Аутсорсинг бухгалтерских услуг — это передача вашей бухгалтерии в руки бухгалтерской фирмы или специалиста-аутсорсера.
По данным Росстата сегодня услугами таких организаций пользуются:
- 18% крупных компаний;
- 5% средних предприятий;
- 60% от всего количества ИП.
Виды бухгалтерского аутсорсинга
Бухгалтерия не всегда передается “на сторону” в полном объеме. Иногда предприниматели пользуются только некоторыми услугами аутсорсеров.
Бухгалтерское консультирование: обычно используется для контроля штатных бухгалтеров или в сложных случаях, когда нужно решить особую задачу: разблокировать счет, наладить работу с иностранной компанией.
Выборочный аутсорсинг: иногда фирмы отдают удаленному бухгалтеру расчет зарплаты или подготовку отчетности, при этом сам бухучет ведется внутри фирмы, и контроль над всеми важными процессами сохраняет руководитель.
Полный аутсорсинг: передача всех бухгалтерских задач сторонней компании. Организация работает без бухгалтерии, только подписание всех документов и отчетов остается за директором.
Учет ведется от лица главного бухгалтера: при такой услуге аутсорсер ведет учет и составляет отчетность, а еще подписывает в документы, предусмотренные в договоре. Плюс для компании-заказчика — не нужно тратить время на обработку документов.
Что выбрать: аутсорсинг, штатный или приходящий бухгалтер
Чаще всего руководители рассматривают 3 варианта ведения бухгалтерского учета: взять на работу своего бухгалтера, привлечь приходящего или передать ведение бухгалтерии аутсорсинговой организации. У каждого из этих вариантов есть свои плюсы и минусы.
Штатный бухгалтер. Расходы на штатного бухгалтера высоки: сюда входит его зарплата, взносы, мебель и техника для работы, бухгалтерская программа. Этот вариант подойдет организациям с большим объемом операций, которые могут загрузить бухгалтера ежедневной работой и готовы нести все расходы. Плюс штатного бухгалтера — он всегда “под рукой”, руководитель советуется с ним и быстро получает рекомендации и документы по запросу.
Приходящий бухгалтер. С таким специалистом заключают договор и прописывают ответственность сторон. Стоимость услуг — заметно ниже, чем у штатного специалиста, и это основной плюс. Такой вариант подойдет начинающим предпринимателям и организациям.
Бухгалтерская фирма. Качество услуг в удаленной фирме может быть очень высоким: здесь есть специалисты разных профилей — бухгалтеры, юристы, налоговые консультанты. Пропишите ответственность в договоре. Стоимость услуг тоже будет ниже, чем при штатном сотруднике: она зависит от количества операций в месяц, числа сотрудников, налогового режима и региона организации. Обслуживание в удаленной компании отлично подойдет малому и среднему бизнесу.
Преимущества передачи бухгалтерии на аутсорсинг
Передача дел на аутсорсинг имеет преимущества перед содержанием штатного бухгалтера или приходящего сотрудника.
Уменьшаются затраты на содержание бухгалтерии — на 30-60%. Для штатного или приходящего бухгалтера придется оборудовать рабочее место: стол, компьютер, телефон, оргтехника, бухгалтерская программа. А еще — платить не только зарплату, но и страховые взносы. У аутсорсера уже есть оборудование, тратиться на взносы тоже не придется, а стоимость обслуживания малого предприятия меньше зарплаты.
Качество услуг выше. В проверенных бухгалтерских фирмах все операции отработаны, так как через бухгалтера проходит много компаний и накоплен опыт решения разных вопросов. При этом аутсорсер может предложить вам поддержку других специалистов: юриста, специалиста по налоговому праву и т.д.
Ответственность за результат прописана в договоре. Аутсорсер несет ответственность за причинение вреда при оказании услуг. Он возлагает на себя все риски по возмещению ущерба от уплаты штрафов. Главное — проследите, чтобы эти пункты были в договоре.
Нет неожиданностей. Аутсорсерам не нужен отпуск, они не уйдут на больничный и не будут отпрашиваться пораньше, чтобы забрать ребенка. Если ваш бухгалтер заболел — бухгалтерская фирма прикрепит к вам другого.
