Автоматизация бизнес процесса целиком или какой либо его части в результате которой документы

Иллюстрация: Катя Павловская для Skillbox Media

Рассказывает просто о сложных вещах из мира бизнеса и управления. До редактуры — пять лет в банке и три — в оценке имущества. Разбирается в Excel, финансах и корпоративной жизни.

Дипломированный специалист по автоматизации бизнес-процессов. Девять лет опыта в бизнесе и консалтинге. Смоделировал более тысячи процессов для торговых и промышленных предприятий. Основатель OkoCRM.

Автоматизация бизнес-процессов — один из главных способов сократить затраты в системе любого уровня: от отдела компании до крупного бизнеса. Автоматизация избавляет людей от рутинных задач. Например, в процессах, в которых требовалось два сотрудника, после автоматизации нужен только один.

Несмотря на то что IT-сфера быстро растёт, многим владельцам бизнеса и менеджерам до сих пор непонятно, что такое автоматизация процессов и как в ней всё устроено. В предыдущих статьях мы рассказали, что такое бизнес-процессы и как их правильно моделировать. В этой статье расскажем подробнее про автоматизацию — что о ней должен знать каждый собственник бизнеса, менеджер и специалист.

• Что такое автоматизация процессов и отличается ли она от цифровизации
• Какие процессы можно автоматизировать
• Кому нужна автоматизация, а кому нет
• Кто занимается автоматизацией и сколько это стоит
• Какие системы помогают автоматизировать процессы
• Примеры: как с помощью автоматизации оптимизировали процессы продаж в компании
• Как узнать больше об управлении бизнес-процессами

---

Автоматизация процессов — частный случай оптимизации. Она помогает бизнесу экономить на рутине. Алгоритмы выполняют повторяющиеся задачи быстрее, и у команды остаётся больше времени на другие дела.

Например, можно фиксировать заявки и вести бухгалтерию в тетради, а прибыль и налоги считать на калькуляторе, а можно подключить CRM и онлайн-систему бухучёта. Программы самостоятельно обработают заявки, подтянут данные по оплате, отправят письма клиентам и составят отчёты в налоговую.

В этом суть автоматизации. Это внедрение софта, который помогает выполнять рутинные задачи быстрее, продуктивнее и эффективнее.

Разберём, как работает автоматизация, на примере продаж на маркетплейсах. У менеджеров много рутинных задач — например, перезвонить клиенту, отследить оплату, проверить товар на складе, напечатать наклейки, упаковать заказ.

Автоматизация сведёт количество таких операций к минимуму. После получения заказа менеджеру останется только упаковать товар и отправить его клиенту.

Автоматизация ≠ цифровизация. Цифровизация гораздо глубже и сложнее. Допустим, в компании есть менеджер по продажам. Он каждый день обзванивает клиентов и ведёт сделки в Excel.

Чтобы упростить процессы, компания устанавливает CRM-систему. В этом случае менеджер всё равно будет нужен — он нажимает на кнопки и управляет работой программы. Это автоматизация. Цифровизация — следующий уровень автоматизации, полностью автоматическое выполнение работ. Цифровизацию делают так, чтобы исключить человека из процесса.

Поручить алгоритмам можно любой бизнес-процесс. Проще всего автоматизировать типовые операции:

• обработку сделок;
• СМС- и email-рассылки;
• документооборот;
• бухгалтерский и складской учёт;
• проведение платежей.

Наш совет — начинать автоматизацию именно с них. На каждый типовой процесс есть готовые облачные решения, которые можно внедрять своими силами или силами небольшой команды интеграторов. Это удобно для небольших компаний.

Более сложные операции — вроде процессов управления производством, качеством продукции и персоналом — тоже можно автоматизировать. Но это подходит скорее для среднего и крупного бизнеса. Потребуются сложные системы, штат разработчиков и серьёзный бюджет.

Автоматизировать процессы можно в бизнесе любого размера, но сложная автоматизация требуется не всем.

Для начала нужно определиться с процессами, которые хочется «поставить на рельсы», и посчитать количество времени, которое тратят сотрудники на их выполнение вручную. Исходя из этого нужно понять, насколько целесообразна будет их автоматизация.

Малому бизнесу лучше обойтись типовыми решениями и не вкладывать миллионы в индивидуальные проекты. Почти в каждой облачной программе есть пробный период или бесплатный тариф с базовой функциональностью. Можно протестировать и понять, подходит эта программа для ваших задач или нет.

Допустим, раньше в компанию приходило 10 заявок в день. Менеджер обрабатывал их в течение 3 часов, а остальное время тратил на подготовку документов, коммуникацию с поставщиками и другую рутину.

Сейчас в день приходит 50 заявок — менеджеру не хватает целого дня, чтобы их разгрести. Что делать? Можно нанять второго менеджера или автоматизировать обработку заявок с помощью CRM. Если поток заявок продолжит расти, лучше сделать и то и другое.

Крупные компании чаще всего автоматизируют не отдельные, а сразу все свои процессы. В результате они получают единую систему. Это дорого, но эффективность бизнеса при этом заметно растёт.

Чтобы это реализовать, нужно разрабатывать индивидуальные проекты, использовать сложные программы, глубоко погружаться в процессы и разбирать всю бизнес-модель компании на молекулы. Без автоматизации большому бизнесу сложно масштабироваться.

Когда автоматизация точно не нужна? Вот пять случаев, когда автоматизацию процессов лучше отложить на потом:

• бизнес находится в стадии запуска;
• компания работает с постоянными заказчиками и не привлекает новых;
• оборот компании — до 1 млн рублей в месяц;
• бизнес-процессы компании не налажены и часто меняются;
• расходы на автоматизацию выше очевидной денежной выгоды.

Любые типовые решения вроде CRM-системы или сервиса рассылок можно настроить самостоятельно. Но для этого нужно в них разбираться: читать инструкции, строить воронки, разрабатывать документацию и обучать сотрудников. Чаще всего предприниматели не хотят тратить на это свои ресурсы и приглашают подрядчиков.

Обычно автоматизацией занимаются интеграторы. Это группа экспертов, которая берёт на себя внедрение программ в бизнес и их отладку. Они моделируют процессы, подбирают, настраивают и дорабатывают программные решения под запросы компании.

Можно найти их заранее, и тогда подбирать решение для автоматизации будет сам подрядчик. Или сначала выбрать решение, а затем пригласить интеграторов.

По нашему опыту, обычно происходит так:

• Предприниматель выбирает сервис для автоматизации. Допустим, CRM или ECM-систему. Регистрируется на пробный период и смотрит, как всё устроено. Обычно в этот момент он понимает, что самостоятельно такую систему компания не настроит.

  Когда пробный период заканчивается, сервис предлагает внедрение — своими силами или силами внешнего интегратора. Обычно сервисы работают с несколькими компаниями-интеграторами и предлагают их услуги на выбор. Условия и стоимость у каждого интегратора различаются.

• Команда внедрения приходит в компанию и просит в помощь сотрудника компании. Он вводит в курс дела и рассказывает, как построена работа, знакомит с бизнес-моделью и процессами.
• Интеграторы описывают процессы, которые нужно автоматизировать, проводят анализ и составляют план внедрения. В нём описаны решения по функциональности выбранного сервиса, которые нужно внедрить в компании.
• Интеграторы настраивают и отлаживают систему, чтобы всё работало как надо. Чем сложнее функциональность, тем больше времени занимает внедрение. Например, на внедрение простой облачной CRM уходит 1–2 месяца. Если нужны доработки — больше. Сложную систему документооборота могут внедрять и полгода.
• Интеграторы обучают сотрудников — показывают, как работать в системе. Иногда выдают сертификаты и свидетельства.

Часто внедрение организуют онлайн: переговоры и обучение ведут по видеосвязи, а настройку системы — через удалённый доступ.

Стоимость услуг интеграторов зависит от объёма работ и сложности внедрения. Например, средний ценник настройки простой CRM-системы — 100–150 тысяч рублей. Внедрение ERP может обойтись и в пару миллионов.

Есть много групп программных решений для автоматизации. Их делят в зависимости от назначения. Иногда внутри одной программы есть элементы нескольких групп.

CRM (Customer Relationship Management). Это системы для управления продажами и клиентским сервисом. С их помощью автоматизируют сбор клиентской базы, обработку заявок и общение с клиентами компании.

Система собирает все заявки и заказы в общей воронке продаж, пишет сообщения клиентам, отправляет документы и автоматически звонит заказчику. На разных этапах воронки можно настроить свои автоматические действия.

HRM (Human Capital Management). Это системы для автоматизации кадровых служб и управления персоналом. Они полезны для управления большим штатом — от 50 человек.

HRM помогают автоматически рассчитывать зарплату и вести кадровые документы. Кроме этого, с их помощью работают с соискателями, ведут базу вакансий и сотрудников, календарь отпусков и больничных, мониторят актуальность медосмотров и инструктажей по охране труда.

ECM (Enterprise Content Management). Это системы управления корпоративным цифровым контентом. Их главная функция — электронный документооборот.

ECM упрощают работу со всеми документами компании. Без них все документы — договоры, акты, счета, приказы, протоколы, уведомления — готовят на бумаге, согласовывают и подписывают вручную. В ECM у каждого документа есть цифровой образ, который можно подписать и отправить по назначению, не выходя из кабинета.

BPM (Business Process Model). Это системы для моделирования и управления бизнес-процессами в компании. Не какими-то отдельными процессами, а всеми процессами одновременно.

Они не упрощают частные аспекты работы бизнеса, а помогают визуализировать процессы и найти пути их оптимизации. Их используют для планирования и выстраивания бизнес-процессов в компании.

