Автоматизация бизнес процессов управления человеческими ресурсами

Введение: в данной статье рассматриваются преимущества внедрения автоматизации в HR и выявление специфики данных процессов. Считается, что использование в рабочей деятельности компании IT – технологий служит определяющим фактором для ее дальнейшего развития и обеспечения конкурентоспособности среди других организаций. Также рассмотрена деятельность и сравнение различных HRM компаний, способствующих внедрению автоматизированного труда.

Что ж, к теме (готовьтесь к лонгриду).

На современном этапе стремительного роста информационных технологий одним из значимых и необходимых условий, является прогрессивное развитие автоматизации в HR. Оценивая реальную ситуацию рабочей деятельности предприятий следует отметить, что помимо решения вопросов относительно оптимизации производства, все чаще прослеживается потребность в качественном совершенствовании HR-процессов.

Данные процессы имеют достаточно распространенный характер применения, что позволяет затрагивать все аспекты управления персоналом. Особо важным стратегическим ресурсом современной организации выступает человеческий капитал, который требует постоянных вложений, сопряженных с применением актуальных принципов и методик. Благодаря правильно выстроенной стратегии работы становится возможным достигать максимальных показателей эффективности подобных инвестиций. Ведь именно за счет внедрения современных высоких технологий, руководители компаний получают больше возможностей эффективного управления человеческими ресурсами.

Управление человеческими ресурсами (УЧР) представляет собой одну из ключевых областей управления организацией, стратегически и логически последовательный подход к управлению сотрудниками организации как ценными активами, ресурсами (носителями и обладателями ресурсов – интеллектуального капитала) организации, обеспечивающими достижение ею поставленных целей.

Рассматривая систему УЧР можно выделить основную задачу, которая заключается в обеспечении для организации возможностей достижения поставленных целей. Следовательно, УЧР направлено на повышение уровня потенциала сотрудников, что влечет за собой достижение корпоративных целей и максимизацию рационального использования человеческих ресурсов персонала.

Среди различных целей УЧР можно выделить ряд основных имеющих стратегическое значение:

1) осуществлять управление людьми как активами, которые способны обуславливать конкурентное преимущество бизнеса;

2) согласовывать деятельность УЧР с корпоративной стратегией и политикой компании;

3) обеспечивать согласованность корпоративной деятельности.

Для оптимизированной работы с УЧР существует несколько уровней управления данным ресурсом, а именно:

— высший уровень управления – направлен на установление стратегических задач и приоритетов в данной области работы;

— функциональный уровень управления – предусматривает качественную организацию процесса работы с сотрудниками.

— низший уровень управления – осуществляет оперативную работу с сотрудниками.

Таким образом, выявлено, что система УЧР отвечает за формирование, использование и развитие человеческих ресурсов. А само управление человеческими ресурсами (УЧР) – это совокупность взаимосвязанных внутренне непротиворечивых управленческих действий по отношению к работе персонала компании, который является стратегическим ресурсом, деятельность которого направлена на достижение экономических, производственно-коммерческих, научно-технических, социальных и иных целей, достижение которых возможно при их должном профессиональном и социальном развитии.

В процессе УЧР особое внимание уделяется отбору кандидатов, иными словами осуществляется рекрутинг, являющийся важной составляющей при формировании эффективного коллектива. От эффективности рекрутинговых процедур зависит качество персонала, обуславливающее экономическую эффективность, финансовую устойчивость и конкурентоспособность компании, потенциал ее роста, развития, и его соответствие корпоративной специфике, а значит, и его способность адаптироваться, быть лояльным и вовлечённым в корпоративную деятельность, долгое время сохранять за собой то или иное место в данной организации.

В контексте современной компании широко используется HR-маркетинг, который имеет специфический вид управленческой деятельности, направленный на удовлетворение потребностей организации в персонале, а также создании и развитии интеллектуального капитала компании при максимальном учете выявленных потребностей и потенциальных работников посредством применения маркетинговых методов в системе УЧР, в основе которого лежит рыночно-ориентированное восприятие УЧР.

Прогрессирующими темпами осуществляется оптимизация процессов УЧР в следствие чего производится их оцифровка и автоматизация.

В то же время отметим, что автоматизация – это процесс внедрения IT-инструментов, позволяющих организовывать оптимизацию трудовых ресурсов компании, с целью сведения к минимуму личного участия HR-специалистов в рамках рабочего процесса.

Для автоматизации указанных процессов используются специализированное программное обеспечение (в том числе в форме SaS, т.е. программного обеспечения как услуги) — HRM системы. Внедрение данных систем в работу компаний с целью их оптимизации и автоматизации значительно упрощают и убыстряют процессы УЧР, повышают общую эффективность HR-процессов и делают их более прозрачными, минимизируют человеческая фактор, позволяют оптимизировать затраты на персонал и высвободить время HR персонала на решение менее рутинных и более значимых задач, дают возможность проводить сложные количественные и количественно-качественные исследования и получать более точную и значимую информацию.

Естественно нельзя не учитывать, что в период внедрения HRM систем в бизнес-процессы компании могут возникать те или иные риски и издержки, препятствующие запланированному развитию автоматизации. Но несмотря на возможные трудности, со стороны руководства компании необходимо развитие организованной деятельности, с целью качественного использования HRM систем.

В настоящий момент существует множество разработок HRM систем, но все из них можно классифицировать на 3 типа.

1. HRM системы 1 уровня. На данном уровне данные системы осуществляют простейшие типовые задачи, направленные на автоматизацию процесса заработной платы.

2. HRM системы 2 уровня. Происходит автоматизация административно-учетных функций в рамках УЧР с многочисленным функционалом в рамках указанной рабочей области действий.

3. HRM системы 3 уровня. В процессе данного уровня осуществляется прогрессивной решение разнообразных задач, которые позволяю автоматизировать, а иногда даже и интеллектуализировать широкий спектр задач УЧР.

Рассмотрим несколько базовых классов HRM систем, направленных на использование автоматизированных процессов.

HRM системы служат инструментом HR-маркетинга, в результате чего становится возможным реализовать различные функции связанные с автоматизацией компаний, позволяющие осуществлять непрерывную оптимизацию сбора и анализа широка спектра внутренних и внешних данных в системе HRM.

В современных отечественных и зарубежных бизнес-практиках встречается огромное количество вариантов применения современных цифровых технологий с целью автоматизации процессов УЧР.

Обратим внимание на наиболее перспективные HRM системы, способные принести наибольший кумулятивный результат с точки зрения HR-маркетинга.

Бессменными лидерами рынка на сегодняшний день являются такие системы, как mySAP ERP HCM и Oracle HRMS, однако данные программы достаточно глубоко изучены в сравнительную перспективе, в связи со своей высокой распространённостью. В таком контексте, гораздо большей теоретической и практической ценностью, на наш взгляд, может обладать сравнительный анализ возможностей и ограничений иных систем. Так, возможно изучить, например, специфику таких более подходящих для среднего бизнеса HRM-систем, как BambooHR, Zoho People, Hurma System, ведь они также пользуются достаточно большой популярностью среди компаний на восточно-европейских рынках, однако их сравнению до сих пор посвящено гораздо меньшее количество исследований.

1. BambooHR.

Тип системы: HCM, HRMS, HRIS

Американское программное обеспечение для управление персоналом, реализуемое в форме услуги. Данное программное обеспечение наиболее полно соответствует требованиям малого и среднего бизнеса, но является недостаточно удобным для использования крупными компаниями. ПО имеет облачную форму (SaaS) и адаптировано для работы как с персональных компьютеров, так и мобильных устройствах, также имеется мобильное приложение.

