Автоматизация бизнес процессов это простыми словами

Автоматизация бизнес-процессов — это перенос рутинных простых задач в сервисы для автоматизации. Благодаря автоматизации принимать заказы, выставлять счета, отправлять товары и многое другое можно на автомате, без участия людей.

Зачем нужна автоматизация бизнес-процессов

Автоматизация бизнес-процессов нужна, чтобы масштабировать бизнес. Когда компания растет, объемы работ также сильно увеличиваются. Выставить вручную 10 счетов — это совсем не то же самое, что выставить 1000 счетов. Такая же ситуация с другими процессами в компании: от подбора персонала до управлением закупками.

Автоматизация помогает компании::

Увеличить прибыль. Автоматизация бизнес-процессов позволяет обслуживать бОльшее количество клиентов меньшим количеством сотрудников. Когда рутинные задачи организованы с помощью специальных программ, участие человека нужно только в нестандартных ситуациях. Прибыль компании растет, а расходы на персонал — нет. Сотрудники могут получать бОльшую зарплату, так как успевают обрабатывать больше клиентов.

Сэкономить время. Некоторые задачи, например распределение заказов между менеджерами, вообще не приносят компании деньги, но делать их нужно, иначе все процессы остановятся. Автоматизация таких задач помогает сотрудникам больше заниматься делами, которые требуют творческого подхода или приносят прибыль.

Повысить эффективность и точность процессов. Есть процессы, в которых очень важна точность. К примеру, оформление накладных в службе доставки интернет-магазина. Лучше дать пользователю выбрать нужное почтовое отделение из списка, чем заставить менеджера принимать заказы по телефону. Менеджер устанет и ошибется, посылку отправят не туда и клиент не получит заказ в срок по вине магазина.

Улучшить процессы. Некоторые бизнес-процессы или очень дорого, или вообще нереально обрабатывать вручную. К примеру, обзвонить всех участников конференции на 1000 человек и напомнить им, что конференция завтра. Но им можно отправить SMS и email или сделать обзвон с помощью робота. Автоматизация выводит компанию на новый уровень персонализации в работе с клиентами.

Сравните, насколько проще выставлять счет в интернет-магазине, если подключить автоматизацию:

Без автоматизации	С автоматизацией
1. Менеджер получает заявку.	1. Клиент оставляет заявку, указывая реквизиты для выставления счета.
2. Звонит клиенту, уточняет реквизиты для оплаты.	2. Клиенту на почту автоматически приходит счет с реквизитами, указанными клиентом (без ошибок в сумме и дате).
3. Вручную делает счет в Excel, скопировав старый счет. Может ошибиться.	3. Когда клиент оплачивает счет, менеджеру приходит уведомление. Товар уезжает со склада.
4. Отправляет счет клиенту.
5. Менеджер идет или звонит в бухгалтерию, просит проверить, оплачен ли счет, и так несколько раз.
6. После того, как деньги получены, менеджер отправляет товар.

Инструменты для автоматизации бизнес-процессов

Самый простой инструмент автоматизации — это Microsoft Excel или его бесплатный онлайн-аналог — таблицы Google Spreadsheet. В таких таблицах можно описать процессы и настроить формулы расчета нужных цифровых показателей. Это популярный метод начальной автоматизации работы отдела продаж, который позволяет вести клиентскую базу, контролировать оплаты от клиентов и прогнозировать выручку.

Существуют и более сложные системы автоматизации.

Системы управления проектами. Trello, Jira, Asana — это сервисы, в которых можно ставить задачи сотрудникам и распределять их между членами команды. Внутренний заказчик создает карточку задачи, описывает, какой результат он хочет получить. Исполнитель делает задачу, отмечает в карточке, что задача готова. Заказчик принимает или отклоняет работу. Контроль сроков и качества выполнения задачи лежит на менеджере проекта.

Бухгалтерские системы. 1C, Контур — это системы управления финансами и складом. С помощью таких систем автоматизируется выставление счетов, расчет зарплаты и налогов, создание актов и других документов.

Системы управления рабочим временем и персоналом. Bamboohr, Hurma — это системы, где сотрудники могут оставлять заявки на отпуск, следить за рабочим временем, количеством рабочих и выходных дней. Информация об отработанных днях попадает в бухгалтерию, где автоматически рассчитывается зарплата. В некоторых случаях такие системы учитывают рабочие часы и даже делают скриншоты экранов сотрудников раз в 10 минут, чтобы убедиться, что те работают.

Системы управления клиентами (CRM). AmoCRM, Terrasoft, Bitrix24 — это системы учета отношений с клиентами. Для каждого клиента заводится карточка, куда записываются его контактные данные и история общения. К карточке клиента прикрепляется карточка сделки: о чем договорились, сколько это стоит, когда нужно сделать.

Сделка и клиент прикрепляются к ответственному менеджеру, который ведет переговоры и фиксирует их результат в CRM. Если менеджер уйдет из компании, информация о его клиентах сохранится в системе и другой менеджер сможет продолжить работу.

ERP-системы. Это комплексные системы автоматизации всех процессов в компании.

Самые популярные ERP-системы в России — это SAP, 1С:ERP Управление предприятием, Oracle ERP.

Системой SAP, например, пользуются такие крупные организации, как Почта России или государственные железнодорожные компании в СНГ.

К примеру, вам нужно синхронизировать расписание поездов и продажу билетов на эти поезда. Одни пассажиры едут от конечной до конечной, другие сходят на промежуточных остановках. Какие-то поезда едут из других стран. SAP поможет синхронизировать количество вагонов, расписания поездов и внештатные ситуации вроде «поезд опаздывает на полчаса, и по его пути идет другой поезд в это время».

ERP-системы очень гибкие, и позволяют автоматизировать работу любого предприятия или компании. Но именно поэтому они долго внедряются и настраиваются. Для их запуска обычно нанимают отдельных специалистов — интеграторов.

ESP-системы. Системы для отправки массовых email-рассылок, такие как Unisender, — это тоже инструмент автоматизации, в данном случае маркетинговых процессов. Раньше нужно было вручную верстать письмо и отправлять его каждому пользователю. Теперь можно создать макет в блочном редакторе, загрузить список контактов и отправить email сразу по всей базе.

Еще более продвинутая автоматизация — это цепочки писем. В зависимости от того, как пользователи отреагировали на письмо, им приходят новые email. Вручную такой процесс повторить нереально.

CMS-системы. WordPress и Tilda — тоже инструменты автоматизации бизнес-процессов. С их помощью можно удобно администрировать сайт. Раньше, чтобы добавить картинку, нужно было писать код. Сейчас это можно быстро и без разработчиков сделать в админ-панели CMS-системы.

Как внедрить автоматизацию бизнес-процессов

Внедрение автоматизации — долгий процесс. Сначала нужно прописать процессы, подлежащие автоматизации. Затем оптимизировать их, если это возможно. И только после этого выбирать программы и внедрять автоматизацию.

Есть два основных способа автоматизировать процессы предприятия: сделать проект силами персонала компании или обратиться к консультантам. Рассмотрим оба варианта.

Автоматизировать все самостоятельно. В компании создается рабочая группа по автоматизации конкретных бизнес-процессов. Эта группа прописывает задачи, выбирает инструменты и проводит внедрение. Если нужно — привлекает аутсорсеров и другие отделы компании для решения конкретных задач.

Плюсы	Минусы
Нет больших дополнительных расходов. Вы платите ту же самую зарплату сотрудникам.	Нет опыта в автоматизации или есть, но небольшой.
Сотрудники хорошо знают специфику компании и отрасли. Вам не придется доносить контекст и особенности рынка.	Нет мотивации закончить быстро. Сотрудники и так работают у вас в компании, им некуда спешить.
Полная конфиденциальность. Вам не придется рассказывать самые тонкие детали бизнеса людям, которые в нем не участвуют.	Сотрудники не успевают делать свою работу. Основные задачи провисают — их некому делать.
	Плохо разбираются в инструментах для автоматизации. Будут использовать те инструменты, которые легко найти или которые на слуху.

Обратиться к команде на аутсорсе. Вы можете привлечь интеграторов: компанию или частных консультантов.

Плюсы	Минусы
Опыт в автоматизации. Специалисты уже автоматизировали много других компаний и проектов и знают, как избежать типичных ошибок.	Дополнительные расходы. За этот проект придется заплатить отдельно и немало.
Мотивация сделать все быстро. Вы рассчитаетесь с ними, как только проект будет закончен.	Аутсорсеры не знают специфику компании и сферы бизнеса. Решения аутсорсеров могут быть неадекватны вашей специфике.
Сотрудники не отвлекаются от своих задач. Ваш персонал может делать свою основную работу.	Нет гарантий надежности. Даже самое сильное портфолио не гарантирует исполнительность и качество работы. А от своей команды вы знаете, чего ожидать.
	Будут навязывать свой продукт или стек решений. Нередко консультанты имеют личные предпочтения в использовании тех или иных продуктов, которые не обязательно подойдут именно вам.

У каждого способа автоматизации свои плюсы и минусы. В целом сложные проекты, типа внедрения ERP, лучше доверить интеграторам, работая с ними в тесной связке. Локальные системы, типа CRM, можно пробовать внедрить самостоятельно.

Главные мысли

Крупные и небольшие компании постоянно ищут возможность увеличить эффективность работы и привлечь новых клиентов. Автоматизация бизнес-процессов предполагает решение и дает потрясающий результат за счет грамотного распределения времени. Сервис для клиентов и взаимодействие с ними при внедрении автоматизации. Нередко цифровой рынок предлагает отдельные приложения для автоматизации тех или иных операций бесплатно. Но лучше ставить и подключать готовые системы, как правило, они очень удобны, могут включать операции различной сложности.

Что такое автоматизация бизнеса простыми словами

Автоматизация бизнес-процессов — это перекладывание решения привычных операций, возникающих во время управления проектом, на специфическое программное обеспечение, установленное на созданном для этого оборудовании.

Инструменты автоматизации дают возможность значительно увеличить производительность, ускорить процесс осуществления однообразных рабочих действий посредством технических программ.

Систему управления можно автоматизировать посредством внедрения онлайн-технологий, трансакций, широкой подстройки бизнес-процессов. Контроль производственных задач экономит время руководителя и персонала, выполняет определенные маркетинговые задачи, сервис становится более качественным, помогая увеличить численность клиентов. Маркетолог задействует все доступные каналы для улучшения результативности процессов.

Говоря кратко, автоматизация бизнес-процессов представляет собой отличный способ превращения человеческого труда в машинный, упрощение и ускорение решения рутинных, но необходимых задач.

История возникновения

Автоматизация — термин, появившийся в 20-х гг. ХХ века. Первыми понятие внедрили профи по управлению: специалисты Генри Гант и Фредерик Тейлор.

Сперва термин применялся по отношению к этапам производства, затем его значение существенно расширилось и стало ассоциироваться в том числе с бизнес-процессами. В 80-е гг. технологии получили большее распространение, что сказалось и на процессах автоматизации компании: появились такие устройства, как печатные, копировальные машины и пользовательский компьютер.

Неудивительно, что описывать каждый день выполняемые работы, анализировать сделанное, сохраняя скорость труда, не так легко. Потому и пришлось принимать решение о том, чтобы продолжать это уже в электронном формате.

Продвижение автоматизации бизнес-процессов активно происходило в режиме онлайн вместе с развитием интернета. ПО сделало автоматизацию более удобной. Управление стало простым благодаря интуитивно понятному интерфейсу.

В компаниях происходит постоянное распределение ресурсов, автоматизация бизнес-процессов и упрощение управление деятельностью компании как для руководителей, так и для рядовых сотрудников. Сегодня создаются новые эффективные приложения для автоматизации в помощь бизнесменам для привлечения клиентов.

Цели и задачи автоматизации бизнес-процессов

Цель автоматизации бизнеса — создание максимально благоприятных условий для развития фирмы, масштабирование компании с помощью разработки системы действий. Таким образом удастся повысить производительность и упростить работу сотрудников, когда проработка входящих заявок от клиентов занимает слишком много времени. Тогда бывает невозможно использовать ручную деятельность.

Разберем ключевые и дополнительные задачи, которые разрешает автоматизация бизнес-процессов:

1. Контроль и учет товара.
2. Повышение производительности рабочих.
3. Уменьшение трат компании.
4. Сокращение трудовых обязанностей сотрудников.
5. Улучшение качества обслуживания клиентов.
6. Грамотная подготовка шагов развития компании с описанием каждого из них.
7. Уменьшение количества ошибок.
8. Экономия времени сотрудников.
9. Оперативное разрешение текущих рабочих вопросов.

