Автоматизация бизнес процессов с помощью сэд

За тривиальным термином “документооборот” скрывается множество болей, которые менеджеры и управленцы во всех отраслях бизнеса испытывают ежедневно. Сегодня каждая концепция управления бизнесом диктует автоматизацию документооборота: проанализировать труднодоступные и неполноценные результаты операций практически невозможно, а управление без анализа теряет всякую смысловую нагрузку.

Основные бизнес-проблемы документооборота

Проблемы не автоматизированного бизнес-процесса документооборота организации могут повлиять как на работу отдельного сотрудника, так и в последствии на репутацию компании в целом — достаточно небольшой оплошности в виде потери документа или малейшего искажения информации. Среди подобных проблем не автоматизированного документооборота часто встречаются:

• высокая стоимость обработки каждого документа;
• частая потеря документов;
• утечка информации;
• искажение информации;
• задержки в принятии решений;
• медленное движение документов — переоцененная загрузка персонала;
• репутационные и юридические риски.

Бизнес-процессы документооборота

Практика автоматизации бизнес-процессов в системе электронного документооборота (СЭД) начинается с оценки логики документооборота компании. Логика документооборота в целом зависит от сферы бизнеса, учитывая специфику бизнес-процессов организации, однако есть общие бизнес-процессы электронного документооборота, которые применимы практически в каждом бизнесе:

• утверждение документов
• сбор отзывов по документам
• подготовки документов, согласования, исполнение (внутренние документы и документы для контрагентов)

Более детально бизнес-процесс документооборота организации могут выглядеть следующим образом:

• прием документов, поступающих в организацию;
• их первичная обработка;
• составление, согласование и оформление;
• операции с исходящими документами;
• отправка исходящих и направление в дело внутренних документов;
• предварительное рассмотрение документов;
• регистрация документов и распределение;
• информационно-справочная работа;
• составление, согласование и оформление документов;
• подобные операции с внутренними документами.

Преимущества автоматизированного документооборота

Автоматизированный документооборот открывает новые горизонты перед организацией, в частности помогает ускорить проведение работ, позволяет опередить конкурентов при принятии как оперативных, тактических, так и стратегических решений. Рассмотрим, что из себя представляют бизнес-процессы электронного документооборота и какие преимущества стоит ожидать от процесса автоматизации:

• Прозрачность работы: бизнес-процессы документооборота организации в этом случае позволяет менеджменту контролировать статусы документов на каждом этапе их изменения. Помимо контроля и существуют все возможности управления: в частности становится просто и быстро вызвать любой требуемый документ с полной информацией о его истории.
• Централизованное управление взаимоотношениями с клиентами и поставщиками за счет хранения и ведения файловой истории. Например, при возникновении инцидента достаточно пары кликов, чтобы поднять историю блока документов и проследить корреляцию.
• Возможность удаленного доступа, что позволяет избежать торможение в процессах.
• Безопасность информации и документов выводится на качественно другой уровень: поскольку управление электронным документооборотом централизованно, база данных позволяет делать резервные копии документов, что значительно снижает возможность потери информации, как случайно, так и умышленно.
• “Бережливое производство”, а также экономия времени и пространства. То есть автоматизация документооборота дает возможность избавиться от, например, бесконечных, и главное — ненужных распечаток, что есть ни что иное как потеря ресурсов. Документы и файлы могут быть безопасно удалены по истечении срока их хранения, в зависимости от статуса и актуальности информации. Автоматизация документооборота на уровне корпоративной культуры без сомнения отвечает самым эффективным и принятым по всему миру моделям стратегического управления — такие перемены в компании окажут положительное воздействие на отношение сотрудников к статусности компании, смогут выше оценить HR-бренд организации, а значит, работать с большей отдачей.
• Повышение удовлетворенности и эффективности сотрудников и руководителей: оптимизация ежедневных задач позволяет сотрудникам получать больше удовольствия от рабочего процесс, поскольку автоматизируются как правило рутинные функции. Для топ-менеджмента инвестиции в эффективную автоматизацию быстро окупаются еще и за счет освобождения времени сотрудников для более сложных и маржинальных задач.

Проверенные подходы к автоматизации документооборота

Когда компания озадачивается автоматизацией и оптимизацией элктронного документооборота, зачастую применяется одна из доступных на рынке систем электронного документооборота (СЭД), как специализированное программное решение. При этом упускаеся тот факт, что обработка документа в большинстве случаев является только элементом бизнес-процесса компании и для ощутимого улучшения эффективности бизнеса не достаточно оптимизации одного элемента, пусть и важного.

Прагматичный и компетентный подход предполагает более масштабный подходят к вопросу оптимизации и внедрение системы управления бизнес-процессами (BPMS), которая помимо хранения и поиска документов в информационной системе и автоматизации документооборота позволит автоматизировать бизнес-процессы, в которых документ не является основой процесса.

Гибкое решение для электронного документооборота на базе платформы Comindware позволяет создать единую систему для управления бизнес-процессами и документами, включая связанные дискуссии и задачи.

Узнайте больше о достоинствах платформы Comindware для специфики вашего бизнеса. Запросите звонок консультанта прямо сейчас!

Заказать звонок

Елена Гайдукова, маркетолог-аналитик. Работает в сфере BPM и автоматизации процессов с 2014 года. В настоящее время является бренд-менеджером решений на базе Comindware Business Application Platform.

Рассмотрим более чем востребованные программные решения. В фокусе внимания – системы автоматизации документов и документооборота (СЭД), которые сегодня являются не только эффективным средством для упрощения внутренней работы предприятия, а еще и мощным инструментом внешней борьбы с конкурентами. Расскажем, что за цели они преследуют и какие задачи решают, пройдемся по каждому важному их виду, проанализируем их преимущества – чтобы вам было легче определиться с выбором.

Сразу отметим, что таким ПО сегодня пользуются юрлица самых разных масштабов – как крупные интернациональные корпорации, так и небольшие частные фирмы, желающие идти в ногу со временем. В числе потребителей те, кто понимает, насколько важно оптимизировать производственные процессы.

