Автоматизация договорной деятельности компании

Работа с договорами – важный процесс, с которым сталкивается любая компания. Чем крупнее бизнес – тем больше контрагентов, а вместе с ними — число договоров, которые необходимо составить, согласовать и подписать. Корпорации могут заключать десятки тысяч контрактов в год, на работу с которыми выделяется большой штат юристов и тратится до 30 млн рублей. Проверить вручную такое количество документов трудозатратно, к тому же это ведет к потере времени, денег, а также допущению большого количества ошибок. 

Юристы могут тратить до половины рабочих часов на проверку и согласование контрактов. Кроме того, отказ от автоматизации договорной деятельности может стоить организации до 10% потери дохода. Вот почему большинство крупных и средних компаний заинтересованы в автоматизации процессов, связанных с заключением контрактов.

Что такое автоматизация проверки договоров

Для начала рассмотрим ключевые понятия, связанные с договорной деятельностью. Договор – это соглашение двух или более сторон между собой с целью установления, изменения или прекращения правовых отношений. Процесс работы с договором может включать до восьми этапов. Одной из ключевых стадий заключения контракта является комплексная проверка договора. Обычно этот процесс учитывает как технические аспекты работы с текстом документа (выявление ошибок, проверка реквизитов, наличия печати), так и более сложные операции – регистрация договора и перенаправление нужному сотруднику, сравнение с ранее заключенными соглашениями, определение рисков в положениях контракта, выдача рекомендаций и проверка контрагентов.

Выполнение подобных действий без специального программного обеспечения может требовать огромного количества времени и сил, ведь в процессе согласований может быть от 5 до 10 итераций правок договора – в этом случае сотруднику бывает трудно понять, какая версия контракта актуальна и какие изменения были внесены в текст документа. Кроме того, из-за путаницы специалисты часто могут выполнять двойную работу – перепроверять или использовать устаревшую версию договора, что приводит к срыву дедлайнов и ухудшению отношений с подрядчиками или заказчиками.

Какие отделы компании чаще всего работают с договорами

Практически все отделы компании так или иначе имеют дело с различными типами договоров: трудовыми контрактами, договорами поставки или подряда, соглашениями о конфиденциальности и т. д. Чаще всего с контрактами работают следующие департаменты:

Юридическая служба. В большинстве случаев работу с договорами приходится вести именно юридическому отделу. В их обязанности входит правильное составление текста документа, в котором четко прописаны ответственность и обязанности сторон, предмет договора, цена и сроки исполнения сделки. Задача хорошего специалиста – минимизировать возможные риски для предприятия. При формулировке положений контракта юрист в обязательном порядке должен учитывать внутренние регламенты компании, ранее заключенные сделки с контрагентом, судебную практику и постановления органов власти, которые могут применяться в случае возникновения споров.

Финансовая служба. Во многих случаях работа с договором требует обязательной резолюции со стороны бухгалтера или финансового директора. Эти сотрудники оценивают документ с точки зрения финансовых рисков – проверяют задолженность контрагента по кредитам и налогам, участие компании в судебных разбирательствах, выясняют случаи наложение ареста на имущество организации. Также специалисты финансового отдела следят, чтобы в договоре было четко прописано, каким способом и в какие сроки компания получит или произведет оплату, какие санкции последуют за недобросовестное исполнение тех или иных условий договора.

Закупки. Коммерческие компании тратят от 25% до 65% выручки на закупку различных товаров и услуг. С закупками также имеют дело любые органы власти: федеральные, региональные или муниципальные. Согласно №44-ФЗ заказчиком должна быть обеспечена прозрачность закупочного процесса, иначе организация может столкнуться с судебными разбирательствами и выплатой значительных штрафов. Вот почему договорную деятельность следует выстроить максимально четко – так, чтобы сотрудник в любой момент мог найти нужный документ и проследить за ходом работы с договором.

Контрактные менеджеры. Во многих организациях всеми  договорами занимается специальный отдел – контрактные менеджеры. Такой специалист контролирует заключение и исполнение контрактов, обеспечивая реализацию проекта – в срок и в рамках заложенного бюджета. Контрактный менеджер ведет коммуникацию с контрагентом, подбирает шаблон договора и согласует его с другой стороной. Стоит отметить, что он не всегда имеет юридический бэкграунд. Поэтому в процессе согласования договора специалисту необходимо обращаться к разработанным юристами компании регламентам или перенаправлять документ на экспертизу в правовой департамент.  Если в организации нет отлаженной системы учета и обмена знаниями, запросы нередко дублируются, а время на заключение сделки увеличивается.

Отдел кадров. Оформление трудовых договоров – одна из основных задач специалиста отделов кадров. Так как сотрудники постоянно растут по карьерной лестнице, переходят из одного отдела в другой, – условия договора могут часто меняться. HR-специалист должен оперативно вносить изменения в текущие трудовые договоры работников, при необходимости заключать дополнительные соглашения, отображать информацию об увольнениях и отпусках сотрудников. Без автоматизации данный процесс невозможно отстроить в крупных корпорациях, а также организациях, где наблюдается высокая текучка кадров.

Делопроизводство. Обязанность вести документооборот обычно возлагается на этот отдел компании. Однако навыков административных работников может не хватать, чтобы грамотно выстроить процесс работы с документами. Задача специалиста не только вести учет договорной деятельности (регистрировать входящие и исходящие документы), но и обеспечивать оперативный доступ к нужной информации, следить за сохранностью и хранением документов.

Автоматизация договорной деятельности: преимущества и возможности для компании

Сегодня существует достаточно широкий выбор ПО, которое автоматизирует работу с договорами. Внедрение IT-решений в договорную деятельность несет значительные преимущества для компании и создает дополнительные возможности роста и развития.

  1. Повышение эффективности работы сотрудников: сокращение расходов и потерь рабочего времени

Сокращение времени на проверку договоров позволяет использовать освободившиеся рабочие часы для решения более важных задач. Например, финансовая служба может не только проверять контрагентов, но и уделять внимание формированию финансовой стратегии организации, выработке предложений по улучшению финансовых показателей. Отдел продаж имеет возможность не только согласовывать условия очередного договора, но и посвящать время развитию и поддержанию отношений с текущими или потенциальными клиентами. Таким образом, компания сокращает издержки операционной деятельности и выделяет дополнительные ресурсы на поиск средств для развития.

  2. Предотвращение ошибок со стороны сотрудников

Минимизация ошибок – одно из ключевых преимуществ автоматизации проверки договоров. Специальное программное обеспечение помогает сотрудникам сократить число опечаток и неточных противоречивых формулировок в юридических соглашениях. Современные решения, основанные на технологиях машинного обучения, дают справку по правовым нормам, регламентирующим условия договора, подсвечивают потенциальные риски, предлагают рекомендации по исправлению текста.

  3. Комплексная аналитика по работе с договорами

Сотрудники могут отслеживать, сколько документов проверено и согласовано, какие изменения были внесены в договоры другими работниками, кто из коллег сейчас работает над документом, по каким контрактам выставлены наибольшие штрафы, сроки действия каких соглашений истекают. Статистика и отчеты по контрагентам позволяют прогнозировать и предотвращать риски, вести бизнес в соответствии с требованиями законодательства, а также различными отраслевыми стандартами, сокращать судебные издержки. Аналитика помогает структурировать деятельность линейных сотрудников, которые видят основной пул задач и могут грамотно выстроить свой рабочий график или передать документ в работу другому специалисту.

  4. Более быстрое заключение сделок

Благодаря системам проверки договоров работать с документами могут непрофильные специалисты. Они имеют возможность самостоятельно, не привлекая юристов, проверять контракты на небольшие суммы. Программа подсветит, какие узкие места содержатся в документе, разъяснит, какие положения договора критичны и какие формулировки нельзя допускать. Сокращение числа согласующих сторон позволяет уменьшить срок составления и подписания контракта.

Какие функции предлагает ПО для автоматизации проверки договоров

Системы на базе искусственного интеллекта сокращают время на проверку и согласование договоров до 70%. У сотрудника освобождается свыше тысячи часов на решение важных стратегических задач, меньше сил тратится на выполнение рутинных механических операций. Точность нахождения потенциальных рисков в подобных решениях составляет от 70 до 95%. 

Решения для автоматизации проверки договоров работают следующим образом: 

  1. Определение типа документа. Система автоматически определяет тип договора путем сравнения с другими контрактами, находящимися в базе. Ключевая информация, содержащаяся в документе, выносится в отдельную карточку (тип договора, наименование организации, срок обязательств, возможные штрафы). 

  2. Маршрутизация документа. В программе можно задать стандартизированный маршрут, который позволяет автоматически направлять договор в нужный отдел. Отправка настраивается по типу документа, предмету соглашения, контрагенту или любому другому критерию.

  3.  Выявление рисков. Инструмент подсвечивает все нестандартные формулировки, которые встречаются в тексте документа, обращает внимание на штрафы и неустойки, которые могут последовать в результате неисполнения условий контракта. 

