Бизнес процесс моделирование бизнес процессов

Моделирование бизнес-процессов: цели, методы и результаты

Моделирование бизнес-процессов: цели, методы и результаты

Моделирование бизнес-процессов предприятия — важнейший инструмент грамотного и результативного управления.

Компании не работают с максимальной эффективностью сами по себе: процессы необходимо постоянно анализировать, оптимизировать, а иногда и полностью реорганизовать. И моделирование — первый шаг к такому управлению. Разложив
деятельность на компоненты, каждый из которых включает определенную цепь операций, легче увидеть узкие места и ошибки, спрогнозировать риски на каждом из этапов. В краткосрочной перспективе это позволит выстроить более эффективные
бизнес-процессы, а в долгосрочной — поможет компании адаптироваться и совершенствоваться в соответствии с меняющимися условиями и целями.

Моделирование бизнес-процессов: основные понятия

Моделирование бизнес-процессов (Business Process Modeling) — один из методов повышения эффективности и прозрачности работы организации. В его основе лежит процессный подход к управлению: процессы описываются через присущие им
элементы — действия, данные, события, материалы. Полученное описание позволяет глубоко разобраться в бизнес-процессах, увидеть потенциал их улучшения и эффективно организовать взаимодействие всех участников. 

Модель — это графическое или текстовое представление бизнес-процессов и логической взаимосвязи между ними. С ее помощью отображают два состояния процессов: как есть — текущая деятельность организации, и как должно быть
— ее будущее состояние после внесения изменений или улучшений.

Системное моделирование бизнес-процессов может быть выражено в виде блок-схем, диаграмм, таблиц, сценариев и т.д. Способы, выбранные для наглядного отображения элементов, называются методами моделирования.

Зачем моделировать бизнес-процессы

К чему приводит отсутствие формализованных бизнес-процессов?

• Нет распределения полномочий и зон ответственности — возникающие проблемы некому решать.

• Нет точной и актуальной информации — руководство не может быстро получить данные о текущей деятельности и ее результатах, которые необходимы для управления бизнесом.

• Нормативные документы неактуальны и противоречивы, работа и взаимодействие сотрудников и подразделений не регламентированы — их функции могут дублироваться, тратится много времени на выяснение рабочих моментов. 

• Эффективность работы подразделений неравномерна — есть лидеры и аутсайдеры, возможно взаимное недовольство между производством и вспомогательными службами. 

• Избыточная цепочка согласований, долгий цикл принятия и исполнения решений — растут непроизводственные затраты, падает исполнительская дисциплина, контроль исполнения решений неэффективен.

• Плохо работает документооборот — нужные документы сложно найти, нередки потери.

• Возникает избыток товарных запасов из-за недостаточного планирования.

• Нарушаются сроки и бюджеты выполнения работ и заказов из-за отсутствия адекватной оценки и контроля.

• Не ведется контроль удовлетворенности клиентов — пробелы в этом направлении не выявляются и не устраняются. 

• Деятельность предприятия не прозрачна для инвесторов — снижается доверие.

В конечном итоге внутреннее развитие компании не успевает за ростом бизнеса и рыночными изменениями, возникают «болезни роста», процессы становятся все более хаотичными. Если же показатели деятельности перестают устраивать
руководителей, нет возможности выявить проблемные точки и наиболее перспективные направления улучшений.

Наличие моделированных процессов позволяет изменить ситуацию, решив несколько задач:

• нормирование бизнес-процессов. В большой организации разные команды могут выполнять один и тот же процесс по-разному. Создание оптимального дизайна задает единые правила и гарантирует, что каждый знает, как достичь лучшего
  результата;

• гибкость процессов. Анализ бизнес-процессов способствует формированию культуры инноваций и изменений. Возможность настраивать бизнес-операции позволяет компании развиваться в условиях технологических изменений;

• прозрачность. Все в организации будут знать, как выполняются процессы, это делает работу контролируемой;

• повышение эффективности. Основная функция моделирования бизнес-процессов — найти способы улучшить выполнение процессов, что приведет к повышению эффективности, производительности, конкурентоспособности и, наконец, прибыли.

Виды и принципы моделирования бизнес-процессов

Попытка учесть одновременно все возможные стороны процесса приведет к чрезмерному усложнению модели. Поэтому моделирование может иметь разную направленность в зависимости от поставленных целей. Основываясь на определенных
характеристиках, которые выбраны как предмет анализа, применяется один из видов моделирования.

Функциональное моделирование бизнес-процессов описывает их в виде функций, которые четко структурированы и взаимосвязаны между собой.

Объектное моделирование: бизнес-процессы отображаются как набор объектов, взаимодействующих между собой. Такими объектами могут быть работники, средства производства, элементы информации и т.д.  

Имитационное моделирование — в этом случае процессы представляют через примеры их поведения в разных условиях, анализируя свойства в динамике.

Такое разделение упрощает работу, позволяя сфокусироваться на определенных свойствах процесса. При этом разные модели могут быть применены для одного и того же процесса.

Чтобы получить адекватные модели, необходимо придерживаться основных принципов моделирования бизнес-процессов:

• Ориентация на эталонные и референтные модели как базу для описания бизнес-процессов.

• Моделирование «сверху вниз» — в каждой предметной области первыми создаются модели верхнего уровня: для основных процессов, процессов управления, развития, обеспечивающих процессов.

• Разумная достаточность — уровень детализации, количество моделей и описанных в них типов объектов и связей необходимо соотносить с поставленной задачей.

• Сфокусированность — необходимо включить в описание процесса его ключевые параметры, отвлекаясь от несущественных деталей.

• Соизмеримость процессов по сложности (составу) и по значимости.

• Целостность описания процесса: задание его названия, последовательности функций, участников процесса, используемых ресурсов.

• Множественность — модель должна отображать свойства объекта, которые влияют на желаемые показатели. При этом для полного представления объекта нужно несколько моделей, которые отображают процесс с разных сторон.

Кроме того, одним из главных принципов можно назвать учет целей проекта — создавая модели, необходимо учитывать, как они будут применяться.