Автоматизация документооборота: что это такое

В практическом смысле – это внедрение системы, позволяющей с минимальным участием человека создавать, проводить и хранить договоры, платежки, счета, акты, приказы, а также контролировать все этапы их редактирования, согласования или исполнения. Также это способ модернизировать порядок ведения дел в компании, сделать его более простым, эффективным, прозрачным, лучше защищенным от ошибок.

И, наконец, это переход от бумажных носителей к электронным, с созданием единой базы для делопроизводства, круглосуточно работающей в режиме онлайн с четким разграничением прав доступа.

Зачем нужна автоматизация документооборота на предприятии, в организации

Она позволит работать по-современному, опережая конкурентов, кроме того, она:

• Поможет обеспечить слаженное, а значит максимально эффективное взаимодействие всех структурных подразделений фирмы (что особенно актуально для крупных корпораций, имеющих большое количество территориально разнесенных филиалов, в том числе и в других странах).
• Улучшит производительность труда благодаря упрощению процессов согласования и передачи договоров, актов, счетов. Также существенно разгрузит рядовых сотрудников, ведь с нею создавать и редактировать файлы тоже станет легче.
• Повысит уровень защиты внутрикорпоративной информации за счет широких возможностей настройки и разграничения прав. С одной стороны, у нужных вам лиц ускорится доступ к справкам, ведомостям, приказам, с другой – посторонние не смогут открыть, скопировать или передать важные для вас данные (и вообще не увидят, что у вас они есть).

И эти возможности получает бизнес каждой ОПФ (организационно-правовой формы), развиваемый в какой угодно сфере, с любыми оборотами, масштабами, планами и перспективами.

Цели автоматизации управления документооборотом на предприятии

• сократить количество проведения рутинных операций и минимизировать объем ручного труда;
• уменьшить, а впоследствии и полностью прекратить использование бумажных носителей данных;
• создать единый массив электронных файлов, включающий в себя все акты, контракты, справки, которые только может создать, получить или передать фирма;
• адаптировать предложенные программами алгоритмы прохождения документов к текущим нормам, потребностям и особенностям предприятия;
• поддержать и улучшить уже действующие административные процессы;
• ускорить доведение распоряжений от начальника до подчиненного и ускорить внутренний обмен информацией — как на уровне филиалов и подразделений, так и между отдельно взятыми сотрудниками;
• реализовать внешние трансферы служебных файлов с сохранением высокого уровня общей безопасности;
• унифицировать все используемые алгоритмы и схемы;
• запланировать графики персонала (для эффективного распределения времени) и чутко контролировать исполнение должностных инструкций и обязательств.

По сути она призвана дать все инструменты для продуктивной работы в условиях современности.

Задачи автоматизации делопроизводства и документооборота

Они во многом перекликаются с целями. Ключевые из них, в зависимости от возможностей имеющихся сегодня программ, – это:

1. Выстраивание полных маршрутов передвижения электронных актов, справок, договоров.

2. Реализация результативного и удобного управления потоками (то есть процессами и последовательностями стандартных действий).

3. Организация архивов с сопутствующей каталогизацией файлов – для облегчения и улучшения условий хранения.

4. Объединение всех инструментов контроля – чтобы можно было проанализировать, в какой из сфер работы имеются недочеты, и оперативно их устранить.

5. Повышение эффективности использования ресурсов компании, вместе с качественной интеграцией современных решений в процессы руководства фирмой.

Виды систем автоматизации документооборота предприятия

Их классификация условная, но по функционалу, преследуемым целям и предоставляемым возможностям их разделяют на 4 группы. Рассмотрим каждую.

Системы делопроизводства

Ориентированы на те организации, которые работают по строго стандартизированным правилам и обладают вертикальной структурой управления. При этом юрлица могут быть какой угодно ОПФ, развиваться в любой сфере, поддерживать самые разные масштабы производства.

Программы этого класса унифицированы и призваны:

• упорядочивать работу со входящими/исходящими/внутренними файлами;
• максимально быстро обслуживать обращающихся клиентов;
• оптимизировать перемещение актов, справок, приказов в рамках одного структурного подразделения и между филиалами;
• создать и поддерживать хранилище, из которого можно будет в любой момент затребовать нужный контракт или выписку.

Фактически это преемники бумажного делопроизводства, но уже обладающие гораздо более широкими возможностями.

Электронные архивы (ЭА)

Они ориентированы на содержание внушительных объемов временно неиспользуемой документации, причем с опциями быстрого поиска файлов по мере надобности и с разграничением уровней допуска и прав доступа.

Актуальны в тех случаях, когда требуется структурировать имеющуюся информацию, каталогизировать ее по типу (текст, графика, видео, аудио), объему, степени важности, срокам создания и изменения или по каким-то другим параметрам.

В зависимости от набора функций, помогают:

• быстро находить необходимую внутреннюю информацию;
• эффективно управлять имеющимся в распоряжении контентом;
• вводить и изменять данные;
• постепенно оцифровывать бумажные носители;
• устранить вероятность потери и минимизировать риски порчи файлов.

Сегодня ЭА, как правило, включены в состав комплексных программных продуктов СЭД.

Workflow-системы

По сути вывели автоматизированный документооборот на новый уровень, потому что оптимизировали не отдельные функции (например, редактирование акта или визирование приказа подписью), а целые процессы (допустим, создание и утверждение инвентаризационной ведомости).

Каждая совокупность действий – поток – четко структурирована: продуманы все возможные варианты. В результате даже тот человек, который впервые запускает программу, интуитивно понимает, как открыть файл, внести в него изменения, отправить на проверку. Допустить ошибки при заполнении практически невозможно, ведь неправильно составленная форма просто не пойдет дальше, случайно сорвать сроки не грозит, ведь предусмотрены напоминания. Руководитель получает уведомления о несоответствиях графику и о других проблемах – есть все инструменты для гибкого и эффективного контроля.

Согласно статистике, workflow-решения наиболее актуальны для компаний с массовым обменом документами при высокой степени формализации процессов. Да, такие продукты сравнительно сложно и долго интегрировать и придется отдельно подумать об архивации, но все эти минусы они перебивают важнейшим плюсом – высоким уровнем оптимизации.