Преимущества и недостатки автоматизации

Автоматизация бизнес-процессов обеспечивает мощную поддержку предприятий. Выделим главные преимущества автоматизации в управленческой сфере:

Отметим также определенные минусы, которыми обладает автоматизация бизнес-процессов:

Какому бизнесу нужна автоматизация

Автоматизация бизнес-процессов — процедура, которая может быть использована в любой отрасли. При этом качество сервиса компании, спектра оказываемых услуг не должно быть пониженным вследствие внедрения автоматизации.

Автоматические бизнес-процессы применены в следующих рабочих отраслях:

• производство разнообразных продуктов;
• продажи;
• маркетинг;
• консультация клиентов, т. е. отвечать на вопросы и рассказывать о возможных покупках;
• работа с документами, создание накладной, актов и иных бумаг;
• бухучет;
• отчеты за месяц, год, минуту;
• хранение cookies;
• расчет зарплат;
• способность выставлять счета;
• составление обзоров;
• запуск кампаний и проектов;
• услуги иного характера;
• управление персоналом;
• анализ клиентов;
• способность подписываться электронной подписью;
• определение темы интерфейса;
• проверка числа продаж несколько раз в месяц или в зависимости от потребностей;
• ведение бюджета.

Очевидно, автоматизация бизнес-процессов может применяться как в базе (работа с продажами и клиентами), так и в сервисе (бухучет, работа с документооборотом, делопроизводство). Автоматизировать бизнес означает повысить эффективность, освободить время на то, чтобы обучить менеджеров, пересмотреть политику компании.

Например, продажи — бизнес-сфера, требующая автоматизации выполнения многих задач. Все действия будут выполняться автоматически, что существенно экономит время руководителя. Такие бизнес-процессы, как консультации с клиентами, бывают утомительными, но наличие специальных программ сводит потребность самостоятельно реализовывать подобные задачи к минимуму. При необходимости можно настроить выгрузку новостей в блог на выбор.

Еще один замечательный способ управления бизнес-процессами — система учета складских запасов, которая может применяться в транспорте. Такой способ управления обычно отслеживает имеющиеся и требуемые продукты в указанный срок.

Запуск автоматизации бизнес-процессов особенно необходимо и в маркетинге. Новая система управления делает клиентам персональные коммерческие предложения, оптимизированные под конкретную категорию потенциальных покупателей — целевую аудиторию компании. Раньше работникам необходимо было совершать огромное число звонков, чтобы разрекламировать продукт, а теперь, благодаря автоматизации бизнес-процессов, основные задачи маркетинга разрешаются гораздо быстрее и проще.

Многие процессы реализуются автоматически даже в бухучете. Все задачи выполняются посредством приложений: счет количества отработанных часов персонала, расчет заработной платы, обработка вопросов о больничных листах, отпускных, сведения о документах и т.д.

Автоматизация бизнес-процессов идеальна для любой компании, управления разнообразными компаниями. Потому сегодня предприниматели активно используют ПО в целях прироста эффективности работы и усовершенствования сервиса.

Виды систем автоматизации бизнес-процессов

Прежде чем начинать автоматизировать бизнес-процессы, существуют разновидности систем управления. Учитывайте особенности вашего бизнеса, чтобы выбрать подходящую разновидность системы автоматизации. Менеджерам достаточно знать о таких:

Системы управления	Разработка карточек с заданиями, списки и другие способы автоматизации процессов бизнеса
Системы управления сотрудниками	Позволяют прослеживать рабчасы сотрудников, вносить и хранить информацию о персонале, производить расчет зарплаты и узнавать о занятиях сотрудников в сети в течение рабочей недели
CRM-системы	Системы созданы, чтобы упрощать заключение сделок и договоров, а также для оформления и хранения персональных данных о каждом клиенте, прикрепления их карточек к менеджерам. Пользователь может отправлять сообщения в чат и по mail, применяя почту, добавлять данные в табличку, изменять информацию в списках, совершать проработку заказов
ESP-системы	Существует для взаимодействия менеджеров с клиентами, проведения рекламных рассылок сразу всем контрагентам с возможностью сказать «Спасибо» за заказ
Сервисы автоматизации бухучета	Подходят для начисления зарплаты, счета налогов. Все подсчеты проводятся благодаря набору формул
CMS-системы	Предполагает быстро и эффективно управление сайтами, регулируя нужные параметры
ERP-системы	Благодаря erp, бизнес-процессы соединяются в единый и позволяют вести и хранить нужный объем информации в одной структуре

Какие инструменты и функции могут потребоваться

Все вышеперечисленные бизнес-инструменты будут разрешать задачи и предполагать разнообразные опции. Выбирать нужные позиции требуется при ориентации на автоматизацию каких процессов вашего бизнеса сэкономит больше финансов. Работать со своими и сторонними материалами проще. Аналитики советуют обращать внимание на показатели:

• конкретные задачи вашего бизнеса;
• важность подстройки системы под стратегию бизнеса;
• изменение настроек автоматизации;
• показатель удобства ПО;
• интеграция с другими сервисами;
• наличие и расценки на услуги техподдержки.

Как подготовиться к автоматизации бизнеса

Важным этапом, благодаря которому вам удастся избежать неточностей, является предварительные подходы к автоматизации процессов бизнеса. Для того чтобы освоить этот тип бизнес-инструментов, необходимо проделать манипуляции:

1. Определить все бизнес-процессы предприятия и назначить ответственного человека для каждого из них.
2. Составить кейсы всех процессов, прописать алгоритмы и инструкцию для менеджеров.
3. Разработать и написать шаблоны таблиц, карт.
4. Определить права доступа для партнеров, закрывать отдельные части.
5. Создавать точки восстановления.
6. Участвовать в назначении необходимых алгоритмов в таблицах системы автоматизации.
7. Составить отчетность с изменением показателей за предыдущий период, по группам продукции, по cookies и т.д.

ТОП-5 статей для бизнеса и не только:
⚫ Описание бизнес-процессов: что это такое, анализ, схема
⚫ Тайм-менеджмент простыми словами: понятия, принципы, приемы и техники
⚫ Конверсия продаж: что это такое, как правильно считать и повысить
⚫ CRM-система простыми словами: что это, как работает, 15 лучших бесплатных СРМ
⚫ IP-телефония простыми словами: что это такое и как работает

Как автоматизировать бизнес: пошаговая инструкция

Так, можно автоматизировать бизнес-процессы, но придется пройти все необходимые этапы и сделать шаги:

1. Планирование целей автоматизации бизнеса.
2. Разработка и интеграция.
3. Тестирование и исправление ошибок.
4. Подготовка персонала.
5. Модернизация в соответствии с требованиями бизнеса.

Какие ошибки и проблемы могут появиться при автоматизации бизнес-процессов

Существует ряд проблем, из-за которых автоматизация не обеспечивает эффективного результата:

1. Неудобное оформление.
2. Неправильный анализ бизнес-процессов и подстройка.
3. Отказ согласия системы в работе с ключами.
4. Неверная последовательность автоматизации процессов бизнеса.
5. Отсутствие поддержки нововведений от сотрудников.
6. Отсутствие плана автоматизации бизнеса.

Как измерить эффективность автоматизации

Когда вы завершите основные этапы автоматизации бизнес-процессов, необходимо оценить результат проделанной работы. Поэтому важно помнить, по каким фактором следует формировать оценку.

Отзывы сотрудников и клиентов

Важно получать позитивные мнения от команды, чтобы видеть, достигнута ли основная цель. Проработка данных, полученных от рабочих, и их анализ помогут вовремя выявить недоработки и найти их решение. Конечный клиент тоже непременно останется доволен.

Прибыль

Это нюанс, который даст понять, насколько хорошо и правильно был проведен курс автоматизации бизнес-процессов, были ли полностью выполнены все важные задачи и цели, достигнуто ли согласие между желаемым и действительным.

Анализ производительности

Обязательно провести сравнить уровень производительности и эффективность работы до и после автоматизации бизнеса: насколько сократилось время решения задач, появились ли новые положительные мнения на сайте, были ли решены важные проблемы.

15 направлений автоматизированного управления бизнес-процессами

В России существуют приложения, с помощью которых вы можете автоматизировать бизнес-процессы. Поддерживается интеграция приложений и виджетов с системой crm. В этой статье изучим 15 приложений, посредством которых вам удастся контролировать и упрощать все процессы.

1. Облачные АТС для обработки звонков, разработки базы непринятых вызовов, бесплатной подстройки по согласию с заказчиком.
2. Лид-формы для оформления клиентских заявок в рамке, ссылок на mail, оформления заказов по sms или email.
3. Соцсети для загрузки лидов, переписки и общения с клиентами.
4. E-mail для приема и отсылки писем группам клиентов, рассылки уведомлений и напоминаний о заказах.
5. Онлайн-беседы с участием консультанта.
6. Мессенджеры для оперативного сбора контактов, архива переписок с каждой стороной взаимодействия.
7. Обратный звонок.
8. Способность обрабатывать обращения.
9. Программы для бухгалтеров.
10. Сервисы для склада.
11. Банки.
12. Обработка запросов в интернет-магазине.
13. Конструктор файлов для ввода имен, названий, реквизитов.
14. Бронирование билетов или запись на прием.
15. Рассылка.
16. Аналитические сервисы для просмотра финансовых показателей.

Лучшие автоматизированные системы управления бизнесом

В этой статье мы предлагаем перечень лучших систем для автоматизации бизнес-процессов, к которым вы можете обращаться при необходимости.

StorVerk CRM

Основой является 1C. Его достоинство — наличие большого числа кнопок: опции для оптимизации трат и рост дохода, клиенты обращаются к компании любым подходящим способом. Например, по номеру или через окошко на сайте. Гибкая подстройка и адекватная стоимость обеспечат легкую автоматизацию бизнеса.

Dynamics 365

Достойный продукт Microsoft. Хорошо подходит для того, чтобы управлять бизнес-процессами. Вам не нужно тратиться на обучение этой системе. Интерфейс простой. Разработчик подготовил подробный мануал, который удобно позволит организовывать работу.

Битрикс24

Здесь вам уже частично доступен полезный функционал благодаря встроенной CRM-системе, но вы можете хотеть расширить его. Возможно осуществлять управление даже с мобильного телефона, также принимать предложения, оформлять договора и делать все необходимые работы.

SAP CRM

Известный сервис среди владельцев бизнеса (склада, отдела продаж, магазина, коммерческого пространства). Нужно для создания связей между различными бизнес-процессами, что делает платформу пригодной для краткосрочных и долгосрочных целей компании.

Мегаплан

Отличный вид системы управления бизнесом: у вас получится изменять информацию о заказчиках, отмечать все события, связанные с их манипуляциями, получите силу для распоряжения задачами.

Цена ПО и сколько стоит внедрение

Любой опытный бизнесмен сначала хочет просчитать все риски и сумму, которая уйдет на подключение нового бизнес-инструмента. Оплата будет зависеть от следующих факторов:

• общая стоимость системы автоматизации бизнеса;
• все расходы, включая обучение сотрудников;
• расценки на техническую поддержку;
• временные затраты.

Интересует бизнесменов также и вероятная величина расходования денег на закупку ПО. Плата за ПО находится в зависимости от данных аспектов:

• поставленные сотрудникам задачи;
• разновидность приложений и программ для работы;
• количество требуемых ресурсов;
• подсчет числа клиентов на начало отчетного периода и к его концу;
• количество свободных и занятых рабочих мест.

Нельзя точно сказать, например, какой будет стоимость закупки программ и автоматизация: в некоторых случаях можно уложиться в 100 000 руб., а можно потратить и миллионы. Попробовать стоит даже демо-версии, но часто компании приходится собирать полный пакет опций, требуемых в фирме.

Примеры и идеи

Чтобы автоматизировать бизнес, надо иметь представление о том, какие процессы управления должны быть упрощены. Многие задания, с которыми ежедневно сталкиваются сотрудники компании, могут выполняться автоматически. Приведем некоторые примеры автоматизации бизнес-процессов, которые способствуют быстрому увеличению предприятия:

Использование CRM отдела продаж

Управление бизнес-процессами при помощи технологии можно обеспечивать удаленную работу, фиксировать логи переговоров и поддерживать получение посланий. Система управления процессами существует и для того, чтобы экономить рабочее и личное время сотрудников и руководителей, переложив описание документации на электронику.