  4. Рекомендации. Система предлагает заменить нежелательные формулировки на стандартные положения компании из корпоративных шаблонов,  осуществляя проверку контракта на соответствие внутренним регламентам.

  5. Аналитика. Для руководителей отделов всегда доступна аналитика, которая наглядно демонстрирует, количество договоров в работе, кто конкретно занимается тем или иным документом, какие контракты только заключили, а какие – исполнены. 
 

Автоматизация процесса проверки договоров в компании решает сразу несколько важных задач: улучшает процессы due diligence и compliance, минимизирует судебные риски и издержки, сокращает ошибки за счет исключения человеческого фактора. В целом помогает уменьшить издержки, повысить эффективность работы сотрудников и сделать деятельность организации более структурированной и регламентированной.

• 

  Ирина Чеча

• 8 декабря 2022
• Статьи

По данным исследования MCC, 25% сотрудников организации участвует в подготовке и согласовании договоров, что говорит о высоком уровне межфункционального сотрудничества в процессе подготовки контрактов. И большую часть времени – 92% – занимает именно процесс согласования. Трения, возникающие в процессе согласования, снижают скорость заключения контрактов и могут повредить закрытию сделки.

Договорной документооборот – ключевой процесс организации

Подобный уровень вовлечённости в критически важный процесс требует его автоматизации. В результате алгоритмизации процесса и определения владельца процесса, заинтересованного в развитии его качества, компания может увеличить скорость работы с договорами, минимизировать ошибки. То же исследование MCC показывает, что инвестиции в процесс подготовки возвращаются сполна, усиливают конкурентные преимущества компании. В этой статье мы покажем, какие ИТ-решения позволят добиться новых результатов в договорной деятельности.

Преимущества для организаций, которые инвестируют в договорной документооборот:

• На 80% сокращается среднее время подготовки договора: от подачи заявки до подписания.
• До 8% компания снижает среднюю стоимость контракта.
• Усовершенствованная аналитика рисков и потоки данных обеспечивают раннее предупреждение и упреждающую аналитику в неопределённых условиях, снижают финансовые и репутационные риски.
• Организации, которые инвестируют в возможности, демонстрируют высокий уровень прибыльности.

Результаты от автоматизации согласования договоров

Большая часть времени в процессе подготовки договора тратится на его согласование, которое объединяет сотрудников разных уровней: от инициатора контракта до генерального директора предприятия. Большая вовлечённость, по идее, должна снизить риски ошибок в договоре. Однако, если обрабатывать правки «руками», есть риск сделать другие ошибки: не учесть все правки, запутаться в исправлениях и пожеланиях к документу. Автоматизация процесса согласования договоров, как любого другого процесса, позволяет измерять результат и эффективность, предупреждать несоответствия. Компания получает измеримый и быстрый результат в виде ускорения цикла.

По какому маршруту должен пройти договор, чтобы быть согласованным, зависит от ряда параметра: тип договора, сумма контракта, контрагент, ответственное за исполнение подразделение – в каждой организации процесс будет свой, и будет не один. Например, компания «Вебзавод» реализовала порядка 200 маршрутов согласования договоров в зависимости от десятка параметров — подробнее можно посмотреть запись вебинара. Платформа Docsvision обладает инструментами для построения маршрутов любой сложности и для их адаптации под новые бизнес-требования. В результате автоматизированный процесс полностью соответствует правилам и сложившейся практике в компании.

В завершение компания пересылает договор контрагенту для подписания. СЭД в результате интеграции с операторами ЭДО обеспечивает юридическую значимость электронных документов. В 2023 г. в силу вступят новые правила работы с электронными подписями. Сотрудник компании сможет подписать договор подписью физического лица, но подпись будет валидной вместе с машиночитаемой доверенностью, которая подтверждает право этого человека на подписание такого типа документов.

 

Демонстрация работы с договорами в интерфейсе платформы Docsvision

Преимущества от автоматизации согласования договоров

• Исключение ошибок и «человеческого фактора»: 
  «есть риск взять не тот шаблон договора или указать в нём старые реквизиты контрагента».
• Сокращение срока согласования:
  «пока договор не подписан, компания не получит товар или деньги за него».
• Повышение прозрачности процесса и контроля за ним:
  «сложно понять, сколько в среднем в компании согласовывается договор и где он «зависает».
• Безбумажный обмен, особенно в дистанционном режиме:
  «в дистанционном режиме сотрудникам сложно согласовывать договоры, а руководителю — их подписывать».

Результаты от автоматизации всего процесса управления контрактами: от создания до архива

Создание договора

Создание договора начинается с создания текстового документа в виде файла. Этот файл вводится в систему электронного документооборота, и запускается процесс согласования по маршруту. Система определяет маршрут автоматически в зависимости от данных о документе.

 

Запись вебинара про автоматизацию договорного документооборота

Однако при создании документа ответственный менеджер может использовать устаревший шаблон. Если юридический отдел каждый раз готовит уникальный договор, то он занимается рутиной, уделяя меньше внимания важным договорам. Оптимизировать процесс подготовки договора можно, если использовать конструктор. В интерфейсе платформы Doczilla инициатор отвечает на вопросы о типе договора, вводит данные контрагента – получает корректный относительно типовой договор. Юридический отдел больше концентрируется на важных задачах, чем проверяет повторяющиеся контакты.

В результате интеграции платформы Docsvision и конструктора документов Doczilla процесс создания будет проходить быстрее.

Проверить благонадёжность контрагента также можно в СЭД в онлайн-режиме в результате интеграции с сервисом Контур.Фокус.

Информация о контрагенте из сервиса Контур.Фокус:

• Реквизиты, выписка из ЕГРЮЛ/ЕГРИП, статистика по арбитражным делам, финансовые показатели, статистика по связанным организациям, банкротство, наличие в санкционных списках.
• Формирование отчётов благонадёжности по контрагенту.
• Получение экспресс-отчёта в PDF, загрузка бухгалтерской отчётности, формирование финансового анализа.
• Автоматический контроль за контрагентами.
• Мониторинг изменения показателей контрагента, автоматическое уведомление сотрудников об изменениях.

Исполнение договора

Когда компания и контрагент подписали договор, бизнес начинает исполнять принятые обязательства. Этот этап можно также автоматизировать и отслеживать, например, процесс поступления своевременных платежей по договору. Компания «Диджитал Дизайн» полностью выстроила процесс управления лизинговой сделкой: от подготовки и согласования договора с клиентом до отслеживания своевременного поступления платежей по договору. Завершение работы по этапу договора закрывается актом, который фиксируется в СЭД и должен быть связан с сохранённым договором. Платформа Docsvision может быть интегрирована с ERP-системами организации для организации сквозного бизнес-процесса.

Архив

После завершения всех контрактных обязательств бухгалтерия обязана хранить договора, акты на протяжении 5 лет. Запросы контролирующих органов, банков или аудиторов могут заставить сдуть пыль с документов, чтобы ответить на поступивший вопрос. Поэтому косвенно бухгалтерия получает выгоду от автоматизации договорного процесса и организации архива электронных документов. Интеграция с системой Soica позволяет распознавать и извлекать данные из бумажных и электронных документов, а затем сохранять эти данные в электронном архиве. И уже с помощью системы поиска оперативно находить и выгружать нужные документы.

Оценка результатов

Договорной документооборот вовлекает в процесс согласования и подготовки четверть сотрудников организации. Автоматизация этого процесса в рамках системы электронного документооборота позволяет выстроить мосты между всеми участниками процесса, сделать каждый этап понятным. 65% компаний, реализовавших такие проекты, сделали это с целью «улучшения процессов». С другой стороны, подобные проекты – это предварительный этап к разработке цифровой стратегии, развитию ИТ-инструментов.

Показатели, свидетельствующие об оптимизации договорного документооборота:

• Измеримое ускорение процесса согласования и повышения скорости принятия управленческих решений в рамках рабочей недели.
• Снижение числа инцидентов с контрагентами в рамках финансового года.
• Рост оборачиваемости финансов в рамках года.
   

Решение Docsvision для договоров →

Автоматизация управления договорами

Решение по управлению договорами для крупных компаний и холдингов на платформе OpenText поддерживает все этапы работы от создания и обсуждения до утверждения и исполнения договоров. Позволяет сократить сроки согласования договоров до 5 раз и обеспечивает 100% соответствия регламентам организации.

Договоры — это основа вашего бизнеса. Они определяют отношения с партнерами, поставщиками, клиентами и сотрудниками. Эти важнейшие документы защищают бизнес от операционных и регуляторных рисков, определяют цены, условия оплаты и уровень обслуживания. Договоры содержат положения, условия и этапы, которые необходимо отслеживать на протяжении всего жизненного цикла договора. Другими типами документов, которые тесно связаны с договорами и которыми также необходимо управлять, являются доверенности, приложения, дополнительные соглашения и судебные дела.

Проблема заключается в том, что договоры часто хранятся по всей организации в разных отделах, в разных форматах и в разных системах. Автоматизация договорной работы часто выполняется на уровне отдела с использованием устаревших решений с ограниченной функциональностью. Многие договоры по-прежнему живут обособленно и оторваны от основных бизнес-систем, в которых происходят процессы закупок и продаж.