ECM-системы

Максимально гибкие, так как дают возможность работать как со структурированным, так и с некаталогизированным контентом. При этом позволяют настраивать права доступа, собирать, редактировать, перенаправлять и хранить файлы, то есть делают все то же, что и решения из уже рассмотренных категорий, но не только.

Также они управляют записями и библиотеками знаний, поддерживают разделение на workflow-потоки, оставляют возможность чутко контролировать веб-содержимое, задания и поручения.

Как автоматизировать документооборот, какое решение выбрать

Сложность в том, что можно приобрести программный продукт, который будет качественным сам по себе, но не особенно поможет конкретной компании, так как он в принципе ориентирован на другие задачи. В результате фирма (или непосредственно руководитель) потратит деньги на ПО, зачастую весьма немалые, и время, чем вполне способны воспользоваться конкуренты.

Чтобы не допускать таких ошибок, необходимо сразу определить свои цели и ориентироваться на те задачи, которые номинально должна выполнять СЭД. Если нужно наладить только потоки действий, следует обращать особое внимание на workflow-решения, если требуется еще и обеспечение доступа к обширному информационному архиву, стоит присмотреться к ECM.

Советы по выбору системы автоматизации документооборота организации

1. Воспользуйтесь помощью экспертов: если в штате компании нет ответственного сотрудника, способного однозначно сказать, какая программа будет лучшей конкретно в вашем случае, спросите об этом у специалиста (консультанты «Клеверенс» тоже помогут).

2. Познакомьтесь со всеми предложениями, не отбрасывайте какие-то из них сразу же. И не гонитесь только за функционалом, смотрите еще и на масштабируемость, тогда в будущем инструментарий ПО точно можно будет расширить.

3. Обращайте внимание на качество аппаратных решений: на характер поддержки СУБД, распределение потоков, легкость интеграции в уже сформированную IT-структуру фирмы и так далее.

4. Взгляните, как на практике работает автоматизированная система управленческого документооборота (если есть такая возможность); демоверсия будет являться самым верным первым впечатлением о программе.

5. Сразу смотрите, насколько лично вам (или другим сотрудникам и подчиненным, проводящим тестирование) удобно пользоваться продуктом, эргономичен ли его интерфейс, все ли команды меню понятны, легок ли он в понимании изначально. Если да, то и дальнейших проблем с освоением не должно возникнуть.

Отдельно отметим, что сначала можно поработать с базовым ПО, а потом, если оно подойдет и докажет свою эффективность, нарастить его возможности до максимальных (на текущий момент, с хорошей масштабируемостью можно будет еще не раз модернизировать в будущем).

Преимущества системы автоматизации управления документооборотом

Итак, современная и правильно выбранная программа:

• улучшает производительность труда;
• помогает своевременно актуализировать контент;
• обеспечивает быстрый доступ к нужным категориям (при условии наличия прав);
• минимизирует материальные издержки на хранение (нет необходимости поддерживать целостность бумажных носителей);
• значительно уменьшает ошибки, вызванные «человеческим фактором»
• сокращает штат обслуживающих сотрудников;
• повышает качество взаимодействия отдельных филиалов, подразделений, структур;
• упрощает составление отчетности;
• снижает вероятность умышленной порчи или случайной потери важной информации;
• позволяет составить архив сколь угодно больших объемов;
• объединяет все используемые офисные приложения.

Внимание, выгоды от эксплуатации СЭД могут быть как материальными, так и репутационными. Она помогает улучшить дисциплинированность и корпоративное сознание сотрудников, а оформленные по единым стандартам акты, выписки, приказы говорят инспектирующим органам о солидности фирмы, о серьезном отношении к бизнесу.

Какие технологии автоматизации документооборота считаются современными

• Клиент-серверные – модели управления находятся на специально выделенном внутрикорпоративном ресурсе, доступ к которому осуществляется через веб-интерфейс и открыт круглосуточно.
• Интегрированные с базами данных – Oracle, SQL и другими – и с помощью модулей оперативно получающие из них нужные данные.
• Реализованные на веб-решениях – вход на хост выполняется через браузер с интуитивно понятным интерфейсом.
• «Облачные» – с использованием места, предоставленного сторонним сервисом – провайдером.

Они также дают возможность пользоваться передовыми функциями вроде поточного сканирования, штрих-кодировки, поиска по атрибутам, полному тексту, оптического распознавания, создания электронно-цифровых подписей.

Как проходит процесс автоматизации документооборота: порядок внедрения системы

В общем случае он состоит из следующих этапов:

• выявление тех начальных процедур, которые необходимо выполнить;
• определение требований, предъявляемых к программе;
• формирование целей и задач фирмы, а также критериев соответствия ПО;
• обращение к интегратору – к компании-поставщику продукта;
• контроль за установкой и интеграцией с уже существующей IT-инфраструктурой;
• фиксация всех принимаемых мер.

Непосредственные работы по подключению СЭД выполняют специалисты, они же осуществляют пусконаладку и обучают персонал основам, а также проводят консультации.

Результаты внедрения автоматизированной системы управления документами

Главный итог – это появление всех возможностей и инструментов для более продуктивной деятельности. Также это создание внутрикорпоративного архива, с удобной логической структурой и неограниченным объемом. Не менее важную роль играет и улучшение политики безопасности, с более тонким разграничением прав доступа. И, наконец, каждая логическая процедура будет определена, четко описана, регламентирована, что поможет избежать ошибок и накладок.

Но вот как оценить всю степень пользы, которую она начинает приносить, особенно на первых этапах? Для этого нужно проводить мониторинг, обращая внимание на ключевые показатели. Какие именно? Сейчас рассмотрим.

Критерии эффективности автоматизированной системы управления документооборотом

• зрелость – процент ошибок, вызванных недостатками ПО или его несвоевременным обновлением;
• соответствие требованиям вашего бизнеса и отраслевым стандартам;
• масштабируемость – способность к наращиванию производственных мощностей, объемов хранилища, функций, числа пользователей;
• качество защиты данных и устойчивость к отказам;
• уровень доступности, гибкость разграничения прав, широта изменения настроек;
• мастерство технической поддержки на всех стадиях (подключение, пуск, обслуживание);
• стоимость обладания – цена покупки лицензии и обновлений, затраты на аппаратное обеспечение и администрирование и тому подобные расходы.

