплённых к нему пользователей.

Примечание: стоит не забывать разблокировать документ, после произведения над ним необходимых действий в состоянии блокировки.

Примечание: некоторые типы документов не блокируются.

Ознакомление с документом

Возможность создания для конкретных пользователей задания по знакомству и прочтению документа и возможность оставить отзыв. В ходе ознакомление будет отображаться процент ознакомленных.

Описание Параметров

• Ознакомить пользователей — указание лиц, выбранных для ознакомления с документом.
• Название задания — заданию по ознакомлению присваивается конкретное название.
• Описание задания — здесь следует указать описание либо комментарии к заданию. Данное содержимое отобразиться у всех принимающих участие пользователей. Во избежание путаницы, рекомендуется в данной графе подробно описать задание.

Должны ознакомиться

• Все сотрудники — для выполнения необходимо, чтобы все привязанные к документу сотрудники приняли участие в ознакомлении;
• Любой сотрудник — любые сотрудники могут принять участие в действии, описанном выше, указанных выше.
• Устанавливать текст статуса — даёт возможность менять текст в статусной графе документа. Это поможет, например, показать этап работы над документом.

Текст статуса — задание текста статуса.

Возможно использование модификаторов: : #PERCENT# — процент, #REVIEWED# — ознакомилось человек, #TOTAL# — в итоге должно ознакомиться, #REVIEWERS# — ознакомившиеся пользователи.

• Текст кнопки в задании — возможность задания конкретного текста под нужную кнопку.
• Показывать поле ввода комментария — даёт возможность пользователям, принимающим участие в работе с документом, оставлять комментарии.
• Метка для поля комментария — надпись для поля содержащего комментарии.
• Период ознакомления — возможность задания конкретного времени, за которое пользователи обязаны ознакомиться с документом (период может быть неограниченным).

Результаты выполнения действия

Возможно получение через Вставка значения — Дополнительные результаты, где они станут доступны на момент регистрации действия в шаблоне.

Доступно следующее:

• Комментарии;
• Количество ознакомлено;
• Количество пользователей необходимое для ознакомления;
• Автоматическое ознакомление.

Публикация документа

Публикация документа и присвоение статуса статуса Опубликован.

Примечание: некоторые типы документов публикации не подлежат.

Сохранение истории документа

Создание слепка документа и сохранение данных о внесенных в документ изменений (можно задать автоматически).

Описание Параметров

Название записи в историю — название версии документа, сохраненной в историю.

Если оставить поле пустым, но название возьмётся из документа.

Разблокировка документа

Произведёт разблокировку документа для работы с другими бизнес-процессами.

Примечание: заблокированные документ вне доступа другим действиям бизнес-процессов.

Снятие документа с публикации

Возможность снять опубликованный документ публикации.

Установите приложение Пинкит, в состав которого входит множество интеграций для автоматизации:

Для этого выбираем нужный регион и устанавливаем Пинкит на свой Битрикс24:

Готовые отраслевые решения Битрикс24 (корпоративный портал и CRM) в процессе автоматизации деятельности предприятия являются только первым этапом. В дальнейшем эта платформа предлагает многофункциональный инструментарий для выверенной организации работы компании.

Битрикс24 решает следующие задачи:

• является хорошо продуманной, комплексной CRM;
• представляет систему управления проектами;
• предлагает набор инструментов для создания упрощенной коммуникации во внутренней рабочей среде предприятия.

Но еще Битрикс24 позволяет использовать ряд бизнес-процессов – специальных операций с выверенной последовательностью действий. Платформа имеет уже готовые бизнес-процессы, и дает возможность создавать новые на базе корпоративного портала.

1.Согласование

В любой компании присутствует необходимость согласования. И многие сталкивались с проблемой, когда сотрудник подготовил документ и никак не может застать начальника на месте, чтобы согласовать.

Процесс согласования можно автоматизировать – сотрудник запускает процесс согласования, загружает договор, а система уже сама определяет ответственного, ставит срок и показывает постановщику задачи на каком этапе находится согласование.

Ответственный (исполнитель), получая документ, может согласовать его либо отправить на доработку.

Подобный инструмент освобождает сотрудников от необходимости искать руководителя, уточнять, когда он сможет проверить задачу. Система сама заставляет ответственного сделать это вовремя, что положительно сказывается на прибыли компании.

