Автоматизация комплекса задач менеджера отдела продаж торговой компании

Автоматизация комплекса задач менеджера отдела продаж торговой организации

Введение

На данном этапе развития человеческого общества наиболее ярко
выражен переход к всеобщей информатизации, внедрению компьютерных и
информационных систем во все сферы и области деятельности человека. В связи с
этим решение проблем использования современных, перспективных методов и средств
обработки информации в практической деятельности приобретает первостепенное
значение.

Целью дипломного проекта является автоматизация комплекса
задач менеджера отдела продаж торговой организации (на примере компании ООО
«Интер-М»). Для достижения поставленной цели были поставлены следующие задачи:

—   анализ деятельности
компании и отдела продаж;

—   описание состояния
информационной системы компании;

—   декомпозиция
бизнес-процессов протекающих в отделе продаж;

—   проектирование
информационной системы для решения комплекса задач менеджера отдела продаж;

—   программная реализация
комплекса задач;

—   расчет экономической
эффективности проекта.

В первой главе отражены результаты анализа деятельности
компании, которые включают: общую характеристику отдела продаж, описание и
анализ протекающих на объекте бизнес-процессов методом функционального
моделирования IDEF0, описание текущего состояния информатизации на объекте,
формулирование комплекса задач для последующего проектирования, обзор и анализ
альтернативных проектных решений для аналогичных задач и выбор варианта решения
поставленных задач на основе рассмотрения различных подходов.

Во второй главе содержится проектная часть. В ней
представлены решения по реализации комплекса задач. Развернуто представлена
постановка задачи и описана ее суть. Рассмотрены входная и выходная информация.
Представлена информационно-технологическая схема решения поставленной задачи.
Описаны объекты конфигурации и пользовательский интерфейс.

В третьей главе представлена программная реализация и расчет
экономической эффективности решения данной задачи. Составлено руководство
пользователя. Помимо этого, в главе описаны основные требования к безопасности
жизнедеятельности.

1.
Анализ деятельности ООО «Интер-М»

1.1
Общая характеристика деятельности предприятия

информационный программный бизнес продажа

Основным направлением деятельности компании ООО «Интер-М»
является оптовая торговля лекарственными средствами и изделиями медицинского
назначения. Компания имеет в долгосрочной аренде как офисные помещения, так и
оборудованный склад.

Изначально деятельность компании была ориентирована на работу
с крупными поставщиками и фармдистрибуторами, для чего были заключены прямые
договора с производителями, такими как Фармакор продакшен, Санофи-Авентис,
Байер и другие. Что на начальном этапе позволило сократить издержки по оплате
труда и транспортные расходы.

Однако, в 2013 году, было принято решение о выходе на
мелкооптовый рынок, то есть продажи в аптеки и медучреждения с
децентрализованным хранением товаров. Для этого было увеличено количество
сотрудников отдела сборки и комплектации, транспортного отдела, а так же
увеличен автопарк. Данный шаг так же потребовал увеличения отдела коммерческих
продаж, с последующим выведением отдела по работе с мелкооптовыми учреждениями
в самостоятельное подразделение.

Помимо оптовых коммерческих продаж, компания так же
занимается поставками лекарственных средств и изделий медицинского назначения в
лечебно-профилактические учреждения (ЛПУ), участвует в тендерах гос. закупок, а
также поставкой лекарственных средств под заказ.

Схема организационной структуры компании представлена на Рис. 1.1.

Рис. 1.1 Схема организационной структуры компании ООО «Интер-М»

В бухгалтерию входят два отдела:

—   отдел по учету движения
товаров и расчетов с поставщиками, который занимается учетом хозяйственной и
финансовой деятельности организации;

—   отдел по работе с
персоналом, в обязанности которого входит учет расчетов по оплате труда и
прочим операциям

Так же в обязанности бухгалтерии входит налоговый учет.

Департамент маркетинга играет ключевую роль в структуре нашей
организации, так как этот отдел занимается анализом и планированием
деятельности организации.

—   отдел закупок занимается
непосредственно работой с поставщиками лекарственных средств и изделий
медицинского назначения;

—   отдел маркетинга включает
в себя две группы: группу аналитики, занимающуюся долгосрочным и краткосрочным
планированием, и группу планирования товарного запаса и расценки, которая,
основываясь на данных группы аналитики, информации от отдела продаж и анализа
рынка, планирует товарный запас и формирует ценовую политику организации.

Департамент ИТ обеспечивает информационную поддержку и
бесперебойное функционирование информационных систем компании, состоит из:

—   службой информационной и
технической поддержки, которая занимается решением текущих проблем пользователя,
не связанных с алгоритмом работы информационных систем;

—   отдел поддержки и
развития 1С, которые занимаются непосредственно созданием, настройкой и
исправлением модулей 1С, в соответствии с потребностями фирмы.

Департамент логистики, самое многочисленное и наиболее
затратное подразделение, в него входят:

—   отдел сборки и
комплектации;

—   отдел маршрутизации,
который отвечает за планирование, организацию и контроль по доставке заказов
клиентам;

—   транспортный отдел
занимается непосредственно транспортным обеспечением работы компании.

Департамент продаж работает напрямую с клиентами компании
состоит из:

—   отдела продаж по СЗФО,
осуществляемым мелкооптовую торговлю.

—   отдела продаж ключевым
клиентам, работающим с крупными клиентами.

Служба хозяйственного обеспечения осуществляет обслуживание
помещений офиса и склада компании ООО «Интер-М», обеспечивает его хозяйственные
и социальные потребности.

Так как основным видом деятельности компании являются
продажи, то для оценки основных показателей деятельности, рассмотрим динамику
продаж, представленную в таблице 1.1.

Таблица 1.1. Динамика продаж за 2012, 2013 гг.

Показатели	Янв.	Фев	Март	Апр.	Май	Июнь	Июль	Авг.	Сен	Окт.	Нояб.	Дек.
Продажи в 2012 году млн. руб.	6,54	7,39	9,45	9,3	12,79	10,75	10,89	11,6	12,96	11,78	11,22	9,28
Продажи в 2013 году млн. руб.	7,78	8,54	9,08	9,96	13,89	11,91	11,42	11,8	13,87	11,57	10,65	11,35
Прирост продаж, млн. руб.	1,24	1,15	-0,37	0,66	1,10	1,16	0,53	0,19	0,91	-0,21	-0,57	2,07
Прирост продаж, %	19 %	16 %	-4 %	7 %	9 %	11 %	5 %	2 %	7 %	-2 %	-5 %	22 %
Кол-во ЮФЛ	27	28	29	28	28	28	27	29	28	30	30	29
Ср.отгрузка с 1 ЮФЛ, тыс. руб.	288	305	313	356	496	426	423	407	496	386	355	392
Прирост ср. отгрузки с 1 ЮФЛ, %		6 %	3 %	12 %	28 %	-17 %	-1 %	-4 %	18 %	-28 %	-9 %	9 %

На основании сложившейся ситуации, руководством ООО «Интер-М»
было принято решение о выходе на аптечный рынок, для увеличения объёмов продаж.

1.2
Описание деятельности отдела продаж

Департамент продаж состоит из двух структурных подразделений:
отдела продаж и отдела продаж ключевым клиентам.

Во главе департамента стоит руководитель департамента,
который подчиняется непосредственно генеральному директору. В задачи
руководителя входит общее руководство подразделением, и участие в принятие
стратегических решений в руководстве организации.

В отделе продаж ключевым клиентам работают три специалиста,
которые находятся в подчинении у руководителя департамента.

В отделе продаж, на данный момент работают четыре сотрудника:
два специалиста, и два помощника специалиста, координатора. Один из
специалистов является ведущим специалистом, то есть он подчиняется руководителю
департамента, а остальные сотрудники отдела, находятся у него в подчинении. В
ближайшее время планируется увеличение штата данного отдела, еще двумя
специалистами и двумя координаторами.

В обоих отделах у специалистов одинаковые обязанности:

—   поиск и привлечение новых
клиентов;

—   заключение договоров с
новыми клиентами и поддержания старых в актуальном состоянии;

—   прием и обработка заказов
покупателя;

—   контроль за своевременным
исполнением заказа;

—   контакт с клиентом и
решение его проблем внутри компании;

—   контроль дебиторской
задолженности;

—   выполнение плана продаж и
плана по приходу денежных средств;

—   информирование клиентов о
проводимых компанией рекламных и маркетинговых акциях.

Координатор выполняет вспомогательные функции и выполняет
задания специалиста, а в случае его отсутствия полностью берет на себя его
обязанности.

Для привлечения клиентов специалист, как правило, использует
несколько способов. Первоначально, когда специалист только устраивается, он
привлекает клиентов из своей наработанной базы, в последствии, общаясь со
своими клиентами узнает ситуацию на рынке для поиска потенциальных покупателей.
Так же специалист должен отслеживать средства массовой информации, такие как
специализированные издания и интернет ресурсы, для поиска новых клиентов. В
свою очередь компания сама публикует информацию о своей деятельности в таких
средствах массовой информации, что бы заинтересованный покупатель сам мог
связаться с представителе фирмы.

После первичного общения и проявления заинтересованности в
товарах, предлагаемых организацией, менеджер должен согласовать коммерческие
условия торговли с данным клиентом, основываясь на предполагаемых объемах,
способах и сроках оплаты и стратегических интересах компании. На основании этих
договоренностей составляются персональный прайс-лист и договор, утверждаемый
руководителем департамента.

Заявки на закупку товаров поступают как по телефону, так и по
электронной почте. Приняв заявку менеджер проверяет реестр договоров на существование
и актуальность договора с контрагентом, после чего заполняет готовые формы
счета-фактуры и товарной накладной, которые отправляет на склад для сборки и
комплектации заказа. Если клиент работает по предоплате, то специалист
выставляет счет на оплату клиенту. После подтверждения оплаты, производиться
отгрузка товара. Если же клиент работает с отсрочкой платежа, то отгрузка
производится в то время в которое необходимо покупателю, после чего, сотрудник
отдела продаж, должен отслеживать поступление денежных средств.

В случае возникновения проблем заказчик контактирует только
со своим специалистом, который, в свою очередь, должен самостоятельно разрешить
все трудности возникшие внутри компании.

1.3
Описание состояния информатизации компании

Первоначально информационная сеть компании была
спроектирована как простая двуранговая сеть. Все файлы к которым был необходим
совместный доступ, такие как реестр договоров и картотека клиентов, находились
на одном из компьютеров сети, выполняющем роль файлового сервера, в папке с
открытым доступом. В случае внесения изменений, пользователь открывал файл,
редактировал, после чего сохранял файл в общей папке, в связи с чем в это время
остальные пользователи не могли пользоваться этим файлом. Так же такой способ
хранения не позволял осуществлять контроль доступа, в следствие чего любой
сотрудник, имеющий доступ к папке мог свободно редактировать файлы.

Вся работа с файлами осуществлялась средствами программного
пакета MS Office, в частности MS Excel и MS Word.

Однако, в связи с расширением компании и выходом на новые
рынки сбыта, было принято решение об автоматизации деятельности организации.
Для чего, исходя из текущих потребностей с учетом ближайших перспектив был
приобретен сервер производства HP модель Proliant DL180R06 под управлением 2-х
процессоров Intel Xeon E5645 6C 2.4Ghz(12Mb) на который была установлена СУБД
Microsoft SQL Server.

Рис. 1.2 Схема информационной сети ООО «Интер-М»

Взаимодействие пользователя с сервером осуществляется с
использованием технологии терминальных подключений, которая возможна под
управлением операционной системы Windows Server 2008 R2 Standard Edition (Рис. 1.2).
Такой формат взаимодействия обеспечивает такие преимущества как: резерв
производительности и масштабируемости, возможность использования для
полноценной и безопасной работы систем на базе Windows, а также достижение
максимального уровня защиты информации и данных при значительном снижении
затрат. Пользователь устанавливает терминальное соединение с сервером и
запускает приложение 1С: Предприятие в рамках терминальной сессии.

Для организации корпоративной почты компания пользуется услугами
сторонней организации NextMail, которая, в рамках корпоративного почтового
решения NextMail, предоставляет:

—   Доступ к почте через
web-интерфейс.

—   Поддержка протоколов
IMAP, POP3 и SMTP — возможность использования почтовых программ.

—   Подключение
дополнительных почтовых ящиков (расположенных на других доменах) по протоколу
POP3.

—   Маршрутизация входящей корреспонденции
в пределах ящика.

—   Неограниченный размер
письма.

—   Антивирусная проверка
входящей почты.

—   Спам-фильтрация входящей
корреспонденции.

—   Доступ по защищенным
каналам связи.

—   Настраиваемый уровень
безопасности.

1.4
Описание бизнес-процессов отдела продаж

Для лучшего понимания организации работы отдела продаж компании
ООО «Интер-М» рассмотрим бизнес-процессы, происходящие в данном подразделении
(Рис. 1.3).

Основные документы, регулирующие деятельность подразделения это:

—   внутренние инструкции
организации — основные правила регламентирующие деятельность внутри компании,
обязательны для исполнения всеми сотрудниками организации;

—   правовые акты РФ —
правовые и законодательные акты Российской Федерации, регламентирующие
деятельность в отрасли;

Входящие документы:

—   заказ покупателя —
обращение к специалисту отдела с желанием приобрести товары, как первичное, так
и постоянных клиентов компании;

—   реестр договоров — реестр
уже заключенных и подписанных договоров;

—   общий прайс-лист —
прайс-лист предоставляемый группой расценки для формирования индивидуального
прайса клиента в соответствиями с условиями работы с покупателем;

—   картотека клиентов —
документ содержащий карточки клиентов в которых указана информация по клиентам
— условия работы, реквизиты и прочее;

—   реестр прихода д/с —
реестр, создаваемый бухгалтерией, на основе поступления денежных средств в
кассу и на расчетный счет организации.

Исходящие документы:

—   карточка клиента —
документ содержащий информацию по клиентам (условия работы, реквизиты и
прочее);

—   договор — согласованный,
заверенный и подписанный договор на поставку товара;

—   счет-фактура — документ
необходимый для учета в бухгалтерии поставщика и покупателя;

—   товарная накладная —
документ для проведения сборки и комплектации товара на складе;

—   аналитические отчеты —
отчеты о проделанной работе за отчетный период.

Ресурсами используемыми в отделе являются сотрудники компании,
в лице менеджеров и руководителя отдела продаж, и программное обеспечение MS Office.

Проведем процесс функциональной декомпозиции для детального
изучения бизнес-процессов отдела.

При обращении в компанию, с целью приобрести товар, клиент
обращается к менеджеру отдела продаж. В случае заинтересованности покупателя в
приобретении товара создается «заказ покупателя» в котором содержится список
товаров и их количество, для этого менеджер использует шаблон в формате файла
MS Excel, который запускает процесс «Зарегистрировать клиента» (Рис. 1.4).

Менеджер при помощи картотеки клиентов, файл в формате MS Excel,
проверяет, существует ли карточка клиента. Если карточка уже есть, то
специалист переходит к процессу «Контроль и оформление договоров». Если же
карточки нет, то в соответствии с внутренними инструкциями создается карточка
клиента, которая входит в общую картотеку, и запускается процесс «Оформить
условия взаиморасчетов».

Рис. 1.5 Декомпозиция бизнес-процессов «Оформить условия
взаиморасчетов»

Процесс «Оформить условия взаиморасчетов» (Рис. 1.5) делится на
четыре подпроцесса. На основании карточки клиента создается проект коммерческих
условий, которые согласовываются с заказчиком. После согласования на основании
общего прайс-листа, ценовой политики организации и согласованных коммерческих
условий клиенту устанавливается персональный прайс-лист. Все эти действия
требуют утверждения руководителем департамента, после чего согласованные
условия запускают процесс «Контроль и оформление договоров».

Процесс «Проконтролировать и оформить договор» имеет два варианта
запуска.

Первый, когда, в процессе «Зарегистрировать клиента», было
установлено, что карточка клиента уже заведена, запускает, на основании заказа
покупателя, процесс «Проверить срок и наличие действующего договора».
Специалист отдела продаж, при помощи реестра договоров, проверяет срок действия
текущего договора и, если все в порядке, то переходит к процессу «Оформить
продажу», иначе запускается процесс «Создать новый договор».

Второй вариант запуска процесса предполагает отсутствие
действующего договора и запускается либо на основе согласованных условий из
процесса «Оформить условия взаиморасчетов», либо на основании утратившего силу
старого договора. Менеджер на основе типового шаблона договора, файл в формате
MS Word, составленном в соответствии с законодательством Российской Федерации,
создает новый договор, который необходимо утвердить руководителем департамента
(Рис. 1.6). После чего данный договор регистрируется в реестре договоров как
действующий.

Рис. 1.6 Декомпозиция бизнес-процессов «Проконтролировать и оформить
договор»

Процесс «Оформить продажу» (Рис. 1.7) запускается на основе заказа
покупателя. Состоит из следующих процессов: «Создать счет на оплату»,
«Проконтролировать приход денежных средств» и «Отгрузить заказ покупателю».

В процессе «Создать счет на оплату», на основании заказа
покупателя и персонального прайс-листа, менеджер рассчитывает стоимость
заказанных товаров. Данная процедура происходит путем заполнения шаблона файла
MS Excel, в которые менеджер вносит данные о заказанной номенклатуре, ее стоимости,
для данного клиента и количестве. На выходе получаем счет на оплату, который
отправляем покупателю для оплаты заказа.

Рис. 1.7 Декомпозиция бизнес-процессов «Оформить продажу»

На основе файла реестра прихода денежных средств, присылаемом
ежедневно бухгалтерией, менеджер производит контроль прихода денежных средств,
и, в случае, поступления оплаты он должен отгрузить заказ покупателю для чего
специалист заполняет товарную накладную, готовый шаблон в формате MS Excel, на
основании которой склад производит сборку и комплектацию, и счет-фактуру, так
же в виде файла MS Excel, которая необходима для ведения бухгалтерского учета
как покупателю так и поставщику, и делает отметку в реестре счетов об оплате и
отгрузке заказа.

Также в обязанности сотрудников отдела продаж входит
составление аналитических отчетов за отчетный период, таких как: отчет по
клиентам, отчет по продажам, отчет по оплате.

Данные отношения возникают каждый раз при обращении клиентов
в отдел продаж.