Какие проблемы решает СЭД

Главные особенности автоматизации документооборота – это сокращение ручного труда и постепенное избавление от бумажных носителей. Используя ПО, не придется переживать о том, что секретная папка с важным проектом потеряется, что в нее заглянет инсайдер конкурента (или даже скопирует оттуда несколько схем). Не нужно будет тратить нервы в ожидании, пока акт двухлетней давности найдут в архиве, да даже отводить помещение под хранилище и то не понадобится. Не придется задумываться о том, сколько копий распоряжения гуляет по предприятию и кто с ними ознакомлен – каждая будет как на ладони. Да и согласование всех решений ускорится.

Также не забывайте, что все подразделения станут работать более слаженно, исчезнут многие ошибки «человеческого фактора», доступ к информации можно будет разграничить буквально в пару кликов. Система автоматизации документооборота – это мощный инструмент, которым нужно пользоваться в конкурентной борьбе, и мы поможем вам им вооружиться. Обращайтесь в «Клеверенс» – предлагаем эффективные, надежные, масштабируемые и удобные в пользовании программные решения для всех видов бизнеса.

Количество показов: 46452

Документооборот в бизнес процессах

Документооборот бизнес процессов ЭДО на платформе СЭД TESSA

Электронный документооборот бизнес-процессов с системой становится более быстрым, красивым, современным, интерактивным. Платформа с гибкими возможностями настройки, безупречной внутренней архитектурой, передовыми технологиями WPF обеспечивает безукоризненное и стабильное функционирование рабочего места пользователя и минимизацию времени отклика приложения, даже несмотря на ограниченные возможности каналов передачи данных.

С помощью автоматизации электронного документооборота, упрощается работа с такими функциональными блоками системы электронного документооборота, как:

• электронный архив документов:
  • обеспечение высокой скорости работы с большим количеством пользователей и большим объемом данных
• работу канцелярии:
  • сканирование документов, доведение их в электронном виде до исполнителей
  • регистрацию входящей/исходящей корреспонденции
  • организацию тендерной процедуры
  • согласование договоров, платежей
  • обработку служебных записок/заявок
  • согласование и контроль над исполнением организационно-распорядительной документации
  • работу с протоколами коллегиальных органов/совещаний
  • автоматизацию работы сервис-деска
  • обработку претензий и жалоб
  • кадрово-хозяйственные процессы (увольнение, прием на работу, командировки, авансовые отчеты и др.)
  • обработку, хранение первичной бухгалтерской документации
• автоматизацию процессов, специализированных для различных сфер бизнеса:
  • автоматизацию урегулирования убытков страхования (для страховых компаний)
  • рассмотрение заявок на выдачу кредита и архив клиентских досье(для банков)
  • вывод на рынок новых единиц продукции (для производства)
  • процедуру открытия новых магазинов (ритейл)
  • управление закупками
  • и прочие блоки

Благодаря автоматизации документооборота и управлению бизнес-процессами в СЭД, можно:

1. Сократить издержки за счёт исключения потерь и оптимизации поиска необходимых документов, сэкономить средства на хранении/печати/перемещении печатных документов;
2. Сократить сроки обработки и согласования документов, осуществления бизнес-процессов;
3. Обеспечить прозрачность процессов, которые были автоматизированы в документообороте;
4. Обеспечить контроль обработки и создания документов;
5. Повысить эффективность управляемости компании.

Настройка бизнес-процесса

Настройка шаблона бизнес-процесса

Чтобы создать шаблон бизнес-процесса, необходимо на левой панели меню выбрать Создать карточку→Справочники→Шаблон бизнес-процесса.

У данного типа карточек следующий набор полей:

• Название — определяет название бизнес-процесса.
• Группа — определяет группу, к которой относится бизнес-процесс.
• Запуск из карточки — определяет, запускается ли данный процесс из карточки.
• Типы карточек — определяет список типов карточек, к которым относится данный шаблон бизнес-процесса. Актуально, если установлен флаг Запуск из карточки.
• Расширения проверки доступа для тайлов — список расширений на проверку доступа для тайлов, подключенных для данного шаблона бизнес-процесса. Более подробно про расширения можно посмотреть в разделе Расширения проверки доступа для тайлов.
• Сообщение при блокировке — сообщение, которое увидит пользователь при нажатии на кнопку процесса или завершении задания процесса, если версия этого процесса заблокирована на редактирование.
• Сообщение об ошибке — сообщение, которое увидит пользователь в случае возникновения непредвиденной ошибки процесса. Действительную ошибку можно посмотреть в карточке ошибки или списке ошибок экземпляра процесса.
• Доступ на редактирование — определяет список ролей, которые имеют доступ на редактирование шаблона процесса, редактирование и отладку экземпляра процесса. Допускается использование любых ролей, кроме контекстных.
• Доступ на чтение экземпляров — определяет список ролей, которые имеют доступ на чтение экземпляров бизнес-процесса. Допускается использование любых ролей, включая контекстные роли.
• Версии бизнес-процесса — таблица со всеми версиями данного шаблона бизнес-процесса. Более подробное описание данной таблицы расположено в подразделе данной главы.
• Кнопки бизнес-процесса — таблица со всеми кнопками данного шаблона бизнес-процесса. Более подробное описание данной таблицы расположено в подразделе данной главы.

Версии бизнес-процесса

В специальной таблице представлены все версии шаблона бизнес-процессов на текущий момент и число активных процессов внутри каждой модификации. А также кнопка для управления версиями процесса. По двойному нажатию открываться редактор данной версии — процесс открытия издания новой версий системы.

Таблица имеет следующие колонки:

• Версия — номер версии шаблона процесса.
• Родительская версия — номер родительской версии шаблона процесса.
• Дата создания — дата и время создания версии бизнес-процесса.
• Создано — создатель версии шаблона бизнес-процесса.
• Дата изменения — дата и время последнего изменения версии шаблона бизнес-процесса.
• Изменено — сотрудник, который последний вносил изменения в версию шаблона бизнес-процесса.
• По умолчанию — определяет, является ли данная версия версией, которая запускается при запуске процесса по данному шаблону процесса. Одновременно может быть только одна версия версией по умолчанию
• Заблокирован — определяет, заблокирована ли данная версия процесса на изменения. Если версия процесса заблокирована, то никакой процесс не может быть запущен или продолжен по данной версии процесса.
• Заблокирован сотрудником — сотрудник, который заблокировал данную версию процесса на редактирование.
• Число активных процессов — определяет число активных процессов по данной версии процесса.