Стадии моделирования бизнес-процессов

Работа над проектом включает несколько этапов моделирования бизнес-процессов организации, которые выполняются последовательно.

1. Создание модели «как есть» — выявление границ и основных компонентов процесса, сбор информации о том, как он работает. Такая исходная модель становится отправной точкой будущих улучшений. 

2. Анализ данных — поиск ошибок, ограничений, дублирующихся операций, взаимосвязей. Это позволяет уточнить модель «как есть» и наметить потребности в изменениях.

3. Построение модели «как должно быть» — формулирование состояния процесса, к которому необходимо стремиться. Эта модель отображает будущий процесс после проведения улучшений.

4. Тестирование построенной модели — внедрение ее в деятельность компании, оценка результатов, внесение изменений.

5. Улучшение построенной модели — в процессе использования модель необходимо продолжать анализировать и совершенствовать.

Последний этап по сути не оканчивается — созданная модель будет постоянно дорабатываться с учетом внутренних и внешних изменений. 

Методология и инструментарий моделирования бизнес-процессов

Существующие методы моделирования бизнес-процессов позволяют сконцентрироваться на определенных аспектах, определить свойства и связи компонентов и представить их как графическими, так и текстовыми средствами.

Количество методов достаточно велико. В числе основных можно назвать следующие.

• IDEF — класс методов (IDEF0, IDEF1 и т.д.), основанных на методологии SADT. Модель позволяет описывать в виде графических схем разные стороны процессов. Так, IDEF0 создает модель функций процесса, а IDEF3 —
  поведенческую модель.

• VAD — нотация дает общий взгляд на бизнес-процессы, которые непосредственно участвуют в создании ценности, т.е. продукта или услуги.

• EPC — нотация позволяет создать диаграмму процессов нижнего уровня, в которой для всех событий и функций определены участники, материальные и информационные потоки, стартовые и финишные точки. 

• BPMN — нотация, которая моделирует шаги запланированного бизнес-процесса от начала до завершения. Наглядная блок-схема отображает полную последовательность операций и информационных потоков.

• Data Flow Diagram отображает передачу информации (не материалов) между операциями в рамках процесса. С помощью DFD можно разбить процесс на более мелкие подпроцессы, поэтому его применяют для структурного анализа. 

• Role Activity Diagram используют для моделирования процесса как совокупности ролей, имеющих определенные функции, и их взаимодействия.

• Flow Chart Diagram строится с помощью набора символов, которые обозначают элементы процесса: процедуры, инструменты, данные и т.д. Метод отличается гибкостью, позволяя представить процесс как логическую последовательность
  действий множеством способов.

• Сети Петри позволяют отобразить динамическое изменение процессов. Модель представляет собой граф, вершины которого — это действия процесса, а дуги — события, определяющие изменение состояния процесса.

Существует ряд программных продуктов, которые могут быть использованы в качестве инструментов моделирования бизнес-процессов с применением описанных методов: ARIS, Business Studio, MS Visio, Bizagi Process Modeler и др.

Моделирование бизнес-процессов: проект из практики

Результаты бизнес-моделирования

В процессе моделирования необходимо рассматривать компанию как систему взаимосвязанных и взаимодействующих процессов. Для этого важно уметь анализировать схемы и работать по ним. Главная цель — не нарисовать схему, а правильно ее
выстроить, создав условия для взаимодействия между структурами и подготовив фундамент для дальнейшего анализа. 

Поверхностный и несистемный подход к моделированию бизнес-процессов зачастую приводит к тому, что моделирование не приносит ожидаемых результатов, а сами изменения непонятны ни руководству, ни сотрудникам. В конечном итоге попытка
внедрения оканчивается неудачей и систему моделирования бизнес-процессов забрасывают. Чтобы избежать такого исхода проекта, имеет смысл обратиться к помощи профессиональных консультантов.

Моделирование способно принести компании видимые преимущества:

• за счет создания единой картины процессов повышается управляемость и контролируемость на всех уровнях;

• уменьшаются сроки выполнения операций, снижаются расходы без потери качества;

• формируется четкое понимание потребности в персонале, процесс найма становится более простым и эффективным;

• благодаря системному подходу предприятие получает и использует возможности для роста, в том числе за счет эффективной работы филиалов;

• улучшаются финансовые показатели.

Моделирование и анализ бизнес-процессов предприятия — действенный инструмент для оптимизации деятельности, повышения прибыли и успешного развития. Но все эти цели будут достигнуты при условии грамотного описания и
последовательного внедрения. 

Моделирование бизнес-процессов — это эффективный инструмент выявления слабых мест в работе предприятия и их устранения. В ходе построения модели деятельность раскладывается на отдельные операции, что позволяет увидеть, как система поведет себя на разных этапах.

!!! Полезный материал! Статьи “Как внедрить бизнес-процессы за 2 дня”. Скачать >

Суть моделирования бизнес-процессов

Бизнес процессы (БП) — это постоянно повторяемые операции или действия, совершая которые можно получить из ресурсов в начале работы конечный продукт в конце. Эффективная работа предполагает в первую очередь исключение лишних, ненужных, необязательных действий.

Моделирование бизнес-процессов — это подробное описание деятельности компании.

В графическом виде модель может быть реализована в форме перечня отдельных бизнес-операций и схемы связей между ними. Наглядность имеет большое значение. График или таблица хорошо демонстрируют взаимозависимости между базовыми элементами в существующих или планируемых условиях. А потому упрощают процесс выявления лишних этапов и неэффективных связей. На схеме сразу видны ненужные (необязательные) согласования и дублирующиеся функции.

Цели

Основной целью моделирования всегда является повышение эффективности деятельности компании: рост рентабельности, прибыли и других показателей. Промежуточными целями выступают:

• установление взаимосвязей между процессами;
• разработка норм и правил выполнения отдельных операций для достижения требуемой результативности;
• оптимизация структуры управления.
• Основные этапы в развитии моделирования бизнес-процессов

Условно, моделирование всех бизнес-процессов можно подразделить на 3 основных этапа:

Первый начался в 20 году прошлого века с выходом в свет “Принципов научного управления” американского инженера Ф. Тейлора. Внедряется SADT – методология структурного анализа, объединяющая процесс моделирования с управлением конфигурацией проекта. Появляются наглядные блок-схемы и сети Петри. В 80-х гг. предпринимаются первые попытки автоматизации. Однако используемые методики несовершенны, так как допускают варианты интерпретации.