1.5
Обоснование необходимости автоматизации комплекса задач

Проведя анализ деятельности отдела продаж компании ООО
«Интер-М», был выявлен ряд существенных недостатков, которые негативно влияют
на деятельность департамента. Рассмотрим основные их них.

Практически вся деятельность отдела осуществляется в, так
называемом «ручном режиме» — все документы, необходимые для работы, специалист
заполняет вручную, используя программные средства MS Word и MS Excel. Также эти
программные продукты используются при последующем анализе деятельности отдела.

Большое количество «ручного» труда ведет к временным
задержкам оформления заказов, ошибках при заполнении документов и произведении
расчетов. Так же необходимо отметить, что при такой организации деятельности
серьезно затруднен обмен информацией между подразделениями.

Рассмотрим текущие способы работы отдела продаж ключевым
клиентам, и оценим, возможность использования текущих методов, в свете
расширения рынков сбыта компании путем выхода на аптечный рынок.

Как видно из приведенной выше таблицы (Таблица 1.1, стр.
количество контрагентов, совершающих заказы в ООО «Интер-М», в месяц, не
превышает тридцати, при этом, среднее количество заказов от одного покупателя
составляет десять заказов в месяц. Малое количество заказов обусловлено
спецификой работы с оптовиками, которые совершают крупные разовые закупки. При
наличие большого товарного остатка на складе, в пиковый сезон, осенне-зимний
период, количество заявок, на одного менеджера, может достигать десяти заявок в
день. При текущем алгоритме работы, описанном в разделе описания
бизнес-процессов, специалист не успевает справляться со своими обязанностями, в
течение рабочего дня, и ему приходиться оставаться сверхурочно, что так же
негативно сказывается как на качестве работы, так и на психоэмоциональном
состоянии работника.

Благодаря малому количеству контрагентов не требуется специальное
программное обеспечение для проведения анализа деятельности отдела, можно
обойтись средствами MS Office, хотя и за счет увеличения времени и трудозатрат.

Образование новой структуры в виде отдела продаж, который будет
работать с аптеками, требует изменения информационной структуры компании, так
как только в начале своего существования отдел планирует привлечь около ста
клиентов, из которых треть будет делать заказы ежедневно, треть дважды — трижды
в неделю и оставшаяся часть один раз в неделю. Таким образом только в один день
количество заказов в среднем будет составлять 50-60 заказов, а в пиковый день,
понедельник, будет достигать ста. В дальнейшем по мере увеличения клиентской
базы количество заказов будет увеличиваться пропорционально росту количества
клиентов. Только в Санкт-Петербурге, по приблизительным оценкам, количество
юридических лиц, занимающихся фармацевтической деятельностью, составляет около
400, при том, что в некоторые из них, входит до 50 торговых точек, а в случае с
«Фармакором» эта цифра достигает 100.

Выход на новый рынок так же требует значительного расширения
ассортиментной матрицы и, как следствие оперативный контроль и мониторинг
товарных запасов, что невозможно сделать при существующем положении в компании.

Аналитическая деятельность, используя MS Office, то же становиться
невозможной, в связи с тем, что только заполнение такого объема информации
вручную потребует колоссальных временных затрат и, как следствие, приведет к
большому количеству ошибок.

Исходя из выше сказанного было принято решение об автоматизации
компании в целом и отдела продаж в частности. В связи с этим составим список
задач, подлежащих автоматизации в отделе продаж:

—   учет заказов покупателя;

—   учет отгрузки заказов;

—   ведение данных о клиенте;

—   контроль дебиторской
задолженности;

—   контроль актуальности
действующих договоров;

—   контроль выполнения плана
продаж;

—   планирование продаж;

—   планирование прихода
денежных средств;

—   анализ продаж;

—   анализ прихода денежных
средств;

—   анализ деятельности
менеджера.

 

.6
Анализ альтернативных вариантов автоматизации

Для автоматизации комплекса задач менеджера отдела продаж ООО
«Интер-М» было принято решение использовать технологию типового проектирования
в сочетании со средствами автоматизации отдельных этапов. Такое сочетание
технологий позволяет достичь оптимальных сроков и высокого качества разработки
программного средства.

Для решения поставленных задач есть два варианта решения:
закупка готового программного обеспечения и доработка его под нужды компании
или разработка нового программного средства.

В настоящий момент на рынке представлено большое количество
программных продуктов для автоматизации деятельности организаций. Так как перед
руководством компании стояла задача комплексной автоматизации организации,
рассмотрим наиболее популярные средства для реализации поставленных задач.
Наибольшее распространение получили решения от таких компаний как SAP, Microsoft
и 1С. Остановимся подробнее на продуктах этих компаний.

Компания SAP предлагает полнофункциональное ERP-решение, которые
представляют собой набор модулей и пакетов. Данные модули можно развертывать по
мере необходимости. Что дает компаниям возможность внедрять только тот набор
инструментов, который им необходим для проведения управления организацией, и в
тот момент, когда в этом появляется потребность. Возможность подключения новых
модулей реализована за счет технологии интеграции SAP NetWeaver. В решение SAP
ERP входят такие модули как [16]:

—   SAP ERP Financials;

—   SAP ERP Human
Capital Management;

—   SAP ERP
Operations;

—   SAP ERP
Corporate Services.

Стоимость ERP-решения на базе SAP составляет от 155 до 400
тысяч евро, при том, что затраты на внедрение и поддержку SAP ERP не
разглашаются в открытых источниках, однако многие аналитики указывают на то,
что они находятся в диапазоне от 200 до 300 % от стоимости лицензий или от 370
тысяч до 1 млн евро. Такие высокие затраты окажутся непосильным бременем для бюджета
нашей организации, помимо стоимости так же необходимо обучение сотрудников, что
так же отрицательно сказывается на целесообразности приобретения данного
программного продукта.

Рассмотрим продукт компании Microsoft, Dynamics AX (ранее Axapta)
— данная система является комплексом управления предприятием класса ERP II для
крупных и средних компаний. В этой системе реализовано управление финансами,
товарно-материальными потоками, отношениями с клиентами, персоналом и другими
областями деятельности компании. В основе Axapta лежат технологии и принципы
программного обеспечения Microsoft, что дает возможность строить современные
бизнес-решения, интегрированные с уже работающими практически в каждой компании
приложениями, а следовательно, значительно сократить ресурсы, необходимые для
обучения сотрудников, и дать им возможность сосредоточиться на достижении целей
бизнеса [11].

Как правило, стоимость лицензии в расчете на одно рабочее место
составляет 1600-2500 евро. Из чего следует, что пакет на 50 пользователей будет
стоить примерно 80 — 125 тыс. евро. Помимо этого следует учитывать стоимость
внедрения, которая, в среднем, составляет 150-200 % от стоимости лицензий.
Исходя из выше сказанного, общая стоимость может составляет от 140 до 265 тыс.
евро, что так же выходит за рамки бюджета компании ООО «Интер-М».

Наибольшее распространение, на территории стран СНГ, в сфере
малого и среднего бизнеса, получила система программ «1С: Предприятие 8»
которая включает в себя платформу и прикладные решения, разработанные на ее
основе, для автоматизации деятельности организаций и частных лиц. Сама
платформа не является программным продуктом для использования конечными
пользователями, которые обычно работают с одним из многих прикладных решений
(конфигураций), разработанных на данной платформе. Такой подход позволяет
автоматизировать различные виды деятельности, используя единую технологическую
платформу.

Архитектура системы «1С: Предприятие 8» нацелена на то, чтобы
значительно ускорить и унифицировать как саму разработку прикладных решений,
так и их сопровождение. Повышение уровня абстракции, четкое разделение на
платформу и прикладное решение, построение прикладного решения на основе
метаданных — все это позволяет перейти от технических и низкоуровневых понятий
к более содержательным и высокоуровневым, а значит приблизить их к языку
пользователей и специалистов в предметной области. Благодаря тому, что все
прикладные решения строятся на основе определенной модели, решаются и
традиционные задачи, связанные с производительностью, эргономикой,
функциональностью и т. д. [10].

Стоимость лицензий на 50 рабочих мест составляет 295 тысяч рублей,
лицензия на сервер для двух ядер стоит 85 тысячи рублей, что соответствует
возможностям компании.

Помимо стоимости немаловажную роль играет распространенность
данного программного продукта, так как не требуется переобучение сотрудников
компании и не вызовет серьезных затруднений поиск сотрудников для технического
обслуживания информационной системы.

Дополнительных изменений в конфигурацию компьютеров сотрудников
компании вносить не требуется, так как все компьютеры удовлетворяют требованиям
к аппаратному обеспечению для работы «1С: Предприятие 8» в тонком клиенте [15]:

—   процессор Intel Pentium
Celeron 1800 Мгц и выше;

—   оперативная память 256 Мб
и выше;

—   жесткий диск 40Гб и выше;

—   устройство чтения
компакт-дисков;

—   USB-порт;

—   SVGA-видеокарта.

2.
Проектирование комплекса задач менеджера отдела продаж

2.1
Постановка задачи

Проектируемый модуль информационной системы должен решать
следующие задачи:

.        Учет заказов покупателя.

На основании, полученного файла заказа в системе создается
документ «заказ покупателя», в который заносится информация содержащаяся в
файле заказа, такая как список номенклатуры, количество и цена. Привязка
осуществляется по коду контрагента. Каждый файл заказа содержит уникальный
номер, который, так же, используется в базе, для осуществления идентификации и
защиты от сбоя, в случае ошибочно задублированного заказа.

.        Учет отгрузки заказов.

Для учета отгрузки заказов используется документ «счет». Счет
создается на основании документа «заказ покупателя», на этом этапе в счет
подвязывается номенклатура и цена из прайса выставленного контрагенту. В счете
также содержится информация о контрагенте и список отгруженных позиций. Данный
документ является основанием для отгрузки товара со склада покупателю.

.        Ведение данных о клиенте.

В качестве основного источника информации в проектируемой
информационной системе используется справочник «список контрагентов». В
карточке справочника содержится вся информация по клиенту: наименование
организации, юридический и физический адрес, телефон и имя контактного лица,
реквизиты.

Помимо общей информации в карточку заносится специальная
информация, такая как является ли данный контрагент головным, что необходимо
при работе с сетью аптек, когда договор оформляется на головного контрагента,
который является плательщиком, а все остальные только грузополучатели. В случае
если контрагент не является головным, то ему не возможно установить договор. В
случае заключения нового договора, старый договор сохраняется, а новый
устанавливается как основной.

.        Контроль дебиторской задолженности и планирование
прихода денежных средств.

В обязанности менеджера отдела продаж входит контроль
дебиторской задолженности, это показатель имеет прямое влияние на бонусную
часть его заработной платы. Поэтому для реализации этой задачи в системе
необходим соответствующий отчет, на основании которого, менеджер может
отслеживать дебиторскую задолженность и поступление платежей. Для планирования
поступления денежных средств в отчете используется графа планируемая дата
оплаты. Данный отчет строиться на основании информации предоставляемой
бухгалтерией о приходе денежных средств на расчетный счет компании или в кассу.
Дифференциация бонусной части производиться в соответствии с долей просроченной
дебиторской задолженности, задолженность не оплаченная в период установленный в
договоре как отсрочка платежа, в общей задолженности по клиентам ответственного
менеджера.

.        Контроль актуальности действующих договоров.

В соответствии со статьей 506 Гражданского кодекса РФ для
приобретения товаров для их использования в предпринимательской деятельности
или в иных целях, не связанных с личным, семейным, домашним или иным подобным
использованием[14], необходим действующий договор поставки. Для чего, при
создании счета, необходимо осуществлять проверку на актуальность действующих
договоров, и, в случае, окончания действия информировать об этом менеджера, что
бы он принял соответствующие меры. Информация о договорах хранится в
справочнике «договора», где содержаться информация о сроках действия договора,
контрагенте, с которым он заключен, отсрочка платежа и ответственный менеджер
отдела продаж.

6.      Контроль выполнения плана и планирование продаж.

Ежемесячно руководством департамента составляется план продаж
по отделам, который состоит из плана по ответственным, в обязанности менеджера
входит выполнение данного плана. Для осуществления оперативного контроля по
выполнению плана продаж, менеджеру может воспользоваться отчетом «отгрузка», в
котором, отображается информация по отгруженным таврам, за выбранный период. На
основании полученных данных менеджер может принять оперативные меры по
изменению тактики работы с клиентом, а так же коррекции условий работы с
покупателем.

.        Анализ продаж и анализ деятельности менеджера.

Для общего анализа продаж, а также анализа деятельности
менеджера, так же используется отчет «отгрузка», где для проведения анализа
вводиться соответствующий временной интервал, на котором можно отследить
динамику и общие тенденции.

Описание
входной и выходной информации

Входная информация в отделе продаж состоит из:

—   данных клиента, которые
заполняет менеджер отдела продаж, при первичном обращение клиента. Для этого в
компании специально разработана анкета поставщика.

Рис. 2.1 Пример файла заказа по системе медлайн

—   прайс-лист,
корректируемый, отделом маркетинга, под сложившуюся конъюнктуру рынка,
справочник загружаемый в базу данных.

—   оплата покупателя, реестр
оплат, составляемый бухгалтерией, для контроля и отслеживания дебиторской
задолженности, так же является справочником базы данных

Выходная информация состоит из:

—   договор поставки,
заполняется менеджером, после согласования сроков оплаты и прочих
формальностей, подписывается клиентом и руководителем департамента продаж.

—   счет, документ в
электронном виде, содержащий информацию о заказе клиента, на основании которого
на складе проводиться комплектация.

—   счет на оплату,
распечатывается менеджером для отправки клиенту, для совершения им платежа.

В проекте используются следующие объекта конфигурации:

Справочники

«Контрагенты» — содержит информацию о клиенте.

Таблица 2.1. «Контрагенты»

Наименование поля	Тип поля	Комментарий
ИНН	Строка, 10	ИНН контрагента
ОГРН	Строка, 13	ОГРН контрагента
КПП	Строка, 9	КПП контрагента
НаименованиеПолное	Строка, 100	Юридическое наименование контрагента
КонтактноеЛицо	Строка, 50	Ф.И.О. контактного лицав компании контрагента
ЗапретитьПродажу	Булево	Запрет продажи контрагенту
ГоловнойКонтрагент	СправочникСсылка. Контрагенты	Наименование головного контрагента
ОсновнойДоговор	СправочникСсылка. ДоговорыКонтрагентов	Основной договор
ЯвляетсяГоловным	Булево	Является головным контрагентом
Табличная часть. «Контактная информация»
Тип	ПеречислениеСсылка. ТипыКонтактнойИнформации	Тип контактной информации
Вид	СправочникСсылка. ВидыКонтактнойИнформации	Вид контактной информации
Представление	Строка, Переменная	Представление контактной информации
ЗначенияПолей	Строка, Переменная	Значение полей контактной информации
Страна	Строка, 100	Страна
Регион	Строка, 50	Регион
Город	Строка, 50	Город
АдресЭП	Строка, 100	Адрес электроной почты
ДоменноеИмяСервера	Доменное имя сервера
НомерТелефона	Строка, 20	Номер телефона
НомерТелефонаБезКодов	Строка, 20	Номер телефона без кодов

«ФизическиеЛица» — в справочник записываются данные менеджера
отдела продаж.

Таблица 2.2. «ФизическиеЛица»

Наименование поля	Тип поля	Комментарий
Код	Счетчик	Код
Наименование	Строка, 25	Ф.И.О. менеджера

Таблица 2.3. «ВидыКонтактнойИнформации»

Наименование поля	Тип поля	Комментарий
Тип	ПеречислениеСсылка. ТипыКонтактнойИнформации	Тип контактной информации (адрес, телефон и т. д.)
РеквизитДопУпорядочивания	Число, 5	Используется для упорядочивания (служебный)
РедактированиеТолькоВДиалоге	Булево	Редактировать контактную информацию только в диалоге
МожноИзменятьСпособРедактирования	Булево	Разрешено изменять способ редактирования
АдресТолькоРоссийский	Булево	Доступны только российские адреса

«Номенклатура» — содержит список номенклатуры.

Таблица 2.4. «Номенклатура»

Наименование поля	Тип поля	Комментарий
Производитель	СправочникСсылка. Контрагенты	Производитель
СрокГодности	Дата	Срок годности
ЦенаРеестра	Число, 15	Цена реестра для препаратов включенных в список ЖНВЛС
КатегорияТовара	ПеречислениеСсылка. КатегорииТовара	Категория товара (БАД, ЛС, СД)
Артикул	Строка, 25	Артикул

«Валюты» — используется для отражения валюты операции.

Таблица 2.5. «Валюты»

Наименование поля	Тип поля	Комментарий
НаименованиеПолное	Строка, 50	Полное наименование валюты
ПараметрыПрописиНаРусском	Строка, Переменная	Параметры для написания суммы прописью

«Лицензии» — в данный справочник заносится информация об имеющейся
у клиента лицензии на осуществление фармацевтической деятельности.

Таблица 2.6. «Лицензии»

Наименование поля	Тип поля	Комментарий
Тип	ПеречислениеСсылка. ТипыЛицензий	Тип лицензии
ДатаНачала	Дата	Дата начала действия лицензии
ДатаОкончания	Дата	Дата окончания действия лицензии
Сильнодействующие	Булево	Лицензия на сильнодействующие лекарственные препараты, наркотические и другие лекарственные средства, подлежащие предметно-количественному учету
ЛекарственныеСредства	Булево	Лицензия на лекарственные препараты
БАД	Булево	Лицензия на изделия медицинского назначения

«ДоговорыКонтрагентов» — содержит информацию из договора на
поставку товара.

Таблица 2.7. «ДоговорыКонтрагентов»

Наименование поля	Тип поля	Комментарий
ДатаНачала	Дата	Дата начала действия договора
ДатаОкончания	Дата	Дата окончания действия договора
ОтветственныйСпециалистОтделаПродаж	СправочникСсылка. ФизическиеЛица	Менеджер ответственый по клиенту
ОтсрочкаОплаты	Число, 3	Отсрочка оплаты
Основной	Булево	Установлен договор как основной
Организация	СправочникСсылка. Организации	ООО «Интер-М»

«ЭлектронныеПлощадки»

Таблица 2.8. «ЭлектронныеПлощадки»

Наименование поля	Тип поля	Комментарий
КаталогСЗаказами	Строка, Переменная	Путь к файлам заказов

«Организации» — содержит данные компании ООО «Интер-М».