Как избежать рисков аутсорсинга
Контролируйте работу удаленного бухгалтера: работайте с ним в едином бухгалтерском сервисе, чтобы видеть результаты его действий, запрашивайте отчеты о проделанной работе.
Выбирайте надежную фирму с хорошими отзывами и серьезным штатом. Тогда при необходимости вам заменят бухгалтера и привлекут к работе других нужных специалистов.
Внимательно читайте договор об оказании услуг, который предлагает фирма. Проверьте, есть ли там пункты об ответственности бухгалтера, о замене бухгалтера, о неразглашении информации.
Договоритесь об удобном формате передачи первичных документов. Проще всего делать это через бухгалтерский сервис с электронным документооборотом.
Контур.Бухгалтерия поможет вам найти подходящего бухгалтера-аутсорсера. Мы проверим его, обучим работе по стандартам СКБ Контур. После этого он будет вести вашу компанию в нашем облачном сервисе: так вы сможете постоянно быть с ним на связи и контролировать его работу.
Почему компании работают с нами:
- бухгалтеры со стажем от 5 лет;
- первичные документы легко передаются через интернет и размещаются в сервисе;
- работу бухгалтера контролирует Контур;
- прозрачная система оплаты;
- цены на услуги от 1000 рублей в месяц;
- подстраиваемся под особенности бизнеса.
- всегда на связи и готовы вам помочь, если возникли какие-то сложности.
Если хотите передать учет профессионалам, оставьте заявку. Наши специалисты свяжутся с вами для уточнения деталей и подберут подходящего бухгалтера.
Что представляет собой аутсорсинг
Аутсорсинг появился несколько лет назад и сейчас получает всё большее и большее распространение.
В переводе с английского слово «аутсорсинг» означает использование внешних ресурсов. Этот термин подразумевает передачу организацией некоторых видов или функций производственной предпринимательской деятельности по договору другой компании.
Аутсорсинговым компаниям доверяют, как правило, непроизводственные или же разовые, непериодические виды работ. К таковым могут относиться, например:
- юридические услуги,
- бухгалтерские услуги,
- клининговые услуги,
- логистика,
- услуги питания и пр.
Кто может прибегать к аутсорсинговым услугам? Это выгодно прежде всего малому и среднему бизнесу, но и крупный бизнес может выводить часть обслуживающих функций за рамки компании.
В чем смысл аутсорсинга, почему он набирает популярность? Прежде всего, это рациональное использование собственных финансов, иными словами, экономия. Содержание первоклассного специалиста, будь то айтишник, бухгалтер или юрист, в штате компании на постоянной основе не всем по карману.
Иногда требуются разовые услуги профессионалов, ради которых держать полную штатную единицу также нерационально.
Далее рассмотрим все плюсы и минусы аутсорсинга на примере ведения бухгалтерии.
Способы получения бухгалтерских услуг
Организация не может работать без бухгалтера, даже применяя самую простую систему налогообложения, так как от ведения бухгалтерского учета фирмы не освобождены. Да и индивидуальным предпринимателям лучше работать в паре с бухгалтером, так как хоть они и не обязаны вести бухгалтерский учет, но ведение управленческого учета будет прекрасным подспорьем в бизнесе, а налоговое законодательство в нашей стране очень изменчиво.
Таким образом, бухгалтер — незаменимый друг бизнеса.
Как бизнес может получать бухгалтерские услуги:
- штатный бухгалтер (удаленный, на неполную ставку, на полную ставку),
- бухгалтер-фрилансер,
- аутсорсинговая компания.
Рассмотрим, плюсы и минусы аутсорсинга бухгалтерских услуг по сравнению со штатным бухгалтером. При этом бухгалтер-фрилансер будет сочетать в себе черты как штатного бухгалтера, так и компании-аутсорсера.
Что выбрать, решает в конечном счете собственник бизнеса. При этом он может сочетать штатного бухгалтера и аутсорсера. Например, один будет заниматься первичкой, внесением в программу начальных данных, а другой составлять отчеты и работать с налоговой.