Использование системы учета склада и товаров

Как и crm, система управления компанией позволит руководителю лучше разбираться во всех происходящих процессах, где на основании полученных сведений прогнозировать дальнейшее развитие организации. Ведь вручную специалист не всегда может произвести расчет абсолютно правильно. Рассматриваемый метод автоматизации бизнес-процессов в области логистики предоставляет доступ к табличке со всей информацией о клиентах и продажах.

Настройка персонализированной рекламы

Способ маркетинга направляет рекламу идти для целевой аудитории компании, что позволяет связываться с заинтересованными клиентами. Настроить персональную отправку писем с презентацией, где подробно описаны товары потенциальным клиентам намного выгоднее, чем пользоваться устаревшими средствами рекламы в виде уличных баннеров.

Автоматическое проведение бухгалтерской базы

Автоматизация бизнес-процессов — достижение, которое принесло немалую пользу работникам из бухгалтерии. Расчетам можно доверять, ведь для них будут использоваться современные методы расчета. Актуальная схема бухучета предполагает применение автоматизации. Так, табличка в Excel подготавливается вовремя буквально в два клика и содержит всю информацию.

Заключение

Итак, автоматизация бизнес-процессов — это действенное решение многих проблем, которое позволит существенно сократить затраты и увеличить доход компании, сделать новые шаги на пути к реальному успеху. Это современная характеристика автоматизации сервиса, который с каждым годом будет становиться популярнее и вскоре станет необходимым принципом развития предприятий разного масштаба. Стоит внимательно относиться к возможностям, которые производит IT-отрасль. Решив автоматизироваться, вы увидите, как станет проще работать, прибыль будет увеличиваться, а дела пойдут на лад.

Книги по автоматизации бизнес-процессов

Важно иметь достаточный соответствующий опыт, чтобы без ошибок специфику автоматизации бизнес-процессов. Наилучшим вариантом для начала изучения вопроса будут советы от профи, которые смогли путем непрерывной практики достичь потрясающего результата с помощью данного опционала. В этой статье укажем лучшие книги по автоматизации бизнеса, которые могут помочь вам сейчас привлечь новых клиентов и удержать постоянных:

1. «Бизнес-процессы. Моделирование, внедрение, управление» (Владимир Репин)
2. «Малый Бизнес. Большая игра» (Александр Высоцкий)
3. «Свод знаний по управлению бизнес-процессами: BPM CBOK 3.0»
4. «Управление бизнес-процессами. Практическое руководство по успешной реализации проектов» (Джон Джестон, Йохан Нелис)
5. «Бережливое производство программного обеспечения от идеи до прибыли» (Мэри и Том Поппендик)

Автоматизация бизнеса (бизнес-процессов) простыми словами

Сколько времени тратят ваши продавцы на то, что не связано с продажей, на все кроме самого звонка?
Сколько вы теряете денег пока они не продают?
Сколько времени уходит у остальных сотрудников на то, что не связанно с результатом, который вы от них ждете?
Сколько вы им за это платите?

Я не собираюсь рассматривать зачем нужна автоматизация бизнеса. Станки победили ручной труд еще в 19 веке, и сейчас любой владелец бизнеса знает зачем нужна автоматизация лучше многих.
Мы уделим время другому.
Что такое автоматизация бизнес-процессов и как она работает.

Чтобы это понять, давайте просто разберем автоматизацию бизнес-процесса на части.

Итак, бизнес-процесс.
Что такое бизнес всем понятно.
А вот к процессу присмотримся внимательнее.

В чем особенность любого процесса?
У него есть начало и есть конец.
А еще у него есть этапы. Любой процесс можно разбить на этапы. Даже если вы просто решили прочесть эту статью, сначала вам ее нужно открыть, а потом уже прочесть. Это уже два этапа. Поэтому любой процесс состоит из этапов.

Именно наличие этапов (шагов, пунктов) дает нам возможность автоматизировать процесс. Каким образом?

Можно привести очень простой пример.
Как только владелец бизнеса знает какую-то область в бизнесе настолько хорошо, что может описать, что в ней нужно делать по пунктам, чтобы получить результат, он может нанять сотрудников и передать эту область им.
Можно сказать, что для себя он работу автоматизировал.
Он в ней уже не участвует, либо участвует по минимуму. А в роли системы, которая все автоматизирует, выступают сотрудники.
Теперь ему нужно пойти дальше, и перенести все эти процессы в компьютер. Чтобы часть рутинной работы за сотрудников делала система, а они занимались тем, что приносит конкретный результат.

А вот для того, чтобы понять за счет чего мы можем перенести процессы в компьютер, разберемся в этапах поконкретней.

Разберем для примера процесс поинтересней.
Процесс появления потомства.
Рассмотрим его со стороны мужчины.

Представьте, что вы мужчина, и вы задались целью обзавестись потомством.
У вас нет знакомых женщин, которые вам подходят.
Какова последовательность этапов?

Последовательность достаточно проста, если в нее не углубляться и не изощряться.
Учтите только, что потомство будет заводится в рамках семьи.

А теперь обратите внимание на то, что каждому этапу соответствует какой-то результат.
И только при наступление этого результата процесс может перейти на следующий этап. Будем называть это событием.

Событие – то, что произошло.

Так же с каждым этапом связанны действия, которые нужно сделать.

Например:

Будем также называть их событиями. Они же происходят.
С некоторыми этапами связанно много событий, но они в любом случае есть и связанны друг с другом.

Например, если вы послали сообщение, произошло событие – вы послали сообщение.
В ответ на ваше сообщение девушка тоже прислала вам сообщение — это событие.
Процесс, в нашем случае, перешел на следующий этап – “номер телефона”.
Исходя из того, что произошло, мы понимаем как действовать дальше.
Если пришло сообщение, мы пишем следующее сообщение, пока не получаем телефон.
Получение телефона — это событие, после которого процесс переходит на следующий этап.

Соответственно, что у нас есть?

1. Этапы процесса.
2. Событие, после которого процесс переходит на следующий этап.
3. События, которые происходят во время этапа.

На самом деле, у нас есть практически все для автоматизации.

Процесс состоит их этапов.
У каждого этапа есть начало и конец.
Мы знаем, когда конец каждого этапа (по действию после которого процесс переходит на следующий этап).
Если мы знаем конец одного этапа, то мы знаем, когда происходит начало следующего этапа.
Также мы знаем последовательность действий, которые происходят во время этапа.

Т.е. наша система всегда знает на каком этапе находится процесс и может в связи с этим запускать определенные события.
Собственно вот вам и автоматизация.

Вся загвоздка только в том, что у нас не искусственный интеллект и обо всех действиях система сама не может узнать.
В примере, указанном выше, система смогла бы сама посылать смс, фиксировать звонки и т.д., но она, например, не сможет самостоятельно понять прошло свидание успешно или нет.

Таким образом, события можно разделить на два вида.

1. События, которые происходят в системе, либо там, где она может их зафиксировать – в нашем случае — это отправка смс, звонок. Это события, которые система может фиксировать и даже сделать сама.
Если говорить применительно к бизнесу, то это любое действие, которое мы можем сделать из системы, либо с помощью определенной техники – принять звонок, распечатать, что-либо нажать, сформировать внутри системы что-то, послать письмо.

2. События, которые происходит вне системы – в нашем случае, например, свидание.
Применительно к бизнесу, это любое действие, которое происходит вне системы, и результат, которого система без вашего минимального участия не может зафиксировать. Например, встреча, совещание, договоренность о чем-то.

В первом случае все просто. Если что-то произошло внутри системы, то она может это действие зафиксировать и на основание этого что-то сделать.

Во втором случае, нам нужно систему просто оповестить о том, что произошло.
Например, выполнить поставленную системой задачу, либо выбрать из предложенных системой вариантов.

Таким образом, получается все просто.

Весь процесс будет происходить автоматически. Все, что требуется сотруднику это просто совершать обычные действия, типа звонков, печати и т.д., а также выполнять поставленные задачи и отвечать, когда система спрашивает.

Для примера опишу часть процесса.

Вы получили согласие на свидание.
Система ставит вам задачу – “пойти на свидание и поцеловать”

После свидания я захожу в систему, чтобы завершить задачу, жму завершить, а система предлагает мне варианты.

Я ей указываю, что произошло и дальше она действует сама.

ОТШИЛА — система закрывает этот процесс.
УСПЕШНО ПОЦЕЛОВАЛ – система переводит процесс на этап “отношения” и ставит следующую задачу.
ХОРОШО, НО БЕЗ ПОЦЕЛУЯ – система ставит задачу “назначить свидание”.
НЕ ПОДХОДИТ МНЕ — система закрывает этот процесс.

Что такое автоматизация бизнес-процессов предприятия — это возможность освобождать ресурсы, своевременно реагировать на изменения рынка, быстро принимать решение и распланировать дальнейшие действия. Это важно для любой организации, которая собирается расти и развиваться в современных условиях жесткой конкуренции и в режиме постоянной многозадачности. Это — часть успеха, без этого будет сложно достичь результатов. Осталось разобраться, как внедрение нового оборудования повлияет на улучшение показателей фирмы.

Что это такое

Часто руководство предприятия прилагает огромные усилия, чтобы двигаться к достижению цели и увеличивать эффективность коллективной работы персонала. Они осознают, как много зависит от четкого и слаженного исполнения функций каждого сотрудника в масштабах всей организации.

Попытка одного отдела выполнить свою часть задания без взаимодействия с другими подразделениями несет в себе больше вреда, чем пользы. Сотрудники, нацеленные справляться с поставленной задачей, не задумываясь над решением вопроса или достижением общей цели — в результате получают несколько разобщенных, некачественно выполненных частей одного целого.

Автоматизированные бизнес-процессы позволяют работникам визуализировать собственную роль в создании конечного продукта. Это приносит положительную динамику, ведь люди наглядно видят, что получится в итоге, если они будут действовать сообща.

Применять автоматизацию можно в любой области деятельности организации. Наравне с постановкой цели это HR, продажи, маркетинг, подготовка единицы продукции, даже объединение с небольшой компанией.

Чтобы добиться оптимизации, нужно создать верную основу:

• Определить, какие данные и материалы требуются для выполнения полного цикла производства единицы продукции, обеспечить их наличие.

• Создать выверенный алгоритм без лишних элементов, по которому все время будет работать программа или человек.

• Заранее определить результат, ради которого тратятся ресурсы времени и прикладываются усилия.

Business management process — это концепция развития организации. Ее основная задача — внедрение автоматизации в управление и повышение эффективности бизнеса.

Что делает ВРМ:

• изучает, чем занимается фирма, что проходит внутри нее;

• ищет несоответствия, затруднения, замедления в операциях, применение ручного труда там, где можно использовать механизированный или автоматический;

• занимается поисками путей для совершенствования каждого выявленного нарушения.

Использование системы автоматизации бизнес-процессов компании позволяет организации быть гибкой и оперативно подстраиваться под изменения окружающей бизнес-среды. С их помощью выявляют слабые и уязвимые места подразделений и подбирают способы усиления.

Это частичный или полный перевод повторяющихся циклов и задач под контроль специального оборудования или программ. В результате высвобождается время сотрудников и финансы, повышается производительность труда, эффективность тоже становится выше.

История создания

Первыми этот термин использовали инженеры-механики 20х годов прошлого столетия. Изначально его применяли только применительно к этапам производства, сейчас его переосмыслили и задействовали гораздо шире.

В 80-х годах разработали несколько иной подход к теории, подкрепили экономическими расчетами и компьютерными технологиями. В то время появились копировальные и печатные машины, а затем — ПК. Еще большего прорыва удалось достичь с развитием интернета. Сейчас их используют для разработки оригинальных подходов к автоматизации бизнес-процессов, постановки новых задач и их решения.

В современной бизнес-среде она активно развивается, и для нее находятся необычные сферы использования. Так получается достигать оптимизации во многих подразделениях. Это возможно благодаря разделению на отдельные этапы для выполнения и внедрения разработок.

Основные направления для развития

Как правило, проводится в 2 одинаково важных сферах:

• Производственные бизнес-процессы. В зависимости от деятельности компании это могут быть продажи, общение с посетителями, производство продукции. Сводится к непосредственному увеличению показателя — повышению объемов или качества, доходности предприятия в целом.

• Поддерживающие. Не менее серьезная отрасль. Сюда входит отчетность, делопроизводство, бухгалтерия и другие. Это не влияет напрямую на увеличение прибыли, но с помощью внедрения автоматики здесь становится возможным сократить расходы часов и финансов на выполнение однообразной работы.