Таблица 2.9. «Организации»

Наименование поля	Тип поля	Комментарий
ИНН	Строка, 10	ИНН
ОГРН	Строка, 13	ОГРН
КПП	Строка, 9	КПП
НаименованиеПолное	Строка, 100	Юридическое наименование компании
Табличная часть. «Контактная информация»
Тип	ПеречислениеСсылка. ТипыКонтактнойИнформации	Тип контактной информации
Вид	СправочникСсылка. ВидыКонтактнойИнформации	Вид контактной информации
Представление	Строка, Переменная	Представление контактной информации
ЗначенияПолей	Строка, Переменная	Значение полей контактной информации
Страна	Строка, 100	Страна
Регион	Строка, 50	Регион
Город	Строка, 50	Город
АдресЭП	Строка, 100	Адрес электроной почты
ДоменноеИмяСервера	Строка, 100	Доменное имя сервера
НомерТелефона	Строка, 20	Номер телефона
НомерТелефонаБезКодов	Строка, 20	Номер телефона без кодов

Константы

Таблица 2.10. Константы

Наименование	Тип	Комментарий
ВалютаУчета	СправочникСсылка. Валюты	Валюта учета

Перечисления

Таблица 2.11. Перечисления

Наименование перечисления	Перечень значений	Комментарий
СтавкиНДС	НДС18, НДС10, НДС0, БезНДС	Ставка НДС
ТипыЛицензий	Федеральная, Региональная, Письмо	Типы лицензий
ТипыКонтактнойИнформации	Адрес, Телефон, Факс, Другое, АдресЭлектроннойПочты, ВебСтраница,	Тип контактной информации
СтатусЗаказа	Активен, Закрыт	Статус заказа
ТипыСчетов	НаСклад, ВРезерв	Статус счета
КатегорииТовара	СД, ЛС, БАД	Категория товара

Документы

«ПоступлениеТоваров» — содержит информацию о поступлении
товара на склад.

Таблица 2.12. «ПоступлениеТоваров»

Наименование поля	Тип поля	Комментарий
Организация	СправочникСсылка. Организации	ООО «Интер-М»
Контрагент	СправочникСсылка. Контрагенты	Контрагент
СуммаДокумента	Число, 15	Сумма полученого товара
ВалютаДокумента	СправочникСсылка. Валюты	Валюта документа
ДоговорКонтрагента	СправочникСсылка. ДоговорыКонтрагентов	Договор контрагента
Комментарий	Строка, Переменная	Комментарий
Табличная часть. «Товары»
Номенклатура	СправочникСсылка. Номенклатура	Номенклатура
Цена	Число, 15	Цена из файла заказа покупателя
Количество	Число, 15	Количество
Сумма	Число, 15	Сумма, по полю, из файла заказа покупателя
СтавкаНДС	ПеречислениеСсылка. СтавкиНДС	Ставка НДС
СуммаНДС	Число, 15	Сумма НДС

«ЗакрытиеЗаказовПокупателей» — на основании документа
производиться закрытие заказов покупателя.

Таблица 2.13. «ЗакрытиеЗаказовПокупателей»

Наименование поля	Тип поля	Комментарий
Организация	СправочникСсылка. Организации	ООО «Интер-М»
ВалютаДокумента	СправочникСсылка. Валюты	Валюта документа
Комментарий	Строка, Переменная	Комментарий
Табличная часть. «Закрытие заказов»
Документ	ДокументСсылка. ЗаказыПокупателя	Документ

«ЗаказыПокупателя» — содержит заказ покупателя.

Таблица 2.14. «ЗаказыПокупателя»

Наименование поля	Тип поля	Комментарий
Контрагент	СправочникСсылка. Контрагенты	Контрагент
Организация	СправочникСсылка. Организации	ООО «Интер-М»
ДоговорКонтрагента	СправочникСсылка. ДоговорыКонтрагентов	Договор контрагента
СуммаДокумента	Число, 15	Сумма из файла заказа покупателя
ВалютаДокумента	СправочникСсылка. Валюты	Валюта документа
Комментарий	Строка, Переменная	Комментарий из файла заказа покупателя
Статус	ПеречислениеСсылка. СтатусЗаказа	Статус заказа
Табличная часть. «Товары»
Номенклатура	СправочникСсылка. Номенклатура	Номенклатура
Цена	Число, 15	Цена из файла заказа покупателя
Количество	Число, 15	Количество
Сумма	Число, 15	Сумма, по полю, из файла заказа покупателя
СтавкаНДС	ПеречислениеСсылка. СтавкиНДС	Ставка НДС
СуммаНДС	Число, 15	Сумма НДС

«ОплатаПокупателя» — содержит информацию по оплате
покупателя.

Таблица 2.15. «ОплатаПокупателя»

Наименование поля	Тип поля	Комментарий
Организация	СправочникСсылка. Организации	ООО «Интер-М»
Контрагент	СправочникСсылка. Контрагенты	Контрагент
Сумма	Число, 15	Сумма платежа
ВалютаДокумента	СправочникСсылка. Валюты	Валюта документа
ДоговорКонтрагента	СправочникСсылка. ДоговорыКонтрагентов	Договор контрагента
ДокументОснование	ДокументСсылка. СчетНаОплату	Документ основание

«СчетНаОплату» — содержит данные счета.

Таблица 2.16. «СчетНаОплату»

Наименование поля	Тип поля	Комментарий
Контрагент	СправочникСсылка. Контрагенты	Контрагент
Организация	СправочникСсылка. Организации	ООО «Интер-М»
ДоговорКонтрагента	Договор контрагента
СуммаДокумента	Число, 15	Сумма счета
ВалютаДокумента	СправочникСсылка. Валюты	Валюта документа
Комментарий	Строка, Переменная	Комментарий
ТипСчета	ПеречислениеСсылка. ТипыСчетов	Статус счета
ОтказОтОткрытия	Булево	Отказ от открытия пустой формы, в случае ошибки
ДокументОснование	ДокументСсылка. ЗаказыПокупателя	Заказ, на основании которого, создан счет
Табличная часть. «Товары»
Номенклатура	СправочникСсылка. Номенклатура	Номенклатура
Цена	Число, 15	Цена
Количество	Число, 15	Количество
Сумма	Число, 15	Сумма
СтавкаНДС	ПеречислениеСсылка. СтавкиНДС	Ставка НДС
СуммаНДС	Число, 15	Сумма НДС

«УстановкаЦенНоменклатуры» — содержит цены на номенклатуру.

Таблица 2.17. «УстановкаЦенНоменклатуры»

Наименование поля	Тип поля	Комментарий
Организация	СправочникСсылка. Организации	ООО «Интер-М»
ВалютаДокумента	СправочникСсылка. Валюты	Валюта документа
Контрагент	СправочникСсылка. Контрагенты	Контрагент
Комментарий	Строка, Переменная	Комментарий
Табличная часть. «Товары»
Номенклатура	СправочникСсылка. Номенклатура	Номенклатура
Цена	Число, 15	Цена

Регистры сведений

«ЦеныНоменклатуры» — хранит установку цен номенклатуры.

Таблица 2.18. «ЦеныНоменклатуры»

Наименование	Тип	Комментарий
Измерение
Организация	СправочникСсылка. Организации	Организация
Номенклатура	СправочникСсылка. Номенклатура	Номенклатура
Контрагент	СправочникСсылка. Контрагенты	Контрагент
Ресурсы
Цена	Число, 15	Цена

Регистры накопления

«ВзаиморасчетыСКонтрагентами» — накапливает информацию по
оплате.

Таблица 2.19. «ВзаиморасчетыСКонтрагентами»

Наименование	Тип	Комментарий
Измерение
Организация	СправочникСсылка. Организации	Организация
ДоговорКонтрагента	СправочникСсылка. ДоговорыКонтрагентов	Договор контрагента
Контрагент	СправочникСсылка. Контрагенты	Контрагент
Счет	ДокументСсылка. СчетНаОплату	Счет
Ресурсы
Сумма	Число, 15	Сумма

«ЗаказыПокупателей» — накапливает информацию по заказам
покупателя.

Таблица 2.20. «ЗаказыПокупателей»

Наименование	Тип	Комментарий
Измерение
Организация	СправочникСсылка. Организации	Организация
Номенклатура	СправочникСсылка. Номенклатура	Номенклатура
Контрагент	СправочникСсылка. Контрагенты	Контрагент
ЗаказПокупателя	ДокументСсылка. ЗаказыПокупателя	Заказ покупателя
Ресурсы
Количество	Число, 15	Количество
Сумма	Число, 15	Сумма

«РеализацияТоваров» — накапливает информацию по реализации
товаров.

Таблица 2.21. «РеализацияТоваров»

Наименование	Тип	Комментарий
Измерение
Организация	СправочникСсылка. Организации	Организация
Номенклатура	СправочникСсылка. Номенклатура	Номенклатура
Контрагент	СправочникСсылка. Контрагенты	Контрагент
ДоговорКонтрагента	СправочникСсылка. ДоговорыКонтрагентов	Договор контрагента
Ресурсы
Сумма	Число, 15	Сумма

«ТоварыНаСкладах» — накапливает информацию по остаткам
товара.

Таблица 2.22. «ТоварыНаСкладах»

Наименование	Тип	Комментарий
Измерение
Организация	СправочникСсылка. Организации	Организация
Номенклатура	СправочникСсылка. Номенклатура	Номенклатура
Ресурсы
Количество	Число, 15	Количество
Сумма	Число, 15	Сумма

Проектирование
пользовательского интерфейса

Для удобства работы, с базой, необходимо построить
максимально эргономичную и интуитивно понятную систему меню.

Аутентификация, при входе в базу, осуществляется средствами
операционной системы, что удобно тем, что от пользователя не требуется
каких-либо действий по вводу логина и пароля. Все менеджеры отдела продаж
наделены равными полномочиями.

Детальное рассмотрение интерфейса проекта приведено в третьей
главе в пункте 3.2 Руководство пользователя.

3.
Программная реализация и расчет показателей экономической эффективности
комплекса задач менеджера отдела продаж

 

Программная
реализация комплекса задач

«1С: Предприятие» является универсальной системой для
автоматизации экономической и организационной деятельности предприятия. В связи
с таким широким спектром решаемых задач, в данной системе реализована
возможность настройки системы на особенности конкретного предприятия и решаемые
задачи, то есть конфигурирование.

Для создания прикладного решения были созданы объекты
конфигурации описанные во второй главе.

В качестве примера, рассмотрим процесс формирования документа
«СчетНаОплату».

Для загрузки файла заказа используется локальный контекст модуля
формы «ФормаСписка» (Рис. 3.1) объекта конфигурации документ «Заказы
покупателя».

Процедура осуществляет загрузку файла заказа покупателя в базу,
листин , и создает документ «Заказ покупателя», движения по которому заносятся
в регистр накопления «Заказы покупателей» (Рис. 3.2).

Рис. 3.2 Движения по документу «Заказы покупателя»

Рис. 3.3 «Форма»

Движение по документу «Счет на оплату» заносятся во все регистры
накопления: «Взаиморасчеты с контрагентами», «Заказы покупателей», «Реализация
товаров» и «Товары на складах» (Рис. 3.4).

Для вывода на печать «Счета на оплату» используется макет «Счет»
(Рис. 3.5).

Рис. 3.5 Макет «Счет»

Руководство
пользователя

После запуска базы аутентификация, осуществляется средствами
операционной системы, все менеджеры отдела продаж наделены равными
полномочиями.

После запуска системы пользователь попадает на рабочий стол, где,
в зависимости от стоящей перед ним задачей, выбирает необходимый ему раздел
(Рис. 3.6).

Рис. 3.6 Рабочий стол

Справочники

Вкладка «Справочники» содержит следующие пункты меню (Рис. 3.7):

·        Список контрагентов

·        Номенклатура

·        Договора

·        Сотрудники

·        Лицензии

Рис. 3.7 Меню «Справочники»

В списке контрагентов осуществляется создание карточки
контрагента, при нажатии кнопки «Создать», появляется экранная форма создания
карточки контрагента.

Рис. 3.8 Карточка контрагента, вкладка «Основное»

На вкладке «Основное» (Рис. 3.8) необходимо заполнить следующие
поля:

—   Наименование
(наименование под которым контрагент будет отображаться в системе);

—   Код (присваивается
автоматически при создании карточки);

—   Группа

—   Наименование полное
(юридическое название организации)

—   ИНН

—   ОГРН

—   КПП

—   Контактное лицо

—   Признак запретить продажу

—   Холдинговая структура (признак головной контрагент
устанавливается организации, которая осуществляет финансовые расчеты по группе
компаний, которые в нее входят, иначе необходимо установить головного
контрагента (Рис. 3.9))

Рис. 3.9 Карточка контрагента, выбор головного контрагента

В случае если создаваемый контрагент является головным, то в
карточке присутствует вкладка «Договора», где выбирается договор по которому
работает контрагент, если договоров несколько, то один из них устанавливается
как основной.

На вкладке «Лицензии» необходимо выбрать лицензию, на
основании которой, контрагент осуществляет свою деятельность.

На вкладке «Прайс-листы» выбирается прайс-лист, по которому
будет работать клиент.

Далее заполняется вкладка с контактной информацией.

В пункте «Номенклатура» содержится список номенклатуры,
который несет сугубо информационное значение.

Пункт «Договора» предназначен для отображения списка
договоров с контрагентами.

Данный раздел, так же предназначен для создания договоров.
Для этого Код (присваивается автоматически при создании карточки);

—   Наименование
(наименование под которым договор будет отображаться в системе);

—   Владелец (контрагент с
которым заключен договор);

—   Организация (ООО
«Интер-М»)

—   Дата начала;

—   Дата окончания;

—   Специалист (менеджер
ответственный по контрагенту);

—   Отсрочка оплаты (при
работе по предоплате устанавливается 0).

После заполнения договора его можно распечатать нажав кнопку
«Печать».

В разделе «Сотрудники» содержится список менеджеров компании.

Вкладка «Лицензии», предназначена для просмотра и создания лицензий
контрагента.

Необходимо заполнить следующие поля:

—   Наименование (номер
лицензии);

—   Тип (федеральная,
региональная и письмо);

—   Дата начала;

—   Дата окончания;

—   Разрешенные для работы
клиента категории товаров (лекарственные препараты, изделия медицинского
назначения, сильнодействующие лекарственные препараты, наркотические и другие
лекарственные средства, подлежащие предметно-количественному учету).

Обработки

На вкладке «Обработки» доступны следующие пункты меню (Рис. 3.19):

—   Заказы покупателя;

—   Формирование счетов;

—   Закрытие заказов
покупателя.

Для загрузки файлов заказа покупателей, необходимо выбрать
пункт «Заказы покупателя». В открывшемся окне в поле «Площадка» необходимо
выбрать электронную площадку, по которой получен заказ и нажать «Загрузить
заказы», после чего загруженные заказы будут добавлены в список заказов в
статусе «Активен».

Загрузив заказы, следует перейти к пункту «Формирование
счетов», где также выбирается площадка и устанавливается стадия в которой будут
созданы счета. И выбирается «Заполнить», в результате чего появляется
диалоговое окно «Создание счетов», где необходимо выбрать заказы, на основании
которых, будут созданы счета и нажать «Подобрать».

Подобранные счета будут добавлены в список, после чего
необходимо нажать «Сформировать счета».

В результате этих действий будут созданы счета. В случае если
у клиента имеются проблемы с документами, будут выведены соответствующие
информационные сообщения.

Для решения возникших проблем менеджеру необходимо перейти в
соответствующий раздел, скорректировать данные, и повторить формирование
счетов.

В случае, если некоторые заказы были не обработаны,
необходимо воспользоваться «Закрытием заказов покупателя», для чего выбирается
соответствующий пункт, в открывшемся списке нажимаем кнопку «Создать».

В диалоговом окне указываем организацию ООО «Интер-М» и
нажимаем кнопку «Провести и закрыть», в результате чего у всех не обработанных
заказов будет изменен статус на «Закрыт».

Документы

В данном разделе содержится два пункта:

—   Счета;

—   Заказы покупателя.

В разделе «Счета» содержится список созданных счетов.

В том случае, если необходимо создать счет вручную, в данном
списке необходимо нажать кнопку «Создать».

В открывшейся экранной форме заполняются поля:

—   Статус (статус в котором
будет создан счет);

—   Организация (ООО
Интер-М);

—   Контрагент;

—   Договор (заполняется
автоматически);

После чего пользователь может переходить к выбору
номенклатуры.

Заполнив список номенклатуры счет проводится нажатием кнопки
«Провести и закрыть».

Вкладка «Заказы покупателя» содержит список скачанных заказов
(Рис. 3.20).

Отчеты

В данном пункте находится два отчета:

—   Дебиторская
задолженность;

—   Отгрузка.

Для настройки отчета «Дебиторская задолженность»,
пользователь может воспользоваться экранной формой, где он указывает интервал,
который его интересует, и значения для отбора.

Полученный отчет, пользователь может сохранить в файл формата
MS Excell, кнопка «Сохранить
копию», либо распечатать, кнопка с изображением принтера.

Настройка отчета «Отгрузка» происходит таким же образом как и
отчет «дебиторская задолженность»

Расчет
показателей экономической эффективности комплекса задач

Для расчета экономической эффективности необходимо определить
капитальные затраты на информационную систему.

Применительно к информационным системам капитальные затраты
принято группировать следующим образом [7]:

К = К_пр + К_тс + К_лс + К_пс
+ К_ио + К_уч + К_во + К_пл + К_оэ,

где К_пр — затраты на проектирование ИС;

К_тс — затраты на технические средства управления;

К_лс — затраты на создание линий связи информационных
сетей;

К_пс — затраты на программные средства;

К_ио — затраты на формирование информационной базы;

К_уч — затраты на обучение персонала;

К_во — затраты на вспомогательное оборудование;

К_пл — затраты на производственную площадь;

К_оэ — затраты на опытную эксплуатацию.

Таблица 3.1. Фонд заработной платы проекта

№ этапа	Стадии разработки проекта	Исполнители	Время чел./час	Сумма
1	Исследование объекта проектирования	Руководитель	28	11116
		Разработчик	228	45144
2	Проектирование программной реализации комплекса задач	Разработчик	96	19008
3	Разработка программного продукта средствами 1С: Предприятие 8	Разработчик	120	23760
4	Отладка информационной системы	Разработчик	32	6336
5	Написание документации и руководства пользователей	Разработчик	40	7920
Фонд заработной платы проекта	113284

Рассчитаем затраты на проектирование информационной системы.