Если предприниматель еще не определился с выбором бухгалтера и хочет вести учет сам, ему поможет наша статья «Обзор программ и сервисов для ведения бухгалтерии онлайн».
Основные отличия аутсорсера от штатного сотрудника
Основное отличие штатного работника от стороннего — это вид заключенного договора. Это же и является основным преимуществом аутсорсинга бухгалтерских услуг.
Со штатным сотрудником, работающим на ставке или даже удаленно, заключается трудовой договор. Отношения с таким работником регулируются Трудовым кодексом РФ.
С аутсорсером, будь это бухгалтер-фрилансер или же компания, заключается гражданско-правовой договор. И эти отношения регулируются Гражданским кодексом РФ.
О различиях трудового и гражданско-правового договоров читайте в нашей статье «Страховые взносы по ГПД в 2023 году».
Приведем сравнительную таблицу, основываясь на нормах законодательства. Из нее становятся очевидными преимущества аутсорсинга бухгалтерских услуг перед штатным бухгалтером:
И это не полный список различающихся параметров. Сюда же можно отнести более простую процедуру разрыва гражданско-правовых отношений по сравнению с трудовыми, а также тот факт, что ответственность исполнителя проще прописывается в гражданско-правовом договоре, чем в трудовом.
Ну и основное отличие — необходимость начисления взносов и исчисления НДФЛ с зарплаты штатника. Бухгалтер-фрилансер, как правило, является ИП или самозанятым, поэтому все взносы и налоги исчисляет самостоятельно. На выплаты, которые фирма переводит компании-аутсорсеру, никакие дополнительные суммы также не начисляются.
Покажем на примере:
Как видим, штатный работник обойдется фирме дороже примерно на 40%.
Решили обратиться к аутсорсеру, но не знаете, как оформить их услуги? Оформите пробный бесплатный доступ к «КонсультантПлюс» и получите пошаговый алгоритм, как учитывать в бухгалтерии и при расчете налогов договор с аутсорсером.
Минусы аутсорсинга
Обобщим еще раз плюсы аутсорсинга:
- дешевле штатного бухгалтера;
- более гибкие договорные условия;
- отсутствие временных провалов в работе (отпуск или больничный штатного бухгалтера);
- возможность оперативно реагировать на изменения в бизнес-процессах за счет опыта работы в различных сферах и наличия нескольких специалистов.
Однако существуют и проблемы бухгалтерского аутсорсинга, о которых нельзя не упомянуть:
- В больших аутсорсинговых компаниях за вашей фирмой закрепят специалиста, но в случае его увольнения, отпуска или болезни ваши дела будет вести другой сотрудник, который сразу не вникнет в тонкости именно вашего бизнеса, что может негативно сказаться на учете.
- Аутсорсеры обычно работают с предоставленной первичкой. Названивать вашим поставщикам с напоминанием о необходимости срочно прислать документы не входит в их обязанности.
- Услуги аутсорсера прописаны в договоре. За многие дополнительные услуги, которые штатник выполняет по должностной инструкции, аутсорсер будет брать отдельную плату.
- Многие бизнесмены любят видеть и напрямую контролировать рабочий процесс, что в условиях аутсорсинга проблематично.
- На штатного бухгалтера есть больше рычагов воздействия (например, в виде премии), что является несомненным плюсом для собственника бизнеса.
- Третьи лица имеют доступ к коммерческой тайне предприятия, да и ко всем несовершенствам учета и налоговым огрехам.
- Могут возникнуть проблемы с передачей бухгалтерской базы при расторжении договора.
- Ведение дел вашей фирмы передается от специалиста к специалисту, поэтому постоянного контактного лица может и не быть, что затрудняет процесс сотрудничества.
Кто отвечает за ведение учета на фирме? Ответ есть в нашей статье.
Бухгалтер-фрилансер
Отдельно следует упомянуть бухгалтеров-фрилансеров, которые, как было сказано выше, объединяют в себе черты штатного бухгалтера и аутсорсера, то есть их плюсы и минусы.
Бухгалтеры-фрилансеры работают с микро- и малым бизнесом. В одиночку справиться с несколькими средними компаниями затруднительно.