Программное обеспечение автоматизирует в первую очередь такие функции, как рекрутинг, адаптация новых сотрудников, постановка целей сотрудникам и оценки их достижения, отслеживание отпусков.

Отзывы при роботе с данной программой: выполняет ряд положительных функций – обладает автоматизированной системой предварительной настройки работы; имеетвозможность настройки вкладок, полей и таблиц, и разделения прав доступа для различных пользователей; имеется понятный интерфейс; есть возможность отслеживания вовлеченности сотрудников и управления их эффективностью; управление обучением персонала; встроенные календарь; широкие возможности интеграции приложений; а также широкие и удобные аналитические возможности.

В качестве недостатков выделяют достаточно ограниченный спектр доступных инструментов в рамках каждого процесса, а также высокую стоимость обслуживания (от 6 долл. США за сотрудника в месяц) .

2. Zoho People.

Тип системы: HRM, HCM, PM

Индийское программное обеспечение для управления человеческими ресурсами в компаниях любого размера (однако наиболее подходит для компаний среднего размера) . Zoho People адаптирована для работы с любых устройств, имеющих доступ в Интернет (SaaS) , также имеется мобильное приложение.

Программное обеспечение автоматизирует в первую очередь такие функции, как подбор персонала и ведение соискателей, управление жизненным циклом сотрудника, управление адаптацией, управление эффективностью и КПЭ, оценка 360 градусов, администрирование, ведение баз сотрудников и соискателей и т. д.

Отзывы при роботе с данной программой: в качестве положительных преимуществ имеется интегрированная аналитика и отчетность; удобный портал для сотрудников с широким функционалом (преимущественно отслеживание прогресса и новости) ; простой конструктор шаблонов и форм; эффективные механизмы учета и контроля работы сотрудников; кроссплатформенность и современный интерфейс, и постоянное обновление.

Среди недостатков отмечают слабую адаптированность к рынку стран СНГ и ограниченность функционала в области управления талантами.

3. Hurma System.

Тип системы: HRMS

Украинское программное обеспечение для комплексного управления HR процессами на предприятиях всех размеров. Hurma System адаптирована для работы с любых устройств, имеющих доступ в Интернет (SaaS) , мобильное приложение отсутствует.

Программное обеспечение объединяет в себе HR, рекрутинг и OKR. Оно автоматизирует в первую очередь такие функции, как полное обеспечение процесса рекрутинга, адаптация новых сотрудников, обучение сотрудников, ведение баз кандидатов и сотрудников, проведение опросов, постановка целей, учет рабочего времени, обработка запросов на отсутствие, переработку, отпуск и т. д., сбор статистики и HR аналитика.

Отзывы при роботе с данной программой: положительными факторами, являются широкий набор методик в рамках каждой функциональной области; парсинг CV различных форматов из различных источников; интеграция с широким спектром приложений, job-порталов, а также LinkedIn; геймифицированный мониторинг настроения сотрудников; использование искусственного интеллекта для решения различного рода задач, в т. ч. чат-бот в Telegram на основе искусственного интеллекта; синхронизация широкого спектра данных с календарем (напр. , не только рабочие задачи и корпоративные мероприятия, но и дни рождения коллег) ; автоматизация интервью (Welcome interview, Adaptation, Probation, 1:1, Exit interview) ; сорсинг-плагин AI Fox; удобное дерево компании, отражающее также всех сотрудников; высокая безопасность данных (принцип Single Tenant) ; постановка целей с помощью метода OKR и быстрая коммуникация со службой поддержки (ожидание ответа не более 5–10 минут) .

Среди недостатков отмечается достаточно ограниченный функционал обучения сотрудников (несмотря на использование геймификации) , отсутствие мобильного приложения (как для сотрудников, так и для HR специалистов) .

Сравнение рассмотренных систем представлено в таблице.

Учитывая текущую геополитическую ситуацию, накладывающую определённые ограничения на возможности использования зарубежного программного обеспечения практически любого типа во всех отраслях, рассмотрим также российский аналог указанных систем. Так, среди российских программ особого внимания, на наш взгляд, заслуживает, например, система БОСС-Кадровик.

4. БОСС-Кадровик

Тип системы: HRMS

Российское решение для комплексного управления HR процессами на крупных и средних предприятиях. БОСС-Кадровик может быть установлена на персональный компьютер, сервер предприятия, облако (SaaS) .

Программное обеспечение объединяет в себе функции традиционного кадрового учета и методологии управления человеческими ресурсами. Функционал программного обеспечения включает в себя управление организационно-штатной структурой, ведение профилей должностей, кадровое администрирование, ведение базы данных сотрудников, обучение, адаптация, аттестация и оценка сотрудников, управление эффективностью (КПЭ) по целям и многое другое.

Отзывы при работе с данной программой: положительными аспектами является то, что применяются наиболее современные технологии; осуществляется интеграция с очень широким спектром внешних системам (в т. ч. бухгалтерских, ERP, бюджетирования, учета рабочего времени и т. д.) ; легкость настройки и адаптации; возможность эксплуатации единой кадровой системы во всех филиалах и дочерних компаниях; соответствие экспортируемых документов законодательству РФ; настраиваемые роли пользователей, система разграничения прав доступа пользователей, функциональное конфигурирование рабочих мест и поддержка баз данных MS SQL и Oracle.

Среди недостатков выявлена слабость системы управления талантами с точки зрения привлекательности инструментов для сотрудников (отсутствие наиболее актуальных современных решений – например, таких как геймификация) .

В результате рассмотренных характеристик компаний, можно сделать вывод о том, что на сегодняшний день компании успешно используют различные системы для автоматизации всех бизнес-процессов HR индустрии. Внедрение автоматизированных систем управления персоналом способно значительно повысить корпоративную эффективность и создать дополнительные конкурентные преимущества компании на рынке труда.

Таким образом применение высокотехнологичных кадровых практик оказывает положительное экономическое и социальное влияние на деятельность компаний. Главным преимуществом внедрения информационных технологий в систему управления персоналом является снижение временных и финансовых издержек. Внедрение ИТ-технологий в деятельность компании становится определяющим фактором ее дальнейшего развития и обеспечения конкурентоспособности на рынке.

Бизнес-процессы в сфере HR на сегодня слабо автоматизированы в большинстве компаний. В отличие от кадрового делопроизводства, где все регламентировано законодательными актами и трудовым кодексом, сфера управления человеческими ресурсами зачастую опирается на импровизацию и неформализованные процессы, которые сложились с течением времени.

Как же сделать так, чтобы наши процессы управления персоналом работали как часы? Прежде всего, следует навести в них порядок, а потом перейти к автоматизации

И если навести порядок в бизнес-процессах придется самостоятельно, то для их автоматизации потребуется решение со стороны (хотя при «наведении порядка» можно ориентироваться на предустановленные в ПО схемы процессов).

Зачем автоматизировать HR?

Давайте рассмотрим основные причины, почему вашей компании нужна автоматизация HR-процессов.

1. Порядок. Этот пункт особенно важен для компаний, где численность персонала 50 и более человек, а также может идти бурное развитие ее деятельности. Внедрение системы позволит настроить цепочки взаимодействия между сотрудниками, чья деятельность связана с HR-менеджментом, и сделает такое взаимодействие проще и понятнее. Поскольку все ответственные будут прописаны, а справочные данные всегда будут под рукой в системе, будет легко избежать ненужной самодеятельности и импровизации со стороны сотрудников.
2. Время. Приведем пример. Вы нашли кандидата, провели его по всем этапам собеседований и теперь ждете ответа от руководителя, но последнего постоянно нет на месте, а когда он на нем оказался, стало понятно, что он не отвечает за назначение сотрудников на данную должность. Вы потеряли на ожидание и поиск ответственного большое количество времени, за которое конкуренты успели переманить вашего кандидата.

