Битрикс24 для подрядной строительной компании

CRM управление проектами и продажами

Отраслевое решение создано для проектировщиков, строителей, инженерных компаний, выполняющих работы по проектированию, строительству и монтажу оборудования.

С автоматизацией сценариев обработки первичных обращений в разделе «Лиды» и сценариев работы по сделкам «Проектирование дома» и  «Строительство дома».

С автоматической постановкой роботов задач и роботов контроля на каждом этапе процесса проектирования и строительства.

Отраслевое решение доступно на любом тарифе, но с разным функционалом описанным ниже.

Отраслевое решение включает себя разделы лиды и сделки «Проектирование дома» и  «Строительство дома».

Раздел «Лиды» состоит из следующих этапов:

• новый лид;
• квалификация лида;
• лид обработан.

Раздел «Лиды» решает задачу обработки всех входящих звонков, почтовых сообщений и сообщений мессенджеров до этапа заключения договора с автоматической постановкой задач на каждом этапе обработки Лида и контролем их выполнения.

Направление Сделки «Проектирование дома» состоит из следующих этапов:

• направление общего КП;
• согласование ТЗ;
• выезд на участок;
• направление индивидуального КП;
• заключение договора;
• получение предоплаты;
• проектирование;
• ознакомление с проектом;
• доработка проекта;
• подписание акта + оплата.

Направление сделки «Проектирование дома», решает задачу визуализации всех сделок в работе с автоматической постановкой роботов задач и роботов контроля на каждом этапе процесса проектирования частного дома.

Направление сделки «Строительство дома» состоит из следующих этапов:

• обсуждение проекта;
• выезд на участок;
• подготовка сметы;
• согласование сметы;
• заключение договора;
• предоплата;
• строительство;
• сдача объекта;
• устранение замечаний;
• подписание акта + оплата.

Направление сделки «Строительство дома» решает задачу визуализации всех сделок в работе с автоматической постановкой роботов задач и роботов контроля на каждом этапе процесса проектирования частного дома.

Список полей «Лиды»:

• наличие проекта (тип — да/нет);
• наличие участка (тип — да/нет);
• этажность (тип — число);
• площадь дома (тип — число).

Список полей сделка для воронки «Проектирование дома»:

• наличие эскиза проекта (тип — да/нет);
• наличие участка (тип — да/нет);
• этажность (тип — список);
• площадь дома (тип — число);
• адрес участка (тип — адрес);
• наличие тех. условий (тип — список);
• ГПЗУ (тип — файл);
• договор (тип — файл);
• дата готовности проекта (тип — дата).

Список полей сделка для воронки «Строительство дома»:

• адрес участка (тип — адрес);
• этажность (тип — список);
• площадь дома (тип — число);
• наличие тех. условий (тип — список);
• документы на участок  (тип — файл);
• проект (тип — файл);
• смета (тип — файл);
• разрешение на строительство (тип — файл);
• договор (тип — файл);
• дата готовности (тип — дата).

Негативные стадии для раздела лид:

• перестал отвечать на звонки;
• не наш регион;
• конкурент/мониторит цены;
• ошибся;
• дубль.

Негативные стадии для разделов «Проектирование дома» и «Строительство дома»:

• выбрал другого подрядчика;
• выбрал другую технологию;
• дорого;
• не устроили условия;
• досрочное расторжение договора;
• другое.

Доступность функций отраслевого решения на тарифах Битрикс24:

Тариф «Компания».

— Роботы в лидах и сделках.

— 2 направления сделок: «Проектирование дома» и «Строительство дома».

— Настроенные туннели и роботы смены направления в сделках.

— Настроенные пользовательские поля.

— Настроенный вид карточек CRM.

— Настроенная воронка лидов.

— Доступен максимальный функционал.

Тариф «Команда».

— Роботы в лидах и сделках.

— 2 направления сделок: «Проектирование дома» и «Строительство дома».

— Настроенные туннели и роботы смены направления в сделках.

— Настроенные пользовательские поля.

— Настроенный вид карточек CRM.

— Настроенная воронка лидов.

Тариф «CRM+».

— Роботы в лидах и сделках.

— 2 направления сделок: «Проектирование дома» и «Строительство дома».

— Настроенные туннели и роботы смены направления в сделках.

— Настроенные пользовательские поля.

— Настроенный вид карточек CRM.

— Настроенная воронка лидов.

Тариф «Старт+».

— Роботы в лидах и сделках.

— 2 направления сделок: «Проектирование дома» и «Строительство дома» .

— Настроенные пользовательские поля.

— Настроенный вид карточек CRM.

— Настроенная воронка лидов.

Тарифы «Задачи+» и «Бесплатный».

— Роботы в лидах и сделках.

— 1 направление сделок: «Проектирование дома».

— Настроенные пользовательские поля.

— Настроенный вид карточек CRM.

— Настроенная воронка лидов.