Кнопки бизнес-процесса

Все кнопки представлены в таблице с параметрами отображения и доступа к ним. В колонку *Настройки” выводится вся информация о настройках расширений проверки доступа для тайлов.

Все кнопки отображаются в виде тайлов на левой боковой панели (за исключением кнопок с флагом Запускает процесс и при отсутствии флага в карточке шаблона процесса Запуск из карточки, эти кнопки отображаются на правой боковой панели).

По двойному нажатию производится открытие формы настройки кнопки.

Форма настроек кнопок имеет следующие поля:

• Название — определяет отображаемое значение на панели у пользователя на кнопке.
• Иконка — определяет иконку кнопки.
• Группа — определяет имя группирующего тайла, к которому будет принадлежать данная кнопка.
• Сочетание клавиш — горячие клавиши, при нажатии на которые происходит выполнение действия кнопки.
• Размер плитки — определяет размер кнопки на панели пользователя.
• Порядок — определяет порядок сортировки кнопок. Кнопки сортируются в порядке возрастания номера.
• Описание — текстовое описание кнопки. Пользователю нигде не отображается.
• Всплывающая подсказка — подсказка, которая отображается пользователю при длительном наведении на кнопку.
• Текст подтверждения — текст сообщения, которое отображается пользователю при нажатии на кнопку, если стоит флаг Спрашивать подтверждение.
• Спрашивать подтверждение — определяет, нужно ли выводить сообщение с текстом из поля Текст подтверждения для подтверждения нажатия на кнопку.
• Группировать в действия — определяет, нужно ли данную кнопку группировать в панель Действия на левой боковой панели пользователя.
• Сообщение при недоступности для выполнения — сообщение, которое будет выведено пользователю в ситуации, если у него нет доступа на нажатие данной кнопки. Данная ситуация может возникнуть, когда пользователь видит кнопку после открытия карточки, но больше не имеет к ней доступа из-за изменения каких-либо настроек системы, по которым определяется доступ к кнопке.
• Отправляемый сигнал — определяет тип сигнала, отправляемый при нажатии на кнопку.
• Запускает процесс — определяет, запускает ли данная кнопка процесса или производит воздействие на активные экземпляры процесса.
• Доступна ролям — определяет список ролей, которым данная кнопка доступна. Допускает добавление любых ролей, кроме контекстных.
• Состояния — определяет список состояний типового решения, при которых данная кнопка доступна. Данное поле добавлено в форму, т.к. включено расширение доступа к тайлам Проверка состояния. Если данное расширение не включено, то данного поля не будет и проверка по состоянию карточки производится также не будет. Более подробно про расширения можно посмотреть в разделе Расширения проверки доступа для тайлов.
• Условие — определяет дополнительное условие, написанное на языке C#, которое выполняется для проверки доступа к тайлу. API для подобных условий можно посмотреть в разделе API скриптов в условиях для тайлов.

Карточка настроек конструктора бизнес-процесса

Этот тип карточки позволяет настроить список ролей, имеющих доступ к созданию карточек шаблона процесса; с алиментарными правами.

У данного типа карточек следующий набор полей:

• Роли, которые могут создавать шаблоны процессов — список ролей, сотрудники которых имеют доступ на создание карточки шаблонов процесса.
• Администраторы процессов — список ролей, сотрудники которых имеют полный доступ к карточкам шаблона процесса, а также доступ на чтение и редактирование экземпляров процесса.
• Настройки типов — таблица с настройками типов для редактора параметров.
  Настройки каждого типа имеют следующие поля:
  • Название — уникальная строка, обозначающая имя типа.
  • Заголовок — отображаемое для пользователя имя типа. Поддерживает строки локализации.
  • Секция — определяет секцию, из которой берутся данные для данного типа.
  • Поля — определяет набор полей из секции, которые будут использованы при формировании значения данного типа. Поле ID добавляется по умолчанию.
  • RefSection — определяет RefSection для выбора значений из представлений. Если не задан, то используется имя секции.

Доступ к шаблону бизнес-процесса

По умолчанию в режиме редактирования и доступа ко всем документам из поля Доступ на считывание экземпляров записываются создавший процесс сотрудники.

Доступ к шаблону процесса определяется следующим образом:

• Если сотрудник входит в список ролей из поля Администраторы шаблонов бизнес процессов карточки настроек конструктора процессов, он имеет доступ на просмотр и редактирование шаблона процесса.
• Если сотрудник входит в список ролей из поля Доступ на редактирование, он имеет доступ на просмотр и редактирование шаблона процесса.
• Администраторы системы могут открыть карточку шаблона и выдать права на редактирование себе или другому сотруднику.

Доступ к экземпляру бизнес-процесса

Описанное выше правило применяется при создании новой карточки шаблона бизнес-процессов по умолчанию лишь сотрудник, создавший карточку. Список сотрудников и ролей, которые имеют доступ к шаблону, определяются в поле — Доступ на чтение экземпляров.

Права на доступ к экземпляру определяются следующим образом:

Если сотрудник входит в список ролей из поля Администраторы шаблонов бизнес процессов карточки настроек конструктора процессов, он имеет доступ на просмотр и редактирование экземпляра процесса (подробнее о редактировании экземпляра в разделе Введение в отладку экземпляров процесса).

Если сотрудник входит в список ролей из поля Доступ на редактирование бизнес процессов, он имеет доступ на просмотр и редактирование экземпляра процесса (подробнее о редактировании экземпляра в разделе Введение в отладку экземпляров процесса).

Если сотрудник входит в список ролей из поля Доступ на чтение экземпляров бизнес процессов, он имеет доступ только на просмотр экземпляра процесса. Для просмотра экземпляров процесса на левой боковой панели карточки есть тайл Бизнес процессы со всеми доступными для просмотра экземплярами процесса.

Документооборот в бизнес процессах

Отправьте заявку и специалист компании свяжется с Вами в ближайшее время.

