Бизнес процесс документооборота в организации

Автоматизация документооборота компании давно стала одной из обычных задач, стоящих перед ИТ-специалистами. Это обусловлено тем, что документы является самым распространенным средством поддержки выполнения бизнес-процессов, обеспечивая фиксацию и перенос информации от одного исполнителя к другому. Поэтому эффективность бизнес-процессов организации во многом определяется скоростью и качеством прохождения документов через сотрудников компании.

С точки зрения специалистов ИТ-службы документы представляют мощный информационный поток, который можно автоматизировать двумя способами. В первом случае прохождением и хранением документов занимаются специализированные системы. Например, прохождение стандартных бухгалтерских документов может автоматизироваться в управленческой информационной системе (1С, Галактика), работа с конструкторско-технологической документацией — в PLM-системе (Лоцман:PLM, T-FLEX DOCs). Но в компании всегда есть набор документов, которые не «ложатся» в одну из существующих информационных систем (ИС). Это могут быть внутренние отчеты, организационно-распорядительная, проектная и другая документация. В этом случае, движение документов может быть автоматизировано только с помощью специализированных систем электронного документооборота с поддержкой технологии workflow (например, OPTiMA-WorkFlow).

Методологию внедрения подобных систем, созданную на основе опыта специалистов ГК «Современные технологии управления» (biztech.ru) (г. Самара), как консультантов по управлению, и специалистов компании Upscale Soft (upscalesoft.ru), осуществляющих разработку и внередние системы «OPTiMA-WorkFlow» (optima-workflow.ru), мы и предлагаем рассмотреть в этой статье.

Формализация документооборота — способ повысить эффективность внедрения СЭД

Интерес к системам электронного документооборота (СЭД) уже давно держится на высоком уровне, но, несмотря на уже более десятилетнюю практику внедрения подобных систем, не все проекты внедрения завешаются успешно. Среди возможных причин неудачи можно выделить: неправильный выбор системы, неподготовленность технической инфраструктуры, саботирование проекта внедрения со стороны сотрудников организации, но, пожалуй, самой главной причиной остается отсутствие должного внимания к формализации документооборота.

Директор по разработке и внедрению компании UpScale Soft Ефим Старостин так комментирует сложившуюся на ситуацию: «Внедряя OPTiMA-WorkFlow в крупных организациях, мы часто сталкиваемся с проблемой недостаточного понимания важности формализации документооборота, что приводит к различным негативным последствиям, например, к частой переделке маршрутных схем движения документов… В редких случаях мы опираемся на готовые модели бизнес-процессов, созданные на базе систем бизнес- моделирования, благодаря чему резко сокращаются сроки внедрения и возрастает отдача от системы документооборота…»

Очевидно, что невозможно внедрить любую информационную систему без формализации самого объекта автоматизации. В нашем случае, объектом автоматизации является процесс прохождения документов через сотрудников компании. Отсутствующее или некачественно выполненное описание документооборота компании на ранних стадиях проекта и недостаточное выделение ресурсов для выполнения этого этапа может привести к:

• Неправильному выбору СЭД, т. к. могут быть неучтены особенности движения документов;
• К срыву сроков проекта из-за необходимости корректировать неправильно выполненное описание документооборота уже в момент внедрения системы;
• К провалу проекта из-за не использования сотрудниками неправильно настроенной системы.

К сожалению, важный этап по формализации документооборота является самым «нелюбимым» у ИТ-специалистов, что проявляется в сдвиге этого этапа в середину проекта и концентрации на сугубо «технических» аспектах. Действительно, приобретение и ввод в эксплуатацию серверов, установка и настройка программного обеспечения уже не вызывает сложностей, а проведение обследования своей собственной компании еще вызывает проблемы. Это связано с незнанием формальных методологий формализации документооборота, а также с тем, что еще не каждая компания имеет в штате бизнес-аналитиков — специалистов по этому виду деятельности.