Цели и задачи автоматизации бизнес-процессов

Эта система нацелена автоматизировать все, что медленно или плохо функционирует, убрать несостыковки и тормозящие производство элементы. Это может быть лишний заместитель с минимальным набором обязанностей, без которого бумаги попадают напрямую к директору и оперативно решаются.

Сюда относятся побочные посредники, которые задерживают доставку до конечного потребителя и берут комиссию за хранение. Статистика показывает, что часто достаточно иметь одного проверенного перевозчика, чем много мелких необязательных фирм, которые могут подвести в неожиданный момент.

Таким тормозящим элементом выступает старое оборудование, удаленный склад, отсутствие дополнительного обучения для новых сотрудников, даже слишком длинная лента конвейера влияет на скорость производства и создает недополученную прибыль. Это только часть действия оптимизации.

Среди основных задач выделяют:

• организация безопасного хранения информационных и программных элементов;

• поддержка функционирования на высоком уровне;

• оперативная подготовка и печать документов для поставщиков, партнеров, подрядчиков от счет-фактуры до делового предложения;

• формирование отчета о состоянии дел фирмы за любой промежуток времени;

• пересмотр финансовых затрат в отношении сотрудников, повышение эффективности использования часов работников за счет выведения на автоматический режим однотипных занятий;

• улучшение качества обслуживания посетителей;

• минимизация влияния людей на важные производственные процессы.

Примеры и идеи

С помощью такой процедуры удается сохранить постоянно обновляющуюся связь между всеми подразделениями одного предприятия. Кроме того, можно налаживать ее взаимодействие с информационными сервисами, делать ее более гибкой.

Так, становится возможным высвобождение человеческих и финансовых ресурсов, повышается производительность труда, стратегия развития действует более эффективно.

В большинстве фирм не соблюдается четкая последовательность действий. В итоге руководители постоянно загружены, никто не знает, когда будет закончен проект и на каком он этапе сегодня, многие задачи и проверяющие сотрудники дублируются. Получается, что все заняты, а процесс идет крайне медленно.

А действовать надо иначе. У одного менеджера должно помещаться в ежедневном планере столько проектов, сколько он реально может выполнить. Его цель — контролировать их, отслеживать исполнение, докладывать о результатах. Если на него спустить больше, то все они или некоторые будут сделаны хуже либо медленнее. Но на многих организациях одно и то же задание проверяют сразу несколько людей.

В бизнес-процессах участвуют все сотрудники, которые любым образом взаимодействуют между собой или с производством. Поэтому часто оптимизация начинается именно с персонала.

Иногда процедура помогает наладить даже простые, но занимающие время задачи:

• расчет скидок;

• ведение статистики;

• обработка поступивших заказов;

• систематизация любых данных.

Существует множество успешных примеров ее применения. Если внедрить в заказы материалов или продукции для продажи, то не будет простоев и перегруженности складов однотипным товаром.

Основные преимущества

Для чего нужна автоматизация управления бизнес-процессами — главный смысл здесь состоит в налаживании эффективной работы, максимальной отдачи и прибыли. Здесь не ставится цель заменить или перераспределить сотрудников, выполняющих однотипные операции, на роботов. Благодаря оптимизации эти работники избавятся от ежедневных рутинных мелких отчетов и повторяющихся действий, которые только занимают рабочее время и не дают перейти к более значимым, интересным или исследовательским задачам.

Люди лучше координируют совместную деятельность, потому что работают сообща и через одинаковые программы. Слаженность так будет выше, а результат точнее. Сейчас все больше крупных и малых организаций применяют автоматизацию по этим причинам. Основные преимущества:

• действия сотрудников будут более согласованными;

• уменьшится количество ошибок из-за человеческого фактора;

• ручной рутинный труд заменится на механику или автомат и ускорится воспроизведение циклов;

• изнутри предприятие станет прозрачнее и технологичнее;

• вырастет качество выполняемых задач;

• легче будет принимать решения для стандартных ситуаций;

• большой объем станет проще обрабатывать.

Тенденции, технологии и опыт в автоматизации бизнес-процессов

Постепенно появляются проверенные пути, движение по которым ведет к увеличению прибыли и минимизации потерь. Одним из них стоит назвать использование специальных платформ Low-code.

Подобные программы позволяют руководителям решать проблемы развития бизнеса довольно быстро. Для этого встроено несколько комфортных пользовательских инструментов. С их помощью можно моделировать текущую ситуацию и вносить изменения. Так, становится реальным радикально сократить сроки внедрения IT-решений, которые помогают организациям адаптироваться в постоянно обновляющейся среде.

Какие функции могут потребоваться

Так как все бизнес-процессы обычно заключаются в различных действиях, выполняемых разными людьми, у ПО должна быть возможность представить все пункты в графическом и наглядном виде. Так персонал понимает, что и как нужно выполнить. А руководство ищет, где можно оптимизировать.

Всем программам необходимо интуитивное меню и простота в использовании. Важна возможность пользоваться ПО любым сотрудникам, поэтому для средних и крупных фирм часто стоят на первом месте системы из облачного хранилища. Наличие доступа здесь открывается в любую точку мира без привязки к конкретным ПК или планшетам.

У программного обеспечения должны работать оповещения участников оптимизации и возможность рассылать уведомления о завершенном этапе. Требуется навык управления одновременно нескольких бизнес-процессов, ведущих к общей цели. Так введение скидок на группы товаров и параллельное списание остатков ведут оптимизирующей процедуре и увеличению прибыли.

Отдельно работает контроль доступа. Не всему персоналу нужна одновременно вся аналитическая информация, поэтому к таким данным вход требуется отдельный, по ролям.

Как автоматизировать бизнес

В первую очередь — понять, что это необходимо. Когда прибыль перестает расти, появляются частые и неприятные осложнения простых процессов — пора исправлять ситуацию. Важно не останавливаться и постоянно развиваться, чтобы конкуренты не оказались впереди. Большинство руководителей начинают процедуру с того, что занимает много часов и часто однотипно: бухгалтерский и складской учет, документооборот, маркетинг.

Как начать:

• Облачные технологии. Если у фирмы нет собственного сервера, то это отличный способ для малого и среднего бизнеса.

• Маркетинг — CRM и BI. Настроенная реклама и поиск клиентов увеличивает прибыль.

• Межмашинное взаимодействие. Опции между двумя разными станками или сложными бизнес-процессами исключает ошибки человеческой природы.

• Инструменты для крупных объемов информации. Обычно задействованы в больших организациях для упрощения обработки баз данных.

• Анализ в настоящий момент. Постепенно ПО развивается и становится доступным наблюдение за изменениями и отчетами, когда удобно. Это позволяет быстро принимать решения.

Чтобы разобраться, как лучше автоматизировать свое предприятие, стоит обратиться в «Клеверенс». Компания поможет проанализировать производство и подберет лучшие способы для оптимизации затрат и увеличения доходности.

Этапы автоматизации бизнес-процесса

Выделяют несколько последовательных пунктов:

• Подготовительный. Поиск и описание существующих проблем, количество сотрудников, которые будут пользоваться программами.

• Анализ. Разработчики изучают внутренние регламенты, проводят интервью с руководителями подразделений, определяют реальную ситуацию.

• Подготовка ТЗ. Это документ, в котором будут указаны все нюансы и функционал будущего ПО.

• Подготовка помещений. Все места, где внедряется нововведения.

• Установка и настройка системы. Затем все тестируется.

• Обучение. Чтобы все было создано не зря, следует научить персонал пользоваться программным обеспечением.

• Проверка. Здесь работники тестируют функционирование автоматизации под присмотром создателей.

• Корректировка. Правки производится при запросе от заказчика.

• Ввод в эксплуатацию.

Ключевые направления и программное обеспечение

Важно понимать, что нужно подходить к задаче комплексно и ориентироваться не на структуру фирмы, а на процессы, проходящие в ней. Такой подход сделает бизнес более гибким, сократит время реакции на внезапные сложности и ускорит создание конечного продукта. Все, что происходит внутри организации, индивидуально. Но основные подразделения всегда похожи.

Управление

• контроль бюджета;

• безопасность информации и экономики;

• менеджмент;

• юридическая поддержка.

Здесь можно пользоваться «1С».

Маркетинг и продажи

Оптимизация отношений с клиентами, рекламы. Используют «Мегаплан», «Битрикс», EFSOL.

Производство

Выводят на новый уровень запасы и поставки, контроль над техникой. Оптимизируется и логистика. Среди подходящих программ «Крафт» и УСУ.

Качество

Контроль всего, что выпускает фирма, работа с вопросами и недовольством от клиентов. Подходят: «Администратор показателей», «ФИНЭКС» и «Магистр».

Персонал

Подбор сотрудников, их учет, обучение и стимулирование. Программы: «1С», «Фараон», «Босс-кадровик».

Финансы

Все стандартные процессы любой компании — бухгалтерия, налоги, планирование, отчетность, зарплата. ПО: «1С», «Фингранд», «АудитЭксперт».

Организация работы предприятия

Сюда входит весь оборот регистрируемой документации. ПО: «1С», «Мастер Док».

Как выбрать

Подбирая правильную систему, можно остановиться на одном из двух путей:

• воспользоваться готовым типовым продуктом;

• заказать создание и внедрение индивидуальной разработки.

Чтобы не допустить ошибки, стоит ответить на важные вопросы:

• Что конкретно нужно автоматизировать?

• Справится ли с задачами?

• Можно ли донастраивать под нужды предприятия?

• Реально ли быстро внести изменения в ПО без прекращения его работы?

• Насколько будет удобно и понятно, как пользоваться?

• Возможны ли интеграции с другими программами?

• Будут ли установщики проводить техобслуживание, консультировать после запуска?

• Как работатет техподдержка?

• Стоимость комплекса.

Самостоятельно ответить на эти вопросы часто бывает сложно, поэтому лучше сразу обратиться к специалистам. Обращайтесь в «Клеверенс». Здесь подберут то, что подойдет для компании и поможет оптимизировать фирму.

Цена ПО и сколько стоит внедрение

Это зависит от разных факторов:

• какие задачи должно решать;

• разновидность — встраиваемая/типовая;

• сколько и каких ресурсов нужно для запуска;

• объем подключенных рабочих мест.

Чтобы немного разобраться в вопросе, можно посмотреть подходящие ролики. Но правильнее — обратиться за помощью к человеку, который разбирается даже в мелочах. Так получится сэкономить время и выбрать то ПО, которое действительно поможет наладить производительность и вывести ее на новый уровень.

Какие решения предлагает компания «Клеверенс»

Советуем обратиться в эту организацию. Совместно легче найти ответы на все вопросы касательно подбора ПО и подобрать именно те программы, которые будут максимально подходить. Комплексная автоматизация бизнес-процессов — возможность оптимизировать и минимизировать затрачиваемое время, финансы и силы на рутинные обязанности многих ваших сотрудников, увеличить эффективность и прибыль.

Количество показов: 43008

Что такое автоматизация бизнес-процессов, зачем ее внедрять в бизнес и каких результатов ждать — рассказываем в статье вместе со специалистами маркетинговой омниканальной платформы Sendsay.

Что такое автоматизация бизнес-процессов

Зачем и в каких сферах нужно автоматизировать процессы

Компании стараются экономить ресурсы и оптимизировать процессы. Поэтому они обращаются к сервисам для автоматизации бизнес-процессов, чтобы помочь улучшить определенные области бизнеса.

Если глобально отвечать на вопрос «зачем автоматизировать процессы» — то автоматизация бизнес-процессов нужна любой компании, которая стремится занять лидирующие позиции на рынке. Без автоматизации масштабировать бизнес тяжелее, как и конкурировать с другими компаниями. В США 88% малых и средних предприятий признаются, что автоматизация позволяет им конкурировать с более крупными компаниями: меньше времени тратить на рутину, меньше ошибаться, предлагать лучшее обслуживание клиентов. 

В маркетинге, например, автоматизация процессов позволяет повысить производительность продаж на 14,5% и сократить накладные расходы на 12,2%. Цены на услуги сервисов, которые позволяют добиться таких результатов, не сопоставимы с прибылью. Как итог, компания, которая делает упор исключительно на работу руками, сильно теряет:

• В прибыли
• Затраченном времени 
• Эффективности

Автоматизация позволяет обрабатывать больше заказов, задействуя меньшее количество сотрудников. А еще помогает разобраться с частью рутинных задач, на которые обычно уходит больше всего времени. И тогда у команды освобождаются рабочие часы для решения более креативных и приносящих прибыль задач. Автоматизацию сегодня внедряют в самых разных сферах:

• Финансах
• Организации деятельности компании
• Аналитике
• Управлении
• Маркетинге и продажах
• Производстве и логистике
• Образование и обучение

Автоматизация — это тренд, поэтому программа, сервис или приложение есть практически под любые задачи. Вопрос заключается лишь в том, какая сфера больше всего страдает из-за ее отсутствия в вашей компании.