Настраиваемые каналы обращений, которые доступны на всех вышеуказанных тарифах:

• электронная почта;
• телефония;
• открытые линии (WhatsApp, Viber, Telegram, VK, Facebook, Instagramm);
• виджет на сайте;
• CRM-форма.

За последние 3 года «Карпов и Партнеры» провели более 100 интеграций Битрикс24.

С нашими видеоуроками, кейсами, сертификатами, рекомендациями вы можете ознакомиться на сайте — https://karpovpartners.ru

Вы также можете ознакомиться с содержанием отраслевого решения на сайте: https://proektstoyka.bitrix24.site/  

Вышеуказанные этапы не являются полными и окончательными.

Каждая компания самостоятельно определяет свои бизнес-процессы.

Настройка всех вышеуказанных инструментов обеспечит порядок и дисциплину в вашей компании.

Загрузите отраслевое решение, чтобы забыть о рутине и сосредоточиться на непосредственном контакте с клиентом.

Правильно настроенная CRM-система позволит вам сэкономить массу времени, которое вы потратите на привлечение новых клиентов!

Успехов Вам!

С уважением, Сергей Карпов и Партнеры

https://crm.karpovpartners.ru

Тех. поддержка доступна по почте и телефону:

info@karpovpartners.ru

8 800 551 81 06

Кейс строительной компании ООО «Оперативная компания»

Среднее время прочтения: 7 минут | Длительность видео: 12 минут

О компании, специфика работы

Оперативная Компания – генеральный подрядчик в строительстве промышленных, гражданских и коммерческих объектов. В промышленном секторе компания работает с крупными заводами, комбинатами, фабриками, предприятиями топливно-энергетического комплекса. В гражданском секторе — больницами, спортивными комплексами, образовательными и культурными учреждениями и объектами гражданскои инфраструктуры (вокзалы, аэропорты, административные здания и т.д.).

В компании порядка 40 человек – это сотрудники производственного, технического, административного, кадрового отделов, отдела по коммуникациям, отдела распространения (маркетинг, продажи, тендерный отдел) и квалификации – обучения персонала.

Ситуация до обращения к нам

Знакомство с компанией состоялось летом прошлого года. С CRM до этого в компании не работали, для сотрудников все было в новинку. База клиентов была не структурирована и велась в ручном формате: записи, таблички Excel, блокноты, справочники. Перечень плановых работ по автоматизации включал несколько этапов: внедрение и настройка CRM и корпоративного портала, внедрение модулей системного бизнеса (админ технологии) на базе Битрикс24, обучение сотрудников работе с настроенными инструментами.

План работ

Прежде всего по плану внедрения предстояла настройка CRM и создание воронки продаж. Для этого создаем сценарий работы с клиентами компании – от первого касания до успешного завершения сделки. В воронке продаж выстраиваем этапы. Перемещая карточку клиента по этим этапам сотрудники смогут автоматически получать задания с уведомлением о сроках их выполнения. Например, перемещая карточку клиента из стадии «Новая заявка» в «Классификация клиента» выставляется автоматическое задание на прозвон клиента, с перечнем заготовленных вопросов.

Каждая компания переживает о конфиденциальности данных своих клиентов, в Битриксе есть хороший инструмент который этому способствует. Для сотрудников компании настраиваются права доступа к порталу: просмотру лидов/сделок/документов/проектов/чатов.

Далее – настройка карточек лидов, сделок, контактов и компаний, а также дополнительных полей для структурированного ввода информации менеджерами. После обучения сотрудников работе с CRM, воронкой продаж и создания видеоуроков по итогу опытной эксплуатации системы производится корректировка настроек интерфейса, заточка под специфику работы команды. Это делается для того, чтобы система была удобна сотрудникам и руководителям компании и приспособлена под ее бизнес-процессы.

В систему загружаем базу данных клиента, настраиваем пользовательские поля. Подключаем почту и телефонию (облачная АТС) к Битрикс24, настраиваем интеграцию с 1С-Битрикс, открытые линии. Это нужно для того, чтобы все заявки, поступающие в компанию из разных внешних источников фиксировались в CRM и сотрудникам не приходилось искать их по мессенджерам, на почте, в соц сетях. После интеграции телефонии звонки будут сохранятся в карточке клиента и их можно будет переслушать, чтобы вспомнить все договоренности.

Формируем отчетность, настраиваем шаблоны документов, стандартных (базовых) бизнес-процессов, проектов, делаем настройки постановки и анализа задач.

Помимо внедрения CRM, настройки интеграций, воронки продаж, проектов и задач, клиенту будут установлены модули для системного бизнеса на базе коробочной версии Битрикс24.

Модули админ технологии, которые будут подключены к порталу клиента:

— Оргсхема: расширенное представление оргсхемы, с возможностью подключения в нее филиалов, дистрибьютеров. В схеме будут прописаны должностные обязанности каждого сотрудника, к ней можно будет прикрепить отдельный файл или ссылку на папку, где будут размещены помимо должностной инструкции, необходимые регламенты. Модуль дает возможность добавить на схему вложенную структуру филиалов и других подразделений.