WMS (Warehouse Management System). Система, которая помогает управлять запасами, складом и вести складской учёт с момента поступления товаров или материалов в центр распределения заказов и до момента, когда они покидают склад.

WMS автоматизирует приёмку, перемещение, хранение, комплектацию и отгрузку товаров. По каждой операции система показывает статистику.

TMS (Transportation Management System). Группа систем, которые помогают бизнесу управлять логистикой. С их помощью крупные компании планируют и отслеживают перевозки, выбирают удобный вид транспорта, прокладывают оптимальный маршрут, мониторят местонахождение партий товаров.

Это своего рода CRM, специально адаптированная для логистики, но с более сложной функциональностью.

ERP (Enterprise Resource Planning). Это группа систем, в которой объединены другие инструменты автоматизации — например, CRM, HRM, ECM, WMS. Это решение для крупных компаний.

ERP гораздо дороже и сложнее любой другой системы, но её не обязательно покупать всю. Обычно компании подключают только те модули, которые необходимы им. Например, отдельно покупают модули учёта, бухгалтерии, управления заявками с сайта.

В таблице можно сравнить назначение систем и найти подходящее для компании решение:

Группа	Назначение	Популярные решения
CRM	Управление продажами и клиентским сервисом	OkoCRM, «1С:CRM», WireCRM
HRM	Управление кадрами и персоналом	СБИС, «БОСС-Кадровик», «1С:Зарплата и управление персоналом»
ECM	Управление документооборотом в компаниях	ЭОС, Directum, Docsvision, ELMA
BPM	Моделирование, анализ и оптимизация бизнес-процессов	ELMA, Docsvision, Pyrus
WMS	Управление запасами и складским учётом	«МойСклад», Yolka WMS, СКИФ
TMS	Управление транспортной логистикой	«Яндекс.Маршрутизация», «Мегалогист», GROTEM / Drive
ERP	Комплексная модульная система управления бизнес-процессами на предприятии	«1С», «РосБизнесСофт», «Парус»

Группы программных решений для автоматизации бизнес-процессов

На примере из практики OkoCRM разберём автоматизацию бизнес-процессов в компании, которая продаёт кровельные материалы.

Заявки от клиентов принимают с нескольких сайтов, их обрабатывают четыре менеджера. Все дела ведут в записной книжке и Excel, клиентам звонят с обычных телефонов.

Задача — оптимизировать процессы обработки заявок и согласования сделок.

Инструмент оптимизации — внедрение OkoCRM и интеграций.

❌ Проблема №1. Заявки приходят на почту — менеджеры видят их не сразу. Клиенты долго ждут обратной связи. Часто, не дождавшись, уходят к конкурентам.

✔️ Решение:

• CRM-система автоматически собирает заявки со всех сайтов и создаёт сделки → менеджер получает уведомление о задаче в Telegram: «У тебя заявка» → время ожидания реакции сокращается до 3–5 минут.
• В CRM настроена очередь, которая распределяет заявки между менеджерами. Если один из них занят, заявки уходят свободному.

❌ Проблема №2. Клиенты не всегда дозваниваются в офис — пропущенные звонки не фиксируются.

✔️ Решение: интеграция CRM и IP-телефонии. Сервис распределяет звонки между менеджерами на личные телефоны, исходя из их занятости. Если один менеджер разговаривает, звонок автоматически уходит другому. Так клиент дозвонится в любом случае.

❌ Проблема №3. Отсутствие контроля — руководитель не знает, сколько заявок поступило и какая работа по ним ведётся.

✔️ Решение: CRM устанавливает дедлайн для каждой сделки. После его истечения заявка попадает в список просроченных. Руководитель следит, чтобы таких заявок не было, и, если нужно, вручную меняет ответственных. На конец дня все сделки обработаны, и при этом все менеджеры нагружены равномерно. В конце недели руководитель смотрит аналитику и видит, кто как работал.

❌ Проблема №4. Ручная подготовка документов — на заполнение одного счёта или договора уходит от 20 минут. Менеджер тратит время на рутину.

✔️ Решение: в CRM созданы типовые шаблоны документов. В них система сама подгружает данные из клиентской карточки. Время подготовки документа сокращается до 2 минут.

❌ Проблема №5. Менеджеры теряют сообщения клиентов в мессенджерах — клиенты уходят к конкурентам.

✔️ Решение: интеграция мессенджеров с CRM. Все сообщения приходят в систему и сами привязываются к нужной карточке. CRM автоматически создаёт задачи «Ответить клиенту» для менеджеров.

Автоматизация процессов уменьшила сроки обработки заявок и согласования сделок. Клиенты всегда на связи с менеджерами — потерянных продаж стало гораздо меньше.

• Автоматизация — это внедрение в бизнес программных решений, которые берут на себя часть процессов. С ними проще вести бизнес и масштабироваться.
• Автоматизация бизнес-процессов нужна не всем. Она полезна развивающимся компаниям с хорошей динамикой — поможет расти ещё быстрее. Если заметного роста нет, лучше сначала подумать, как добиться его без автоматизации.
• Автоматизацию настраивают с помощью интеграторов. Это эксперты, которые за деньги отлаживают процессы, помогают подобрать сервис и внедрить его в бизнес.
• Существует много групп программ для автоматизации — их делят по направлениям процессов, которые нужно оптимизировать. Не стоит внедрять всё и сразу. Лучше выбирать направления, которые острее всего нуждаются в помощи алгоритмов, и в первую очередь автоматизировать их.

• Если вы только начинаете знакомиться с управлением бизнес-процессами, прочитайте нашу статью — «Большой гайд по управлению бизнес-процессами: главное, что должен знать каждый менеджер».
• В этой статье подробно описан процесс моделирования бизнес-процессов: для чего моделирование нужно и как его провести.
• Научиться строить чёткие бизнес-процессы, принимать взвешенные решения, эффективно распределять ресурсы и находить точки роста можно на курсе Skillbox «Эффективный руководитель».

Другие материалы Skillbox Media для менеджеров

• Статья о цифровой трансформации бизнеса: чем она отличается от цифровизации и зачем нужна бизнесу
• Финансовая модель: для чего она нужна и как её разработать
• Статья о дорожной карте проекта: зачем она нужна и как её сделать
• Вводная статья об операционном менеджменте: что такое, как работает и какие навыки нужны менеджерам
• Статья об LMS-системах: что они умеют и как выбрать платформу для своей компании
• Статья об управлении изменениями: какие методики можно использовать и как уже на старте оценить шансы на успех

Эффективный руководитель

Вы научитесь разрабатывать стратегию, ставить цели, создавать бизнес‑процессы и комфортный климат в команде. Найдёте точки роста в своей компании, сможете претендовать на повышение или масштабировать бизнес.

Узнать про курс

Принцип однократного ввода и учета информации

---

---

Шрифт зодчего Шрифт зодчего состоит из прописных (заглавных), строчных букв и цифр…

Картограммы и картодиаграммы Картограммы и картодиаграммы применяются для изображения географической характеристики изучаемых явлений…

Практические расчеты на срез и смятие При изучении темы обратите внимание на основные расчетные предпосылки и условности расчета…

Функция спроса населения на данный товар Функция спроса населения на данный товар: Qd=7-Р. Функция предложения: Qs= -5+2Р,где…

Что такое автоматизация бизнес-процессов предприятия — это возможность освобождать ресурсы, своевременно реагировать на изменения рынка, быстро принимать решение и распланировать дальнейшие действия. Это важно для любой организации, которая собирается расти и развиваться в современных условиях жесткой конкуренции и в режиме постоянной многозадачности. Это — часть успеха, без этого будет сложно достичь результатов. Осталось разобраться, как внедрение нового оборудования повлияет на улучшение показателей фирмы.

Что это такое

Часто руководство предприятия прилагает огромные усилия, чтобы двигаться к достижению цели и увеличивать эффективность коллективной работы персонала. Они осознают, как много зависит от четкого и слаженного исполнения функций каждого сотрудника в масштабах всей организации.

Попытка одного отдела выполнить свою часть задания без взаимодействия с другими подразделениями несет в себе больше вреда, чем пользы. Сотрудники, нацеленные справляться с поставленной задачей, не задумываясь над решением вопроса или достижением общей цели — в результате получают несколько разобщенных, некачественно выполненных частей одного целого.

Автоматизированные бизнес-процессы позволяют работникам визуализировать собственную роль в создании конечного продукта. Это приносит положительную динамику, ведь люди наглядно видят, что получится в итоге, если они будут действовать сообща.

Применять автоматизацию можно в любой области деятельности организации. Наравне с постановкой цели это HR, продажи, маркетинг, подготовка единицы продукции, даже объединение с небольшой компанией.

Чтобы добиться оптимизации, нужно создать верную основу:

• Определить, какие данные и материалы требуются для выполнения полного цикла производства единицы продукции, обеспечить их наличие.

• Создать выверенный алгоритм без лишних элементов, по которому все время будет работать программа или человек.

• Заранее определить результат, ради которого тратятся ресурсы времени и прикладываются усилия.

Business management process — это концепция развития организации. Ее основная задача — внедрение автоматизации в управление и повышение эффективности бизнеса.

Что делает ВРМ:

• изучает, чем занимается фирма, что проходит внутри нее;

• ищет несоответствия, затруднения, замедления в операциях, применение ручного труда там, где можно использовать механизированный или автоматический;

• занимается поисками путей для совершенствования каждого выявленного нарушения.

Использование системы автоматизации бизнес-процессов компании позволяет организации быть гибкой и оперативно подстраиваться под изменения окружающей бизнес-среды. С их помощью выявляют слабые и уязвимые места подразделений и подбирают способы усиления.