Схема бизнеса-процесса «Согласование»:

1. сотрудник вводит необходимые данные и прикрепляет договор, выбирает ответственных, которые должны его согласовать или отправить на исправление;
2. если участники согласования отправляют договор на исправление, тогда бизнес-процесс создает задачу на ответственное лицо по его исправлению;
3. после исправления договора процесс создает задачу «Отправка на почту клиенту», ответственному приходит уведомление о завершении процесса.

2. Утверждение документа

В этом бизнес-процессе много вариантов развития событий. Можно выбрать последовательный вариант, либо завести статусы, в каждом из которых будет свой алгоритм действий.

Схема бизнеса-процесса «Утверждение документа»:

1. сотрудник вводит необходимые данные и прикрепляет документ, выбирает ответственных, которые должны согласовать или отправить на исправление;
2. если участники процесса отправляют документ на исправление в первом этапе, тогда бизнес-процесс создает задачу на ответственное лицо по его исправлению;
3. если участники согласования приняли документ в первом этапе, но отправляют документ на исправление о втором этапе, тогда бизнес-процесс создает задачу на ответственное лицо по его исправлению;
4. после утверждения документа документ публикуется, приходит уведомление ответственному о завершении процесса.

3. Счет на оплату

Любая компания так или иначе сталкивается со счетами, нуждающимися в оплате. Это также можно автоматизировать с помощью бизнес-процесса «Счет на оплату». Он работает по следующей схеме:

Схема бизнеса-процесса «Счёт на оплату»:

1. сотрудник вводит данные счета;
2. бизнес-процесс назначает ответственного, который согласует эту заявку;
3. после согласования заявка отправится в бухгалтерию;
4. после проведение оплаты, сотруднику, инициатора процесса, придёт уведомление о его завершении процесса.

4. Ознакомление

Во многих компаниях часто возникает момент, когда необходимо быстро довести до сведения всем сотрудникам о нововведениях, новых приказах и т.п. Бизнес-процесс «Ознакомление» позволяет максимально быстро оповестить всех, кто имеет отношение к этому нововведению.

Схема процесса проста:

1. сотрудник создаёт процесс и прикрепляет к нему документ или ссылку на него;
2. выбирает отделы или конкретных пользователей, которым следует прочитать этот документ;
3. есть возможность написания комментария
4. фиксирует срок (дедлайн);
5. бизнес-процесс создает задания для ответственных, которые утверждают или отклоняют документ.

После истечения срока, сотрудник увидит, сколько из отмеченных сотрудников ознакомились с документом.

5. Оформление больничного

Во многих современных компаниях, сотрудник во время болезни может не находиться на рабочем месте и есть три вида оформления такого отсутствия:

1. официальное оформление больничного листа;
2. работа из дома, когда сотрудник сохраняет трудоспособность;
3. отгул за свой счёт, когда сотрудник не может работать.

Все эти варианты представлены в бизнес-процесс «Заявка на больничный».

Схема работы процесса:

1. сотрудник запускает бизнес-процесс из дома, указывая вариант отсутствия;
2. руководитель сотрудника подтверждает заявку;
3. дальше Битрикс24 будет присылать уведомления с указаниями действий, которые необходимо предпринимать.

Алгоритм можно настроить в зависимости от допустимых вариантов в конкретной компании.

6.Оформление командировки

Если деятельность компании сопряжена с частыми командировками, то бизнес-процесс «Заявка на командировку» автоматизирует все этапы согласования с помощью задач на руководителя и бухгалтерию.

Схема бизнес-процесса «Оформление командировки»:

1. сотрудник заполняет данные по командировке и запускает бизнес-процесс;
2. идет проверка об утверждении руководителем командировки, если она не утверждена, тогда процесс закрывается;
3. если руководитель утвердил командировку, тогда запускаются процессы уведомления сотрудника и бухгалтера.

7. Заявление на отгул

В некоторых компаниях алгоритм оформления отгула достаточно сложен. Обычно нужно заранее предупредить руководителя, написать заявление, отправить заявление бухгалтеру. Если руководителей несколько, то приходится ждать, когда они все одобрят отгул.

Бизнес-процесс «Заявление на отгул» упрощает эту цепочку. Сотрудник указывает дату отгула, причину отгула, а также вид отработки: за свой счёт или за ранее отработанное время. Дальше система запускает постановку задач на руководителя, бухгалтерию и сама согласует отгул.