При этом для каждого из филиалов и подразделений можно создавать собственную структуру, которая будет являться частью основной схемы. Например, бизнес-процесс сотрудника регионального филиала автоматически проходит сначала цепочку согласования внутри филиала, а после – идет до необходимого поста на основной организующей схеме компании.

— Задачи: сотрудники не смогут вносить изменения в учет времени, затраченного на выполнение задач, функционал позволит более объективно оценивать работу сотрудников. Закрыть задачу без комментария, если она поставлена другим сотрудником будет невозможно. Сотрудники смогут проставлять прогресс выполнения задачи в процентах, это удобно, когда задача сложная и длится по несколько недель, месяцев.

— Бизнес-процесс ЗРС: автоматический бизнес-процесс согласования и принятия решения по различным нестандартным ситуациям. В форме модуля сотрудником будет прописываться проблема, собранные аналитические данные и итоговый вариант ее решения. ЗРС отправляется по командной линии в зависимости от выбранного подразделения согласно организационной схемы компании.

— Отчетность и статистики: в соответствии с правами доступа сотрудники и руководители смогут просматривать аналитические графики по различным типам статистик (валовый доход, количество отправленных коммерческих предложений, количество закрытых сделок и так далее). Метрики, характеризующие деятельность компании, заносятся в модуле «Еженедельный отчет». В отчете можно посмотреть статистику по отдельному сотруднику. Аналитические данные по показателям всей компании или конкретного отдела можно увидеть в модуле «Статистики». Инструмент проверки статистики позволит быстро оценить, все ли сотрудники внесли данные по последним нескольким отчетам.

Что в итоге настроили и как это выглядит?

Настройка CRM и создание воронки продаж. Для сделок с прямым закупом был выстроен такой бизнес-процесс:

При достижении сделки этапа»Расчет в ТО» (После «Получения ТЗ»). Формируется автозадача, которая имеет следующий вид:

Название: Расчет по объекту «Название_компании».

В теле задачи: Прошу произвести расчет проведения работ, согласно представленной информации. При получении данной задачи, прошу «Ответственного» назначить срок выполнения задачи. Спасибо.

Постановщик: ответственный менеджер за сделку.Ответственный: руководитель тех. отделения.Соисполнитель: добавляет «ответственных».

По завершению/закрытию автозадачи, информация отправляется в статус воронки «Коммерческое предложение».

Для конкурсных сделок:

Создан туннель на воронку в тендерный отдел, для проверки документации и общих требований.

После успешной обработки обратный туннель в воронку отдела продаж на стадию «Расчет в ТО». Далее по схеме выше с автозадачей.

Так как заранее при введении лида в сделку, отдел продаж может не знать, что закупка будет осуществляется через тендер и нужен туннель в воронку отдела тендеров эта функция не автоматическая, а выборочная. После выбора включается сценарий с туннелем в воронку тендерного отдела.

Перед заключением контракта, на этапе воронки «Закупка» создаётся автозадача:

«Итоговая проверка «Название_компании»».Постановщик: ответственный менеджер за сделку.Ответственный: РОП отдела продаж.Соисполнители: рук.тех.отдела, юрист.Наблюдатели: тех.директор, адм.директор, ген.директор.

Автоматически создаётся чек лист:

— Тех.отдел проверку произвел, итоговый вариант утвержден.- Юрист проверку произвел, документы согласованы.- Генеральный директор, документы подписаны.

По выполнению чек листа задача закрывается, и сделка переходит на этап «Реализация».

Задачи и проекты

Задачи и проекты основной инструмент корпоративного портала, который позволяет сотрудникам работать со смежными отделениями, коллегами из других офисов внутри одной системы. Этот модуль позволяет убрать операционку и не нужную отчетность, с ним можно отследить свои задачи и проекты в режиме реального времени.

Если до внедрения сотрудникам компании приходилось ходить по отделам, велась работа с письмами и служебными записками, проводились ежедневные и еженедельные планерки, документы терялись или в работе с задачами что-то забывалось и не доработалось, то сейчас стало меньше рутины и больше времени для важных задач, показатели компании улучшились, скорость принятия решения ускорилась, задачи теперь не пропадают.

Благодаря истории комментариев по задачам, оставленных сотрудниками пользователи портала в соответствии с правами доступа, могут посмотреть историю изменений этой задачи, комментарии, которые были оставлены сотрудниками — не на словах переданные ему по телефону, а прямо в портале. История сохраняется вместе с прикрепленными документами, отчетностью, статистикой, которая будет доступна даже если задача закроется.

Модуль задач в Битрикс24 был доработан, в стандартную форму был внесен прогресс по задаче, возможность начисления бонусов и пени. При работе с модулем сотрудник не может закрыть задачу без комментария о проделанной работе.