Такая ситуация приводит к длительным срокам согласований, ручной обработке и, следовательно, к неэффективности и ошибкам, что, в свою очередь, приводит к увеличению затрат на управление договорами и к риску несоблюдения внутренних процедур или нормативных требований.

Для преодоления этой ситуации организации необходимо внедрить комплексный, стратегический и гибкий подход к поддержке процессов заключения договоров. Интегрированное решение по управлению договорами поможет вам контролировать риски и ответственность, расширять возможности своих команд и максимизировать ценность ваших деловых контактов.

Управляйте договорами и контролируйте все процессы согласования

Решение ТерраЛинк для управления договорами, основанное на платформе OpenText, полностью интегрировано и предназначено для всех видов договоров, включая соглашения о покупке, продаже и других. Оно реализует лучшие практики управления договорами и поддерживает все аспекты работы, от инициирования и создания до редактирования, обсуждения, утверждения, исполнения и продления.

Решение построено на базе OpenText™ Extended ECM® Platform, ведущей в отрасли системы управления контентом. Оно также может быть интегрировано и расширено с помощью OpenText™ Capture Center для реализации возможностей сканирования и распознавания, Opentext™ Exstream для организации конструктора договоров и других модулей, расширяющих стандартную функциональность решения.

Сложности и проблемы договорной работы

• Согласование текста договора не связано с бизнес-системами. Существует риск несоответствия данных между ERP и текстом договора.
• Процесс утверждения договоров может не соответствовать процедурам и политикам. Существует риск того, что один или несколько согласующих не имеют необходимых полномочий.
• Доверенности и судебные дела не связаны с договорами. Происходят потери времени, связанные с поиском полной информации, связанной с договором, например, переписки, приложений, дополнительных соглашений, документов подрядчиков и поставщиков и др.
• Юридический отдел прилагает много усилий для обеспечения соответствия текста договора регламентам.
• Несогласованная терминология, используемая в положениях и условиях договора, может привести к нежелательным обязательствам и последствиям.
• Ручное управление договорными обязательствами может привести к штрафам или судебным разбирательствам.
• Ручное управление договорами приводит к замедлению процесса, что отрицательно сказывается на времени закрытия сделок, набора персонала, слияний и поглощений.

Автоматизация управления договорами: функционал решения

• Автоматическая передача информации в систему ERP
• Обеспечение и автоматизация контрольных процедур для процессов
• Централизованные, доступные для поиска библиотеки договоров (язык, термины, положения)
• Расширение возможностей совместной работы и повышение прозрачности договоров
• Создание договоров на основе шаблонов и данных из ERP / CRM (полностью автоматизированное взаимодействие)
• Упрощение поиска, создания, согласования, проверки и утверждения

Автоматизация управления договорами: преимущества для бизнеса

• Ускорение времени согласования, устранение ошибок, прозрачность и возможности для аналитики
• Снижение потерь доходов из-за применения в договорах несогласованных положений
• Сокращение циклов согласования и увеличение скорости и управления
• Меньше пропущенных сроков, упущенных скидок, штрафов и санкций
• Ускорение создания текстов договоров, уменьшение отклонений, устранение устаревших или неблагоприятных условий
• Повышение производительности за счет контролируемого доступа, лучшего поиска и повторного использования текстов, и автоматизации рабочих процессов

Обзор решения по управлению договорами

Полный жизненный цикл договора

Решение построено таким образом, чтобы полностью автоматизировать жизненный цикл обработки договоров. Оно обеспечивает создание договоров с использованием только одобренных положений, расширяя возможности пользователей и обеспечивая надежную защиту и полный контроль процесса.

Управление содержимым договора

Решение надежно управляет всей информацией, относящейся к конкретному договору, включая шаблоны договоров и документы, положения, метаданные, пользователей, нормативную информацию и поправки. Договоры используют только предварительно одобренную лексику, всегда доступны и безопасны, а также отвечают требованиям управления информацией и прочим нормативным требованиям.

Автоматизация согласования договоров

Решение предназначено для управления договорами на протяжении всего их жизненного цикла, включая инициирование, подготовку, обсуждение, утверждение, исполнение, управление и продление. Автоматизация обеспечивается полностью настраиваемыми рабочими процессами, которые позволяют пользователям управлять жизненным циклом договоров, включая создание задач, контрольных списков, напоминаний и предупреждений, которые обеспечивают соблюдение сроков и достижение результатов.

Гибкость решения по управлению договорами

Наше гибкое решение позволяет администраторам настраивать этапы согласования, права доступа, компоненты договора, справочные данные, атрибуты договора, пользовательские интерфейсы и бизнес-процессы. Ранее заключенные договоры, обычно хранящиеся на общих дисках или компьютерах пользователей, могут быть легко импортированы в решение для обеспечения их интеграции в единую систему.

Интеграция решения с другими приложениями

Решение полностью интегрировано с популярными офисными продуктами, поэтому пользователи могут продолжать работать в тех приложениях, к которым они привыкли, включая Windows Explorer и Microsoft Office.

Отчетность по процессу согласования договоров

Решение предоставляет панель управления, которая позволяет менеджерам отслеживать ключевые показатели, такие как текущие договоры, завершенные договоры, сроки согласования и многие другие параметры, влияющие на эффективность процесса. Оно также дает широкие возможности для создания пользовательских отчетов с представлениями по определенным показателям.

Результаты наших клиентов

• Сокращение времени согласования договоров – до 5 раз
• Сокращение количества нестандартных договоров и других исключений – в 2 раза
• Сокращение времени на поиск договора – в 3 раза
• Электронный процесс согласования – 0% бумаги
• Автоматическое определение маршрута согласования — 100% соответствия регламентам

Даже в небольших компаниях количество договоров может достигать нескольких тысяч. Автоматизация управления договорной деятельностью позволяет контролировать движение денежных средств компании и исполнение бюджетов. Это дает многие и многие возможности.

Алексей Скутин

Даже в небольших компаниях количество договоров может достигать нескольких тысяч. Автоматизация управления договорной деятельностью позволяет контролировать движение денежных средств компании и исполнение бюджетов. Это дает возможность избежать штрафных санкций, связанных с невыполнением договорных обязательств, контролировать дебиторскую задолженность и сроки платежей, а также исключит подписание договоров, не согласованных с юридической и финансовой службой.

Личный опыт

Кирилл Булгаков, генеральный директор компании Sputnik Labs (Москва)

Проведение мероприятий по систематизации договорной деятельности в нашей компании, занимающейся продажей и поддержкой программного обеспечения, было обусловлено необходимостью решения следующих проблем:

• подразделение технической поддержки клиентов уделяло недостаточно внимания срокам действия договоров сопровождения. В результате в отдельных случаях клиентам предоставлялись услуги по договору, срок действия которого уже истек и, наоборот, иногда не были запланированы ресурсы для исполнения обязательств по действующему договору;
• одновременно существовало несколько шаблонов договоров по однотипным сделкам вместо одного выверенного и согласованного со всеми руководителями компании, что вносило путаницу в работу.

Виктор Ермак, директор по развитию бизнеса департамента консалтинга компании «Квазар-Микро» (Москва)

Наша компания реализовала проект по автоматизации учета договоров в телекоммуникационной компании МТС. Важными целями проекта были: создание единой базы договоров, усиление контроля над процессами утверждения договоров и оплаты по ним. Основные требования к информационной системе следующие:

• возможность создания договоров разными подразделениями;
• авторизованное подтверждение корректности введенного в систему договора сотрудником (анализируются корректность заполнения различных полей документа, его взаимосвязь с другими документами);
• контроль выполнения обязательств по договору и изменения статуса договора («сформирован», «согласован», «утвержден»);
• поддержка различных типов договоров.

Внедрив автоматизированную систему управления договорами, вы сможете избежать многих проблем. Однако прежде чем приступить к выбору информационной системы, нужно разработать положение о договорной деятельности предприятия, которое будет регламентировать все процессы компании, связанные с договорной деятельностью. В дальнейшем это упростит составление технического задания, а также позволит выявить недостатки сформулированных требований к работе с договорами до внедрения информационной системы. Как правило, положение о договорной деятельности предприятия содержит следующие разделы:

• порядок, сроки оформления и согласования договоров, ответственные лица;
• хранение и учет договоров;
• контроль за соблюдением сформулированных в положении процедур.

  Важным моментом при заключении тех или иных видов договоров является определение центров ответственности (в том числе финансовой). С точки зрения контроля финансовых ресурсов предприятия важно, чтобы все ключевые договоры проходили визирование в финансовой службе, которая таким образом контролирует их соответствие заложенным планам и лимитам. Финансовый контроль типовых (массовых) договоров и договоров по многочисленным мелким (в масштабах конкретного предприятия) сделкам может быть передан другим подразделениям (например, подразделениям-инициаторам) при условии соблюдения для таких договоров установленных лимитов финансирования и периодического контроля его выполнения. Кроме того, для каждого вида договоров необходимо определить уровень руководителя, имеющего право на его подписание со стороны предприятия

  Личный опыт

  Сергей Пустовалов, финансовый директор ЗАО «Bridge Town» (Москва)

  В нашей компании одновременно в работе находится более трех тысяч договоров. Их бумажные и электронные копии хранятся в административном отделе. Для организации обслуживания договоров в компании было разработано и утверждено положение, в котором описаны:

  Специализированное программное обеспечение для учета договоров пока не используется. Сейчас мы активно изучаем характеристики предлагаемых систем автоматизации договорной деятельности для принятия обоснованного решения о покупке.