   Автоматизированная система позволяет оперативно найти информацию по ответственным лицам и данные для связи, то есть взаимодействовать с кандидатами или сотрудниками в режиме реального времени.

3. Минимизация «человеческого фактора». К сожалению, любимый многими HR-менеджерами толстый ежедневник для записей не может сразу предупредить его владельца о том, что двум кандидатам назначено собеседование в одно и то же время, или оповестить о повторном приеме «проблемного» бывшего сотрудника компании.

   В этом плане программное обеспечение «позаботится» о своем пользователе, выдав предупреждение в нужный момент.

4. Аналитика и отчетность. В зависимости от компании процент рабочего времени сотрудников департамента управления персоналом, который занимает сбор HR-отчетности, может колебаться от 20% до 70%. Построение графиков приема новых сотрудников, средний расход денежных средств на вакансию, отслеживание текучести персонала на предприятии – это только малая часть отчетности, которую приходится собирать и вводить при помощи Excel-таблиц.

   В системе для управления HR-процессами достаточно настроить необходимый отчет и предоставить доступ сотрудникам. Теперь необходимая аналитическая отчетность в управлении персоналом для вашего руководства доступна в любое удобное время, без отвлечения сотрудников HR-отдела на сбор этой информации. Также это актуально для компаний, чьи офисы могут быть в разных часовых поясах.

5. Эффективность работы HR специалистов. Систематизация данных при ведении деятельности в программном обеспечении позволяет своевременно контролировать успешность закрытия той или иной вакансии или результатов обучения ваших сотрудников. При этом вам не надо дополнительно нагружать ваших сотрудников сбором отчетности и аналитики – это уже предустановлено в программе и доступно вам для использования. Благодаря этому вы можете гибко выстроить систему мотивации сотрудников отдела по работе с персоналом или оперативно реагировать на какие-то затруднительные ситуации в HR-процессах вашей организации.

Автоматизация HR-отдела позволит собрать подавляющую часть отчетности и аналитики, не отнимая при этом все рабочее время менеджера по персоналу. При этом можно задать правила доступа, чтобы данные могли получить только те сотрудникам, кто имеет на это разрешение.

Преимущество HRM-системы в комплексной автоматизации всех процессов в одной программе

Плюсы и минусы использования HRM-систем для автоматизации

Итак, основными плюсами цифровизации HR-процессов при помощи автоматизированных систем управления персоналом являются:

• Понятное отражение схем HR-процессов компании;
• Наглядное распределение зон ответственности сотрудников;
• Автоматические уведомления для сотрудников и внешних кандидатов;
• Уменьшение затрат времени на шаблонные процессы;
• Вся информация хранится в одном месте и есть возможность ограниченияпредоставления доступа сотрудникам;
• Аналитические данные собираются в режиме «онлайн», к ним есть доступ в любое время.

Среди минусов использования таких программ можно отметить:

• Внедрение такой системы стоит денег. Для некоторых компаний это могут быть очень значительные суммы;
• Для работы с таким программным обеспечением необходимо обучить сотрудников, ответственных за персонал, и в начале использования пристально контролировать процесс работы в данной программе.
• Необходимость наведения порядка в бизнес-процессах. Хуже хаоса, может быть только хаос автоматизированный.

Понятно, что количество и содержание плюсов и минусов для каждого предприятия будет своим (это зависит от численности штата сотрудников, географического охвата, количества должностей и проводимой HR-политики), но все же положительных сторон будет больше. Чтобы это подтвердить, рассмотрим пример автоматизации рутинного процесса в управлении персоналом – подбор сотрудника на вакантную должность в программе «1С:Зарплата и управления персоналом» КОРП (пошаговую инструкцию по подбору персонала в 1С можно также найти на нашем сайте).

Как автоматизировать рутинные HR-процессы с помощью HRM-системы

Конфигурация 1С:ЗУП 8.3 КОРП обладает широким функционалом для автоматизации процессов и задач, связанных с управлением персоналом, в том числе, полноценным HR-блоком. Для примера автоматизации процесса подбора сотрудника мы рассмотрим ситуацию, когда предприятию требуется руководитель отдела по установке и эксплуатации оборудования. Наша задача найти подходящего кандидата, предоставить его резюме для согласования и, если он нам подходит, то принять на работу в нашу компанию.

Шаг 1. Получение запроса на подбор

В программе создается заявка на вакансию, где уже описаны основные требования к кандидату:

• Основное и дополнительное образование;
• Опыт работы на определенной должности и его величина;
• Причину и инициатора открытия вакансии;
• Даты и приоритет вакансии.

Вся исчерпывающая информация может быть заполнена в профиле должности, на основе которого создана заявка на подбор. Особенно это актуально для технических специальностей, где требуются определенные удостоверения или документы о специальном образовании. Это поможет рекрутеру сразу отсеять неподходящих кандидатов в самом начале поиска, без лишних уточнений от заказчика поиска.

Шаг 2. Создание вакансии

На основании заявки можно сразу создать вакансию, где производить:

• Приостановку и возобновление поиска с отображением истории действий;
• Добавить или удалить этапы испытаний для кандидата;
• Вносить резюме кандидатов: вручную, загружать текстовые файлы и при помощи ссылки на резюме, размещенных на карьерных сайтах;
• Просматривать отклики на вакансию с ресурсов для поиска работы.

Это позволяет хранить любую информацию, связанную с вакансией, в одном месте. При этом руководитель HR-отдела всегда может просмотреть состояние дел при поиске сотрудника на ту или иную позицию, добавить комментарий или примечание, если это необходимо.

Шаг 3. Работа с кандидатами

Зарегистрировать кандидата можно непосредственно в вакансии. Все основные инструменты доступны в этой карточке, а именно:

• Планирование взаимодействия с соискателем;
• Фиксация результатов прохождения этапов отбора;
• Выставление оценок и комментариев для участников оценки кандидата;
• Отправка обратной связи соискателю при помощи шаблонов;
• Отправить для ознакомления резюме в электронном виде.

Данная форма содержит исчерпывающее количество информации о кандидате, доступное для просмотра всем заинтересованным сотрудникам, и позволяет сократить время на планирование и непосредственное взаимодействие с потенциальным сотрудником. При этом планировщик задач позволяет правильно распределить время работы рекрутера и не допустить ситуаций, когда двум соискателям назначили интервью в один временной интервал. Если кандидат находится в «черном списке» компании, программа предупредит вас об этом.

Шаг 4. Одобрение кандидата

Для одобрения или отклонения кандидатуры соискателя нужно просто нажать одну из двух соответствующих клавиш, при этом данные кандидата можно сохранить в базе. 1С:ЗУП КОРП имеет функционал проведения электронного интервьюирования кандидата с возможностью сравнения анкет между собой, к которому можно обратиться для уточнения при принятии решения.

Резерв кандидатов будет полезен при закрытии последующих вакансий, где потребуется подобный опыт работы и квалификация. Чтобы снова включить кандидата в работу, нужно также просто нажать пару клавиш, а не тратить время на поиск информации по ежедневникам за прошлые годы.

Шаг 5. Адаптация нового сотрудника

Программа позволяет автоматизировать сложный участок работы, в котором необходимо задействовать несколько сотрудников, отвечающих за конкретные участки работы с новым сотрудником.

Каждое мероприятие адаптации или увольнения можно настроить в зависимости от имеющихся в компании процессов, например, чтобы руководитель департамента проводил входные беседы с рядовыми сотрудниками, а генеральный директор – только с ограниченным числом людей, в частности, с работниками, пришедшими на руководящие должности.

В настройках программы можно задать также расписание уведомлений сотрудникам, в том числе, используя электронную почту.

