Денежные средства могут выдаваться сотруднику как наличными из кассы, так и в безналичной форме – он может рассчитаться бизнес-картой, а затем составить авансовый отчет о целевом использовании средств компании.
Вместе с отчетом работник обязан предоставить в бухгалтерию подтверждающие документы, по которым можно определить за какие именно товары он рассчитался или какие работы и услуги оплатил. Согласно Постановлению Федеральной службы государственной статистики для оформления такой отчетности разработана спецформа АО-1.
Расходование средств с корпоративной карты возможно не только в безналичном формате. Сотрудник может снять с нее денежные средства через банкомат или кассу банка. Пополнить карту можно путем перечисления на нее нужной суммы денежных средств для подотчета.
Важно! Форма АО-1 для авансового отчета по корпоративной карте не предусматривает сроки для идентификации дат проведенных расходов по ней. Законодательство дает возможность организациям самостоятельно доработать форму под себя, утвердив локальным НПА внутреннюю форму отчетности.
Однако вносить изменения в утвержденную форму АО-1 категорические запрещается. Эта форма унифицированная, а значит видоизменять ее нельзя.
Разработка внутренней формы отчетности
В законе о бухгалтерском учете сказано, что фирмы не обязаны использовать именно унифицированные формы документов. Они вправе разрабатывать и утверждать свои. Поэтому и для отчетности по корпоративной карте можно использовать свой бланк отчетности.
Закон обязует организации применять унифицированную документацию только лишь в случае с кассовыми документами.
Это касается приходных и расходных ордеров. Авансовый отчет в перечне обязательных форм не указан, а значит, он может иметь любую форму. Важно, чтобы ваш документ содержал все основные реквизиты. Их список указан в федеральном законе №402.
Итак, если вы все же решились разработать собственный документ для формирования отчетности по бизнес-карте, то утвердить и подписать ее должен директор фирмы.
Ключевые реквизиты отчета
Авансовый отчет должен содержать информацию об остатке денежных средств. В этой строке нужно указать ту сумму, которая находилась на счете в момент начала его использования или в момент передачи сотруднику в подотчет.
Если карта постоянно находится у одного работника, в отчете можно просто указывать остаток. Если карта передается между сотрудниками, то указываем в отчете сведения о выдаче карты и прописываем полностью ее номер и основные реквизиты банковского счета. Также в отчете необходимо отражать операции по пополнению карты. Для этого вписываем реквизиты всех платежных поручений, которые сформировались при проведении проводок по внесению денежных средств на карту.
Ну и последняя строка – «итого». Здесь указываем сколько всего осталось денег на карте. Если были дополнительные внесения на счет, тогда сумма отображается с учетом пополнений.
Оборотная сторона авансового отчета
На обратной стороне отчетности сотрудник вправе перечислить все документы, которые он приложит к отчету в качестве подтверждения – прописывает номера документов, их даты и суммы. Например, «кассовый чек на покупку карандашей, дата – 31.10.2021 г., сумма по чеку – 2 345 руб.».
Пополнение счета бизнес-карты
В случае необходимости пополнения карты, сотрудник бухгалтерии осуществляет зачисление средств переводом с расчетного счета компании.
К сведению! Лимит в 100 тысяч рублей для расходов по бизнес-карте не применим (согласно указаний Центробанка 3073-У).
Снятие денежных средств с карты
В случае, когда рассчитаться картой невозможно, сотрудник снимает наличку. Для отражения таких операций в авансовом отчете также должны быть отдельные строки:
- строка для указания суммы, которая снята с карты;
- строка для указания общей суммы потраченных средств;
- строка для отображения суммы, которую сотрудник внес через банкомат или кассу банка;
- строка для отражения конечного остатка средств на счете.
Если работник снимает деньги с корпоративной карты в сумме, большей, чем нужно для оплаты, остатки вносятся обратно через банкомат. Проведенная операция отражается в авансовом отчете.
Порядок сдачи отчета
Сотрудник, получивший средства в подотчет через корпоративную карту, сдает авансовый отчет в бухгалтерию либо директору компании. Отчет проверяется на правильность заполнения и достоверность сведений по операциям, затем его утверждает руководитель организации. Далее купленные на средства бизнес-карты товары бухгалтер ставит на учет. Сотруднику выдается расписка в приеме авансового отчета. Расписка – это часть самого отчета. В унифицированной форме она предусмотрена в виде отрезной части документа.
