#статьи
- 8 апр 2022
-
0
Разбираем диаграмму Ганта — инструмент, который должен знать каждый менеджер
Кому и для чего нужны диаграммы Ганта? Что такое критический путь? Как построить график? Вводный гайд по популярному инструменту планирования проектов.
Иллюстрация: Оля Ежак для Skillbox Media
Обозреватель Skillbox Media, отраслевой журналист. Работала с TexTerra, SMMplanner, «Нетологией», «ПланФактом», Semantica. Написала больше 60 текстов для рекламных кампаний в «Дзене». Вела нишевой канал на YouTube.
Контент-маркетолог в GanttPRO. Более шести лет опыта в сфере управления проектами и продуктами. Область профессиональных интересов — визуализация управленческих процессов и планирование с помощью диаграммы Ганта.
Фото: личный архив Павла Кухновца
На старте проекта сложно планировать: распределять задачи между сотрудниками и определять, сколько времени займёт каждый этап работ. И если неправильно распределить ресурсы, вы не успеете выполнить задачи вовремя. 39% проектов терпят неудачу из-за некачественного планирования — это подтверждают данные исследований.
Чтобы качественно планировать проекты и чётко следовать графику работ, можно использовать диаграмму Ганта. В материале разберём:
- что такое диаграмма Ганта и чем она полезна;
- где диаграмму используют чаще всего;
- в чём плюсы и минусы инструмента;
- на что обращать внимание при построении;
- где можно построить диаграмму.
Диаграмма Ганта — это визуальное представление графика работ, построенное согласно плану проекта. На ней отражены задачи и последовательность их выполнения.
График работ состоит из ряда отрезков, размещённых вдоль временной оси. Каждый из них соответствует отдельной задаче или подзадаче. Начало и конец отрезка соответствуют моменту начала и завершения работы по задаче. Длина отрезка — продолжительность работ.
Иллюстрация: предоставлена Павлом Кухновцом
Диаграмма Ганта нужна, чтобы наглядно представить все этапы работы. Она показывает:
- задачи, включённые в проект;
- их продолжительность;
- даты начала и окончания проекта;
- время, которое занимает каждая задача;
- исполнителей, работающих над задачами;
- способы объединения задач.
Всё это позволяет оценить все ресурсы и взаимосвязи задач. А значит, запланировать работу так, чтобы не пришлось глобально пересматривать подход, менять команду или инструменты.
Иллюстрация: предоставлена Павлом Кухновцом
Диаграмму Ганта используют для планирования как небольших, так и масштабных проектов. Она может разрастись как снежный ком и превратиться в сложную конструкцию. Однако разобраться в ней просто.
По одной из версий, диаграмму изобрёл американский инженер Генри Гант в 1910 году. Сначала её использовали для проектов на судостроительном заводе, позднее стали применять при планировании строительства государственных инженерных сооружений — например, плотины Гувера в 1931 году и системы скоростных автострад в 1956 году. Теперь диаграмму Ганта используют в любой отрасли, где есть проекты.
Диаграмма Ганта чаще встречается в методологиях, которые требуют чёткой фиксации задач и порядка работ. Например, в Waterfall — это каскадная, или водопадная, разработка продуктов. Подробнее о ней можно почитать здесь.
Waterfall подразумевает, что работа начинается только после утверждения детального технического задания. Все этапы идут последовательно и строго разграничены: приступать к следующему нельзя, пока не закончился предыдущий. Диаграмма Ганта отлично справляется там, где есть чёткие дедлайны, ограниченный бюджет и ресурсы. Поэтому её можно назвать основным инструментом управления проектами по Waterfall.
Диаграмму Ганта также используют в гибридной модели разработки. Эта модель предполагает, что проектная команда берёт лучшие практики из водопадного подхода и гибких методологий, известных как Agile. Skillbox Media подробно рассказывает об Agile здесь.
Диаграмма подойдёт всем, кто предпочитает планировать и работать с удобными графиками. Инструмент поможет спланировать запуск интернет-магазина, строительство жилого квартала, организацию конференции. С помощью диаграммы Ганта можно даже составить график важных дел накануне свадьбы.
Приведём примеры отраслей, где используют диаграмму Ганта: разработка ПО, строительство, розничная торговля, маркетинг, event-менеджмент, здравоохранение, телекоммуникации, PR, страхование. График применяют в сельском хозяйстве, архитектуре, образовании, консалтинге и во многих других областях.
Скриншот: «Битрикс24»
Диаграмму Ганта применяют разные специалисты: маркетологи, топ-менеджеры, директора компаний, менеджеры проектов и менеджеры продуктов, бизнес-аналитики, рекрутеры. Также инструмент популярен у фрилансеров, удалённых работников и даже студентов. Последние могут использовать диаграмму и для подготовки к сессии.
Идеальных инструментов нет — у диаграммы Ганта есть свои плюсы и минусы.
Плюсы:
Визуализация хронологии проекта. График показывает порядок работ и сроки их выполнения — это делает последовательность задач более понятной.
Простая организация сложных задач. Диаграмма служит своеобразным путеводителем и показывает каждый шаг, как на карте. Она позволяет упорядочить задачи — в том числе если нужно привлечь несколько команд.
Помощь в управлении ресурсами. Менеджеры могут быстро контролировать и распределять время и другие ресурсы, назначая людей на разные задачи.
Координация работы команды. Сотрудники могут работать над несколькими задачами в рамках проекта. Диаграмма показывает, когда и кому нужно начать работать над задачей. Это упрощает координацию.
Оценка загрузки сотрудников. Планирование с помощью диаграммы Ганта позволяет заранее определить, сколько времени и сотрудников понадобится на проект. Благодаря этому можно рационально распределить ресурсы так, чтобы специалисты не были перегружены.
Определение критического пути. Критический путь — поиск задач, без которых выполнение проекта невозможно. Обычно это важнейшие взаимосвязанные этапы: если меняется срок выполнения одного, то меняются сроки всего проекта. Диаграмма Ганта как раз позволяет быстро найти связанные задачи.
Быстрое обновление. Онлайн-диаграмму легко обновить — добавить новый этап работы или изменить срок задачи, если того требует ситуация.
Диаграмма даст максимальный результат, если вы можете качественно спланировать работы по проекту. У вас должен быть чёткий план, понятная декомпозиция задач, назначенные исполнители, установленные сроки и дедлайны. Однако идеальных проектов очень мало.
Минусы диаграммы Ганта:
Иногда нужно много времени на настройку. Создание диаграммы может оказаться сложным для начинающих менеджеров проектов. Даже готовые шаблоны требуют корректировок и доработок, и понадобится время, чтобы подогнать график под особенности проекта.
Нужно обновлять данные. Во время реализации проекта возможны правки и изменения. Если что-то меняется, нужно пересматривать и график работ. Но если менеджер всё тщательно проработал на стадии планирования, обновление данных не отнимет много времени.
Проекты редко полностью придерживаются плана. Поэтому обновление — скорее необходимость, а не недостаток.
Создание диаграммы Ганта состоит из пяти главных шагов:
- определения временных рамок;
- добавления задач и подзадач;
- описания зависимости между задачами;
- добавления вех;
- обновления работы.
Определение временных рамок — первый шаг. Диаграмма Ганта — это визуализация хронологии проекта. На первом этапе назначают даты начала и завершения проекта — их размещают в начале и в конце графика.
График состоит из столбиков: это могут быть часы, дни, недели в зависимости от продолжительности проекта. Задачи размещают в столбиках в соответствии с тем, когда над ними будут работать.
Иллюстрация: предоставлена Павлом Кухновцом
Проект разбивают на задачи и подзадачи. Для каждой из них назначают даты начала и завершения. Потом задачи размещают на графике. Сразу можно назначить ответственных за выполнение задач.