В программе можно составить список задач по адаптации или при увольнении для ответственных за их исполнение сотрудников. Такие задачи можно остановить или перенаправить другому исполнителю.

Шаг 6. Оформление первичного медосмотра

На основании приема на работу (нажатием одной клавиши) можно создать направление на предварительный медосмотр. Все данные кандидата и будущего рабочего места подтягиваются из штатного расписания программы.

Также можно поставить себе напоминание о контроле прохождения медицинского осмотра в программе.

Шаг 7. Прием на работу

При передаче кандидата в отдел кадров для оформления документов, мы можем создать задание сотруднику кадровой службы, и точно также он получит уведомление в программе или по электронной почте, со ссылкой на документ, где содержится вся информация о принимаемом сотруднике.

После оформления приема на работу сотрудника, данный бизнес-процесс завершается.

Плюсы использования 1С:ЗУП КОРП для автоматизации процесса подбора персонала:

• Логичная цепь документов с отслеживанием ответственных;
• Распределение функционала между сотрудниками, участвующими в процессе;
• Автоматизация уведомлений;
• Шаблоны для связи с кандидатами;
• Создание напоминаний для себя и других пользователей;
• Мониторинг и аналитика эффективности.

Мы рассмотрели процесс автоматизации одного из самых рутинных процессов в HR-менеджменте, но это только малая часть возможностей программы. Внедрение 1С:Зарплата и управление персоналом КОРП, которое могут осуществить наши специалисты, помимо работ по рекрутингу, в части HRM позволит автоматизировать обучение и оценку персонала, блок охраны труда и настроить гибкую систему ключевых показателей эффективности.

Преимущества 1С:ЗУП КОРП перед BPM-системами

Помимо использования специализированного ПО, автоматизации HRM может происходить в рамках внедрения BPM-систем, то есть может быть включена в единую систему бизнес-процессов компании. Специализированное ПО (в нашем случае 1С:ЗУП) и BPM-системы – принципиально разные продукты по своему построению, которые объединяет лишь область автоматизации. Но именно в организации процесса управления и кроются преимущества работы с типовым программным продуктом 1С.

Начнем с того, что в России большой процент enterprise-ПО производится компанией 1С, и оно получило огромное распространение среди предприятий. Поэтому, сделав выбор в пользу HRM-системы от этого разработчика, вы получаете простую и дешевую интеграцию с продуктами «1С:Бухгалтерия», без которой не обходится ни одно российское предприятие, с «1С:ERP» или «1С:Документооборот».

Наряду с этим, интерфейс программы привычен для многих работников, учитывая, что основы использования программ 1С преподаются в учебных заведениях среднего и высшего профессионального образования. Таким образом, расходы и время на обучение по использованию 1С:ЗУП КОРП будут гораздо меньше, чем при внедрении программного продукта класса BPM.

Помимо этого программное обеспечение от 1С предоставляет эксклюзивный функционал, разработанный для сотрудников, осуществляющих деятельность по управлению персоналом в вашей компании. Например:

• Возможность интеграции с карьерными сайтами позволяет получать отклики от кандидатов, сохранять их резюме и загружать вакансии непосредственно в 1С:ЗУП КОРП;
• Проведение электронного интервью дает возможность создавать анкеты с вопросами для оценки компетенций кандидатов, а также сравнивать их результаты между собой.
• Электронные курсы позволяют не только фиксировать результаты прохождения обучающих курсов, но и проходить их непосредственно в самой программе, зафиксировав время прохождения, результат и статистику правильности ответов.

Поможем настроить 1С:ЗУП для грамотной автоматизации всех HR-процессов

Как уже было отмечено, решение от 1С позволяет автоматизировать не только HR-процессы – обучение или подбор персонала. Кадровое делопроизводство и учет заработной платы происходят в этой же программе, что позволяет ускорить смежные процессы. Например, отдел по работе с персоналом утверждает систему мотивации для сотрудников, отдел кадров утверждает данные изменения, а отдел по расчету заработной платы реализует эту систему при начислении заработной платы. При этом система оперативно получает все необходимые обновления в части регламентированного учета, что позволяет избежать претензий со стороны контролирующих органов.

На данный момент вопросы, которые касаются управления персоналом и учета кадров, являются весьма актуальными. Актуальность перечисленных вопросов обусловлена тем, что в организации любого масштаба необходимо вести точный учет кадров, оптимально распределять нагрузку между специалистами, мотивировать персонал на выполнение поставленной задачи, организовывать отлаженную работу, имеющую целью конечный результат, значимый для всей организации.

Прежде чем оценивать эффективность управления персоналом, необходимо дать определение понятию «эффективность».

Необходимо отметить, что эффективность управления может быть результативной и экономической. Результативная эффективность показывает степень достижения поставленной цели, а экономическая отображает уровень затрат, которые требуются для того, чтобы достигнуть максимальную результативную эффективность [1].

Можно выделиться следующие наиболее важные аспекты в управлении:

Связь между системой управления персоналом и целями организации

Целостность системы управления персоналом

Участие руководства организации в процессе управления персоналом

Соотношение уровня автоматизации, квалифицированности и полномочий персонала

Конкурентоспособность работы для работающего и нанимаемого персонала

Понятность формулировки целей, задач и инструкций для сотрудников

Квалифицированность и личностные качества руководителя.

Исходя из этих понятий в управлении можно определить понятие эффективности управления персоналом [4].

Эффективное управление – это отлаженный процесс, который осуществляется руководством при помощи различных средств учета, планирования, автоматизации, мотивации персонала, направленный на поддержание связи между действиями сотрудников и конечной целью организации; обеспечивающий целостность системы управления; определяющий необходимый уровень автоматизации и квалифицированности кадров.

Рассмотрим методы управления, с помощью которых осуществляется руководство сотрудниками.

Методы управления можно разделить на три основные группы:

•  
  •  
    административные – методы прямого воздействия, которые носят обязательный

характер

•  
  •  
    •  
      организационные – принимают вид положения о предприятии, устава фирмы,

внутрифирменных стандартов, положений, инструкций, правил планирования, учета. В организационных документах устанавливаются только правила и инструкции без указания сроков сдачи, поставок и конкретных лиц.

распорядительные методы имеют форму приказа, постановления, распоряжения,

инструктажа, команды, рекомендации. Указываются конкретные лица, осуществляющие операцию, сроки и нормы выполнения.

экономические – оказывают воздействие на исполнителя руководствуясь

принципом соизмерения затрат и результатов (материальное стимулирование и санкции, финансирование и кредитование, зарплата, себестоимость, прибыль, цена). Здесь в качестве основных методов управления выступает система заработной платы и премирования, которая должна быть максимально связана с результатами деятельности исполнителя [2].

социально-психологические – этот метод является одним из самых

трудноосуществимых в связи с тем, что метод работает с человеческим фактором. Осуществляется за счет морального поощрения, социального планирования, убеждения, внушения, личного примера, регулирования межличностных и межгрупповых отношений, создания и поддержания морального климата в коллективе [3].

Максимальную эффективность управления, положительную отдачу от сотрудников, и как следствие, высокую производительность труда позволяет достичь оптимальное использование совокупности методов управления.

Существуют следующие факторы высокой эффективности управления персоналом:

Руководящий состав – чтобы управлять персоналом, необходим грамотный

руководящий состав, который способен анализировать эффективность управления, оперативно принимать решения по изменению стратегии управления.

Методика управления – представляет собой результат работы руководящего

состава. Высокая эффективность управления возможна лишь в том случае, когда руководитель избрал верный метод управления, который состоит из оптимального соотношения методов воздействия на персонал.