  • единая система классификации, порядок учета и хранения заключенных договоров с возможностью быстрого поиска оригиналов необходимых документов;
  • типовая форма договора, прошедшая юридическую экспертизу, на основе которой может быть составлен проект любого договора;
  • порядок согласования договоров службами компании.

  После того как разработано положение о договорной деятельности, нужно сформулировать требования к информационной системе.

  Требования к системе, автоматизирующей учет договоров

  Чем шире функциональность используемого программного обеспечения, тем более качественную информацию можно получить обо всех обязательствах компании, состоянии дебиторской задолженности, предстоящих платежах. Информационная система должна автоматизировать все этапы работы с договорами, а именно подготовку, согласование, исполнение.

  Подготовка договора

  В большинстве информационных систем формирование типового контракта начинается с заполнения карточки договора, в которой указывается:

• вид договора (с покупателем или поставщиком);
• тип договора (предоставление услуг, аренда, поставка продукции);
• стадия (подготовка, согласование или исполнение);
• плановые сроки исполнения договора и сумма платежа (стоимость поставки);
• ответственные за исполнение договора как со стороны организации, так и со стороны контрагента и т.д.

  Для того чтобы в максимально короткие сроки составить новый договор, информационная система должна содержать шаблоны контрактов, используемых на предприятии и представленных в произвольном формате (Word, Excel). В нем должны содержаться структура документа и типовые условия договора.

  Личный опыт

  Кирилл Булгаков, генеральный директор компании Sputnik Labs (Москва)

  Работа с договорами в нашей компании автоматизирована. Сначала мы выстроили схему договорной работы «на бумаге» путем принятия внутренних распорядительных документов, а информационная система являлась вспомогательным инструментом.

  При оформлении договоров важную роль играет наличие утвержденных шаблонов документов. В начале лета 2005 года в нашей компании были разработаны и утверждены шаблоны типовых договоров и приложений к ним. Шаблоны были составлены на основе действующего законодательства и собственного опыта работы компании. Мы пришли к выводу, что целесообразнее утвердить разные шаблоны договоров на поставку программного обеспечения и выполнение работ по его сопровождению в связи с существенными различиями уровней ответственности компании по этим договорам. У нас также утверждены отдельные шаблоны договоров в зависимости от вида внедряемого у заказчика программного обеспечения. Для автоматизации договорной деятельности мы использовали систему управления отношениями с клиентами (CRM – Customer Relationship Management) SalesLogix. Все договоры хранятся одновременно в электронном виде в проектной папке и в отсканированном – в CRM-системе Sales Logix.

  Это во многом упростило работу с договорами и позволило избежать серьезных ошибок. Гораздо проще составить единый шаблон для нескольких видов договоров и предусмотреть в нем все возможные ситуации, нежели готовить для каждого заказчика уникальный контракт.

  На основании карточки договора формируется типовой договор, то есть в шаблон переносятся все данные о контракте, который собирается заключить компания. Нужно отметить, что помимо описанных данных в карточке договора сохраняется его уникальный номер, который в большинстве случаев формируется системой автоматически по заданному правилу. Использование этого номера при создании платежных поручений и накладных позволит четко отследить исполнение обязательств по договору.

  На этапе подготовки договора информационная система должна поддерживать «историю» договора, то есть сохранять все его версии с момента создания. Как правило, большинство информационных систем разграничивают доступ к договору сотрудникам различных отделов (юридической службы, финансового отдела). Сохранение истории позволит отследить, какие изменения, когда и кем были внесены. Создание новых версий и ведение «истории» контракта должны прекращаться после подписания договора.

  Порядок согласования

  В положении о договорной деятельности должен быть определен порядок согласований для каждого договора, который будет реализован в информационной системе. Указывается список должностных лиц (фамилия, имя, отчество, должность, подразделение), которые должны подписать договор, последовательность визирования и время, отпущенное на согласование. Для дальнейшего анализа фактических расходов по статьям бюджетов из договора (или сопроводительной документации) должна быть однозначно определена их привязка к статьям доходов и расходов и их аналитике. Кроме того, автоматически проверяется соответствие суммы обязательства по договору статьям доходов и расходов в бюджете компании. Информационная система должна отслеживать выполнение сроков согласования договора, а также обеспечивать движение договоров в ней (маршрутизация). Маршрутизация может быть фиксированной, когда составленный договор сразу направляется сотруднику подразделения, который стоит в списке согласований за инициатором договора, либо составитель может самостоятельно выбрать, кому передать договор на согласование, указав должность и имя.

  Личный опыт

  Сергей Пустовалов, финансовый директор ЗАО «Bridge Town» (Москва)

  Основной задачей при внедрении положения о договорной работе в нашей компании было соблюдение установленного порядка согласования договоров. Сотрудники различных подразделений, ответственные за согласование договоров, часто нарушали установленные сроки и порядок обмена документами. На первом этапе служба внутреннего контроля компании осуществляла постоянный мониторинг согласования всех договоров, и при необходимости принимались меры административного воздействия к нарушителям. По истечении примерно трех месяцев количество нарушений снизилось – закончился адаптационный период. В целом для организации эффективной договорной работы считаю самым важным обеспечение исполнения всех утвержденных процедур согласования документов и взаимодействия подразделений компании.

  Нужно отметить, что все договоры должны согласовываться с финансовой службой предприятия на предмет соответствия их условий составленному бюджету. Поэтому при согласовании информационная система должна обеспечивать привязку договора к статьям доходов и расходов компании (указание статьи и запланированного лимита по ней).

  Личный опыт

  Игорь Рубцов, первый заместитель начальника департамента корпоративных проектов компании «Информконтакт» (Москва)

  Соответствие суммовых показателей договора установленным лимитам финансирования следует особенно тщательно проверять на этапе согласования договора, так как после подписания договор принимает силу «закона» и допущенные ошибки могут повлечь за собой неисполнение принятых обязательств и уплату штрафных санкций. Внести изменения в уже подписанный договор несравнимо труднее, чем в его проект на этапе согласования.

  Контроль выполнения договорных обязательств

  После окончательного утверждения договора в карточке документа должны фиксироваться сроки его действия и этапы исполнения, занятость исполнителей, наличие актов приема-сдачи работ. На основании этих данных будет проводиться мониторинг заключенных договоров.

  Для того чтобы сэкономить время на контроль договоров, система должна позволять формировать сводную отчетность по всем контрактам, находящимся в работе. Как правило, стандартный пакет отчетности включает календарь пользователя, список текущих сделок и перечень событий. Календарь пользователя содержит данные обо всех текущих договорах и этапах их согласования. С точки зрения финансового директора, более практичным является список текущих сделок, в котором представлены данные о дебиторской задолженности, неотгруженном товаре, осуществленной предоплате и т.д.

  Комментарий

  Олег Васюкевич, начальник департамента экономики и финансов ЗАО «Сибирская аграрная группа» (Томск)

  Основной для нас плюс автоматизации системы учета договоров – это контроль сумм заключаемых договоров в сравнении с утвержденными статьями бюджета движения денежных средств на стадии как заключения, так и исполнения договора. Таким образом, в любой момент мы можем видеть суммы обязательств по действующим договорам, а также по планируемым к подписанию и предотвращать заключение договоров с обязательствами, не соответствующими финансовым планам компании.

  Перечень событий содержит сведения по каждому договору о выполненных работах, а также напоминание о предстоящих платежах и поставках. Нередко информационная система содержит расширенный набор отчетов (см. табл. 1).

  Используя такой набор отчетов, пользователи могут контролировать всю договорную деятельность предприятия, начиная от просрочек согласования договоров и заканчивая контролем платежей.

  Аналитическая отчетность позволяет контролировать движение денежных средств. Проводя планово-фактический анализ финансовых потоков, финансовая служба может анализировать текущую ситуацию на предприятии и корректировать плановые показатели в будущих периодах. Благодаря накопленным данным за прошлые периоды времени можно сравнивать текущее положение дел с прошлыми временными периодами. Такого рода временной анализ позволяет:

• судить о степени развития предприятия;
• выявлять сезонные колебания поступления и расходования денежных средств;
• точнее планировать ресурсы компании на следующие периоды.
  

  Личный опыт

  Владислав Егорян, директор по развитию компании MiraxSoft (Москва)

  Для учета исполнения договорных обязательств в нашей компании в основном используется отчет «Оплаты и остатки», с помощью которого можно как отследить задолженности по любому договору, так и выявить неисполненные обязательства по поставке либо оказанию услуг. Часто применяются также сводные отчеты по исполнению групп договоров по контрагентам, проектам, центрам финансовой ответственности. Опираясь в методике учета на сквозные цепочки документооборота, где договор – это документ, на основании которого выполняются все хозяйственные операции, мы можем формировать, к примеру, отчеты на базе журнала отгрузок, группирующие поставки по сотруднику, который вел договор.