Для дифференциации задач используют разные цвета. Например, можно пометить синим этапы, над которыми работает отдел маркетинга, а зелёным — этапы, над которыми работает отдел продаж.
Некоторые задачи невозможно начать без выполнения других. Например, нельзя начать тестирование приложения, если оно не готово. Связи между задачами на диаграмме Ганта чаще всего отмечают стрелками.
Потом на диаграмму добавляют вехи. Это даты, контрольные точки, обозначающие завершение больших частей работы. Вехи показывают, какие задачи нужно завершить к контрольным точкам, и помогают расставить приоритеты.
Иллюстрация: предоставлена Павлом Кухновцом
Обновлять график нужно при любых изменениях в плане работ — если сдвигаются сроки выполнения задач, появляются новые задачи, меняются ответственные. Важно, чтобы диаграмма всегда была актуальной. Так проектная команда увидит текущие и предстоящие задачи.
Строить диаграмму Ганта можно на бумаге и в онлайн-сервисах.
Планирование на бумаге теряет популярность из-за развития онлайн-сервисов. Но этот способ до сих пор иногда используют. Алгоритм действий простой. Нужно:
- создать список задач;
- написать даты их начала и завершения;
- нарисовать график;
- разместить на нём задачи и отметить даты;
- составить расписание;
- поделиться проектом с членами команды;
- проанализировать получившуюся диаграмму.
Иллюстрация: предоставлена Павлом Кухновцом
Создание графика в онлайн-сервисах отнимает меньше времени. Для визуализации проекта достаточно внести данные и нажать несколько кнопок.
Онлайн-сервисов для составления диаграмм Ганта очень много. На выбор будут влиять масштаб и особенности проекта. Бесплатные решения или пробные версии программ подойдут, если вы хотите построить диаграмму для себя или для мелких, непродолжительных проектов. Если вы работаете в крупной компании со множеством проектов, лучше выбрать профессиональную платформу для планирования.
Мы рассмотрим три распространённых инструмента — MS Project, Microsoft Excel и GanttPRO.
MS Project — профессиональный продукт Microsoft для управления масштабными проектами. Он подходит для крупных и средних компаний. Они выделяют на проекты много ресурсов и управляют большим количеством задач.
Скриншот: MS Project
В сервисе есть готовые шаблоны для диаграмм и отчётности. У MS Project — широкие возможности. Например, в нём можно автоматически рассчитать, насколько загружены исполнители, или найти критический путь.
Из-за большого количества функций и автоматизации интерфейс MS Project может показаться сложным. Чтобы эффективно работать в нём, нужно пройти обучение.
У сервиса есть облачная и локальная версии. Тарифы для облачного решения стоят от 720 рублей в месяц за пользователя. Цены на локальные версии начинаются от двух тысяч рублей у разных продавцов. Пробного периода нет.
Microsoft Excel — простой и популярный сервис для создания диаграмм Ганта. Работать в нём легко, но он предлагает только базовую визуализацию без широких возможностей планирования.
Скриншот: Microsoft Excel
В сервисе есть Gantt Excel — бесплатные шаблоны для построения диаграмм. Microsoft Excel позволяет разбивать проекты по фазам и просматривать каждую отдельно, суммировать данные вроде длительности, стоимости задач или количества назначенных ресурсов. Диаграммами можно делиться с коллегами. Те могут просматривать их или редактировать, если вы дадите такое разрешение.
В Microsoft Excel нет автоматизации — создавать и обновлять диаграммы нужно вручную. Это повышает риск ошибки. Но для совсем небольших проектов или личного планирования это удачный выбор.
Сервис бесплатный — его можно получить в рамках подписки на Microsoft 365. Работать в нём можно и в облачной, и в локальной версии.
GanttPRO — среднее между простым Excel и сложным MS Project. Это онлайн-инструмент с простой организационной структурой, предназначенный для планирования и управления проектами.
Иллюстрация: предоставлена Павлом Кухновцом
В GanttPRO есть шаблоны проектов с зависимыми задачами. Задачи в сервисе можно разбивать на подзадачи и легко перетаскивать по графику. Каждой задаче можно установить срок выполнения, можно выставить приоритет и обозначить прогресс выполнения прямо внутри диаграммы.
Также в сервисе доступна установка вех и управление зависимостями. Есть управление ресурсами: можно выставить стоимость часа работы и указать время, потраченное на выполнение задачи. Так сервис рассчитает стоимость выполнения задачи, групп задач или проекта в целом.
Можно приглашать в проекты коллег и назначать для них задачи. Они будут получать уведомления об обновлениях, а вы сможете видеть загрузку каждого исполнителя и общаться со специалистами в комментариях к задачам.
Интерфейс GanttPRO интуитивно понятен. В нём можно управлять одновременно несколькими рабочими областями и проектами.
Стоимость сервиса — от 8,9 доллара США за пользователя в месяц при оплате за год. Есть бесплатный пробный период.
Диаграмма Ганта — визуальное представление порядка работ, нужных для завершения проекта. На графике можно посмотреть задачи, сроки их выполнения, взаимосвязи, исполнителей.
Чаще всего диаграмму используют в методологии Waterfall, но также её применяют и в гибридных моделях управления проектами. График популярен во многих областях — от сельского хозяйства до разработки ПО. Его используют и в компаниях, и для личного планирования.
У диаграммы Ганта есть плюсы и минусы. Плюсы — координация работы команды, визуализация хронологии проекта, лёгкая организация сложных задач, возможность управления ресурсами. График позволяет определять критический путь, оценивать загрузку сотрудников и быстро обновлять план работ. Минусы — необходимость постоянного обновления и сравнительно сложная настройка, требующая времени.
Построить диаграмму Ганта можно за пять шагов. Это определение сроков проекта, выделение задач и подзадач, выделение зависимых активностей и постановка вех. Заключительный шаг — обновление графика при любых изменениях.
Диаграмму Ганта можно построить на бумаге или в онлайн-сервисах. Одни из самых популярных — MS Project, MS Excel и GanttPRO.
Другие материалы о планировании и управлении на Skillbox Media
Научитесь: Профессия Менеджер проектов
Узнать больше
Диаграмма Ганта — инструмент планирования, позволяющий повысить эффективность управления задачами. Назван инструмент в честь американского инженера Генри Ганта, популяризировавшего метод. Впрочем, введен был способ Каролем Адамецки.
Диаграмма включает горизонтальные полосы, располагающие между вертикальной осью со списком задач и горизонтальной осью с датами.
Характерно, что инструмент отражает не только задачи, но и последовательность их выполнения. Такой подход к планированию снижает частоту просрочек — задачи закрываются своевременно.
Кому пригодится диаграмма? Разумеется, для тех, кто не представляет ведение дел без грамотного планирования, и предпочитает максимально понятные, наглядные способы отображения данных.
Инструменты планирования используют для ведения практически любых проектов. Открытие интернет-магазина, ведение бизнеса, управление личной эффективностью — список можно продолжать долго.
Программные решения для легкого планирования незаменимы и для фрилансеров: «вольный художник» грамотно распределяет время и проекты, и, например, точно знает, может ли он в данный момент взять в работу новый заказ.
Организациям, даже небольшим, тоже не обойтись без такого инструмента. Используют его как один из методов управления проектами, позволяющих существенно повысить эффективность работы и увеличить прибыль.
Также это хороший инструмент для презентации проекта. Исполнитель может продемонстрировать начальнику или заказчику объем работ и установленные на эти работы сроки. Так удается наглядно объяснить, почему, например, результаты стоит ожидать только через два месяца, а не через два дня. Я уже давно не составляю презентационные материалы без «старой-доброй» диаграммы Ганта. Практика показывает — никой формат изложения не доносит информацию до аудитории столь доходчиво.