Фрилансер обладает плюсами аутсорсеров. Никаких дополнительных трат на него не производится: ни взносов, ни налогов, ни затрат на оборудование рабочего места и обучение.
Вместе с тем он имеет минусы штатного сотрудника: может заболеть или уехать отдыхать. Платить за это не придется, но бухгалтер на это время может выпасть из рабочего процесса. Впрочем, бухгалтеры-фрилансеры, имея свободный график, зачастую относятся к своим выходным достаточно гибко и выходят на связь даже во время отдыха.
При этом фрилансер обладает и плюсами штатного работника. Это определенный человек, который ведет бухгалтерию, разбирается именно в вашей специфике и подберет оптимальный именно для вас вариант учета и налогообложения.
Что касается непрофессионализма и обычной человеческой непорядочности, ее можно встретить и у штатного работника, и в аутсорсинговой фирме, и у бухгалтера-фрилансера.
Чтобы максимально обезопасить себя от неприятностей, необходимо корректно составить гражданско-правовой договор с аутсорсером. Вы можете бесплатно скачать возможный вариант договора оказания бухгалтерских услуг, кликнув по картинке ниже:
Договор на оказание бухгалтерских услуг
Скачать
Итоги
Аутсорсинг — передача части необходимой работы сторонним организациям. Большое распространение получает аутсорсинг юридических, бухгалтерских, ИТ-услуг. Основные плюсы аутсорсинга — экономия и возможность работать с высококвалифицированными специалистами, на содержание которых в штате нет средств. Но есть и минусы: обезличенность работы, риск раскрытия коммерческой тайны третьими лицами, невозможность непосредственно контролировать процесс.
Достаточно новое для российского рынка бизнес-услуг понятие «бухгалтерский аутсорсинг» получает все большее распространение. Победив стартовые барьеры недоверия и классическую модель бухгалтерии с обязательным наличием в штате хотя бы просто главбуха, аутсорсинг открывает новые горизонты, как для акул предпринимательства, так и для молодых компаний.
Конкурентные преимущества бухгалтерии на аутсорсинге
Аутсорсинг дословно переводится как «использование внешних ресурсов». В нашем случае речь идет о найме бухгалтера. Сразу обратившись в компанию, которая профильно оказывает услуги бухгалтерского учета, вы уже сэкономили время на поиске специалиста и получили, как минимум, три огромных плюса:
Снижение затрат
Социальные выплаты, приобретение ПО, оснащение офиса для бухгалтерии – это в прошлом. Фирма-аутсорсер имеет свою инфраструктуру и технологии, а стоимость услуг наемного бухгалтера относится к категории ваших затрат и снижает налогооблагаемую базу.
Качество персонала
Вам не нужно обучать, натаскивать и следить за новичком на испытательном сроке. Нанятый по договору аутсорсинга бухгалтер имеет должную компетенцию, четко выполняет свои задачи, проходит повышение квалификации за счет своей фирмы.
Доступность и ответственность
Фирма-аутсорсер работает постоянно без отпусков и больничных. Ответственность по договору за сроки и качество сдачи отчетности минимизируют риски штрафов для вашей компании.
Кто может заказать бухгалтерский аутсорсинг
Старт аутсорсингу бухгалтерских услуг как явлению дала необходимость ведения отчетности по международным стандартам компаниям с иностранным капиталом. Российскую отчетность потребовалось переводить на международные стандарты, а международную — объединять с российскими. Также новое качество бухгалтерии понадобилось и тем, кто планировал или уже вышел на международную арену и столкнулся с отсутствием квалификации штатных специалистов в вопросах международного бухучета и коммерческого права.
Сегодня аутсорсинг бухгалтерии включает самые разные аспекты управления финансовыми потоками компании и ведение всех видов учета. От обычного договора с частным лицом бухгалтерский аусторсинг отличается длительным периодом сотрудничества с конкретной компанией с полной передачей всех сведений о финансовой деятельности вашей компании. Несмотря на масштабы, услуги фирм-аутсорсеров востребованы не только транснациональными корпорациями, но и малым бизнесом.
Давайте рассмотрим пользу бухгалтерского аутсорсинга для компаний разного размера и статуса.