  Необходимо также жестко контролировать сроки действия договора. Зачастую многие контракты продлеваются автоматически по умолчанию, при этом в связи с изменением рыночной конъюнктуры условия могут быть далеко не самыми выгодными для компании. А может возникнуть и прямо противоположная ситуация, когда компания будет заинтересована в продлении договора. Поэтому следует обратить внимание на то, обеспечивает ли информационная система возможность продления сроков действия договора.

  Личный опыт

  Виктор Ермак, директор по развитию бизнеса департамента консалтинга компании «Квазар-Микро» (Москва)

  Мы считаем, что среди наиболее значимых результатов внедрения информационной системы учета договоров в МТС можно выделить:

  • возможность проверки соответствия платежей заключенным договорам;
  • контроль выполнения обязательств по договорам.

  Интеграция с другими информационными системами

  Для того чтобы оптимизировать денежные потоки компании, система управления договорной деятельностью может быть интегрирована с системами бухгалтерского учета и бюджетирования. Это позволяет увязывать платежные поручения, товаротранспортные накладные, доходные и расходные статьи бюджета с заключенными договорами, что экономит время на перенос данных о ходе исполнения контрактов. Другое существенное преимущество интегрированных информационных систем – автоматический контроль платежей. К примеру, система не позволит осуществить предоплату, если та не предусмотрена договором или срок оплаты еще не наступил (см. табл. 2). Интеграция системы по учету договоров с системой бюджетирования исключает несанкционированное превышение бюджетных статей расходов и доходов.

  Таблица 1. Формы отчетности по договорной деятельности компании.

  Наименование отчета	Содержание
  Расчеты с контрагентами по договорам	По указанному контрагенту собираются все действующие обязательства за период. Отчет содержит: – сумму всех обязательств; – исполненные платежи (стоимость выполненных поставок); – дебиторскую задолженность (стоимость непоставленных товаров)
  График платежей	На основании срока действия договора и условий оплаты формируется график платежей по дням
  Просроченные договоры	Отчет показывает в разрезе договоров неисполненные финансовые обязательства, срок действия которых истек
  Исполнение договоров	Текущие данные об исполнении договоров в следующих аналитических разрезах: – по подразделению, за которым числятся договоры (по центрам финансовой ответственности); – по ответственным исполнителям; – по статьям планирования

  Таблица 2. Ограничения, применяемые в интегрированных системах.

  Ограничение	Требование к информационной системе
  Нельзя сформировать заявку без предварительной регистрации договора	Требуется обязательная регистрация всех договоров, по которым предполагается оплата
  Сумма предполагаемого платежа не может превышать финансовые обязательства по договору	В системе содержится четкое указание суммы обязательств по договору
  Платеж не может быть исполнен до начала срока действия договора или по его окончании	Четко определен срок действия договора
  Невозможно исполнить заявку по несуществующей бюджетной статье расходов или превышающую установленный лимит	Заключенный договор отнесен к конкретной статье затрат бюджета доходов и расходов
  Платеж не будет осуществлен, если допущена ошибка в указании наименования контрагента	В информационной системе содержатся данные о контрагенте, с которым подписан договор
  Невозможно исполнить заявку векселем, если это не предусмотрено договором	В договоре содержится условие о возможности осуществления оплаты векселем, и система позволяет учесть это условие

  Личный опыт

  Игорь Рубцов, первый заместитель начальника департамента корпоративных проектов компании «Информконтакт» (Москва)

  Контрольные функции систем автоматизации договорной деятельности часто встречают сопротивление со стороны ответственных исполнителей по договорам, так как им приходится постоянно проверять все свои действия (выполнение оплат, оформление отгрузок продукции) на соответствие условиям договора. Система не позволяет проводить операции, нарушающие условия договора по какому-либо параметру. Например, до внедрения системы работник просто оформлял отгрузки по мере поступления заявок, теперь он должен проверить поступление оплаты и соблюдение графика поставок. Обычно период привыкания к работе в системе «под контролем» на крупных предприятиях с численностью работающих порядка 10 тыс. человек занимает до пяти месяцев.

  Разграничение доступа к договорам

  В заключение отметим, что при внедрении информационной системы следует особое внимание уделить порядку хранения договоров, а также разграничить доступ должностных лиц к сведениям о заключенных договорах. Если четко описать в системе права пользователей по созданию, редактированию и просмотру существующих договоров, это позволит избежать утечки конфиденциальных данных о деятельности компании.

  Автоматизация договорной деятельности в компании «Химпром»1

  Исходная ситуация

  Выдержки из положения о договорной деятельности компании «Химпром»

  1. Общие положения.

  1.5. Оформлению и заключению договоров должны предшествовать следующие этапы:

  • подготовка подразделениями заявок на работы, услуги, материальные ресурсы;
  • сбор заявок на выполнение работ внешними организациями в функциональных отделах;
  • сбор заявок на закупку ТМЦ и оборудования с расчетами, обосновывающими объем и график закупок;
  • подготовка пакета необходимой документации для открытия финансирования работ капитального характера;
  • утверждение перечней, объемов работ (услуг);
  • определение объемов финансирования;
  • выдача заданий на оформление договоров.

    2. Правила заключения договоров.

    2.2. Правила оформления, заключения и сопровождения договоров на поставку ТМЦ.

    Планово-экономический отдел совместно с подразделениями разрабатывает проект производственной программы на планируемый год.

    Подразделение готовит годовую (разовую) заявку на необходимые ТМЦ.

    Главные специалисты проверяют правильность выбранных нормативов для расчета заявок.

    Управление материально-технического обеспечения и комплектации проверяет наличие ТМЦ на складах, выбирает поставщика, проводит оценку затрат и графиков покупки. Оформляет договор. Сопровождает договор до момента его прекращения.

    3. Лица, уполномоченные на подписание договоров от имени предприятия.

    4. Порядок оформления договоров.

    5. Визирование договоров.

    6. Регистрация и хранение договоров.

    7. Контроль исполнения договоров.

    8. Претензионно-исковая работа.

  Проблемы, с которыми столкнулась компания «Химпром», типичны для многих российских предприятий:

• регистрация договоров велась в собственной информационной системе с опозданием в один – три дня;
• подразделение, ответственное за исполнение заключенного договора, не контролировало выполнение обязательств;
• большая часть хозяйственных операций не проверялась на соответствие заключенным договорам;
• информация, вводимая в реестр договоров, не позволяла руководству комбината получать необходимые сведения об исполнении договоров (сколько было заказано по плану ТМЦ, сколько по факту получено, частично или полностью произведена оплата).

  После детального анализа перечисленных проблем руководство комбината решило автоматизировать договорную деятельность компании. При этом надо отметить, что ведение бухгалтерского и налогового учета было автоматизировано с использованием системы Alfa. Для того чтобы избежать проблем, связанных с интеграцией различных информационных систем, было решено автоматизировать учет договоров на базе того же IT-решения.

  Основные задачи, которые были сформулированы в техническом задании, следующие:

• возложить обязанности по ведению договорной базы непосредственно на ответственных исполнителей по договорам;
• контролировать исполнение договорных обязательств;
• обеспечить оперативное формирование отчетов о выполнении договоров.
  

  Этапы внедрения информационной системы

  Условно весь процесс внедрения информационной системы может быть поделен на два основных этапа.

  На первом этапе были описаны все бизнес-процессы, связанные с договорной деятельностью компании, и составлено техническое задание.

  В рамках второго этапа устанавливалось и тестировалось программное обеспечение. Для внедрения информационной системы была создана проектная команда, в которую вошли два представителя управления информационных технологий и связи комбината и специалисты консалтинговой компании.

  Среди наиболее сложных вопросов, которые были решены в ходе проекта, нужно отметить обучение большого количества сотрудников, ревизию всех договоров компании, распределение прав доступа к информационной системе.

  До внедрения модуля, позволяющего автоматизировать договорную деятельность компании, всю информацию о заключенных контрактах по заявкам от отделов вносили сотрудники управления информационных технологий. В новой информационной системе это было возложено на исполнителей по договорам. Чтобы сотрудники смогли правильно пользоваться внедренным программным обеспечением, пришлось их обучить.

  Из-за резкого увеличения количества пользователей системы возникла необходимость пересмотреть политику информационной безопасности и четко разграничить права доступа к работе с договорами (только прочтение, редактирование, согласование).

  Для актуализации договорной базы в процессе внедрения была проведена полномасштабная ревизия порядка 16 тысяч документов, в которой приняли участие все подразделения комбината. Основная сложность при этом заключалась в том, что часть документов числилась за сотрудниками, которые уже уволились или были переведены в другой отдел: собрать достоверные данные о ходе работ по таким договорам было крайне сложно.