Главное преимущество автоматизации в том, что программы не устают и не выгорают. В отличие от людей. Они не пропускают важную цифру, потому что не выспались. Не забывают про заказ, потому что у ребенка поднялась температура. Программы всегда дают стабильный результат.

В качестве примера возьмем процедуру выставления счетов. 90% выставления счетов по-прежнему производится вручную. Что еще хуже, из счетов-фактур, заполненных вручную, 12,5% счетов-фактур нуждаются в доработке, и только 17,5% оплачиваются вовремя.

Сокращая ручную работу с документами, автоматизация ускоряет бизнес-процессы, устраняет ошибки и способствует совместной работе команды.

При этом автоматизация процессов — это не про попытку заменить живых людей бездушными роботами. Это про помощь своей команде минимизировать усилия и максимизировать результат. Запомните эту мысль, она вам пригодится в тот момент, когда вы расскажете сотрудникам о своих масштабных планах по автоматизации.

Как говорить с сотрудниками про автоматизацию

Казалось бы, зачем дополнительно обсуждать это с сотрудниками? Но причина есть.

Автоматизация — такой процесс, который так или иначе требует человеческого участия. Ни одна доска задач и CRM-система сама себя не заполнит: нужны специалисты. И если они не привыкли работать в программах, их для начала нужно будет убедить в том, что это делать нужно. И что «по старинке» работать не лучше — а хуже.

Как это объяснить людям, которые привыкли работать руками? Во-первых, для начала познакомьте коллег с программой, которую вы хотите внедрить. Скорее всего, первая презентация не вызовет восторга у аудитории, и все останутся при своем мнении.

Но не останавливайтесь на одной презентации: проведите вторую презентацию, затем третью и четвертую. Объясните, что главная цель программ — помочь сотрудникам и сделать их жизнь проще. Расскажите, кто из ваших конкурентов уже использует автоматизацию в работе, если вы располагаете такой информацией. Пообещайте поддержку на первых этапах знакомства с новыми сервисами. В конце концов, приведите цифры. Расскажите, что 69% западных коллег скорее готовы стоять в пробке лишние два часа в день, чем отказаться от автоматизации.

Сопротивление новому — это нормальная человеческая черта, даже полезная с эволюционной точки зрения. Поэтому будьте готовы к тому, что ваше воодушевление по поводу автоматизации разделят не все. И используйте нашу статью в качестве методички по переубеждению команды.

Подборка инструментов и их функционал

Универсальные и простые

Excel и Google Sheets — скорее всего, вы знаете об этих инструментах, даже если ничего не слышали про автоматизацию. Это таблицы с формулами, которые можно настроить для расчета нужных цифровых показателей. Здесь можно считать оборот и прибыль, вести клиентскую базу, контролировать оплаты, анализировать продажи и так далее. 

Подходят в качестве первых инструментов автоматизации для небольшого бизнеса. 

Для бухгалтерского учета и управления персоналом

Систем управления финансами, зарплатами и налогами много: «1С: Бухгалтерия», «1С: Зарплата», «АудитЭксперт». Задачи у всех сервисов примерно одинаковые — автоматизация части документооборота и финансовых расчетов. 

Отдельно существуют системы, которые помогают следить за рабочим временем сотрудников, рассчитывать количество отпускных дней, заниматься поиском соискателей. Из популярных: «СБИС Управление персоналом», Workable.

Для управления клиентами

Большой компании нужно много клиентов, а им в свою очередь — системы учета отношений с клиентами. Terrasoft, Bitrix24, «Мегаплан» — сервисы, которые позволяют создавать карточки клиентов со всеми деталями сделки: от переписки до заказов. А это ценная информация, которая может быть полезной в процессе составления маркетинговой стратегии.

Для управления проектами

Pyrus, Trello, YouTrack, Jira, Yougile, Asana, Hyber — неполный список функциональных канбанов (досок задач). Помогают ставить и распределять задачи между сотрудниками, контролировать сроки, отслеживать готовность, распределять нагрузку внутри команды.

Работает канбан следующим образом: заказчик или менеджер создает карточку задачи, описывает желаемый результат и назначает исполнителя, соучастников и дедлайн. Когда исполнитель завершает свою часть он отмечает, что таск готов — далее он переходит к следующему исполнителю, менеджеру или заказчику. 

И все это без долгих и мучительных переписок, потерянных задач, забытых дедлайнов — все всегда прозрачно и под рукой.

Для маркетинга и продаж

Email-рассылки, веб-пуши, SMS, рассылки в соцсетях — у маркетологов много рутинных и объемных задач, которые сложно выполнять и контролировать вручную. Большая часть из них легко делегируются специальным сервисам.

В сервисе рассылок Sendsay, например, есть возможность автоматически собирать данные подписчиков через специальные формы, персонализировать рассылки, анализировать поведение клиентов. 

Сервис сам умеет определять лучшее время доставки сообщения каждому клиенту, выстраивать триггерные и транзакционные цепочки по сценариям любой сложности, а еще помогает объединить и систематизировать всю информацию о ваших клиентах, собранную из разных источников. Если у вас еще маленькая контактная база (до 200 контактов) или вы просто хотите попробовать функционал платформы, Sendsay предоставляет бесплатный минимальный тариф. 

Если ваш бренд занимается продажами через маркетплейсы, полезно присмотреться к сервисам, позволяющим собирать аналитику с площадок. Без нее сложно отследить, что чаще покупают ваши клиенты, каким категориям отдают предпочтение — соответственно, невозможно понять, в какую сторону развиваться и как выстраивать стратегию продаж. Moneyplace предоставляет аналитику для 6 самых крупных маркетплейсов: Ozon, Wildberries, Яндекс.Маркет, Aliexpress, СберМегаМаркет и KazanExpress.

Сервис работает следующим образом: вы добавляете по API свой магазин на маркетплейс, а сервис анализирует ваши продажи и формирует отчеты — по всем площадкам присутствия сразу. Таким образом вы узнаете о предпочтениях пользователей на каждой платформе. Moneyplace также предоставляет возможность автоматически рассчитывать сроки поставок и контролировать их, отслеживать тренды, анализировать ключевые слова, категории и товары и выбирать самые востребованные ниши для каждого маркетплейса. 

Алгоритм сервиса просто оценивает ситуацию на рынке, а вы принимаете решение о том, как использовать эти данные для увеличения продаж. Есть 7 дней пробного периода, чтобы познакомиться с сервисом и решить, хотите ли вы и дальше работать с продажами вслепую или готовы к автоматизации.

Чек-лист 

Мы подготовили небольшой чек-лист, который поможет быстро определить, в каких сферах у вас наиболее остро стоит проблема. Просто прочитайте пункты ниже и остановитесь на том, в котором вы узнаете себя.

• Задачи периодически теряются, дедлайны не соблюдаются.
• Обработка заказов и составление смет занимает у менеджеров слишком много времени.
• Часто возникают ошибки в расчете зарплат, бонусов и отпусков.
• Рассылки работают плохо, процент открытий падает. Маркетинговая стратегия не приносит ожидаемых результатов.
• На маркетплейсе товары не пользуются спросом.
• Товары со склада вычитаются несколько раз/исчезают.

Каждый пункт соответствует сфере, которая потенциально нуждается в реформации — менеджмент, взаимодействие с клиентами, финансы, маркетинг, продажи, логистика. И каждому пункту, опять же, соответствует конкретное цифровое решение — часть из них перечислена выше. У многих из них есть возможность протестировать сервис в бесплатном режиме. Это хороший способ посмотреть, насколько вам необходим или просто удобен тот или иной инструмент — пробуйте.

Существовать вне цифровых возможностей для компании сегодня — все равно, что жить без смартфона и интернета в 2022 году. Это не смертельно — но в современном мире человек без доступа к сети значительно проигрывает человеку, который в любой момент может получить необходимую информацию в пару кликов. 

Поэтому не бойтесь перестраивать привычные бизнес-процессы — всегда есть что-то, что можно сделать еще проще и эффективнее. И помните, что практически для любой проблемы сегодня есть цифровое решение. 

Состав материала

• Определение автоматиазции бизнес-процессов
• Что такое последовательный и комплексный подход к автоматизации?
• Последовательный подход 
• Комплексный подход
• Пример подхода
• Какие бизнес-процессы можно автоматизировать, а какие автоматизировать сложно?
• Для каких предприятий требуется автоматизация бизнес-процессов?
• Исключаем человеческий фактор из бизнес-процессов компании
• Примеры автоматизации бизнес-процессов предприятия
• Пример 1. Автоматизация бизнес-процессов при помощи 1С
• Пример 2. Автоматизация отдела закупок
• Пример 3. Автоматизация взаимодействия с арендаторами
• Пример 4. Автоматизация станков и производства (с ЧПУ и без ЧПУ)
• Пример 5. Автоматизация HR, сбор резюме
• Пример 6. Автоматизация управленческой отчетности
• Пример 7. Обучение персонала
• Пример 8. Автоматизация отдела продаж
• Пример 9. Автоматизация взаимоотношений с В2В-клиентами (В2В-портал и бек-офис)
• Пример 10. Автоматизация E-commerce
• Пример работы автоматизации формирования цены
• Заключение 

​​

В обзорной статье нашего блога мы решили осветить тему автоматизации бизнес-процессов.

Данный материал применим ко всем типам бизнеса и производства. Но соответствующий разбор мы попробуем осуществить не на сухой теории, а с применением достаточно развернутых примеров, хотя немного теоретической части зацепить все же придется.

Автоматизация бизнес-процессов, также может встречаться под названиями «АБП», «BPM» (Business Process Management) и «BPA» (Business process automation).

Примечание: важно будет добавить, что автоматизация бизнес-процессов, или комплексная автоматизация предприятия, в данном материале рассматривается не с точки зрения установки роботизированного оборудования, станков ЧПУ или конвейерных линий на производство, а сточки зрения автоматизации за счет внедрения программных продуктов в бизнес-процессы компании.

Определение

Для того, чтобы разобраться, что такое автоматизация бизнес-процессов компании, необходимо начать с того, что такое вообще бизнес-процессы и какие они бывают. В данном случае мы не будем изобретать какого-то своего определения, поэтому просто обратимся к Википедии.

«Бизнес-процесс — совокупность взаимосвязанных мероприятий или работ, направленных на создание определённого продукта или услуги для потребителей. Управленческая концепция BPM (от англ. business process management) рассматривает бизнес-процессы как важные ресурсы предприятия, и предполагает управление ими как одну из ключевых организационных систем.

Выделяют три вида бизнес-процессов:

• управляющие — бизнес-процессы, которые управляют функционированием системы, такие как корпоративное управление и стратегический менеджмент;

• операционные — представляющие основную деятельность организации, создающие основной поток доходов (снабжение, производство, маркетинг, продажи или взыскание долгов);

• поддерживающие — обслуживающие организацию (бухгалтерский учет, подбор персонала, техническая поддержка).»

Подробнее о бизнес-процессах можно узнать тут

Но, что такое именно автоматизация бизнес-процессов? Как такового не существует какого-то университетского определения, что такое автоматизация БП, поэтому специалисты из разных сфер понимают это по-своему, в рамках профессиональной направленности или специфики.

Например, для бухгалтера, автоматизация бизнес-процесса может заключаться во внедрении учетной системы от 1С и создания выгрузок, а вот для маркетолога это может быть разработка сводного кастомного интерфейса между всеми информационными системами, с которыми он работает, в том числе с сопряжением 1С, чтобы иметь возможность оперативно отслеживать спрос на продукцию, остатки, рекламные каналы, бюджеты и так далее.

Поэтому, мы предлагаем следующее определение для понимания, что же такое автоматизация бизнес-процессов:

Автоматизация бизнес-процессов — это оптимизация, упрощение и ускорение работы компании, производства или сотрудника, в любом требуемом направлении, за счет внедрения программных и аппаратных решений, с целью увеличения качества и эффективности работы компании.

VIMS Communication специализируется на программной автоматизации бизнес-процессов, а именно на разработке и внедрении софтверных продуктов в соответствии с техническим заданием клиента.

Другими словами, мы решаем проблемы бизнеса за счет привлечения технологий.