Также был доработан модуль статистики и рабочих отчетов. С модулем в отчете по поставленным задачам руководитель видит завершенные и запланированные задачи, уникальные статистики и графики на основе этих данных. Теперь руководитель сразу может понять, на какую задачу было потрачено максимальное количество времени. Просроченные задачи или задачи со сроком давности более месяца будут выделены полужирным начертанием шрифта, чтобы выявить неэффективную работу сотрудника наглядно.

Во вкладке статистики рабочего отчета сотрудники смогут добавить любой показатель, который можно посчитать. При заполнении отчета сотрудник вводит данные вручную на основе выгрузки из системы. На основе занесенных статистических данных строится график, который при необходимости, можно будет распечатать. Каждый сотрудник может выставить себе Супер-цель на год и Цели по месяцам в соответствующих вкладках, чтобы не забывать о главных, фундаментальных целях своей работы за выполнением текущих задач.

Оргсхема компании в Битрикс24

Преимущество оргсхемы в ее доступности и материальности. Оргсхема — документ, в котором прописан продукт компании и ведущий к нему основной бизнес-процесс. Обычно она может быть представлена в виде баннера или информационной доски, которая висит в холле компании. Она включает функционал подразделений компании (список должностей в каждом подразделении и их ключевые обязанности), результат деятельности каждого отдела и т.д. Но что делать, если офис компании расположен на нескольких этажах, а доступ к оргсхеме должен быть в легкой доступности каждого сотрудника?

Начинается оргсхема с генерального директора. У каждого отдела и сотрудника указан ценный конечный продукт, кто за что отвечает и что является результатом их деятельности. Например, ЦКП компании в целом — это вовремя построенные и введенные в эксплуатацию объекты с договорными обязательствами и стандартами компании. Такой ценный конечный продукт прописан у каждого отдела. Любую карточку на схеме можно отредактировать: изменить сотрудника, его ЦКП, права доступа.

ЗРС — Законченная работа сотрудников

Модуль рассчитан на то, чтобы сэкономить время каждого сотрудника на согласование внештатных ситуаций. Допустим клиент просит скидку рассрочку по договору каким — то услугам, чтобы не бегать по всем инстанциям по всему пути согласования (у руководителя отдела, юриста, бухгалтеров) достаточно составить ЗРС.

После внедрения Битрикс24 работа компании была переведена в портал. В кейсе представлены скриншоты из портала клиента после внедрения инструментов. Посмотреть как выглядят модули системного бизнеса спустя время практического использования можно здесь.

Отзыв о Битрикс24 и работе с подрядчиком:

— Как сотрудники вашей компании восприняли новый инструмент?

— Трудности были есть и будут. С кровью и болью пытаемся решить эти вопросы. По поводу обучения сотрудников проблем нет, есть штатный специалист, который создал полный видеокурс — как работает система, куда нужно нажимать, куда не нужно нажимать, такой некий формат обучения произвели для сотрудников разослав приглашение на обучение по ссылке на видео-ресурсы обучающие.

— Как Вы оцениваете работу с нами как с подрядчиком?

По поводу отзыва о техническом отделе — нормально, если проблемы возникали, например, лицензия периодически слетала этих дополнительных модулей эти вопросы оперативно решались.

Создать карусельБлагодарственное письмо от руководителя отделения распространения ООО «Оперативная компания”

Видеокейс

• О компании
  • Интегрируем с AD и 1С-ЗУП
  • Изменяем дизайн портала Битрикс24
  • Делаем «госуслуги»
  • Внедряем бизнес-процессы и сервисы
  • Заявка на разработку руководящего документа
  • Сервис по проверке контрагента во внутренних системах клиента
  • Бизнес-процесс выдачи справки
  • Заявка на временный пропуск
• Оказываем поддержку и обучаем
• Почему внедрять Битрикс24 для строительной компании лучше у нас

У внедрения Битрикс24 в крупные компании имеет свои особенности. Условно их можно разделить на две большие группы:

1. Внедрение Битрикс24 для работы отдела продаж (CRM-часть);
2. Внедрение Битрикс24 как HR-портала, системы для работы с сотрудниками.

Разный акцент в использовании Битрикс24 определяет разный набор первоочередных задач.

ИНТЕРВОЛГА имеет сильную отраслевую экспертизу, работая с крупнейшими компаниями строительной сферы. Мы делаем проекты как с сильной CRM-частью, так и HR-порталы.

Хотим поделиться ярким примером проекта из второй категории — энтерпрайз внедрением Битрикс24 в компании ВЕЛЕССТРОЙ.

О компании

ВЕЛЕССТРОЙ – Российская строительная компания, входящая в число лидеров по реализации работ нефтегазового и электроэнергетического комплекса, промышленного и гражданского строительства, EPC-контрактов и проектирования. 