Впрочем, диаграмма Ганта хороша и для личного планирования. Например, для подготовки к ответственному мероприятию, требующему выполнение большого количества задач. Например, подготовка к свадебному торжеству.
Итак, кто использует диаграмму Ганта в работе?
-
топ-менеджеры;
- проджекты;
-
аккаунт-менеджеры;
-
тимлиды;
- маркетологи;
-
бизнес-аналитики.
Перечень сфер обширен — IT, маркетинг, страхование, финансовые учреждения, юридические компании, образовательные организации. Сегодня трудно вести бизнес, не прибегая в автоматизации. Впрочем, не только бизнес — к возможностям автоматизированного планирования прибегают и сотрудники правительственных органов, например.
Какие возможности открываются перед командой?
-
управление задачами;
-
управление загрузкой;
- возможность публичной ссылки и установления зависимостей;
- выделение критических путей;
-
комментарии, описания задач, отсылка к другим пользователям, важные детали;
- организация групп или фаз;
-
составление отчетов.
Отмечу, что рассматривать такой инструмент как диаграмма Ганта буду в контексте использования системы управления проектами. Я убежден, что в большинстве случаев стоит обращаться к комплексным программным решениям. Приводя примеры, буду опираться в основном на опыт работы с системой от A2B, отечественного разработчика программного обеспечения.
Общая информация
Итак, диаграмма Ганта позволяет нам визуализировать работу над проектами, структурировать, получать общую картину, чтобы грамотно управлять поставленными задачами. Это отличный способ повысить качество и эффективность, снизить до нуля число просрочек.
Как я отмечал выше, диаграмма очень проста, и включает оси — вертикальную и горизонтальную, а также горизонтальные полосы. Используя этот инструмент, мы опираемся на две основные категории данных: список задач и время.
А что обозначают горизонтальные полосы? Каждая полоса визуализирует проект, задачу, подзадачу, поручение. Обязательно указаны сроки. На графике все отраженные дела выстроены в хронологическом порядке. Это позволяет легко ориентироваться в рабочих вопросах, отслеживать дедлайны, а также четко понимать, в какой последовательности закрываются обозначенные дела.
В программах на задачи ставят одного или нескольких ответственных. Каждый, у кого есть доступ к документу, может сориентироваться, кто и над какой задачей работает в данный момент. Программа наглядно представляет, на каком этапе находятся сотрудники.
Итак, что вы сможете отслеживать?
-
задачи проекта;
-
даты начала и окончания проекта и отдельных задач;
- время, отведенное на закрытие того или иного вопроса;
- ответственные по каждому поручению;
- информация о текущем положении дел;
- степень готовности или выполнения;
- время проведения встреч, мероприятий;
- полная картина – развернутый график проекта от начала до конца.
Диаграмма Ганта: с чего начать работу
Наша работа начинается с создания таблицы, включающей исходные данные. Удобней всего воспользоваться программным решением.
В качестве основы используем следующие данные: наименование задачи, дата начала и прогнозируемая дата сдачи результата. Указывая эти параметры, стоит учитывать сроки, ресурсы, бюджет. Цели, в том числе сроки сдачи, должны быть реалистичными.
Если вы никогда не пользовались таким инструментом, прежде чем приступить к построению графиков в программе, попробуйте набросать на бумаге следующее:
- Итак, отметьте две оси и нарисуйте горизонтальные блоки. Не забудьте разбить деления на часы, дни, недели — как удобно.
- На графических шкалах разместите задачи. Укажите даты начала и выделенное на выполнение время.
- Сформируйте расписание. Важно — новые дела не должны появляться до тех пор, пока не будут закрыты вопросы, от которых зависят эти дела.
- Выделите критические пути, определите приоритеты, не забывайте про структуру разбивки работ.
Важно! Если проект объемный, включает большое количество подзадач, не ленитесь устанавливать зависимости корректно и максимально точно. Вспомните про простое правило — чем конкретней тезис, тем конкретней результат. В данном случае этот принцип особенно применим.
Такую диаграмму, разумеется, можно составить в Exel. Однако, вы можете существенно сэкономить время и ресурсы, создавая и обновляя диаграммы в соответствующих программах. Сегодня все больше руководителей обращаются к автоматизации. Автоматизация — действительно мощное конкурентное преимущество.
Мои знакомые порой поднимают вопрос безопасности использования такого рода программного обеспечения. Отмечу, что у меня прецедентов с утечкой данных не случалось. Неудивительно, ведь разработчики предлагают достойную защиту и шифрование информации, используют современные протоколы безопасности.
Плюсы
Пройдемся по преимуществам.
Во-первых, использование диаграммы Ганта позволяет нам поэтапно планировать проекты. Так, сложную, объемную задачу мы разбиваем на маленькие и понятные: уже не так страшно, не правда ли?
Далее — удобный контроль сроков. Практика показывает, что талантливые, но безответственные сотрудники, которых вам приходится терпеть, благодаря грамотному планированию перестают срывать дедлайны.
Коллективные проекты часто требуют активного вмешательства сразу нескольких членов команды. Принцип диаграммы Ганта, реализованный в разного рода программных решениях, подразумевает эффективное взаимодействие сотрудников, что называется, в режиме реального времени. Из этого вытекает еще один существенный плюс — возможность ориентироваться на единый источник информации. Так, достаточно взглянуть на визуализацию, и положение вещей становится предельно ясным — вы избегаете долгих переписок, созвонов, лишних планерок и совещаний. Информация централизована, представлена в удобном виде.
На диаграмме мы видим целостную картину: это позволяет нам мыслить более структурно, планировать быстрее и эффективнее. Полное отображение текущей ситуации по проекту мотивирует нас двигаться дальше, ведь мы уже видим на схеме результаты работы. Это действует как положительное подкрепление, подстегивает на более активные действия, заставляет закрывать задачи быстрее. Таким образом, мотивирующий компонент тоже не стоит списывать со счетов, если говорим о преимуществах рассматриваемого инструмента.
Минусы
Есть и недостатки. Вы, как руководитель, понимаете, что инструменты подбираются с учетом специфики проекта. В одних случаях перечисленные недостатки (и достоинства!) могут усложнять работу, в других — напротив, упрощать. На что хочу обратить ваше внимание:
-
если речь о многоуровневых проектах, то не тороплюсь активно рекомендовать программные решения, реализующие принцип диаграммы Ганта — необходим уверенный уровень владения управленческими навыками, чтобы не усложнить работу;
-
возможны сложности в составлении четкой, детальной, хорошо продуманной диаграммы — придется тратить время на создание и настройку.
Если инструмент правильно подобран под конкретный проект и применяется грамотно, то риск столкнуться с недостатками минимален.
Стоимость
Обычно возможность составления диаграммы Ганта предусмотрена функционалом систем управления проектами. В A2B построить диаграмму Ганта можно в модуле Проекты. Если приобрести этот модуль отдельно, то стоимость одной лицензии при оплате сразу за 6 месяцев составит 135 рублей в месяц. При покупке всех модулей, включая полноценную CRM – 300 рублей в месяц. Мы выбрали второй вариант.
Диаграмма Ганта на примере А2B
А2B мы внедряли впервые для двух проектов – наши компании специализируются на решении миграционных вопросов и на работе с банкротными делами.
Я давно пользуюсь диаграммами Ганта, том числе для управления личными задачами (кстати, очень советую!). Такой принцип планирования я применял и в простеньком Excel, и в «монстре» Битрикс24. Актуальный софт предлагает неплохие возможности, и я не могу выделить ни одну систему, которая бы выделялась в этом плане на фоне других. Отмечу, что A2B, под впечатлением от которой я отчасти и пишу этот материал, также предлагает стандартные возможности по части составления такого рода диаграмм.