В том случае, когда организация не пользуется унифицированным бланком, а разрабатывает свою, в которой нет отрезной расписки, то расписку можно составить в произвольной форме.
И еще один важный момент – для бизнес-карты в банке следует открыть отдельный счет. То есть наличия расчетного счета недостаточно.
Доброго всем дня и хорошего настроения!
Подскажите, будьте добры, кто в курсе и сталкивался. Форум просмотрели, ответа не нашли. Темы схожие есть, но в них нет нашей ситуации.
Имеется ООО на УСН. Используется 1С 3.0 (3.0.68.61).
Оформлена корпоративная карта, на директора, привязана к расчетному счету таким образом, что предварительно на нее деньги перечислять не надо. Карта в 1С введена в разделе «Банковские счета», поле «Корпоративные карты».
Осуществляется оплата по карте по приобретению расходных материалов для нужд ООО (бесконтактная оплата в магазинах). На руках кассовые чеки, товарные чеки. В них — дата платежа. По выписке по счету ситуация такая: сумма на счете в день оплаты уменьшилась на сумму покупки, то есть реально эти деньги нам уже не доступны и в интернет-банке мы видим, что остаток уменьшился на сумму покупки. Но! сами израсходованные деньги стоят с пометкой (резерв) и в банковскую выписку по счету эти операции в этот день не попадают, то есть, проводки по сч. 51 мы этим днем сделать не можем. После постановки денег в резерв в наш банк приходит запрос платежной системы на списание суммы и только тогда сумма списывается и становится в выписку по счету. Занимает это до 10 дней.
Уважаемые гуру бухгалтерской сферы, посоветуйте, разъясните, пожалуйста, как правильно, какими документами и проводками оформить вот такую нашу деятельность?
Деньги директору в подотчет фактически не выдавались (если мы правильно понимаем), приобретение ТМЦ совершено по безналичной оплате с расчетного счета. Или самим фактом выдачи директору такой карты считается, что потраченные средства были выданы в подотчет, хоть и в такой необычной форме?
Совсем голову сломали.
Все расчеты по корпоративной карте проводятся через с 71.01 Сотрудник произвел платеж и потратил средства , сотрудник должен отчитаться . Д 71.01 К 51.
Вы об этом узнаете из банковской выписки, проводите списание средств вид операции Выдача под отчет
В день покупки подотчетник может принести вам авансовый отчет Вы принимаете и делает проводки, например,, Д 10.09 К 71.01
До тех пор , пока у вас по выписке не пройдет платеж по карте у вас в учете будет задолженность перед сотрудником
Practice, спасибо огромное, за разъяснения. А каким документами последовательно это оформить в 1с?
При выгрузке банк клиент или отдельным документом Списание с расчетного счета , а Авансовый отчет на этой же закладке
Practice, еще раз благодарю за внимание к моему вопросу! 💐
Сделали
Цитата (Practice):При выгрузке банк клиент или отдельным документом Списание с расчетного счета , а Авансовый отчет на этой же закладке
У нас получилось следующее.
02.08.19 Авансовый отчет на 1000руб., Дб. 26, Кр. 71.01. Итог: на Кр. 71.01. 1000руб.
04.08.19г. загрузили выписку на 1000 руб., Дб. 60.02, Кр. 51. Итог: Кр. 71.01 не изменился — 1000руб.
Цитата (Practice):Д 71.01 К 51.
Не можем понять каким документом делается вот эта проводка и в какой момент?
г. Калининград7 922 балла
НКО-03, Доброе утро! Попробую ответить на ваш вопрос, разбив его на шаги и не будем в примере использовать счет 55 «Специальные счета в банках».
Шаг №1. Когда вы отражаете банковскую выписку в 1С все суммы по которым ваш руководитель производил оплату корпоративной картой в 1С в документе «Списание с расчетного счета» выберете вид операции «Перечисление подотчетному лицу» в поле Получатель укажите подотчетное лицо т.е. своего руководителя. После проведение документа у вас данная операция отражается проводкой Дебит 71 Кредит 51
Шаг №2.Когда ваш руководитель предоставит документы на покупку товаров (материалов) или оплату поставщикам вы в 1с оформляете авансовый отчет. В авансовом отчете на закладке Авансы нажимаете кнопку Добавить. У вас откроется форма с выбором типа данных, в которой вы выбираете «Списание с расчетного счета» и далее уже выбираете документы списания денежных средств с расчетного счета. Визуально это такт.