Для начала определим размер фонда заработной платы, заработная
плата руководителя отдела составляет 70000 руб. то есть 397 руб./час.
Заработная плата разработчика 35000 руб. что составляет 198 руб./час. Фонд
заработной платы приведен в Таблица 3.1.

Для разработки проекта, инструментальные средства дополнительно не
приобретались.

Потребность в машинном времени, для разработки проекта, составила
312 ч., рассчитаем стоимость одного часа машинного времени.

Стоимость компьютера составляет 25000 руб. Срок эксплуатации 5
лет. Рассчитаем амортизацию линейным методом.

/ 5 = 5000 руб./год.

Затраты на обслуживание компьютера составляют 260 руб./мес.
рассчитаем годовые затраты:

* 12 = 3120 руб./год.

Тогда стоимость одного часа составит:

(5000 + 3120) / 2016 = 4 руб./час.

Стоимость машинного времени составит:

* 4 = 1248 руб.

Отчисления в государственные фонды составляют 30 % от фонда
заработной платы.

Таблица 3.2. Затраты на проектирование информационной системы

№	Статья расходов	Сумма
1	Фонд заработной платы	113284
2	Стоимость машинного времени	1248	Отчисления в государственные фонды	33985,2
4	Инструментальные средства	0
5	Накладные расходы	52400
Затраты на проектирование ИС (Кпр)	200917,2

Затраты на технические средства управления состоят из затрат
на приобретение сервера для работы с конфигурацией 1С, цена которого составила
245 тыс. рублей. и остаточной стоимости четырех компьютеров менеджеров. Средняя
стоимость компьютера менеджера составляет 25000 руб. компьютеры отработали по 2
года из 5, остаточная стоимость равна:

/ 5 * 3 * 4 = 60000 руб.

Сервер приобретен для нужд всей компании, поэтому в качестве
затрат на проект приходится 15 % от его стоимости:

* 15 % = 36750 руб.

Тогда затраты на технические средства управления составят:

+ 60000 = 96750 руб.

К_пс — формируется из стоимости лицензии на сервер
MS SQL Server Standard 2012 в размере 25 869 рублей, и 300 921 рублей для
лицензии на клиентский доступ на 50 рабочих мест к MS SQL Server 2012 Full-use
для 1С: Предприятие 8:

(25869 + 300921) * 15 % = 49018,5 руб.

Период эксплуатации линий связи, в организации, превысил
установленный срок эксплуатации, поэтому остаточную стоимость линий связи
принимаем равной нулю.

Для формирования информационной базы потребуется 48 чел./час.
При стоимости часа 198 руб./час. получаем:

* 198 = 9504 руб.

На обучение сотрудников потребуется 4 часа на человека, при
численности отдела в 4 человека данные расходы составят:

* 4 * 198 = 3168 руб.

Вспомогательное оборудование включает в себя установку
металлической двери в серверную 12000 руб. и принудительной вентиляции 27000
руб.

Опытная эксплуатация будет производиться в течение 10 рабочих
дней, то есть 80 часов:

Таблица 3.3. Капитальные затраты

Затраты	Сумма
Затраты на проектирование ИС (Кпр)	202789,2
Затраты на технические средства управления (Ктс)	96750
Затраты на создание линий связи информационных сетей (Клс)	0
Затраты на программные средства (Кпс)	49018,5
Затраты на формирование информационной базы (Кио)	9504
Затраты на обучение персонала (Куч)	3168
Затраты на вспомогательное оборудование (Кво)	39000
Затраты на производственную площадь (Кпл)	0
Затраты на опытную эксплуатацию (Коэ)	16160
Капитальные затраты (К)	416389,7

Помимо капитальных затрат, при расчете экономической
эффективности, необходимо учитывать эксплуатационные затраты. В состав данных
затрат входят следующие статьи [7]:

С = С_зп + С_ао + С_то + С_пс
+ С_ин + С_ни + С_эл + С_пр,

где С_зп — зарплата персонала, работающего с
использованием ИС;

С_ао — амортизационные отчисления;

С_то — затраты на техническое обслуживание, включая
заработную плату персонала ИС;

С_пс — затраты на программное сопровождение;

С_ин — затраты связанные с использованием
глобальных вычислительных сетей;

С_ни — затраты на носители информации;

С_эл — затраты на электроэнергию;

С_пр — прочие затраты.

Произведем расчет эксплуатационных затрат при базовом
варианте.

Средняя заработная плата менеджера составляет 35000 руб.
обработка заказов и составление отчетов, в данном варианте, занимает 80 %
рабочего времени, отчисления в гос. фонды 30 %, накладный расходы 45 %. Расчеты
производятся для 4 сотрудников отдела продаж. Тогда:

С_зпб = 35000 * 4 * 175 % * 12 * 80 %= 2352000 руб.

Амортизационные отчисления, при средней стоимости компьютера
25000 руб. и периоде эксплуатации равном 5 годам, составят:

С_аоб = 25000 / 5 * 4 = 20000 руб.

Затраты на техническое обслуживание в базовом варианте:

С_тоб = 600 * 12 * 4 = 28800 руб.

Затраты на программное сопровождение, на носители информации,
затраты на электроэнергию и прочие затраты уже включены в накладные расходы,
таким образом получаем эксплуатационные затраты при базовом варианте составят:

С_б = 2352000 + 20000 + 28800 = 2400800
руб.

Теперь необходимо рассчитать эксплуатационные затраты по
предлагаемому вариану.

После внедрения системы на обработку заказов и составление
отчетов менеджер будет тратить 50 % рабочего времени. Средняя заработная плата
останется прежней и составит 35000 руб., так же не изменными остаются
отчисления в гос. фонды 30 % и накладный расходы 45 %. Тогда расходы на 4
сотрудников составят:

С_зпп = 35000 * 4 * 175 % * 12 * 50 %= 1470000 руб.

Амортизационные отчисления, при средней стоимости компьютера
25000 руб. и периоде эксплуатации равном 5 годам, составят:

/ 5 * 4 = 20000 руб.

Необходимо также учесть амортизационные отчисления на сервер
стоимостью 245000 рублей со сроком эксплуатации 5 лет. Доля которого в отделе
продаж составляет 15 %.

/ 5 * 15 % = 7350 руб.

С_аоп = 20000 + 7350 = 27350 руб.

Затраты на техническое обслуживание в проектном варианте
состоит из обслуживания 4 компьютеров:

* 12 * 4 = 28800 руб.

И обслуживание сервера:

* 12 * 15 % = 5580 руб.

С_топ = 28800 + 5580 = 34380 руб.

Итого эксплуатационные затраты при проектном варианте
составят:

С_п = 1470000 + 27350 + 34380 = 1531730
руб.

Расчет внутреннего экономического эффекта производиться по формуле
[7]:

Э_внутр = П_б — П_п,

где, П_б — приведенные затраты по базовому варианту;

П_п — приведенные затраты по предлагаемому варианту.

П_б = С_б + ЕК_б,

П_п = С_п+ Е (К + К_б),

где С_б, С_п — годовые эксплуатационные
затраты по базовому и предлагаемому варианту соответственно;

К, К_б — капитальные затраты по базовому и
предлагаемому варианту соответственно.

Получаем:

Э_внутр = С_б — С — ЕК,

Норму прибыли на капитал примем равной 20 %.

Подставим значения

Э_внутр = 2400800 — 1531730 — 416389,7
* 20 % = 785792,06 руб.

Для расчета срока окупаемости проекта воспользуемся формулой [7]:

где Э_год — годовая экономия.

Э_год = С_б — С,

Тогда:

Э_год = 2400800 — 1531730 = 869070 руб.

Т = 416389,7 / 869070 = 0,48

Таким образом, срок окупаемости проекта составляет 0,48 года.

Коэффициент рентабельности рассчитывается по формуле [7]:

Получим:

Е = 869070 / 416389,7 = 2,09

Рассчитаем годовой экономический эффект по формуле [7]:

Э = Э_год — ЕК

Подставив значения получаем:

Э = 869070 — 416389,7 * 20 % = 785792,06 руб.

Таблица 3.4. Показатели экономической эффективности

Показатель	Значение
Единовременные затраты (К)	416389,7 руб.
Годовые эксплуатационные затраты (С)	1531730 руб./год
Годовой экономический эффект (Э)	785792,06 руб./год
Срок окупаемости (Т)	0,48 год

Для оценки внешнего экономического эффекта необходима
накопленная статистическая информация, которой, в связи с коротким сроком
эксплуатации проекта, не достаточно для проведения расчетов.

Автоматизация комплекса задач менеджера отдела продаж
приведет к:

—   увеличению скорости
обработки заказов;

—   увеличению клиентской
базы;

—   росту выручки;

—   уменьшению количества
ошибок в отчетах.

 

Заключение

Основная задача дипломного проекта — автоматизация рабочего
места менеджера продаж. Постановка такой задачи вызвана острой необходимостью
компании, в связи с ее расширением и освоением нового рынка сбыта, а, в
современных условиях, выход на аптечный рынок практически не возможен без
использования автоматизированных систем, так как многократно возрастает объем
работы, который необходимо совершать менеджеру отдела продаж.

Аналитическая работа произведенная на объекте внедрения
информационной системы, позволила четко сформулировать круг задач и
обязанностей специалиста, определить бизнес-процессы, происходящие в отделе,
определить схему документооборота и на основании полученных данных грамотно
сформулировать постановку задачи и спроектировать модуль информационной
системы.

На основании проектной части, средствами технологической
платформы «1С Предприятие 8», был разработан программный комплекс, испытанный
на локальном сервере и, в последствии, после испытаний и необходимых
исправлений недочетов, интегрированный в информационную систему компании.

Разработанный модуль выполняет все поставленные задачи, а, в
случае необходимости, может быть расширен путем добавления новых объектов
конфигурации без изменения основной структуры. Например, можно расширить
функциональность подсистемы добавлением других электронных площадок.

Помимо прямого экономического эффекта, рассчитанного в данном
проекте, организация получит косвенный эффект в виде снижения рутинной
нагрузки, на менеджера отдела продаж, и увеличении дополнительного времени для
активных продаж и продвижения маркетинговых акций компании.

Список литературы

1. OHSAS
18001:2007 «Системы менеджмента охраны труда и техники безопасности.
Требования»

2.      ГОСТ
7.32-2003. «Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и порядок
оформления»

.        ГОСТ
34.601-90 «Автоматизированные системы. Стадии создания»

.        ГОСТ
19.701-90 «Схемы алгоритмов, программ, данных и систем. Условные обозначения и
правила выполнения»

5. Бугорский
В.Н., Соколов Р.В. Сетевая экономика и проектирование информационных систем. —
СПб.: Питер, 2007. — 320 с.: ил. — (Серия «Учебное пособие»).

.   Радченко
М.Г., Хрусталева Е.Ю. 1С: Предприятие 8.3. Практическое пособие разработчика.
Примеры и типовые приемы. — М.: 1С-Паблишин, 2013. — 964 с.

7.      Соколов
Р.В. Проектирование информационных систем: учебник — СПб.: СПбГИЭУ, 2012. — 336
с.

.        Методические
указания к дипломному проектированию / Сост. Брусакова И.А., Соколов Р.В. И др.
— СПб.: СПбГИЭУ, 2008. — 28 с.

.        Информатизация
бизнес-планирования в корпорации: методические указания И.И. Свеженцев. — СПб:
СПбГИЭУ, 2008. — 24 с.

.        Нуралиев
С.Г. «Архитектура «1С: Предприятия» как продукт инженерной мысли» // PC
Week/Russuan Edition (международного издательского дома Ziff (Davis Media
Inc.), 2004 г. № 46 стр. 38.

11.    Microsoft Dynamics AX (Axapta) [Электронный ресурс] Режим доступа: http://ms.korusconsulting.ru/ (15.04.2014)

.        Гарант.
Информационно правовой портал. [Электронный ресурс] Режим доступа:
base.garant.ru (20.05.14)

13.    Калькулятор
стоимости 1С [Электронный ресурс] Режим доступа: http://www.1 c.ru/
(10.04.2014)

14.    КонсультантПлюс.
Правовой интернет-портал. [Электронный ресурс] Режим доступа: http://www.consultant.ru/
(19.05.2014)

.        Рекомендации
по выбору оборудования для работы 1С: Предприятие 8. [Электронный ресурс] Режим
доступа: http://v8.1 c.ru/ (10.04.2014)

16.    Управление
ресурсами предприятия (SAP ERP) [Электронный ресурс] Режим доступа: http://www.info-pro.ru/
(13.04.2014)

Содержание

Продажники ежедневно работают с большим объемом информации: нужно держать в голове контакты всех клиентов, их потребности, заказы, повторные сделки. Еще необходимо отчитываться о результатах, потому что от KPI менеджера зависит его зарплата и эффективность работы компании в целом. Превратить продажу в прозрачный процесс, которым легко управлять, помогает автоматизация.

Что такое автоматизация продаж и зачем она нужна

Системы автоматизации продаж – это способ сократить рутинные задачи с помощью специального ПО, например, CRM-системы. Софт берет на себя часть работы менеджеров: сохраняет сведения о клиентах, создает напоминания, проводит сделки и отслеживает статус заказа. 

Это нужно, чтобы сотрудники могли уделять максимум времени работе с клиентами. Используя разный софт, сотрудники меньше ошибаются и работают продуктивнее. С автоматизацией процессов повышается качество обслуживания клиентов, растет лояльность и LTV покупателей. 

Задачи автоматизации продаж

Основная задача автоматизации – это увеличение прибыли компании. Чтобы достичь цели, автоматизация решает следующие задачи:

• оценивает и прогнозирует спрос на рынке;
• ведет клиентскую базу;
• хранит историю взаимодействия с клиентом для анализа;
• напоминает о важных задачах;
• составляет и контролирует воронку продаж: от привлечения клиента до повторной сделки;
• исключает возможность потери лидов на каждом этапе;
• распределяет задачи между сотрудниками, если кто-то заболел, уволился или ушел в отпуск; 
• собирает статистику и формирует отчеты для анализа работы компании в целом и эффективности маркетинга. 

Преимущества автоматизации продаж

Польза автоматизации будет заметна на каждом уровне работы компании. Рассмотрим плюсы внедрения ПО для всех сотрудников, принимающих участие в работе отдела продаж. 

Для генерального директора и топ-менеджеров

Плюсы для управленцев и руководителей:

• автоматизация работы отдела продаж делает процессы понятными и прозрачными;
• вся информация по клиентам и сделкам находится в одной системе, защищенной от взлома; 
• программа автоматически генерирует нужные отчеты (по продукту, работе менеджеров, динамике ключевых показателей).
• можно настроить разные права доступа для разных категорий сотрудников.

Для директора по продажам

Для коммерческого директора перечисленные преимущества тоже важны, но руководителю отдела необходимы функции для управления сотрудниками. С помощью автоматизации можно: 

• обучать менеджеров: новички смогут использовать готовые схемы и решения; 
• оценивать суммы, приведенные каждым специалистом, и устанавливать KPI для каждого менеджера; 
• выявить проблемы взаимодействия с любым клиентом и улучшить работу;
• управлять нагрузкой, распределяя задачи между сотрудниками.  

Для директора по маркетингу

Теперь поговорим, зачем автоматизация рекламщикам и маркетологам. В первую очередь CRM и разные сервисы помогают отслеживать источники лидов. Пример удобной системы для сбора данных по разным рекламным источникам в одном окне – сквозная аналитика Calltouch. Система генерирует понятные отчеты, которые помогают оценить эффективность рекламы и разработать оптимальную маркетинговую стратегию. 

Еще аналитика помогает сегментировать клиентов и делать более персонализированные рекламные кампании, увеличивая продажи. 

Для менеджера по продажам

Менеджеру не нужно ничего держать в памяти: вся важная информация есть в базе. Продажник заходит в систему и сразу видит, что нужно сделать – это облегчает планирование. Также не придется тратить время на неприятную бумажную работу: если автоматизация грамотно настроена, то система сделает все сама, достаточно следовать простым алгоритмам. 

Недостатки автоматизации продаж

У автоматизации продаж есть два основных недостатка. Первый – обучение сотрудников. Менеджеры не всегда понимают выгоды работы с ПО, поэтому могут воспринимать такую работу как лишнюю нагрузку. Понадобится грамотная организация обучения – а это дополнительное время и деньги. 

Работа отдела продаж будет зависеть от системы: если произойдет сбой, то все процессы остановятся. Чтобы этого не произошло, нужно выбирать ПО с хорошей репутацией. 

Этапы автоматизации продаж

Автоматизация отдела продаж происходит постепенно. Процесс должен быть рациональным, иначе не избежать путаницы, а внедрение софта не упростит работу, а усложнит ее.  

Определение целей

Автоматизация нужна, чтобы увеличить прибыль. Но это абстрактная цель: чтобы добиться результатов, нужно обозначить способы выполнения задачи. Например, выручку можно увеличить разными путями: привлечь новых клиентов, поработать над LTV, сформировать систему мотивации персонала. Для эффективной постановки целей можно использовать метод SMART. 

Создание воронки продаж

Теперь нужно проанализировать, как происходит продажа, и описать каждый ее этап. Это и есть воронка продаж. Она не может быть универсальной: у каждого бизнеса своя специфика. Иногда для организации рабочих процессов требуется несколько воронок.  В общем виде воронка продаж выглядит так:

1. Поступление заявки.
2. Квалификация лида (например, целевое обращение или нет). 
3. Персональное коммерческое предложение.
4. Заключение сделки.
5. Закрытие сделки.
6. Повторная покупка.

Описание бизнес-процессов конкретизирует цели автоматизации, и поможет выбрать ПО с нужным функционалом.

Выделение ресурсов

Работу невозможно организовать без ресурсов. В первую очередь понадобятся деньги на закупку и настройку ПО. 

Для автоматизации процессов потребуются специалисты. Если в штате есть IT-отдел, то можно собрать собственную проектную команду. Если кадров не хватает, то можно нанять сотрудников для сдельной работы или поручить процесс консалтинговой компании. На это тоже понадобится бюджет. 

После внедрения ПО необходимо разработать систему обучения для сотрудников и потратить время на разъяснения. 