Предложенная разработчиком система не только информирует меня о текущем положении дел, но и позволяет легко коммуницировать с сотрудниками.
Также отмечу удобство процесса согласования ресурсов команды. Мы легко делегируем полномочия, чтобы избегать перегрузок сотрудников.
Модуль помогает мне экономить и время, и нервы. Нам не приходится тратить ресурс на раздумья о том, к какому шагу переходим далее, с кем нужно связаться по поводу той или иной задачи. Информация не теряется и всегда находится в доступе каждого члена команды – все отражено в диаграмме.
Кроме того, я нахожу такую систему достаточно мотивирующей: сотрудники прекрасно видят, какой вклад они вносят в процесс продвижения проекта. Система выводит уровень вклада каждого члена команды в процентах и по временной шкале. Наглядное отображение результатов поощряет работать активнее. Чувство нужности, ответственности, без преувеличения, вводит человека в ресурсное состояние, что существенно повышает его эффективность.
Отмечу и незначительный, но существенный лично для меня момент – я не в восторге от дизайна программы, не самое современное и актуальное оформление. Впрочем, это вопрос вкусов, тем более, здесь мы говорим о построении диаграммы Ганта и эффективном управлении проектами.
Кстати, A2B мы внедряли комплексно, включая все предложенные модули. Первое, что хочется отметить — это быстрое внедрение, причем дополнительную плату с нас не брали, входит в стоимость лицензии. Просто подключились удаленно и выполнили базовую настройку.
Также нам помогли ввести остальных сотрудников в работу, выстроить оргструктуру, распределить по должностям, настроить права доступа. Каждый прошел короткое наглядное обучение — например, вместе со специалистами компании-разработчика мы создали и настроили маршруты согласования документов в системе электронного документооборота, настроили воронки продаж, научились строить графики, в том числе строить диаграммы Ганта.
По мере развития наших проектов мы обнаружили необходимость в доработке системы конкретно под наши задачи. Обращаться к подрядчикам не пришлось — компания-разработчик за дополнительную плату вносит необходимые изменения. Для меня это существенное преимущество: со сторонними подрядчиками работать не люблю.
Мы приобретали полный пакет, включающий все модули. Если приобретать отдельно, стоимость одной лицензии будет выше более чем вдвое.
Почему я предпочитаю работать с диаграммами не в офлайне, а в программах? Сотрудники постоянно вносят изменения, информация все время обновляется, пересматривается актуальность. Не автоматизированное планирование приводит к упущению важных деталей — никто не отменял действие человеческого фактора.
Сегодня разработчики предлагают нам всё больше эффективных инструментов, и я рекомендую буквально каждому руководителю не страшиться перемен, не отказываться от интересных программных решений. Очевидно, что будущее — за автоматизацией. Уже сегодня освобождение менеджеров от рутины, передача части задач машине — повсеместная практика, при правильном применении приводящая к существенному повышению качества работы и эффективности. А это, в свою очередь, позволяет быть конкурентоспособным, сильным игроком на том или ином рынке, зарабатывать больше и открывать новые горизонты!
Не изобретайте велосипед — пользуйтесь готовыми, опробованными инструментами планирования для достижения максимальной эффективности вашего проекта.
Диаграмма Ганта — один из таких инструментов. Если говорить о выборе, то отмечу, что универсального решения не существует. Всё зависит от специфики вашего бизнеса, потребностей и ожиданий.
Чтобы подобрать оптимальный вариант, рассмотрите несколько программ и не поленитесь воспользоваться пробными версиями. Большинство разработчиков предлагают познакомиться с продуктом совершенно бесплатно. Так, перед тем как выбрать A2B, мы с помощником в течение недели тестировали программное решение, и на момент покупки лицензий для всей команды сомнений у меня уже не было. Также я рассматривал другие варианты — Битрикс24, простенький Trello (советовал знакомый руководитель, мне программа совершенно не подошла), amoCRM и Мегаплан. Отмечу, что к Битриксу24 я прибегнул, но уже для другого проекта. Для двух юридических фирм A2B неплохо подошла — в целом рекомендовать могу.
Надеюсь, был вам полезен. Будьте эффективными!
Как диаграммы Ганта упрощают работу с проектами
Время на прочтение
4 мин
Количество просмотров 124K
Большинство менеджеров проектов, особенно в разработке ПО, знают о диаграммах Ганта. Gantt Charts помогают повысить производительность и эффективность рабочих процессов и обеспечить своевременное выполнение задач. Такие графики могут быть применены к небольшим проектам и самым сложным. В чем секреты разработанных Гери Гантом графиков и что было в управлении проектами до их появления?
Что такое диаграмма Ганта?
Диаграмма Ганта (a Gantt Chart) — это визуальный способ отображения запланированных задач. Горизонтальные графики широко используются для планирования проектов любых размеров в разных отраслях и сферах. Это удобный способ показать, какая работа планируется к выполнению в определенный день и время. Gantt Charts также помогают командам и менеджерам проектов контролировать даты начала и окончания любого проекта. Все в одном пространстве.
Откуда корни Gantt Charts
Диаграмма Ганта была названы в честь Генри Ганта (Henry Gantt). Часто полагают, что именно ему впервые пришла идея планирования проектов с помощью горизонтальных гистограмм.
Однако первым, кто связал такие диаграммы с проектной деятельностью, был польский инженер Кароль Адамецкий (Karol Adamiecki) еще в 1896 году.
Профессор Адамецкий придумал идею визуального отображения процессов и прогресса, чтобы облегчить просмотр и учет производственных графиков. Большинство его исследований были связаны со сталелитейной промышленностью. Рабочим названием стало “гармонограммы” (harmonogram).
Автор публиковал свои статьи о своем “открытии” на польском и русском языках. Именно поэтому идея с диаграммами не получила широкое распространение в мире.
Генри Гант независимо пришел к той же идее около 15 лет спустя. Он занялся визуальным планированием с гистограммами в 1910 году, чтобы дать понять супервайзерам, было ли производство успешным или отстало от графика. Таким образом, за диаграммами закрепилось название Gantt Charts.
Что было до диаграмм?
Прежде чем начать использовать удобные диаграммы Ганта, управленцы просто планировали свои проекты на бумаге. Этим часто занимаются и сегодня.
К счастью, сейчас уже разработано достаточно много удобных и дружелюбных инструментов для управления проектами, которые часто за основу для визуального отображения дел используют именно диаграммы Ганта.
Что можно увидеть и отследить с помощью диаграмм Ганта?
- Какие задачи включает в себя проект
- Даты начала и окончания любого проекта
- Продолжительность задач: когда они начинаются и заканчиваются
- Сколько времени займет каждая задача
- Кто работает над каждой конкретной задачей
- Способы объединить задачи
Диаграммы Ганта для всех
Диаграммы Ганта можно легко использовать практически всем, кто хочет визуализировать свои задачи. Сегодня все сложные процессы выполняются компьютерными алгоритмами, поэтому любой человек может просто создать простой список задач и добавить даты их начала и окончания.
Чаще всего в современном мире Gantt Charts используют:
- CEO и CTO, другие ТОП-менеджеры
- Менеджеры проектов
- Менеджеры продуктов
- Аккаунт-менеджеры
- Собственники продуктов
- Тим лиды
- Маретологи
- Бизнес-аналитики
- Операционные менеджеры и др.
Многие из нас привыкли думать, что Gantt Charts — профессиональный инструмент в руках менеджеров ИТ-проектов. Это верно, чаще всего диаграммы применяют в сфере разработки ПО. Однако сегодня вы можете найти диаграммы Ганта в рабочих арсеналах менеджеров совершенно в разных областях.