Стартапы, малый бизнес
Бухгалтер должен появиться до того, как созреет идея. Опытный специалист скорректирует бизнес-план, выберет оптимальную схему налогообложения, поможет наладить отчетность в начальном периоде. Услуги могут быть периодическими для снижения совокупных затрат.
Индивидуальные предприниматели
Самая популярная услуга в этом сегменте – подача налоговой декларации. Это тоже вид бухгалтерского аутсорсинга и способ сокращения потери времени и денег.
Средний бизнес
Перевод бухгалтерии на аутсорсинг актуален в период оптимизации и даже диверсификации производства. Внешний аудит выявит проблемные места, восстановление отчетности исключит штрафы, сокращение штатного персонала уменьшит прямые издержки предприятия.
Сельское хозяйство
Бухгалтерский аутсорсинг наиболее эффективно решает кадровый вопрос этой специфической области производства. Фирма-аутсорсер четко следит за изменениями законодательства, что позволяет вовремя оформлять заявки на господдержку и развитие своей компании.
Крупные предприятия
Быстро растущее производство требует высокой точности от бухгалтерии. Когда штатные специалисты не успевают или не могут овладеть знаниями для сопровождения нового подразделения – проблему решит заключение договора на аутсорсинг бухгалтерии.
Компании-нерезиденты
Самостоятельно работать в России без хорошего бухгалтера невозможно. Аутсорсинг бухгалтерии – наиболее эффективный способ предотвратить проблемы с отчетностью и в стране размещения капитала, и у себя на родине.
Минусы бухгалтерского аутсорсинга
Явных недостатков аутсорсинг не имеет. Проблемы, связанные с передачей бухгалтерии на аутсорсинг носят, скорее, этический характер и обусловлены простыми человеческими страхами:
- страх разглашения конфиденциальной информации фирмой-аутсорсером;
- страх подкупа наемного бухгалтера конкурентами;
- страх отсутствия полного контроля над работником;
- страх передачи сведений о возможных нарушениях «органам».
И хотя поручиться за надежность работающего в штате бухгалтера также сложно, большинство руководителей имеют уверенность, что на «своего» человека всегда можно надавить, с ним можно договориться, его можно контролировать вплоть до прослушки телефонов. Оставив этическую сторону такого поведения отметим, что «слить» вас конкурентам или налоговой может и та милая женщина, что вела бухгалтерию еще у вашего папы.
Доверительные отношения, привычка, семейственность на предприятиях – основные источники проблем управления. Вы прощаете опоздания любимому сотруднику, закрываете глаза на агрессию «много знающего» главбуха и делаете еще много вещей, которые делать нельзя.
Бухгалтерский аутсорсинг – это услуга по договору, который твердо соблюдается обеими сторонами. От вас – оплата в срок, от фирмы-аутсорсера – сохранность секретов компании и безупречное исполнение обязанностей.
Нарушение договора со стороны бухгалтера может быть основанием не только для штрафов, но и для обращения в суд, если пострадала честь компании и ваше финансовое благосостояние. Кроме того, фирмы, которые занимаются аутсорсингом, очень дорожат своей репутацией, ведь именно она – гарант хороших доходов и стабильного бизнеса.
Как выбрать фирму-аутсорсера
При наличии нескольких компаний, предлагающих услуги в интересующем вас сегменте, следует при выборе руководствоваться несколькими критериями:
- срок деятельности компании;
- клиенты фирмы;
- наличие лицензий и сертификатов;
- рекомендации и отзывы.
Естественно, брать специалиста с закрытыми глазами даже при очень хороших рекомендациях нельзя. Может понадобиться встреча не только с бухгалтером, который будет заниматься вашей компанией, но и с руководителем направления для обозначения приоритетов и постановки задач.
Если в процессе сотрудничества у вас возникают вопросы – не бойтесь их задавать. Хорошая компания ценит обратную связь и решает все проблемы, вплоть до замены бухгалтера, если вас не устраивает квалификация или опыт.
Материал подготовлен специалистами компании «РосКо».