Приведение в порядок бизнес-процессов

Автоматизация хаотичных процессов – бесполезна. Поэтому сначала нужно подготовиться: 

1. Инициация. Составьте список бизнес-процессов и обозначьте их слабые места. 
2. Оптимизация. Найдите способ решить проблемы и создать канал для обратной связи с персоналом и клиентами.
3. Автоматизация. Уберите рутинные процессы, отнимающие время от важных задач.  

Выбор инструментов 

У каждого бизнеса – своя проблематика: одним необходимо упростить работу с документами, другим – лучше контролировать сотрудников, а третьим нужно отслеживать эффективность рекламы. На рынке много предложений от разных разработчиков: чтобы выбрать подходящий инструмент, нужно отталкиваться от задач конкретной компании. 

Запуск автоматизации

На стадии внедрения ПО важно качество управления проектом и обмен информацией между всеми членами команды. Обычно работой руководит IT-специалист.

Работы по внедрению и их последовательность определяются задачами бизнеса и особенностями софта. Допустим, для автоматизации продаж товаров в розничном магазине вы выбрали CRM. Тогда процесс будет включать следующие этапы:

• заполнение базы данных;
• определение способа приема товаров и их учета;
• создание системы маркировки товаров;
• оптимизация воронки продаж;
• проверка проекта и его тестирование на покупателях;
• подведение итогов.

Анализ результатов и внесение изменений в проект

Анализ нужен, чтобы определить, удалось ли выполнить поставленные задачи, а также выявить и устранить ошибки. Чаще всего проблемы возникают из-за:

• непрофессионального управления проектом;
• неправильного выбора специалистов или подрядчиков;
• абстрактных целей;
• отсутствия отчетных документов по проекту.

Инструменты автоматизации

Посмотрим, какое ПО помогает автоматизировать продажи.

CRM-система – это программа, которая сохраняет информацию о всех взаимодействиях с клиентами. Есть разные модификации ПО, которые помогают расширить функционал CRM: например, создавать и обмениваться документами, передавать друг другу задачи.

Есть специальные технологии, которые помогают отслеживать, какие каналы приводят лидов. Например, чтобы определить источники звонков, можно подключить коллтрекинг Calltouch. С помощью понятной аналитики вы определите, какая реклама приносит продажи, а какая — впустую расходует бюджет.  

Платформа для управления проектами. Это специальный сервис, который помогает управлять работой внутри организации: планировать задачи, составлять расписание, контролировать цены, распределять бюджет и ресурсы. 

Email-рассылка. Это способ напомнить клиенту о себе и побудить к совершению покупки. Сервис отправляет письма большому количеству клиентов с определенной периодичностью. Письмо может содержать информацию о скидках, акциях и новостях компании, рекламные каталоги и персональные предложения. 

Скрипты. Это готовый сценарий для построения диалога с потенциальными клиентами. Они упрощают переговоры, помогают отработать возражения и привести клиента к покупке.

Тайм-трекеры. Софт используют, чтобы определить, сколько времени занимает работа над определенной задачей у сотрудника или команды. Трекер помогает выявить неэффективные кадры и оптимизировать рабочее время.

Как выбрать лучшую систему автоматизации продаж

Мы подготовили рекомендации, которые помогут определиться с выбором.  

• Определите, что вам нужно от программного обеспечения и создайте список с необходимыми требованиями. Это поможет отсеять неподходящее ПО.
• Просмотрите и выберите поставщиков. Составьте сравнительную таблицу предложений с ценами, чтобы наглядно представить разницу между разными сервисами и программами.
• Попробуйте демоверсии от поставщиков. Важно, чтобы работать в системе было удобно, поэтому продуманный интерфейс и логика программы помогут сделать выбор.

Заключение

Автоматизация увеличивает прибыль компании, сокращая рутинные задачи: менеджеры больше внимания уделяют взаимодействию с клиентами, а руководители экономят время на контроле отдела продаж. На рынке есть множество продуктов, решающих задачи бизнеса с учетом его цели и специфики, поэтому важно сделать правильный выбор – от этого зависит эффективность внедрения ПО.   

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ

На современном этапе развития общества одними из важнейших направлений являются информационные технологии. С каждым годом объём информации неизменно увеличивается, вынуждая тратить на свою обработку все большее количество временных и трудовых затрат. В связи с этим все более необходимыми становятся современные автоматизированные информационные системы, которые способны за малые сроки обрабатывать исходную информацию и предоставлять ее в удобном для пользователя виде.

Процесс учета продаж занимает много времени и является сложным процессом. Поэтому все более актуальным становится вопрос об автоматизации этого процесса.

При использовании ЭВМ этот процесс становится гораздо более точным и быстрым, лишенным множества накладок, которые возникают при его организации вручную.

Объектную модель предметной области можно построить с помощью визуального объектного языка моделирования UML или в виде программного продукта на некотором языке программирования, поддерживающем объектную технологию программирования, примером которого является язык Object Pascal.

Цель исследования: разработать автоматизированную информационную систему (АИС) предприятия для автоматизации отдела продаж.

Для достижения цели данного исследования поставлены следующие задачи:

• Изучить основные теоретические положения объектно-ориентированной методологии;
• Рассмотреть язык UML и построить объектную модель предметной области;
• Разработать приложение, использующее набор классов для представления информации о продажах.

Объектом исследования настоящей курсовой работы является объектно–ориентированная методология проектирования.

Предметом исследования настоящего исследования являются объектная модель предметной области «Учет продаж» и её основные свойства.

На этапе анализа предметной области и проектирования структуры приложения необходимо построить UML диаграмму классов.

В процессе написания курсового проекта использовались следующие методы исследования:

• Описательный метод применяется при изложении теоретических аспектов проблемы и краткой характеристике объекта исследования;
• Метод сравнения и анализа. Позволяет сопоставлять различные взгляды на рассматриваемую тему и провести диагностику объекта исследования;
• Системный подход. Был использован с целью обобщения полученных результатов и выявления их логической взаимосвязи.

1. ОСНОВНЫЕ ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ПОЛОЖЕНИЯ ОБЪЕКТНО-ОРИЕНТИРОВАННОЙ МЕТОДОЛОГИИ

1.1 Основные понятия объектно-ориентированного подхода

С давних пор в программировании использовалась структурированная процедурно-ориентированная модель. Выбор целей проекта осуществляется одним из двух подходов, называемых «сверху вниз» и соответственно «снизу вверх»

1. Подход «сверху вниз» подразумевает, что задача разбивается на подзадачи, те в свою очередь, на подзадачи следующего уровня и т.д. Этот процесс, называемый декомпозицией, длится до тех пор, пока упрощение подзадач не сводится к элементарным функциям, которые могут быть формализованы.
2. Подход «снизу вверх» подразумевает, что пишутся процедуры для решения простых задач, затем они последовательно объединяются в более сложные процедуры, пока не достигается нужный эффект.

Важными понятиями программирования являются процедурно-ориентированное программирование и объектно-ориентированное программирование.

Процедурно-ориентированное программирование – программирование на императивном языке, при котором последовательно выполняемые операторы можно собрать в подпрограммы, то есть более крупные целостные единицы кода, с помощью механизмов самого языка.

Объектно-ориентированное программирование (ООП) – методология программирования, основанная на представлении программы в виде совокупности объектов, каждый из которых является экземпляром определенного класса, а классы образуют иерархию наследования.

Объект – это некая отдельная сущность, выделяющаяся среди других сущностей своими свойствами, поведением, взаимодействием с другими объектами приложения.

Между ООП и процедурно-ориентированным программированием существуют два важных различия:

1. В ООП программист сначала выделяет классы из описания предметной области, затем строится объектная модель решения задачи и только после этого переходит к анализу их методов и свойств.
2. Методы и свойства ассоциируются с классом, предназначенным для выполнения соответствующих операций.

Абстракция – это выделение существенных характеристик объекта, которые отличают его от всех других объектов, четко определяя его концептуальные границы.

Класс – это совокупность объектов, имеющих общие свойства и поведение.

Поведение – характеристика того, как один объект воздействует на другие объекты или изменяется сам под их воздействием. Поведение влияет на способ изменения состояний объекта.

В основе объектно-ориентированной технологии программирования лежат «три кита»: инкапсуляция, наследование и полиморфизм.

Инкапсуляция (encapsulation) – это механизм, который объединяет данные и код, манипулирующий этими данными, а также защищает и то, и другое от внешнего вмешательства или неправильного использования.

Наследование (inheritance) – это процесс, посредством которого один процесс может приобретать свойства другого.

Полиморфизм (polymorphism) – это свойство, которое позволяет одно и то же имя использовать для решения двух и более схожих, но технически разных задач. Целью полиморфизма является использование одного имени для задания общего класса действий.

Модульность – система состоит из независимых компонент – модулей, для которых определены программные интерфейсы, их взаимодействие.

Типизация – это ограничение, накладываемое на свойства объектов и препятствующее взаимозаменяемости абстракций различных типов..

Параллелизм – свойство нескольких абстракций одновременно находиться в активном состоянии, т.е. выполнять некоторые операции.

Сохраняемость — способность объекта существовать во времени, переживая породивший его процесс, и (или) в пространстве, перемещаясь из своего первоначального адресного пространства.

В исходном программном коде должны содержаться описания классов для всех программных объектов. Кроме того, должны быть описаны переменные, у которых в качестве типов указаны имена соответствующих классов. Экземпляры классов (объекты) создаются в процессе выполнения программы.

1.2 Понятие объект

Объектно-ориентированный подход в программировании предлагает все, что входит в состав приложения, считать объектами, которые взаимодействуют друг с другом и с пользователем в соответствии с заданными в программе свойствами и поведением, выполняя необходимые функции приложения.

Объект всегда конкретен и реально существует в форме или в приложении, обладая при этом только ему присущими свойствами и поведением. Признаками объектов, отличающими их друг от друга, являются их свойства и поведение. Объект представляется как совокупность данных, характеризующих его состояние, и методов (процедур и функций) их обработки, моделирующих его поведение. Вызов процедуры или функции на выполнение часто называют посылкой сообщения объекту. Таким образом, каждый объект характеризуется следующими основными понятиями:

1. методом – это функция или процедура, которая реализует возможные с объектом действия;
2. событием – это средство взаимодействия объектов друг с другом. Объекты генерируют заданные события и выполняют действия в ответ на заданные события. События – это аналог сообщений, которые получают и отправляют объекты;
3. состоянием – каждый объект всегда находится в определенном состоянии, которое характеризуется набором свойств объекта. Под воздействием событий объект переходит в другие состояния. При этом объект может сам генерировать события при переходе в другое состояние;
4. свойством – признак, некоторое отдельное качество (параметр) объекта.

Объекты характеризуются атрибутами. Помимо атрибутов, объекты обладают некоторыми функциональными возможностями, которые в ООП называют операциями, функциями или методами.

Таким образом, объект инкапсулирует атрибуты и методы, скрывая свою реализацию от других объектов, взаимодействующих с ним и использующих его функциональность.

1.3. Средства реализации объектно-ориентированной технологии программирования

В технологии ООП взаимоотношения данных и алгоритма имеют более регулярный характер: во-первых, класс (базовое понятие этой технологии) объединяет в себе данные (структурированная переменная) и методы (функции). Во-вторых, схема взаимодействия функций и данных принципиально иная. Метод (функция), вызываемый для одного объекта, как правило, не вызывает другую функцию непосредственно.

Любое программирование осуществляется по одному из четырех принципов:

• принцип модульности
• принцип «от общего к частному»
• принцип пошаговости
• принцип структурирования

Модульное программирование. Принцип модульности формулируется как требование разработки программы в виде совокупности модулей (функций). При этом разделение на модули должно носить не механический характер, а исходить из логики программы:

1. размер модуля должен быть ограничен;
2. модуль должен выполнять логически целостное и завершенное действие;
3. модуль должен быть универсальным, то есть по возможности параметризованным: все изменяемые характеристики выполняемого действия должны передаваться через параметры;
4. входные параметры и результат модуля желательно передавать не через глобальные переменные, а через формальные параметры и результат функции.

Принцип модульности распространяется не только на программы, но и на данные: любой набор параметров, характеризующих логический или физический объект, должен быть представлен в программе в виде единой структуры данных (структурированной переменной).

Нисходящее программирование. Нисходящее проектирование программы заключается в том, что разработка идет от общей неформальной формулировки некоторого действия программы на естественном языке, «от общего к частному»: к замене ее одной из трех формальных конструкций языка программирования:

• простой последовательности действий;
• конструкции выбора или оператора if;
• конструкции повторения или цикла.

В записи алгоритма это соответствует движению от внешней (объемлющей) конструкции ко внутренней (вложенной). Эти конструкции также могут содержать в своих частях неформальное описание действий, то есть нисходящее проектирование по своей природе является пошаговым. Отметим основные свойства такого подхода:

• первоначально программа формулируется в виде некоторого неформального действия на естественном языке;
• первоначально определяются входные параметры и результат действия;
• очередной шаг детализации не меняет структуру программы, полученную на предыдущих шагах;
• если в процессе проектирования получаются идентичные действия в различных ветвях, то это означает необходимость оформления этого действия отдельной функцией;
• необходимые структуры данных проектируются одновременно с детализацией программы.

Пошаговое программирование. Нисходящее проектирование по своей природе является пошаговым, ибо предполагает каждый раз замену одной словесной формулировки на единственную конструкцию языка.

Структурное программирование. Структурное программирование — модульное нисходящее пошаговое проектирование алгоритма и структур данных.

Объектно-ориентированный подход к программированию включает в себя 3 основные компоненты:

• объектно-ориентированный анализ (ООА),
• объектно-ориентированное проектирование (ООД),
• объектно-ориентированное программирование (ООП).

Объектно-ориентированные модели. Полезнее всего создавать такие модели, которые фокусируют внимание на объектах, найденных в самой предметной области, и образуют то, что называется объектно-ориентированной декомпозицией.

Объектно-ориентированный анализ и проектирование — это метод, логически приводящий к объектно-ориентированной декомпозиции. Применяя объектно-ориентированное проектирование, создаются гибкие программы, написанные экономными средствами.

Объектно-ориентированный анализ и проектирование — метод, использующий объектную декомпозицию; объектно-ориентированный подход имеет свою систему условных обозначений и предлагает богатый набор логических и физических моделей, с помощью которых можно получить представление о различных аспектах рассматриваемой системы.

2. ПОСТРОЕНИЕ ОБЪЕКТНОЙ МОДЕЛИ ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ «УЧЕТ ПРОДАЖ» С ПРИМЕНЕНИЕМ ЯЗЫКА МОДЕЛИРОВАНИЯ UML

2.1. Описание функционирования предметной области «Учет продаж»

В качестве предметной области используется описание работы оптовой базы. В ней имеется большой набор товаров, предлагаемых к продаже.

От оптовых покупателей принимаются заявки на товары, которые могут быть в наличии или отсутствовать на данный момент. В первом случае база отпускает товар оптовому покупателю с сохранением данных о сделке. При этом производятся изменения в базе товаров, имеющихся в наличии. Во втором случае формируется заявка на предприятие, выпускающее данную продукцию.

Перечень предприятий — производителей на базе имеется. Кроме того, заявки поставщикам подаются также в случае, когда запас товаров данного вида заканчивается.

Для администрации предприятия производятся обзоры товаров, выпускаемых поставщиками, составляются списки тех видов продукции, которые могут заинтересовать потенциальных оптовых покупателей. Соответствующие прайсы рассылаются покупателям.

Администрация оптовой базы регулярно готовит отчеты за определенные периоды времени о работе: списках оптовых покупателей, заявках на товары, анализы продаж и т. п.

2.2. Построение диаграммы модели информационной системы оптовой базы

Для создания главной диаграммы модели информационной системы оптовой базы нужно определить действующие лица. Действующее лицо — это роль, которую пользователь играет по отношению к системе. Проанализировав описание предметной области можно выделить следующие действующие лица:

Администратор – человек, работающий в оптовой базе, обеспечивающий работу всей системы, составляются списки тех видов продукции, которые могут заинтересовать потенциальных оптовых покупателей и отчетов.

Поставщик (предприятие) – человек, который занимается доставкой товаров и продуктов.

Покупатель – клиент оптовой базы, выбирает товар для покупки, если в наличии не будет выбранного товара, подает заявку.

Теперь необходимо создать в ModelMaker главную диаграмму модели и диаграммы действующих лиц (рис. 1).

Рисунок 1 – Перечень действующих лиц в главной диаграмме модели

Следующий этап – составление списка вариантов использования.

Вариант использования представляет собой последовательность действий, выполняемых системой в ответ на событие, инициируемое некоторым внешним объектом (действующим лицом).

Исходя из потребностей действующих лиц и описания предметной области, были созданы следующие варианты использования:

– Заполнить форму заявки на покупку. Действующее лицо «Покупатель» заполняет форму заявки на покупку товара в оптовой базе, указывая наименование и количество товаров.

– Проанализировать заявку. Система оповещает администратора о поступившей заявке на покупку, и он в свою очередь анализирует ее данные, делает запрос системе о сроках продажи товара и оплате за товар и сохраняет в системе подтверждение заявки, система оповещает покупателя.

– Внести данные о продавце и товара. Администратор заполняет форму, которая содержит данные об индивидуально полученном продукте заказчика на срок доставки и о поставщике, система сохраняет данные в базе и отправляет оповещение поставщику.

– Принять заказа покупателя. Администратор утверждает принятие заказа поставщика, система рассылает прайсы покупателям.

– Установить расписание. Система предоставляет администратору форму, в которой он указывает время доставки и адрес в потовую базу.

– Внести данные обзор товаров, выпускаемых поставщиками. Составляются списки тех видов продукции, которые могут заинтересовать потенциальных оптовых покупателей.

– Сформировать отчет за определенные периоды времени о работе.

– Сформировать отчет по списку оптовых покупателей.

– Сформировать отчет по заявкам на товары.

– Сформировать отчет по анализам продаж.

Все варианты использования нужно добавить в главную диаграмму модели. Результат представлен на рисунке 2.

Рисунок 2 – Список вариантов использования информационной системы оптовой базы

2.3. Диаграмма вариантов использования информационной системы оптовой базы

Диаграмма вариантов использования описывает функциональные возможности системы и применяется при общении разработчиков с пользователями и заказчиками системы. На диаграмме вариантов использования изображаются внешние субъекты и их связь с аспектами использования системы.