В ВЕЛЕССТРОЙ работает более 25 000 сотрудников, каждый из которых является профессионалом в своей области.

Источник: https://www.velesstroy.com/about/

Интегрируем с AD и 1С-ЗУП

Некоторые интеграторы не любят начинать проект с нестандартных интеграций — рисков много, трудоёмкость сложно прогнозировать, бывают конфликты с ИТ-службами со стороны заказчика.

У нас другой подход — интеграцию надо проводить в начале проекта. Эта задача сразу открывает ИТ-ландшафт клиента, становится понятен состав и качество данных, которые нужно передавать. Также это снижает риск для клиента потратить кучу времени и денег на дизайн и внедрение и после столкнуться с невозможностью провести интеграцию во внутренние ИТ-системы.

Дополнительно, сложная интеграция является хорошим тестом для вашего интегратора. Если интегратор всеми силами откладывает эту часть работы на самый дальний этап, возможно, у него просто нет ресурсов для такой задачи.

В проекте внедрения Битрикс24 в компанию Велесстрой, вопрос интеграции с AD и 1С-ЗУП был одним из первых. Сложность была в том, что логины пользователей хранились в AD. Также AD отвечал за NTLM-авторизацию. А вот все остальные данные хранились в 1С-ЗУП:

1. Структура компании;
2. Информация о сотрудниках;
3. Дополнительные справочники (например, должности).

Дополнительная сложность была в том, что в 1С данные о сотрудниках хранились в нескольких разных организациях (обособленных подразделениях). Стандартный модуль обмена такую выгрузку не поддерживал.

Мы настроили стандартную интеграцию с AD и включили NTLM-авторизацию. Параллельно провели настройку интеграции с 1С-ЗУП. Чтобы обеспечить корректную выгрузку, модуль был доработан на стороне 1С. ИНТЕРВОЛГА имеет выделенный отдел разработчиков 1С, это позволяет нам вести работы по интеграции с двух сторон — и на портале и в 1С. Для заказчика это уменьшает сложность управления, не надо искать и контролировать разные команды.

Чтобы всё работало как надо, мы внесли следующие изменения в работу модуля интеграции:

1. Добавили выгрузку по разным организациям (пользователи из обособленных подразделений);
2. Ограничили передачу части полей;
3. Добавили выгрузку наименования компании и информацию о подразделении;
4. Добавили выгрузку дополнительных полей по сотруднику;
5. Добавили передачу должности и справочника должностей;
6. Скорректировали формирование структуры и выбор руководителя подразделения (стандартным обменом, данные выгружались не из тех справочников);
7. Скорректировали передачу логина (стандартный обмен не передавал нужный логин, из-за этого не работала авторизация через AD);
8. Добавили выгрузку справочника «История карьеры», доработали Битрикс24 для хранения и вывода этих данных.

Сейчас мы продолжаем доработку интеграций по запросу отдела кадров заказчика.

Изменяем дизайн портала Битрикс24

Обычная позиция по изменению дизайна портала Битрикс24 — не надо этого делать. Мы сами придерживается такой позиции для небольших и средних компаний, где Битрикс24 является прежде всего рабочим инструментом (CRM, задачи, календарь и т.д.).

Но при внедрении в больших компаниях, Битрикс24 выполняет не только рабочую функцию. Тут очень сильна HR-составляющая, портал становится транслятором принципов и миссии бренда клиента своим сотрудникам.

Без применения фирменного стиля и переработки дизайна тут не обойтись. Мы умеем решать эту задачу. Практикуется два подхода:

1. Разработка дизайна нашими силами. Из плюсов надо отметить, что наши дизайнеры чётко знают, какие элементы и как можно менять. Это как хороший дизайн-проект дома — не только красиво, но и технологично, без ненужного перерасхода по сложности работ.
2. Разработка дизайна на стороне заказчика. Тут уже другой плюс — дизайнер отлично разбирается в фирменном стиле клиента, знает, что понравится сотрудникам, а что нет.

Мы работаем и так и так, это всегда индивидуальная история.

Для компании Велесстрой дизайн разрабатывал давний партнёр заказчика. Мы оказывали консультации по техническим вопросам — что и как можно менять, какие особенности имеет вёрстка портала и т.д.

Результат получился отличный — с одной стороны учтены все детали фирменного стиля, с другой, мы смогли сверстать и внедрить дизайн без перерасхода времени и денег.

Тут надо остановиться подробнее.

Исторически, Битрикс24 не предполагал глубоких переработок дизайна. Точнее, если вы планировали использовать свои шаблоны, вы автоматически убирали возможность обновления портала. Мы понимаем глупость данного ограничения и обошли его при внедрении вёрстки.

Мы подменяем CSS-стили и JS, оставляя при этом структуру страниц нетронутой. Это значит, что портал остаётся обновляемым и, как правило, вёрстка не страдает. Исключение — когда Битрикс добавляет новые элементы, в этом случае, нужна доработка для применения наших стилей. При этом, если добавляются элементы, уже присутствующие в других местах, например, новая кнопка или вывод карточки сотрудника и т.д., он автоматически получит все нужные стили.