Первый вопрос, который возникает у предпринимателя сразу же после регистрации компании: как вести учет — самому, взять бухгалтера в штат или воспользоваться бухгалтерским аутсорсингом? Выбор наиболее выгодного и удобного варианта зависит от множества факторов, которые следует учесть на начальном этапе.
Каждый вариант — самостоятельное ведение учета, штатный бухгалтер и бухгалтерский аутсорсинг — имеет как плюсы, так и минусы. Но минусы, как правило, возникают только в одном случае — когда ваши ожидания не совпадают с результатом, который вы хотите получить. Чтобы такой ситуации не возникало, стоит разобраться в особенностях каждого варианта.
Сразу стоит отметить, что маленьким фирмам бухгалтерскую работу можно отдавать на аутсорс. Что касается среднего бизнеса и крупного, то без отдельно выделенного человека им не обойтись. Если у небольшой компании в среднем 300 операций проходит в месяц, то в крупной столько операций проходит в день. Поэтому им нужен человек, который будет держать руку на пульсе и решать проблемы здесь и сейчас.
Сам себе бухгалтер
Обычно такую роль выбирают себе предприниматели со статусом ИП. Они понимают, что обороты у их бизнеса будут небольшие, и хорошо оценивают свои возможности. Например, ИП на УСН 6% без работников заниматься учетом несложно: информация об уплате налога и сдаче отчетности есть на всех специализированных сайтах, в том числе на официальном сайте ФНС.
В целом у небольших предпринимателей есть три возможности, как заниматься бухгалтерией самостоятельности, без помощи отдельного специалиста:
1. Воспользоваться бухгалтерским сервисом
Подобные онлайн-сервисы специально создавались для людей, которые не разбираются в бухгалтерии. Электронные бухгалтеры готовят отчетность, считают налоги и помогают с выставлением счетов и других необходимых документов. Сейчас на рынке их достаточно много. Внимательно изучайте возможности каждого, чтобы сделать правильный выбор.
Поможем справиться с любой бухгалтерской рутиной в несколько кликов
Узнать больше
2. Выбрать бухгалтерское сопровождение от банка
Ведение бухгалтерии сейчас берет на себя множество банков, но при условии, что вы откроете у них счет. Обратите внимание на Эльба.Банк с предложением «Банк + бухгалтерия за 0 рублей в месяц». В зависимости от потребностей бизнеса разработано несколько тарифных планов с различными опциями.
3. Вести расчеты вручную
Олдскульный вариант в виде расчетов в Excel и на калькуляторе подходит тем, кто хорошо разбирается в механизме подсчета налогов, готов отслеживать сроки сдачи отчетности и не боится ошибиться при заполнении декларации. В отличие от ведения бухгалтерии онлайн, которое подразумевает в том числе напоминания о сроках сдачи отчетности и различные подсказки, в этом случае вам придется надеяться только на свою память.
В поисках бухгалтера
Многие предприниматели вообще не хотят работать с цифрами и браться за расчеты. Кроме того, некоторые из них изначально рассчитывают на большие обороты и планируют нанимать много сотрудников. В их случае лучше сразу привлечь к работе бухгалтера, который поддержит это развитие и будет разбираться в тонкостях бизнеса и отслеживать законодательные изменения, связанные с системами налогообложения.
Таким предпринимателям неважно, сколько стоит делегирование бухгалтерской функции, главное для них — самим не заниматься бухгалтерией. Закрыть эту потребность они могут двумя способами:
- нанять бухгалтера в штат или привлечь удаленного бухгалтера;
- воспользоваться аутсорсингом бухгалтерских услуг.
Как нанять бухгалтера
Искать бухгалтера — это примерно то же самое, что выбирать ноутбук. Обычно ориентируешься на несколько внешних параметров, не особо погружаясь в детали. Если не особо разбираешься во внутренних процессах, то выберешь скорее самый дешевый вариант. Но такой подход неверный.
Некоторые домысливают те параметры, которые хотят увидеть в специалисте. Например, предприниматели могут обращать внимание на возраст человека: немолодой — значит опытный или молодой — значит прогрессивный.
Тем не менее есть перечень основных обязанностей бухгалтера, которые могут варьироваться в зависимости от специфики бизнеса.