Это частичный или полный перевод повторяющихся циклов и задач под контроль специального оборудования или программ. В результате высвобождается время сотрудников и финансы, повышается производительность труда, эффективность тоже становится выше.

История создания

Первыми этот термин использовали инженеры-механики 20х годов прошлого столетия. Изначально его применяли только применительно к этапам производства, сейчас его переосмыслили и задействовали гораздо шире.

В 80-х годах разработали несколько иной подход к теории, подкрепили экономическими расчетами и компьютерными технологиями. В то время появились копировальные и печатные машины, а затем — ПК. Еще большего прорыва удалось достичь с развитием интернета. Сейчас их используют для разработки оригинальных подходов к автоматизации бизнес-процессов, постановки новых задач и их решения.

В современной бизнес-среде она активно развивается, и для нее находятся необычные сферы использования. Так получается достигать оптимизации во многих подразделениях. Это возможно благодаря разделению на отдельные этапы для выполнения и внедрения разработок.

Основные направления для развития

Как правило, проводится в 2 одинаково важных сферах:

• Производственные бизнес-процессы. В зависимости от деятельности компании это могут быть продажи, общение с посетителями, производство продукции. Сводится к непосредственному увеличению показателя — повышению объемов или качества, доходности предприятия в целом.

• Поддерживающие. Не менее серьезная отрасль. Сюда входит отчетность, делопроизводство, бухгалтерия и другие. Это не влияет напрямую на увеличение прибыли, но с помощью внедрения автоматики здесь становится возможным сократить расходы часов и финансов на выполнение однообразной работы.

Цели и задачи автоматизации бизнес-процессов

Эта система нацелена автоматизировать все, что медленно или плохо функционирует, убрать несостыковки и тормозящие производство элементы. Это может быть лишний заместитель с минимальным набором обязанностей, без которого бумаги попадают напрямую к директору и оперативно решаются.

Сюда относятся побочные посредники, которые задерживают доставку до конечного потребителя и берут комиссию за хранение. Статистика показывает, что часто достаточно иметь одного проверенного перевозчика, чем много мелких необязательных фирм, которые могут подвести в неожиданный момент.

Таким тормозящим элементом выступает старое оборудование, удаленный склад, отсутствие дополнительного обучения для новых сотрудников, даже слишком длинная лента конвейера влияет на скорость производства и создает недополученную прибыль. Это только часть действия оптимизации.

Среди основных задач выделяют:

• организация безопасного хранения информационных и программных элементов;

• поддержка функционирования на высоком уровне;

• оперативная подготовка и печать документов для поставщиков, партнеров, подрядчиков от счет-фактуры до делового предложения;

• формирование отчета о состоянии дел фирмы за любой промежуток времени;

• пересмотр финансовых затрат в отношении сотрудников, повышение эффективности использования часов работников за счет выведения на автоматический режим однотипных занятий;

• улучшение качества обслуживания посетителей;

• минимизация влияния людей на важные производственные процессы.

Примеры и идеи

С помощью такой процедуры удается сохранить постоянно обновляющуюся связь между всеми подразделениями одного предприятия. Кроме того, можно налаживать ее взаимодействие с информационными сервисами, делать ее более гибкой.

Так, становится возможным высвобождение человеческих и финансовых ресурсов, повышается производительность труда, стратегия развития действует более эффективно.

В большинстве фирм не соблюдается четкая последовательность действий. В итоге руководители постоянно загружены, никто не знает, когда будет закончен проект и на каком он этапе сегодня, многие задачи и проверяющие сотрудники дублируются. Получается, что все заняты, а процесс идет крайне медленно.

А действовать надо иначе. У одного менеджера должно помещаться в ежедневном планере столько проектов, сколько он реально может выполнить. Его цель — контролировать их, отслеживать исполнение, докладывать о результатах. Если на него спустить больше, то все они или некоторые будут сделаны хуже либо медленнее. Но на многих организациях одно и то же задание проверяют сразу несколько людей.

В бизнес-процессах участвуют все сотрудники, которые любым образом взаимодействуют между собой или с производством. Поэтому часто оптимизация начинается именно с персонала.

Иногда процедура помогает наладить даже простые, но занимающие время задачи:

• расчет скидок;

• ведение статистики;

• обработка поступивших заказов;

• систематизация любых данных.

Существует множество успешных примеров ее применения. Если внедрить в заказы материалов или продукции для продажи, то не будет простоев и перегруженности складов однотипным товаром.

Основные преимущества

Для чего нужна автоматизация управления бизнес-процессами — главный смысл здесь состоит в налаживании эффективной работы, максимальной отдачи и прибыли. Здесь не ставится цель заменить или перераспределить сотрудников, выполняющих однотипные операции, на роботов. Благодаря оптимизации эти работники избавятся от ежедневных рутинных мелких отчетов и повторяющихся действий, которые только занимают рабочее время и не дают перейти к более значимым, интересным или исследовательским задачам.

Люди лучше координируют совместную деятельность, потому что работают сообща и через одинаковые программы. Слаженность так будет выше, а результат точнее. Сейчас все больше крупных и малых организаций применяют автоматизацию по этим причинам. Основные преимущества:

• действия сотрудников будут более согласованными;

• уменьшится количество ошибок из-за человеческого фактора;

• ручной рутинный труд заменится на механику или автомат и ускорится воспроизведение циклов;

• изнутри предприятие станет прозрачнее и технологичнее;

• вырастет качество выполняемых задач;

• легче будет принимать решения для стандартных ситуаций;

• большой объем станет проще обрабатывать.

Тенденции, технологии и опыт в автоматизации бизнес-процессов

Постепенно появляются проверенные пути, движение по которым ведет к увеличению прибыли и минимизации потерь. Одним из них стоит назвать использование специальных платформ Low-code.

Подобные программы позволяют руководителям решать проблемы развития бизнеса довольно быстро. Для этого встроено несколько комфортных пользовательских инструментов. С их помощью можно моделировать текущую ситуацию и вносить изменения. Так, становится реальным радикально сократить сроки внедрения IT-решений, которые помогают организациям адаптироваться в постоянно обновляющейся среде.

Какие функции могут потребоваться

Так как все бизнес-процессы обычно заключаются в различных действиях, выполняемых разными людьми, у ПО должна быть возможность представить все пункты в графическом и наглядном виде. Так персонал понимает, что и как нужно выполнить. А руководство ищет, где можно оптимизировать.

Всем программам необходимо интуитивное меню и простота в использовании. Важна возможность пользоваться ПО любым сотрудникам, поэтому для средних и крупных фирм часто стоят на первом месте системы из облачного хранилища. Наличие доступа здесь открывается в любую точку мира без привязки к конкретным ПК или планшетам.

У программного обеспечения должны работать оповещения участников оптимизации и возможность рассылать уведомления о завершенном этапе. Требуется навык управления одновременно нескольких бизнес-процессов, ведущих к общей цели. Так введение скидок на группы товаров и параллельное списание остатков ведут оптимизирующей процедуре и увеличению прибыли.

Отдельно работает контроль доступа. Не всему персоналу нужна одновременно вся аналитическая информация, поэтому к таким данным вход требуется отдельный, по ролям.

Как автоматизировать бизнес

В первую очередь — понять, что это необходимо. Когда прибыль перестает расти, появляются частые и неприятные осложнения простых процессов — пора исправлять ситуацию. Важно не останавливаться и постоянно развиваться, чтобы конкуренты не оказались впереди. Большинство руководителей начинают процедуру с того, что занимает много часов и часто однотипно: бухгалтерский и складской учет, документооборот, маркетинг.

Как начать:

• Облачные технологии. Если у фирмы нет собственного сервера, то это отличный способ для малого и среднего бизнеса.

• Маркетинг — CRM и BI. Настроенная реклама и поиск клиентов увеличивает прибыль.

• Межмашинное взаимодействие. Опции между двумя разными станками или сложными бизнес-процессами исключает ошибки человеческой природы.

• Инструменты для крупных объемов информации. Обычно задействованы в больших организациях для упрощения обработки баз данных.

• Анализ в настоящий момент. Постепенно ПО развивается и становится доступным наблюдение за изменениями и отчетами, когда удобно. Это позволяет быстро принимать решения.

Чтобы разобраться, как лучше автоматизировать свое предприятие, стоит обратиться в «Клеверенс». Компания поможет проанализировать производство и подберет лучшие способы для оптимизации затрат и увеличения доходности.

Этапы автоматизации бизнес-процесса

Выделяют несколько последовательных пунктов:

• Подготовительный. Поиск и описание существующих проблем, количество сотрудников, которые будут пользоваться программами.

• Анализ. Разработчики изучают внутренние регламенты, проводят интервью с руководителями подразделений, определяют реальную ситуацию.

• Подготовка ТЗ. Это документ, в котором будут указаны все нюансы и функционал будущего ПО.

• Подготовка помещений. Все места, где внедряется нововведения.

• Установка и настройка системы. Затем все тестируется.

• Обучение. Чтобы все было создано не зря, следует научить персонал пользоваться программным обеспечением.

• Проверка. Здесь работники тестируют функционирование автоматизации под присмотром создателей.

• Корректировка. Правки производится при запросе от заказчика.

• Ввод в эксплуатацию.

Ключевые направления и программное обеспечение

Важно понимать, что нужно подходить к задаче комплексно и ориентироваться не на структуру фирмы, а на процессы, проходящие в ней. Такой подход сделает бизнес более гибким, сократит время реакции на внезапные сложности и ускорит создание конечного продукта. Все, что происходит внутри организации, индивидуально. Но основные подразделения всегда похожи.