  Результаты проекта

  В результате внедрения информационной системы, автоматизирующей договорную деятельность в компании «Химпром»:

• была создана база данных по заключенным договорам, позволяющая при помощи разработанных отчетов проанализировать текущее исполнение всех договоров;
• внедрены процедуры контроля соответствия всех платежей и хозяйственных операций заключенным договорам;
• разработано подробное положение о договорной деятельности предприятия (см. «Выдержки из положения о договорной деятельности компании «Химпром»);
• внедрена система разграничения прав доступа к заключенным контрактам.

  В настоящее время 25 подразделений (500 пользователей) компании «Химпром» работают во внедренной информационной системе. По мнению менеджмента компании, информационная система значительно упростила контроль ведения договоров и финансовых потоков компании.

  Возможности	Стоимость
  Alfa-Contract («Информконтакт»)
  1. Создание проекта договора с оформлением договорных обязательств, товарной спецификации и плановой калькуляции стоимости договора. 2. Составление плана-графика исполнения договорных обязательств и его контроль. 3. Регистрация штрафных санкций за неисполнение обязательств и контроль их наступления. 5. Организация процедуры согласования и утверждения договора с использованием системы электронного документооборота. 6. Учет и контроль сроков и полноты исполнения обязательств сторонами договора. Оформление необходимой документации (акты, накладные, платежные документы). 7. Регистрация изменений условий договора и взаимных обязательств с оформлением дополнительных соглашений и ведением истории договора. 8. Учет расчетов с дебиторами и кредиторами в разрезе договоров. 9. Разграничение прав доступа и распределение ответственных за обязательства	Стоимость лицензии — 1800– 36 000 долл. США (в зависимости от количества рабочих мест, функционала, территориальной распределенности предприятия и т.п.). Стоимость внедрения — 2000-65 000 долл. США (в зависимости от автоматизируемого бизнес-процесса, масштаба предприятия, схемы внедрения и т.п.)
  КССС. Управление Договорами и Проектами («Гольдберг-Софт» и компании-партнеры)
  1. Учет договоров в разрезах: проект, договор, этап, ТМЦ. Закрытие работ в акте по этапам. 2. Учет договоров в строительстве. 3. Генератор отчетов план-факт по договорам: выполняемые работы, акты, денежные средства, затраты. 4. Создание плановой себестоимости и расчет фактических затрат по договору с детализированным учетом субподряда. 5. Планирование на основании заключенных договоров: бюджеты доходов, расходов, денежных средств, календари платежей и задолженностей. 6. Согласование и контроль исполнения договоров, в том числе по позициям. 7. Интеграция с ИС «Турбо Бухгалтер 6.9»	Стоимость лицензии (сетевая версия) — 9000 руб. за одно рабочее место. Стоимость внедрения — 30 000 руб. за одно рабочее место. Бесплатная локальная версия без отчетов
  DIRECTUM (DIRECTUM)
  1. Создание проекта договора. 2. Согласование договора. 3. Визирование договора. 4. Регистрация. 5. Контроль выполнения обязательств по договору	Стоимость лицензии — 5100 руб. за одно рабочее место. Стоимость внедрения — 60-120% от стоимости лицензий
  АстроСофт: Учет договоров («АстроСофт» и компании-партнеры имеющие статусы «1С:Франчайзи», «1С:Консалтинг»)
  1. Управление ресурсами. 2. Согласование документов. 3. Бюджетирование по договорам. 4. Ведение расчетов. 5. CRM-функции. 6. Сопровождение тендеров	Стоимость лицензии и внедрения — 4820 у.е. (без ограничения количества пользователей и лицензий)
  Управление договорами (Verysell-6)
  1. Управление жизненным циклом договора. 2. Согласование и ведение версий договоров, прикрепление к договору сопутствующих документов, построение взаимосвязей между договорами. 3. Задание плановых и фактических параметров договора и их сопоставление. 4. Контроль исполнения обязательств по заключенным договорам. 5. Работа с архивом. 6. Импорт договоров со сканера. 7. Формирование отчетов и управление шаблонами	Стоимость лицензий — от 250 долл. США за одно рабочее место (зависит от количества приобретаемых лицензий).Также требуются лицензии Lotus/Notes Domino. Стоимость внедрения готового решения (без доработок) — около 10 000 долл. США
  Система управления «ПАРУС» (Корпорация «ПАРУС»)
  1. Регистрация договоров и паспортов сделок. 2. Расчет скидок для этапа договора. 3. Согласование и утверждение договоров. 4. Формирование заказов потребителей и заказов поставщикам. 5. Формирование документов, а также плановых и фактических платежей. 6. Формирование дополнительных соглашений. 7. Контроль исполнения договоров. 8. Автоматический планово-фактический анализ по исполнению договоров в различных разрезах. 9. Ведение электронного архива документов для учета электронных документов. 10. Разработка и формирование отчетов	Стоимость лицензии — 900 долл. США за одно рабочее место. Стоимость внедрения — 500-4000 долл. США за одно рабочее место
  Hummingbird Enterprise for Contract Management (Verysell Projects)
  1. Разработка текстов контрактов с использованием библиотеки корпоративных шаблонов. 2. Согласование контрактов внутри и вне организации и их утверждение. 3. Сопровождение и администрирование контракта в процессе выполнения контрактных обязательств. 4. Интеграция с финансовыми системами. 5. Архивирование дел по контрактам	Стоимость лицензии — 500-600 долл. США за одно рабочее место. Стоимость внедрения — 50-150% от стоимости лицензий
  DocsVision (DocsVision)
  1. Учет договоров. 2. Регламент внутреннего согласования договоров. 3. Контроль внешнего согласования договоров. 4. В отдельных случаях занесение информации о договоре в ERP-систему	Стоимость лицензии — 3000-22 000 долл. США (в зависимости от модуля, количества лицензий и рабочих мест). Стоимость внедрения — 6000-10 000 долл. США
  КАС «Бизнес Люкс» (НПО «Компьютер»)
  1. Полный цикл операций по взаимодействию с партнерами от момента возникновения договорных обязательств до их выполнения. 2. Специальные модули для ведения расчетов по закупкам материальных ценностей (услуг) и для управления их реализацией. 3. Модули связаны с подсистемами «Управление производством» — в части планирования потребностей в материальных ресурсах, «Оперативное управление финансами» — в части управления оперативными финансовыми потоками	Стоимость лицензии — 28 900 руб. за одно рабочее место. Стоимость внедрения — 100-150% от стоимости лицензий
  Система «Галактика ERP». Модуль «Управление договорами» («Корпорация «Галактика»)
  1. Заключение договоров (конкретных и рамочных), связанных в первую очередь со снабжением и сбытом. Учет расчетов по договорам, в том числе векселями и ценными бумагами. Формирование прайс-листов, различных отчетов. 2. Конкретизация рамочных договоров путем периодического заключения дополнительных соглашений, уточняющих взаимоотношения сторон на определенный период. 3. Формирование календарных планов движения товаров, услуг и платежей. Расчет штрафов за нарушение условий и сроков отгрузки и оплаты. 4. Формирование нарядов-заказов на отгрузку товаров на внутренний рынок и на экспорт. 5. Формирование сопроводительных документов на отгрузку товаров. При этом определяются приоритеты отгрузок, формируются распоряжения на отгрузку, разнарядки, накладные на отпуск. 6. Составление исковых заявлений по договорам на взыскание долга и уплату пеней, а также регистрация решений суда по искам. 7. Формирование отчетности и проведение окончательных расчетов	Стоимость лицензий — 900 долл. США (зависит от количества рабочих мест). Стоимость внедрения может быть ниже или равна стоимости лицензий
  КИС «Лагуна» (ООО «УЦ «Аккорд»)
  1. Заключение договоров и контроль за их исполнением. 2. Планирование исполнения договоров с регистрацией графиков (планов) оказания услуг по периодам, объемам (в количественном и суммовом выражении) и графиков оплат по договорам. 3. Формирование товарно-сопроводительных и платежных документов. 4. Формирование отчетности и проведение окончательных расчетов по договорам. 5. Возможность вести учет рамочных договоров. 6. Автоматический контроль дебиторской и кредиторской задолженностей контрагентов, анализ состояния взаиморасчетов. 7. Сопоставление плановых и фактических показателей деятельности предприятия для принятия обоснованных управленческих решений	Стоимость лицензии — 235-836 долл. США (в зависимости от количества рабочих мест). Стоимость внедрения зависит от требований к модулю, которые выдвигает организация
  «1С:Управление производственным предприятием 8.0», «1С:Управление торговлей 8.0» (Фирмы «1С:Франчайзи»)
  1. Ведение взаиморасчетов и взаимоотношений с клиентами в разрезе договоров. 2. Возможность ведения для одного контрагента множества договоров. 3. Автоматическое отслеживание условий по договорам. 4. Оформление особых условий по договорам (суммы поставок, специальные цены и контроль выполнения этих условий). 5. Учет особенностей клиента	Стоимость лицензий зависит от числа рабочих мест и масштаба внедрения. «1С:Управление производственным предприятием 8.0» — примерно от 340 у.е. за одно рабочее место. «1С:Управление торговлей 8.0» -190 у.е. за одно рабочее место
  <1> Таблица подготовлена аналитическим отделом журнала «Финансовый директор» на основе данных, предоставленных компаниями. <2> В скобках указана компания, внедряющая систему

Источник: Финансовый директор

Возможности решения

Подготовка договора

Проекты исходящих договоров и дополнительных соглашений создаются в системе Directum RX с помощью готовых шаблонов. Номер формируется автоматически, что исключает вероятность ошибки нумерации. Дополнительно можно проверить сведения о контрагенте, чтобы оценить все риски исполнения договора. Если документ поступил от контрагента, то он заносится в систему из файла или со сканера.