Также хотим пояснить наш подход к методологии разработки и внедрения дизайна.

Портал Битрикс24 это очень функциональный инструмент — задачи, оповещения, CRM, календари, процессы, переговорки, статичные страницы и т.д. Страниц и разделов очень много, проработать дизайн (и особенно сверстать и внедрить вёрстку) сразу всех стрнаниц невозможно.

Мы рекомендуем делать дизайн в следующем порядке:

1. Проектирование и разработка дизайна главной страницы и общего шаблона;
2. Дизайн стандартных элементов портала (кнопки, ссылки, заголовки, формы и т.д.);
3. Внедрение главной страницы и общего шаблона в промышленную эксплуатацию;
4. Дизайн первой очереди страниц (высший приоритет);
5. Внедрение первой очереди страниц;
6. Дизайн второй очереди страниц (высокий приоритет);
7. Внедрение второй очереди страниц;
8. Дизайн третьей очереди страниц (средний приоритет)
9. Внедрение третьей очереди страниц.

И т.д.

Такой подход позволяет быстро отгружать изменения и, при необходимости, корректировать дизайн по итогам первых внедрений.

Из дополнительных плюсов — можно хорошо распараллелить работы. Пока идёт программирование главной страницы и общего шаблона, мы уже верстаем первую очередь, делаем дизайн второй очереди и проектируем третью очередь.

Делаем «госуслуги»

Для большой компании важно, чтобы сотрудники могли получить все «внутренние услуги» в одном месте. Заказать справку, уйти в отпуск, подготовить рабочее место для вывода нового сотрудника, сообщить о баге или непечатающем принтере…

Таких сценариев и услуг десятки и не всегда ваших сотрудникам очевидно, куда можно обратиться за ними, где отслеживать статус. Мы понимаем эту проблему и подготовили модуль «Единое окно»

Если кратко, то это аналог госуслуг в рамках отдельной компании.

Можно:

1. Просмотреть список услуг, заказать услугу;
2. Найти услугу;
3. Понять, какой департамент отвечает за исполнение, увидеть его контакты;
4. Понять, какие документы или входные данные нужны для заказа услуги;
5. Увидеть список своих запросов;
6. Увидеть список своих работ — если вы являетесь исполнителем по какой-либо услуге, задача будет показана в отдельном списке;
7. Секретарь может запросить услугу за другого сотрудника или руководителя.

Модуль был внедрён в компании Велесстрой и у нескольких других клиентов.

Внедряем бизнес-процессы и сервисы

Разработали следующие процессы:

1. Заявка на разработку руководящего документа;
2. Сервис по проверке контрагента во внутренних системах клиента;
3. Бизнес-процесс выдачи справки;
4. Заявка на временный пропуск.

Рассмотрим их чуть более подробнее.

Заявка на разработку руководящего документа

БП позволяет сотрудникам компании создать заявку на разработку внутренних регламентов.
Для запуска процесса была разработана кастомная форма запуска, некоторые поля которой заполняются автоматически.

После создания заявка проходит процедуру согласования. Если заявка была согласована непосредственным руководителем отдела, в котором работает инициатор по ней назначается ответственный за разработку регламента.
Далее создается задача в группе Битрикс24. 

Стадии канбана и статус разработки заявки связаны. При изменении стадии задачи в канбане группы обновляется статус выполнения заявки. Благодаря чему, инициатор в режиме онлайн может следить за ходом выполнения работ.
После того, как регламент был разработан, он автоматически регистрируется в соответствующем реестре внутренних документов.

Сервис по проверке контрагента во внутренних системах клиента

Перед тем как заключить договор и начать работу с новым контрагентом его должен проверить Отдел контроля закупок.
После того, как контрагент прошел проверку, его вносят в базу 1С. После этого можно начинать сотрудничество с новым поставщиком.
Перед тем как отправлять контрагента на проверку, необходимо проверить наличие данной организации в базе 1С.
Проверка осуществляется на отдельной странице на портале.

После проверки можно запустить нужный Бизнес-процесс.

Бизнес-процесс выдачи справки

Для того, чтобы получить справку работнику компании достаточно запустить бизнес-процесс. Указать необходимый ему вид справки и способ ее получения. При этом, все необходимые данные о работнике заполнятся на форме автоматически, благодаря “умной” форме запуска бизнес процесса.

Форма также доступна и для не авторизованных пользователей на портале. Например, если сотрудник более не работает в компании, он может обратиться по телефону к оператору горячей линии, который пришлет ему ссылку на форму заказа справки. 
После заполнения всех обязательных полей и отправки заявки, ответственный за выдачу данного вида справок, работник подготовит необходимый документ и отправит его инициатору.
Для облегчения заполнения и минимизации ошибок при заполнении поля Адрес доставки, была выполнена интеграция с сервисом Dadata. Сервис позволяет быстро и без ошибок заполнить поле с Адресом доставки.