В 1990 М. Хаммер и Д. Чампи выпускают “Реинжиниринг корпорации: манифест революции в бизнесе”, которая до сих пор изучается во всех ведущих бизнес-школах мира. Рождается новый подход к моделированию. С этого момента строится две модели: одна описывает существующие процессы, вторая — оптимальные (как должно быть). Продолжаются работы по автоматизации. Основная задача — моделирование нестандартных бизнес-процессов, для чего требуется привлекать программистов и вкладывать средства. Если хотите подробнее узнать о реинжиниринге – читайте эту статью.

2000 гг. ознаменовались появлением работы Г. Смита и П. Фингара “Управление бизнес-процессами: третья волна”. Новый подход предполагает разработку инструментов, которые дадут возможность менеджерам предприятий не только вносить корректировки в схемы бизнес-процессов, но и самим их создавать.

Работа по усовершенствованию способов моделирования бизнес-процессов продолжается. Специалисты отмечают тенденцию к упорядочиванию и стандартизации.

Этапы моделирования бизнес-процессов

Работа по моделированию бизнес-процессов включает в себя 5 этапов:

1. Построение базовой модели бизнес-процессов. На этом этапе описываются основные компоненты существующей системы.
2. Анализ – изучение процессов и взаимосвязей между ними.
3. Разработка оптимальной модели бизнес-процессов. Строится плановая модель организации работы, которая позволит повысить эффективность бизнеса.
4. Отработка предложенной модели на практике. Выполняется тестирование с целью выявления слабых мест.
5. Доработка модели, если в этом есть необходимость.

!!! Полезный материал! Статьи “Как внедрить бизнес-процессы за 2 дня”. Скачать >

На этом основная работа завершена. Однако дальнейшая деятельность не должна строиться исключительно на созданном шаблоне. Усовершенствование разработанной оптимальной модели бизнес-процессов следует производить перманентно. В противном случае она быстро утратит актуальность и перестанет соответствовать текущим условиям.

Виды

Поскольку анализ схем, состоящих из большого числа элементов, затруднен, принято строить несколько моделей по видам:

• Функциональное моделирование – описывает взаимосвязанные функции.
• Объектное – описывает взаимосвязи и взаимозависимости между собой объектов (персонала, ресурсов и других компонентов).
• Имитационное – описывает варианты развития бизнес-процессов компании в различных условиях.

Принципы моделирования бизнес-процессов

Основных принципов пять:

Принцип осуществимости. Построенная оптимальная модель должна быть пригодной для реализации на практике и способствовать достижению заданных целей. Цели и конкретные показатели должны быть определены заранее.

Информационной достаточности. Моделирование реальных бизнес-процессов компании должно базироваться на реальных данных. Эффективность работы зависит от точности и полноты исходной информации.

Множественности. Для достижения требуемых показателей, необходимо разработать несколько моделей, чтобы описать бизнес-процессы в разных плоскостях (с разных сторон). Только всесторонний охват может привести к желаемому результату с минимальным количеством ошибок.

Агрегирования. Наиболее эффективно строить сложные модели из простых элементов, которые также можно назвать подсистемами. Правильно подобранные блоки позволяют вносить изменения в систему, не переписывая всю модель в связи с изменением данных.

Отделения. Для проведения качественного анализа не обязательно описывать все бизнес-процессы компании. Наиболее простые, структура которых не вызывает вопросов, можно пропустить. Однако данные блоки все же включаются в модель с описанием входящих и исходящих потоков.

Могут иметь значение и другие принципы: сфокусированности (задается фокус на актуальных на данный момент аспектах работы), декомпозиции (отображения процесса как перечня иерархических элементов) и пр.

!!! Полезный материал! Статьи “Как внедрить бизнес-процессы за 2 дня”. Скачать >

Методы моделирования

Методов построения моделей довольно много, среди них:

IDEF — построенная на основе методологии SADT модель состоит из графических схем, облегчающих анализ системы.

DFD — используется при проектировании информационных систем. Показывает взаимосвязи между элементами, процесс передачи данных. Удобна для выявления причин изменени.

Flow Chart Diagram — метод моделирования бизнес-процессов посредством символов. Отличается гибкостью.

Сети Петри – показывают динамику изменения процессов.

Инструменты

• AllFusion Process Modeler. Позволяет строить модели и производить анализ с использованием стандартных инструментов IDEF0, DFD и пр.
• ELMA BPM. Позволяет отслеживать выполнение процессов в реальном времени. Для построения моделей используется нотация BPMN 2.0.
• Draw io. Сервис позволяет строить огромное количество диаграмм и имеет большой набор элементов. Возможно связывать модели через гиперссылки. Кроме того, можно к элементам присоединять файлы из облачных хранилищ данных.

Вышеперечисленные программы подходят как для новичков, так и для требовательных пользователей. Позволяют проводить оптимизацию бизнес-процессов и контролировать исполнение. Подходят для управления проектами и контроля их выполнения в удаленном режиме. Для создания модели используются диаграммы и нотации (специальные знаки графического моделирования).

Специфика применения моделирования бизнес-процессов на практике

Использование моделирования реальных бизнес-процессов на практике чаще всего производится несистемно. Нередко работу начинают, добиваются первых успехов, но как только показатели падают, о системе забывают. Непоследовательность чаще всего объясняется непониманием поставленных целей. Проблема не будет возникать, если планируемые изменения понятны, их реализация не идет в разрез с существующей системой управления, а соответствует долгосрочным целям компании. Появление у менеджмента предприятия самостоятельно определять цели и проводить моделирование повысит заинтересованность и, как следствие, эффективность многократно.