Управление

• контроль бюджета;

• безопасность информации и экономики;

• менеджмент;

• юридическая поддержка.

Здесь можно пользоваться «1С».

Маркетинг и продажи

Оптимизация отношений с клиентами, рекламы. Используют «Мегаплан», «Битрикс», EFSOL.

Производство

Выводят на новый уровень запасы и поставки, контроль над техникой. Оптимизируется и логистика. Среди подходящих программ «Крафт» и УСУ.

Качество

Контроль всего, что выпускает фирма, работа с вопросами и недовольством от клиентов. Подходят: «Администратор показателей», «ФИНЭКС» и «Магистр».

Персонал

Подбор сотрудников, их учет, обучение и стимулирование. Программы: «1С», «Фараон», «Босс-кадровик».

Финансы

Все стандартные процессы любой компании — бухгалтерия, налоги, планирование, отчетность, зарплата. ПО: «1С», «Фингранд», «АудитЭксперт».

Организация работы предприятия

Сюда входит весь оборот регистрируемой документации. ПО: «1С», «Мастер Док».

Как выбрать

Подбирая правильную систему, можно остановиться на одном из двух путей:

• воспользоваться готовым типовым продуктом;

• заказать создание и внедрение индивидуальной разработки.

Чтобы не допустить ошибки, стоит ответить на важные вопросы:

• Что конкретно нужно автоматизировать?

• Справится ли с задачами?

• Можно ли донастраивать под нужды предприятия?

• Реально ли быстро внести изменения в ПО без прекращения его работы?

• Насколько будет удобно и понятно, как пользоваться?

• Возможны ли интеграции с другими программами?

• Будут ли установщики проводить техобслуживание, консультировать после запуска?

• Как работатет техподдержка?

• Стоимость комплекса.

Самостоятельно ответить на эти вопросы часто бывает сложно, поэтому лучше сразу обратиться к специалистам. Обращайтесь в «Клеверенс». Здесь подберут то, что подойдет для компании и поможет оптимизировать фирму.

Цена ПО и сколько стоит внедрение

Это зависит от разных факторов:

• какие задачи должно решать;

• разновидность — встраиваемая/типовая;

• сколько и каких ресурсов нужно для запуска;

• объем подключенных рабочих мест.

Чтобы немного разобраться в вопросе, можно посмотреть подходящие ролики. Но правильнее — обратиться за помощью к человеку, который разбирается даже в мелочах. Так получится сэкономить время и выбрать то ПО, которое действительно поможет наладить производительность и вывести ее на новый уровень.

Какие решения предлагает компания «Клеверенс»

Советуем обратиться в эту организацию. Совместно легче найти ответы на все вопросы касательно подбора ПО и подобрать именно те программы, которые будут максимально подходить. Комплексная автоматизация бизнес-процессов — возможность оптимизировать и минимизировать затрачиваемое время, финансы и силы на рутинные обязанности многих ваших сотрудников, увеличить эффективность и прибыль.

Количество показов: 42954

Крупные и небольшие компании постоянно ищут возможность увеличить эффективность работы и привлечь новых клиентов. Автоматизация бизнес-процессов предполагает решение и дает потрясающий результат за счет грамотного распределения времени. Сервис для клиентов и взаимодействие с ними при внедрении автоматизации. Нередко цифровой рынок предлагает отдельные приложения для автоматизации тех или иных операций бесплатно. Но лучше ставить и подключать готовые системы, как правило, они очень удобны, могут включать операции различной сложности.

Что такое автоматизация бизнеса простыми словами

Автоматизация бизнес-процессов — это перекладывание решения привычных операций, возникающих во время управления проектом, на специфическое программное обеспечение, установленное на созданном для этого оборудовании.

Инструменты автоматизации дают возможность значительно увеличить производительность, ускорить процесс осуществления однообразных рабочих действий посредством технических программ.

Систему управления можно автоматизировать посредством внедрения онлайн-технологий, трансакций, широкой подстройки бизнес-процессов. Контроль производственных задач экономит время руководителя и персонала, выполняет определенные маркетинговые задачи, сервис становится более качественным, помогая увеличить численность клиентов. Маркетолог задействует все доступные каналы для улучшения результативности процессов.

Говоря кратко, автоматизация бизнес-процессов представляет собой отличный способ превращения человеческого труда в машинный, упрощение и ускорение решения рутинных, но необходимых задач.

История возникновения

Автоматизация — термин, появившийся в 20-х гг. ХХ века. Первыми понятие внедрили профи по управлению: специалисты Генри Гант и Фредерик Тейлор.

Сперва термин применялся по отношению к этапам производства, затем его значение существенно расширилось и стало ассоциироваться в том числе с бизнес-процессами. В 80-е гг. технологии получили большее распространение, что сказалось и на процессах автоматизации компании: появились такие устройства, как печатные, копировальные машины и пользовательский компьютер.

Неудивительно, что описывать каждый день выполняемые работы, анализировать сделанное, сохраняя скорость труда, не так легко. Потому и пришлось принимать решение о том, чтобы продолжать это уже в электронном формате.

Продвижение автоматизации бизнес-процессов активно происходило в режиме онлайн вместе с развитием интернета. ПО сделало автоматизацию более удобной. Управление стало простым благодаря интуитивно понятному интерфейсу.

В компаниях происходит постоянное распределение ресурсов, автоматизация бизнес-процессов и упрощение управление деятельностью компании как для руководителей, так и для рядовых сотрудников. Сегодня создаются новые эффективные приложения для автоматизации в помощь бизнесменам для привлечения клиентов.

Цели и задачи автоматизации бизнес-процессов

Цель автоматизации бизнеса — создание максимально благоприятных условий для развития фирмы, масштабирование компании с помощью разработки системы действий. Таким образом удастся повысить производительность и упростить работу сотрудников, когда проработка входящих заявок от клиентов занимает слишком много времени. Тогда бывает невозможно использовать ручную деятельность.

Разберем ключевые и дополнительные задачи, которые разрешает автоматизация бизнес-процессов:

1. Контроль и учет товара.
2. Повышение производительности рабочих.
3. Уменьшение трат компании.
4. Сокращение трудовых обязанностей сотрудников.
5. Улучшение качества обслуживания клиентов.
6. Грамотная подготовка шагов развития компании с описанием каждого из них.
7. Уменьшение количества ошибок.
8. Экономия времени сотрудников.
9. Оперативное разрешение текущих рабочих вопросов.

Преимущества и недостатки автоматизации

Автоматизация бизнес-процессов обеспечивает мощную поддержку предприятий. Выделим главные преимущества автоматизации в управленческой сфере:

Отметим также определенные минусы, которыми обладает автоматизация бизнес-процессов:

Какому бизнесу нужна автоматизация

Автоматизация бизнес-процессов — процедура, которая может быть использована в любой отрасли. При этом качество сервиса компании, спектра оказываемых услуг не должно быть пониженным вследствие внедрения автоматизации.

Автоматические бизнес-процессы применены в следующих рабочих отраслях:

• производство разнообразных продуктов;
• продажи;
• маркетинг;
• консультация клиентов, т. е. отвечать на вопросы и рассказывать о возможных покупках;
• работа с документами, создание накладной, актов и иных бумаг;
• бухучет;
• отчеты за месяц, год, минуту;
• хранение cookies;
• расчет зарплат;
• способность выставлять счета;
• составление обзоров;
• запуск кампаний и проектов;
• услуги иного характера;
• управление персоналом;
• анализ клиентов;
• способность подписываться электронной подписью;
• определение темы интерфейса;
• проверка числа продаж несколько раз в месяц или в зависимости от потребностей;
• ведение бюджета.

Очевидно, автоматизация бизнес-процессов может применяться как в базе (работа с продажами и клиентами), так и в сервисе (бухучет, работа с документооборотом, делопроизводство). Автоматизировать бизнес означает повысить эффективность, освободить время на то, чтобы обучить менеджеров, пересмотреть политику компании.

Например, продажи — бизнес-сфера, требующая автоматизации выполнения многих задач. Все действия будут выполняться автоматически, что существенно экономит время руководителя. Такие бизнес-процессы, как консультации с клиентами, бывают утомительными, но наличие специальных программ сводит потребность самостоятельно реализовывать подобные задачи к минимуму. При необходимости можно настроить выгрузку новостей в блог на выбор.

Еще один замечательный способ управления бизнес-процессами — система учета складских запасов, которая может применяться в транспорте. Такой способ управления обычно отслеживает имеющиеся и требуемые продукты в указанный срок.

Запуск автоматизации бизнес-процессов особенно необходимо и в маркетинге. Новая система управления делает клиентам персональные коммерческие предложения, оптимизированные под конкретную категорию потенциальных покупателей — целевую аудиторию компании. Раньше работникам необходимо было совершать огромное число звонков, чтобы разрекламировать продукт, а теперь, благодаря автоматизации бизнес-процессов, основные задачи маркетинга разрешаются гораздо быстрее и проще.

Многие процессы реализуются автоматически даже в бухучете. Все задачи выполняются посредством приложений: счет количества отработанных часов персонала, расчет заработной платы, обработка вопросов о больничных листах, отпускных, сведения о документах и т.д.

Автоматизация бизнес-процессов идеальна для любой компании, управления разнообразными компаниями. Потому сегодня предприниматели активно используют ПО в целях прироста эффективности работы и усовершенствования сервиса.