Квалификация сотрудников, работающих на предприятии должна соответствовать

определенному уровню, в противном случае даже грамотный руководящий состав и верная методика управления не обеспечивают эффективность управления, так как сотрудники не смогут выполнять поставленные перед ними задачи.

Можно выделить факторы, препятствующие высокой эффективности управления:

Неорганизованная структура предприятия – то есть отсутствие на предприятии четкой

иерархии, множество лишних уровней. Данный фактор препятствует оперативности принятия решений и прозрачности при формулировке и выполнении задач. Затрудняется контроль выполнения инструкций сотрудниками.

Отсутствие стратегии управления не позволит менеджерам руководить сотрудниками,

оптимально расставлять кадры по местам внутри организации.

Несоответствие сотрудника месту – данная проблема часто встречается в управлении

персоналом. Квалифицированный сотрудник может оказаться на рабочем месте, где умения и знания сотрудника не соответствуют требованиям и задачам, которые возлагаются на него.

На данный момент существует множество средств, которые позволяют облегчить руководство персоналом, повысить оперативность принятия решений и точность подсчетов. Качественно, с наибольшей отдачей управлять человеческими ресурсами призваны специальные системы автоматизации управления персоналом, которые оптимизируют все процессы кадровой деятельности. Речь идет о новейших информационных технологиях (ИТ) в области Human Resources Management (HRM). Современная IT-система автоматизации управления персоналом позволит свести в единое информационное пространство, упростить, сделать более удобной и эффективной работу отдела кадров.

Данные системы состоят из набора мероприятий. Целью их проведения является организация эффективного руководства работниками компании и достижение наилучшего качества управления кадровыми ресурсами. При наличии необходимого количества профессиональных сотрудников в штате организации, автоматизированная система управления персоналом гарантирует быстроту достижения бизнес-целей предприятия без дополнительных финансовых расходов.

Кроме этого, привлечение HR-менеджмента к рабочему процессу какой-либо компании позволяет:

повышать уровень продуктивной деятельности всего кадрового состава;

значительно расширять клиентскую базу;

увеличивать спрос на товары или услуги;

сохранять целостность всех процессов в бизнесе;

обеспечивать удовлетворенность клиентов [5].

В помощь качественному управлению персоналом были разработаны дополнительные системы, отвечающие за автоматизацию управления персоналом. Они позволяют более эффективно оптимизировать рабочие процессы в коллективе при помощи новых информационных технологий (ИТ) в сфере HR-менеджмента.

Все HRM-системы можно разделить на три уровня:

первый уровень: автоматизация расчета заработной платы сотрудников;

второй уровень: создание и ведение штатного расписания;

третий уровень: аттестационные мероприятия; разработка «портрета»

квалифицированных работников; создание персональных программ по обучению и служебному продвижению [5].

Эффективность управления достижима лишь в том случае, когда продумана стратегия управления, персонал мотивирован на выполнение своих задач, а квалификация сотрудников позволяет выполнять поставленные задачи качественно. Автоматизация управления облегчает контроль выполнения сотрудниками их должностных инструкций, позволяет планировать дальнейшую стратегию предприятия, уделяя меньше времени текущим проблемам распределения кадров.

Принимая решение об автоматизации кадрового менеджмента, необходимо поддерживать соответствие квалификации персонала степени автоматизации. В случае, если не будет установлено оптимальное соотношение квалификации и автоматизации, то менеджмент не будет эффективным. В статье описано решение проблемы достижения этого соотношения, которое заключается в постоянном анализе эффективности и корректировке распределения кадров в соответствии с поставленными задачами, а также поддержании оптимального уровня автоматизации на предприятии.

Список использованных источников.

Баронов В.В. Автоматизация управления предприятием.- М.: ИНФРА-М, 2000. — 239 с.

Веснин В.Р. Управление персоналом. Теория и практика: учебник / Веснин В. Р. — М.: Проспект, 2008. — 688 с.

Дэйв Ульрих Эффективное управление персоналом. Новая роль HR-менеджера в организации. – М.: Вильямс, 2007. – 304 с.

Зорина Э. О. Критерии эффективности управления персоналом.

Автоматизация и программное обеспечение для управления персоналом // http://www.hr-portal.ru

Быстрый прогресс в области автоматизации HR позволил отделам кадров оптимизировать и ускорить свои методы работы, автоматизировать многие задачи и уделять больше времени процессам, ориентированным на людей, включая расширение возможностей своих сотрудников. Как ваша команда может применить HR-автоматизацию и работать более эффективно и результативно?

Нет сомнений в том, что управление человеческими ресурсами и процессы являются важной частью любого бизнеса. HR отвечает за набор, прием на работу и увольнение сотрудников, обучение и развитие, расчет заработной платы и учета рабочего времени, отслеживание отпусков и больничных, а также общее самочувствие сотрудников в организации. Без HR ни одна компания не сможет работать бесперебойно. Однако многие отделы кадров до сих утопают в администрировании и бумажной работе, необходимой для ручной обработки этих задач. Было время, когда альтернативы не было. Теперь на помощь приходит автоматизация HR. Скоро все, что можно автоматизировать в HR, будет автоматизировано. Вот почему важно осуществить переход как можно раньше, чтобы ваш отдел кадров оставался квалифицированным и не остался позади.

Что такое автоматизация кадрового делопроизводства?

Автоматизация управления персоналом (HR Automation) использует программное обеспечение для оцифровки и автоматизации повторяющихся и трудоемких задач, включая администрирование адаптации сотрудников, начисление заработной платы, хронометраж и управление льготами. Это позволяет сотрудникам отдела кадров сосредоточиться на более важных стратегических задачах, представляющих большую ценность для компании. Это также повышает эффективность и безопасность, снижая вероятность человеческой ошибки. HR-автоматизация возникла из-за времени и количества бумажной работы, связанной с повседневными процессами управления персоналом. Если HR-специалисты в вашей команде тратят больше времени на администрирование, а не используют свои ценные навыки в других областях бизнеса, значит, пришло время найти новый способ работы. Однако переход от ручного подхода к автоматизации управления персоналом требует определенного уровня навыков и обучения использованию технологии, чтобы быть эффективным. Но преимущества автоматизации HR для всех ваших сотрудников намного перевешивают время, энергию и деньги, которые вы вкладываете в достижение этой цели.

Преимущества HR-автоматизации

Почему стоит инвестировать в автоматизацию HR? Чтобы ответить на этот вопрос, давайте рассмотрим некоторые ключевые преимущества автоматизации управления персоналом.

• Повышенная эффективность

HR во многом зависит от процессов, управляемых документами. Когда это делается вручную, это может занимать много времени, повторяться и быть крайне неэффективным. Бумажная работа может «застрять» в очереди или на столе одного человека, и ошибки случаются часто. Более того, требование, чтобы люди приходили в офис или отправляли факс по подписанным формам, является излишним. Автоматизация управления персоналом оцифровывает все вышеперечисленное и многое другое, повышая производительность и эффективность бизнеса. После этого компания может сосредоточить больше усилий на том, чтобы весь персонал HR был защитником людей. Эйчары могут сосредоточиться на построении культуры, обучению людей, становлению чемпионом на рабочем месте и экспертом по коммуникациям. Все четыре из этих компетенций необходимы для работы любого специалиста по персоналу.

• Полезная информация

Автоматизация управления персоналом позволяет отслеживать, собирать и анализировать данные всех видов. Это позволяет вам выявлять закономерности и создавать отчеты о своих выводах. Затем вы можете использовать эти идеи для улучшения процессов, исправления любых сбоев и выполнения других задач, которые работают в рамках всего бизнеса.