Значение моделирования бизнес-процессов для предприятий

Если работа проведена правильно, на выходе компания получит:

• Повышение управляемости и качества контроля работы и отдельных ее этапов, благодаря хорошему обзору и пониманию всех бизнес-процессов компании.
• Понимание, в каких сотрудниках и ресурсах нуждается предприятие, что позволяет повысить эффективность кадрового отбора.
• Рост финансовых показателей.
• Упрощается процесс расширения компании за счет применения работающей системы бизнес-процессов в новых филиалах.

Как видим, правильное и осознанное моделирование бизнес-процессов только упрощает работу руководства и персонала компании.

!!! Полезный материал! Статьи “Как внедрить бизнес-процессы за 2 дня”. Скачать >

Автор: Марина Ступакова, эксперт компании iTeam

Что делает портной прежде, чем сшить платье? Правильно, выкройку! А что происходит прежде, чем модная одежда окажется у нас в шкафу? Это длинный процесс, включающий, в числе прочего, показ моделей моды текущего сезона на подиумах.

Таким образом, модная коллекция прежде, чем стать массовой и принести прибыль, проходит этап моделирования, когда разработчики продумывают малейшие нюансы кроя, цвета, фурнитуры, сочетания аксессуаров. И только после того, как будущее платье будет визуализировано на бумаге и в раскрое, можно переходить к созданию модной коллекции одежды.

В идеале, такой путь должен проходить любой продукт, выводимый на рынок, а бизнес-процесс по его выпуску должен быть досконально продуман и распланирован. В крупных компаниях именно так и обстоит дело, и для этого придумано моделирование бизнес-процессов.

Как изобретать что-то новое, мы рассказываем на нашей программе «ТРИЗ на практике: творческий подход на работе и в жизни». Кое-что про методы моделирования бизнес процессов вы можете узнать и сами, а разбираться с любой новой информацией вы научитесь на программе «Лучшие техники самообразования».

Мы же сегодня вкратце расскажем о том, что такое система моделирования бизнес-процессов, зачем она нужна и как применяется. И начнем с небольшого исторического экскурса.

Моделирование бизнес-процессов: немного истории

Необходимость упорядочивания производственных и бизнес-процессов становилась очевидной по мере развития промышленности. Самые первые средства моделирования бизнес-процессов были нацелены на визуализацию всех составляющих производства, снабжения, сбыта и всего, чем занимается промышленное предприятие.

Пионером в этой области стал польский инженер Карол Адамецки (1866-1933). В 1896 году он презентовал диаграммы-гармонограммы (harmonogram, от слова «гармония»), наглядно представлявшие все, что происходило в текущий момент времени на предприятии.

Работа была представлена на русском и польском языках и не получила широкого распространения в научных и производственных кругах, хотя наработки были однозначно интересными [A. Kosieradzka, 2018]. Уже тогда, в 19 столетии, языком науки и бизнеса был английский. Поэтому для того, чтобы работа получила широкую известность, ее нужно было как минимум выпустить на английском.

Намного больший резонанс вызвала разработка британского инженера Генри Ганта (1861-1919). В 1910 году он представил ленточную диаграмму, позволяющую отслеживать состояние всех процессов на предприятии в любой момент времени [H. Gant, 1910]. Разработка получила название по имени своего изобретателя – диаграмма Ганта. С тех пор прошло больше ста лет, однако диаграмма Ганта по-прежнему актуальна и позволяет решать многие организационные задачи:

В 20-е годы прошлого столетия начали использовать математические модели моделирования бизнес-процессов. Так появилась блок-схема – графическая модель, представлявшая описанные формулами алгоритмы и процессы в виде различных геометрических фигур-блоков, которые были последовательно соединены в схему:

По мере усложнения производства усложнялось и моделирование бизнес процессов предприятия. Так, появившийся в 50-е годы метод PERT (Project Evaluation and Review Technique) позволял работать с большим количеством значений, в том числе неопределенных и изменяющихся на протяжении времени проекта.

Желающие вникнуть в математическую часть могут прочитать книгу «Сетевые методы планирования и их применение» [А. Кофман, Г. Дебазей, 1968]. Мы же ограничимся представлением общей схемы сетевой диаграммы PERT, где обозначения от A до F – различные операции, t – время этих операций, а кружочки с цифрами – промежуточные этапы.

Схематично это выглядит так:

Таких операций и промежуточных этапов может быть любое количество, и все они могут быть упорядочены с помощью метода PERT.

Собственно термин «моделирование бизнес-процессов» зародился в 1967 году. Впервые его употребил автор статьи, посвященной теме атомной энергетики [R. Walton, 1967].

С тех пор методология моделирования бизнес-процессов претерпела определенные изменения. В самом общем виде можно выделить два основных подхода, а именно функциональный и объектно-ориентированный [ПитерСофт, 2019]:

• Функциональный подход считает основой функцию или операцию, а сам бизнес-процесс представлен в виде последовательности функций.
• Объектно-ориентированный подход отображает взаимодействие объектов как производственных единиц без детализации операций, но с обязательным описанием условий и событий, от которых зависит бизнес-процесс.

Иногда в качестве отдельного подхода выделяют имитационный подход или имитационное моделирование [KPMS, 2019].  Он подразумевает моделирование поведения бизнес-процессов в различных условиях, с учетом разных внутренних и внешний воздействий с последующим анализом динамических характеристик процессов и распределения ресурсов. Можно сказать, что имитационное моделирование включает в себя элементы и функционального, и объектно-ориентированного подхода.

На сегодняшний день используются самые разные методы и нотации моделирования бизнес-процессов, что позволяет выбрать оптимальный для той или иной сферы деятельности.

Уточним, что нотация – это система графических элементов, символов и условных обозначений, используемых для описания процессов или систем. Вот наиболее популярные нотации, которые задействуются для проектирования бизнес-процессов:

• Нотация IDEF0.
• Нотация Basic Flowchart.
• Нотация Cross-Functional Flowchart.
• Нотация моделирования бизнес-процессов BPMN0 (Business Process Model and Notation).
• Нотация EPC (Event-Driven Process Chain).