Необходимо добавить на диаграмму действующие лица и варианты использования из составленных списков. Диаграмма вариантов использования представлена на рисунке 3. Так же требуется добавить связи действующих лиц.

Рисунок 3 – Диаграмма вариантов использования информационной системы оптовой базы

Далее следует детальное описание вариантов использования, которые в большей степени раскрывают работу данной информационной системы оптовой базы:

– Заполнить форму заявки на покупку.

– Внести данные о продавце и товара.

– Сформировать отчет по заявкам на товары.

Вариант использования «Заполнить форму заявки на товар»

Краткое описание. Данный вариант использования описывает заполнение покупателем формы заявки на покупку товаров.

Основной поток событий

1. Открыть форму заявки на заполнение списка товаров.
2. Внести количество, наименование оптового продукта.
3. Выбрать предполагаемое срок доставки.
4. Сохранить изменения в системе.
5. Оповестить администратора о поступившей заявке (выполняется системой).

Предусловия

Перед заполнением формы покупатель должен войти в систему.

Постусловия

Если вариант использования выполнен успешно, администратор анализирует поступившую заявку и принимает решение о подтверждении. В противном случае состояние системы не изменяется.

2.4. Архитектурный анализ информационной системы оптовой базы

Перед построением диаграмм последовательностей необходимо на основании требований к системе выделить перечень классов для потоков событий вариантов использования. Имена классам следует задавать, исходя из требований к системе и знания предметной области.

Как правило, в потоках событий каждого варианта использования выявляются классы трех типов (Category):

Граничные классы (Boundary) – служат посредниками при взаимодействии внешних объектов с системой.

Классы-сущности (Entity) – представляют собой ключевые абстракции (понятия) создаваемой системы.

Управляющие классы (Control) – обеспечивают координацию объектов в системе.

Для создания перечня классов для варианта использования «Заполнить форму заявки на покупку» нужно проанализировать его основной поток событий.

Первым событием в данном варианте использования является событие «Открыть форму заявки на заказ в базе». Для реализации данного события потребуется сообщение, источник и приемник сообщения. Источником сообщения будет действующее лицо «Покупатель». Сообщение будет адресоваться граничному классу с названием «RequestForm» (Форма заявки на покупку). Данная форма является посредником при взаимодействии покупателя с системой.

Для реализации второго события «Внести количество и наименования продуктов» необходимо добавить в модель управляющий класс «ControllerRecord» (Контролер записей), который будет координировать запись данных в электронную базу. Поскольку система сохраняет данные о покупателе, содержащие список товаров, наименование товаров, контакты, выбранные категорию, можно выделить класс сущности «ListStudents» (Список покупателей) – таблица с данными о покупателях. Анализируя остальные события и рассуждая аналогичным образом, можно выявить остальные классы, которые необходимы для реализации основного потока событий рассматриваемого варианта использования. Результатом работы данного варианта использования будет созданная системой заявка, поскольку сами заявки не хранятся в системе, а только отправляются администратору для последующего анализа, нужно создать граничный класс: «Request» (Заявка). Далее приведен их полный перечень:

1. Граничный класс RequestForm – электронная форма заявки на продукт.
2. Граничный класс Request – заявка на продукт.
3. Управляющий класс ControllerRecordRequest – контролер записей персональных данных о покупателе в электронную базу.

Ниже приведены перечни классов для данных вариантов использования.

Перечень классов для варианта использования «Сформировать отчет по заявкам на товары»:

1. Граничный класс EAReportForm – электронная форма для формирования отчета: внесение данных о продуктах.
2. Управляющий класс ControllerEAReport – контролер событий.
3. Класс-сущность InternalExamResults – таблица с результатами заявок.

Далее нужно создать список классов в ModelMaker. Он представлен на рисунке 5.

Рисунок 5 – Перечень классов модели информационной системы оптовой базы

На диаграмме последовательности объект изображается в виде прямоугольника на вершине пунктирной вертикальной линии. Эта вертикальная линия называется линией жизни объекта. Она представляет собой фрагмент жизненного цикла объекта. Каждое сообщение представляется в виде стрелки между линиями жизни двух объектов, оно помечается, как минимум, именем сообщения; можно показать самоделегирование.

На основе диаграммы вариантов использования, проанализировав каждый вариант использования в отдельности, необходимо создать диаграммы последовательности вариантов использования.

Диаграмма последовательности «Заполнить форму заявки на товар»

В данной диаграмме последовательностей используются следующие классы:

TRequestForm – электронная форма заявки на товар, граничный класс (Boundary).

TRequest – заявка на товар, граничный класс (Boundary).

TControllerRecordRequest – контролер записей персональных данных о покупателе в электронную базу, управляющий класс (Control).

Действующее лицо – Покупатель.

Проанализировав описание варианта использования, можно добавить для данной диаграммы последовательности, следующие сообщения:

От действующего лица «Покупатель» к граничному классу «TRequestForm» передается сообщение: 1. Запрос формы «Заявка».

От граничного класса «TRequestForm» к действующему лицу «Покупатель» передается сообщение: 2. Предоставление формы «Заявка».

От действующего лица «Покупатель» посылается сообщение самоделегирования: 3. Ввод персональных данных.

От действующего лица «Покупатель» к управляющему классу «TControllerRecordRequest» передается сообщение: 4. Сохранить изменения.

От управляющего класса «TControllerRecordRequest» посылается сообщение самоделегирования: 5. Сформировать заявку.

От управляющего класса «TControllerRecordRequest» к граничному классу TRequest посылается сообщение: 6.Отправить заявку.

От действующего лица «Покупатель» к граничному классу «TRequestForm» передается сообщение: 7.Закрытие формы «Заявка»

Созданная диаграмма последовательности для данного варианта использования представлена далее на рисунке 6.

Рисунок 6 – Диаграмма последовательности для варианта использования «Заполнить форму заявки на товар»

Диаграмма последовательности «Внести данные о назначенном поставщике»

В данной диаграмме последовательностей используются следующие классы:

TDataLearnerForm– электронная форма для ввода данных о покупателе, граничный класс (Boundary).

TListCarInstructor – таблица с записями о товарах, класс-сущность (Entity).

TLearner – соответствует действующему лицу «Покупатель», класс-сущность.

TInstructor – соответствует действующему лицу «Поставщик», класс-сущность.

Действующее лицо – Администратор.

Проанализировав описание варианта использования, можно добавить для данной диаграммы последовательности, следующие сообщения:

От действующего лица «Администратор» к граничному классу «TDataLearnerForm» передается сообщение: 1. Запрос формы «Данные о покупателе».

От действующего лица «Администратор» к управляющему классу «TControllerRecordLearner» передается сообщение: 2. Запрос данных.

От управляющего класса «TControllerRecordLearner» к классу-сущности «TListCarInstructor» передается сообщение: 3. Запрос информации о товарах.

От управляющего класса «TControllerRecordLearner» посылается сообщение самоделегирования: 4. Формирование запроса.

От действующего лица «Администратор» посылается сообщение самоделегирования: 5. Определить товар.

От действующего лица «Администратор» к граничному классу «TDataLearnerForm» передается сообщение: 6. Ввод данных.

От действующего лица «Администратор» к управляющему классу «TControllerRecordLearner» передается сообщение: 7. Сохранить изменения в системе.

От управляющего класса «TControllerRecordLearner» к классу-сущности «TLearner» передается сообщение: 8. Отправить сведения покупателю.

От управляющего класса «TControllerRecordLearner» к классу-сущности «TInstructor» передается сообщение: 9. Оповестить поставщика.

Созданная диаграмма последовательности для данного варианта использования представлена далее на рисунке 7.

Рисунок 7 – Диаграмма последовательности для варианта использования «Внести данные о назначенном товаре»

Диаграммы классов являются центральным звеном объектно-ориентированных методов. Диаграмма классов определяет типы объектов системы и различного рода статические связи, которые существуют между ними.

На диаграммах классов изображаются также атрибуты классов, операции классов и ограничения, которые накладываются на связи между объектами.

Диаграмма классов включает в себя набор классов модели и описание каждого из них.

Необходимые атрибуты и методы классов определяются на основе анализа диаграмм последовательности. Для включения их в класс воспользуемся нужно воспользоваться функцией Add Property.

На основе диаграммы последовательности «Внести данные о назначенном товаре» можно добавить в класс «TListCarInstructor» следующие свойства:

– «FullName».

– «Car».

– «QuantityLearner».

Далее нужно указать видимость свойства (Visibility).

Public (общий). Это значение предполагает, что атрибут будет виден всеми остальными классами. Любой класс может просмотреть или изменить значение атрибута.

Private (закрытый). Соответствующий атрибут не виден никаким другим классам.

Protected (защищенный). Такой атрибут доступен только самому классу и его потомкам.

В данном случае, все атрибуты общие (public).

Далее нужно определить операции. Для атрибута «FullName» в группе чтения значения атрибута указывается Method. Система ModelMaker автоматически генерирует название: GetFullName. В группе Write Access так же необходимо выбрать Method. Система создаст название метода SetFullName. В качестве параметра указывается любое имя. В данном случае value. Аналогичным образом создаются методы доступа для других атрибутов данного класса.

Следует подготовить программную реализацию методов (GetFullName, SetFullName). Для этого на странице Implementation нужно прописать следующий программный код по строкам:

Для метода GetFullName: Result:=FFullName.

Для метода SetFullName: FFullName:=value.

Следующий этап – создание для данного класса операций реализации, выполняющих бизнес-функции. Они так же выявляются на основе анализа диаграммы последовательности.

Если на диаграмме последовательности к классу подходит сообщение, то в данный класс следует добавить операцию реализации. Для выявления всех операций реализации одного класса следует проанализировать все диаграммы последовательностей, в которых данный класс участвует.

Для включения в класс операции реализации следует воспользоваться функцией Add Metods. Так, для данного класса можно выделить следующие операции реализации:

AddRecord – добавляет новую запись в класс.

DeleteRecord – удаляет запись из класса.

Программная реализация некоторых операций реализации представлена в конечном коде модуля.

Аналогично задаются атрибуты и методы другим классам.

В ходе анализа диаграмм последовательности можно выделить атрибуты для следующих классов:

Класс «InternalExamResults»:

– «NameLearner».

– «PracticeResult».

– «TheoryResult».

Класс «TInstructor»:

– «FullName».

– «DOB».

– «PassportData».

– «Address».

– «Education».

– «DrivingExperience».

Для электронных форм можно выделить две операции:

– «OpenForm» (открыть форму).

– «CloseForm» (закрыть форму).

Операции класса ExamAdmissionReport:

– «CreateReport» (Создать отчет).

– «DestroyReport» (Удалить отчет).

– «PrintReport» (Отправить отчет на печать).

Созданная диаграмма классов представлена на рисунке 9.

Рисунок 9 – Диаграмма классов информационной системы оптовой базы

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Объектно-ориентированный подход использует объектную декомпозицию, при этом статическая структура системы описывается в терминах объектов и связей между ними, а поведение системы описывается в терминах обмена сообщениями между объектами. Каждый объект системы обладает своим собственным поведением, моделирующим поведение объекта реального мира.

В результате данного исследования, рассмотрены объектно-ориентированной методологии и технологии программирования на примере языка Object Pascal, методов и инструментов построения объектных моделей предметных областей. Полученные знания были применены для построения объектной модели предметной области «Учет продаж».

В процессе проектирования были выявлены действующие лица («Администратор», «Клиент», «Поставщик»), варианты использования («Заполнить форму заявки на покупку», «Проанализировать заявку», «Внести данные о продавце и товара», «Принять заказ покупателя», «Установить расписание», «Внести данные обзор товаров, выпускаемых поставщиками», «Сформировать отчет за определенные периоды времени о работе», «Сформировать отчет по списку оптовых покупателей», «Сформировать отчет по заявкам на товары», «Сформировать отчет по анализам продаж»). Было осуществлено краткое описание вариантов использования, построены диаграммы последовательности, выявлены классы, их операции и атрибуты, а также построена диаграмма классов.

Для достижения цели данного исследования были выполнены следующие задачи:

• Изучены основные теоретические положения объектно-ориентированной методологии.
• Рассмотрен язык UML и построена объектная модель предметной области с применением данного языка.
• Разработано приложение, использующее набор классов для представления информации о спортсменах.

В процессе написания курсового проекта использовались следующие методы исследования:

• Описательный метод применяется при изложении теоретических аспектов проблемы и краткой характеристике объекта исследования.
• Метод сравнения и анализа. Позволяет сопоставлять различные взгляды на рассматриваемую тему и провести диагностику объекта исследования.
• Системный подход. Был использован с целью обобщения полученных результатов и выявления их логической взаимосвязи.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Алгоритмические языки и программирование. Система программирования DELPHI / разраб. Т.А. Лабзина. – М.: Совр. Гум. Ун-т, 2002.
2. Ахангельский А.Я. Программирование в Delphi 7. – М.: ООО «Бином-Пресс», 2003 г. – 1152 с.
3. Голицына О.Л. и др. Языки программирования. – М.: Форум; Инфра-М, 2008.
4. Дарахвелидзе П.Г., Марков Е.П. Программирование в Delphi 7. –СПб.: БХВ-Петербург, 2003. – 784 с.
5. Семакин И.Г., Шестаков А.П. М. Основы программирования. –М.: Академия, 2003. – 438 с.
6. Сорокин А.В. Delphi. Разработка баз данных. – СПб.: Питер, 2005. – 477с.
7. Фаронов В.В. Система программирования Delphi. – СПб.: БХВ-Петербург, 2004. – 912 с.
8. Дубаков А.А. Проектирование информационных систем: Учебное пособие. Томск.: Изд. ТПУ, 2001.
9. Информатика/Курносов А.П., Кулев С.А., Улезько А.В. и др.; Под ред. А.П. Курносова.-М.: КолосС, 2005.-272 с
10. Макарова Н.В. Информатика /под ред. Проф. Н.В. Макаровой. — М.: Финансы и статистика, 1997. — 768 с.: ил.
11. Малышев Р.А. Локальные вычислительные сети: Учебное пособие/ РГАТА. – Рыбинск, 2005. – 83 с.
12. Островский В.А. Информатика: учеб. для вузов. М.: Высшая школа, 2000. —511 с.: ил.
13. Семакин И.А., Информатика: Базовый курс /Семакин И.А., Залогова Л., Русаков С., Шестакова Л. – Москва: БИНОМ.,2005. – 105с.
14. Симонович С.В. Информатика. Базовый курс/Симонович С.В. и др. — СПб.: издательство «Питер», 2000. — 640 с.: ил.
15. Аксак В.А. Полезные программы для ПК. Просто как дважды два. М.: Эксмо, 2006. – 288 с.: ил.
16. Басс Л., Клементс П., Кацман Р. Архитектура программного обеспечения на практике. – 2-е изд. – СПб.: Питер, 2006. – 575 с.: ил.
17. Ройс У. Управление проектами по созданию программного обеспечения. Унифицированный подход. – М.: «Лори», 2002. – 424 с.

ПРИЛОЖЕНИЯ

Модуль проекта

Листинг файла modul.pas

unit modul;

interface

uses

SysUtils, Windows, Messages, Classes, Graphics, Controls,

Forms, Dialogs;

type

TRequestForm = class (TObject)

public

procedure CloseForm;

procedure OpenForm;

end;

TRequest = class (TObject)

public

procedure CreateRequest;

procedure SendRequest;

end;

TQueryListCI = class (TObject)

end;

TListCarInstructor = class (TObject)

private

FCar: string;

FFullName: string;

FQuantityLearner: Integer;

public

procedure AddRecord;

procedure DeleteRecord;

function GetCar: string;

function GetFullName: string;

function GetQuantityLearner: Integer;

procedure SetCar(Value: string);

procedure SetFullName(Value: string);

procedure SetQuantityLearner(Value: Integer);

property Car: string read GetCar write SetCar;

property FullName: string read GetFullName write SetFullName;

property QuantityLearner: Integer read GetQuantityLearner write

SetQuantityLearner;

end;

TLearner = class (TObject)

end;

TInternalExamResults = class (TObject)

private

FNameLearner: string;

FPracticeResult: string;

public

procedure AddRecord;

procedure DeleteRecord;

function GetNameLearner: string;

function GetPracticeResult: string;

function GetTheoryResult: string;

procedure SetNameLearner(const Value: string);

procedure SetPracticeResult(Value: string);

procedure SetTheoryResult(Value: string);

property NameLearner: string read GetNameLearner write SetNameLearner;

property PracticeResult: string read GetPracticeResult write

SetPracticeResult;

property TheoryResult: string read GetTheoryResult write SetTheoryResult;

end;

TInstructor = class (TObject)

private

FAddress: string;

FDOB: string;

FDrivingExperience: string;

FEducation: string;

FFullName: string;

FPassportData: TPassportData;

public

function GetAddress: string;

function GetDOB: string;

function GetDrivingExperience: string;

function GetEducation: string;

function GetFullName: string;

function GetPassportData: TPassportData;

procedure SetAddress(Value: string);

procedure SetDOB(Value: string);

procedure SetDrivingExperience(Value: string);

procedure SetEducation(Value: string);

procedure SetFullName(Value: string);

procedure SetPassportData(Value: TPassportData);

property Address: string read GetAddress write SetAddress;

property DOB: string read GetDOB write SetDOB;

property DrivingExperience: string read GetDrivingExperience write

SetDrivingExperience;

property Education: string read GetEducation write SetEducation;

property FullName: string read GetFullName write SetFullName;

property PassportData: TPassportData read GetPassportData write

SetPassportData;

end;

информационный оптовый рascal

TExamAdmissionReport = class (TObject)

public

procedure CreateReport;

procedure DestroyReport;

procedure PrintReport;

end;

TEAReportForm = class (TObject)

public

procedure CloseForm;

procedure OpenForm;

end;

TDataLearnerForm = class (TObject)

public

procedure CloseForm;

procedure OpenForm;

end;

TControllerRecordRequest = class (TObject)

end;

TControllerRecordLearner = class (TObject)

end;

TControllerEAReport = class (TObject)

end;

procedure Register;

implementation

procedure Register;

begin

end;

{

********************************* TRequestForm *********************************

}

procedure TRequestForm.CloseForm;

begin

end;

procedure TRequestForm.OpenForm;

begin

end;

{

*********************************** TRequest ***********************************

}

procedure TRequest.CreateRequest;

begin

end;

procedure TRequest.SendRequest;

begin

end;