Поскольку диаграммы Gantt просты в построении, они могут использоваться практически для любого проекта. Вот самые популярные сферы, где сегодня применяют диаграммы:
- IT
- строительство
- маркетинг
- банки и другие финансовые учреждения
- страхование
- образование
- архитектура
- телекоммуникация
- здравоохранение
- правительственные органы
Простые способы создания диаграммы Ганта
Как было отмечено выше, простейшие Gantt Charts можно легко создавать на листе бумаги.
Объедините все свои задачи в список. Выделите дату начала и предполагаемую продолжительность для каждой задачи.
- Нарисуйте графики и горизонтальные блоки, разбив деления на дни или недели.
- Разместите свои задачи на графические шкалы. Определите ранние даты начала. Отметьте время, необходимое для их завершения.
- Определите расписание. Ваши зависимые активности не должны начинаться до тех пор, пока задачи, от которых они зависят, не будут выполнены. Графики Ганта помогут вам найти критические пути, определить приоритеты и применить WBS (структура разбивки работ). Если ваш проект большой и состоит из многих задач, обязательно установите все зависимости правильно, иначе получится что-то очень сложное.
Поделитесь проектами с членами вашей команды, если это необходимо. Вот и все! Не забудьте проанализировать получившееся.
Простую диаграмму Ганта можно создать с помощью Excel. Люди используют Excel в компаниях по всему миру для визуализации и отслеживания проектов разного масштаба.
ПО с диаграммами Ганта
Однажды руководители проектов обнаружили, что могут сэкономить время и ресурсы для создания и обновления своих диаграмм Ганта, используя программные возможностей.
ПО, основанное на Gantt Charts предназначено для планирования проектов и грамотного управления ими. Эти сервисы были созданы и создаются для автоматизации процессов, создания зависимостей задач, добавления этапов, определения критических путей и т. д.
Сегодня вы можете использовать локальные программы, такие, как Microsoft Project, или любой мощный онлайн-инструмент для управления проектами с использованием диаграмм Ганта.
Онлайн-подход упрощает совместное использование и планирование проектов. Любой член команды может видеть запланированные задачи и отслеживать статусы, обновлять собственные таски и прикреплять файлы.
Вот несколько успешных онлайн-решений с использованием Gantt Charts:
Celoxis
ProjectInsight
VisionFlow
Если вспомнить функционал менеджеров продукта, то применение диаграмм можно часто заметить в дорожных картах (product roadmap).
Дорожная карта в Hygger
Дорожная карта в Wizeline
Дорожная карта в Roadmap planner
В заключение необходимо ответить еще на один важный вопрос: безопасно ли пользоваться ПО с диаграммами Ганта?
Об этом сегодня много спорят. Однако большинство современных компаний предлагают надежную защиту и шифрование ПО и имеют строгие протоколы безопасности для защиты данных.
Чтобы подвести итог, объединим основные преимущества Gantt Charts и профессионального программного обеспечения с их использованием:
- Визуализируют задачи и все этапы проекта
- Помощь для определения критических точек
- Оптимизируют планирование и распределение задач
- Могут быть легко обновлены с помощью ПО и приложений
- Могут быть построены даже на обыкновенной бумаге или в Excel
Как часто вы используете Gantt Charts и для чего? На какое ПО стоит обратить внимание?
Основная цель визуализации информации в виде диаграммы Ганта — отследить этапы проекта и своевременно его завершить. Этот инструмент полезен не только руководителям, которым необходимо держать команду в тонусе, но и для самоконтроля сотрудников, расстановки приоритетов в задачах.
Диаграмма Ганта — это инструмент управления проектами, который позволяет регулировать работу по нескольким направлениям: планировать и составлять графики проектов, отслеживать зависимости между задачами, делегировать, распределять ресурсы, постоянно держать под контролем процесс выполнения каждой задачи.
Руководители проектов и сотрудники могут просматривать календарь по задачам и отслеживать этапы их выполнения. Планирование задач и отображение их в виде графики позволяет командам соблюдать дедлайны.
Кто такой Генри Гант
Генри Лоренс Гант (1861 — 1919) — американский инженер-технолог. Известен тем, что в 1912 году предложил диаграмму, которая использовалась при реализации крупных инфраструктурных проектов, включая строительство плотины Гувера в период Великой Депрессии и систему автомагистралей между штатами США в 1950-х.
Гант сотрудничал с другим американским инженером Фредериком Тейлором по вопросам повышения производительности. Занимался проблемами подбора персонала и материального поощрения работников.
Помимо диаграммы известен тем, что отстаивал сдельно-премиальную систему оплаты труда. То есть выступал за выплату обычной заработной платы за отработанное время и дополнительной премии при перевыполнении нормы.
Поначалу диаграммы Ганта готовили вручную, и это было неудобно. Каждый раз, когда в проект вносились изменения, их приходилось перерисовывать.
Так выглядели первые диаграммы Ганта (источник)
Начиная с 1980-х годов, благодаря компьютерам, появилась возможность создавать расширенные диаграммы Ганта. В результате была решена проблема с ручным внесением данных.
Сегодня диаграммы Ганта можно создавать онлайн — бесплатно в Excel или с помощью различных сервисов.
Элементы диаграммы Ганта
Обычно диаграмма Ганта включает несколько важных элементов.
Временная шкала. Проходит слева направо, обычно измеряется в днях и отображает даты, когда проект будет реализован.
Задачи. Каждый прямоугольник на диаграмме представляет собой отдельную задачу, которая является частью проекта.
Диаграмма Ганта включает два типа задач: параллельные и последовательные. Над параллельными задачами можно работать вместе с другими, тогда как последовательные зависят от окончания другой работы в проекте.
Продолжительность. Показывает, сколько времени займет решение каждой задачи. Часто задачи ограничиваются датой начала и датой окончания.
Ответственный. Большинство сервисов, позволяющих создавать диаграммы Ганта, имеют опцию для назначения ответственного по задаче.
Вехи. Указывают на общие задачи, которые не имеют определенной продолжительности и обычно отмечают завершение определенной части проекта.
Зависимости. Одной из наиболее важных функций диаграммы Ганта является ее способность отображать зависимости задач, когда задача не может начаться или закончиться до тех пор, пока не начнется или не завершится другая задача. Плохо спланированные проекты (и неучтенные зависимости) являются основной причиной того, что проекты терпят неудачу, поэтому четкое понимание порядка и продолжительности задач является основным ключом к успеху проекта.
Следует помнить о трех типах задач:
- Задачи start-to-start: задачи, которые нельзя начать выполнять до тех пор, пока не запустится предыдущая задача.
- Задачи finish-to-finish: задачи, которые не могут быть завершены, пока не завершена другая задача.
- Задачи finish-to-start: задачи, которые нельзя начать, пока не завершится предыдущая задача.
Определив линейные задачи, можно понять продолжительность проекта и сколько времени потребуется для завершения каждого этапа.
Диаграмма Ганта предлагает ответы на основные и важные вопросы:
- Какие задачи необходимо решить?
- Когда стартует проект и когда планируется его завершение?
- Когда необходимо начать решение конкретной задачи и когда планируется ее завершить?
- Какие задачи пересекаются и как они связаны между собой?
- Кто является ответственным за задачу?
Диаграммы помогают руководителям проектов определить критические точки при реализации проекта и гарантируют отсутствие задержек в выполнении ключевых задач.
Пример диаграммы Ганта
Ниже приводится пример простой диаграммы Ганта, которая построена в Excel. Задачи проекта в ней и их продолжительность представлены осями. Каждая задача изображена в виде прямоугольника. Длина прямоугольника — это продолжительность задачи. Если два прямоугольника «перекрывают» друг друга, то это значит, что задачи появляются одновременно.