• Уменьшение ошибок

Ручное заполнение платежной ведомости, табелей учета рабочего времени и проверка отпускных прокладывает путь к человеческим ошибкам. Кроме того, машина может легко выполнять эти задачи быстрее и уменьшить возможность ошибки.

• Улучшение общения и сотрудничества

Автоматизация управления персоналом обеспечивает четкое представление обо всех задействованных процессах и этапах. Это помогает всем понять обязанности друг друга, что улучшает общение и командную работу.

• Снижение затрат на бумажную обработку

Бумажная обработка требует распечатки документов, а затем их подшивания и хранения где-то в качестве записи. Автоматизация HR снижает затраты, связанные с этим. Это сводит к минимуму потребность в пространстве для хранения и гарантирует, что записи можно легко найти одним нажатием кнопки.

• Положительный опыт соискателей и сотрудников

Когда сотрудники HR тонут в административных задачах, у них часто нет времени или они забывают проверить новых кандидатов на работу. Это создает негативный опыт найма, независимо от того, будут ли они в конечном итоге наняты или нет. Автоматизация HR означает, что у HR будет больше времени, чтобы вернуться к кандидатам и улучшить их общее впечатление. Кроме того, сотрудники получают выгоду от самообслуживания. Например, они быстрее утверждают свои заявления на отпуск и отчеты о расходах и могут отслеживать выплаты своим коллегам. Это способствует положительному опыту сотрудников.

11 примеров автоматизации HR

Что можно автоматизировать в HR?

Вот несколько примеров автоматизации HR с примерами того, как компании в настоящее время используют автоматизацию HR и какую пользу она приносит им и их сотрудникам.

• Рекрутинг

 Рекрутинговые процессы включают в себя:

• Размещение объявлений о работе;
• Отслеживание ответов;
• Проверка резюме;
• Оценка перед приемом на работу;
• Сортировка и расстановка приоритетов кандидатов по заданным критериям;
• Автоматизированные потоки электронной почты.

Если вы не автоматизируете непродуктивные административные задачи из этих процессов, ваши сотрудники отдела кадров будут тратить на них ненужное время. И это не просто слова! Офис шерифа округа Оцеола раньше использовал бумажный процесс найма. Это означало огромную стопку документов, потерянные формы и отсутствие связи между отделами и соискателями. Столкнувшись с общенациональной нехваткой полицейских, они внедрили автоматизацию управления персоналом в рамках онлайн-оценки перед приемом на работу. В первый год это увеличило количество заявок в 2012 году с 446 до 1305 в следующем году. Формы были заполнены правильно (ни одно поле не должно оставаться пустым, как в бумажных версиях), и фотографии можно было загрузить. В конечном итоге офис шерифа нашел более качественных кандидатов из-за возросшего объема заявок. Процесс автоматизации отдела кадров также позволил им выполнять безбумажную проверку биографических данных и автоматически отправлять электронные письма кандидатам, обновляя их статус их заявок. Кроме того, они сэкономили первоначальные 2000 долларов на канцелярских принадлежностях для новых файлов найма.

• Адаптация сотрудников

Адаптация сотрудников требует сбора документов для проверки, подписания форм, предоставления доступа к инструментам новым сотрудникам, подачи запросов на устройства и многого другого.

Автоматизация управления персоналом может предоставить простой контрольный список в процессе адаптации. Это включает в себя возможность создавать рабочие процессы автоматического уведомления и утверждения, собирать формы с электронной подписью и автоматически создавать официальные документы в формате PDF, быстро доставлять устройства сотрудникам, не дожидаясь ИТ-поддержки, и многое другое. В KPMG (Бельгия) не было процесса предварительной подготовки новых сотрудников, что означало длительный период ожидания между подписанием контракта и их первым рабочим днем. Для решения этой проблемы компания использовала интегрированное и безопасное программное решение для адаптации. Процесс адаптации начинается с момента подписания контракта с новым сотрудником. Новым сотрудникам автоматически отправляется вся практическая информация, которую им нужно знать, из приложения, прежде чем они начнут свой первый рабочий день. После двух лет использования приложения для автоматизации управления персоналом сотрудники KPMG оценили свой опыт найма на 4,45 балла из 5, а свою первую неделю — на 4,12.

Кстати, примерно так сейчас функционирует «уральский Google» — российская компания СКБ Контур. Адаптация проходит в гибридном формате: новички проходят материал за месяц как оффлайн, так и онлайн с коллегами из других городов. Ко всем материалам есть доступ с помощью персонального офиса, а любые вопросы можно задать коллегам на «Стаффе» — портале новостей, очень похожем на VK по функционалу.

• Оффбординг

Процесс оффбординга часто можно упустить из виду, но он так же важен, как и адаптация. При правильном подходе увольнение помогает защитить компанию и произвести хорошее впечатление на бывших сотрудников. Однако ручное увольнение занимает много времени. Существует потенциальный риск потери форм или их неправильного заполнения. Кроме того, существует риск неспособности защитить компанию с точки зрения соблюдения требований и безопасности. Программное обеспечение для автоматизации HR-процессов позволяет создать контрольный список увольнения и:

• заполнить и загрузить документы в электронном виде;
• составить расписание выходных интервью,
• обновить личную информацию;
• договориться о последней зарплате работника;
• сформировать заявки на возврат оборудования компании;
• удалить им доступ к приложениям в выбранную вами дату;
• удалить их из каталога компании в последний день (чтобы обеспечить их актуальность).
• Доступ к приложениям и инструментам

Когда новый сотрудник присоединяется к организации, ему необходимо будет предоставить доступ к соответствующим приложениям, которые им нужны, с нужными уровнями разрешений в первый день их работы. Это часто может привести к потере времени в первый день, когда сотрудник пытается полностью настроиться и получить доступ к центральным системам, необходимым для выполнения его роли. Автоматизация HR-процессов позволяет автоматически предоставлять доступ новым сотрудникам на основе заранее определенных критериев. Со временем сотрудникам также может понадобиться доступ к дополнительным приложениям и инструментам. Автоматизация управления персоналом позволяет любому сотруднику запросить доступ к приложению и принять или отклонить его своим руководителем.

• Управление оплачиваемыми отпусками

Ручной расчет и утверждение дней отпуска может быть проблематичным, поскольку он включает в себя множество задач:

• Проверка остатка отпуска работника
• Получение одобрения менеджера на запросы на отпуск
• Учет отпуска для расчета заработной платы

Кроме того, если это ложится на плечи одного человека, остается много места для человеческой ошибки. Электронные письма забываются, и есть риск сбоев, когда этот человек находится в отпуске или на больничном. Программное обеспечение для HR предлагает автоматизированный процесс управления отпусками, который автоматически рассчитывает все вышеперечисленное.

• Требования о возмещении расходов

Знаете ли вы, что 38% сотрудников сообщили, что представлять и обрабатывать расходы скучно, в то время как каждый шестой говорит, что боится этого делать? сообщили, что представлять и обрабатывать расходы скучно, в то время как каждый шестой говорит, что боится этого делать?

Ненужные ручные задачи, такие как представление расходов, негативно сказываются на удовлетворенности вашего сотрудника работой. Доказано, что это снижает их производительность и производительность. Более высокий уровень удовлетворенности сотрудников приводит к более высокому уровню производительности, что приводит к повышению эффективности компании. Традиционно сотрудники должны отправить квитанцию, заполнить форму со всеми деталями, а затем получить одобрение менеджера. Анкеты ждут на столах людей и начинают накапливаться. Они могут быть заполнены неправильно и потеряться. Примерно каждый пятый отчет о расходах, составленный вручную, заполняется неправильно.