[img big=/Files/ForumUpload/2323981_big.Image 3.id-o_1dhdilr5e1hoh1qsq4tb9n1v3id.bmp]/Files/ForumUpload/2323981.Image 3.id-o_1dhdilr5e1hoh1qsq4tb9n1v3id.bmp[/img]
Далее на вкладке товары заполняете ТМЦ которые купил руководитель. Если оплачивал за товара (материал) вашим поставщикам, то данную оплату отражаете на вкладке — Оплата. После проведения документа у вас данная операция отражается в бухгалтерском учете проводкой Дебит 10 Кредит 71
По итогу. Шаг № 1 формирует проводку Дебит 71 Кредит 51, а шаг №2 Дебит 10 Кредит 71
Извините, но навряд ли «Шаг № 1 формирует проводку Дебит 71», потому что слово «Деби́т» означает количество воды, газа или какой-нибудь энергии, даваемой источником в определенный промежуток времен
Андрей Тарасевич, спасибо вам большое за подробный, развернутый, с иллюстрациями ответ! 💐
Сделали, как вы написали, все получилось! 👏
Авансовый отчет сначала делали без заполнения вкладки «авансы», а приобретенные тмц (канцтовары) оформили через вкладку «товары».
Еще раз вам огромнейшая благодарность!
Еще раз всем добрый день!
Вроде бы разобрались с вопросом, да не совсем. Получается, что авансовый отчет оформить в день покупки, то есть до формирования банковской выписки, мы не сможем, потому что в программе в документе «Авансовый отчет» на вкладке «Авансы» выбрать «Списание с расчетного счета» не получится, пока в программу не занесена банковская выписка.
Тогда уточняющий вопрос: как сдать авансовый отчет и оформит его в 1С в день покупки, учитывая, что банковская выписка сформируется только дней через 7?
Спасибо всем отвечающим!!!
Бизнес-карта: как операции по ней отражаются в учете
Банковскими картами пользуются и физлица, и организации. В отличие от физлиц, организации должны отражать операции по картам в бухгалтерском учете. Рассказываем, как это сделать.
Преимущества использования корпоративных карт
Бизнес-карта – это платежный инструмент, привязанный к расчетному счету компании или ИП. Если генеральный директор или работник расплатится такой картой в магазине или любом другом месте, деньги спишутся с расчетного счета организации.
Удобство в том, что деньги за покупку списываются с расчетного счета мгновенно и без каких-либо комиссий.
Корпоративную карту также используют для выдачи сотрудникам подотчетных средств на командировочные или хозяйственные расходы, связанные с закупкой товаров или услуг. Но руководитель или предприниматель должен утвердить внутренние правила использования бизнес-карт. Надо создать положение о картах в компании и указать круг лиц, использующих карты, порядок передачи карт и систему отчетности.
Плюсы использования бизнес-карт:
-
Не придется заранее переводить деньги с основного расчетного счета на счет карты.
-
Деньги с расчетного счета, к которому привязана карта, не зависят от длительности платежного дня и доступны в любое время.
-
Директору или бухгалтерии легко контролировать траты сотрудников с расчетного счета.
Кто может пользоваться корпоративной картой
ИП может пользоваться бизнес-картой для оплаты личных нужд, как обычной дебетовой картой. Можно совершать любые покупки. При этом, если ИП применяет налоговый режим УСН 15% «Доходы минус расходы», понесенные на нужды бизнеса затраты снижают налоговую базу.
Юридические лица могут оплачивать бизнес-картой корпоративные покупки: канцелярские расходы, ГСМ, онлайн-сервисы и услуги. Можно снимать или вносить деньги через банкомат.
Бизнес-карты для сотрудников используют, чтобы выдавать подотчетные деньги. Руководитель или ИП могут контролировать расходы по карте в личном кабинете. А при необходимости можно установить лимиты на оплату и снятие наличных.
Проводки по операциям с корпоративными картами
Для учета операций по такой карте обычно используется счет 51. При оплате сотрудником товаров и услуг деньги с 51-го счета направляются напрямую в его подотчет:
Д 71 – К 51.
В дальнейшем работник приносит авансовый отчет по этим тратам с приложением подтверждающих документов. Здесь возникают стандартные проводки по закрытию подотчета:
Д 10, 41, 20, 26 – К 71.
Счет дебета зависит от того, что именно закупал сотрудник.
Часто этот сотрудник – руководитель организации. Он тратит деньги с расчетного счета по своему усмотрению и, вероятно, на собственные нужды. В таких случаях деньги тоже относят на 71 счет в подотчетные средства директора.