Инициатор будет получать смс уведомления об изменениях статуса работы бизнес процесса на свой мобильный телефон, а также на указанный адрес электронной почты.
Если бумажный экземпляр справки получать нет необходимости, то сформированная справка придет на электронную почту работника.

Заявка на временный пропуск

Если к работнику компании должен прийти посетитель, то он может заказать ему пропуск, просто запустив нужный Бизнес-процесс на портале.
При запуске будет необходимо указать ФИО, Дату визита гостя, а также адрес проходной на которую подойдет гость.

После этого на рабочем месте охранника на проходной, в дату визита, сформируется список посетителей, которые должны будут сегодня прийти.

После того, как посетитель пришел на проходную, охранник выдает ему пропуск. Номер пропуска заносится в систему. После этого инициатор получает уведомление на корпоративном портале Битрикс24 о том, что к нему пришел посетитель.

Оказываем поддержку и обучаем

Мы понимаем, что большое внедрение Битрикс24 это не только сами работы, но и сопровождающий сервис:

1. Разработка понятной документации;
2. Обучение пользователей;
3. Обновление портала и серверного ПО;
4. Техподдержка пользователей;
5. Текущие доработки и консультации.

Мы готовы полностью взять на себя работы по поддержанию Битрикс24. Так, для проекта по внедрению корпоративного портала в ВЕЛЕССТРОЙ, мы оказывали все перечисленные выше услуги.

Особенно хотим отметить документирование — вместе с передачей интеграционных работ на тест, мы предоставляем инструкцию и документацию. Это позволяет корректно поддерживать систему внутренними силами, если заказчик планирует самостоятельно выполнять дальнейшее обслуживание.

Ещё один важный для успеха внедрения пункт — обучение пользователей использованию Битрикс24. Тут мы работаем в нескольких направлениях:

1. Есть готовые видеоинструкции.
2. Мы разрабатываем текстовые инструкции со скриншотами. Их можно положить в базу знаний.
3. Проводим онлайн вебинары с записью и последующей передачей видеозаписи клиенту. Такие вебинары проводит наш сотрудник с многолетним опытом преподавательской деятельности, к.т.н., руководитель направления внедрений Битрикс24.

Почему внедрять Битрикс24 для строительной компании лучше у нас

Мы совмещаем глубокую отраслевую экспертизу и признанную клиентами и сообществом экспертность в Битрикс24.

• Мы среди 12 компаний в мире, рекомендованных Битриксом для крупных внедрений.
• Имеем все компетенции по Битрикс24, это подтверждено вендором.
• Умеем делать нестандартные интеграции, как со стороны Битрикс24, так и со стороны 1С или других систем.
• 80 сотрудников. 18 в отделе Б24.
• 17 лет занимаемся интернет-проектами, 7 лет — Битрикс24.
• Специализируемся на сложных доработках коробочного Битрикс24.
• Наши сотрудники авторы обучающих материалов для Битрикс24.
• Умеем дорабатывать Битрикс24 с сохранением обновления.

Заполните форму — обсудим с вами лучшие практики.

Об опыте внедрения Битрикс24 в компании застройщика «Мегаполис» рассказывает Елена Третьякова, директор офиса продаж в Советском районе Брянска.

Елена Третьякова в офисе продаж недвижимости компании «Мегаполис» (Брянск, ул. Красноармейская, 97)

Направление работы: строительство и продажа недвижимости бизнес-класса.
Пользуются Битрикс24: 2 месяца на расширенной версии, 12 месяцев на простой версии.

О компании

— Как давно работает «Мегаполис»?

— Деятельность началась в 2002 году в Брянске. Начинали с агентства недвижимости, которое со временем стало одним из самых крупных в городе. 

В 2008 году мы занялись строительством. Основное направление — жилье бизнес-класса, а не стандартные панельные пятиэтажки и девятиэтажки. Все наши дома строго кирпичные, нет типовых проектов: каждый дом разрабатывается индивидуально. Особое внимание уделяется качеству строительства, безопасности, благоустройству территории. Во дворах размещаются просторные парковки, детские и спортивные площадки, зоны отдыха.

Об эффективности работы

„Менеджеры быстро разобрались“

— Как была организована работа сотрудников до внедрения CRM-системы?

— У нас работает 13 сотрудников. Территориально они находятся в трёх офисах в разных районах города. Сообщить информацию оперативно было трудно. Также в отдельном офисе у нас отдел оформления документации. Мы вынуждены были всех обзванивать или писать письма на электронную почту. Например, мы звонили руководителям офисов, а они уже должны были под свою ответственность уведомить подчиненных. И так как у нас 13 человек — это исключительно менеджеры отделов продаж (а их почти всегда нет на месте), — информация к ним могла попасть с некоторой задержкой

— Что повлияло на выбор CRM-системы для отдела продаж недвижимости?