Вся информация о договоре и регистрационные данные заполняются в карточке документа. Заполненные данные из карточки подставляются в содержимое договора.

Договор можно связать с приложениями, дополнительными соглашениями, актами, счетами на оплату и перепиской. Так сотрудники получают быстрый доступ ко всему комплекту документов.

В системе Directum RX договор, оформленный в нашей организации, автоматически проверяется на соответствие шаблону. С помощью сформированного отчета легко контролировать наличие обязательных разделов и полноту комплекта приложенных документов. Это помогает сотруднику сэкономить время на выполнение рутинных операций.

Для работы с договорными документами в системе предусмотрен реестр договоров. В нем можно найти ссылки на все созданные в системе договоры и дополнительные соглашения. В реестре удобно ставить отметку о выдаче бумажного экземпляра.

Согласование договора

Сотрудники отправляют договорные документы на согласование по заранее настроенным правилам. Задания на каждом этапе формируются автоматически, не нужно задумываться, кому отправить договор дальше.

Для согласования и подписания договоров участники используют электронные подписи. В любой момент можно сформировать отчет «Лист согласования» со списком подписей и комментариями согласующих.

Чтобы на новом круге согласования не перечитывать весь текст и просмотреть только внесенные правки, сотрудники используют автоматическое сравнение документов. Оно доступно в поставке Directum Intelligence. Сравнивать можно как две версии одного договора, так и два разных документа. При этом документы могут быть в разных форматах, например в PDF, DOCX или JPG.

После сравнения в системе формируется PDF-отчет, в котором значимые различия версий выделяются цветом. Подробная информация отражается в примечаниях к фрагментам.

Отправка контрагенту

Благодаря интеграции с сервисами обмена после согласования документы можно в пару кликов отправить контрагенту. Возможность электронного обмена с контрагентами входит в стандартную поставку и не требует дополнительных затрат, все уже готово к обмену.

Информация об отправке документов фиксируется в журнале передачи оригиналов и копий документа. Из журнала можно узнать о местоположении документа. Все договорные документы, которые отправлены контрагентам, можно увидеть в списке «Документы у контрагентов».

Контроль исполнения договора

Чтобы вовремя выполнять работы по договорам, можно назначить контрольные точки. После выполнения завершения задания по контрольной точке в карточке договора автоматически устанавливается отметка об этом. Таким образом система всегда отражает актуальный статус работ по договору.

Контроль завершения срока действия

За несколько дней до окончания срока действия договора ответственный получает уведомление. Если договор предполагает пролонгацию, это указывается в уведомлении. Таким образом сотрудник в срок заканчивает работы по договорам и заблаговременно начинает работы по продлению. Договоры с истекающим сроком можно отследить в списке «Договоры на завершении».

Цифровизация работы с договорами сокращает время оформления и согласования документов, позволяет контролировать все этапы исполнения и своевременно выполнять условия договоров. Решение глубоко проработано и готово к внедрению в минимально короткие сроки.

Подсистема «ИТАН: Управление договорами» предназначена для управления входящими и исходящими внешними договорами предприятия: автоматизация договоров используется для планирования договоров, учета договоров и их выполнения и контроля договора: по бюджету, срокам, обязательствам, платежам. Автоматизация управления договорами и автоматизация согласования договоров снимает значительную часть нагрузки со штатного персонала предприятия. Кроме того, автоматизация управления договорами, или так называемая автоматизация договорной деятельности компании, актуальна для руководящего состава, управление договорами позволяет в любое время видеть этапы реализации договоров, которые фиксирует автоматизация внутреннего учета и автоматизация согласования договоров, когда осуществляется управление договорами.

Основные поля договора

• Общие сведения о договоре: номер внутренний, дата, внешний номер договора.
• Контрагент.
• Предмет договора.
• Условия оплаты и поставки.
• Сроки действия договора (в том числе, изменяемые дополнительными соглашениями).
• Статус договора: проект, согласован, отклонен, подписан, исполнен, закрыт, архив.
• Центр ответственности (подразделение).
• Ссылка на директорию с договором.
• Таблица с указанием планируемых сроков, сумм оплат и начислений по договору.
• Раздел «Документы» с перечнем документов и датой их фактического предоставления.

Возможности подсистемы «Управление договорами»

Отчетность по Договорам

Архитектура подсистемы

Концепция подсистемы «ИТАН: Управление договорами» представлена на рисунке 1.

Рисунок 1. Концепция подсистемы «ИТАН: Управление договорами»

Описание объектов подсистемы «ИТАН: Управление договорами»

Справочник «Виды аналитик договоров»

Справочник «автоматизация управления договорами» определяет используемые виды аналитических признаков подсистемы «ИТАН: Управление договорами», программа использует 8 системных признаков (контрагент, проект, ЦФО и т.п.) и 12 произвольных (направление деятельности, куратор договора и т.п.).

Рисунок 2. Справочник «Виды аналитик договоров»

Рисунок 3. Справочник «Виды аналитик договоров»

Справочник «Состояние договоров»

Выполняя управление договорами, программа может назначать возможные статусы документа «Часть договора». Автоматизация управления договорами позволяет присваивать им следующие статусы: проект, согласован, отклонен, подписан, исполнен, закрыт, архив.

Рисунок 4. Справочник «Состояние договоров»

Справочник «Виды договоров»

Виду договора соответствует аналитическое обеспечение, автоматизация управления договорами при этом определяет предмет обмена между сторонами договора (обязательства – деньги; деньги – товар; деньги – деньги и т.д.).

Рисунок 5. Справочник «Виды договоров»

Документ «Договор»

Документ «Договор» определяется видом договора. Состоит из частей договора, первая из которых основная, описывает главную часть договора, и его условия.

Рисунок 6. Документ «Договор»

Рисунок 7. Документ «Договор»

Документ «Часть договора»

Документ «Часть договора» регистрирует основные условия договора: аналитику договора, сумму, сроки, предмет договора, пункты договора, и ссылку на внешние файлы с договором – без этого невозможна автоматизация управления договорами.

Рисунок 8. Документ «Часть договора»

Рисунок 9. Документ «Часть договора»

Справочник «Пункты договора»

Справочник, подчиненный документу «Часть договора», определяющий сроки начала, предметную и финансовую характеристику, в виде набора позиций.

Рисунок 10. Справочник «Пункты договора»

Справочник «Позиции договора»

Подчинен «Пункту договора». Определяется в зависимости от предмета договора. Набор позиций представлен в виде спецификации. Спецификация — набирается автоматически позициями договора одного вида, без этого невозможна автоматизация управления договорами. Для позиции пункта договора в объектах учетной системы определяется ее аналитика, например: номенклатура, Статья, ЦР и ЦО.

Рисунок 11. Справочник «Позиции договора»

Рисунок 12. Справочник «Позиции договора»

Рисунок 13. Справочник «Позиции договора»

Рисунок 14. Справочник «Позиции договора»

Регистр «Данные договора»

Автоматизация управления договорами также включает в себя регистр — хранит актуальные данные о позициях договора, и используется для построения различной отчетности.

Рисунок 15. Регистр «Данные договора»

Регистрация данных договоров в платежном календаре

После настройки регистрации документов «ИТАН: Управление договорами» в подсистеме «ИТАН: Управление денежными средствами» по каждому документу «Часть договор» создается документ «Платежный ордер», который регистрирует плановые оплаты и фактические платежи для построения платежного календаря, и планирования платежей на предприятии – это максимально полная автоматизация управления договорами

Рисунок 16. Регистрация данных договоров в платежном календаре

Рисунок 17. Отчет «Платежный календарь» с учетом договоров

По сформированным данным на основании договоров можно построить отчет об исполнение бюджета ДС.

Рисунок 18. Отчет «Исполнение бюджета ДС» с учетом договоров

Отчет «Реестр договоров»

Отчет реестр договоров показывает общую картину по всем договорам. Позволяет анализировать структуру договорных отношений предприятия, по аналитике, статусам, срокам, сумме и бюджету.

Рисунок 19. Отчет «Реестр договоров»

Отчет «Исполнение договоров»

Отчет позволяет анализировать план-факт исполнения договоров по обязательствам организации и обязательствам контрагента.

Рисунок 20. Отчет «Исполнение договоров»

Отчет «Графики договоров»

Отчет «Графики договоров» наглядно показывает календарные графики по всем позициям и аналитикам договоров.