Узнать подробнее можно из обзора «Нотации моделирования бизнес-процессов» [Business Studio, 2020]. В контексте нашей темы мы говорим об этом лишь для того, чтобы показать масштаб и многообразие разработок в данной области, что само по себе указывает на важность этой сферы. Почему эта сфера так важна? Давайте разбираться.

Цели моделирования бизнес процессов

Конечная цель моделирования бизнес-процессов, как и всего, что происходит в бизнесе, – это увеличение прибыли. Анализ и моделирование бизнес-процессов позволяют выявить ресурсы для уменьшения себестоимости продукции, увеличения емкости рынка, повышения ценности продукта для потребителей и прочих важных для достижения конечной цели аспектов [enterchain, 2020]. Каким образом?

Зачем моделировать бизнес-процессы:

• Сформировать «взгляд извне» и увидеть сильные и слабые стороны процесса.
• Регламентировать процесс, сформировать четкие правила, условия и нормы выполнения процесса.
• Установить взаимосвязь между процессами и требованиями, которым они должны соответствовать.
• Распределить зоны ответственности и полномочий между участниками процесса.
• Представить данные о процессах в удобном для восприятия формате.
• Оптимизировать цепочку согласования решений.
• Оптимизировать систему контроля за исполнением решений, качеством товара и/или услуги.
• Сбалансировать сырьевые и товарные запасы.
• Увидеть перспективную потребность в ресурсах (материальных, информационных, людских).
• Спрогнозировать бюджет проекта и минимизировать возможные отклонения от сметы.
• Повысить гибкость управления проектами.
• Обеспечить контроль удовлетворенности клиентов.
• Обеспечить прозрачность процессов для инвесторов.

Подробное описание, анализ и моделирование бизнес-процессов позволяют упорядочить и сбалансировать все происходящее в рамках производственного цикла, сбыта, маркетинга и планирования новых продуктов. Как достичь этих целей при том многообразии методов, что предлагает сегодня моделирование бизнес-процессов управления? Для этого нужно придерживаться определенных принципов.

Принципы моделирования бизнес-процессов

Мы уже начали говорить о том, что существуют различные подходы к моделированию бизнес-процессов организации и предприятия. Охватить все и сразу вряд ли возможно, поэтому важно определиться с приоритетами и понять, должны ли быть в центре вашего внимания собственно бизнес-процессы или же гораздо важнее элемент взаимодействия между всеми составляющими бизнес-процесса.

Определившись с подходами, будет проще понять, какие модели проектирования бизнес-процесса наилучшим образом отвечают поставленным целям [enterchain, 2020]. Итак, на каких же принципах должно строиться моделирование?

Топ-10 принципов моделирования бизнес-процессов:

1. Ориентация на эталонные и референтные модели как на основу описания бизнес-процесса.
2. Целостность описания процесса с целью получения исчерпывающей информации.
3. Моделирование «сверху вниз» от моделей верхнего уровня к моделям нижнего уровня.
4. Разумная достаточность в описании, детализации, количестве объектов и связей между ними.
5. Фокус на ключевых параметрах процесса без отвлечения на второстепенные детали.
6. Соизмеримость и соразмерность затрачиваемых ресурсов (материальных, временных, людских) и получаемого результата.
7. Множественность как понимание того, что модель должна отображать свойства объекта, влияющие на желаемые показатели.
8. Множественность как использование нескольких моделей для полного всестороннего представления объекта или процесса, если одной модели недостаточно.
9. Непротиворечивость как понимание того, что все элементы, входящие в модель, должны иметь четкое однозначное толкование и не противоречить друг другу.
10. Применимость моделей с учетом цели проекта.

И точно так, как модная коллекция проходит путь от эскиза дизайнера до готового платья, так и моделирование бизнес-процессов – работа объемная, многоаспектная и включающая множество стадий.

Стадии моделирования бизнес-процессов

Итак, какие стадии должно пройти моделирование бизнес-процессов, чтобы модель была эффективной?

5 основных стадий моделирования:

1. Создание модели в самом общем виде «как есть» с выявлением границ и основных составляющих процесса, сбором всей необходимой информации.
2. Анализ данных, включающий поиск ограничений, слабых мест, дублей функций и операций, возможностей для улучшения модели.
3. Построение желаемой модели «как должно быть» с описанием состояния процесса, к которому нужно стремиться.
4. Тестирование модели путем внедрения и оценки результатов.
5. Улучшение модели с учетом выявленных в ходе тестирования нюансов.

Помимо этого, нужно предусмотреть «люфт» на случай непредвиденных обстоятельств с тем, чтобы оперативно доработать и/или видоизменить модель, если изменятся принципиальные условия, влияющие на планируемый результат. Как это все сделать? Для этого требуется специальный инструментарий.

Инструменты моделирования бизнес-процессов

Мы уже начали говорить об инструментах, когда делали небольшой исторический экскурс. По существу, и диаграмма Ганта, и блок-схема, и метод PERT, и различные нотации – это все инструменты, позволяющие представить бизнес-процессы в удобном для работы виде.

Сейчас мы сделаем обзор наиболее популярных методов, используемых в реальном секторе экономики [enterchain, 2020]. В этом обзоре вы увидите знакомые названия и аббревиатуры, поэтому заранее поясним, что в некоторых случаях метод и нотация могут носить одно и то же название.

Основные методы моделирования:

• BPMN – пошаговый метод проектирования процессов от начала до завершения, представленный в виде схемы. Применяется для презентации как последовательности операций, так и информационных потоков.
• VAD – метод предназначен для формирования общего вида процессов, необходимых для появления товара или услуги.
• Flow Chart Diagram, или диаграмма работ – это метод презентации процесса как логической последовательности действий.
• Data Flow Diagram, она же диаграмма данных – это метод отображения передачи информационных данных между этапами внутри процесса.
• Role Activity Diagram, она же диаграмма ролей – метод проектирования как единства и взаимодействия ролей, каждая из которых имеет свои функции.
• EPC – метод используется преимущественно для проектирования процессов нижнего уровня, где для каждой функции определены участники, материальные ресурсы, информационные потоки, стартовые и финишные точки.
• IDEF – класс методов, включающий семейство стандартов от IDEF0 до IDEF14. Каждый из стандартов заточен под разные задачи, а внутри класса методов используются разные подходы.