Подходы к формализации документооборота

Для формализации таких маршрутов могут использоваться любые доступные средства — все должно определяться принципом достаточности для решения поставленной задачи. Самым простым вариантом является разработка схем движения документов в виде обычных графических блок-схем (Рис. 1). Каждая компания может разработать свой собственный способ отображения или заимствовать его у компании, оказывающей услуги по внедрению СЭД, главное — чтобы схемы были понятны сотрудникам компании и позволяли в дальнейшем провести настройку системы.

Плюсами такого подхода является минимальное время разработки методологии формализации документооборота, легкое понимание сотрудниками компании формализованных схем движения документа. Но, если компания планирует внедрение автоматизированных систем управления бизнес-процессами с помощью технологии Workflow, то необходимо использование уже более мощных средств описания маршрутов. В качестве такого средства можно использовать нотацию графического моделирования IDEF3, позволяющую описать сценарий обработки документа с большой точностью. Нотация IDEF3 содержит все необходимые графические элементы для отображения параллельной или последовательной работы с документом, а также дополнительных условий, например, таких как: «выполнение следующих функций должно начаться строго одновременно» или «может начать выполняться только одна из следующих функций».

Минусом применения этой нотации является то, что на самой диаграмме не видно, кто из сотрудников выполняет ту или иную функцию по обработке документа. Чтобы выйти из этой ситуации, можно название должностей сотрудников указывать непосредственно в названии функции (Рис 2). Также, к сожалению, практика показала, что эта нотация, идеальная с точки зрения ИТ-специалистов, является слишком сложной для сотрудников предприятия. Это может привести к формальному утверждению технического задания на внедрение СЭД, но в последствии — к корректировке маршрутов движения документов уже на этапе внедрения системы.

Применение технологий бизнес-моделирования

Описанный подход позволяет внедрить СЭД и минимизировать затраты и риски проекта, проектная документация ИТ-службы при этом пополняется еще одним документом, содержащим еще один срез описания деятельности компании. Главным недостатком такого подхода при его несомненной простоте является отсутствие информации о самом бизнес-процессе, который призван поддержать рассматриваемый документ. Поэтому полученной информации, нужной и достаточной для внедрения СЭД, начинает не хватать, когда возникают задачи изменить содержание документа, оптимизировать маршрут прохождения документа или вообще отказаться от его использования. Это невозможно сделать без анализа дополнительной информации, для этого необходимо знать:

• Какие еще документы используются в бизнес-процессе;
• Какие функции, помимо функций обработки документа, входят в бизнес-процесс;
• Какие сотрудники задействованы при выполнении всех функций бизнес-процесса.

Поэтому трата времени на описание только документооборота не совсем приемлема для организаций, находящихся на зрелом уровне развития, когда рассматриваются и решаются не отдельные задачи по автоматизации, а повышается эффективность деятельности компании в целом. Выходом является создание полноценной модели бизнес-процессов, содержащей описание всех выполняемых функций, а не только действий сотрудников, связанных с обработкой документов. В результате становится возможным анализ и работа не только со следствием — документооборотом, но и с причиной, которая его вызывает, т. е. с бизнес-процессами. Полученное описание бизнес-процессов можно использовать для решения целого ряда задач, стоящих перед ИТ-службой:

• Анализ и принятие взвешенного решения о способе автоматизации бизнес-процессов компании. Возможными способами могут стать, как уже говорилось выше: автоматизация с помощью управленческой информационной системы, внедрение PLM-системы, системы документооборота или workflow или вообще отказ от автоматизации, если решить задачу можно за счет простого изменения бизнес-процесса;
• Формирование маршрутов документооборота, на основе содержащейся в модели информации;
• Разработка технических заданий на внедрение информационных систем с использованием диаграмм бизнес-процессов;
• Формирование инструкций пользователя по работе с информационной системой путем дополнения бизнес-процессов функциями по работе в ИС (занесение данных в систему, получение отчета, и т. п.). В результате становится возможным получение реестра функций ИС и включение регламента работы с ИС непосредственно в должностные инструкции исполнителей.