Схема бизнеса-процесса «Заявление на отгул»:

1. сотрудник заполняет данные об отгуле и отправляет на согласование;
2. бизнес-процесс запускает проверку об утверждении заявки;
3. если заявка не утверждена, тогда уходит уведомление руководителю отдела и автору и процесс закрывается;
4. если заявка согласована, тогда идет уведомление бухгалтеру и начальнику, а также автору;
5. запись в график отсутствия и закрывается бизнес-процесс.

8. Оформление отпуска

Оформление очередного отпуска можно также автоматизировать с бизнес-процессом «Заявление на отпуск». Для этого сотрудник загружает в систему желаемую дату начала и окончания отпуска.

Заявление направляется к руководителю отпускника, который согласует этот период. Затем система автоматически ставит задачи в отдел кадров и бухгалтерию для оформления документов. И сотруднику приходит уведомление о согласовании отпуска.

Схема бизнеса-процесса «Оформление отпуска»:

1. сотрудник заполняет данные об отпуске и отправляет на согласование;
2. бизнес-процесс запускает проверку об утверждении заявки на отпуск;
3. если заявка не утверждена, тогда уходит уведомление автору и процесс закрывается;
4. если заявка согласована, тогда;
5. идет уведомление бухгалтеру, а также автору;
6. запись в график отсутствия и закрывается бизнес-процесс.

9. Увольнение

Процесс увольнения сотрудника, особенно в крупных организациях, достаточно времязатратное мероприятие. Сотруднику необходимо передать дела, собрать кучу подписей.

Бизнес-процесс «Увольнение сотрудника» позволяет разбить этот процесс на шаги, где каждый шаг будет автоматически направляться ответственному сотруднику. В результате сотруднику остаётся только следовать подсказкам Битрикс24 и процесс увольнения обойдётся без нервных потрясений.

Схема бизнеса-процесса «Увольнение»:

1. сотрудник заполняет данные об увольнении и отправляет на согласование;
2. бизнес-процесс запускает проверку об утверждении заявки на увольнение: если заявка не утверждена, тогда уходит уведомление автору и процесс закрывается;
3. если заявка согласована, тогда: идет уведомление бухгалтеру, а также автору и закрывается бизнес-процесс.

10. Принятие на работу сотрудника

Один из самых востребованных бизнес-процессов – «Новый сотрудник», позволяет автоматизировать приём на работу. Можно настроить систему так, чтобы задачи ставились сразу на ответственных сотрудников, которые должны выполнить действия для оформления нового сотрудника: введения его в курс работы, обучение и т.д.

Схема бизнес-процесса «Принятие нового сотрудника»:

1. вводятся данные сотрудника;
2. запускается бизнес-процесс с документами, с которыми должен ознакомится сотрудник со сменой статуса;
3. после полного ознакомления происходит закрытие бизнес-процесса.

Вывод

Любой бизнес нуждается в автоматизации. Битрикс24 – идеальный инструмент для этого. Его стандартные процессы позволяют решить множество бизнес-задач. Но также в Битрикс24 есть возможность создавать новые, уникальные процессы, оптимизированные под нужды конкретной компании.

Компания «Цифровой Элемент» помогает внедрить Битрикс24 и настроить необходимые бизнес-процессы. Мы избавим вас от рутины, поможем сэкономить время, с помощью грамотно выстроенной системы выставления задач. А экономия времени для бизнеса – это экономия денег!

Битрикс24 позволяет решать почти любые задачи, если знать, как это сделать. Иногда даже самые мелкие доработки и улучшения позволяют сэкономить очень много сил и времени, но реализация этих доработок нетипична.

У нашего клиента была задача для
Битрикс24 — уведомлять руководителей о некоторых процессах, происходящих в компании. В частности, что подчиненным создан запрос на командировку, и его необходимо утвердить или отклонить. Сам процесс создания, согласования, оплаты и прочих действий с командировкой мы создавали на смарт-процессах со своими этапами и автоматизацией.

Для этого мы использовали задания бизнес-процесса с кнопками утвердить и отклонить.

В само задание была вынесена вся информация, которую заполнил подчиненный.

А так как при создании запроса у нас автоматически формируются документы, то сформированный документ также прикреплен к заданию.

К сожалению, Битрикс24 не может прикреплять документы из полей сущности в задание, но если бизнес-процессом переместить данный документ в переменную и прикреплять уже ее, то документ отображается в задании и доступен для просмотра и скачивания.

Вот так с помощью неочевидной схемы мы смогли сделать процесс оформления командировки более удобным и прозрачным.