Виды систем автоматизации бизнес-процессов

Прежде чем начинать автоматизировать бизнес-процессы, существуют разновидности систем управления. Учитывайте особенности вашего бизнеса, чтобы выбрать подходящую разновидность системы автоматизации. Менеджерам достаточно знать о таких:

Системы управления	Разработка карточек с заданиями, списки и другие способы автоматизации процессов бизнеса
Системы управления сотрудниками	Позволяют прослеживать рабчасы сотрудников, вносить и хранить информацию о персонале, производить расчет зарплаты и узнавать о занятиях сотрудников в сети в течение рабочей недели
CRM-системы	Системы созданы, чтобы упрощать заключение сделок и договоров, а также для оформления и хранения персональных данных о каждом клиенте, прикрепления их карточек к менеджерам. Пользователь может отправлять сообщения в чат и по mail, применяя почту, добавлять данные в табличку, изменять информацию в списках, совершать проработку заказов
ESP-системы	Существует для взаимодействия менеджеров с клиентами, проведения рекламных рассылок сразу всем контрагентам с возможностью сказать «Спасибо» за заказ
Сервисы автоматизации бухучета	Подходят для начисления зарплаты, счета налогов. Все подсчеты проводятся благодаря набору формул
CMS-системы	Предполагает быстро и эффективно управление сайтами, регулируя нужные параметры
ERP-системы	Благодаря erp, бизнес-процессы соединяются в единый и позволяют вести и хранить нужный объем информации в одной структуре

Какие инструменты и функции могут потребоваться

Все вышеперечисленные бизнес-инструменты будут разрешать задачи и предполагать разнообразные опции. Выбирать нужные позиции требуется при ориентации на автоматизацию каких процессов вашего бизнеса сэкономит больше финансов. Работать со своими и сторонними материалами проще. Аналитики советуют обращать внимание на показатели:

• конкретные задачи вашего бизнеса;
• важность подстройки системы под стратегию бизнеса;
• изменение настроек автоматизации;
• показатель удобства ПО;
• интеграция с другими сервисами;
• наличие и расценки на услуги техподдержки.

Как подготовиться к автоматизации бизнеса

Важным этапом, благодаря которому вам удастся избежать неточностей, является предварительные подходы к автоматизации процессов бизнеса. Для того чтобы освоить этот тип бизнес-инструментов, необходимо проделать манипуляции:

1. Определить все бизнес-процессы предприятия и назначить ответственного человека для каждого из них.
2. Составить кейсы всех процессов, прописать алгоритмы и инструкцию для менеджеров.
3. Разработать и написать шаблоны таблиц, карт.
4. Определить права доступа для партнеров, закрывать отдельные части.
5. Создавать точки восстановления.
6. Участвовать в назначении необходимых алгоритмов в таблицах системы автоматизации.
7. Составить отчетность с изменением показателей за предыдущий период, по группам продукции, по cookies и т.д.

ТОП-5 статей для бизнеса и не только:
⚫ Описание бизнес-процессов: что это такое, анализ, схема
⚫ Тайм-менеджмент простыми словами: понятия, принципы, приемы и техники
⚫ Конверсия продаж: что это такое, как правильно считать и повысить
⚫ CRM-система простыми словами: что это, как работает, 15 лучших бесплатных СРМ
⚫ IP-телефония простыми словами: что это такое и как работает

Как автоматизировать бизнес: пошаговая инструкция

Так, можно автоматизировать бизнес-процессы, но придется пройти все необходимые этапы и сделать шаги:

1. Планирование целей автоматизации бизнеса.
2. Разработка и интеграция.
3. Тестирование и исправление ошибок.
4. Подготовка персонала.
5. Модернизация в соответствии с требованиями бизнеса.

Какие ошибки и проблемы могут появиться при автоматизации бизнес-процессов

Существует ряд проблем, из-за которых автоматизация не обеспечивает эффективного результата:

1. Неудобное оформление.
2. Неправильный анализ бизнес-процессов и подстройка.
3. Отказ согласия системы в работе с ключами.
4. Неверная последовательность автоматизации процессов бизнеса.
5. Отсутствие поддержки нововведений от сотрудников.
6. Отсутствие плана автоматизации бизнеса.

Как измерить эффективность автоматизации

Когда вы завершите основные этапы автоматизации бизнес-процессов, необходимо оценить результат проделанной работы. Поэтому важно помнить, по каким фактором следует формировать оценку.

Отзывы сотрудников и клиентов

Важно получать позитивные мнения от команды, чтобы видеть, достигнута ли основная цель. Проработка данных, полученных от рабочих, и их анализ помогут вовремя выявить недоработки и найти их решение. Конечный клиент тоже непременно останется доволен.

Прибыль

Это нюанс, который даст понять, насколько хорошо и правильно был проведен курс автоматизации бизнес-процессов, были ли полностью выполнены все важные задачи и цели, достигнуто ли согласие между желаемым и действительным.

Анализ производительности

Обязательно провести сравнить уровень производительности и эффективность работы до и после автоматизации бизнеса: насколько сократилось время решения задач, появились ли новые положительные мнения на сайте, были ли решены важные проблемы.

15 направлений автоматизированного управления бизнес-процессами

В России существуют приложения, с помощью которых вы можете автоматизировать бизнес-процессы. Поддерживается интеграция приложений и виджетов с системой crm. В этой статье изучим 15 приложений, посредством которых вам удастся контролировать и упрощать все процессы.

1. Облачные АТС для обработки звонков, разработки базы непринятых вызовов, бесплатной подстройки по согласию с заказчиком.
2. Лид-формы для оформления клиентских заявок в рамке, ссылок на mail, оформления заказов по sms или email.
3. Соцсети для загрузки лидов, переписки и общения с клиентами.
4. E-mail для приема и отсылки писем группам клиентов, рассылки уведомлений и напоминаний о заказах.
5. Онлайн-беседы с участием консультанта.
6. Мессенджеры для оперативного сбора контактов, архива переписок с каждой стороной взаимодействия.
7. Обратный звонок.
8. Способность обрабатывать обращения.
9. Программы для бухгалтеров.
10. Сервисы для склада.
11. Банки.
12. Обработка запросов в интернет-магазине.
13. Конструктор файлов для ввода имен, названий, реквизитов.
14. Бронирование билетов или запись на прием.
15. Рассылка.
16. Аналитические сервисы для просмотра финансовых показателей.

Лучшие автоматизированные системы управления бизнесом

В этой статье мы предлагаем перечень лучших систем для автоматизации бизнес-процессов, к которым вы можете обращаться при необходимости.

StorVerk CRM

Основой является 1C. Его достоинство — наличие большого числа кнопок: опции для оптимизации трат и рост дохода, клиенты обращаются к компании любым подходящим способом. Например, по номеру или через окошко на сайте. Гибкая подстройка и адекватная стоимость обеспечат легкую автоматизацию бизнеса.

Dynamics 365

Достойный продукт Microsoft. Хорошо подходит для того, чтобы управлять бизнес-процессами. Вам не нужно тратиться на обучение этой системе. Интерфейс простой. Разработчик подготовил подробный мануал, который удобно позволит организовывать работу.

Битрикс24

Здесь вам уже частично доступен полезный функционал благодаря встроенной CRM-системе, но вы можете хотеть расширить его. Возможно осуществлять управление даже с мобильного телефона, также принимать предложения, оформлять договора и делать все необходимые работы.

SAP CRM

Известный сервис среди владельцев бизнеса (склада, отдела продаж, магазина, коммерческого пространства). Нужно для создания связей между различными бизнес-процессами, что делает платформу пригодной для краткосрочных и долгосрочных целей компании.

Мегаплан

Отличный вид системы управления бизнесом: у вас получится изменять информацию о заказчиках, отмечать все события, связанные с их манипуляциями, получите силу для распоряжения задачами.

Цена ПО и сколько стоит внедрение

Любой опытный бизнесмен сначала хочет просчитать все риски и сумму, которая уйдет на подключение нового бизнес-инструмента. Оплата будет зависеть от следующих факторов:

• общая стоимость системы автоматизации бизнеса;
• все расходы, включая обучение сотрудников;
• расценки на техническую поддержку;
• временные затраты.

Интересует бизнесменов также и вероятная величина расходования денег на закупку ПО. Плата за ПО находится в зависимости от данных аспектов:

• поставленные сотрудникам задачи;
• разновидность приложений и программ для работы;
• количество требуемых ресурсов;
• подсчет числа клиентов на начало отчетного периода и к его концу;
• количество свободных и занятых рабочих мест.

Нельзя точно сказать, например, какой будет стоимость закупки программ и автоматизация: в некоторых случаях можно уложиться в 100 000 руб., а можно потратить и миллионы. Попробовать стоит даже демо-версии, но часто компании приходится собирать полный пакет опций, требуемых в фирме.

Примеры и идеи

Чтобы автоматизировать бизнес, надо иметь представление о том, какие процессы управления должны быть упрощены. Многие задания, с которыми ежедневно сталкиваются сотрудники компании, могут выполняться автоматически. Приведем некоторые примеры автоматизации бизнес-процессов, которые способствуют быстрому увеличению предприятия:

Использование CRM отдела продаж

Управление бизнес-процессами при помощи технологии можно обеспечивать удаленную работу, фиксировать логи переговоров и поддерживать получение посланий. Система управления процессами существует и для того, чтобы экономить рабочее и личное время сотрудников и руководителей, переложив описание документации на электронику.

Использование системы учета склада и товаров

Как и crm, система управления компанией позволит руководителю лучше разбираться во всех происходящих процессах, где на основании полученных сведений прогнозировать дальнейшее развитие организации. Ведь вручную специалист не всегда может произвести расчет абсолютно правильно. Рассматриваемый метод автоматизации бизнес-процессов в области логистики предоставляет доступ к табличке со всей информацией о клиентах и продажах.