Система бизнес-моделирования Business Studio

На сегодняшний день для создания модели деятельности компании целесообразно использовать специализированные системы бизнес-моделирования, позволяющие решать широкий круг задач: описание бизнес-процессов и организационной структуры, создание реестра документов компании, формирование отчетов и регламентных документов, в том числе и отчета по документообороту. Например, в системе бизнес-моделирования Business Studio (businessstudio.ru) описание бизнес-процессов и документооборота происходит одновременно. Если в рамках процесса происходит работа с документом (создание, изменение, использование), то документ указывается с помощью входящей или исходящей из функции стрелки, а исполнитель функции закрепляется автоматически при расположении функции в соответствующей дорожке на кросс-функциональной диаграмме (Рис. 3).

Для каждой функции указывается нормативное время выполнения и периодичность. Таким образом, формируется необходимая информация для определения маршрута движения документа, автоматического формирования отчета по документообороту и закрепления функций по обработке документа в должностных инструкциях соответствующих сотрудников. Формы отчета по документообороту могут быть разными в соответствии с решаемыми задачами. Например, для задачи описания сквозного прохождения документа через все бизнес-процессы (и соответственно всех исполнителей) может использоваться следующий отчет.

Таблица 1. Регламент прохождения документа «Гарантийный талон», сформированный в системе Business Studio

Ценность такого интегрального подхода состоит в том, что при изменении бизнес-процессов компании пропадает необходимость вносить изменения в два разных места — в модель бизнес-процессов и в описание документооборота так как вся необходимая информация хранится одной модели. Когда меняются бизнес-процессы, возможны следующие виды изменений, отражающихся на документообороте.

Таблица 2. Изменения в бизнес-процессах и их отражение в документообороте

Все произошедшие изменения необходимо отразить в регламентных документах компании и провести настройку СЭД. Компаниям, которые изначально пошли по пути создания модели бизнес-процессов, отреагировать на такие изменения значительно проще — достаточно актуализировать модель и заново сформировать отчет о документообороте и другие регламентные документы. В случае же, когда подсистема документооборота рассматривается отдельно, необходимо спроектировать новые маршруты движения документов вручную, что обычно приводит к дополнительным затратам времени и непредсказуемому качеству результата.

Недостатками этого подхода являются более высокая трудоемкость описания, так как требуется описать все функции бизнес-процесса, а не только функции, связанные с обработкой документа, и возможность применения в условиях достаточно зрелой организации, в которой существуют устоявшиеся бизнес-процессы. Преимуществом же является получение одной связанной модели системы управления компанией, включающей бизнес-процессы, организационную структуру, документы и используемые информационные системы. Такая модель, разработанная в Business Studio, позволит более эффективно осуществить выбор и настройку СЭД, а на этапе внедрения автоматически сформировать и передать пользователям регламенты работы в информационной системе. Также полученная модель поможет ИТ-службе хорошо изучить работу своей компании, а значит и общаться с руководителями и сотрудниками других подразделений на одном языке.

Компаниям, задумывающимся о внедрении систем электронного документооборота и стремящимся формализовать работу с документами, можно порекомендовать изначально ставить задачу более широко — полностью формализовать свою деятельность, а не только документооборот. Конечно, на это потребуется больше времени, но и эффекта от такого подхода будет значительно больше: ИТ-специалисты получат описание документооборота компании для настройки СЭД, топ-менеджеры — формализованную систему управления, а сотрудники компании — актуальные регламентные документы.

Опубликовано по материалам:
Журнал «BYTE / Россия», № 6 2006

Июнь 2006 г.

Рекомендуемые материалы по тематике

Процедура БП

От процессного управления к цифровой трансформации и роботизации. Версия 4.0

Достичь вершины легко, если ваши работники умеют и хотят работать — интервью с Игорем Лозовицким в проекте «Управление из первых рук»

Техническая поддержка — ПИТ-стоп в вашем бизнесе

Существует стандартный ограниченный набор процессов документооборота, который может быть представлен в организации. В зависимости от типа компании, состава и количества основных бизнес-процессов, процессы документооборота могут быть представлены не полностью.
Условно процессы документооборота организации можно разделить на несколько основных групп. Как правило, ответственными за каждый тип процессов являются разные службы.
Это важно понимать при построении системы документооборота компании, поскольку от того, какие процессы планируется выстроить, фактические заказчики и пользователи этого проекта будут разные. Также различными будут требования к знаниям тех специалистов, которые будут выстраивать эти процессы.
Каждый процесс имеет достаточно стабильный маршрут движения, который определен принятым управленческим процессом в организации и зависит от типа, состава и содержания документов, степени регламентации функций и распределения обязанностей между руководителями и структурными подразделениями, а также от принятой в организации технологии работы с документами.
Процессы, связанные с внешними коммуникациями (поступление в организацию документов и отправка в другие организации):