Относительно класса методов IDEF заметим, что, например, IDEF0 – это образец функционального подхода, а IDEF4 – это реализация объектно-ориентированного подхода, IDEF7 используется для аудита информационных систем, а IDEF14 – это метод проектирования компьютерных сетей.

Уточним также, что описанные методы реализуются с помощью специального программного обеспечения. Наиболее часто для этих целей используют такие программные продукты, как Business Studio, MS Visio, ARIS, Bizagi Process Modeler.

Разумеется, и методов моделирования, и программных продуктов намного больше. Мы уделили внимание только основным. Самое главное, что стоит понять, – модель должна быть адекватна целям проекта и быть применима для вашей сферы.

Для наглядности можно сказать, что по теме «Моделирование бизнес-процессов» курсовая работа, посвященная салону красоты, будет отличаться от курсовой, посвященной супермаркету. А работа по моделированию процессов для диспетчерской службы будет выглядеть иначе, чем такая же работа, выполненная для совместного предприятия [IT diplom, 2020].

Значит ли это, что, если учесть все вышеизложенное, моделирование однозначно даст положительный результат и прибыль в перспективе? Да, если вы имеете опыт подобного моделирования, хорошо владеете выбранным методом, разбираетесь в нотации и не совершили какой-либо из типовых ошибок.

Как избежать ошибок в моделировании бизнес-процессов?

Как известно, совсем не ошибается только тот, кто ничего не делает, однако тратить время на типовые ошибки, которые уже совершили до вас, было бы неразумно [Fox Manager, 2019]. В основе большинства ошибок лежит либо непонимание сути бизнес-процесса, за моделирование которого нужно взяться, либо плохое знание инструментов моделирования.

«Провисание» любой составляющей ведет к тому, что модель будет работать некорректно. Если же компания начинает заниматься «моделированием ради моделирования», это тоже не дает желаемого результата в виде оптимизации процессов и получения прибыли. Поверхностный подход закономерно ведет к тому, что моделирование не приносит ожидаемого эффекта, а сама модель зачастую непонятна ни руководству, ни персоналу.

В идеале за такими узкоспециальными услугами лучше обратиться к профессионалам, владеющим математическим аппаратом и современными методами моделирования. Это следует сделать как минимум в том случае, если вы ни разу не занимались подобным моделированием и проектированием и не имеете опыта применения теоретических знаний на практике.

Однако если вы уверены, что лучше вас ваш бизнес все равно никто не знает, вполне можно попробовать взяться за создание модели самостоятельно. Тем более что уже накоплен определенный опыт, как избегать типовых ошибок при моделировании [Fox Manager, 2019].

Топ-5 рекомендаций, как избежать ошибок при моделировании:

1. Придерживаться выбранного метода и выбранной нотации. Условно говоря, если вы начали строить модель посредством BPMN или FlowChart, пользуйтесь для построения одной модели одним методом.
2. Четко определить границы бизнес-процесса. Никто лучше вас не знает, что должно происходить внутри бизнеса, поэтому важно избежать как слишком общего подхода, так и избыточной детализации планируемых операций.
3. Избегать «наложения» процессов. Схематическое представление бизнес процессов как последовательности действий для того и требуется, чтобы избежать путаницы и четко понимать, что в какой последовательности происходит и при каких обстоятельствах возможен повторный возврат к тому или иному действию.
4. Помнить, что все моделируемые процессы должны быть подчинены единой цели. Следует избегать ситуаций, когда какой-либо процесс моделируется в отрыве от общей работы и общих целей проекта.
5. Применять однородную детализацию. Проще говоря, необходимо привести все описания, варианты представления операций и прочее к некоему «общему знаменателю», чтобы избежать непонимания и разных вводящих в заблуждение трактовок.

Итак, мы с вами разобрались, что такое моделирование бизнес-процессов. В умелых руках это очень мощный инструмент улучшения бизнеса, который даст видимый результат уже в ближней перспективе.

Мы желаем, чтобы все процессы в вашем бизнесе и вашей жизни были упорядочены и приносили желаемый эффект. Мы ждем вас на наших программах «ТРИЗ на практике: творческий подход на работе и в жизни» и «Лучшие техники самообразования». И предлагаем ответить на вопрос по теме статьи:

Моделирование бизнес-процессов используют для обнаружения и устранения слабых мест в работе организации. При моделировании деятельность предприятия раскладывается на независимые операции, благодаря чему удается отследить, как система ведет себя на каждом этапе, и трансформировать бизнес.

Делимся практическими рекомендациями, которые помогут смоделировать бизнес-процессы самостоятельно, и рассказываем, зачем вообще прибегать к моделированию.

Что такое моделирование

Бизнес-процессы (БП) — повторяемые действия или операции, которые выполняются для решения бизнес-задач и получения конечного продукта. Моделирование процессов подразумевает детальное описание всех операций, исключение лишних и необязательных действий, а также документирование требований к каждой из операций.

Когда и для чего требуется моделирование

Моделировать бизнес-процессы необходимо для любой компании, которая хочет повысить эффективность своей деятельности — увеличить рентабельность, прибыль и другие показатели.

Ситуации, когда благодаря моделированию можно решить многие проблемы компании:

1. Нормативные документы, используемые в компании, противоречивы или давно утратили актуальность, взаимодействие между подразделениями и отдельными сотрудниками не регламентированы, из-за чего часто функции дублируются и тратится много времени впустую.
2. Дедлайны по задачам постоянно срываются.
3. Проблемы с клиентами не решаются.
4. При согласовании задействуется слишком много людей, решения принимаются долго, из-за чего растут непроизводственные расходы, страдает дисциплина, а контроль решений по отдельным вопросам плохо налажен.
5. Есть серьезные проблемы с документооборотом — документы теряются, их сложно найти.
6. Отсутствует четкое распределение ответственности и должностных обязанностей между сотрудниками.
7. Руководству сложно получить точные данные по текущим делам, так как информация неактуальная и устаревшая.
8. Для инвесторов деятельность предприятия непрозрачна.