Бизнес-карта для ИП и юридических лиц с бесплатным обслуживанием. Привязана к расчетному счету. Предназначена для бизнес-расходов и личных трат ИП.
Выпустить карту
Бизнес-карта привязана к отдельному расчетному счету
Существует еще один вид корпоративных банковских карт – когда к карте открыт отдельный счет. При необходимости организация перечисляет деньги со своего расчетного счета на счет карты. Этими деньгами и распоряжается работник, которому выдана карта.
Как правило, для таких карт используется счет 55 «Специальные счета в банках». Тогда проводки по подотчету будут гораздо сложнее.
Корпоративная карта Тинькофф Бизнеса привязана к расчетному счету организации, поэтому учет операций по такой карте происходит в упрощенном варианте – с расчетного счета напрямую подотчет.
В случае, когда к бизнес-карте открывается отдельный расчетный счет, проводки по операциям с картой будут такими.
Сначала деньги перечисляются на карточный счет:
Д 55 – К 51.
Работник может снять эти деньги в банкомате:
Д 71 – К 55.
Если при этом он принес деньги и сдал в кассу организации, то проводка будет такой:
Д 50 – К 71.
Деньгами в своей кассе в дальнейшем распоряжается организация.
Может быть, что наличку работник снял, а до кассы не донес: сразу пошел оплачивать нужные организации товары и услуги. В этом случае проводок по кассе не производится, ведь деньги в кассу не поступали. Снятие денег в банкомате просто отражается проводкой:
Д 71 – К 55.
В дальнейшем работник приносит авансовый отчет и закрывающие документы. Его подотчет закрывается, как описано выше.
За пользование картой, как и по операциям по расчетному счету, банк может выставлять комиссию и списывать ее с карточного счета. В этом случае проводки будут аналогичными проводкам по расчетному счету:
Д 91 – К 55.
Если бизнес-карта кредитная, то будут дополнительные операции по обслуживанию кредитных денег на ней.
Когда перечисление на карту производится за счет средств банка, возникает операция:
Д 55 – К 66.
Начисленные за пользование кредитными деньгами проценты на карте отражаются в составе прочих расходов:
Д 91 – К 55.
Погашение кредитных средств отражается проводкой
Д 66 – К 55.
Чаще всего это происходит в сумме обязательного платежа по карте в рамках кредитных отношений с банком.
Бизнес-карта от Тинькофф Бизнеса всегда под рукой, привязана к расчетному счету и обеспечивает моментальное списание денег за покупку товаров или услуг. Чтобы расходы сотрудников по корпоративной карте были всегда под контролем, можно установить лимиты на оплату и снятие наличных.
Заявка на выпуск карты
Учет выдачи карты
При выдаче карты работнику может возникнуть вопрос, нужно ли эту операцию отражать в учете. Здесь есть две точки зрения.
Первая: поскольку карта – собственность банка, то не нужно. Учету подлежат только деньги, которые на ней находятся, ведь именно они – собственность организации. При этом никто не мешает вести, скажем, журнал учета выдачи карт сотрудникам или другой аналогичный внутренний документ.
Вторая: нужно отражать бизнес-карту на забалансовом счете 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение».
Стоимостная оценка может быть небольшой и отражать скорее факт пользования картой. Например, в размере 1 ₽. Выбор методики учета остается за организацией.
Бизнес-карты в командировках
Когда работника направляют в командировку, можно оформить и выдать ему корпоративную карту. Однако использование бизнес-карты в организации стоит регламентировать локальным нормативным актом.
В этом случае сотрудник оплачивает картой расходы на свой проезд и проживание, а также возможные дополнительные траты.
Размер суточных будет определяться исходя из количества дней командировки и установленного в организации лимита суточных. Стандартный размер суточных при поездках по России составляет 700 ₽ в день. Организация может увеличить этот лимит по своему усмотрению, но с суммы, превышающей 700 ₽ в день, нужно удерживать с работника НДФЛ.
По потраченным деньгам сотрудник по возвращении из командировки должен отчитаться – предоставить авансовый отчет с документами.
Для заграничной поездки руководителю или сотруднику можно выпустить к валютному счету организации бизнес-карту «Мир». Бизнес-карта выпускается только в валюте счета, к которому она привязана. Стоит учитывать, что карты «Мир» принимают не во всех странах.
Реклама: АО «ТИНЬКОФФ БАНК», ИНН: 7710140679