Рисунок 21. Отчет «Графики договоров»

Одна из самых важных задач для компании любого масштаба – правильная организация договорной работы. Этот процесс включает в себя согласование и подписание договоров, внесение в них изменений, контроль соблюдения сроков и нормативов, хранение сопровождающих договорных документов, а также реализация быстрого поиска и просмотра истории работы. Сделать это быстро, правильно и удобно можно в системе электронного документооборота 1С:Документооборот.

Возможности программного продукта «1С:Документооборот 8 КОРП» в части управления договорной деятельностью компании

Для начала автоматизации договорной деятельности необходимо определить основные требования к договорным документам, и классифицировать их по видам.

Не стоит делать очень детальную классификацию, поскольку в большом числе видов документов легко запутаться. Для повседневной работы обычно бывает достаточно выделить не более 10 видов договорных документов. Виды документов должны отличаться друг от друга настройками, составом реквизитов, а возможно и нумераторами, иначе выделять отдельный вид документа не следует.

Также необходимо разработать и настроить структуру папок хранение внутренних документов.

При настройке папок сразу же нужно разработать и настроить матрицу разграничения доступа по папкам.

Для настройки видов и шаблонов договоров в первую очередь необходимо указать, что документ является договорным, установив признак «Является договором».

При установке признака «Является договором» автоматически будут выполнены следующие настройки:

• Использовать подписание должностным лицом – делает доступным для документа состояния «Подписан/Отклонен» и процесс «Подписание», а также появятся реквизиты подписания (кто подписывал, результат подписания, дата);
• Вести учет по организациям – позволяет выбрать нашу организацию (в карточке документа организацию нужно выбирать в табличной части «Стороны»);
• Вести учет сторон – позволяет выбрать контрагента, с которым заключается договор, при этом можно проводить многосторонние сделки – выбирать несколько контрагентов;
• Вариант подписания устанавливается в состояние «Мы и контрагенты»;
• Учитывать срок действия – добавляет реквизиты «С», «По», «Бессрочный» и «Вариант продления» на карточку договора;
• Учитывать сумму документа – включает в карточке поля «Сумма», «Валюта» и в т.ч. «НДС»;
• Учитывать недействующие документы – позволяет фиксировать расторжение договора. В карточке документа появляется флаг «Расторгнут» и ссылка на документ, который делает его не действующим.

Для договора будет полезным включить настройки «Обязателен файл скан-копии оригинала» и «Обязательно указание ответственного».

Далее необходимо принять решение, нужно ли делать разграничение прав на уровне документов. Такая настройка значительно загружает сервер «1С:Документооборот», поскольку права на каждый документ будут рассчитываться динамически в реальном времени. Если такой подход все же необходим, то нужно установить флаги «Заполнение рабочей группы является обязательным» и «Автоматически вести состав участников рабочей группы».

На вкладке «Нумерация» настраиваются нумераторы для каждого вида документа.

Присвоение номера производится в процессе регистрации – в результате выполнения задачи «Регистрация» или вручную при нажатии кнопки «Зарегистрировать». Для более подробной настройки нумераторов документов нужно перейти в раздел «Нормативно-справочная информация», пункт меню «Нумераторы».

Настройка нумератора для документов производится с помощью удобного конструктора номеров с возможностью использования множества динамических предопределенных элементов.

Для каждого нумератора можно указать виды документов, для которых он будет использоваться, причем и в разрезе множества аналитик.

Для нумератора необходимо установить его периодичность, а также определить, по каким аналитикам вести независимую нумерацию.

Настроив автоматическую нумерацию договорных документов, можно значительно повысить эффективность работы с документами, четко систематизировать их для контроля и быстрого поиска.

Следующим необходимым шагом в подготовке работы с договорными документами является настройка шаблонов по каждому виду документа.

Для каждого вида документа можно определить несколько шаблонов с различными настройками реквизитов и шаблонами файлов.

Настройки шаблона документа включают в себя определение ограничений для документов, подготовленных по этому шаблону, а также доступность шаблона для пользователей системы.

На следующей вкладке настраиваются предопределенные для данного шаблона реквизиты документа.

Название документов можно формировать из конструктора предопределенных реквизитов документа, что также вносит весомый вклад в систематизацию и упорядочение договорной деятельности компании.

Теперь можно не сомневаться, что все доходные договоры будут называться строго по определенным правилам.

На вкладке «Файлы» можно приложить один или несколько шаблонов файлов печатной формы договора.

В «1С:Документооборот» есть интересный механизм автозаполнения шаблонов файлов, который позволяет автоматизировать подготовку типовых договорных документов, полностью исключив человеческий фактор на данном этапе, что приводит к значительному сокращению сроков подготовки и согласования договоров и приложений к ним, обеспечивает контролируемость и безопасность в управлении договорной работой, поскольку в данном случае можно быть точно уверенным, что документ будет подготовлен в строгом соответствии с требованиями и полностью соответствовать всем политикам и регламентам компании.

Также в шаблоне документа можно предопределить список согласующих и обязательный состав рабочей группы документа для строгого разграничения прав доступа к документу.

Еще одной немаловажной настройкой документов является «Настройка доступности по состоянию». Здесь устанавливается доступность для редактирования различных реквизитов документа, в том числе возможность добавлять, удалять или редактировать файлы вложений в зависимости от состояния (статуса) документа – «Проект», «На согласовании», «Согласован», «Подписан», «Зарегистрирован» – для различных групп пользователей.

Для настройки доступности по состоянию администратору системы необходимо войти в раздел «Настройка и администрирование», пункт меню «Настройка доступности по состоянию».

В этой настройке устанавливается доступность полей в зависимости от состояния документа.

Далее – для кого установлены данные настройки…

…и на какие виды документов они распространяются.

В результате установки всех необходимых настроек у нас получился готовый к работе шаблон договорного документа.

При создании нового договора открывается вкладка «Реквизиты».

Обратите внимание, что наименование договора, которое формируется по установленному нами шаблону, сформировалось не до конца. Не волнуйтесь, это не ошибка, ведь у нас в договоре еще нет контрагента. Добавим контрагента в табличную часть «Стороны» и сохраним договор.

Все предустановленные нами в шаблоне договора реквизиты автоматически заполнились в новом договоре, соответственно, время на их заполнение тратить больше не нужно. Также из шаблона создан файл договора, заполнились обязательные данные о согласовании договора и рабочей группе.

При открытии уже созданного документа первой открывается вкладка «Обзор», на которой расположена общая сводка по документу, окно с файлами вложений и дополнительными статусами – наличие активных процессов, обсуждений во внутреннем форуме и состояние контроля документа.

Теперь «1С:Документооборот» готов к созданию и хранению договорных документов.

Но как же быть с их обработкой?

Работа с договорами

Система имеет мощнейший функционал бизнес-процессов, с помощью которых можно обрабатывать документы процедурами любой сложности.

Договор можно обработать как простыми дискретными процессами – «Согласование», «Подписание», «Регистрация», «Рассмотрение», «Исполнение или ознакомление», – так и сложным комплексным процессом с различными условиями маршрутизации, эскалации, с проверками условий выполнения, который состоит из любого множества простых процессов и их комбинаций.

Для этого необходимо подготовить шаблон комплексного бизнес-процесса из раздела «Управление бизнес-процессами», пункт меню «Шаблоны процессов».

Разработка шаблонов бизнес-процессов – весьма сложная и ответственная процедура, требующая знаний и подготовки. Без детального анализа и моделирования очень сложно получить желаемый результат без ошибок.

Этапы составления бизнес-процессов:

• Установка границ. Обозначение событий, которые является началом и окончанием процесса;
• Схематичное изображение блоков процесса. Расположение блоков подпроцессов, операций в порядке выполнения;
• Усложнение схемы. Добавление в нее различных вариантов развития событий и промежуточных операций;
• Распределение ролей. Для построения бизнес-процесса нежелательно назначать исполнителем задач конкретных сотрудников, лучше использовать автоподстановки или ролевую адресацию;
• Размещение документов (договоров, приказов, служебных записок), учет промежуточных документов;
• Уточнение используемых программ, систем и баз данных;
• Расположение материалов и инструментов, применяемых в бизнес-процессах предприятия;
• Определение показателей эффективности;
• Связывание схемы с прочими процессами;
• Проверка структуры полученной модели;
• Корректировка по результатам моделирования.

Этапы подготовки шаблона бизнес-процесса обработки договора

Одним из первых шагов обработки договора может стать согласование контрагента для заключения данного договора. Этот этап может быть частью комплексного процесса обработки договора после подготовки проекта документа, либо вынесен в отдельный предварительный процесс. Участниками, как правило, являются специалисты службы безопасности, комплаенса, юридических и экономических служб.

Система электронного документооборота «1С:Документооборот» предоставляет пользователям широкие возможности и профессиональные инструменты для управления договорной деятельностью компании любого масштаба и направления деятельности.

Если перед вами стоят такие задачи, как ведение договоров в 1С Документооборот и учет договоров в 1С Документообороте 8, привлекайте профессионалов для внедрения системы, и достижение данных целей вам гарантировано!