Для автоматизации бизнес-процессов мы разрабатываем кастомные продукты или интегрируем готовые коробочные решения с персональной адаптацией под клиента.

Что такое последовательный и комплексный подход к автоматизации?

В автоматизации бизнес-процессов есть 2 основных подхода к внедрению, для упрощения назовем их «последовательный» и «комплексный». Возможно, это не совсем верно с точки зрения терминологии используемой в IT, но задача данного материала рассказать об автоматизации бизнес-процессов, как раз специалистам не из области IT.

Последовательный подход 

Последовательный подход применяется при автоматизации бизнеса в том случае, если компании требуется автоматизировать не все бизнес-процессы, а только часть из них или автоматизировать всю компанию, но постепенно.

Последовательным этот подход можно назвать по тому, что после внедрения автоматизации в какой-то бизнес-процесс, возможно перейти к автоматизации следующего бизнес-процесса. Таким образом продвигаясь по цепочке бизнес-процессов компании, до момента полной автоматизации предприятия.

Последовательный подход выбирается по нескольким причинам:

• Автоматизация части бизнес-процессов позволяет сократить инвестиции относительно инвестиций в комплексную автоматизацию предприятия;
• Последовательная автоматизация позволяет сократить объем инвестируемых ресурсов на старте проекта и начать с небольшой предоплаты за один бизнес-процесс (под предоплатой стоит понимать не только финансовые, но, также, временные и кадровые инвестиции);
• Быстрая автоматизация и оперативный запуск в работу относительно комплексной автоматизации всего предприятия.

В случае последовательного подхода, заказчик, вместе с разработчиком (мы рекомендуем VIMS Com.) определяют всю схематику бизнес-процесса, автоматизация которого требуется.

Комплексный подход

Комплексный подход ориентирован на автоматизацию всего предприятия.

Комплексный и последовательный подходы тесно связаны друг с другом. По сути, комплексный подход — это цепочка из последовательной автоматизации бизнес-процессов, но с возможной разработкой единого программного продукта, единого логического ядра системы и общего интерфейса. Такая разработка требует подготовки емкого технического задания с детализацией каждого бизнес-процесса и их совместного взаимодействия.

Рассмотрим на примере оба подхода

Допустим, торгово-производственная компания «N» решила автоматизировать свой бизнес.

В таком случае определяются те направления, в которых требуется автоматизация.

Если компания нуждается в автоматизации только процессов закупок материалов для производства и в автоматизации работы менеджеров по продажам, то эти две системы логически могут быть абсолютно не связаны между собой и их реализация возможна в форме двух отдельных программных продуктов.

То есть, работа закупщика и работа менеджера по продажам, в данном случае абсолютно не переплетаться, а значит, для сокращения затрат, можно применить последовательный подход.

Допустим второй вариант, отдел закупок и менеджеры по продажам тесно связаны друг с другом.

В данном примере, менеджер, при подтверждении заказа от клиента, отправляет заявку на производство, производство, в свою очередь, формирует заявку в отдел закупок, с просьбой приобрести достаточное количество материала для реализации заказа. 

В данной цепочке может фигурировать и склад, который должен понимать объем ввозимого материала на производство, а также логисты, бухгалтерия, менеджеры и т.д. 

Во втором примере компании потребуется разработка и внедрение АБП, но с единым логическим ядром обработки данных и интеграцией во все учетные системы компании.

Такой подход даст возможность оперативно предоставлять всем специалистам необходимую информацию в процессе производства и передачи заказа клиенту.

Вариант комплексной автоматизации из второго примера, с большой долей вероятности, будет реализован в рамках одного программного продукта и нацелен на работу для всех подразделений компании.

На примере видно, что программные продукты, используемые в автоматизации, могут быть как в виде нескольких программных продуктов, так и в виде одного.

Какие бизнес-процессы можно автоматизировать, а какие автоматизировать сложно?

Автоматизировать можно все бизнес-процессы компании без исключения.

При автоматизации БП важно, чтобы логику процесса возможно было заключить в какую-то математическую форму. Другими словами, автоматизировать можно любой математически понятный процесс предприятия, а вот особые сложности доставляет автоматизация процесса, который напрямую связан с «творческой» или «невербальной» составляющей.

Описывать вопрос творчества в автоматизации достаточно сложно и долго, поэтому просто рассмотрим на примере:

Работа специалиста по кадрам (HR) заключается в обработке неограниченного количества данных о новых сотрудниках, по заданным параметрам. Например, специалист может искать сотрудника по критерию образования, опыта работы, специальным навыкам и так далее.

Затем, из собранных анкет выбираются кандидаты, которые приглашаются на собеседование, после чего появляется решение о приеме или отказе.

Так вот, если рассмотреть автоматизацию бизнес-процесса поиска сотрудников, то тут нет ничего сверхъестественного — развернутый сбор данных по необходимым параметром при помощи разработанного программного продукта.

Автоматизировать вопрос сбора и обработки анкет соискателей с абсолютно любого количества площадок, вопрос относительно простой и в данном случае автоматизация легко справляется с подбором актуального пула специалистов в самое короткое время.

А вот автоматизировать принятие решения по кандидату достаточно сложно.

Во время личной встречи с кандидатом, HR обращает внимание не только на профессиональную подготовку, опыт работы, но и на сопутствующие факторы, например, поведение, внешний вид, психологический портрет, качество ответов на вопросы и много чего еще и вот в этом кроется основная сложность автоматического подбора сотрудника.

Алгоритму или компьютеру сложно заменить профессиональные качества профессионального HR. Программный комплекс лишен интуитивного подбора и оценки невербальных факторов, поэтому результат все равно будет основываться на математическом выводе.

Теоретически можно автоматизировать вопрос подбора кандидата, допустим с привлечением нейросетей, но опять же автоматизация творческой составляющей или каких-то невербальных и неочевидных параметров — это достаточно сложный процесс, который, в любом случае, потребует инвестиции и большого ресурса.

Важно заметить, что не смотря на сложность автоматизации подобных бизнес-процессов, это направление активно развивается и вызывает большой интерес у крупных международных компаний.

Для каких предприятий требуется автоматизация бизнес-процессов?

Справедливо будет сказать, что автоматизировать бизнес-процессы возможно в абсолютно любой компании.

Но в первую очередь, автоматизация требуется тем предприятиям, у которых достаточно много рутинных процессов, большие массивы данных, парк производственного оборудования, и растянутая цепочка коммуникаций между отделами и специалистами.

Исключаем человеческий фактор из бизнес-процессов компании

Исключение человеческого фактора является одним из важнейших преимуществ, которые дают АБП.

Спроектированные, разработанные и внедренные БП, делают компанию быстрее и точнее в обработке входящих и исходящих данных.

Как правило, работа АБП не завязана на сотрудниках, не имеет выходных, отпусков и легко справляется с обработкой больших объемов данных в течении короткого времени без ошибок и по заданному алгоритму.

Одним из самых простых примеров в понимании применения автоматизации бизнес-процесса может быть построение управленческой и производственной отчетности.

Часто, в ручном варианте такого отчета, задействовано от одного до нескольких сотрудников, которые занимаются сбором, анализом и сведением актуальных данных в течении нескольких дней или недель в то время, как автоматизированный вариант этого же отчета может выстраиваться сразу после нажатия необходимой кнопки, что дает в моменте оперативность и точность полученных данных.

Такое качество отчета достигается за счет того, что логический блок АБП связан со всеми информационными и учетными системами компании, принимающими участие в построении и представлении данных (склад, производство, бухгалтерия, логистика, 1С и т.д).

Примеры автоматизации бизнес-процессов предприятия

Теперь перейдем к примерам автоматизации бизнес-процессов.

Объективно будет заметить, что мы, естественно, в рамках одного материала не сможем рассмотреть абсолютно все варианты возможной автоматизации для всех предприятий, т.к. автоматизация бизнес-процессов или комплексная автоматизация — это очень емкая тема, которая разрабатывается, развивается и внедряется по индивидуальному сценарию каждой компании, а соответственно, таких примеров может быть бесконечное множество.

Пример 1

Автоматизация бизнес-процессов при помощи 1С

Самым понятным и распространённым программным решением по АБП являются продукты от компании 1С.

Мы уверены, что в бизнес-среде нет людей, которые бы не слышали про 1С.

О программных решениях от 1С можно написать (и уже написаны) сотни книг, но задача нашего материала дать информацию, что такое автоматизация бизнес-процессов предприятия, как ее понимать, начинать, планировать и внедрять.

1С является базовым программным продуктом для автоматизации предприятий. Практически, каждая компания начинает свой путь в автоматизации с внедрения именно 1С.

1С позволяет упростить и систематизировать работу бухгалтерии, склада, управлять небольшим и большим предприятиям, производством, за счет своих программных решений, названия которых уже отсылают нас к направлению автоматизации, для которой этот продукт был разработан, например:

• 1С:Предприятие
• 1С:Бухгалтерия
• 1С:Управление торговлей
• 1С:Комплексная автоматизация
• 1С:Управление нашей фирмой
• 1С:Зарплата и управление персоналом

Автоматизация от 1С возможна в любой сфере. Компания предоставляет огромное количество редакций и различных вариаций, с возможностью доработки и адаптации их под любое предприятие.

Наличие 1С или других учетных систем, является фундаментальным при рассмотрении вопроса автоматизации в целом.

Учетная система — это база, от которой строится вся работа компании и ее дальнейшее развитие.

В нашей практике есть кейс, где архитектура существующего, достаточно большого и дорогостоящего E-commerce-проекта была переработана и изменилась в связи с необходимостью внедрения 1С, как источника данных. Перестройка архитектуры проекта, произошла потому, что на старте не рассматривалось внедрение 1С, но с ростом проекта появилась серьезная необходимость во внедрении системы учета, как источника данных.

1С хранит и распределяет в себе все данные о продуктах, наценках, себестоимости, зарплате, амортизации, остатках, закупках, балансе, оборудовании и т.д., реально упрощая (автоматизируя) работу во всех заданных направлениях.

Внедрение 1С автоматизирует в первую очередь учет компании и является основным источником данных для других внутренних и внешних систем, которые способны работать как в виде одностороннего, так и двустороннего обмена.

За внедрением 1С вы можете обратиться к нам

Пример 2

Автоматизация отдела закупок

Приведем пример одного нашего достаточно интересного кейса по автоматизации процесса закупок. 

Для конспирации, снова возьмем торгово-производственную компанию «N», чья деятельность связана с продажей металла, производством изделий и металлоконструкций, продажей крепежа и сопутствующих товаров.

Ассортимент компании насчитывает более 25.000 единиц различной продукции, хранящейся на нескольких складах.

Компания «N» сотрудничает более чем с 8.000 поставщиков по всей России, СНГ, Азии и Европе.

Основная сложность работы отдела закупок компании «N» заключалась в контроле остатков, прогнозировании необходимого объема закупок, частотности закупок, сезонности, формировании запросов на закупку для поставщиков, а также выборе актуального поставщика с учетом особенностей, расположения и логистики.

Проблемы, с которыми сталкивалась компания, были сосредоточены в недостаточно оперативной отработке минимальных остатков, большом отделе закупок, превентивно настроенной системе учета, справочнике актуальных / неактуальных поставщиков, некорректно заведенной номенклатуре и артикулов, отсутствии рейтинга поставщика и ручном отборе коммерческих предложений. 

Другими словами, закупка товаров проводилась абсолютно бесконтрольно, на усмотрение закупщика, в ручном режиме, без прогнозирования каких-либо результатов и сроков, с учетом человеческого фактора. Дополнительно стоит отметить, что процесс закупки не был прозрачным и не внушал абсолютно никакой уверенности, что выбираются действительно лучшие предложения.

Все это напрямую сказывалось на ассортименте компании, наличии товара на складах и стоимости продукции для конечного потребителя, в связи с чем и появился вопрос автоматизации данного бизнес-процесса.

В рамках работ по автоматизации закупок мы перестроили систему учета компании, внедрили все необходимые внутренние процессы по контролю и отслеживанию остатков номенклатуры на складах компании и магазинах. В связи переработкой и настройкой учетной системы, а также разработкой автоматических процедур контроля, отдел закупок получил возможность отслеживания наличия товара на всех складах уже на первом этапе автоматизации.

Следующим шагом был переработан и настроен справочник актуальных и неактуальных поставщиков, с присвоением ручного рейтинга от закупщика. В дальнейшем рейтинг был автоматизирован, но возможность его ручной корректировки сохранена.