Настройка персонализированной рекламы

Способ маркетинга направляет рекламу идти для целевой аудитории компании, что позволяет связываться с заинтересованными клиентами. Настроить персональную отправку писем с презентацией, где подробно описаны товары потенциальным клиентам намного выгоднее, чем пользоваться устаревшими средствами рекламы в виде уличных баннеров.

Автоматическое проведение бухгалтерской базы

Автоматизация бизнес-процессов — достижение, которое принесло немалую пользу работникам из бухгалтерии. Расчетам можно доверять, ведь для них будут использоваться современные методы расчета. Актуальная схема бухучета предполагает применение автоматизации. Так, табличка в Excel подготавливается вовремя буквально в два клика и содержит всю информацию.

Заключение

Итак, автоматизация бизнес-процессов — это действенное решение многих проблем, которое позволит существенно сократить затраты и увеличить доход компании, сделать новые шаги на пути к реальному успеху. Это современная характеристика автоматизации сервиса, который с каждым годом будет становиться популярнее и вскоре станет необходимым принципом развития предприятий разного масштаба. Стоит внимательно относиться к возможностям, которые производит IT-отрасль. Решив автоматизироваться, вы увидите, как станет проще работать, прибыль будет увеличиваться, а дела пойдут на лад.

Книги по автоматизации бизнес-процессов

Важно иметь достаточный соответствующий опыт, чтобы без ошибок специфику автоматизации бизнес-процессов. Наилучшим вариантом для начала изучения вопроса будут советы от профи, которые смогли путем непрерывной практики достичь потрясающего результата с помощью данного опционала. В этой статье укажем лучшие книги по автоматизации бизнеса, которые могут помочь вам сейчас привлечь новых клиентов и удержать постоянных:

1. «Бизнес-процессы. Моделирование, внедрение, управление» (Владимир Репин)
2. «Малый Бизнес. Большая игра» (Александр Высоцкий)
3. «Свод знаний по управлению бизнес-процессами: BPM CBOK 3.0»
4. «Управление бизнес-процессами. Практическое руководство по успешной реализации проектов» (Джон Джестон, Йохан Нелис)
5. «Бережливое производство программного обеспечения от идеи до прибыли» (Мэри и Том Поппендик)

Документационное обеспечение управления организацией – это важная часть менеджмента в бизнесе. Организация управляется не «на словах». Это происходит через определенные процедуры с использованием документов, а в некоторых случаях и юридически значимых документов. Поэтому документы должны быть созданы по правилам делопроизводства, должны иметь обязательный и, возможно, дополнительный реквизитный состав. Форма и реквизиты документов регламентируются действующим законодательством и локальными нормативными актами организации.

Организация делопроизводства — это еще не все. Важно организовать взаимодействие сотрудников между собой для работы с документами, документооборот в организации (движение документов, процессы обработки документов, процессы по прямому взаимодействию сотрудников).

Здесь на первый план выходят процессы организации. По большому счету все, что происходит в организации можно рассматривать именно с процессной точки зрения. Документы в этой концепции — это часть процесса, который используется в организации.

Итак, далее мы будем рассматривать процессный подход к организации документооборота на предприятии.

Автоматизируем внутренний документооборот и процессы компании на базе 1С:Документооборот КОРП

1С:Документооборот 8 КОРП, как инструмент для организации процессов

Программный продукт промышленного назначения «1С:Документооборот 8 КОРП» (1С:ДО) – это система электронного документооборота класса ECM. Система состоит из двух достаточно равноценных ключевых объектов программы:

• документы – контейнер для накопления и хранения информации;
• процессы – механизм для организации работы сотрудников в компании.

Как основу можно рассматривать документы и к ним строить организацию процессов. А можно подойти именно с процессной точки зрения и организовать потоки взаимодействия людей, где уже будут использоваться данные/информация/документы.

Для организации процессов разработчиками создан мощный механизм.

Процессы бывают базовые, элементарные. Это такие кирпичики, из которых можно построить взаимодействие сотрудников любой сложности. Помимо этого в версии 1С:ДО КОРП используются комплексные процессы. Они могут состоять из любого количества элементарных процессов или из других комплексных. Комплексные процессы можно рассматривать как систему процессов с условиями, с ветвлениями элементарных процессов в зависимости от настроенной логики.

На основе элементарных и комплексных процессов в программе настраиваются шаблоны процессов (маршруты), которые могут быть привязаны к определенным видам или группам видов документов. Шаблоны могут использоваться и как независимые маршруты для работы сотрудников без привязки их к документам.

Элементарные процессы

Это основные процессы, на основе которых строятся базовые взаимодействия между сотрудниками. Исходя из их наименований, понятно их назначение и что они делают. К элементарным процессам относятся:

• Ознакомление;
• Рассмотрение;
• Регистрация;
• Исполнение;
• Согласование;
• Утверждение/Подписание.

Ознакомление

Это довольно простой процесс, но очень нужный. Этот процесс создает задачи для пользователей системы электронного документооборота – «Ознакомиться».

В карточке задачи имеется информация:

• Заголовок задачи;
• Описание задачи;
• Предметы (прикрепленные файлы или документы, если они есть);
• Срок выполнения;
• Исполнители (у каждого исполнителя может быть индивидуальный срок выполнения).

Рассмотрение

Рассмотрение – это процесс для получения резолюции, запрос решения от Руководителя. Как правило, этот процесс всегда имеет вложенный документ, который необходимо рассмотреть.

Исполнение

Исполнение – это, наверное, один из основных механизмов для взаимодействия сотрудников. Инициатор процесса поручает, а Исполнитель/Исполнители выполняют поставленную задачу.

Исполнителями процесса могут быть как конкретные пользователи, так и роли. При подборе исполнителей можно использовать подбор по группам пользователей. В этом случае в список исполнителей одним кликом добавятся все участники рабочей группы.

Процесс Исполнения может формировать задачи исполнителям по трем сценариям:

• Последовательно;
• Параллельно;
• Смешано (последовательно-параллельно).

Один из исполнителей может быть назначен ответственным за отработку процесса. Он сможет выполнить свою задачу только после того, как все соисполнители выполнят свои задачи.

После выполнения всех задач, появляется задача «Проверить исполнение». У проверяющего есть два сценария действия:

• Завершить исполнение (все сделано хорошо);
• Вернуть на доработку (есть замечания, которые должны быть устранены).

Следует отметить функцию контролера процесса. Его задача — отслеживать сроки исполнения, регламент выполнения. Задача контролировать появится вместе с задачами для исполнителей. Контроль будет автоматически завершен вместе с процессом исполнения.

Циклов исполнения может быть сколько угодно много, до полного корректного выполнения заданий.

При настройке шаблонов процесса исполнения могут быть использованы условия, при которых исполнители подключаются или нет к выполнению задачи. Например, если сумма в документе более 1 млн рублей, то соисполнителем должен быть добавлен финансовый директор.

Регистрация

Процесс регистрации позволяет автоматизировать регистрацию документов. Этот процесс не имеет смысла в отрыве от документа.

Когда инициатор работает с документом, и по регламенту необходимо выполнить регистрацию документа, это делается просто нажатием кнопки «Зарегистрировать». Документу присваивается регистрационный номер и его статус меняется на «Зарегистрирован». Как правило, в этот момент документ закрывается в режим «Только просмотр», если не предусмотрено его другое поведение.

В тех случаях, когда с документом работает много разных людей и действие по регистрации документа (при этом обычно проводится проверка заполнения и вложенных файлов) выполняется специальным человеком, то используется именно процесс Регистрация.

В основном процесс регистрации активно используется при работе с входящими и исходящими документами. Здесь это необходимо по нормам делопроизводства.

Регистрация актуальна и при работе с внутренними документами. Например, чтобы обработать Заявку на оплату (финансовую заявку), в которую прикреплен счет на оплату, необходимо:

• заполнить карточку документа;
• вложить в карточку файл скан счета на оплату;
• зарегистрировать документ (ему присваивается номер, и он закрывается от изменений).

При обработке договоров их регистрация происходит в процессе комплексной обработки договора. Обычно после его согласования. В этот момент договор идет на регистрацию, ему присваивается номер, но договор не обязательно полностью закрывается от изменений. В карточку договора могут добавляться новые файлы, могут меняться дополнительные реквизиты (условия поставки, дата и номер оплаты по договору и т.д.).

Оптимальное для вас решение подберут эксперты-практики внедрения СЭД на базе 1С. Консультация бесплатно

Согласование

Согласование — ключевой процесс при взаимодействии сотрудников в компании. Необходимо согласовывать документы, вносить замечания, правки во вложенные в карточку документа файлы, собирать визы согласующих. Делать это в нужном порядке и с теми согласующими, кто нужен по контексту документа.

Настроенных шаблонов (маршрутов согласования) в программе «1С:Документооборот 8 КОРП» может быть много:

• для разных групп видов документов;
• для разных способов согласования;
• для разных направлений деятельности;
• для разных своих юридических лиц;
• для разных проектов компании;
• или даже для разных контекстов документа (менее 100 тыс. и более 100 тыс. рублей, например).

Для процесса согласования так же, как и для исполнения существует несколько вариантов:

• Параллельно (всем сразу);
• Последовательно (по очереди, аналог бумажной работы с документом);
• Смешанно (последовательно-параллельно, параллельное согласование по уровням);
• Согласующими могут быть как пользователи, так и роли.

Согласующие могут подключаться к процессу согласования по условиям. Например, руководитель подразделения участвует в согласовании, только если вопрос деятельности имеет отношение к его подразделению. Финансовый директор подключается всегда при определенных суммах, и не подключается к документам, которые носят характер внутреннего перемещения денег. А генеральный директор может не согласовывать определенные виды документов (например, банковского обслуживания), а для определенных документов его участие обязательно.