Обработка входящей информации.
Документопоток входящих документов составляют:
•    Документы вышестоящих организаций или органов власти и управления, центральных аппаратов министерств и др.
В состав этих документов входят директивные указания, нормативные и методические акты, которые являются основанием для руководителей в организации, управленческой, производственной, технической и иной деятельности.
К этим документам относятся указы, законы, постановления, распоряжения, указания, поручения, приказы, письма, инструкции, решения, методические указания и рекомендации.
•    Документы подведомственных организаций, присылающих документацию и различного рода запросы;
Эти документы содержат сведения о выполнении распорядительных действий, запросы о ходе выполнения заданий и отчетные сведения о своей деятельности.
По видам документов этот поток состоит из отчетов, докладных записок, писем, актов.
•    Документы организаций, обменивающихся информацией для решения вопросов, требующих совместных действий;
Документы направляются с целью согласования совместных действий, с целью консультирования и получения информации.
По видам документов можно разделять: письма (информационные, рекламные, запросы и др.), договоры, а также документы, сопровождающие выполнение договоров (акты, счета, заявки и др.).
•    Жалобы, предложения  и заявления граждан и организаций.

В процессе движения входящих документов выполняются следующие операции:
•    Приём входящих документов;
•    Первоначальная обработка;
•    Регистрация документа;

•    Предварительное рассмотрение и распределение (внесение проекта резолюции);
•    Рассмотрение документов руководством;
•    Исполнение резолюций;
•    Направление в архив.

Обработка  исходящей информации.
Исходящий  документопоток состоит из документов, создаваемых в данной организации и отправляемых за ее пределы.
Исходящие документы создаются в ответ на поступившие письменные или устные запросы или как инициативные документы, требующие или не требующие ответа.
В исходящем документопотоке выделяется группа распорядительных (при условии, что организация имеет подведомственные организации) и информационных документов – письма, докладные, справки, отчеты и другие.

В процессе движения входящих документов выполняются следующие операции:
•    Создание проекта документа;
•    Согласование проекта документа;
•    Утверждение проекта документа;
•    Регистрация документа;
•    Отправка адресату;
•    Направление в архив.

Процессы, связанные с обеспечением деятельности и организационно-распорядительной деятельностью организации. Внутренний документопоток организации.
Управленческая деятельность организации фиксируется в основном организационно-распорядительными документами, которые условно можно разделить на три группы:
•    организационные документы (устав организации, структура и штатное расписание, положения, инструкции, правила и др.);
•    распорядительные документы (приказы, распоряжения, указания, решения  и др.);
•    справочно-информационные документы (протоколы, акты, справки, информации, сводки и др.).

Организационные документы
Организационные документы являются правовой основой деятельности организации и содержат правила, нормы, положения, определяющие статус организации, ее структуру, функции организации в целом, а также ее структурных подразделений и работников, права и обязанности должностных лиц.

В процессе движения внутренних организационных документов в общем случае выполняются следующие операции:
•    Создание проекта документа;
•    Согласование проекта документа;
•    Утверждение проекта документа;
•    Регистрация документа;
•    Направление в архив.

Разрабатывает организационные документы руководство организации или подразделения с привлечением юридической службы и квалифицированных специалистов, хорошо знающих работу организации.
В процессе подготовки организационные документы в обязательном порядке проходят процедуру согласования (визирования) со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, юридической службой (юристом).
Утверждаться организационные документы могут непосредственно руководителем, распорядительным документом руководителя (приказом или распоряжением) или коллегиальным органом. Датой организационного документа является дата его утверждения.
Организационные документы в основном действуют впредь до их отмены или до утверждения новых. Порядок внесения изменений или их пересмотра зависит от вида организационных документов.