На представленном примере диаграммы Ганта без расширенных функций можно увидеть список задач, которые включает проект, даты начала и окончания каждой задачи, продолжительность, зависимости между задачами.
Диаграмма Ганта оказывается особенно полезной для контроля проекта, когда возникает несколько зависимостей и множество задач выполняются одновременно.
Как создать диаграмму Ганта в Excel
В Excel получается не самая подробная диаграмма Ганта. Например, в ней сложно группировать элементы внутри задачи, а создание зависимостей и обновление задач требует больше усилий, чем в онлайн-сервисе. Тем не менее даже самая простая диаграмма Ганта позволяет визуализировать контрольные этапы проекта и отслеживать их по графику.
Этапы создания диаграммы
1. Начните с создания диапазона данных в Excel: перечислите задачи, укажите дату начала и дату окончания или количество дней на задачу.
2. Захватите созданный диапазон данных и на верхней панели через вкладку «Вставка» выберите линейчатую диаграмму с накоплениями.
3. Измените порядок задач, чтобы диаграмма Ганта начиналась с первой задачи. Для этого кликните по оси задач и выберите «Обратный порядок категорий».
4. Отформатируйте диаграмму. Для этого перейдите на вкладку «Формат» и выберите «Без заливки».
5. Измените название диаграммы. Укажите название оси, поменяйте по желанию цвет.
Бесплатный шаблон диаграммы Ганта в Excel можно скачать на сайте Microsoft. В нем можно ввести дату начала, указать длительность и текущее состояние каждой задачи. Также диаграммой можно делиться с командой.
Где использовать диаграмму Ганта
Этот способ визуализации информации по проекту может применяться в любой профессиональной области, где требуется контроль сроков и выполнения задач. Хотя, как мы уже убедились, в Excel диаграмму сложно настроить таким образом, чтобы предусмотреть максимум опций.
Управление проектами. Диаграммы помогают руководителям определять задачи, связанные с каждым проектом, создавать временную шкалу для каждой задачи и назначать даты, инструменты и обновления в процессе работы.
Управление маркетинговыми кампаниями. Запуск кампании требует определения ответственности и роли нескольких участников, формулировки и распределения задач, отслеживания результатов и много других тонкостей. Часть этих опций можно обозначить на диаграмме Ганта.
Управление дизайнерскими проектами. Дизайнеры с помощью диаграммы планируют запуск дизайна, отслеживают этапы мозговых штурмов, делятся этапами проекта.
Запуск продукта. Такой проект состоит из множества подвижных элементов. Необходимо работать с аналитикой, бюджетами, распределять роли в команде, проводить оценку рисков. Также полезно устанавливать зависимости и назначать задачи определенным людям.
Управление кампаниями в социальных сетях. При составлении диаграммы Ганта для работы в соцсетях важно предусмотреть такие элементы, как подготовка контента, инструменты, которые используются на каждом канале дистрибуции.
Управление событийным маркетингом. Диаграмма Ганта позволяет отслеживать процесс реализации стратегии, прогресс команды и ключевые действия до, в процессе и после мероприятия.
Владислав Александрович Андрюшин
Эксперт по предмету «Менеджмент»
Задать вопрос автору статьи
Функции и назначение диаграммы Ганта
Определение 1
Диаграмма Ганта (англ. Gantt chart) представляет собой особый тип диаграмм столбчатого типа. Диаграмма Ганта применяется для графического представления плана или графика работ по какому-либо направлению финансово-хозяйственной деятельности предприятия.
Генри Лоуренс Гантт (Henry Laurence Gantt, 1861 — 1919) — американский инженер, который интересовался не отдельными операциями, а производственными процессами в целом. Благодаря его взглядам система менеджмента получила в свой арсенал методов и способов планирования целую систему плановых графиков (графики Ганта), позволяющих реализовать функцию контроля в процессе осуществления и внедрения календарных планов.
Сделаем домашку
с вашим ребенком за 380 ₽
Уделите время себе, а мы сделаем всю домашку с вашим ребенком в режиме online
Согласно взглядам Генри Ганта, успех реализации делового проекта зависит от способов постановки задач и распределения поощрений за их выполнение в рамках оперативного и календарного планирования.
Диаграмма Ганта ориентирована путем размещения отдельных предполагаемых событий вдоль оси времени. Задачи, расположенные во временном ряду, направлены на реализацию определенного проекта. В диаграмме могут быть отражены совокупные задачи, проценты завершения проекта на отдельных его этапах. Пример диаграммы Ганта представлен на рисунке 1.
Рисунок 1. Пример диаграммы Ганта
В настоящее время диаграмма Ганта выступает инструментом для внушительного вида направлений деятельности предприятий (графики проектов, отпусков, тренингов, рекламные компании и т.д.) В арсенале менеджеров при построении графиков многоэтапных мероприятий сегодня присутствуют различные программные продукты, которые с выделением цветовых зон и других всевозможных инструментов позволяют создавать наглядные и эффективные диаграммы.
«Диаграмма Ганта» 👇
Диаграмма Ганта как инструмент решения задач планирования
Графическое представление запланированного сценария решения задач являются удобным средством анализа процессов и решения различного рода организационных вопросов при реализации инвестиционного проекта. Диаграмма Ганта может выступать простым и доступным средством представления информации различного рода при применении всех групп методов.
Построение временного графика с указанием сроком решения отдельных запланированных задач минимизирует риски, связанные с выполнением инвестиционного проекта. Он создает основу для расчета потоков финансового обеспечения инвестиционного проекта и позволяет определить, какие операции являются «критическими» и, следовательно, должны выполняться строго по графику.
Календарные планы реализации проекта могут быть составлены либо в традиционной форме в виде линейных графиков, либо в виде сетевых графиков, удобных для планирования и управления сложными работами и процессами в непрерывно изменяющихся условиях.
Процесс составления диаграммы Ганта при реализации объемных инвестиционных проектов похож на процесс структуризации работ. Подробные графики двух проектов для руководителей отделов (уровень 2) могут быть объединены в более агрегированную форму и далее могут быть сведены в виде таблиц с указанием сроков отрезками линий, длина которых соответствует планируемой продолжительности работ. В связи с этим их называют линейными графиками и планом контрольных точек (графики Ганта). Достоверность информации на каждой уровне зависит от точности определения набора работ и операций.
Особенности применения диаграммы Ганта в практике управления предприятий
Несмотря на достаточный уровень изученности проблемы формирования и реализации плановых систем предприятия, до сих пор остаются нерешенными многие вопросы. До сих пор не сформированы как в теоретическом, так и в практическом аспектах методические подходы к формированию плановых стратегий предприятий в условиях кризиса, о чем свидетельствует отсутствие единого определения плановой стратегии и обоснования единой последовательности этапов процесса формирования и реализации планов с помощью такого инструмента плана как диаграмма Ганта, принципов ее реализации, методических рекомендаций по осуществлению, которые бы комплексно учитывали как количественные, так и качественные характеристики предприятия по использованию экономических ресурсов.
Все это свидетельствует о необходимости постоянного совершенствования имеющихся теоретических концептуальных положений формирования и реализации календарных планов предприятия.
В современных условиях диаграмма Ганта не является, строго говоря, графиком работ. И это один из основных её недостатков. Кроме того, диаграмма Ганта не отображает значимости или ресурсоемкости работ, не отображает сущности работ (области действия). Для крупных проектов диаграмма Ганта становится чрезмерно тяжеловесной и теряет всякую наглядность. Однако в условиях планирования реализации инвестиционных проектов этот инструмент довольно успешно применяется при распределении инвестиционных затрат по периодам жизненного цикла продукта.