{

****************************** TListCarInstructor ******************************

}

procedure TListCarInstructor.AddRecord;

begin

end;

procedure TListCarInstructor.DeleteRecord;

begin

end;

function TListCarInstructor.GetCar: string;

begin

Result:=FCar

end;

function TListCarInstructor.GetFullName: string;

begin

Result:=FFullName

end;

function TListCarInstructor.GetQuantityLearner: Integer;

begin

Result:=FQuantityLearner

end;

procedure TListCarInstructor.SetCar(Value: string);

begin

FCar:=value

end;

procedure TListCarInstructor.SetFullName(Value: string);

begin

FFullName:=value

end;

procedure TListCarInstructor.SetQuantityLearner(Value: Integer);

begin

FQuantityLearner:=value

end;

{

***************************** TInternalExamResults *****************************

}

procedure TInternalExamResults.AddRecord;

begin

end;

procedure TInternalExamResults.DeleteRecord;

begin

end;

function TInternalExamResults.GetNameLearner: string;

begin

end;

function TInternalExamResults.GetPracticeResult: string;

begin

end;

function TInternalExamResults.GetTheoryResult: string;

begin

end;

procedure TInternalExamResults.SetNameLearner(const Value: string);

begin

end;

procedure TInternalExamResults.SetPracticeResult(Value: string);

begin

end;

procedure TInternalExamResults.SetTheoryResult(Value: string);

begin

end;

{

********************************* TInstructor **********************************

}

function TInstructor.GetAddress: string;

begin

end;

function TInstructor.GetDOB: string;

begin

end;

function TInstructor.GetDrivingExperience: string;

begin

end;

function TInstructor.GetEducation: string;

begin

end;

function TInstructor.GetFullName: string;

begin

end;

function TInstructor.GetPassportData: TPassportData;

begin

end;

procedure TInstructor.SetAddress(Value: string);

begin

end;

procedure TInstructor.SetDOB(Value: string);

begin

end;

procedure TInstructor.SetDrivingExperience(Value: string);

begin

end;

procedure TInstructor.SetEducation(Value: string);

begin

end;

procedure TInstructor.SetFullName(Value: string);

begin

end;

procedure TInstructor.SetPassportData(Value: TPassportData);

begin

end;

{

***************************** TExamAdmissionReport *****************************

}

procedure TExamAdmissionReport.CreateReport;

begin

end;

procedure TExamAdmissionReport.DestroyReport;

begin

end;

procedure TExamAdmissionReport.PrintReport;

begin

end;

{

******************************** TEAReportForm *********************************

}

procedure TEAReportForm.CloseForm;

begin

end;

procedure TEAReportForm.OpenForm;

begin

end;

{

******************************* TDataLearnerForm *******************************

}

procedure TDataLearnerForm.CloseForm;

begin

end;

procedure TDataLearnerForm.OpenForm;

begin

end;

end.

Бизнес-процессы отдела продаж включают в себя десятки рутинных действий. Ручное выполнение отнимает массу времени – это и ведение клиентской базы, и связь с покупателями, информирование клиентов и подготовка отчетов. Как все это автоматизировать и заняться самими продажами?

Проблему сложно не заметить. На старте отдел занимался продажами, а через какое-то время вы наблюдаете, как сотрудники чаще всего уделяют мало внимания действительно важным задачам – обработке заявок, прогнозированию, закрытию сделок. В конечном итоге это приводит к снижению эффективности работы и падению продаж.

Лучший способ предотвратить негативные последствия – автоматизировать работу отдела продаж.

Автоматизация отдела продаж – что это и зачем нужно

Автоматизация отдела продаж – это организация работы отдела продаж, при которой ряд бизнес-процессов (учет клиентов, обработка звонков, планирование и прочее) проходит автоматически при помощи специальных сервисов и инструментов.

Главная цель автоматизации – увеличение прибыли. Достижение этой цели обеспечивается выполнением следующих задач:

• Формирование единого рабочего пространства для сотрудников отдела.
• Централизованное хранение информации в упорядоченном виде (например, история взаимоотношений с клиентом).
• Рост качества обслуживания.
• Систематизация рутинных операций и снижение потерь рабочего времени.
• Контроль над работой сотрудников.
• Анализ эффективности работы менеджеров, маркетинговых мероприятий.

Преимущества и недостатки автоматизации

Преимущества от внедрения системы автоматизации отдела продаж можно оценить с четырех позиций:

• топ-менеджмента компании,
• руководителя отдела маркетинга,
• руководителя отдела продаж,
• менеджеров по продажам.

Автоматизация работы позволяет топ-менеджменту компании видеть актуальные данные о продажах – это крайне важно для принятия управленческих решений и планирования деятельности организации. Все сведения собраны в одном месте, а отчеты подготавливаются в кратчайшие сроки, поэтому аналитика не отнимает много времени.

Руководитель отдела маркетинга может получать отчеты по маркетинговым каналам, Например, CRM-система и коллтрекинг позволяют отслеживать источники трафика и определять наиболее выгодные рекламные каналы. Это необходимо для адаптации маркетинговой стратегии и оптимизации рекламных бюджетов.

Руководитель отдела продаж может контролировать работу сотрудников на всех этапах взаимодействия с клиентом – от первого контакта до завершения сделки. На основе данных он может подобрать оптимальные KPI для отдела продаж, чтобы поощрять успешных менеджеров. Выявление ошибок в работе сотрудников позволит определить цели обучения. В результате отдел продаж сможет повысить качество обслуживания и добиться лояльности клиентов.

Наконец, менеджеры смогут лучше выполнять свою работу за счет планирования времени и избавления от рутинных операций. Автоматизация позволит снизить множество ошибок, вызванных человеческим фактором (например, некорректное добавление данных, пропущенные звонки от клиентов).

Несмотря на все преимущества, которые даст автоматизация продаж, внедрение чревато парой негативных моментов: зависимостью от системы и необходимостью в обучении персонала. 

После внедрения автоматизации работа всего отдела продаж будет зависеть от системы и используемых инструментов. Если произойдет сбой, будет произведена неправильная настройка или компания-провайдер решит уйти с рынка – все бизнес-процессы будут приостановлены. Для предотвращения рисков рекомендуется использовать проверенное отечественное программное обеспечение – например, CRM-систему Битрикс24, корпоративный мессенджер ТамТам, сервис видеоконференций Яндекс.Телемост и так далее.

С каждым внедряемым инструментом нужно уметь работать. Соответственно, вам придется потратить время и деньги на организацию обучения персонала. При этом могут возникнуть дополнительные сложности – не все сотрудники осознают преимущества и выгоды внедрения систем автоматизации и считают это лишней нагрузкой. А это может привести к внутренним конфликтам.

Инструменты и сервисы для отдела продаж

Рассмотрим наиболее популярные сервисы, с помощью которых вы можете автоматизировать работу отдела продаж.

1. CRM-система

CRM – это система для управления взаимоотношениями с клиентами. Она позволяет контролировать все каналы коммуникаций и автоматизировать продажи. Ее центральным звеном является клиентская база – упорядоченные карточки, в которых фиксируется вся информация о работе с клиентом (например, контакты, история взаимодействий).

В базовые функции CRM для отдела продаж обычно входит единое информационное пространство для совместной работы (внутренний чат, видеозвонки и прочее), система управления проектами и задачами, воронка продаж.

За счет сторонних интеграций вы можете расширить эти возможности. Например, если настроить интеграцию CRM-системы с IP-телефонией, менеджеры смогут звонить клиентам в один клик из карточки (не придется каждый раз вручную набирать номер), а при входящих звонках будет автоматически открываться карточка клиента со всей информацией о нем.

2. Виртуальная АТС

С точки зрения автоматизации важна не столько сама виртуальная АТС, сколько возможности, которые она предоставляет. Перечислим основные:

• Многоканальные номера. Позволяют обрабатывать все входящие звонки – клиент не услышит коротких гудков, свидетельствующих о том, что линия занята.
• SIM-карты для бизнеса (FMC). Позволяют превратить смартфон сотрудника в офисный телефон – менеджер будет на связи в любое время и в любом месте.
• IVR. Интерактивное голосовое меню позволяет автоматически обрабатывать входящие вызовы и информировать клиентов по различным вопросам (например, статус заказа и пр.), переадресовывать на нужных специалистов и т.д.
• Запись звонков. Благодаря записи разговоров вы сможете контролировать работу сотрудников с клиентами, пресекать любые нарушения, выявлять виновных в спорных ситуациях, определять ошибки в работе и подготавливать материалы для обучения новичков в отделе продаж.
• Голосовые роботы. С их помощью вы сможете информировать клиентов, собирать обратную связь, проводить консультации, подтверждать заказы и многое другое.

Более подробно о способах автоматизации отдела продаж с помощью виртуальной АТС вы можете прочитать в этой статье.

3. Сервисы для общения с клиентами

Телефон – не единственный способ связи между клиентом и организацией. Многие покупатели предпочитают общаться с помощью других каналов, например, через:

• мессенджеры,
• социальные сети,
• электронную почту,
• онлайн-чаты и так далее.

Как правило, в CRM-системе можно настроить единое окно для обработки обращений клиентов из нескольких каналов. Поэтому вам останется лишь создать эти каналы и настроить синхронизацию с CRM.

Также уделите внимание виджетам на сайте. Вместе с онлайн-консультантом вы можете использовать виджет обратного звонка – клиент сможет оставить свой номер телефона, после он мгновенно попадет в карточку в CRM-системе, а виртуальная АТС автоматически осуществит исходящий вызов у свободного менеджера.

4. Email-рассылка

Электронная почта до сих пор остается актуальным каналом связи с клиентом. С ее помощью можно информировать покупателей о новых акциях и распродажах, отправлять интересные статьи и подборки товаров, предлагать купоны на скидку и многое другое.

Ручная рассылка электронных писем происходит следующим образом: менеджер подготавливает письмо, оформляет его, отбирает и вводит электронные адреса получателей, вручную отправляет письма в нужное время.

Это не только занимает много времени, но и чревато ошибками. При использовании сервисов email-рассылки вроде Unisender достаточно подготовить и настроить письма, после чего запустить отправку по сегментированной базе в установленное время. После отправки сможете проанализировать эффективность рассылки и узнать процент открываемости писем и долю кликов.

5. Скрипты продаж

Традиционный инструмент менеджера по продажам – сценарий разговора с клиентом с учетом всех возможных ответвлений, возражений, вопросов и пр. Благодаря скриптам сотрудник не допустит ошибки в разговоре, не будет застигнут врасплох неожиданным вопросом, не будет смущен при возникновении конфликтной ситуации и так далее.

Как автоматизировать отдел продаж: подробная инструкция

Важные задачи — обработка заявок, прогнозирование и закрытие сделок — остаются без внимания, если менеджеры по продажам вынуждены заниматься ручным заполнением отчетов, а руководитель путается в таблицах, чтобы просчитать эффективность отдела за месяц. Согласно исследованию Kapost, потенциальные клиенты, коммуникацию с которыми автоматизировали, потратили на покупки на 47% больше. Как инструменты для автоматизации помогают построить эффективный отдел продаж — в нашем материале. 

Что такое автоматизация отдела продаж 

Это система построения отдела продаж, когда процессы — учет, прогноз, анализ, планирование и прочие — происходят автоматически с помощью программ, платформ и приложений. Так как рутинную работу делают программы, менеджеры больше времени тратят на обработку заявок и звонков. В итоге количество сделок и прибыль  растут.

Задачи, которые помогает решать автоматизация отдела продаж:

• Повышение качества обработки заявок. Информация о встречах, сделках и подготовке документов заносится в единую программу, которая присылает напоминания и уведомления. Менеджеры не упускают из поля зрения важные задачи и работают лучше.

• Анализ эффективности отдела. Поиск слабых мест в воронке продаж происходит не за счет гипотез и предположений, а с помощью отчетов и графиков, которые формируются автоматически. Цифры показывают, где компания растет, а где теряет прибыль.

• Единое хранилище данных. Клиентская база, история взаимодействия с покупателями или данные о сделках не теряются в случае ухода или увольнения менеджеров. Информация хранится в программе или в облаке и остается у компании.

Преимущества автоматизация для сотрудников компании

Для генерального директора и топ-менеджеров

Получают актуальную аналитику о продажах, которая помогает принимать управленческие решения и планировать хозяйственную и операционную деятельность компании.

Аналитика отнимает меньше времени, так как отчеты формируются в несколько кликов. При желании можно настроить шаблоны и пользоваться ими регулярно.

Для директора по маркетингу

Получает подробный отчет по маркетинговым каналам. После анализирует, какие из них принесли больше заявок, адаптирует маркетинговую стратегию и оптимизирует рекламные бюджеты. Компания начинает быстрее возвращать маркетинговые инвестиции.

Для директора по продажам

Анализирует воронку продаж, видит и контролирует сделки на всех этапах, управляет временем сотрудников. В результате повышается сервис обслуживания и лояльность клиентов, отдел увеличивает количество закрытых сделок. В конце месяца ясно, какой менеджер достиг высоких KPI и заслужил премию.

Для менеджеров по продажам

Лучше выполняют работу благодаря планированию времени и уведомлениям. Избавляются от рутинных дел, тратят свободные часы на кросс-продажи. Проще взаимодействуют с покупателями, ведь вся информация о клиентах структурирована в единой базе.

Инструменты для автоматизации и ведения продаж

Помимо CRM, система автоматизации продаж включает в себя и другие полезные инструменты. Рассмотрим самые популярные.

Интеграция CRM-системы с коллтрекингом

До внедрения. Когда звонки и CRM не связаны, всю информацию о клиентах менеджеры вынуждены заносить руками. Это отнимает время, к тому же менеджеры могут отвлечься и забыть указать что-то важное. Так теряется часть данных, снижается качество обслуживания.

Когда нет автоматизации, менеджерам приходится выяснять, с какого рекламного источника пришла заявка. А еще спорить, кто первый общался с клиентом и кому полагается процент от продажи.

Проблемы возникают и у маркетологов. Они анализируют все звонки, не учитывая, какие из них целевые, а какие нет. Из-за этого при оценке рекламных каналов звонки кажутся более эффективными, чем есть на самом деле.

После внедрения. Интеграция CRM с коллтрекингом решает задачи:

• учитывает пропущенные звонки: клиенты не теряются, даже если менеджер не успел вовремя ответить;

• определяет, откуда пришла заявка, и анализирует маркетинговые каналы по эффективности;

• сохраняет звонок, формирует карточку клиента, прикрепляет запись звонка;

• переправляет повторные звонки на ответственного менеджера.

• показывает во время звонка, чем интересовался клиент и что читал на сайте.

Повышайте качество обслуживания и уровень продаж с помощью готовых интеграций коллтрекинга MANGO OFFICE с лидирующими системами бизнес-аналитики, web-аналитики, управления рекламой и CRM.

Платформа для управления проектами

До внедрения. Когда в компании аврал и возникает срочная задача, приходится отвлекать сотрудников от текущей работы, распределять между ними нагрузку и ставить жесткие дедлайны. В таком хаосе можно неправильно сформулировать задачу или не проконтролировать какой-то этап работы. Проект может завершиться неудачно и привести к финансовым потерям.

После внедрения. Платформа наводит порядок в проектах. Руководители знают, чем заняты сотрудники и кто за что отвечает. 

Общие задачи платформы:

• определять, кто и какой проект ведет, помогать распределять зоны ответственности, напоминать о дедлайнах;

• контролировать, на каком этапе находится проект, есть ли прогресс по задачам;

• ставить сроки на выполнение задач, передавать их между участниками, добавлять комментарии и правки так, чтобы они были видны всей команде;

• собирать все задачи в одном месте;

• помогать руководителю управлять ресурсами и достигать целей точно в срок.

Сервис для коммуникации с клиентами

До внедрения. Если компания использует только e-mail, телефонные звонки и чат на сайте, то теряет часть клиентов, которым удобнее общаться в мессенджерах и в социальных сетях. Ведь кто-то в принципе не любит звонить по телефону. Другим просто некогда писать письма на e-mail компании. А третьи меняют каналы связи в зависимости от загруженности или распорядка дня. Например, офисным сотрудникам часто неудобно общаться по телефону в рабочее время, им проще написать в мессенджер. 

После внедрения. Сервис для коммуникации объединяет все каналы и позволяет клиентам самим выбирать, как связаться с компанией. Также помогает собирать переписки, звонки и обращения в единый архив. Менеджеры могут в любой момент просмотреть историю общения и сориентироваться в вопросах клиентов.

Email-рассылка

До внедрения. Без автоматизированной email-рассылки менеджеры вынуждены тратить время на ручную подготовку писем, а компания — содержать дополнительный штат email-маркетологов.

После внедрения. Автоматизированная рассылка не требует внимания сотрудников. Ее настраивают один раз. Продажи растут за счет напоминаний о брошенных сессиях, а также — кросс-продажах. 

С помощью автоматизированной рассылки вы отправляете письмо в конкретные часы, например, тем покупателям, которые находятся в другом часовом поясе. Также менеджеры могут отслеживать реакции клиентов на письма, находить более заинтересованных и делать им персональные предложения.

Скрипты продаж

До внедрения. Расстроенный или уставший менеджер может допустить ошибку в разговоре с клиентом. Или же конфликтная ситуация выбьет из колеи, и менеджер отреагирует некорректно. Когда нет готовых алгоритмов продаж, трудно и новым сотрудникам. Им приходится долго погружаться в работу, учиться правильно вести себя с клиентами.

После внедрения. Когда у менеджера есть сценарий общения с покупателями, он чувствует себя увереннее: вопросы не застают врасплох, а конфликтные ситуации не смущают. Скрипты продаж позволяют продумывать алгоритм общений до мелочей заранее. Например, как обработать возражения или закрыть сделку. Так повышается качество обработки звонков, увеличиваются продажи. 

Автоматизация продажи товара через скрипты помогает быстрее адаптироваться новым менеджерам и продавать эффективно с первых дней. Воспользуйтесь конструктором скриптов разговоров в контакт-центре MANGO OFFICE. Это удобный редактор для создания последовательных реплик сотрудника и клиента. Также с помощью отчетов вы сможете понять, насколько эффективно сотрудники используют скрипты разговоров, как работают сценарии на каждом этапе и при необходимости внести изменения в них. 