- ведение бухгалтерского учета в соответствии с российским законодательством;
- оформление всех хозяйственных операций в бухгалтерских документах;
- ведение кассовых операций, контроль за кассовой дисциплиной;
- расчет и начисление заработной платы, пособий, отпускных, командировочных, больничных, удержаний;
- расчет и уплата страховых взносов;
- составление и отправка финансовой отчетности;
- составление и отправка налоговой отчетности, а также отчетности по сотрудникам и страховым взносам, уплаченным в фонды;
- предоставление наиболее полной информации о финансовом состоянии, результатах деятельности и движения денежных средств компании;
- выбор учетной политики предприятия, формы учета, технологии обработки данных, выбор бухгалтерских программ и сервисов;
- иногда — кадровый учет, финансовый анализ и предложение методов более эффективного использования ресурсов, а также взаиморасчеты с контрагентами.
Иногда компании проще привлечь удаленного сотрудника. Но здесь возникает сложность в выборе специалиста, особенно если цены, казалось бы, за одну и ту же услугу заметно разнятся. Когда на рынке несколько бухгалтеров предлагают ведение учета за разную цену, важно в каждом отдельном случае уточнять, что именно входит в услугу.
О чем нужно договориться с удаленным бухгалтером на начальном этапе
Об объеме работы
Важно обговорить, что он будет делать, какие операции осуществлять. Будет ли он в случае возникновения каких-либо проблем общаться с налоговой? Понесет ли ответственность за свою работу? Или вам нужен бухгалтер, который будет помогать только консультациями?
Ошибка предпринимателей № 1
Зачастую предприниматели не обговаривают объем услуг, который собираются спрашивать с бухгалтера. Не все заключают соответствующий договор, чтобы зафиксировать обязанности и ответственность исполнителя и заказчика. Для этого достаточно использовать даже шаблонный договор о бухгалтерских услугах. Даже переписка буде имеет юридическое значение в случае возникновения проблем.
О порядке ведения учета
Поинтересуйтесь у бухгалтера, где будет вестись учет? Будет ли у вас доступ к учетной системе? Передаст ли бухгалтер базу клиенту или оставит себе?
Ошибка предпринимателей № 2
Делегируя ведение бухгалтерского учета, некоторые предприниматели никогда не видят и не знают, как ведутся дела, какая отчетность сдается. Еще реже они задумываются о том, что будет в случае расторжения договора с бухгалтером.
О бухгалтерских ИТ-программах
В каком сервисе будет работать бухгалтер? Сможете ли вы контролировать его работу? Как вы будете передавать первичные документы?
Ошибка предпринимателей № 3
Предприниматель не сразу может сообразить, что для контроля удаленного бухгалтера ему нужно работать с ним в одном бухгалтерском сервисе. Кроме того, он может забыть заранее обговорить удобный формат передачи первичных документов — проще всего делать это через бухгалтерский сервис с электронным документооборотом.
Порядочный бухгалтер всегда на начальном этапе сотрудничества предупредит, что и как правильно делать с точки зрения законодательства. Поэтому важно, чтобы предприниматель доверял своему бухгалтеру и рассказывал ему о своих планах. Например, если вы планируете выдавать заработную плату, то бухгалтер должен объяснить, что сначала необходимо оформить трудовой договор и подготовить соответствующие документы. Он посчитает, столько будет уходить на страховые взносы и в какие сроки нужно их уплачивать. Наконец, он предупредит об ответственности за задержку зарплаты.
Есть такая поговорка: хороший бухгалтер стоит дорого, а плохой еще дороже. Она как раз о том, что ориентироваться только на цену при выборе специалиста не стоит. Возможно, опытный бухгалтер обойдется вам дороже, но зато вам не придется платить штрафы за его ошибки.
Аутсорсинг бухгалтерских услуг
На начальных этапах развития бизнеса часто имеет смысл обратиться в фирму, которая предоставляет бухгалтерские услуги на аутсорсе. Поскольку у малого бизнеса небольшие обороты, бухгалтер может подключаться к работе раз в неделю или даже раз в месяц. Ему не нужно вовлекаться в процесс с утра до вечера каждый день, поэтому вариант с аутсорсингом в этом случае подходит лучше всего.