Система Электронного Документооборота (СЭД)

• 

  Владимир Андреев

• 1 ноября 2021
• Статьи

Обязательный элемент «цифровой» инфраструктуры современного предприятия или организации — это система документооборота. Работу с внешними и внутренними документами относят к наиболее сложноорганизованному, трудоёмкому и «проблемному» участку деятельности предприятий. Электронные решения дают возможность существенно упростить и оптимизировать её.

 

Российский рынок СЭД, ECM и CSP-систем в 2020-2021 году продолжает показывать уверенный рост (по данным аналитического портала TAdviser). Использование специализированных систем, в частности внедрение электронного документооборота, сегодня актуально как для компаний коммерческого сектора, так и государственных учреждений. Первым они открывают перспективы по повышению прибыльности, отдачи от работы, а для вторых будут эффективным решением задач по оптимизации потоков информации и бумаг, межведомственному взаимодействию и работы с обращениями граждан.

Система электронного документооборота (СЭД) — необходимость, а не опция. Большинство сегодняшних компаний создают офисные бумаги в цифровом виде, но, из-за несовершенства процессов обмена информацией сотрудники вынуждены распечатывать их, передавать в «физическом» виде и терять время и силы на ненужную рутину. Неэффективный формат бывает трудно поменять — для этого необходимо автоматизировать деятельность фирмы комплексно, но результат превысит все ожидания. Грамотно организованная СЭД или ЕСМ-система (система управления контентом организаций), включающая правильно подобранные сервисы электронного документооборота, поможет наладить управление информацией и потоками документов на всех уровнях и стадиях существования.

Общие сведения об элементах и структуре СЭД

Изначально создаваясь как инструмент традиционного делопроизводства и его автоматизации, сегодня СЭД развились в многофункциональные, комплексные продукты. Система электронного документооборота — это решение, которое:

• обеспечивает процесс создания и перемещения внутрифирменной документации в электронном виде;
• обрабатывает поступающую корреспонденцию и внешние нормативно-распорядительные документы;
• упрощает контроль над документопотоками;
• помогает эффективно управлять отношениями с партнерами, клиентами и так далее.

В компании СЭД обеспечивает работу со всеми документами в электронной форме — любым набором информации, сохраненном или переданном на ПК. Их необходимо сопровождать атрибутами на своеобразных «карточках», которые идентифицируют единицу.

Документооборот в электронной форме — это способ централизованно организовать работу с бумагами, где большинство регистров и операций представлены в электронном виде. Соответственно, система, управляющая им, представляет собой решение с инструментарием – комплексом сервисов электронного документооборота — для осуществления всех процедур по созданию, изменению, поиску документов и поддержке взаимодействия между сотрудниками компании.

Иногда её называют EDMS (Electronic Document Management System) или вышеупомянутой ЕСМ, но эти термины несколько шире, чем СЭД — к последней необходимо добавить средства обеспечения сохранности информации, ввода бумажных документов в цифровую среду, обработки мультимедийного контента и так далее. Система электронного документооборота базируется на потоках работ — Workflow, представляющих собой действия сотрудников в границах выделенного бизнес-процесса.

В процессе собственной эволюции СЭД постепенно «научились» сопровождать и обеспечивать бизнес-логику всего жизненного цикла документа, а потом – автоматизировать сквозные бизнес-процессы, связанные с документооборотом, частично принимая на себя функции BPM-систем (Business Process Management).

С 2017 года развивается концепция CSP (Content Service Platform), для которой характерен отказ от монолитной архитектуры систем прежних поколений в пользу платформы, которая поставляется в виде набора сервисов. Современные СЭД, включая Docsvision, представляют собой CSP-платформы, которые объединяют и поддерживают работу сервисов, необходимых для конкретной компании на данном этапе её жизненного цикла и с учётом специфических задач. При этом платформа оставляет возможность в любой момент добавить новый сервис, обновить или доработать отдельный модуль. Это позволяет одновременно и эксплуатировать систему, и развивать её без необходимости ставить на паузу производственные и бизнес-процессы.

Выбрать оптимальную по набору сервисов редакцию Docsvision, ознакомиться со стоимостью модулей и вариантами лицензирования можно на странице «Стоимость Docsvision и сравнительные характеристики редакций».

Достоинства СЭД

Существующая базовая структура СЭД зарекомендовала себя как действенный, эффективный механизм, который удобен для предприятий и учреждений любого масштаба. Рынок СЭД активно развивается, так как и государственный сектор (активный потребитель), и бизнес-структуры заинтересованы в сервисах электронного документооборота. Также развитию систем способствует расширение сферы применения электронных подписей и увеличенное внимание к вопросам безопасности информации. Эффективно решать их можно при помощи качественных и продуманных программ.

Современная система документооборота имеет множество достоинств — она:

• обеспечивает прозрачность документопотока и всех бизнес-процессов компании — все действия и перемещения бумаг можно отследить и контролировать;
• повышает дисциплину труда и исполнения задач — прозрачные системы удобны для фиксации результатов и факта отклика на требование;
• сокращает временные затраты на каждодневный рутинный труд — не нужно подолгу искать, согласовывать бумаги, оборот их ускоряется;
• защищает информацию от утечки, обеспечивая безопасность данных и строгое разграничение прав доступа;
• основана на принципах, оговоренных в стандартах качества ISO;
• легко внедряется среди сотрудников — при условии грамотно организованной системы обучения персонала;
• даёт предприятию конкурентные преимущества, помогает поддерживать и развивать внутрикорпоративную культуру и так далее.

Система электронного документооборота (СЭД) включает, в том числе, управление нормативными регистрами. Поэтому её работа должна быть организована в соответствии с требованиями законодательства.

Стандарты и правовая база для СЭД

Конкретных стандартов или законов для электронных бизнес-систем в отечественном правовом поле немного, и при разработке СЭД её создатели ориентируются на разнообразные нормативные документы для «классического» делопроизводства. Среди основных нормативно-регулирующих актов стоит назвать:

• федеральное законодательство об электронной подписи (63-ФЗ), об информации и её защите (149-ФЗ), о персональных данных (152 и 363-ФЗ) и так далее;
• отраслевые правила и требования — приказы Росстандарта и Росархива, письма Минюста РФ, Минфина РФ и других государственных органов;
• постановления федерального и региональных правительств;
• стандарты и ГОСТы по делопроизводству, архивам, системам распорядительной документации — Р 7.0.8-2013, ГОСТ Р 7.0.97-2016 и другие.