Распорядительные документы.
Распорядительные документы выполняют функции оперативного регулирования деятельности.  В этих документах фиксируются решения по административным и организационным вопросам деятельности организации.
Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. С помощью распорядительных документов разрешаются возникающие в сфере управления вопросы; их адресатом являются конкретные организации, структурные подразделения, должностные лица или работники; они являются юридическими фактами, вызывающими возникновение конкретных административно-правовых отношений.
В процессе движения внутренних распорядительных документов выполняются следующие операции:
•    Создание проекта документа;
•    Согласование проекта документа (в том числе и сторонними организациями);
•    Утверждение проекта документа;
•    Регистрация документа;
•    Рассмотрение документов руководством;
•    Исполнение резолюций;
•    Направление в архив.

Информационно-справочные документы
Информационно-справочными документами являются: докладная, служебная и объяснительная записки, предложение, протокол, акт, справка и другие.
Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения. Они не содержат поручений и не обязывают выполнять поручения.
Особенностью информационно-справочных документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации т.д.

В процессе движения внутренних информационно-справочных документов выполняются следующие операции:
•    Создание документа;
•    Согласование документа;
•    Подписание документа;
•    Регистрация документа;
•    Рассмотрение документа руководством;
•    Исполнение резолюций;
•    Направление в архив.

Содержание:

1.       Основы бизнес-процессов

2.       Блок-схема бизнес-процесса

3.       Как использовать Мониторинг процессов? 

1. Основы бизнес-процессов

Бизнес-процесс являет собой последовательность определенных действий сотрудников компании, где выполнение задачи одним пользователем инициирует создание задачи другому пользователю. Автоматизация такой цепочки при помощи программы 1С:Документооборот 2.1 упорядочивает работу и приводит к ускорению выполнения конечной задачи.

Бизнес-процессы 1С:Документооборот призваны регламентировать процедуру обработки документов, состоящую из последовательных действий над документами; автоматизировать назначение сотрудников компании в качестве ответственных за определенный этап прохождения документа; упростить контроль за ходом работ, согласованием и принятием решений.

В связи с этим, в программе предусмотрены бизнес-процессы следующих видов:

• Исполнение — документ направляется на исполнение одному или нескольким пользователям с одновременным контролем.
• Рассмотрение – входящий или внутренний исходящий документ направляется на рассмотрение ответственному лицу. 
• Ознакомление – применяется для рассылки входящего или внутреннего исходящего документа, файла на ознакомление одному или нескольким пользователям.
• Регистрация – применяется для отправки входящего или внутреннего исходящего документа секретарю с целью присвоения регистрационного номера.
• Согласование – применяется для отправки всех типов документов и файлов на согласование ответственным лицам.
• Утверждение/Подписание – применяется для отправки внутреннего, исходящего документа на утверждение к ответственному лицу.
• Обработка входящего документа – применяется для автоматизации полного цикла обработки входящего документа – рассмотрение, исполнение или ознакомление, перемещение в дело.
• Обработка исходящего документа — применяется для автоматизации полного цикла обработки исходящего документа – согласование, утверждение/подписание, регистрация.
• Обработка внутреннего документа — применяется для автоматизации полного цикла обработки внутреннего, исходящего документа – согласование, утверждение/подписание, регистрация, рассмотрение, исполнение или ознакомление, перемещение в дело.
• Комплексный процесс — позволяет настроить маршрут обработки документа в свободной форме, состоящий из разных этапов.

В 1С:Документооборот бизнес-процессы состоят из одной или нескольких задач, которые связаны между собой, и не могут существовать без процесса. В качестве ответственных по задаче могут назначаться конкретные пользователи, роли или пользователи, определяемые автоподстановками.

Программой предусмотрены возможности: принимать задачи к исполнению; делегировать другому пользователю, в результате чего она автоматически попадает на рабочий стол к новому исполнителю; отменить выполнение, но при условии, что процесс не перешел на следующий шаг; отправлять уведомления исполнителям задач о возникновении новой задачи письмом на электронную почту, либо SMS-сообщением, либо всплывающим окном в программе; вести учет трудозатрат на выполнение задачи; создавать дополнительные вопросы сотрудникам по задаче. 