Замечание 1
Диаграмму Ганта можно считать инструментом визуализации, объединяющий синхронизацию задач и ресурсов в рамках отдельного направления экономической деятельности. Применение диаграммы Ганта повышает эффективность планирования в сложных и крупных проектах, в небольших группах, при жестком планировании сроков. Данный вид планирования позволяет реализовать контролирующую функцию менеджмента путем сверки графических форм представления текущих процессов с фактическим ходом работ.
Находи статьи и создавай свой список литературы по ГОСТу
Поиск по теме
Идеи
Создаем диаграмму Ганта: для чего она нужна и как ее использовать
Диаграмма Ганта — это инструмент для управления проектами. С ее помощью составляют общий график проекта, назначают исполнителей, следят за последовательностью задач и их выполнением.
Диаграмма Ганта состоит из временной шкалы (горизонтальная ось) и списка задач (вертикальная ось). На пересечении осей цветным отрезком обозначают срок, в который нужно выполнить определенную задачу. Такие графики облегчают взаимодействие участников команды, помогают оценить объем работ и визуализировать общий процесс проекта.
Фрагмент шаблона диаграммы Ганта в Google Таблицах
В этой статье я расскажу, как создать и использовать диаграмму Ганта, разберу преимущества и недостатки инструмента.
Для чего нужна диаграмма Ганта
Диаграмму Ганта используют в разных сферах для управления проектами — в маркетинге, event-индустрии, IT, образовании, строительстве, дизайне. Диаграммы полезны, когда известен предварительный план проекта, и в нем есть зависимые этапы и задачи.
Диаграмма Ганта вполне подходит и для личного использования, например, для планирования генеральной уборки, ремонта или свадьбы.
Планирование долгосрочных проектов. Диаграмма Ганта помогает отобразить все части проекта в одной таблице, разбить их на задачи, назначить сроки и исполнителей. Общая визуализация на старте проекта упрощает понимание всех этапов и последующее управление ими.
Например, небольшой команде надо переехать в новый офис. Для этого потребуется избавиться от ненужного, упаковать важное, перевезти мебель и оргтехнику, распаковать вещи в новом офисе. Чтобы организовать работу и ничего не забыть, необходимо разделить весь процесс на этапы.
Вносим в таблицу основные этапы переезда
Для каждого этапа расписываем задачи, определяем сроки, назначаем исполнителя — так выстраиваются взаимосвязи
Контроль зависимых задач. К некоторым заданиям в проекте можно приступить только после выполнения предыдущих. Если срок выполнения одной задачи смещается, то сроки по связанным задачам тоже двигаются.
Например, при подготовке офисного переезда необходимо сначала освободить шкафы и ящики, а затем разобрать и упаковать их. Если первая задача занимает больше изначально запланированного времени, связанную с ней задачу не получится начать раньше.
Контроль общего прогресса. Придерживаться идеальной последовательности этапов проекта удается не всегда. С помощью диаграммы Ганта можно следить за общим прогрессом и вовремя корректировать возможные нестыковки.
Сроки и статусы задач помогают контролировать прогресс проекта, прогнозировать изменения, сдвигать даты или задачи по необходимости
Как использовать диаграмму Ганта
На примере переезда в новый офис покажу, как заполнить диаграмму. Для этого использую шаблон из Google Таблиц.
Определить график. Проект разбивают на части — на задачи и более мелкие подзадачи. Для всех частей необходимо определить дату начала и окончания.
Создаем план, расписываем задачи и даты. Выделяем цветом отрезки времени на выполнение каждой задачи
Назначить исполнителей. На этом этапе важно распределить ресурсы и обязанности. Для одной задачи назначают одного или нескольких исполнителей.
Для каждой задачи назначаем участника. Некоторые работы можно определять для группы ответственных — составы групп можно прописать сразу в таблице или отдельно
Выделить зависимые задачи. Выделите задачи, которые можно выполнять только после завершения предыдущих. Это нужно для того, чтобы работа нескольких исполнителей или команд была синхронизирована.
Для обозначения зависимых задач можно использовать любой удобный вариант, например, выделить цветом наименования задач или отрезков времени
Обозначить вехи или контрольные точки. После каждого этапа проекта можно обозначить ориентир, который завершает единый пласт задач по проекту. Такие точки лучше зафиксировать и не сдвигать их дату — они помогают определить текущее положение дел в проекте, приоритеты и достижения.
После каждого этапа можно добавить контрольные точки, чтобы зафиксировать и оценить результаты каждого этапа
Быть гибкими. Во время проекта могут возникнуть незапланированные изменения, сдвинуться сроки или поменяться приоритеты. Важно изначально планировать дополнительное время для этапов и задач проекта.
В своем примерном графике я заложила один день на сам переезд, учитывая, что коробки упакованы и услуги грузчиков заказаны заранее. При этом в день переезда не исключены форс-мажоры — возможно для зависимых задач потребуется дополнительное время
Готовая диаграмма Ганта с последовательными задачами. Оформление и условные обозначения могут быть любыми. Главное, чтобы они были понятны всем участникам проекта
Как создать диаграмму Ганта
Чтобы создать диаграмму Ганта, можно использовать готовые шаблоны, добавлять линейные диаграммы или создать обычную таблицу.
В большинстве сервисов для управления проектами есть возможность добавить диаграмму Ганта. Например, для Трелло можно установить расширение для браузера, а в Джире есть инструмент «Дорожная карта».
Для статьи я протестировала 4 варианта построения диаграммы Ганта.
Google Таблицы
https://docs.google.com/spreadsheets
В разделе «Управление проектами» есть встроенные шаблоны: диаграмма Ганта, план проекта по кварталам, таблица для отслеживания проектов, план event-маркетинга. Можно искать сторонние шаблоны или создавать свои.
В шаблон удобно вносить список задач, имена исполнителей, сроки, удалять и добавлять столбцы и линии. Все изменения сохраняются автоматически, как и при обычной работе с таблицами в сервисе.
Шаблон содержит готовые строки для задач, столбцы для исполнителей, сроков начала и окончания задачи, также есть разбивка на этапы и недели
Canva
https://www.canva.com/ru_ru/grafiki/diamramma-ganta/
В сервисе можно создать красивый вариант диаграммы и задизайнить его по желанию. В Canva есть шаблоны, которые легко адаптировать под разные цели — выбрать дизайн, добавить изображения, редактировать и удалять элементы.
Готовый график можно сохранить в PDF, вставить в презентацию, поделиться или распечатать. Все базовые элементы для построения диаграммы доступны на бесплатном тарифе.
Стоит отметить, что такой вариант удобен, если в проект не планируется часто вносить изменения. Например, распечатанный вариант диаграммы придется переделывать при каждой корректировке дат или задач.
Используйте готовые дизайны или добавляйте новые элементы в шаблон. С десктопным редактором Canva легко разобраться и приятно работать
Excel и PowerPoint
Для Excel можно скачать шаблон диаграммы или добавить диаграмму в новом документе и самостоятельно ее настроить. Создайте новый документ и внесите в таблицу исходные данные: список задач, дату начала и продолжительность каждого этапа.
Чтобы настроить диаграмму в Excel, создайте таблицу с информацией о задачах и сроках исполнения
Когда таблица с данными готова, выделите ее полностью и через вкладку «Вставка» добавьте линейчатую диаграмму с накоплением.
При добавлении диаграммы данные из выделенной таблицы переносятся на график
После вставки диаграммы этапы и даты в ней расположены в обратном порядке, не так как в таблице. Чтобы настроить нужный порядок этапов, выделите их в диаграмме и нажмите правую кнопку мыши, далее «Формат оси».
В появившейся панели инструментов во вкладке «Параметры оси» отметьте пункты в «максимальной категории» и «обратный порядок категорий». С такими настройками этапы будут начинаться сверху с самого первого, как и в исходной таблице, а ось с датами останется внизу.