Иногда нормативные акты противоречат друг другу, а правила носят рекомендательный характер, и разработчики стараются делать СЭД компании максимально адаптивной и гибкой. Также нужно учитывать постоянно изменяющиеся требования к работе с электронными подписями, что критически важно для сохранения юридической значимости электронного документооборота. Необходимо, чтобы все официальные электронные бумаги организации были легитимны, достоверность их легко определялась. Всё это нужно предусмотреть при принятии решения, какую систему электронного документооборота внедрять для корпоративного использования.

Функциональные возможности СЭД

Задачи системы электронного документооборота сегодня уже вышли далеко за контур «классического делопроизводства», и это значительно повышает требования даже к базовой функциональности СЭД. Подробно об этом можно прочитать в буклете «Актуальные задачи современной СЭД», а кратко можно сформулировать, что система должна обеспечивать все следующие функции:

• управление документацией — ввод и регистрация, повседневная работа, контроль потоков;
• связь с бумажным документооборотом;
• организованный поиск и получение данных и документов — быстрый, в соответствии с уровнем допуска;
• отслеживание актуальности документации (особенно, внешней, входящей) и архивирование устаревших документов;
• поддержка должного уровня информационной безопасности;
• простой и интуитивно понятный для конечных пользователей интерфейс программы.

Система электронного документооборота должна быть оснащена удобными инструментами настройки, локализации, хорошо масштабироваться. Важно, чтобы разработчик предусмотрел возможности организации единой СЭД в географически удалённых друг от друга подразделениях компании. В системе необходимо организовать упорядоченный электронный обмен информацией между иерархическими уровнями, а также грамотно внедрить её на реальном предприятии.

Внедрение СЭД и оценка её эффективности

Компания Docsvision предлагает качественные и современные сервисы электронного документооборота для решения задач по организации и поддержке электронной работы с документами. Мы обеспечиваем комплексный подход: вместе с самим программным продуктом предоставляем весь спектр поддержки по внедрению решений, обучению персонала и сервисному обслуживанию СЭД.

Скачать буклет бесплатноВнедрение электронного документооборота на предприятии — важный этап, на нём происходит окончательная «шлифовка» системы и настройка её под прикладные задачи заказчика.

Обычно внедрение состоит из следующих этапов:

• исследования текущей ситуации в компании, создания плана внедрения;
• перенос спроектированного продукта на реальные мощности компании — система СЭД адаптируется под них;
• тестирование работоспособности настроенного продукта;
• обучение руководства и персонала — методом «шоковой терапии» или постепенно;
• эксплуатация и корректировки в её процессе, масштабирование, решение текущих задач.

Система документооборота должна также быть бизнес-эффективной и окупить вложения в неё. Для такой оценки можно использовать методики расчёта возврата инвестиций в IT-проекты и, в общем смысле, в любые нематериальные активы. Необходимо учитывать, насколько активно к работе привлекались сторонние эксперты, какова отдача от их вмешательства, каковы перспективы относительно дальнейшей прибыльности. Можно столкнуться с ситуацией, когда расчёт эффективности обойдется заказчику дороже, чем сама СЭД, но делать это нужно.

Стоит учесть, что традиционные методики оценки недостаточно точно определяют результат — внимание уделяют затратам на покупку и внедрение, не учитывая оптимизацию работы различных отделов, ускорение обработки документов (и снижение риска штрафов за несоблюдение сроков ответа на запросы), более простое принятие оперативных решений благодаря доступу к любому срезу информации. Примеры оценки бизнес-эффекта внедрения СЭД можно посмотреть в кейсах реализованных проектов наших клиентов. Рассматривать эффективность СЭД необходимо в комплексе, вместе с процессами и бизнес-выгодой от их автоматизации.

Помимо общего функционала платформа Docsvision предлагает готовые прикладные решения для внутреннего и внешнего (с покупателями и поставщиками) документооборота, договорного документооборота, электронного архива и хранения всех видов контента предприятия, кадрового документооборота, делопроизводства, цифрового управления процессами и командой.

Готовые решения СЭД →

метки: Процесс, Автоматизация, Предприятие, Бизнес, Деловой, Проект, Документ, Система

1. Автоматизация бизнес-процессов в документообороте

2. Показатели автоматизации предприятия

3. Система автопроцессинга

4. Особенности автоматизации бизнес-процессов

В работе рассматривается подход, базирующийся на применении информационной системы электронного документооборота (далее СЭД), который не только автоматизирует некоторые аспекты управленческой и финансово-хозяйственной деятельности на предприятии, но и позволяет выполнить полную автоматизацию текущих бизнес-процессов. Помимо этого в реферате рассматривается представление бизнес-процесса с точки зрения СЭД, реализованный инструментарий представления и особенности его применения в конкретных случаях на примере СЭД «Е1 Евфрат».

1. Автоматизация бизнес-процессов в документообороте

Исторически сложилось, что процесс внедрения различных информационных систем на предприятии, в том числе и систем электронного документооборота, происходил без предварительного анализа существующей инфраструктуры компании и происходящих в ней процессов. На сегодняшний момент для менеджмента компаний потребность чёткого описания бизнес-процессов становится приоритетной задачей. Всё чаще применяется более полезная практика описания бизнес-процессов перед попыткой автоматизации управления на предприятии[3,5].

Попробуем понять, насколько тесно связаны понятия бизнес-процесса и документооборота.

Бизнес-процесс — это последовательность взаимосвязанных активностей или задач, которые приводят к созданию определенного продукта или услуги для потребителей[7].

Результаты отдельных работ и процессов не могут не отражаться в созданных или измененных электронных документах. Поэтому компании, вставшей на путь автоматизации, необходима тесная интеграция систем делопроизводства и управления бизнес-процессами.

Перечислим основные принципы электронного документооборота, применяемые в СЭД «Е1 Евфрат» (заявленные разработчиком на evfrat.ru), позволяющие эффективно управлять описанными бизнес-процессами:

1. Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ в любой инсталляции данной системы.

2. Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения

3. Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа.

4. Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.

27 стр., 13248 слов

«Совершенствование бизнес-процессов

… информационных систем помогает компаниям оптимизировать работу бизнес-процессов, что способствует более быстрому и рациональному течению работы. Объектом исследования является мебельное ателье «Альянс», которое занимается производством корпусной мебели на заказ. Целью …

5. Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём.

6. Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов[1].

Центральным понятием документооборота является документ. Отслеживать и управлять процессом можно, внося изменения в реальном времени в текущий документ и связанный с ним процесс. Следовательно, весь функционал СЭД может быть легко адаптирован для задачи управления бизнес-процессами. Документ становится основой управления[2], а СЭД — базовой платформой для создания автоматизированных систем управления (АСУ).

В этом и заключается документно-ориентированный подход к управлению предприятием[2].

Но «автоматизация» подразумевает не только управление, но и автоматическую обработку бизнес-процессов без участия человека. Для этого самого по себе документооборота не достаточно. Требуются дополнительные инструменты автоматической обработки документов.

2. Показатели автоматизации предприятия

При проведении автоматизации на предприятии встаёт вопрос о количественном измерении этого процесса. В существующих отечественных и зарубежных источниках используются два основных показателя — уровень и степень автоматизации. Коэффициент уровня автоматизации труда определяется по объему затрат автоматизированного труда в общей трудоемкости предприятия[3].

Следует отличать уровень от степени автоматизации труда, которая определяется как отношение численности рабочих, занятых автоматизированным или механизированным трудом, соответственно, к общей численности персонала предприятия.

Рассматривать эти характеристики с точки зрения автоматизации отдельных бизнес-процессов представляется не совсем правильным. В некоторых источниках для расчёта эффективности процесса автоматизации используются временные показатели. Например, логично сравнить общее время выполнение всего бизнес-процесса до автоматизации и после нее. Но, так как бизнес-процесс сам по себе состоит из атомарных деятельностей, то выражать степень автоматизации бизнес-процесса проще как отношение количества автоматизированных деятельностей к общему числу деятельностей в бизнес-процессе.

Такой расчёт легко провести, он нагляден и просто масштабируем на предприятии, в котором выполняется задача автоматизации сразу нескольких бизнес-процессов. Единственное требование — это чёткое описание и регламентирование существующих бизнес-процессов.

3. Система автопроцессинга

Попробуем составить список функций, которые необходимы для полной автоматизации бизнес-процессов и которые, в свою очередь, смогут обойтись без постоянного участия администраторов и простых пользователей:

• Регистрация документов и их привязка к потокам.
• Маршрутизация прохождения документов [26, «https:// «].
• Назначение ответственных исполнителей.
• Формирования заданий и сроков задач по документам.
• Контроль исполнения задач по документам.
• Формирование отчётов и анализ состояния работ.

Всё это основные компоненты системы электронного документооборота.

31 стр., 15449 слов

Разработка модуля по автоматизации бизнес-процессов отдела работы …

… задач, задачи и обоснование необходимости автоматизации 1.2.1 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес процессов Разработка модуля бизнес процесса в данном дипломном проекте, затрагивает отдел продаж; склад продукции. Автоматизация работы именно этих отделов является …

Воспользовавшись документно-ориентированным подходом, рассмотрим абстрактное предприятие в виде чёрного ящика, в котором необходимо регистрировать документ, производить по нему какие-то чётко регламентированные работы, и, возможно, осуществлять выгрузку документа вовне.

Следовательно, при стремлении к полной автоматизации бизнес процесса, необходимо реализовать инструментарий для создания подсистемы автоматического импорта документов извне, автоматической обработки документов внутри и автоматического экспорта документов. На официальном сайте разработчика имеется информация о том, что в «Е1 Евфрат» уже есть функция автопроцессинга, что позволяет покупателям данной СЭД снижать субъективность в принятии решений при обращении граждан и также оперативно реагировать на эти обращения.

4. Особенности автоматизации бизнес-процессов

Применение системы автопроцессинга подходит для всех стратегий автоматизации, как более консервативных — пошаговых, так и для более агрессивных, цель которых — максимально возможная автоматизация.

Несомненными преимуществами данного подхода являются:

1. Наглядность. Степень автоматизации предприятия легко поддаётся вычислению, если бизнес-процессы хорошо описаны и спроектированы в терминах СЭД.

2. Лёгкость развёртывания, гибкая настройка. Представленный инструментарий построен на простой и интуитивно понятной терминологии СЭД — документ, поток документов, поручение. Следовательно, не требуется дополнительных специальных навыков и знаний, которыми обладают пользователи и администраторы СЭД.

3. Расширяемость. Добавление новых возможностей автоматизации реализуется достаточно просто, путём добавления нового класса обработчика поручений.

Необходимо добавить, что многочисленные отечественные и зарубежные специалисты в области автоматизации считают: полная автоматизация делопроизводства недостижима и, более того, даже вредна. Поэтому, в данной работе, речь идёт лишь о некотором подходе и реализующем его инструментарии. Насколько полно необходимо его использовать и какую пользу это принесёт в конечном итоге — решать менеджменту компании, ответственному за автоматизацию.

Описанные в работе системы автопроцессинга реализованы в СЭД «Е1 ЕВФРАТ» и применяются для автоматизации, как отдельных, так и целых бизнес-процессов на предприятиях.

информационный электронный документооборот автоматизация

1. Арлазаров В.Л., Емельянов Н. Е. Документооборот как информационная база накопления знаний // Труды ИСА РАН «И нформационно-аналитические аспекты в задачах управления», т. 29 — М.: URSS, 2007 // ISBN 978−5-382−486−0

Арлазаров В. Л., Грекул В. И.

Лухин П. А.

И. С. Аглицкий

6. Материалы сайта http://bigc.ru/publications/other/it/avtom_predpr_vchera_segodnya_zavtra.php.

7. П. Свитинбенк, А. Изуно, Х. Бадави, Д. Хи, П. Левики, Х. Шварцер, Л. Юсуф Создание бизнес-процесса с помощью инструментов Rational и WebSphere.