— Директору нашей компании знакомый посоветовал попробовать Битрикс24. Они у себя его давно используют, вполне успешно, программа достаточно удобная. Потом поспрашивали у остальных, и выяснилось, что Битрикс24 достаточно популярна в Брянске.

— Почему решили работать в Битрикс24?

— В начале мы устанавливали его исключительно для организации отдела продаж. Можно было бы, конечно, и в Вайбере все сделать, но хотелось возможность постановки задач и более расширенный функционал.

Больше года использовали Bitrix24 в качестве чата. Ставили там задачи и подзадачи, пригодились и чек-листы. Мы просто писали важное сообщение в живую ленту и видели, кто с ним ознакомлен. Вот так информация стала доходить до сотрудников намного быстрее. Постепенно начали пользоваться другими инструментами.

Лично мне нравится, что есть мобильное приложение, и что календарь с ним синхронизирован. Я в календаре телефона отметила, что мне необходимо сделать, и по приезду в офис вижу это у себя в компьютере.

— Как решается вопрос с распределением входящих звонков?

— Есть входящий звонок — лид. Он может появиться не только из звонка на рабочий телефон, на который идут все звонки с рекламы, но и на мобильный. Мы решили это распределением звонков между сотрудниками. До Битрикс24 мы долго не могли настроить всё так, чтобы звонки шли поочередно по офисам. Звонки шли рандомно, иногда были перекосы в нагрузке на сотрудников. 

Сейчас программа сама определяет последовательность и равномерно распределяет звонки. После настройки у нас всё в этом плане стало хорошо. Сотрудники фиксируют свои встречи с клиентами. Видно, сколько объектов было просмотрено или забронировано, сколько клиентов находятся на стадии принятия решения или подбора жилья.

— Лид сгенерировался. Как происходит дальнейшая работа с ним?

— Механизм такой: если звонок поступил и он по недвижимости, мы сразу создаём сделку. Есть два варианта: звонок не касается недвижимости и мы его отбраковываем (например, предлагали какие-то услуги, ошиблись номером и т.д.) либо звонок по недвижимости, но пока не о чем конкретном речь со стороны клиента не шла.

Когда у нас создаётся сделка, она уже называется «Подбор объекта». Если сотрудник с этим человеком выехал на показ — он сразу фиксирует встречу. Если менеджер показал жилье, буклеты, планировки и клиент говорит, что будет думать, мы меняем на стадию принятия решения. 

Дальше, если клиент хочет приобрести объект, он переходит на согласование брони. У нас сейчас настроен робот, который при переходе на эту стадию, отправляет задачу сотрудникам отдела документации. Их задача – согласовать и зафиксировать бронь. И дальше идёт работа по оформлению сделки.

О процессе внедрения Битрикс24

„Стало удобнее“

— Сколько времени занял процесс внедрения системы?

— Мы начали работать с Битрикс24 спустя неделю после внедрения. Через две недели несколько сотрудников позвонили и задали несколько уточняющих вопросов по работе в системе. Мы еще настраиваем этапы сделок и воронку продаж. Осталось только прийти к их практическому применению.

Определенно могу сказать, что стало удобнее. Программа условно подходит под задачи застройщика в том виде, в котором мы ее внедряем.

— Что вы получили от внедрения Битрикс24?

— Около двух месяцев мы работаем с расширенной версией и планируем продолжать работу. О практических результатах пока говорить рано: сейчас это, в основном, удобство и прозрачность работы, анализ статистики и ведение отчетности. Большего мы пока и не хотели, программа сама сделки закрывать не будет. Нет никаких завышенных ожиданий. В целом, мы остались довольны.

Клиент оставил положительный отзыв о работе с агентством Веб-Центр:

«Мне было интересно работать с компанией «Мегаполис». Уже при первом обсуждении стало понятно, что Битрикс24 сможет отлично решить проблемы клиента. Заказчик активно помогал в процессе внедрения, а сама работа проходила легко. Менеджеры активно начали работать в Битрикс24, когда поняли, что система действительно помогает им не упускать своих клиентов. Надеюсь и дальше развивать Битрикс24 в«Мегаполисе» и внедрять в их работу новые инструменты».

Елена Сенькова в офисе агентства Веб-Центра с благодарностью за внедрение Битрикс24 от компании «Мегаполис»

Благодарим компанию «Мегаполис» и лично Елену Третьякову за плодотворное сотрудничество в области внедрения и освоения корпоративного портала Битрикс24, а также за уделенное время.

Если вы хотите сделать работу своих сотрудников удобнее, прозрачнее и продуктивнее — обращайтесь! Специалисты Веб-Центра помогут внедрить Битрикс24 в ваш бизнес. Звоните прямо сейчас по бесплатному номеру 8 (800) 707-63-70 или заполните форму заявки, мы вам перезвоним.