Условий для участия в процессах может быть много, как простых, так и достаточно сложных.

После прохождения согласования на закладке «Визы» в карточке документа собираются результаты согласования, с комментариями согласующих. Там же можно распечатать лист согласования, в том числе с историей, если было несколько циклов согласования.

Результат согласования может быть:

• Согласовано;
• Согласовано с замечанием (комментарий к визе обязателен);
• Не согласовано (комментарий обязателен).

Если согласование закончилось с результатом «Не согласовано», то в задаче инициатору согласования (автору процесса) можно выбрать один из вариантов:

• Завершить согласование (ничего изменить не получится, документ не согласован);
• Повторить согласование (когда можно внести изменения, устранить замечания и исправленный документ, отправить на повторное согласование в рамках этого же процесса).

После согласования можно распечатать лист согласования с историей изменений. Часто лист согласования подшивается к договору при подписании документа генеральным директором. В листе согласования отражаются все замечания и дата с привязкой ко времени выдачи визы к договору.

Утверждение/Подписание

Процесс используется для передачи документа на утверждение или подписание в зависимости от контекста документа. Процесс адресует задачу на ответственное лицо или на функциональную роль.

При старте процесса состояние документа меняется – «На утверждении/На подписании», а после завершения процесса – «Утвержден/Подписан» или «Не утвержден/не подписан».

В процессе может быть установлен флаг «Подписывать ЭП» (электронной подписью).

У ответственного есть два варианта выполнить задачу:

• Утвердить;
• Не утвердить (должен быть обязательно написан комментарий к этому действию).

В случае неудачного утверждения документ можно отправить на повторное утверждение/подписание аналогично процессу согласования. Безусловно, стоит перед повторной отправкой устранить замечания ответственного.

Бесшовная интеграция 1С:Документооборот с программами 1С. Гарантия на услугу в договоре!

Комплексные процессы

Комплексные процессы состоят из набора действий, которые должны быть выполнены в определенном порядке, возможно, с применением условий. В составе комплексного процесса может быть другой комплексный процесс. Таким образом, через этот мощный механизм можно организовать какой угодно сложности процесс обработки документа.

Составляющими комплексного процесса могут быть:

• Исполнение;
• Ознакомление;
• Рассмотрение;
• Регистрация;
• Согласование;
• Утверждение/Подписание.

В проектировании сложных процессов следует руководствоваться разумными соображениями. Процессы могут быть достаточно сложными в жизни, их желательно разбивать на более мелкие законченные шаги. Процесс должен быть «понятен», и его логика не должна быть очень уж сложной.

Комплексные процессы можно настраивать:

• в таблице (когда у процесса линейное выполнение действий, или ветвлений немного, и/или они несложные);
• в схеме (когда сложные ветвления процессов и при особых пожеланиях заказчика).

Ниже для сравнения приведем один и тот же процесс, настроенный в схеме и в таблице. В обсуждениях специалистов выясняется, что функциональность никак не меняется, дело вкусов и предпочтений в восприятии материала.

Автор статьи, как специалист с огромным опытом работы на реальных проектах, считает, что работа в таблицах более удобна. Это чистая логика, без перевода логики «в картинки», которые, конечно, удобнее показывать на совещаниях, представителям заказчика, далеких от работы с программой. Опять же, если схема визуально простая. Все это дело вкуса и условий коммуникации с заказчиком, не более.

В реальных проектах при работе с документами обойтись элементарными процессами не получится. Практически все делается именно на комплексных. Это связано с тем, что процесс в реальности более сложен, чем просто «согласовать договор».

Например, после того как создан стандартный договор, начинается его обработка:

• Проверить заполнение карточки документа, все ли указано и все ли корректно, прикреплены ли файлы. Проверка – это полезное действие. После старта согласования исправлять «ошибки оформления договора» гораздо сложнее, и это будет тормозить процесс;
• Согласовать внутри компании. Согласовать с ответственными сотрудниками нашей компании, а также согласовать с контрагентом (полезно прямо в этом процессе включить получение визы от представителя контрагента через инициатора договора);
• Зарегистрировать;
• Подписать договор у генерального директора;
• Передать договор на подписание контрагенту;
• Получить от контрагента документы с подписями и печатями (без использования ЭДО);
• Проверить документы, сделать скан копию подписанного всеми договора, прикрепить скан в карточку документа;
• Передать в архив на хранение (часто это или юристы, или бухгалтерия);
• Ознакомить заинтересованных лиц, что договор отработан в полном объеме;
• Отправить договор на исполнение. В случае его регулярности формируется периодический процесс Исполнения.

Ниже примеры настройки комплексных процессов с реальных проектов.

Для шаблонов процессов предусмотрена возможность автоматического старта процесса. Это позволяет стартовать процесс по событию без участия пользователя. От пользователя требуется просто аккуратно по шаблону создать новый документ, заполнить в нем все поля, прикрепить файлы и нажать кнопку «Записать и закрыть». Назначенный для таких документов процесс стартует автоматически.

Чем меньше требуется действий от пользователя, тем меньше ошибок в работе системы возникает. На этапе настройки опытными специалистами максимально снижается риск проявления «человеческого фактора», когда пользователь может выполнить ошибочное действие, например, запустить другой неправильный процесс.

Не знаете, какую конфигурацию выбрать? Смотрите таблицу сравнений версий 1С:Документооборота

Процессы как инструменты взаимодействия без привязки к документам

Мы достаточно подробно, ярко и «в картинках» поговорили выше о том, как процессы помогают решать самые разные задачи в работе с документами.

Однако процессы очень удобно использовать и для самых разных задач рабочей коммуникации сотрудников в компании.

Давайте рассмотрим использование процессов как удобного инструмента взаимодействия и сделаем это на примерах:

• Руководитель видит проблему и понимает, что ее надо решить. Он (или его помощник) создает процесс исполнения, указывает в нем: что нужно сделать, кому, в какой срок, и назначает проверяющего и контролера:
  • купить билеты на самолет;
  • починить кофемашину, в течение недели;
  • повесить картины в холле офиса;
  • выкинуть засохшие цветы в горшках в конференц-зале;
  • подготовить аналитику по ценам на рынке;
  • организовать совещание о дисциплине на проекте СЭД;
• Сотрудник нуждается в помощи/поддержке другого сотрудника:
  • задача «заменить картридж в бухгалтерии»;
  • помочь освоить работу со сканером для нового сотрудника;
  • сообщить свои актуальные контактные телефоны;
  • узнать, у кого-то из сотрудников сегодня День рождения;
  • сообщить об изменениях работы столовой в офисном центре;
  • известить о предстоящем походе в цирк;
• Процессы как способ организовать свой собственный тайминг с напоминаниями:
  • поставить самому себе задачу «Прочитать в рабочее время книгу «Как влиять на своего начальника»;
  • создать процесс с отложенным стартом (стартует в указанные день), чтобы поздравить с Днем рождения своего коллегу;
  • создать регулярный процесс исполнения «Оплатить интернет» за 3 дня до окончания месяца. Каждый месяц по заданному расписанию будет автоматически создаваться новый процесс и задача оплатить.

Механизм процессов, если обучить сотрудников компании умело им пользоваться, достаточно хорошо закрывает множество вопросов по работе, помогает лучше и эффективнее организовать работу, все делать вовремя.

Выводы и рекомендации от экспертов WiseAdvice-IT

Программный продукт «1С:Документооборот 8 КОРП» – это промышленный тиражный продукт, зарекомендовавший себя как стабильная и надежная система. Функциональность программы соответствует программам класса ECM.

Программа имеет мощные средства для реализации любой сложности процессов в организации. С помощью процессов элементарных и комплексных решаются любые задачи внутренней коммуникации сотрудников. Обработка документов с помощью процессов делает документооборот в компании удобным и эффективным.

Рекомендуется использовать именно версию КОРП. Это максимальный функционал для предприятий со сложной структурой и нетривиальными процессами обработки документов.

Примеры реальных проектов внедрения на базе 1С:Документооборот, победители конкурса 1С:Проект года

Желательно к организации вашего документооборота привлекать опытных специалистов. Они удержат вас от необдуманных шагов (творчество в постановке процессов работы с документами допустимо, но требует знаний). Эксперты помогут вам оптимизировать взаимодействие сотрудников, подобрать лучшие способы решения ваших задач. Всегда существует больше, чем одно решение.

Самое главное, эксперты научат ваших сотрудников максимально эффективно использовать корпоративный инструмент – систему электронного документооборота.

8 апреля 2022

Обновлена: 27 января 2023

1348

Чтобы избавить сотрудников от рутины и повысить их эффективность, многие бизнес-процессы автоматизируют. Для этого используют специальные системы, которые решают вопросы практически по всем направлениям от документооборота до производства. Также эти системы повышают прибыль и гибкость компании на рынке — особенно в условиях быстро меняющихся показателей.

Посмотрите кейс креативного коммуникационного агентства Setters, чтобы узнать, как автоматизация помогает им держать контроль над любой ситуацией.

Что такое автоматизация бизнес-процессов

Автоматизация — это полное или частичное взаимодействие ваших сотрудников через различное программное обеспечение. За счет этого у персонала высвобождается время на действительно важные дела, повышается производительность труда, нет перегрузок и выгорания.

Цели и задачи автоматизации бизнеса

Главная цель автоматизации — перевести часть или все повторяющиеся рабочие циклы в программы. С помощью этих систем можно организовать оперативную бизнес-среду, в том числе в удаленном формате, выявить слабые места в работе сотрудника, отдела или всей компании и подобрать подходящий способ решения этих проблем.