Однако стоит сразу учесть специфику бухгалтерского аутсорсинга:
- Вы приобретаете не конкретного удаленного бухгалтера, а услугу. Это может быть услуга по составлению платежек, услуга по ведению учета и т.д.
- Аутсорсинговые компании обычно строго ограничивают перечень обязательств, которые выполняют по договору. Дополнительные услуги оплачиваются отдельно.
- Чаще всего работа выстаивается таким образом, что всю информацию предоставляет сам клиент: бухгалтер на аутсорсе не звонит контрагентам и не выпрашивает у них документы, он связывается с директором и просит первичные документы у него. Директор должен представить всю информацию, чтобы у аутсорсинговой компании появилось основание вести учет. Если же директор хочет, чтобы эту работу за него делала аутсорсинговая фирма, то ему скорее всего придется платить дополнительные деньги.
- Аутсорсинговые компании несут ответственность по договору за все свои ошибки, что является несомненным плюсом по сравнению со штатным бухгалтером, с которого довольно сложно взыскать какие-то неустойки. Более того, если сотрудник, совершивший ошибку, внезапно уволится, то со всеми его проблемами придется разбираться предпринимателю — находить другого бухгалтера, вникать в тонкости учета.
- Как правило, аутосорсинговые фирмы прописывают меру ответственности. Более того, многие из них даже страхуют свою ответственность. В любом случае внимательно читайте договор об оказании услуг, который вы заключаете с фирмой, на наличие пунктов об ответственности бухгалтера, о замене бухгалтера, о неразглашении информации.
- Аутсорсеры обеспечивают бесперебойную работу: им не нужен отпуск, больничный и все то, что требуется по закону штатному бухгалтеру.
26 января 2018 года Росфинмониторинг опубликовал информационное сообщение «О необходимости подключения лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность в сфере оказания бухгалтерских услуг, к личному кабинету на официальном сайте Федеральной службы по финансовому мониторингу».
В документе ведомство напоминает о том, что нормы Федерального закона от 07.08.2001 № 115-ФЗ обязывают бухгалтеров информировать компетентные органы о подозрительных сделках своих клиентов. Сведения нужно передавать на сайте Росфинмониторинга после регистрации личного кабинета.
Таким образом, Росфинмониторинг обязывает аутсорсинговые фирмы контролировать всех клиентов, доступ к данным которых они имеют. Если они заподозрят, что их клиент причастен к экстремистской деятельности или терроризму или отмывает доходы, то они должны об этом сообщить в Росфинмониторинг, не уведомляя клиента.
Информационное сообщение наделало много шума. Оказалось, что далеко не все аутсорсинговые компании рады такому нововведению. В большинстве своем они и раньше отказывались работать с фирмами, которые ведут отмывочную деятельность, потому что беспокоятся о своей репутации.
Штатный бухгалтер, в отличие от аутсорсинговой фирмы не обязан регистрироваться на сайте Росфинмониторинга и передавать какую-либо информацию.
Аутсорсинговая компания, как правило, стоит намного меньше, чем трудоустройство бухгалтера в штат. Но штатный бухгалтер, в отличие от аутсорсингой фирмы — это всецело ваш человек, которого можно нагрузить дополнительными функциями.
Большие организации иногда совмещают два формата: штатный бухгалтер + аутсорсинговая бухгалтерия. Им нужен профессионал, который может дать оценку деятельности штатного бухгалтера, с этой целью они покупают на аутсорсе функцию главного бухгалтера. Таким образом, все механические операции (получение документов, внесение этих документов в систему и др.) делает штатный бухгалтер, а сведением информации и проверкой занимается главный бухгалтер на аутсорсе.
Такой подход позволяет компании экономить. Бухгалтер в штате получает хорошую зарплату, а за дополнительную услугу главбуха компания платит порядка 15 000 руб. в месяц. Если бы компания брала на эту должность отдельного человека, то затраты были бы гораздо больше. Передавая на аутсорс только эту важную часть работы, компания в итоге получает не только главбуха, но и юридическую ответственность за его работу.
Татьяна Евдокимова, ведущий эксперт, Контур.Бухгалтерия