Рейтинг поставщиков в этом проекте влияет на автоматический подбор актуальных предложений с дальнейшей графической маркировкой для специалистов из отдела закупок.

В процессе автоматизации закупок была реализована система автоматического формирования запроса на коммерческое предложение по поставщикам компании.

То есть, когда количество товара на складе опускается до минимально актуального значения, система формирует запрос по каждой позиции или группе позиций, рассылая электронную форму поставщикам с уведомлением отдела закупок.

Выбор поставщиков и отправка запроса для получения КП происходит на основании справочника поставщиков, наличии актуального ассортимента и рейтинга.

Важно будет добавить, что в системе автоматизированных закупок предусмотрено и реализовано несколько вариантов передачи цен от поставщика:

1. Веб-форма;
2. Файловый обмен;
3. Прямая интеграция с учетной системой поставщика.

После получения всех необходимых КП в течении заданного времени (задается закупщиком), система закупок предоставляет специалисту сформированную таблицу с выводом всех предложений и графической маркировкой лучшего из них.

Если подробнее рассмотреть формирование итоговой таблицы, то выбор актуального поставщика, относительно остальных поставщиков компании, осуществляется по совокупности таких параметров, как: стоимость продукции, наличие альтернативы, ассортимент, надежность поставщика, расположение, история сотрудничества, наличие логистики и стоимость логистики.

Всего в логике автоматического подбора поставщика задействовано более 20 различных параметров.

Для удобной работы закупщика, нами были разработаны специализированные интерфейсы, взаимодействующие и с 1С, и с разработанной системой закупки.

После внедрения системы автоматизированной закупки, компания «N» стала намного оперативнее и точнее производить закупку товара, сократились издержки, сократилось количество специалистов в отделе, исключился человеческий фактор, а работа компании перестроилась на надежных поставщиков.

Пример 3

Автоматизация взаимодействия с арендаторами

Этот кейс с примером автоматизации, как видно из подзаголовка, направлен на упрощение взаимодействия между арендодателем и арендатором.

Данный вариант автоматизации применим ко всем типам помещений, требующих обслуживания и подразумевающих коммуникацию «клиент-сервис» — торговые и бизнес-центры, городские комплексы и ТСЖ, а также стрит-ритейл.

Проблема, которую требовалось решить путем автоматизации, заключалась в высокой нагрузке на офис управляющей компании бизнес-центра (постоянное присутствие арендаторов, по абсолютно любым вопросам, в офисе администрации).

В ходе анализа деятельности администрации бизнес-центра, определили следующий пул проблем:

• Предоставление и обмен бухгалтерской документацией с арендаторами, в т.ч. по запросу арендатора (договоры, счета, акты и акты сверки);
• Получение и передача данных с счетчиков воды и электричества от арендатора;
• Регулярное предоставление обязательной бухгалтерской документации по окончанию периода (счета на электричество, воду, обслуживание, интернет, клининг, переговорные и т.д.);
• Предоставление документации и пропусков на въезд, выезд, загрузку для коммерческого и личного транспорта арендаторов, а также замена и восстановление пропусков;
• Нагрузка на административно-хозяйственный отдел (АХО) по обслуживанию помещений арендаторов (электрика, интернет, камеры видеонаблюдения, СКУД, замена оборудования и ремонт);
• Запросы на бронирование переговорных комнат и конференц-залов;
• Запросы на аренду и подготовку оборудования для проведения конференций и переговоров;
• Проблема в идентификации специалиста, который проводил какие-либо ремонтные или ответственные работы в случае появления повторной проблемы у арендатора;
• Интерактивная схема расположения арендаторов на этажах и офисах, с указанием названия компании и юридического лица, для оперативной навигации сотрудников по запросам.

Для решения проблем, перечисленных выше, мы разработали коммуникационную веб-платформу по системе СервисДеск и ХелпДеск, с предоставлением личных кабинетов, двусторонней интеграцией с 1С, файловым обменом, а также привязкой актуальных отделов структуры бизнес-центра к обслуживанию запросов арендаторов.

Система представляет собой веб-платформу, расположенную на сервере бизнес-центра, с личными кабинетами для арендаторов и возможностью формировать свой запрос сразу в необходимый отдел.

Разберем элементы системы на перечисленных выше проблемах:

Предоставление и обмен бухгалтерской документацией с арендаторами, в т.ч. по запросу арендатора (договоры, счета, акты и акты сверки).

Данная проблема полностью решена за счет реализации личных кабинетов и связки с 1С.

То есть, по готовности документов, из 1С бизнес-центра автоматически осуществляется формирование и выгрузка документов в личный кабинет арендатора. Документы сохраняются внутри личных кабинетов в течении всего периода работы арендатора в бизнес-центре. Такая модель предоставления документов полностью исключает потерю и поиск документов арендатором за любой период.

В случае, если арендатору требуется получить какие-то документы дополнительно, он может сформировать заявку на их предоставление, внутри своего личного кабинета.

Заявка арендатора поступает непосредственно в бухгалтерию бизнес-центра в порядке очереди. Ответ на заявку выгружается в личный кабинет арендатора, с указанием контактов сотрудника, обработавшего заявку, а также с уведомлением арендатора по почте.

Если арендатор использует ЭДО, то выгрузка документов осуществляется и в ЭДО, и в личный кабинет. 

Получение и передача данных с счетчиков воды и электричества от арендатора.

Автоматизация приборов учета построена на автоматическом сборе данных счётчиков, через программную прослойку связанную с 1С бизнес-центра.

Другими словами, данные с счетчиков учета воды и электричества, расположенные в офисах арендаторов, автоматически передаются в 1С, где формируются все необходимы документы, после чего документы поступают в личный кабинет арендатора.

Внутренняя обработка 1С отслеживает статус счетов и передает их в интерфейс веб-платформы.

Для формирования счетов за период, бухгалтеру требуется нажать 2 кнопки – «сформировать счет» и «отправить счет»

Автоматизация выставления счетов, дала возможность полностью отключить от процесса предоставления и обработки данных как самих арендаторов, так и бухгалтерию бизнес-центра.

Регулярное предоставление обязательной бухгалтерской документации по окончанию периода (счета на электричество, воду, обслуживание, интернет, клининг, переговорные и т.д.).

Как видно из описания решения первых двух проблем, этот пункт также решен путем автоматического формирования документов и автоматической выгрузки документов в личный кабинет арендатора, а также в ЭДО.

Предоставление документации и пропусков на въезд, выезд, загрузку для коммерческого и личного транспорта арендаторов, а также замена и восстановление пропусков.

Автоматизация транспортных и пропускных документов похожа на автоматизацию вопросов бухгалтерии, только в данном случае заявка арендатора направляется не в бухгалтерию, а в АХО, к соответствующему специалисту.

Все заявки выстраиваются в виде очереди, такая схема дает возможность специалисту БЦ не терять обращения арендаторов и двигаться последовательно.

Если предоставление пропуска связано с оплатой, то специалист АХО может самостоятельно сформировать счет и отправить его арендатору (напомним, что административные кабинеты специалистов связаны с 1С и имеют двусторонний обмен), после чего отслеживается статус оплаты внутри заявки. Как только счет оплачен, эта информация поступает в интерфейс заявки и меняет статус.

Обработка заявки занимает не более 2 минут. Все данные по арендатору необходимые для оформления счета и пропуска подтягиваются из формы заявки, а стоимость, реквизиты и названия юр.лица из 1С.

После того, как пропуск или документы на въезд готовы, арендатору поступает уведомление.

Нагрузка на административно-хозяйственный отдел (АХО) по обслуживанию помещений арендаторов (электрика, интернет, камеры видеонаблюдения, СКУД, замена оборудования и ремонт).

Автоматизация блока АХО заключается в том, что все узкопрофильные обращения арендаторов поступают непосредственно к нужному сотруднику или отдел бизнес-центра, без привлечения администрации БЦ к процессу распределения и выбора специалиста.

Например, если арендатору нужно поменять лампочку, то заявка попадет к специалисту, который занимается заменой лампочек.
Внутри заявки специалист согласовывает все необходимые условия по работам. После осуществления работ, исполнитель устанавливает статус заявки как «Выполнено». Если арендатор подтверждает выполнение заявки в своем ЛК, то заявка закрывается и отмечается, как выполненная. Если арендатор не согласен с качеством работ, то заявку можно отправить на доработку. В том случае, если арендатор забыл закрыть заявку, заявка будет закрыта автоматически через 30 дней (параметр настраивается для каждого отдела).

Все заявки, по каждому сотруднику и арендатору хранятся в истории заявок внутри платформы, администрация бизнес-центра может формировать отчет или просматривать детали всех выполненных работ за любой временной интервал по каждому сотруднику или отделу.

Также, при повторном появлении проблемы, администрация и арендатор знают какой специалист проводил работы.

Если работы требуют оплаты, то выставление счета осуществляется по такому же принципу, который описан в проблеме «пропусков».

Интерактивная схема расположения арендаторов на этажах и офисах, с указанием названия компании и юридического лица, для оперативной навигации сотрудников по запросам.

В разработке интерактивной схемы расположения арендаторов нет ничего необычного, плюс-минус похожая схема есть практически у каждого современного торгового центра.
Но в нашем проекте существуют некоторые доработки, которые сделали схему полезной не только для навигации, но и для отдела продаж.

Разработанная нами схема нужна не только для того, чтобы персонал и арендаторы легче ориентировались в бизнес-центре, но и для того, чтобы коммерческий отдел бизнес-центра визуально понимал, какие помещения будут свободны, у кого какая стоимость метра аренды, какая общая стоимость аренды, когда заканчивается договор, на какой период заключен договор, PDF-договора, какие офисы свободны, какие дополнительные услуги подключены, сколько арендатор работает в БЦ, как часто обращается в АХО и так далее.

То есть мы сделали не просто навигационную схему, но и разграничив пользовательские доступы, предоставили удобный инструмент для отдела продаж, который в моменте может предоставить все необходимые данные при диалоге с клиентом, не обращаясь к бумажной версии договора.

Пример 4

Автоматизация станков и производства

(с ЧПУ и без ЧПУ)

Интересным примером является кейс по автоматизации производственного оборудования.

Как все знают в мире уже давно существуют роботизированные станки с блоками управления, которые могут принимать и отправлять данные в информационные и мониторинговые системы.

На основании полученных данных, возможно, не только собирать статистику и следить за износом компонентов, уровнем масла, температурой и часами работы, но и реализовать проект цифрового двойника всего производственного блока компании, с тестированием различных гипотез.

А что делать, если требуется получение статистики со станков и другого промышленного оборудования, которые не оснащены компьютерами и блоками ЧПУ?

Для справки, некоторые станки с ЧПУ также не могут передавать данные во внешние системы.

На самом деле не все так однозначно, среди наших проектов есть несколько кейсов, когда мы получаем данные с некомпьютеризированного оборудования. Это возможно сделать, если на механические станки установить несколько датчиков, например датчик вибрации и наклона.

За счет активности датчиков и передачи информации с них в программную прослойку мы можем получать активное время использования станка.

Зная активное время работы станка, и информацию из 1С, мы можем предположить востребованность и загрузку оборудования на производстве, рассчитать время обслуживания и затраты на содержание.

Конечно, честно будет сказать, что полноценная автоматизация нероботизированного станка невозможна, без установки на него блока управления, но это только с точки зрения дистанционного управления станком.

Если мы рассмотрим, например, производственную отчетность, планирование загрузки или обслуживание, то такой вид автоматизации сбора данных подходит.

Среди оборудования, которое мы автоматизировали таким образом, не только современное производственное, но и советское, тепловые установки, а также любые типы двигателей и шкафы со световой индикацией.

При реализации схемы с датчиками и сбором информации с помощью них, мы можем разработать системы мониторинга, аналитики, SCADA и ERP.

Пример 5

Автоматизация HR, сбор резюме

Выше по тексту, в разделе теории, мы уже затрагивали тему сбора анкет и автоматизации работы HR.

Сделали мы это осознанно, т.к. в нашем портфолио существует такой кейс, с автоматическим сбором кандидатов.

Автоматизация этого процесса состоит из трех программных элементов:

1. Программное обеспечения для сбора анкет с основных сайтов, где размещаются резюме сотрудников;
2. Блок логической обработки полученных данных;
3. Интерфейс для HR.

Рассмотрим каждый элемент программного комплекса отдельно и то, как они влияют на автоматизацию работы отдела.

Программное обеспечения для сбора анкет с основных сайтов, где размещаются резюме сотрудников.

Программный блок занимается парсингом (сбором) резюме соискателей с трех основных сайтов о трудоустройстве.