Главные задачи автоматизации бизнеса:

• повышение эффективности в учете, контроле и другой деятельности компании;
• упрощение документооборота между сотрудниками и партнерами;
• освобождение персонала от рутины;
• безопасность хранения информации и возможность подготовить отчет по любому периоду;
• улучшение качества обслуживания клиентов.

Какому бизнесу нужна автоматизация

Автоматизировать можно любой бизнес вне зависимости от его специфики и масштаба. У каждой фирмы свои цели, планы, потребители, но польза от внедрения автоматизации у всех одна:

• Экономия. Однажды купив и установив программное обеспечение, компания экономит дальше и время и деньги, при этом оборот и прибыль увеличиваются.
• Организация и ускорение процессов. Человеческий ресурс ограничен во времени, какой бы хороший специалист не был. У программ больше возможностей на быстрое выполнение одинаковых задач и циклов. К примеру, на формирование десятка бумаг сотрудник потратит час, а программа сделает это за пять минут по шаблону. К тому же четкое распределение задач поможет избежать недопониманий среди коллег и их ошибок.
• Прозрачность процессов. Если клиент видит все отчеты в одном файле, папке или программе, его лояльность повышается. Также увеличивается и работоспособность сотрудников, если они находятся в единой информационной среде.

Какие направления можно автоматизировать

При внедрении обращайте внимание не на структуру фирмы, а на происходящие в ней процессы. У каждой компании свои направления автоматизации, но есть общие подразделения.

Управление

Автоматизация управления помогает руководителю отслеживать эффективность работы сотрудников. В автоматизацию управления входит:

• контроль доходов и расходов компании;
• безопасность информации;
• менеджмент;
• юридическая поддержка.

Маркетинг и продажи

Отношения с клиентами тоже можно автоматизировать. Для увеличения продаж настраивают рассылку электронных писем с новинками компании, акциями и новостями. Эти задачи решают с помощью программы Битрикс24.

Производство

При большом объеме товаров для ускорения процесса вводят автоматизацию проверки запасов и работоспособности техники. Всю логистику можно оптимизировать и ускорить.

Качество

Машины идеально отслеживают качество выполняемых работ и могут занимать эту позицию вместо человека. Также боты могут собирать и обрабатывать обратную связь от клиентов.

Персонал

В работе команды нужно следовать не только личной мотивации, но и коллективной. Системы показывают KPI каждого сотрудника, позволяют поощрять эффективных и не премировать тех, кто отстает от плана. При необходимости саморегулирующие системы могут отправлять на обучение и проводить тестирования.

Финансы

Все доходы и расходы компании должны собираться в одной системе, чтобы их можно было легко и быстро получить и проанализировать. Программы автоматизируют бюджет, налоги, бухгалтерию, отчетность, зарплаты, выплаты поставщикам и другие стандартные процессы компании.

Организация работы предприятия

Весь документооборот и секретариат организации лучше автоматизировать. Можно автоматизировать все процессы компании или отдельное направление. На рынке программного обеспечения есть системы, которые автоматизируют бизнес сразу по нескольким направлениям.

Преимущества автоматизации бизнес-процессов

Несмотря на главную цель инструмента, не значит, что всех сотрудников нужно уволить и заменить роботами. Преимущество автоматизации в том, что вы освобождаете свою команду от рутины, составления отчетов, рассылок, переложив цикличные процессы на работу системы.

К примеру, можно напрямую импортировать данные из почты или каталога в рабочую базу данных. Как только на почту приходит новый документ, ПО его анализирует, заполняет по шаблону и переносит в БД.

Этапы

Чтобы автоматизация стала эффективной:

• Проанализируйте каждый бизнес-процесс компании и работу каждого сотрудника. Здесь нужно понять, какие действия в дальнейшем может контролировать система. Найдите проблему и составьте план ее решения.
• Выпишите задачи, которые хотите решить с помощью программного обеспечения и у вас будет техническое задание для конкретного поиска.
• Подготовьте сотрудников и компьютеры к внедрению системы, а также проведите тестовый период использования. При необходимости обучите персонал работе в новом ПО.
• Проверьте работоспособность системы лично — это лучше делать в присутствии разработчиков, чтобы сразу сообщить об ошибках.
• Внедрите систему в эксплуатацию полностью.

Как выбрать программное обеспечение

Когда проведен анализ и есть техническое задание, на их основе можно подобрать программное обеспечение. Опирайтесь на собственные пожелания, но учитывайте:

• возможность донастройки программы под нужды компании;
• понятный интерфейс и необходимый функционал;
• интеграцию с другими сервисами и ПО;
• качественную и быструю техническую поддержку.

Сегодня есть различные категории систем для автоматизации бизнес-процессов. Рассмотрим самые популярные из них.

Электронные таблицы

Это доступные и простые инструменты для начинающих. С помощью формул и макросов проводят расчеты, формируют отчеты. Функционал подойдет для небольшого документооборота, но средним и крупным компаниям лучше использовать более мощные сервисы.

Системы управления проектами

Внедрение систем управления проектами позволяют руководителям отслеживать этапы работ, ставить дедлайны, назначать ответственных и вносить изменения в технические задания. Каждое действие и задача фиксируется в программе, что помогает достигать общих лучших результатов без дополнительных правок и вопросов.

Системы управления рабочим временем и персоналом

Такие системы чаще внедряют при работе с удаленными сотрудниками, но и в офисах они пригодятся. Программы отслеживают настоящее начало и окончание рабочего времени каждого работника, его перерывы и, при необходимости, действия на компьютере в режиме реального времени или в записи.

CMS

Система управления контентом позволяет просматривать, вносить правки и комментировать один и тот же проект нескольким людям одновременно. ПО разработано на базе скриптов и помогает верстать типовые сайты из блоков, как в конструкторе. Компании часто используют CMS для создания лендингов или интернет-магазинов.

ERP

ERP позволяет создать из бизнеса единый процесс с одной целью и планом достижения, при этом автоматизация возможна от производства до бухгалтерии. Преимущество системы — модульность, поэтому ее можно внедрять этапами. К примеру, начать с автоматизации контроля качества, затем добавить производство и только потом внедрить в документооборот.

CRM

CRM-система автоматизирует работу с клиентами и улучшает качество обслуживания. Необходима для каждого менеджера продаж, который хочет не только взаимодействовать с аудиторией, но и проводить анализ маркетинга, оптимизировать работу над проектами.

В России универсальной CRM считают Битрикс24 , в которую включены все инструменты для организации работы компании, роста продаж и автоматизации бизнеса. Ее легко настроить без программистов и можно использовать как в облаке, так и на компьютере. Есть бесплатный тариф с минимумом инструментов для начала работы, специальные и бизнес-тарифы.

Как внедрить автоматизацию бизнес-процессов

Провести автоматизацию можно самостоятельно или с помощью вендора. В первом случае в компании создается команда сотрудников, которые занимаются разработкой и внедрением системы. Этот вариант длительный и чаще убыточный и ошибочный, так как работники помимо основных обязанностей должны решать вопросы автоматизации. Это сказывается и на личной, и на общей эффективности организации. Но иногда такая автоматизация нужна, если компания работает в строго конфиденциальном поле и не может обратиться к поставщику системы.

Если автоматизируют стандартные рабочие направления, лучше воспользоваться услугами сторонних специалистов, у которых уже есть готовое ПО. Они не только помогут внедрить программу в ваши бизнес-процессы, но гарантируют техническую поддержку и помощь при неполадках.

Как измерить эффективность автоматизации

Самый основной показатель эффективности — окупаемость через один год. Но доходы и масштаб у компаний разные, поэтому не стоит ориентироваться только на окупаемость. Значимые показатели оценки:

• сокращение времени на процесс;
• сокращение цикла сделки;
• увеличение трудовых показателей сотрудников;
• уменьшение жалоб и обращений в службу поддержки;
• сокращение затрат компании;
• уменьшение стоимости бизнес-процесса и сотрудника.

Если вы наблюдаете эти показатели, внедрение автоматизации прошло успешно. К примеру, если раньше на закрытие одной сделки у вас уходили сутки, то после внедрения автоматизации это время должно уменьшиться. Из-за работы системы количество потерянных обращений и пропущенных звонков сокращается, а клиенты становятся лояльными.

Возможные риски и ошибки

Самые распространенные ошибки и риски в процессе автоматизации:

• Начало оптимизации без четкого плана. Если вы не знаете все этапы процесса и не представляете, что нужно автоматизировать, внедрение успехом не закончится. Проводите анализ, назначайте ответственных и выставляйте дедлайны.
• Нет понимания итоговой картины. Перед началом работы задайте вопрос, что должно получиться в итоге.
• Нет ресурсов. Рассчитайте свой бюджет и время и только потом запускайте автоматизацию.
• Не было диалога с сотрудниками. Никто не любит резкие перемены на работе. Объясните персоналу, что для них выгодно использовать внедряемую программу.
• Не нашли истинный смысл проблемы. Вы решили, что автоматизация решить все ваши проблемы в бизнесе, но это не так. Сначала наладьте процессы, а только потом автоматизируйте их.
• Нет критериев для оценки. Определите, какие задачи должна преследовать автоматизация и ставьте оценки эффективности каждому этапу после внедрения.

Что в итоге

Грамотно проведенная автоматизация поможет малому, среднему и крупному бизнесу наладить свои рабочие процессы. Сейчас на рынке есть программное обеспечение, которое решает проблемы практически по всем направлениям от документооборота до производства. Также инструменты автоматизации избавляют сотрудников от рутины и формирования регулярных отчетов, повышая их производительность.

Вам также может понравиться