Грамотным моделированием можно установить взаимосвязь между отдельными бизнес-процессами, разработать правила выполнения разных операций для получения желаемого результата и оптимизировать структуру управления. Моделируют бизнес-процессы по такому алгоритму: ответственные специалисты разбираются в процессах, описывают их вначале текстом, затем составляют схему под конкретный бизнес-процесс. В схематическом виде легко обнаружить лишние согласования, стопорящие бизнес-процесс.

Если выстроить бизнес-процессы правильно, вы получите прекрасный результат:

• повысить управляемость/качество контроля работы за счет четкого понимания всех бизнес-процессов в компании;
• улучшить финансовые показатели;
• упростить процесс масштабирования компании благодаря применению готовой системы для построения ЮП в новых филиалах.

Если подытожить, то моделирование бизнес-процессов помогает повысить эффективность работы компании и улучшить многие показатели.

Этапы моделирования

Для создания эффективной модели необходимо пройти минимум 5 стадий моделирования бизнес-процессов:

• Создать модель в существующем виде, выявить границы и основные составляющие бизнес-процессов, собрать всю необходимую информацию по действующей системе.
• Проанализировать данные, найти слабые места, а также определить взаимосвязи между процессами и возможности для совершенствования действующей модели бизнес-процесса.
• Разработать желаемую модель, которая должна получиться после всех метаморфоз. Описать процессы, к которым нужно стремиться, для улучшения бизнеса.
• Внедрить и протестировать новую модель, а также оценить результаты для выявления слабых мест.
• После тестирования определить недоработки модели и провести работу над ошибками.

В последующем усовершенствование новой модели бизнес-процесса нужно проводить постоянно, иначе она утратит актуальность и уже не сможет соответствовать текущим условиям на рынке.

Пример моделирования БП

Рассмотрим наглядно, как можно описать и смоделировать процесс:

1. Задаем точки входа и выхода. Вход — первое событие в бизнес-процессе, выход — полученный результат. Так мы очерчиваем границы, а затем начинаем наполнять процесс действиями.
2. Описываем элементы, входящие в процесс. В каждом файле нужно описать:
   • для чего нужен этот процесс и как он формируется;
   • показатели эффективности или параметры, по которым можно отслеживать результаты;
   • кто выступает исполнителем процессов, какие существуют ограничения по срокам;
   • детали всех процессов.
3. Конкретизируем основные этапы бизнес-процессов. Опираясь на данные, описанные во втором пункте, составляем блок-схему модели.
4. Разбавляем каркас деталями. Указываем основные факты и события по процессу, а также прописываем действия для каждого исполнителя.
5. Назначаем роли. Один процесс может включать несколько ролей. Их выполняет один или несколько специалистов.
6. Указываем в схеме ресурсы. Нужно отметить источники ресурсов, необходимых, чтобы реализовать процесс. Это могут быть документы, которые нужно отправить на определенном этапе. Чтобы описать процесс, нужны схемы и алгоритмы, позволяющие сделать процессы более продуктивными и эффективными для бизнеса. Также, имея на руках готовую модель БП, намного проще перейти к автоматизации процессов.

Принципы моделирования

При моделировании бизнес-процессов советуем ориентироваться на 5 основных принципов:

• Принцип информационной достаточности. При моделировании бизнес-процессов нужно опираться только на реальные данные, так как от их точности зависит конечный результат.
• Принцип множественности. Чтобы выйти на желаемые показатели, нужно разработать несколько моделей и описать процесс в разных плоскостях. Это поможет минимизировать ошибки и получить ожидаемый результат.
• Принцип агрегирования. Лучше всего собирать сложные модели из простых элементов или подсистем. Это позволит безболезненно вносить коррективы, не меняя всей модели.
• Принцип осуществимости. Важно построить структуру процессов, которая будет адаптированной к конкретному бизнесу и пригодной для реализации на практике. В модели заранее необходимо прописать четкие цели и показатели.
• Принцип отделения. Чтобы провести качественный анализ модели, описывать все процессы не обязательно. Иногда блоки, не вызывающие вопросов и замечаний, можно пропустить.

Многие эксперты рекомендуют придерживаться и других принципов, например, декомпозиции или отображения бизнес-процессов в формате перечня иерархических элементов.

Виды моделей БП

Строят бизнес-процессы по одной из следующих моделей:

1. Нормативные документы, используемые в компании, противоречивы или давно утратили актуальность, взаимодействие между подразделениями и отдельными сотрудниками не регламентированы, из-за чего часто функции дублируются и тратится много времени впустую.
2. Объективная. Работы по моделированию сводятся к описанию взаимозависимости между отдельными объектами (ресурсами компаниями, сотрудниками).
3. Функциональная. При моделировании по этой методике проводится описание взаимосвязей между отдельными функциями. Функциональный подход предполагает описание функций, связанных с информационными и материальными объектами, а также используемыми ресурсами.
4. Имитационная. При моделировании описывают возможные варианты развития БП при разных сценариях.

Способы, выбранные для отображения элементов при моделировании бизнес-процессов, называют методами или инструментами создания модели.

Инструменты для моделирования процессов в компании

Для построения моделей бизнес-процессов используют разные методы или инструменты. Среди основных:

• VAD — нотация для создания модели общего вида процессов, которые нужны для получения товара или предоставления услуги.
• BPMN — в этом случае процесс пошагово проектируется от начала и до конца. Отображается в виде схемы. Может использоваться для презентации информационных потоков или последовательности операций.
• Схема работы — нотация презентации процессов в формате логической последовательности действий.
• Схема данных — нотация отображения передачи данных внутри одного или нескольких процессов.
• IDEF — это категория методов по стандарту от IDEF0 до IDEF14. Стандарты создания модели ориентирован на разные задачи.
• EPC — нотация проектирования процессов нижнего уровня, где для каждой функции есть информационные потоки, материальные ресурсы, стартовые/финишные точки.
• Схема ролей — метод проектирования взаимосвязи ролей и их функций.