Автоматизация HR позволяет оцифровать процесс расходов. Сотрудники могут загрузить фото чека со своего телефона, а программное обеспечение для управления расходами автоматически извлечет необходимые данные (сумма, продавец, НДС и т. д.). Как только сотрудник отправляет это, соответствующий менеджер немедленно уведомляется и может одобрить или отклонить его. Затем контроллер проверяет правильность данных и обрабатывает их одним щелчком мыши. Это экономит сотрудникам в среднем до 70% времени обработки, устраняет человеческий фактор и дает компаниям обзор расходов в режиме реального времени.

• Начисление заработной платы

Ручной подсчет отработанного времени или дней, наряду с больничными или отпускными днями, оставляет много места для ошибок. Это приводит к тому, что работникам недоплачивают или переплачивают.

Автоматизация управления персоналом может упростить процесс, автоматически отслеживая и рассчитывая все, упрощая платежи и значительно облегчая поиск данных, если они необходимы для аудита соответствия или чего-то еще.

• Налоговая декларация

Существуют разные налоговые законы на разных уровнях (региональном, государственном, международном). Они зависят от размера организации и от того, где она работает. Это означает, что подача налоговых деклараций может быть сложной для вашего отдела кадров, особенно в связи с тем, что законы часто обновляются и изменяются.

Автоматизация налогообложения заработной платы на основе соответствующих законов гарантирует, что сотрудники и подрядчики будут получать и заполнять правильные формы. Он также предоставляет цифровой файл, который легко найти в случае аудита. Программное обеспечение для налогообложения персонала ускоряет процесс подачи налоговых деклараций и устраняет стресс.

• Тайм-менеджмент

Наличие ручного расписания для отслеживания времени и назначение одного человека или команды для его отслеживания крайне неэффективно. Их часто заполняют раз в несколько дней, а уж теряют их практически постоянно. Приложение автоматизированного расписания позволяет хранить в цифровом виде профили сотрудников, записи о посещаемости и другую информацию. Это делает весь процесс более быстрым и точным. При необходимости можно отслеживать, в какое время ваш персонал приходит на работу.

• Отслеживание эффективности сотрудников

Автоматизация записей о производительности сотрудников означает, что у компании есть доступные данные для определения повышения, премий, дисциплинарных мер или увольнения. HR может отслеживать эти записи о производительности и предоставлять менеджерам доступ для добавления заметок, подготовки к обзору производительности и обеспечения достижения целей.

Автоматизированное отслеживание производительности оптимизирует процесс, обеспечивает его беспристрастность, позволяет принимать точные решения и обеспечивает отличный ориентир как для менеджеров, так и для сотрудников.

Какие инструменты автоматизации HR — лучшие?

Это не рекламный пост, поэтому мы просто расскажем вам, что вы должны искать в инструменте автоматизации HR.

Это во многом зависит от проблем, которые вы пытаетесь решить. Инструмент должен легко интегрироваться с решениями, которые у вас уже есть, и быть достаточно простым в использовании при минимальном обучении. Вам также необходимо учитывать бюджет, с которым вы работаете, установить сроки развертывания и учитывать стейкхолдеров.

Большинство компаний могут иметь до 10-12 систем, задействованных в процессе автоматизации управления персоналом, а это означает, что простота интеграции имеет решающее значение для успеха. Также важно отметить, что автоматизация управления персоналом не исправит плохие процедуры или политики управления персоналом. Кроме того, выбранное вами программное обеспечение для автоматизации управления персоналом может хорошо работать для текущего размера вашей компании, но не масштабироваться по мере роста вашей компании или ее расширения за рубежом. Все эти факторы следует учитывать перед выбором инструмента автоматизации.

Автоматизация кадровых процессов прочно вошла в жизнь крупных и средних организаций. Сегодня практически все ИТ-компании предлагают услуги по автоматизации управления персоналом, а некоторые даже специализируются на программных продуктах для кадровых служб.

Еще несколько лет назад автоматизация затрагивала только расчет зарплаты и кадровое делопроизводство. Сегодня же программные продукты для служб персонала вышли на новый качественный уровень и включают не только средства сбора и учета данных по персоналу, но и функции современного HR-менеджмента: управление результативностью, компетенциями, обучением и развитием, подбором сотрудников, льготами и компенсациями, лояльностью, организационными изменениями, а также работу с резервом и планирование карьеры, ведение архивов. В новых системах, помимо средств составления типовой отчетности и доступа к кадровой информации, есть также инструменты оперативного анализа данных, поддержки принятия решений. Функциональность предлагаемых программных продуктов позволяет существенно увеличить круг пользователей, что особенно актуально для организаций с расширенной структурой управления. Столь объемный комплекс решаемых задач дает возможность трансформировать работу с персоналом в реальное управление человеческими ресурсами.

Программные продукты

Сегодня рынок программных продуктов в области кадровых бизнес-процессов предлагает и отечественные, и зарубежные решения. Они различны по техническим возможностям и стоимости, но практически одинаковы по своей функциональности, потому что рынок кадровых программ идет вслед за стандартизацией HR-технологий. Большинство систем дорабатывается до необходимого уровня, кроме того, крупные ИТ-фирмы приобретают специализированные решения других разработчиков (что позволяет им развивать функциональность своих систем). О том, как выбрать программное обеспечение для автоматизации кадровых бизнес-процессов и внедрить его на предприятии, стоит поговорить подробнее. Во-первых, все эти продукты можно условно разделить на финансово-управленческие и системы электронного документооборота (СЭД). Они могут дополнять друг друга, поскольку в системах первого вида документы обычно не «ведутся», а «проводятся», тогда как СЭД осуществляют поддержку жизненного цикла документов. Во-вторых, выделяют «локальные» и «коробочные» решения, а также ERP-системы (Enterprise Resource Planning), позволяющие планировать ресурсы предприятия и управлять ими, автоматизировать все бизнес-процессы компании. Использование подобных решений возможно только в крупных организациях, поскольку эффект от их действия сопоставим со стоимостью их разработки и внедрения. «Коробочные» решения обычно применяют в мелких и средних фирмах. В отличие от ERP-систем, они характеризуются низкой стоимостью и короткими сроками внедрения, но вместе с тем и ограниченными возможностями дальнейшей настройки (развития функциональности) и низкой интегрируемостью с другими информационными системами. Таким образом, «коробочные» решения не позволяют создать единое информационное пространство, тогда как последнее – несомненное преимущество ERP-систем. На рынке предложений по автоматизации «среднее» место между «коробочными» продуктами и ERP-системами занимают их модули, либо так называемые «интегрированные» решения. Они характеризуются мощной функциональностью, возможностью интеграции в единую информационную систему компании, однако позволяют автоматизировать какую-то отдельную сферу деятельности.

Пример

В одной из компаний возникла необходимость создать электронный фонд нормативных документов по труду. Провели тендер среди поставщиков систем электронного документооборота. В итоге проект реализовали на программной платформе Documentum, которая предназначена для хранения больших объемов информации и управления ими (система работает с файлами любых размеров и форматов – doc, xls, pdf, tif, jpg и др.). Она имеет масштабируемую архитектуру: имеется возможность подключения в будущем большего числа пользователей и автоматизации других задач, связанных с документооборотом. Интерфейс системы прост и понятен, поэтому с ней могут работать пользователи разных категорий. Кроме того, она поддерживает распределенные базы данных. Одной из главных причин выбора Documentum стала ее совместимость с программным решением SAP, используемым в компании. А дополнительным преимуществом введения системы стало то, что новые сотрудники после создания электронного фонда нормативных документов по труду получили возможность использовать их в ходе своей адаптации.