Dashboard

До внедрения. Без автоматизации руководитель продаж не всегда может отследить эффективность сотрудников. Порой информация о том, кто сколько продал, становится доступна только в конце месяца, когда анализируется общий план продаж.

Минус такой организации — трудно достигать долгосрочных целей и выполнять краткосрочные задачи. 

После внедрения. Дашборд — это табло, на котором ежедневно формируются достигнутые KPI. На нем отображаются принятые и пропущенные звонки, сумма подписанных договоров и количество сделок. Информацию видят все — сотрудники и руководитель. 

С помощью дашборда можно отслеживать процент выполнения плана в любом периоде. Менеджеры знают, сколько продаж им еще необходимо сделать, чтобы выполнить план, а руководитель регулярно проверяет эффективность отдела.

В контакт-центре MANGO OFFICE на вкладке Dashboard вы сможете смотреть отчеты по выбранным показателям для каждой из воронок продаж, создавать и удалять виджеты, выбирать сотрудников, по которым хотите получить данные.

Карта рабочего времени

До внедрения. Задачи, которые никак не связаны с продажами, отнимают много времени у менеджеров, эффективность отдела падает.

После внедрения. Карта помогает определить, сколько времени отводится на каждую задачу, и находить те, которые стоит автоматизировать.

Этапы автоматизации продаж

Разберем пошагово, как запустить механизм автоматизации продаж.

Шаг 1: определение целей

Главная цель автоматизации — рост прибыли, однако могут быть и второстепенные задачи, например:

• увеличение числа активных покупателей и рост лояльности;

• ускорение закрытия сделок;

• контроль рабочего времени персонала;

• избавление сотрудников от рутинных задач;

• сегментирование базы: на платежеспособных, целевых и нецелевых;

• формирование мотивации и KPI.

Цели помогают выбрать инструменты автоматизации, которые необходимо внедрить. 

Шаг 2: налаживание воронок продаж

После того как цели выбраны, пора заняться воронкой продаж. Распишите все ее варианты и занесите в CRM. Она может выглядеть следующим образом:

• Заявка потенциального покупателя.

• Изучение потребностей клиента.

• Подготовка КП.

• Подписание договора.

• Покупка.

• Анализ работы (чтобы выявить все минусы и развиваться дальше).

Шаг 3: выделение ресурсов

Необходимо просчитать, какие ресурсы и сколько потребуется для автоматизации. К ресурсам относятся: сотрудники, деньги, время, инструменты.

Шаг 4: создание команды

Когда определены цели и подсчитаны ресурсы, подумайте, кто займется внедрением автоматизации:

• Собственные сотрудники. Необходимо выбрать руководителя проекта, который погружен в дела компании и разбирается в современных технологиях. Ему потребуется команда менеджеров.

• Чужие сотрудники. Приглашают специалистов, которые обучают отделы и выполняют некоторые задачи. Например, подбирают CRM, но не настраивают ее. 

• Аутсорс. Консалтинговое агентство берет на себя всю работу — от определения целей до финальной реализации проекта. Это самый дорогой вариант, зато все будет происходить по плану и в срок.

Шаг 5: налаживание бизнес-процессов

Также необходимо привести в порядок бизнес-процессы: разобраться, какие из них компании необходимы, а какие — потеряли актуальность. 

Шаг 6: выбор инструментов

Когда с бизнес-процессами все ясно, остается продумать, что поможет их автоматизировать. Это могут быть любые инструменты, о которых говорили выше.

Избавьтесь от рутины и управляйте отделом еще эффективнее с сервисом «Сделки» в MANGO OFFICE. Это система учета и автоматизации продаж, которая выстроит все условия для комфортной и бесперебойной работы в отделе. Вы сможете вести клиентскую базу, управлять воронкой продаж, обрабатывать все виды сообщений в одном окне, контролировать сотрудников. Система не требует интеграций — оно запускается в интерфейсе контакт-центра. 

Если вы еще не определились с целями автоматизации, позвоните менеджеру MANGO OFFICE и получите бесплатную консультацию. Он подскажет, подойдет ли вашему бизнесу сервис «Сделки», поможет в настройке.

Шаг 7: реализация проекта автоматизации продаж

Реализацией должны заниматься руководитель проекта и команда. Этапы реализации проекта:

• Внесение информации в базы данных. Чтобы ускорить процесс, можно использовать сканеры, программы, штрих-коды.

• Прием и учет товара.

• Производство и маркировка продукции.

• Оптимизация воронки продаж.

• Тестирование проекта на покупателях.

Шаг 8: анализ результатов реализации проекта и внесение изменений в него

Анализ результатов поможет понять, достигнуты цели или нет. Если цели не достигнуты, необходимо выяснить ошибки и исправить их.

Возможные проблемы с автоматизацией отдела продаж

Причины неудачного внедрения автоматизации:

• Неправильно выбраны цели. 

Цели необходимо выбрать и зафиксировать в количественном и финансовом выражении, продумать пути их достижения. Начинать автоматизацию без этого нельзя. 

• Неправильно выбраны бизнес-процессы. 

Иногда выбор процессов для автоматизации стоит доверить не руководителю, а менеджерам. Линейным сотрудникам легче понять, с какой работой они справляются сами, а какую лучше «отдать» алгоритмам.

• Неправильно выбрана команда. 

Чтобы провести автоматизацию, может не хватать компетенции собственных сотрудников. Тогда лучше пригласить команду специалистов и зафиксировать, какую часть работы они возьмут на себя. Работа специалистов может стоить дорого, зато автоматизация пройдет как надо.

• Неправильно выбран инструмент. 

Не у всех сервисов изначально предусмотрена синхронизация всех систем. Это создает дополнительную нагрузку на сотрудников, и часть данных/лидов/контактов может теряться.

Заключение

Автоматизация отдела продаж освобождает сотрудников от административных задач. У менеджеров появляется больше времени на обработку лидов и закрытие сделок.

Автоматизация помогает не только отделу продаж, но и отделу маркетинга и управленческому персоналу. За счет аналитики и быстрого формирования отчетов сотрудники улучшают свою работу, принимают верные решения и строят прогнозы.

Инструменты для автоматизации каждая компания должна выбирать исходя из собственных целей и бизнес-процессов. А внедрение доверять либо компетентным сотрудникам, либо нанимать команду через аутсорс.

Автоматизация процесса продаж – это комплекс действий (учет, контроль, анализ, планирование, прогнозирование и другое), которые направлены на повышение прибыли за счет ускорения обслуживания и улучшения качества сервиса.

Она бывает двух видов: внутренней и внешней. О первой мы и поговорим.

Задачи автоматизации продаж

Цель автоматизации продаж – повышение прибыли.

Что касается задач, то к ним относятся:

• предупреждение потери входящих звонков от потенциальных покупателей, а также сбор статистики по ним (сколько обращений поступает, какие у них источники и так далее);
• недопущение утраты текущих задач сотрудников в том случае, если они ушли на больничный, в отпуск, в декрет или взяли временный перерыв в работе по другим причинам;
• оценка результативности маркетинговых кампаний;
• построение бесперебойно работающей системы коммуникации в сфере сбыта;
• структурирование повседневных операций и, как следствие, экономия времени и перенаправление высвободившихся часов на более серьезные дела;
• контролирование сделки на всех этапах, начиная от привлечения внимания к товару и заканчивая реализацией продукции;
• сохранение истории взаимодействий с заказчиками для исполнения обязательств по договору (с обеих сторон);
• изучение спроса. 

Итог автоматизации бизнеса – эффективный, полностью прозрачный и легко управляемый отдел продаж.

Этапы автоматизации продаж

1. Определение целей;
2. Налаживание воронок продаж;
3. Выделение ресурсов;
4. Создание команды;
5. «Уборка» в бизнес-процессах;
6. Выбор инструментов;
7. Реализация проекта автоматизации продаж;
8. Анализ результатов реализации проекта и внесение изменений в него.

Этап № 1. Определение целей

Первое, что необходимо сделать – определить цели. Как уже отмечалось выше, автоматизация продаж требуется для того, чтобы повысить прибыль.

Возможны и другие, дополнительные цели:

• увеличение числа покупателей;
• повышение лояльности клиентов;
• перестроение структуры клиентской базы (в направлении более платежеспособных и стимулирующих спрос людей);
• поднятие процента конверсии – соотношения между потенциальными и реальными клиентами;
• ускорение сделок;
• экономия времени руководства и «рядовых» работников;
• создание системы мотивации персонала;
• более рациональное расходование бюджета на маркетинг и другие области;
• контроль за выполнением поручений и другое.

При определении целей мы рекомендуем технологию SMART.

Этап № 2. Налаживание воронок продаж

После этого следует оптимизировать воронки продаж, то есть перечислить их и подробно расписать в CRM.

В общем виде воронка должна выглядеть так:

• получение заявки;
• отнесение потенциального покупателя к той или иной группе;
• изучение потребностей;
• подготовка коммерческого предложения и отправка документа;
• при положительном ответе клиента – подписание договора;
• принятие денежных средств от клиента;
• анализ проделанной работы (перечисление плюсов и минусов с целью развития).

Этап № 3. Выделение ресурсов

Далее можно переходить к выделению ресурсов, так как без них не получится ни начать, ни продолжить работу.

В их число входит:

• команда;
• деньги (уйдут на оплату трудовой деятельности команды, инструментов и другое);
• время;
• инструменты. 

Этап № 4. Создание команды

После того, как определены цели и выделены ресурсы, наступает время для создания команды. Есть три варианта.

1. «Родные» сотрудники, те, которые уже наняты в штат вашей компании.
2. «Чужие» работники, они работают в других организациях.
3. Аутсорсинг под ключ.

В первом случае работа ложится на плечи своих специалистов. При этом выбирается руководитель проекта, а он собирает группу. Отвечать за цифровую трансформацию должен только тот, кто разбирается в самом бизнесе и в современных IT-технологиях, иначе работа не увенчается успехом.

Во втором случае приглашаются сторонние специалисты. Важно помнить, что они не берут на себя всю работу, а выступают в качестве учителей. Так, некоторые сторонние специалисты оказывают услуги всего лишь по подбору CRM-системы. Дальнейшая работа (настройка, адаптация) передается руководству и «рядовым» работникам.

Третий способ автоматизации продаж самый легкий, но и дорогой. Дело в том, что весь процесс (от определения целей до анализа результатов реализации проекта автоматизации продаж и внесение изменений в него) передается в консалтинговое агентство. Оно подготовит план с очень подробными разъяснениями и будет следовать ему.

Команде необходимо разъяснить следующее:

• принципы, по которым классифицируются лиды;
• причины отказов и как не допустить их;
• документы для анализа;
• доступность информации для самих сотрудников.

Этап № 5. «Уборка» в бизнес-процессах

Автоматизация продаж будет бессмысленной при «бардаке» в бизнес-процессах.

Для того чтобы решить проблему, достаточно заняться:

• инициацией. На первом этапе необходимо составить список бизнес-процессов в том состоянии, в котором они находятся, после чего перечислить их плюсы и минусы;
• оптимизацией. На втором этапе требуется улучшить текущую ситуацию, в том числе установить (или восстановить) обратную связь с сотрудниками и клиентами;
• автоматизацией. На третьем этапе нужно избавиться от рутины. Это невозможно без инструментов, о которых рассказано ниже.

Этап № 6. Выбор инструментов

Ими может быть:

• CRM-система;
• e-mail-рассылка;
• скрипты;
• dashboard;
• карта рабочего времени.

Этап № 7. Реализация проекта автоматизации продаж

Для реализации проекта автоматизации продаж необходимо, чтобы вся команда следовала инструкции, приведенной в нашей статье.

На этой стадии имеют значение два обстоятельства:

• руководство проектом;
• связь между участниками проекта.

Руководство проектом можно поручить кому угодно: директору по продажам, директору по маркетингу, топ-менеджеру и даже генеральному директору. Главное, чтобы этот человек разбирался в самом бизнесе и в современных IT-технологиях.

Для обеспечения связи между участниками проекта лучше всего найти отдельный офис (особенно, если группа состоит из нескольких десятков сотрудников).

Реализация проекта включает в себя:

• заполнение баз данных. Эта задача отнимает немало времени, так как предусматривает мелкую и кропотливую работу: задействование штрих-кодов, сканеров, программ для ПК и др.
• прием товаров. При этом используются средства, перечисленные в первом пункте.
• учет товаров. Основа автоматизации продаж в торговых точках розничного типа. Предполагает самые разные действия: считывание показаний из POS-терминалов, подготовку документации о сбыте, товарообороте, чистом доходе и др.
• производство. Может отсутствовать в торговых точках розничного типа. Отражает, сколько было изготовлено продукции и сколько было потрачено на нее.
• маркировку (нанесение этикеток).
• оптимизацию воронки продаж.
• проверку проекта на настоящих покупателях (выявление слабых и сильных сторон, устранение ошибок и так далее). Пример для магазина: о том, удалась ли автоматизация продаж, можно судить на кассе. Если продавец использует компьютер и терминал оплаты, а также не вычисляет и не записывает ничего вручную, а покупатель забирает товар за считанные секунды, то все хорошо.
• подведение итогов.

Чаще всего первые результаты реализации проекта автоматизации продаж далеки от идеала. Как поступить в этой ситуации? Не опускать руки и перейти к следующей стадии.

Этап № 8. Анализ результатов реализации проекта автоматизации продаж и внесение изменений в него

Если после анализа результатов реализации проекта стало ясно, что все цели и задачи достигнуты, то можно расслабиться – ничего менять не надо.

Если ситуация противоположная, то необходимо выяснить ошибки, после чего устранить их.

Наиболее распространенные промахи:

• непрофессиональное руководство проектом;
• безответственный, непродуманный выбор сторонних специалистов или консалтингового агентства;
• размытость целей и задач;
• отсутствие документов по проекту.

Инструменты для автоматизации и ведения продаж

CRM-система

CRM-система расшифровывается как Customer Relationship Management System. Если говорить простыми словами, то под ней подразумевается программа, в которой хранятся факты о клиентах и взаимодействиях с ними. Также в ней видно, как работает компания, и что именно делают сотрудники.

По желанию руководства, в CRM-систему могут быть добавлены и другие функции, например, составление статистической отчетности по сбыту.

Email-рассылка

Email-рассылка является одним из самых действенных инструментов маркетинга и предполагает отправку писем с какой-то периодичностью (один раз в неделю, один раз в месяц и так далее).

Как правило, email-рассылка «привязывается» к чему-то:

• к скидке или акции – к письму прикрепляется виртуальный купон или код, дающий право на снижение цены на товар, на бесплатную доставку по городу и др.;
• к подарку – вместе с письмом высылается маленький, но приятный сюрприз;
• к допродаже – после того, как покупатель приобрел смартфон, вы предлагаете взять наушники к нему по уникальной стоимости (актуально для любой продукции).

Скрипты

Скрипты продаж представляют собой алгоритмы разговоров с потенциальными покупателями. Состоят из вопросов и ответов на них. Оформляются в специальной программе, например, HyperScript или в виде документа Word или Excel. Упрощают управление продажами, так как показывают, что предпримет человек в той или иной ситуации.

Dashboard

Dashboard – это один из способов мотивации работников организации. Представляет собой таблицу, в которую записывается план продаж (на месяц и на неделю) по каждому сотруднику компании. Ее можно оформлять как в обычном виде, то есть на листе бумаги, так и в электронном формате.

Особенность dashboard в том, что этот способ мотивации работников организации является нематериальным. Таблица вывешивается в отделе продаж или в самом торговом зале на всеобщее обозрение. В результате человек старается сделать все, чтобы не быть на последнем месте.

Карта рабочего времени

Карта рабочего времени – это таблица, в которой указывается, сколько минут отводится на тот или иной вид работы. Позволяет найти задачи, «съедающие» слишком много времени, и оптимизировать работу.

Преимущества автоматизации продаж

Адаптируемость

Автоматизация отдела продаж подходит для любого бизнеса:

• вне зависимости от масштаба (крупного, среднего или малого);
• вне зависимости от области (перепродажа объектов недвижимого имущества, кредитование, страхование, косметология, реклама и другое);
• вне зависимости от того, кто станет пользователем системы (генеральный директор, топ-менеджер, директор по маркетингу, директор по продажам, менеджер по продажам или все вместе).

Полноценная интеграция

Под полноценной интеграцией понимается слияние:

• со средствами связи – заявки будут распределяться равномерно между сотрудниками, благодаря чему уходы клиентов сведутся к минимуму;
• с «1C:Предприятие» – действия с контрагентами будут происходить в одной программе, что исключит дублирование и ошибки;
• с интернет-магазином – операции по регистрации заказов и их обработке будут занимать намного меньше времени.

Комплексность

Автоматизация бизнес-процессов выстраивает их в одну цепочку, способствует изучению клиента со всех сторон, предотвращает утрату интереса, что, в свою очередь, приводит к появлению постоянных покупателей.

Выгоды от автоматизации продаж

Выгоды от автоматизации продаж следует рассматривать не в общем, а отдельно для руководителей и сотрудников.

Для генерального директора и топ-менеджеров

• 100 % безопасность конфиденциальной информации (в том числе той, которая касается сотрудников и клиентов).
• Гибкая аналитика, позволяющая принимать решения с учетом всех особенностей случая.
• Мгновенный доступ к текущим делам.

Для директора по маркетингу

• Достоверная и своевременная оценка результативности маркетинговых кампаний.
• Разделение на группы реальных и потенциальных покупателей и, соответственно, возможность находить подходы к каждому из них.
• Отличный инструмент увеличения лояльности к компании.

Для директора по продажам

• Контролирование сделки на всех этапах, начиная от привлечения внимания к товару и заканчивая реализацией продукции.
• Управление работниками и корректировка их загруженности.
• Сохранение истории взаимодействий с заказчиками для исполнения обязательств по договору (с обеих сторон).

Для менеджера по продажам

• Понятный на интуитивном уровне планировщик рабочего дня и удобный сервис уведомлений о сроках задач.
• Единая база данных.
• Улучшенная организация активных продаж за счет объединения со средствами связи (телефонами, Интернетом и так далее).

Вывод

Таким образом, автоматизация продаж необходима для того, чтобы в компании не стало бесполезной рутины. Благодаря ей увеличивается число покупателей, перестраивается структура клиентской базы, ускоряются сделки, экономится время руководства и «рядовых» работников и достигаются другие цели, без которых невозможно повышение прибыли.