2.    Блок-схема бизнес-процесса

Для каждого бизнес-процесса 1C:Документооборот создается карточка, из которой вызывается блок-схема, где отражено выполнение этапов бизнес-процесса, что позволяет автору процесса в любой момент определить, на каком этапе находится выполнение, кто из сотрудников уже выполнил свою задачу, а кто — нет.

Пример блок-схемы бизнес-процесса «Согласование»

Новый бизнес-процесс, связанный с определенным документом, может быть создан на основании этого документа.

Для каждого из видов бизнес-процесса можно настроить шаблон, применяемый для сохранения повторяющихся маршрутов процессов.

Шаблон бизнес-процесса содержит следующие сведения:

·                     Действия процесса;

·                     Сроки;

·                     Ответственных;

·                     Ограничение доступности:

·                     Предметы процесса;

·                     Описание;

·                     Условия запуска и другие.

Исполнители задачи определяются именно в рамках действия в процессе, путём выбора среди конкретных пользователей, ролей, автоподстановок.

При выполнении настройки шаблонов процессов исполнения, согласования, ознакомления и комплексных процессов допустимо использовать условия маршрутизации с целью установки ответственных исполнителей для процессов Исполнение и Согласование или для определения готовности к запуску этапа комплексного процесса.

Настройка шаблона комплексных процессов возможна как списком действий, так и графической схемой.

В карточке вида документа может указываться перечень подчиненных шаблонов бизнес-процессов с возможностью их автоматического запуска при создании новых процессов на основании документов этого вида. Если на определенный вид документа приходится несколько шаблонов бизнес-процессов, тогда пользователь может выбрать из списка рекомендованных.

Бизнес-процессы 1С:Документооборот могут создаваться тремя способами:

— с нуля – когда не требуется привязка к данным программы;

— на основании предмета – когда требуется привязка к документам, файлам или контрагентам;

— как подчиненная задача – когда требуется детализировать работу, но не менять предмет основной задачи.

При любом из способов создания процесса вызывается помощник создания для выбора подходящего шаблона бизнес-процессов. В помощнике отображаются только те шаблоны, доступ к которым имеет текущий пользователь.

В 1С:Документооборот 2.1 предусмотрена возможность вносить изменения (сроки, описание, исполнитель) в незавершенные задачи, при условии изменения полей в карточке подчиненного незавершенного процесса.

Перед стартом процесса происходит проверка на наличие прав у исполнителей на выполнение задач по данному процессу. Если же прав окажется недостаточно, то автор процесса получит соответствующее уведомление.

При необходимости, если задача еще не исполнена, есть возможность исключить ее из процесса, путем удаления исполнителя из процесса, что приведет к пометке на удаление задачи данного исполнителя и присвоения ей статуса Исключена из процесса. Такие задачи не выводятся в отчетах и списках задач. 

3.    Как использовать Мониторинг процессов?

Также в программе при работе с процессами есть возможность временно остановить процесс с его дальнейшим продолжением, либо прервать вовсе, если он был запущен по ошибке, либо не актуален на текущий момент. Прерванный процесс возобновлению не подлежит. Участники прерванных и остановленных задач не видят их в своем перечне Задачи мне.

Допускается настройка отложенного старта процесса, который будет влиять на расчет срока процесса.

Все предметы, используемые в процессах, могут быть основными или вспомогательными, т.е. те, которые меняют свое состояние при выполнении процессов, или — нет. Все предметы и файлы, внесенные в процесс вручную, становятся вспомогательными автоматически. Но к процессам Исполнение и Согласование и комплексным еще есть возможность добавить Заполняемый предмет, который нужно обязательно внести исполнителю перед завершением задачи.

При организации работы с бизнес-процессами может возникать потребность в проведении их анализа для определения уровня эффективности, необходимости внести изменения и прочее. В 1С:Документооборот 2.1 можно использовать «Мониторинг процессов».

Основными показателями отслеживания служат время просрочки, количество активных процессов, просроченных процессов, процент успешно/неуспешно завершенных процессов, среднее число циклов, среднее количество участников, средние трудозатраты и прочие.