Планирование ИТ-проекта

Прежде чем начать автоматизацию на предприятии, необходимо определить ее ключевые параметры: 1. Поставить основные задачи проекта (какие бизнес-процессы предстоит автоматизировать). 2. Сформулировать требования к программному обеспечению для автоматизации выбранных бизнес-процессов. 3. Согласовать вышеприведенные пункты с ИТ-специалистами компании. Они могут подсказать, какие программные продукты несовместимы с ее обеспечением. Кроме того, весь процесс автоматизации – как внедрение системы, так и ее эксплуатация рядовыми сотрудниками – должен проходить в тесном сотрудничестве с ИТ-службой. При этом наибольшего успеха добьются те, кто совершенствуют свои знания в области информационных технологий, в частности, того средства, которое планируется внедрять. Это позволит общаться с ИТ-службой на одном профессиональном языке. 4. Выбрать соответствующий установленным требованиям программный продукт (лучше провести тендер среди нескольких ИТ-организаций). 5. Оценить технические, функциональные и стоимостные характеристики предложенных решений с помощью ИТ-специалистов. 6. Рассчитать финансовые и трудовые затраты. Следует учесть, что выбранное программное обеспечение в любом случае придется в той или иной степени настраивать «под себя», поэтому в коммерческих предложениях следует выделять отдельно цену программного продукта (лицензий, рабочего места и т. д.) и стоимость настроек и доработок, которые могут оказаться намного дороже самого ПО. 7. Выбрать программное обеспечение, совместимое с уже работающим в компании.

Менеджер ИТ-проекта

В идеале решением задач автоматизации должен заниматься менеджер ИТ-проектов. Он планирует и организует внутреннюю проектную работу. В отличие от западных компаний, где профессия Project Manager существует уже давно и обучение этой специальности ведется более 50 лет, в России проектное управление только начинает развиваться, и менеджеров этой сферы в отечественных вузах начали готовить совсем недавно. Тем не менее с каждым годом профессия становится все более востребованной. Однако позволить себе привлечь к сотрудничеству такого специалиста может только крупная компания. В мировой HR-практике существуют различные системы оценки квалификации и сертификации менеджеров проектов. Общий подход изложен в Своде знаний по управлению проектами (PMBoK), изданном Американским институтом управления проектами (Project Management Institute). Это национальный стандарт в данной области, включающий общий словарь профессиональных терминов, теоретические сведения и практические инструменты. Помимо американского, существует также европейский стандарт (IPMA), требования которого касаются личных компетенций менеджеров проектов. В России лишь единицы специалистов сертифицированы по этим стандартам. Многие ИТ-компании начинают сами обучать сотрудников по программе «менеджер проекта».

Основные функции менеджера проекта заключаются в следующем: планирование и определение содержания проекта, иерархической структуры работ, проверка их соответствия поставленным задачам; определение сроков реализации и составление плана-графика проекта, экспертиза качества работ, контроль проводимых мероприятий (сроки, качество); управление стоимостью проекта, планирование бюджета и контроль расходования средств; формирование команды проекта и руководство участниками в ходе работ, организация обучения команды, мотивация; управление коммуникациями проекта, включая информирование и согласование решений, подготовку отчетности; управление снабжением проекта и рисками, обеспечение необходимой документацией. Таким образом, менеджер проекта должен быть высококвалифицированным специалистом не только в сфере информационных технологий, но и в той предметной области, в которой ведется проект. Кроме того, он должен владеть навыками управления персоналом и финансами.

Необходимые документы

При реализации проекта всегда разрабатываются три основных документа: техническое задание, план-график и бюджет. Они позволяют успешно организовать работу, но только в том случае, если составлены специалистом. Техническое задание (ТЗ) – основной документ проекта, в соответствии с которым проводится разработка и введение в действие системы. В нем перечисляются задачи по автоматизации и способы их решения, включая конкретные описания форм, отчетов, справочников, характеристика объектов автоматизации, требования к системе, состав и содержание работ по ее созданию, алгоритмы взаимодействия всех элементов, а также порядок контроля и приемки системы. Разрабатывает документ менеджер проекта совместно с ИТ-службой по определенному стандарту (ГОСТ на ТЗ по созданию автоматизированной системы).

Правильно составленное техническое задание – это залог успешного взаимодействия всех участников проекта. Чем точнее оно написано, тем быстрее и эффективнее будут выполняться работы. К настоящему времени уже сформированы стандартные требования к автоматизированным системам:

• интегрируемость с различными информационными продуктами;
• используемыми в компании;
• надежность – обеспечение устойчивости работы и хранения данных;
• гибкость – способность легко адаптироваться к любым изменениям,
• происходящим в организации;
• масштабируемость – возможность увеличения объемов обрабатываемой информации и количества пользователей;
• возможность развития функционала фирмой-разработчиком в ходе эксплуатации системы – обновление версий, актуализация под требования российского законодательства и правовых норм;
• возможность работы с распределенными структурами (удаленными подразделениями);
• распределение прав доступа к информации в соответствии с должностями пользователей.

План-график обычно содержит стандартные для любого проекта организационнотехнические мероприятия: оценка трудозатрат, подготовка рабочих мест и технической документации, формирование команды и ее обучение, тестирование системы, ее запуск в опытную и, затем, промышленную эксплуатацию. Менеджер проекта указывает в плане-графике сроки и исполнителей по каждому виду работ.

Бюджет ИТ-проекта включает следующие основные статьи затрат: покупка программного обеспечения, настройка, сопровождение. В зависимости от масштабов проекта и выбранной технологии соотношение расходов по этим статьям может быть разным. Например, если это ERP-система, то основную часть бюджета займут затраты на внедрение модулей и настройку, тогда как последнее не нужно для «коробочного» ПО.

Следует помнить, что при демонстрации продукта поставщики обычно оперируют понятием «стоимость рабочего места», которое не включает затрат на настройку и поддержку, поэтому их нужно обязательно оценить при выборе ПО. Что касается расходов на сопровождение и дальнейшее развитие уже установленной системы, они могут быть рассчитаны на основе цены часа работы программиста компании, осуществляющего поддержку. Если управляющий проектом написал качественное техническое задание и подобрал соответствующий программный продукт, – компания уложится в спланированный бюджет. Именно это служит показателем успешности проекта, поскольку в данном случае менеджер не только решает изначально поставленные задачи, но и точно оценивает необходимые для этого ресурсы.

Оценка результатов

«Продуктами» реализованного проекта становятся информационная система и набор регламентов и инструкций по работе с ней: для пользователей, администраторов системы и т. п. Подготовка этих документов также входит в обязанности менеджера проекта. Оценка эффективности ИТ-проекта проводится теоретически, на основе финансовых показателей – сроков окупаемости, коэффициента возврата инвестиций (ROI), внутренней рентабельности и чистой текущей стоимости проекта. Но в большинстве случаев эти показатели сложно рассчитать, поскольку затраты на внедрение можно оценить на основании бюджета, а вот прибыль, полученную от реализации ИТ-проекта, выявить практически невозможно. Поэтому под основным эффектом можно подразумевать повышение управляемости и производительности в той деятельности, которая была автоматизирована.

Речь идет о достижении следующих результатов:

• сокращение времени и средств на работу с информацией и документами;
• обеспечение консолидированного представления всех данных и документов,
• минимизация времени осуществления доступа к информации;
• стандартизация и автоматизация бизнес-процессов;
• поддержание актуализации нормативной документации путем внесения необходимых изменений;
• организация эффективной защиты данных;
• минимизация времени на обучение новых сотрудников;
• интеграция обмена данными с внешними информационными системами.

Основным результатом автоматизации кадровых бизнес-процессов становится эффективное использование человеческих ресурсов компании.

Кадровое сопровождение вашей компании от UCMS Group. Подробнее на сайте www.ucmsgroup.ru

Елена Соловьева, директор Центра корпоративных HR-стандартов, ГМК «Норильский никель», г. Москва