Настройте отображение этапов и дат в диаграмме
Далее настраиваем даты — выделите ось с датами и нажмите правую кнопку мыши, далее «Формат оси». В появившейся панели инструментов во вкладке «Параметры оси» установите минимальную границу — дату начала первого этапа из исходной таблицы, а в максимальной границе — дату окончания последнего этапа.
Для настройки оси с датами установите дату начала первого этапа работ и дату окончания последнего этапа
Чтобы диаграмма отображалась в нужном виде, скройте лишние ряды, которые служат для визуализации времени начала каждого этапа. Выделите ряды диаграммы, обозначенные синим цветом и нажмите правую кнопку мыши, далее «Формат ряда данных». На вкладке заливка выберите опцию «Нет заливки».
Настраиваем заливку рядов диаграммы
На финальном этапе можно настроить другие элементы: название диаграммы, шрифт, цвет рядов.
Так должна выглядеть диаграмма после настройки
В PowerPoint диаграммы можно настроить так же, как и в Excel.
Создайте новый документ PowerPoint с пустым слайдом, затем через вкладку «Вставка» найдите линейчатую диаграмму с накоплением и добавьте ее на слайд. Во всплывающей таблице задайте параметры для диаграммы и настройте отображение информации по инструкции для Excel выше.
При добавлении диаграммы на пустой слайд в отдельном окне открывается таблица Excel, в которую нужно внести исходные данные
GanttPRO
https://ganttpro.com/ru/
Специальный онлайн-сервис для создания диаграммы Ганта. Редактор представляет собой шаблон диаграммы, в который вносят данные по проекту: название задачи, исполнитель, статус и сроки. Участники проекта могут получить разные роли в зависимости от установленных прав. Например, работать только над своими задачами или редактировать любые задачи проекта.
На сайте можно скачать бесплатные шаблоны для Excel и Google Таблиц.
Все функции сервиса можно использовать 14 дней без ограничений. Затем тариф стоит от 8.90$ за пользователя в месяц при годовой оплате.
В интуитивном редакторе в виде графика можно добавлять задачи, назначать исполнителя и выставлять статус работ. После добавления новой задачи появляется поле для определения срока выполнения
Преимущества и недостатки диаграммы Ганта
Диаграмма Ганта — хороший инструмент визуального управления долгосрочными проектами, которые содержат зависимые задачи. Диаграммы используют вне зависимости от методологии управления проектами (например, Scrum или Kanban).
В таблице собрала основные преимущества и недостатки диаграммы Ганта.
| Плюсы 👍 | Минусы 👎 |
| Поэтапное планирование сложных проектов.
Визуализация этапов и задач. Контроль зависимых задач. Контроль сроков исполнения в режиме реального времени и общее понимание хронологии проекта. Распределение ресурсов и оценка нагрузки. Синхронизация участников проекта. |
Подготовка и настройка диаграмм для сложных проектов занимает много времени.
Добавление дополнительных задач по ходу проекта может привести к путанице и значительному смещению сроков. Обновление информации в графике усложняет работу в офлайне. |
ЭКСКЛЮЗИВЫ ⚡️
Читайте только в блоге
Unisender
Поделиться
СВЕЖИЕ СТАТЬИ
Другие материалы из этой рубрики
Не пропускайте новые статьи
Подписывайтесь на соцсети
Делимся новостями и свежими статьями, рассказываем о новинках сервиса
«Честно» — авторская рассылка от редакции Unisender
Искренние письма о работе и жизни. Свежие статьи из блога. Эксклюзивные кейсы
и интервью с экспертами диджитала.
В этой статье я расскажу о диаграмме Ганта, покажу принципы и логику ее построения.
Что такое диаграмма Ганта
Диаграмма Ганта – тип визуального планирования задач, придуманный в США. Для построения используются две оси: список дел расположен вертикально, а время – горизонтально. Подобное оформление позволяет следить не только за списком задач, но и знать их последовательность, пересечение и длительность по времени выполнения.
Для построения подобного графика понадобится таблица с исходными данными, которую можно создать в специальной программе. Пользователю нужен только список дел и примерный расчет времени, которое он готов потратить на их выполнение.
Комьюнити теперь в Телеграм
Подпишитесь и будьте в курсе последних IT-новостей
Подписаться
Сферы использования диаграммы Ганта
Рассматриваемый инструмент планирования может использоваться в разных сферах деятельности. Диаграмма позволяет визуализировать все задачи и увидеть, когда следует приступать к выполнению определенных.
На скриншоте выше вы видите четкое представление того, как работает подобный тип диаграммы.
Варианты построения диаграммы Ганта
Этот раздел статьи будет полезен не только начинающим пользователям, которые ни разу не сталкивались с таблицами и диаграммами, но и опытным, поскольку вы сможете узнать о новых программах и онлайн-сервисах. Разберем несколько доступных решений для построения диаграммы Ганта.
Microsoft Excel
Excel – самая популярная программа для работы с электронными таблицами. Ее функциональность в полной мере позволяет создать диаграмму Ганта с исходными данными, которые заранее занесены в софт пользователем. Процесс практически автоматизирован, юзеру остается только указать подходящий тип вставки данных.
- Заранее подготовьте таблицу с данными, разместив в ней все необходимые задачи. Затем выделите ее, зажав левую кнопку мыши.
- Перейдите на вкладку «Вставка» и ознакомьтесь с присутствующими диаграммами. Нас интересует тип «Линейчатая».
- Расположите диаграмму для презентации в удобном месте и завершите построение.
В дополнительных параметрах диаграммы вы можете настроить ее масштабирование, указывая даты начала и окончания задач.
LibreOffice Calc
Вкратце разберем главного конкурента Excel – LibreOffice Calc. Это программное обеспечение распространяется бесплатно.
В этом софте вам тоже понадобится заранее заготовить таблицу с данными, потом перейти в раздел «Вставка» и выбрать «Диаграмма». В окне с типами графиков понадобится указать «Линейчатая диаграмма с накоплением». Переверните вертикальную ось, кликнув по ней правой кнопкой мыши и выбрав пункт «Формат оси» – «Масштабирование» – «В обратном направлении». Дополнительно разберем, как вывести дату на горизонтальную ось.
- Нажмите по горизонтальной оси и в появившемся контекстном меню выберите «Формат оси».
- Перейдите на вкладку «Числа» и найдите там тип даты.
- Откройте вкладку «Масштабирование» и отмените автоматическое добавление значений для всех пунктов.
- Самостоятельно укажите дату и время начала задачи для «Минимум», время завершения для «Максимум», а в качестве интервала укажите число 1. Сделайте основной интервал больше при долгосрочных задачах, чтобы диаграмма была более компактной.
Онлайн-сервисы для создания диаграммы Ганта
В завершение приведу пример нескольких онлайн-сервисов, которые подойдут для реализации диаграммы Ганта. В первую очередь обратите внимание на Google Таблицы. Это бесплатный инструмент, позволяющий создавать и сохранять таблицы в облаке, а также получать к ним доступ с разных устройств, где выполнен вход с соответствующей учетной записи Google. Интерфейс этого инструмента похож на Excel, что относится и к функциональности.
Если предыдущий онлайн-сервис подходит для небольших проектов, то сайт GanttPRO специализируется исключительно на подобных диаграммах. Сервис подойдет для компаний, которые активно занимаются созданием проектов с детальными логическими уровнями. Ознакомиться с функциональностью GanttPRO можно на официальном сайте сервиса.
Существует и множество других решений для работы с диаграммами, но всех их не уместить в рамках одной статьи. Я разобрал самые известные и удобные программы, чтобы вы могли построить диаграмму Ганта за считанные минуты.