Отметим, что все вышеописанные методы реализуются с использованием специального программного обеспечения.

Использование автоматизированных методов и инструментов позволяет минимизировать затраты, а также модифицировать уже разработанные решения. Сейчас есть большой выбор программных продуктов, которые помогают решать задачи по анализу и организации процессов.

Условно такие продукты можно разделить на три категории:

• Стандартные физические. Это пакеты для визуализации процессов в электронном формате.
• ПО для анализа процессов на базе графических пакетов. Используется не только для визуализации, но и для обработки некоторых процессных данных.
• Процессно-ориентированное ПО. Инструменты с широкими функциональными возможностями с модулями для анализа, моделирования и визуализации БП. Есть опции для оценки и работы с документацией, а также создания анимированных моделей.

Выбирая метод моделирования, важно убедиться, что он соответствует сфере и целям проекта.

Кто руководит процессом

Обычно моделированием БП занимаются руководители или сотрудники, иногда привлекают подрядчиков. Решая, кому делегировать эту задачу, нужно отталкиваться от целей создания модели БП, а также масштабов бизнеса. Если основная цель при моделировании сводится к оптимизации процессов, лучше доверить эту работу аналитикам, так как придется глубокого разобраться в каждом бизнес-процессе и подумать, как лучше их доработать. Здесь нужен опыт и понимание, как работать с инструментами для моделирования бизнес-процессов.

В качестве примера рассмотрим, кто может руководить моделированием БП в компании:

• Собственник. Если компания небольшая, отвечать за моделирование бизнес-процессов может собственник. Владелец хорошо знает специфику всех процессов и в целом весь бизнес изнутри, может подробно описать каждый этап и самостоятельно поработать над моделью БП. В небольших компаниях обычно не так много процессов, а сложная детализация не требуется.
• Руководители отделов. Представителям среднего бизнеса лучше привлечь помощников для работы с бизнес-процессами. Оптимально собрать команду опытных сотрудников из разных отделов, чтобы совместно проработать основные бизнес-процессы.
• Подрядчики. Если речь идет о крупной компании, то работы по моделированию лучше доверить экспертам, так как количество и объем всех бизнес-процессов описать самостоятельно будет проблематично.

Если вам нужна помощь с моделированием бизнес-процессов, вы можете доверить эту задачу экспертам компании «КСК ТЕХНОЛОГИИ».

Как избежать типичных ошибок

Рекомендации, которые помогут избежать распространенных ошибок при самостоятельном моделировании бизнес-процессов:

1. Используйте однородную детализацию. Ваша цель — свести к общему знаменателю описания и варианты выполнения операций, чтобы избежать двусмысленных и неоднозначных трактовок, которые могут ввести в заблуждение.
2. Работайте с одним методом. Например, вы попробовали метод BPMN и функциональный способ построения БП, продолжайте использовать этот инструмент для построения всех процессов.
3. Исходите из того, что все моделируемые процессы должны подчиняться единой цели. Процесс не должен моделироваться в отрыве от целей всего проекта.
4. Разберитесь с границами БП. Руководитель изнутри знает все процессы — используйте всю доступную информацию, чтобы избежать двух крайностей — избыточной детализации или слишком общего подхода.
5. Не допускайте наложения процессов. Важно четко определить, какие действия выполняются в какой последовательности и когда возможен повтор к определенному действию. Моделирование бизнес-процессов помогает отобразить последовательность действий схематически и избежать путаницы.

Чтобы упростить задачу по моделированию бизнес-процессов и не допустить типичных ошибок, используйте проверенный инструмент — готовые решения для автоматизации бизнеса. Одно из таких решений представляет и компания «КСК ТЕХНОЛОГИИ».

Решение от «КСК ТЕХНОЛОГИИ»

Компания «КСК ТЕХНОЛОГИИ» разработала продукт, который поможет в моделировании, исполнении и улучшении бизнес-процессов — «КСК. ИК» на базе low-code платформы класса ВРМ. Мы предлагаем рабочий инструмент для цифровой трансформации с нотациями моделирования бизнес-процессов BPMN — воспользуйтесь готовыми алгоритмами и выведите свой бизнес на новый уровень.

«КСК.ИК» — простое и удобное решение, сервис помогает быстро вносить любые изменения в процессе, идеально подойдет для тех, кто только переходит к процессной модели управления, используйте функциональный или другой подход в моделировании.

Функционал дизайн-студии low-code позволяет проектировать и моделировать бизнес-процессы, настраивать исполнителей, структуру файлов, интерактивные формы и предметную область БП.

Модуль управления на базе ВРМ-движка помогает автоматизировать постановку задач, контролировать просрочки, свободно коммуницировать в общем чате сотрудников, группировать отдельные бизнес-процессы на основе предметной области.

Используя решение от «КСК ТЕХНОЛОГИИ» при моделировании и автоматизации БП, вы получите следующие результаты:

• благодаря созданию единой картины ПБ повысите уровень контроля и управляемость на каждом уровне;
• сократите сроки работы по отдельным операциям и минимизируйте расходы, сохраняя качество на прежнем уровне;
• за счет системного подхода получите новые возможности для развития компании;
• улучшите финансовые показатели.

Подведя итоги, можно с уверенностью сказать, что моделирование всех бизнес-процессов — эффективный метод для оптимизации деятельности организации, развития и масштабирования, а также увеличения доходности предприятия. Но в ходе моделирования реальных бизнес-процессов необходимо воспринимать компанию как сложную систему взаимосвязанных, а не разрозненных БП. Если использовать неправильный подход, моделирование бизнес-процессов не принесет ожидаемых результатов. Многие управленцы на этом останавливаются. Чтобы избежать такого сценария, заручитесь поддержкой экспертов и задействуйте готовый инструмент для грамотного моделирования бизнес-процессов и успешной автоматизации вашего бизнеса.