Система сбора выстроена так, что после внесения необходимых данных HR-специалистом, запускается парсинг по параметрам сразу на трех площадках. 

Все собранные резюме выгружаются в хранилище.

Процедура и частота сбора повторяется до момента остановки парсера специалистом.

Блок логической обработки полученных данных

Блок обработки проверяет собранные резюме, отфильтровывает неподходящие и анкеты со стоп-словами, затем передает данные в хранилище и уведомляет специалиста через интерфейс о результатах.

Также, логическое ядро системы расставляет визуальную маркировку в анкетах, которые максимально соответствуют параметрам поиска.

Интерфейс для HR

Интерфейс специалиста используется для внесения критериев и параметров сбора анкет, а также для вывода результатов парсинга.

Автоматизация процесса сбора анкет соискателей дает возможность быстро собирать пул резюме подходящих специалистов, а также, мониторить биржу труда на предмет появления новых соискателей.

Пример 6

Автоматизация управленческой отчетности

Обычно автоматизируется управленческая отчетность, позволяющая в моменте отслеживать важные и ключевые параметры предприятий.

Автоматизация управленческой отчетности дает возможность быстро получать информацию о компании, в результате чего оперативно принимать стратегические бизнес-решения.

Среди наших кейсов есть реализации автоматизации управленческой отчетности в достаточно интересных версиях, например, в виде дайджеста для руководства, но описание этих работ заслуживает отдельного материала в нашем блоге.

В данном случае мы стараемся показать построение отчетности, как еще один возможный вариант автоматизации предприятия.

Как мы написали выше, управленческая отчетность позволяет оперативнее принимать стратегические решения и всегда быть в курсе ситуации во всех направлениях бизнеса компании. Это достигается за счет того, что руководству компании и начальникам отделов, доступна уже обработанная и сведенная информация в удобном интерфейсе за любой требуемый период.

Интерфейс построения отчетности разрабатывается индивидуально для каждой компании и содержит в себе все необходимые информационные показатели, параметры фильтрацию и выводы.

Для лиц компании, принимающих решение, работа с отчётностью не уходит дальше взаимодействия с интерфейсом. Чтобы сформировать отчет или получить какие-то данные, не нужно переходить в 1С, в производственный софт или запрашивать выгрузки в бухгалтерии.

Логический блок программного решения по автоматизации отчетности собирает, обрабатывает и передает информацию в интерфейс самостоятельно получая ее из ресурсов компании (1С, кассы, телефония, бухгалтерия, станки, ЧПУ, ЭДО, СКУД, датчики, метки и т.д.).

Построение отчетности для управления компанией чаще всего включает в себя следующую информацию в самом развернутом виде:

• Оборот;
• Прибыль;
• Задолженности;
• Затраты по всем направлениям;
• Издержки;
• Закупка;
• ФОТ;
• Показатели менеджеров и персонально каждого менеджера;
• % выполнения плана продаж;
• Количество входящих заявок в компанию;
• Количество заявок в работе;
• Загруженность производства;
• Статистка и износ оборудования;
• Статистика по складу;
• Статистика по транспортным средствам;
• Статистика по АХО;
• Статистика по сотрудникам.

Автоматизация управленческой и сводной отчетности предприятия дает компании стратегическое преимущество, освобождает сотрудников от ручного и монотонного труда, абсолютно исключая человеческий фактор и ошибки.

Пример 7

Обучение персонала

Еще одним вариантом возможной автоматизации компании является обучение персонала.

Все компании так или иначе сталкиваются с обучением новых или повышением квалификации существующих сотрудников.

Но есть предприятия, которые завязаны на частом обучении и сертификации своих специалистов (например, банки), либо компании, полностью специализирующиеся на обучении (учебные центры), также, исключением не являются и крупные государственные компании, такие как РЖД. 

Обученный персонал, дает бизнесу реальное конкурентное преимущество.

Если сотрудник знает процесс производства, поставки, структуру компании и продукцию, то он будет эффективнее, чем сотрудник, не проходивший обучение.

Дополнительно стоит отметить компании, которые связаны с обязательным подтверждением сертификата сотрудника, например, банки и ПОД / ФТ.

Почему стоит автоматизировать процесс обучения?

В процессе «ручного» обучения и сертификации существуют три проблемы:

1. Обучение;
2. Тестирование;
3. Контроль актуальности сертификата (часто сертификат соответствия выдается на определенный срок, допустим, на год).

Внедрение интерактивной платформы обучения персонала разом решает все проблемы.

1. Сотрудник проходит полноценное обучение по всем темам компании;
2. Сотрудник может обучаться не только на текстах и картинках, но и на видеоматериалах и файлах любого типа, это упрощает компоновку информации курса;
3. Сотрудник сдает тест без возможности списать ответы;
4. Сотрудник получает цифровой сертификат соответствия, который фиксируется в базе компании;
5. Актуальность сертификата контролируется программными средствами и при приближении срока окончания сертификата уведомляет и ответственного, и сотрудника;
6. Всю информацию и детализацию по обучению сотрудника видит преподаватель.

Автоматизация процесса обучения и сертификации, снижает нагрузку на преподавателей, увеличивает общую эффективность компании и исключает необходимость контроля срока сертификата сотрудником.

Интерактивная платформа обучения и сертификации персонала

Пример 8

Автоматизация отдела продаж

На наш взгляд одним из самых простых примеров для понимания автоматизации бизнес-процессов являются различные CRM-системы для отдела продаж. 

CRM-системы для менеджеров по продажам делятся на два основных типа:

1. готовые решения; 
2. кастомная разработка.

Какую бы CRM-систему не выбрала компания для работы своих менеджеров, задача этой CRM будет заключаться в автоматизации работы сотрудника отдела продаж.

Любая CRM дает возможность сопровождать клиента от первого запроса до, непосредственно, сделки. 

Основные отличия готовых CRM от кастомных заключаются в уровне проработки бизнес-процесса компании. 

Готовые решения ориентированы для всех компаний, они не индивидуальны и содержат в себе общий бизнес-процесс применимый ко всем компаниям в мире, с возможностью небольшой настройки для удобства.

Кастомная CRM разрабатывается персонализировано для компании, с учетом всех пожеланий и нюансов в процессе продажи.

Кастомная CRM система является ориентированным на компанию-заказчика продуктом, а соответственно дает реальные преимущества за счет комплексной автоматизации процесса.

Текст о кастомной и коробочной разработке

Разработка CRM c VIMS Communication

Пример 9

Автоматизация взаимоотношений с В2В-клиентами

(В2В-портал и бек-офис)

Хорошим примером решения по автоматизации взаимоотношений с B2B-клиентами является B2B-портал или цифровой бек-офис.

Суть работы B2B-портала заключается в автоматизации рутинных и линейных процессов, возникающих во время сотрудничества между компанией и ее партнерами.

Внутри портала партнер компании может самостоятельно осуществлять все необходимые действия без привлечения сотрудников компании:

• Сформировать заказ и предзаказ продукции;
• Получить индивидуальные условия и скидки на закупку продукции;
• Выбрать и оформить логистическую цепочку с указанием даты доставки;
• Выгрузить необходимую бухгалтерскую документацию за любой период сотрудничества;
• Получить доступ к базе актуальных рекламных акций и маркетинговых материалов;
• Получать новости и уведомления;
• Осуществлять работу в любое удобное для себя время и день.

Портал является интерфейсом, связанным с информационными системами бренда через программное ядро, за счет чего достигается необходимая точность и оперативность предоставления информации для каждого партнера.

Внедрение B2B-портала на любое торговое предприятие значительно снижает нагрузку на такие отделы как: 

• Бухгалтерия;
• Отдел развития;
• Отдел продаж;
• Отдел закупок;
• Маркетинг и реклама.

После внедрения B2B-портала можно произвести оптимизацию кадров.

Интеграция B2B-портала в деятельность компании увеличивает продажи продукции и удовлетворенность партнеров от сотрудничества.

Разработка B2B-порталов

Пример 10

Автоматизация E-commerce

Этот пример автоматизации бизнес-процессов является одним из наших кейсов и успешно применяется в нескольких достаточно крупных интернет-проектах.

Для понимания сути автоматизации необходимо представить интернет-магазин с большим количеством товаров, допустим 100.000 позиций.

1С в данном проекте это поставщик данных для интернет-магазина, передающий всю необходимую информацию в карточку товара – цена, скидка, количество, описание, артикул и т.д. (так работает практически любой интернет-магазин, учет товаров которого ведется в 1С).

Автоматизация проекта, реализованного нами, заключается в автоматическом выстраивании стоимости для каждого товара магазина. Это сделано для того, чтобы весь ассортимент магазина продавался по актуальной цене в любой момент времени, без ручных корректировок.

Рассмотрим работу в деталях

В электронной коммерции наиболее важный параметр для осуществления продаж — предложение товара посетителю по лучшей цене. Лучшая цена товара должна обеспечиваться в любой момент времени.

Если говорить о наценке на товар, то тут все просто, к актуальному предложению поставщика прибавляется наценка интернет-магазина после чего формируется финальная цена товара в каталогах сайта, такая модель обработки реализуема в 1С.

Но в онлайн-продажах существует еще один немаловажный элемент, ограничивающий формирование наценки и частотность продаж – это конкуренты.

Перед тем, как принять решение о покупке, пользователь сравнивает предложения различных интернет-магазинов и маркетплейсов с целью выбора лучшего.

Соответственно, решение задачи по увеличению продаж интернет-магазина заключается в постоянной поддержке лучшей цены, но проблема в сборе цен конкурентов и корректировке цены на сайте.

Физически достаточно сложно поменять цену на 100.000 товаров в ручном режиме или отследить ее по принципу «ручного мониторинга конкурентов». Во-первых, это не оперативно, во-вторых, не прогнозируемо, в-третьих, требует кадровых ресурсов.

В проекте по автоматизации электронной коммерции мы разработали программное решение, которое дает возможность комплексно оценивать цены поставщиков и конкурентов, а затем автоматически формировать лучшую цену по всему ассортименту интернет-магазина.

То есть, программный комплекс состоит из парсеров сбора данных о ценах и скидках всех конкурентов, а также аналитики поставщиков.
Другими словами, наше программное решение, мониторит цены на всех площадках конкурентов, мониторит цены поставщиков, выставляет лучшую цену продукта на рынке с учетом всех полученных параметров и выводит стоимость в каталог сайта.

Частота сбора данных поставщиков, конкурентов и изменения цены задается в интерфейсе программного решения.

Дополнительно стоит отметить, что обновление цены в интернет-магазине, может осуществляться как в автоматическом потоковом режиме, так и после ручного подтверждения специалистом.

Наш программный комплекс отслеживает и сохраняет динамику изменения цен и продажи по каждому товару, формируя сегментированную финансовую отчетность о прибыли.

Пример работы автоматизации формирования цены

Рассмотрим зоомагазин с большим количеством товаров.

Возьмем какой-нибудь популярный корм для кошек, допустим сухой Whiskas «Кролик» 350 гр. с артикулом от поставщика А-001.

Цена нашего поставщика на данный товар — 200 рублей.

Запускаем систему аналитики и осуществляем сбор информации конкурентов, используем параметры, полученные от поставщика и задействованные на нашем сайте: артикул, название, вес, описание, вкус, упаковку

(система может запускаться автоматически).

После программного анализа конкурентов и маркетплейсов, мы получаем информацию:

Средняя цена товара на рынке — 300 рублей

Лучшая цена — 290 рублей в магазине «Х»

Худшая цена — 310 рублей в магазине «N»

Рекомендуемая лучшая цена — 288 рублей

Рекомендуемая наценка — 88 рублей

Маржинальная прибыль — 50 рублей

Система позволяет выставлять наценку товара, как в рублях, так и в процентах относительно цен поставщиков и конкурентов.

Например, можно выставить параметр -1% или -10 рублей от лучшей цены конкурента.

Динамика изменения цен и продаж формируется в финансовую отчетность.

Системы сбора и обработки данных

Заключение 

Как видно из описания автоматизации бизнес-процессов, подходов к внедрению и примеров — автоматизировать можно любое направление деятельности для любой компании.

Автоматизация возможна не только в производственном оборудовании, но и во всех бизнес-процессах компании, от обучения сотрудников, до цифровых двойников промышленных холдингов.

Главное, что необходимо учитывать при автоматизации бизнес-процесса — это цель, срок и возможные ресурсы для АБП.

#Автоматизация #1C #Комплекснаяавтоматизация #BPM #CRM #ERP