Если использовать мониторинг процессов, можно автоматически отслеживать изменение этих показателей и уведомлять пользователей по почте, если показатель достигает пиковых значений.

Кроме предложенных показателей, есть возможность создать новый.

Нужно учитывать, что Мониторинг процессов только наблюдает за изменением конкретных показателей целей процессов во времени. Для углубленного анализа, например, для загруженности сотрудника служат отчеты (о трудовой и исполнительской дисциплине и т. д.).

Таким образом, реализация бизнес-процессов и их мониторинг в 1С:Документооборот 2.1 обеспечивают:

■ Отслеживание исполнения процессов по заданным показателям.

■ Выявление возможных проблем.

■ Анализ данных и принятие управленческих решений по оптимизации процессов.

■ Оценку текущей ситуации по настроенным шаблонам процессов.

Специалист компании ООО «Кодерлайн» 

Елизавета Танцюра.

Система электронного документооборота (ЭДО) — совокупность программных средств, которые необходимы для организации безбумажного обмена документами с контрагентами. Она помогает перевести в онлайн их создание, подписание, отправку, получение, хранение.

Системы электронного документооборота позволяют:

• оптимизировать расходы на печать и пересылку;
• уменьшить количество рутинных задач;
• ускорить делопроизводство;
• наладить дистанционную работу.

Структуру информационной системы электронного документооборота оценивают с двух сторон: программно-техническое обеспечение и функциональность. 

С точки зрения технического наполнения в состав систем электронного документооборота входят программы, облачные серверы, функциональные модули. Состав меняется в зависимости от способа использования, например для веб-интерфейса не понадобятся интеграционные решения. 

Если говорить о доступных функциях, структура системы электронного документооборота включает модули для ввода информации, управления доступом, интеграции в учетную систему, хранения файлов.

Базовые возможности систем ЭДО включают опции:

• создание и загрузка документов с компьютера;
• согласование, подписание; 
• отправка и получение;
• настраиваемые шаблоны;
• хранение информации о действиях с файлом;
• поиск по ключевым словам;
• автоматизированные маршруты движения;
• разграничение доступа пользователей.

Рассмотрим общую характеристику системы электронного документооборота на примере Контур.Диадока.

Посредством системы электронного документооборота компания может оптимизировать работу, снизить расходы, разгрузить бухгалтерию. Разберем преимущества подробнее: 

• Ускоренный доступ к информации. Бумажный документ долго движется по цепочке, а отследить статус не всегда получается. В системе ЭДО документы перемещаются мгновенно, сохраняется история действий пользователя. 
• Оптимизация хранения данных. Отсутствуют физические архивы — документы находятся в облачном хранилище, так они защищены от повреждения или кражи. 
• Автоматизация бизнес-процессов. Можно настроить маршрут движения документа по заданному пути в определенный срок, что позволяет прогнозировать время решения задачи. 
• Улучшение качества обслуживания. Ускорение процессов и оперативный доступ к нужной информации помогают эффективнее работать с клиентами. 
• Уменьшение количества ошибок. Система ЭДО проверяет формализованные документы на соответствие формату. Сократить операции по переносу данных вручную поможет интеграция в учетную систему, а настраиваемые шаблоны позволят избежать неточностей в оформлении и содержании документов. 
• Обеспечение конфиденциальности и сохранности сведений. За счет настроек контролируют доступ сотрудников к информации. Единая база позволяет архивировать и восстанавливать данные.
• Повышение качества работы. Понятные процессы дают возможность вводить регламенты, которые легко соблюдать. 

Таким образом, система электронного документооборота предназначена для удобного обмена документами и оптимизации бизнес-процессов. Система электронного документооборота обеспечивает управление потоками входящих и исходящих документов и разгружает сотрудников от рутинной работы.

Некоторые виды ЭДО предназначены для работы с конкретным видом документации, например: кадровой, бухгалтерской, логистической, производственной. Отличаться они будут только спецификой отрасли.

Также ЭДО классифицируют по географии: международный электронный документооборот и обмен документами с контрагентами внутри страны. Первый вариант в Контур.Диадоке реализуется в рамках подключенной системы как дополнительная услуга.

Система электронного документооборота должна обеспечивать безопасный обмен документами. Поэтому ее организацией занимаются операторы электронного документооборота. Например, такой оператор — СКБ Контур, а система для обмена документами — Диадок.

Приказ ФНС России от 8 июня 2021 года № ЕД-7-26/546@ регламентирует требования к операторам ЭДО. Оператор должен обладать техническими и правовыми ресурсами, которые создадут легитимный обмен документами между контрагентами и обеспечат защиту передаваемых сведений.

Чтобы гарантировать юридическую значимость документов, клиентам предлагают использовать квалифицированную электронную подпись (КЭП), так как по закону только КЭП аналогична собственноручной без заключения дополнительных соглашений. 

У оператора ЭДО должна быть лицензия на предоставление услуг связи, работу с сертификатами ЭП, криптошифровальным программным обеспечением. Операторы, которые прошли проверку налоговой, перечислены на сайте ФНС, в числе аккредитованных — СКБ Контур. 

Также операторы ЭДО:

• хранят электронный архив в течение обозначенного законом срока; 
• отслеживают корректировки в нормативных актах, чтобы обновлять систему.

Помимо правовых требований, система ЭДО ориентируется на потребности клиентов. Так, большинство систем электронного документооборота обеспечивают ответ на следующие запросы: совместимость с ПО, понятный интерфейс, оперативная техподдержка, скорость работы. 

Также важны критерии:

• применение КЭП;
• опыт и надежность оператора;
• автоматизация создания стандартных документов;
• интеграция с 1С и другим ПО;
• отзывы клиентов.

Способ работы в системе ЭДО и подбор дополнительной функциональности будут зависеть от запроса организации. Крупные компании предпочтут персональные, а средний и малый бизнес — коробочные решения. Организации, которым важно перевести в цифровой вид обмен конкретным типом документов, выберут отраслевые решения, например для строительства или логистики. Предприятиям со сложной структурой подойдут гибкие настройки и возможность маршрутизации. 

Для внедрения системы электронного документооборота в компании понадобится выбрать оператора и способ работы, перевести процессы в цифровой формат, обучить сотрудников, создать новые регламенты. 

Порядок действий при внедрении следующий:

1. Анализ текущих бизнес-процессов для перевода в онлайн. Если в результате исследования выявлены слабые места, отдайте предпочтение такому решению, которое поможет их оптимизировать. 
2. Выбор способа работы, оператора и программного решения: веб-версия, интеграция. 
3. Тестирование и введение в эксплуатацию. На этом этапе обучают сотрудников и настраивают ПО. 
4. Внесение изменений в учетную политику организации, создание приказа и положения о переходе на ЭДО, где прописаны правила работы с сервисом, а также цели изменений.

Подробнее о том, как компании перейти на ЭДО, рассказываем здесь.

Как выбрать систему ЭДО?

Система электронного документооборота должна отвечать потребностям организации. Поэтому проанализируйте текущие процессы и определите, какие из них получится оптимизировать с помощью системы ЭДО. Ориентируйтесь на опыт оператора, его надежность, количество подключенных контрагентов и возможности сервиса.

Можно ли совмещать электронный документооборот с бумажным?

Да, так как не все организации могут полностью перейти на ЭДО. Тогда только часть процессов уходит в онлайн, например обмен документами в работе с маркированным товаром. Это связано с тем, что применять ЭДО обязательно для ряда категорий маркируемого товара.

Безопасно ли переходить на электронный документооборот?

Организовать систему электронного документооборота в компании помогают операторы ЭДО, к которым выдвигают строгие требования безопасности и сохранности информации. Поэтому операторы используют защищенные каналы передачи, резервные копии, предлагают пользователям двухфакторную аутентификацию. Больше о безопасности в ЭДО пишем здесь.

Кто отвечает за внедрение системы электронного документооборота?

Основную работу по внедрению ЭДО берут на себя компании-операторы: предоставляют сервис, уведомляют налоговые органы о новом пользователе, следят за соблюдением законов. Внутри организации внедрение курируют назначенные сотрудники.